Bon de commande de dépenses : télécharger le formulaire en word et excel. Remplir un mandat de caisse : une trésorerie sous contrôle
Consommable mandat de paiement(RKO). Le formulaire KO-2 est un document états financiers, à l'aide duquel l'émission est effectuée espèces de la caisse enregistreuse de l'entreprise (organisation). Le formulaire est unifié et approuvé niveau législatif Résolution du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 18 août 1998 n° 88 (telle que modifiée le 3 mai 2000), code OKUD 0310002. Le document est préparé en fonction de la procédure opérations en espècesà l'entreprise. L'ordre est rempli en un seul exemplaire par un comptable ou une autre personne habilitée.
Une fois complété, le document est enregistré (ainsi que) dans le journal d'enregistrement selon le formulaire n° KO-3. En règle générale, les documents qui servent de base à l'émission des fonds sont joints au mandat de caisse. Cependant, il convient de noter que si les documents joints à la commande portent la signature du gérant, alors celle-ci n'est plus requise pour le RKO.
Plusieurs salariés de l'entreprise impliqués dans l'émission et la réception des fonds participent à l'exécution de l'ordre d'encaissement. Ainsi, lorsque vous remplissez une commande, vous devez respecter les instructions suivantes :
- le champ « Organisation » doit contenir le nom du sujet activité économique, et la colonne « Unité structurelle » - son unité qui a émis la commande. Si une telle unité structurelle est absente, alors un tiret est placé dans la colonne ;
- dans les lignes « Numéro du document » et « Date d'établissement », le numéro de commande est inscrit selon le journal d'enregistrement sous la forme KO-3, ainsi que la date de son établissement au format JJ.MM.AAAA ;
- la colonne « Débit » contient le code de l'unité structurelle dans laquelle les fonds sont émis (s'il n'y en a pas, un tiret est placé), le numéro du compte, sous-compte correspondant, dont le débit montre la dépense des fonds de la caisse inscrivez-vous, ainsi que le code comptabilité analytique sur le compte correspondant (un tiret – si de tels codes ne sont pas utilisés dans l'organisation) ;
- la ligne « Crédit » affiche le numéro du compte comptable au crédit duquel les fonds sont émis. En règle générale, il s'agit d'un compte 50 « Cash » ;
- dans le champ "Code" objectif prévu» un code est saisi qui reflète le but d'utiliser les fonds émis par la caisse enregistreuse. Si de tels codes ne sont pas utilisés dans l'entreprise, un tiret est ajouté ;
- la ligne « Émission » contient le nom, prénom, patronyme de la personne à qui cet argent est émis ;
- la ligne « Base » affiche le contenu de la transaction commerciale. Par exemple, une avance sur frais de déplacement, délivrance d'une aide financière, etc.
- le montant des fonds émis est affiché dans la ligne « Montant » et doit être saisi en toutes lettres. Si après être entré, il y a encore de l'espace libre dans la ligne, vous devez mettre un tiret ;
- le champ « Annexe » affiche le détail des documents primaires qui servent de base à l'émission des fonds depuis la caisse enregistreuse.
Après avoir rempli les informations ci-dessus, les signatures du chef comptable et du chef d'entreprise sont apposées sur leurs relevés de notes. Suivez ensuite les lignes renseignées par la personne qui reçoit ces fonds. Dans la ligne « Reçu », le montant des fonds reçus de la caisse enregistreuse est indiqué en toutes lettres, la date de réception et la signature de cette personne sont indiquées en dessous.
Après avoir émis l'argent, le caissier de l'entreprise, dans les lignes prévues à cet effet, indique le nom, le numéro, la date et le lieu d'émission du document identifiant la personne qui a reçu l'argent de la caisse enregistreuse. Ci-dessous se trouve la signature du caissier avec sa transcription. Le caissier de l'entreprise est tenu de vérifier l'exactitude du document et d'annuler les pièces jointes avec le cachet « Payé » ou le cachet de l'entreprise avec une date. Après remboursement, le bon de commande reste à la caisse de l'entreprise. Lors du remboursement des dépenses excédentaires, la base pour l'émission du montant d'argent pour les règlements en espèces à partir de la caisse est le rapport de la personne responsable.
Un ordre de décaissement en espèces est l'un des documents de discipline de trésorerie utilisés pour formaliser chaque décaissement en espèces à partir de la caisse enregistreuse d'un entrepreneur individuel ou d'une organisation.
RKO est constitué en un seul exemplaire et signé :
Responsable de l'organisation
Caissier, chef comptable ou comptable (en leur absence - la personne qui les remplace)
Bénéficiaire des fonds
L'ordre de dépenses exécuté reste dans la caisse. Mais avant cela, il doit être enregistré dans le journal d'enregistrement des documents de caisse entrants et sortants ().
Les corrections et les blots sont strictement interdits dans RKO !
ATTENTION: installé à partir du 1er juin 2014 nouvelle commande effectuer des transactions en espèces, selon lesquelles les entrepreneurs individuels ne peuvent pas établir d'ordre de caisse de réception et de dépense, ni tenir un livre de caisse (Instructions de la Banque centrale de la Fédération de Russie n° 3210-U).
INSTRUCTIONS POUR REMPLIR UN ORDRE DE DÉPENSES EN ESPÈCES
(cliquez sur ce champ pour des informations détaillées)
Ligne "Organisation". Le nom de l'organisation est indiqué (par exemple, LLC « Carrot »). Si RKO est rempli par un entrepreneur individuel, nous l'indiquons (par exemple, l'entrepreneur individuel Sergeev P.P.)
La ligne ci-dessous indique le nom et le code unité structurelle dans l'organisation. S'il n'y a pas de division structurelle, un tiret est ajouté.
Ligne « Code selon OKPO ». Le code OKPO est indiqué selon les données de la notification de Rosstat.
Champ "Numéro du document". Indiqué numéro de série RKO conformément au journal d'enregistrement des documents de caisse entrants et sortants. Selon les règles documents de caisse sont numérotés dans l’ordre à partir du début de chaque année civile.
Champ "Date de compilation". Nous indiquons la date d'émission des fonds depuis la caisse ! Et rien d'autre. La date est indiquée au format - JJ.MM.AAAA. Par exemple, 02/06/2018.
BLOC DE TABLEAU « DÉBIT »(Les IP ne le remplissent pas) :
Nous écrivons Code de l'unité structurelle organisation (le cas échéant) pour laquelle le règlement en espèces est effectué.
Compter"Compte correspondant, sous-compte." Est indiqué le numéro de compte dont le débit reflète l'émission des fonds de la caisse selon le plan comptable, par exemple :
51 – remise des fonds à la banque pour crédit sur le compte
60 – règlements avec les fournisseurs et les entrepreneurs
70 – règlements avec le personnel pour les salaires
71 – règlements avec des personnes responsables
73 – règlements avec le personnel pour d'autres opérations
75-2 – Règlements avec les fondateurs pour le paiement des revenus
Colonne « Code comptable analytique ». Le code correspondant au compte spécifié dans la colonne précédente est reflété (à condition que l'organisation prévoit la présence de tels codes).
Colonne « Crédit. Le numéro de compte est indiqué, dont le crédit reflète le décaissement des fonds de la caisse de l'organisation. Il s'agit généralement du compte 50.1 - « espèces ». Les entrepreneurs individuels ne remplissent pas cette colonne.
Colonne "Montant". Le montant d'argent retiré de la caisse enregistreuse est enregistré en chiffres.
Colonne « Code objet ». Le code aux fins d'utilisation des fonds cédés est indiqué. Cette colonne n'est remplie que si l'organisation utilise le système de codification approprié.
La ligne « Problème ». Indiqué dans cas datif(à qui ?) Nom complet individuel ou le nom de l'organisation à laquelle l'argent est donné.
Ligne "Base". La base de l'émission des fonds (le contenu de la transaction financière) est précisée. Par exemple, « Dépôt d'espèces à la banque » ; "Émettre de l'argent pour les dépenses professionnelles."
Ligne "Montant". Nous indiquons le montant d'argent émis par la caisse enregistreuse. Dans ce cas, les roubles sont indiqués en mots avec une majuscule et les kopecks en chiffres. S'il reste une ligne vide après avoir écrit le montant en roubles, un tiret y est placé.
Ligne "Candidature". Les documents primaires et autres ci-joints sur la base desquels l'argent est émis (ordres, relevés, reçus) sont indiqués.
Les lignes suivantes sont signées chef de l'organisation Et chef comptable(ou toute autre personne autorisée). La signature du responsable du RKO n'est pas requise, à condition qu'il ait donné l'autorisation de réaliser l'opération dans les documents joints aux consommables.
La ligne "Reçu". Rempli par la personne à qui les fonds sont émis depuis la caisse enregistreuse. Dans ce cas, les roubles sont indiqués en mots avec une majuscule et les kopecks en chiffres. S'il reste une ligne vide après avoir écrit le montant en roubles, un tiret y est placé. Vous trouverez ci-dessous la signature du destinataire et la date de réception de l'argent.
Lors de l'émission d'argent selon un ordre de débit, le caissier exige la présentation d'un document (passeport, carte d'identité militaire, permis de conduire, etc.) identifiant le destinataire. Sur la ligne suivante, le caissier note le nom, le numéro, la date et le lieu de délivrance de ce document.
La ligne « Émis par le caissier ». Le caissier appose sa signature avec le relevé de notes, MAIS seulement après l'émission de l'argent conformément au règlement en espèces.
- Des exemples de remplissage de RKO -
Émission d'acompte (les photos s'agrandissent)
Transférer des fonds à la banque
Délivrance des salaires du personnel
Délivrer de l'argent pour une aide financière à un employé
La plupart des entités commerciales doivent tenir des registres de toutes les transactions en espèces conformément à la loi. Cela signifie que les transactions impliquant la réception et la dépense d'argent à la caisse doivent être formalisées en conséquence. Regardons de plus près documentation opérations de dépenses à la caisse, qui impliquent l'émission d'un formulaire d'ordre de dépenses en espèces (RKO).
Un ordre de dépenses (RKO) est un document sur la base duquel l'argent est émis par la caisse de l'organisation.
Il doit être rédigé chaque fois que de l'argent liquide est sorti de la caisse enregistreuse d'une entité commerciale.
Son inscription est obligatoire document normatif Banque centrale de la Fédération de Russie. Seuls les entrepreneurs individuels qui tiennent des registres selon un régime simplifié ont bénéficié d'une dispense de délivrance de ce document.
Les opérations de dépenses pour lesquelles les consommables sont compilés comprennent :
- Paiement depuis la caisse aux salariés des sommes destinées à financer les activités de l'entreprise à des fins de reporting.
- Encaissement des produits et autres espèces à la banque ;
- Lors du paiement des salaires des employés en espèces à partir de la caisse enregistreuse, y compris aux personnes physiques sous contrat ;
- Dans d'autres cas prévus par la loi.
La procédure d'application d'un ordre de dépenses
Lors de l'émission d'argent à partir de la caisse enregistreuse, un règlement en espèces est établi, pour lequel un formulaire standardisé peut être utilisé ou un formulaire élaboré sur sa base, en tenant compte des spécificités existantes des activités de l'entreprise.
Le document est délivré par un spécialiste du service comptable, un caissier et un autre fonctionnaire qui, en raison de ses fonctions, doit s'occuper de l'établissement de ces documents.
Le chef comptable ou le gestionnaire peut compiler indépendamment les consommables. De plus, un spécialiste invité de l'extérieur peut exercer ces fonctions, mais il existe une restriction selon laquelle il n'a pas le droit d'apposer sa signature sur le document. Dans ce cas, l'agrément est effectué par le chef d'entreprise.
La base de paiement en espèces est, dans la plupart des cas, une déclaration des employés qui sont des personnes financièrement responsables. Il doit nécessairement refléter le but de l’utilisation des fonds, ainsi que le visa du directeur. La demande ne doit pas être établie uniquement en cas de paiement de salaires aux salariés.
Attention! Depuis le 19 août 2017, conformément à la directive de la Banque centrale de la Fédération de Russie, une demande d'émission d'argent ne peut être remplie s'il existe un ordre ou un autre ordre de la direction de l'entreprise concernant le paiement d'espèces dans certains zones.
Après la préparation initiale du document, celui-ci est transféré au caissier, où celui-ci vérifie son exactitude et la présence de toutes les informations requises, y compris la signature du gérant.
Si une erreur est commise lors de la délivrance d'un consommable, des corrections ne peuvent pas être apportées. Il doit être réédité. Ensuite, le caissier enregistre le formulaire dans le journal d'enregistrement.
Attention! Avant de procéder au versement effectif de l'argent, le caissier doit vérifier l'identité du destinataire. A ces fins, il doit vérifier les données précisées dans le RKO avec la carte d'identité qui lui est présentée. De plus, le caissier doit saisir les détails de base du document présenté dans la caisse enregistreuse.
Après cela, le montant requis indiqué dans les consommables est transféré avec lui au destinataire, qui vérifie la disponibilité réelle de l'argent, puis appose son visa comme confirmation de réception de l'argent.
Ensuite, le RKO est restitué au caissier qui, en confirmation d'émission, appose également sa signature sur ce document, ainsi que le cachet « Payé ». Le destinataire de l'argent peut être une personne de confiance, auquel cas il doit également présenter une procuration pour avoir le droit de représenter les intérêts de la personne. Dans ce cas, la procuration est jointe au consommable.
A la fin du quart de travail, le caissier doit remettre un rapport au service comptable, auquel il joint tous les documents de caisse de la journée, y compris les dépenses.
Formulaire unifié d'ordre de dépenses Formulaire KO-2 2018 à télécharger
Exemple de bon de commande de dépenses à remplir en 2018
Dans le cas où un arrêté de dépenses est émis dans une division distincte, son nom doit être inscrit dans la colonne « Division structurelle ». Sinon, vous devez mettre un tiret ici.
À droite du nom se trouve une colonne dans laquelle vous devez saisir le numéro de série du formulaire, puis la date de son exécution. La date doit être saisie au format JJ.MM.AAAA.
Vient ensuite un tableau dans lequel vous devez saisir des informations sur la comptabilité de l'opération - les comptes de débit et de crédit correspondants, le code de l'unité structurelle (le cas échéant) et le compte de comptabilité analytique.
boukhproffi
Important! Les comptes comptables analytiques ne doivent être saisis que s'ils sont utilisés dans l'entreprise.
Le dernier champ de ce tableau est « Code financement ciblé" Ce champ doit également être rempli uniquement lorsque de tels codes sont utilisés dans l'entreprise.
Le nom complet doit être inscrit dans la colonne « Problème ». citoyen à qui les fonds sont transférés. Le nom de l'entreprise ne peut pas être saisi ici.
DANS colonne "Base" vous devez noter la raison pour laquelle l'argent est retiré de la caisse enregistreuse. Ici, vous pouvez saisir, par exemple, « Question de salaire », « Pour le reporting », « Pour le matériel », etc.
Le montant de la transaction en toutes lettres est inscrit dans la colonne « Montant » ; l'espace restant dans le champ doit être barré.
DANS colonne "Annexe" vous devez enregistrer des informations sur le document sur la base duquel la délivrance est effectuée. Il peut s'agir de détails de reçus, de déclarations d'employés, paie etc.
Après ça sur ce document Le chef d'entreprise et le chef comptable apposent leurs signatures, qui vérifient la régularité de son exécution et autorisent également la réalisation de l'opération.
Dans la colonne suivante, le caissier doit saisir des informations sur le document présenté par le destinataire - généralement un passeport.
Après avoir rempli tous les champs obligatoires, la commande doit également être signée par le caissier qui a effectué la transaction.
Nuances d'utilisation des consommables
Lorsqu'un ordre de dépenses est utilisé pour émettre de l'argent à une personne morale (par exemple, le paiement de biens ou de matériaux), vous ne pouvez pas simplement saisir son nom en tant que destinataire.
Vous devez écrire votre nom complet dans la colonne « Problème ». employé de l'entreprise fournisseur qui reçoit les fonds. Ou, s'il est encore nécessaire d'indiquer le nom de la société, l'entrée suivante est alors autorisée : « Société LLC par l'intermédiaire de A. A. Ivanov ». DANS colonne "Annexe" dans ce cas, les détails de la procuration présentée sont enregistrés.
Si un consommable est émis pour déposer le produit en espèces à la banque, dans la colonne « Émission », vous ne pouvez pas écrire d'expressions telles que « Revenu », « Dépôt du produit » ou similaire. Ici, vous devez indiquer votre nom complet. employé responsable qui effectue cette action, et en Colonne « Candidature »– les détails de l'annonce de livraison en espèces.
Lors de la délivrance des salaires aux employés, vous pouvez émettre un seul ordre de dépenses pour la totalité du montant du paiement. Dans cette situation, dans la colonne « Question », il est écrit « Aux employés de l’entreprise ». DANS colonne "Base" Les informations de paie sont enregistrées. Les champs de commande « Par », « Reçu » et « Signature » doivent être laissés vides.
La tenue de registres comptables dans une entreprise implique la préparation d'un certain nombre de documents primaires. Un bon de commande de dépenses est inclus dans la liste de l'un de ces documents. Les règles de base pour le remplissage et la forme du bon de commande sont approuvées et inscrites dans des actes législatifs. Étudier et connaître les règles permettront à un entrepreneur individuel (IP) d'éviter les erreurs dans ses activités pratiques.
Règles de base pour le remplissage et l'application
Le bon de commande des dépenses (ci-après dénommé RKO) est un document principal utilisé par un entrepreneur individuel pour refléter les dépenses en espèces dans la comptabilité. En effet, il est établi pour chaque opération de dépense (paiement) de fonds depuis la caisse de l'entreprise en espèces.
La procédure à suivre pour effectuer des transactions en espèces dans les entreprises et, par conséquent, l'utilisation des ordres de dépenses en comptabilité sont inscrites au niveau législatif. Un tel acte législatif réglementaire est la directive de la banque centrale Fédération de Russie«Sur la procédure à suivre pour effectuer des transactions en espèces des entrepreneurs individuels» dernière édition du 11/03/14
Considérons les principales règles d'enregistrement des règlements en espèces.
Le remplissage d'un bon de commande de dépenses peut être confié à :
- pour le chef comptable - s'il est disponible dans le personnel ;
- au caissier de l'entreprise ;
- pour un dirigeant/entrepreneur individuel – en l’absence des postes ci-dessus parmi le personnel.
RKO est délivré pour certaine période. La durée de validité est d'un jour, c'est-à-dire que les fonds doivent et peuvent être reçus le jour de leur établissement. Si cette exigence n'est pas remplie, une nouvelle commande doit être émise ; les actions visant à corriger la date dans l'ancienne ne sont pas autorisées.
L'ordre d'encaissement doit être établi en un seul exemplaire.
Exemple de formulaire de règlement en espèces pour les entrepreneurs individuels (exemple) :
Ordre correctement exécuté dans obligatoire nécessite la signature des dirigeants de l'entreprise.
Qui doit et peut signer l'accord de règlement en espèces dépend du personnel de l'entreprise, à savoir :
- comptable et caissier;
- gérant et caissier - en l'absence d'un comptable parmi le personnel ;
- gérant/entrepreneur individuel – en l’absence d’un comptable et d’un caissier parmi le personnel.
Selon la directive de la Banque centrale, l'ordre peut être émis soit sous forme papier, soit soumis sous forme électronique.
RKO sous forme électronique peut être signé par un entrepreneur individuel à l'aide d'une signature électronique.
Lorsqu'il est exécuté sur papier, un ordre de dépenses peut être rempli manuellement ou à l'aide de logiciels et de matériel (ordinateurs). Le remplissage à la main est rarement utilisé car il s'agit d'un processus assez long. Mais cela ne peut être évité en cas de panne informatique ou de manque d'alimentation électrique dans l'entreprise.
La séquence d'actions qui doivent être effectuées par un caissier lors de l'émission de fonds de la caisse enregistreuse dans le cadre d'un règlement en espèces :
- Vérifiez la présence de toutes les signatures nécessaires sur le document et comparez-les avec les échantillons de cartes. Des cartes d'échantillons doivent être conservées au registre en tout temps.
- Vérifiez que le montant indiqué par des chiffres, correspond au montant indiqué en toutes lettres et il n'y a pas d'erreurs.
- Faites attention à la disponibilité réelle documents supplémentaires, s'ils sont indiqués dans le RKO.
- Rapprocher les données du bénéficiaire de l'argent : nom, prénom, patronyme et détails du passeport doivent correspondre à ceux indiqués dans la caisse.
- S'il n'y a pas de commentaires, le caissier émet les fonds de la caisse enregistreuse.
- Parallèlement à l'émission du cash, il transmet la commande au destinataire pour signature, puis appose la sienne et certifie par un cachet (sceau).
- Le caissier est tenu de faire une inscription pour chaque caisse enregistreuse émise dans le livre de caisse de l'entrepreneur individuel.
Attention! La correction des dates, des noms et des signatures dans RKO est inacceptable.
Il existe une liste d'opérations de dépenses possibles dans une entreprise qui nécessitent l'enregistrement des espèces et des règlements en espèces. Par exemple, il peut s'agir du paiement d'un salaire mensuel, d'allocations, de l'émission de fonds pour se présenter à un employé lors d'un voyage d'affaires, de l'émission d'espèces à une succursale (division) distincte de l'entreprise. Le paiement du salaire mensuel selon les services de règlement en espèces s'effectue sur la base de la feuille de salaire accumulée.
Exemple de règlement en espèces pour le salaire (exemple) :
L'organisation du processus de stockage des caisses enregistreuses papier ou électroniques est réalisée par le chef d'entreprise.
Les responsabilités d'un manager comprennent également :
- Fournir au caissier un cachet ou un sceau (ci-après dénommé sceau). Le cachet est apposé sur la commande lors de l'émission des espèces. De plus, le sceau doit être réalisé correctement avec l'indication obligatoire des détails.
- Assurez-vous que des exemples de signatures sont disponibles à la caisse. Des exemples de signatures des personnes autorisées à signer les documents de caisse doivent être fournis.
Un entrepreneur individuel peut apposer son sceau sur le RKO, mais son apposition n'est pas réglementée par la loi, c'est-à-dire facultatif.
Remplir le formulaire RKO approuvé
La forme (forme) du document comptable considéré a été approuvée par le Comité des statistiques de la Fédération de Russie dans la résolution « Sur l'approbation des formulaires unifiés pour l'enregistrement des transactions en espèces… » n° 88, dernière édition du 3 mai 2000. ). Le numéro du formulaire RKO approuvé, selon la résolution, est le n° KO-2.
Exemple de remplissage de caisse enregistreuse pour entrepreneurs individuels (exemple) : 
Examinons de plus près les nuances liées au remplissage correct des détails du formulaire :
- dans les lignes « Organisation » et « Division structurelle », le nom complet est indiqué, s'il n'y a pas de division, « ——- » (un tiret) est inscrit ;
- « N° de document » et « Date » doivent être identiques au numéro d'enregistrement dans le journal comptable de l'entreprise ;
- Les cellules « Débit » (code départemental, numéro de correspondant/compte, code comptable analytique du compte correspondant) sont renseignées lors de l'utilisation d'entrepreneurs individuels en comptabilité, en cas d'absence, mettre « ——— » (tiret) ;
- ligne « Crédit » - selon le plan comptable, le compte est indiqué - 50 « Cash » ;
- « Code de destination » - doit correspondre à l'objet de l'émission. Un tiret est ajouté si l'entreprise n'utilise pas de codes cibles en comptabilité ;
- « Problème » - les coordonnées du destinataire sont indiquées, le nom complet est écrit, les abréviations ne sont pas autorisées ;
- "Base". Par exemple, vous pouvez indiquer les éléments suivants : acompte pour un déplacement professionnel, délivrance d'une aide financière, délivrance de bourses, de salaires, etc.
- ligne « Montant » - remplie de mots. Espace libre les lignes sont barrées ;
- cellule « Montant » - remplissez la valeur numérique ;
- "Annexe" - s'il existe des documents supplémentaires, remplissez les détails de ces documents, par exemple une procuration.
Le respect des règles ci-dessus pour remplir le formulaire et la durée de validité de la commande permettra d'éviter des erreurs et des corrections grossières lors de l'enregistrement et de l'utilisation des services de règlement en espèces. Un exemple du formulaire approuvé est également disponible sur le site Web du Comité russe des statistiques.
Les ordres de réception et de dépenses sont des formulaires unifiés approuvés par le Comité national des statistiques pour une utilisation par les organisations ou les entrepreneurs individuels utilisant des espèces. Selon la fonction qu'ils remplissent à la caisse de l'organisation - revenus ou dépenses - il existe un ordre d'encaissement et un ordre de dépense en espèces. Examinons de plus près chacun d'eux, à quoi il sert, quelle fonction il remplit et quand il doit être émis.
Quand le Reçu Cash Order (PKO) est-il rempli ?
Lorsque de l'argent est reçu à la caisse d'une organisation ou d'un entrepreneur individuel, il est nécessaire de refléter le fait de cette transaction commerciale dans les comptes comptables. Et pour le dépôt d'espèces, il existe un ordre d'encaissement.
Il est établi selon un exemplaire unique unifié et signé par le chef comptable, le comptable, le comptable-caissier, le caissier de l'organisme ou toute autre personne habilitée.
Un ordre d'encaissement se compose de deux blocs :
- PKO lui-même ;
- Un reçu qui, une fois rempli, est arraché et remis à la personne qui a déposé l'argent à la caisse.
Vous pouvez émettre un reçu manuellement ou à l'aide d'un ordinateur. Les corrections dans l'ordre de réception ne sont pas autorisées. Si vous faites une erreur, la commande doit être réécrite. Dans le cas contraire, un tel document n'est pas valide et viole la discipline en matière de trésorerie.
Après avoir rempli, un cachet est apposé sur le deuxième bloc du « Reçu » PKO personne morale ou entrepreneur. Désormais, il n'est plus nécessaire d'apposer un cachet pour que la moitié aille au bon de caisse et l'autre moitié au ticket de caisse.
Dans quels cas le Récépissé d'Ordre de Caisse est-il rempli ?
Nous remplissons un ordre de reçu de caisse lorsque :
- apport par les fondateurs de leur part dans le capital autorisé ;
- réception des bénéfices à la caisse. Si vous utilisez dans votre travail caisse et pendant la journée où vous poinçonnez les reçus des clients, vous n'avez alors pas besoin d'émettre un ordre de reçu pour chaque chèque poinçonné, le montant total n'est reçu que par un seul PKO à la fin du quart de travail ;
- restitution des fonds empruntés. Si votre organisation ou entrepreneur individuel a accordé un prêt à une personne morale ou à une personne physique et que le prêt est restitué à la caisse de l'organisation ;
- retour de la personne responsable. Votre organisation a donné de l'argent à l'employé, l'employé a acheté ce dont il avait besoin et apporte le reste de l'avance à la caisse de l'organisation ou de l'entrepreneur ;
- retrait de fonds du compte courant d'une personne morale. Si vous retirez des fonds du compte courant de l’organisation pour les salaires, les besoins du ménage, etc., ces fonds doivent d’abord aller à la caisse de l’organisation.
La procédure à suivre pour remplir le bon de commande de reçu
Nous allons maintenant examiner la procédure étape par étape pour remplir chaque champ du reçu de commande.
Site Internet de Rosstat.
Dans le champ « Date de compilation », la date actuelle est inscrite, car Un ordre d'encaissement est établi lors d'une opération commerciale.
Les colonnes « Débit » et « Crédit » sont renseignées conformément aux écritures comptables et sont préparées par le comptable. Mais, par défaut, la colonne « Débit » est renseignée avec 50,1 - puisqu'il s'agit du compte comptable de la caisse enregistreuse de l'organisation. La colonne « Crédit » peut contenir l'un des comptes comptables suivants :
75 « règlements avec les fondateurs » - lorsque les fondateurs apportent une part au capital autorisé ;
51 « comptes courants » - lors du retrait de fonds d'un compte courant ;
71 « règlements avec des personnes responsables » - lors du retour d'une avance non utilisée d'un employé ;
62 « règlements avec les acheteurs et les clients » - dès réception du paiement de l'acheteur à la caisse de l'organisation ;
90.1 « revenu des ventes » - lors de l'enregistrement des revenus d'un quart de travail utilisant un équipement de caisse enregistreuse.
Le champ « Montant » reflète le montant déposé en caisse. Dans ce cas, l'indication des kopecks et des roubles est séparée par le symbole « - ».
Dans le champ « Accepté de », saisissez le nom complet ou le nom complet du donateur dans cas génitif(répond à la question - de qui ?), ou le nom complet de la personne morale ou de l'entrepreneur individuel et le nom complet de la personne physique contribuante, également au génitif.
Dans le champ « Base », saisissez la base de dépôt des fonds : contribution à capital autorisé, chiffre d'affaires, réception d'espèces de la banque, paiement de biens/services selon le numéro de facture (numéro d'accord), etc.
Dans le champ « Montant », le montant des fonds déposés est écrit en mots avec une majuscule, les kopecks sont indiqués en chiffres. Il convient de noter que si vous avez indiqué le montant total sans kopecks dans la partie tabulaire du PQS, alors dans le champ « Montant », vous devez indiquer uniquement le montant total en lettres sans indiquer de kopecks. La réduction des roubles et des kopecks n'est pas autorisée. Si le montant inclut la TVA, alors il est écrit « TVA incluse, taux d'intérêt TVA et montant de la TVA.
Les principaux documents sur la base desquels l'argent est déposé sont renseignés dans le champ « Annexe ».
Les deux lignes du bas contiennent les signatures du caissier et du chef comptable.
Le bloc « Reçu » est renseigné de la même manière que le bloc « Ordre d'encaissement ». Un timbre est apposé, arraché le long de la ligne et remis au déposant.
Exemple de remplissage du reçu de caisse (PKO)
Cliquez pour agrandir
Quand le bon de commande de dépenses (RKO) est-il rempli ?
Par analogie avec un ordre de caisse entrant, un ordre de caisse sortant est rempli lorsque l'argent doit être reçu à la caisse de l'organisation.
RKO est compilé selon une copie unique unifiée et stocké dans le livre de caisse de l'organisation.
L'ordre de dépenses sera composé d'un seul bloc - l'ordre de dépenses lui-même. Signé par le chef comptable, le comptable, le comptable-caissier, le caissier de l'organisation ou toute autre personne autorisée.
Vous pouvez émettre des consommables manuellement ou à l'aide d'un ordinateur. Corrections dans ordre de dépenses ne sont pas autorisés. Si vous avez commis une erreur, la commande doit être réécrite. Dans le cas contraire, un tel document n'est pas valide et viole la discipline en matière de trésorerie.
Dans quels cas l'ordre de dépenses est-il rempli ?
Nous remplissons un bon de commande lorsque :
- la nécessité de désigner des personnes responsables pour l'achat de biens ou de matériaux nécessaires à l'organisation ;
- délivrance aux personnes responsables des dépenses personnelles et de voyage ;
- déposer des espèces à la banque sur le compte courant de l'organisation ;
- paiement des salaires (avances) aux salariés en espèces à la caisse ;
- paiement de dividendes aux fondateurs.
La procédure pour remplir l'ordre de dépenses en espèces
Voyons maintenant étape par étape comment remplir correctement un ordre de reçu de caisse.
Dans le champ « Organisation », saisissez le nom complet de la personne morale ou entrepreneur individuel selon les documents statutaires.
Le champ « Unité structurelle » indique l'unité qui a émis la commande. Si l'organisation ou l'entrepreneur individuel n'a pas de division, un tiret est ajouté.
Dans le champ « selon OKPO », saisissez le code OKPO délivré par les autorités statistiques. Si vous ne connaissez pas votre code, vous pouvez le trouver sur le site officiel de Rosstat.
Le champ « numéro de document » est attribué à partir du premier numéro, à partir du 1er janvier de la nouvelle année et est numéroté de manière continue tout au long de l'année jusqu'au 31 décembre. L'organisation a le droit d'utiliser des préfixes pour les numéros.
Dans le champ « Date de compilation », la date actuelle est inscrite, car un ordre de dépenses est établi lors d'une opération commerciale.
Les colonnes « Débit » et « Crédit » sont renseignées conformément aux écritures comptables et sont préparées par le comptable. Mais, par défaut, la colonne « Crédit » est renseignée avec 50,1 - puisqu'il s'agit du compte comptable de la caisse de l'organisation. La colonne « Débit » peut contenir l'un des comptes comptables suivants :
70 "calculs selon salaires» - lors des paiements en espèces aux employés de l'organisation ;
51 « comptes courants » - lors du dépôt de fonds sur un compte courant depuis la caisse de l'organisation ;
71 « règlements avec des personnes responsables » - lors de l'octroi d'une avance à un salarié pour les besoins de l'entreprise ou les frais de déplacement ;
60 « règlements avec les fournisseurs et les entrepreneurs » - lors du paiement des fournisseurs en espèces.
Le champ « Montant » reflète le montant déposé en caisse. Dans ce cas, l'indication des kopecks et des roubles est séparée par le symbole « - ». Ou, avec des roubles complets, les kopecks peuvent ne pas être indiqués.
Le champ « Code Objectif » est renseigné uniquement si l'organisation utilise un système de codage.
Dans le champ « Émission », soit le nom complet de la personne à qui l'argent est émis est inscrit au génitif (répond à la question - de qui ?), soit le nom complet de la personne morale ou de l'entrepreneur individuel et le nom complet nom du destinataire de l'individu, également au génitif.
Dans le champ « Base », saisissez la base d'émission des fonds : paiement des dividendes, paiement au fournisseur, encaissement, paiement des biens/services selon le n° de facture (n° d'accord), etc.
Dans le champ « Montant », le montant des fonds émis est écrit en lettres avec une majuscule, les kopecks sont indiqués en chiffres. Il convient de noter que si vous avez indiqué le montant total sans kopecks dans la partie tabulaire du système de règlement en espèces, alors dans le champ « Montant », vous devez indiquer uniquement le montant total en lettres sans indiquer de kopecks. La réduction des roubles et des kopecks n'est pas autorisée.