Journal de comptabilité et de mouvement. Échantillons, formulaires de voyage et carnets de voyage
Chaque organisation disposant de véhicules à usage officiel doit tenir des registres du mouvement des véhicules délivrés. feuilles de route. A cet effet, il est prévu formulaire spécial, qui est appelé « Journal de bord du mouvement des lettres de voiture ». Le site Internet vous indiquera à quoi doit ressembler ce document et comment le remplir sans erreurs.
Organisations et entrepreneurs qui fournissent services de transport ou utilisent simplement des voitures de société pour leur travail, sont tenus d'enregistrer régulièrement toutes les lettres de voiture émises dans un journal spécial. Ceci est défini à l'article 6 Loi fédérale du 08.11.2007 n° 259-FZ Et par arrêté du ministère des Transports du 18 septembre 2008 n°152. La forme du journal de bord pour l'enregistrement du mouvement des lettres de voiture a été approuvée il y a assez longtemps Résolution du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 28 novembre 1997 N 78. Au cours de ces vingt années, ni le formulaire n° 8 lui-même ni la procédure de son maintien n'ont jamais changé. Bien que les législateurs aient apporté des modifications au remplissage des lettres de voiture à plusieurs reprises, la dernière ayant eu lieu début 2019. En plus du formulaire n° 8, le Comité national des statistiques a approuvé plusieurs autres formulaires destinés à la délivrance des lettres de voiture pertinentes (pour les camions et les voitures, ainsi que les bus). Ils seront abordés dans un autre article, mais nous allons maintenant nous attarder plus en détail sur le principal type de documentation comptable, conçue pour contrôler le mouvement des lettres de voiture délivrées aux conducteurs, ainsi que la remise des feuilles utilisées au service comptable de l'organisation.
Qu'est-ce qu'un journal de mouvement de lettre de transport ?
L'utilisation d'un tel document comptable présente plusieurs avantages qui rendent l'utilisation du journal utile même pour les entreprises qui n'y sont pas tenues. Il permet notamment de contrôler la ponctualité et l'ordre d'émission des bons et de vérifier plus rapidement la dépréciation des carburants et lubrifiants. Le formulaire intersectoriel standard n°8 (OKUD 0345008) est constitué de feuilles cousues ensemble sous la forme d'un livre, sur lequel est imprimé un tableau de neuf colonnes. Chaque organisation peut développer et utiliser sa propre forme de ce document, puisque sa forme est recommandée et obligatoire. Développer votre propre tableau vous permettra d'organiser les colonnes dans un ordre pratique, de supprimer les données inutiles et d'ajouter des données pertinentes. Le formulaire type précise notamment :
- le numéro de la lettre de voiture et la date de son émission ;
- numéro personnel et nom complet du conducteur du véhicule ;
- numéro de garage du véhicule (l'indication du numéro d'état d'immatriculation n'est pas fournie dans le formulaire type, mais vous pouvez en tenir compte sur votre formulaire) ;
- signature du conducteur confirmant la réception du ticket ;
- signature de la personne autorisée à émettre et accepter le bon (répartiteur) ;
- date d'acceptation de la feuille et signature du comptable ;
- colonne pour les notes.
Il est nécessaire de remplir le carnet de voyage dont le formulaire type est téléchargeable en fin d'article, selon les modalités prescrites. par arrêté du ministère des Transports de la Fédération de Russie du 18 septembre 2008, n° 152. Cette procédure est la même pour tous les utilisateurs du véhicule.
Carnet de voyage : exemple de remplissage
En remplissant ceci formulaire standard il n'y a généralement aucun problème. Les inscriptions peuvent être faites à la main ou remplies sur ordinateur et, en fin de journée, les feuilles peuvent être imprimées afin que toutes les personnes autorisées puissent signer. Il est plus pratique de conserver un document sous forme manuscrite s'il y a de nombreuses voitures dans l'organisation et que le répartiteur émet et accepte constamment les bons. La page de titre du document, comme d'habitude, doit contenir le nom de l'organisation, son OKPO et la période pour laquelle le formulaire a été délivré. Aucune signature ni sceau sur page de titre pas besoin d'entrer. Les pages du document doivent être numérotées et leur numéro indiqué au dos du document. Il n’est pas nécessaire de coudre et de sceller le formulaire.
A l'intérieur du formulaire, il vous suffit de remplir les champs selon vos besoins. Aucun résumé n’est requis. Un exemple de remplissage d'un journal standard pour l'émission de lettres de transport ressemble à ceci :
Une fois que le journal n’a plus de feuilles et de colonnes libres, il doit être conservé dans les archives de l’organisation pendant au moins trois ans, après quoi il peut être détruit.
Titre du document : Carnet d'enregistrement des mouvements des lettres de voiture (Fiche type intersectorielle n°8)
Format:.docx
Taille: 70 Ko
Chaque entreprise de transport doit tenir un journal des feuilles de route. Cela est nécessaire pour surveiller et comptabiliser les coûts de l'essence, surveiller l'état technique et d'autres problèmes. Les feuilles de route montrent en effet tous les travaux effectués sur le véhicule. Cela inclut le kilométrage, tous les problèmes de réparation et d’entretien.
De plus, ce formulaire est utilisé pour déterminer les heures de travail et accumuler salaires conducteurs. Par conséquent, il est important de remplir toutes les données de manière très précise, afin qu'à la fin, il ne s'avère pas qu'en raison d'une petite inexactitude, le document ne soit pas valide. Vous pouvez télécharger gratuitement un exemple de carnet de voyage sur les pages de notre portail. Vous y verrez un exemple de remplissage, qui vous permettra d'éviter de commettre des erreurs évidentes.
Qu'est-ce que ce formulaire et quel est son but ?
Le journal de bord des mouvements des lettres de voiture, formulaire 8, est un papier délivré par l'État. Il a été adopté en 1997 et son utilisation est obligatoire dans entreprises de transports. Il y a plusieurs années, l'obligation de le réaliser a été abolie, mais cela ne signifie pas qu'il est désormais possible de ne pas le réaliser. Il est nécessaire de le maintenir, mais il peut être simplifié en fonction des souhaits de l'entreprise. Sur notre site Web, vous trouverez un exemple de journal pour l'émission des lettres de voiture dans une version vierge et remplie. Il vous aidera à remplir correctement le formulaire du premier coup.
Il est important que les détails et les données requis y soient conservés, mais le formulaire peut être modifié pour plus de détails. option pratique. Le journal d'enregistrement du mouvement des lettres de voiture est constamment rempli et après l'avoir rempli, l'entreprise doit le conserver pendant au moins 5 ans, car il s'agit de l'un des principaux documents de documentation de l'entreprise.
Où et comment est-il utilisé ?
Selon la loi, le formulaire doit être conservé par toutes les entreprises qui utilisent des véhicules dans le cadre de leurs activités. Les documents indiquent toutes les informations les concernant. Avant de voyager, les conducteurs reçoivent une feuille de route, ainsi que des documents donnant le droit de conduire le véhicule.
Il enregistre nécessairement des informations détaillées sur l'itinéraire, le carburant restant et le ravitaillement, l'état technique, ainsi que heure exacte départ du parcours et son heure de réalisation. Les grandes entreprises remplissent le document quotidiennement. Il permet de suivre facilement les heures de travail du conducteur et l’état technique du véhicule.
Les petites entreprises qui ne transportent pas de passagers délivrent des certificats pour 30 jours. Ce document doit être consigné dans le carnet de voyage. Toutes les données y sont saisies.
Durée de conservation
La législation ne prévoit pas de loi exigeant la conservation de ce document, mais il vaut mieux le faire. Le formulaire est un document gouvernemental, il est donc préférable de le conserver dans l'entreprise pendant au moins 5 ans. Le cas échéant, ces documents sont relevés et confirment les données qui y sont saisies. Ne vous précipitez donc pas pour vous débarrasser des données qui pourraient vous être utiles ! Vous pouvez toujours télécharger le carnet de voyage chez nous.
Le transport de marchandises est toute une industrie. Elle le devint particulièrement en monde moderne. Presque toutes les organisations possèdent des véhicules.
Il ne s’agit pas seulement des compagnies maritimes dont le travail consiste à livrer des marchandises. Il s'agit notamment des entreprises de messagerie et des entreprises produisant/vendant des produits alimentaires, produits chimiques ménagers et ainsi de suite.
De plus, chaque organisation dispose d’au moins une voiture de fonction.
Comptabilité et contrôle de la consommation de carburant et utilisation prévue auto
Pour suivre la consommation de carburant et enregistrer le kilométrage (kilométrage) du véhicule, une lettre de voiture est inscrite dans le flux documentaire. Il contient toutes les données nécessaires à ce contrôle. Sa forme a une forme approuvée.
Les principales différences dans le type de bon résident dans le type de transport pour lequel il est délivré : marchandises ou voitures particulières. Pour une voiture particulière, ce document a une forme plus simplifiée. Cela est dû au fait que les marchandises peuvent être transportées par des véhicules équipés de remorques. Des informations sur les remorques sont également indiquées dans le forfait voyage.
De plus, pour les poids lourds, la destination finale (lieu de déchargement) est toujours connue. Il s'intègre lors du départ.
En revanche, les voitures particulières modifient et complètent souvent l'itinéraire rapidement (pendant la période de voyage). Par conséquent, les données de mouvement sont saisies au fur et à mesure que vous vous déplacez (en fait). Cela signifie que le kilométrage total ne peut pas être déterminé à l'avance. Il est donc impossible de prédire quelle sera la consommation de carburant par jour.
La dernière règle s'applique également aux camions. Et bien que vous puissiez calculer votre kilométrage à l'aide d'une carte (navigateur, GPS), il peut être modifié (augmenté). Cela peut être dû à des obstacles imprévus sur le parcours.
Ces obstacles peuvent être : la réparation et la construction Hommes au travail, accidents de la route, inspecteurs de la circulation routière bloquant des directions, etc.
Cela signifie que la consommation de carburant peut également être plus élevée que prévu.
Toutes les données sur les lettres de voiture sont transmises au service comptable pour traitement. Afin de ne pas encombrer le travail comptable de papiers, un journal des titres de transport est introduit dans le travail de bureau. Ce livre est également nécessaire pour enregistrer tous les départs (entrées) de véhicules du territoire (vers le territoire) de l'entreprise. Cela évitera une utilisation non autorisée (mal orientée) du transport.
Données du journal
Ce livre permet des entrées de forme libre. Mais il existe néanmoins des mentions obligatoires nécessaires.
À savoir:
- Numéro d'enregistrement de série ;
- Numéro de bon unique ;
- Date d'émission;
- Numéro d'immatriculation d'État de la voiture ;
- Numéro de plaque d'immatriculation de la remorque (le cas échéant) ;
- Heure de départ de l'entreprise ;
- Heure de retour au dépôt automobile.
De plus, vous pouvez saisir les données mentionnées au début. Cela permettra aux comptables de transférer uniquement le magazine, et non une pile de bons.
Si vous rencontrez des difficultés pour créer les colonnes de journal nécessaires, vous pouvez contacter nos spécialistes ou utiliser les liens vers des exemples.
Vous trouverez ci-dessous un formulaire standard et un exemple de carnet de voyage, dont une version peut être téléchargée gratuitement.
La plupart des organisations utilisent des véhicules. Mais l’exploitation des transports est associée à des coûts importants, et il est important de les maîtriser. Le principal document confirmant les dépenses et le déplacement de la voiture est la feuille de route. Il s'agit du principal document qui reflète détails sur l'itinéraire, le fret, les passagers, le conducteur et le véhicule. Ils doivent être conservés dans un journal spécial.
Un registre des lettres de voiture (JU) doit être tenu par tous les organismes propriétaires de véhicules (article 17 de l'arrêté du ministère des Transports du 18 septembre 2008 n° 152).
La loi comptable n° 402 du 06.12.2011 a été abrogée demande obligatoire formulaire de document unifié - code selon OKUD 0345008. Le formulaire n° 8 a été approuvé par le décret du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 28 novembre 1997 n° 78.
Cependant, l'établissement a le droit de tenir un registre de logement à l'aide de ce formulaire facultatif n°8 ou il doit être approuvé dans la politique comptable. propre version, qui prend en compte les spécificités des activités de l’organisation.
Par l'arrêté n° 52n portant approbation des formulaires de documents primaires et des registres comptables utilisés par les organisations secteur public, la forme du document n'est pas précisée.
Répondant aux exigences de la loi n° 402-FZ sur les formes de comptabilisation des transactions commerciales et aux conditions de l'arrêté du ministère des Transports n° 152, déterminer la forme et la procédure de remplissage de la politique comptable.
Journal d'émission des lettres de transport, exemple
Nous proposons une option qui peut être développée et approuvée par l’organisation.
Carnet de voyage, formulaire 8, télécharger
Procédure comptable
La forme du document de voyage, comme le ZHU, peut être développée et approuvée indépendamment ou utilisée comme approuvé par la résolution n° 78. Le document sera invalide s'il manque au moins un des détails requis. Ils sont définis par le 402-FZ et l'arrêté n°152 :
- Titre du document.
- Numéro du document par ordre chronologique.
- Période de validité.
- Informations sur l'organisation propriétaire du véhicule, y compris OGRN.
- Type et modèle de véhicule.
- Plaque d'immatriculation nationale d'une voiture.
- Relevé du compteur kilométrique avant le départ et au retour au garage (stationnement).
- Date et heure de départ et retour au garage (parking).
- Signature et nom complet l'employé responsable qui a indiqué les relevés du compteur kilométrique, la date et l'heure.
- Nom et prénom conducteur.
- Date et heure des examens médicaux (examens) avant et après le voyage du conducteur.
- Cachet, signature et nom complet. l'agent de santé qui a effectué l'examen médical.
- Une note concernant le contrôle de l'état technique de la voiture avant le départ, indiquant la date et l'heure (minutes et heures).
- Signature et nom complet personne chargée de vérifier l'état technique du véhicule (mécanicien, inspecteur, contremaître).
Elle se déroule selon un algorithme simple : tous les titres émis sont indiqués dans le journal, sans exception. À des fins comptables, une numérotation continue est utilisée dans le respect de l'ordre chronologique.
La politique comptable est établie pour un mois, et à chaque fois sur une nouvelle page, à moins que d'autres périodes ne soient établies dans les politiques comptables de l'organisation.
Pour plus d'informations sur comment bien composer un voyage, lisez l'article « Règles d'enregistrement et de tenue des lettres de voiture en 2019 ».
Exemple de bon complété
Carnet de voyage, remplissage d'échantillons
Voyons comment remplir le ZhU dans institution budgétaire, Par exemple. GBOU DOD SDYUSSHOR « ALLUR » opère voiture Marque Renault Logan. En janvier 2019, le conducteur a obtenu 3 permis.
Étape 1. Remplissez la page de titre, le code OKPO et le nom de l'organisation, indiquez la période pour laquelle nous remplissons le ZhU.
Étape 2. Remplissez la partie tabulaire. Nous notons le numéro du bon et la date d'émission. Nous indiquons votre nom complet. (complètement) le conducteur et son matricule. Nous mettons le numéro de garage de la voiture. Dans la note, nous indiquons la destination et d'autres informations.
Étape 3. Nous demandons au chauffeur, au répartiteur et au comptable de signer le formulaire d'inscription. Nous reflétons le reste des bons de la même manière.
Après avoir rempli le magazine pendant un mois (ou une autre période fixée par l'organisation), il doit être numéroté et cousu, tamponné, indiquer le nombre de feuilles au dos du magazine, la date du firmware et certifié par le responsable.
Carnet de voyage, téléchargez le formulaire complété
Périodes de stockage et responsabilité
La législation actuelle ne fixe pas de limites de stockage précises dans ce cas. Conservez le document archivé et numéroté dans l'organisation pendant au moins 5 ans, car il contient des informations sur le document principal (lettres de transport). Déterminer par un arrêté distinct la personne chargée de l'entretien et du stockage du bien. Sous la signature, familiarisez-le avec la procédure de conservation du document.
Si l'organisation ne tient pas de journal de l'émission des lettres de voiture et que l'échantillon n'est pas approuvé, l'administration fiscale peut alors vous imposer une amende en vertu du paragraphe 1 de l'art. 126 du Code des impôts de la Fédération de Russie. C'est-à-dire sur demande bureau des impôts l'établissement doit date limite fournir la documentation requise. Si cela n'est pas fait, le Service fédéral des impôts infligera une amende de 200 roubles pour chaque document.
Nous avons discuté des changements dans la conception des lettres de voiture en 2017, ainsi que d'un exemple de remplissage d'une lettre de voiture lors de nos consultations séparées. Dans ce document, nous parlerons du journal d'enregistrement du mouvement des lettres de voiture.
Qui doit tenir un carnet de voyage ?
Les organisations et les entrepreneurs individuels fournissant des services de transport sont tenus d'enregistrer les lettres de voiture émises dans le journal d'enregistrement des lettres de voiture (clause 1, article 1, clause 1, article 6 de la loi fédérale du 08.11.2007 n° 259-FZ, clause 17 de l'arrêté de Ministère des Transports du 18.09.2008 n° 152).
Les autres personnes utilisant des véhicules peuvent tenir un journal des feuilles de route à leur propre discrétion. L'utilisation d'un tel journal vous permettra de contrôler la rapidité d'émission des lettres de transport et, par conséquent, d'amortir le carburant et les lubrifiants consommés. véhicules, dont les informations sur l'utilisation étaient reflétées dans les lettres de voiture correspondantes.
Formulaire de carnet de voyage
Le journal d'enregistrement du mouvement des lettres de voiture (formulaire n° 8) a été approuvé par la résolution du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 28 novembre 1997 n° 78.
Carnet de voyage (formulaire 8) : télécharger sous Excel
Il est indiqué que ce journal est tenu pour suivre le mouvement des lettres de voiture délivrées au chauffeur et la remise des lettres de voiture traitées au service comptable.
L'organisation et l'entrepreneur individuel, si nécessaire, peuvent développer indépendamment le formulaire de journal.
Carnet de voyage : exemple de remplissage
Donnons un exemple de remplissage d'un journal de bord pour l'enregistrement du mouvement des lettres de voiture en utilisant l'exemple d'un formulaire approuvé