Kuidas pidada koosoleku protokolli. Üldkoosoleku protokolli koostamine: registreerimise üldreeglid

Koosolekuid peetakse paljudes organisatsioonides, olenemata nende omandivormist. Nende juures vahetavad töötajad ja juhid olulist teavet, teevad otsuseid. Et sündmus oleks tõhus, koostatakse koosoleku protokoll. Selle dokumendi näidis on organisatsioonides ligikaudu sama. Reegleid kirjeldatakse allpool.

Koosolekute tüübid

Need sündmused võivad ebaõnnestuda, kui te ei valmistu nendeks. See funktsioon langeb pähe. Ta peab kindlaks määrama sündmuse olemuse. Spetsialistid eristavad mitut tüüpi kohtumisi:

1. Koolitus (konverents), mille eesmärk on anda töötajatele teadmisi, tõsta nende kvalifikatsiooni.
2. Informatiivne. Üritus on vajalik teabe kokkuvõtte tegemiseks ja tekkinud küsimuste erinevate vaatenurkade uurimiseks.
3. Selgitav. Sellistel kohtumistel veenavad juhid töötajaid rakendatud majanduspoliitika õigsuses.
4. Probleemne. Üritus toimub kiireloomuliste probleemide lahendamise meetodi väljatöötamiseks.

Olenemata kohtumise tüübist tuleb see dokumenteerida. See võimaldab seda korraldada pädevalt ja organiseeritult.

Ettevalmistus

Et koosolek oleks tõhus, peavad juhid olema kursis järgmiste juhistega:

1. On vaja selgelt määratleda teema ja soovitud tulemus. See võimaldab üritust korraldada organiseeritult.
2. Päevakorra põhjalik koostamine. On vaja kehtestada küsimuste arutamise järjestus. Samal ajal on parem alustada lihtsate küsimustega, liikudes edasi keerukamate juurde.
3. Osalejaid on vaja tutvustada faktidega, mida arutatakse. Seda on kõige parem teha enne koosolekut.
4. Isikutele, kes peavad kohal olema, on vaja kutse eelnevalt saata. Kui mõned ei saa aidata probleemide lahendamisel, kuid peavad teadma sündmuse tulemusi, tuleb neile varustada protokoll.
5. Kohtumise koht tuleks valida selle eesmärkide alusel. Majutustingimused on ärikeskkonna loomisel hädavajalikud.

Need nüansid on kohtumise ettevalmistamisel peamised. Nende järgimise korral viiakse üritus läbi tõhusalt ja korrektselt.

Miks nõutakse koosoleku protokolli?

Igal organisatsioonil on regulaarsed koosolekud. Seda tüüpi tegevused aitavad lahendada paljusid teravaid probleeme, teha õigeaegselt otsuseid keeruliste probleemide kohta, luua ettevõtte arengu strateegia. Sageli ei registreerita kohtumisi protokollides, mida peetakse normiks. Juhtkond saab iseseisvalt määrata loetelu tegevustest, mille käigus salvestust peetakse. Samuti tehakse kindlaks, kus seda pole vaja teha.

Protokolli peamine eesmärk on kirjalikult fikseerida kõik küsimused, ülesanded ja arvamused, mida koosolekul kuulda võetakse, samuti ühine otsuste tegemine. Üksikasjalikku protokolli peetakse parimaks vormiks. Tavaliselt kasutatakse sellist dokumenti üritustel, mis mõjutavad ettevõtte edasist arengut. Lisaks on vaja salvestada kohtumiste sisu ettevõtete ja riigiametnikega. Koosoleku protokolli näidised erinevate sündmuste vormide jaoks on sarnased, ainult väikeste erinevustega.

Säilitamine

Koosoleku protokolli säilitab ettevõtte juht. Kuid seda funktsiooni saab täita ka teine ​​töötaja. Enne seda sündmust antakse sekretärile kutsutute nimekiri ja küsimuste näidisloend. Osalejad esitavad aruannete kokkuvõtteid. See valmistab ette dokumendimalli, mis kiirendab teie dokumentide koostamist. Sellistel üritustel toimuvate koosolekute protokollide näidised on kõikides ettevõtetes sarnased.

Kui osalejaid on palju, on parem koostada registreerimisleht, kuhu salvestatakse ilmunute täisnimed. Koosoleku alguses kinnitab sekretär kohalviibijate nimekirja. Teabe salvestamise salvestab sekretär ürituse ajal. Salvestamise täpsuse parandamiseks kasutatakse diktofonisalvestisi. Kõik sõnad salvestatakse digitaalsele kandjale ja seejärel reprodutseeritakse, kui protokoll on lõplikult vormistatud.

Kui koosolekul on palju osalejaid, kutsutakse protokolli pidama 2 sekretäri. Selline töö kiirendab protsessi, kui sündmus hilineb. Vastuseid, märkusi, kommentaare, mis ei ole koosoleku teemaga seotud, ei lisata dokumendi sisusse. Protokoll sisaldab aruannete, küsimuste ja ettepanekute üldist tähendust. Otsused, juhised, mille juhataja annab üksikutele töötajatele, fikseeritakse täpselt.

Kui juht vajab täpset teavet, võib ta nõuda vastutava isiku allkirjastatud aruannet. Koosolekutel arutatakse asjade üldist seisu, seega pole vaja teha üksikasjalikke märkmeid. Sellest tulenevalt sisaldab protokoll koosoleku kulgu: arutatud teemad, küsimused, otsused. Mõnikord nõuavad juhid kõikide fraaside sõnasõnalist salvestamist. See juhtub kaasaegsete organisatsioonide koosolekutel, kus lahendatakse palju operatiivseid küsimusi.

Registreerimine

Kohtumised? Näidis sisaldab põhiteavet, mis tuleks dokumenti lisada. Valitsusasutustes säilitatakse protokolle erivormide alusel. Koosoleku protokolli näidisvorm koosneb tavaliselt:

1. Kohustuslikud andmed (kuupäevad, numbrid, ettevõtte nimi, sündmust tähistava dokumendi tüüp, toimumiskoht).
2. Kohalolijate nimekiri (täisnimi, osalejate ametikohad). Kasutada saab valijate nimekirja, milles on kõik allakirjutanud.
3. Kui üritusel osalesid teiste asutuste isikud, tuleks need sisestada jaotisse "Kutsutud".
4. Peamine osa. See näitab kolme osa: kuulati (esinejate täisnimi ja ametikohad, sõnavõttude teemad, olemuse esitlus), räägiti (küsimusi esitanud või kommenteerinud isiku nimi ja ametikoht), otsustati (juht annab juhiseid või teeb otsuse kehtestatud, määratakse ülesannete täitmise tähtajad).
5. Allkirja lõppu panevad sekretär ja juhataja. Trükkimist pole vaja.

Seda protokolli näidist kasutades koostatakse pädev dokument. See peab olema nummerdatud, et kontrollida koosoleku kulgu. Lõplik paber koostatakse mõni aeg pärast koosolekut. See võib võtta mitu tundi või isegi päeva, kõik sõltub teabe hulgast.

Näidisprotokoll koosolekuga direktoriga on täpselt sama, mis ilma temata. Seejärel esitatakse dokument ürituse juhile allkirjastamiseks. Protokoll saadetakse huvitatud isikutele või luuakse ametlikud väljavõtted koos juhistega esinejatele.

Kui koostatakse tehnilise koosoleku protokoll, võib selle näidis sisaldada sündmuse konkreetseid nüansse. Kuid üldiselt peaks see sisaldama peamist olemust, probleeme ja osalejate poolt arutatud küsimusi. Selles artiklis esitatud töötoa protokollide näidised võivad olla selle dokumendi koostamisel eeskujuks.

Operatiivkoosolek

Sellel sündmusel on järgmised omadused:

1. Konkreetne sagedus, näiteks igal nädalal.
2. Kohalolijate teatud koosseis.
3. Sarnased teemad ja küsimused.
4. Lühike kestus.

Operatiivkoosoleku näidisprotokoll on sama mis tavalise ürituse puhul. Ainult sekretär tutvub kõigepealt töö algoritmiga, aruteluküsimustega. See kiirendab tööd dokumendiga, sest suurem osa sellest moodustatakse ette. Protokoll koostatakse kiiresti, dokument esitatakse kohe juhtkonnale allkirjastamiseks.

Ladustamine

Protokollide säilitamise küsimuse lahendamiseks peab sekretär tutvuma organisatsiooni sisedokumentidega. See sõltub ettevõtte eripärast. JSC juhatuste või aktsionäride koosolekute dokumente säilitatakse alaliselt. Protokollid jäetakse organisatsiooni praeguse organi asukohta. Kogumisdokumente säilitatakse tavaliselt 3 või 5 aastat ning seejärel arhiveeritakse ja hävitatakse juhiste alusel.

Väljund

Koosoleku protokoll võimaldab osalejatel päevakava meelde jätta ja ülesandeid õigeaegselt täita. Nüüd on selle dokumentatsiooni operatiivseks ettevalmistamiseks ja levitamiseks olemas elektroonilised ressursid. Seetõttu on sekretäril mugav protokolli versiooni huvilistele tutvustada.

Koosoleku protokolli näidis. Kuidas arutelu transkribeerida. Kuidas protokolli kirjutada - juhised ja näited. Joonistamisnõuanded, struktuur, mallid (10+)

Kohtumise protokoll. Näide, mall, näidis

Struktuur, koosoleku protokolli mall

• Sündmuse kuupäev, kellaaeg ja koht
• Algataja
• Üritust korraldav isik (koos kontaktandmetega)
• Osalejate nimekiri (koos ametikohtade ja kontaktandmetega)
• Sekretariaadi töötajad / sekretäri täisnimi (koos kontaktandmetega)

Koosolekule saadetud materjalide loetelu

Esimese esineja kõne stenogramm

• Esimene küsimus (kommentaar) esimesele kõnelejale (kes küsis, stenogramm)
• Vastus esimesele küsimusele (ärakiri)
• Teine küsimus (kommentaar) esimesele kõnelejale (kes küsis, stenogramm)
• Vastus teisele küsimusele (ärakiri)
• Viimane küsimus (kommentaar) esimesele kõnelejale (kes küsis, stenogramm)
• Vastus viimasele küsimusele (ärakiri)

Teise kõneleja kõne stenogramm

Otsused vastu võetud

• Esimene tehtud ettepanek (sõnastus, kes selle tegi)
• Hääletustulemused (üldistatud - salajane, üksikasjalik - koos nimelise kõnega)

• Teine ettepanek
• Lõplik sõnastus, võttes arvesse tehtud ja vastuvõetud parandusi ja muudatusi
• Hääletustulemused
• Aktsepteeritud / tagasi lükatud / saadetud ülevaatamiseks

Sekretäri allkiri (sekretariaadi esimees)

Koosolekute materjalid

Enne koosolekut saadetakse osalejatele koosoleku ettevalmistamiseks ja otsuse tegemiseks vajalikud materjalid, näiteks briifimärkmed, dokumentide esialgsed versioonid (plaanid, lepingud, eelarved jne), mis tuleb koosolekul heaks kiita. Kõigile koosolekul osalejatele saadetakse teave sündmuse kuupäeva, kellaaja ja koha kohta, kes algatas ürituse ja kontaktisiku, kes üritust korraldab. Kontaktisikule võib esitada organisatsioonilisi küsimusi (kuidas sinna jõuda, kuidas passi tellida, kuhu auto parkida). Põhiküsimusi palutakse võtta ühendust kontaktisikutega, mis tuleb materjalides ära märkida. Erinevate materjalide jaoks võivad olla märgitud erinevad kontaktisikud.

Näide, näidisprotokoll

Koosoleku aeg, aeg ja koht: 01.10.2010 12:30 - 13:30 Keskkontor. Koosolekuruum N34.

Algataja: peadirektor Olga Svistunova

Kohtumist korraldav isik: peadirektori Erofeev Grigorij Anatoljevitši abi ( [e -post kaitstud], ext. t. 07703)

Osalejate nimekiri

• Olga Svistunova (peadirektor)
• Ivanov Sergei Semenovitš (turvateenistuse juht) ( [e -post kaitstud], ext. t. 02345)
• Erokhin Andrei Anatoljevitš (infotehnoloogia talituse juht) ( [e -post kaitstud], ext. t. 02455)
• Trifonov Gennadi Petrovitš (finantsosakonna juhataja) ( [e -post kaitstud], ext. t. 01003)

Koosoleku sekretär: peadirektori Erofeev Grigorij Anatoljevitši abi

Koosolekule saadeti:

• Turvateenistuse juhi teade töötajate e -posti aadresside genereerimise reeglite kohta
• Infotehnoloogia talituse juhi ettepanekud rämpsposti vastu võitlemise meetmete kohta

Julgeolekuülema aruanne

Ettevõte on vastu võtnud töötajate e -posti aadresside kodeerimise reeglid (initsiaalid ja perekonnanime kaks esimest tähte), mis võimaldavad kolmandatel isikutel hõlpsasti teada saada iga töötaja e -posti aadressi. See toob kaasa volitamata e -kirjade voo koos segatud müügipakkumiste ja muu kasutu teabega.

Esitluse kohta küsimusi ei küsitud.

Infotehnoloogia peadirektori aruanne

Puudub võimalus loobuda olemasolevatest aadressidest, kuna need on peamiste vastaspoolte ja reguleerivate asutuste teada. Teen ettepaneku luua kõigile töötajatele veel üks e -postkast - aktiivseks kirjavahetuseks. Töötage välja kodeering, nii et töötaja aadressi pole võimalik töötaja nime järgi tuvastada. Seadistage e -posti filtrid nii, et vanadele aadressidele saadetud kirjad filtreeritakse rangelt. Muutke meilide filtreerimine uutele aadressidele pehmemaks. Võimalusel teavitage osapooli aadresside muutmisest. Tööd peab tegema infotehnoloogia osakond.

Küsimus kõnelejale, kellelt küsis finantsosakonna juhataja: kas pakutud süsteemi korraldamise kulud on IT -osakond välja töötanud? Kas selle töö tellimine on tõhusam?

Vastus... Ei, küsimus jäi lahendamata.

Kommentaar Finantsosakonna juhataja: teen ettepaneku kinnitada otsus järgmises sõnastuses: Infotehnoloogia osakond peaks välja töötama meetmed olukorra parandamiseks e-posti aadressidega ja lahendama nende rakendamise kulude küsimuse iseseisvalt ja ise. allhankijate jõud. Valige kõige odavam variant.

Vastus... Ei vastuväiteid.

Otsused vastu võetud

Muutke e -posti aadresside kodeerimise järjekorda. Hoidke e-posti aadressid vanas kodeeringus, kuid filtreerige neile saabuvad tähed rangelt.

Määratud ülesande täitmiseks peaks infotehnoloogia juhtkond viie tööpäeva jooksul välja töötama ülesande tööde teostamiseks. Veel viie tööpäeva jooksul määrake tööde teostamise kulud iseseisvalt ja allhanke kulud. Määrake kulude hinnangute põhjal, kuidas tööd tehakse. Tehke tööd iseseisvalt või allhanke korras 15 tööpäeva jooksul. Kontrolli otsuse täitmise üle usaldatakse turvateenistuse juhile.

Kahjuks esineb artiklites perioodiliselt vigu, neid parandatakse, artikleid täiendatakse, arendatakse, valmistatakse ette uusi.

Mis vahe on äritekstil ja kõnevormingul? Ametlik sõnavara ...
Äriteksti stiil. Ametliku sõnavara iseloomulikud tunnused. Ametniku stiil ...

Juhtimispädevused. Hea, edukas juht, ülemus, ...
Juhtimisoskus. Seda, mida juht peab suutma olla edukas, austame ...

Käsk, otsus, juhendamine, juhendamine. Näide, mall, tekst, string ...
Näidiskorraldus, otsus, juhis või juhend. Üksikasjalikud kommentaarid, ...

Tööde ajakava, teenused, kohaletoimetamine. Meik. Probleem ...
Ajakava. Näide, koostamisnõuanded ...

Peaaegu kõikides organisatsioonides toimuvad koosolekud, kus käsitletakse operatiivseid küsimusi. Väga sageli nimetatakse selliseid koosolekuid "operatiivseks". Neid viivad läbi erineva tasemega juhid: alates organisatsiooni juhist kuni struktuuriüksuste juhtideni. Operatiivkoosolekud toimuvad kindlate ajavahemike järel (tavaliselt üks kord nädalas) ja tavaliselt protokollitakse. Kui struktuuriüksusel või koosolekut juhtival juhil puudub sekretär, võib operatiivkoosoleku protokolli pidamise usaldada ühele üksuse töötajale.

Protokolli registreerimise üldreeglid

Meie sõnastik

Protokoll- dokument, mis sisaldab järjepidevat ülevaadet arutelude käigust ja otsuste tegemisest koosolekutel, koosolekutel, konverentsidel ja kollegiaalsete organite koosolekutel.

Protokoll koostatakse sekretäri või muu töötaja koosolekul hoitud helisalvestiste või jämedate käsitsi kirjutatud märkmete, samuti koosolekuks ettevalmistatud materjalide (aruannete, sõnavõttude, viidete, otsuste eelnõude, päevakorra, nimekirjade) põhjal osalejad jne).

Kui koosolekul tehti helisalvestis, trükitakse see pärast koosolekut uuesti, seejärel muudetakse kirjalikku teksti ja lisatakse töödeldud kujul protokolli. Koosoleku protokolli koostamiseks eraldatud aeg ei tohiks ületada kolme kuni viie päeva möödumist koosoleku päevast. Operatiivkoosolekute protokollid koostatakse ja koostatakse koosoleku päeval või ühe või kahe päeva jooksul pärast koosolekut.

Protokollid on täielikud ja lühikesed. Täielik protokoll sisaldab protokolli kõigi koosolekul peetud kõnede, esinejale esitatud küsimuste, arutelus osalenud isikute kõnede ja tehtud otsuste kohta.

Lühike protokoll sisaldab ainult esinejate nimesid, kõne teemat, lühikest kõnet ja tehtud otsuseid.

Operatiivkoosolekute käik salvestatakse reeglina lühikeste minutitega.

Koosoleku protokoll koostatakse ühisele vormile, standardsele A4 paberilehele või spetsiaalselt koostatud protokolli vormile.

Protokolli kohustuslikud üksikasjad on:

• ettevõtte nimi;
• dokumendi liigi nimi (MINUTES), mis näitab koosoleku tüüpi;
• koosoleku kuupäev;
• protokolli registreerimisnumber;
• kohtumise koht;
• allkirjad.

Protokolli kuupäev on sündmuse kuupäev.

Probleemid ja lahendused

Operatiivkoosolekute protokollide salvestamine on sageli keeruline. Vaatleme kõige tavalisemaid.

■ Probleem: sekretär või üks protokolli pidavatest noorematest töötajatest ei pruugi arutatava küsimuse olemusest aru saada ja seetõttu on tal raske arutelu kulgu registreerida.

Mida teha? Sellistes olukordades peaks sekretär võtma ühendust koosolekul sõna võtnud isikuga või mõne muu isikuga, kes saab selgitusi anda.

■ Probleem: Kuna operatiivkoosolekud toimuvad sageli ilma rangete tähtaegadeta, ei pruugi sekretäril olla aega salvestada kõike koosoleku ajal toimuvat.

Mida teha? Sel juhul võib aidata koosoleku ajal helisalvestise tegemine ja selle ärakirja alusel protokolli koostamine.

■ Probleem: Küsimust arutades saab väljendada nii olulist kui ka ebaolulist või üldiselt ebaolulist teavet ning sekretäril võib olla raske esile tuua peamist (olulist) teavet, mis tuleb protokollida.

Mida teha? Sel juhul peab sekretär enne protokolli koostamist analüüsima kogu teavet, eraldama põhi teisejärgulisest ja lisama protokolli ainult kõige olulisema teabe.

Lühike protokolli tekst

Protokolli tekst koosneb kahest osast: sissejuhatav ja põhiline.

Sisse sissejuhatav osa lühikeses protokollis näidatakse esimehe ja sekretäri nimed, ametikohad ja osalejate (kohalviibijate) ning kutsutud isikute nimed, päevakord. Kui koosolekul on üle 15 osaleja, on lubatud protokolli märkida osalejate koguarv ning kohalviibijate nimekiri koos ametikohtade ja nimedega on toodud protokolli lisas, näiteks:

Osalesid: direktoraadi liikmed koguses 16 inimest. (nimekiri on lisatud).

Koosolekule kutsutud isikute nimed märgitakse sõna “Kutsutud” järele, näidates ära isiku ametikoha ja organisatsiooni nime.

Päevakorras täpsustatakse arutlusel olevaid küsimusi, lisaks võib märkida esineja (esineja) ametikoha ja perekonnanime. Kui küsimusi on mitu, on need nummerdatud araabia numbritega ja paigutatud arutelu järjekorda. Päevakorrapunktid on sõnastatud eessõnaga "o" ("umbes"), näiteks:

Märge

Päevakorrapunktid tuleks sõnastada täpselt ja selgelt, kajastades arutlusel oleva teema olemust. Päevakorda ei ole soovitatav lisada punkti "Mitmesugused" või "Mitmesugused küsimused".

Tekst põhiosa lühike protokoll koosneb päevakorrapunktide arvu järgi eraldi osadest. Osad nummerdatakse araabia numbritega vastavalt päevakavale. Igaüks neist on ehitatud vastavalt skeemile:

Need protokolli võtmesõnad on kirjutatud suurtähega vasakult veeriselt ja võivad olla paksus kirjas. Pärast sõna KUULATUD nimetavas käändes märgitakse kõneleja perekonnanimi ja päevakorras olev küsimus, mille järel võetakse kõne sisu kokku ainsuse kolmanda isiku kujul.

Osas "OTSUSTATI: (OTSUSTATUD :)" lühidalt, täpselt, lühidalt, et ei tekiks mitmetähenduslikku tõlgendust, fikseeritakse otsus. Otsused on sõnastatud ettekirjutavas vormis: "Valmistage ette ...", "Pakkuge ...", "Teavitage ...". Ühes küsimuses saab teha mitu otsust. Sel juhul on need nummerdatud araabia numbritega, viidates päevakorras oleva küsimuse järjekorranumbrile, näiteks:

Vajadusel näidatakse koos otsusega ka hääletustulemused: „poolt”, „vastu” antud häälte arv, samuti erapooletuid.

Teooriast praktikasse

Kujutage ette, et pärast käsitsi või diktofoniga tehtud salvestise transkribeerimist saime teksti, mille põhjal peame koostama lühikese protokolli:

Päevakorrapunkt: 2. Valmistoodete lao nr 2 rekonstrueerimise käigust

Kõne tekst:

Vassiljev P.R. Rekonstrueerimiskava kohaselt pidime kuu lõpus, 25. kuupäeval, alustama riiulite paigaldamist ja tõstemehhanismide kokkupanekut. Meie riiuliseadmete tarnija CJSC Profil rikub tähtaegu. 20. päeval pidime saama esimese partii, 10 päeva pärast - teise. Meil on - kohaletoimetamine kahes võrdses pooles, seega lepingus. Maksime täies mahus ehk 100% ettemaksu, sest viimati esimest ladu renoveerides polnud meil nendega probleeme. Täna on 28. kuupäev ja me pole seda veel kätte saanud. Neile saadeti faksid, nad helistasid, eile vastati, et esimene partii saadeti kohale, aga see läheb kaheks või kolmeks päevaks, see tähendab, et meil on tarnija tõttu viivitus. Arvan, et peame esitama neile ametliku kaebuse tarneaja rikkumise kohta.

Protokollikirje tegemiseks on vaja esile tuua kõige olulisem teave. Selleks proovime esitada mitmeid küsimusi ja saada neile vastused. Ülaltoodud tekstist saame vastused järgmistele küsimustele:

Näeme, et tekst sisaldab teavet, mida vastustes ei kajastata: organisatsioon tasus kauba eest täies ulatuses ja maksti 100% ettemaks, kuna koostöö CJSC Profilega on positiivne. Kas see teave on vaadeldava olukorra jaoks asjakohane? Ilmselgelt mitte, seetõttu ei pea seda protokolli lisama. Seega saame saadud küsimustele vastuste põhjal koostada kõne lühiaruande:

2. KUULATUD:

Vassiljev P.R.

Esimese partii riiuliseadmeid saatis tarnija CJSC Profil tähtaega rikkudes, mistõttu ei peetud kinni lao nr 2 rekonstrueerimise tähtaegadest. Esimene partii seadmeid pidi saabuma 20. detsember, teine ​​- 10 päeva pärast. Riiulite paigaldamine ja tõstemehhanismide paigaldamine pidi algama 25. detsembril. Tarnija sõnul jõuab esimene partii seadmeid kohale mitte varem kui 30.-31. Ta pakkus, et saadab nõude tarneaja rikkumise kohta.

Märge

Kui kõnes kasutati väljendeid “20. päev”, “25. päev” jne, tuleb protokollis märkida konkreetne kuu, näiteks: “20. detsember”, “25. detsember” jne.

Oletame, et hetkeolukorra arutamise käigus toimunud koosolekul ei toetatud nõude saatmise ettepanekut. Otsustati tarnijale saata kiri, milles nõutakse lepinguga kehtestatud tarneaja järgimise vajadust. Sel juhul tuleb otsus protokollis fikseerida järgmiselt:

OTSUSTATI:

Valmistage ette ja saatke Profile CJSC -le nõudekiri vajaduse kohta järgida riiulite varustuse tarnetähtaegu.

Vastutav täideviija - Vasiliev P.R.

Tähtaeg - (kuupäev).

Võtame teise näite.

Päevakorrapunkt: 5. Ettevõtte Permi linna filiaali finants- ja majandustegevuse auditi kohta

Kõne tekst:

Medvedev V.V. Selle aasta jooksul on finantsosakond ja meie raamatupidamisosakond korduvalt kokku puutunud tõsiasjaga, et Permi filiaal esitas meile vigadega aruanded. Kaks korda avastasid nad need vead ise, teavitasid meid sellest ja saatsid seejärel parandatud aruanded. Kaks korda avastas meie raamatupidamisosakond vigu arvutustes, aga ka selles, et filiaali kulusid ei kajastatud nende kirjete järgi, mille jaoks see tuli teha. Kui neid vigu õigeaegselt ei parandata, võib see põhjustada probleeme maksude tasumisega. Samuti juhtisid meie spetsialistid tähelepanu asjaolule, et tähtaegu rikutakse pidevalt meelelahutuskulude aruannete esitamine. Filiaali pearaamatupidaja oli kaks korda meiega komandeeringus, tegelesime filiaali tehtud vigadega, kuid olukord pole peaaegu muutunud. Haldusosakonna juhataja R.A. Polozov kurtis ka, et Permis on transpordikuludega probleeme. Fakt on see, et esialgu esitatakse talle transpordikulude aruanded ja seejärel esitab ta raamatupidamisosakonnale kõigi filiaalide koondaruande. Arvestades seda kõike, leian, et Permi filiaali finants- ja majandustegevuse auditi korraldamine ja läbiviimine on vajalik, et tulevikus ei tekiks probleeme.

Juhendaja: Kes peaks teie arvates komisjoni kuuluma ja kui kaua võtab aega kohapealne audit?

Medvedev V.V. Arvan, et vaja on kolme inimest: ühte raamatupidamisosakonda, teist finantsosakonda ja kolmandat haldus- ja majandusteenistust ning logistikaosakonda. Varem arutasime osakondade juhtidega, kes võiksid minna, seega pakun välja kolm inimest: asetäitja. pearaamatupidaja S.S. Somov, audiitor A.A. Jastrebov ja juhtiv insener Sokolov B.B. Kontrolli saab teha 3-5 päeva jooksul.

Analüüsime põhikõne teksti vastavalt eelmisele skeemile:

	1) Emaettevõtte rahandusosakond ja raamatupidamisosakond 2) Filiaal Permis
Mida teeb (tegi)?	1) (Permi linna filiaal) esitab vigu sisaldavaid aruandeid, kulutab kulutusi valedele esemetele, mille jaoks on vaja seda teha, rikub tähtaegu meelelahutuskulude aruannete esitamine. 2) (emaettevõtte rahandusosakond ja raamatupidamisosakond) analüüsis filiaali pearaamatupidajaga tehtud vigu. 3) (Emaettevõtte finantsosakond ja raamatupidamisosakond) teevad ettepaneku korraldada ja läbi viia Permi filiaali finants- ja majandustegevuse audit, saates kolm organisatsiooni töötajat
	Selle aasta jooksul
	Positiivseid tulemusi pole

Ja sel juhul näeme, et tekst sisaldab taustteavet. Esiteks mainib see haldus- ja majandusteenistuse juhti Polozov R.A., kes kurtis samuti, et filiaalil on transpordikuludega probleeme. Peame seda teavet teisejärguliseks, kuna transpordikulude aruanded esitati haldusosakonna juhatajale alles esialgu koondaruande koostamiseks. Kuna praegu on transpordikulude aruannete esitamise kord erinev, pole sellel teabel praeguse olukorra hindamiseks suurt tähtsust.

Sekundaarne teave peaks sisaldama ka mainimist, et filiaal ise leidis vigu kaks korda ja emaorganisatsiooni raamatupidamisosakond kaks korda. Võite lihtsalt öelda, et vigu on avastatud mitu korda.

Lühikesed minutid ei kajasta kõnelejale esitatud küsimusi. Kui aga vastus küsimusele sisaldab olulist teavet, salvestatakse see kõnesalvestisse. Ülaltoodud näites on see teave selle kohta, keda tehakse ettepanek komisjonisse kaasata.

Saadud vastuste põhjal saame koostada kõne protokolli:

KUULATUD:

Medvedev V.V.

Selle aasta jooksul on Permi filiaal korduvalt esitanud vigadega aruandeid, kulutanud kulutusi mitte objektidele, mille puhul seda tuleks teha, ja esitanud aruandeid meelelahutuskulude kohta väljaspool aega. Hoolimata vigade analüüsist filiaali pearaamatupidajaga, pole olukord muutunud. Peab vajalikuks kontrollida haru finants- ja majandustegevust, sealhulgas komisjonis asetäitjat. pearaamatupidaja S.S. Somov, audiitor A.A. Jastrebov ja juhtiv insener Sokolov B.B.

Kui küsimuse arutamise käigus tehakse otsus kontrolli läbiviimiseks, tuleb otsus protokollis sõnastada järgmiselt:

OTSUSTATI:

Koostage korralduse eelnõu Permi filiaali finants- ja majandustegevuse auditeerimiseks komisjoni loomise kohta, leppige auditi kuupäev kokku Permi filiaali direktoriga.

Vastutav isik - Medvedev V.V.

Tähtaeg - (kuupäev)

V.F. Yankova,
Cand. ist. teadused, asetäitja. VNIIDADi direktor

Üks sekretäri pühadest ülesannetest on valmistada ette kohtumisi, konverentse ja kohtumisi, mille algatasid eri tasandite juhid. Enamasti peab sekretär ka selliste sündmuste protokolle. See artikkel näitab teile, kuidas neid protsesse tõhusamaks muuta.

Protokollist rääkimise alustamiseks peate kõigepealt keskenduma koosolekute ettevalmistamisele. Enne sellist üritust on oluline läbi mõelda päevakava, määrata osalejate koosseis, lugeda kõigi esinejate aruandeid ja muid materjale. Kõik see nõuab täiendavaid jõupingutusi, kuid selle tulemusel on protokolli hooldamine palju lihtsam.

KUIDAS AEGA SÄÄSTADA?

Erinevate uuringute kohaselt võivad koosolekud kulutada 10–50% organisatsiooni juhi ja teiste töötajate tööajast. Kulutatud aja vähendamiseks peaksid kohtumiste algatajad, võõrustajad ja osalejad silmas pidama järgmisi juhiseid.

Arutage koosolekul ainult neid küsimusi, mida ei saa rutiinselt lahendada.

Piirata koosolekutel osalejate arvu. See on otseselt proportsionaalne sündmuse kestusega. Kui 5 töötajaga koosoleku kestus on 1 tund, siis kui osalejate arv on 10 või rohkem, kestab see tõenäoliselt 2 tundi või rohkem.

Valmistage koosoleku briifingud ette. Arvutused, analüütilised aruanded, tabelid, graafikud, kokkuvõtted, foto- ja videomaterjalid, esitlused, tootenäidised, ekspertarvamused peaksid esitama spetsialiseeritud spetsialistid. Kuid koosoleku sekretär on kohustatud kontrollima materjalide valmisolekut. Seetõttu peaksite päev või kaks enne üritust:

a) koostab ettekandeid pidavate vastutavate isikute abiga nimekirja kõigist teabematerjalidest;

b) saada vastutavatelt isikutelt elektroonilisi materjale (näiteks esitlusi, seletuskirju jne);

c) saada vastutavatelt isikutelt aruannete trükitud kokkuvõtteid ja tekste.

Määrake iga küsimuse jaoks üks vastutav töötaja, isegi kui grupp inimesi peab käsu täitma.

Ärge raisake aega süüdlase paljastamisele. Pidage meeles, et iga koosoleku põhiülesanne on päevakorra arutamine ja selle kohta otsuste tegemine.

PÄEVAKORD

See on nimekiri koosolekul arutatavatest teemadest. Need määrab koosoleku juhataja. Samas võib sekretär selles protsessis osaleda.

Päevakava koostamisel järgige järgmisi juhiseid.

• Jagage koosoleku teemad, mis on liiga laiad, mitmeks alateemaks. Iga alateema puhul võivad vastutavad isikud vajadusel korraldada ettevalmistavaid koosolekuid.

Näiteks peaks kuu lõpus kavandatud kohtumisele teemal "Peamiste tootmistsehhide kavandatud eesmärkide täitmise kohta" eelnema mitmed väikesed kohtumised poodides: "Plaani täitmise kohta valukoda "," Plaani täitmise kohta hankepoe poolt "," Plaani täitmise kohta masinatöökoja poolt "," Plaani täitmise kohta montaažitöökoja poolt. " Või kohtumisele teemal "ERP -süsteemi rakendamisest ettevõttes" peaks eelnema mitu koosolekut: "ERP -süsteemi tootmises juurutamise probleemidest", "ERP -süsteemi ja 1C vahelise suhtluse tagamise kohta raamatupidamises" "," ERP -süsteemi tehnilise toe ja andmeedastuse kohta "jne.

• Võtke päevakorda võrdse tähtsusega küsimused, mida ühendab ühine teema... Näiteks transpordi pakkumine, lattu toimetamise järjekord, valmistoodete kohaletoimetamine ja väljaviimine ettevõtte territooriumilt.

Päevakorda võib võtta ka laiema hulga omavahel seotud probleeme. Näiteks võivad need sisaldada järgmist:

Uue tootmisliini soetamine;

Tootmise tehnoloogiline ettevalmistus;

Projekti- ja tehnoloogilise dokumentatsiooni muudatused seoses uute seadmete ostmisega;

Tootmishoonete kaasajastamine ja tööpinkide köidete väljatöötamine;

Tootmise materiaalne ja tehniline tugi.

Samas ei tasu sel koosolekul ilmselgelt arutada tehase sissepääsu rekonstrueerimist ega tehase söökla sissepääsu elektrooniliste maksete korraldamist.

On selge, et sekretär ei saa alati päevakorra sisu mõjutada. Koosoleku kutsub kokku juht, ta visandab ka küsimuste ringi. Ja kui juht lisab ühe koosoleku päevakorda castingu tootmiseks uue tootmisliini ostmise ja kevadpuhastuse korraldamise, siis ei pruugi teda veenda. Kuid teisest küljest on võimalik teha ettepanek viia arutelu vabatahtliku koristamise korraldamisest mõnele teisele koosolekule, näiteks kombineerida see hoone fassaadi värvimise küsimusega või korraldada pidustusi organisatsiooni sünnipäeva puhul.

• Koostage päevakava ainult nendest küsimustest, mis kuuluvad koosolekul osalejate pädevusse ja vastutusalasse. Näiteks oleks kasutu arutada tarneküsimusi varustusjuhi puudumisel.
• Piirake päevakorras olevate teemade ja küsimuste arvu... Neid peaks olema nii palju, kui on võimalik ettenähtud aja jooksul tõhusalt arutada ja lahendada. Näiteks ühe tunni jooksul koosolekul saate arutada 1 kuni 5 küsimust, olenevalt arutatavate teemade ulatusest ja koosoleku ettevalmistamise kvaliteedist.
• Lisage päevakorda aruanne viimasel koosolekul antud ülesannete ja ülesannete kohta kui koosolekutel on ühine teema ja osalejate koosseis. Olge valmis selleks, et isegi kui sellist päevakorrapunkti pole, saab esimees seda oma volitustega tutvustada. Seetõttu on parem juhiste nimekiri eelnevalt välja printida - see peaks olema koos esimehe, vastutava isiku ja sekretäriga.

KOOSOLEKU OSALISED

Üldnõuded üritusel osalejatele:

Pädevus ja huvi päevakorras olevate küsimuste vastu;

Piisavalt kõrge positsioon, et koosoleku tulemuste põhjal langetada otsuseid ja anda alluvatele juhiseid.

Osalejate koosseis ürituse ajal võib muutuda. Kui päevakorras on teemasid, mis puudutavad kõiki koosolekul osalejaid, ja küsimusi, mis puudutavad vaid mõnda neist, siis tuleks kõigepealt arutada üldisi küsimusi. Koosoleku selle osa lõpus võib vabastada töötajad, kes ei ole kaasatud edasisse arutellu.

Kuidas kõigile teatada

Informeerige kõiki koosolekul osalejaid sündmuse kuupäeva, aja, koha, teema kohta.

Saate koosolekust teatada, kasutades telefonikõnet, SMS -i, e -posti (koos kohaletoimetamise ja lugemismärguannetega), isiklikku ümbersõitu.

Kui üks osalejatest erinevatel põhjustel (põhipuhkus, ajutine puue, töölähetus jne) töölt puudub, on vaja välja selgitada puudumise põhjus ja tuletada töötajale meelde, kes asendab puuduvat isikut vastavalt asenduskava, et ta peab koosolekul osalema.

Samuti on kasulik lisada oma arvuti kalendrisse hüpikaken, nagu „tuletage asetäitjale meelde, et ta osaleks planeerimiskoosolekul”.

Tabelisse saab sisestada teavet selle kohta, keda koosoleku kohta hoiatatakse ja millal (näide 1).

NÄIDE 1

Koosolekul osalejate hoiatamine

Koosolek toimub 24. juunil 2017 kell 11:00 hankedirektori kabinetis.

Teema: Lepingute sõlmimine tarnijatega 2017. aasta teiseks pooleks.

Koosolekul osalejatele istekohad

Koostage koosolekul osalejatele kindlasti istekohtade skeem, kui:

Tippametnikud (linnad, piirkonnad, territooriumid, vabariigid, föderatsioonid);

Rahvusvaheliste ettevõtete ja osaluste omanikud jne;

Partnerorganisatsioonide esindajad.

Võimalusel tuleks sekretär istuda eraldi laua juurde esimehe laua kõrvale (näide 2).

Näide 2

Istegraafik

Nimekaardid

Vastavate kohtade vastas olevatele tabelitele on vaja paigutada nimekaardid positsiooni ja (või) täisnimega. iga osaleja. Lihtsaim variant on paberileht, mis on volditud nagu maja (joonis 1)

Riis. 1. Koosolekul osaleja nimekaart

Märgid

Eriti kriitilistel juhtudel on vaja ette valmistada märgid (märgid), millele peaksite märkima:

TÄISNIMI. osalejad;

Nende positsioonid;

Organisatsiooni nimi, mida iga osaleja esindab;

Asukoht, kus määratud organisatsioon asub.

Märk võib sisaldada ka järgmist:

Osaleja esindatud organisatsiooni logo;

Ürituse (koosolek, konverents jne) logo (embleem).

Märke saate kasutada nööriga või riidenõelaga. Neid müüakse kirjatarvete ja kontoritarvete kauplustes.

Saate tekstiga tekstiosasid ise kujundada, seejärel printerile printida, kääridega lõigata ja märkidesse panna (joonis 2).

Riis. 2. Isekujundatud märgi sisestus

Kui ettevalmistamiseks on eraldatud piisavalt rahalisi vahendeid, saab sisestuskaarte tellida trükiteenuseid pakkuvalt organisatsioonilt. Ja korrapäraste sisekoosolekute jaoks pole märke üldse vaja.

KOHTUMISE KESTUS

Erinevat tüüpi koosolekutel on erinev aeg. Näiteks võib hommikune koosolek kesta umbes pool tundi ja piirkondadevaheline kohtumine konkreetsel teemal võib võtta terve päeva.

Koosoleku pikkus tuleks ette planeerida. Kõik osalejad peaksid teadma sündmuse algust ja lõppu. See aitab teil kiiresti ja tõhusalt töötada, nii et te ei jää hiljaks.

Vaheajad

Kui kohtumine on pikem kui astronoomiline tund (60 minutit), tuleb iga akadeemilise tunni (45 minuti) jooksul teha pause.

Eriti pikkadel üritustel võidakse ette näha pausid, mille jooksul pakutakse osalejatele suupisteid (võileivad, puuviljad, maiustused) ja jooke (tee, kohv, mahlad, mineraalvesi jne).

Kui koosoleku tase on madal ja koosolekuruumi kõrval on kontori külastajatele mõeldud jahuti, kohvimasin ja ühekordselt kasutatavad nõud, saavad koosolekul osalejad endale kohvi, teed või vett valada.

Veepudelid ja klaasid saab eelnevalt asetada laudadele, mille juures koosolekul osalejad istuvad - siis saavad nad janu kustutada mitte ainult vaheajal, vaid igal ajal. Parem on toiduaineid laudadele mitte panna. Piinlik oleks, kui üks osalejatest paneb võileiva äripaberitele või kohvi.

Parem on katta laud suupistete ja jookidega eraldi ruumis. Tavaliselt teeb seda sekretär, kuid ainult siis, kui ta protokolli ei pea. Kui sekretär ei saa koosoleku ajal ruumist lahkuda, peaks vaheaja korraldama teine ​​selleks määratud isik. Või valmistab sekretär enne koosoleku algust kõik kohvipausideks ette. Pikematel koosolekutel on assistendid tavaliselt asendamatud.

Ajavahemik

Ürituse kestus tuleks reguleerida. Seda reeglit jälgib koosoleku juhataja.

Koosoleku päevakava planeerides arvestage kindlasti iga esineja kõnelemiseks ja iga küsimuse arutamiseks kuluva ajaga.

Küsige esimehelt iga esitluse ajakava.

Vajadusel planeerige pausid.

Lisage kalkulaatoril kõik ajavahemikud ja lisage saadud summale

Kui kaua koosolek võib kesta, tuleks sellest teatada juhatajale. Kui ta nõustub selle näitajaga, tuleb määrustele juhtida kõik osalejad, vastasel juhul tuleb muudatused teha ja esimehele sellest teatada.

Kui see on kokku lepitud, saadetakse ajaliselt piiratud päevakava kõigile koosolekul osalejatele (näide 3).

NÄIDE 3

Ajaliselt piiratud päevakava

KOHTUMISE MINUT: 5 VÕTMESAMMU

Protokoll dokumenteerida nii alaliste kollegiaalsete organite (komisjonid, komiteed, nõukogud jne) kui ka ajutiste kollegiaalsete organite tegevust - erinevaid koosolekuid, konverentse, seminare ja konverentse.

On olemas järgmist tüüpi protokolle:

. Lühike protokoll- dokument, milles on märgitud täisnimi. ja koosolekul osalejate seisukohad, selle teema, põhiküsimused, aruannete kokkuvõte, tehtud otsused, ülesannete loetelu iga vastutava isiku kohta. Seda protokolli säilitatakse tavaliselt operatiivkoosolekutel.

. Täielik protokoll sisaldab lisaks kõigele ülaltoodule üksikasjalikke dokumente kõikide kõnede, arvamuste, muudatuste ja muude arutelu nüansside kohta. See dokument võimaldab teil taastada koosoleku üksikasjaliku pildi.

Protokolli pidamise vormi valib koosoleku juhataja või ettevõtte juht.

Sõnavõttude tekstid ja muud koosolekuks ettevalmistatud materjalid koostatakse manuste kujul. Neile tuleb protokolli tekstis viidata.

Sekretär vastutab selle eest, kui õigesti ja täielikult koosoleku käik on salvestatud. Seda vastutust ei tohiks alahinnata, sest protokoll on ainus dokument, mis kajastab kõiki kõnesid, arutelusid, kommentaare ja tehtud otsuseid, mis tuleb ellu viia. Koosoleku ajal ei pruugi selle osalejad midagi kuulda, neil pole aega seda kirja panna. Protokollile viidates on seda lihtne taastada.

Samm: töökoha ettevalmistamine

Enne koosoleku algust protokollimise hõlbustamiseks tehke järgmist.

. Valige endale saalis koht kus üritus toimub. See peaks kõiki osalejaid isiklikult näitama, selgelt kuulma esimehe, esinejate kõnesid ja „kuulajate märkusi” (vt istekohtade skeemi näites 2).

. Asetage oma lauale koosolekul osalejate nimekiri koos nende täisnimedega. ja positsioone, samuti istekohtade graafikut... Enne koosoleku algust on kasulik hoolikalt uurida, kes kus istub, ja seejärel vastavalt vajadusele diagrammi uurida.

. Varuge kirjatarbeid... Võtke kaasa 2-3 pliiatsit, 2 pliiatsit, 2 kustutuskummi.

. Kontrollige, kas kontoriseadmed ja muud seadmed töötavad: kell, diktofon, videokaamera (kui on). Ärge unustage toitejuhet ja varuakusid või laetavaid patareisid.

Värskendage enne koosolekut kõigi kõnede põhisõnumeid.

2. samm: jäädvustage koosoleku edenemine

Lisaks koosolekuks ettevalmistatud materjalidele (aruannete tekstid, sõnavõtud, viited, otsuste eelnõud, päevakord, osalejate nimekirjad jne) koostatakse protokoll helisalvestiste, videosalvestiste, ärakirjade või jämedalt käsitsi kirjutatud materjalide alusel märkmeid, mida hoitakse koosoleku ajal.

Kuidas hoida jämedaid märkmeid?

1. Valmistage lehed mustandiminutite jaoks ette- nende arv sõltub päevakorra suurusest. Esimesele lehele kirjutage koosoleku kuupäev, selle teema, protokolli number, osalejate nimekiri, päevakava (näide 4).

NÄIDE 4

Koosoleku protokolli projekt. Leht nr 1

Kirjutage aruteluks mõeldud küsimused eraldi tühjale paberilehele, jättes märkmetele piisavalt ruumi:

Leht nr 2: "Värvilise ja värvilise metalli tarnimise lepingute sõlmimise olukorra kohta." P. D. Prokhorovi aruanne;

Leht nr 3

Leht nr 4: "Varude transpordi kohta." Raport V. Ju Medvedev;

Leht nr 5:… (Täidetakse koosoleku ajal);

Leht nr 6: "Tooraine ja materjalide ostmiseks sõlmitud ja täidetud lepingute alusel sõlmitud arvelduste staatuse kohta." K.D. Fomina aruanne;

Leht nr 7:… (Täidetakse koosoleku ajal);

Leht nr 8: „Lepingute sõlmimisega OÜ -ga Ametist terase ja sulamite tarnimise kohta JSC ESPZ -le. I.I.Telegina ettepanekud;

Leht nr 9:… (Täidetakse koosoleku ajal).

2. Veenduge, et kõik koosolekul osalejad oleksid kohal. Need, kes protokolli eelnõust puuduvad, kriipsutage pliiatsiga maha - nad võivad hiljaks jääda. Uurige pärast koosolekut puudumise ja hilinemise põhjused.

Hilinejate saabumisaeg registreeritakse sulgudes otse protokolli teksti:

Sel juhul saab koosoleku ajal täpselt teada, kes kohalviibijatest ja mis täpselt vahele jäi.

3. Täitke kirje "KUULATUD"... Eelnõu esimesele lehele ja aruannete vastavate pealkirjadega lehtedele registreerige järjekindlalt isiku täisnimi. ja esinejate pealkirjad, teemad ja kokkuvõtted. Peate salvestama ainult põhiteabe: kuupäevad, numbrid, faktid... Seejärel kontrollige märkmeid esitatud kõnede (teeside) tekstidega. Kui leiate lahknevuse, teatage sellest koosoleku juhatajale.

4. Sisestage üksus "RÄÄGITUD"(kui vajalik). See lõik on lõpule viidud, kui esinejate kursuse katkestavad teiste osalejate kommentaarid, küsimused ja vastuväited. Täielikus protokollis iga selline märkus tuleks kohe registreerida, eriti kui sellele on lisatud fraas: "Palun sisestage protokoll." Näiteks:

Fakt on see, et iga avaldus võib koosoleku kulgu muuta ja hiljem on vaja esile tuua hetk, millal ja seoses sellega, mis juhtus.

Lühikeste minutite jooksul

Juriidilised isikud teevad oma tegevuse käigus sageli otsuseid üldkoosolekule esitatavates küsimustes, millest võivad osa võtta asutajad, aktsionärid, osakondade juhid, samuti äripartneritest osapoolte esindajad. Sellises olukorras koostatakse koosolekul lahendatavad ülesanded, kasutades sellist vormi nagu üldkoosoleku protokoll. See on üsna spetsiifiline dokument, mis näitab lühidalt kogu sündmuse kulgu ja võib sisaldada ka esitatud teabe kokkuvõtet.

Küsimused, mis tuleb lahendada üldkoosoleku protokolli alusel

Üldkoosoleku protokoll on vajalik erinevate probleemide lahendamiseks, mis on organisatsiooni või ettevõtte tegevuse lahutamatu osa. Selle dokumendi abil saab vormistada asutajate või aktsionäride koosseisu muutmise, aktsiate emiteerimise, ettevõtte ümberkorraldamise või likvideerimise.

Asjades, mille puhul on vaja kollektiivset otsust, tuleb kasutada üldkoosoleku protokolli. Koostamismall on kõigi selliste organisatsioonisiseste sündmuste puhul sama. Seega on sellel dokumendil ettevõtte majandustegevuse peegeldajana oluline õiguslik väärtus.

Üldkoosoleku protokoll, selle ettevalmistamise näidis ja selle sisu suhtes kohaldatavad normid on kehtestatud erinevate Vene Föderatsiooni õigusaktidega. Seetõttu on vaja rangelt kinni pidada selle registreerimiseks kehtestatud nõuetest, kuna kontrolliasutustel on õigus juriidilise isiku otsused kehtetuks tunnistada kehtivate rikkumiste ja protokolli põhinõuete täitmata jätmise alusel. .

Registreerimiseks vajalikud juriidilised nõuded

Organisatsiooni majandustegevuses osalevate liikmete üldkoosoleku protokoll tuleb vormistada hiljemalt 15 päeva jooksul alates selle pidamisest. Dokument on koostatud kahes eksemplaris ja see peab sisaldama teatud andmeid:

• Koosoleku aeg ja koht.
• Osalejate häälte arv.
• Häälte koguarv koos puuduvate osalejatega.
• Koosoleku juhataja nimi ja perekonnanimi.
• Eestseisuse koosseis.
• Päevakord.

Reeglina märgitakse protokollis kokkuvõtete kujul peamised aruteluks ja hääletamiseks esitatud küsimused ning kinnitatud tulemused.

Protokolli koostamise eesmärk

Üldkoosoleku protokoll on dokument, mis sätestab juriidilise isiku tegevuse suuna otsustavate otsuste tegemise käigu koos. Kõik protokollide vormid ja tüübid on suunatud kollegiaalsete organite otsuste dokumenteerimisele. Samuti koostatakse protokoll ärikohtumistel, komisjonide koosolekutel, läbirääkimistel, arutelukoosolekutel. Protokolli eesmärk on dokumenteerida kollegiaalsed otsused ja saavutatud kokkulepped.

Iga ettevõte või organisatsioon peaks kasutama kollegiaalseid otsustusmeetodeid ja suutma oma koosolekute protokolle pädevalt koostada. Kollegiaalselt vastuvõetud otsuste registreerimise tähtsus on heaks abiks selle tegevuse korrektseks läbiviimiseks juriidilise isiku poolt.

Kui asutaja või direktor teeb ettevõttes ainuisikulise otsuse majandustegevuse läbiviimise kohta, on arutelukoosolek tingimata rühmitatud, et teha ettevõtte tegevuse kohta olulisi otsuseid. Seega fikseeritakse selliste otsuste kaalumine ja tekkinud küsimused üldkoosoleku protokollis.

Oluline protseduur

Protokolli koostamise protsess koosneb mitmest etapist:

• Päevakorra kindlaksmääramine ja koostamine.
• Vajaliku dokumentatsiooni koostamine ja koostamine.
• Teavitades kõiki osalejaid üldkoosoleku toimumise kohast.
• Koosoleku päevakorra ettevalmistamisel osalejatele vajalike teabeandmete jagamine, tuues esile selle üksikküsimused.

Enne läbirääkimisprotsessi alustamist on vaja protokolli sisestada koosolekul osalejate registreerimisandmed. Selleks koostatakse kõigi osalejate nimekiri, mille arv peab vastama juriidiliselt õigusliku otsuse tegemiseks vajalike häälte arvule.

Tehtud otsuste ja üldkoosoleku käigu kohta teabe täiendavaks dokumenteerimiseks kasutatakse kaasaegseid heli- või videosalvestuse tehnilisi vahendeid, mida kasutatakse stenograafia tegemiseks ning kõikide sõnavõttude ja tehtud otsuste töötlemiseks. Samuti tuleb salvestusega samal ajal kogu koosoleku vältel koostada kirjalikult protokolli mustandid. Tuleb märkida dokumentide loetelu, mis osalesid küsimuste esitamisel hääletamiseks või aruteluks. Need on aruanded, projektid, üldkoosolekul kasutatud viited.

Registreerimise reeglid

Omanike või osalejate üldkoosoleku protokoll peab olema pädevalt koostatud ja täielikult vastama Vene Föderatsiooni õigusaktide normatiivsetele nõuetele.

Sisu poolest võib dokument olla kas üksikasjalik või kokkuvõte toimunud koosolekust. Kõik nõuandva kogu üldkoosolekul peetud kõned kuvatakse täies vormis. Lühikeses vormis sisaldub ainult teave esinejate kohta, peetud kõne teema. Lühivormi nimetatakse protokolli skeemiks. Protokolli vormistamise vormi määrab koosoleku juhataja või kollegiaalse otsuse tegemise käigus. Osalejate üldkoosoleku protokolli näidis on toodud allpool.

See dokument on koostatud vastavalt kõikidele kontoritöö normidele ja nõuetele üksikasjade tutvustamiseks vastavalt GOST -le.

Protokolli sisu. Organisatsiooni andmed

Üldkoosoleku protokoll, mille näidis on väljatöötamisel, peab tingimata sisaldama andmeid organisatsiooni täisnime kohta, samuti heakskiidetud lühendeid organisatsioonilise ja õigusliku vormi (LLC, JSC jne) kohta. Sel juhul peab nimi vastama ettevõtte põhikirjas märgitud nimele ja kantud ühtsesse riiklikku registrisse ning sellel peab olema täielik dekodeerimine ilma lühendeid kasutamata.

Kui see on LLC üldkoosoleku protokoll, koostatakse valim samade reeglite ja eeskirjade kohaselt nagu erineva organisatsioonilise ja õigusliku omandivormiga organisatsioonide puhul. See määrab kindlaks juriidilise isiku asukoha, mis kajastub organisatsiooni juriidilise aadressi kirjete vormis, ja peab vastama asutamisdokumentidesse sisestatud aadressile ning registreerimisele ühtsesse riiklikku registrisse.

Koosoleku andmed

Järgmises osas tuleb pärast ettevõtte asukoha tegelikku nime kajastavate juriidiliste andmete täpsustamist märkida koosoleku aja ja vormiga seotud teave. Kõigepealt märgitakse üldkoosoleku tüüp, mis võib olla iga -aastane, erakorraline, plaaniline jne. Vastavalt kehtivatele õigusaktidele määratakse LLC osalejate üldkoosoleku protokoll kindlaks vähemalt kord aastas.

Koosolekute vormid

Koosoleku vormi saab määratleda järgmiselt:

• Volitatud esindajate või aktsionäridest osavõtjate isiklik kohalolek.
• Kirjavahetusvorm, kogudes varem saadetud dokumente hääletusküsimuste kohta arvamuste küsimiseks.

Märgitakse ka nõuandekogu koosoleku kuupäev ja koht, näidatakse tegelik aadress, kuhu osalejad kogunesid.

Protokolli põhiosa

Näidatakse ära teema, küsimused, millel koosolek peeti. Aastakoosolekute puhul määratleb seadus mitmed küsimused, mida tuleb kaaluda. Ülejäänud koosoleku ajal saavad osalejad vabalt valida lahendamiseks vajalikke teemasid.

Tuleb märkida arutelus osaleda ja osaleda õigustatud isikute registreerimise alguse ja lõpu aeg. Sellisel juhul viib korraldaja või sekretär läbi kõigi saabujate registreerimisprotseduuri, tuvastades kohalviibijad ja sisestades need andmed protokolli jaotisse "Osalenud". Täisnimi tuleb märkida. osaleja, samuti ametikoht ja talle kuuluvate häälte arv. Aktsiaseltside puhul võib sisestada ka andmed isikutunnistuste või väljastatud volikirjade kohta.

Samuti näitab see osa kollegiaalse koosoleku algus- ja sulgemisaegu, hääletustulemusi, mis registreeritakse häälte lugemise aja järgi.

Iga päevakorrapunkti kaalumisel tuleb märkida:

• Koosolekul osaleda õigustatud häälte arv.
• Osalenud häälte arv.
• Erinevate hääletusvõimaluste eest antud häälte arv.
• Vastuvõetud otsuste sõnastamine.

Sellele järgneb jaotis, kuhu on salvestatud kõik kuulatud sõnavõttude põhipunktid, samuti iga teema kohta sõna võtnud isikute nimed. Teave esitatakse kokkuvõtete kujul, mis moodustavad kõnedest kokkuvõtte.

Lõpposa

Pärast koostamist suletakse asutajate, aktsionäride või teiste osalejate üldkoosoleku protokoll esimehe, samuti koosoleku sekretäri allkirjadega. Samuti pannakse selle koostamise kuupäev, mis ei pruugi kokku langeda koosoleku kuupäevaga.

Erilised protokollid ja koosolekud

Veel üks huvitav näide sellisest dokumentatsioonist on maja omanike või aiandusühistu üldkoosoleku protokoll. Selliseid kohtumisi ja nende salvestamist eristab asjaolu, et osalejatel on võrdsed õigused, ning juhul, kui kohale ei ilmu suur hulk isikuid, saab siiski otsuseid teha saabunute ja probleemide lahendamisel osalenud inimeste arvamuse alusel aruteluks esile tõstetud. Sellise protokolli alusel on ülejäänud elamufondi või aianduspartnerluse liikmed kohustatud otsuseid täitma, olenemata sellest, kas nad sellel koosolekul osalesid või mitte.

Sellise dokumendi koostamisel näitab see tavaliselt ümberlugemiskomisjoni koosseisu. Koosoleku juhatajaks ja sekretäriks võivad olla volitatud isikud või kohalviibijate hulgast hääletamise teel valitud isikud. Korterelamute või aianduspartnerluse haldamise meetodi valib eluruumide või maatükkide omanike üldkoosolek. Näidatud küsimustes tehtud otsused on siduvad kõigile omanikele.

Üldkoosoleku protokolli koostamine nõuab erilist tähelepanu ja teatud oskuste olemasolu dokumentalises töös. Selle dokumendi täitmiseks kehtestatud reeglite eiramist ei tohiks lubada, kuna see on ainus dokumentaalne kajastus kollegiaalse koosoleku otsuste seaduslikkusest, millel on oluline eesmärk ja millel on ka suur juriidiline jõud ning mis on ette nähtud auditeid kontrollorganitele.