Gestion des archives de l'organisation : GOST, instructions, documents, règles. recommandations méthodologiques pour la gestion des documents d'archives

Les règles de gestion des archives contiennent des exigences clés pour travailler avec des papiers et des matériaux qui ne sont pas impliqués dans les activités actuelles de l'entreprise. Elles sont formulées conformément à la réglementation en vigueur régissant le traitement, la généralisation et la conservation des informations. Les concepts clés utilisés dans le cadre des activités sont établis par GOST pour la gestion des documents d'archives. Lors de leur compilation, les réalisations modernes dans l'utilisation des moyens techniques et des technologies de l'information avancées ont été prises en compte. Examinons ensuite les bases de la gestion des documents d'archives.

Portée de distribution

La gestion des documents d'archives s'applique aux agences gouvernementales. Ils sont également obligatoires pour les entreprises commerciales effectuant certains types de travaux. En particulier, les réglementations s'appliquent pour garantir la description, l'enregistrement, la conservation et l'utilisation de la documentation du Fonds d'archives de la Fédération de Russie classée comme propriété de l'État.

Les divisions des entreprises travaillant avec des informations cinématographiques, phono, vidéo, photographiques, cartographiques, scientifiques, techniques et télémétriques sont guidées par les dispositions établies en matière de planification et de reporting.

L'obligation et le droit de créer des archives dans des organisations pour le stockage temporaire de la documentation de la Fédération de Russie sont prévus par les principes fondamentaux de la législation industrielle (de 1993) et les règlements (de 1994 et 1998). Le cadre réglementaire est également constitué d'actes juridiques d'importance régionale. Les règles en question ne s'appliquent pas aux documents dont le travail est réglementé par la loi fédérale n° 5485-1 et le décret présidentiel n° 1203 du 30 novembre 1995.

Acquisition

Il s'agit d'un réapprovisionnement systématique de la base documentaire des divisions de l'entreprise. L'acquisition comprend la définition :

1. Sources.
2. Composition des matériaux à accepter.

Dans le cadre de cette activité, le transfert direct des documents vers les archives est également réalisé. Les sources sont :

1. Divisions d'entreprise.
2. Individuel.
3. Structures subordonnées.

Composition des matériaux

Les instructions pour la gestion des archives établissent que l'acquisition s'effectue par fichiers de stockage temporaire (plus de 10 ans) et permanent. Les informations sur le personnel sont également résumées. En règle générale, les dossiers dont la durée de conservation est inférieure à 10 ans ne sont pas transférés aux archives. Ils sont contenus dans les services concernés de l'entreprise. A la fin de la période de conservation, ces fichiers doivent être détruits. Les informations à caractère individuel sont transmises à la demande du propriétaire. Ils sont ensuite envoyés aux archives de l'État pour une maintenance permanente. Les matériaux des entreprises remplacées et des structures subordonnées liquidées sont également soumis au transfert.

Gestion et nomenclature des documents d'archives

Les employés autorisés qui travaillent avec le matériel d'information de l'entreprise établissent une liste systématique de tâches. C'est ce qu'on appelle la nomenclature. Lors de sa formation, les matériaux sont indiqués. Les instructions relatives à la gestion des archives chargent l'unité habilitée d'exercer un contrôle et une assistance au service d'appui dans l'élaboration de la nomenclature. La liste systématisée sert de base à la création d'inventaires de matériel d'information de stockage permanent et temporaire (jusqu'à 10 ans). La nomenclature est également le principal document comptable. Il permet d'enregistrer les cas de stockage temporaire, y compris ceux d'une durée inférieure à 10 ans. Le schéma de systématisation établi par la nomenclature peut être utilisé lors de l'élaboration d'un classeur pour les actes exécutés.

Classification

La gestion des archives s'effectue selon trois types d'éléments :

1. Typique.
2. Approximatif.
3. Individuel (pour une entreprise spécifique).

Le premier détermine la composition des matériaux générés dans des institutions similaires. La nomenclature standard est considérée comme un document normatif. La systématisation approximative détermine la composition approximative des supports d'information pour les entreprises auxquelles elle s'applique, en indiquant les index. Elle a un caractère de recommandation. Ces types de systématisation sont utilisés dans la formation de la nomenclature individuelle et y sont transférés sans modifications.

Caractéristiques de préparation

Les documents sur la gestion des archives de l'entreprise sont systématisés sous la forme établie conformément aux nomenclatures des divisions structurelles. Ces derniers doivent être convenus et signés par les gérants.

La nomenclature de l'entreprise est établie selon un formulaire général. Il est visé par le responsable des archives ou la personne responsable, et signé par le chef du service support ou un employé autorisé par lui. La nomenclature doit être approuvée par une commission d'experts, puis approuvée par le directeur de la société. Après avoir effectué ces démarches, les chefs des divisions structurelles de l'entreprise reçoivent des extraits des sections concernées.

La nomenclature de l'année à venir est constituée au cours du dernier trimestre de la période en cours. La coordination est effectuée au moins une fois tous les 5 ans. Lorsque la structure et les fonctions d’une entreprise changent, une nouvelle nomenclature se forme.

Procédure de constitution des dossiers

La formation est le regroupement des actes accomplis selon la nomenclature. La gestion des archives d'une organisation comprend la systématisation des documents d'information conformément aux noms des dossiers. Le regroupement de doublets et de brouillons n'est pas autorisé. L'exception concerne les médias particulièrement précieux. Il est interdit de placer les papiers à restituer dans des dossiers.

La gestion des archives s'effectue avec un travail centralisé avec les matériaux par le service de support à l'information, et avec un travail décentralisé - à la fois par les unités structurelles et par le service ci-dessus. Le regroupement s'effectue sous la surveillance directe des personnes responsables de la sécurité des supports de données. Si nécessaire, les employés des archives de l'État peuvent être impliqués.

Exigences clés

La gestion des archives est effectuée conformément aux exigences réglementaires. Lors de la création de dossiers, les exigences suivantes doivent être respectées :

1. Les matériaux destinés au stockage temporaire et permanent sont regroupés séparément.
2. Une copie de chaque article est incluse dans le dossier.
3. Le dossier doit contenir des documents pour une année civile. Il existe cependant des exceptions à cette règle. Ceux-ci inclus:

• dossiers personnels constitués tout au long de la période de travail du salarié concerné ;
• les matériels des structures élues et des commissions permanentes qui leur sont rattachées, des groupes de députés, systématisés pendant la période de leur convocation ;
• documents d'établissements d'enseignement, préparés et regroupés tout au long de l'année scolaire ;
• du matériel théâtral décrivant les activités de la saison;
• antécédents médicaux, etc.

Le dossier ne doit pas contenir plus de 250 pages d'une épaisseur maximale de 4 cm.

Regroupement d'actes administratifs

La gestion des archives implique la systématisation de différents types de supports d'information. Ceux-ci incluent également les actes administratifs. Ils sont regroupés par type et chronologie avec des applications :

1. Les règlements et chartes approuvés par actes administratifs leur tiennent lieu d'annexes. Ils se regroupent. Si des dispositions, des instructions, des chartes ont été approuvées en tant qu'actes indépendants, elles sont systématisées dans des cas distincts.
2. Les instructions des structures supérieures et les résolutions pour leur mise en œuvre sont regroupées selon les domaines d’activité de l’entreprise.
3. Les commandes liées au personnel sont systématisées en fonction des périodes de stockage. S’il existe un grand volume de documents d’information, il est conseillé de regrouper séparément les actes relatifs aux différents aspects du travail de l’entreprise.
4. Les arrêtés sur les domaines d'activité clés sont systématisés séparément des actes sur le personnel. Par exemple, une ordonnance relative à la gestion des documents d'archives est incluse dans un dossier et, comme désigné par le chef du service responsable, dans un autre.
5. Limites approuvées, rapports, estimations, listes de titres, plans, etc. sont regroupés séparément des projets basés sur eux.
6. Les documents sont placés dans les dossiers personnels dans l'ordre de leur réception.
7. Les comptes personnels de salaire des salariés sont systématisés dans des dossiers distincts. Ils sont classés par ordre alphabétique.
8. Les plaintes, suggestions, déclarations de citoyens concernant les activités de l'entreprise, la documentation pour leur examen et leur mise en œuvre sont regroupées séparément des appels de particuliers sur des questions personnelles.
9. La systématisation de la correspondance s'effectue généralement sur une période calendaire par ordre chronologique. Dans ce cas, les réponses sont placées après les questions. En cas de renouvellement de correspondance sur un sujet distinct commencé l'année précédente, les documents sont inclus dans le dossier de la période en cours. Dans ce cas, l'indice de cas de l'année précédente est indiqué.

Enregistrement des supports d'information acceptés pour le stockage

La gestion des documents d'archives fournit un certain nombre d'instructions aux unités structurelles travaillant avec des documents papier. La conception des médias peut être partielle ou complète. Cela dépend de la durée de conservation. L'enregistrement complet est effectué pour les documents à contenu temporaire (plus de 10 ans), permanent, ainsi que pour les actes sur le personnel. Ça veut dire:

1. Reliure/reliure de dossiers.
2. Numérotation des feuilles.
3. Compilation d'une page de certification.
4. Constitution d'un inventaire interne si nécessaire.
5. Saisir des précisions dans les détails Celles-ci peuvent concerner le nom de l'entreprise, le numéro d'enregistrement du dossier, les délais, etc.

Les matériaux stockés temporairement, y compris ceux d'une durée inférieure à 10 ans, sont partiellement traités. Ainsi, il est permis de ne pas organiser les papiers dans un dossier, de ne pas numéroter les feuilles et de ne pas établir de notes de certification.

Nuances

La gestion des archives est un type d'activité dans laquelle des spécialistes assurent non seulement la sécurité des supports d'information, mais également la capacité de travailler avec eux en cas de besoin. Pour ce faire, les actes qui composent les dossiers sont classés avec quatre trous dans une couverture cartonnée. Ils peuvent également être reliés, en tenant compte de la possibilité de lire les textes, résolutions, dates, visas dans tous les papiers.

En préparation du regroupement, tous les éléments de fixation métalliques sont retirés. Les documents destinés au stockage permanent et constitués de documents particulièrement précieux ou non formatés sont contenus dans des dossiers fermés à trois rabats avec attaches ou dans des boîtes spéciales.

S'il y a des documents personnels non réclamés dans le dossier (cahiers de travail, certificats, cartes d'identité militaires, etc.), ils sont placés dans une enveloppe séparée et y sont classés avec le reste des documents. Il doit y avoir une feuille de certification vierge à la fin des dossiers. Au début du dossier, un formulaire d'inventaire interne est déposé. Pour garantir la sécurité et l'ordre des papiers, chaque feuille est numérotée avec des chiffres arabes. Cette règle ne s'applique pas à la page de certification et au formulaire d'inventaire. Le numéro est écrit au crayon dans le coin supérieur droit.

Fiche d'attestation

Il est établi conformément à la procédure établie. Il indique en mots et en chiffres :

1. Nombre de feuilles avec numérotation.
2. Nombre de pages d'inventaire interne.

La fiche de certification précise également les spécificités de la numérotation. En particulier, la présence d'index de lettres, de codes manquants, de numéros de pages avec du matériel photographique collé, de pages grand format, etc. est déterminée. De plus, la feuille indique la présence de brochures imprimées dans le dossier, si elles n'ont pas été notées dans la numérotation principale. La fiche de certification est visée par le compilateur. Les modifications ultérieures de l'état et de la composition du dossier doivent y être notées en référence aux actes pertinents. Il n'est pas permis de placer la feuille de certification sur la page de titre du dossier ou sur le verso vierge de la page du dernier document qu'il contient.

Inventaire interne

Il est conçu pour stocker et enregistrer des documents d'information à contenu temporaire (plus de 10 ans) et permanent. Un inventaire interne est également dressé pour les dossiers créés à partir de types de documents dont les rubriques ne sont pas divulguées. Le formulaire doit contenir des informations sur les numéros d'ordre des actes du dossier, les index, les titres, les dates et les numéros de page.

Un compte rendu récapitulatif est joint à l'inventaire interne. Il indique en chiffres et en toutes lettres le nombre de documents qui le composent, ainsi que le nombre de feuilles le composant. L'inventaire interne est avalisé par le compilateur. Si le dossier est relié ou classé sans formulaire, la feuille compilée est collée à l'intérieur de la couverture.

Les modifications dans la composition des matériaux dans le dossier doivent être reflétées dans le champ « Notes ». Cela signifie notamment la suppression, le remplacement des papiers par des copies et l'inclusion de documents supplémentaires dans le dossier. Dans ce cas, des liens vers les actes pertinents sont fournis. Si nécessaire, une nouvelle écriture récapitulative peut être générée pour la fiche d'inventaire interne, ainsi qu'une note de certification pour le dossier.

L'archivage des documents fait partie intégrante d'un processus technologique unique des activités de production des entreprises de tout type. La solution la plus rentable et la plus pratique à ce problème consiste à externaliser l’archivage des documents. TELOS ARCHIVE GC fournit le système de stockage hors site le plus fiable, le plus pratique et le plus complet qui répond aux normes actuelles de l'État.

Avantages du stockage d'archives de documents (archivage) dans le groupe de sociétés TELOS ARCHIVE

Le stockage responsable des documents dans les archives du groupe de sociétés TELOS ARCHIVE est effectué conformément à la législation de la Fédération de Russie, en tenant compte de tous les souhaits des clients et de plus de 20 ans d'expérience dans le secteur des archives. Les avantages de soumettre des documents aux archives de notre organisation sont les suivants :

• Les employés sont constamment recyclés et passent un examen de qualification.
• Le stockage des archives est effectué en tenant compte des exigences impératives des conditions climatiques de la pièce, les paramètres d'humidité et les conditions de température nécessaires sont fournis.
• Un algorithme automatisé de placement des documents sur les étagères vous permet de rechercher des matériaux et de les livrer au propriétaire en 4 heures maximum.
• Nos clients n'ont pas à se soucier de la location des locaux d'archives ni du recrutement du personnel.

La spécialisation du travail du groupe de sociétés TELOS ARCHIVE ne se limite pas à la comptabilité et au stockage hors site des documents.

Pour le confort de nos clients, nous proposons également les services d'archivage suivants :

1. Numérisation de supports papier tout format, vieux papiers, indexation, saisie de données.
2. Intégration logicielle avec les systèmes actuels, solutions cloud, développement de logiciels.
3. Prestations d'archiviste : remplissage d'inventaires, constitution de dossiers.
4. Isoler et assembler les supports de stockage en vue de leur destruction avec établissement d'un procès-verbal conformément aux règles réglementaires.
5. Travaux de reliure et de restauration de grande qualité.

Les services de stockage d'archives chez TELOS ARCHIVE GC sont fournis par des spécialistes hautement qualifiés de l'entreprise. Étapes de travail :

1. Conclusion d'un accord ;
2. Constitution de caisses ou de cartons pour le transfert vers l'archivage ;
3. Conditionnement des caisses dans des boîtes d'archives et marquage avec code-barres et étiquettes RFID ;
4. Remise des documents aux archives ;
5. Télécharger des documents vers le stockage d'archives ;
6. Traitement des documents, saisie dans la base de données ;
7. Placement sur racks ;
8. Travaillez avec des documents stockés sur demande.

Notre propre service de livraison assurera la réception des documents dans les 4 heures suivant la demande. À la demande du client, nous fournirons aux personnes autorisées l'accès à la documentation nécessaire via un compte personnel sur le site Internet du groupe de sociétés TELOS ARCHIVE.

Soumission de documents aux archives

Le dépôt des documents aux archives s'effectue dans le respect des normes réglementaires approuvées. La procédure d'archivage des documents peut être effectuée à la fois par l'organisation elle-même et avec l'aide de spécialistes hautement qualifiés de notre entreprise.

TELOS ARCHIVE GC garantit un travail d’archivage rapide et de qualité avec des visites sur place. Nos spécialistes possèdent les connaissances nécessaires et de nombreuses années d'expérience dans la préparation d'originaux ou de copies de documents à archiver.

Comptabilité et stockage des documents

Le choix en faveur de TELOS ARCHIVE GC est correct non seulement du point de vue de la fiabilité, mais aussi du point de vue de l'économie. Les archives sont stockées dans des boîtes spéciales de différents formats avec un numéro d'identification attaché, ce qui garantit une recherche rapide des documents demandés dans les plus brefs délais. Le coût de l’externalisation du stockage en box est toujours inférieur. Lorsque vous stockez vous-même des archives, il y a des frais pour les locaux, le personnel et le système de sécurité incendie. Il est également nécessaire de respecter les exigences en vigueur de la législation de la Fédération de Russie dans le domaine du stockage des documents. Cela entraîne une augmentation mensuelle des dépenses de l’organisation pour maintenir son propre stockage d’archives.

Les dépôts d'archives de classe A++ de TELOS ARCHIVE GC sont situés à Moscou et dans d'autres grandes villes industrielles de Russie, vous pouvez donc livrer rapidement la documentation au client ou travailler avec des documents dans une salle d'audit spécialement équipée sur le territoire du dépôt d'archives.

Les locaux de stockage des archives du Groupe de Sociétés TELOS ARCHIVE sont équipés conformément aux exigences de ce type de stockage :

• Un système d'extinction d'incendie à gaz a été installé.
• Les conditions de température et d'humidité nécessaires à la sécurité des documents sont maintenues.
• La protection est assurée par une sécurité 24h/24, des caméras vidéo et un système de surveillance sont installés.
• Seuls les employés autorisés peuvent pénétrer dans les locaux des archives.

Qu'obtiennent les clients de TELOS ARCHIVE GC ?

En confiant le stockage responsable de vos documents à TELOS ARCHIVE GC, vous bénéficiez :

• Économiser de l'argent— le stockage hors site des documents vous évite de devoir payer le loyer des locaux, les systèmes d'ingénierie, les factures de services publics et autres dépenses obligatoires pour l'entretien de votre propre stockage ;
• Sécurité— Vos documents sont stockés dans des stockages de classe A++ spécialement équipés, leur accès n'est possible que pour les personnes autorisées, les documents ne peuvent pas être perdus et grâce aux conditions particulières du stockage, la durée de vie des supports de stockage papier est prolongée pour de nombreuses années;
• Accès rapide aux informations– grâce aux fonctionnalités particulières de votre compte personnel sur le site ou à la livraison urgente de documentation, vous bénéficiez d'un accès rapide aux documents nécessaires ;
• Efficacité accrue des employés– grâce à l’externalisation du stockage des archives, vous libérez vos collaborateurs des fonctions non essentielles de l’entreprise. Les employés qualifiés de TELOS ARCHIVE GC sont engagés dans la préparation des documents pour les archives, leur enregistrement et leur stockage.
• Contrôle de toutes les manipulations de documents– Vous recevez une journalisation de toutes les actions avec les documents dans les archives ;
• Libérer de l'espace supplémentaire après la soumission des documents aux archives pour le fonctionnement de base de l'entreprise - votre bureau contient un minimum de documents, ce qui vous permet d'utiliser de manière plus rentable les mètres carrés de locaux libérés.

Stockage des documents dans des installations d'archivage robotisées de classe A++ équipées de systèmes d'alarme incendie et de systèmes d'extinction d'incendie à gaz, systèmes qui assurent le maintien de conditions standard de température et d'humidité.

Nos experts sont membres de commissions et de groupes d'experts russes et internationaux sur les questions archivistiques : ARMA International, la commission centrale d'expertise de Rosarkhive, le conseil public de Rosarkhive, le conseil scientifique de VNIIDAD, le groupe de travail de Rosarkhive pour développer un concept pour le développement de l’industrie archivistique jusqu’en 2020.

Expérience sur le marché russe des services d'archives depuis 1997 : des travaux ont été menés pour déplacer les fonds des Archives municipales de Moscou, des Archives centrales de Saint-Pétersbourg, des projets dans les ministères des ressources naturelles, de l'économie, de la défense, des finances ; projet d'automatisation du travail avec les documents du Service fédéral des impôts, projets avec des filiales de Gazprom, des chemins de fer russes, de FSK.

Disponibilité de notre propre flotte de véhicules pour la possibilité d'enlèvement/livraison de plus de 10 000 cartons d'archives quotidiennement. Toutes les voitures sont équipées de navigation GPS.

NOS CLIENTS

E.V. Kardysh, chef du bureau de JSC OPK OBORONPROM Nous travaillons avec TELOS ARCHIVE depuis 2015. Durant cette période, plusieurs projets ont été mis en œuvre, notamment l'organisation du stockage hors site des documents et la réalisation d'une enquête sur le fonds documentaire. Grâce au travail professionnel de l'équipe de gestionnaires et d'archivistes du groupe TELOS ARCHIVE, nous avons pu transférer le fonds d'archives aux Archives fédérales de l'économie dans les plus brefs délais. E.P. Kotelnikova, chef du département d'acquisition et de stockage des documents d'archives, GAZPROM GAZENERGOSET LLC Notre société coopère avec le groupe de sociétés TELOS depuis de nombreuses années. Nous sommes très satisfaits du choix de cette entreprise pour assurer notre activité. Au fil des années de travail, il n'y a pas eu un seul échec - ils livrent toujours les documents au stockage externalisé clairement et à temps, si vous devez demander le retour de certains documents pour le travail opérationnel - les délais sont très serrés, l'entreprise se réunit toujours à mi-chemin si vous il faut faire la sélection plus tôt. L'entreprise nous fait économiser énormément d'espace que nous aurions dû louer pour stocker des documents d'archives. Ils travaillent clairement et harmonieusement, le manager Solodyankina est toujours en contact et toujours prêt à aider ! Merci beaucoup!

stockage de documents d'archives- Assurer le placement rationnel et la sécurité des documents. [GOST R 51141 98] Thèmes : travail de bureau et archivage Conditions générales assurant la sécurité des documents...

stockage- 3.17 stockage : Opération réalisée dans une entreprise, dans un processus technologique, consistant à déterminer le volume ou la masse réduits de pétrole et de produits pétroliers pour des opérations comptables ultérieures. Source …

stockage de documents d'archives- 3.10 stockage des documents d'archives : Assurer le placement rationnel et la sécurité des documents (GOST R 51141). Source … Dictionnaire-ouvrage de référence des termes de la documentation normative et technique

CONSERVATION DES DOCUMENTS ARCHIVÉS- selon GOST R 51141–98 « Gestion de bureau et archivage. Termes et définitions » – garantir un placement rationnel et la sécurité des documents... Gestion et archivage des documents en termes et définitions

GOST R 51141-98 : Gestion et archivage des dossiers. Termes et définitions- Terminologie GOST R 51141 98 : Tenue de registres et archivage. Termes et définitions document original : 21 auteur du document : Personne physique ou morale qui a créé le document Définitions du terme à partir de divers documents : auteur du document 77 archive... ... Dictionnaire-ouvrage de référence des termes de la documentation normative et technique

109 conservation départementale des documents d'archives : Conservation des documents d'archives dans les archives départementales, effectuée par les organismes étatiques et communaux pendant la durée fixée par les documents réglementaires Source : GOST R 51141... Dictionnaire-ouvrage de référence des termes de la documentation normative et technique

acceptation sélective des documents pour stockage permanent- 97 acceptation sélective de documents pour stockage permanent : Acceptation pour stockage permanent de certains types de documents d'organisations ou de tous les documents de valeur d'un certain nombre d'organisations homogènes Source : GOST R 51141 98 : Gestion des dossiers et archivage... Dictionnaire-ouvrage de référence des termes de la documentation normative et technique

stockage par l'État des documents d'archives- 108 stockage public de documents d'archives : Stockage permanent de documents d'archives effectué par les archives, les services de manuscrits des bibliothèques et des musées Source : GOST R 51141 98 : Tenue de registres et travaux d'archives. Termes et définitions… … Dictionnaire-ouvrage de référence des termes de la documentation normative et technique

stockage de documents- 110 stockage de documents : stockage dans une archive, un musée, une bibliothèque de documents d'archives du Fonds des archives de la Fédération de Russie dans les conditions déterminées par l'accord entre le propriétaire des documents et l'archive, le musée, la bibliothèque correspondant... Dictionnaire-ouvrage de référence des termes de la documentation normative et technique

stockage permanent des documents- 111 stockage permanent de documents : Stockage indéfini de documents dans une institution d'archives, un musée d'État, une bibliothèque Source : GOST R 51141 98 : Gestion des documents et archivage. Termes et définitions document original... Dictionnaire-ouvrage de référence des termes de la documentation normative et technique

stockage départemental des documents d'archives- Conservation des documents d'archives dans les archives départementales, effectuée par les organismes étatiques et communaux pendant la durée fixée par les documents réglementaires. [GOST R 51141 98] Thèmes : travail de bureau et archivage... ... Guide du traducteur technique

Livres

• Le dernier poète. Anna Akhmatova dans les années 1960. En 2 volumes, Roman Timenchik. Le volume en deux volumes fait partie de la série « Vue depuis le mont Scopus », qui présente les travaux de scientifiques israéliens associés à l'Université hébraïque de Jérusalem, écrits dans différentes langues et couvrant…
• Le dernier poète. Anna Akhmatova dans les années 1960 (nombre de volumes : 2), Timenchik Roman Davidovich. Le livre d'un chercheur faisant autorité sur la biographie et l'œuvre d'Anna Akhmatova est devenu une contribution sérieuse à l'étude de l'héritage d'Akhmatova et à l'histoire de la littérature russe du XXe siècle en général. Poétique…

Une organisation, comme un organisme vivant, interagit en permanence avec le monde extérieur et prend en charge de nombreux processus internes : conclut des contrats avec des contreparties, accepte ou vend des biens et services, effectue divers paiements, coordonne et approuve les réglementations locales.

Est rédigé en même temps de nombreux documents, dont la plupart perdent tôt ou tard leur pertinence actuelle et sont envoyés aux archives. Chaque organisation adhère à sa propre politique de gestion des documents, cependant, suivre des recommandations générales, appliquées avec succès dans la pratique et soutenues par les normes juridiques, vous permet d'optimiser au maximum l'archivage et d'éviter d'éventuels problèmes à l'avenir.

L'ensemble de la documentation accumulée par une organisation au cours de ses activités et soumise à stockage est divisée en plusieurs catégories :

• actes constitutifs– constituent la base juridique de l'existence de l'organisation et déterminent ses caractéristiques juridiques fondamentales ;
• documents administratifs– ont un caractère impératif ou informatif, établis en règle générale au nom de la direction générale ;
• documents personnels– affecter toutes les relations possibles qui peuvent naître entre un salarié et un employeur ;
• États financiers– comprend les documents primaires reflétant l’achat et la vente de biens et de services par l’organisation ;
• documentation spécialisée– un règlement intérieur qui régit les principaux aspects des activités de l’organisation et assure la cohérence du travail de ses divisions structurelles.

Dans un sens plus large, tous les documents dont dispose une organisation peuvent être divisés en deux groupes: documentation pour laquelle les documents ont été remplis et documents encore impliqués dans tout processus commercial en cours. L'une des tâches principales de l'employé chargé de la tenue des archives est la distribution compétente des documents disponibles pour les cas pertinents et leur ajout en temps opportun à la documentation nouvellement rédigée.

Préparation aux exigences de transfert et de stockage

Pour maximiser la structuration des documents à la disposition d'une personne morale, une nomenclature consolidée spéciale est utilisée, qui reflète les noms de tous les cas avec une indication de leurs périodes de conservation. Les documents contenus dans des fichiers sont généralement regroupés par type et répartis dans des dossiers séparés.

Article 3.4. Règles de base pour le travail des archives des organismes, approuvées en 2002 et à caractère recommandable, la forme de la nomenclature des dossiers est proposée sous la forme d'un tableau qui comprend les champs suivants :

• index des cas, qui consiste en un code numérique d'une unité structurelle et un numéro de série du boîtier ;
• titre du cas, saisi sous la forme d'une désignation brève et précise de l'essence du processus qui s'y rapporte sans utiliser de structures complexes et de mots d'introduction ;
• champ nombre d'unités de stockage reflète le nombre de volumes ou de parties du dossier et est complété en fin d'année ;
• la dernière colonne contient Remarques relatifs aux opérations effectuées sur les dossiers - établissement, déplacement, etc.

Les affaires organisées selon la nomenclature consolidée sont archivées pour une durée fonction du type de documentation qui les compose. Ainsi, les actes constitutifs sont conservés pendant toute la durée d'existence de la personne morale, et en cas de liquidation ils font l'objet d'un transfert aux archives étatiques ou communales.

Une partie des états financiers fait également l'objet d'une conservation indéfinie, tandis que pour la documentation primaire, la durée est limitée 5 années. La période d'archivage la plus longue est prévue pour les documents du personnel - par exemple, les bulletins de salaire doivent être conservés 75 ans, le même délai est fixé pour les contrats de travail et les cartes personnelles des salariés.

Règlements et responsabilités

Au niveau fédéral, les principes généraux d'organisation des affaires archivistiques sont réglementés par la loi n° 125-FZ du 22 octobre 2004, dont certaines dispositions sont obligatoires pour toutes les entreprises ayant un flux documentaire constant.

Outre les normes juridiques concernant la conservation des archives, la loi prévoit également la responsabilité des fonctionnaires et des organisations pour les violations commises dans ce domaine. L'amende dans ce cas ne dépasse pas 500 frotter, cependant, l'absence totale ou partielle de documents de stockage obligatoires peut entraîner une sanction beaucoup plus grave - jusqu'à 300 000 roubles..

Certaines dispositions relatives à l'archivage des documents comptables sont énoncées dans l'arrêté du ministère des Finances de l'URSS, approuvé en 1983 et toujours d'actualité. Une liste exhaustive des documents établis tout au long de l'existence de l'organisation, ainsi que leurs périodes de conservation, est présentée dans l'arrêté du ministère de la Culture de Russie du 25 août 2010 n° 558. L'ensemble des règles de fonctionnement des archives des organisations déjà mentionnées ci-dessus contient une liste détaillée de recommandations relatives à tous les aspects de ces activités.

Accès aux documents et délais de mise à disposition

Les cas formés sont généralement déplacés vers les archives au plus tard 3 ans après l'achèvement des processus commerciaux qui y sont reflétés. La procédure de conservation et de délivrance des documents est établie conformément au règlement intérieur approuvé sur la base des exigences et recommandations réglementaires.

Pour un usage interne, la durée du travail avec les documents d'archives est limitée 30 jours, mais selon la déclaration de l'employé responsable, sous réserve de la sécurité des cas, le délai imparti peut être prolongé d'un mois supplémentaire.

Instructions pas à pas pour l'archivage et la maintenance d'une archive

La procédure d'enregistrement et de transfert des caisses pour stockage peut être divisée en plusieurs étapes principales:

Il est à noter que les documents ayant une durée de conservation font généralement l'objet d'un archivage. au moins 10 ans. Le reste de la documentation peut être stocké directement dans les services et transféré pour destruction dès l'expiration du délai prévu par la loi.

Aménager le stockage des archives et évaluer l'adéquation des locaux

La procédure d'aménagement des zones de stockage de la documentation est décrite en détail dans les Règles de base. Le principe principal lors de l'équipement d'une archive au sein d'une organisation est utilisation d'un bâtiment ou de locaux séparés pour ses besoins.

Dans le même temps, l'exploitation de structures extrêmement délabrées, humides et non chauffées n'est pas autorisée. La restriction s'applique également aux locaux situés dans les mêmes bâtiments abritant des services de restauration et de ravitaillement alimentaire, ainsi qu'à proximité d'entrepôts de substances inflammables ou agressives.

L'aménagement intérieur du lieu de stockage d'archives doit être réalisé de manière à assurer une sécurité maximale de la documentation qu'il contient. Cela nécessite le respect liste des conditions:

• La salle des archives doit être protégée des inondations, répondre aux normes de sécurité incendie et disposer d'un système de ventilation efficace ;
• tous les câblages et prises électriques doivent être isolés autant que possible ;
• la finition des locaux doit être réalisée avec des matériaux ininflammables et non agressifs ;
• La pose de conduites d’eau et d’égouts à travers l’installation de stockage n’est pas autorisée.

La décision finale sur l'adéquation des locaux aux besoins des archives est prise par un certain nombre de services spécialisés sur la base de leur expertise. Celui-ci prend en compte la sécurité incendie des locaux, son état sanitaire, etc. Sur la base des résultats de chaque examen, un Acte, reflétant les résultats de sa mise en œuvre.

Caractéristiques de l'utilisation des documents et de l'organisation du travail

La base du travail des archives est un règlement ou une instruction approuvé par la direction sur la conservation des archives de l'organisation. Sur la base d'un tel document, un salarié est désigné pour agir en qualité d'archiviste et est responsable de la sécurité et de l'exhaustivité des papiers qui lui sont confiés.

Une archive dans une organisation peut exister soit en tant qu'unité structurelle indépendante, soit en tant que partie d'un service administratif. Quelle que soit son affiliation formelle, l’objectif principal de son fonctionnement est la formation, l’enregistrement et la garantie de l’intégrité des données archivistiques de l’organisation.

Elle s'obtient grâce aux activités systématiques de l'archiviste dans la tenue de la nomenclature des dossiers, la réception des volumes correctement exécutés, leur systématisation, etc. En outre, les responsabilités du personnel des archives comprennent la fourniture en temps opportun et complète des documents demandés, ainsi que la participation au processus de destruction des documents périmés.

Procédure de contrôle

Outre les règlements internes, le travail des archives est réglementé par des actes législatifs, y compris des mesures visant à contrôler la gestion des documents d'archives dans l'organisation.

Ainsi, selon la loi n° 125-FZ, le contrôle du respect de la procédure de conservation des documents est effectué par des organismes spéciaux au niveau fédéral et au niveau des entités constitutives de la Fédération de Russie. Dans la pratique, cette fonction est généralement exercée par l'Inspection des impôts et la Caisse de pension en tant que principaux utilisateurs externes de la documentation de l'organisation. La même loi prévoit la responsabilité, y compris la responsabilité pénale, pour les violations de la législation archivistique.

Un aperçu du programme d'automatisation des processus bureautiques de l'organisation est présenté ci-dessous.

Conception de médias électroniques

Dans un monde de hautes technologies omniprésentes, le support d’information « classique » – le papier et ses dérivés – cède lentement mais sûrement la place aux médias électroniques. À cet égard, l'employé des archives se posera tôt ou tard une question : Comment accepter de tels documents pour le stockage ? La réponse à cette question est simple : sous la même forme que celle sous laquelle ils ont été conçus à l’origine.

Si, par exemple, les factures d'un fournisseur étranger arrivent sous la forme d'un document électronique certifié par une signature numérique, elles doivent alors être enregistrées dans la mémoire de l'ordinateur - rien d'autre ne doit être imprimé ou certifié. Cette documentation est incluse dans la nomenclature des dossiers de manière générale, en tenant compte de la durée de conservation établie.

Gestion des documents d'archives dans l'organisation – processus complexe et en plusieurs étapes, obligeant ses participants à planifier soigneusement et à se conformer à de nombreuses exigences et recommandations. Cependant, un système de stockage de documents bien construit indique non seulement le travail coordonné et productif des départements, mais démontre également le potentiel de l’organisation en tant qu’unité commerciale efficace.

Des instructions détaillées pour transférer des documents vers les archives sont présentées dans la vidéo.

Le dépôt de documents aux archives est l'une des étapes clés du travail de bureau. Nous parlons des archives internes de l'organisation. Les questions les plus difficiles concernent la durée et les règles de conservation des documents d'archives, car les exigences et les réglementations sont dispersées dans différents actes juridiques. Toute organisation dispose d'une documentation (gestion, personnel, comptabilité), qui est classée annuellement dans un fichier unique et doit être conservée.

Une liste méthodologique complète des documents standards de gestion et des durées de conservation pour chacun de ces dossiers est donnée dans (tel que modifié le 16 février 2016). Ils précisent combien de temps les documents du personnel doivent être conservés (tout ce qui concerne l'enquête sur un accident du travail - 45 ans) et (pour le personnel, tout dossier créé avant 2003 doit être conservé pendant 75 ans, tout dossier ultérieur - 50 ans). La procédure à suivre pour travailler avec les documents comptables et fiscaux est déterminée par un certain nombre de règlements.

Les organisations disposent en permanence de commissions d’experts dont les activités comprennent l’évaluation et l’examen de la documentation de production de l’entreprise en cours de travail de bureau et de transfert aux archives, ainsi que la définition des périodes de stockage. Chaque année, ce service décide quels documents doivent être conservés et lesquels peuvent être détruits.

Préparation des fichiers pour le stockage d'archives

Une certaine préparation des dossiers en vue du transfert vers l'archivage est nécessaire, qui consiste à regrouper des documents disparates en un seul dossier. Le volume du dossier contenant le fichier d'archive ne doit pas dépasser 250 pages. Lors de la conception d'un dossier, vous devez :

• coudre (4 perforations) ou relier toutes les pages ;
• numérotez les pages dans le coin supérieur droit ;
• dresser un inventaire interne des documents - table des matières ;
• établir une fiche de certification (marquer le nombre de pages, le respect de la numérotation, etc. ; certifiée par la signature du compilateur) ;

Exemple de remplissage et formulaire de fiche de certification

• réaliser une couverture cartonnée rigide pour chaque cas (avec le nom de l'organisme, la civilité, les dernières dates, le numéro d'enregistrement du dossier « Cas ») ;

Exemple de conception de couverture pour le dossier « Case »

Préparation des documents pour l'archivage

Une fois les dossiers « Cas » séparés collectés, vous devez en faire un inventaire général.

Ainsi sont constitués les inventaires des dossiers « Case » pour le stockage permanent et temporaire et « Case » pour le fonds personnel.

L'inventaire des dossiers « Affaire », quant à lui, fait l'objet d'une comptabilité distincte. Ils doivent également être inclus dans les archives selon un inventaire séparé.

Vous pouvez télécharger des exemples de formulaires pour les inventaires de fichiers d'archives en utilisant le lien

Règles de conservation des documents d'archives

Les archives destinées au stockage des dossiers « Case » sont situées dans des locaux séparés qui garantissent la sécurité de la documentation stockée. Les locaux doivent être secs, chauffés, bien aérés et conformes aux normes de sécurité incendie et sanitaires. Ainsi, le service d'archives garantit la protection des dossiers « Case » stockés contre les dommages.

De plus, les archives doivent être protégées de manière sécurisée (à l'aide de barres métalliques aux fenêtres, d'alarmes de sécurité, etc.), afin que les dossiers « Case » ne soient pas endommagés par des étrangers ou volés.

Tous les dossiers « Case » sont placés sur des étagères numérotées spéciales ; le stockage à long terme se fait dans des boîtes ou des caisses de moindre valeur (jusqu'à 10 ans) peuvent être placées en paquets. Il est interdit de déposer des dossiers individuels « Case » sur le sol ou sur les rebords de fenêtres.

Si le volume des dossiers « Case » est très important, le personnel des archives peut établir des cartes dites topographiques qui faciliteront la navigation entre les étagères et les rayonnages.

Avis spécial

Les documents d'une organisation sont une source d'informations précieuse. Pour éviter qu'ils ne soient utilisés contre vous, vous devez respecter les règles de conservation des documents prescrites par la loi. Mais le système législatif détermine la procédure de création d'archives. Chaque entreprise décide indépendamment quelle méthode de stockage des documents choisir et comment organiser les documents dans les archives.

Il existe deux approches principales pour stocker des documents : créer vous-même une archive dans l'entreprise et transférer les documents pour stockage à des sociétés d'archives.

Pour organiser vos propres archives, vous aurez besoin de :

1. Personnel compétent possédant les connaissances et l'expérience nécessaires pour effectuer le traitement archivistique de la documentation et les dossiers de transfert aux archives (établissement des inventaires, établissement des actes d'attribution des documents à détruire, etc.).
2. Une salle spécialisée pour le stockage à long terme de supports d'information papier, où les exigences en matière d'humidité, de température et de luminosité sont respectées.

Lorsque le flux documentaire de l'entreprise est réduit, tous les documents peuvent être stockés dans la même pièce où se déroule le processus de travail. S'il y a beaucoup de documentation, il est nécessaire d'attribuer une salle séparée pour les archives.

Pour faciliter la recherche de n'importe quel document dans l'archive que vous organisez, créez une nomenclature des fichiers - un classificateur de documentation indiquant leurs périodes de conservation.

Vous pouvez simplifier la recherche des documents nécessaires en utilisant les conseils suivants :

• attribuer à chaque unité structurelle sa propre place pour la documentation, en tenant compte du réapprovisionnement annuel ;
• répartir sur différents rayons les articles ayant une durée de conservation permanente et temporaire (plus de 10 ans).

Conservez séparément les dossiers du personnel et la documentation des sociétés liquidées (le cas échéant).

L'externalisation du stockage de documents présente certains avantages par rapport au self-stockage et convient à ceux qui envisagent de :

1. Économisez de l'argent en réduisant le coût de location et en entretenant les espaces de bureau utilisés pour le stockage.
2. Augmentez l'efficacité des employés et réduisez la charge de travail non essentielle, qui incombe souvent aux employés des services de comptabilité et des ressources humaines.
3. Assurer la continuité des processus de gestion documentaire.
4. Créez une archive électronique qui vous permet d'accéder rapidement à tout moment à la base de données documentaire et d'optimiser le temps passé à sa recherche.

Choisissez soigneusement votre partenaire de stockage.