Formes standard unifiées de documentation comptable primaire. Formes unifiées obligatoires de documentation comptable primaire

Nous avons élaboré une politique comptable. Comprenons-nous correctement que toutes les formes primaires que nous utilisons doivent être approuvées dans leur composition : aussi bien celles développées indépendamment que celles utilisées selon des formes unifiées ?

Les formes de documents comptables primaires élaborés indépendamment doivent être fournies comme candidatures aux politiques comptables article 4 PBU 1/2008. Il faudrait y aller :

• documenter les formulaires développés par vous qui ne sont pas contenus dans des albums de formulaires unifiés ;
• formulaires unifiés que votre organisation a complétés avec ses coordonnées.

Si vous utilisez des formulaires de documents approuvés par Rosstat (Goskomstat) sans y apporter de modifications, il n'est pas nécessaire de les annexer à la politique comptable. Dans ce cas, il suffit d'indiquer que vous préparez les pièces comptables primaires selon des formulaires unifiés. Cela peut être fait en ajoutant, par exemple, la phrase suivante :

« Pour documenter les faits de la vie économique, l'organisation utilise des formes unifiées de documentation comptable primaire approuvées par :

• Résolution du Comité national des statistiques de Russie du 21 janvier 2003 n° 7 « Sur l'approbation de formes unifiées de documentation comptable primaire pour la comptabilisation des immobilisations » ;
• Résolution du Comité national des statistiques de Russie du 30 octobre 1997 n° 71a « Sur l'approbation de formes unifiées de documentation comptable primaire pour la comptabilisation du travail et de son paiement, des immobilisations et des actifs incorporels, des matériaux, des articles de faible valeur et portables, du travail dans la construction d'immobilisations » ;
• Résolution du Comité national des statistiques de Russie du 25 décembre 1998 n° 132 « Sur l'approbation des formes unifiées de documentation comptable primaire pour l'enregistrement des opérations commerciales », etc...."

Pour la première fois, la politique comptable et ses annexes sont approuvées par arrêté du chef dans un délai de 90 jours à compter de la date de saisie des informations sur la création de l'organisation dans le Registre d'État unifié des personnes morales. Il n'est alors pas nécessaire d'approuver chaque année une nouvelle politique comptable ou de prendre un arrêté pour prolonger la validité de l'ancienne. Si nécessaire, la politique comptable peut être modifiée ou complétée Art. 313 Code des impôts de la Fédération de Russie ; p. 4, 8, 9, 10 PBU 1/2008.

Les politiques comptables et les politiques comptables fiscales peuvent être établies : sous la forme de deux documents distincts ou sous la forme d'un seul document comportant deux sections (l'une sur les questions comptables et l'autre sur les questions fiscales).

Option d'ordonnance d'approbation des politiques comptables :

Société à Responsabilité Limitée "White Swan"

COMMANDE N°10
sur les politiques comptables

Podolsk

Conformément à la loi fédérale du 6 décembre 2011 n° 402-FZ « sur la comptabilité »

Je commande :

1. Approuver le Règlement sur la politique comptable de l'organisation à des fins comptables pour 2016 (ci-après dénommé le Règlement) (annexe au présent arrêté), y compris l'album des formulaires de documents comptables primaires, qui est une annexe au Règlement.

3. Confiez le contrôle de l'exécution de cet arrêté à la chef comptable Olga Konstantinovna Petrova.

J'ai lu l'ordre :

Les documents comptables primaires sont importants tant en matière de comptabilité que pour déterminer le volume des obligations fiscales. Il est important que le spécialiste de l'entreprise chargé de l'établissement des documents comptables primaires comprenne clairement le contenu et les formes de ces documents, ainsi que connaisse les spécificités de la tenue des registres comptables.

Le rôle du document primaire en comptabilité

Les documents primaires sont des documents à l'aide desquels l'entreprise formalise les événements économiques survenus dans l'entreprise (clause 1, article 9 de la loi « sur la comptabilité » du 6 décembre 2011 n° 402-FZ).

La première chose que les comptables de toute organisation doivent clairement comprendre est qu'il n'existe aujourd'hui aucune liste obligatoire spécifique de formulaires pour les documents comptables primaires. Toute entreprise détermine elle-même les formes des documents primaires en fonction de la finalité de leur utilisation.

Cependant, pour de tels documents, une liste de mentions obligatoires est légalement établie (clause 2, article 9 de la loi n° 402-FZ).

IMPORTANT! Les formulaires utilisés en comptabilité doivent être fixés dans la politique comptable de l'organisation (article 4 du PBU 21/2008, approuvé par arrêté du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 6 octobre 2008 n° 106n).

Liste des documents comptables primaires possibles

La liste des principaux documents comptables en 2018-2019 peut être la suivante :

1. Liste de colisage. Il s'agit d'un document qui reflète la liste des articles en stock transférés. La facture est émise en 2 exemplaires et contient des informations qui sont ensuite reflétées sur la facture. La facture est signée par les représentants des deux parties impliquées dans la transaction et certifiée par un sceau (si l'entreprise l'utilise dans sa pratique).

1. Certificat d'acceptation. Il est établi à l'issue de certains travaux (prestations) pour confirmer que le résultat des travaux répond aux exigences initiales du contrat.

Voir un exemple d'un tel acte.

1. Documents primaires pour le paiement des salaires du personnel (par exemple, fiches de paie).

Pour plus d'informations sur ces déclarations, consultez l'article "Exemple de remplissage du relevé de paie T 49" .

1. Documents liés à la présence d'immobilisations - ici l'entreprise peut établir une telle documentation à partir de la liste des documents comptables primaires :

• Certificat d'acceptation et de transfert d'immobilisations sous la forme OS-1 - lors de la réception ou de la cession d'un objet non lié à des bâtiments ou des structures.

Pour plus d'informations sur cet acte, voir le matériel "Formulaire unifié n° OS-1 - Certificat de réception et de transfert d'immobilisations" .

• Si l'immobilisation est un bâtiment ou un ouvrage, alors sa réception ou sa cession est formalisée par un acte au format OS-1a.

Pour plus de détails, voir l'article "Formulaire unifié n° OS-1a - formulaire et exemple" .

• La radiation d'un bien est formalisée par un acte au format OS-4.

Pour plus de détails, voir le matériel « Formulaire unifié n° OS-4 - Acte de déclassement d'un actif » .

• S'il est nécessaire de documenter le fait de l'inventaire réalisé, une liste d'inventaire des immobilisations est établie sous le formulaire INV-1.

Pour plus d'informations sur un tel document principal, consultez l'article "Formulaire unifié n° INV-1 - formulaire et exemple" .

• Si l'inventaire a été réalisé concernant des immobilisations incorporelles, alors l'inventaire sera établi selon le formulaire INV-1a.

Pour plus d'informations, voir le matériel "Formulaire unifié n° INV-1a - formulaire et exemple" .

1. Un groupe distinct de documents primaires sont les documents de caisse. Il s'agit notamment de la liste suivante des principaux documents comptables pour 2018-2019 :

• Bon de commande à réception.

Pour plus d'informations sur sa compilation, voir l'article « Comment est rempli un ordre de réception de fonds (PKO) ? » .

• Bon de commande de dépenses.

1. Ordre de paiement.

Découvrez les règles de préparation de ce document.

1. Rapport préalable.

1. L’acte de compenser les créances mutuelles.

Découvrez les spécificités de l’utilisation de ce document.

1. Certificat comptable.

Pour plus d'informations sur les principes de sa conception, voir le matériel « Certificat comptable de correction d'erreur - exemple ».

La liste ci-dessus n'épuise pas toute la portée des documents primaires utilisés en comptabilité et peut être élargie en fonction des caractéristiques de la comptabilité effectuée dans chaque organisation spécifique.

IMPORTANT! Il ne s'agit pas de documents comptables primaires de la liste 2018-2019 - la liste a été proposée ci-dessus :

• Accord. Il s'agit d'un document qui précise les droits, obligations et responsabilités des parties impliquées dans la transaction, les modalités et modalités de règlement, les conditions particulières, etc. Ses données sont utilisées lors de l'organisation de la comptabilité pour l'analyse des règlements avec les contreparties, mais elle-même ne génère pas d’opérations comptables.
• Vérifier. Ce document reflète le montant que l'acheteur s'engage à payer en acceptant les conditions du fournisseur. La facture peut contenir des informations complémentaires sur les modalités de la transaction (conditions, modalités de paiement et de livraison, etc.), c'est-à-dire qu'elle complète le contrat.
• Facture. Ce document est établi à des fins fiscales, puisque sur cette base, les acheteurs acceptent en déduction les montants de TVA présentés par les fournisseurs (clause 1 de l'article 169 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Ainsi, en l'absence d'autres documents caractérisant une transaction particulière, il sera impossible de confirmer les dépenses de cette transaction par une facture (lettre du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 25 juin 2007 n° 03-03-06/ 1/392, Service fédéral des impôts du 31 mars 2006 n° 02-3 -08/31, résolution du Service fédéral antimonopole du district de Sibérie orientale du 19 avril 2006 n° A78-4606/05-S2-20/ 317-F02-1135/06-S1).

Il convient de garder à l'esprit que les formulaires unifiés de documents comptables primaires figurant dans la liste ne sont pas obligatoires, car depuis 2013 (après l'adoption de la loi n° 402-FZ), les formulaires de ces formulaires peuvent être développés indépendamment. Mais dans la plupart des cas, ils continuent à être utilisés. Par conséquent, en 2018-2019, la liste des formes unifiées de documents comptables primaires contenues dans les résolutions du Comité national des statistiques reste pertinente.

Quelles informations les formulaires des documents primaires doivent-ils contenir ?

Malgré le fait qu'il n'existe actuellement aucun document primaire obligatoire pour tous les formulaires, le législateur a établi des exigences concernant le contenu de ces documents. La liste des mentions obligatoires qui doivent figurer dans chaque document primaire est donnée au paragraphe 2 de l'art. 9 de la loi n° 402-FZ. Il s’agit notamment :

• titre du document ;
• la date à laquelle ce document a été établi ;
• des informations sur la personne qui a rédigé le document (nom de l'entreprise ou de l'entrepreneur individuel) ;
• l'essence du fait de la vie économique qui a été formalisée par ce document ;
• caractéristiques monétaires, numériques, mesures de l'événement survenu (par exemple, dans quel volume, dans quelles unités et pour quel montant les produits ont-ils été vendus aux clients) ;
• des informations sur les spécialistes responsables qui ont documenté l'événement, ainsi que les signatures de ces spécialistes.

Documents primaires et registres comptables

Comment classer les documents comptables primaires ?

Si le document principal a été délivré par l'entreprise elle-même, il peut alors appartenir soit au groupe des internes, soit au groupe des externes. Un document établi au sein de l'entreprise et étendant ses effets à l'entreprise compilatrice est un document primaire interne. Si le document a été reçu de l'extérieur (ou compilé par l'entreprise et délivré à l'extérieur), il s'agira alors d'un document primaire externe.

Les documents internes de l'entreprise sont répartis dans les catégories suivantes :

• Les documents administratifs primaires sont ceux avec lesquels une entreprise donne des ordres à l'une de ses unités structurelles ou à ses employés. Cette catégorie comprend les commandes de l'entreprise, les instructions, etc.
• Documents primaires exécutifs. L'entreprise y reflète le fait qu'un certain événement économique s'est produit.
• Documents comptables. Avec leur aide, l'entreprise systématise et synthétise les informations contenues dans d'autres documents administratifs et justificatifs.

Une fois qu'un événement commercial a été documenté comme document principal, il est alors nécessaire de refléter l'événement dans les registres comptables. Ils sont en effet porteurs d'informations ordonnées ; ils accumulent et diffusent les caractéristiques et les indicateurs des transactions commerciales.

Les registres suivants se distinguent par leur apparence :

• livres;
• cartes;
• draps gratuits.

Sur la base de la méthode de tenue du registre, on distingue les groupes suivants :

• Registres chronologiques. Ils enregistrent les événements qui se sont produits séquentiellement - du premier au dernier.
• Registres systématiques. Dans ceux-ci, l'entreprise classe les transactions réalisées par contenu économique (par exemple, un livre de caisse).
• Registres combinés.

Selon le critère du contenu des informations reflétées dans les registres, on distingue :

• registres synthétiques (par exemple, une commande de journal) ;
• registres analytiques (paie);
• registres combinés, dans le cadre desquels la société réalise à la fois une comptabilité synthétique et analytique.

Pour plus d'informations sur les registres comptables, consultez l'article « Registres comptables (formulaires, échantillons) » .

Résultats

À l'heure actuelle, il n'existe pas de formulaires ni de listes obligatoires de documents comptables primaires : toute entité commerciale a le droit de déterminer elle-même de manière indépendante les formes de documents primaires qu'elle utilisera dans ses activités.

Dans le même temps, les documents comptables primaires les plus courants sont ceux qui ont des analogues parmi les formulaires unifiés approuvés par le Comité national des statistiques.

Une fois le document primaire établi, il est nécessaire d'en transférer les informations vers le registre comptable.

L'entreprise réalise des dizaines d'opérations chaque jour. Les comptables envoient de l'argent aux contreparties, aux fonds et aux fondateurs, calculent les salaires, reçoivent des ordinateurs et du mobilier, facturent des pénalités, calculent les amortissements, etc. Pour chacune de ces opérations, il est nécessaire d'établir un document primaire (clause 1, article 9 de la loi fédérale du 6 décembre 2011 n° 402-FZ « sur la comptabilité », ci-après loi n° 402-FZ).

Le document principal est créé au moment de la transaction ou lors de sa réalisation comme confirmation du fait de la transaction (clause 3 de l'article 9 de la loi n° 402-FZ). Sur la base des données primaires, les comptables effectuent des écritures.

Une facture, un acte de prestation de services pour la création d'un site Internet, une attestation comptable, autant de documents primaires que les comptables utilisent dans leur travail quotidien. Il existe de nombreux types de produits primaires et leur diversité dépend des caractéristiques des activités de l’entreprise. Par exemple, dans une entreprise de transport, l'un des principaux types de documents primaires sera un connaissement, et dans une bibliothèque, un acte de radiation de littérature.

Les documents primaires sont censés être conservés dans l'entreprise pendant au moins cinq ans, et la période commence à compter après l'année de référence (clause 1, article 29 de la loi n° 402-FZ). C'est-à-dire qu'un document daté du 03/07/2016 doit être conservé au moins jusqu'en 2021 inclus. Des durées de conservation distinctes pour les matières premières sont fixées par la liste approuvée par arrêté du ministère de la Culture du 25 août 2010 n° 558. Pour conserver les documents comptables, les entreprises créent souvent des archives spéciales.

Le document principal peut être papier ou électronique. En pratique, de plus en plus d’entreprises ont recours à la gestion électronique de documents (GED). Les entreprises échangent notamment des contrats, des factures de paiement, des actes, des bons de livraison et des factures.

L'EDI simplifie considérablement la procédure de traitement des documents primaires depuis leur création jusqu'à leur enregistrement et accélère le travail entre les contreparties. Un gros avantage est que les documents électroniques n'ont pas besoin d'être imprimés si cela n'est pas contraire à la loi ou aux termes du contrat (clause 6, article 9 de la loi n° 402).

Le document électronique est certifié par une signature électronique qualifiée. Si les parties prennent une décision appropriée, le document principal peut être signé avec une signature simple ou sans réserve (lettre du Département de la politique fiscale et douanière du ministère des Finances de la Russie du 12 septembre 2016 n° 03-03-06/ 2/53176).

L'absence de documents primaires dans une entreprise peut entraîner une amende grave de 10 000 à 30 000 roubles (article 120 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Les autorités fiscales imposeront également une amende en cas d'erreur d'enregistrement. En outre, les personnes chargées du traitement des documents peuvent être condamnées à une amende en vertu de l'article 15.11 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie d'un montant de 2 000 à 3 000 roubles. Il existe un autre danger : si lors du contrôle le fisc ne trouve pas le document requis, il se peut qu'il supprime une partie des dépenses de la base imposable, l'entreprise devra donc payer un impôt sur le revenu supplémentaire.

Mentions obligatoires du document principal

Seul le document principal avec tous les détails requis a force de loi (clause 4 de l'article 9 de la loi n° 402-FZ) :

1. titre (par exemple, « Acte de services rendus », « Ordre de paiement », « Attestation comptable ») ;
2. date de compilation;
3. nom de l'auteur du document (par exemple, OJSC SKB Kontur, LLC Soyuz, IP Ivanova E.V.) ;
4. contenu du document ou de la transaction commerciale (par exemple, « Services d'accès à Internet », « Matériaux transférés pour traitement », « Paiement de la facture pour les fournitures de bureau », « Intérêts courus au titre du contrat de prêt » );
5. indicateurs naturels et monétaires (pièces, mètres, roubles, etc.) ;
6. postes à responsabilité (par exemple, « Comptable », « Magasinier », « Responsable RH », « Chef du service commercial », etc.) ;
7. signatures personnelles des parties.

Un document correctement signé sera utile si nécessaire dans une procédure judiciaire, par exemple lorsque l'acheteur ne paie pas la dette ou tente d'invalider la transaction. Mais un document contenant des erreurs ou des signatures fictives peut constituer une blague cruelle : vous ne devez donc jamais signer pour le fournisseur s'il a soudainement oublié de signer. Conservez soigneusement tous les documents primaires et vérifiez toujours soigneusement tous les détails des documents entrants.

Dans la pratique, il est encore possible de rencontrer des plaintes de clients concernant l'absence de scellé. Rappelons qu'à compter du 07/04/2015, le sceau a été annulé pour la plupart des organisations et peut être utilisé à volonté (Loi fédérale du 06/04/2015 n°82-FZ). Les informations sur le sceau de l'organisation doivent être précisées dans la charte. Si la contrepartie insiste pour apposer un cachet et que vous n'en avez pas légalement, vous pouvez informer la contrepartie par écrit de son absence et lui fournir un extrait de la politique comptable.

Formes de documents primaires

Dans votre travail, vous pouvez utiliser des formes unifiées et propres de documents primaires (clause 4, article 9 de la loi fédérale du 6 décembre 2011 n° 402-FZ « sur la comptabilité »). Dans ce cas, un document primaire fait maison doit contenir tous les détails requis. De nombreuses entreprises sont obligées de développer leur propre version de l'acte de radiation des matériaux, car il n'existe pas de forme unifiée du document.

Il est permis d'utiliser une forme combinée du document principal, lorsque la forme unifiée est prise comme base et complétée par les colonnes ou lignes nécessaires. Dans ce cas, toutes les informations obligatoires doivent être conservées (Résolution du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 24 mars 1999 n° 20).

Le choix de l'entreprise concernant les formes de comptabilité primaire utilisées doit être précisé dans ses politiques comptables.

Au cours du processus d'activité, le besoin de nouveaux documents primaires peut survenir, ils peuvent ensuite être élaborés et approuvés par la politique comptable.

Faites attention! Étant donné que votre contrepartie peut également utiliser un document principal élaboré de manière indépendante, votre politique comptable doit indiquer que vous acceptez également ces documents pour la comptabilité.

Pour la plupart des documents, vous avez le droit de ne pas utiliser de formulaires unifiés, mais les transactions en espèces doivent être exécutées uniquement selon les formulaires de documents approuvés (informations du ministère des Finances de la Fédération de Russie n° PZ-10/2012).

Types de documents primaires

Les spécialistes peuvent trouver les principales formes de documents primaires dans des albums de formulaires unifiés approuvés par les résolutions du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie. Voici les plus courants.

Documents pour la comptabilisation des transactions commerciales

• TORG-12 ;
• Étiquette du produit ;
• Document de transfert universel.

Documents pour la comptabilisation des immobilisations

• OS-1 « Loi sur l'acceptation et le transfert des immobilisations (à l'exception des bâtiments, ouvrages) » ;
• OS-4 « Loi sur la radiation des immobilisations » ;
• OS-6 « Fiche d'inventaire pour l'enregistrement des immobilisations ».

Caisse enregistreuse primaire

Les transactions en espèces sont exécutées exclusivement conformément à la Procédure de réalisation des transactions en espèces (Instruction de la Banque centrale de la Fédération de Russie du 11 mars 2014 n° 3210-U). Vous ne pouvez pas, par exemple, concevoir un « consommable » sous forme libre ou développer votre propre version.

Les formes des documents de caisse primaires sont approuvées par la résolution du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 18 août 1998 n° 88 :

• KO-1 « Ordre d'encaissement » ;
• KO-2 « Ordre de dépenses en espèces » ;
• KO-3 « Journal d'enregistrement des documents de caisse entrants et sortants » ;
• KO-4 « Livre de caisse » ;
• KO-5 "Livre de comptabilité des fonds acceptés et délivrés par le caissier."

Les documents de caisse doivent être vérifiés très scrupuleusement, car ces documents primaires sont directement liés au mouvement des espèces et attirent toujours l'attention des autorités de contrôle. Par exemple, les autorités fiscales prêteront certainement attention aux PKO, dont le montant dépasse 100 000 roubles. Et tout cela parce que vous ne pouvez pas payer en espèces avec une seule contrepartie pour un montant supérieur à 100 000 roubles. L'absence de signatures sur les documents de caisse sera également un motif de procédure auprès du Service fédéral des impôts.

Résumons. Ainsi, les documents primaires font partie intégrante de la comptabilité et de la comptabilité fiscale. Les transactions ne peuvent être réalisées sans pièces justificatives. Les comptables créent souvent des écritures comptables basées sur une copie ou une numérisation du document principal. Il est très important de remplacer les copies par les documents originaux en temps opportun, sinon les autorités réglementaires pourraient considérer l'opération ou la transaction comme fictive. Seuls les documents établis conformément à la loi sont une garantie de la sécurité et de la fiabilité de la comptabilité dans l'entreprise.

Les documents comptables primaires sont importants non seulement en matière comptable, mais également en matière de législation fiscale, notamment pour déterminer l'étendue des obligations. Par conséquent, il est extrêmement important que les responsables de l'élaboration de la documentation primaire connaissent toutes les nuances de la comptabilité et, en outre, comprennent leur classification pour simplifier le travail.

Quels sont les principaux documents comptables

Sont considérés comme documents primaires ceux qui enregistrent certaines actions commerciales déjà réalisées. Vous ne pouvez laisser une écriture en comptabilité et l'inscrire au registre que si vous disposez d'une documentation comptable primaire. Il est considéré comme faisant partie intégrante du système de gestion de l’entreprise. Sur cette base, nous pouvons affirmer avec certitude que les documents comptables primaires sont des preuves documentaires des transactions réalisées liées aux activités économiques de l'entité et qui ont apporté un certain effet économique.

Classification

Tous les points affectant la question concernant le sujet principal sont soumis aux dispositions et normes du 402-FZ. Le règlement stipule que ces certificats sont nécessaires lors de l'interaction avec les autorités fiscales pour confirmer l'exactitude des calculs. Cela signifie que les agents du fisc n'auront aucune plainte concernant le processus de détermination de l'assiette fiscale.

Conformément à la réglementation en vigueur, la documentation primaire est soumise à une conservation obligatoire pendant 4 ans. Pendant cette période, l'administration fiscale peut à tout moment demander des documents pour étude et vérification. De plus, la documentation primaire sert souvent de preuve dans un litige.

Il convient de noter que les formes spécifiques de documentation primaire ne sont pas fixées au niveau législatif. Sur cette question, une entité commerciale a la possibilité de choisir une option qui satisfera ses besoins et lui sera d'une grande aide dans ses travaux ultérieurs.

Documents comptables primaires : liste

En règle générale, une liste complète des certificats remplissant des fonctions fondamentales reste inchangée et est approuvée au plus haut niveau. Actuellement, cette catégorie comprend :

1. Accord. Ils précisent les modalités précises de la transaction, les responsabilités des parties et les enjeux financiers. De manière générale, toutes les conditions liées d'une manière ou d'une autre à la transaction sont indiquées ici. Veuillez noter que pour certaines transactions, un contrat écrit n'est pas requis. Ainsi, à partir du moment où l’acheteur reçoit le ticket de caisse, la transaction est considérée comme conclue.
2. Comptes. A l'aide de documents de ce type, l'acheteur confirme sa volonté de payer les biens (services) du vendeur. De plus, les factures peuvent contenir des conditions supplémentaires de la transaction et enregistrer les prix spécifiques que le vendeur fixe pour ses produits et services. Si, pour une raison quelconque, l'acheteur n'est pas satisfait du produit (service) qui lui est présenté, il a le droit d'exiger le remboursement de ses fonds sur la base de la facture.
3. Liste de colisage. Il affiche une liste complète de tous les biens ou matériaux transférés. La facture doit être établie en plusieurs versions en fonction du nombre de participants à la transaction.
4. L'acte d'acceptation et de transfert. Il est établi sur la base des résultats de la prestation du service pour confirmer que le résultat des travaux répond aux critères énoncés précédemment et est entièrement approuvé par le destinataire.
5. Fiches de paie. Ils affichent tous les problèmes liés aux règlements de paie avec le personnel embauché. De plus, toutes les informations concernant les primes, les paiements supplémentaires et autres mécanismes d'incitations financières pour les employés doivent être affichées ici.
6. Certificats d'acceptation et de transfert n° OS-1. Ce type de documentation est utilisé pour enregistrer toutes les activités liées à l'entrée ou à la sortie d'immobilisations.
7. Documents de caisse, qui comprennent les ordres de caisse entrants et sortants, ainsi que le livre de caisse. Ils contiennent des informations relatives aux transactions financières réalisées dans le cadre de la vente.

Classification

Les types de documents primaires en comptabilité sont très divers et dépendent principalement de l'objectif spécifique d'utilisation du document dans un avenir prévisible. Cependant, la fonctionnalité de classification la plus populaire est la division de la documentation primaire en interne et externe.

Un document interne est la propriété de l'entreprise et est émis par elle pour résoudre certaines problématiques. Il est élaboré par les spécialistes de la société et s’applique exclusivement dans le ressort de cette société. Ainsi, cette catégorie comprend les documents nécessaires à la conduite efficace des activités commerciales au sein d'une entreprise. Parallèlement, si un document est reçu par une entreprise de l'extérieur ou est rédigé par des spécialistes de l'entreprise puis transféré à d'autres entités juridiques (administration fiscale, clients, etc.), il sera alors reconnu comme externe.

À leur tour, les documents internes ont également leurs propres caractéristiques de classification, qui permettent de les regrouper en trois catégories :

1. Administratif (organisationnel). Ils indiquent les informations qui doivent être communiquées aux salariés de l'entreprise, des divisions et succursales structurelles et à leurs dirigeants. Avec leur aide, l'entreprise émet certaines commandes qui doivent être scrupuleusement suivies. Ce groupe comprend une variété de commandes, d'instructions et bien plus encore.
2. Exécutif (disculpatoire), qui affichent dans un premier temps des faits confirmant la conduite de certaines opérations commerciales et leur réalisation.
3. Documents comptables. Cette catégorie est générale et est nécessaire pour systématiser les informations contenues dans d'autres articles et leur collecte ultérieure dans un seul document.

Dans certaines circonstances, les documents peuvent également être combinés. Ce groupe comprend les articles qui peuvent simultanément contenir des caractéristiques clés de la documentation organisationnelle et justificative. Les exemples les plus frappants ici sont divers ordres de paiement, exigences, rapports préalables et bien plus encore.

Registres comptables et leur classification

Lors d'une transaction, une documentation primaire est préparée. Dès qu'il est entièrement complété, toutes les informations qui y sont spécifiées doivent être dupliquées dans le registre comptable approprié. Et c'est une sorte de transporteur qui accumule des informations de base sur la transaction. Sur la base de l'essence du registre, plusieurs critères de classification peuvent être identifiés. Par exemple, en apparence, les registres apparaissent aux utilisateurs sous la forme de livres, de simples feuilles et de fiches.

Sur la base des mécanismes de tenue du registre, trois autres groupes peuvent être distingués :

1. Chronologique, dans lequel tous les événements survenus sont indiqués dans le strict respect du calendrier. Autrement dit, vous devez d'abord indiquer les opérations qui ont eu lieu plus tôt, etc. Ces registres sont les plus complexes, car ils contiennent une énorme quantité d’informations et, bien souvent, certaines actions peuvent être omises.
2. Systématique, dans lequel toutes les transactions sont initialement saisies sous forme d'indicateurs économiques. Ainsi, les registres de ce type reflètent l'effet économique des transactions commerciales réalisées et analysent les indicateurs de dépenses et de revenus. L’exemple le plus frappant de registre systématique est le livre de caisse.
3. Combiné, qui présentent les caractéristiques fondamentales des registres systématiques et chronologiques.

Contenu de la documentation primaire

De nombreux utilisateurs se posent des questions sur ce qui constitue les documents comptables primaires et sur les exigences qui leur sont applicables. Au niveau législatif, plusieurs dispositions sont consacrées qui établissent que certaines informations doivent être présentes dans les documents du couple primaire. En particulier, conformément au paragraphe 2 de l'article 9 de la loi fédérale-402, la documentation primaire doit contenir les informations suivantes :

• nom du document ;
• date de compilation;
• des informations sur la personne qui a rédigé le document spécifié (nom complet de l'entreprise) ;
• l'essence de l'activité économique liée à ce document ;
• calculs financiers concernant la transaction ;
• signatures des fonctionnaires responsables de la transaction et leurs initiales.

Exemple de document comptable principal

Règles de préparation des documents

Le législateur établit certaines règles pour l'établissement des documents comptables primaires. Ainsi, l’une des exigences clés est l’exactitude et l’absence de toute erreur de grammaire, de ponctuation et de fautes de frappe. Si le service des impôts découvre certaines lacunes, le contrevenant devra refaire le document, et si l'infraction se répète, vous pourrez vous exposer à des sanctions. En général, sur cette question, vous devez prêter une attention particulière aux recommandations suivantes :

1. L'utilisation de stylos à bille et à encre, d'équipements informatiques spéciaux et d'ordinateurs est autorisée.
2. La compilation peut commencer lorsqu'il est prévu d'effectuer certaines transactions commerciales qui doivent être affichées. Parallèlement, dans des situations exceptionnelles, il est tout à fait possible d'établir un document après la réalisation de la transaction.
3. Toutes les données de calcul doivent être présentées sous forme numérique et écrite. Ainsi, il devrait y avoir une légende à côté de chaque numéro.
4. Il est extrêmement important de remplir tous les détails indiqués sur le formulaire. Si, pour une raison quelconque, il n'y a aucune information, vous ne pouvez pas laisser une ligne vide. Un tiret devrait y apparaître.

Si vous ne suivez pas ces recommandations, vous risquez de rencontrer des difficultés importantes. Ainsi, si le service des impôts constate que le document est incorrect lors d'un contrôle, des doutes surgiront quant à l'exactitude des calculs effectués et à la détermination de l'assiette fiscale.

Si, pour une raison quelconque, il est nécessaire de procéder à certains ajustements, vous ne devez en aucun cas utiliser de correcteurs et d'ombrages, car ils sont inacceptables. Les corrections peuvent être apportées des manières suivantes :

1. Correction des contours. Si des informations incorrectes sont fournies, elles doivent être barrées d’un trait fin et les informations correctes indiquées à côté. Dans ce cas, il doit y avoir une note de bas de page à la place de chacune de ces corrections. « Croyance corrigée » indiquant la date de la correction et la signature du fonctionnaire qui a effectué la correction. Cependant, nous notons que dans le cas de documents reflétant la réception et la dépense de fonds, cette méthode sera inappropriée.
2. Entrée supplémentaire. Cette méthode est utilisée dans les situations où les valeurs totales des transactions sont exécutées avec des indicateurs considérablement réduits. Afin de ne pas rédiger le document d'une nouvelle manière, vous pouvez effectuer des écritures supplémentaires pour les montants manquants de la période en cours ou de la suivante.
3. Renversement. Une saisie incorrecte est corrigée à l'aide de valeurs négatives. Toutes les informations incorrectes sont répétées à l'encre rouge et les entrées correctes sont indiquées à côté.

Le rapport principal peut être rédigé sous forme écrite et électronique. Récemment, de nombreuses entreprises ont dupliqué des informations et compilé des versions papier et électroniques. Les premiers sont ensuite utilisés à des fins internes, mais des copies électroniques sont soumises sur demande pour vérification au Service fédéral des impôts.

Plusieurs conclusions peuvent être tirées. L'État n'approuve aucun formulaire obligatoire pour la documentation primaire, ce qui donne aux entités commerciales le droit de déterminer de manière indépendante la forme du document qui sera utilisée dans la pratique à l'avenir. Immédiatement après l'enregistrement du document, toutes les données de celui-ci doivent être transférées au registre comptable.

Le document comptable principal est un support d'informations sur la transaction commerciale d'une entité économique. La liste des personnes qui sont des entités économiques est déterminée par l'art. 2 Loi fédérale 402 « sur la comptabilité ». La même loi définit les exigences relatives à la forme et à l'achèvement des actes comptables, ainsi que les règles de base pour leur réflexion en comptabilité.

La législation moderne n'oblige pas les entités de droit privé (créées sur la base de dépôts privés) à utiliser des formes unifiées de documents comptables primaires lors du traitement des transactions. Mais si le lecteur est un sujet de droit public (avec une part de participation communale ou fédérale) ou conclut des transactions avec de tels sujets, alors des formes unifiées ne peuvent être évitées.

Organisation de la comptabilité primaire

Pour déterminer ce qui appartient aux documents primaires et ce qui ne l'est pas, vous pouvez utiliser une règle simple : le document reflète une véritable opération visant à modifier la composition des biens de l'entreprise - ce qui signifie « primaire ». Bien sûr, il s’agit d’une approche très simplifiée (et elle comporte des exceptions), mais elle donne presque toujours le bon résultat.

Ainsi, ne peuvent être qualifiés d'actes primaires : les arrêtés et instructions de l'administration, les actes comptables, les comptes (voir quoi), les quittances, etc. Les registres comptables ne doivent pas être remplis sur la base de ces documents. Mais leur importance ne peut être diminuée, puisqu'ils constituent les conditions préalables à la mise en œuvre des transactions commerciales et peuvent donc servir de preuve des intentions des parties à la transaction.

L'article 9 de la loi fédérale 402 fournit une liste exhaustive des exigences relatives aux documents primaires. Sur la base d'un « rapport primaire » établi conformément à cette norme, une entreprise peut afficher en toute sécurité des informations sur ses opérations sans craindre qu'elles soient reconnues comme fictives.

Règles de base pour la rédaction :

• réalité des événements (le document doit être établi à l'issue d'une action - transfert de propriété, identification des pénuries, réception des marchandises, etc.), si l'événement est seulement planifié, alors il ne peut être formalisé comme un « primaire » document, et a fortiori il ne peut pas être inclus dans les données comptables ;
• l'acte doit contenir des informations sur les parties qui ont participé à sa préparation (qui transmet et qui reçoit), toutes les données identifiant l'entité commerciale sont indiquées ;
• temps réel et lieu de la transaction (si les marchandises ont été transférées dans la ville N, il ne doit en aucun cas être indiqué que l'acte de transfert a été rédigé dans la ville R, car les autorités de régulation ont le droit d'exiger une explication sur la manière dont les marchandises de l'entrepôt de la ville N s'est retrouvé dans la ville R. Et si l'entrepreneur ne peut justifier cette circonstance, le transfert peut être considéré comme fictif) ;
• le contenu de la transaction (si un entrepreneur a des doutes sur le nom de l'opération pour laquelle il établit le « primaire », il doit revoir l'accord entre les parties et en déterminer ce que les contreparties sont obligées de faire : effectuer travailler, fournir des services ou fournir des biens);
• unités d'opération naturelles et monétaires;
• nom du poste, initiales, signatures des personnes autorisées par les parties à confirmer le fait de la transaction (voir).

Un document répondant aux exigences énumérées est presque toujours soumis à l'inscription dans les registres comptables des personnes morales de droit privé. Une exception peut être les cas où les parties au contrat se sont mises d'accord sur le formulaire de rédaction des actes primaires, mais pour une raison quelconque, ce formulaire n'a pas été suivi par l'une des parties. Dans ce cas, la contrepartie qui a reçu le mauvais « primaire » peut faire appel des actions du coupable devant le tribunal.

Il est utile de savoir comment le formater correctement. La structure du document, la procédure de rédaction et de signature.

Note aux participants des personnes morales : et comment la remplir correctement.

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Types de documents

La classification des documents primaires est un aspect exclusivement théorique qui a peu d'effet sur le travail pratique d'un comptable. Classiquement, on distingue les types de « primaires » suivants :

• reporting strict/noting strict ;
• bilatéral/unilatéral ;
• ponctuel/consolidé ;
• sur papier/électronique.

Aujourd'hui, dans la comptabilité des sujets de droit privé, les formulaires de déclaration stricts ne sont pratiquement pas utilisés. Les entrepreneurs peuvent créer des procurations, des mandats de caisse et des factures de manière indépendante, conformément aux exigences générales de la loi.

Ce qu'est un document primaire recto-verso ou unilatéral est déterminé par le nombre de parties impliquées. Ainsi, un ordre de paiement est un document primaire unilatéral, puisqu'il indique l'action d'une seule partie - le payeur. Par exemple, une facture est recto-verso, puisque selon ce document le fournisseur effectue une action active - transmet, et le destinataire - reçoit.

Comment préparer les documents primaires

La comptabilité informatisée permet une procédure quasi automatique de traitement des actes primaires. Chaque programme de comptabilité propose des formulaires « primaires », allant des contrats aux réclamations (voir).

Les formulaires issus de programmes informatiques mis à jour satisfont pleinement à toutes les exigences nécessaires pour refléter les transactions commerciales dans la comptabilité d'une entreprise. Mais si ces formulaires ne reflètent pas pleinement toutes les actions des parties, vous devez alors rédiger de manière indépendante un document qui confirmera pleinement la réalité de tous les aspects de l'opération.

Lorsque vous compilez vous-même des formulaires, vous pouvez vous baser sur leurs formulaires unifiés, qui sont approuvés par la résolution du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie n° 7 du 21 janvier 2003. Du fait que ces formulaires ne sont pas obligatoires pour les sujets de droit privé, chaque entrepreneur peut les modifier selon ses propres besoins, sans oublier de se conformer aux exigences obligatoires (article 9 de la loi fédérale-402).

Important! Les formes de documents primaires, élaborées spécifiquement pour les conditions de fonctionnement d'une entreprise particulière, sont approuvées par nul autre que le chef de cette entreprise par son arrêté portant organisation de la comptabilité. Il n'y a pas non plus d'exigences pour cet arrêté, mais il est préférable de l'élaborer chaque nouvelle année, en tenant compte des exigences d'une législation en évolution dynamique.

Mais même si, pour une raison quelconque, la comptabilité de l'entreprise utilise des formulaires « primaires » qui ne sont pas approuvés par la direction, mais signés par elle, alors ces documents ont force de loi.

Il est nécessaire de remplir les formulaires d'actes primaires dans le respect des règles suivantes :

• ne pas autoriser les corrections ;
• saisir des informations fiables et compréhensibles (pas de codage non standard ni d'abréviations peu claires) ;
• toutes les colonnes vides doivent être remplies par un tiret ;
• si un complément doit être apporté au formulaire, il est indiqué avant les signatures des parties (c’est utile à savoir).

Un original de l'acte primaire est établi pour chaque signataire. Si le formulaire est signé par deux parties, alors deux originaux sont établis, s'il n'y en a qu'un, alors il ne peut y avoir qu'un seul original.

Le formulaire endommagé doit être barré et envoyé pour élimination.

Stockage des « enregistrements primaires » et fourniture d’informations sur les transactions commerciales

Les originaux des documents primaires sont conservés par chaque participant à la transaction commerciale. La résolution du Comité national des statistiques n° 7 détermine que les « primaires » sont stockés dans des fichiers par ordre chronologique pour chaque registre comptable. Il s'agit du format le plus pratique pour accumuler et traiter les informations comptables.

Les fichiers sont stockés dans les archives de l'entreprise. La période et la procédure de conservation de chaque type de documents primaires et de registres comptables sont déterminées par l'arrêté du ministère de la Culture de la Fédération de Russie n° 558 du 25 août 2010 (tel que modifié et complété). La durée de conservation est généralement de trois ans, mais certains documents doivent être conservés beaucoup plus longtemps.

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