Formation et enregistrement des cas dans les institutions, organisations et entreprises. Excellente secrétaire Nous préparons les dossiers pour un stockage permanent

Rédaction d'un document certifiant le cas

La fiche de certification du dossier est établie afin d'enregistrer le nombre de fiches du dossier sous la forme prescrite (Annexe 1). La lettre de certification de la fiche de dossier indique en chiffres et en toutes lettres le nombre de feuilles numérotées du dossier, le nombre de feuilles de l'inventaire interne, précise les spécificités de la numérotation des feuilles de dossier et l'état physique des pièces du dossier. , la présence de numéros de lettres des fiches de dossiers, de numéros manquants, de numéros de fiches avec photographies collées (à l'exception des dossiers personnels), de numéros de fiches grand format, d'enveloppes avec pièces jointes et du nombre de fiches qui y sont insérées, ainsi que indique la présence dans le cas d'exemplaires imprimés de brochures avec le nombre de feuilles qu'elles contiennent, si elles n'ont pas été notées dans la numérotation générale brute du dossier. Le nombre de feuilles de l'inventaire interne, qui est numéroté séparément et placé au début du dossier, est indiqué dans la fiche de certification du dossier après le nombre total de feuilles du dossier par le signe + (plus). Par exemple, « le dossier contient 100 (cent) feuilles + 5 feuilles d’inventaire interne classées et numérotées ».

Les modifications ultérieures dans la composition et l'état du dossier (dommages, manque de documents, remplacement des originaux par des copies, etc.) sont constatées dans le document certifiant le dossier avec référence à l'acte concerné. Les marques sont certifiées par le service de bureau ou d'archives de l'organisme indiquant la date.

Le document attestant le dossier est placé en fin de dossier et est établi sur un formulaire ou table rase Papier A4. Pour les dossiers personnels ne comportant pas d'enveloppes avec pièces jointes, il est permis d'établir une fiche de certification sur une feuille de papier A5. Dans les livres, l'inscription de certification est indiquée au verso de la dernière feuille vierge, dans les dossiers de cartes - sur une feuille vierge séparée au format carte. Le document certifiant le cas est signé par le compilateur. L'inscription de certification dans le document certifiant le dossier doit être écrite lisiblement, indiquant le poste, la transcription de la signature, la signature personnelle et la date de préparation.

Il est interdit de placer le document certifiant le dossier sur la couverture du dossier ou sur le verso vierge du dernier document. Dans les cas où le dossier a déjà été classé ou relié sans forme de feuille de certification ni feuille A4 vierge, il est collé derrière partie supérieure feuille sur à l'intérieur couverture du dossier ou peut être déposée à la fin du dossier.

Une fiche de certification est un document qui reflète les caractéristiques d'un dossier numéroté et relié, prêt à être soumis aux archives.

Deux formulaires utilisés

1) Le formulaire du document se trouve dans l'une des annexes aux « Règles de base pour le fonctionnement des archives organisationnelles ». Mais son utilisation est obligatoire uniquement par les entreprises budgétaires, puisque les règles ci-dessus régissent le travail des archives de ces organisations et ne sont donc obligatoires que par les entreprises budgétaires.

Faites attention! Ces règles réglementent également le flux de documents de tous les autres employeurs, mais uniquement en termes de sécurité, de description, d'enregistrement et d'utilisation de la documentation. Cela signifie que la procédure d’inscription reste à la discrétion de l’administration de l’organisation.

2) Aussi, la forme de la fiche de certification peut être établie sous n'importe quelle forme, mais l'essence doit être préservée de ce document, c'est-à-dire qu'il doit refléter précisément les caractéristiques du dossier auquel il est joint, et non d'autres informations.

Où est utilisée la fiche de certification ?

La fiche de certification est utilisée dans les cas qui sont transférés pour stockage aux archives. Dans ce cas, tous les documents peuvent être divisés en deux types :

• Cas conservés pendant longtemps ou constamment ;
• Cas soumis à un stockage jusqu'à 10 ans inclus (stockage dit temporaire).

Les fichiers de stockage temporaire ne peuvent être ni numérotés ni agrafés, mais simplement stockés dans les dossiers dans lesquels ils sont classés. Par conséquent, il n’y aura pas de particularités dans ces cas et une fiche de certification n’est pas nécessaire.

Mais ce n’est qu’un droit et non une obligation des employeurs. En pratique, ils sont nombreux à agrafer tous les documents quelle que soit la durée de conservation, notamment pour les documents comptables et financiers.

La fiche de certification doit contenir les informations suivantes :

1. Le nom du document - en l'occurrence, la « fiche d'attestation » et le numéro du dossier auquel il est joint ;
2. Le nombre de feuilles dans le dossier relié, et ci-dessous des explications si le dossier contient des chiffres avec des lettres (1a, 2a, etc.), des chiffres manquants (par exemple, après la page n°5 il y a immédiatement le n°7) ;
3. Ensuite, le nombre de feuilles dans l'inventaire des caisses est indiqué ;
4. Vient ensuite un tableau qui indique les caractéristiques de telle ou telle page (par exemple, page n°18 - photographie) ;
5. Signature du salarié qui a rédigé la fiche d'attestation, son poste, son nom complet et sa date.

Où dois-je déposer/coller la fiche de certification ?

Habituellement, la fiche de certification est déposée sur une feuille séparée à la fin du dossier. Mais si, pour une raison quelconque, cela n'a pas été possible, vous pouvez alors coller la feuille de certification au dos du capot supérieur, et seule sa partie supérieure (bord) est collée.

Lorsqu'il est interdit de déposer la fiche de certification :

• Sur la couverture d'un étui cousu ;
• Au verso vierge du document qui vient en dernier dans le dossier.

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Préparez-vous des documents à transférer aux archives ? N'oubliez pas d'établir un document pour certifier le cas. Remplissez le formulaire approprié avec des informations sur le nombre de feuilles et leur état physique. Expliquer les caractéristiques de la numérotation. De l'article, vous apprendrez :

• pourquoi une fiche de certification est-elle nécessaire et est-elle obligatoire ;
• comment est établie une fiche de certification de dossier personnel ;
• fiche de certification du dossier personnel : plan d’échantillonnage ;
• quelles informations sont indiquées lors du remplissage de la fiche de certification ;

Feuille de certification dans le système de documents comptables Le travail de bureau moderne est un domaine d'activité distinct consacré aux questions de documentation, ainsi qu'à l'organisation du travail avec la documentation.

Fiche de certification du boîtier : contenu et conception

La feuille de certification est ensuite collée derrière le haut de la feuille sur la couverture intérieure du boîtier. Est-il possible d'apporter des modifications à la fiche de certification ? Le Règlement 2015 exige que tout changement dans l’état physique ou la composition du dossier soit consigné sur la fiche de certification. L'état physique ne pose pas de questions, mais la composition du boîtier cousu peut-elle vraiment changer ? Oui, c'est possible.
Un exemple frappant est celui des cahiers de travail non réclamés, dont nous parlions il y a une semaine. Puisqu'ils peuvent venir les chercher à tout moment, les livres sur le firmware du volume ne sont pas perforés. Les enveloppes dans lesquelles ils sont enfermés sont percées, 1 enveloppe correspondant à une feuille de l'étui.
Si après quelques années une personne ou ses proches demandent ce livre, nous le publierons de la manière habituelle. Après cela, n'oubliez pas de faire l'inscription appropriée dans la fiche de certification du document, sinon il s'avérera que nous avons perdu le livre directement du dossier.

Comment établir un acte de preuve pour un dossier personnel

La spécificité de la constitution d'un inventaire interne des pièces d'un dossier personnel est qu'il est inclus dans le dossier dès sa constitution et est complété au fur et à mesure de sa tenue. C'est pourquoi l'inventaire interne prévoit l'inscription de nouveaux documents au dossier personnel, ainsi que la suppression de documents du dossier personnel et le remplacement des originaux par des copies (enregistrées dans la colonne « Note »). Si le dossier est déjà relié et classé, l'inventaire interne des documents certifiés par le compilateur est collé avec le bord supérieur vers l'intérieur de la couverture.

Veuillez noter que lors de la préparation d'un dossier à soumettre aux archives, les feuilles de l'inventaire interne sont numérotées séparément des feuilles du dossier personnel. Après le licenciement d'un salarié, son dossier personnel est fermé, c'est-à-dire retiré du dossier et recousu. Parallèlement, il est important de ne pas oublier de dresser une fiche de certification.

Fiche de certification du cas

La fiche de certification est établie au dossier sur une feuille séparée, dans les livres - au verso de la dernière feuille vierge, dans les dossiers cartes - sur une feuille vierge séparée au format carte. La fiche de certification du dossier est établie sous la forme prescrite (Annexe 9), qui indique en chiffres et en toutes lettres le nombre de feuilles numérotées du dossier, le nombre de feuilles de l'inventaire interne, précise les spécificités de la numérotation des numéros de dossier. (présence de numéros de dossiers en lettres, de numéros manquants, de numéros de feuilles avec photographies collées, de numéros de feuilles grand format, d'enveloppes avec pièces jointes et du nombre de feuilles qu'elles contiennent), et indique également la présence dans le dossier d'exemplaires imprimés de brochures avec le nombre de feuilles qu'ils contiennent, si elles n'ont pas été notées dans la numérotation générale brute du dossier. Le document certifiant le cas est signé par son compilateur.

Blanker.ru

Ministère de la Culture (Arrêté n° 526 du 31 janvier 2015), le remplissage de la fiche de certification est inclus dans la procédure d'enregistrement des dossiers sur papier ainsi que le dépôt du dossier, sa numérotation, l'établissement d'un inventaire interne et la conception de la couverture. Sa forme est définie exigences réglementairesà organiser le stockage documents d'archives. Un exemple de formulaire de fiche de certification de cas figure à l'annexe n° 8 du Règlement relatif aux affaires archivistiques.

Aide Les détails standard du formulaire incluent :

1. Nom du type de document ;
2. Titre du poste du compilateur ;
3. Signature;
4. Transcription;
5. Date de compilation ;

Entrez dans le formulaire les informations suivantes: Nombre total de fiches de cas (à indiquer en mots et en chiffres) ; Numéros de lettres ; Numéros manquants ; Caractéristiques de la condition physique et de la formation du cas ; Le format de papier recommandé pour le formulaire est A4.

Attention

Sur la couverture des dossiers de stockage permanent, un espace est prévu pour le nom des archives d'État dans lesquelles les fichiers de l'organisation seront acceptés, la désignation des codes des archives d'État et de l'organisation. Lorsque le nom d'une organisation (unité structurelle) change au cours de la période couverte par les pièces du dossier, ou lorsque le dossier est transféré à une autre organisation (vers une autre unité structurelle), le nouveau nom de cette organisation ou de l'organisation qui lui succède légalement est indiqué sur la couverture du dossier et le nom précédent de l'organisation (unité structurelle) est mis entre parenthèses. Le titre de l’affaire sur la couverture du dossier est transféré de la nomenclature des dossiers de l’organisation, convenue avec la commission d’expertise de l’institution d’archives concernée.

La fiche de certification est un élément obligatoire d’inscription de chaque dossier permanent et dossier personnel. Le document attestant le dossier est établi sur une feuille séparée et placé en fin de dossier. Lors du dépôt de livres (magazines) aux archives, l'inscription de certification est établie au verso d'une feuille vierge, dans les dossiers de cartes - sur une feuille vierge séparée au format carte.

La feuille indique en chiffres et en lettres le nombre de feuilles numérotées du dossier et séparément, par le signe « + » (plus), le nombre de feuilles de l'inventaire interne (le cas échéant). La fiche de certification précise les caractéristiques suivantes de la numérotation des pièces du dossier : la présence des numéros de lettres de la fiche du dossier ; présence de numéros de fiches de cas manquants ; disponibilité de numéros de feuilles avec photographies collées, documents, coupures de journaux ; nombre de feuilles grand format ; nombre d'enveloppes avec pièces jointes et nombre de feuilles insérées dans celles-ci.

Nous enregistrons les caisses pour un stockage permanent

Pas superflu personnel puisque pour organismes budgétaires la procédure de tenue d'un dossier personnel n'est pas réglementée ; nous recommandons à l'employeur d'adopter un acte réglementaire local qui régira les questions de tenue, d'enregistrement et de conservation des dossiers personnels. POUR VOTRE INFORMATION. Un dossier est un document ou un ensemble de documents liés à une problématique ou à un domaine d'activité, placés dans une couverture séparée. Les dossiers sont considérés comme initiés à partir du moment où le premier document exécuté y est inclus.

Lors de la gestion des affaires personnelles des employés, des règles strictes doivent être respectées, même si ce n'est pas le cas. exigence obligatoireà l'employeur. Il est important de rappeler que quel que soit le nom des dossiers (« données personnelles », « dossier » ou autre), ils contiennent les données personnelles de l'employé, il est donc nécessaire de respecter toutes les exigences stipulées par le chapitre.

Dossier personnel du salarié

Le dossier est considéré comme ouvert après inclusion dans le dossier de stockage du premier document exécuté. Parallèlement, la couverture du dossier ouvert est dressée. La couverture du dossier est établie selon la forme prescrite (Annexe 3). Les informations suivantes figurent sur la couverture du dossier ouvert : nom de l'organisme ; le nom de l'unité structurelle de l'organisation dans laquelle elle a été constituée ; index des cas selon la nomenclature des cas ; titre du cas ; la durée de conservation du dossier ou l'inscription « Conserver en permanence » (transférée de la liste des dossiers).
Sur la couverture des dossiers de stockage permanent, un espace est prévu pour le nom des archives d'État dans lesquelles les fichiers de l'organisation seront acceptés, la désignation des codes des archives d'État et de l'organisation.

3.6. conditions d'enregistrement des cas acceptés dans les archives

Les dates extrêmes des affaires contenant de la documentation organisationnelle, administrative, créative et autre (protocoles, transcriptions, lettres, rapports, etc.), pour lesquelles une datation précise est importante, ainsi que les affaires constituées de plusieurs volumes (parties), sont marquées du dates extrêmes dates des documents du dossier, c'est-à-dire dates d'enregistrement (rédaction) des premiers et derniers documents inclus dans le dossier. S'il s'agit d'un journal d'enregistrement de commandes, d'instructions, etc., alors la date du dossier sera la date exacte du calendrier de la première et de la dernière inscription dans le journal. Les délais pour un dossier contenant des procès-verbaux de réunions sont les dates d'approbation (pour les documents approuvés) ou d'établissement du premier et du dernier procès-verbal constituant le dossier.
Les délais d'ouverture d'un dossier personnel sont les dates de signature de l'arrêté d'embauche et de licenciement de la personne pour laquelle le dossier a été ouvert.
On parle par exemple de la présence dans le dossier de documents au texte illisible, de feuilles collées (s'il y a de gros schémas, etc.), de feuilles déchirées, de photographies collées, s'il y a des enveloppes dans le dossier, et qu'il y a des pièces jointes en eux, etc. La feuille de certification du dossier doit être signée par son compilateur, dans ce cas une transcription de la position et de la signature est établie, et la date est apposée. Lors de l'utilisation de documents d'archives, si nécessaire, les notes nécessaires sont ensuite portées sur la fiche de certification.
Si le dossier est déposé sans feuille de certification, celle-ci doit être collée en haut sur la couverture intérieure du dossier. Mais généralement, il est placé après le dernier document et sous cette forme, le boîtier est cousu. Au début de l'article se trouve un exemple de remplissage d'une fiche de certification. Vous pouvez également télécharger au format exemple de document document certifiant le cas. Pour compléter le dossier, vous aurez peut-être également besoin d'un exemple d'inventaire interne des documents du dossier.

Préparez-vous des documents à transférer aux archives ? N'oubliez pas d'établir un document certifiant le cas. Remplissez le formulaire approprié avec des informations sur le nombre de feuilles et leur état physique. Expliquer les caractéristiques de la numérotation.

De l'article, vous apprendrez :

Feuille de certification dans le système de documents comptables

Le travail de bureau moderne est un domaine d'activité distinct consacré aux questions de documentation, ainsi qu'à l'organisation du travail avec la documentation. L'un des domaines les plus importants activités de bureau la formation des cas est envisagée. Le terme « dossier » désigne des documents regroupés en un ensemble basé sur le principe d'appartenance à un même domaine de travail. Un dossier rassemble de la documentation liée à une même problématique. Par exemple, il peut s'agir de documents relatifs au personnel, de reporting ou financiers.

De la bonne répartition de la documentation dans les dossiers dépend la sécurité des documents officiels les plus importants, ainsi que la rapidité de leur récupération lors des travaux ultérieurs. Valeur énorme lors de la constitution des dossiers, il y a une systématisation et un agencement des documents au sein du dossier, c'est-à-dire le principe de sa formation.

L'inventaire appartient à la catégorie des documents comptables et est en fait une sorte de table des matières, une liste. La description les indique numéros de série, index d'identification, noms, dates d'inscription, numéros de pages. La nécessité et les règles de constitution des inventaires sont déterminées en interne acte normatif: Instructions pour le travail de bureau, ainsi que des dispositions et instructions particulières.

Le document certifiant le cas peut également être considéré comme un document comptable. Il contient des informations sur les particularités du contenu de l'affaire dans les archives de l'institution et les spécificités de sa formation. Il est utilisé pour suivre le nombre total de fiches de cas. De plus, il enregistre les particularités de leur numérotation.

Formulaire de fiche de certification

Accélérer le processus de constitution des dossiers et unifier la documentation comptable existante, pour les documents tels qu'un inventaire et un document certifiant le dossier, sur niveau législatif développer et approuver leurs propres formulaires spéciaux.

Selon le Règlement des Archives, approuvé par le ministère de la Culture (arrêté n° 526 du 31 janvier 2015), le remplissage de la fiche de certification est inclus dans la procédure de dépôt des dossiers sur papier, ainsi que le dossier de dépôt, sa numérotation, établir un inventaire interne et concevoir la couverture. Sa forme est déterminée par les exigences réglementaires relatives à l'organisation du stockage des documents d'archives. Un exemple de formulaire de fiche de certification de cas figure à l'annexe n° 8 du Règlement relatif aux affaires archivistiques.

Les détails du formulaire standard incluent :

1. Nom du type de document ;
2. Titre du poste du compilateur ;
3. Signature;
4. Transcription;
5. Date de compilation ;

Les informations suivantes sont saisies dans le formulaire :

Le nombre total de feuilles du dossier (indiquer en mots et en chiffres) ;

Numéros de lettres ;

Numéros manquants ;

Caractéristiques de la condition physique et de la formation du cas ;

Le format de papier recommandé pour le formulaire est A4. Cela devrait être une page distincte qui est déposée en dernier. Dans une situation où le dossier a été initialement rédigé et relié sans feuille de certification, il n'est pas nécessaire de découdre le volume pour y déposer le formulaire. Il suffit de le remplir et de le coller sur le dessus, à l'intérieur de la couverture. En conséquence, le cas terminé ressemblera à ceci :

Fiche de certification d'un dossier personnel : exemple de plan

Opérant sur à l'heure actuelle Les règles d'organisation du stockage des documents d'archives (Annexe n°8) proposent le modèle de format suivant pour une fiche de certification :

Cet échantillon est valable pour tous les cas de durée de stockage permanente et temporaire (plus de 10 ans). Les questions de personnel ne font pas exception à cette règle. Tous les cas en préparation pour le transfert aux archives de l'institution après la fin de l'année civile doivent être décrits et documentés dans établi par le Règlement d'accord. D'après ceci document réglementaire, à la fin de chaque cas sur à base de papier une fiche de certification doit être déposée. En général, il est au format A4 ; dans les fichiers cartes, il correspond au format carte. La feuille ne doit pas être placée sur la couverture du dossier ni au verso de la dernière page.

Documents joints :

Remplir la fiche de certification

Lorsque vous remplissez la fiche de certification du cas, vous devez respecter l'algorithme suivant :

Indiquer le numéro de dossier attribué conformément à la nomenclature des dossiers ;

Indiquer en chiffres et en toutes lettres le nombre total de pages numérotées déposées dans le volume (à noter que l'inventaire interne n'est pas pris en compte) ;

Indiquez les numéros des feuilles extérieures, par exemple : « Du n° 1 au n° 308 » ;

Liste des numéros de lettres.

Un chiffre-lettre désigne un chiffre avec une lettre, par exemple : 11a, 24b. De tels numéros apparaissent dans une situation où une ou plusieurs pages ont été accidentellement sautées lors de la numérotation. Afin de ne pas refaire la numérotation, les feuilles manquantes se voient attribuer le numéro précédent avec une lettre, par exemple : 33, 34, 34a, 34b, 35.

Répertoriez les numéros manquants ;

S'il n'y a pas de feuilles manquantes ou lettrées dans le dossier, il est nécessaire de mettre des tirets dans les lignes correspondantes du formulaire de feuille d'attestation.

A noter que le nombre de feuilles manquantes et lettrées doit être pris en compte lors du calcul du nombre total de feuilles numérotées. Ainsi, par exemple, si dernière feuille Le volume porte le numéro 264, mais le dossier contient les feuilles de lettres 34a et 34b, et il manque également la feuille numéro 647, le nombre total de feuilles sera calculé comme suit : 264+2-1=265.

Indiquer le nombre de feuilles d'inventaire interne ;

Remplissez les colonnes du tableau concernant les caractéristiques de la condition physique et la constitution du cas. Dans ce cas, il faut classer la particularité dans la colonne de gauche, et dans la colonne de droite, indiquer les numéros des feuilles sur lesquelles elle apparaît.

Ces fonctionnalités incluent :

• Photographies collées ;
• Format non standard (grand);
• La présence d'enveloppes avec pièces jointes (le tableau indique non seulement la présence de l'enveloppe, mais également le nombre de feuilles qu'elle contient) ;
• Dommages physiques (par exemple, pages déchirées ou gorgées d'eau, photocopies difficiles à lire) ;
• Disponibilité d'exemplaires imprimés des brochures (si le nombre de pages n'est pas indiqué dans la numérotation générale, il doit être indiqué dans le tableau) ;

Si les documents ne sont pas pertinents fonctionnalités similaires, le tableau doit être barré de la lettre Z.

Indiquez le nom du poste de la personne qui a rédigé la fiche de certification, signez-la et déchiffrez-la.

Entrez la date d'inscription;

Dans certains cas, après enregistrement du dossier, des modifications peuvent être apportées à sa composition et à son statut. Par exemple, certains documents peuvent être endommagés lors du stockage. Ou il sera nécessaire de remplacer l'original par une copie de l'un ou l'autre papier officiel. A titre d'exemple supplémentaire, on peut citer les cahiers de travail, qui ne sont pas classés au dossier, mais placés dans une enveloppe. Passé un certain temps, l'ancien salarié ou ses proches pourront demander un cahier de travail aux archives, ce qui entraînera une modification de la composition du dossier. Dans ce cas, toutes les modifications apportées doivent être consignées dans l’acte concerné et une mention doit être faite sur la fiche de certification du document en référence à cet acte.

L'entrée dans ce cas ressemblera à ceci :

Un cahier de travail a été délivré (fiche 58), dans le Carnet de Circulation dossiers de travail L'entrée correspondante n° 118 a été faite.

Chef du département des archives Vassilieva P.K. PC. Vassilieva

25.04.2017

Noter que conception correcte cas (y compris le remplissage de la fiche de certification) contribue à la sécurité des documents et accélère considérablement leur recherche utilisation ultérieure. De plus, le regroupement correct de la documentation et sa systématisation permettent de faciliter des processus tels que la réalisation d'un examen de valeur et la préparation des documents pour le transfert vers l'archivage.

Documents joints :