Règles de correspondance commerciale par courrier électronique. Lettre commerciale : exemple

La communication par courrier électronique fait partie intégrante du travail de tout employé de bureau moderne. Et les comptables ne font pas exception. Comment mener la correspondance de manière à ce que la communication d'entreprise soit productive, émotionnellement confortable et extrêmement éthique ? J'offre aux lecteurs quelques conseils pratiques.

CONSEIL 1. Ne négligez pas l'appel personnel au destinataire dans vos lettres

En faisant cela, vous démontrerez votre attention à la personnalité de la personne. Si une lettre est écrite à un destinataire spécifique, l'absence d'adresse personnelle semble incorrecte et impolie.

Lorsque vous écrivez une de vos premières lettres au destinataire, la question se pose souvent : quelle est la meilleure manière de s'adresser à lui - simplement par son prénom ou par son prénom et patronyme ? Dans ce cas, vous devez regarder ce qui est écrit dans la signature qui termine la lettre que la personne vous adresse. Si le nom y est indiqué (sans patronyme), par exemple "Svetlana Kotova", alors n'hésitez pas à me contacter par mon nom. Et si la signature dit "Svetlana Vasilievna Kotova, comptable en chef de Trenzor LLC", vous devez alors vous adresser au destinataire en conséquence. Dans tous les cas, la deuxième option est extrêmement correcte, et donc gagnant-gagnant.

Je ne recommande pas de se fier aux informations contenues dans le champ « De ». Après tout, il est souvent initialement rempli non pas par le propriétaire de l’adresse e-mail, mais par l’informaticien de l’entreprise lors de la configuration de l’e-mail.

D'ailleurs, lorsque je m'adresse à un partenaire commercial ou à un client, je vous déconseille fortement d'utiliser la forme courte du nom (« Sash » au lieu de « Sasha », « An » au lieu de « Anya »), aussi démocratique soit-elle. style d'écriture et quel que soit l'ancienneté de votre correspondance. Ce qui semble familier dans le discours oral semble trop simple dans le discours écrit.

CONSEIL 2. Portez une attention particulière à la forme de votre message d'accueil

Vous ne devriez pas utiliser l'expression "Bonne journée!". Même si vous avez la bonne intention de faire correspondre le fuseau horaire du destinataire, cette phrase semble de mauvais goût, je dirais même vulgaire. Il est préférable d'utiliser des options neutres : "Bonjour...", "Bon après-midi...". Et bien sûr, ajoutez le nom du destinataire au message d'accueil si vous le connaissez. Personnellement, par exemple, je trouve ça beaucoup plus agréable qu'un sans visage "Bonjour!" devenir personnel "Bonjour, Tamara!".

N’oubliez pas que vous faites ainsi gagner du temps au destinataire. Après tout, il pourra évaluer immédiatement le contenu de la lettre reçue et décider rapidement de sa priorité et de son importance.

La ligne d'objet doit être brève, mais en même temps refléter fidèlement l'objet de la correspondance. Par exemple, « Accord, facture, acte d'Alpha LLC » au lieu de "Documents". À mesure que les aspects de la question en discussion changent, clarifiez le sujet. Par exemple, « Coopération avec Perm » → « Coopération avec Perm. Date des négociations" → "Coopération avec Perm. Projet de traité".

Si lors de la correspondance vous constatez que le champ « Objet » est rempli au hasard par votre destinataire ou n'est pas renseigné du tout, prenez l'initiative et essayez l'un des deux scénarios suivants.

SCÉNARIO 1. Lorsque vous répondez, remplissez vous-même le champ « Objet ». Si le destinataire est attentif, cela suffira peut-être déjà à donner à votre correspondance une forme adéquate.

SCÉNARIO 2. Si le destinataire continue d'ignorer le remplissage du champ « Objet », écrivez-lui une lettre ressemblant à ce qui suit : « Alla, je vous propose d'indiquer immédiatement le sujet de la lettre dans le champ « Objet ». Je pense que nous augmenterons ainsi considérablement l’efficacité de notre communication..

CONSEIL 4. Faites attention aux champs « À » et « Cc »

Vous devez clairement comprendre l'objectif généralement accepté de ces champs dans un environnement professionnel :

• <если>dans le champ « À » seul vous êtes répertorié - cela signifie que l'expéditeur de la lettre attend une réaction de votre part à sa question ou sa demande ;
• <если>il y a plusieurs destinataires sur le terrain - l'expéditeur attend une réponse de chacun ou de l'un des destinataires. Dans ce cas, lors de votre réponse, enregistrez la liste des destinataires fixée par l'expéditeur à l'aide de la fonction « Répondre à tous » (bien entendu, à condition que vous ne souhaitiez pas intentionnellement répondre uniquement à l'auteur de la lettre, cachant ainsi l'essentiel de votre réponse du reste des participants à la correspondance);
• <если>votre nom apparaît dans le champ « Copie » - l'expéditeur veut que vous soyez au courant de la question, mais il n'attend pas de réponse de votre part. Cela signifie que vous ne devez pas entrer en correspondance sur cette question. Si vous décidez néanmoins de le faire, alors un signe de bonne forme serait de commencer la lettre par l'une des phrases suivantes : « Si possible, j’aimerais participer à la discussion sur cette question… », "Laissez-moi exprimer mon opinion...".

Quant au domaine BCC, du point de vue de l’éthique des affaires, il s’agit de l’outil de messagerie le plus controversé. Parfois, il est perçu comme un outil d’observation et d’information presque secret. Après tout, les destinataires placés en BCC ne sont pas visibles par les autres destinataires. Dans certaines entreprises, généralement de grande taille, particulièrement scrupuleuses en matière d'éthique, il est strictement interdit d'utiliser ce champ dans la correspondance d'entreprise, sauf pour les envois massifs. Mais dans la plupart des entreprises, ils l'utilisent en respectant les règles suivantes :

• l'envoi d'une lettre avec le champ « Cci » rempli suppose que l'auteur de la lettre a informé les destinataires masqués (ou va le faire) de la raison et du but de cette forme de message ;
• le destinataire masqué n'a pas besoin d'entrer en correspondance.

Lors des formations, on me pose souvent la question : existe-t-il des normes généralement acceptées concernant le délai dans lequel il est nécessaire de répondre à une lettre d'un client ou d'un collègue ? Mais on ne peut pas y donner une réponse universelle.

Si l'on parle de correspondance interne, tout ici est déterminé par la rapidité et le rythme de vie de l'entreprise elle-même. Il existe des entreprises dans lesquelles un retard de réponse de plus d'une heure et demie est considéré comme de mauvaises manières. Et quelque part, la réponse au cours de la journée est dans l'ordre des choses.

En règle générale, le délai de réponse le plus acceptable à une lettre est de 2 à 3 heures. C'est le temps d'attente dit confortable, lorsque l'expéditeur attend une réponse et ne ressent pas d'inconfort interne dû au silence de son destinataire.

Mais que se passe-t-il si, après avoir reçu et lu la lettre, vous réalisez que vous ne pouvez pas y répondre complètement dans les 24 heures ? Ensuite, selon les règles de savoir-vivre, informez l'expéditeur de votre réception du courrier et du délai approximatif pour y répondre. Par exemple: « Bonjour Sergueï Vassilievitch ! J'ai reçu votre lettre. Je répondrai dans les prochains jours » ou « Andrey, j'ai reçu la lettre. Merci! Pour répondre, j'ai besoin de plus d'informations. J'essaierai de répondre au plus tard... ».

CONSEIL 6. Suivez les règles de base pour présenter des informations dans une lettre

Il n'y en a pas beaucoup :

• lors de la lecture d'une lettre, le volume le plus confortable tient « sur un seul écran », au maximum - sur une page A4 ;
• Le volume des pièces jointes envoyées ne doit pas dépasser 3 Mo. Des fichiers plus volumineux peuvent provoquer le blocage du courrier chez le destinataire ;
• Lorsque vous « emballez » des pièces jointes, utilisez l’encodage universel zip ou rar. D'autres extensions peuvent être bloquées ou coupées pendant la transmission et créer des problèmes pour le destinataire ;
• ne commencez jamais une réponse par une nouvelle lettre (sans sauvegarder l'historique de la correspondance). Sinon, le destinataire sera obligé de perdre du temps à rechercher le message original ;
• écrire dans une langue aussi compréhensible que possible pour le destinataire. Beaucoup de gens se demandent s’il est approprié d’utiliser du vocabulaire professionnel ou interne à l’entreprise, de l’argot, des abréviations et des anglicismes.

Cela doit être décidé séparément dans chaque cas spécifique.

Ainsi, la correspondance interne d'une entreprise regorge presque toujours d'argot et d'abréviations : elles sont familières et compréhensibles pour tous les participants et leur permettent de gagner du temps. Mais vous devez les utiliser avec précaution dans la correspondance avec les contreparties.

Il y a eu un tel cas dans ma pratique. Une collègue préparait des documents pour une maison d'édition et dans sa dernière lettre, ils lui ont écrit : "Masha, s'il te plaît, envoie tous tes documents dès que possible". Masha a décidé qu'il s'agissait d'une désignation d'un format inconnu d'elle, dans lequel le texte devait être traduit. Elle a perdu beaucoup de temps, par hameçon ou par escroc, à chercher comment satisfaire la demande de l'éditeur. Imaginez l'agacement de la Machine lorsque, 2 jours plus tard, elle apprend que le mystérieux « asap » est l'abréviation du mot anglophone largement utilisé « aussitôt que possible ». Mais Masha pouvait envoyer des documents dans la demi-heure à partir du moment où elle recevait la demande !

CONSEIL 7. Terminez chaque lettre par un bloc de votre signature et de vos contacts

Quelle que soit votre connaissance du destinataire et la durée de votre correspondance, chacune de vos lettres doit contenir un bloc composé d'une signature et de coordonnées. Ceci fait partie intégrante de la culture de la communication d’entreprise.

Le bloc doit contenir :

• votre nom et prénom. Il n'est pas nécessaire d'utiliser des abréviations. Au lieu de «T.L. Vorotyntsev" dans ma signature j'indique "Tamara Léonidovna Vorotyntseva" ou "Tamara Vorotyntseva" afin que le destinataire comprenne comment me contacter dans une lettre de réponse ;
• votre position. Cela donne au destinataire la possibilité de comprendre les limites de votre autorité et de votre compétence professionnelle dans la résolution des problèmes ;
• coordonnées (téléphone, email, nom de l'entreprise, site Web). De cette façon, vous offrirez au destinataire la possibilité d'une communication opérationnelle supplémentaire si nécessaire.

À tout ce qui a été dit, je tiens à ajouter : vos emails sont les vêtements mêmes par lesquels vous êtes accueilli. En d'autres termes, en respectant l'étiquette de la correspondance commerciale, vous ferez la plus agréable impression à votre destinataire.

Récemment, le courrier électronique a pris une place de plus en plus importante dans la correspondance commerciale. Ses avantages sont évidents : efficacité, accessibilité et simplicité d’utilisation. Il ne faut pas oublier que la correspondance électronique a ses propres nuances.

Réception de lettres

1. Vérifiez votre courrier électronique au moins 2 fois par jour – le matin et l'après-midi. Sinon, vous risquez de bloquer le travail d’autres personnes et de retarder la résolution des problèmes ;
2. Si vous avez reçu une lettre, cela signifie que quelqu'un l'a envoyée et l'a fait pour une raison quelconque. Il faut donc lire les lettres reçues. Bien entendu, le spam n’est pas pris en compte ici ;
3. Si vous êtes manager, votre journée de travail devrait commencer par le lancement d'un client de messagerie qui ne se décharge pas toute la journée et vérifie automatiquement le courrier. Configurer la livraison/réception automatique du courrier au moins toutes les 10 (ou mieux 2 à 3) minutes ;
4. si vous êtes très occupé et que vous avez reçu une lettre, évaluez de qui elle vient, le sujet et parcourez-la - cela vous aidera à comprendre rapidement si la lettre nécessite une réponse urgente ou peut attendre un peu ;
5. Le moyen le plus simple et le plus efficace de faire avancer les choses et de ne pas accumuler des piles de courrier est de répondre immédiatement aux lettres. Par conséquent, si vous n’êtes pas engagé dans une conversation ou une autre activité qui ne tolère pas d’interruption, répondez immédiatement à la lettre.

Champs « À », « Cc », « Cci »

Vous devez comprendre, mémoriser et utiliser correctement les champs « À », « Cc » et « Cci ». Vos actions lors de la réception de la lettre ou les actions du destinataire en dépendent.

1. "À qui". Si vous envoyez une question, vous attendez une réponse du destinataire spécifié dans le champ « À ». Si vous êtes le destinataire, vous devez répondre. C'est-à-dire que la lettre et les informations ou questions qu'elle contient sont adressées directement au destinataire indiqué dans ce champ.
2. "Copie". Les destinataires dans ce champ reçoivent une lettre d’information ou sont « invités comme témoins ». Le destinataire des copies ne doit généralement pas répondre à la lettre. De plus, lorsque cela est nécessaire, il est considéré comme poli de commencer par la phrase « Désolé de intervenir ».
3. "Copie carbone invisible" Le fait que la lettre ait été envoyée à la personne indiquée dans le champ « Cci » ne sera pas connu du destinataire principal ni de ceux qui figurent sur les copies. Ce champ est également utilisé pour le publipostage afin que votre carnet d'adresses ne soit pas connu de tous les destinataires.

Lorsque vous répondez, n'oubliez pas le bouton « Répondre à tous » - cela enregistrera des copies des destinataires de la lettre initiale et votre réponse ne passera pas par eux. Vous pouvez toujours supprimer les destinataires indésirables ou en ajouter d’autres.

Si le courrier reçu contient plus de deux destinataires dans le champ « À », cela signifie que ces deux correspondants ou l'un d'entre eux doit répondre. Décidez qui doit répondre. Soyez cependant prudent lorsque vous envoyez des courriers contenant plus de deux destinataires dans le champ « À » : si vous envoyez un courrier à tout le monde, vous risquez de ne recevoir de réponse de personne.

Champ d'objet

Vous ne devez pas laisser ce champ vide. Les personnes avec lesquelles vous correspondez peuvent recevoir des centaines d'e-mails par jour et utilisent ce champ pour évaluer rapidement l'importance du contenu de l'e-mail.

La ligne d'objet doit refléter brièvement le sujet de la lettre. Des titres comme « Question », « Bonjour ! ou des rubriques vides révèlent que vous êtes soit un débutant, soit un manque de compétences de base en correspondance commerciale.

"L'importance de l'écriture"

Si la lettre contient des informations sur des changements urgents, le texte d'un contrat ou d'autres informations auxquelles il faut prêter attention en premier, utilisez la priorité « élevée », cela mettra en évidence la lettre dans la boîte de réception.

• N'utilisez pas l'importance « élevée » en vain !
• Une lettre personnelle adressée à un correspondant professionnel ou une lettre contenant une image ou un lien amusant et non professionnel doit être marquée avec une importance « faible ».

Rédiger une réponse

1. Commencez par une salutation, c'est poli.
2. Parlez la même langue avec la personne. Cela ne concerne pas seulement la langue russe/anglaise, mais aussi la forme du texte. Une réponse informelle à une lettre formelle constitue un manque de respect envers le répondant et une démonstration de sa propre culture basse.
3. N'utilisez pas la translittération, sauf lors de l'envoi d'e-mails à partir d'appareils mobiles. Si votre client de messagerie ne prend pas en charge la langue russe ou corrompt les encodages, veuillez joindre le texte de la réponse en pièce jointe.
4. Une lettre commerciale doit être précise, spécifique et concise.
   • Précision– indiquez les détails exacts auxquels vous faites référence (par exemple, la date de la réunion, le point de l’ordre du jour de la réunion, la date et l’objet d’un autre e-mail ou le nom du fichier).
   • Spécificité– la lettre doit indiquer clairement CE QUI est EXACTEMENT exigé du destinataire.
   • Concision. Celui qui pense clairement parle clairement, et votre destinataire le voit. Il ne faut donc pas mettre sur trois pages ce qui pourrait être écrit en trois phrases. Un texte commercial laconique n'est pas la sécheresse, mais un gain de temps et une précision de pensée.
5. Si la lettre contient plusieurs questions, sujets ou tâches, structurez-les et séparez-les. Un « flux de savon » continu est difficile à lire et vous pouvez en fait manquer la question principale de la lettre.
6. Répondez le plus précisément possible aux demandes formulées dans la lettre. La réponse à une demande ou à une tâche est « Faisons-le ! » incomplet « Nous le ferons à telle ou telle date », « dans tant de jours », « après tel ou tel événement » est une réponse plus précise et plus précise.
7. Le texte ne doit pas contenir d'erreurs ! Les fautes de frappe ne sont pas terribles, mais si vous épelez mal des mots dans chaque lettre, cela devient très vite perceptible et laisse une empreinte négative sur votre image de partenaire commercial.
8. N'envoyez jamais de lettre sans lire ce que vous avez écrit ! Lisez votre réponse et assurez-vous qu'elle est concise, précise, claire, spécifique et exempte d'erreurs grammaticales. Vérifiez que tous les destinataires nécessaires sont indiqués et qu'ils sont correctement placés dans les champs « À » et « Cc ». Vérifiez les erreurs grammaticales.
9. Citez le texte de la lettre originale.
10. Lorsque vous citez intégralement (si votre réponse concerne la lettre entière), écrivez le texte de la réponse au DÉBUT de la lettre, pas à la fin !
11. Si vos réponses sont point par point, séparez la citation par des lignes vides en haut et en bas.

Pièces jointes

1. Ne joignez pas de fichiers aux formats EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR aux lettres - de nombreux clients ou serveurs de messagerie bloquent strictement ces pièces jointes et le destinataire ne les lira jamais. Emballez-les dans une archive (zip, rar) comme dans un shell et insérez-les sous cette forme.
2. Il est considéré comme normal d’envoyer des pièces jointes allant jusqu’à 2 à 3 Mo sans avertissement. Si vous souhaitez envoyer une pièce jointe plus volumineuse, vérifiez auprès du correspondant si un tel fichier passera par son serveur ou rentrera dans sa boîte mail.
3. Abstenez-vous d'investir dans des contenus douteux : d'une part, votre correspondant risque de ne pas partager vos goûts, et d'autre part, vous risquez de causer des ennuis à une personne travaillant dans une organisation où la censure du courrier est utilisée.

Signature électronique

1. L'avoir est utile (il contient vos coordonnées) et c'est un bon formulaire qui démontre votre professionnalisme.
2. La signature ne doit pas dépasser 5 à 6 lignes. Il doit comporter au minimum votre nom et prénom. De plus, il est conseillé d'indiquer votre numéro de téléphone, votre adresse email, le nom et l'adresse physique de l'entreprise, ainsi que l'adresse de son site Internet.
3. Avoir deux options de signature électronique : pour les lettres d'initiative (propres) avec signature complète

Une lettre commerciale doit avoir une structure claire, dont les avantages sont :

• gagner du temps et celui du destinataire ;
• garantir que le destinataire lira la lettre et en comprendra correctement l'essence ;
• recevoir une réponse intelligible et claire.

Structure d'une lettre commerciale

Appel

Il se trouve dans l'en-tête de la lettre et contient la fonction et le nom complet du destinataire. Pour la correspondance commerciale officielle, l'adresse standard est « Cher », qui est écrite avec une majuscule et au centre de la page. Et puis il y a beaucoup d’options selon ce qu’ils écrivent et à qui. Ainsi, en Russie, il est d'usage de s'adresser aux personnes par leur nom et leur patronyme, dans les entreprises à culture d'entreprise occidentale - simplement par leur nom. Si vous connaissez personnellement votre partenaire, vous pouvez lui parler ainsi : « Cher Andreï Petrovitch », si vous ne le savez pas, « Cher M. Smirnov ». À propos, lorsqu’on s’adresse à une personne, le mot « M. » ne peut pas être raccourci en « M. ». Et vous ne devez en aucun cas écrire « Cher M. A.P. Smirnov ». Soit « Andrey Petrovich » soit « M. Smirnov ».

Si vous n’écrivez pas à la royauté, aux représentants de confessions religieuses, aux présidents et aux parlementaires de divers pays, considérez-vous chanceux. Il existe des formules de conversion officielles pour eux et des formules spéciales pour chaque rang. Avant d'envoyer une telle lettre, vérifiez soigneusement si le message sélectionné correspond au statut du destinataire. Il est beaucoup plus facile de se rappeler comment écrire aux militaires : « Cher camarade colonel », même si ce colonel est une femme. Mais l'adresse « Mesdames et Messieurs » est laïque, et il vaut mieux l'utiliser, par exemple, pour une invitation à l'ouverture d'un salon de mode. Si vous invitez quelqu'un à une présentation commerciale - par exemple de nouvelles installations de forage - alors, selon la pratique établie, l'adresse commune « Chers Messieurs » est utilisée pour tout le monde. Dans ce cas, peu importe que des femmes travaillent également dans cette organisation.

Exemple:

Directeur général
SARL "Concorde"
Dobrovolsky P.I.

Cher Pavel Ilitch !
ou
Cher M. Dobrovolsky !

Préambule

Constitue le premier paragraphe de la lettre, qui expose son objectif, la raison qui vous a poussé à l'écrire. Après avoir lu le préambule, le destinataire doit comprendre l'essence de la lettre. Exemple : Je vous écris pour vous exprimer mon mécontentement quant à la qualité des matières premières pour la fabrication de meubles que votre entreprise nous fournit, et je compte sur votre action. visant à améliorer rapidement la situation et à compenser les pertes qui nous ont été causées.

Exemple: Au cours du mois dernier, à partir du 2 juin de cette année, 10 à 15 % de chaque lot de vos matières premières est défectueux. Ces faits ont été dûment documentés par les spécialistes de notre entreprise. Des copies des documents sont jointes à cette lettre. Les pertes de notre entreprise dues à la réception de matières premières défectueuses s'élèvent à environ 1 million de roubles. Nous coopérons avec Concord LLC depuis maintenant cinq ans et jusqu'à présent, nous n'avons eu aucune raison de nous plaindre. Dans cette situation, nous insistons sur une compensation totale de nos pertes. Si nécessaire, nous sommes prêts à procéder à un examen conjoint des matières premières rejetées.

Conclusion

Nécessaire pour un bref résumé de tout ce qui est écrit et une conclusion logique à la lettre.

Exemple: Je suis sûr que vous comprendrez cette situation et que dans un avenir proche notre coopération reviendra à la normale.

Signature

La lettre se termine par la signature (fonction + nom complet) du destinataire, qui est précédée de la forme de politesse standard « Avec respect ». Des options sont également possibles : « Cordialement vôtre », « Avec l'espoir d'une coopération productive », « Avec gratitude pour votre coopération », etc. Lors de la signature d'une lettre, il est important de prendre en compte le rang du destinataire et du destinataire. La lettre adressée au directeur général doit également être signée par le directeur général ou, à minima, son adjoint. Dans ce cas, la signature doit correspondre à son décodage : la situation où le directeur adjoint met une barre oblique à côté du nom de famille du directeur et signe avec son propre nom est inacceptable.

Exemple: Cordialement, Directeur général de l'usine de meubles Zarya A.D. Kiselev

P.S.

Postscript (P.S.) - un post-scriptum à la fin d'une lettre après la signature - est assez rarement utilisé dans la correspondance commerciale. Il sert à informer le destinataire d'un événement important survenu après la rédaction de la lettre, ou à lui transmettre des informations indirectement liées au sujet de la lettre.

Exemple 1 : P.S. Je vous informe que le pourcentage de défauts sur un lot de matières premières reçu il y a 3 heures est passé à 17% !

Exemple 2 : P.S. Le chef de notre service réception des matières premières rencontrera vos spécialistes dans votre entreprise demain à 14h00.

Applications

Les pièces jointes sont un ajout facultatif au texte principal de la lettre et sont donc rédigées sur des feuilles séparées - chaque pièce jointe sur sa propre feuille. Il n'y a pas de règles pour les écrire.

Phrases standard pour la correspondance commerciale

Avis

• Nous vous informons que le retard d'expédition... est dû à...
• Nous tenons à vous informer que la direction de l'usine a pris une décision...
• Nous vous informons que votre offre a été acceptée.
• Nous vous informons que nous...
• Nous tenons à vous informer que...
• Nous vous informons que nous ne pouvons malheureusement pas...

Modèles d'expressions expliquant les motifs (Les phrases les plus courantes au début d'une lettre commerciale standard)

Conformément au protocole...
• Afin de renforcer la protection des biens...
• En réponse à votre demande...
• Pour confirmer notre conversation téléphonique...
• Pour confirmer notre accord...
• Afin de fournir une assistance technique...
• En raison de la situation difficile...
• Dans le cadre du travail commun...
• D'après la lettre du client...

Si l'auteur est une personne morale, alors les actions sont transférées :

1. Troisième personne du singulier, par exemple :
   • Cela ne dérange pas l'usine de Zarya...
   • La coentreprise russo-anglaise Soyouz K propose...
   • La coopérative Naiv garantit...
2. À la troisième personne du pluriel, par exemple : Le comité directeur et syndical de l'usine de Zarya demande instamment...
3. Première personne du pluriel :
   • S'il te plaît...
   • Nous confirmons...
   • Nous informons...

Si l'auteur est un particulier, alors les actions sont transférées :

1. Première personne du singulier, par exemple :
   • Pour votre information…
   • S'il te plaît...
   • Je vous informe...
2. Première personne du pluriel, par exemple :
   • Nous approuvons...
   • Nous avons reçu votre télégramme...
   • Félicitations...
   • Nous soutenons...

Demande

• Merci de vérifier l'avancement des travaux...
• S'il vous plaît, agissez...
• Veuillez fournir des données sur les performances...

Envoi de documents ou de biens matériels

• Nous envoyons des dessins d'assemblage de machines...
• Nous envoyons les documents qui vous intéressent par courrier recommandé...
• Nous vous envoyons le contrat signé par nos soins...

Confirmation

• Nous accusons réception avec gratitude de votre commande et procédons à sa mise en œuvre...
• Nous accusons réception du cahier des charges pour...
• L'usine de Zarya confirme les modalités de fourniture des équipements...

Offre

• Nous pouvons vous proposer…
• Nous vous invitons à acheter...
• Nous pouvons vous recommander...

Invitation

• Nous vous invitons à participer à la discussion du projet...
• Veuillez participer à la discussion sur le problème...
• Nous invitons un représentant de votre entreprise à visiter…

Refus et rejet de proposition (projet)

• Le projet de liste de titres que vous avez envoyé pour des projets de construction d'une valeur de... ne peut pas être approuvé par nous pour les raisons suivantes.
• Votre proposition (projet) a été rejetée pour les raisons suivantes...

Rappel

• Nous vous rappelons que selon le plan de travail en commun vous devez...
• Nous vous rappelons que conformément à... Vous devez...
• Nous vous rappelons que votre impayé s'élève à...
• Nous vous rappelons que le délai de soumission du manuscrit expire...

Garanties

• Nous garantissons le paiement.
• Nous garantissons les délais.
• Nous garantissons la qualité des produits.

Interprétation de sa propre position

• Nos appels sur cette question n’ont pas abouti à des résultats positifs.
• Nous n'avons aucune objection à la conception.
• Nous ne pouvons pas vous livrer la marchandise... pour les raisons suivantes :...

Interprétation des actions de l'autre partie

• Un tel retard peut conduire...
• Il est totalement inexplicable que votre usine retarde l'expédition des moules...
• Les promesses que vous avez faites ne sont pas tenues.

Derniers mots

• Nous espérons que notre demande sera exaucée.
• Nous espérons poursuivre notre coopération.
• Avec mes vœux de réussite.
• Nous vous demandons de ne pas retarder votre réponse.
• Veuillez nous pardonner le délai de réponse (pour une erreur).

Normes éthiques pour la correspondance commerciale

La correspondance commerciale, comme toute autre forme d'interaction humaine, repose sur un ensemble de règles et de normes éthiques, dont la principale est « L'EXACTITUDE ET LE RESPECT DE VOTRE PARTENAIRE ». Même si le but de la lettre est d'exprimer une réclamation, son texte ne doit pas contenir de mots grossiers ou d'expressions incorrectes susceptibles d'offenser votre contrepartie. En prenant soin de maintenir la dignité de votre destinataire, vous préservez ainsi la vôtre.

• commencez le message par une déclaration de refus. Tout d'abord, vous devez indiquer la motivation de la décision prise et indiquer clairement que dans certaines circonstances, la question peut être réexaminée ;
• imposer au destinataire le résultat attendu de la question, par exemple : « Veuillez étudier et résoudre le problème de manière positive » ou « Veuillez approuver cette candidature »
• inciter le destinataire à se précipiter lorsqu'il prend une décision avec les mots « de toute urgence », « immédiatement », « dans un délai plus court ». Il est préférable d'utiliser les formules d'étiquette « Je vous demande de répondre à telle ou telle date », « Je vous engage à m'informer immédiatement de votre décision »
• faire allusion au destinataire sur son inattention, son incompétence imaginaire, en introduisant dans le texte de la lettre une formulation telle que « Je propose d'étudier attentivement… ».

Pour le destinataire des lettres commerciales, les exigences obligatoires, du point de vue des normes éthiques, sont :

• refus du formulaire de réponse, dans lequel une lettre de demande ou une lettre d'offre est retournée à l'auteur avec les informations de réponse qui y sont inscrites ;
• réponse rapide et claire à l’organisation d’envoi. Un retard ou une absence de réponse peut être considéré comme un manque de coopération.

Suivre les normes éthiques de la correspondance commerciale énumérées ci-dessus ne vous obligera pas à accomplir un exploit et deviendra avec le temps facile et habituel. De plus, cela vous donnera une réputation de personne pleine de tact et vous apprendra même à transformer vos adversaires en alliés.

Règles générales pour la rédaction de lettres commerciales

Outre la structure, un autre élément important d’une lettre commerciale compétente est sa conception soignée.

Lettre d'information

Lettre d'information- Il s'agit d'une lettre officielle qui informe le destinataire d'informations officielles.

La longueur du bulletin d'information varie d'un paragraphe à plusieurs pages.

En règle générale, les lettres d'information sont signées par le responsable de l'organisation et, dans le cas d'un envoi massif (par exemple, à tous les clients de l'entreprise), elles peuvent ne pas contenir du tout de signature manuelle. Les lettres d'information sont souvent standard. nature.

Lettre de demande– une lettre officielle envoyée pour obtenir toute information ou document officiel.

En général, les lettres de demande d'information sont rédigées de la même manière que les lettres de requête. Les lettres de requête sont généralement signées par le chef de l'organisation ou un responsable officiellement autorisé.

Le texte de la lettre de demande doit contenir une justification de la nécessité de fournir des documents ou des informations et l'énoncé réel de la demande.

Une lettre de demande nécessite une lettre de réponse.

Lettre de réponse

Une lettre de réponse est une lettre de service rédigée en réponse à une lettre de demande de renseignements ou à une lettre de demande.

La réponse peut être négative (lettre de refus) ou positive.

Le texte de la lettre de réponse doit utiliser le même langage et le même vocabulaire que ceux utilisés par l'auteur dans la lettre d'initiative, à condition que la lettre de demande ait été rédigée correctement en termes de langue.

Vous ne devez pas inclure dans le texte de la lettre de réponse un lien vers la lettre reçue (« Vers votre lettre du _______#__… »).

Les informations sur la lettre d'initiative sont incluses dans le numéro d'enregistrement de la lettre de réponse. Il est conseillé de commencer une lettre de refus par une justification du refus : « En rapport avec… », puisqu'une réponse négative doit être justifiée, vous ne pouvez pas refuser simplement une demande sans explication.

Lettre de confirmation

Une lettre de confirmation est une lettre officielle dans laquelle le destinataire confirme les accords, les intentions, la réception d'informations, de documents ou d'autres documents précédemment conclus, etc.

La formule linguistique clé de ce type de lettre est : « Nous confirmons (réception des documents, accord préalable, consentement à...) ».

Lors de la confirmation d'un accord préliminaire, le texte de la lettre doit en décrire brièvement l'essence.

Si la réception des documents est confirmée, vous devez les nommer, etc. La lettre de confirmation peut se terminer par une demande, un souhait ou une proposition.

Lettre de plainte

Une lettre de réclamation est une lettre commerciale d'initiative dont le but est d'exprimer une réclamation ou un mécontentement au destinataire.

En conclusion, des souhaits ou des propositions spécifiques visant à corriger la situation devraient être exprimés.

Lettre de garantie

Les lettres de garantie sont destinées à fournir au destinataire des garanties écrites afin de confirmer certaines promesses ou conditions, intentions ou actions de l'auteur (organisation d'envoi), affectant d'une manière ou d'une autre les intérêts du destinataire.

Les lettres de garantie sont adressées à un organisme ou à un particulier. Le mot « garantie » peut ne pas être mentionné du tout dans le texte de la lettre, cependant, la lettre restera un document contenant une garantie.

Le paiement des travaux effectués, le délai de réalisation, la qualité du travail, la qualité du produit, le délai de livraison, le paiement des produits reçus, etc. peuvent être garantis. Ces aspects peuvent constituer le contenu du contrat. lettre entière ou être incluse dans le texte de la lettre en tant que composant.

Les lettres de garantie ont un caractère résolument légal et correspondent en termes de statut à des documents à caractère contractuel. Le plus souvent, des lettres de garantie sont émises pour confirmer le paiement.

Dans ce cas, il est obligatoire d'indiquer le numéro de contrat et la facture selon laquelle le paiement doit être effectué.

Les lettres de garantie se distinguent par leur clarté, leur exactitude et leur formulation sans ambiguïté - puisqu'il s'agit de fournir au destinataire des garanties au nom et au nom d'une organisation ou d'un fonctionnaire. Il doit indiquer le type d'opération à effectuer.

Ces lettres peuvent commencer par un exposé de l'essence des garanties fournies au destinataire, par exemple : « Par cette lettre, je garantis... ».

Dans d’autres cas, une lettre de garantie peut contenir un exposé des raisons qui ont motivé l’intention de l’auteur de se déclarer prêt à fournir certaines garanties au destinataire. Dans ce cas, la déclaration correspondante est formulée dans la phrase finale, par exemple : « Nous garantissons le paiement » ou « Je garantis le paiement intégral et dans les délais ».

Une particularité de ce type de lettres est la présence, à côté de la signature de l'auteur (par exemple, le directeur d'une organisation), de la signature d'un fonctionnaire directement responsable des questions financières ou autres. Si une lettre de garantie est envoyée en guise d'obligation de payer un achat, un service rendu, etc., elle doit alors indiquer les coordonnées bancaires de l'organisme payeur.

La phrase clé de la lettre de garantie peut comprendre les mots et expressions suivants :

• Nous garantissons...
• Nous garantissons que...
• La société Partenaire garantit...
• Veuillez envoyer à notre adresse contre remboursement (type de garantie)…
• Nous garantissons le paiement...
• Nous garantissons par la présente...

CV

Un CV est un type de lettre commerciale visant à fournir la présentation la plus complète et la plus avantageuse d'un spécialiste à un employeur.

Lors de la rédaction d'un CV, vous devez suivre strictement un certain nombre de règles :

1. Présentez-vous
2. Éducation
3. Expérience
4. Dois-je indiquer le niveau de salaire souhaité ?
5. Dois-je fournir des informations supplémentaires sur moi-même ?
6. Avez-vous besoin de données personnelles ?
7. Adaptez votre CV aux exigences de l'employeur
8. Attitude envers les voyages d'affaires
9. Disponibilité des recommandations
10. Lettre de motivation

Il n’existe pas et ne peut pas y avoir un seul CV pour toutes les occasions qui pourrait être envoyé à toutes les entreprises sans modifications.

À chaque fois, vous devez d'abord réfléchir aux qualités qui seront valorisées dans un nouvel emploi et modifier votre CV en conséquence. Les informations présentées dans le CV doivent être fiables. Ne laissez aucun espace vide sur votre CV.

Et surtout, le CV doit être court : pas plus d'une page à une page et demie. Votre capacité à formuler clairement et à présenter brièvement est un indicateur d’un haut niveau de culture générale.

Avoir une photo sur votre CV est le bienvenu.

1. Confirmation du fait et des conditions de travail dans l'organisation, brèves informations sur les postes occupés et les responsabilités exercées (pour une lettre de recommandation d'un particulier, ce paragraphe indique pour quelle durée et à quel titre l'auteur de la lettre connaît le personne recommandée). La liste des responsabilités doit indiquer les qualifications de la personne recommandée. Si la personne recommandée a occupé divers postes, les données sur les postes occupés et les responsabilités professionnelles exercées sont indiquées pour chaque intervalle de temps. Exemple: Sidorov Vladimir Alexandrovitch a travaillé chez Vector du 12 mars 1998 au 16 mars 2002, y compris du 12 mars 1998 au 16 mars 2002 - en tant que directeur du département commerce et achats, du 17 mars au 25 novembre 2002 - en tant que un cadre supérieur du même département. Ses responsabilités en tant que manager consistaient à organiser l'approvisionnement en composants et en tant que cadre supérieur à organiser l'interaction entre les entreprises fournissant des composants et la production.
2. Une brève description des qualités professionnelles, commerciales et personnelles recommandées et des réussites obtenues au cours de son travail au sein de l'organisation. Vous devez abandonner les mots généraux tels que fiable, compétent, consciencieux, etc., et vous concentrer sur des faits spécifiques qui caractérisent la personne recommandée en termes de qualités professionnelles et de capacité à faire face à certaines tâches. Ici, vous pouvez vous concentrer sur des catégories telles que le niveau de connaissances. et un travail acharné dans l'exécution de tâches de base, la capacité de faire face à des tâches non standard, l'ingéniosité, l'initiative, la capacité d'apprentissage, la capacité d'adaptation dans diverses situations, la stabilité émotionnelle, les qualités de leadership. Ici, vous pouvez également donner une comparaison approximative des personnes recommandées. travailler avec le travail de ses collègues, indiquer les réalisations les plus significatives, les projets développés et mis en œuvre par lui personnellement. Exemple: Il maîtrisait le logiciel de manière indépendante, menait des négociations commerciales de manière indépendante et réussie, supervisait efficacement ses subordonnés, etc.
3. Raisons du changement d'emploi (quitter l'organisation, déménager vers un autre endroit). Il peut s'agir d'un changement dans le profil de l'organisation, d'une fermeture d'une division, de changements de personnel dans l'organisation, d'un changement de lieu de résidence, etc.
4. Conclusions. Une évaluation brève et spécifique des compétences, des qualités commerciales, du potentiel créatif et des opportunités de carrière de la personne recommandée. Recommandations pour occuper un ou plusieurs postes précis (dans certains cas, il convient d'indiquer ici dans quelle mesure vous recommandez une personne pour le poste souhaité : sans condition, fortement, avec quelques réserves, ne recommande pas). Exemple: Vladimir Aleksandrovich Sidorov maîtrise la technologie... (possède une vaste expérience de travail avec des logiciels serveur... ou... peut travailler de manière indépendante avec des entreprises clientes... etc.). Je crois que M. Sidorov peut exercer efficacement les fonctions de chef de département, en tant que chef de département, chef adjoint du département informatique d'une entreprise de niveau intermédiaire.
5. Coordonnées de la personne signant la lettre. Ce point est particulièrement pertinent pour les lettres de recommandation rédigées par des particuliers, car il est fort possible qu'un nouvel employeur, après avoir lu la lettre de recommandation, veuille clarifier certains détails.

communiqué de presse

Un communiqué de presse est un message d'information destiné aux médias dont le but est d'attirer l'attention sur un certain événement (survenu ou à venir) afin de maximiser la couverture médiatique de cet événement.

Les communiqués de presse sont rédigés et diffusés par les services de presse des entreprises et des organisations et obéissent à certaines règles de rédaction :

• le mot « Communiqué de presse » doit être indiqué dans l'en-tête du document et la date de sa diffusion doit être indiquée ;
• le titre du communiqué de presse doit refléter le plus clairement possible son sujet et le message du message d'information ;
• l'essence du titre du communiqué de presse peut être divulguée plus en détail dans le sous-titre (cependant, sa présence n'est pas nécessaire) ;
• le premier paragraphe du communiqué doit nécessairement contenir les informations suivantes : quoi, où et quand cela s'est produit (se produira) ;
• Le volume du communiqué de presse ne doit pas dépasser une page et demie de texte dactylographié. Dans ce cas, il est conseillé de se limiter à une seule page, incluant la signature et les pieds de page du papier à en-tête de l’organisation ;
• le communiqué de presse peut inclure des citations de créateurs d'actualités - des intervenants responsables de l'organisation ;
• le communiqué de presse est rédigé sur papier à en-tête de l’organisation ;
• La signature du communiqué de presse doit indiquer le nom complet de la personne de contact pouvant fournir des informations complémentaires sur le sujet du communiqué, ainsi que ses coordonnées : téléphone (mobile de préférence), e-mail, numéro ICQ.

Lettre de félicitations

Le format « Félicitations » appartient à la catégorie des correspondances professionnelles personnelles.

Il est rédigé sur un formulaire de vœux ou une carte postale, et une approche créative peut et doit prévaloir dans sa préparation. Cela s'applique à la fois au texte de la lettre et à sa conception.

Les félicitations peuvent être personnelles (joyeux anniversaire) ou massives (par exemple, bonne année).

Dans le premier cas, l'adresse au destinataire doit être personnelle - par son nom et son patronyme ; dans le second cas, cela peut être général, par exemple « Chers amis ! »

Dans les deux cas, l'expéditeur doit signer personnellement les félicitations (un fac-similé est utilisé lors de l'envoi de félicitations massives).

Félicitations personnelles

Félicitations de messe

Lettre d'invitation

Le format « Invitation » appartient à la catégorie des correspondances professionnelles personnelles.

Il est délivré sur papier à en-tête officiel ou sur carte postale et est destiné à informer le destinataire d'un certain événement spécial auquel il est invité à assister.

L'invitation doit contenir des informations sur le lieu et l'heure de l'événement, ainsi que son nom.

L'invitation doit indiquer le code vestimentaire acceptable (par exemple, noir et cravate), ainsi que le nombre de personnes auxquelles l'invitation s'applique.

En règle générale, une invitation est de nature personnelle, mais lors d'événements publics, elle peut être impersonnelle.

Invitation personnelle

Invitation à la messe

Lettre de remerciement

Le format « Merci » appartient à la catégorie des correspondances professionnelles personnelles et vise à exprimer sa gratitude au destinataire.

En règle générale, la gratitude est émise sur le papier à en-tête officiel de l'organisation, mais peut être émise sous forme de carte postale.

Le texte de la lettre de remerciement est rédigé dans un style concis, convivial et officiel en référence à l'événement qui a poussé l'expéditeur à exprimer sa gratitude au destinataire. Si vous le souhaitez, d'autres mérites du destinataire peuvent également être répertoriés. La gratitude est certifiée par la signature personnelle de l'expéditeur et, dans certains cas, par le sceau de l'organisation.

Exemple: Message du Premier ministre de Grande-Bretagne au président du Conseil des commissaires du peuple de l'URSS (25 avril 1942) « Je vous suis très reconnaissant pour votre message du 23 avril. Nous saluerons bien sûr la visite de M. Molotov, avec qui, je suis sûr, nous pourrons accomplir beaucoup de travail utile. Je suis très heureux que vous ayez la possibilité d’autoriser cette visite, qui, j’en suis sûr, sera très précieuse.

Lettre de condoléances

Le format « Condoléances » appartient à la catégorie de la correspondance professionnelle personnelle et est destiné à exprimer son empathie et son soutien au destinataire concernant un autre événement triste ou une perte.

Lors de la rédaction d'un message de condoléances, il est très important de choisir les bons mots sincères qui peuvent réellement soutenir le destinataire dans son chagrin.

En même temps, il est important d’exprimer vos sentiments et vos expériences concernant ce qui s’est passé.

Les condoléances sont présentées dans un style discret et correct sur du papier à en-tête officiel ou sur une carte postale spéciale et certifiées par la signature personnelle de l'expéditeur.

Lettre commerciale- un document servant à la communication, à la transmission d'informations à distance entre deux correspondants, qui peuvent être aussi bien des personnes morales que des personnes physiques.

En raison de la nature de ses activités, un manager ou un spécialiste en gestion doit rédiger de nombreuses lettres commerciales.

Les lettres commerciales comprennent les caractéristiques, les curriculum vitae, les lettres de recommandation, les lettres de rappel et de gratitude, les lettres d'invitation à un entretien ou à une présentation, les lettres de refus, les déclarations de réclamation, les plaintes, etc.

Comment rédiger correctement une lettre commerciale

• le papier pour une lettre commerciale doit être de bonne qualité, absolument propre et soigneusement coupé ;
• Il est souhaitable que le formulaire de lettre commerciale contienne le logo de l'organisation, son nom complet, ses adresses postale et télégraphique, ses coordonnées de téléphone, de fax, d'e-mail et bancaires ;
• les lettres commerciales officielles sont imprimées au recto de la feuille, sans marques ; toutes les pages sauf la première sont numérotées en chiffres arabes ;
• la largeur de la marge sur le côté gauche de la feuille doit être d'au moins 2 cm, le paragraphe commence par une ligne rouge avec un retrait de cinq intervalles du bord gauche de la ligne ; le texte est imprimé à un intervalle et demi à deux ; Il est conseillé d'éviter le retour à la ligne automatique ;
• dans le coin supérieur droit d'une lettre commerciale, sous l'adresse de l'organisme d'envoi, la date est indiquée, de préférence en toutes lettres (par exemple, le 2 janvier 2007) ;
• le nom de l'organisme ou le nom et l'adresse de la personne à qui la lettre commerciale est envoyée sont indiqués sur le côté gauche de la feuille ;
• en bas, depuis le bord de la ligne ou au centre de la feuille, une adresse polie est inscrite ; par exemple, « Cher Ivan Ivanovitch » ; une virgule est obligatoire après une adresse, mais un point d'exclamation est souvent utilisé pour commencer la phrase suivante par une ligne rouge et une majuscule ;
• la lettre commerciale se termine par des mots de gratitude pour la coopération et exprimant l'espoir de sa poursuite ;
• la signature est apposée sur le côté droit de la feuille, après la phrase de politesse finale, par exemple « Avec respect… », le nom du signataire est imprimé sous sa signature manuscrite ;
• les résolutions sur tous types de correspondance entrante doivent être prises au crayon ou sur des feuilles de papier séparées ; une lettre commerciale est pliée avec le texte à l'intérieur, et les lettres commerciales les plus importantes ne sont pas pliées, pour lesquelles elles sont envoyées dans de grandes enveloppes épaisses ;
• une demande télégraphique doit recevoir une réponse dans les 3 jours, une lettre commerciale - 10 ; si la demande nécessite un examen approfondi, vous devez informer dans les 3 jours que la lettre commerciale a été prise en compte et donner une réponse définitive dans les 30 jours.

• précision et clarté de la présentation des pensées - mots courts, phrases courtes, paragraphes courts
• accessibilité maximale du texte pour la compréhension, utilisation de phrases simples qui expriment l'essence avec précision et sans ambiguïté
• alphabétisation
• exactitude

Toutes les règles élémentaires décrites ci-dessous concernent principalement la correspondance commerciale avec vos partenaires, collègues, clients et interprètes. Leur utilisation dans la correspondance personnelle est une affaire privée pour chacun. Cependant, suivre ces règles dans la correspondance personnelle ne fera que créer une bonne impression de vous.

L'éthique dans la messagerie professionnelle

Si soudainement vous ne souhaitez plus lire, limitez-vous au moins aux règles de base suivantes :

• Lorsque vous répondez, utilisez le bouton « Répondre à tous ». Cela mettra en copie les destinataires de l'e-mail initial afin que votre réponse ne les dépasse pas. Je recommande fortement de masquer le bouton « Répondre » dans les paramètres de l'interface. Si nécessaire, vous pouvez supprimer manuellement les destinataires indésirables.
• Ne laissez pas le champ Objet vide. Les personnes avec lesquelles vous correspondez peuvent recevoir des centaines d’e-mails par jour et utilisent ce champ pour évaluer rapidement l’importance et le contenu de l’e-mail.
• Lettres de citation. Ne commencez pas une réponse avec un nouvel e-mail, cliquez sur « Répondre à tous » sur l'e-mail reçu et ne désactivez pas le devis lors de la réponse et la fonction de transfert dans les paramètres de votre client de messagerie.
• Avec citation complète(si votre réponse concerne la lettre entière) écrivez le texte de la réponse au DÉBUT de la lettre, et non à la fin, ci-dessous.

ALLONS-NOUS CONTINUER ?

Réception de lettres

1. Les lettres reçues doivent être lues. Si vous avez reçu une lettre, cela signifie que quelqu'un l'a envoyée pour une raison quelconque (bien entendu, le spam n'est pas pris en compte ici). Si une personne a des lettres marquées comme non lues et qu'elles datent de plus d'un jour, elle ne sait pas comment travailler avec le courrier. Cependant, cela peut être pardonné si :
   • la personne est décédée ou est tombée malade de façon inattendue ;
   • travailler avec le courrier ne fait pas partie de ses responsabilités professionnelles (il n'a alors pas besoin d'un service e-mail).
2. Si vous n'êtes pas manager, consultez vos emails au moins 2 fois par jour : le matin et l'après-midi. Ne pas répondre à une question de production de votre part peut bloquer le travail des autres et retarder la résolution des problèmes.
3. Si vous êtes manager, votre journée de travail devrait commencer par lancer un client de messagerie qui reste actif toute la journée et vérifie automatiquement votre courrier électronique. Configurez la livraison/réception automatique du courrier au moins toutes les 10 minutes (de préférence 1 à 3 minutes).
4. Vous avez reçu une lettre. Si vous êtes très occupé, évaluez immédiatement de qui elle vient, le sujet et parcourez-la - cela vous aidera à décider rapidement si la lettre nécessite une réponse urgente ou peut attendre un peu.
5. Si vous le pouvez, veuillez répondre immédiatement. C’est le moyen le plus simple et le plus efficace de faire avancer les choses sans collecter le courrier.
6. Si vous comprenez que vous ne pouvez pas répondre dans les 24 heures, il est préférable d'écrire immédiatement « Je répondrai dans quelques jours » ou au moins « Je répondrai un peu plus tard ».

Champs « À », « Cc », « Cci »

1. N'oubliez pas qu'il existe des champs À, CC et BCC. Vos actions ultérieures (et celles de vos interlocuteurs) à la réception de la lettre en dépendent :
   • "À" ("À") - la lettre et les informations ou questions qu'elle contient sont adressées directement au destinataire. Si vous envoyez une question, vous attendez une réponse du destinataire spécifié dans le champ « À ». Si vous êtes le destinataire, c'est vous qui devriez répondre.
   • « CC » (« Copie ») - les destinataires apparaissant dans les copies reçoivent une lettre « pour votre information », pour information ou sont « invités à témoigner ». Le destinataire des copies ne doit généralement pas répondre à la lettre ; De plus, il est considéré comme poli si, si nécessaire, vous commencez par la phrase « Désolé de votre interférence ».
   • « BCC » (« Blind Copy ») est un domaine pour les « intrigues de palais ». En indiquant un destinataire dans ce champ, vous lui envoyez « secrètement » cette lettre : le fait que la lettre ait été envoyée à cette personne ne sera connu ni du destinataire principal ni de ceux des copies. Il est également utilisé pour le publipostage afin que votre carnet d'adresses ne soit pas connu de tous les destinataires.
2. Lorsque vous répondez, utilisez le bouton « Répondre à tous ». Cela enregistrera une copie aux destinataires de l’e-mail initial afin que votre réponse ne leur échappe pas.
3. NE supprimez PAS les personnes ajoutées par votre correspondant des copies de la lettre. Si vous souhaitez répondre à quelque chose de personnel pour que les autres correspondants ne reçoivent pas votre réponse, alors supprimez tout le monde des copies sauf celui qui a écrit la lettre (oui, nous n'utilisons jamais le bouton « Répondre »).
4. S'il y a plus de deux destinataires dans le champ « À » de la lettre reçue, cela signifie que ces deux correspondants ou l'un d'entre eux doit répondre. Considérez que les DEUX devraient répondre - si la lettre est adressée à vous et à quelqu'un d'autre, répondez également (même s'il s'agit d'une réponse du type « Cette question n'est définitivement pas pour moi, laissez untel répondre »).
5. À son tour, il est fortement recommandé de NE PAS inclure plus d’un destinataire dans le champ « À ». A une lettre envoyée à deux, vous ne recevrez de réponse ni de l'un ni de l'autre, puisque chacun pensera que l'autre répondra. Tout le monde n'a pas lu cet article.
6. Transférer une correspondance privée vers une liste de diffusion sans le consentement des participants à la correspondance est contraire à l'éthique !

Champ d'objet

1. Ne le laissez pas vide.
2. L'objet de la lettre doit être bref, mais refléter le contenu principal et le sujet de la lettre. Des titres comme « Question », « Bonjour ! ou des titres vides révèlent que vous êtes un débutant qui manque de compétences de base en rédaction commerciale.
3. Lorsque vous répondez à l’un des nombreux e-mails avec des lignes d’objet différentes, répondez aux bonnes. Répondez à la lettre ayant pour sujet « Réunion du mardi 18 avril » concernant la réunion et à la lettre « Documents d'impression » concernant les documents d'impression. Cela implique de citer la correspondance antérieure (voir la section Rédaction de lettres ci-dessous).
4. Si vous devez envoyer périodiquement des e-mails tels que des rapports hebdomadaires, essayez de garder l'en-tête constant, ou au moins une partie de celui-ci doit être constante, afin que le destinataire puisse configurer des règles automatiques pour trier ce type de courrier.

L'importance de l'écriture

1. Si la lettre contient des informations sur des changements urgents, le texte du contrat ou d'autres informations auxquelles vous devez prêter attention en premier, utilisez l'importance « élevée », cela mettra en évidence la lettre dans la boîte de réception.
2. N'utilisez pas en vain une importance « élevée » - les personnes « bruyantes » sont agaçantes, soyez plus modeste.
3. Pour une lettre personnelle à un correspondant commercial ou une lettre avec une image ou un lien amusant, marquez l'importance comme « faible ».

Rédaction de lettres (réponses)

1. Commencez par une salutation, c'est poli. "Bonjour Gria !" indique que vous êtes trop paresseux pour écrire le nom de la personne. Même juste "Andrey!" ou "Bon après-midi!" assez poli et suffisant.
2. Parlez la même langue avec la personne. Cela s'applique non seulement à la langue russe/anglaise, mais aussi à la forme du texte. Si vous recevez une lettre formelle, une réponse informelle sera irrespectueuse envers le répondant et une démonstration de votre propre culture basse. Une réponse formelle à un appel informel est soit un appel à se conformer à la réglementation, soit simplement une exigence des règles de l'entreprise.
3. Essayez de toujours répondre à la dernière lettre de la chaîne de correspondance, et non à une lettre intermédiaire.
4. Ne ispolzuyte translit sauf dans les cas d'envoi de lettres dans des conditions dans lesquelles il est difficile de saisir du texte différemment (par exemple, depuis un téléphone portable ou depuis un ordinateur sans clavier russe).
5. Si votre client de messagerie ne prend pas en charge la langue russe ou gâche les encodages, joignez le texte de la réponse en pièce jointe.
6. Une lettre commerciale doit être précise, concise et spécifique :
   • Exactitude - assurez-vous d'inclure les détails exacts auxquels vous faites référence (date et objet d'un autre e-mail, date de la réunion, point de l'ordre du jour de la réunion, nom du fichier, lien vers le document en ligne, etc.).
   • Concision – certains présentent en trois pages ce qui pourrait être écrit en trois phrases. Celui qui pense clairement parle clairement, et votre correspondant le voit.
   • Spécificité - à partir de la lettre, il doit être clair exactement CE qui est EXACTEMENT exigé du destinataire, quelles actions il attend de lui.
7. La correspondance commerciale n'est pas un lieu d'exercices du genre épistolaire ni un lieu d'expression d'émotions. Il existe à cet effet des forums, des chats et d’autres moyens de communication électronique interpersonnelle. Un texte commercial laconique n'est pas la sécheresse, mais un gain de temps et une précision de pensée.
8. Si la lettre contient plusieurs questions, sujets ou tâches, structurez-les et séparez-les en paragraphes avec ou sans numérotation. Un « courant de pensée » continu est difficile à lire et il est facile de passer à côté du point principal de la lettre. De plus, certaines personnes ont tendance à jeter immédiatement à la poubelle une lettre mal structurée (même s’il s’agit probablement d’extrémisme).
9. Gardez à l’esprit que la réponse à une demande ou à une tâche est « Faisons-le ! » incomplet « Nous le ferons à telle ou telle date », « dans tant de jours », « après tel ou tel événement » sont des réponses plus précises et plus précises.
10. Si la lettre est rédigée de manière à pouvoir répondre par un simple « ok », la réponse sera probablement reçue beaucoup plus rapidement. Par exemple, s'il existe plusieurs options quant à la marche à suivre, proposez une option par défaut.
11. Le texte ne doit pas contenir d'erreurs. Ochepyatki ne font pas peur, mais si vous écrivez et épelez un mot de manière incorrecte dans chaque lettre, cela devient très rapidement perceptible et votre « C » avec un moins en russe devient évident (ainsi que d'autres conclusions spéculatives sur votre niveau général d'éducation et de culture ).
12. Essayez de ne pas utiliser le formatage HTML de la lettre. Malheureusement, ce format de rédaction de lettres est le format par défaut dans Outlook, mais lors de son utilisation, notamment lors de la citation (réponse et transfert), de nombreuses questions se posent.
13. Si vous avez reçu une lettre au format HTML, NE la modifiez PAS en texte brut, cela brise la perception des informations par l'expéditeur lors de la réception de votre réponse. Plus votre correspondant est important pour vous, plus il est important d'entretenir sa perception adéquate. Vous pouvez gérer la mise en évidence de vos réponses dans les citations HTML en utilisant la couleur, ou vous pouvez également utiliser le bouton « Réduire l'indentation » sur le panneau de formatage HTML (bien qu'il y ait des nuances capricieuses).
14. Citez le texte de la lettre originale. Que pensez-vous que cela signifierait ? Je ne sais pas non plus : À : AIST est un oiseau créatif Sujet : Re : Re : Re : Question Ok ! Vassia
15. Ne modifiez jamais le texte d’une autre personne lorsque vous le citez ! C'est une sorte de falsification de lettres.
16. Lorsque vous citez intégralement (si votre réponse concerne la lettre entière), écrivez le texte de la réponse au DÉBUT de la lettre et non à la fin.
17. Si vous répondez point par point à l'aide d'une citation, séparez la citation par des lignes vides en HAUT et en BAS et utilisez des lettres majuscules au début des phrases. Essayez de trouver les réponses ici : > nous vous suggérons de remplacer le logo par celui inclus, > puisque ce fond très coloré n'a pas trouvé le logo dans la pièce jointe > corrigez l'inscription - au lieu de « poisson », vous devriez écrire « esclave » ! > sinon on sera mal compris, l'inscription a été corrigée, désolé > et la dernière chose...

    Tamara Vorotyntseva – directrice du développement de l'entreprise de formation « BUSINESS PARTNER » (Moscou). Coach d'affaires en exercice, auteur du livre « Building a Personnel Training System » et de publications dans des publications économiques en Russie, au Kazakhstan et en Ukraine. Créateur de la newsletter Internet : « Correspondance e-mail en entreprise » sur le serveur Subscribe.ru ! Le livre est un guide pratique destiné aux hommes d'affaires qui correspondent activement avec leurs clients et partenaires. Il présente des outils qui contribueront à rendre la communication électronique efficace, optimale en termes de temps et de résultats, et la plus conforme aux normes et règles acceptées dans la communauté des affaires moderne. L'auteur donne des conseils pratiques, illustre ses observations par des cas réels et propose des conclusions argumentées. Le texte du livre est riche d'exemples reconnaissables de correspondance commerciale réelle. L'auteur partage ses observations, techniques et « astuces » qui peuvent affecter de manière significative l'efficacité et l'efficience d'un e-mail professionnel. Si vous êtes un homme d'affaires et qu'il est important pour vous d'écrire rapidement, de manière concise, compétente, conformément aux règles des bonnes manières commerciales, ce livre deviendra votre assistant fiable.

    Livre:

    Lorsque vous travaillez avec les champs « À » (« À »), « Cc » (« CC »), « Bcc » (« Cci »), n'oubliez pas qu'il s'agit d'une partie importante de l'e-mail qui affecte les actions ultérieures des participants. dans la correspondance.

    « À qui » (« Cela »). Ce champ contient l'adresse du destinataire à qui la lettre et les informations qu'elle contient sont directement adressées. L'auteur de la lettre attend une réponse du destinataire principal. Si deux destinataires sont placés dans ce champ, alors l'auteur de la lettre attend une réponse de chacun ou de certains d'entre eux (gardez cela à l'esprit si votre nom figure sur la liste des destinataires). Dans le même temps (si vous êtes l'expéditeur), gardez à l'esprit qu'il n'est pas très conseillé d'inclure plus d'un destinataire dans le champ « À » (« À »). Une lettre envoyée à plusieurs destinataires peut ne pas recevoir une seule réponse, puisque chacun pensera que l'autre répondra.

    
    

    Si la lettre vous est adressée, mais contient des copies d'autres destinataires, assurez-vous d'utiliser le bouton « Répondre à TOUS » lorsque vous répondez ! Cela vous permettra de conserver le cercle de destinataires désigné par l'initiateur de la correspondance.

    « Copie » (« Cs »). DANS Dans ce champ, placez les adresses des destinataires qui, à votre avis, devraient avoir connaissance de la correspondance sur cette question. Ces destinataires reçoivent des informations uniquement « à titre informatif ». Le destinataire du CC n'est généralement pas obligé de répondre à la lettre, mais peut le faire si nécessaire.

    
    

    VEUILLEZ NOTER. C'EST IMPORTANT !

    Si votre nom figure dans le champ « Cc » (« CC »), alors lorsque vous entrez en correspondance, n'oubliez pas qu'il existe des situations où il est extrêmement important d'être poli. Utilisez les expressions : « Laissez-moi rejoindre la discussion » ou « Permettez-moi de rejoindre votre dialogue » ou « Laissez-moi exprimer mon opinion. »

    "Copie carbone invisible" ("Cci"). Ce champ est interdit d'utilisation dans certaines entreprises, car il s'agit d'un outil qui contredit les normes éthiques de communication. Le but de ce champ est d’inviter le destinataire à devenir un « témoin secret ».

    Si votre pratique commerciale consiste à utiliser ce champ dans votre travail, tenez compte des éléments suivants. Le destinataire BCC reste invisible pour le destinataire principal et les destinataires BCC. Il est parfois utile que l'expéditeur et le « destinataire secret » aient un accord préalable (ou une prise de conscience ultérieure) sur la raison et le but de cette méthode d'information.

    
    

    VEUILLEZ NOTER. C'EST IMPORTANT !

    Le destinataire « masqué » ne doit absolument pas entrer en correspondance à partir de ce champ.

    Au cours des dernières décennies, la correspondance commerciale par courrier électronique a acquis une immense popularité et est devenue l'une des principales méthodes de communication commerciale. Aujourd'hui, il est difficile de trouver quelqu'un qui n'utiliserait pas le courrier électronique dans la pratique des communications interpersonnelles. Malgré cela, beaucoup se posent aujourd'hui la question : pour que toutes les règles soient respectées ? Comment utiliser une lettre compétente pour se faire une bonne impression de l’expéditeur auprès du destinataire ?

    Cet article décrit les règles de la correspondance commerciale par courrier électronique et les conseils pratiques présentés dans l'article vous aideront à apprendre à communiquer correctement lors de la rédaction d'e-mails.

    De nombreuses personnes commencent leur journée de travail en vérifiant leur boîte aux lettres pour détecter de nouveaux messages. Mais malheureusement, malgré la prévalence de cette méthode d'échange d'informations, beaucoup ne savent pas utiliser correctement le langage de la correspondance commerciale, confondant les e-mails avec un moyen de communication informel.

    Grâce à la rapidité de livraison, cela simplifie l'échange de documents officiels importants, de formulaires, de demandes, mais même ici, les gens font des erreurs lors de l'envoi de lettres. Il arrive très souvent que lors de la rédaction d'un e-mail lors de l'échange de fichiers, les destinataires, pour une raison quelconque, n'écrivent pas d'essais d'accompagnement et ne saisissent pas de sujets, ce qui peut compliquer le travail des destinataires. Le but de cet article est de répondre à la question : comment envoyer un courrier par e-mail et respecter toutes les règles de la communication écrite commerciale par e-mail ?

    Lors de la rédaction d'e-mails, tous les champs fournis doivent être remplis

    Les règles de la correspondance commerciale par courrier électronique obligent l'expéditeur de la lettre à remplir tous les champs prévus dans l'e-mail, tels que l'adresse et le nom du destinataire et de l'expéditeur de la lettre. Un sujet doit être décrit qui décrit brièvement l'essence de la lettre envoyée. Très souvent, le sort de la lettre envoyée et la rapidité de résolution du problème qui y est exposé dépendent du sujet correctement décrit. Un e-mail professionnel doit commencer par une salutation – cette simple démonstration de respect envers le destinataire est très importante lors de la correspondance. Après la salutation, il devrait y avoir un texte appelé "corps de la lettre", et à la fin une signature doit être laissée, par exemple "Avec respect, Petr Ivanovich Brisov".

    Salutations dans la correspondance commerciale

    Ce point mérite d’être approfondi, car un geste de respect est très important dans tout aspect de la communication commerciale. La phrase de salutation optimale est « Bon après-midi » ou « Bonjour ». La correspondance commerciale par courrier électronique limite l'expéditeur à l'utilisation des expressions « Bonsoir » ou « Bonjour », puisque le destinataire peut lire la lettre beaucoup plus tard qu'il ne l'a reçue. Il n’est pas non plus correct d’utiliser des expressions familières utilisées dans les salutations.

    Après un mot ou une phrase de salutation, vous devez vous adresser au destinataire par son nom et son patronyme, et si le nom est inconnu de l'expéditeur, ce moment peut être ignoré. Ensuite, vous pouvez passer à l’énoncé du but de la lettre.

    Fichiers joints aux e-mails professionnels

    Si l'objectif principal de la lettre n'est pas seulement un récit écrit et une présentation de l'essence du problème, mais également l'envoi d'un fichier, il est alors préférable de joindre d'abord l'objet envoyé. Il arrive souvent que de nombreux expéditeurs, par inattention, ayant indiqué l'essence du problème dans le corps de la lettre, oublient de joindre la pièce jointe nécessaire. Une telle négligence peut nuire à la réputation commerciale de l'expéditeur d'une lettre commerciale.

    

    L'adresse e-mail doit être reconnaissable et concise

    Les règles de la correspondance commerciale par courrier électronique exigent que l'expéditeur ait un nom électronique reconnaissable, qui doit contenir des informations véridiques sur le nom de l'expéditeur. Les lettres et appels officiels semblent très confus et stupides lorsque l'adresse e-mail contient des expressions ou des mots informels, par exemple l'adresse e-mail « limon_petya ». Cela semble très indigne pour un adulte. Pour effectuer une correspondance commerciale, il est préférable de créer un e-mail séparé et de respecter l'étiquette des e-mails professionnels.

    Utiliser la fonction de réponse rapide (Réponse) pour répondre aux e-mails précédemment reçus

    La fonction Répondre ou Réponse (dans sa version abrégée, elle ressemble à Re :) aide l'utilisateur à répondre rapidement aux messages précédemment envoyés par l'expéditeur. Cette fonction a également la capacité universelle de lire la correspondance antérieure avec un interlocuteur sur un sujet donné. Mais les règles de la correspondance commerciale par e-mail obligent l'expéditeur à renommer l'objet de la lettre commerciale si l'essentiel de la discussion est modifié au cours de la correspondance.

    Avant d'envoyer une lettre commerciale, vous devez relire les fautes d'orthographe et de ponctuation.

    Le courrier électronique simplifie l'échange d'informations, mais lors de la correspondance commerciale, vous ne devez pas négliger les règles de la langue russe, car une erreur commise par imprudence peut affecter l'autorité de l'expéditeur. Avant d'envoyer une lettre, vous devez relire le texte plusieurs fois et vérifier soigneusement les erreurs d'orthographe et de ponctuation. De nombreux clients de messagerie disposent d'une fonction de vérification orthographique, vous devez donc faire attention aux mots soulignés en rouge. Si vous avez des doutes sur l'orthographe correcte, vous devriez demander de l'aide sur Internet ou vérifier l'orthographe à l'aide d'un dictionnaire orthographique.

    

    Le champ du destinataire doit être rempli en dernier

    Pour éviter d'envoyer des lettres inachevées ou non éditées, l'adresse du destinataire d'une lettre commerciale doit être renseignée au tout dernier moment avant l'envoi. Cette règle est également incluse dans les bases de la correspondance électronique professionnelle. Il arrive que lors du remplissage du champ du destinataire, l'e-mail puisse proposer une liste de destinataires précédemment utilisés ; ici, vous devez également concentrer votre attention afin de ne pas envoyer par erreur une lettre commerciale composée à un destinataire tiers.

    Structurer une lettre commerciale

    Les règles de structuration du texte s'appliquent non seulement aux supports papier, mais également aux règles de la correspondance commerciale par courrier électronique. Il n'est pas toujours pratique pour le destinataire de lire de gros volumes de texte de lettres sur l'écran du moniteur. Pour simplifier ce point, vous devez diviser le texte en petits paragraphes logiquement formés et éviter les phrases compliquées lors de la rédaction du texte des lettres commerciales. La longueur optimale d'une phrase dans une lettre commerciale ne doit pas dépasser quinze mots.

    L'essence d'une lettre commerciale doit être énoncée en substance

    En plus du sujet spécifié de la lettre commerciale, le destinataire doit également s'intéresser aux première et deuxième phrases clairement formulées du texte principal. La tâche de l’expéditeur est d’indiquer au début de la lettre l’essence du problème ou de la question pour laquelle il s’adresse au destinataire. La première phrase doit indiquer le but pour lequel la lettre commerciale est envoyée. Exemple : « Nous vous informons que les termes de l'obligation au titre du contrat n°45 du 02/01/2017 « Sur la fourniture de matériaux en vrac » arrivent à expiration. Pour renouveler le contrat, vous devez soumettre un deuxième paquet de documents. Grâce à l'objectif désigné, le destinataire a la possibilité de comprendre l'idée principale de la lettre commerciale. Si le texte de la lettre est trop volumineux, il est préférable d'utiliser la fonction de pièce jointe d'un objet comme pièce jointe sous la forme d'un document texte, mais en même temps, dans le champ de texte, vous devez laisser l'essai d'accompagnement qui met en valeur la lettre commerciale. Exemple : "Nous vous envoyons une copie électronique de la lettre de la société Mak-Stroy LLC pour votre examen." Nous vous demandons de nous informer de votre décision sur la question de la prolongation du contrat n°45 du 01/02/2017 « Sur la fourniture de matériaux en vrac » jusqu'à la date limite indiquée dans la lettre. »

    Chaque e-mail professionnel doit avoir une réponse.

    Il existe des exemples négatifs de correspondance commerciale lorsque le destinataire ignore la lettre commerciale pour une raison quelconque. Parfois, il peut en effet arriver qu'une réponse ne puisse être donnée en raison de certaines situations, par exemple, la résolution du problème peut prendre plusieurs jours ou le destinataire est en réflexion et ne peut pas répondre immédiatement à la question posée. Dans ce cas, un bref commentaire à ce sujet devrait être fait, par exemple : « Bonjour Piotr Ivanovitch. J'ai reçu votre lettre, mais aujourd'hui j'ai du mal à répondre, puisque je dois consulter la haute direction. Je signalerai votre problème au PDG de notre entreprise et donnerai une réponse officielle d'ici la fin de la semaine. Cordialement, Belov Ivan Gennadievich, directeur du département des ventes.

    

    Il convient de rappeler que si aucune réponse n'a été donnée dans les trois jours ouvrables, le fait que le destinataire d'une lettre commerciale garde le silence peut être considéré comme une ignorance et un refus de communiquer avec l'expéditeur.

    Lorsque vous rédigez des lettres de réponse, vous devez répondre à toutes les questions posées.

    Si la lettre envoyée au destinataire est de nature interrogative, lors de la rédaction de la lettre, vous devez répondre aux questions dans l'ordre présent dans le texte reçu de la lettre commerciale. Si des questions ont été posées, l'expéditeur espère recevoir des réponses précises. Lorsque vous rédigez une lettre, vous ne devez pas numéroter vos réponses ; il vous suffit d'exprimer vos pensées dans l'ordre. Afin de répondre à toutes les questions posées, vous devez d'abord relire plusieurs fois la lettre commerciale reçue, et s'il y a trop de questions, il est préférable de les rédiger séparément pour éviter de les manquer. S'il est impossible de répondre à certaines des questions posées, il convient de souligner qu'à l'heure actuelle, pour une raison quelconque, la réponse ne peut être donnée.

    

    N'abusez pas des abréviations, du design émotionnel et des majuscules

    Il existe des exemples négatifs de correspondance commerciale lorsque les expéditeurs la diluent en utilisant des signes informels sous forme d'émoticônes. Leur utilisation est populaire lors de la communication sur les réseaux sociaux, mais les règles de la correspondance commerciale n'accueillent pas de telles manifestations d'émotions, car le destinataire peut ne pas connaître leur véritable sens et les prendre pour un ensemble d'erreurs de ponctuation qu'il ne comprend pas.

    

    Vous devez également éviter d’écrire du texte en majuscules. Sur Internet, un ensemble de mots écrits en majuscules est appelé « phrases flashy » et le plus souvent, ces phrases ont une connotation négative. Le destinataire, lors de la lecture d'une lettre commerciale électronique, peut évaluer négativement une telle police, ce qui aura un effet néfaste sur la perception du sens. Si dans une lettre commerciale vous devez souligner l'importance d'un point, il est préférable d'utiliser des phrases d'introduction, par exemple : « Veuillez noter que vous devez fournir un ensemble de documents pour renouveler le contrat au plus tard le 10/02/2017. » ou « Veuillez noter que les documents relatifs à la prolongation du contrat doivent être soumis avant le 10/02/2017. »

    Ne transmettez pas d’informations sensibles par e-mail

    Lors de la transmission d'informations personnelles ou confidentielles, il est préférable de refuser les boîtes aux lettres électroniques, car il existe un risque d'interception d'informations par des attaquants pour les utiliser à leurs propres fins égoïstes. Ces informations peuvent inclure : des numéros de téléphone, des mots de passe de cartes bancaires, des comptes bancaires personnels, etc. Il est important de rappeler que les informations sont stockées sur le serveur de l'agent de messagerie et peuvent être volées en cas de piratage.

    La signature de l'expéditeur doit figurer à la fin de la lettre.

    Comme mentionné précédemment, chaque lettre envoyée doit contenir une signature spécifique. Souvent, les développeurs de boîtes aux lettres introduisent une fonction de bloc de signature, dans laquelle vous pouvez saisir votre titre de poste, votre nom et votre numéro de téléphone de contact. Par la suite, ce bloc apparaîtra automatiquement à la fin de chaque lettre, ce qui facilitera la saisie. Il est important de formuler correctement la signature afin que le destinataire ait la possibilité de s'adresser correctement à l'expéditeur lorsqu'il répond à la lettre. Un exemple de signature pourrait ressembler à ceci : « Avec respect, Nikolai Alexandrovich Petrov, +79810000000. »

    

    En tirant des conclusions, on peut noter que pour comprendre comment mener une correspondance commerciale par courrier électronique, vous n'avez pas besoin de maîtriser des bases supplémentaires et complexes. Il vous suffit de respecter les règles de base de l'étiquette et de respecter les normes de la langue russe.