Ettevõtte e -posti reeglid. Ärikiri: näidis

E-posti teel suhtlemine on iga kaasaegse kontoritöötaja töö lahutamatu osa. Ja raamatupidajad pole erand. Kuidas pidada kirjavahetust nii, et ärisuhtlus oleks produktiivne, emotsionaalselt mugav ja äärmiselt eetiline? Siin on mõned praktilised näpunäited lugejatele.

NÕUANNE 1. Ärge jätke oma kirjades tähelepanuta isiklikku pöördumist adressaadi poole

Seega demonstreerite oma tähelepanu inimese isiksusele. Kui kiri on kirjutatud kindlale adressaadile, tundub isikliku apellatsiooni puudumine selles vale ja ebaviisakas.

Kui kirjutate adressaadile ühe esimese tähe, tekib sageli küsimus: mis on parim viis tema poole pöördumiseks - kas ainult nime või nime ja isanime järgi? Sellisel juhul peate vaatama, mis on kirjutatud allkirjas, mis lõpetab selle inimese kirja teile. Näiteks kui on olemas nimi (ilma keskmise nimeta) "Svetlana Kotova", siis võtke julgelt nimepidi ühendust. Ja kui allkiri ütleb "Svetlana Vasilievna Kotova, OÜ Trenzor pearaamatupidaja", siis tuleb ka adressaadile vastavalt pöörduda. Igatahes on teine ​​variant äärmiselt õige ja seega win-win.

Ma ei soovita keskenduda väljal "Saatja" olevale teabele. Tõepoolest, sageli ei täida seda esialgu mitte e -posti aadressi omanik, vaid ettevõtte IT -spetsialist e -posti aadressi seadistamisel.

Muide, soovitan tungivalt äripartneri või kliendiga ühenduse võtmisel mitte kasutada nime lühivormi ("Sasha" asemel "Sash", "Anya" asemel "An"), olenemata sellest, kui demokraatlik teie kirjutis on. stiil ja ükskõik kui vana on teie kirjavahetus. See, mida suulises kõnes tavaliselt kuuldakse, tundub kirjalikult liiga lihtne.

NÕUANNE 2. Pöörake erilist tähelepanu tervituse vormile

Ärge kasutage fraasi "Head päeva!"... Isegi kui teid juhib hea kavatsus sobitada adressaadi ajavöönd, kõlab see fraas maitsetult, ma ütleksin isegi, et labane. Parem on kasutada neutraalseid valikuid: "Tere...", "Head päeva..."... Ja muidugi lisage tervitusele adressaadi nimi, kui teate seda. Näiteks mulle isiklikult on see näota näo asemel palju meeldivam "Tere!" saada isiklikuks "Tere Tamara!".

Pidage meeles, et nii säästate oluliselt adressaadi aega. Lõppude lõpuks saab ta kohe hinnata saadud kirja sisu ja otsustada kiiresti selle prioriteedi ja tähtsuse üle.

Teema sõnastus peaks olema lühike, kuid samal ajal kajastama täpselt kirjavahetuse teemat. Näiteks, "Leping, arve, toiming Alpha LLC -lt""Dokumendid" asemel. Kui muudate arutatava probleemi aspekte, tehke teema selgeks. Näiteks, "Koostöö Permiga" → "Koostöö Permiga. Läbirääkimiste kuupäev "→" Koostöö Permiga. Lepingu projekt ".

Kui näete kirjavahetuse käigus, et väli "Teema" on adressaadi poolt suvaliselt täidetud või pole seda üldse täidetud, haarake initsiatiiv enda kätte ja proovige ühte kahest stsenaariumist.

Stsenaarium 1. Vastates täitke ise väli "Teema". Kui adressaat on tähelepanelik, võib sellest juba piisata, et teie kirjavahetus sobivasse vormi viia.

Stsenaarium 2. Kui adressaat jätkab välja "Teema" täitmise ignoreerimist, kirjutage talle järgmise sisuga kiri: „Alla, teen ettepaneku märkida väljale„ Teema ”kirja teema. Ma arvan, et see suurendab oluliselt meie suhtluse tõhusust. ".

NÕUANNE 4. Pöörake tähelepanu väljadele "Saaja" ja "Koopia"

Tuleb selgelt mõista nende ärikeskkonnas üldiselt aktsepteeritud väljade eesmärki:

• <если>väljal „Saaja” on loetletud ainult teie - see tähendab, et kirja saatja ootab teid vastama oma küsimusele või taotlusele;
• <если>valdkonnas on mitu adressaati - saatja ootab vastust igalt või ükskõik milliselt adressaadilt. Sellisel juhul säilitage vastates saatja määratud nimekiri adressaatidest, kasutades funktsiooni "Vasta kõigile" (muidugi eeldusel, et te ei soovi meelega vastata ainult kirja autorile, varjates oma vastuse olemust) ülejäänud kirjavahetusest);
• <если>teie nimi ilmub väljale „Koopia” - saatja soovib, et te oleksite küsimusest teadlik, kuid ta ei oota teilt vastust. See tähendab, et te ei tohiks selles küsimuses kirjavahetust alustada. Kui otsustate seda teha, on hea vormi märk ühe fraasi kirjutamine: "Kui võimalik, tahaksin liituda selle teema aruteluga ...", "Las ma ütlen teile oma arvamuse ...".

Seoses pimekoopia väljaga on see ärieetika seisukohalt kõige vastuolulisem e -posti tööriist. Mõnikord tajutakse seda peaaegu salajase vaatlus- ja teabevahendina. Pimekoopiasse paigutatud adressaadid pole ju teistele adressaatidele nähtavad. Mõnes reeglina suurettevõttes, eriti eetikaküsimustes, on rangelt keelatud kasutada seda välja ettevõtete kirjavahetuses, välja arvatud masspostitused. Kuid enamik ettevõtteid kasutab seda, järgides järgmisi reegleid:

• kirja saatmine, millel on täidetud väli "Pimekoopia", eeldab, et kirja autor on varjatud adressaate teavitanud (või kavatseb seda teha) sõnumi selle vormi põhjusest ja eesmärgist;
• varjatud adressaat ei pea kirjavahetust pidama.

Koolitustel esitatakse mulle sageli küsimus: kas on olemas üldtunnustatud standardeid aja kohta, mille jooksul on vaja vastata kliendi või kolleegi kirjale? Kuid te ei anna sellele universaalset vastust.

Kui me räägime sisemisest kirjavahetusest, siis siin määrab kõik ettevõtte enda elukiirus ja elurütm. On ettevõtteid, kus rohkem kui poolteist tundi kestvat viivitust peetakse halvaks. Ja kuskil on vastus päeva jooksul asjade järjekorras.

Reeglina peetakse kõige vastuvõetavamaks reageerimisajaks 2–3 tundi. See on nn mugavusooteaeg, mil saatja ootab vastust ega tunne sisemist ebamugavust oma adressaadi vaikusest.

Aga mis siis, kui pärast kirja saamist ja lugemist saate aru, et te ei saa sellele 24 tunni jooksul täielikku vastust anda? Seejärel teavitage hea vormi reeglite kohaselt saatjat oma kirja kättesaamisest ja sellele vastamise ligikaudsest ajavahemikust. Näiteks: „Tere, Sergei Vassiljevitš! Sain teie kirja kätte. Vastan paari järgmise päeva jooksul "või" Andrey, ma sain kirja. Tänan! Vastamiseks vajan rohkem teavet. Püüan hiljem vastata ... ".

NÕUANNE 6. Järgige kirjas teabe esitamise põhireegleid

Neid pole nii palju:

• kirja lugedes on kõige mugavam maht, mis mahub ühte ekraani, maksimaalselt - A4 -lehele;
• saadetud manuste maht ei tohi ületada 3 MB. Suuremad failid võivad põhjustada e -kirja riputamise adressaadi juures;
• manuste pakkimisel kasutage universaalseid kodeeringuid zip või rar. Teisi laiendusi saab transpordi ajal blokeerida või katkestada ning see tekitab adressaadile probleeme;
• ärge kunagi alustage vastust uue kirjana (kirjavahetuse ajalugu salvestamata). Vastasel juhul on adressaat sunnitud raiskama aega algse sõnumi otsimiseks;
• kirjutada keeles, mis on adressaadile kõige arusaadavam. Paljud inimesed mõtlevad, kas on asjakohane kasutada professionaalset või ettevõttesisest sõnavara, slängi, akronüüme ja anglitsisme.

Igal konkreetsel juhul tuleb seda käsitleda eraldi.

Seega on ettevõttesisene kirjavahetus ettevõttes peaaegu alati täis slängi ja lühendeid: need on kõigile osalejatele tuttavad ja arusaadavad ning säästavad aega. Kuid peate olema ettevaatlik, kui kasutate neid vastaspooltega kirjavahetuses.

Minu praktikas oli selline juhtum. Kolleeg valmistas kirjastusele materjale ja viimases kirjas kirjutasid nad talle: "Masha, palun saada kõik oma materjalid võimalikult kiiresti"... Masha otsustas, et see on tundmatu vormingu nimetus, millesse tekst tuleb tõlkida. Ta raiskas palju aega, konksu või kelmi abil, mõeldes väljaandja soovi rahuldamisele. Imagine Machine on nördinud, kui ta kahe päeva pärast saab teada, et salapärane „asap” on lühend ingliskeelses keskkonnas laialdaselt kasutatavast sõnast „võimalikult kiiresti”. Kuid Masha võis materjalid saata poole tunni jooksul alates taotluse saamisest!

NÕUANNE 7. Täitke iga täht allkirjaploki ja oma kontaktidega

Olenemata sellest, kui tihedalt olete adressaadiga tuttav ja kui kaua teie kirjavahetus on kestnud, peaks iga kiri sisaldama plokki, mis koosneb allkirjast ja kontaktandmetest. See on ärisuhtluskultuuri lahutamatu osa.

Plokis on vaja paigutada:

• oma ees- ja perekonnanimi. Sellisel juhul ei pea te lühendeid kasutama. Selle asemel “T.L. Vorotyntsev " allkirjas märgin "Tamara Leonidovna Vorotyntseva" või "Tamara Vorotyntseva" et adressaat mõistaks, kuidas minuga vastuskirjas ühendust võtta;
• teie seisukoht. See annab adressaadile võimaluse mõista oma volituste ja ametialase pädevuse piire küsimuste lahendamisel;
• kontaktandmed (telefon, e -post, ettevõtte nimi, veebisait). Seega pakute adressaadile vajaduse korral täiendavat operatiivsuhtlust.

Kõigile öeldule tahan lisada: teie e -kirjad on just need riided, millega inimesi tervitatakse. Teisisõnu, ärilist kirjavahetust järgides jätate oma adressaadile tagaselja kõige meeldivama mulje.

Viimasel ajal on e-post ärikirjavahetuses üha suuremat kohta võtnud. Selle eelised on ilmsed: tõhusus, kättesaadavus ja kasutusmugavus. Tuleb aga meeles pidada, et meilil on oma nüansid.

Kirjade vastuvõtmine

1. kontrollige oma posti vähemalt 2 korda päevas - hommikul ja pärastlõunal. Vastasel juhul võite peatada teiste inimeste töö ja viivitada probleemide lahendamisega;
2. kui saite kirja, tähendab see, et keegi saatis selle ja millegipärast tegi seda. Seetõttu tuleb saadud kirjad läbi lugeda. Loomulikult ei käsitleta siin rämpsposti;
3. kui olete haldur, peaks teie tööpäev algama e -posti kliendi käivitamisega, mis ei laadi kogu päeva tühjaks ja kontrollib teie kirju automaatselt. Seadistage posti automaatne kohaletoimetamine / vastuvõtmine vähemalt iga 10 (ja soovitavalt 2–3) minuti järel;
4. kui olete väga hõivatud ja saite kirja, siis hinnake, kellelt see pärineb, teemat ja vaadake seda läbi silmade - see aitab teil kiiresti aru saada, kas kiri nõuab kiiret reageerimist või võib natuke oodata;
5. Lihtsaim ja tõhusam viis oma äri liigutamiseks ja e -posti ummistuste mitte kogumiseks on vastata meilidele kohe. Seega, kui te ei tegele vestluse või muu tegevusega, mis ei talu katkestamist, vastake kirjale kohe.

Väljad, Cc, Bcc

Peaksite õigesti aru saama, mäletama ja kasutama väljad "To", "Cc" ja "Bcc". Sellest sõltuvad teie toimingud kirja kättesaamiseks või adressaadi toimingud.

1. "Kellele". Kui saadate küsimuse, ootate vastust väljalt "To" määratud adressaadilt. Kui olete vastuvõtja, peate vastama. See tähendab, et kiri ja selles sisalduv teave või küsimused on adresseeritud otse sellel väljal määratud adressaadile.
2. "Kopeeri". Selle valdkonna adressaadid saavad infokirja või kutsutakse tunnistajaks. Koopiate saaja ei tohiks kirjale üldiselt vastata. Pealegi peetakse viisakaks alustada fraasiga "vabandan, et sekkun", kui selline vajadus on olemas.
3. "Varjatud koopia". Peamine adressaat või koopiates olevad isikud ei tea väljast "Pimekoopia" märgitud isikule kirja saatmise tõsiasjast. Samuti kasutatakse seda välja masspostitamiseks, nii et kõik adressaadid ei tea teie aadressiraamatut.

Vastates ärge unustage nuppu „Vasta kõigile” - see salvestab esialgse kirja saajad koopiatesse ja teie vastus ei lähe neist mööda. Saate alati soovimatud adressaadid eemaldada või teisi lisada.

Kui saabunud kirja väljal „To” on rohkem kui kaks adressaati, tähendab see, et mõlemad kirjasaatjad või mõni neist peavad vastama. Otsustage, kes peaks vastama. Olge aga ettevaatlik, kui saadate kirju, mis sisaldavad väljal „To” rohkem kui kahte adressaati: kõigile saadetud kirja puhul on oht, et te ei saa kelleltki vastust.

Teema väli

Ärge jätke seda välja tühjaks. Inimesed, kellega suhtlete, võivad saada sadu e -kirju päevas ja kasutada seda välja e -kirja sisu olulisuse kiireks hindamiseks.

Teemarida peaks lühidalt peegeldama teemarida. Pealkirjad nagu "Küsimus", "Tere!" või tühjad pealkirjad annavad teile kas algaja või puuduvad põhilised ärilise kirjavahetuse oskused.

"Kirjutamise tähtsus"

Kui kiri sisaldab teavet kiireloomuliste muudatuste kohta, mis tahes lepingu teksti või muud teavet, millele peate kõigepealt tähelepanu pöörama, kasutage "suurt" tähtsust, see tõstab kirja kaustas "Saabunud" esile.

• Ärge kasutage "kõrget" tähtsust asjata!
• Märkige isiklik kiri ärikorrespondendile või kiri naljaka ja mitte asjaliku pildi või lingiga, milles on kirjas "madal".

Vastuse kirjutamine

1. Alustage tervitusega, see on viisakas.
2. Rääkige inimesega samas keeles. See ei puuduta ainult vene / inglise keelt, vaid ka teksti vormi. Mitteametlik vastus ametlikule kirjale on lugupidamatus vastaja vastu ja enda madala kultuuri demonstreerimine.
3. Ärge kasutage transliteratsiooni, välja arvatud juhul, kui saadate kirju mobiilseadmetest. Kui teie e -posti klient ei toeta vene keelt või rikub kodeeringuid, lisage vastuse tekst rakendusse.
4. Ärikiri peaks olema täpne, konkreetne ja lühike.
   • Täpsus- lisage täpsed üksikasjad, millele viitate (näiteks koosoleku kuupäev, koosoleku päevakorrapunkt, teise kirja kuupäev ja teema või faili nimi).
   • Konkreetsus- kirjast peaks selguma, MIDA saajalt täpselt nõutakse.
   • Lakoonilisus. See, kes mõtleb selgelt, väljendab seda selgelt ja teie adressaat näeb seda. Seetõttu ei tasu kolmele lehele sätestada, mida võiks kirjutada kolme lausega. Lakooniline äritekst pole kuivus, vaid aja kokkuhoid ja mõtlemise täpsus.
5. Kui teie e -kiri sisaldab mitmeid küsimusi, teemasid või ülesandeid, struktureerige need ja eraldage need. Pidevat "seebivoogu" on raske lugeda ja võite kirja põhiküsimuse vahele jätta.
6. Vastake kirja taotlustele nii täpselt kui võimalik. Vastus taotlusele või ülesandele "Teeme ära!" puudulik. "Me teeme seda selliseks kuupäevaks", "nii paljude päevade jooksul", "pärast sellist ja sellist sündmust" - see on kindlam ja täpsem vastus.
7. Tekstis ei tohi olla vigu! Kirjavead pole hirmutavad, kuid kui kirjutate sõnad igas kirjas valesti, muutub see väga kiiresti märgatavaks ja jätab teie äripartneri kuvandile negatiivse jälje.
8. Ärge kunagi saatke kirja ilma seda, mida olete kirjutanud! Lugege oma vastust ja veenduge, et kõik oleks lühike, täpne, selge, konkreetne ega sisaldaks grammatilisi vigu. Kontrollige, kas kõik nõutavad adressaadid on loetletud, kas need on õigesti väljadele "Saaja" ja "Koopia" paigutatud. Kontrollige grammatilisi vigu.
9. Tsiteeri algse kirja teksti.
10. Täieliku tsitaadiga (kui vastate kogu kirjale tervikuna) kirjutage vastuse tekst kirja algusesse, mitte lõppu!
11. Kui teie vastused on punkthaaval, eraldage tsitaat tühjade ridadega ülal ja all.

Manused

1. Ärge lisage kirjadele EXE-, PIF-, BAT-, COM-, CMD-, SCR -faile - paljud meilikliendid või serverid blokeerivad sellised manused tihedalt ja adressaat ei loe neid kunagi. Pakkige need arhiivi (zip, rar) nagu kesta ja pange sellisel kujul.
2. Kuni 2-3 megabaiti manuste saatmist hoiatamata peetakse normaalseks. Kui soovite saata suuremat manust, kontrollige korrespondendilt, kas selline fail läheb tema serverist läbi või mahub see postkasti.
3. Vältige kahtlase sisuga manuseid: esiteks ei pruugi teie korrespondent teie maitseid jagada, ja teiseks võite tekitada probleeme organisatsioonis, kus kasutatakse posti edastamist, töötavale isikule.

Elektrooniline allkiri

1. Selle kohalolek on kasulik (teie kontaktandmed on saadaval) ja see on hea toon oma professionaalsuse näitamiseks.
2. Allkiri ei tohi ületada 5-6 rida. See peaks sisaldama vähemalt teie ees- ja perekonnanime. Lisaks on soovitav märkida oma telefoninumber, e-posti aadress, ettevõtte nimi ja füüsiline aadress, samuti veebisaidi aadress.
3. Elektroonilise allkirja jaoks on kaks võimalust: omaalgatuslike (oma) kirjade jaoks, millel on täielik allkiri

Ärikirjal peaks olema selge struktuur, mille eelised:

• säästa oma aega ja adressaadi aega;
• garantii kirja lugemisele adressaadi poolt ja selle olemuse õige mõistmine;
• saades arusaadava ja selge vastuse.

Ärikirjade struktuur

Apellatsioonkaebus

See asub kirja "päises" ning sisaldab adressaadi ametikohta ja nime. Ametliku kirjavahetuse puhul peetakse standardiks viidet "Kallis", mis on kirjutatud suure algustähega ja lehe keskel. Ja siis on palju võimalusi, sõltuvalt sellest, mida nad kirjutavad ja kellele. Niisiis, Venemaal on tavaks kandideerida nime ja isanime järgi, lääne ärikultuuriga ettevõtetes - lihtsalt nime järgi. Kui tunnete oma partnerit isiklikult, võite ühendust võtta sel viisil: "Lugupeetud Andrei Petrovitš," kui te ei tea - "Lugupeetud härra Smirnov." Muide, inimese poole pöördudes ei saa sõna "peremees" lühendada "härraks". Ja mitte mingil juhul ei tohiks kirjutada "Lugupeetud härra AP Smirnov". Kas "Andrei Petrovitš" või "härra Smirnov".

Kui te ei kirjuta autoritasule, religioossete konfessioonide esindajatele, erinevate riikide presidentidele ja parlamendiliikmetele, pidage end õnnelikuks. Nende jaoks on olemas ametlikud apellatsioonivalemid ja iga auastme jaoks spetsiaalsed. Enne sellise kirja saatmist kontrollige hoolikalt, kas valitud kaebus vastab adressaadi staatusele. Palju lihtsam on meeles pidada, kuidas sõjaväelastele kirjutada: "Kallis seltsimees kolonel", isegi kui see kolonel on naine. Kuid aadress "Daamid ja härrad" on ilmalik ja seda on parem kasutada, näiteks, kutsumiseks moesalongi avamisele. Kui kutsute äriettekandele - näiteks uued puurimisseadmed -, siis vastavalt väljakujunenud tavale kasutatakse üldist üleskutset "Austatud härrad". Sel juhul pole vahet, et selles organisatsioonis töötavad ka naised.

Näide:

tegevjuhile
OÜ "Concord"
Dobrovolsky P.I.

Kallis Pavel Iljitš!
või
Lugupeetud härra Dobrovolsky!

Preambul

Koostab kirja esimese lõigu, kus on kirjas selle eesmärk, põhjus, mis ajendas teid seda kirjutama. Pärast preambuli lugemist peaks adressaat mõistma kirja olemust. Näiteks: kirjutan teile, et väljendada oma rahulolematust mööbli tootmiseks vajaliku tooraine kvaliteediga, mida teie ettevõte meile tarnib, ja ma vaatan edasi teie tegevust, mille eesmärk on olukorra kiire muutmine paremuse poole ja meile tekitatud kahjude hüvitamine.

Näide: Viimase kuu jooksul, alates jooksva aasta 2. juunist, on igast toorainepartiist 10-15% jäätmed. Neid fakte dokumenteerisid nõuetekohaselt meie ettevõtte spetsialistid. Sellele kirjale on lisatud dokumentide koopiad. Meie ettevõtte kahjud seoses defektsete toorainete kättesaamisega ulatuvad umbes 1 miljoni rublani. Oleme OÜ -ga "Concord" koostööd teinud juba viis aastat ja siiani pole olnud põhjust nuriseda. Sellises olukorras nõuame oma kahjude täielikku hüvitamist. Vajadusel oleme valmis läbi viima tagasilükatud tooraine ühise kontrolli.

Järeldus

See on vajalik lühikokkuvõtteks kirja kirjalikust ja loogilisest lõpetamisest.

Näide: Olen kindel, et saate sellest olukorrast aru ja lähitulevikus naaseb meie koostöö tavapärasele kursile.

Allkiri

Kiri lõpeb adressaadi allkirjaga (ametikoht + täisnimi), millele eelneb standardne viisakas vorm "Lugupidamisega". Võimalikud on ka võimalused: "Lugupidamisega", "Lootusega produktiivsele koostööle", "Tänuga koostöö eest" jne Kirjale alla kirjutades on oluline arvestada adressaadi ja adressaadi auastmega. Tegevjuhile adresseeritud kirjale peab alla kirjutama ka tegevjuht või vähemalt tema asetäitja. Sel juhul peab allkiri vastama selle dekodeerimisele: olukord, kui direktori asetäitja paneb direktori perekonnanime kõrvale kaldkriipsu ja kirjutab alla oma nimega, on vastuvõetamatu.

Näide: Parimate soovidega, Zarya mööblivabriku AD Kiselev peadirektor

P.S

Postscripti (P.S.) - järelsõna kirja lõpus pärast allkirja - kasutatakse ärikirjavahetuses harva. Selle eesmärk on teavitada adressaati olulisest sündmusest, mis juhtus pärast kirja kirjutamist, või edastada talle teavet, mis on kaudselt seotud kirja teemaga.

Näide 1: P.S. Annan teile teada, et 3 tundi tagasi saadud toorainepartii tagasilükkamise protsent on tõusnud 17%-ni!

Näide 2: P.S. Meie tooraine vastuvõtmise osakonna juhataja kohtub teie spetsialistidega teie tehases homme kell 14:00.

Rakendused

Manused on kirja põhiteksti valikuline lisand ja seetõttu koostatakse need eraldi lehtedel - iga manus oma lehel. Nende kirjutamiseks pole reegleid.

Tavalised ärilise kirjavahetuse fraasid

Teated

• Pange tähele, et saadetise hilinemine ... oli tingitud ...
• Teatame, et tehase juhtkond on teinud otsuse ...
• Teatame, et teie ettepanek on vastu võetud.
• Teatame, et meie ...
• Soovime teile teatada, et ...
• Teatame, et kahjuks ei saa me ...

Motiive selgitavate väljendite mudelid (kõige tavalisemad fraasid tavalise ärikirja alguses)

Protokolli järgi ...
• Varakaitse tugevdamiseks ...
• Vastuseks teie soovile ...
• Meie telefonivestluse toetuseks ...
• Meie kokkuleppe toetuseks ...
• Tehnilise abi andmiseks ...
• Raske olukorra tõttu ...
• Seoses ühise tööga ...
• Vastavalt kliendi kirjale ...

Kui autor on juriidiline isik, kantakse toimingud üle:

1. Ainsuse kolmas isik, näiteks:
   • Zarya taim ei pahanda ...
   • Vene-Briti ühisettevõte "Sojuz K" pakub ...
   • Ühistu "Naiiv" garanteerib ...
2. Näiteks kolmanda isiku mitmuses: Zarya tehase juhtkond ja ametiühingukomitee küsivad veenvalt ...
3. Esimene isik mitmuses:
   • Palun ...
   • Kinnitamine ...
   • Anname teada ...

Kui autor on füüsiline isik, kantakse toimingud üle:

1. Ainsuse esimene isik, näiteks:
   • Sulle teadmiseks…
   • Ma palun…
   • Ma teatan teile ...
2. Esimese isiku mitmus, näiteks:
   • Me kiidame heaks ...
   • Saime teie telegrammi kätte ...
   • Palju õnne ...
   • Toetame ...

Taotlus

• Palume teil kontrollida töö edenemist ...
• Palun tegutse…
• Palun esitage toimivusandmed ...

Dokumentide või materiaalsete väärisesemete saatmine

• Saadame masina kokkupaneku joonised ...
• Saadame teile huvipakkuvad dokumendid tähitud postiga ...
• Saadame lepingu meie poolt allkirjastatud ...

Kinnitamine

• Täname teid tellimuse kättesaamise eest ja jätkame selle täitmist ...
• Kinnitame spetsifikatsioonide kättesaamist ...
• Zarya tehas kinnitab seadmete tarnimise tingimused ...

Pakkumine

• Saame teile pakkuda…
• Pakume teile osta ...
• Saame teile soovitada ...

Kutse

• Kutsume teid osalema projekti arutelus ...
• Palun osalege probleemi arutelus ...
• Kutsume teie ettevõtte esindajat külla ...

Ettepanekust (projektist) keeldumine ja tagasilükkamine

• Teie saadetud ehitusprojektide tiitliloendi projekti summas ... ei saa me heaks kiita järgmistel põhjustel.
• Teie ettepanek (projekt) lükati tagasi järgmistel põhjustel ...

Meeldetuletus

• Tuletame meelde, et ühistöö plaani kohaselt peate ...
• Tuletame meelde, et vastavalt ... peate ...
• Tuletame meelde, et teie tasumata makse on ...
• Tuletame meelde, et käsikirja esitamise tähtaeg lõpeb ...

Garantiid

• Garanteerime makse.
• Garanteerime tähtajad.
• Me garanteerime toodete kvaliteedi.

Oma seisukoha tõlgendamine

• Meie pöördumised selles küsimuses ei andnud positiivseid tulemusi.
• Kujundusele pole meil vastuväiteid.
• Me ei saa teile kaupa tarnida ... järgmistel põhjustel: ...

Teise poole tegevuse tõlgendamine

• Selline viivitus võib viia ...
• On täiesti seletamatu, miks teie taim viivitab vormide väljasaatmisega ...
• Teie lubadusi ei peeta.

Lõppsõnad

• Loodame, et meie taotlus rahuldatakse.
• Ootame edasist koostööd.
• Edu soovidega.
• Palume vastusega mitte viivitada.
• Palume teil vabandada vastamisega viivitamise eest (vea pärast).

Ärikirjavahetuse eetika

Äriline kirjavahetus, nagu ka mis tahes muu inimestevahelise suhtluse vorm, põhineb eetiliste reeglite ja normide kogumil, millest peamine on "ÕIGUS JA PARTNERI AUSTAMINE". Isegi kui kirja eesmärk on esitada kaebus, ei tohiks selle tekst sisaldada karme sõnu ja valesid väljendeid, mis võivad teie vastaspoole solvata. Kui hoolitsete oma adressaadi väärikuse säilitamise eest, säilitate seega oma.

• alustage sõnumit keeldumisavaldusega. Kõigepealt tuleb märkida tehtud otsuse motivatsioon ja teha selgeks, et teatud tingimustel on võimalik küsimuse arutamise juurde tagasi pöörduda;
• kehtestada adressaadile küsimuse oodatav tulemus, näiteks: "Ma palun teil uurida ja lahendada probleem positiivselt" või "palun teil see kandidatuur heaks kiita"
• julgustada adressaati otsuse tegemisel kiirustama sõnadega "kiireloomuline", "kohe", "lühema ajaga". Parem on kasutada etiketi valemeid "Ma palun teil vastata enne sellist ja sellist kuupäeva", "Ma palun teid siiralt oma otsusest teavitada"
• vihja adressaadile tema kujuteldavast tähelepanematusest, ebakompetentsusest, sisestades kirja teksti sellise sõnastuse nagu "teen ettepaneku hoolikalt uurida ...".

Ärikirjade saaja jaoks on eetikanormide seisukohast kohustuslikud nõuded järgmised:

• keeldumine vastusvormist, mille korral tagastatakse autorile taotluskiri või ettepanekukiri koos neile postitatud vastusteabega;
• saatva organisatsiooni kiire ja selge vastus. Vastuse hilinemist või selle puudumist võib pidada koostöösoovimatuseks.

Eespool loetletud ärikirjavahetuse eetikanormide järgimine ei nõua teilt edu saavutamist ning muutub aja jooksul lihtsaks ja harjumuspäraseks. Lisaks annab see teile taktitundelise inimese maine ja õpetab isegi, kuidas vastased liitlasteks muuta.

Ärikirjade koostamise üldreeglid

Lisaks struktuurile on pädeva ärikirja teine ​​oluline komponent selle puhas disain.

Infopost

Infopost- see on teenistuskiri, millega teavitatakse adressaati ametliku iseloomuga teabest.

Uudiskirja maht ulatub ühest lõigust mitme leheküljeni.

Uudiskirjad allkirjastab reeglina organisatsiooni juht ja masspostituse korral (näiteks kõikidele ettevõtte klientidele) ei pruugi need üldse käsitsi allkirja sisaldada.

Päring- teenistuskiri, mis saadeti ametliku teabe või dokumentide hankimiseks.

Üldjuhul koostatakse taotluskirjad samamoodi nagu taotluskirjad. Uurimiskirjad allkirjastavad tavaliselt organisatsiooni juht või ametlikult volitatud ametnik.

Taotluskirja tekst peab sisaldama materjalide või teabe esitamise vajaduse põhjendust ja päringu tegelikku avaldust.

Uurimiskiri nõuab vastuskirja.

Vastuskiri

Vastuskiri on teenistuskiri, mis koostatakse vastusena taotluskirjale või taotluskirjale.

Vastus võib olla negatiivne (keeldumiskiri) või positiivne.

Kirjavastuse tekstis tuleks kasutada samu keelefraase ja sõnavara, mida autor kasutas algatuskirjas, tingimusel et taotluskiri on koostatud keeleliselt õigesti.

Te ei tohiks vastuskirja teksti lisada linki saadud kirjale ("Teie kirjale _______ nr .__ ...").

Teave algatuskirja kohta sisaldub kirjavastuse registreerimisnumbris. Kirjast keeldumist on soovitatav alustada keeldumise põhjendusega: "Seoses ...", kuna eitav vastus peab olema põhjendatud, te ei saa taotlusest ilma selgitusteta lihtsalt keelduda.

Kinnituskiri

Kinnituskiri on teenistuskiri, milles adressaat kinnitab varem saavutatud kokkuleppeid, kavatsusi, teabe, dokumentide või muude materjalide saamist jne.

Seda tüüpi kirjade peamine keelevalem on järgmine: "Kinnitame (dokumentide kättesaamine, eelleping, nõusolek ...)".

Eellepingu kinnitamisel kirja tekstis on vaja lühidalt välja tuua selle olemus.

Kui dokumentide kättesaamine kinnitatakse, peaksite need nimetama jne. Kinnituskiri võib lõppeda taotluse, soovi, ettepanekuga.

Nõude kiri

Kaebuskiri on ennetav ärikiri, mille eesmärk on väljendada kaebust või rahulolematust adressaadiga.

Kokkuvõtteks tuleks väljendada konkreetseid soove või ettepanekuid olukorra parandamiseks.

Kirjalik lubadus, kirjalik tõotus

Garantiikirjade eesmärk on anda adressaadile kirjalikud tagatised, et kinnitada autori (lähetava organisatsiooni) teatud lubadusi või tingimusi, kavatsusi või tegevusi, mis ühel või teisel viisil mõjutavad adressaadi huve.

Garantiikirjad on adresseeritud organisatsioonile või üksikisikule. Sõna "garantii" ei pruugi kirja tekstis üldse mainida, sellegipoolest jääb kiri garantiid sisaldavaks dokumendiks.

Garanteeritud võib olla tasu tehtud töö eest, selle valmimise aeg, töö kvaliteet, kauba kvaliteet, selle kohaletoimetamise aeg, tasu saadud toodete eest jne. Need aspektid võivad moodustada terviku sisu kirja või lisada selle teksti osana selle teksti.

Garantiikirjad on rõhutatult juriidilist laadi ja vastavad staatuses lepingulise iseloomuga dokumentidele. Kõige sagedamini väljastatakse makse kinnitamiseks garantiikirjad.

Sellisel juhul on kohustuslik märkida lepingu number ja arve, mille järgi tasumine tuleks teha.

Garantiikirju eristab selgus, täpsus ja sõnastuse ühemõttelisus - kuna me räägime garantiide andmisest adressaadile organisatsiooni või ametniku nimel ja nimel. See peab näitama teostatava toimingu tüüpi.

Sellised kirjad võivad alata avaldusega adressaadile antud garantiide olemuse kohta, näiteks: "Selle kirjaga garanteerin ...".

Muudel juhtudel võib garantiikiri sisaldada avaldust põhjuste kohta, mis põhjustasid autori kavatsuse deklareerida oma valmisolekut anda adressaadile teatud garantiid. Sellisel juhul sõnastatakse vastav lause viimases lauses, näiteks: “Me garanteerime makse” või “Ma garanteerin õigeaegse ja täieliku tasumise”.

Seda tüüpi kirjade eripära on koos finants- või muude küsimuste eest vastutava ametniku allkirjaga koos autori (näiteks organisatsiooni direktori) allkirjaga. Kui garantiikiri saadetakse ostmise, osutatud teenuse jms eest tasumise kohustusena, peab see sisaldama makseorganisatsiooni pangaandmeid.

Garantiikirja võtmefraas võib sisaldada sõnu ja väljendeid:

• Me garanteerime ...
• Me garanteerime, et ...
• Kindlad partnerid tagavad ...
• Palun saatke meie aadressile sularahas (garantii liik) ...
• Garanteerime makse ...
• Käesolevaga garanteerime ...

Kokkuvõte

CV on ärikirja tüüp, mille eesmärk on spetsialisti kõige täielikum ja kasulikum esitlus tööandjale.

CV -d kirjutades peaksite selgelt järgima mitmeid reegleid:

1. Tutvusta end
2. Haridus
3. töökogemus
4. Kas ma pean märkima soovitud tasutaseme?
5. Kas ma pean enda kohta lisateavet andma?
6. Kas vajate isiklikke andmeid?
7. Kohandage oma CV tööandja nõuetega
8. Suhtumine ärireisidesse
9. Soovituste kättesaadavus
10. Saatekiri

Kõigil puhkudel ei ole ega saa olla ühte CV -d, mille saaks kõikidele ettevõtetele muudatusteta saata.

Iga kord peaksite kõigepealt mõtlema, milliseid omadusi uuel töökohal hinnatakse, ja muutma CV -d vastavalt nendele. CV -s esitatud teave peab olema usaldusväärne. Ärge jätke oma CV -sse tühje kohti.

Ja mis kõige tähtsam, CV peaks olema lühike: mitte rohkem kui üks - poolteist lehekülge. Teie oskus sõnastada, kokku võtta on üldkultuuri kõrge taseme näitaja.

Soovitav on foto olemasolu CV -s.

1. Organisatsioonis töötamise fakti ja tingimuste kinnitamine, lühike teave ametikohtade ja täidetud ülesannete kohta (eraisiku soovituskirja puhul näitab see lõik, millise ajavahemiku jooksul ja millises staadiumis kirja autor teab soovitatavat). Kohustuste loend peaks näitama soovitatava isiku kvalifikatsiooni. Kui soovitatud isik oli erinevatel ametikohtadel, näidatakse andmed iga ametiaja kohta ametikohtade ja täidetud ülesannete kohta. Näide: Vladimir Aleksandrovitš Sidorov töötas ettevõttes "Vector" 12. märtsist 1998 kuni 16. märtsini 2002, sealhulgas 12. märtsist 1998 kuni 16. märtsini 2002 - kaubandus- ja ostuosakonna juhatajana, 17. märtsist kuni 25. novembrini, 2002 - sama osakonna tippjuhina. Tema ülesanded juhina seisnesid komponentide tarnimise korraldamises, kõrgema juhina - ettevõtete -komponentide tarnijate ja tootmise vahelise suhtluse korraldamises.
2. Organisatsioonitöö ajal soovitatud ja saavutatud edu professionaalsete, äri- ja isikuomaduste lühikirjeldus. Peaksite loobuma sellistest üldsõnadest nagu usaldusväärne, pädev, kohusetundlik jne. kui tasemealased teadmised ja raske töö põhiülesannete täitmisel, võime tulla toime mittestandardsete ülesannetega, leidlikkus, algatusvõime, õpitavus, võime kohaneda erinevates olukordades, emotsionaalne stabiilsus, juhtimisomadused. Siin saate anda ligikaudse võrdluse oma kolleegide tööga soovitatud tööst, näitavad kõige olulisemad saavutused, tema isiklikult välja töötatud ja ellu viidud projektid. Näide:Õppisin iseseisvalt tarkvara, pidasin iseseisvalt ja edukalt äriläbirääkimisi, juhendasin tõhusalt alluvaid jne.
3. Töökoha vahetamise põhjused (organisatsioonist lahkumine, teise kohta kolimine). See võib olla muutus organisatsiooni profiilis, üksuse sulgemine, personalimuudatused organisatsioonis, elukoha vahetus jne.
4. Järeldused. Lühike ja konkreetne hinnang soovitatud isiku pädevusele, äriomadustele, tema loomingulisele potentsiaalile ja karjäärivõimalustele. Soovitused konkreetse ametikoha või ametikohtade täitmiseks (mõnel juhul on soovitav märkida, millisel määral soovitate inimest soovitud ametikohale: tingimusteta, tugevalt, teatud reservatsioonidega te ei soovita). Näide: Vladimir Aleksandrovitš Sidorov valdab vabalt tehnoloogiat ... (omab laialdasi kogemusi serveritarkvaraga ... või ... oskab iseseisvalt töötada äriklientidega ... jne). Usun, et hr Sidorov saab tõhusalt täita osakonnajuhataja ülesandeid, töötades osakonnajuhataja, keskastme ettevõtte andmetöötlusosakonna juhataja asetäitja ametikohtadel.
5. Kirjale alla kirjutanud isiku kontaktandmed. See punkt on eriti oluline üksikisikute kirjutatud soovituskirjade puhul, kuna on võimalik, et uus tööandja soovitab pärast soovituskirja lugemist mõningaid üksikasju selgitada.

Pressiteade

Pressiteade on meediale mõeldud teabesõnum, mille ülesanne on juhtida tähelepanu kindlale sündmusele (toimunud või eelseisvale), et maksimeerida selle sündmuse kajastamist meedias.

Pressiteateid koostavad ja saadavad ettevõtete ja organisatsioonide pressiteenistused ning neil on teatavad kirjutamisreeglid:

• dokumendi pealkiri peab sisaldama sõna "Pressiteade" ja selle levitamise kuupäeva;
• pressiteate pealkiri peaks võimalikult selgelt kajastama selle teemat, infosõnumi sõnumit;
• pressiteate pealkirja olemuse saab üksikasjalikumalt avaldada alapealkirjas (selle olemasolu on siiski vabatahtlik);
• pressiteate esimene lõik peab sisaldama järgmist teavet: mis, kus ja millal juhtus (juhtub);
• pressiteate maht ei tohiks ületada poolteist lehekülge masinakirjas. Sellisel juhul on soovitatav piirduda ühe lehega, sealhulgas organisatsiooni kirjaplangi allkirja ning päiste ja jalustega;
• pressiteade võib sisaldada tsitaate uudiste tegijatelt - organisatsiooni vastutavatelt esinejatelt;
• pressiteade koostatakse organisatsiooni kirjaplangil;
• pressiteate allkiri peab sisaldama selle kontaktisiku täisnime, kes saab pressiteate teema kohta lisateavet anda, ja tema kontaktandmeid: telefon (soovitavalt mobiil), e-post, ICQ-number.

Õnnitluskiri

Formaat „Õnnitleme” kuulub isikliku ärikirjavahetuse kategooriasse.

See on koostatud õnnitlusplangile või postkaardile ning selle koostamisel saab ja peaks loov lähenemine olema. See kehtib nii kirja teksti kui ka selle kujunduse kohta.

Õnnitlused võivad olla isiklikud (palju õnne sünnipäevaks) või massilised (näiteks head uut aastat).

Esimesel juhul peab aadress adressaadile olema isiklik - nime ja isanime järgi; teisel juhul võib see olla üldine, näiteks "Kallid sõbrad!".

Veelgi enam, mõlemal juhul peab saatja õnnitlusele isiklikult alla kirjutama (mass õnnitluste saatmisel kasutatakse faksi).

Isiklikud õnnitlused

Mass õnnitlused

Kutse

Vorm "Kutse" kuulub isikliku ärikirjavahetuse kategooriasse.

See on koostatud ametlikul kirjaplangil või postkaardil ja selle eesmärk on teatada adressaadile teatavatest pidulikest sündmustest, kuhu ta on kutsutud.

Kutse peab tingimata sisaldama teavet sündmuse koha ja aja kohta, samuti selle nime.

Kutsel peab olema märgitud vastuvõetav riietumiskood (näiteks must ja lips), samuti isikute arv, kellele see kutse kehtib.

Reeglina on kutse isikliku iseloomuga, kuid massiürituste ajal võib see olla isikupäratu.

Isiklik kutse

Hulgikutse

Tänukiri

"Tänulikkuse" vorming kuulub isikliku ärikirjavahetuse kategooriasse ja on suunatud adressaadile tänu avaldamiseks.

Reeglina kirjutatakse tänulikkus organisatsiooni ametlikule kirjaplangile, kuid seda saab väljastada postkaardina.

Tänukirja tekst on kirjutatud lakoonilises, sõbralikult ametlikus stiilis, viidates sündmusele, mis ajendas saatjat adressaadile tänu avaldama. Soovi korral võib loetleda ka teisi adressaadi teeneid Tänulikkust tõendab saatja isiklik allkiri ja mõnel juhul ka organisatsiooni pitsat.

Näide: Suurbritannia peaministri teade NSV Liidu Rahvakomissaride Nõukogu esimehele (25. aprill 1942) „Olen ​​teile väga tänulik 23. aprilli sõnumi eest. Kindlasti tervitame härra Molotovi külaskäiku, millega olen kindel, et saame teha palju kasulikku tööd. Mul on väga hea meel, et leiate, et saate lubada selle visiidi, mis on kindlasti väga väärtuslik. "

Kaastundekiri

Formaat „Kaastunne” kuulub isikliku ärikirjavahetuse kategooriasse ja selle eesmärk on väljendada adressaadile empaatiat ja toetust mõne muu kurva sündmuse või kaotuse suhtes.

Kaastundeavalduse kirjutamisel on väga oluline valida õiged siirad sõnad, mis võivad adressaati tema leinas tõesti toetada.

Samal ajal on oluline väljendada oma tundeid ja tundeid juhtunu kohta.

Kaastunne koostatakse diskreetses, korrektses stiilis ametlikul kirjaplangil või spetsiaalsel postkaardil ja kinnitatakse saatja isikliku allkirjaga.

Ärikiri- dokument, mida kasutatakse suhtlemiseks, teabe edastamiseks kahe korrespondendi vahel, kes võivad olla nii juriidilised kui ka üksikisikud.

Juht või juhtimisspetsialist peab oma töö iseloomu tõttu kirjutama palju ärikirju.

Ärikirjad sisaldavad iseloomustusi, CV -sid, soovituskirju, meeldetuletus- ja tänukirju, kirju - kutseid vestlusele või esitlusele, keeldumiskirju, hagiavaldusi, kaebusi jne.

Kuidas ärikirja õigesti kirjutada

• ärikirjapaber peaks olema kvaliteetne, täiesti puhas, korralikult lõigatud;
• on soovitav, et ärikirja vormil oleks organisatsiooni logo, selle täisnimi, posti- ja telegraafiaadress, telefon, faks, e-posti aadress ja pangaandmed;
• ametlikud ärikirjad on trükitud lehe esiküljele ilma plekita; kõik lehed peale esimese on nummerdatud araabia numbritega;
• lehe vasakul küljel oleva veerise laius peab olema vähemalt 2 cm, lõik algab punase joonega, mille taane on viie intervalliga joone vasakust servast; tekst trükitakse pooleteise kuni kahe intervalliga; soovitav on vältida sõnade sidekriipsutamist;
• ärikirja paremasse ülanurka saatva organisatsiooni aadressi alla pannakse kuupäev, soovitavalt täies mahus (näiteks 2. jaanuar 2007);
• lehe vasakule küljele on kinnitatud organisatsiooni nimi või selle isiku perekonnanimi ja aadress, kellele ärikiri saadetakse;
• alla, joone servast või lehe keskele kirjutatakse viisakas aadress; näiteks "Kallis Ivan Ivanovitš"; pärast aadressi on vaja koma, kuid sageli pannakse hüüumärk, et alustada järgmist fraasi punase joonega ja suure algustähega;
• ärikiri lõpeb tänusõnadega koostöö eest ja lootuste avaldamisega selle jätkumisele;
• allkiri pannakse lehe paremale küljele, viisakuse lõpplause järel, näiteks "Lugupidamisega ...", trükitakse allkirjastaja perekonnanimi tema käsitsi kirjutatud allkirja alla;
• resolutsioonid igat tüüpi sissetuleva kirjavahetuse kohta tuleks teha pliiatsiga või eraldi lehtedel; ärikiri volditakse tekstiga sissepoole ja olulisemaid ärikirju ei voldita, mille jaoks need saadetakse suurtes paksudes ümbrikes;
• telegraafitaotlusele tuleks vastata 3 päeva jooksul, ärikirjale - 10; kui taotlus nõuab üksikasjalikku kaalumist, peaksite kolme päeva jooksul teavitama ärikirja arvestamisest ja andma lõpliku vastuse 30 päeva jooksul.

• mõtlemise täpsus ja selgus - lühikesed sõnad, lühikesed fraasid, lühikesed lõigud
• teksti maksimaalne juurdepääsetavus mõistmiseks, lihtsate fraaside kasutamine, mis väljendavad olemust täpselt ja üheselt
• kirjaoskus
• korrektsus

Kõik allpool toodud põhireeglid on peamiselt seotud ärilise kirjavahetusega teie partnerite, kolleegide, klientide ja esinejatega. Nende kasutamine isiklikus kirjavahetuses on kõigi isiklik asi. Kuid nende reeglite järgimine isiklikus kirjavahetuses loob sinust ainult hea mulje.

Ärimeili eetika

Kui te äkki ei taha edasi lugeda, piirduge vähemalt järgmiste põhireeglitega:

• Kasutage vastamisel nuppu „Vasta kõigile”. See säilitab esialgse e -kirja saajate koopiad, nii et teie vastus ei möödu. Soovitan tungivalt peita liidese seadetes nupp "Vasta". Vajadusel saate soovimatud adressaadid "käsitsi" eemaldada.
• Ärge jätke välja "Teema" tühjaks. Inimesed, kellega suhtlete, võivad saada sadu e -kirju päevas ning nad kasutavad seda välja, et kiiresti hinnata e -kirja olulisust ja sisu.
• Tsiteeri tähti.Ärge alustage vastust uue kirjaga, klõpsake saabunud kirja juures nuppu "Vasta kõigile" ja ärge keelake e -posti kliendi seadetes vastuste ja edastuste tsiteerimisfunktsiooni.
• Kui see on täielikult viidatud(kui vastate kogu kirjale tervikuna) kirjutage vastuse tekst kirja algusesse, mitte lõppu.

JÄTKAME?

Kirjade vastuvõtmine

1. Saadud kirju tuleks lugeda. Kui saite kirja, tähendab see, et keegi saatis selle mingil põhjusel (loomulikult ei arvestata siin rämpspostiga). Kui inimesel on tähed lugemata märgitud ja need on vanemad kui üks päev, ei tea ta, kuidas postiga töötada. See on aga andestatav, kui:
   • inimene suri või äkki haigestus;
   • postiga töötamine ei kuulu tema ametikohustuste hulka (siis ei vaja ta ärimeili).
2. Kui te pole haldur, kontrollige oma posti vähemalt 2 korda päevas: hommikul ja pärastlõunal. Kui te ei vasta tootmise küsimusele, võib see takistada teiste inimeste tööd ja viivitada probleemide lahendamisega.
3. Kui olete haldur, peaks teie tööpäev algama e -posti kliendi käivitamisega, mis ei laadi kogu päeva tühjaks ja kontrollib teie kirju automaatselt. Seadistage posti automaatne kohaletoimetamine / vastuvõtmine vähemalt iga 10 minuti järel (eelistatavalt 1-3 minuti jooksul).
4. Olete saanud kirja. Kui olete väga hõivatud, hinnake kohe, kellelt see pärineb, teema ja vaadake seda läbi silmade - see aitab teil kiiresti otsustada, kas kiri nõuab kiiret reageerimist või võib natuke oodata.
5. Kui saate, siis vastake kohe. See on lihtsaim ja tõhusaim viis oma äri liigutamiseks ja e -posti ummistuste vältimiseks.
6. Kui mõistate, et te ei saa 24 tunni jooksul vastata, on parem kohe kirjutada "vastan paari päeva jooksul" või vähemalt "vastan natuke hiljem".

Väljad, Cc, Bcc

1. Pidage meeles, et seal on väljad "To", "CC" ja "BCC". Teie edasised toimingud (ja kirjavahetuspartnerite toimingud) sõltuvad neist kirja saamisel:
   • “Saaja” - kiri ja selles sisalduv teave või küsimused on adresseeritud otse adressaadile. Kui saadate küsimuse, ootate vastust väljalt "To" määratud adressaadilt. Kui olete vastuvõtja, peate vastama.
   • „CC” („koopia”) - koopiates seisvad adressaadid saavad teadmiseks „märkme” kirja või kutsutakse tunnistajaks. Koopiate saaja ei tohiks kirjale üldiselt vastata; pealegi peetakse viisakuseks alustada fraasiga „vabandust sekkuda“, kui selline vajadus on olemas.
   • "BCC" ("pime koopia") on väli palee intriigide jaoks. Kui määrate sellel väljal adressaadi, saadate talle salaja selle kirja: peamine adressaat või koopiate saajad ei saa teada sellele isikule kirja saatmise tõsiasjast. Seda kasutatakse ka masspostitamiseks, nii et kõik adressaadid ei tea teie aadressiraamatut.
2. Kasutage vastamisel nuppu „Vasta kõigile”. See säilitab esialgse e -kirja saajate koopiad ja teie vastus ei lähe neist mööda.
3. ÄRGE eemaldage kirja koopiatest korrespondendi poolt sinna lisatud inimesi. Kui soovite midagi isiklikku vastata, et teised korrespondendid teie vastust ei saaks, kustutage koopiatest kõik, välja arvatud see, kes kirja kirjutas (jah, me ei kasuta kunagi nuppu Vasta).
4. Kui saadetud kirja väljal „To” on rohkem kui kaks adressaati, tähendab see, et mõlemad kirjasaatjad või kumbki neist peavad vastama. Arvestage, et mõlemad peavad vastama - kui kiri on adresseeritud teile ja kellelegi teisele, vastake ka teile (isegi kui see on vastus nagu „See küsimus pole kindlasti minu jaoks, vastagu selline ja selline”).
5. Omakorda on tungivalt soovitatav, et te ei sisaldaks väljale "Saaja" rohkem kui ühte adressaati. Kahele saadetud kirja puhul ei saa te vastust kummagi käest, kuna kumbki arvab, et teine ​​vastab. Mitte igaüks pole seda artiklit lugenud.
6. Privaatsõnumite edastamine meililistile ilma korrespondentide nõusolekuta on ebaeetiline!

Teema väli

1. Ärge jätke seda tühjaks.
2. Kirja teema peaks olema lühike, kuid peegeldama kirja põhisisu. Pealkirjad nagu "Küsimus", "Tere!" või tühjad pealkirjad annavad teile algajale, kellel puuduvad põhilised ärikirjutamisoskused.
3. Kui vastate ühele mitmest erineva teemarealiga e -kirjale, vastake õigetele. Vastake kirjale teemal "Kohtumine teisipäeval, 18.04" koosoleku kohta ja kirjale "Materjalid trükkimiseks" trükimaterjalide kohta. Selle põhjuseks on varasema kirjavahetuse tsiteerimine (vt allpool jaotist "Kirjade kirjutamine").
4. Kui peate perioodiliselt saatma e-kirju, näiteks iganädalasi aruandeid, proovige hoida päis konstantsena või vähemalt osa sellest peaks olema konstantne, et adressaat saaks seadistada automaatsed reeglid sellise kirja sortimiseks.

Kirjutamise tähtsus

1. Kui kiri sisaldab teavet kiireloomuliste muudatuste, lepingu teksti või muu teabe kohta, millele peate kõigepealt tähelepanu pöörama - kasutage "kõrget" tähtsust, toob see kirja kaustas "Saabunud" esile.
2. Ärge kasutage "kõrget" tähtsust asjata - "valjud" inimesed on tüütud, olge tagasihoidlikumad.
3. Märkige ärikorrespondendile isiklik kiri või naljaka pildi või lingiga kiri, mille tähtsus on "madal".

Kirjade kirjutamine (vastused)

1. Alustage tervitusega, see on viisakas. "Tere gria!" viitab sellele, et olete liiga laisk, et kirjutada inimese nimi. Isegi lihtsalt "Andrey!" või "Tere pärastlõunast!" üsna viisakas ja piisavalt.
2. Rääkige inimesega samas keeles. See kehtib mitte ainult vene / inglise keele, vaid ka teksti vormi kohta. Kui saite ametliku kirja, on mitteametlik vastus sellele vastustaja suhtes lugupidamatu ja teie enda madala kultuuri demonstreerimine. Ametlik vastus mitteametlikule apellatsioonkaebusele on kas üleskutse järgida eeskirju või seda nõuavad lihtsalt ettevõtte reeglid.
3. Püüa alati vastata kirjavahetuse ahela viimasele kirjale, mitte mõnele vahepealsele.
4. Ne ispolzuyte translit välja arvatud juhtudel, kui saadetakse kirju tingimustest, kus teksti on raske teisiti trükkida (näiteks mobiiltelefonist või arvutist, millel pole vene klaviatuuri paigutust).
5. Kui teie meiliklient ei toeta vene keelt või rikub kodeeringuid, lisage vastuse tekst manusega.
6. Ärikiri peaks olema täpne, lühike ja konkreetne:
   • Täpsus - lisage täpne teave, millele viitate (teise kirja kuupäev ja teema, koosoleku kuupäev, koosoleku päevakorrapunkt, faili nimi, link dokumendile veebis jne).
   • Lakooniline - mõned panid kolme leheküljega paika, mida võiks kirjutada kolme lausega. See, kes mõtleb selgelt, ütleb selgelt ja teie korrespondent näeb seda.
   • Spetsiifilisus - kirjast peaks selguma, MIDA täpselt adressaadilt nõutakse, milliseid toiminguid ta temalt soovib.
7. Ärikirjavahetus ei ole koht epistolaarsete harjutuste tegemiseks ega emotsioonide väljendamise koht. Selleks on foorumid, jututoad ja muud elektroonilise inimestevahelise suhtluse vahendid. Lakooniline äritekst pole kuivus, vaid aja kokkuhoid ja mõtlemise täpsus.
8. Kui kiri sisaldab mitmeid küsimusi, teemasid või ülesandeid, struktureerige need ja eraldage need nummerdusega või ilma. Pidevat “mõttevoogu” on raske lugeda ja kirja põhipunktist on lihtne mööda vaadata. Pealegi kipuvad mõned inimesed kohe prügikasti saatma halvasti struktureeritud kirja (kuigi see on ilmselt äärmuslus).
9. Pidage meeles, et vastus taotlusele või ülesandele "Teeme ära!" puudulik. "Me teeme seda selliseks kuupäevaks", "nii paljude päevade jooksul", "pärast sellist ja sellist sündmust" - need on kindlamad ja täpsemad vastused.
10. Kui kiri on sõnastatud nii, et sellele saab vastata lihtsalt "ok", siis saab vastuse tõenäoliselt palju kiiremini kätte. Näiteks kui teil on mitu valikut, mida teha, soovitage vaikeseadet.
11. Tekstis ei tohi olla vigu. Silmamunad mitte hirmutav, kuid kui kirjutate ja kirjutate sõna igas kirjas valesti, muutub see väga kiiresti märgatavaks ja teie "kolm" vene keeles miinusega muutuvad ilmselgeks (samuti spekulatiivsed edasised järeldused teie üldise haridustaseme ja kultuuri kohta) .
12. Püüa mitte kasutada kirja html -vormingut. Kahjuks on selline tähtede kirjutamise formaat Outlookis vaikimisi, kuid selle kasutamisel, eriti tsiteerides (vastates ja edastades), tekib palju küsimusi.
13. Kui saite e-kirja html-vormingus, ÄRGE muutke seda lihttekstiliseks, see rikub saatja teabe tajumise teie vastuse saamisel. Mida olulisem on teie korrespondent teile, seda olulisem on säilitada tema adekvaatne taju. Saate hakkama oma vastuste esiletõstmisega html -tsitaatides värviga või html -vorminduspaneeli nupuga "Vähenda taanet" (kuigi on mõningaid kapriisseid nüansse).
14. Tsiteeri algse kirja teksti. Mis te arvate, mida see tähendaks? Ma ei tea ka: Saaja: AIST - loominguline lind Teema: Re: Re: Re: Küsimus OK! Vasya
15. Ärge kunagi muutke tsiteerides teise inimese teksti! See on omamoodi kirja võltsimine.
16. Täieliku tsiteerimisega (kui vastate kogu kirjale tervikuna) kirjutage vastuse tekst kirja algusesse, mitte lõppu.
17. Kui vastate täppidele jutumärkide abil, eraldage tsitaat tühjade ridadega ÜLES JA ALA ning kasutage lausete alguses suurtähti. Proovige vastuseid leida siit:> soovitame logo asendada lisatud logoga,> kuna see väga värvikas taust ei leidnud manusest logo> parandage pealdist - "kala" asemel peaksite kirjutama "ori"! > muidu mõistetakse meid valesti, pealdist parandati, vabandust> ja viimast ...

    Tamara Vorotyntseva - koolitusfirma "BUSINESS PARTNER" (Moskva) arendusdirektor. Praktiseeriv ärikoolitaja, raamatu "Personalikoolitussüsteemi loomine" ning Venemaa, Kasahstani ja Ukraina äriväljaannete publikatsioonide autor. Interneti meililistide looja: "E-kirjavahetus äris" serveris subscribe.ru! Raamat on praktiline juhend ärimeestele, kes suhtlevad aktiivselt klientide ja partneritega. See esitab vahendid, mis aitavad muuta elektroonilise suhtluse tõhusaks, ajaliselt ja tulemuste poolest optimaalseks, võimalikult lähedaseks kaasaegses äriringkonnas vastu võetud normidele ja reeglitele. Autor annab praktilisi nõuandeid, illustreerib oma tähelepanekuid juhtumitega elust ja teeb põhjendatud järeldusi. Raamatu tekst on rikas äratuntavate näidete poolest tõelisest ärikirjavahetusest. Autor jagab oma tähelepanekuid, tehnikaid, "nippe", mis võivad oluliselt mõjutada ärimeili tõhusust ja tulemuslikkust. Kui olete äriinimene ja teil on oluline kirjutada kiiresti, lühidalt, asjatundlikult, kooskõlas hea äristiili reeglitega, saab sellest raamatust teie usaldusväärne abiline.

    Raamat:

    Töötades väljadega "Saaja" ("Saaja"), "Koopia" ("Koopia"), "Pimekoopia" ("Pimekoopia"), pidage meeles, et see on e -kirja oluline osa, mis mõjutab kirjavahetuse edasisi toiminguid osalejad.

    "Sellele"). See väli sisaldab adressaadi aadressi, kellele kiri on otse adresseeritud, ja selles sisalduvat teavet. Kirja autor ootab vastust põhisaajalt. Kui sellel väljal on kaks adressaati, siis ootab kirja autor vastust igaühelt või ühelt (pidage seda meeles, kui teie nimi on adressaatide loendis). Samal ajal (kui olete saatja) pidage meeles, et väljale „To” („To”) ei ole soovitatav lisada rohkem kui ühte adressaati. Mitmele adressaadile saadetud kirja puhul ei pruugi te saada üht vastust, sest kõik arvavad, et teine ​​vastab.

    
    

    Kui kiri on adresseeritud teile, kuid sisaldab koopias teisi adressaate, kasutage vastamisel kindlasti nuppu "Vasta kõigile"! See säästab kirjavahetuse algataja märgitud adressaatide ringi.

    "Kopeeri" ("Ss"). V Sisestage sellele väljale adressaatide aadressid, kes teie arvates peaksid olema teadlikud selleteemalisest kirjavahetusest. Need adressaadid saavad teavet ainult "teadmiseks". Koopia saaja ei pea tavaliselt kirjale vastama, kuid saab seda vajadusel teha.

    
    

    MÄRGE. SEE ON TÄHTIS!

    Kui teie nimi on väljal "Cc" ("Cc"), siis pidage kirjavahetust alustades meeles, et on olukordi, kus on äärmiselt oluline olla viisakas. Kasutage fraase: „Lubage mul aruteluga liituda” või „Lubage mul teie vestlusega liituda” või „Las ma ütlen teile oma arvamuse”.

    "Pimekoopia" ("Pimekoopia"). Seda välja on mõnes ettevõttes keelatud kasutada, kuna see on vahend, mis on vastuolus suhtlemise eetiliste standarditega. Selle välja eesmärk on kutsuda adressaat "salajaseks tunnistajaks".

    Kui teie äripraktikas on tavaks seda välja oma töös kasutada, kaaluge järgmist. Pimekoopia saaja jääb peamisele adressaadile ja CC adressaatidele nähtamatuks. Mõnikord ei ole saatjal ja "salajasel adressaadil" kohatu eelkokkulepe (või hilisem teave) selle teabemeetodi põhjuse ja eesmärgi kohta.

    
    

    MÄRGE. SEE ON TÄHTIS!

    "Peidetud" adressaat ei tohiks kategooriliselt sellest väljast kirjavahetust alustada.

    Viimastel aastakümnetel on ärikirjavahetus e-posti teel saavutanud tohutu populaarsuse ja sellest on saanud üks peamisi ärisuhtlusviise. Täna on raske leida sellist inimest, kes ei kasutaks inimestevahelise suhtlemise praktikas e-posti. Sellest hoolimata esitavad paljud täna küsimuse: kas siis järgitakse kõiki reegleid? Kuidas jätta pädeva kirja abil saatjast hea mulje?

    Selles artiklis kirjeldatakse e-posti teel toimuva kirjavahetuse reegleid ja artiklis esitatud praktilised näpunäited aitavad teil õiget ärisuhtlust meilide koostamisel õppida.

    Paljud inimesed alustavad oma päeva sellega, et kontrollivad oma postkastist uusi sõnumeid. Kuid kahjuks, hoolimata selle teabevahetusmeetodi levimusest, ei tea paljud, kuidas ärikirjavahetuse keelt õigesti kasutada, pidades e -kirju mitteametlikuks suhtlusviisiks.

    Kättetoimetamise kiiruse tõttu lihtsustab see oluliste ametlike dokumentide, vormide, avalduste vahetamist, kuid isegi siin eksivad inimesed kirjade saatmisel. Sageli juhtub, et mis tahes failide vahetamisel e-kirja koostamisel ei koosta adressaadid mingil põhjusel kaasnevaid visandeid ega sisesta teemat, mis võib adressaatide töö keerulisemaks muuta. Selle artikli eesmärk on vastata küsimusele: kuidas saata e -kiri ja järgida kõiki ärilise kirjaliku suhtluse reegleid e -posti teel?

    E -kirjade koostamisel tuleb täita kõik väljad

    Ärimeili reeglid kohustavad kirja saatjat täitma kõik e-kirjas toodud väljad, näiteks kirja saaja ja saatja aadress ja nimi. Kirjeldada tuleb teemat, mis kirjeldab lühidalt saadetava kirja olemust. Väga sageli sõltub saadetud kirja saatus ja selles märgitud probleemi lahendamise kiirus õigesti kirjeldatud teemast. Ärimeil peaks algama tervitusega - see lihtne lugupidamine saaja vastu on kirjavahetuses väga oluline. Tervitusele peaks järgnema tekst, mida nimetatakse "kirja kehaks", ja lõppu jäetakse allkiri, näiteks "Lugupidamisega, Brisov Petr Ivanovitš".

    Tervitused ärikirjavahetuses

    Sellele punktile tasub veelgi keskenduda, sest lugupidamisžest on ärisuhtluse mis tahes aspektis väga oluline. Optimaalne tervituslause on "Tere pärastlõunal" või "Tere". Ärilise kirjavahetuse pidamine e-posti teel piirab saatja fraaside "Tere õhtust" või "Tere hommikust" kasutamist, kuna adressaat võib kirja lugeda palju hiljem kui see laekus. Samuti pole õige kasutada tervitustes kasutatavaid levinud väljendeid

    Pärast tervitussõna või fraasi peaksite adressaadiga nime ja isanime järgi ühendust võtma ning kui nimi pole saatjale teada, võite selle hetke vahele jätta. Pärast seda võite liikuda edasi kirja eesmärgi määratlemise juurde.

    Manustatud failid ettevõtte e -kirjavahetuses

    Kui kirja peamine eesmärk ei ole ainult kirjalik jutustus ja teema olemuse esitamine, vaid ka faili saatmine, siis on parem esmalt saata saadetav objekt. Sageli juhtub, et paljud saatjad unustavad tähelepanematuse tõttu pärast probleemi põhiolemuse kirja sisusse vajaliku manuse lisamist. Selline hooletus võib ärikirja saatja ärilist mainet negatiivselt mõjutada.

    

    E -posti aadress peab olema äratuntav ja lühike

    Ettevõtte e-posti reeglid kohustavad saatjat omama äratuntavat e-posti nime, mis peab sisaldama tõepärast teavet saatja nime kohta. Ametlikud kirjad ja pöördumised tunduvad väga arusaamatud ja tobedad, kui e-posti aadressile on märgitud mitteametlikud väljendid või sõnad, näiteks e-posti aadress "limon_petya". Täiskasvanu jaoks tundub see väga ebaväärikas. Ärilise kirjavahetuse jaoks on kõige parem luua eraldi e -kiri ja järgida ärimeili etiketti.

    Kiirvastamise (vastuse) funktsiooni kasutamine varem vastuvõetud meilidele vastamiseks

    Funktsioon Reply or Response (lühendatult Re :) aitab kasutajal kiiresti reageerida saatja varem saadetud sõnumitele. Sellel funktsioonil on ka universaalne võime lugeda eelnevat kirjavahetust vestluspartneriga antud teemal. Kuid ärikirjavahetuse reeglid e-posti teel kohustavad saatjat ärikirja teema ümber nimetama, kui arutelu olemust kirjavahetuse käigus muudetakse.

    Õigekirja ja kirjavahemärkide korrektuur tuleks teha enne ärikirja saatmist

    E-post lihtsustab teabevahetust, kuid ärilise kirjavahetuse ajal ei tohiks unustada vene keele reegleid, sest hooletult tehtud viga võib mõjutada saatja usaldusväärsust. Enne kirja saatmist peaksite teksti mitu korda üle vaatama ja kontrollima, kas selles pole offograafilisi ja kirjavahemärke. Paljudel e -posti klientidel on õigekirjakontrolli funktsioon, seega peaksite tähelepanu pöörama punase joonega allajoonitud sõnadele. Kui teil on õigekirja osas kahtlusi, peaksite otsima abi Internetist või kontrollima õigekirja õigekirja sõnaraamatu abil.

    

    Sihtväli tuleb täita viimasena

    Lõpetamata või muutmata kirjade saatmise vältimiseks tuleks ärikirja saaja aadress sisestada viimasel hetkel enne saatmist. See reegel on ka osa ärimeilide kirjavahetuse põhitõdedest. Juhtub, et adressaadi välja täitmisel võib e-kiri pakkuda varem kasutatud adressaatide loendit, siin peaksite ka oma tähelepanu suunama, et mitte ekslikult saata koostatud ärikiri kolmandale osapoolele.

    Ärikirja struktureerimine

    Teksti struktureerimise reeglid ei kehti mitte ainult paberkandjate, vaid ka e-posti teel toimuva kirjavahetuse reeglite kohta. Saajal ei ole alati mugav kuvari ekraanilt tähtede teksti suurtes kogustes lugeda. Selle punkti lihtsustamiseks peaksite teksti jagama loogiliselt moodustatud väikesteks lõikudeks ja vältima ärikirjade teksti kirjutamisel keerulisi lauseid. Ärikirja ühe lause optimaalne pikkus ei tohiks olla pikem kui viisteist sõna.

    Ärikirja olemus tuleks sisuliselt välja tuua

    Lisaks ärikirja täpsustatud teemale peaks saajat huvitama ka põhiteksti selgelt sõnastatud esimene ja teine ​​lause. Saatja ülesanne on märkida kirja alguses probleemi või küsimuse olemus, millega ta adressaadile pöördub. Esimene lause peaks näitama ärikirja saatmise eesmärki. Näide: „Teatame, et 01.02.2017 lepingust nr 45„ Puistematerjalide tarnimise kohta “tuleneva kohustuse tingimused on lõppemas. Lepingu pikendamiseks peaksite esitama korduva dokumentide paketi. " Tänu määratud eesmärgile on saajal võimalus süveneda ärikirja põhiideesse. Kui kirja tekst on liiga suur, on parem kasutada objekti lisamise funktsiooni manusena tekstidokumendi kujul, kuid samal ajal koos tekstiväljaga peaksite jätma kaasas oleva visandi, mis valgustab ärikiri. Näide: „Saadame teile Mak-Stroy LLC kirja elektroonilise koopia läbivaatamiseks. Palume Teil enne kirjas märgitud tähtaega teatada meile oma otsusest 02.01.2017 "Puistematerjalide tarnimise kohta" lepingu nr 45 pikendamise kohta. "

    Igale ettevõtte e -kirjale tuleb vastata

    Ärilise kirjavahetuse kohta on negatiivseid näiteid, kui adressaat ignoreerib ärikirja mingil põhjusel. Mõnikord võib tõesti esineda juhtumeid, kus teatud olukordade tõttu ei saa vastust anda, näiteks võib probleemi lahendamiseks kuluda mitu päeva või kui saaja on mõelnud ega saa kohe esitatud küsimusele vastata. Sel juhul tuleks sel teemal anda lühikommentaar, näiteks „Tere, Petr Ivanovitš. Sain teie kirja kätte, kuid täna on mul raske vastata, kuna pean konsulteerima kõrgema juhtkonnaga. Ma teatan teie probleemist meie ettevõtte tegevjuhile ja annan nädala lõpuks ametliku vastuse. Lugupidamisega teie, müügiosakonna juhataja Belov Ivan Gennadievich ".

    

    Tasub meeles pidada, et kui vastust ei antud kolme tööpäeva jooksul, siis võib ärikirja saaja vaikimise fakti hinnata kui saatja eiramist ja suhtlemisest keeldumist.

    Vastuskirjade koostamisel peaksite vastama kõigile esitatud küsimustele

    Kui adressaadile saadetud kiri on oma olemuselt küsitav, siis peaksite kirja koostamisel andma küsimustele vastused järjekorras, mis on ärikirja laekunud tekstis. Kui küsimusi on küsitud, loodab saatja neile konkreetsed vastused saada. Kirja koostamisel ei tohiks vastuseid nummerdada, peate lihtsalt mõtte järjekorras välja ütlema. Kõigile esitatud küsimustele vastamiseks peate esmalt saadud ärikirja mitu korda uuesti läbi lugema ja kui küsimusi on liiga palju, siis on parem need eraldi välja kirjutada, et mitte vahele jääda. Kui mõnele esitatud küsimusele on võimatu vastata, tasub märkida, et praegu ei saa mingil põhjusel vastust anda.

    

    Ärge kasutage liiga palju lühendeid, emotikone ja suuri tähti

    Ärilise kirjavahetuse kohta on negatiivseid näiteid, kui saatjad lahjendavad seda, kasutades mitteametlikke märke emotikonide kujul. Nende kasutamine on sotsiaalvõrgustikes suhtlemisel populaarne, kuid ärilise kirjavahetuse reeglid ei toeta selliseid emotsioonide ilminguid, kuna adressaat ei pruugi teada nende tegelikku tähendust ja võtab neid kirjavahemärkide eest, millest ta aru ei saa.

    

    Samuti peaksite keelduma teksti kirjutamisest suurtähtedega. Internetis nimetatakse suurtähtedega kirjutatud sõnade kogumit "toretsevateks fraasideks" ja sagedamini kannavad sellised fraasid negatiivset varjundit. Saaja võib e -posti ärikirja lugedes sellist fonti negatiivselt käsitleda, mis mõjutab negatiivselt tähenduse tajumist. Kui ärikirjas peate rõhutama hetke tähtsust, on parem kasutada sissejuhatavaid fraase, näiteks: „Pange tähele, et peate lepingu pikendamiseks esitama dokumentide paketi hiljemalt 10.02.2017 "või" Pange tähele, et dokumendid lepingu pikendamiseks tuleb esitada enne 10.02.2017 ".

    Tundlikku teavet pole vaja e-posti teel edastada

    Isikliku või konfidentsiaalse teabe edastamiseks on parem e-posti kastidest keelduda, kuna küberkurjategijate poolt nende endi palgasõduritel on oht teavet pealtkuulata. Selline teave võib hõlmata järgmist: telefoninumbrid, paroolid pangakaartidelt, isiklikud pangakontod jne. Oluline on meeles pidada, et teave salvestatakse posti agendi serverisse ja häkkimise korral võib selle varastada.

    Kirja lõpus peab saatja allkirjastama

    Nagu varem mainitud, peab iga saadetud kiri sisaldama kindlat allkirja. Sageli tutvustavad postkastide arendajad allkirjaploki funktsiooni, milles saate sisestada oma tiitli, nime ja kontakttelefoni. Seejärel kuvatakse see plokk automaatselt iga tähe lõpus, mis lihtsustab trükkimist. Oluline on allkiri õigesti vormistada, et saajal oleks kirjale vastates võimalus saatjaga õigesti ühendust võtta. Allkirja näide võib välja näha järgmine: "Parimate soovidega, Nikolai Aleksandrovitš Petrov, +79810000000".

    

    Järeldusi tehes võib märkida, et selleks, et mõista, kuidas pidada kirjavahetust e-posti teel, ei pea te omandama täiendavaid ja keerukaid põhitõdesid. Tuleb ainult järgida elementaarseid etiketi reegleid ja järgida vene keele norme.