Journal d'émission des lettres de voiture aux conducteurs. Un carnet de voyage est-il obligatoire ?

L'enregistrement d'une lettre de transport est un processus à forte intensité de main-d'œuvre. De nombreux conducteurs ont des problèmes s'ils ne disposent pas de formulaires spéciaux et approuvés. Les employeurs en souffrent également : ils peuvent payer une amende de 100 000 roubles. Pour éviter toute question, vous devez conserver non seulement les feuilles de route, mais également un journal de leurs déplacements.

Nous répertorions les formulaires corrects et les échantillons de ces documents.

Règles pour remplir le carnet de voyage des lettres de voiture

Pour contrôler le mouvement des lettres de voiture délivrées aux chauffeurs de l'organisation, la direction ou un comptable doit tenir un journal spécial dans lequel tous les documents émis seront enregistrés.

La couverture du magazine doit être remplie selon le formulaire n° 8. Il comprend le nom de l'entreprise, les codes de formulaire et les dates de début et de fin de comptabilité, ou la période pour laquelle vous faites rapport.

Il n'y a pas de cachet sur la couverture. Il est placé à la fin du document, fixant et confirmant toutes les inscriptions.

Après le titre du document, un tableau de 9 chapitres doit être établi. D'ailleurs, un comptable professionnel sait qu'un journal comptable peut être tenu dans le programme 1C : Entreprise. La saisie des entrées dans la base de données n'est pas difficile. Mais il y a une chose : le journal doit être imprimé pour que le chauffeur, le répartiteur et le comptable puissent le signer.

Le journal peut être publié pour n’importe quelle période – pas plus d’un an. Si votre entreprise réalise quantité suffisante transport par mois, il vaut mieux commencer mensuellement nouveau magazine. Lors de la fermeture du document, vous devez vérifier toutes les données avec les lettres de voiture et apposer le cachet et la signature du chef d'entreprise. Si l'organisation n'effectue que quelques déplacements par an, un suivi peut alors être effectué annuellement.

Téléchargez le formulaire de la page du journal de trafic feuilles de route au format Excel

Exemple, formulaire de lettre de voiture pour une voiture de tourisme - formulaire n°3

Téléchargez le formulaire de déplacement pour voiture de tourisme Formulaire n°3 au format Word

Lettre de voiture pour un véhicule spécial - exemple et formulaire du formulaire n°3 spécial

Téléchargez le formulaire de lettre de voiture pour un véhicule spécial, formulaire n°3, spécial au format Excel

Exemple et formulaire de feuille de route pour une voiture de taxi - formulaire n°4

Téléchargez le formulaire de lettre de voiture pour une voiture de taxi, formulaire n°4 au format Word

Lettre de voiture pour un camion - exemple et formulaire n°4 C

Le transport de marchandises est toute une industrie. Elle le devint particulièrement en monde moderne. Presque toutes les organisations possèdent des véhicules.

Il ne s’agit pas seulement des compagnies maritimes dont le travail consiste à livrer des marchandises. Il s'agit notamment des entreprises de messagerie et des entreprises produisant/vendant des produits alimentaires, produits chimiques ménagers et ainsi de suite.

De plus, chaque organisation dispose d’au moins une voiture de fonction.

Comptabilité et contrôle de la consommation de carburant et utilisation prévue auto

Pour suivre la consommation de carburant et enregistrer le kilométrage (kilométrage) du véhicule, une lettre de voiture est inscrite dans le flux documentaire. Il contient toutes les données nécessaires à ce contrôle. Sa forme a une forme approuvée.

Les principales différences dans le type de bon résident dans le type de transport pour lequel il est délivré : marchandises ou voitures particulières. Pour une voiture particulière, ce document a une forme plus simplifiée. Cela est dû au fait que les marchandises peuvent être transportées par des véhicules équipés de remorques. Des informations sur les remorques sont également indiquées dans le forfait voyage.

De plus, pour les poids lourds, la destination finale (lieu de déchargement) est toujours connue. Il s'intègre lors du départ.

En revanche, les voitures particulières modifient et complètent souvent l'itinéraire rapidement (pendant la période de voyage). Par conséquent, les données de mouvement sont saisies au fur et à mesure que vous vous déplacez (en fait). Cela signifie que le kilométrage total ne peut pas être déterminé à l'avance. Il est donc impossible de prédire quelle sera la consommation de carburant par jour.

La dernière règle s'applique également aux camions. Et bien que vous puissiez calculer votre kilométrage à l'aide d'une carte (navigateur, GPS), il peut être modifié (augmenté). Cela peut être dû à des obstacles imprévus sur le parcours.

Ces obstacles peuvent être : la réparation et la construction Hommes au travail, accidents de la route, inspecteurs de la circulation routière bloquant des directions, etc.

Cela signifie que la consommation de carburant peut également être plus élevée que prévu.

Toutes les données sur les lettres de voiture sont transmises au service comptable pour traitement. Afin de ne pas encombrer le travail comptable de papiers, un journal des titres de transport est introduit dans le travail de bureau. Ce livre est également nécessaire pour enregistrer tous les départs (entrées) de véhicules du territoire (vers le territoire) de l'entreprise. Cela évitera une utilisation non autorisée (mal orientée) du transport.

Données du journal

Ce livre permet des entrées de forme libre. Mais il existe néanmoins des mentions obligatoires nécessaires.

À savoir:

1. Numéro d'enregistrement de série ;
2. Numéro de bon unique ;
3. Date d'émission;
4. Numéro d'immatriculation d'État de la voiture ;
5. Numéro de plaque d'immatriculation de la remorque (le cas échéant) ;
6. Heure de départ de l'entreprise ;
7. Heure de retour au dépôt automobile.

De plus, vous pouvez saisir les données mentionnées au début. Cela permettra aux comptables de transférer uniquement le magazine, et non une pile de bons.

Si vous rencontrez des difficultés pour créer les colonnes de journal nécessaires, vous pouvez contacter nos spécialistes ou utiliser les liens vers des exemples.

Vous trouverez ci-dessous un formulaire standard et un exemple de carnet de voyage, dont une version peut être téléchargée gratuitement.

Toutes les organisations utilisant des véhicules dans le cadre de leur travail doivent tenir un journal des feuilles de route. Une forme unifiée de carnet de voyage est-elle obligatoire ? Quelle est la durée de conservation et quelle est la procédure pour le remplir ? Vous trouverez des réponses aux questions ci-dessus, ainsi qu'un exemple de carnet de voyage de feuilles de route dans notre article.

Concept général de lettre de transport

Organisations et entrepreneurs individuels qui utilisent des véhicules de différentes catégories dans leur travail sont tenus de délivrer des lettres de voiture aux conducteurs. Une feuille de route est un document donnant au conducteur le droit d'utiliser véhicule. Il affiche des informations sur l'itinéraire, la consommation de carburant et les performances du conducteur.

VEUILLEZ NOTER! A partir du 01/03/2019, la lettre de transport est émise strictement pour un quart de travail ou pour un vol, selon la durée la plus longue. Il est impossible d'établir une feuille de route pour un mois.

Pour savoir s'il existe des spécificités d'une lettre de voiture émise par un entrepreneur individuel, lisez l'article "Quelles sont les caractéristiques d'une feuille de route pour les entrepreneurs individuels (formulaire) ?" .

Informations générales sur le journal de mouvement de la lettre de transport

Pour contrôler le mouvement des lettres de voiture émises, un journal du mouvement des lettres de voiture doit être tenu sous le formulaire 8, approuvé par la résolution du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 28 novembre 1997 n° 78. Cependant, à partir du 01/01/ Depuis 2013, dans le cadre de l'entrée en vigueur de la loi « sur la comptabilité » du 6 décembre 2011 n° 402-FZ, les formulaires unifiés ne sont plus obligatoires.

Par conséquent, une organisation ou un entrepreneur individuel peut développer son propre formulaire de lettre de transport ou compléter le formulaire unifié avec les informations nécessaires. La décision sur la forme adoptée du carnet de route est fixée par arrêté. Son application peut également être précisée dans la politique comptable.

Découvrez comment une telle commande est émise.

En règle générale, le journal est publié pour une durée ne dépassant pas 1 an, mais si nécessaire, cette période peut être réduite à 1 mois. Le carnet de voyage doit être conservé pendant au moins 5 ans.

La procédure de remplissage du journal de circulation, d'enregistrement et d'émission des lettres de voiture

Le journal de déplacement, d'enregistrement et d'émission des lettres de transport se compose de deux parties :

1. Une page de titre sur laquelle sont inscrits le nom de l'organisation ou de l'entrepreneur individuel, le code OKPO, ainsi que la période pour laquelle le journal est rempli.
2. La partie tabulaire, qui indique :

• numéro de lettre de transport et date d'émission ;
• les détails du conducteur et le numéro du personnel ;
• numéro de garage automobile;
• signatures des personnes responsables de la tenue du journal :
• chauffeur - à propos de la réception d'une feuille de route ;
• répartiteur (employé exerçant ses fonctions) - concernant la réception des documents du chauffeur ;
• comptable - sur la vérification et l'acceptation de la feuille de route pour la comptabilité.

Une note est également faite si nécessaire.

Les informations sur toutes les lettres de voiture émises sont inscrites dans le journal de bord d'émission des lettres de voiture. Il n'y a aucune exception dans ce cas. Le journal est numéroté en continu et est tenu à jour dans ordre chronologique. Une fois le journal entièrement rempli, il est cousu, scellé et signé par le responsable.

La tenue du journal est confiée à un salarié désigné par arrêté du gérant, ou à un salarié, en contrat de travail qui stipule les responsabilités liées à la tenue d’un carnet de voyage.

Les responsabilités liées au remplissage des feuilles de route et de leur journal de bord peuvent être transférées à une autre personne morale ou à un entrepreneur individuel sur la base d'un contrat de service. Dans ce cas, les responsabilités de remplissage des lettres de voiture et de leur journal de bord sont confiées aux salariés de la contrepartie concernée.

Téléchargez un exemple de journal de lettres de voiture (formulaire 8)

De nombreuses organisations rencontrent certaines difficultés lorsqu'elles remplissent un carnet de voyage. Pour la commodité des lecteurs, nous avons préparé un exemple de remplissage du carnet de voyage, que vous pouvez télécharger en cliquant sur le lien.

Résultats

Le journal de bord doit être rempli pour les organisations et les entrepreneurs individuels utilisant des véhicules dans leur travail. C'est l'un des documents qui confirme les coûts de carburant pris en compte lors de la détermination assiette fiscale sur les impôts payés sur le revenu. De plus, le journal sert de source d'informations pour la comptabilité d'exercice salaires moteurs de l’organisation, car il reflète en détail les informations sur leur travail.

La comptabilisation des carburants et lubrifiants (carburants et lubrifiants) par les entités commerciales est effectuée à l'aide de lettres de voiture. Le formulaire est unifié ; il contient des champs pour refléter la consommation de carburant, indiquer l'itinéraire et le kilométrage réel. Les lettres de transport peuvent être utilisées pour contrôler la consommation d'essence, de carburant diesel et de lubrifiants. L'obligation de préparer une documentation spéciale apparaît pour les organisations qui disposent d'au moins un véhicule.

Comment le mouvement des lettres de voiture est-il suivi dans une entreprise ?

Le système de flux documentaire de l'entreprise doit être organisé en tenant compte des spécificités du remplissage et du stockage des documents liés à l'utilisation des carburants et lubrifiants. Pour chaque cas d'exploitation du véhicule, une feuille de route doit être délivrée. Les informations sur les formulaires remplis sont inscrites dans le journal conformément au formulaire n° 8.

La direction de l'entreprise doit assurer la sécurité des documents de voyage pendant 5 ans. Pour amortir le carburant et les lubrifiants, vous devez soumettre les reçus de paiement du carburant au service comptable. Si des inexactitudes ou des erreurs sont constatées dans les champs remplis de la lettre de voiture, des modifications peuvent y être apportées. Cela se fait sous réserve de l'approbation de la correction par deux spécialistes responsables.

IMPORTANT! Si les salariés utilisent un moyen de transport personnel pour leurs besoins professionnels, ils ont droit à une compensation pour cela. Pour ce faire, une note est portée sur la feuille de route concernant la propriété d'une voiture particulière par le salarié.

Le formulaire de journal n° 8 est unifié ; les lignes ou les blocs ne peuvent pas en être supprimés. Les entreprises sont autorisées à élargir la liste des indicateurs indiqués dans le document. Le système de suivi du mouvement des lettres de voiture peut être optimisé en introduisant l'enregistrement électronique des formulaires. L'automatisation de la procédure permet de réduire le temps passé par les employés à travailler avec des documents et de minimiser les risques de fuite d'informations. Il est possible d'assurer la fonctionnalité de gestion électronique des documents dans le segment de la comptabilité des transports à l'aide de programmes spécialisés ou de services d'externalisation.

D'ailleurs, les autorités peuvent être intéressées par l'exactitude et l'exhaustivité du remplissage des feuilles de route et par l'organisation du contrôle de leurs mouvements. bureau des impôts, des représentants de l'inspection du travail et des agents de la police de la circulation.

Interdiction de tenir des journaux de comptabilité des pièces justificatives sous forme électronique dans cadre législatif non fourni. Les entreprises ont le droit de décider de manière indépendante comment organiser la comptabilité :

• remplir une version papier du journal ;
• maintenir des tableaux dans Excel ;
• limitez-vous à remplir le formulaire dans le programme 1C.

La principale exigence est le respect de la forme du document, la présence des mentions obligatoires et la possibilité d'imprimer rapidement les pages complétées du formulaire.

Documentation de base

Des mesures de suivi des taux de consommation de carburant et de la validité de la radiation de carburant sont mises en œuvre avec l'établissement obligatoire de lettres de voiture et d'un journal pour leur comptabilité, formulaire n° 8. Les formulaires ont été approuvés par le Comité national des statistiques dans la résolution n° 78 du 28 novembre 1997. Les règles de remplissage des documents sont fixées dans l'arrêté du ministère des Transports du 18 septembre 2008 n°152. Il est permis de développer votre propre modèle de lettre de transport, qui doit contenir les détails obligatoires de la documentation principale. Liste complète les informations dont la réflexion est nécessaire sont contenues dans la loi du 6 décembre 2011 n° 402-FZ.

Les lettres de voiture sont émises selon différents modèles en fonction du type de transport utilisé. Ils peuvent être utilisés pour comptabiliser les ressources en carburant en :

• véhicules de tourisme;
• transports spéciaux;
• taxi de passagers;
• camions;
• les bus.

Un formulaire de lettre de voiture avec toutes les données nécessaires est remis au conducteur avant de partir travailler. La durée de validité du document est limitée à 1 jour. Une exception est prévue pour les cas d'envoi de salariés en déplacement professionnel d'une durée supérieure à 24 heures. Pour les situations impliquant des voyageurs d'affaires, la principale exigence des autorités de régulation pour l'émission d'une lettre de transport est la capacité de prendre en compte heures de travail et refléter objectivement les coûts du carburant.

SOUVIENS-TOI! Les relevés du compteur de vitesse doivent être inclus sur les feuilles de route avant le départ, au début du quart de travail et après la fin des travaux. Les valeurs en fin de journée et le matin du lendemain doivent être les mêmes.

Selon le formulaire de document utilisé, le comptable peut déduire le carburant et les lubrifiants sur la base de la consommation réelle de carburant ou normes établies. Les feuilles de route donnent aux conducteurs le droit de conduire un véhicule spécifique pendant les heures de travail. Le formulaire indique l'itinéraire de voyage prévu, le carburant restant et les données du compteur de vitesse. De plus, ils saisissent des informations sur les spécificités des activités de travail et les heures de début et de fin de la journée de travail.

VEUILLEZ NOTER! Les feuilles de route ne sont pas remplies lorsque des carburants et des lubrifiants sont consommés dans les outils. Pour les tracteurs à conducteur marchant, les tronçonneuses et autres équipements spéciaux, une inscription est requise.

Il n'est pas nécessaire d'apposer un cachet sur les feuilles de route ; pour identifier le propriétaire du véhicule, le nom de l'entreprise (bailleur), son adresse et son numéro de téléphone suffisent. La norme est appuyée par le texte de l'arrêté du ministère des Transports du 18 janvier 2017 n°17. Le cachet apposé sur le formulaire n'est pas considéré comme une erreur. Lorsqu'un véhicule est utilisé par plusieurs conducteurs en mode shift, les permis sont délivrés séparément pour chaque conducteur. Le journal appartient à la catégorie de la documentation primaire, la durée de conservation dans l'entreprise ne peut donc être inférieure à 5 ans.

Chaque bon délivré à un employé doit être enregistré dans un journal. Le document est rédigé sur la première page page de titre. Il indique le nom de l'organisation, le statut et l'intervalle de temps pour lequel les enregistrements sont effectués. Le contenu du magazine est présenté dans un tableau qui est complété au fur et à mesure de l'émission des bons.

Si la feuille de route a été mal remplie ou si le formulaire a été endommagé, les données à ce sujet doivent être reflétées dans le journal du formulaire n° 8. Ces bons sont joints au magazine et il faut noter que les feuilles sont endommagées. Les informations sont saisies tout en conservant la chronologie du traitement des documents.

Le journal comptable se caractérise par une numérotation continue. Le livre doit être relié et certifié par la signature du directeur de l'entreprise. La signature est appuyée par le sceau de l'organisation. Cela est nécessaire pour garantir la sécurité du document et empêcher les tentatives de destruction de feuilles individuelles du livre. Le chef de l'établissement nomme par arrêté une personne qui sera chargée de la tenue de la revue.

Le document du formulaire n° 8 reflète les informations suivantes :

• numéro de série de la lettre de transport émise ;
• date de délivrance du document dans le respect de la chronologie ;
• Nom complet du conducteur au nom duquel le billet a été émis ;
• plaques d'immatriculation des véhicules;
• signature du chauffeur qui a reçu le formulaire de lettre de voiture complété.

Si le bon est restitué, une inscription correspondante est effectuée dans le journal. La date de retour doit être indiquée, confirmée par la signature du répartiteur responsable. Le formulaire 8 doit contenir les signatures des fonctionnaires suivants :

• le chauffeur qui confirme la réception de la lettre de voiture ;
• un répartiteur ou autre employé autorisé qui reçoit les contraventions des chauffeurs à la fin du quart de travail ;
• un comptable qui, par sa signature, doit attester de l'exactitude du remplissage du document et du fait de son acceptation en comptabilité.

Le formulaire 8 ou votre propre modèle de magazine peut être imprimé et relié par les employés de l'entreprise ou commandé auprès d'une imprimerie. La période pour laquelle le livre comptable est ouvert est fixée par la politique comptable de l'établissement. L'intervalle recommandé est de 1 mois à un an.

Si une erreur est trouvée

Si des erreurs sont trouvées dans le journal, elles peuvent être corrigées. La procédure de modification des colonnes complétées est régie par la loi du 6 décembre 2011 n° 402-FZ à l'art. 9. Algorithme d'actions :

• rayer les informations incorrectes d'une seule ligne ;
• à côté de la correction, l'inscription « Corrigé » est faite ;
• une inscription avec les données correctes est indiquée ;
• la date des actions correctives doit être indiquée ;
• Chaque cas de correction doit être confirmé par la signature manuscrite du fonctionnaire responsable.

Formulaire auto-conçu

Si une entreprise utilise des modèles de documents développés de manière indépendante pour la comptabilisation des carburants et des lubrifiants, ces formulaires doivent être reflétés dans deux actes locaux de l'organisation :

• politique comptable;
• arrêté approuvant le formulaire initial.

Dans l'ordre d'approbation d'un exemple de feuille de route ou de journal de bon de voyage, des informations sur l'organisation, le numéro du document et la date de sa préparation doivent être saisies. Le bloc de texte de la commande indique le sujet à considérer - l'approbation d'un nouveau modèle de document. La date à partir de laquelle le formulaire sera introduit dans le système de gestion documentaire doit être précisée. La dernière section de l'arrêté énumère les salariés qui doivent être guidés par cette loi locale et leurs signatures.

Oui, vous pouvez. Les formulaires unifiés ne sont requis que pour les organismes de transport automobile. D'autres entreprises ont le droit de développer de manière indépendante des formulaires de voyage. Enregistrer les lettres de transport non standards dans les registres comptables

Le document élaboré par l'entreprise doit répondre aux exigences du document principal. De plus, le formulaire « propre » de la feuille de route doit inclure toutes les informations obligatoires prévues par l'arrêté du ministère des Transports de Russie du 18 septembre 2008 n° 152. Il s'agit notamment d'informations sur le conducteur et de données sur le véhicule.

Ajoutons que pour éviter les litiges avec le fisc, il est plus sûr de rédiger un itinéraire - d'indiquer une destination et un lieu de départ précis.

Quels documents concernant les carburants et lubrifiants (à l'exception de la lettre de voiture) le Service fédéral des impôts demandera-t-il ?

Les inspecteurs peuvent demander des documents attestant que l’entreprise rationne ses coûts. Le chef d'entreprise, par son arrêté, doit approuver séparément les normes de consommation de carburant été et hiver. Pour ce faire, des essais routiers de voitures sont effectués (dans des conditions précisées). Leur résultat est documenté dans un rapport de contrôle sous forme libre.

En outre, un arrêté distinct nomme une commission qui effectuera en permanence des mesures de contrôle de la consommation de carburant dans les transports.

Un carnet de voyage est-il obligatoire ?

Non, pas obligatoire. Mais si votre entreprise possède de nombreux véhicules officiels, il est préférable de conserver un tel document. Cela vous permettra de contrôler le mouvement des lettres de voiture et leur soumission au service comptable. Formulaire standard le journal comptable (formulaire n° 8) a été approuvé par le décret n° 78 du Comité national des statistiques de Russie du 28 novembre 1997. Mais l'entreprise peut développer son propre formulaire.

Existe-t-il des documents qui peuvent remplacer les lettres de voiture ?

Les dépenses en carburant et lubrifiants peuvent être confirmées non seulement par des feuilles de route, mais également par tout autre document permettant de déterminer de manière fiable la distance parcourue par le véhicule. Par exemple, des papiers remplis sur la base des données des appareils de mesure et du suivi du mouvement des machines. Un tel appareil peut être un équipement doté d'un système de navigation par satellite intégré (lettre du 16 juin 2011 n° 03-03-06/1/354).

De quoi devez-vous tenir compte de la TVA lors de l'achat d'essence contre espèces ?

Pour déduire la TVA, vous aurez besoin d'un reçu de caisse et d'une facture. Dans ce cas, la station-service n'émettra une facture que si la personne responsable (l'employé qui achète le carburant) dispose d'une procuration pour recevoir les articles en stock. A défaut de procuration, la facture ne sera pas émise. Dans ce cas, vérifiez si la TVA est mentionnée sur le ticket de caisse. Dans le cas contraire, le carburant peut être pris en compte dans le prix d’achat. Autrement dit, radiez en dépenses le montant total indiqué sur le chèque. Si la TVA est indiquée, alors il vaut mieux ne pas déduire cette taxe et ne pas l'inclure dans les dépenses. C'est l'option la plus sûre.