Montant des frais de déplacement à l'étranger. Indemnités journalières minimales et maximales pour les déplacements professionnels
Les articles du Code du travail de la Fédération de Russie établissent l'obligation de l'employeur de soutenir ses employés envoyés en voyage d'affaires. La loi inclut la notion d'entretien pendant la période spécifiée. Cela signifie certain espèces, qu'un employé détaché peut dépenser pour la nourriture et les déplacements (y compris les indemnités journalières).
Des dispositions concernant le transfert de cet argent sont également contenues dans la législation fiscale. Une analyse des actes législatifs montre qu'il n'y a pas de valeurs maximales pour les taux d'indemnités journalières.
Qu'est-ce qui est inclus dans l'indemnité journalière d'un déplacement professionnel ?
Le paiement des indemnités journalières pour les déplacements professionnels s'effectue selon deux modalités principales.
Ils doivent être précisés plus en détail :
- Les dépenses courantes lors de ces déplacements pourront être remboursées à la fin de la mission. Lorsqu'un salarié présente les documents nécessaires au service comptable, il est crédité d'une indemnité de dépenses ;
- Les dépenses peuvent être payées à l'avance, à l'avance. Dans ce cas, l'employeur transfère une certaine somme d'argent au salarié, en fonction de la durée du voyage.
Le calcul est effectué quotidiennement. De plus, le montant de ces versements est déterminé par le règlement intérieur de chaque organisation. Les calculs d’indemnisation peuvent donc varier considérablement. Par exemple, lors d'un déménagement en Russie, la norme pour les employés budgétaires de l'État ou municipaux est de 100 roubles par jour. Les normes de taille spécifiées existent depuis plus de 15 ans et n'ont pas changé depuis.
Et la taille standard pour les salariés sociétés commerciales, en règle générale, commence à partir de 500 roubles par jour de voyage d'affaires. Dans ce cas, les dépenses pour une journée sont d'un montant fixe. Il est remis à la personne ou transféré après son retour. Il a le droit de planifier ses dépenses de manière indépendante dans la limite du montant du paiement.
Paiement des indemnités journalières pour les déplacements professionnels en Russie
Les indemnités journalières pour les déplacements professionnels en 2018 en Russie sont fixées séparément par chaque employeur. Chaque organisation a le droit de déterminer sa propre limite de dépenses.
Dans le même temps, le calcul des dépenses en Russie peut varier selon la catégorie d'employés. Par exemple, un manager se verra attribuer un volume plus élevé que les employés ordinaires. En conséquence, le calcul de l'entretien lors d'un voyage d'affaires sera considérablement différent.
Tarifs des indemnités journalières pour les déplacements professionnels en 2018
Comme indiqué ci-dessus, la loi ne fixe pas de limite spécifique pour le calcul des paiements en Russie. Par conséquent, il n'y a tout simplement aucune limite à l'indemnisation des dépenses lors d'un voyage en Russie.
Ces problèmes sont résolus par chaque employeur indépendamment. Après tout, c'est l'employeur qui dépense ses propres fonds et personne n'a le droit de lui interdire d'effectuer des dépenses. Le volume de la norme est établi uniformément pour toute la durée du voyage. Un montant est déterminé pour chaque jour. Une exception au paiement de la norme est un voyage d'affaires d'une journée. Dans ce cas, le contenu n'est pas répertorié.
Indemnité journalière pour un voyage d'affaires en Russie en 2018
Le montant total des paiements est constitué des virements pour chaque jour du voyage. La comptabilité effectue des calculs basés sur la norme et en tenant compte de la durée totale du voyage.
De plus, le montant précis des versements dépend des dispositions inscrites dans la loi locale de chaque organisation. Et l'employé n'a pas le droit d'insister sur le transfert d'un montant de fonds accru. Le montant des virements dépend de l'acte spécifié et ne peut être différent.
Indemnité journalière maximale pour les déplacements professionnels
L'indemnité journalière minimale pour un voyage d'affaires en 2018 en Russie est de 100 roubles. Le montant spécifié de la norme s'applique aux fonctionnaires. Pendant ce temps, la limite maximale de la norme n'est pas limitée par la loi. Parallèlement, le Code général des impôts ne considère pas les indemnités de déplacement comme un objet d'imposition. Par conséquent, l’impôt sur le revenu des personnes physiques ne leur est pas facturé. Il existe cependant une limite au-delà de laquelle l'impôt sur le revenu est facturé.
Si les dépenses dépassent 3 500 roubles, le montant dépassant le calcul spécifié sera soumis à l'impôt sur le revenu. Autrement dit, cela sera considéré comme un revenu.
Comment calculer l'indemnité journalière pour un voyage d'affaires en Russie ?
Vous pouvez calculer votre indemnité journalière en fonction de la durée du voyage. Dans ce cas, l'unité de paiement doit être considérée comme le montant des paiements établi dans l'organisation. Par exemple, s'ils s'élèvent à 500 roubles et que l'ordre de voyage est établi pour 10 jours, le volume des transferts sera de 5 000 roubles.
Dans tous les cas de voyage en Russie, le montant des paiements sera calculé selon cette formule.
En 2019, l'employeur fixe en toute autonomie le montant de l'indemnité journalière pour un déplacement professionnel. Mais il faut garder à l'esprit que les paiements ne peuvent être exonérés d'impôts et de cotisations que dans les limites des normes. Vous trouverez les normes et indemnités journalières pour un voyage d'affaires en 2019 en Russie et à l'étranger dans l'article.
Plafond d’indemnité journalière pour les déplacements professionnels en 2019
Il n'existe pas de dispositions légales concernant les indemnités journalières pour les déplacements professionnels : chaque employeur décide du montant qu'il paiera aux salariés pour les déplacements professionnels. Le montant et les modalités de paiement sont précisés dans des documents internes. Par exemple, dans le règlement sur les voyages d'affaires (Règlement approuvé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 13 octobre 2008 n° 749).
Malgré cela, il faut tenir compte du fait que le Code des impôts prévoit une indemnité journalière maximale en 2019 pour le calcul de l'impôt sur le revenu des personnes physiques et des primes d'assurance. L'entreprise ne doit pas retenir d'impôts et de cotisations sur le montant du paiement, qui ne dépasse pas les limites - 700 roubles par jour pour les voyages en Russie et 2 500 roubles par jour pour les voyages à l'étranger.
Frais de déplacement en 2019
En plus de l'indemnité journalière, les frais de déplacement en 2019 comprennent les paiements (article 168 du Code du travail de la Fédération de Russie, article 11 du Règlement, approuvé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 13 octobre 2008 n° 749) :
- les frais de déplacement vers et depuis le voyage d'affaires. Y compris le paiement d'un trajet en taxi ou autre voiture ;
- frais de subsistance - dans un hôtel ou dans un appartement loué sur le lieu du voyage d'affaires ;
- les autres dépenses que le travailleur détaché a effectuées avec l'autorisation de l'employeur.
En Russie, les indemnités journalières sont prises en compte en 2019 lors du calcul intégral de l'impôt sur les bénéfices (paragraphe 12, clause 1, article 264 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Comme nous l'avons noté plus haut, les règles concernent uniquement le calcul de l'impôt sur le revenu et des cotisations des personnes physiques.
Afin d'inclure l'indemnité journalière dans les dépenses, l'employeur doit remplir une condition obligatoire : confirmer la nature productive du voyage et la durée du séjour de l'employé en voyage d'affaires. Il n'est pas nécessaire d'exiger des documents de l'employé pour confirmer les dépenses. Les experts du système Glavbukh ont expliqué plus en détail comment prendre en compte les indemnités journalières lors du calcul des impôts.
Il n'y a pas non plus de règles dans le code pour les autres frais de déplacement. Les entreprises approuvent la procédure de paiement des frais de déplacement en 2019 dans leur règlements(Article 11 du décret gouvernemental n° 749 du 13 octobre 2008). Si l'entreprise dispose de pièces justificatives, les frais peuvent être pris en compte lors du calcul de l'impôt sur le revenu et de l'impôt au titre du régime fiscal simplifié.
Exemple d'arrêté fixant les normes d'indemnités journalières en 2019
Indemnité journalière pour les voyages d'affaires en Russie
Le montant des dépenses quotidiennes pour les voyages en Russie en 2019 devrait être fixé dans une convention collective ou un acte local. Pour éviter toute confusion avec les impôts et les cotisations, vous pouvez respecter la limite non imposable - 700 roubles. pour une journée. Sur les indemnités journalières dépassant cette norme, le comptable retiendra l'impôt sur le revenu des personnes physiques et comptera primes d'assurance.
Les frais de déplacement pour l'indemnité journalière en 2019 en Russie sont payés aux salariés :
- pour chaque jour de séjour en déplacement professionnel, y compris les week-ends et vacances;
- pour tous les jours de route (y compris les jours de départ et de retour), y compris en cas de retard forcé.
Le jour de départ est considéré comme la date de départ du transport de la localité où le salarié travaille habituellement jusqu'au lieu où il a été envoyé. Le jour de retour est la date d'arrivée du transport à localité où il travaille en permanence. De plus, si le transport part ou arrive avant 24 heures incluses, le jour en cours est pris en compte. Si cela se produit à 0 heures, procédez comme suit.
Exemple de calcul d'indemnité journalière en 2019
Un employé part en voyage d'affaires en train. La gare est située dans la ville.
L'heure de départ du train est 23h56 le 4 juin.
Le premier jour du voyage sera le 4 juin. L'indemnité journalière pour cette journée est versée en totalité.
Indemnité journalière pour les déplacements professionnels à l'étranger
Le montant de l'indemnité journalière pour les déplacements professionnels à l'étranger en 2019 est fixé par l'employeur en toute autonomie dans une convention collective ou un acte local. De plus, pour éviter toute confusion dans la comptabilité fiscale, les normes d'indemnités journalières les plus souvent utilisées pour les voyages d'affaires à l'étranger sont les mêmes que pour l'impôt sur le revenu et les cotisations des personnes physiques - 2 500 roubles. pour une journée. Ensuite, le comptable ne calculera pas l'impôt sur le revenu et les cotisations en 2019 à partir de l'indemnité journalière.
Pour les employés de l'État, il existe leurs propres normes en matière d'indemnités journalières à l'étranger (décret gouvernemental n° 812 du 26 décembre 2005). Par exemple, pour la Chine, l'indemnité journalière pour un voyage d'affaires du territoire de la Russie vers le territoire de pays étrangers est de 67 dollars américains. Pour le Kazakhstan, la taille est plus petite - seulement 55 dollars.
La date de départ de Russie et d'entrée dans le pays pour un voyage d'affaires à l'étranger est déterminée (articles 18, 19 du Règlement, approuvé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 13 octobre 2008 n° 749) :
- pour les voyages d'affaires dans les pays de la CEI, pour une entrée dans laquelle ils ne font pas de marque sur le passeport - en utilisant des documents de voyage ;
- pour les voyages d'affaires à l'étranger - sur la base des marques sur le passeport international indiquant que l'employé a traversé la frontière.
Supposons qu’un employé traverse le territoire russe avant de partir à l’étranger. Dans ce cas, payez les indemnités journalières selon la norme pour les voyages d'affaires intérieurs. Dès le jour où vous franchissez la frontière russe, appliquez des plafonds d’indemnités journalières pour les voyages à l’étranger. Et à partir du jour où vous franchissez la frontière russe, appliquez à nouveau la norme pour les déplacements professionnels internes.
Indemnité journalière pour les déplacements professionnels d'une journée en 2019
L'employeur a l'obligation de prendre en charge les frais de voyage aller-retour et d'hébergement d'un salarié qui part en déplacement professionnel de plusieurs jours. Pour chaque jour de voyage, vous devez payer une indemnité journalière (article 168 du Code du travail de la Fédération de Russie). Les règles de calcul des paiements pour un voyage d'affaires d'une journée ont été révisées par des experts du système Glavbukh.
Pour un déplacement professionnel d'une journée, remboursez au salarié les frais de déplacement. Payez une indemnité journalière pour une journée de voyage d'affaires en 2019 uniquement si le voyage a lieu à l'étranger. Ne leur facturez pas le montant total, mais dans la limite de 50 pour cent de la limite établie pour les voyages à l'étranger (articles 11, 20 du Règlement, approuvé par la résolution gouvernementale n° 749 du 13 octobre 2008).
Un salarié n'a pas droit aux indemnités journalières pour les déplacements professionnels d'une journée en Russie. Au lieu de cela, l'entreprise a le droit de verser une indemnisation pour d'autres dépenses liées au voyage. Si vous faites cela, une telle condition doit être consignée dans un document de l'entreprise locale. Par exemple, dans un contrat de travail ou une convention collective. Ou vous pouvez émettre une ordonnance qui prévoit une compensation pour les dépenses des employés détachés au lieu d'indemnités journalières. Vous devez également indiquer les montants que vous remettrez aux salariés.
Si vous ne payez pas d'impôt sur le revenu et de cotisations sur l'indemnité journalière « supplémentaire », le fisc vous infligera une amende et vous imposera des pénalités. L'amende est de 20 pour cent du montant que l'organisation n'a pas transféré (articles 122, 123 du Code des impôts de la Fédération de Russie).
Vous devez absolument savoir combien ils paient pour les frais de déplacement quotidiens en 2019 et ce que dit la législation de la Fédération de Russie à ce sujet.
De plus, il ne serait pas inutile de savoir comment sont payées les indemnités journalières lors des voyages d'affaires à l'étranger et organismes budgétaires.
Un grand nombre de travailleurs modernes sont souvent obligés d'effectuer divers voyages d'affaires à la fois à l'intérieur du pays et à l'étranger. Dans ce cas, toutes les dépenses liées à ces déplacements sont à la charge de l'employeur.
Mais comment déterminer ce qui est inclus dans les frais de déplacement et ce qui constitue une indemnité journalière ? Et quelles nuances liées aux dépenses officielles devez-vous connaître ?
Les bases
Selon le Code du travail de la Fédération de Russie, un employé en voyage d'affaires a le droit de compter sur le maintien de son emploi et de son salaire (). Cela s'applique également à ceux qui travaillent.
Mais comme tout voyage implique une certaine dépense d'argent, le voyage d'affaires s'effectue aux frais de l'entreprise.
Après tout, selon la loi, l'employeur n'a pas le droit d'aggraver la situation financière d'un employé et il est tenu de rembourser toutes les dépenses à son employé.
Il en résulte que les frais de déplacement, d'inscription documents nécessaires(si le voyage est à l'étranger), etc.
Un poste de dépense distinct pour l'employeur est ce qu'on appelle l'indemnité journalière. Fait intéressant, l'employé reçoit tous les paiements nécessaires, quelle que soit la réussite de son déplacement professionnel.
De plus, l'employeur n'est absolument pas tenu de rembourser tous les salariés en même taille. Le plus souvent, le montant des indemnités de déplacement est déterminé par le poste occupé par le salarié.
Mais l'indemnité journalière devrait être la même pour tous les salariés de l'établissement. Les différences ne sont autorisées qu'entre les voyages en Russie et à l'étranger.
Vous ne pouvez pas partir en voyage d'affaires :
- une femme enceinte ;
- les travailleurs mineurs, à l'exception des sportifs et des représentants des professions créatives ;
- les personnes handicapées;
- les candidats participant aux élections ;
- les salariés avec lesquels il est conclu ;
- certaines catégories de salariés sans leur consentement écrit.
Dans certains cas, l'employeur doit obtenir l'accord écrit pour un déplacement professionnel auprès de :
- les femmes élevant des enfants de moins de 3 ans ou de moins de 5 ans sans conjoint ;
- les salariés qui sont à la charge d'enfants handicapés ;
- des travailleurs qui s’en soucient et peuvent documenter ce fait.
L'employeur est tenu de verser son salaire au salarié envoyé en déplacement professionnel.
Le salaire doit être recalculé, c'est-à-dire qu'il dépend du fait que pendant un certain temps, l'employé ne sera pas en mesure d'exercer ses fonctions directes.
Le montant dépend directement du nombre de jours ouvrables tout au long du déplacement professionnel et, selon le Code du travail, les week-ends et jours fériés ne sont pas pris en compte.
Aussi, non seulement le salaire lui-même des 12 derniers mois est pris en compte, mais également diverses rémunérations.
Définitions
Un voyage d'affaires est un voyage d'un employé d'un organisme effectué sous la direction de l'employeur et uniquement à des fins professionnelles ().
Il est important de savoir que l'absence d'un salarié ne constitue pas un déplacement professionnel s'il revient le jour de son départ.
Il s'ensuit que le voyage doit avoir certains délais. Que sont les indemnités journalières et les indemnités de déplacement ? Beaucoup de gens pensent que c’est la même chose.
Naturellement, un salarié envoyé en déplacement professionnel doit percevoir un certain montant pour l'hébergement, les déplacements et autres frais.
L'employeur, à son tour, est tenu de fournir au salarié non seulement des indemnités de déplacement, mais également des indemnités journalières.
C'est-à-dire des fonds pour des dépenses supplémentaires qui ne sont pas liées au logement locatif, aux déplacements ou à d'autres dépenses professionnelles ().
Quel est leur rôle ?
Les frais de déplacement doivent être justifiés par des documents (billets, chèques, etc.), tandis que le salarié peut disposer d'indemnités journalières à sa discrétion et n'a pas à se présenter à l'employeur pour cela.
Mais il y a aussi quelques nuances. Par exemple, un employeur peut refuser de rembourser les dépenses d'un employé si elles ont été effectuées à son insu ou sans sa permission.
Les frais de déplacement sont payés en fonction des billets achetés par le salarié. Pour éviter toute confusion avec le prix des billets, l'employeur décide lui-même du type de transport que le salarié effectuera en voyage d'affaires.
Ce point est souvent indiqué dans les documents réglementaires de l'organisation. Pour payer le transport et l'hôtel, le salarié reçoit généralement une avance dont le montant est fixé.
Les frais de location d'un logement dans une autre ville sont remboursés comme suit - le nom de l'organisme doit être indiqué.
Les frais d'utilisation du téléphone, de la télévision, etc. sont également remboursés. Les repas ne sont pas remboursés car ils sont considérés comme couverts par l'indemnité journalière.
Si un employé ne peut pas confirmer ces dépenses, il n'est remboursé que de 12 roubles par jour. Dans les organismes budgétaires, les indemnités de déplacement pour le logement sont limitées à 550 roubles par jour.
Lorsqu'un salarié a la possibilité de vivre gratuitement, ce poste de dépense n'est pas pris en compte. Mais que se passe-t-il si les déplacements professionnels durent une journée ? Le salarié a-t-il droit à une indemnité journalière dans ce cas ?
La loi établit qu'un déplacement professionnel d'une journée est égal à un déplacement régulier, c'est-à-dire que le salarié a droit au remboursement de toutes les dépenses. La seule exception est que les indemnités journalières ne lui sont pas versées.
Mais là aussi la loi, ou plutôt la Résolution du 11 septembre 2012 n° 4357/2 Cour suprême La Fédération de Russie autorise le paiement d'indemnités dites journalières pour les déplacements d'une journée des salariés.
Des indemnités journalières doivent être versées pour :
- chaque jour de voyage, y compris les week-ends, les jours fériés ou en cas de maladie d'un employé ;
- les jours que le salarié passe directement sur la route ;
- arrêts et retards forcés.
Dès qu'un salarié revient d'un voyage d'affaires, il est tenu de fournir au service comptable de l'organisation un rapport complet de toutes ses dépenses dans un délai de 3 jours.
S'il lui reste de l'argent, il doit le rendre au caissier. Il est important de savoir que le dépôt d'un rapport de frais de déplacement est nécessaire, même si tous les paiements ont été effectués par carte bancaire.
Peu importe qu’il s’agisse d’une carte personnelle ou d’une carte d’entreprise. Tous les documents confirmant le voyage doivent être joints, par exemple des billets, des reçus, une copie du passeport international, etc.
Il y a aussi telles ou telles dépenses comme les services de traduction ou les billets pour divers événements officiels. Ils devraient absolument être inclus dans le .
Cadre législatif
Toutes les questions liées aux voyages d'affaires sont régies par le Code du travail de la Fédération de Russie. En outre, l'établissement doit disposer d'un tel document normatif, Comment .
Surtout si les employés de l’organisation sont obligés de partir très souvent en voyage d’affaires. La fiscalité des fonds de voyage est régie par le Code des impôts de la Fédération de Russie.
Frais de déplacement quotidiens standards en 2019
Les frais de voyage journaliers en 2019 resteront les mêmes que l’année dernière. Il existe un montant fixe de paiements journaliers, qui ne nécessitent aucune preuve documentaire.
Et ils ne sont donc pas concernés par la fiscalité, contrairement aux indemnités de déplacement. Pour un voyage d'affaires sur le territoire de la Fédération de Russie, ce montant ne doit pas dépasser 700 roubles par jour et pour les voyages à l'étranger - 2 500 roubles par jour ().
Tout ce qui est payé au-delà de ces normes est soumis par la loi à un impôt de 13 %, qui est retenu sur les salaires.
Qui fixe la valeur
Le montant de l'indemnité journalière des salariés est généralement fixé par l'entreprise elle-même sur la base du règlement intérieur.
Souvent, toutes les nuances associées aux voyages d'affaires sont indiquées. Cela prend en compte à la fois les voyages d'affaires au sein de la Fédération de Russie et à l'étranger.
Quel est le montant maintenant ?
La loi fixe des montants d'indemnités journalières qui ne sont soumis à aucune taxe. Et en 2019, ils restent inchangés.
Vidéo: problèmes actuels frais de déplacement
Dans le même temps, il n'y a aucune restriction sur la révision du montant des paiements quotidiens, le montant final dépend donc des capacités d'une organisation particulière.
Si vous voyagez à l'étranger
Ce temps est enregistré à l’aide de marques sur le passeport international du salarié. Et tant qu'une personne se trouve en dehors du territoire de la Fédération de Russie, les indemnités journalières doivent être payées dans la devise appropriée.
Dès son retour, les paiements commencent à arriver en roubles. Le montant est déterminé conformément aux documents réglementaires de l'établissement.
Dans les institutions budgétaires
Les employés des institutions budgétaires peuvent compter sur une indemnité journalière qui ne dépasse pas la norme établie par l'État.
Si les organisations privées peuvent fixer n'importe quel montant de paiements pour leurs employés, même s'ils dépassent la norme, le solde sera soumis aux impôts. Les entreprises à petit budget ne peuvent naturellement pas se permettre un tel luxe.
Pour le personnel militaire
Si un militaire peut regagner chaque jour son lieu de service ou de résidence et que son déplacement professionnel ne nécessite pas un séjour permanent au même endroit, il n'a pas droit à l'indemnité journalière.
Dans d'autres cas, il a droit à une indemnité journalière d'un montant de 300 roubles. Une indemnité journalière minimale de 100 roubles est versée si la nourriture d'un militaire est fournie aux frais du budget fédéral lors d'un voyage d'affaires.
Ces questions sont réglementées.
Quel sera le montant des indemnités de déplacement en 2019 ?
Il faut savoir qu'à partir de 2019, les paiements journaliers des salariés qui partent en voyage d'affaires au sein de la Fédération de Russie seront annulés.
De tels amendements seront adoptés par le ministère des Finances, qui estime que l'employeur paie déjà tous les frais liés au voyage d'affaires. Cela n’a donc aucun sens de payer des indemnités journalières.
Les modifications seront principalement apportées au décret du gouvernement russe « sur les spécificités de l'envoi d'employés en voyage d'affaires ». Mais la pratique montrera à quel point cette position du ministère des Finances est correcte.
Seuls les paiements supplémentaires pour les voyages d'affaires à l'étranger resteront et leur montant restera pour l'instant le même - 2 500 roubles par jour. Le processus de modification des réglementations pertinentes n’est pas encore terminé.
Quant aux voyages d'affaires, leur taille n'est pas limitée lois fédérales. Autrement dit, chaque organisation décide indépendamment du montant qui peut être dépensé pour rembourser les frais de voyage.
Mais certaines caractéristiques concernent les dépenses de ce type. En déplacement professionnel à l'étranger attention particulière Il est recommandé de consacrer du temps à la collecte de tous les documents nécessaires.
Il est également important de vous assurer que votre passeport contient toutes les marques de passage des frontières. La liste des papiers pour confirmer les dépenses reste inchangée.
Des problèmes surviennent souvent lors de la conversion des devises, car les indemnités journalières sont généralement émises en roubles.
Une exception est lorsqu'un employé reçoit son salaire en devises étrangères et que les indemnités de déplacement pour un voyage d'affaires à l'étranger sont également émises en devises étrangères.
Lors de la conversion, vous devez tenir compte du tarif en vigueur au moment du voyage.
Voyage d'affaires – bonne façon pour qu'un spécialiste se montre avec le meilleur côté et terminer tous les travaux requis.
Mais souvent, les salariés envoyés dans un tel voyage oublient qu’ils devront rendre compte de toutes leurs dépenses.
Des dépenses importantes ou la perte de documents entraînent gros problèmes avec l'employeur.
Par conséquent, il est important de conserver tous les billets et reçus, ainsi que de coordonner les dépenses supplémentaires avec la direction.
Le calcul des indemnités journalières pour les déplacements professionnels à l'étranger en 2018 soulève de nombreuses questions chez les comptables. Nous vous expliquerons comment procéder correctement et éviter les erreurs dans cet article.
Normes de paiement quotidiennes
L'organisation a le droit de déterminer le montant de l'indemnité journalière lors d'un voyage à l'étranger (article 168 du Code du travail de la Fédération de Russie). Ces montants doivent être fixés dans une convention collective ou dans un document réglementaire interne.
Cependant, à des fins fiscales, il sera nécessaire d'appliquer des normes - des plafonds sur le montant des paiements journaliers. Dans ces limites, les montants ne sont pas soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques et aux cotisations d'assurance (paragraphe 12, paragraphe 3, article 217 du Code des impôts de la Fédération de Russie, paragraphe 2, article 422 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Pour les voyages d'affaires à l'étranger, cette limite est fixée à 2 500 roubles. Si, par exemple, une entreprise a fixé l'indemnité journalière à 5 000 roubles, alors sur les 2 500 roubles restants. il faudra retenir et transférer l’impôt sur le revenu et les cotisations des personnes physiques.
Caractéristiques du calcul des indemnités journalières pour les voyages à l'étranger
La formule standard de calcul des paiements quotidiens ressemble à ceci :
Montant de l'indemnité journalière pour la période= Nombre de jours × Norme d'indemnité journalière
Mais dans la pratique, il existe certaines particularités. Ainsi, si en 2018 un déplacement professionnel tombe un samedi, un dimanche ou un jour férié, alors l'indemnité journalière devra être versée pour ces jours, ainsi que le salaire de double taille, mais seulement si, à ce moment-là, l'employé exerce ses fonctions. Ces règles sont fixées à l'art. 153 Code du travail de la Fédération de Russie.
Cependant cette formule valable uniquement pour les paiements en roubles. Une entreprise peut-elle fixer des normes en devises étrangères ? Il s'avère que oui.
Ainsi, l'entreprise doit décider de manière indépendante quelle devise elle utilisera pour fixer les limites et transférer les indemnités journalières pour les voyages à l'étranger : russe ou étrangère. Par exemple, les indemnités journalières sont fixées en devise étrangère. Dans ce cas, des options sont possibles.
- Les paiements aux salariés sont effectués en roubles russes et sont équivalents aux limites monétaires fixées dans la convention collective ou la loi locale. Le taux de conversion en roubles est pris à la date effective du paiement.
- Les paiements sont effectués dans la devise du pays de visite. Ensuite, pour contrôler les limites du rouble conformément au Code des impôts de la Fédération de Russie, le taux de change du dernier jour du mois d'approbation est utilisé. rapport préalable(lettre du ministère des Finances de la Russie du 21 mars 2016 n° 03-04-06/15509).
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Jours de début et de fin du déplacement professionnel
Lors du calcul des indemnités journalières pour les voyages à l'étranger, une attention particulière doit être portée au nombre de jours ouvrables. En 2018, cela dépend des jours réellement passés par l'employé hors de Russie.
Selon les paragraphes. 17 et 18 du Règlement, approuvé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 13 octobre 2008 n° 749, le jour du franchissement de la frontière lors d'un voyage d'affaires est considéré selon le tarif étranger, et le jour du arrivée - selon le tarif intérieur.
Un exemple de calcul de l'indemnité journalière pour un déplacement professionnel à l'étranger
Prenons un exemple lorsqu'une organisation établit et paie des indemnités journalières pour les voyages d'affaires à l'étranger en roubles.
En mars 2018, l’entreprise a envoyé trois salariés en voyage d’affaires en Italie. Sidorov S.S. était en voyage du 6 au 13 mars. Il n'effectuait ses tâches que les jours de semaine et n'allait pas travailler le week-end et les jours fériés - du 8 mars au 11 mars 2018.
Attention!Les frais supplémentaires liés au séjour hors du lieu de résidence (per diem) sont remboursés au salarié pour chaque jour de déplacement professionnel, y compris les week-ends et jours fériés chômés, ainsi que pour les jours de déplacement. Ceci est directement indiqué au paragraphe 11 du Règlement sur les voyages d'affaires (approuvé par la résolution gouvernementale n° 749 du 13 octobre 2008). Ainsi, malgré le fait que lors d'un voyage d'affaires, le salarié s'est reposé un week-end ou un jour férié, il perçoit également une indemnité journalière pour cette journée. .
Deux autres employés (Petrov P.P. et Ivanov I.I.) ont été envoyés en déplacement professionnel du 26 au 30 mars.
Conformément aux réglementations locales, l'entreprise a approuvé des normes pour le paiement d'indemnités journalières pour les voyages à l'étranger d'un montant de 2 500 roubles. pour Sidorov et Petrov et 3000 roubles. - pour Ivanov. En Russie, la limite journalière pour chacun est de 1 000 roubles.
Le calcul de l'indemnité journalière pour un voyage en Italie sera :
- Pour Sidorov : le 6 mars est le jour du passage de la frontière, le 7 mars est un jour ouvrable, les 8 et 11 mars sont les week-ends et les jours fériés, le 12 mars est un jour ouvrable, le 13 mars est le jour du passage de la frontière dans la Fédération de Russie. Ainsi, le montant du paiement sera de :
2 500 roubles. × 7 jours + 1000 frotter. × 1 jour = 18 500 roubles.
- Pour Petrov : tous les jours ouvrables, du 26 au 29 mars au tarif de 2 500 roubles. et 1 jour pour passer la frontière. Il s'avère :
2 500 roubles. × 3 jours + 1000 frotter. = 8 500 roubles.
- pour Ivanov : du 26 mars au 29 mars au tarif de 3 000 roubles. et 1 jour pour passer la frontière. Il s'avère :
3 000 roubles. × 3 jours + 1000 frotter. = 10 000 roubles.
Le dépassement des limites auxquelles les impôts devront être payés sera de : selon Sidorov et Petrov - 300 roubles. pour chacun (excédent dans la Fédération de Russie : 1 000 - 700 roubles) et pour Ivanov 1 800 roubles. (dépassement de la norme pour un voyage à l'étranger : 1 500 roubles (3 000 – 2 500) × 3 jours + franchise en Fédération de Russie 300 roubles).
Les indemnités journalières de déplacement doivent être justifiées par une attestation du service comptable pour bureau des impôts. L'inspecteur y verra comment est calculé le montant excédentaire soumis à l'impôt sur le revenu et aux cotisations.
Pour votre commodité, voici un exemple de remplissage d'un tel certificat :
Résultats
Malgré l'apparente complexité du calcul des indemnités journalières pour les déplacements professionnels à l'étranger, les comptables s'y prennent généralement rapidement et ne commettent pratiquement aucune erreur. L'essentiel est de fixer correctement les taux de paiement requis, de calculer correctement les montants à émettre et de conserver avec précision la documentation. Dans ce cas, le fisc n’aura rien à redire.
Voyage d'affaires – envoi temporaire d'un employé dans une autre ville afin d'exécuter les instructions de la direction. Il permet au salarié d'évoluer en fonction échelle de carrière, acquérir de l'expérience et des compétences, améliorer ses qualifications, apprendre les négociations commerciales et d'autres opportunités.
Mais en plus de cela, il est constitué sur le budget d'un salarié parti en déplacement professionnel, qui doit être indemnisé par l'employeur.
Selon normes générales Code du travail, il existe certaines limites sur les dépenses quotidiennes les dépenses qui peuvent être engagées en dehors du lieu de travail.
Détermination des indemnités journalières conformément à la loi
La définition officielle de la notion d'« indemnité journalière » se trouve dans la législation. Selon les dispositions, les indemnités journalières constituent dépenses supplémentaires pour qu'un employé vive dans un autre endroit.
Autrement dit, lorsqu'un employé part en voyage d'affaires, il salaires est intégralement conservé et l'employeur s'engage à compenser les dépenses engagées lors du processus de départ. En pratique, un salarié ne peut compter sur une indemnité journalière que s'il a effectué un déplacement professionnel plus d'un jour, c'est-à-dire qu'il a dû chercher un logement pour la nuit à l'extérieur de la maison.
La notion d'« indemnité journalière » comprend plusieurs groupes de coûts principaux:
- hébergement dans une autre ville associé à la location directe de locaux d'habitation (location d'un appartement, d'une chambre, d'un hôtel, d'un hôtel) ;
- manger dans des établissements de restauration, acheter de la nourriture dans un supermarché ;
- les déplacements en transports publics - bateau, train, bus, voiture, avion jusqu'à la destination, ainsi que les déplacements à l'intérieur de ses frontières et les frais de retour dans leur pays d'origine ;
- déjeuner d'affaires avec des partenaires, participation à des événements prévus pour améliorer le travail de l'entreprise dans laquelle travaille l'employé ;
- autres dépenses liées à l'accomplissement direct des obligations de travail.
Dans la pratique, il y avait souvent une confusion quant aux dépenses à attribuer à norme quotidienne, et quels coûts peuvent être considérés comme inutiles. Si certaines limites sont prises en compte, ce problème peut être résolu rapidement.
Le remboursement des dépenses journalières est effectué chaque employé qui part à l'étranger. Leur retour implique de prendre en compte la totalité du temps pendant lequel le salarié est en déplacement professionnel. Cela comprend non seulement les jours ouvrables du lundi au vendredi, mais également les week-ends travaillés, les jours fériés, y compris les jours de déplacement, les arrêts forcés.
Si nous parlons de concernant les déplacements d'une journée en dehors de la zone de travail, ils ne sont pas indemnisés en Russie. Toutefois, dans le cadre de la réglementation locale, l'employeur a la possibilité prévoir l'organisation ce processus pour des voyages similaires. Après tout, même si un salarié part pour une journée, il engage certaines dépenses soumises à remboursement obligatoire.
Procédure générale de remboursement des fraisça ressemble à ça :
- lorsqu'un salarié part en déplacement professionnel, l'employeur l'informe des limites ;
- l'employé part en voyage et dépense de l'argent conformément aux limites ;
- au retour à lieu de travail le salarié apporte la preuve de ses dépenses ( billets de voyage, chèques);
- les dépenses quotidiennes en déplacement professionnel sont multipliées par le nombre de jours passés à l'extérieur lieu permanent résidence, et sont payés avec les sommes dues salaires pour cette période.
Dans certaines entreprises, les procédures de remboursement des dépenses peuvent être différentes, mais l'essence générale reste la même.
Actes réglementaires
Les montants généraux des indemnités journalières liées aux frais de déplacement professionnel sont réglementés Code du travail, en particulier – l’article 168. Selon ces normes, lorsqu'il envoie un salarié effectuer une mission, l'employeur s'engage à compenser frais supplémentaires.
Selon la législation en vigueur depuis le 1er janvier 2016, les employeurs, comme auparavant, sont tenus de payer ces sommes. Leur taille est déterminée de manière indépendante et ensuite fixée dans les actes locaux pertinents de l'organisation. Par exemple, il pourrait s'agir du Règlement sur les voyages d'affaires.
Taille en Russie et à l'étranger
En pratique, conformément à l'art. 217 du Code des impôts de la Fédération de Russie, supposé certain dimensions maximales , qui n'impliquent pas l'accumulation d'impôt sur le revenu des personnes physiques.
- Si nous parlons de dépenses en Russie, il y a une limite 700 roubles.
- Si un salarié part en voyage d'affaires à l'étranger - 2500 roubles.
Autrement dit, si un employé partait en voyage d'affaires de Moscou à Krasnoïarsk et dépensait 1 000 roubles par jour, 300 roubles seraient alors imposables. Et s'il allait en Europe, il pourrait alors dépenser 2 500 roubles.
Si vous dépensez un montant dépassant cette limite, par exemple 3 000 roubles, la partie restante (500 roubles) est soumise au paiement de l'impôt.
Selon le décret du gouvernement de la Fédération de Russie n° 729, il existe réglementation de l'accumulation de tous les paiements de voyage. Ce document prescrit également un montant fixe pour les dépenses quotidiennes des voyages en Russie.
Pour 2018, l'indemnité journalière moyenne de chaque salarié est de 100 roubles. Ce processus est réglementé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie n° 812. Il existe une annexe spéciale à ce document qui réglemente les paiements selon le calcul pour chaque pays.
Normes pour une excursion d'une journée
Selon la loi, la durée minimale du déplacement professionnel non réglementé. Parfois, voyager pour le compte d'un employeur peut être un jour. Après son arrivée, le salarié s'engage à se présenter au voyage.
L'employeur lui rembourse toutes les dépenses, mais ces montants (par exemple, déplacement, nourriture) doivent être convenus à l'avance. La loi, comme nous l'avons déjà mentionné, stipule que les mini-voyages ne nécessitent pas de paiement d'indemnité journalière.
Mais ici, c’est une question de conscience de l’employeur : laisser le salarié complètement sans argent, même si c’est légal, ou se fixer lui-même des limites. Si l'employeur envisage toujours de rembourser certaines dépenses à l'employé, il peut s'agir d'un montant fixe.
Comment calculer
Cela se produit dans absolument toutes les entreprises établir les dépenses quotidiennes pour les déplacements professionnels, tandis que le montant des dépenses est déterminé par les lois locales. Si l'on prend en compte le calcul et l'exécution de ces paiements, il y a plusieurs fonctionnalités clés.
Un voyage d'affaires est déplacement temporaire d'un employé vers une autre ville, effectuée sur la base d'un ordre écrit donné par le directeur. Le décret gouvernemental établi règles générales et les commandes, dans lequel le salarié est envoyé en voyage d'affaires.
Comme déjà indiqué, les dépenses associées à un voyage d'affaires comprennent des domaines tels que les déplacements jusqu'au lieu d'exécution des obligations, la location de locaux d'habitation, salaire moyen lors du départ officiel, frais de subsistance supplémentaires autorisés par le gestionnaire.
En 2018, les frais de déplacement sont payés en jour d'accumulation, conformément aux exigences du Code des impôts de la Fédération de Russie.
Quels changements se sont produits en 2018
Les principaux changements qui ont affecté ce domaine ont concerné l'indemnité journalière pour déterminer l'assiette des primes d'assurance. Vers la base de calcul les primes d'assurance pour les blessures ne sont pas incluses. Le montant des frais de déplacement quotidiens en 2018 n'est pas soumis à des impôts d'un montant de 700 roubles pour la Fédération de Russie et de 2 500 roubles si l'employé est envoyé à l'étranger. Mais si l'organisation a fixé l'indemnité journalière à 1 000 roubles, alors à partir de 300 roubles. L'impôt sur le revenu des personnes physiques sera retenu.
La détermination du taux des frais de déplacement en 2018 a été effectuée uniquement pour calculer l'assiette, qui est réglementée par le Code des Impôts. Fédération de Russie. Cela comprend la prime d'assurance et l'impôt sur le revenu.
Dispositions législatives pas interditétablissement taille personnalisée l'indemnité journalière, qui serait supérieure au montant plafond. Dans ce cas, les taxes et les frais d’assurance sont simplement payés sur le montant excédentaire.
Des informations supplémentaires sont fournies dans la vidéo ci-dessous.