Bon de commande - formulaire et échantillon. Bon de commande de dépenses

RKO fait référence aux documents comptables primaires opérations en espèces. Il est utilisé pour émettre de l'argent espèces de la caisse. RKO est constitué en un exemplaire par un employé comptable et signé par le gérant organisation budgétaire, chef comptable, caissier et personne recevant des fonds. À la fin de l’article, vous pouvez télécharger gratuitement un exemple de reçu de caisse complété.

Le RKO ne doit contenir aucune correction, sinon il sera déclaré invalide. Si une erreur est commise, le document doit être refait dans la bonne version.

L'obligation d'utiliser le formulaire KO-2 est déterminée par les instructions de la Banque de Russie n° 3210-U du 11 mars 2014. Pour les organisations secteur public Cette exigence est inscrite dans l'arrêté du ministère des Finances du 30 mars 2015. N° 52n.

Télécharger le mandat de caisse gratuit, formulaire 2019

Conformément à la résolution n° 88 du 18 août 1998, l'ordre de dépenses doit être sous une forme unifiée selon OKUD 0310002. Ci-dessous vous pouvez télécharger l'ordre de dépenses mandat de paiement, formez-le, imprimez-le et utilisez-le dans votre travail.

Comment écrire RKO

La base de dépenses en espèces, à l'exception de salaires, Peut être:

• ordre du gestionnaire d'allouer des fonds pour les besoins de l'organisation ;
• la demande d’un employé pour l’émission d’un relevé de fonds ;
• retrait d'espèces pour frais de déplacement;
• émettre de l'argent pour une aide financière à un employé.

L'argent liquide est émis à partir de la caisse enregistreuse à l'aide de reçus de caisse.

Après avoir reçu l'ordre de dépenses, le caissier vérifie l'exactitude du remplissage (article 6.1 de l'Instruction) :

• présence de la signature du chef comptable ou du comptable (en cas d'absence, présence de la signature du gérant) ;
• le respect des montants écrits en chiffres et en lettres, ainsi que le respect des pièces justificatives.

Avant de distribuer de l'argent liquide, le caissier doit demander une identification au destinataire. Après vérification auprès de lui, il inscrit les détails du passeport ou autre document dans les colonnes appropriées. Transfère ensuite les fonds au destinataire. Il doit les compter et signer le reçu de caisse.

Nous tenons à souligner que la Directive de la Banque centrale de Russie du 11 mars 2014 n° 3210-U a été modifiée par la Directive de la Banque centrale de Russie du 19 juin 2017 n° 4416-U, qui stipule que le personnel d'un employé Cette déclaration peut être remplacée par un arrêté du gérant. Et RKO peut être émis en formulaire électronique, en utilisant une signature électronique.

Bon de commande de dépenses : exemple de remplissage

RKO est rempli par les employés d'une organisation budgétaire liée à l'émission de fonds. Ci-dessus, vous avez pu télécharger gratuitement le formulaire de bon de commande de dépenses (Word). Maintenant, à l'aide d'un exemple, nous allons voir comment le remplir correctement. Vous pouvez également trouver sur Internet des sites proposant de remplir en ligne un bon de commande de dépenses puis de le télécharger ou de l'imprimer.

Alors, procédons étape par étape.

Étape 1. Remplissez l'en-tête

Dans la ligne « Organisation », le nom complet de l'organisation est écrit et la colonne « Unité structurelle » est le nom de l'unité qui a émis la caisse enregistreuse. S'il n'existe pas une telle unité structurelle, un tiret est placé dans la colonne.

OKPO est rempli selon les données attribuées par l'organisme statistique.

Le numéro du document est indiqué strictement dans l'ordre, tout au long de l'année civile.

La ligne « date » indique la date d'émission en caisse.

Étape 2. Remplissez les sections « débit » et « crédit »

Ces lignes sont renseignées selon le plan comptable approuvé.

Dans la ligne "Code objectif prévu» un code est saisi qui reflète le but d'utiliser les fonds émis par la caisse enregistreuse. Si de tels codes ne sont pas utilisés dans l'entreprise, un tiret est ajouté.

Étape 3. Saisissez les informations sur la personne à qui l'argent a été donné et pourquoi

La ligne « Émission » contient le nom, le prénom et le patronyme de la personne à qui cet argent est émis.

La ligne « Base » affiche le contenu de la transaction commerciale. Par exemple, une avance pour frais de déplacement, pour les besoins de l'organisation, etc.

Dans la ligne « Montant », le montant est écrit en toutes lettres.

Dans la ligne « Annexe », saisissez les informations qui ont servi de base à l'émission d'argent depuis la caisse enregistreuse.

Étape 4. Remplissez la section avec les données personnelles de l'employé à qui l'argent a été émis

La ligne « Reçu » est renseignée par le destinataire lui-même. Il note le montant en toutes lettres, la date et la signature à réception. Ci-dessous, vous devez indiquer les détails du document présenté pour identification.

Dans la dernière ligne, le caissier ou autre employé responsable appose sa signature et sa transcription.

Étape 5. Signature du gestionnaire

Le RKO est signé par le chef comptable et le chef de l'organisation.

Bon de commande de dépenses : exemple de remplissage 2019

Comment conserver des registres et combien stocker

La comptabilité de la trésorerie et des services de gestion de trésorerie est tenue dans les livres de caisse ainsi que dans les livres de caisse. Leurs numéros de série RKO sont inscrits dans le journal. Cela doit être fait après leur signature par le chef comptable ou le directeur. Le journal doit être tenu au service comptable de l'entreprise ou chez le directeur.

Tout comme le PKO, le RKO est conservé 5 ans selon les règles établies par la direction de l'organisation -pour-tion.

À qui le RKO doit-il être délivré lors du paiement des salaires selon la masse salariale ?

Puisqu'il n'y a pas de règles claires dans la directive concernant la manière de formaliser le règlement en espèces lors de l'émission des salaires selon une déclaration, nous procéderons de règles générales. Ils sont comme ça. Le bulletin de salaire a une durée de validité de maximum 5 jours ouvrés article 6.5 Instructions. Le directeur doit indiquer dans la déclaration un délai précis, en fonction du nombre de jours nécessaires au paiement des salaires de tous les salariés (en tenant compte des délais fixés pour le paiement des salaires, des déplacements professionnels en cours, des vacances, des congés, etc.). Pendant cette période, le montant à émettre selon le relevé peut être conservé en caisse au-delà de la limite. paragraphe 2 Instructions. ET jusqu'à l'expiration de ce délai soit la totalité du salaire ne sera pas versée avant la fin de cette période et pp. 4.6, 6.5 Remarques:

• RKO ni pour le montant total indiqué dans le relevé, ni pour les montants déjà émis selon le relevé depuis le début de sa validité, non délivré ;
• ne sont pas reflétés dans le livre de caisse ni l'argent destiné à l'émission, ni l'argent déjà émis aux salariés selon le communiqué.

Enfin dernier jour Pendant la durée de validité du relevé, le caissier signe le relevé, y marque les montants déposés et le transfère au service comptable. Le comptable vérifie tout et signe également. Et seulement après cela, mais toujours le même jour, le comptable établit des règlements en espèces pour le montant total effectivement remis aux salariés. para. 3 p.6.5 Consignes, et son numéro et sa date sont indiqués sur la dernière page du relevé. Ensuite le caissier inscrit la caisse enregistreuse dans le livre de caisse article 4.6 Instructions.

S'il y a plusieurs relevés, par exemple, chaque service a le sien, alors il n'est pas nécessaire de créer une caisse enregistreuse distincte pour chacun d'eux. Vous pouvez effectuer un règlement en espèces pour le montant total du salaire émis et y joindre tous les relevés. Ainsi, le numéro de cette caisse enregistreuse doit être indiqué sur tous les relevés.

Dans une caisse enregistreuse ordinaire et non salariale, l'indication du destinataire et les données de son passeport, ainsi que sa signature para. 2, 3 clause 6.1, clause 6.2 Instructions il est nécessaire que l'organisation ait la confirmation qu'elle a payé un certain montant à une certaine personne et que cette personne l'a reçu. Et ils établissent un tel règlement en espèces avant que l'argent ne soit remis au destinataire qui y est indiqué. article 6.1 Instructions.

Mais au moment d'établir les règlements en espèces sur la base de la masse salariale :

• argent ont déjà été émis de la caisse aux salariés selon un relevé, en partie éventuellement des jours précédents ;
• confirmation de l'émission chacun un certain montant déjà là- Ce sont les signatures des travailleurs sur la déclaration.

C'est pourquoi RKO, établi sur la base de la masse salariale, nécessaire uniquement pour inscrire dans le livre de caisse les montants émis conformément au relevé et ne constitue pas une confirmation du transfert d’argent. Cela signifie saisir le f de quelqu’un. Et. O. dans la ligne « Délivrance » et les données du passeport dans la ligne « Par ___ » ne sont pas requises. Par conséquent, personne ne doit signer le RKO pour le destinataire. C'est pourquoi la directive mentionne l'achèvement de ces lignes uniquement en relation avec ordre généralémettre de l'argent à partir de caisses enregistreuses pp. 6.1, 6.2 Remarques. Et pour le paiement des salaires, une procédure spéciale a été établie que nous avons envisagée, dans laquelle il n'existe pas de telles règles article 6.5 Instructions.

Cependant, dans la pratique, on peut aussi en rencontrer d'autres options de conception RKO erronées :

• <или>au caissier lui-même - son nom. Et. O. indiquez les détails de son passeport dans la ligne « Délivrance » et dans la ligne « Par ___ ». Le raisonnement ici est le suivant : le caissier délivre le salaire selon le relevé, la caisse enregistreuse doit donc être émise à son nom. C'est inexact, puisque tout l'argent de la caisse, y compris celui destiné à payer les salaires, se trouve déjà chez le caissier, car c'est lui qui est financièrement responsable de la caisse. Un règlement en espèces ne peut être émis pour une personne qui travaille comme caissier que s'il n'agit pas en tant que caissier, mais en tant que destinataire d'argent. Par exemple, en tant que comptable, lorsqu'il est chargé d'acheter quelque chose contre espèces au nom de l'organisation.

Il arrive qu'une organisation ait plusieurs caissiers à une même caisse, dont l'un est senior para. 2 p.4 Consignes, et le salaire est émis comme ceci : le caissier principal transfère l'argent de la caisse aux autres, et ils le distribuent ensuite aux salariés selon les relevés. Mais même dans ce cas, le transfert d'argent entre le caissier principal et les autres n'est pas formalisé par la caisse pour la même raison : tant qu'un des caissiers a l'argent, il est considéré comme étant dans la caisse. Un tel virement est enregistré dans un livre spécial d'enregistrement des fonds acceptés et délivrés par le caissier (formulaire n° KO-5) article 4.5 Instructions;

• <или>au directeur ou au chef comptable. Le libellé de la ligne « Problème » dans ces cas est le suivant : « Fomin A.A. pour le paiement des salaires des employés pour la seconde moitié de juin 2015 », et ci-dessous, dans la ligne « Par ___ », les détails du passeport de Fomin sont indiqués. Ceci est incorrect, car avec un tel enregistrement, il s'avérera que vous avez transféré ce montant de la caisse enregistreuse à la personne nommée, et celle-ci devra distribuer le salaire aux employés ailleurs. Mais cela ne s'est pas produit : le caissier a délivré le salaire - c'est sa signature qui apparaît sur le relevé à la ligne « Paiement effectué ». Bien entendu, le directeur peut effectuer lui-même des opérations en espèces et paragraphe 4 Instructions, mais alors il fait office de caissier, et pour un caissier, comme nous l'avons déjà dit, les règlements en espèces ne sont pas établis.

Dans certaines organisations, l'ordre suivant a été établi : le directeur, le chef comptable, le chef de service, le contremaître, etc., selon les caisses enregistreuses enregistrées à leur nom, perçoivent les salaires de leurs subordonnés à la caisse, puis les distribuent les aux salariés en fonction de la masse salariale. Ils restituent les sommes impayées, accompagnées du relevé, à la caisse selon le PKO. Mais c'est faux. Le salaire doit être émis de la caisse enregistreuse par le caissier - c'est l'exigence de la directive n° 3210-U para. 2 clause 6.5, clause 6.2, clause 4, clause 6.1 Instructions, c'est-à-dire qu'il ne peut pas être délivré par l'intermédiaire de comptables.

Par conséquent, celui qui verse effectivement le salaire doit être nommé caissier avec l'entière responsabilité financière de l'argent qui lui est confié. Ensuite, le caissier principal sera le plus ancien à ce moment-là, et le transfert de l'argent du salaire au distributeur devra être enregistré dans le livre de comptabilité des fonds acceptés et délivrés par le caissier (formulaire n° KO-5 approuvé Résolution du Comité national des statistiques du 18 août 1998 n° 88).

Quel jour dois-je indiquer dans le champ « Date de compilation » du RKO

Cette question se pose si le salaire est délivré dans un délai de plusieurs jours. L'instruction n°3210-U précise directement que les règlements en espèces sont établis pour les montants effectivement émis para. 4 p.6.5 Consignes. Ainsi, date de compilation de RKO- Ce date de clôture du relevé, c'est-à-dire le dernier jour de paiement des salaires. Cette règle s'explique par le fait qu'on ne sait pas à l'avance si tous les salariés viendront à la caisse pour recevoir leur salaire, il est donc impossible de prédire quel montant sera émis.

Certaines organisations fixent la date du 1er jour de paiement des salaires (le 1er jour de la période indiquée dans le relevé), car elles estiment que l'ordre de dépenses formalise l'ordre du directeur d'émettre les salaires en espèces, et non de les transférer dans les comptes. des salariés. Cependant, ce n’est pas vrai. Un tel ordre est signifié par le règlement et le paiement ou paie, signé par le directeur, et les salaires en nature sont transférés sur la base de la masse salariale et Instructions pour l'utilisation et le remplissage des formulaires de documentation comptable primaire pour l'enregistrement du travail et son paiement (Paie), approuvées. Résolution du Comité national des statistiques du 5 janvier 2004 n° 1. De plus, depuis le 1er juin de l'année dernière, la signature du directeur du RKO n'est plus requise.

Exemple d'enregistrement des règlements en espèces établis sur la base d'une paie

Responsable de l'organisation	(titre d'emploi)	La signature du directeur n'est pas requise Instructions pour l'utilisation et le remplissage des formulaires de documentation primaires pour l'enregistrement des transactions en espèces, approuvées. Résolution du Comité national des statistiques du 18 août 1998 n° 88 ; article 4.3 Instructions. L'ordre du directeur de délivrer un certain montant de salaire de la caisse enregistreuse est une déclaration signée par lui (signature)	(nom et prénom)
Chef comptable		(signature)	S.B. Éremina (nom et prénom)

Quand on peut se passer d'une déclaration, et quand on ne peut pas Si un seul employé reçoit un salaire à la caisse ou si vous avez peu d'employés dans votre organisation, lors de l'émission des salaires, vous pouvez vous passer de relevé, c'est-à-dire créer une caisse enregistreuse distincte pour émettre de l'argent à chaque employé. Cela ne constituera pas une violation, car la délivrance des salaires selon les règlements en espèces est prévue dans la directive n° 3210-U ainsi que la délivrance selon les déclarations et paragraphe 6 Instructions. Mais alors l'ordre de dépenses doit être établi selon les règles générales - en indiquant f. Et. O. et les détails du passeport de l'employé et l'obtention de sa signature. En outre, un tel ordre de règlement en espèces devra être signé par le directeur, car dans ce cas, l'ordre de dépenses sert également d'ordre écrit du gestionnaire de délivrer le salaire de la caisse enregistreuse. Vous pouvez également faire une déclaration pour un seul employé si, pour une raison quelconque, cela vous convient mieux. Ensuite, l'employé doit signer uniquement la déclaration, et il n'appose plus sa signature sur le RKO établi sur cette base. Dans le même temps, il existe un cas où il est impossible de se passer d'une déclaration - si l'employé, pour une raison quelconque, n'est pas venu récupérer son salaire les jours où il a été délivré. Une déclaration avec la mention « Déposé » en face du nom de cet employé sert : une preuve supplémentaire que le non-paiement des salaires date limite survenu sans que ce soit la faute de l'employeur. Rappelons : en cas de non-respect du délai de paiement du salaire, une amende administrative est prévue. Partie 1 Art. 5.27 Code des infractions administratives de la Fédération de Russie et le paiement au salarié d'une indemnité pour chaque jour de retard et Art. 236 Code du travail de la Fédération de Russie. Le Code du travail prévoit expressément que ladite indemnité est due même si retard de l'employeur le paiement du salaire n'est pas de sa faute Art. 236 Code du travail de la Fédération de Russie. Cependant, cette règle ne fonctionne pas si le salarié lui-même n'est pas venu récupérer son salaire, à condition qu'au début et à la fin du jour d'émission il y ait le montant requis dans la caisse enregistreuse et que l'argent ait été préparé pour l'émission conformément à une déclaration signée par le directeur. En effet, dans ce cas, il n'est plus possible de dire que l'employeur a retenu le salaire ; la base de comptabilisation au débit du compte 70 et au crédit du compte 76, sous-compte « Calculs des sommes déposées » ; justification selon laquelle l’impôt sur le revenu des personnes physiques sur les salaires a été payé à temps et non avant l’échéance. Vous pouvez lire sur les dangers d'un transfert anticipé de l'impôt sur le revenu des personnes physiques : 2014, n° 21, p. 4 Rappel : envoyer au budget Impôt sur le revenu des personnes physiques l'agent doit, le jour où il reçoit de la banque de l'argent pour le paiement des salaires, pp. 4, 6 cuillères à soupe. 226 Code des impôts de la Fédération de Russie. Mais si l'un des employés n'est pas venu chercher l'argent, alors sans une déclaration avec l'inscription « Déposé », il n'y a aucune confirmation que l'argent retiré du compte était spécifiquement destiné à verser un salaire à cet employé. Ensuite, en cas de contrôle, le fisc peut considérer l'impôt sur le revenu des personnes physiques transféré au budget comme un paiement erroné de l'employeur au budget. Lettres du Service fédéral des impôts du 29 septembre 2014 n° BS-4-11/19714@, du 25 juillet 2014 n° BS-4-11/14507@, puisque le paiement de l'impôt à la charge d'un agent fiscal est interdit et article 9 art. 226 Code des impôts de la Fédération de Russie. Et amende l'organisation en vertu de l'art. 123 du Code des impôts pour le fait que l'impôt sur le revenu des personnes physiques n'a pas été payé lorsque le salarié en retard est finalement venu récupérer son salaire. Que faire si vous avez versé des salaires aux employés présents en utilisant des règlements en espèces « personnels » sans établir de déclaration, et qu'il s'avère ensuite qu'un employé n'est pas venu chercher le salaire ? La paie devra alors être préparée uniquement pour ce seul employé. C'est inhabituel, mais il n'y a aucune violation là-dedans. Et enfin, il y a une situation où paie il y en a, mais RKO n'est pas nécessaire pour cela - si la totalité du montant indiqué dans le relevé a été déposée. Après tout, l’argent n’a jamais été retiré de la caisse.

Depuis le 1er juin 2014, conformément à la directive de la Banque centrale de la Fédération de Russie n° 3210-U, il a été créé. La nouvelle procédure de réalisation des transactions en espèces prévoit le précédent ordre de caisse entrant et sortant 2019 (PKO - formulaire de reçu KO-1 selon OKUD 0310001 et formulaire RKO-consommable KO-2 selon OKUD 0310002). Voici un exemple de conception, de remplissage et un échantillon, ainsi qu'un formulaire de reçu de caisse et d'ordre de débit. De plus, le reçu et les consommables peuvent être téléchargés gratuitement.

Remarque : Conformément à la directive de la Banque centrale de la Fédération de Russie n° 3210-U, à compter du 1er juin 2014, les entrepreneurs individuels ne peuvent pas tenir de livre de caisse et établir des PKO et RKO.

Les transactions en espèces sont exécutées sous la forme d'un ordre de caisse entrant (PKO - prikhodnik) et d'un ordre de caisse sortant (RKO - consommable).

Si, conformément aux impôts et taxes, les entrepreneurs individuels des entrepreneurs individuels tiennent des registres des revenus ou des revenus et dépenses et (ou) d'autres objets d'imposition ou des indicateurs physiques caractérisant certain type activité entrepreneuriale, documents de caisse(ordre de réception 0310001 - PKO et ordre de caisse sortant - RKO 0310002) ne peut pas être formalisé par eux.

Remarque : dans tous les systèmes fiscaux, les entrepreneurs individuels tiennent des registres des revenus et des dépenses, ou des indicateurs physiques.

Les documents de caisse peuvent être préparés par :

• chef comptable;
• un comptable ou autre fonctionnaire (y compris un caissier) précisé dans un document administratif, ou un fonctionnaire d'une personne morale, un individu avec qui des contrats ont été conclus pour la fourniture de services comptables (ci-après dénommé le comptable) ;
• personnellement par le chef de l'organisation

  A noter : en l'absence d'un chef comptable et d'un comptable

Les documents de caisse sont signés par le chef comptable ou le comptable (en leur absence, par le gérant), ainsi que par le caissier.

En cas de transactions en espèces et d'enregistrement documents de caisse par le gérant, les documents de caisse sont signés par le gérant.

Pour effectuer des transactions en espèces, le caissier doit avoir un sceau (cachet) qui contient des détails confirmant le fait de la transaction en espèces. De plus, le caissier doit avoir des échantillons de signatures des personnes qui signent les documents de caisse.

Tenir gratuitement un livre de caisse électroniquement

RÉCEPTION DE ORDRE D'ARGENT KO-1 selon OKUD 0310001
Échantillon et exemple de remplissage

A quoi ça sert ? Bon de commande de réception (ou PKO, Prihodnik)? Il s'agit d'un document comptable principal utilisé pour documenter la réception de fonds à la caisse d'une organisation ou d'un entrepreneur individuel.

Le formulaire de récépissé a un formulaire unifié n° KO-1, qui a été approuvé par le décret du Comité national des statistiques de Russie du 18 août 1998 n° 88). PKO délivré en un seul exemplaire. Un ordre de réception de fonds se compose de deux parties : l'ordre de réception lui-même et un reçu détachable correspondant. Ce dernier est délivré à la personne qui dépose de l'argent à la caisse en guise de confirmation de l'acceptation de cet argent de sa part. Les warrants peuvent être émis soit en mains propres, soit par ordinateurs personnels. Lors du remplissage de ces documents, aucune tache ni correction n'est autorisée. Ainsi, si une erreur est commise dans formulaire de reçu de caisse, vous devez imprimer le reçu et le remplir à nouveau.

Dans la ligne « Y compris » est indiqué le montant de la TVA, qui est enregistré en chiffres, ou l'inscription « hors taxe (TVA) » est effectuée.

La ligne « Annexe » répertorie les documents principaux et autres joints.

Le récépissé de l'ordre d'encaissement est rempli de la même manière que l'ordre lui-même.

Avant qu'un ordre de caisse entrant n'arrive à la caisse, il doit être enregistré dans le registre des documents de caisse entrants et sortants (formulaire n° KO-3).

Après avoir complété et enregistré le PQS, mais avant de recevoir de l'argent, le PQS et le récépissé sont signés par le chef comptable ou une personne autorisée à le faire par ordre écrit du gestionnaire. La transcription de la signature est également indiquée - nom et initiales.

A réception du PKO, le caissier est tenu de vérifier : a) la présence et l'authenticité de la signature du chef comptable sur les documents ; b) l'exactitude des documents ; c) la présence des candidatures énumérées dans les documents. Si l'une des conditions ci-dessus n'est pas remplie, le caissier doit renvoyer les documents pour révision et bonne exécution. Dans le cas contraire, le caissier accepte l'argent et, après l'avoir reçu, appose sa signature, son nom et ses initiales sur l'ordre de réception et le récépissé. Sur le reçu, le caissier indique également la date de réception de l'argent et certifie sa signature par un sceau.

Le reçu est tamponné de manière à ce que le bord chevauche le reçu lui-même (voir exemple de remplissage). Les documents joints au PQS sont oblitérés d'un cachet ou de l'inscription « Reçu » indiquant la date (jour, mois, année). Une fois l'argent arrivé à la caisse, le caissier déchire le reçu du PKO le long de la ligne de coupe et le remet à la personne qui a remis l'argent, et laisse le mandat de caisse à la caisse.

Alors, résumons brièvement l’application de ce document principal. Tout l'argent de l'organisation ou entrepreneur individuel- Les entrepreneurs individuels sont enregistrés et exécutés par un « prikhodnik » - un ordre de caisse - PKO.

Le caissier doit vérifier soigneusement l'exactitude de l'établissement de l'ordre d'encaissement, à savoir :

• la présence de la signature du chef comptable ou du comptable (en cas d'absence, la présence de la signature du gérant) et sa conformité avec l'échantillon ;
• présence de la signature du déposant en espèces,
• correspondance entre le montant d'espèces inscrit en chiffres et le montant d'espèces inscrit en lettres,
• disponibilité des pièces justificatives indiquées dans l'ordre d'encaissement.

Le caissier accepte les espèces par feuille, pièce par pièce. De plus, les espèces sont acceptées par le caissier de manière à ce que le déposant puisse observer les actions du caissier.

Après avoir accepté les espèces, le caissier vérifie le montant indiqué sur l'ordre d'encaissement avec le montant des espèces effectivement reçu. Si le montant d'espèces déposé correspond au montant du bon de caisse, seulement dans ce cas le caissier signe le bon de caisse, appose un sceau (cachet) sur la copie du bon de caisse délivré au déposant d'espèces et lui remet la copie spécifiée du bon de caisse.

Si le montant d'espèces déposé ne correspond pas au montant indiqué dans l'ordre d'encaissement, le caissier invite le déposant d'espèces à ajouter le montant d'espèces manquant ou restitue l'excédent d'espèces déposé. Si le déposant refuse d'ajouter le montant manquant, le caissier lui restitue le montant déposé. Le caissier raye l'ordre de caisse et le transfère au chef comptable ou au comptable (en leur absence, au gérant) pour réémettre l'ordre de caisse pour le montant réel de l'argent déposé.

Un ordre de reçu de caisse peut être émis à l'issue d'opérations en espèces sur la base d'un ruban de contrôle retiré de l'équipement de caisse, de formulaires reporting strict, équivalent à un reçu de caisse, les autres documents prévus Loi fédérale du 26 mai 2003 n° 54-FZ « et (ou) règlements par cartes de paiement », pour le montant total des espèces acceptées.

La réception des espèces à la caisse d'une personne morale s'effectue selon les modalités établies par la personne morale, selon un ordre d'encaissement.

Comment établir un ordre de caisse pour le transfert d'argent d'une caisse enregistreuse à la caisse de l'entreprise

Remarque : Lettre du Service fédéral des impôts de Russie du 09/07/2014 n° ED-4-2/13338

Dans une lettre attention particulière L'administration fiscale a prêté attention à l'établissement d'un ordre de caisse, qui est établi en fin de journée pour le montant d'argent accepté via la caisse enregistreuse ou selon des formulaires de déclaration stricts. Ils ont expliqué qu'il est nécessaire d'établir un « reçu » une fois toutes les transactions en espèces terminées. Un document est délivré pour le montant total accepté. Dans ce cas, la base pour l'établissement d'un ordre de réception peut être soit une bande de contrôle retirée, soit le dos de formulaires de déclaration stricts - si l'équipement de caisse enregistreuse n'est pas utilisé. Ainsi que d'autres documents prévus par la loi fédérale du 22 mai 2003. Par exemple, des reçus de vente ou des reçus. Ils peuvent être délivrés à la place d'un reçu de caisse aux contribuables de l'impôt unique sur le revenu imputé - UTII. En conséquence, sur la base de ces documents, ils peuvent délivrer un « prikhodnik ».

ORDRE DE DÉPENSES KO-2 selon OKUD 0310002
Échantillon et exemple de remplissage

Retrait d'espèces réalisé à l'aide des encaissements - "consommables" - RKO.

A réception d'un bon de caisse, le caissier vérifie la présence de la signature du chef comptable ou du comptable (en cas d'absence, la signature du gérant) et sa conformité avec l'échantillon, la correspondance des sommes de trésorerie inscrites en chiffres avec les montants inscrits en toutes lettres. Lors de la délivrance d'espèces selon un ordre de caisse de dépenses, le caissier vérifie également la présence des pièces justificatives figurant dans l'ordre de caisse de dépenses.

Le caissier ne délivre les espèces qu'après avoir identifié le destinataire de l'argent à l'aide du passeport ou de tout autre document d'identification présenté par lui, ou selon la procuration et la pièce d'identité présentées par le destinataire de l'argent. L'émission des espèces est effectuée par le caissier directement au destinataire des espèces indiqué dans l'ordre d'encaissement (feuille de règlement et de paie, feuille de paie) ou dans la procuration.

Lors de l'émission d'espèces par procuration, le caissier vérifie la conformité des nom, prénom, patronyme (le cas échéant) du destinataire de l'argent indiqué dans le mandat de caisse avec le nom, prénom, patronyme (le cas échéant) du donneur d'ordre indiqué dans la procuration ; correspondance du nom, prénom, patronyme (le cas échéant) de la personne habilitée indiqués dans la procuration et le bon de caisse, les données de la pièce d'identité et les données de la pièce d'identité présentée par la personne habilitée.

En cas d'émission d'espèces selon un document émis pour plusieurs paiements ou pour la réception d'espèces de différentes personnes morales ou entrepreneurs individuels, des copies de celui-ci sont faites et certifiées conformes de la manière établie par la personne morale ou l'entrepreneur individuel. Une copie certifiée conforme de la procuration est jointe au bon de caisse (fiche de paie, fiche de paie).

Le caissier n'accepte pas les réclamations du destinataire de l'argent pour le montant de l'argent si le destinataire de l'argent n'a pas vérifié la correspondance des montants d'argent inscrits en chiffres avec les montants inscrits en toutes lettres dans l'ordre d'encaissement, et n'a pas a recalculé l'argent qu'il avait reçu pièce par pièce sous la surveillance du caissier.

Après avoir émis de l'argent conformément à l'ordre de réception, le caissier le signe.

Pour délivrer des espèces à un salarié pour des dépenses liées aux activités d'une personne morale ou d'un entrepreneur individuel, un ordre de dépenses est établi conformément à un document écrit établi sous quelque forme que ce soit et contenant une inscription sur le montant de l'argent et le délai. pour lequel les espèces sont émises, la signature du gérant et la date .

L'émission d'acompte s'effectue sous réserve du remboursement intégral par le responsable de la dette sur le montant des espèces préalablement reçues en acompte.

Sortie de la caisse enregistreuse d'une personne morale division distincte les espèces nécessaires aux transactions en espèces sont effectuées de la manière établie par la personne morale, selon un bon de commande - « consommables ».

Légalité de la mise en œuvre autorités fiscales contrôles du respect par les organisations et les entrepreneurs individuels de la procédure de travail avec des espèces et de la procédure de réalisation des transactions en espèces, des règlements en espèces avec d'autres organisations.

Le principal formulaire établi lors de l'émission d'espèces à la caisse de l'entreprise est l'ordre de dépense en espèces (RKO). Il doit être rempli chaque fois que de l'argent est dépensé dans le cadre d'affaires ou d'autres activités. La procédure de réalisation des transactions en espèces permet uniquement aux entrepreneurs qui tiennent des registres dans une version simplifiée de ne pas recourir aux services de règlement en espèces.

Inscrit depuis 2014 acte normatif détermine qu'il peut être utilisé non seulement formulaire standard KO-02, mais aussi nos propres formulaires développés en tenant compte des besoins et des caractéristiques de l'activité.

Un ordre de dépenses peut être établi par un comptable, notamment un chef comptable, un caissier, un chef d'entreprise (s'il n'y a pas de service comptable dans l'entreprise) ou un spécialiste embauché sous contrat. Dans ce cas, toutes les signatures nécessaires sont apposées par le directeur de l'organisme.

Un formulaire acheté dans une imprimerie ou rempli à l'aide de programmes spécialisés peut être utilisé. Le consommable ne doit contenir aucune correction, sinon il est considéré comme invalide. Si une erreur est commise, le document doit être réédité dans la bonne version.

La base de dépense de l’argent, à l’exception du salaire, est la déclaration de l’employé, signée par le directeur de l’entreprise, indiquant l’orientation des dépenses.

Le formulaire délivré est présenté au caissier qui l'accepte et vérifie qu'il est correctement rempli et que toutes les signatures requises sont présentes. Puis il l'inscrit dans le journal de bord.

Avant d'émettre de l'argent, le fonctionnaire doit demander une pièce d'identité au destinataire. Après vérification auprès de lui, le caissier saisit les détails du passeport ou autre document dans les champs appropriés. Ensuite, le caissier transfère les fonds à son destinataire, qui doit les compter et, si le montant est correct, signer pour les consommables.

Important! Si l'argent est remis à une personne autorisée, la procuration est vérifiée avec le passeport, après quoi elle est attachée à la caisse enregistreuse.

Les salariés peuvent être payés selon la paie ou les fiches de paie. Dans ce cas, lors de leur clôture, des bons de dépenses pour les montants totaux sont également établis. Le document est ensuite remis au caissier, qui le tamponne « Payé ». Accompagnée du rapport de caisse en fin de journée, la caisse enregistreuse est soumise au service comptable.

S'il vous plaît, faites attention ! Les employés qui ont reçu de l'argent pour ou pour des dépenses professionnelles doivent déclarer que cet argent a été dépensé. L'acceptation de l'argent à la caisse s'effectue sur la base.

Remplissage d'échantillons de bons de commande de dépenses

Regardons un exemple de remplissage du RKO.

En haut du document est inscrit le nom de l'entreprise et son code selon l'annuaire OKPO. Si le formulaire concerne un service précis, alors son nom doit être indiqué ci-dessous. Sinon, « - » est placé ici.

A droite du titre du document « Ordre de dépense en espèces » sont inscrits le numéro d'ordre et la date de son exécution. Ce dernier doit avoir la forme JJ.MM.AAAA.

Le tableau suivant contient des données comptables - comptes correspondants de débit et de crédit, codes de divisions structurelles et comptabilité analytique- s'ils sont utilisés dans l'entreprise. Ensuite, le montant du RKO est écrit en chiffres. Le champ « Purpose Code » ne doit être rempli que si l’entreprise a développé et utilise système nécessaire codage.

Dans le champ « Problème », écrivez votre nom complet. la personne à qui les fonds sont débloqués de la caisse enregistreuse. Il n'est pas permis de saisir ici le nom de l'entreprise.

DANS champ "Base" les raisons pour lesquelles l'argent est émis sont indiquées. Par exemple, « Salaire », « Changement à la banque », « Indemnité journalière », etc.

Dans le champ « Montant », saisissez le montant du document en toutes lettres.

DANS Champ « Candidature »» sont indiqués les noms des documents sur la base desquels cette opération est réalisée - dossier de candidature, paie, récépissé, etc.

Ensuite, le document est signé par le chef d'entreprise et le chef comptable, qui apposent leur signature personnelle.

Important! Ci-dessous, le destinataire des fonds doit écrire manuellement le montant reçu en lettres et sans abréviations, mettre la date de réception et sa signature personnelle. Indiquez ensuite tous les détails de la pièce d'identité - passeport, passeport étranger, carte d'identité militaire, etc.

Le mandat de caisse est signé par le caissier. Ensuite, toutes les dépenses et transactions en espèces entrantes sont enregistrées.

Nuances

Si des fonds sont émis personne morale, puis dans le champ « Problème » les données personnelles de l'employé représentatif sont indiquées. Dans le champ « Pièce jointe », vous devez noter les détails de la procuration pour recevoir de l'argent, qui est jointe à l'ordre de dépenses.

Lors du dépôt d'espèces à la banque, vous ne pouvez pas écrire « Dépôt des fonds » dans le champ « Retrait », car cela contredit la procédure à suivre pour effectuer des transactions en espèces. Là, vous devez indiquer votre nom complet. L'employé qui effectue cette action signe également le document pour recevoir l'argent.

Pour enregistrer les paiements de la caisse de l'organisation, utilisez bon de commande de dépenses : téléchargez le formulaire de règlement en espèces en word ou excel possible ci-dessous. Le document est nécessaire pour transférer de l'argent sur un compte courant, émettre de l'argent contre un rapport ou un salaire, payer des frais de voyage, etc.

Bon de commande de dépenses : télécharger le formulaire 2019 (word)

En tant que RKO, les organisations et les entrepreneurs individuels doivent utiliser le formulaire unifié KO-2 (OKUD 0310002). Nous vous recommandons de télécharger chez nous le bon de commande 2019 (word) : il répond pleinement aux exigences de la loi.

RKO : téléchargez le formulaire en Excel

Vous pouvez également télécharger le formulaire RKO dans Excel. Il contient les mêmes colonnes que dans le document Word - choisissez celle qui vous convient.

RKO est délivré en un seul exemplaire. Il est émis par l'employé qui émet l'argent, mais le destinataire saisit également certaines informations. Comment remplir RKO - continuez à lire.

L'ordre de décaissement est rempli lorsque vous retirez de l'argent en caisse :

• à la banque pour crédit sur le compte courant,
• en acompte - sur demande écrite du bénéficiaire, dans laquelle il doit indiquer le montant et la durée pour laquelle il prend de l'argent,
• pour un usage personnel par un employé, par exemple pour des frais de déplacement ou comme aide financière,
• pour les besoins de l'entreprise - dans ce cas, vous devez indiquer un objectif spécifique pour l'émission d'argent, par exemple pour les dépenses professionnelles.

Exemple de remplissage de RKO

Le RKO peut être délivré sur papier ou par voie électronique. Il est facile de remplir le formulaire. Téléchargez l'exemple actuel 2019 de remplissage d'un ordre de reçu de caisse - vous pouvez simplement remplacer les données par les vôtres.

Télécharger l'exemple RKO

Le montant que vous saisissez dans le formulaire KO-2 ne doit pas dépasser 100 000 roubles. Tout ce qui dépasse cette limite doit être effectué par virement bancaire.

Enregistrement de RKO

Un ordre de dépenses peut être émis par :

• chef comptable,
• un comptable ou un employé (par exemple, un caissier) désigné par le gérant,
• directeur (en l'absence d'un chef comptable et d'un comptable).

Le RKO est toujours établi le jour de l'émission de l'argent.

Commencez à remplir le RKO en remplissant :

• le nom complet de la société indiquant la forme organisationnelle et juridique,
• Code OKPO,
• former des numéros conformément au flux de documents interne,
• dates d'achèvement,
• code de l'unité structurelle qui émet de l'argent. Si ce n'est pas là, mettez un tiret,
• numéro du sous-compte dans lequel les espèces sont comptabilisées,
• code de comptabilité analytique (si nécessaire),
• prêt (c'est-à-dire le numéro de compte qui reflète le décaissement des fonds),
• montants en roubles (en chiffres).

• vous devez saisir le nom complet de la personne à qui vous donnez l'argent,
• indiquer le motif de délivrance, par exemple : salaire, aide financière, frais de déplacement professionnel, etc.,
• indiquer le montant en toutes lettres,
• saisissez le nom, la date et le numéro du document joint sur la base duquel vous émettez de l'argent. Il peut s'agir d'une paie, d'un reçu, d'une commande, d'un contrat, etc.

Le bon de caisse doit contenir les signatures du directeur ou de l'employé autorisé, ainsi que du comptable. Il faut absolument les décrypter.

La partie suivante est remplie par l'employé qui reçoit l'argent. Il souligne :

• Le montant émis est en mots et les kopecks sont en chiffres. La partie vide restante de la ligne doit être remplie d'un tiret.
• Date de réception de l'argent.
• Détails du passeport.

Les signatures sont apposées par le caissier qui a émis l'argent et l'employé qui l'a reçu. Sans remplir cette partie, le RKO sera invalide. Dans ce cas, l'argent sera considéré comme approprié par le salarié qui l'a émis.

Le caissier peut établir un seul règlement en espèces en fin de journée ouvrable pour la totalité du montant émis dans la journée, mais à condition de disposer des documents fiscaux de la caisse enregistreuse en ligne - chèques ou BSO.

Les corrections dans l'ordre de réception de fonds ne sont pas autorisées.

Pour éviter les erreurs, utilisez le service MyWarehouse : vous pouvez remplir en ligne et imprimer un bon de caisse en quelques clics.

RKO : à remplir en ligne

Il vous suffit de saisir le montant et la base de paiement, de sélectionner le poste de dépense et le destinataire, et le système générera et numérotera automatiquement le document.

Dans MySklad, vous pouvez également télécharger liste complète ordres de dépenses pour tous les temps. Ceci est pratique pour le reporting - le montant total des fonds émis est immédiatement visible.

Comment remplir RKO : cas difficiles

Bien que remplir la caisse enregistreuse ne soit pas difficile, en cas particuliers des problèmes surviennent. Nous avons trié les plus courants.

Paiement au fournisseur via la caisse enregistreuse : comment émettre un règlement en espèces

Assurez-vous de demander une procuration au représentant du fournisseur pour recevoir de votre entreprise un montant précis dans le cadre d'un accord spécifique, d'un bon de livraison, etc. Il doit être attaché au RKO. Noter que:

• Lors du remplissage d'un bon de commande, en plus des détails de la procuration, vous devez indiquer le nom complet du représentant et les détails de son passeport.

Une procuration pour recevoir de l'argent sans qu'elle soit signée par un représentant de RKO ne prouve pas qu'il l'a reçu.

• Dans la ligne « Bases », vous devez saisir les détails du contrat, de la facture, etc., ainsi que les noms des marchandises.

• Si le paiement est effectué au titre de plusieurs contrats à la fois, il est préférable d'établir un ordre de paiement distinct pour chacun d'eux. Il sera clairement visible combien a été payé pour chaque livraison.
• Lors de l'enregistrement de cette commande dans le livre de caisse, vous devez indiquer le nom complet du mandataire, les détails de la procuration et le nom du fournisseur.

Comment remplir les règlements en espèces pour l'émission de montants comptables : exemple

Depuis le 19 août 2017, la Banque de Russie a émis une instruction selon laquelle de l'argent peut être émis en compte sur ordre du directeur. Une demande d’un responsable n’est plus nécessaire. L’essentiel est d’indiquer la procédure d’émission choisie (par demande ou par arrêté) dans la politique comptable de l’entreprise.

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Obtenez un exemple d'application gratuitement !

Comme base dans le RKO, lors de l'émission d'un rapport, écrivez « sous rapport » et indiquez le document (« demande »). Assurez-vous de noter la date à laquelle il a été compilé. Téléchargez un exemple de système de règlement en espèces pour émettre des montants comptables - modifiez les données et utilisez-les comme modèle.

Foire aux questions

Examinons les principales questions concernant l'enregistrement d'un bon de commande.

Quelle est la durée de validité d’un bon de caisse ?

RKO est émis pour un jour. L'argent doit être reçu exactement à la date de son enregistrement. Si vous n’avez pas eu le temps, remplissez à nouveau le formulaire RKO en Word ou Excel.

Doit-il y avoir une nouvelle numérotation des PKO et RKO dès le début de l’année ?

Instructions pour l'affectation numéros de série aucun mandat. Il n'est pas nécessaire de mettre à jour la numérotation des PKO et RKO depuis le début de l'année - cela peut être fait trimestriellement. L'essentiel est l'ordre chronologique.

Quelles signatures doivent figurer sur le bon de caisse ?

Au total, l'ordre doit comporter quatre signatures : le directeur, le chef comptable, le caissier et la personne qui a reçu l'argent.

Y a-t-il un cachet sur le bon de caisse ?

Il n'est pas nécessaire d'apposer un cachet sur le formulaire, car il concerne documentation interne organisations.

Un registre d'enregistrement des PKO et RKO est-il nécessaire maintenant ?

Aujourd'hui, un journal de bord pour l'enregistrement des PKO et des RKO n'est pas requis. Les informations sur les commandes doivent figurer uniquement dans le livre de caisse.

Où sont déposés les PKO et RKO ?

Les bons de caisse des dépenses et des reçus, ainsi que les documents y afférents, sont classés avec les rapports de caisse. Si nécessaire, mais pas plus d'une fois par an, les rapports sont reliés et scellés, à la manière d'un livre de caisse.

Est-il nécessaire d'indiquer le code destination dans l'ordre d'encaissement ?

Le code de destination dans l'ordre d'encaissement n'est indiqué que lorsque financement ciblé. Si de tels codes ne sont pas utilisés dans l'entreprise, mettez un tiret.

Vous aurez peut-être également besoin d'autres documents.