Прокачиваем навык написания деловых писем. Законы, хитрости, инструменты

«Труднее всего человеку дается то, что дается не ему».

М. Жванецкий

Наверное, каждому хоть раз в жизни приходилось сталкиваться с тем, что возникала острая необходимость написать деловое письмо руководителю коммерческой компании, партнеру, чиновнику или на худой конец в ЖЭК. Но если вы считаете себя бизнесменом, пусть даже и начинающим или собираетесь открыть свой бизнес, пусть даже в далеком будущем, вы обязаны научиться грамотно, писать деловые письма.

Так чем отличается просто письмо от делового письма?

Прежде всего, отсутствием эмоциональных составляющих, и преобладанием логики и прагматического, рационального изложения вашей просьбы или предложения. Бизнесмена, владельца компании или руководителя крупного, и даже не очень крупного предприятия, в отличие от просто «потребителя», навряд ли заинтересует ваше эмоциональное и вдохновенное письмо к нему с просьбой о сотрудничестве, оказании помощи или установлении каких-либо иных дружеских отношений.

Прежде всего, вы должны понимать, что пишите Деловое письмо, так и пишете его по делу! Многие сейчас про себя скажут, что за «каламбур», ясно же, что Деловое письмо отличается от остальных четким пониманием: «Кому», «Зачем» и «Почему». Я читал немало писем и предложений, и, к большому сожалению, в некоторых письмах смысл постоянно ускользал, и в конце письма было совсем не понятно, что же вообще хотел попросить или предложить автор.

Поэтому, что бы смысл и идея письма не «растекались по древу», вы для себя должны ответить на следующие вопросы:

1. Кому вы пишете письмо, не ошиблись ли адресатом?

2. Зачем вы пишите письмо, что вы хотите предложить или попросить? Понятны ли ваши доводы, стиль изложения и убедительны ли ваши аргументы для Адресата? И какую выгоду он получит от сотрудничества с вами?

3. Почему вы это делаете? Какой результат вы хотите получить? На какие дальнейшие действия вы намерены «спровоцировать» Адресата?

Для деловых писем разработан соответствующий ГОСТ Р 6.30−2003, который описывает основные требования по содержанию и оформлению документов. Более подробно вы можете ознакомиться с данным ГОСТом, приобретя его в магазине деловой книги, и использовать в дальнейшем при оформлении вашего делопроизводства.

Но, на некоторые важные моменты я хотел бы обратить особое внимание:

1. Шапка делового письма должна содержать обращение к Адресату. Оформляется немного ниже регистрационного номера: в верхнем правом углу указываются Должность и Ф.И.О. Адресата. Ниже можно указать Тему письма. Еще ниже, по центру оформляется Обращение. В обращении следует выразить уважение с помощью общепринятых слов: «Уважаемый», «Господин», «Госпожа» (сокращения не допустимы). Шапку обычно выделяют жирным шрифтом.

Например:

Исх. № 01 от 20.04.2012

на Вх. №01 — РиК от 01.01.1930

Директору

ООО «Рога и Копыта»

Бендеру О. И.

«О партии бракованных рогов,

поставленных 01.01.1930г.»

Уважаемый Остап Ибрагимович,

2. Вступление. Во вступлении необходимо кратко определить суть письма. Можно начать традиционно: «Довожу до Вашего сведения...», «Прошу Вас...», «В настоящее время...» и т.д. — если письмо пишется от первого лица.

Если обращение исходит от юридического лица, то повествование идет от третьего лица (Например, «Наше предприятие предлагает…»).

Причем, как во вступлении, так и в следующем тексте письма следует местоимение Вы и все его формы (Вас, Вам, Вашего) писать с большой буквы.

3. В Заключение письма подводятся итоги написанного, нередко пишется просьба или предложение. Например: «Учитывая изложенное выше, прошу Вас…».

4. Основной текст делового письма традиционно завершается фразой: «С уважением,…» — если предполагается нейтральное обращение. Если, вы лично знакомы с Адресатом, то можно закончить письмо фразой — «Искренне Ваш,…».

Например:

Искренне Ваш,

Подпольный миллионер (подпись) А.И. Корейко

Должность, Ф.И.О. (печатаются сначала имя и отчество, а затем фамилия), подпись ставится собственноручно.

5. Завершается деловое письмо информацией об отправителе, которая должна содержать его Ф.И.О. (желательно полностью) должность, и контактный номер телефона. Это необходимо, если Адресату или его представителю нужно будет связаться для получения дополнительной информации. Так же можно указать ответственное лицо (Ф.И.О.), и его контактный номер телефона. Да кстати, не забывайте, вместе, с номером телефона указывать и код города. Не заставляйте Адресата тратить время на поиск данной информации.

Я хочу так же обратить ваше внимание на некоторые моменты, связанные с изложением самого письма. Я в свое время использовал различные варианты изложения письма, вплоть до использования НЛП, но все это давало мало практической пользы, так как сам стиль делового письма весьма консервативен, и письма которые не соответствуют данному стилю, просто не проходили дальше «таможенного контроля», в лице секретаря компании. Поэтому, я отказался от экспериментов и стал писать, так, как того требует деловой стиль.

Запомните, ваше письмо должно содержать три основных раздела, это введение, аргументация и заключение. Многие авторы письма сразу переходят к делу, не введя собеседника в курс этого дела. Конечно, если письмо достаточно длинное, бизнесмен может, и не будет читать введение, а сразу перейдет к сути. Но он, так же может вернуться к началу письма, если эта «суть» его заинтересует. В заключении вам необходимо написать, то, что вы хотите получить. В письме не должно быть, ни каких двойных толкований, только, одна ясная мысль, через все ваше письмо. Для этого неплохо было бы вспомнить Аристотеля, который 300 лет до нашей эры, рассматривал логику высказываний и сформулировал на ее основе логические законы:

1. Закон тождества — понятие должно употребляться в одном и том же значении в ходе рассуждений;

2. Закон противоречия — «не противоречь сам себе»;

3. Закон исключенного третьего — «А» или «не-А» истинно, третьего не дано».

Согласно правилам написания, основная часть делового письма логически последовательно должна раскрывать содержание просьбы или предложения, делая ее понятной для Адресата. Все предыдущие абзацы, должны логически перетекать в следующие. Приводите по необходимости конкретные факты, цифры. И не забывайте, что «краткость — сестра Таланта». Помните, что слишком длинный текст может «утомить» Адресата, он может отложить ваше письмо, и не узнать, в чем смысл вашего уникального предложения.

И только после того, как вы посчитали, что ваше письмо окончательно написано, обязательно проверьте его на наличие орфографических и пунктуационных ошибок. Проверьте еще раз его логическую последовательность и читабельность всего текста (лучше всего прочитать его вслух ).

Если вы по неосторожности или в спешке допустите орфографические ошибки, то это будет конфуз. Как можно будет «вести дела» с компанией, которая распространяет письма с ошибками? Будьте бдительны!

В заключении, хотелось бы сказать, что ваше письмо также будут встречать сначала по «одежке», необходимо обратить особое внимание на качество бумаги, на которой отпечатано письмо, на оформление, не потеряет ли письмо форму при транспортировке, захотят ли его взять в руки. Если в этом плане все благополучно, то аккуратное, логически последовательное, раскрывающее суть, грамотно написанное деловое письмо, склонит Адресата к положительному решению в вашу пользу. Пишите письма!

Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.

Бланк

Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

• Наименование.
• Адрес.
• Контактные телефоны.
• Сайт.
• Электронную почту.
• Логотип.
• Другие контактные данные.

Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

Как правильно писать деловые письма? Подготовка

Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

• Изучение вопроса.
• Написание проекта письма.
• Его согласование.
• Подписание.
• Регистрация.
• Отправка адресату.

Структура деловых писем

При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

Ниже приведен пример написания делового письма - вступительной его части.

В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.

Пример написания делового письма - заключительной его части - представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.

Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.

Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:

• Позицию адресата.
• Характер отношений.
• Официальность.
• Этикет.

В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «...Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение)...». После этих фраз следует подпись автора.

Стиль

Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:

• Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
• Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
• Предметом общения является деятельность компании.
• Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
• Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.

В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:

• Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
• Адресной, предназначенной конкретному адресату.
• Актуальной в момент написания письма.
• Достоверной и беспристрастной.
• Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
• Полной для возможности принятия решения.

Требования

Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

• Речь стандартизирована на всех уровнях - лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
• Тон написания - нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
• Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
• Лаконичность и краткость - без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
• Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
• Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
• Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
• Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
• Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
• Использование простых распространенных предложений.

Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.

Виды деловых писем

Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.

Деловые письма могут быть по своему содержанию:

• Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.
  (Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)

• Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
• Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.
  (Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)

• Информационными.
• Инструктивными.
• Поздравительными.
• Рекламными.

Также бывают письма:

• Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.

• Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
• Запросы.
• Извещения.
• Просьбы и многие другие.

Как написать ответ на письмо. Пример

Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:

• Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
• Одинаковые языковые средства.
• Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
• Соблюдение определенной последовательности.

Оформление

Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.

Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.

Деловое письмо – это один из главных инструментов общения в любом бизнесе. Правильно составленное деловое письмо поможет создать положительное впечатление о компании. А одно неграмотно написанное письмо способно убить вашу всю репутацию. О правилах деловой переписки мы уже писали, теперь давайте посмотрим на конкретные примеры деловых писем.

Образцы деловых писем

Типов деловых писем много — деловые предложения, письма-претензии, письма-благодарности, письма-отказы, гарантийные письма, информационные и так далее. Принципы их составления практически не отличаются друг от друга. Посмотрите еще раз на , чтобы не допускать ошибок.

Примеры благодарственных писем

Пример гарантийного письма

Образец письма-ответа

Это наглядный пример того, каким может быть вежливое письмо, содержащее отказ:

Пример информационного письма

Пример письма-претензии

Примеры писем на английском в деловой переписке

Высоким уровнем владения английским языком обладают, увы, не все. И часто менеджеры несколько теряются, когда им нужно написать деловое письмо на английском языке. Если даже на русском люди в переписке не всегда могут понять друг друга, то что тогда говорить об иностранном языке? Лучшим выходом в этой ситуации будет поиск похожих писем и употребление в своем письме подходящих из них фраз. Вот для примера три образца деловых писем на английском языке: письмо-благодарность клиенту, письмо с выяснением условий сделки и письмо-ответ на предложение о покупке. В каждом файле представлен вариант письма на английском языке и его перевод на русский.
Скачать письмо-благодарность клиенту на английском.
Скачать письмо с условиями сделки на английском.
Скачать письмо-ответ на предложение о покупке на английском.

Структура делового письма

Четкая структура – это обязательная характеристика делового письма. Она поможет получателю быстрее понять смысл написанного и уменьшить время на его прочтение. Деловое письмо состоит из таких основных частей:

1. Заголовок (тема письма). В заголовке письма следует писать его краткую цель или суть. Здесь нельзя использовать какие-то абстрактные фразы. Адресату по одному только заголовку должно быть ясно, о чем письмо. Например, «Об изменении цен на поставку продукции» или «Деловое предложение о торговом сотрудничестве с компанией XXX».

2. Приветствие. Традиционным в деловых письмах считается приветствие «Уважаемый + Имя Отчество!». Однако, использовать имя не обязательно. Можно также обратиться к адресату через его должность: «Уважаемый господин директор!». Однако, учтите, что обращение по имени несколько уменьшает психологическую дистанцию и подчеркивает налаженность деловых отношений. Если письмо адресуется группе лиц, то допустимо писать «Уважаемые дамы и господа!», «Уважаемые партнеры!» и так далее. Использование сокращений «г-н», «г-жа» или инициалов воспринимается как проявление неуважения, поэтому старайтесь этого избегать.

3. Изложение цели написания письма, его сути, главной мысли. Это основная часть письма. Здесь вы пишете непосредственно о самой причине написания письма.

4. Ваши предложения по решению данной проблемы, рекомендации, просьбы, жалобы. Деловые письма почти всегда предполагают определенную реакцию адресата (кроме чисто информативных писем). Поэтому важно описывать не только саму проблему, но и предлагать свои варианты ее решения. Если вы пишете жалобу, то попросите принять соответствующие меры, если делаете , то опишите его возможные варианты. Словом, получатель вашего письма должен не только понять «что» вы от него хотите, но и понять «как» вы предлагаете это осуществить. Тогда это будет настоящим деловым письмом.

5. Краткий итог и выводы. В самом конце можно подвести итог всего вышесказанного. Однако, сделать это очень кратко не всегда удается. В таком случае, писать в несколько предложений то, что вы и так описали в первых двух абзацах, не стоит. Помните, что лучший друг делового письма – это краткость. Поэтому в большинстве случаев достаточно ограничиться фразами «Надеюсь на успешное сотрудничество», «Жду Вашего ответа по данному вопросу» и так далее.

6. Подпись. Подписывается деловое письмо должностью, именем и фамилией отправителя с традиционной фразой «С уважением». Возможны и другие варианты: «С наилучшими пожеланиями», «Искренне Ваш» и так далее, в зависимости от близости вашего контакта с получателем. Фраза «С уважением» является самой универсальной, поэтому если сомневаетесь, как будет уместнее подписаться, то используйте эту фразу и точно не промахнетесь.

Также не лишним будет добавить в подпись варианты контактов с вами: другие email-адреса, рабочие номера телефона, skype. Польза этого не только в том, что получатель при желании сможет быстро связаться с вами удобным ему способом, но и в том, что так вы продемонстрируете свою открытость и готовность к общению с адресатом.

И не забывайте, что официальное письмо – это прежде всего документ. Поэтому пренебрегая правилами его составления, вы безвозвратно губите репутацию своей компании и себя как специалиста.

К деловому письму как основному инструменту бизнес-общения предъявляются, прежде всего, требования конкретности и рациональности. Это обусловлено и самой средой, и сложившимися внутри нее нормами. Казалось бы, причем здесь красота, и как она может относиться к деловому письму?

Красота в общепризнанном понимании — это гармония всех составляющих предмета или явления. В этом смысле красота делового письма состоит в гармоничном сочетании стиля, содержания и смысла. Красивое деловое письмо в большей степени обращает на себя внимание адресата. Давно известно свойство красоты вызывать эстетическое и эмоционально удовлетворение. Привлекая к себе внимание, несмотря на жесткие нормы и требования, красивое деловое письмо способно в большей степени достигнуть поставленных целей, чем стандартизированное.

Итак, как же добиться красоты и вместе с тем лаконичности делового письма?

Прежде всего — стиль. Употребление устоявшихся выражений, характеризующих официально-деловой стиль, — самый простой способ соответствовать ему. «Сообщаем, что…», «Ваше предложение отклонено по следующим причинам…», «Убедительно просим Вас (дать ответ, не задерживать решение)» и тому подобное. Казалось бы, нет ничего проще, чем соединить три вышеупомянутых характеристики, используя набор общепринятых или даже утвержденных ГОСТом формулировок и фраз. И это прекрасно удается, особенно если необходимо написать простой текст.

Когда же деловое письмо становится многозадачным, то есть от него одновременно требуется и предоставление информации, и выражение отношения, и личная просьба, наличие письменных клише облегчает работу, но полностью полагаться на них не стоит. Во-первых, их изобилие может повлиять на остроту восприятия информации или, выражаясь разговорным языком, добавить «воды» в текст: «За счет улучшения организации погашения задолженности по выплате зарплаты, компания добилась улучшения культуры обслуживания покупателей, что в свою очередь повлияло на увеличение товарооборота и показатели валовой прибыли». То же самое можно выразить гораздо конкретнее и проще: «Своевременная выплата заработной платы повлияла на качество обслуживания покупателей, что отразилось на увеличении товарооборота и росте валовой прибыли».

Во-вторых, даже стандартные, однозначно воспринимаемые в деловой среде фразы, требуют особого внимания в употреблении, особенно в эмоционально окрашенных смысловых блоках официальных писем. Эмоциональная окраска в деловой переписке носит скорее характер вежливости и «очеловечивания» достаточно сухого официально-делового стиля. Бояться ее не стоит, но и злоупотреблять также не следует.

Эмоционально окрашенные слова и фразы могут придать позитивный или негативный акцент тексту, в зависимости от ситуации и целей.

Формализованная формулировка: «Выражаем благодарность Вам и специалистам ОАО «Флиппер» за тщательную проработку предложенного нами проекта договора на выполнение строительно-монтажных работ».

Эмоционально-окрашенная формулировка (позитив): «Мы чрезвычайно благодарны Вам и специалистам ОАО «Флиппер» за тщательную проработку предложенного нами проекта договора на выполнение строительно-монтажных работ».

Формализованная формулировка: «Если Ваша позиция по указанным пунктам Приложения не будет пересмотрена, мы будем вынуждены отказаться от сотрудничества с Вашей торговой компанией».

Эмоционально-окрашенная формулировка (негатив): «В случае Вашего отказа от пересмотра указанных пунктов Приложения мы, к сожалению, вынуждены будем отказаться от сотрудничества с Вашей торговой компанией».

В обоих примерах сохранен стиль официально-деловой переписки. При этом с помощью стандартных для данного стиля фраз передано отношение к событиям.
Наличие в одном письме смысловых блоков разной эмоциональной окраски — уже давно норма, иллюстрирующая знание и соблюдение правил делового этикета.

Например, выражение в позитивном ключе уважения к адресату и высказывание своих реальных проблем или опасений уже в негативе: «Мы очень благодарны Вам за оперативность в работе, за принятие во внимание наших пожеланий, а также за активный поиск компромисса в вопросе о размере аванса. К сожалению, предлагаемый Вами новый вариант размера авансового платежа (…% от общей стоимости транспортных услуг) является для нас неприемлемым. Эта сумма представляется необоснованно завышенной. По нашему мнению, современная практика договорных отношений при предоставлении услуг подобного рода не оперирует авансовыми платежами свыше...%».

Содержательная точность письма — одна из важных составляющих лаконичности и совершенства. Факты, аргументация, логичность — все это знакомо тем, кто ведет деловую переписку. Добиться максимальной информативности и доходчивости тут поможет простота изложения. Оправданное официально-деловым стилем, утяжеление схемы «подлежащее + сказуемое», конечно, не изменяет содержание и смысла, но не всегда делает текст конкретным и простым для понимания.

Предложение «Это усложняет и запутывает учет, увеличивает издержки» понятнее и гармоничнее, чем «Это приводит к усложнению и запутыванию учета, а также способствует увеличению издержек». Надуманные, многосложные речевые конструкции, много слов там, где вполне можно употребить одно, нагружают и без того непростой официально деловой текст: «Наши сотрудники осуществляют работу» — «Наши сотрудники работают»; «Та часть помещения, которая представляет собой офисную часть» — «Офисная часть помещения»; «Осуществив возвращение» — « Возвратив (Возврат)». Кроме того, языковое разнообразие позволят находить нейтральные замены, вполне подходящие по стилю: «заблаговременно — заранее», «произошло происшествие — случилось», «инцидент — происшествие», «адекватно — равноценно». Если же есть необходимость, наоборот, придать письму важности и значимости, то к упрощению можно не прибегать. Главное, не допускать совсем серьезных ошибок в словоупотреблении и следить за правильным применением слов, наиболее часто используемых в официально деловом стиле. Вот примеры, на которые следует обратить особое внимание: «свободная вакансия» (вакансия — свободная, незамещенная должность); «прейскурант цен» (прейскурант — список цен); «странный парадокс» (парадокс и есть странное явление или мнение); «в апреле месяце» (в слове апрель уже заключено понятие месяца); «впервые знакомиться» (знакомство и есть первая встреча).

Цель или смысл письма определяет и содержание, и стиль. Несмотря на то, что существует ряд серьезных требований к деловым письмам коммерческого и некоммерческого характера, объединить их в единый жесткий комплекс не представляется возможным. Цели, задачи и нюансы ситуации каждый раз диктуют свои условия для создания делового послания. Лингвисты и психолингвисты рекомендуют каждый раз перед написанием задавать себе вопрос: «Что я хочу сказать этим письмом?» или «Что мне необходимо сказать этим письмом адресату?». Закончив текст, хорошо бы перечитать его и попытаться поставить себя на место получателя. Он прочитает именно то, что вы хотели сказать? Если все совпадает, можно отправлять. Но если задумано одно, а получается совсем другое, стоит обратить внимание на слова и выражения, меняющие смысл послания. Дьявол, как говорится, в деталях. Возьмем две фразы, написанные клиенту, которого компания не готова потерять: «К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена» и «Ваша просьба не может быть удовлетворена». Прочитав их, становится очевидно, что первая фраза является более предпочтительной, как с точки зрения делового этикета, так и с точки зрения цели. Она выражает большее уважение к адресату, «очеловечивает» послание, подчеркивает важность и значимость клиента, сообщает об отношении пишущего к ситуации. Использование второй фразы больше подойдет для письма, где цель удержать клиента-адресата не стоит. Вводные слова и правильно подобранные глаголы особенно важны в так называемых коммерческих письмах или письмах с намерением: письма-предложения, письма-презентации, письма-просьбы, письма-рекламации, от которых ждут побуждения адресата к какому либо действию. Фразы «Просим Вас рассмотреть наше коммерческое предложение» и «Предлагаем Вам рассмотреть наше коммерческое предложение» имеют совершено разный смысловой и эмоциональный посыл благодаря одному слову. Порой неправильно выбранное слово может исказить смысл письма, создать возможность двоякого толкования или придать тексту нежелательную тональность. «Вы не выполняете принятые на себя обязательства» — резко, обвинительно, категорично. «Взятые Вами на себя обязательства не выполняются» — факт остается фактом, а нейтральная окраска выражения в большей степени способствует поиску компромисса в рабочей ситуации. Особого внимания требуют обращения, используемые в деловой переписке. Ставшее в последнее время модным стремление к упрощению и потеря субординации в рамках делового письма совершенно недопустимы. Даже если опираться на приветственное «Hello!» в переписке с иностранными коллегами, не стоит забывать, что данное слово переводится не только как «привет» или «приветик», но и «здравствуйте». Обращение к адресату с помощью «приветиков» полностью теряет весь смысл делового послания.

И лингвистическая теория, и созданные практикой лучшие образцы делового письма показывают, что ресурс современного русского языка достаточно широк и позволяет создавать красивые, элегантные и вместе с тем информативные и конкретные тексты в деловой переписке.

Дело в большей практике, коммуникативной и языковой интуиции и опоре на примеры. Так же регулярность и стремление к совершенству в своей работе — отличные помощники в создании красивых деловых писем.

Мнения экспертов:

Считаю, что красота делового письма заключается, в первую очередь, в гармоничности его составляющих. Красота делового письма — это лаконичность, точность и не перегруженность текста.

Требование краткости заставляет автора письма более четко формулировать тему и содержание документа, исключая лишние слова, которые не несут лишней информации. И здесь принцип «краткость — сестра таланта» как нельзя лучше отражает требования к составлению деловых писем. И чем четче вы изложите свою мысль на письме, тем быстрее адресат поймет, что вы от него хотите. Грамотно оформленное и составленное письмо — это признак вашего профессионализма и уважения к своему респонденту.

Считается, что объем грамотно составленного делового письма должен быть не более одной страницы печатного текста.

Кроме того, не стоит забывать о том, что русская школа делового письма отличается от западной. Для отечественной практики деловой переписки характерен так называемый «мы подход» (глаголы во множественном числе). В западной школе делового письма чаще наблюдается «я подход». Он проявляется в использовании личного местоимения «я», глаголов в ед. числе в форме первого лица и индивидуальных обращениях.

Для составления деловых писем, требуется определенный уровень культуры и профессиональные навыки, которые несложно получить, постоянно практикуясь или пройдя тематические тренинги.

Но, выбирая тренинги по деловому письму, поинтересуйтесь у организаторов: написанию каких писем они будут вас учить? Часто бывает, что на подобных тренингах дают структуру и стилистику написания рекламных писем, а не официально-деловых. А это абсолютно два разных вида письма!

Игнатьева Елена Сергеевна, бизнес-консультант по вопросам этикета и имиджа, коуч. Генеральный директор консалтинговой группы «Ардис».

Член Национальной ассоциации специалистов по протоколу. Преподаватель МВА по курсу «Международный деловой этикет», «Делопроизводство компании» «Правила деловой переписки». Автор более 70 публикаций в деловой прессе.

Для меня, когда я получаю деловое письмо, его красота не имеет особого значения. Я даже не обращаю внимания на стиль. За годы работы научился вычленять нужную мне информацию из любого текста, читать только факты. Что касается ситуации, когда мне необходимо самому написать деловое письмо, я использую наработанные шаблоны. Безусловно, я знаком со стилем и правилами деловой переписки. Однако, после требований к оформлению технической документации, требования к написанию деловых письмам кажутся мне несколько условными, исключая, конечно, их оформление, где все достаточно серьезно. Я, прежде всего, слежу, чтобы письмо выглядело серьезно и содержало только конкретную информацию. Может быть, сказывается недостаток времени, может быть, то, что это для меня лишь вспомогательный навык. Род деятельности, решающий в данном случае. Для меня как для технического специалиста и руководителя, важнее цифры и факты.

Кеппер Дмитрий Николаевич, кандидат технических наук Аудитор систем менеджмента ISO 9001, OHSAS 18001, ISO 14001 Технический директор ЗАО «Инновационные технические решения».

Иногда требуется написать письмо, а мы забыли, как это делается. Причем вопрос относится не только к написанию писем на бумаге, но и к привычной электронной почте. Как написать грамотное письмо, чтобы не вызвать у адресата неприятия и неодобрения? Выберите сначала, каким образом письмо будет отправлено – с помощью обычной почты или посредством электронной.

Письма на бумаге

Возьмите новый лист бумаги. Не используйте листы, вырванные из альбома, с неровными краями. В идеале, можно взять специальную почтовую бумагу для писем. Теперь четко следуйте инструкции.

1. Обращение. Любое письмо нужно начинать с обращения. Если это ваш любимый человек, то «Здравствуй, дорогой». Если письмо официальное, то «Уважаемый Иван Иванович» или «Уважаемая администрация».
2. Суть письма. Отступите от обращения пару сантиметров. Теперь описывайте суть. Если вы общаетесь с близким человеком, пишите так, как если бы вы разговаривали с ним. Если это письмо более официальное, соблюдайте стилистику, не нарушайте ее нелитературными словечками. Важно: пишите аккуратно, старайтесь не вносить исправления и не смазывать рукой написанное.
3. Заключение. В конце желательно написать пару строк, резюмирующих ваше послание. Если вы излагали просьбу, то в заключении можно написать «Надеюсь на скорое решение моей проблемы» или «Прошу рассмотреть мою просьбу». Если вы просто описывали свой отдых, и письмо предназначалось другу, то: «Рад был пообщаться с тобой. Увидимся вскоре».
4. Подпись. Обычно в конце письма ставится подпись, например, «Иванов. И.И.», или «Твой брат Алексей». Если письмо официальное, обязательно поставьте дату, подпись. Если нет – по желанию. Хотя дата никогда не помешает, быть может, эти письма будут перечитываться впоследствии и войдут в семейную историю.

Электронные письма

Как грамотно написать письмо, если требуется быстрый ответ? В этом случае, удобнее воспользоваться сетью, напишите электронное письмо. Здесь все будет гораздо компактнее. В наш век слишком вычурные письма писать не принято, тем более с помощью электронной почты.

• Обращение и подпись здесь тоже обязательны.
• Суть письма можно изложить лаконично, если будут вопросы – их можно уточнить в повторном письме. Если вы прикрепляете файл, обязательно упомяните об этом. Человек может просто не заметить вложения.
• Старайтесь писать грамотно, ошибки всегда вызывают неприятие. Если вы не уверены в хорошем знании языка, напишите письмо в Word, он подчеркнет слова, в которых есть ошибки. Затем письмо можно скопировать, чтобы не отправлять в файле. Хотя, если письмо официальное – то правильнее и красивее будет, если вы прикрепите файл с письмом к своему отправлению.
• Если вы сомневаетесь, как грамотно написать письмо, не нужно слишком украшать его. Иногда это неуместно. Однако в неофициальном письме допускается использовать выделения жирным и подчеркивания.
• Замечено, что в электронных письмах важная информация должна быть вначале. Почему-то то, что написано в конце письма, не запоминается или прочитывается без внимания. Поэтому пишите сразу после обращения самое нужное.

Если вы часто пишите письма, все эти хитрости вам известны. А если нет – теперь вы знаете, чего делать в письме нельзя, а что – вполне допустимо.