ഒരു മീറ്റിംഗിന്റെ മിനിറ്റുകൾ എങ്ങനെ എടുക്കാം. ഒരു പൊതു മീറ്റിംഗിന്റെ മിനിറ്റ് എങ്ങനെ വരയ്ക്കാം: രജിസ്ട്രേഷനായുള്ള പൊതു നിയമങ്ങൾ
ഏത് തരത്തിലുള്ള ഉടമസ്ഥതയുണ്ടെങ്കിലും പല സംഘടനകളിലും മീറ്റിംഗുകൾ നടക്കുന്നു. അവയിൽ, ജീവനക്കാരും മാനേജർമാരും പ്രധാനപ്പെട്ട വിവരങ്ങൾ കൈമാറുകയും തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. ഇവന്റ് ഫലപ്രദമാകുന്നതിന്, മീറ്റിംഗിന്റെ മിനിറ്റ്സ് സൃഷ്ടിക്കപ്പെടുന്നു. ഓർഗനൈസേഷനുകളിലെ ഈ പ്രമാണത്തിന്റെ സാമ്പിൾ ഏകദേശം സമാനമാണ്. നിയമങ്ങൾ ചുവടെ ചർച്ചചെയ്യുന്നു.
മീറ്റിംഗ് തരങ്ങൾ
നിങ്ങൾ അവയ്ക്കായി തയ്യാറെടുക്കുന്നില്ലെങ്കിൽ ഈ പ്രവർത്തനങ്ങൾ പരാജയപ്പെടാം. ഈ പ്രവർത്തനം നേതാവിന്റെ മേൽ പതിക്കുന്നു. ഇത് സംഭവത്തിന്റെ സ്വഭാവം നിർണ്ണയിക്കണം. സ്പെഷ്യലിസ്റ്റുകൾ പല തരത്തിലുള്ള മീറ്റിംഗുകൾ വേർതിരിക്കുന്നു:
- പരിശീലനം (കോൺഫറൻസ്), ഇതിന്റെ ഉദ്ദേശ്യം ജീവനക്കാർക്ക് അറിവ് നൽകുകയും അവരുടെ കഴിവുകൾ മെച്ചപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യുക എന്നതാണ്.
- വിവരദായകമായ. ഉയർന്നുവരുന്ന പ്രശ്‌നങ്ങളിൽ വിവരങ്ങൾ സംഗ്രഹിക്കുന്നതിനും വ്യത്യസ്ത വീക്ഷണങ്ങൾ പര്യവേക്ഷണം ചെയ്യുന്നതിനും ഇവന്റ് ആവശ്യമാണ്.
- വിശദീകരണം. അത്തരം മീറ്റിംഗുകളിൽ, പിന്തുടരുന്ന സാമ്പത്തിക നയത്തിന്റെ കൃത്യതയെക്കുറിച്ച് മാനേജർമാർ തൊഴിലാളികളെ ബോധ്യപ്പെടുത്തുന്നു.
- പ്രശ്നമുള്ളത്. യഥാർത്ഥ പ്രശ്നങ്ങൾ പരിഹരിക്കുന്നതിനുള്ള ഒരു രീതി വികസിപ്പിക്കുന്നതിനാണ് ഇവന്റ് നടത്തുന്നത്.
ഏത് തരത്തിലുള്ള മീറ്റിംഗാണെങ്കിലും അത് രേഖപ്പെടുത്തണം. ഇത് കാര്യക്ഷമമായും സംഘടിതമായും നടപ്പിലാക്കാൻ അനുവദിക്കുന്നു.
പരിശീലനം
ഒരു മീറ്റിംഗ് ഫലപ്രദമാകുന്നതിന്, നേതാക്കൾ ഇനിപ്പറയുന്ന നിയമങ്ങളെക്കുറിച്ച് അറിഞ്ഞിരിക്കണം:
- വിഷയവും ആവശ്യമുള്ള ഫലങ്ങളും വ്യക്തമായി നിർവചിക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്. പരിപാടി സംഘടിപ്പിക്കാൻ ഇത് സഹായിക്കും.
- അജണ്ടയുടെ ശ്രദ്ധാപൂർവമായ വികസനം. ചോദ്യങ്ങളുടെ പരിഗണനയുടെ ക്രമം സ്ഥാപിക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്. അതേസമയം, ലളിതമായ ചോദ്യങ്ങളിൽ നിന്ന് ആരംഭിക്കുന്നതാണ് നല്ലത്, കൂടുതൽ സങ്കീർണ്ണമായവയിലേക്ക് നീങ്ങുന്നു.
- ചർച്ച ചെയ്യേണ്ട വസ്തുതകളെക്കുറിച്ച് പങ്കെടുക്കുന്നവരെ ബോധവാന്മാരാക്കണം. മീറ്റിംഗിന് മുമ്പ് ഇത് ചെയ്യുന്നതാണ് നല്ലത്.
- പങ്കെടുക്കേണ്ട വ്യക്തികൾക്ക് ഒരു ക്ഷണം മുൻകൂട്ടി അയയ്ക്കണം. ചിലർക്ക് പ്രശ്നങ്ങൾ പരിഹരിക്കാൻ സഹായിക്കാൻ കഴിയുന്നില്ലെങ്കിൽ, എന്നാൽ ഇവന്റിന്റെ ഫലങ്ങൾ അറിയണമെങ്കിൽ, അവർ ഒരു പ്രോട്ടോക്കോൾ നൽകേണ്ടതുണ്ട്.
- മീറ്റിംഗിന്റെ സ്ഥാനം അതിന്റെ ലക്ഷ്യങ്ങളെ അടിസ്ഥാനമാക്കി തിരഞ്ഞെടുക്കണം. ഒരു ബിസിനസ്സ് അന്തരീക്ഷം സൃഷ്ടിക്കുന്നതിൽ ആളുകളെ ഉൾക്കൊള്ളുന്നതിനുള്ള വ്യവസ്ഥകൾ പ്രധാനമാണ്.
മീറ്റിംഗിന് തയ്യാറെടുക്കുന്നതിൽ ഈ സൂക്ഷ്മതകളാണ് പ്രധാനം. അവ പാലിച്ചാൽ പരിപാടി കാര്യക്ഷമമായും സംഘടിതമായും നടക്കും.
മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ് ആവശ്യമായി വരുന്നത് എന്തുകൊണ്ട്?
എല്ലാ സ്ഥാപനങ്ങൾക്കും പതിവായി മീറ്റിംഗുകൾ ഉണ്ട്. ഇത്തരത്തിലുള്ള ഇവന്റ് നിരവധി നിശിത പ്രശ്നങ്ങൾ പരിഹരിക്കാനും സങ്കീർണ്ണമായ ജോലികളിൽ സമയബന്ധിതമായ തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കാനും കമ്പനി വികസന തന്ത്രം സൃഷ്ടിക്കാനും സഹായിക്കുന്നു. പലപ്പോഴും മീറ്റിംഗുകൾ മിനിറ്റുകളിൽ രേഖപ്പെടുത്തില്ല, അത് മാനദണ്ഡമായി കണക്കാക്കപ്പെടുന്നു. റെക്കോർഡ് സൂക്ഷിക്കുന്ന ഇവന്റുകളുടെ ലിസ്റ്റ് മാനേജ്മെന്റിന് സ്വതന്ത്രമായി നിർണ്ണയിക്കാനാകും. ഇത് ചെയ്യേണ്ട ആവശ്യമില്ലാത്ത സ്ഥലങ്ങളും അവർ സ്ഥാപിക്കുന്നു.
യോഗത്തിൽ ഉന്നയിക്കപ്പെട്ട എല്ലാ ചോദ്യങ്ങളും ചുമതലകളും അഭിപ്രായങ്ങളും രേഖാമൂലം രേഖപ്പെടുത്തുക, ഒപ്പം സംയുക്ത തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കുക എന്നതാണ് പ്രോട്ടോക്കോളിന്റെ പ്രധാന ലക്ഷ്യം. വിശദമായ പ്രോട്ടോക്കോൾ മികച്ച രൂപമായി കണക്കാക്കപ്പെടുന്നു. സാധാരണഗതിയിൽ, കമ്പനിയുടെ ഭാവി വികസനത്തെ ബാധിക്കുന്ന സംഭവങ്ങളിൽ അത്തരമൊരു പ്രമാണം ഉപയോഗിക്കുന്നു. കൂടാതെ, എന്റർപ്രൈസുകളുമായും സംസ്ഥാന സ്ഥാപനങ്ങളിലെ ജീവനക്കാരുമായും മീറ്റിംഗുകളുടെ ഉള്ളടക്കം രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്. വ്യത്യസ്ത രൂപത്തിലുള്ള ഇവന്റുകൾക്കായുള്ള മീറ്റിംഗുകളുടെ സാമ്പിൾ മിനിറ്റ് സമാനമാണ്, ചെറിയ വ്യത്യാസങ്ങൾ മാത്രമേയുള്ളൂ.
ചെയ്യുന്നത്
മീറ്റിംഗിന്റെ മിനിറ്റ്സ് എന്റർപ്രൈസ് മേധാവി സൂക്ഷിക്കുന്നു. എന്നാൽ ഈ പ്രവർത്തനം മറ്റൊരു തൊഴിലാളിക്ക് നിർവഹിക്കാൻ കഴിയും. ഈ ഇവന്റിന് മുമ്പ്, സെക്രട്ടറിക്ക് ക്ഷണിക്കപ്പെട്ടവരുടെ ഒരു ലിസ്റ്റും ചോദ്യങ്ങളുടെ ഏകദേശ പട്ടികയും നൽകുന്നു. പങ്കെടുക്കുന്നവർക്ക് റിപ്പോർട്ടുകളുടെ സംഗ്രഹം നൽകുന്നു. ഡോക്യുമെന്റ് ഡ്രാഫ്റ്റ് ചെയ്യുന്നതിനുള്ള ജോലി വേഗത്തിലാക്കാൻ ഒരു ഡോക്യുമെന്റ് ടെംപ്ലേറ്റ് തയ്യാറാക്കാൻ ഇത് നിങ്ങളെ അനുവദിക്കും. അത്തരം ഇവന്റുകളിലെ മീറ്റിംഗുകളുടെ സാമ്പിൾ മിനിറ്റ് എല്ലാ സംരംഭങ്ങളിലും സമാനമാണ്.
ധാരാളം പങ്കാളികൾ ഉള്ളപ്പോൾ, ഒരു രജിസ്ട്രേഷൻ ഷീറ്റ് ഉണ്ടായിരിക്കുന്നതാണ് നല്ലത്, അവിടെ പ്രത്യക്ഷപ്പെടുന്നവരുടെ മുഴുവൻ പേരുകളും രേഖപ്പെടുത്തും. യോഗം തുടങ്ങുന്നതോടെ ഹാജരായവരുടെ പട്ടിക സെക്രട്ടറി അംഗീകരിച്ചു. പരിപാടിക്കിടെ സെക്രട്ടറിയാണ് വിവരങ്ങളുടെ രേഖ രേഖപ്പെടുത്തുന്നത്. ലോഗിംഗിന്റെ കൃത്യത മെച്ചപ്പെടുത്താൻ ഡിക്ടഫോൺ റെക്കോർഡിംഗുകൾ ഉപയോഗിക്കുന്നു. എല്ലാ വാക്കുകളും ഒരു ഡിജിറ്റൽ മീഡിയത്തിൽ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു, തുടർന്ന് പ്രോട്ടോക്കോളിന്റെ അന്തിമ രജിസ്ട്രേഷൻ സമയത്ത് പുനർനിർമ്മിക്കുന്നു.
മീറ്റിംഗിൽ ധാരാളം പങ്കാളികൾ ഉണ്ടെങ്കിൽ, മിനിറ്റുകൾ എടുക്കാൻ 2 സെക്രട്ടറിമാരെ ക്ഷണിക്കുന്നു. ഇവന്റ് വൈകിയാൽ അത്തരം പ്രവൃത്തി പ്രക്രിയയെ വേഗത്തിലാക്കുന്നു. മീറ്റിംഗിന്റെ വിഷയവുമായി ബന്ധമില്ലാത്ത മറുപടികൾ, പരാമർശങ്ങൾ, അഭിപ്രായങ്ങൾ എന്നിവ പ്രമാണത്തിന്റെ ഉള്ളടക്കത്തിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിട്ടില്ല. റിപ്പോർട്ടുകൾ, ചോദ്യങ്ങൾ, നിർദ്ദേശങ്ങൾ എന്നിവയുടെ പൊതുവായ അർത്ഥം പ്രോട്ടോക്കോളിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു. തീരുമാനങ്ങളും നിർദ്ദേശങ്ങളും കൃത്യമായി രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്, അത് വ്യക്തിഗത ജീവനക്കാർക്ക് ഹെഡ് നൽകുന്നു.
മാനേജർക്ക് കൃത്യമായ വിവരങ്ങൾ ആവശ്യമുണ്ടെങ്കിൽ, ഉത്തരവാദിത്തപ്പെട്ട വ്യക്തി ഒപ്പിട്ട ഒരു റിപ്പോർട്ട് അദ്ദേഹത്തിന് ആവശ്യമായി വന്നേക്കാം. യോഗങ്ങൾ പൊതുവെ സ്ഥിതിഗതികൾ ചർച്ചചെയ്യുന്നു, അതിനാൽ വിശദമായ കുറിപ്പുകൾ ഉണ്ടാക്കേണ്ട ആവശ്യമില്ല. തൽഫലമായി, പ്രോട്ടോക്കോളിൽ മീറ്റിംഗിന്റെ കോഴ്സ് ഉൾപ്പെടുന്നു: ചർച്ച ചെയ്ത വിഷയങ്ങൾ, പ്രശ്നങ്ങൾ, തീരുമാനങ്ങൾ. ചിലപ്പോൾ നേതാക്കൾക്ക് എല്ലാ പദസമുച്ചയങ്ങളും പദാനുപദമായ ഫിക്സേഷൻ ആവശ്യമാണ്. ആധുനിക ഓർഗനൈസേഷനുകളുടെ മീറ്റിംഗുകളിൽ ഇത് സംഭവിക്കുന്നു, അതിൽ നിരവധി പ്രവർത്തന പ്രശ്നങ്ങൾ പരിഹരിക്കപ്പെടുന്നു.
രജിസ്ട്രേഷൻ
മീറ്റിംഗുകൾ? ഡോക്യുമെന്റിൽ ഉൾപ്പെടുത്തേണ്ട അടിസ്ഥാന വിവരങ്ങൾ സാമ്പിളിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു. സർക്കാർ വകുപ്പുകളിൽ, പ്രത്യേക ഫോമുകളുടെ അടിസ്ഥാനത്തിലാണ് പ്രോട്ടോക്കോളുകൾ സൂക്ഷിക്കുന്നത്. ഒരു മീറ്റിംഗിന്റെ സാമ്പിൾ മിനിറ്റുകളുടെ സാധാരണ രൂപത്തിൽ ഇനിപ്പറയുന്നവ ഉൾപ്പെടുന്നു:
- നിർബന്ധിത വിശദാംശങ്ങൾ (തീയതി, നമ്പർ, എന്റർപ്രൈസസിന്റെ പേര്, ഇവന്റിന്റെ പദവിയുള്ള പ്രമാണ തരം, വേദി).
- ഹാജരായവരുടെ പട്ടിക (മുഴുവൻ പേര്, പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ സ്ഥാനം). ഒരു വോട്ടിംഗ് ഷീറ്റ് ഉപയോഗിക്കാം, അതിൽ ഒപ്പിടാൻ വന്ന എല്ലാവർക്കും.
- മറ്റ് സ്ഥാപനങ്ങളിൽ നിന്നുള്ള വ്യക്തികളാണ് ഇവന്റിൽ പങ്കെടുത്തതെങ്കിൽ, അവരെ "ക്ഷണിച്ച" വിഭാഗത്തിൽ നൽകണം.
- പ്രധാന ഭാഗം. ഇത് 3 ഭാഗങ്ങൾ സൂചിപ്പിക്കുന്നു: ശ്രവിച്ചു (പ്രഭാഷകരുടെ മുഴുവൻ പേരും സ്ഥാനവും, പ്രസംഗങ്ങളുടെ വിഷയങ്ങൾ, സാരാംശത്തിന്റെ അവതരണം), സംസാരിച്ചു (ചോദ്യം ചോദിച്ച അല്ലെങ്കിൽ അഭിപ്രായങ്ങൾ നൽകിയ വ്യക്തിയുടെ മുഴുവൻ പേരും സ്ഥാനവും), തീരുമാനിച്ചു (തലവൻ നിർദ്ദേശങ്ങളോ പ്രമേയമോ നൽകുന്നു ചുമത്തിയിരിക്കുന്നു, ജോലികൾ പൂർത്തിയാക്കുന്നതിനുള്ള സമയപരിധി സജ്ജീകരിച്ചിരിക്കുന്നു).
- ഒപ്പിന്റെ അവസാനം സെക്രട്ടറിയും തലയും ഇടുന്നു. പ്രിന്റ് ആവശ്യമില്ല.
ഈ സാമ്പിൾ പ്രോട്ടോക്കോൾ അനുസരിച്ച്, ഒരു യോഗ്യതയുള്ള പ്രമാണം വരയ്ക്കാൻ സാധിക്കും. മീറ്റിംഗിന്റെ പുരോഗതി നിയന്ത്രിക്കാൻ ഇത് നമ്പർ നൽകണം. മീറ്റിംഗ് കഴിഞ്ഞ് കുറച്ച് സമയത്തിന് ശേഷമാണ് അന്തിമ പേപ്പർ തയ്യാറാക്കുന്നത്. ഇതിന് നിരവധി മണിക്കൂറുകളോ ദിവസങ്ങളോ എടുത്തേക്കാം, ഇതെല്ലാം വിവരങ്ങളുടെ അളവിനെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു.
സംവിധായകനുമായുള്ള കൂടിക്കാഴ്ചയുടെ സാമ്പിൾ മിനിറ്റുകൾ അദ്ദേഹമില്ലാതെ നടത്തിയതിന് സമാനമാണ്. തുടർന്ന് പരിപാടിയുടെ ചുമതലയുള്ള മേധാവിക്ക് ഒപ്പിനായി പ്രമാണം സമർപ്പിക്കുന്നു. പ്രോട്ടോക്കോൾ താൽപ്പര്യമുള്ള കക്ഷികൾക്ക് അയയ്ക്കുന്നു അല്ലെങ്കിൽ പ്രകടനം നടത്തുന്നവർക്കുള്ള നിർദ്ദേശങ്ങൾക്കൊപ്പം ഔദ്യോഗിക എക്‌സ്‌ട്രാക്‌റ്റുകൾ സൃഷ്‌ടിക്കുന്നു.
ഒരു സാങ്കേതിക മീറ്റിംഗിന്റെ മിനിറ്റ്സ് തയ്യാറാക്കുകയാണെങ്കിൽ, അതിന്റെ ഒരു മാതൃകയിൽ ഈ സംഭവത്തിന്റെ പ്രത്യേക സൂക്ഷ്മതകൾ ഉൾപ്പെട്ടേക്കാം. എന്നാൽ പൊതുവേ, അതിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവർ ചർച്ച ചെയ്യുന്ന പ്രധാന സാരാംശം, പ്രശ്നങ്ങൾ, പ്രശ്നങ്ങൾ എന്നിവ അടങ്ങിയിരിക്കണം. ലേഖനത്തിൽ അവതരിപ്പിച്ച വർക്ക്ഷോപ്പിന്റെ സാമ്പിൾ മിനിറ്റ് ഈ പ്രമാണം തയ്യാറാക്കുന്നതിൽ ഒരു ഉദാഹരണമായി വർത്തിക്കും.
പ്രവർത്തന യോഗം
ഈ ഇവന്റിന് ഇനിപ്പറയുന്ന സവിശേഷതകൾ ഉണ്ട്:
- നിർദ്ദിഷ്ട ആവൃത്തി, ഉദാഹരണത്തിന്, എല്ലാ ആഴ്ചയും.
- സന്നിഹിതരായവരുടെ ഒരു പ്രത്യേക രചന.
- സമാന വിഷയങ്ങളും ചോദ്യങ്ങളും.
- ചെറിയ ദൈർഘ്യം.
ഒരു പ്രവർത്തന മീറ്റിംഗിന്റെ മാതൃകാ പ്രോട്ടോക്കോൾ ഒരു സാധാരണ ഇവന്റിന് സമാനമാണ്. ജോലിയുടെ അൽഗോരിതം, ചർച്ചയ്ക്കുള്ള ചോദ്യങ്ങൾ എന്നിവയെക്കുറിച്ച് സെക്രട്ടറിക്ക് മാത്രമേ ആദ്യം പരിചയമുണ്ടാകൂ. ഇത് ഡോക്യുമെന്റിലെ ജോലി വേഗത്തിലാക്കുന്നു, കാരണം അതിൽ ഭൂരിഭാഗവും മുൻകൂട്ടി രൂപപ്പെട്ടതാണ്. പ്രോട്ടോക്കോൾ വേഗത്തിൽ തയ്യാറാക്കി, പ്രമാണം ഉടൻ തന്നെ മാനേജുമെന്റിന് ഒപ്പിനായി സമർപ്പിക്കുന്നു.
സംഭരണം
പ്രോട്ടോക്കോളുകൾ സംഭരിക്കുന്നതിനുള്ള പ്രശ്നം പരിഹരിക്കുന്നതിന്, സെക്രട്ടറി ഓർഗനൈസേഷന്റെ ആന്തരിക രേഖകളുമായി സ്വയം പരിചയപ്പെടേണ്ടതുണ്ട്. ഇത് എന്റർപ്രൈസസിന്റെ പ്രത്യേകതകളെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു. JSC യുടെ ഡയറക്ടർമാരുടെയോ ഷെയർഹോൾഡർമാരുടെയോ യോഗങ്ങളിലെ രേഖകൾ സ്ഥിരമായി സൂക്ഷിക്കുന്നു. ഓർഗനൈസേഷന്റെ നിലവിലെ ബോഡിയുടെ സ്ഥാനത്ത് പ്രോട്ടോക്കോളുകൾ അവശേഷിക്കുന്നു. മീറ്റിംഗ് ഡോക്യുമെന്റുകൾ സാധാരണയായി 3 അല്ലെങ്കിൽ 5 വർഷത്തേക്ക് സൂക്ഷിക്കുകയും നിർദ്ദേശങ്ങളുടെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ ആർക്കൈവ് ചെയ്യുകയും നശിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യും.
ഔട്ട്പുട്ട്
മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റുകൾ പങ്കെടുക്കുന്നവരെ അജണ്ട ഓർക്കാനും കൃത്യസമയത്ത് അസൈൻമെന്റുകൾ പൂർത്തിയാക്കാനും അനുവദിക്കുന്നു. ഇപ്പോൾ ഈ ഡോക്യുമെന്റേഷന്റെ പ്രവർത്തന തയ്യാറെടുപ്പിനും വിതരണത്തിനും ഇലക്ട്രോണിക് ഉറവിടങ്ങളുണ്ട്. അതിനാൽ, താൽപ്പര്യമുള്ള കക്ഷികൾക്ക് പ്രോട്ടോക്കോളിന്റെ ഒരു പതിപ്പ് അവതരിപ്പിക്കുന്നത് സെക്രട്ടറിക്ക് സൗകര്യപ്രദമായിരിക്കും.
സാമ്പിൾ മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ്. ഒരു ചർച്ചയുടെ ട്രാൻസ്ക്രിപ്റ്റ് എങ്ങനെ എഴുതാം. ഒരു പ്രോട്ടോക്കോൾ എങ്ങനെ എഴുതാം - നിർദ്ദേശങ്ങളും ഉദാഹരണങ്ങളും. സമാഹാര നുറുങ്ങുകൾ, ഘടന, ടെംപ്ലേറ്റുകൾ (10+)
മീറ്റിംഗിന്റെ പ്രോട്ടോക്കോൾ. ഉദാഹരണം, മാതൃക, മാതൃക
ഘടന, മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ് ടെംപ്ലേറ്റ്
- ഇവന്റിന്റെ തീയതി, സമയം, സ്ഥലം
- തുടക്കക്കാരൻ
- ഇവന്റ് സംഘടിപ്പിക്കുന്ന വ്യക്തി (ബന്ധപ്പെടാനുള്ള വിവരങ്ങളോടെ)
- പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ ലിസ്റ്റ് (സ്ഥാനങ്ങളും ബന്ധപ്പെടാനുള്ള വിവരങ്ങളും സഹിതം)
- സെക്രട്ടേറിയറ്റിന്റെ ഘടന / സെക്രട്ടറിയുടെ മുഴുവൻ പേര് ( ബന്ധപ്പെടാനുള്ള വിവരങ്ങളോടൊപ്പം)
മീറ്റിംഗിലേക്ക് അയച്ച മെറ്റീരിയലുകളുടെ ലിസ്റ്റ്
ആദ്യത്തെ സ്പീക്കറുടെ പ്രസംഗത്തിന്റെ ട്രാൻസ്ക്രിപ്റ്റ്
- ആദ്യത്തെ സ്പീക്കറോടുള്ള ആദ്യ ചോദ്യം (അഭിപ്രായം) (ആരാണ് ചോദിച്ചത്, ട്രാൻസ്ക്രിപ്റ്റ്)
- ആദ്യ ചോദ്യത്തിനുള്ള ഉത്തരം (ട്രാൻസ്ക്രിപ്റ്റ്)
- ആദ്യത്തെ സ്പീക്കറോടുള്ള രണ്ടാമത്തെ ചോദ്യം (അഭിപ്രായം) (ആരാണ് ചോദിച്ചത്, ട്രാൻസ്ക്രിപ്റ്റ്)
- രണ്ടാമത്തെ ചോദ്യത്തിനുള്ള ഉത്തരം (ട്രാൻസ്ക്രിപ്റ്റ്)
- ആദ്യത്തെ സ്പീക്കറോടുള്ള അവസാന ചോദ്യം (അഭിപ്രായം) (ആരാണ് ചോദിച്ചത്, ട്രാൻസ്ക്രിപ്റ്റ്)
- അവസാന ചോദ്യത്തിനുള്ള ഉത്തരം (ട്രാൻസ്ക്രിപ്റ്റ്)
രണ്ടാമത്തെ സ്പീക്കറുടെ പ്രസംഗത്തിന്റെ ട്രാൻസ്ക്രിപ്റ്റ്
തീരുമാനങ്ങൾ എടുത്തു
- ആദ്യം സമർപ്പിച്ച നിർദ്ദേശം (ആരുടെ പദപ്രയോഗം)
- വോട്ടിംഗ് ഫലങ്ങൾ (പൊതുവായത് - രഹസ്യമാണെങ്കിൽ, വിശദമായി - റോൾ കോളിന്റെ കാര്യത്തിൽ)
- രണ്ടാമത്തെ നിർദ്ദേശം സമർപ്പിച്ചു
- വരുത്തിയതും സ്വീകരിച്ചതുമായ തിരുത്തലുകളും ഭേദഗതികളും കണക്കിലെടുത്ത് അന്തിമ പദപ്രയോഗം
- വോട്ടിംഗ് ഫലങ്ങൾ
- പുനരവലോകനത്തിനായി സ്വീകരിച്ചു / നിരസിച്ചു / കൈമാറി
സെക്രട്ടറിയുടെ ഒപ്പ് (സെക്രട്ടേറിയറ്റ് ചെയർമാൻ)
മീറ്റിംഗിനുള്ള സാമഗ്രികൾ
മീറ്റിംഗിന് മുമ്പ്, പങ്കെടുക്കുന്നവർക്ക് മീറ്റിംഗ് തയ്യാറാക്കുന്നതിനും തീരുമാനമെടുക്കുന്നതിനും ആവശ്യമായ മെറ്റീരിയലുകൾ അയയ്ക്കുന്നു, ഉദാഹരണത്തിന്, വിവര കുറിപ്പുകൾ, പ്രമാണങ്ങളുടെ പ്രാഥമിക പതിപ്പുകൾ (പ്ലാനുകൾ, കരാറുകൾ, ബജറ്റുകൾ മുതലായവ) മീറ്റിംഗിൽ അംഗീകരിക്കേണ്ടതുണ്ട്. മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്ന എല്ലാവർക്കും മീറ്റിംഗിന്റെ തീയതി, സമയം, സ്ഥലം, ആരാണ് മീറ്റിംഗ് ആരംഭിച്ചത്, ഇവന്റ് സംഘടിപ്പിക്കുന്ന കോൺടാക്റ്റ് വ്യക്തി എന്നിവയെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ അയയ്ക്കുന്നു. നിങ്ങൾക്ക് കോൺടാക്റ്റ് വ്യക്തിയോട് ഒരു ഓർഗനൈസേഷണൽ സ്വഭാവമുള്ള ചോദ്യങ്ങൾ ചോദിക്കാം (അവിടെ എങ്ങനെ എത്തിച്ചേരാം, എങ്ങനെ ഒരു പാസ് ഓർഡർ ചെയ്യാം, കാർ എവിടെ പാർക്ക് ചെയ്യണം). വ്യക്തികളെ ബന്ധപ്പെടാൻ കാര്യമായ ചോദ്യങ്ങൾ ചോദിക്കുന്നു, അവ മെറ്റീരിയലുകളിൽ സൂചിപ്പിക്കണം. വ്യത്യസ്ത മെറ്റീരിയലുകൾക്കായി, വ്യത്യസ്ത കോൺടാക്റ്റ് വ്യക്തികളെ സൂചിപ്പിക്കാം.
ഉദാഹരണം, മാതൃകാ പ്രോട്ടോക്കോൾ
കൂടിക്കാഴ്ചയുടെ തീയതി, സമയം, സ്ഥലം: 01.10.2010 12:30 - 13:30 സെൻട്രൽ ഓഫീസ്. ചർച്ച N34.
ഇനീഷ്യേറ്റർ: ജനറൽ ഡയറക്ടർ സ്വിസ്റ്റുനോവ ഓൾഗ വാസിലീവ്ന
മീറ്റിംഗ് സംഘടിപ്പിക്കുന്ന വ്യക്തി: അസിസ്റ്റന്റ് ജനറൽ ഡയറക്ടർ ഇറോഫീവ് ഗ്രിഗറി അനറ്റോലിവിച്ച് ( [ഇമെയിൽ പരിരക്ഷിതം], int. ടി. 07703)
പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ ലിസ്റ്റ്
- സ്വിസ്റ്റുനോവ ഓൾഗ വാസിലീവ്ന (ജനറൽ ഡയറക്ടർ)
- ഇവാനോവ് സെർജി സെമെനോവിച്ച് (സുരക്ഷാ സേവനത്തിന്റെ തലവൻ) ( [ഇമെയിൽ പരിരക്ഷിതം], int. ടി. 02345)
- എറോഖിൻ ആന്ദ്രേ അനറ്റോലിവിച്ച് (ഇൻഫർമേഷൻ ടെക്നോളജി സർവീസ് മേധാവി) ( [ഇമെയിൽ പരിരക്ഷിതം], int. ടി. 02455)
- ട്രൈഫോനോവ് ജെന്നഡി പെട്രോവിച്ച് (സാമ്പത്തിക വകുപ്പ് മേധാവി) ( [ഇമെയിൽ പരിരക്ഷിതം], int. ടി. 01003)
മീറ്റിംഗിന്റെ സെക്രട്ടറി: അസിസ്റ്റന്റ് ജനറൽ ഡയറക്ടർ ഇറോഫീവ് ഗ്രിഗറി അനറ്റോലിവിച്ച്
യോഗത്തിൽ പങ്കെടുത്തവർ:
- ജീവനക്കാർക്കായി ഇമെയിൽ വിലാസങ്ങൾ സൃഷ്ടിക്കുന്നതിനുള്ള നിയമങ്ങളെക്കുറിച്ചുള്ള സുരക്ഷാ സേവന മേധാവിയിൽ നിന്നുള്ള മെമ്മോ
- ആന്റി-സ്പാം നടപടികൾക്കായുള്ള CIO നിർദ്ദേശങ്ങൾ
സുരക്ഷാ മേധാവിയുടെ റിപ്പോർട്ട്
ജീവനക്കാരുടെ ഇമെയിൽ വിലാസങ്ങൾ (ഇനിഷ്യലുകളും അവസാന നാമത്തിന്റെ ആദ്യ രണ്ട് അക്ഷരങ്ങളും) എൻകോഡ് ചെയ്യുന്നതിനുള്ള നിയമങ്ങൾ കമ്പനി സ്വീകരിച്ചിട്ടുണ്ട്, ഇത് മൂന്നാം കക്ഷികളെ ഏത് ജീവനക്കാരന്റെയും ഇ-മെയിൽ എളുപ്പത്തിൽ കണ്ടെത്താൻ അനുവദിക്കുന്നു. ഇത് വിവിധ വാണിജ്യ ഓഫറുകളും മറ്റ് ഉപയോഗശൂന്യമായ വിവരങ്ങളും ഉള്ള അനധികൃത ഇമെയിലുകളുടെ പ്രളയത്തിലേക്ക് നയിക്കുന്നു.
അവതരണത്തെക്കുറിച്ച് ചോദ്യങ്ങളൊന്നും ഉണ്ടായിരുന്നില്ല.
ഇൻഫർമേഷൻ ടെക്നോളജി സർവീസ് മേധാവിയുടെ റിപ്പോർട്ട്
നിലവിലുള്ള വിലാസങ്ങൾ നിരസിക്കാനുള്ള സാധ്യതയില്ല, കാരണം അവ പ്രധാന എതിർകക്ഷികൾക്കും നിയന്ത്രണ അധികാരികൾക്കും അറിയാം. എല്ലാ ജീവനക്കാർക്കും ഒരു ഇ-മെയിൽ ബോക്സ് കൂടി ഉണ്ടായിരിക്കണമെന്ന് ഞാൻ നിർദ്ദേശിക്കുന്നു - സജീവ കത്തിടപാടുകൾക്ക്. ജീവനക്കാരന്റെ മുഴുവൻ പേര് ഉപയോഗിച്ച് വിലാസം തിരിച്ചറിയാൻ കഴിയാത്ത തരത്തിൽ ഒരു എൻകോഡിംഗ് വികസിപ്പിക്കുക. മെയിൽ ഫിൽട്ടറുകൾ കോൺഫിഗർ ചെയ്യുക, അങ്ങനെ പഴയ വിലാസങ്ങളിലേക്കുള്ള മെയിൽ കർശനമായ ഫിൽട്ടറിംഗിന് വിധേയമാകും. പുതിയ വിലാസങ്ങളിലേക്കുള്ള മെയിൽ ഫിൽട്ടറിംഗ് മൃദുവാക്കുക. സാധ്യമെങ്കിൽ, വിലാസ മാറ്റങ്ങളെക്കുറിച്ച് എതിർകക്ഷികളെ അറിയിക്കുക. വിവരസാങ്കേതിക വകുപ്പാണ് പ്രവൃത്തി നിർവഹിക്കുക.
ചോദ്യംസ്പീക്കറോട് സാമ്പത്തിക വകുപ്പ് മേധാവി ചോദിച്ചു: നിർദ്ദിഷ്ട സംവിധാനം സംഘടിപ്പിക്കുന്നതിനുള്ള ചെലവ് വിവര സാങ്കേതിക വകുപ്പ് തയ്യാറാക്കിയിട്ടുണ്ടോ? ഈ ജോലി ഔട്ട്‌സോഴ്‌സ് ചെയ്യുന്നത് കൂടുതൽ കാര്യക്ഷമമാണോ?
ഉത്തരം. ഇല്ല, പ്രശ്നം പരിഹരിക്കപ്പെട്ടിട്ടില്ല.
ഒരു അഭിപ്രായംസാമ്പത്തിക വകുപ്പിന്റെ തലവൻ: ഇനിപ്പറയുന്ന വാക്കുകളിൽ തീരുമാനം അംഗീകരിക്കാൻ ഞാൻ നിർദ്ദേശിക്കുന്നു: ഇ-മെയിൽ വിലാസങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ച് സാഹചര്യം ശരിയാക്കുന്നതിനുള്ള നടപടികൾ വികസിപ്പിക്കുന്നതിനും അവ നടപ്പിലാക്കുന്നതിനുള്ള ചെലവുകൾ അവരുടേതായ രീതിയിൽ പരിഹരിക്കുന്നതിനും ഇൻഫർമേഷൻ ടെക്നോളജി വകുപ്പ് പുറംജോലിക്കാർ. ചെലവ് കുറഞ്ഞ ഓപ്ഷൻ സ്വീകരിക്കുക.
ഉത്തരം. എതിർപ്പുകളില്ല.
തീരുമാനങ്ങൾ എടുത്തു
ഇമെയിൽ വിലാസങ്ങളുടെ എൻകോഡിംഗ് ക്രമം മാറ്റുക. ഇ-മെയിൽ വിലാസങ്ങൾ പഴയ എൻകോഡിംഗിൽ സൂക്ഷിക്കുക, എന്നാൽ കർശനമായ ഫിൽട്ടറിംഗിന് വിധേയമായി അവർക്ക് സന്ദേശങ്ങൾ അയയ്ക്കുക.
ചുമതല നിറവേറ്റുന്നതിനായി, വിവര സാങ്കേതിക വകുപ്പ് അഞ്ച് പ്രവൃത്തി ദിവസങ്ങൾക്കുള്ളിൽ ജോലിയുടെ പ്രകടനത്തിനായി ഒരു ടാസ്ക് വികസിപ്പിക്കുക. മറ്റൊരു അഞ്ച് പ്രവൃത്തി ദിവസത്തിനുള്ളിൽ, സ്വന്തമായി ജോലി ചെയ്യുന്നതിനുള്ള ചെലവും ഔട്ട്സോഴ്സിംഗ് ചെലവും നിർണ്ണയിക്കുക. ചെലവുകളുടെ കണക്കുകൂട്ടലിനെ അടിസ്ഥാനമാക്കി ജോലി എങ്ങനെ നിർവഹിക്കുമെന്ന് തീരുമാനിക്കുക. 15 പ്രവൃത്തി ദിവസങ്ങൾക്കുള്ളിൽ സ്വന്തമായി അല്ലെങ്കിൽ ഔട്ട്‌സോഴ്‌സർ മുഖേന ജോലി നിർവഹിക്കുക. തീരുമാനം നടപ്പിലാക്കുന്നതിനുള്ള നിയന്ത്രണം സുരക്ഷാ സേവനത്തിന്റെ തലവനാണ്.
നിർഭാഗ്യവശാൽ, ലേഖനങ്ങളിൽ ആനുകാലികമായി പിശകുകൾ സംഭവിക്കുന്നു, അവ ശരിയാക്കുന്നു, ലേഖനങ്ങൾ അനുബന്ധമായി, വികസിപ്പിക്കുന്നു, പുതിയവ തയ്യാറാക്കുന്നു.
ടെക്സ്റ്റിന്റെയും സംസാരത്തിന്റെയും ബിസിനസ് ഫോർമാറ്റ് തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസം എന്താണ്? ഔപചാരിക പദാവലി...
ബിസിനസ്സ് ടെക്സ്റ്റ് ശൈലി. ഔപചാരിക പദാവലിയുടെ സ്വഭാവ സവിശേഷതകൾ. ഉദ്യോഗസ്ഥന്റെ ശൈലി...
മാനേജ്മെന്റ് കഴിവുകൾ. ഒരു നല്ല, വിജയകരമായ നേതാവ്, ബോസ്, ...
ലീഡർ കഴിവുകൾ. ഒരു നേതാവിന് വിജയിക്കാൻ എന്തുചെയ്യാൻ കഴിയണം?
ഒരു ഓർഡർ, ഒരു തീരുമാനം, ഒരു ഓർഡർ, ഒരു ഓർഡർ. സാമ്പിൾ, പാറ്റേൺ, ടെക്സ്റ്റ്, str...
സാമ്പിൾ ഓർഡർ, തീരുമാനം, ഓർഡർ അല്ലെങ്കിൽ ഓർഡർ. വിശദമായ അഭിപ്രായങ്ങൾ...
പ്രവൃത്തികളുടെ പ്രകടനം, സേവനങ്ങളുടെ റെൻഡറിംഗ്, ഡെലിവറി എന്നിവയുടെ പ്ലാൻ-ഷെഡ്യൂൾ. രചിക്കുക. ഇഷ്യൂ...
പട്ടിക. സാമ്പിൾ, കംപൈൽ ചെയ്യുന്നതിനുള്ള നുറുങ്ങുകൾ ....
ഫലത്തിൽ എല്ലാ ഓർഗനൈസേഷനുകളും മീറ്റിംഗുകൾ നടത്തുന്നു, അതിൽ പ്രവർത്തന സ്വഭാവമുള്ള പ്രശ്നങ്ങൾ പരിഗണിക്കുന്നു. മിക്കപ്പോഴും അത്തരം മീറ്റിംഗുകളെ പ്രവർത്തന യോഗങ്ങൾ എന്ന് വിളിക്കുന്നു. വിവിധ തലങ്ങളിലുള്ള മാനേജർമാരാണ് അവ നടത്തുന്നത്: സംഘടനയുടെ തലവൻ മുതൽ ഘടനാപരമായ ഡിവിഷനുകളുടെ തലവൻ വരെ. പ്രവർത്തന യോഗങ്ങൾ കൃത്യമായ ഇടവേളകളിൽ (സാധാരണയായി ആഴ്ചയിൽ ഒരിക്കൽ) നടക്കുന്നു, അവ സാധാരണയായി റെക്കോർഡ് ചെയ്യപ്പെടുന്നു. സ്ട്രക്ചറൽ യൂണിറ്റിനോ മീറ്റിംഗ് നടത്തുന്ന തലവിനോ സെക്രട്ടറി ഇല്ലെങ്കിൽ, പ്രവർത്തന മീറ്റിംഗിന്റെ മിനിറ്റ്സ് സൂക്ഷിക്കുന്നത് യൂണിറ്റിലെ ഒരു ജീവനക്കാരനെ ഏൽപ്പിക്കാം.
പ്രോട്ടോക്കോൾ രജിസ്റ്റർ ചെയ്യുന്നതിനുള്ള പൊതു നിയമങ്ങൾ
ഞങ്ങളുടെ നിഘണ്ടു
പ്രോട്ടോക്കോൾ- മീറ്റിംഗുകൾ, മീറ്റിംഗുകൾ, കോൺഫറൻസുകൾ, കൊളീജിയൽ ബോഡികളുടെ മീറ്റിംഗുകൾ എന്നിവയിലെ പ്രശ്നങ്ങളുടെ ചർച്ചയുടെയും തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കുന്നതിന്റെയും സ്ഥിരമായ റെക്കോർഡ് അടങ്ങുന്ന ഒരു പ്രമാണം.
സെക്രട്ടറിയോ മറ്റ് ജീവനക്കാരനോ മീറ്റിംഗിൽ സൂക്ഷിക്കുന്ന ശബ്ദ റെക്കോർഡിംഗുകളുടെയോ കരട് കൈയക്ഷര കുറിപ്പുകളുടെയും മീറ്റിംഗിനായി തയ്യാറാക്കിയ മെറ്റീരിയലുകളുടെയും (റിപ്പോർട്ടുകളുടെ പാഠങ്ങൾ, പ്രസംഗങ്ങൾ, റഫറൻസുകൾ, ഡ്രാഫ്റ്റ് തീരുമാനങ്ങൾ, അജണ്ട, പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ പട്ടിക മുതലായവ).
മീറ്റിംഗ് ഓഡിയോ-റെക്കോർഡ് ചെയ്തതാണെങ്കിൽ, മീറ്റിംഗിന് ശേഷം അത് വീണ്ടും പ്രിന്റ് ചെയ്യപ്പെടും, തുടർന്ന് എഴുതിയ വാചകം എഡിറ്റ് ചെയ്യുകയും പ്രോസസ്സ് ചെയ്ത രൂപത്തിൽ മിനിറ്റുകളിൽ ഉൾപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യും. മീറ്റിംഗിന്റെ മിനിറ്റ്സ് തയ്യാറാക്കുന്നതിനുള്ള കാലാവധി മീറ്റിംഗ് തീയതി മുതൽ മൂന്നോ അഞ്ചോ ദിവസത്തിൽ കൂടരുത്. മീറ്റിംഗിന്റെ ദിവസമോ മീറ്റിംഗ് കഴിഞ്ഞ് ഒന്നോ രണ്ടോ ദിവസത്തിനുള്ളിൽ പ്രവർത്തന മീറ്റിംഗുകളുടെ മിനിറ്റ് തയ്യാറാക്കുകയും നടപ്പിലാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.
പ്രോട്ടോക്കോളുകൾ പൂർണ്ണവും ഹ്രസ്വവുമാണ്. സമ്പൂർണ്ണ പ്രോട്ടോക്കോൾമീറ്റിംഗിലെ എല്ലാ പ്രസംഗങ്ങളുടെയും രേഖകൾ, സ്പീക്കറോട് ചോദിച്ച ചോദ്യങ്ങൾ, ചർച്ചയിൽ പങ്കെടുത്ത വ്യക്തികളുടെ പ്രസംഗങ്ങൾ, എടുത്ത തീരുമാനങ്ങൾ എന്നിവ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു.
സംക്ഷിപ്ത പ്രോട്ടോക്കോൾസംസാരിച്ചവരുടെ പേരുകൾ, പ്രസംഗത്തിന്റെ വിഷയം, പ്രസംഗത്തിന്റെ സംഗ്രഹം, എടുത്ത തീരുമാനങ്ങൾ എന്നിവ മാത്രം ഉൾപ്പെടുന്നു.
പ്രവർത്തന മീറ്റിംഗുകളുടെ കോഴ്സ്, ചട്ടം പോലെ, ചെറിയ മിനിറ്റുകൾക്കുള്ളിൽ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു.
മീറ്റിംഗിന്റെ മിനിറ്റ്സ് ഒരു പൊതു ഫോം, A4 പേപ്പറിന്റെ ഒരു സ്റ്റാൻഡേർഡ് ഷീറ്റ് അല്ലെങ്കിൽ പ്രത്യേകം രൂപകൽപ്പന ചെയ്ത പ്രോട്ടോക്കോൾ ഫോം എന്നിവയിൽ വരച്ചിരിക്കുന്നു.
പ്രോട്ടോക്കോളിന്റെ നിർബന്ധിത വിശദാംശങ്ങൾആകുന്നു:
- കമ്പനിയുടെ പേര്;
- മീറ്റിംഗിന്റെ തരം സൂചിപ്പിക്കുന്ന പ്രമാണത്തിന്റെ തരം (MINUTES) പേര്;
- കൂടിക്കാഴ്ചയുടെ തീയതി;
- പ്രോട്ടോക്കോൾ രജിസ്ട്രേഷൻ നമ്പർ;
- മീറ്റിംഗ് സ്ഥലം;
- ഒപ്പുകൾ.
പ്രോട്ടോക്കോളിന്റെ തീയതി ഇവന്റിന്റെ തീയതിയാണ്.
പ്രശ്നങ്ങളും പരിഹാരങ്ങളും
പ്രവർത്തന മീറ്റിംഗുകളുടെ മിനിറ്റ് എടുക്കുന്നത് പലപ്പോഴും ബുദ്ധിമുട്ടാണ്. നമുക്ക് ഏറ്റവും സാധാരണമായത് പരിഗണിക്കാം.
■ പ്രശ്നം:സെക്രട്ടറിക്കോ മിനുട്‌സ് എടുക്കുന്ന ജൂനിയർ ഓഫീസർമാരിൽ ഒരാൾക്കോ ചർച്ച ചെയ്യപ്പെടുന്ന വിഷയത്തിന്റെ സാരാംശം മനസ്സിലാകണമെന്നില്ല, അതിനാൽ പ്രശ്നത്തിന്റെ ചർച്ചയുടെ പുരോഗതി രേഖപ്പെടുത്താൻ ബുദ്ധിമുട്ടുണ്ട്.
എന്തുചെയ്യും?അത്തരം സാഹചര്യങ്ങളിൽ, യോഗത്തിൽ സംസാരിച്ച സ്റ്റാഫ് അംഗവുമായോ അല്ലെങ്കിൽ വ്യക്തത നൽകാൻ കഴിയുന്ന മറ്റേതെങ്കിലും സ്റ്റാഫ് അംഗവുമായോ സെക്രട്ടറി ബന്ധപ്പെടണം.
■ പ്രശ്നം:പ്രവർത്തന യോഗങ്ങൾ പലപ്പോഴും കർശനമായ സമയപരിധികളില്ലാതെ നടക്കുന്നതിനാൽ, മീറ്റിംഗിൽ സംഭവിക്കുന്നതെല്ലാം എഴുതാൻ സെക്രട്ടറിക്ക് സമയമില്ലായിരിക്കാം.
എന്തുചെയ്യും?ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, മീറ്റിംഗിൽ ഒരു ശബ്ദ റെക്കോർഡിംഗ് സൂക്ഷിക്കുന്നതും അതിന്റെ ട്രാൻസ്ക്രിപ്റ്റിനെ അടിസ്ഥാനമാക്കി ഒരു പ്രോട്ടോക്കോൾ തയ്യാറാക്കുന്നതും സഹായിക്കും.
■ പ്രശ്നം:ഒരു പ്രശ്നം ചർച്ച ചെയ്യുമ്പോൾ, അവശ്യവും അപ്രധാനവും അല്ലെങ്കിൽ നിസ്സാരവുമായ വിവരങ്ങൾ പ്രകടിപ്പിക്കാൻ കഴിയും, കൂടാതെ പ്രോട്ടോക്കോളിൽ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ട പ്രധാന (അത്യാവശ്യ) വിവരങ്ങൾ ഒറ്റപ്പെടുത്താൻ സെക്രട്ടറിക്ക് ബുദ്ധിമുട്ടായിരിക്കും.
എന്തുചെയ്യും?ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, മിനിറ്റ് വരയ്ക്കുന്നതിന് മുമ്പ്, സെക്രട്ടറി എല്ലാ വിവരങ്ങളും വിശകലനം ചെയ്യണം, മൈനറിൽ നിന്ന് പ്രധാനം വേർതിരിക്കുകയും മിനിറ്റുകളിൽ ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട വിവരങ്ങൾ മാത്രം ഉൾപ്പെടുത്തുകയും വേണം.
ഹ്രസ്വ പ്രോട്ടോക്കോളിന്റെ വാചകം
പ്രോട്ടോക്കോളിന്റെ വാചകം രണ്ട് ഭാഗങ്ങൾ ഉൾക്കൊള്ളുന്നു: ആമുഖവും പ്രധാനവും.
ഇൻ ആമുഖ ഭാഗംഷോർട്ട് പ്രോട്ടോക്കോൾ ചെയർമാന്റെയും സെക്രട്ടറിയുടെയും പേരുകൾ, പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ (നിലവിൽ) സ്ഥാനങ്ങളും പേരുകളും, ക്ഷണിക്കപ്പെട്ട വ്യക്തികൾ, അജണ്ട എന്നിവ സൂചിപ്പിക്കുന്നു. മീറ്റിംഗിൽ 15-ൽ കൂടുതൽ പേർ പങ്കെടുക്കുന്നുണ്ടെങ്കിൽ, മിനിറ്റുകളിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ ആകെ എണ്ണം സൂചിപ്പിക്കാൻ ഇത് അനുവദിച്ചിരിക്കുന്നു, കൂടാതെ അവരുടെ സ്ഥാനങ്ങളും പേരുകളും സഹിതം ഹാജരായവരുടെ പട്ടിക മിനിറ്റുകളിലേക്കുള്ള അനെക്സിൽ നൽകിയിരിക്കുന്നു, ഉദാഹരണത്തിന്:
നിലവിൽ: 16 ആളുകളുടെ അളവിൽ ഡയറക്ടറേറ്റിലെ അംഗങ്ങൾ. (ലിസ്റ്റ് അറ്റാച്ച് ചെയ്തിട്ടുണ്ട്).
മീറ്റിംഗിലേക്ക് ക്ഷണിക്കപ്പെട്ട വ്യക്തികളുടെ പേരുകൾ "ക്ഷണിച്ചു" എന്ന വാക്കിന് ശേഷം സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു, വ്യക്തിയുടെ സ്ഥാനവും സംഘടനയുടെ പേരും സൂചിപ്പിക്കുന്നു.
അജണ്ട പരിഗണിക്കേണ്ട വിഷയങ്ങളെ സൂചിപ്പിക്കുന്നു, കൂടാതെ, സ്പീക്കറുടെ (സ്പീക്കറുടെ) സ്ഥാനവും കുടുംബപ്പേരും സൂചിപ്പിക്കാം. നിരവധി ചോദ്യങ്ങളുണ്ടെങ്കിൽ, അവ അറബി അക്കങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ച് അക്കമിട്ട് ചർച്ചാ ക്രമത്തിൽ ക്രമീകരിച്ചിരിക്കുന്നു. അജണ്ട പ്രശ്നങ്ങൾ "o" ("കുറിച്ച്") എന്ന പ്രീപോസിഷൻ ഉപയോഗിച്ചാണ് രൂപപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്നത്, ഉദാഹരണത്തിന്:
കുറിപ്പ്
അജണ്ടയിലെ ഇനങ്ങൾ കൃത്യമായും വ്യക്തമായും രൂപപ്പെടുത്തണം, ചർച്ച ചെയ്യുന്ന പ്രശ്നത്തിന്റെ സാരാംശം പ്രതിഫലിപ്പിക്കണം. അജണ്ടയിൽ "പലവകകൾ" അല്ലെങ്കിൽ "പലവകകൾ" എന്ന ഇനം ഉൾപ്പെടുത്താൻ ശുപാർശ ചെയ്യുന്നില്ല.
വാചകം പ്രധാന ഭാഗംസംഗ്രഹ പ്രോട്ടോക്കോളിൽ അജണ്ട ഇനങ്ങളുടെ എണ്ണം അനുസരിച്ച് പ്രത്യേക വിഭാഗങ്ങൾ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു. അജണ്ടയ്ക്ക് അനുസൃതമായി വിഭാഗങ്ങൾ അറബി അക്കങ്ങളിൽ അക്കമിട്ടിരിക്കുന്നു. അവ ഓരോന്നും സ്കീം അനുസരിച്ചാണ് നിർമ്മിച്ചിരിക്കുന്നത്:
പ്രോട്ടോക്കോളിനായുള്ള ഈ പ്രധാന പദങ്ങൾ ഇടത് മാർജിനിന്റെ ബോർഡറിൽ നിന്ന് വലിയ അക്ഷരങ്ങളിൽ അച്ചടിക്കുകയും ബോൾഡിൽ ദൃശ്യമാകുകയും ചെയ്യും. നോമിനേറ്റീവ് കേസിൽ ശ്രവിച്ചു എന്ന വാക്കിന് ശേഷം, സ്പീക്കറുടെ കുടുംബപ്പേരും അജണ്ട ഇനവും സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു, അതിനുശേഷം സംഭാഷണത്തിന്റെ ഉള്ളടക്കം 3-ാമത്തെ വ്യക്തിയുടെ ഏകവചന രൂപത്തിൽ സംഗ്രഹിച്ചിരിക്കുന്നു.
"തീരുമാനിച്ചു: (പരിഹരിച്ചു:)" എന്ന ഭാഗത്ത് ഹ്രസ്വമായി, കൃത്യമായി, സംക്ഷിപ്തമായി, ഇരട്ട വ്യാഖ്യാനം ഉണ്ടാകാതിരിക്കാൻ, തീരുമാനം രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. തീരുമാനങ്ങൾ ഒരു കുറിപ്പടി രൂപത്തിൽ രൂപപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്നു: "തയ്യാറുക ...", "ഫോർസി ...", "അറിയിക്കുക ...". ഒരു വിഷയത്തിൽ നിരവധി തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കാം. ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, അജണ്ടയിലെ പ്രശ്നത്തിന്റെ സീരിയൽ നമ്പറിനെ പരാമർശിച്ച് അവ അറബി അക്കങ്ങളിൽ അക്കമിട്ടിരിക്കുന്നു, ഉദാഹരണത്തിന്:
ആവശ്യമെങ്കിൽ, തീരുമാനത്തിനൊപ്പം, വോട്ടിംഗ് ഫലങ്ങൾ സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു: "നോട്ട്", "എതിരായ", അതുപോലെ തന്നെ വിട്ടുനിന്ന വോട്ടുകളുടെ എണ്ണം.
സിദ്ധാന്തത്തിൽ നിന്ന് പരിശീലനത്തിലേക്ക്
കൈകൊണ്ടോ ഡിക്റ്റാഫോണിലോ നിർമ്മിച്ച ഒരു റെക്കോർഡിംഗ് മനസ്സിലാക്കിയ ശേഷം, ഞങ്ങൾക്ക് ഒരു വാചകം ലഭിച്ചുവെന്ന് സങ്കൽപ്പിക്കുക, അതിന്റെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ ഞങ്ങൾ ഒരു ചെറിയ പ്രോട്ടോക്കോൾ വരയ്ക്കേണ്ടതുണ്ട്:
അജണ്ടയിലെ ഇനം: 2. ഫിനിഷ്ഡ് ഉൽപ്പന്നങ്ങൾക്കുള്ള വെയർഹൗസിന്റെ പുനർനിർമ്മാണത്തിന്റെ പുരോഗതിയെക്കുറിച്ച് നമ്പർ 2
സംഭാഷണ വാചകം:
വാസിലീവ് പി.ആർ.പുനർനിർമ്മാണ പദ്ധതി പ്രകാരം, ഞങ്ങൾ 25-ന് മാസാവസാനം റാക്കുകളും ലിഫ്റ്റിംഗ് സംവിധാനങ്ങളും സ്ഥാപിക്കാൻ തുടങ്ങേണ്ടതായിരുന്നു. CJSC "പ്രൊഫൈൽ" - ഞങ്ങളുടെ ഷെൽവിംഗ് ഉപകരണങ്ങളുടെ വിതരണക്കാരൻ - സമയപരിധി ലംഘിക്കുന്നു. 20-ന് ഞങ്ങൾക്ക് ആദ്യ ബാച്ച് ലഭിക്കേണ്ടതായിരുന്നു, 10 ദിവസത്തിനുള്ളിൽ - രണ്ടാമത്തേത്. ഞങ്ങളിൽ - രണ്ട് തുല്യ കക്ഷികളുടെ ഡെലിവറി, അങ്ങനെ കരാറിൽ. ഞങ്ങൾ പൂർണ്ണമായി പണമടച്ചു, അതായത്, 100% മുൻകൂറായി, കാരണം അവസാനമായി ഞങ്ങൾ ആദ്യത്തെ വെയർഹൗസ് പരിവർത്തനം ചെയ്തപ്പോൾ, ഞങ്ങൾക്ക് അവരുമായി ഒരു പ്രശ്നവുമില്ല. ഇന്ന് 28 ആണ്, ഇതുവരെ ഞങ്ങൾക്ക് ലഭിച്ചിട്ടില്ല. ഫാക്സുകൾ അവർക്ക് അയച്ചു, അവർ വിളിച്ചു, ഇന്നലെ അവർ ആദ്യ ബാച്ച് ഷിപ്പ് ചെയ്തുവെന്ന് മറുപടി നൽകി, പക്ഷേ ഇതിന് രണ്ടോ മൂന്നോ ദിവസമെടുക്കും, അതായത്, വിതരണക്കാരൻ കാരണം ഞങ്ങൾക്ക് കാലതാമസമുണ്ട്. ഡെലിവറി സമയം ലംഘിച്ചതിന് അവർ ഔപചാരികമായി ഒരു ക്ലെയിം ഫയൽ ചെയ്യണമെന്ന് ഞാൻ കരുതുന്നു.
ഒരു പ്രോട്ടോക്കോൾ എൻട്രി നടത്തുന്നതിന്, ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട വിവരങ്ങൾ ഹൈലൈറ്റ് ചെയ്യേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്. ഇത് ചെയ്യുന്നതിന്, നമുക്ക് നിരവധി ചോദ്യങ്ങൾ ചോദിക്കാനും അവയ്ക്കുള്ള ഉത്തരം നേടാനും ശ്രമിക്കാം. മുകളിലുള്ള വാചകത്തിൽ നിന്ന്, ഇനിപ്പറയുന്ന ചോദ്യങ്ങൾക്കുള്ള ഉത്തരം നമുക്ക് ലഭിക്കും:
ഉത്തരങ്ങളിൽ പ്രതിഫലിക്കാത്ത വിവരങ്ങൾ ടെക്സ്റ്റിൽ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നതായി ഞങ്ങൾ കാണുന്നു: ഓർഗനൈസേഷൻ ചരക്കുകൾക്കായി പൂർണ്ണമായും പണമടച്ചു, കൂടാതെ 100% മുൻകൂർ പേയ്‌മെന്റ് നടത്തി, കാരണം സിജെഎസ്‌സി പ്രൊഫൈലുമായുള്ള സഹകരണത്തിന്റെ നല്ല അനുഭവം ഉണ്ട്. ഈ വിവരങ്ങൾ പരിഗണനയിലിരിക്കുന്ന സാഹചര്യത്തിന് പ്രസക്തമാണോ? വ്യക്തമല്ല, അതിനാൽ ഇത് പ്രോട്ടോക്കോളിൽ ഉൾപ്പെടുത്തേണ്ടതില്ല. അതിനാൽ, ഞങ്ങൾക്ക് ലഭിച്ച ചോദ്യങ്ങൾക്കുള്ള ഉത്തരങ്ങളെ അടിസ്ഥാനമാക്കി, നമുക്ക് സംഭാഷണത്തിന്റെ ഒരു ഹ്രസ്വ പ്രോട്ടോക്കോൾ വരയ്ക്കാം:
2. ശ്രവിച്ചത്:
വാസിലീവ് പി.ആർ.
ആദ്യ ബാച്ച് റാക്കിംഗ് ഉപകരണങ്ങളുടെ കയറ്റുമതി സമയപരിധി ലംഘിച്ച് വിതരണക്കാരനായ സിജെഎസ്‌സി പ്രൊഫൈൽ നടത്തി, അതിന്റെ ഫലമായി വെയർഹൗസ് നമ്പർ 2 ന്റെ പുനർനിർമ്മാണത്തിനുള്ള സമയപരിധി പാലിച്ചില്ല. ആദ്യ ബാച്ച് ഉപകരണങ്ങൾ എത്തേണ്ടതായിരുന്നു ഡിസംബർ 20 ന്, രണ്ടാമത്തേത് - 10 ദിവസത്തിനുള്ളിൽ. ഷെൽവിംഗ് സ്ഥാപിക്കലും ലിഫ്റ്റിംഗ് മെക്കാനിസങ്ങൾ സ്ഥാപിക്കലും ഡിസംബർ 25 ന് ആരംഭിക്കേണ്ടതായിരുന്നു. വിതരണക്കാരൻ പറയുന്നതനുസരിച്ച്, ആദ്യ ബാച്ച് ഉപകരണങ്ങൾ ഡിസംബർ 30-31 ന് മുമ്പായി എത്തില്ല. ഡെലിവറി സമയം ലംഘിച്ചതിന് ഒരു ക്ലെയിം അയയ്ക്കാൻ വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നു.
കുറിപ്പ്
പ്രസംഗത്തിൽ "20th", "25th" മുതലായവ ഉപയോഗിച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, ഒരു നിർദ്ദിഷ്ട മാസം പ്രോട്ടോക്കോളിൽ സൂചിപ്പിക്കണം, ഉദാഹരണത്തിന്: "ഡിസംബർ 20", "ഡിസംബർ 25" മുതലായവ.
നിലവിലെ സാഹചര്യത്തെക്കുറിച്ചുള്ള ചർച്ചയ്ക്കിടെ യോഗത്തിൽ, ഒരു ക്ലെയിം അയയ്ക്കാനുള്ള നിർദ്ദേശം പിന്തുണച്ചില്ല എന്ന് കരുതുക. കരാർ പ്രകാരം സ്ഥാപിതമായ ഡെലിവറി സമയപരിധി പാലിക്കേണ്ടതിന്റെ ആവശ്യകതയെക്കുറിച്ച് വിതരണക്കാരന് ഒരു കത്ത് അയയ്ക്കാൻ തീരുമാനിച്ചു. ഈ കേസിലെ തീരുമാനം മിനിറ്റുകളിൽ ഇനിപ്പറയുന്ന രീതിയിൽ രേഖപ്പെടുത്തണം:
തീരുമാനിച്ചു:
ഷെൽവിംഗ് ഉപകരണങ്ങൾ ഡെലിവറി ചെയ്യുന്നതിനുള്ള സമയപരിധി പാലിക്കേണ്ടതിന്റെ ആവശ്യകതയെക്കുറിച്ചുള്ള ഒരു കത്ത് തയ്യാറാക്കി CJSC പ്രൊഫൈലിലേക്ക് അയയ്ക്കുക.
ഉത്തരവാദിത്ത എക്സിക്യൂട്ടർ - വാസിലീവ് പി.ആർ.
അവസാന തീയതി - (തീയതി).
ഒരു ഉദാഹരണം കൂടി പരിഗണിക്കാം.
അജണ്ടയിലെ ഇനം: 5. പെർം നഗരത്തിലെ കമ്പനിയുടെ ശാഖയുടെ സാമ്പത്തിക, സാമ്പത്തിക പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ ഓഡിറ്റ് നടത്തുമ്പോൾ
സംഭാഷണ വാചകം:
മെദ്വദേവ് വി.വി.ഈ വർഷം, സാമ്പത്തിക വകുപ്പും ഞങ്ങളുടെ അക്കൗണ്ടിംഗ് വകുപ്പും പെർമിലെ ബ്രാഞ്ച് റിപ്പോർട്ടിംഗിൽ ഞങ്ങൾക്ക് പിശകുകൾ അവതരിപ്പിച്ചുവെന്ന വസ്തുത ആവർത്തിച്ച് നേരിട്ടു. രണ്ടുതവണ അവർ തന്നെ ഈ പിശകുകൾ കണ്ടെത്തുകയും അതിനെക്കുറിച്ച് ഞങ്ങളെ അറിയിക്കുകയും തുടർന്ന് തിരുത്തിയ റിപ്പോർട്ടുകൾ അയയ്ക്കുകയും ചെയ്തു. രണ്ട് തവണ ഞങ്ങളുടെ അക്കൗണ്ടിംഗ് വകുപ്പ് കണക്കുകൂട്ടലുകളിൽ പിശകുകൾ കണ്ടെത്തി, അതുപോലെ തന്നെ ബ്രാഞ്ചിന്റെ ചെലവുകൾ അത് ചെയ്യേണ്ട തെറ്റായ ഇനങ്ങൾക്ക് കീഴിലാണ് നടത്തിയത്. ഈ പിശകുകൾ കൃത്യസമയത്ത് തിരുത്തിയില്ലെങ്കിൽ, ഇത് നികുതി അടയ്ക്കുന്നതിൽ പ്രശ്നങ്ങൾക്ക് ഇടയാക്കും. കൂടാതെ, സമയപരിധി നിരന്തരം ലംഘിക്കപ്പെടുന്നു എന്ന വസ്തുതയിലേക്ക് ഞങ്ങളുടെ സ്പെഷ്യലിസ്റ്റുകൾ ശ്രദ്ധ ആകർഷിച്ചു ഹോസ്പിറ്റാലിറ്റി ചെലവ് റിപ്പോർട്ടുകളുടെ അവതരണം. ബ്രാഞ്ചിന്റെ ചീഫ് അക്കൗണ്ടന്റ് ഞങ്ങളോടൊപ്പം രണ്ടുതവണ ബിസിനസ്സ് യാത്രയിൽ ഉണ്ടായിരുന്നു, ബ്രാഞ്ച് വരുത്തിയ പിഴവുകൾ ഞങ്ങൾ കൈകാര്യം ചെയ്തു, പക്ഷേ സ്ഥിതിക്ക് കാര്യമായ മാറ്റമില്ല. അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റീവ് ആൻഡ് ഇക്കണോമിക് സർവീസ് തലവൻ പോളോസോവ് ആർ.എ. പെർമിലെ ഗതാഗതച്ചെലവിൽ ചില പ്രശ്നങ്ങളുണ്ടെന്നും പരാതിയുണ്ട്. ഗതാഗതച്ചെലവുകളെക്കുറിച്ചുള്ള റിപ്പോർട്ടുകൾ ആദ്യം അദ്ദേഹത്തിന് സമർപ്പിക്കുന്നു എന്നതാണ് വസ്തുത, തുടർന്ന് അദ്ദേഹം എല്ലാ ശാഖകൾക്കും വേണ്ടിയുള്ള ഒരു ഏകീകൃത റിപ്പോർട്ട് അക്കൗണ്ടിംഗ് വകുപ്പിന് സമർപ്പിക്കുന്നു. ഇതെല്ലാം കണക്കിലെടുക്കുമ്പോൾ, ഭാവിയിൽ പ്രശ്നങ്ങൾ ഉണ്ടാകാതിരിക്കാൻ, പെർമിലെ ബ്രാഞ്ചിന്റെ സാമ്പത്തിക, സാമ്പത്തിക പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ ഓഡിറ്റ് സംഘടിപ്പിക്കുകയും നടത്തുകയും ചെയ്യേണ്ടത് അത്യാവശ്യമാണെന്ന് ഞാൻ കരുതുന്നു.
സൂപ്പർവൈസർ:കമ്മീഷനിൽ ആരെ ഉൾപ്പെടുത്തണമെന്ന് നിങ്ങൾ കരുതുന്നു, ഒരു ഓൺ-സൈറ്റ് പരിശോധന നടത്താൻ എത്ര സമയമെടുക്കും?
മെദ്വദേവ് വി.വി.മൂന്ന് ആളുകളെ ആവശ്യമാണെന്ന് ഞാൻ കരുതുന്നു: ഒരാൾ അക്കൗണ്ടിംഗിന്, മറ്റൊന്ന് സാമ്പത്തിക വകുപ്പിനും മൂന്നാമത്തേത് അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റീവ്, ഇക്കണോമിക് സർവീസ്, ലോജിസ്റ്റിക്സ് ഡിപ്പാർട്ട്‌മെന്റിനും. മുമ്പ്, പോകാൻ കഴിയുന്ന വകുപ്പുകളുടെ തലവന്മാരുമായി ഞങ്ങൾ ചർച്ച ചെയ്തു, അതിനാൽ ഞാൻ മൂന്ന് പേരെ നിർദ്ദേശിക്കുന്നു: ഡെപ്യൂട്ടി. ചീഫ് അക്കൗണ്ടന്റ് സോമോവ് എസ്.എസ്., ഓഡിറ്റർ യാസ്ട്രെബോവ എ.എ. കൂടാതെ പ്രമുഖ എൻജിനീയർ സോകോലോവ് ബി.ബി. പരിശോധന 3-5 ദിവസത്തിനുള്ളിൽ നടത്താം.
മുമ്പത്തെ സ്കീം അനുസരിച്ച് പ്രധാന പ്രസംഗത്തിന്റെ വാചകം വിശകലനം ചെയ്യാം:
|
1) മാതൃ കമ്പനിയുടെ സാമ്പത്തിക വകുപ്പും അക്കൗണ്ടിംഗ് വകുപ്പും 2) പെർമിലെ ബ്രാഞ്ച് |
|
|
എന്താണ് (ചെയ്തത്) ചെയ്യുന്നത്? |
1) (പെർം നഗരത്തിലെ ബ്രാഞ്ച്) പിശകുകളുള്ള റിപ്പോർട്ടുകൾ സമർപ്പിക്കുന്നു, ഇത് ചെയ്യേണ്ട തെറ്റായ ഇനങ്ങളിൽ ചെലവുകൾ ചെലവഴിക്കുന്നു, സമയപരിധി ലംഘിക്കുന്നു ഹോസ്പിറ്റാലിറ്റി ചെലവ് റിപ്പോർട്ടുകളുടെ അവതരണം. 2) (മാതൃകമ്പനിയുടെ ധനകാര്യ വകുപ്പും അക്കൗണ്ടിംഗ് വകുപ്പും) ബ്രാഞ്ചിന്റെ ചീഫ് അക്കൗണ്ടന്റുമായി വരുത്തിയ തെറ്റുകൾ വിശകലനം ചെയ്തു. 3) (മാതൃകമ്പനിയുടെ സാമ്പത്തിക വകുപ്പും അക്കൗണ്ടിംഗ് വകുപ്പും) ഓർഗനൈസേഷന്റെ മൂന്ന് ജീവനക്കാരെ അയച്ചുകൊണ്ട് പെർമിലെ ബ്രാഞ്ചിന്റെ സാമ്പത്തിക, സാമ്പത്തിക പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ ഓഡിറ്റ് സംഘടിപ്പിക്കാനും നടത്താനും നിർദ്ദേശിക്കുന്നു. |
|
ഈ വർഷത്തിനിടയിൽ |
|
|
പോസിറ്റീവ് ഫലങ്ങളൊന്നുമില്ല |
ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, രണ്ടാമത്തെ പ്ലാനിന്റെ വിവരങ്ങൾ വാചകത്തിൽ അവശേഷിക്കുന്നതായി ഞങ്ങൾ കാണുന്നു. ഒന്നാമതായി, ഇത് അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റീവ്, ഇക്കണോമിക് സർവീസ് പോളോസോവ് ആർ.എയുടെ തലവന്റെ പരാമർശമാണ്, ഗതാഗതച്ചെലവിൽ ബ്രാഞ്ചിന് ചില പ്രശ്‌നങ്ങളുണ്ടെന്ന് പരാതിപ്പെടുകയും ചെയ്തു. ഗതാഗതച്ചെലവുകളെക്കുറിച്ചുള്ള റിപ്പോർട്ടുകൾ ഒരു ഏകീകൃത റിപ്പോർട്ട് തയ്യാറാക്കുന്നതിനായി അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റീവ് സർവീസ് മേധാവിക്ക് മാത്രമാണ് ആദ്യം സമർപ്പിച്ചിരുന്നത് എന്നതിനാൽ ഞങ്ങൾ ഈ വിവരങ്ങൾ ദ്വിതീയമായി തരംതിരിക്കുന്നു. ഗതാഗത ചെലവുകളുടെ റിപ്പോർട്ടിംഗ് നിലവിൽ വ്യത്യസ്തമായതിനാൽ, നിലവിലെ സാഹചര്യം വിലയിരുത്തുന്നതിൽ ഈ വിവരങ്ങൾക്ക് മൂല്യമില്ല.
ദ്വിതീയ വിവരങ്ങളിൽ ബ്രാഞ്ച് തന്നെ രണ്ട് തവണ പിശകുകൾ കണ്ടെത്തിയെന്ന പരാമർശവും ഉൾപ്പെടുത്തണം, രണ്ട് തവണ - ഹെഡ് ഓർഗനൈസേഷന്റെ അക്കൗണ്ടിംഗ് വകുപ്പ്. പിശകുകൾ ആവർത്തിച്ച് കണ്ടെത്തി എന്ന് നിങ്ങൾക്ക് ലളിതമായി പറയാം.
സംക്ഷിപ്ത പ്രോട്ടോക്കോളുകൾ സ്പീക്കറോട് ചോദിക്കുന്ന ചോദ്യങ്ങൾ പ്രതിഫലിപ്പിക്കുന്നില്ല. എന്നിരുന്നാലും, ചോദ്യത്തിനുള്ള ഉത്തരത്തിൽ കാര്യമായ വിവരങ്ങൾ ഉണ്ടെങ്കിൽ, അത് പ്രസംഗത്തിന്റെ മിനിറ്റിൽ രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്. മുകളിലുള്ള ഉദാഹരണത്തിൽ, ആരെയാണ് കമ്മീഷനിൽ ഉൾപ്പെടുത്താൻ ഉദ്ദേശിക്കുന്നത് എന്നതിനെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരമാണിത്.
ലഭിച്ച ഉത്തരങ്ങളെ അടിസ്ഥാനമാക്കി, നമുക്ക് സംഭാഷണത്തിന്റെ ഒരു പ്രോട്ടോക്കോൾ റെക്കോർഡ് ചെയ്യാൻ കഴിയും:
ശ്രവിച്ചത്:
മെദ്വദേവ് വി.വി.
ഈ വർഷം, പെർമിലെ ബ്രാഞ്ച് ആവർത്തിച്ച് പിശകുകളുള്ള റിപ്പോർട്ടുകൾ അവതരിപ്പിച്ചു, അത് ചെയ്യേണ്ട തെറ്റായ ഇനങ്ങളിൽ ചെലവുകൾ പോസ്റ്റ് ചെയ്തു, സമയപരിധി ലംഘിച്ച് ഹോസ്പിറ്റാലിറ്റി ചെലവുകളെക്കുറിച്ചുള്ള റിപ്പോർട്ടുകൾ അവതരിപ്പിച്ചു. ബ്രാഞ്ചിലെ ചീഫ് അക്കൗണ്ടന്റുമായി തെറ്റുകൾ വിശകലനം ചെയ്തിട്ടും സ്ഥിതി മാറിയിട്ടില്ല. കമ്മീഷനിൽ ഡെപ്യൂട്ടി ഉൾപ്പെടെയുള്ള ബ്രാഞ്ചിന്റെ സാമ്പത്തികവും സാമ്പത്തികവുമായ പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ ഒരു ഓഡിറ്റ് നടത്തേണ്ടത് ആവശ്യമാണെന്ന് അദ്ദേഹം കരുതുന്നു. ചീഫ് അക്കൗണ്ടന്റ് സോമോവ് എസ്.എസ്., ഓഡിറ്റർ യാസ്ട്രെബോവ എ.എ. കൂടാതെ പ്രമുഖ എൻജിനീയർ സോകോലോവ് ബി.ബി.
പ്രശ്നത്തിന്റെ ചർച്ചയ്ക്കിടെ ഒരു ഓഡിറ്റ് നടത്താൻ തീരുമാനമെടുത്താൽ, പ്രോട്ടോക്കോളിൽ തീരുമാനം ഇനിപ്പറയുന്ന രീതിയിൽ രൂപപ്പെടുത്തണം:
തീരുമാനിച്ചു:
പെർമിലെ ബ്രാഞ്ചിന്റെ സാമ്പത്തികവും സാമ്പത്തികവുമായ പ്രവർത്തനങ്ങൾ ഓഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നതിനായി ഒരു കമ്മീഷൻ രൂപീകരിക്കുന്നതിനെക്കുറിച്ച് ഒരു കരട് ഓർഡർ തയ്യാറാക്കുക, പെർമിലെ ബ്രാഞ്ച് ഡയറക്ടറുമായി ഓഡിറ്റ് തീയതി അംഗീകരിക്കുക.
ഉത്തരവാദിത്ത എക്സിക്യൂട്ടർ - മെദ്വദേവ് വി.വി.
അവസാന തീയതി - (തീയതി)
വി.എഫ്. യാങ്കോവ,
cand. ist. ശാസ്ത്രം, ഡെപ്യൂട്ടി VNIIDAD ഡയറക്ടർ
ഒരു സെക്രട്ടറിയുടെ പവിത്രമായ കടമകളിലൊന്നാണ് വിവിധ തലങ്ങളിലുള്ള നേതാക്കൾ ആരംഭിക്കുന്ന മീറ്റിംഗുകൾ, മീറ്റിംഗുകൾ, മീറ്റിംഗുകൾ എന്നിവയുടെ തയ്യാറെടുപ്പ്. മിക്ക കേസുകളിലും, അത്തരം സംഭവങ്ങളുടെ മിനിറ്റുകൾ സെക്രട്ടറി സൂക്ഷിക്കുന്നു. ഈ പ്രക്രിയകൾ കൂടുതൽ കാര്യക്ഷമമാക്കുന്നത് എങ്ങനെയെന്ന് ഈ ലേഖനത്തിൽ ഞങ്ങൾ നിങ്ങളോട് പറയും.
പ്രോട്ടോക്കോളിനെക്കുറിച്ച് സംസാരിക്കാൻ ആരംഭിക്കുന്നതിന്, ഒന്നാമതായി, മീറ്റിംഗുകളുടെ തയ്യാറെടുപ്പിൽ നമ്മൾ താമസിക്കേണ്ടതുണ്ട്. അത്തരമൊരു സംഭവത്തിന് മുമ്പ്, അജണ്ടയെക്കുറിച്ച് ചിന്തിക്കേണ്ടത് പ്രധാനമാണ്, പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ ഘടന നിർണ്ണയിക്കുക, എല്ലാ സ്പീക്കറുകളുടെയും മറ്റ് മെറ്റീരിയലുകളുടെയും റിപ്പോർട്ടുകൾ വായിക്കുക. ഇതിനെല്ലാം കൂടുതൽ ശ്രമങ്ങൾ ആവശ്യമായി വരും, പക്ഷേ തൽഫലമായി, പ്രോട്ടോക്കോൾ സൂക്ഷിക്കുന്നത് വളരെ എളുപ്പമായിരിക്കും.
സമയം എങ്ങനെ ലാഭിക്കാം?
വിവിധ പഠനങ്ങൾ അനുസരിച്ച്, സംഘടനയുടെ തലവന്റെയും മറ്റ് ജീവനക്കാരുടെയും പ്രവർത്തന സമയത്തിന്റെ 10 മുതൽ 50% വരെ മീറ്റിംഗുകളിൽ ചെലവഴിക്കാൻ കഴിയും. സമയം ലാഭിക്കുന്നതിന്, മീറ്റിംഗ് തുടക്കക്കാർ, ഹോസ്റ്റുകൾ, പങ്കെടുക്കുന്നവർ എന്നിവർ ഇനിപ്പറയുന്ന നിയമങ്ങൾ മനസ്സിൽ സൂക്ഷിക്കണം:
പ്രവർത്തന ക്രമത്തിൽ പരിഹരിക്കാൻ കഴിയാത്ത പ്രശ്നങ്ങൾ മാത്രം യോഗത്തിൽ ചർച്ച ചെയ്യുക.
മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ എണ്ണം പരിമിതപ്പെടുത്തുക. ഇത് ഇവന്റിന്റെ ദൈർഘ്യത്തിന് നേരിട്ട് ആനുപാതികമാണ്. 5 പേരുമൊത്തുള്ള ഒരു മീറ്റിംഗ് 1 മണിക്കൂർ ദൈർഘ്യമുള്ളതാണെങ്കിൽ, 10 അല്ലെങ്കിൽ അതിൽ കൂടുതൽ പേർ പങ്കെടുക്കുന്നുണ്ടെങ്കിൽ, അത് 2 മണിക്കൂറോ അതിൽ കൂടുതലോ നീണ്ടുനിൽക്കാൻ സാധ്യതയുണ്ട്.
മീറ്റിംഗിനായുള്ള വിവര സാമഗ്രികൾ മുൻകൂട്ടി തയ്യാറാക്കുക. കണക്കുകൂട്ടലുകൾ, വിശകലന റിപ്പോർട്ടുകൾ, പട്ടികകൾ, ഗ്രാഫുകൾ, സംഗ്രഹങ്ങൾ, ഫോട്ടോ, വീഡിയോ സാമഗ്രികൾ, അവതരണങ്ങൾ, ഉൽപ്പന്ന സാമ്പിളുകൾ, വിദഗ്ദ്ധ അഭിപ്രായങ്ങൾ എന്നിവ പ്രത്യേക സ്പെഷ്യലിസ്റ്റുകൾ നൽകണം. എന്നാൽ സാമഗ്രികളുടെ സന്നദ്ധത പരിശോധിക്കാൻ യോഗത്തിന്റെ സെക്രട്ടറി ബാധ്യസ്ഥനാണ്. അതിനാൽ, ഇവന്റിന് ഒന്നോ രണ്ടോ ദിവസം മുമ്പ്:
എ) അവതരണങ്ങൾ നടത്തുന്ന ഉത്തരവാദിത്തപ്പെട്ട വ്യക്തികളുടെ സഹായത്തോടെ, എല്ലാ വിവര സാമഗ്രികളുടെയും ഒരു ലിസ്റ്റ് തയ്യാറാക്കുക;
b) ഉത്തരവാദിത്തപ്പെട്ട വ്യക്തികളിൽ നിന്ന് ഇലക്ട്രോണിക് രൂപത്തിൽ നിർമ്മിച്ച മെറ്റീരിയലുകൾ സ്വീകരിക്കുക (ഉദാഹരണത്തിന്, അവതരണങ്ങൾ, വിശദീകരണ കുറിപ്പുകൾ മുതലായവ);
സി) ഉത്തരവാദിത്തപ്പെട്ട വ്യക്തികളിൽ നിന്ന് റിപ്പോർട്ടുകളുടെ അച്ചടിച്ച സംഗ്രഹങ്ങളും പാഠങ്ങളും സ്വീകരിക്കുക.
ഓരോ ലക്കത്തിനും, ഒരു കൂട്ടം ആളുകൾ ഓർഡർ നിർവ്വഹിക്കുമ്പോൾ പോലും, ഉത്തരവാദിത്തമുള്ള ഒരു ജീവനക്കാരനെ നിയമിക്കുക.
കുറ്റവാളികളെ തുറന്നുകാട്ടി സമയം കളയരുത്. ഓരോ യോഗത്തിന്റെയും പ്രധാന ദൗത്യം അജണ്ട ചർച്ച ചെയ്യുകയും അതിൽ തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കുകയും ചെയ്യുക എന്നത് ഓർക്കുക.
അജണ്ട
യോഗത്തിൽ ചർച്ച ചെയ്യാൻ ഉദ്ദേശിക്കുന്ന വിഷയങ്ങളുടെ പട്ടികയാണിത്. യോഗത്തിന്റെ അധ്യക്ഷനാണ് അവ നിശ്ചയിക്കുന്നത്. എന്നിരുന്നാലും, ഈ പ്രക്രിയയിൽ സെക്രട്ടറിയും ഉൾപ്പെട്ടേക്കാം.
അജണ്ട ക്രമീകരിക്കുമ്പോൾ ഇനിപ്പറയുന്ന മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുക:
- വളരെ വിശാലമായ മീറ്റിംഗ് വിഷയങ്ങളെ പല ഉപവിഷയങ്ങളായി വിഭജിക്കുക.ആവശ്യമെങ്കിൽ, ഉത്തരവാദിത്തപ്പെട്ട വ്യക്തികൾക്ക് ഓരോ ഉപവിഷയത്തിനും പ്രിപ്പറേറ്ററി മീറ്റിംഗുകൾ നടത്താവുന്നതാണ്.
ഉദാഹരണത്തിന്, "പ്രധാന ഉൽപ്പാദന ഷോപ്പുകൾ ആസൂത്രണം ചെയ്ത സൂചകങ്ങൾ നടപ്പിലാക്കുന്നതിനെക്കുറിച്ച്" എന്ന വിഷയത്തിൽ മാസാവസാനം ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്തിരിക്കുന്ന ഒരു മീറ്റിംഗിന് മുമ്പായി കടകളിലെ ചെറിയ മീറ്റിംഗുകളുടെ ഒരു പരമ്പര ഉണ്ടായിരിക്കണം: "പദ്ധതി നടപ്പിലാക്കുന്നതിനെക്കുറിച്ച് ഫൗണ്ടറി", "ബ്ലാങ്ക് ഷോപ്പ് വഴി പ്ലാൻ നടപ്പിലാക്കുന്നതിനെക്കുറിച്ച്", "മെഷീൻ ഷോപ്പ് പ്ലാൻ നടപ്പിലാക്കുന്നതിനെക്കുറിച്ച്", "അസംബ്ലി ഷോപ്പ് പ്ലാൻ നടപ്പിലാക്കുന്നതിനെക്കുറിച്ച്." അല്ലെങ്കിൽ “ഒരു എന്റർപ്രൈസിൽ ഒരു ഇആർപി സിസ്റ്റം നടപ്പിലാക്കുന്നത്” എന്ന വിഷയത്തെക്കുറിച്ചുള്ള ഒരു മീറ്റിംഗിന് മുമ്പ് നിരവധി മീറ്റിംഗുകൾ ഉണ്ടായിരിക്കണം: “ഉൽപാദനത്തിൽ ഒരു ഇആർപി സിസ്റ്റം നടപ്പിലാക്കുന്നതിലെ പ്രശ്‌നങ്ങളെക്കുറിച്ച്”, “ഇആർപി സിസ്റ്റവും അക്കൗണ്ടിംഗിൽ 1 സിയും തമ്മിലുള്ള ആശയവിനിമയം നൽകുന്നതിനെക്കുറിച്ച്. ”, “ഇആർപി സിസ്റ്റത്തിന്റെയും ഡാറ്റാ കൈമാറ്റത്തിന്റെയും സാങ്കേതിക പിന്തുണയിൽ” മുതലായവ.
- തുല്യ പ്രാധാന്യമുള്ള അജണ്ട വിഷയങ്ങൾ ഒരു പൊതു തീം ഉപയോഗിച്ച് ഏകീകരിക്കുക. ഉദാഹരണത്തിന്, ഗതാഗത വ്യവസ്ഥ, വെയർഹൗസിലേക്കുള്ള ഡെലിവറി ഓർഡർ, എന്റർപ്രൈസസിന്റെ പ്രദേശത്ത് നിന്ന് പൂർത്തിയായ ഉൽപ്പന്നങ്ങളുടെ കയറ്റുമതി, കയറ്റുമതി.
പരസ്പരബന്ധിതമായ വിഷയങ്ങളുടെ വിശാലമായ ശ്രേണിയും അജണ്ടയിൽ ഉൾപ്പെടുത്താം. ഉദാഹരണത്തിന്, അവ ഉൾപ്പെടാം:
ഒരു പുതിയ പ്രൊഡക്ഷൻ ലൈൻ ഏറ്റെടുക്കൽ;
ഉൽപാദനത്തിന്റെ സാങ്കേതിക തയ്യാറെടുപ്പ്;
പുതിയ ഉപകരണങ്ങൾ ഏറ്റെടുക്കുന്നതുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് രൂപകൽപ്പനയിലും സാങ്കേതിക ഡോക്യുമെന്റേഷനിലും മാറ്റങ്ങൾ വരുത്തുക;
ഉൽപ്പാദന കെട്ടിടങ്ങളുടെ ആധുനികവൽക്കരണം, മെഷീൻ ബൈൻഡിംഗുകളുടെ വികസനം;
ഉൽപാദനത്തിന്റെ ലോജിസ്റ്റിക് പിന്തുണ.
അതേ സമയം, ഫാക്ടറി പ്രവേശന കവാടത്തിന്റെ പുനർനിർമ്മാണം അല്ലെങ്കിൽ ഫാക്ടറി കാന്റീനിലെ പാസുകൾക്കായുള്ള ഇലക്ട്രോണിക് പേയ്‌മെന്റുകളുടെ ഓർഗനൈസേഷൻ ഈ മീറ്റിംഗിൽ ചർച്ച ചെയ്യുന്നത് വ്യക്തമായി വിലമതിക്കുന്നില്ല.
അജണ്ടയുടെ ഉള്ളടക്കത്തെ എപ്പോഴും സ്വാധീനിക്കാൻ സെക്രട്ടറിക്ക് കഴിയില്ലെന്ന് വ്യക്തമാണ്. നേതാവാണ് മീറ്റിംഗ് ഒരുമിച്ച് കൊണ്ടുവരുന്നത്, അദ്ദേഹം പ്രശ്നങ്ങളുടെ വ്യാപ്തിയും വിശദീകരിക്കുന്നു. കാസ്റ്റിംഗുകളുടെ നിർമ്മാണത്തിനായി ഒരു പുതിയ പ്രൊഡക്ഷൻ ലൈൻ വാങ്ങുന്നതും പ്രദേശം വൃത്തിയാക്കുന്നതിനായി ഒരു സ്പ്രിംഗ് സബ്ബോട്ട്നിക്കിന്റെ ഓർഗനൈസേഷനും ഒരു മീറ്റിംഗിന്റെ അജണ്ടയിൽ മാനേജർ ഉൾപ്പെടുത്തിയാൽ, അവനെ ബോധ്യപ്പെടുത്താൻ കഴിഞ്ഞേക്കില്ല. എന്നാൽ ഞങ്ങളുടെ ഭാഗത്ത്, സബ്ബോട്ട്നിക്കിന്റെ ഓർഗനൈസേഷനെക്കുറിച്ചുള്ള ചർച്ച മറ്റൊരു മീറ്റിംഗിലേക്ക് കൊണ്ടുവരാൻ ഞങ്ങൾക്ക് വാഗ്ദാനം ചെയ്യാം, ഉദാഹരണത്തിന്, കെട്ടിടത്തിന്റെ മുൻഭാഗം പെയിന്റ് ചെയ്യുന്നതിനോ സംഘടനയുടെ ജന്മദിനത്തോടനുബന്ധിച്ച് ആഘോഷങ്ങൾ നടത്തുന്നതിനോ ഉള്ള പ്രശ്നവുമായി ഇത് സംയോജിപ്പിച്ച്.
- മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ കഴിവിലും ഉത്തരവാദിത്ത മേഖലയിലും ഉള്ള വിഷയങ്ങൾ മാത്രം അജണ്ട ഉണ്ടാക്കുക. ഉദാഹരണത്തിന്, വിതരണ മേധാവിയുടെ അഭാവത്തിൽ വിതരണ പ്രശ്നങ്ങൾ ചർച്ച ചെയ്യുന്നത് ഉപയോഗശൂന്യമായിരിക്കും.
- വിഷയങ്ങളുടെയും അജണ്ട ഇനങ്ങളുടെയും എണ്ണം പരിമിതപ്പെടുത്തുക. അനുവദിച്ച സമയപരിധിക്കുള്ളിൽ ഫലപ്രദമായി ചർച്ച ചെയ്യാനും പരിഹരിക്കാനും കഴിയുന്നത്രയും അവ ആയിരിക്കണം. ഉദാഹരണത്തിന്, മീറ്റിംഗിന്റെ 1 മണിക്കൂർ, ചർച്ച ചെയ്ത വിഷയങ്ങളുടെ അളവും മീറ്റിംഗിന്റെ തയ്യാറെടുപ്പിന്റെ ഗുണനിലവാരവും അനുസരിച്ച് നിങ്ങൾക്ക് 1 മുതൽ 5 വരെ വിഷയങ്ങൾ ചർച്ച ചെയ്യാം.
- കഴിഞ്ഞ മീറ്റിംഗിൽ നൽകിയ ടാസ്ക്കുകളുടെയും അസൈൻമെന്റുകളുടെയും റിപ്പോർട്ട് അജണ്ടയിൽ ഉൾപ്പെടുത്തുക, മീറ്റിംഗുകൾ ഒരു പൊതു തീം, പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ ഘടന എന്നിവയാൽ ഏകീകരിക്കപ്പെട്ടാൽ. അത്തരമൊരു ഇനം അജണ്ടയിൽ ഇല്ലെങ്കിൽപ്പോലും, ചെയർമാനിന് തന്റെ അധികാരത്തോടെ അത് അവതരിപ്പിക്കാൻ കഴിയും എന്ന വസ്തുതയ്ക്കായി തയ്യാറാകുക. അതിനാൽ, നിർദ്ദേശങ്ങളുടെ പട്ടിക മുൻകൂട്ടി പ്രിന്റ് ചെയ്യുന്നതാണ് നല്ലത് - ചെയർമാൻ, ഉത്തരവാദിത്തമുള്ള വ്യക്തി, സെക്രട്ടറി എന്നിവർക്ക് അത് ഉണ്ടായിരിക്കണം.
മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവർ
ഇവന്റിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവർക്കുള്ള പൊതുവായ ആവശ്യകതകൾ:
അജണ്ടയിലെ വിഷയങ്ങളിൽ കഴിവും താൽപ്പര്യവും;
മീറ്റിംഗിന്റെ ഫലങ്ങൾ അനുസരിച്ച് തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കുന്നതിനും കീഴുദ്യോഗസ്ഥർക്ക് നിർദ്ദേശങ്ങൾ നൽകുന്നതിനുമുള്ള ഉയർന്ന സ്ഥാനം.
ഇവന്റ് സമയത്ത് പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ ലിസ്റ്റ് മാറിയേക്കാം. മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്ന എല്ലാവരെയും ബാധിക്കുന്ന വിഷയങ്ങളും അവരിൽ ചിലർക്ക് മാത്രം ബാധകമായ വിഷയങ്ങളും അജണ്ടയിലുണ്ടെങ്കിൽ, ആദ്യം പൊതുവായ വിഷയങ്ങൾ ചർച്ച ചെയ്യണം. മീറ്റിംഗിന്റെ ഈ ഭാഗത്തിന്റെ അവസാനം, കൂടുതൽ ചർച്ചകളിൽ ഉൾപ്പെടാത്ത ജീവനക്കാരെ മോചിപ്പിക്കാം.
എല്ലാവരേയും എങ്ങനെ അറിയിക്കാം
മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്ന എല്ലാവരെയും അറിയിക്കുക തീയതി, സമയം, അതിന്റെ കൈവശമുള്ള സ്ഥലം, ഇവന്റിന്റെ വിഷയം എന്നിവയെക്കുറിച്ച്.
ഫോൺ കോൾ, SMS സന്ദേശം, ഇമെയിൽ (ഡെലിവറി, റീഡ് അറിയിപ്പ് എന്നിവയ്‌ക്കൊപ്പം), വ്യക്തിഗത ബൈപാസ് വഴി നിങ്ങൾക്ക് ഒരു മീറ്റിംഗ് റിപ്പോർട്ടുചെയ്യാനാകും.
പങ്കെടുക്കുന്നവരിൽ ഒരാൾ വിവിധ കാരണങ്ങളാൽ (വാർഷിക അവധി, താൽക്കാലിക വൈകല്യം, ബിസിനസ്സ് യാത്ര മുതലായവ) ജോലിസ്ഥലത്ത് നിന്ന് വിട്ടുനിൽക്കുകയാണെങ്കിൽ, അഭാവത്തിന്റെ കാരണം കണ്ടെത്തുകയും ഹാജരാകാത്ത വ്യക്തിയെ മാറ്റിസ്ഥാപിക്കുന്ന ജീവനക്കാരനെ ഓർമ്മപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്. അവൻ യോഗത്തിൽ പങ്കെടുക്കേണ്ട പകരം വയ്ക്കൽ പദ്ധതി.
നിങ്ങളുടെ കമ്പ്യൂട്ടറിലെ കലണ്ടറിലേക്ക് ഒരു ടൂൾടിപ്പ് ചേർക്കുന്നതും ഉപയോഗപ്രദമാകും, "ആസൂത്രണ മീറ്റിംഗിൽ അദ്ദേഹം ഉണ്ടായിരിക്കണമെന്ന് ഡെപ്യൂട്ടിയെ ഓർമ്മിപ്പിക്കുക."
മീറ്റിംഗിനെക്കുറിച്ച് ആർക്ക്, എപ്പോൾ മുന്നറിയിപ്പ് നൽകി എന്നതിനെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ ഒരു പട്ടികയിൽ നൽകാം (ഉദാഹരണം 1).
ഉദാഹരണം 1
മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരെ അറിയിക്കുന്നു
കൂടിക്കാഴ്ച 06/24/2017 രാവിലെ 11:00 മണിക്ക് പ്രൊക്യുർമെന്റ് ഡയറക്ടറുടെ ഓഫീസിൽ നടക്കും.
വിഷയം: 2017 ന്റെ രണ്ടാം പകുതിയിൽ വിതരണക്കാരുമായുള്ള കരാറുകളുടെ സമാപനം.
മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവർക്കുള്ള ഇരിപ്പിട ക്രമീകരണം
മീറ്റിംഗിൽ ഒരു സീറ്റിംഗ് ചാർട്ട് തയ്യാറാക്കുന്നത് ഉറപ്പാക്കുക:
മുതിർന്ന ഉദ്യോഗസ്ഥർ (നഗരങ്ങൾ, പ്രദേശങ്ങൾ, പ്രദേശങ്ങൾ, റിപ്പബ്ലിക്കുകൾ, ഫെഡറേഷനുകൾ);
അന്തർദേശീയ കോർപ്പറേഷനുകളുടെയും ഹോൾഡിംഗുകളുടെയും ഉടമകൾ മുതലായവ;
പങ്കാളി സംഘടനകളുടെ പ്രതിനിധികൾ.
സെക്രട്ടറിക്ക്, സാധ്യമെങ്കിൽ, ചെയർമാന്റെ മേശയ്ക്ക് അടുത്തുള്ള ഒരു പ്രത്യേക മേശയിൽ ഒരു ഇരിപ്പിടം നൽകുന്നു (ഉദാഹരണം 2).
ഉദാഹരണം 2
സീറ്റിംഗ് ചാർട്ട്
പേര് കാർഡുകൾ
അനുബന്ധ സ്ഥലങ്ങൾക്ക് എതിർവശത്തുള്ള പട്ടികകളിൽ, സ്ഥാനവും (അല്ലെങ്കിൽ) മുഴുവൻ പേരും ഉപയോഗിച്ച് നെയിം കാർഡുകൾ സ്ഥാപിക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്. ഓരോ പങ്കാളിയും. ഏറ്റവും ലളിതമായ ഓപ്ഷൻ ഒരു "വീടിലേക്ക്" മടക്കിയ കടലാസ് ഷീറ്റാണ് (ചിത്രം 1)
അരി. ഒന്ന്.മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നയാളുടെ പേര് കാർഡ്
ബാഡ്ജുകൾ
പ്രത്യേകിച്ച് നിർണായക സന്ദർഭങ്ങളിൽ, ബാഡ്ജുകൾ (ബ്രെസ്റ്റ് പ്ലേറ്റുകൾ) തയ്യാറാക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്, അത് സൂചിപ്പിക്കണം:
പൂർണ്ണമായ പേര്. പങ്കെടുക്കുന്നവർ;
അവരുടെ സ്ഥാനങ്ങൾ;
ഓരോ പങ്കാളിയും പ്രതിനിധീകരിക്കുന്ന സ്ഥാപനത്തിന്റെ പേര്;
നിർദ്ദിഷ്ട സ്ഥാപനം സ്ഥിതി ചെയ്യുന്ന പ്രദേശം.
ബാഡ്ജിൽ ഇവയും ഉൾപ്പെടാം:
പങ്കെടുക്കുന്നയാൾ പ്രതിനിധീകരിക്കുന്ന സ്ഥാപനത്തിന്റെ ലോഗോ;
ഇവന്റിന്റെ ലോഗോ (ചിഹ്നം) (യോഗങ്ങൾ, സമ്മേളനങ്ങൾ മുതലായവ).
നിങ്ങൾക്ക് ഒരു സ്ട്രിംഗ് അല്ലെങ്കിൽ ക്ലോത്ത്സ്പിൻ ഉപയോഗിച്ച് ബാഡ്ജുകൾ ഉപയോഗിക്കാം. അവ സ്റ്റേഷനറികളിലും ഓഫീസ് വിതരണ സ്റ്റോറുകളിലും വിൽക്കുന്നു.
നിങ്ങൾക്ക് സ്വന്തമായി ടെക്സ്റ്റ് ഉപയോഗിച്ച് ഇൻസെർട്ടുകൾ വികസിപ്പിക്കാം, തുടർന്ന് പ്രിന്ററിൽ പ്രിന്റ് ചെയ്യുക, കത്രിക ഉപയോഗിച്ച് മുറിച്ച് ബാഡ്ജുകളിൽ ഇടുക (ചിത്രം 2).
അരി. 2.നിങ്ങൾ തന്നെ രൂപകൽപ്പന ചെയ്ത ബാഡ്ജ് ഉൾപ്പെടുത്തൽ
തയ്യാറെടുപ്പിനായി മതിയായ ഫണ്ട് അനുവദിച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, പ്രിന്റിംഗ് സേവനങ്ങൾ നൽകുന്ന ഒരു ഓർഗനൈസേഷനിൽ നിന്ന് ഇൻസേർട്ട് കാർഡുകൾ ഓർഡർ ചെയ്യാവുന്നതാണ്. സാധാരണ ആന്തരിക മീറ്റിംഗുകൾക്ക്, ബാഡ്ജുകൾ ആവശ്യമില്ല.
മീറ്റിംഗിന്റെ ദൈർഘ്യം
വ്യത്യസ്ത തരത്തിലുള്ള മീറ്റിംഗുകൾക്ക് വ്യത്യസ്ത സമയങ്ങളുണ്ട്. ഉദാഹരണത്തിന്, ഒരു രാവിലത്തെ മീറ്റിംഗിന് അരമണിക്കൂറോളം എടുത്തേക്കാം, അതേസമയം ഒരു പ്രത്യേക വിഷയത്തെക്കുറിച്ചുള്ള ഇന്റർ-റീജിയൻ മീറ്റിംഗ് ദിവസം മുഴുവൻ എടുത്തേക്കാം.
മീറ്റിംഗിന്റെ ദൈർഘ്യം മുൻകൂട്ടി ആസൂത്രണം ചെയ്യണം. എല്ലാ പങ്കാളികളും ഇവന്റിന്റെ ആരംഭ സമയവും അവസാന സമയവും അറിഞ്ഞിരിക്കണം. ഇത് വേഗത്തിലും കാര്യക്ഷമമായും പ്രവർത്തിക്കാൻ നിങ്ങളെ സഹായിക്കും, അങ്ങനെ വൈകിയിരിക്കരുത്.
തകർക്കുന്നു
മീറ്റിംഗിന്റെ ദൈർഘ്യം ഒരു ജ്യോതിശാസ്ത്ര മണിക്കൂർ (60 മിനിറ്റ്) കവിയുന്നുവെങ്കിൽ, ഓരോ അക്കാദമിക് മണിക്കൂറിലും (45 മിനിറ്റ്) ഇടവേളകൾ എടുക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്.
പ്രത്യേകിച്ച് നീണ്ട ഇവന്റുകളിൽ, താൽക്കാലികമായി നിർത്താം, ഈ സമയത്ത് പങ്കെടുക്കുന്നവർക്ക് ലഘുഭക്ഷണങ്ങളും (സാൻഡ്‌വിച്ചുകൾ, പഴങ്ങൾ, മധുരപലഹാരങ്ങൾ) പാനീയങ്ങളും (ചായ, കാപ്പി, ജ്യൂസുകൾ, മിനറൽ വാട്ടർ മുതലായവ) വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നു.
മീറ്റിംഗിന്റെ നില കുറവായിരിക്കുകയും മീറ്റിംഗ് റൂമിന് സമീപം ഓഫീസ് സന്ദർശകർക്കായി ഒരു കൂളർ, ഒരു കോഫി മെഷീൻ, ഡിസ്പോസിബിൾ ടേബിൾവെയർ എന്നിവ ഉണ്ടെങ്കിൽ, മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവർക്ക് സ്വയം കാപ്പിയോ ചായയോ വെള്ളമോ ഒഴിക്കാനാകും.
മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവർ ഇരിക്കുന്ന മേശകളിൽ വെള്ളവും ഗ്ലാസുകളും ഉള്ള കുപ്പികൾ മുൻകൂട്ടി സ്ഥാപിക്കാം - അപ്പോൾ അവർക്ക് ഇടവേളയിൽ മാത്രമല്ല, ഏത് സമയത്തും ദാഹം ശമിപ്പിക്കാൻ കഴിയും. ഭക്ഷണം മേശപ്പുറത്ത് വയ്ക്കാതിരിക്കുന്നതാണ് നല്ലത്. പങ്കെടുക്കുന്നവരിൽ ഒരാൾ ബിസിനസ്സ് പേപ്പറുകളിൽ ഒരു സാൻഡ്‌വിച്ച് ഇടുകയോ കോഫി ഒഴിക്കുകയോ ചെയ്താൽ അത് ലജ്ജാകരമാണ്.
ഒരു പ്രത്യേക മുറിയിൽ ലഘുഭക്ഷണങ്ങളും പാനീയങ്ങളും ഉപയോഗിച്ച് മേശ ക്രമീകരിക്കുന്നതാണ് നല്ലത്. ഇത് സാധാരണയായി സെക്രട്ടറിയാണ് ചെയ്യുന്നത്, പക്ഷേ അദ്ദേഹം മിനിറ്റ് സൂക്ഷിക്കുന്നില്ലെങ്കിൽ മാത്രം. ഒരു മീറ്റിംഗിൽ സെക്രട്ടറിക്ക് മുറിയിൽ നിന്ന് പുറത്തിറങ്ങാൻ കഴിയാതെ വരുമ്പോൾ, ഇടവേള എടുക്കാൻ നിയോഗിക്കപ്പെട്ട മറ്റൊരു ഉദ്യോഗസ്ഥൻ ഇടവേള ക്രമീകരിക്കണം. അല്ലെങ്കിൽ, പകരം, മീറ്റിംഗിന് മുമ്പായി സെക്രട്ടറി കോഫി ബ്രേക്കുകൾക്കായി എല്ലാം തയ്യാറാക്കുന്നു. വിപുലമായ മീറ്റിംഗുകളിൽ, സഹായികൾ സാധാരണയായി ഒഴിച്ചുകൂടാനാവാത്തവരാണ്.
ടൈം ഫ്രെയിം
പരിപാടിയുടെ ദൈർഘ്യം നിയന്ത്രിക്കണം. മീറ്റിംഗിന്റെ ചെയർമാൻ ഈ നിയമം പാലിക്കുന്നത് നിരീക്ഷിക്കുന്നു.
മീറ്റിംഗ് ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യുമ്പോൾ, ഓരോ പ്രസംഗകനും ഓരോ വിഷയവും സംസാരിക്കാനും ചർച്ച ചെയ്യാനും ആവശ്യമായ സമയം കണക്കിലെടുക്കുന്നത് ഉറപ്പാക്കുക.
ഓരോ പ്രസംഗത്തിന്റെയും ടൈംടേബിളിനായി ചെയർമാനുമായി പരിശോധിക്കുക.
ആവശ്യമെങ്കിൽ ഷെഡ്യൂൾ ബ്രേക്കുകൾ.
കാൽക്കുലേറ്ററിലെ എല്ലാ സമയ കാലയളവുകളും ചേർത്ത് ലഭിച്ച തുകയിലേക്ക് ചേർക്കുക
മീറ്റിംഗ് എത്ര സമയമെടുക്കുമെന്ന് ചെയർപേഴ്സനെ അറിയിക്കണം. അദ്ദേഹം ഈ കണക്കിനോട് യോജിക്കുന്നുവെങ്കിൽ, നിയന്ത്രണങ്ങൾ പങ്കെടുക്കുന്ന എല്ലാവരുടെയും ശ്രദ്ധയിൽ കൊണ്ടുവരണം, ഇല്ലെങ്കിൽ, അവർ മാറ്റങ്ങൾ വരുത്തുകയും ചെയർമാനോട് റിപ്പോർട്ട് ചെയ്യുകയും വേണം.
കരാറിനുശേഷം, സമയ നിയന്ത്രണങ്ങളുള്ള അജണ്ട എല്ലാ മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവർക്കും അയയ്ക്കും (ഉദാഹരണം 3).
ഉദാഹരണം 3
സമയ പരിമിതികളുള്ള അജണ്ട
മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ്: 5 അടിസ്ഥാന ഘട്ടങ്ങൾ
പ്രോട്ടോക്കോൾസ്ഥിരമായ കൊളീജിയറ്റ് ബോഡികളുടെയും (കമ്മീഷനുകൾ, കമ്മിറ്റികൾ, കൗൺസിലുകൾ മുതലായവ) താൽക്കാലിക കൊളീജിയറ്റ് ബോഡികളുടെയും രണ്ട് പ്രവർത്തനങ്ങളും രേഖപ്പെടുത്തുക - വിവിധ മീറ്റിംഗുകൾ, മീറ്റിംഗുകൾ, സെമിനാറുകൾ, കോൺഫറൻസുകൾ.
ഇനിപ്പറയുന്ന തരത്തിലുള്ള പ്രോട്ടോക്കോളുകൾ ഉണ്ട്:
. സംക്ഷിപ്ത പ്രോട്ടോക്കോൾ- മുഴുവൻ പേര് നിശ്ചയിച്ചിട്ടുള്ള ഒരു പ്രമാണം. മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ സ്ഥാനങ്ങൾ, അതിന്റെ വിഷയം, പ്രധാന പ്രശ്നങ്ങൾ, റിപ്പോർട്ടുകളുടെ സംഗ്രഹം, എടുത്ത തീരുമാനങ്ങൾ, ഉത്തരവാദിത്തപ്പെട്ട ഓരോ വ്യക്തിക്കും ചുമതലകളുടെ ഒരു ലിസ്റ്റ്. അത്തരമൊരു പ്രോട്ടോക്കോൾ, ചട്ടം പോലെ, പ്രവർത്തന യോഗങ്ങളിൽ സൂക്ഷിക്കുന്നു.
. സമ്പൂർണ്ണ പ്രോട്ടോക്കോൾ, മുകളിൽ പറഞ്ഞവയെല്ലാം കൂടാതെ, എല്ലാ പ്രസംഗങ്ങളുടെയും അഭിപ്രായങ്ങളുടെയും ഭേദഗതികളുടെയും ചർച്ചയുടെ മറ്റ് സൂക്ഷ്മതകളുടെയും വിശദമായ രേഖകൾ ഉൾപ്പെടുന്നു. മീറ്റിംഗിന്റെ വിശദമായ ചിത്രം പുനഃസ്ഥാപിക്കാൻ ഈ പ്രമാണം നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു.
മീറ്റിംഗിന്റെ ചെയർമാനോ എന്റർപ്രൈസ് മേധാവിയോ ആണ് മിനിറ്റ് സൂക്ഷിക്കുന്നതിനുള്ള രൂപം തിരഞ്ഞെടുക്കുന്നത്.
മീറ്റിംഗിനായി തയ്യാറാക്കിയ പ്രസംഗങ്ങളുടെ പാഠങ്ങളും മറ്റ് മെറ്റീരിയലുകളും ആപ്ലിക്കേഷനുകളുടെ രൂപത്തിൽ വരച്ചിട്ടുണ്ട്. അവ പ്രോട്ടോക്കോളിന്റെ വാചകത്തിൽ പരാമർശിക്കേണ്ടതാണ്.
മീറ്റിംഗിന്റെ ഗതി എത്ര കൃത്യമായും പൂർണ്ണമായും രേഖപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്നു എന്നതിന് സെക്രട്ടറി ഉത്തരവാദിയാണ്. ഈ ഉത്തരവാദിത്തം കുറച്ചുകാണാൻ കഴിയില്ല, കാരണം നടപ്പിലാക്കേണ്ട എല്ലാ പ്രസംഗങ്ങളും ചർച്ചകളും അഭിപ്രായങ്ങളും തീരുമാനങ്ങളും പ്രതിഫലിപ്പിക്കുന്ന ഒരേയൊരു രേഖയാണ് പ്രോട്ടോക്കോൾ. മീറ്റിംഗിൽ, അതിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവർക്ക് എന്തെങ്കിലും കേൾക്കാൻ കഴിയില്ല, അത് എഴുതാൻ അവർക്ക് സമയമില്ലായിരിക്കാം. പ്രോട്ടോക്കോൾ പരാമർശിച്ചുകൊണ്ട് ഇത് പുനഃസ്ഥാപിക്കാൻ എളുപ്പമായിരിക്കും.
ഘട്ടം 1: ജോലിസ്ഥലം തയ്യാറാക്കുക
മീറ്റിംഗ് ആരംഭിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് മിനിറ്റുകൾ എടുക്കുന്നത് എളുപ്പമാക്കുന്നതിന്:
. ഹാളിൽ നിങ്ങളുടെ സീറ്റ് തിരഞ്ഞെടുക്കുകപരിപാടി എവിടെ നടക്കും. ഇത് എല്ലാ പങ്കാളികൾക്കും മുഖത്ത് ദൃശ്യമായിരിക്കണം, ചെയർമാന്റെയും സ്പീക്കറുകളുടെയും പ്രസംഗങ്ങളും "പ്രേക്ഷകരിൽ നിന്നുള്ള അഭിപ്രായങ്ങളും" വ്യക്തമായി കേൾക്കാനാകും (ഉദാഹരണം 2 ലെ സീറ്റിംഗ് ചാർട്ട് കാണുക).
. മുഴുവൻ പേരുകളുള്ള മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ ഒരു ലിസ്റ്റ് നിങ്ങളുടെ മേശപ്പുറത്ത് വയ്ക്കുക. കൂടാതെ സ്ഥാനങ്ങൾ, അതുപോലെ ഒരു സീറ്റിംഗ് ചാർട്ട്. മീറ്റിംഗ് ആരംഭിക്കുന്നതിന് മുമ്പ്, ആരാണ് എവിടെ ഇരിക്കുന്നതെന്ന് ശ്രദ്ധാപൂർവ്വം പഠിക്കുന്നത് ഉപയോഗപ്രദമാകും, തുടർന്ന് ആവശ്യാനുസരണം ഡയഗ്രം നോക്കുക.
. സ്റ്റേഷനറികൾ സംഭരിക്കുക. നിങ്ങളോടൊപ്പം 2-3 പേനകൾ, 2 പെൻസിലുകൾ, 2 ഇറേസറുകൾ എന്നിവ എടുക്കുക.
. ഓഫീസ് ഉപകരണങ്ങളും മറ്റ് ഉപകരണങ്ങളും പ്രവർത്തിക്കുന്നുണ്ടോയെന്ന് പരിശോധിക്കുക: ക്ലോക്ക്, വോയിസ് റെക്കോർഡർ, വീഡിയോ ക്യാമറ (ലഭ്യമെങ്കിൽ). പവർ കോർഡ്, സ്പെയർ ബാറ്ററികൾ അല്ലെങ്കിൽ അക്യുമുലേറ്ററുകൾ എന്നിവ മറക്കരുത്.
മീറ്റിംഗിന് മുമ്പ്, എല്ലാ റിപ്പോർട്ടുകളുടെയും പ്രധാന പോയിന്റുകൾ ബ്രഷ് ചെയ്യുക.
ഘട്ടം 2: മീറ്റിംഗിന്റെ പുരോഗതി പരിഹരിക്കുക
മീറ്റിംഗിനായി തയ്യാറാക്കിയ മെറ്റീരിയലുകൾക്ക് പുറമേ (റിപ്പോർട്ടുകൾ, പ്രസംഗങ്ങൾ, റഫറൻസുകൾ, ഡ്രാഫ്റ്റ് തീരുമാനങ്ങൾ, അജണ്ട, പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ ലിസ്റ്റുകൾ മുതലായവ), ശബ്ദ റെക്കോർഡിംഗ്, വീഡിയോ റെക്കോർഡിംഗ്, ട്രാൻസ്ക്രിപ്റ്റുകൾ അല്ലെങ്കിൽ കരട് കൈയെഴുത്ത് കുറിപ്പുകൾ എന്നിവയുടെ അടിസ്ഥാനത്തിലാണ് പ്രോട്ടോക്കോൾ സമാഹരിച്ചിരിക്കുന്നത്. മീറ്റിംഗിൽ സൂക്ഷിക്കുന്നത്.
ഡ്രാഫ്റ്റ് നോട്ടുകൾ എങ്ങനെ സൂക്ഷിക്കാം?
1. ഡ്രാഫ്റ്റ് പ്രോട്ടോക്കോളിനായി ഷീറ്റുകൾ തയ്യാറാക്കുക- അവരുടെ എണ്ണം അജണ്ടയുടെ വ്യാപ്തിയെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു. ആദ്യ ഷീറ്റിൽ, മീറ്റിംഗിന്റെ തീയതി, അതിന്റെ വിഷയം, പ്രോട്ടോക്കോൾ നമ്പർ, പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ പട്ടിക, അജണ്ട (ഉദാഹരണം 4) എന്നിവ എഴുതുക.
ഉദാഹരണം 4
മീറ്റിംഗിന്റെ കരട് മിനിറ്റ്സ്. ഷീറ്റ് നമ്പർ 1
കുറിപ്പുകൾക്ക് മതിയായ ഇടം നൽകിക്കൊണ്ട് പ്രത്യേക ശൂന്യമായ ഷീറ്റുകളിൽ ചർച്ചയ്ക്കുള്ള ചോദ്യങ്ങൾ എഴുതുക:
ഷീറ്റ് നമ്പർ 2: "നോൺ-ഫെറസ്, ഫെറസ് ലോഹം വിതരണം ചെയ്യുന്നതിനുള്ള കരാറുകളുടെ സമാപനത്തിലെ ജോലിയുടെ അവസ്ഥയെക്കുറിച്ച്." പ്രോഖോറോവിന്റെ റിപ്പോർട്ട് പി.ഡി.
ഷീറ്റ് നമ്പർ 3
ഷീറ്റ് നമ്പർ 4: "വിതരണങ്ങളുടെ ഗതാഗത വിതരണത്തിൽ." മെദ്വദേവ് വി.യു.യുടെ റിപ്പോർട്ട്;
ഷീറ്റ് നമ്പർ 5: ... (മീറ്റിംഗ് സമയത്ത് പൂർത്തിയാക്കാൻ);
ഷീറ്റ് നമ്പർ 6: "അസംസ്കൃത വസ്തുക്കളും സാമഗ്രികളും വാങ്ങുന്നതിനുള്ള അവസാനിപ്പിച്ചതും നടപ്പിലാക്കിയതുമായ കരാറുകൾക്ക് കീഴിലുള്ള സെറ്റിൽമെന്റുകളുടെ അവസ്ഥയെക്കുറിച്ച്." ഫോമിന കെ.ഡി.യുടെ റിപ്പോർട്ട്;
ഷീറ്റ് നമ്പർ 7: ... (മീറ്റിംഗ് സമയത്ത് പൂർത്തിയാക്കാൻ);
ഷീറ്റ് നമ്പർ 8: "OAO ESPZ- ലേക്ക് ഉരുക്കും ലോഹസങ്കരങ്ങളും വിതരണം ചെയ്യുന്നതിനുള്ള അമേത്തിസ്റ്റ് LLC-യുമായുള്ള കരാറുകളുടെ സമാപനത്തിൽ". ടെലിഗിന്റെ നിർദ്ദേശങ്ങൾ I.I.;
ഷീറ്റ് നമ്പർ 9: … (മീറ്റിംഗിൽ പൂർത്തിയാക്കും).
2. മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരെല്ലാം ഹാജരുണ്ടോയെന്ന് പരിശോധിക്കുക.ഡ്രാഫ്റ്റ് പ്രോട്ടോക്കോളിൽ ഇല്ലാത്തവരെ പെൻസിൽ ഉപയോഗിച്ച് മറികടക്കുക - അവർ വൈകിയേക്കാം. യോഗത്തിന് ശേഷം ഹാജരാകാത്തതിന്റെയും വൈകുന്നതിന്റെയും കാരണങ്ങൾ കണ്ടെത്തുക.
വൈകിയവരുടെ വരവ് സമയം, ബ്രാക്കറ്റുകളിൽ പ്രോട്ടോക്കോളിന്റെ ടെക്സ്റ്റിൽ നേരിട്ട് ഉറപ്പിക്കുക:
ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, യോഗത്തിൽ പങ്കെടുത്തവരിൽ ഏതാണ്, എന്താണ് കൃത്യമായി നഷ്‌ടമായതെന്ന് കൃത്യമായി അറിയാനാകും.
3. "കേട്ട" ഇനം പൂരിപ്പിക്കുക. ഡ്രാഫ്റ്റിന്റെ ആദ്യ ഷീറ്റിലും റിപ്പോർട്ടുകളുടെ അനുബന്ധ ശീർഷകങ്ങളുള്ള ഷീറ്റുകളിലും പൂർണ്ണമായ പേര് സ്ഥിരമായി രേഖപ്പെടുത്തുക. കൂടാതെ സ്പീക്കറുകളുടെ സ്ഥാനങ്ങൾ, പ്രസംഗങ്ങളുടെ വിഷയങ്ങളും അവയുടെ സംഗ്രഹവും. നിങ്ങൾ അടിസ്ഥാന വിവരങ്ങൾ മാത്രം പരിഹരിക്കേണ്ടതുണ്ട്: തീയതികൾ, കണക്കുകൾ, വസ്തുതകൾ. തുടർന്ന്, നൽകിയിരിക്കുന്ന പ്രസംഗങ്ങളുടെ പാഠങ്ങൾ (അമൂർത്തങ്ങൾ) ഉപയോഗിച്ച് കുറിപ്പുകൾ പരിശോധിക്കുക. നിങ്ങൾ പൊരുത്തക്കേടുകൾ കണ്ടെത്തുകയാണെങ്കിൽ, അത് മീറ്റിംഗിന്റെ ചെയർമാനെ അറിയിക്കുക.
4. "സംസാരിച്ചത്" എന്ന ഇനം നൽകുക(ആവശ്യമെങ്കിൽ). മറ്റ് പങ്കാളികളിൽ നിന്നുള്ള അഭിപ്രായങ്ങൾ, ചോദ്യങ്ങൾ, എതിർപ്പുകൾ എന്നിവയാൽ സ്പീക്കറുടെ സംഭാഷണത്തിന്റെ ഗതി തടസ്സപ്പെടുമ്പോൾ ഈ ഖണ്ഡിക പൂരിപ്പിക്കുന്നു. പൂർണ്ണ പ്രോട്ടോക്കോളിൽഅത്തരത്തിലുള്ള ഓരോ പരാമർശവും ഉടനടി രേഖപ്പെടുത്തണം, പ്രത്യേകിച്ചും "ദയവായി അത് മിനിറ്റുകൾക്കുള്ളിൽ നൽകുക" എന്ന വാക്യത്തോടൊപ്പമുണ്ടെങ്കിൽ. ഉദാഹരണത്തിന്:
ഏത് പ്രസ്താവനയ്ക്കും മീറ്റിംഗിന്റെ ഗതി മാറ്റാൻ കഴിയും എന്നതാണ് വസ്തുത, തുടർന്ന് ഇത് എപ്പോൾ സംഭവിച്ചുവെന്നതും അതുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് നിമിഷം ഹൈലൈറ്റ് ചെയ്യേണ്ടതും ആവശ്യമായി വന്നേക്കാം.
ഒരു ചെറിയ പ്രോട്ടോക്കോളിൽ
അവരുടെ പ്രവർത്തനത്തിനിടയിൽ, നിയമപരമായ സ്ഥാപനങ്ങൾ പൊതുയോഗത്തിൽ സമർപ്പിച്ച വിഷയങ്ങളിൽ പലപ്പോഴും തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കുന്നു, അതിൽ സ്ഥാപകർ, ഷെയർഹോൾഡർമാർ, ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റ് മേധാവികൾ, ബിസിനസ്സ് പങ്കാളികളായ പാർട്ടികളുടെ പ്രതിനിധികൾ എന്നിവർ പങ്കെടുക്കും. അത്തരമൊരു സാഹചര്യത്തിൽ, മീറ്റിംഗിൽ പരിഹരിക്കേണ്ട ചുമതലകൾ പൊതുയോഗത്തിന്റെ മിനിറ്റ്സ് പോലുള്ള ഒരു ഫോം ഉപയോഗിച്ച് തയ്യാറാക്കുന്നു. മുഴുവൻ ഇവന്റിന്റെയും പുരോഗതി സംക്ഷിപ്തമായി പ്രദർശിപ്പിക്കുന്ന ഒരു പ്രത്യേക പ്രമാണമാണിത്, കൂടാതെ അവതരിപ്പിച്ച വിവരങ്ങളുടെ ഒരു സംഗ്രഹവും അടങ്ങിയിരിക്കാം.
പൊതുയോഗത്തിന്റെ മിനിറ്റുകളുടെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ പ്രശ്നങ്ങൾ പരിഹരിച്ചു
ഒരു ഓർഗനൈസേഷന്റെയോ എന്റർപ്രൈസസിന്റെയോ പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ അവിഭാജ്യ ഘടകമായ വിവിധ പ്രശ്നങ്ങൾ പരിഹരിക്കുന്നതിന് പൊതുയോഗത്തിന്റെ മിനിറ്റ്സ് ആവശ്യമാണ്. ഈ പ്രമാണത്തിന്റെ സഹായത്തോടെ, സ്ഥാപകരുടെയോ ഷെയർഹോൾഡർമാരുടെയോ ഘടനയിലെ മാറ്റങ്ങൾ, ഓഹരികളുടെ ഇഷ്യു, എന്റർപ്രൈസസിന്റെ പുനഃസംഘടന അല്ലെങ്കിൽ ലിക്വിഡേഷൻ എന്നിവ ഔപചാരികമാക്കാം.
കൂട്ടായ തീരുമാനം ആവശ്യമായ കാര്യങ്ങളിൽ, പൊതുയോഗത്തിന്റെ മിനിറ്റ്സ് ഉപയോഗിക്കണം. ഒരു ഓർഗനൈസേഷന്റെ അതിരുകൾക്കുള്ളിലെ അത്തരം എല്ലാ പരിപാടികൾക്കും സമാഹാര ടെംപ്ലേറ്റ് സമാനമാണ്. അതിനാൽ, എന്റർപ്രൈസസിന്റെ സാമ്പത്തിക പ്രവർത്തനത്തിന്റെ പ്രതിഫലനമായതിനാൽ, ഈ പ്രമാണത്തിന് ഒരു പ്രധാന നിയമപരമായ പ്രാധാന്യമുണ്ട്.
പൊതുയോഗത്തിന്റെ മിനിറ്റ്സ്, അതിന്റെ തയ്യാറെടുപ്പിന്റെ മാതൃക, അതിന്റെ ഉള്ളടക്കത്തിന് ബാധകമായ മാനദണ്ഡങ്ങൾ എന്നിവ റഷ്യൻ ഫെഡറേഷന്റെ വിവിധ നിയമനിർമ്മാണ നിയമങ്ങളാൽ സ്ഥാപിക്കപ്പെടുന്നു. അതിനാൽ, നിലവിലുള്ള ലംഘനങ്ങളുടെയും പ്രോട്ടോക്കോളിന്റെ അടിസ്ഥാന ആവശ്യകതകൾ പാലിക്കുന്നതിലെ പരാജയത്തിന്റെയും അടിസ്ഥാനത്തിൽ ഒരു നിയമപരമായ സ്ഥാപനത്തിന്റെ തീരുമാനങ്ങൾ അസാധുവാക്കാൻ പരിശോധനയ്ക്കിടെ റെഗുലേറ്ററി അധികാരികൾക്ക് അവകാശമുള്ളതിനാൽ, അത് നടപ്പിലാക്കുന്നതിനുള്ള സ്ഥാപിത ആവശ്യകതകൾ കർശനമായി പാലിക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്. .
രജിസ്ട്രേഷനുള്ള നിയമപരമായ ആവശ്യകതകൾ
ഓർഗനൈസേഷന്റെ സാമ്പത്തിക പ്രവർത്തനങ്ങളിൽ പങ്കെടുക്കുന്ന അംഗങ്ങളുടെ പൊതുയോഗത്തിന്റെ മിനിറ്റ്സ് അത് കൈവശം വച്ച തീയതി മുതൽ 15 ദിവസത്തിനുള്ളിൽ തയ്യാറാക്കണം. പ്രമാണം രണ്ട് പകർപ്പുകളിലാണ് നിർമ്മിച്ചിരിക്കുന്നത്, അതിൽ ഒരു നിശ്ചിത ഡാറ്റ അടങ്ങിയിരിക്കണം:
- മീറ്റിംഗിന്റെ തീയതിയും സ്ഥലവും.
- പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ ഉടമസ്ഥതയിലുള്ള വോട്ടുകളുടെ എണ്ണം.
- ഹാജരാകാത്തവരടക്കം മൊത്തം വോട്ടുകളുടെ എണ്ണം.
- മീറ്റിംഗിന്റെ ചെയർമാന്റെ കുടുംബപ്പേരും പേരും.
- പ്രെസിഡിയത്തിന്റെ ഘടന.
- അജണ്ട.
ചട്ടം പോലെ, ചർച്ചയ്ക്കും വോട്ടിംഗിനുമായി സമർപ്പിച്ച പ്രധാന പ്രശ്നങ്ങളും അംഗീകരിച്ച ഫലങ്ങളും സംഗ്രഹങ്ങളുടെ രൂപത്തിൽ മിനിറ്റ് സൂചിപ്പിക്കുന്നു.
പ്രോട്ടോക്കോളിന്റെ ഉദ്ദേശ്യം
പൊതുയോഗത്തിന്റെ മിനിറ്റ്സ് എന്നത് നിയമപരമായ സ്ഥാപനത്തിന്റെ പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ ദിശ നിർണ്ണയിക്കുന്ന ഏതെങ്കിലും തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കുന്നതിനുള്ള ഒരു രേഖയാണ്. എല്ലാ ഫോമുകളും പ്രോട്ടോക്കോളുകളും കൊളീജിയൽ ബോഡികൾ എടുക്കുന്ന തീരുമാനങ്ങൾ രേഖപ്പെടുത്താൻ ലക്ഷ്യമിടുന്നു. കൂടാതെ, ബിസിനസ്സ് മീറ്റിംഗുകൾ, കമ്മീഷനുകളുടെ മീറ്റിംഗുകൾ, ചർച്ചകൾ, ഉപദേശക മീറ്റിംഗുകൾ എന്നിവയ്ക്കിടെ മിനിറ്റ്സ് തയ്യാറാക്കുന്നു. കൂട്ടായ തീരുമാനങ്ങളും കരാറുകളും രേഖപ്പെടുത്തുക എന്നതാണ് പ്രോട്ടോക്കോളിന്റെ ലക്ഷ്യം.
ഏതൊരു എന്റർപ്രൈസോ ഓർഗനൈസേഷനോ കൊളീജിയൽ തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കുന്നതിനുള്ള രീതികൾ ഉപയോഗിക്കുകയും അവരുടെ മീറ്റിംഗുകളുടെ മിനിറ്റ്സ് സമർത്ഥമായി വരയ്ക്കുകയും വേണം. കൊളീജിയൽ തീരുമാനങ്ങൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിന്റെ പ്രാധാന്യം ഒരു നിയമപരമായ സ്ഥാപനം അതിന്റെ പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ ശരിയായ നടത്തിപ്പിനുള്ള നല്ല പിന്തുണയാണ്.
ഒരു കമ്പനിയിൽ ബിസിനസ്സ് പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ നടത്തിപ്പ് സംബന്ധിച്ച് സ്ഥാപകനോ ഡയറക്‌ടറോ ഏക തീരുമാനമെടുത്താൽ, കമ്പനിയുടെ പ്രവർത്തനങ്ങളെക്കുറിച്ചുള്ള സുപ്രധാന തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കുന്നതിന് ഒരു ഉപദേശക യോഗം നിർബന്ധമായും ഗ്രൂപ്പുചെയ്യണം. അങ്ങനെ, അത്തരം തീരുമാനങ്ങളുടെ പരിഗണനയും ഉയർന്നുവന്ന പ്രശ്നങ്ങളും പൊതുയോഗത്തിന്റെ മിനിറ്റ്സിൽ രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്.
പ്രധാനപ്പെട്ട നടപടിക്രമം
ഒരു പ്രോട്ടോക്കോൾ തയ്യാറാക്കുന്ന പ്രക്രിയ നിരവധി ഘട്ടങ്ങൾ ഉൾക്കൊള്ളുന്നു:
- അജണ്ട ക്രമീകരിക്കുകയും തയ്യാറാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.
- ആവശ്യമായ ഡോക്യുമെന്റേഷന്റെ ഡ്രോയിംഗും തയ്യാറാക്കലും.
- പൊതുയോഗത്തിന്റെ സ്ഥലത്തെക്കുറിച്ചുള്ള എല്ലാ പങ്കാളികളുടെയും അറിയിപ്പ്.
- മീറ്റിംഗിന്റെ അജണ്ടയ്ക്കുള്ള തയ്യാറെടുപ്പിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവർക്ക് ആവശ്യമായ വിവര ഡാറ്റയുടെ വിതരണം, അതിന്റെ വ്യക്തിഗത പ്രശ്നങ്ങൾ ഉയർത്തിക്കാട്ടുന്നു.
ചർച്ചകൾ ആരംഭിക്കുന്നതിന് മുമ്പ്, മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ രജിസ്ട്രേഷൻ ഡാറ്റ മിനിറ്റുകളിൽ നൽകേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്. ഈ ആവശ്യത്തിനായി, പങ്കെടുക്കുന്ന എല്ലാവരുടെയും ഒരു ലിസ്റ്റ് തയ്യാറാക്കി, നിയമപരമായി സാധുതയുള്ള ഒരു തീരുമാനം എടുക്കാൻ ആവശ്യമായ വോട്ടുകളുടെ എണ്ണവുമായി പൊരുത്തപ്പെടണം.
എടുത്ത തീരുമാനങ്ങളെയും പൊതുയോഗത്തിന്റെ ഗതിയെയും കുറിച്ചുള്ള കൂടുതൽ ഡോക്യുമെന്റേഷനായി, ശബ്ദ അല്ലെങ്കിൽ വീഡിയോ റെക്കോർഡിംഗിന്റെ ആധുനിക സാങ്കേതിക മാർഗങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുന്നു, അവ എടുത്ത എല്ലാ പ്രസംഗങ്ങളും തീരുമാനങ്ങളും റെക്കോർഡുചെയ്യാനും പ്രോസസ്സ് ചെയ്യാനും ഉപയോഗിക്കുന്നു. കൂടാതെ, റെക്കോർഡിംഗ് സമയത്ത്, മുഴുവൻ മീറ്റിംഗിലുടനീളം പ്രോട്ടോക്കോളിന്റെ പരുക്കൻ ഡ്രാഫ്റ്റുകൾ രേഖാമൂലം തയ്യാറാക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്. വോട്ടുചെയ്യുന്നതിനോ ചർച്ച ചെയ്യുന്നതിനോ ഉള്ള പ്രശ്നങ്ങൾ സമർപ്പിക്കുന്നതിൽ പങ്കെടുത്ത രേഖകളുടെ പട്ടിക സൂചിപ്പിക്കണം. പൊതുയോഗത്തിൽ ഉപയോഗിക്കുന്ന റിപ്പോർട്ടുകൾ, പ്രോജക്ടുകൾ, റഫറൻസുകൾ ഇവയാണ്.
ഡിസൈൻ നിയമങ്ങൾ
ഉടമകളുടെയോ പങ്കാളികളുടെയോ പൊതുയോഗത്തിന്റെ മിനിറ്റ്സ് ശരിയായി തയ്യാറാക്കുകയും റഷ്യൻ ഫെഡറേഷന്റെ നിയമനിർമ്മാണത്തിന്റെ റെഗുലേറ്ററി ആവശ്യകതകൾ പൂർണ്ണമായും പാലിക്കുകയും വേണം.
അതിന്റെ ഉള്ളടക്കം അനുസരിച്ച്, പ്രമാണം ഒന്നുകിൽ മീറ്റിംഗിന്റെ വിശദമായതോ സംഗ്രഹമോ ആകാം. ചർച്ചാ സമിതിയുടെ പൊതുയോഗത്തിൽ നടന്ന എല്ലാ പ്രസംഗങ്ങളും പൂർണ്ണരൂപത്തിൽ പ്രദർശിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു. ഹ്രസ്വ ഫോമിൽ സ്പീക്കറുകളെയും സംഭാഷണ വിഷയത്തെയും കുറിച്ചുള്ള ഡാറ്റ മാത്രമേ അടങ്ങിയിട്ടുള്ളൂ. ഹ്രസ്വ രൂപത്തെ സ്കീമ പ്രോട്ടോക്കോൾ എന്ന് വിളിക്കുന്നു. മീറ്റിംഗിന്റെ ചെയർമാനോ ഒരു കൊളീജിയറ്റ് തീരുമാനം എടുക്കുന്ന സമയത്തോ മിനിറ്റ് ഡ്രോയിംഗ് ഫോം നിർണ്ണയിക്കുന്നു. പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ പൊതുയോഗത്തിന്റെ മിനിറ്റുകളുടെ ഒരു മാതൃക ചുവടെ അവതരിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു.
GOST അനുസരിച്ച് വിശദാംശങ്ങൾ നൽകുന്നതിനുള്ള ഓഫീസ് ജോലിയുടെ എല്ലാ മാനദണ്ഡങ്ങളും ആവശ്യകതകളും പാലിച്ചാണ് ഈ പ്രമാണം തയ്യാറാക്കിയിരിക്കുന്നത്.
പ്രോട്ടോക്കോൾ ഉള്ളടക്കം. ഓർഗനൈസേഷൻ ഡാറ്റ
പൊതുയോഗത്തിന്റെ മിനിറ്റിൽ, അതിന്റെ ഒരു സാമ്പിൾ വികസിപ്പിച്ചുകൊണ്ടിരിക്കുന്നു, ഓർഗനൈസേഷന്റെ മുഴുവൻ പേരിനെക്കുറിച്ചുള്ള ഡാറ്റയും നിയമപരമായ ഫോമിനെ (LLC, JSC, മുതലായവ) സംബന്ധിച്ച അംഗീകൃത ചുരുക്കങ്ങളും നിർബന്ധമായും അടങ്ങിയിരിക്കണം. ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, പേര് എന്റർപ്രൈസസിന്റെ ചാർട്ടറിൽ സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നതും യൂണിഫൈഡ് സ്റ്റേറ്റ് രജിസ്റ്ററിൽ നൽകിയതുമായി പൊരുത്തപ്പെടണം, കൂടാതെ ചുരുക്കങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കാതെ ഒരു പൂർണ്ണ ഡീകോഡിംഗും ഉണ്ടായിരിക്കണം.
ഇത് ഒരു എൽഎൽസിയുടെ പൊതുയോഗത്തിന്റെ പ്രോട്ടോക്കോൾ ആണെങ്കിൽ, വ്യത്യസ്ത ഓർഗനൈസേഷണൽ, നിയമപരമായ ഉടമസ്ഥാവകാശമുള്ള ഓർഗനൈസേഷനുകൾക്കുള്ള അതേ നിയമങ്ങളും നിയന്ത്രണങ്ങളും അനുസരിച്ചാണ് സാമ്പിൾ തയ്യാറാക്കുന്നത്. ഇത് നിയമപരമായ എന്റിറ്റിയുടെ സ്ഥാനം ശരിയാക്കുന്നു, ഇത് ഓർഗനൈസേഷന്റെ നിയമപരമായ വിലാസത്തിന്റെ റെക്കോർഡിന്റെ രൂപത്തിൽ പ്രതിഫലിപ്പിക്കുന്നു, കൂടാതെ ഘടക രേഖകളിൽ നൽകിയിട്ടുള്ളതും ഏകീകൃത സ്റ്റേറ്റ് രജിസ്റ്ററിലെ രജിസ്ട്രേഷനുമായി പൊരുത്തപ്പെടണം.
മീറ്റിംഗ് ഡാറ്റ
അടുത്ത വിഭാഗത്തിൽ, എന്റർപ്രൈസസിന്റെ സ്ഥാനത്തിന്റെ യഥാർത്ഥ പേര് പ്രതിഫലിപ്പിക്കുന്ന നിയമപരമായ ഡാറ്റ വ്യക്തമാക്കിയ ശേഷം, മീറ്റിംഗിന്റെ സമയവും രൂപവും സംബന്ധിച്ച വിവരങ്ങൾ നിങ്ങൾ വ്യക്തമാക്കണം. ഒന്നാമതായി, പൊതുയോഗത്തിന്റെ തരം സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു, അത് വാർഷികവും അസാധാരണവും ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്തതും ആകാം. നിലവിലെ നിയമനിർമ്മാണത്തിന് അനുസൃതമായി ഒരു എൽഎൽസിയിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ പൊതുയോഗത്തിന്റെ മിനിറ്റ്സ് വർഷത്തിൽ ഒരിക്കലെങ്കിലും നിർണ്ണയിക്കപ്പെടുന്നു.
മീറ്റിംഗ് ഫോമുകൾ
മീറ്റിംഗിന്റെ രൂപം ഇങ്ങനെ നിർവചിക്കാം:
- അംഗീകൃത പ്രതിനിധികളുടെയോ പങ്കാളികളുടെ-ഷെയർഹോൾഡർമാരുടെയോ വ്യക്തിപരമായ സാന്നിധ്യം.
- വോട്ടിംഗ് വിഷയങ്ങളിൽ അഭിപ്രായങ്ങൾ അറിയാൻ നേരത്തെ അയച്ച ഡോക്യുമെന്റേഷൻ ശേഖരിച്ച് ഹാജരാകാത്ത ഫോം.
ഉപദേശക സമിതിയുടെ മീറ്റിംഗിന്റെ തീയതിയും സ്ഥലവും രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്, പങ്കെടുക്കുന്നവർ ഒത്തുകൂടിയ യഥാർത്ഥ വിലാസം സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു.
പ്രോട്ടോക്കോളിന്റെ പ്രധാന ഭാഗം
യോഗം നടന്ന വിഷയവും വിഷയങ്ങളും സൂചിപ്പിച്ചിട്ടുണ്ട്. വാർഷിക മീറ്റിംഗുകളുടെ കാര്യത്തിൽ, പരിഗണിക്കേണ്ട നിരവധി പ്രശ്നങ്ങൾ നിയമനിർമ്മാണം നിർവചിക്കുന്നു. മീറ്റിംഗിന്റെ ബാക്കി ഭാഗങ്ങളിൽ, പങ്കെടുക്കുന്നവർക്ക് അവർക്ക് പരിഹരിക്കേണ്ട വിഷയങ്ങൾ തിരഞ്ഞെടുക്കാൻ സ്വാതന്ത്ര്യമുണ്ട്.
ഹാജരാകാനും ചർച്ചയിൽ പങ്കെടുക്കാനും അവകാശമുള്ള വ്യക്തികളുടെ രജിസ്ട്രേഷന്റെ തുടക്കത്തിന്റെയും പൂർത്തീകരണത്തിന്റെയും സമയം സൂചിപ്പിക്കേണ്ടത് നിർബന്ധമാണ്. ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, പങ്കെടുക്കുന്നവരെ തിരിച്ചറിഞ്ഞ് പ്രോട്ടോക്കോളിന്റെ "ഹാജർ" വിഭാഗത്തിലേക്ക് ഈ ഡാറ്റ നൽകിക്കൊണ്ട് എല്ലാ വരവുകളും രജിസ്റ്റർ ചെയ്യുന്നതിനുള്ള നടപടിക്രമം ഓർഗനൈസർ അല്ലെങ്കിൽ സെക്രട്ടറി നിർവഹിക്കുന്നു. മുഴുവൻ പേര് സൂചിപ്പിക്കണം. പങ്കെടുക്കുന്നയാൾ, കൂടാതെ വഹിക്കുന്ന സ്ഥാനവും അവനുള്ള വോട്ടുകളുടെ എണ്ണവും. ജോയിന്റ്-സ്റ്റോക്ക് കമ്പനികളുടെ കാര്യത്തിൽ, ഒരു ഐഡന്റിറ്റി കാർഡിലെയോ ഇഷ്യൂ ചെയ്ത പവർ ഓഫ് അറ്റോർണിയിലെയോ ഡാറ്റയും നൽകാം.
ഈ ഭാഗം കൊളീജിയറ്റ് മീറ്റിംഗ് തുറക്കുന്നതിന്റെയും അവസാനിക്കുന്നതിന്റെയും സമയം, വോട്ടെണ്ണൽ സമയത്ത് രേഖപ്പെടുത്തുന്ന വോട്ടിംഗിന്റെ ഫലങ്ങൾ എന്നിവയും സൂചിപ്പിക്കുന്നു.
അജണ്ടയിലെ ഓരോ ഇനവും പരിഗണിക്കുമ്പോൾ, ഇനിപ്പറയുന്നവ സൂചിപ്പിക്കും:
- മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കാൻ അർഹതയുള്ള വോട്ടുകളുടെ എണ്ണം.
- പങ്കെടുത്ത വോട്ടുകളുടെ എണ്ണം.
- വ്യത്യസ്ത വോട്ടിംഗ് ഓപ്ഷനുകൾക്കായി രേഖപ്പെടുത്തിയ വോട്ടുകളുടെ എണ്ണം.
- എടുത്ത തീരുമാനങ്ങളുടെ രൂപീകരണം.
ശ്രവിച്ച പ്രസംഗങ്ങളുടെ എല്ലാ പ്രധാന പോയിന്റുകളും ഓരോ വിഷയത്തിലും സംസാരിച്ച വ്യക്തികളുടെ പേരുകളും രേഖപ്പെടുത്തുന്ന ഒരു വിഭാഗം ഇതിന് പിന്നാലെയുണ്ട്. സംഭാഷണങ്ങളുടെ സംഗ്രഹം ഉൾക്കൊള്ളുന്ന സംഗ്രഹങ്ങളുടെ രൂപത്തിലാണ് വിവരങ്ങൾ അവതരിപ്പിക്കുന്നത്.
അവസാന ഭാഗം
വരച്ച ശേഷം, സ്ഥാപകരുടെയോ ഷെയർഹോൾഡർമാരുടെയോ മറ്റ് പങ്കാളികളുടെയോ പൊതുയോഗത്തിന്റെ മിനിറ്റ്സ് ചെയർമാന്റെയും മീറ്റിംഗിന്റെ സെക്രട്ടറിയുടെയും ഒപ്പ് ഉപയോഗിച്ച് മുദ്രയിട്ടിരിക്കുന്നു. അതിന്റെ സമാഹാരത്തിന്റെ തീയതിയും ഉൾപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്, അത് മീറ്റിംഗിന്റെ തീയതിയുമായി പൊരുത്തപ്പെടുന്നില്ല.
പ്രത്യേക മിനിറ്റുകളും മീറ്റിംഗുകളും
അത്തരം ഡോക്യുമെന്റേഷന്റെ മറ്റൊരു രസകരമായ ഉദാഹരണം ഒരു വീടിന്റെയോ പൂന്തോട്ടപരിപാലന പങ്കാളിത്തത്തിന്റെയോ ഉടമകളുടെ പൊതുയോഗത്തിന്റെ മിനിറ്റുകളാണ്. അത്തരം മീറ്റിംഗുകളും അവയുടെ റെക്കോർഡിംഗും പങ്കെടുക്കുന്നവർക്ക് തുല്യ അവകാശങ്ങളാണെന്ന വസ്തുതയാൽ വേർതിരിച്ചിരിക്കുന്നു, കൂടാതെ ധാരാളം ആളുകൾ പ്രത്യക്ഷപ്പെടാത്ത സാഹചര്യത്തിൽ, പ്രശ്നങ്ങൾ പരിഹരിക്കുന്നതിൽ എത്തിച്ചേരുകയും പങ്കെടുത്തവരുടെ അഭിപ്രായങ്ങളെ അടിസ്ഥാനമാക്കി തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കുകയും ചെയ്യാം. ചർച്ചയ്ക്കായി ഉയർത്തി. അത്തരമൊരു പ്രോട്ടോക്കോളിന്റെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ, ഈ മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുത്തിട്ടുണ്ടോ ഇല്ലയോ എന്നത് പരിഗണിക്കാതെ തന്നെ, ഭവന നിർമ്മാണ ഫണ്ടിലോ പൂന്തോട്ട നിർമ്മാണ പങ്കാളിത്തത്തിലോ അവശേഷിക്കുന്ന അംഗങ്ങൾ എടുത്ത തീരുമാനങ്ങൾ പാലിക്കാൻ ബാധ്യസ്ഥരാണ്.
അത്തരമൊരു പ്രമാണം വരയ്ക്കുമ്പോൾ, അത് സാധാരണയായി വോട്ടുകൾ വീണ്ടും എണ്ണുന്നതിനുള്ള കമ്മീഷന്റെ ഘടനയെ സൂചിപ്പിക്കുന്നു. അംഗീകൃത വ്യക്തികൾക്കും പങ്കെടുക്കുന്നവരിൽ നിന്ന് വോട്ട് ചെയ്ത് തിരഞ്ഞെടുക്കപ്പെട്ടവർക്കും മീറ്റിംഗിന്റെ ചെയർമാനും സെക്രട്ടറിയുമായി പ്രവർത്തിക്കാം. അപ്പാർട്ട്മെന്റ് കെട്ടിടങ്ങൾ അല്ലെങ്കിൽ പൂന്തോട്ട നിർമ്മാണ പങ്കാളിത്തം കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന രീതി റെസിഡൻഷ്യൽ പരിസരം അല്ലെങ്കിൽ ഭൂമി പ്ലോട്ടുകളുടെ ഉടമകളുടെ പൊതുയോഗമാണ് തിരഞ്ഞെടുക്കുന്നത്. സൂചിപ്പിച്ച പ്രശ്‌നങ്ങളിൽ എടുക്കുന്ന തീരുമാനങ്ങൾ എല്ലാ ഉടമകളിലും ബാധ്യസ്ഥമാണ്.
പൊതുയോഗത്തിന്റെ മിനിറ്റ്സ് വരയ്ക്കുന്നതിന് പ്രത്യേക ശ്രദ്ധയും ഡോക്യുമെന്ററി വർക്കിലെ ചില കഴിവുകളുടെ സാന്നിധ്യവും ആവശ്യമാണ്. ഈ പ്രമാണത്തിന്റെ നിർവ്വഹണത്തിനായി സ്ഥാപിച്ച നിയമങ്ങളുടെ അവഗണന അനുവദിക്കരുത്, കാരണം ഇത് കൊളീജിയറ്റ് മീറ്റിംഗിന്റെ തീരുമാനങ്ങളുടെ നിയമസാധുതയെക്കുറിച്ചുള്ള ഒരേയൊരു ഡോക്യുമെന്ററി പ്രതിഫലനമാണ്, അവ പ്രധാനമാണ്, കൂടാതെ വലിയ നിയമശക്തിയും ഓഡിറ്റുകളിൽ നൽകുകയും ചെയ്യുന്നു. നിയന്ത്രണ അധികാരികൾ.