1c paraiškos patvirtinimas ir lėšų panaudojimas. Posistemis "elektroninės programos" lėšoms išleisti

„Turite pradėti milijonų dolerių verslą, kai pastebimas banknotų trūkumas“.

I. Ilfas ir E. Petrovas

Operatyvus pinigų srautų planavimas arba kaip sukurti pinigų srautų valdymo sistemą

Įvadas

Šis straipsnis skirtas operatyviniam pinigų srautų planavimui (toliau – DC) ir bus atskleisti šie šios veiklos aspektai:

1. DS veiklos planavimo vaidmuo įmonės gyvenime;
2. operatyvinio planavimo posistemis DS standartinėje konfigūracijoje „1C: Manufacturing Enterprise Management rev. 1.3 (1.3.32.1 leidimas)“ (toliau – UPP);
3. tipinio minkštojo paleidimo posistemio ypatybės ir klaidos;
4. praktinė patirtis diegiant DS veiklos planavimo posistemį;
5. Galimi standartinio SCP posistemio patobulinimų ir klaidų taisymo variantai.

1 DS veiklos planavimo vaidmuo įmonės gyvenime

Bet kurio finansų direktoriaus (Chief Financial Officer) svajonė yra tai, kad jo įmonėje nėra „pinigų spragų“ (pinigų trūkumas yra lėšų trūkumas esamiems įmonės įsipareigojimams įvykdyti tam tikru momentu) ir ši svajonė tapo lygi. labiau įkyrus krizės metu. Pinigai yra įmonės varomoji jėga, o jų nebuvimas net trumpam gali sukelti „rimtą ligą“ ar net įmonės „mirtį“. „Grynųjų pinigų spragų“ priežastis yra neatitikimas tarp lėšų gavimo laiko ir jų išlaidų, kurį gali lemti daugybė objektyvių priežasčių, pavyzdžiui: sezoninės įmonės veiklos srities ypatybės. Pavyzdys – žemės ūkio (augalininkystės) įmonės, kurios pagrindines išlaidas patiria žiemą ir pavasarį, o didžiąją dalį pajamų gauna rudenį. Atsiradus „pinigų spragai“, įmonei tenka griebtis įvairių priemonių jiems pašalinti, pavyzdžiui: pritraukti banko paskolas, paskolas, skubiai parduoti likvidų turtą ir pan. Nepaisant priemonių, kurių buvo imtasi, ši situacija vienaip ar kitaip turės neigiamos įtakos įmonės gerovei. Taigi pinigų srautų planavimo, vykdymo ir kontrolės sistemos sukūrimas yra viena iš pagrindinių įmonės finansų direktoriaus užduočių.

2 Eksploatavimo planavimo posistemis DS standartinėje konfigūracijoje „1C: Manufacturing Enterprise Management rev. 1,3 colio (toliau – UPP)

UPP turi daugybę dokumentų ir ataskaitų, leidžiančių įvesti lėšų gavimo ir išleidimo planus bei pagal šiuos duomenis sudaryti mokėjimų kalendorių. Pažvelkime atidžiau į šiuos konfigūracijos objektus:

1. dokumentas " Planuojamas pinigų srautas“: šis dokumentas atspindi planuojamą DS gavimą. Dokumente nurodoma konkreti sandorio šalis, sutartis, pinigų srautų straipsnis ir kt. Dokumente yra speciali funkcija „Įtraukti į mokėjimų kalendorių“, kurios nenustačius, duomenys nebus įtraukti į „Atsiskaitymų su sandorio šalimis“ registrą ir dėl to į „Mokėjimų kalendoriaus“ ataskaitą bei kitas ataskaitas. .

1 funkcija: Jei po šio dokumento patalpinimo pažiūrėsime į ataskaitą „Atsiskaitymų su rangovais ataskaita“, tai joje pamatysime dokumento sumos kvitą, koks turėtų būti rezultatas. O šiuo atveju svarbu įvedant mokėjimo dokumentą (p/p arba PKO) susieti DS kvitų planavimo dokumentą, antraip ataskaitoje matysime kvitų sumų padvigubėjimą. Taip pat, jei dokumentai nesusieti, mokėjimų kalendoriuje bus pateikti neteisingi duomenys. Nesunku suklysti, pavyzdžiui, planavimo dokumente nurodę mokėjimo formą „Grynaisiais pinigais“ ir atsiskaitę negrynaisiais pinigais, tokiu atveju nebus galima nurodyti dokumentų sąsajos ir , dėl to atsiras dublikatas. Net jei atsiskaitymo faktui atspindėti naudosite mechanizmą „Įvesti remiantis“, o ryšys tarp dviejų dokumentų bus matomas pavaldumo struktūroje, tai nereiškia, kad viskas per registrus eis teisingai.

1. dokumentas " Prašymas išleisti DS“: šis dokumentas būtinas, kad atspindėtų planuojamas DS išlaidas. Tuo pačiu metu šis dokumentas gali būti naudojamas rezervuojant DS konkrečiam mokėjimui. Dokumente nurodoma konkreti sandorio šalis, sutartis, pinigų srautų straipsnis ir kt. Dokumente yra speciali funkcija „Įtraukti į mokėjimų kalendorių“, kurios nenustačius, duomenys nebus įtraukti į „Atsiskaitymų su sandorio šalimis“ registrą ir dėl to į „Mokėjimų kalendoriaus“ ataskaitą bei kitas ataskaitas. Šiame dokumente taip pat yra specialus „Biudžeto sudarymas“ skirtukas, kuriame nurodomas planavimo scenarijus ir biudžeto apyvartos punktas, skirtas stebėti anksčiau įrašyto biudžeto ir planuojamo mokėjimo atitiktį.

2 funkcija: Jei paraiška nepatvirtinta, ji vis tiek patenka į „Mokėjimų kalendoriaus“ ataskaitą, jei pažymėta žyma „Įtraukti į mokėjimų kalendorių“. Diskusiją tema „Ar tai pagrįsta, ar ne“ paliksime už straipsnio taikymo srities. Įvedant mokėjimą nesunku padaryti klaidų, aprašytų skyriuje „1 funkcija“.

1. dokumentas " Planuotų pajamų uždarymas“: nurodytas dokumentas skirtas uždaryti dokumentus „Planuojamas DS gavimas“, t.y. planuojama DS kvito suma (sumos dalis) „nuimama“.

3 funkcija: Deja, šis dokumentas neleidžia rankiniu būdu koreguoti uždarymo sumos, t.y. programoje atsižvelgiama į šio plano balansą ir visi likusi dalis yra uždengta, o tai ne visada patogu. Pavyzdžiui, jei iš dalies pakoregavome įgyvendinimo planą, tai turėtų pasikeisti ir DS gavimo planas. Tokiu atveju teks keisti dokumentą „Planuotas DS gavimas“, tačiau koregavimai atgaline data, kaip žinome, nieko gero neduoda. Be to, jei dokumente „Planuotų kvitų uždarymas“ bus įrašytas planuojamo DS kvito patikslinimas, tuomet bus galima atsekti planų pasikeitimų istoriją.

1. dokumentas " Prašymų išleisti lėšas uždarymas» skirtas dokumentams „Paraiška DS išlaidoms padengti“ uždaryti, t.y. „nuimama“ numatyta suma (sumos dalis) DS išleisti.

4 funkcija: panašūs niuansai aprašyti „3 funkcijoje“.

1. Pranešti " Mokėjimo planas“: šioje ataskaitoje rodomos būsimos DS išlaidos ir kvitai, todėl galite matyti „pinigų spragas“.

4 funkcija : Standartinėje ataskaitos pažymoje rašoma: „Ataskaita skirta informacijai apie planuojamus mokėjimus, įplaukas rodyti ir likučiai pasirinktam laikotarpiui“ Jei kas nors manė, kad kalbame apie DS likučius einamosiose sąskaitose, jie labai klysta. Kalbame apie paraiškų/planuotų kvitų likučius (šią pavyzdį apžvelgsime vėliau).

1. Pranešti " DS prieinamumo analizė“: šioje ataskaitoje rodomas DS likutis įmonėje, DS rezervuotas pagal DS paraiškas, taip pat DS nurašymui ir gavimui.
2. Pranešti " Prašymai išleisti lėšas“ Pagal UPP pažymą ši ataskaita vadinama „Neapmokėti gaunami mokėjimai“ ir „skirta gauti informaciją apie gaunamus mokėjimus, kurie yra užregistruoti sistemoje, bet kuriems nebuvo atliktas nė vienas iš būtinų veiksmų: atspindys veiklos apskaitoje ar faktinis pinigų srautas (mokėjimas).“ J Tai juokinga! Norėdami gauti „tikrosios“ pagalbos, eikite į konfigūratorių ir peržiūrėkite aprašymą: „skirta analizuoti prašymų išleisti lėšas vykdymą per tam tikrą laikotarpį. Stulpelyje „Gaunami“ rodomos sumos už užpildytas paraiškas, o „Išlaidos“ – laikotarpio paraiškų vykdymas (mokėjimo dokumentų išrašymas pagal prašymus arba jų uždarymas). Likučiai laikotarpio pradžioje ir pabaigoje rodo neapmokėtas paraiškų sumas.
3. Pranešti " Planuojami DS kvitai“ Jei tikite sertifikatu, tai vis tiek yra ta pati ataskaita " Neapmokėti gaunami mokėjimai"J. Konfigūruotoje: „skirta analizuoti lėšų gavimo planų įgyvendinimą, dokumentuotą atitinkamais dokumentais tam tikrą laikotarpį. Stulpelyje „Gaunami“ rodomos planuojamų įplaukų sumos, o „Išlaidos“ – tam tikro laikotarpio lėšų gavimo planų vykdymas (gaunamų mokėjimo dokumentų registravimas pagal lėšų gavimo planavimo dokumentus). “
4. Informacijos registras « Paraiškų dėl DS išlaidų patvirtinimo nustatymai»: Registras skirtas tam, kad „įgalintų“ naudoti konkrečios organizacijos ir laikotarpio paraiškų derinimo mechanizmą.
5. Katalogas « Koordinavimo maršrutai programos": šiame kataloge aprašomi DS išlaidų paraiškų patvirtinimo maršrutai.
6. Informacijos registras " Užsakymo patvirtinimo maršruto nustatymai» nurodo paraiškos patvirtinimo maršrutą, o standartiniame funkcionalume priklauso tik nuo paraiškos departamento (CFD – finansinės atsakomybės centras).
7. Gydymas „Paraiškų derinimas“: Šio apdorojimo metu užklausos derinamos.
8. Papildoma teisė " Leisti mokėti be prašymo» leidžia atlikti mokėjimą be patvirtintos paraiškos.

5 funkcija:Teisių apribojimas neveikia (lengvai apeinama) jei:

A) mokėjimo dokumentas nėra sutvarkytas operatyviai;

B) žymimajame langelyje nėra atributo „Atspindėti veiklos apskaitoje“;

C) mokėjimo nurodymas ir grynųjų pinigų atsiskaitymas su operacijos tipu „Darbo užmokesčio mokėjimas“. Tai UPP klaida: kodas tikrinamas pagal neteisingą lentelinę dokumento dalį.

1. Papildoma teisė " Leisti viršyti kontroliuojamas vertes biudžete» - leidžia pateikti paraišką išleisti lėšas, jei paraiškose nurodytos sumos viršija kontroliuojamam biudžeto punktui numatytą sumą.

3 Tipinio minkštojo paleidimo posistemio savybės ir klaidos

Pažvelkime į tipinio posistemio ypatybes ir klaidas naudodami konkretų pavyzdį.

Pradiniai duomenys (problemos sąlygos):

A) į UPP demo bazę įtraukiame naują organizaciją „TRG“;

B) įveskite pradinius DS likučius ( nuo 2012-11-01): 1 milijonas darbuotojų einamojoje sąskaitoje ir 50 tūkstančių rublių. registre;

C) sukuriame naujus vartotojus „Pirkimų vadybininkas“ ( Mes neįdiegiame papildomos teisės „Leisti mokėti be prašymo“) ir „Pardavimų vadybininkas“.

1. Pardavimų vadybininkas šį mėnesį planuoja parduoti „prekę 1“ (apmokėjimas planuojamas banko pavedimu) už 600 000 rublių ir įveda dokumentą „Planuojamas DS gavimas“.

Svarbu: Nenustačius atributo „Įtraukti į mokėjimų kalendorių“, planuojamas DS gavimas nebus įtrauktas į ataskaitą „Mokėjimų kalendorius“ arba „Atsiskaitymų su sandorio šalimis ataskaita“. Mūsų pavyzdyje mes jį įdiegsime.

Pažiūrėkime į „Mokėjimų kalendoriaus“ ataskaitą:

Atkreipkite dėmesį į duomenis, kurie bus rodomi ataskaitoje, jei laikotarpis nustatytas nuo 12-11-01 (nuo likučių įvedimo momento):

Svarbu atsiminti šią funkciją!

Taip pat atkreipkite dėmesį, kad ataskaitoje nerodomi (tai ataskaitos klaida) grynųjų pinigų likučiai atskirame skyriuje:

1. Kaip ir planuota, pardavimas įvyko, bet pirkėjas Už pirmą pristatymą sumokėjau pavedimu, A sumokėjo už antrąjį pristatymą grynais. Įvedame 400 000 ir 200 000 rublių pardavimo dokumentus, tada per mechanizmą „Įvesti ant pagrindo“ įvedame 400 000 mokėjimo nurodymą ir 200 000 rublių PKO. Išanalizuokime ataskaitas:
   1. „Mokėjimų kalendoriaus“ ataskaitą generuosime nuo 2012-11-02 iki 2012-12-31, gausime tokį rezultatą:

Planuota 200 000 suma liko, nors mokėjimas praėjo. Taip atsitiko dėl to, kad planavome visus mokėjimus banko pavedimu, tačiau grynaisiais gavome 200 tūkst. nepadėjo“ naudojant „įveskite pagrįstą“ mechanizmą, o pavaldumo struktūroje matome grandinę:

Ištrinsime PKO ir padarysime mokėjimo nurodymą 200 tūkst., tačiau ženklo „Sumokėta“ nenustatysime. Taigi mokėjimų kalendoriuje pamatysime tokį paveikslėlį:

1. Tiekėjams atsiskaityti planuojame išleisti 500 000 DS. Įveskime prašymą išleisti DS:

Mokėjimų kalendorius atrodys taip:

Atkreipkite dėmesį, kad išlaidos numatytos 12-09-12, nors paraiškos pateikimo data yra 12-08-12, tai teisinga, nes laukelyje „vartojimo data“ nurodėme 09 d.

1. Mes patvirtinsime paraišką. Patvirtinimas gaunamas apdorojant paraiškos patvirtinimą, o patvirtinimo mechanizmas taip pat pasiekiamas žiniatinklio sąsajoje. Suderinimo apdorojime yra labai patogi ir naudinga ataskaitų nustatymo funkcija:

Ataskaita pirmiausia sukuriama ir išsaugoma skiltyje „Custom Reports“ (Service->Custom Reports), tada ji naudojama norint parodyti reikiamą informaciją tvirtinant paraiškas. Naudodami šią funkciją galite sukonfigūruoti einamųjų sąskaitų likučių rodymą, atsižvelgdami į mokėjimus už patvirtintas paraiškas, taip pat galite parodyti paraiškos atitiktį biudžetui ir pan. Galimybė patvirtinti žiniatinklio sąsają leidžia vadovui kontroliuoti mokėjimus nebūdamas darbo vietoje.

1. Dabar, remdamiesi patvirtinta paraiška, įvessime mokėjimą siunčiamu mokėjimo pavedimu, taip pat bandysime apeiti mechanizmą, draudžiantį mokėti didesnę nei patvirtinta paraiška suma:

Kaip matote, kai mokėjimo nurodymas apdorojamas operatyviai, pasirodo pranešimas, nurodantis, kad paraiškoje viršytas leistinas likutis, tačiau operatyviai neapdorojus kontrolė neveikia, o pirkimo vadybininkas spėja sumokėti. tiekėjas daugiau nei patvirtino vadovas:

Dėl šios klaidos, kaip ir „Mokėjimų kalendoriaus“ ataskaitoje, atsiranda „stebuklai“:

Taip pat nevyksta kontrolė RKO su pašalinta vėliava " Atsispindėti operatyvinėje apskaitoje“.

Jokia kontrolė nevyksta taip pat Mokėjimo nurodyme, in ir RKO su operacijos tipu „Darbo užmokesčio mokėjimas“, tai yra standartinio UPP klaida.

4 Praktinė patirtis diegiant transporto priemonių eismo operatyvaus planavimo posistemį

Dabar pažvelkime į praktinę šios posistemės diegimo patirtį didelėje žemės ūkio valdoje (vadinkime ją „Agro“), o atkreipsime dėmesį tik į veiklos planavimo išlaidų dalį, nes tai įdomiausia ir slegiamiausia, nes galime daryti įtaką išlaidoms, bet įtakoti pajamas nėra taip paprasta.

DS judėjimo operatyvinio planavimo posistemis Agro pradėtas diegti kartu su visapusišku apskaitos automatizavimu UPP 1.3 pagrindu. Anksčiau holdingas apskaitą vedė 8 ​​skirtingose ​​konfigūracijose (daugiau nei 5 nuotoliniai biurai 4 mūsų šalies regionuose), operatyvinis eismo srautų planavimas buvo vykdomas Excel programa. Mėnesio pabaigoje dukterinės įmonės išsiuntė valdymo įmonei (toliau – valdymo įmonė) ir DS išlaidų planus, ir DS gavimo planus. Vadovybės iždo darbuotojai patikrino atsiųstus planus su biudžetu, po to išsiuntė juos tvirtinti sričių vadovams, sričių vadovai taisė ir sutarė dėl DS judėjimo planų. Tada valdymo iždas sujungė iš teritorijų vadovų gautus planus ir galutinį planą išsiuntė generaliniam direktoriui tvirtinti. Patvirtintas planas buvo išsiųstas atgal dukterinėms įmonėms, o per mėnesį vadovybės iždo darbuotojai patikrino DS judėjimą su patvirtintu planu, t.y. kontroliavo jos įgyvendinimą.

Rengiant sistemą pradėti komercinei eksploatacijai, buvo atlikta verslo proceso „Transporto priemonių eismo operatyvinis planavimas“ modelio „kaip yra“ analizė ir konstravimas. Pertvarkius verslo procesą ir sukūrus „kaip turi“ modelį, buvo sukurtas naujas verslo proceso reglamentas „Transporto priemonių judėjimo veiklos planavimas“. SCP demonstracinėje bazėje buvo atlikti būtini pakeitimai ir sukurtas bandomasis atvejis. Testo pavyzdį išbandė visi verslo proceso dalyviai, buvo nustatyti trūkumai ir išsakyti papildomi pageidavimai dėl SCP funkcionalumo tobulinimo. Pašalinus klaidas ir atlikus reikiamus koregavimus, buvo patvirtinti nauji verslo proceso nuostatai „Eismo srautų operatyvinis planavimas“ ir generalinio direktoriaus įsakymu supažindintas su holdingo darbuotojais. Žemiau esančioje diagramoje pateiksiu pavyzdį, kaip tvarkyti prašymą išleisti DS po naujų taisyklių įvedimo:

Rezultatas, gautas įgyvendinus šį posistemį:

1. sustiprinta DS išlaidų kontroliuojančiose bendrovėse kontrolė;
2. padidėjo motorinių transporto priemonių eismo planų rengimo greitis;
3. DS judėjimo plano vykdymas tapo „skaidresnis“;
4. buvo išvengta „pinigų spragų“.

Noriu pastebėti, kad įdiegus UPP kontroliuojančiose bendrovėse (daugiau nei 120 vartotojų dirba internete naudodami žiniatinklio klientą arba nuotolinį ryšį per „RemoteAPP“) ir DS veiklos planavimo posistemyje, konkrečiai, tema buvo tokia: „ ar buvo susitarta dėl paraiškos dėl DS išlaidų? tapo vienu iš aktualiausių problemų įmonėje. Išaiškėjo faktai, kad kartais kontroliuojančiosios bendrovės mokėdavo tiekėjams, nepaisydamos valdymo įmonės draudimo ir neatitikimo tarp išlaidų ir patvirtinto biudžeto. Natūralu, kad gavus tokį galingą valdymo įrankį kaip vieninga ERP sistema, tai iškart davė teigiamą rezultatą.

5 Posistemio diegimo metu atlikti patobulinimai

Šioje pastraipoje aprašysiu tik nedidelę dalį patobulinimų, atliktų diegiant valdoje posistemį.

1. Ištaisytos standartinės minkštojo starterio 1.3 konfigūracijos klaidos.
2. Sumos pagal prašymus dėl DS išlaidų ir DS kvitų planų mokėjimų kalendoriuje pradėjo atsirasti tik patvirtinus.
3. Pasikeitė DS išlaidų paraiškos patvirtinimo maršruto pasirinkimo schema. Paraiškos patvirtinimo kelias pradėjo priklausyti nuo:
   1. DS gaminiai;
   2. paraiškos suma.
   3. Tik patvirtintas mokėjimo nurodymus galima įkelti į klientų banką. Standartiniame UPP nepatvirtinti daiktai taip pat iškraunami.
   4. Panaikinta galimybė apeiti draudimą atlikti mokėjimą be prašymo.
   5. Paraiškų patvirtinimų istorija buvo išsaugota. Bet kuriuo metu vartotojas gali matyti, kas turi patvirtinimo paraišką ir kas (kada) patvirtino paraišką.
   6. Sukurtas paraiškų „susirašinėjimo“ mechanizmas, kuris naudojamas, kai paraiška eina per patvirtinimo kelią.
   7. Patobulintas paraiškų patvirtinimo apdorojimas. Dinaminiame sąraše naudojama užklausa nebuvo optimali, todėl, esant dideliam užklausų kiekiui, patvirtinimo metu apdorojimas užstojo 2–3 minutes. Susirašinėjimas su kūrėjais dėl šios klaidos rezultatų nedavė, todėl klaida buvo ištaisyta savarankiškai.
   8. Apdorojimas buvo sukurtas siekiant įtraukti prašymą į mokėjimo kalendorių, t.y. patvirtinus prašymą, papildomai buvo nustatyta mokėjimų atlikimo tvarka, kitaip tariant, nustatyta prašymo įtraukimo į mokėjimų kalendorių tvarka.
   9. Sukurtas valdoje naudojamas ataskaitų paketas (Mokėjimų kalendorius, Pinigų srautai, užsakymo patvirtinimo būsena ir kt.).

Šio straipsnio priede yra SKD ataskaita, skirta paraiškų tvirtinimui apdoroti.

6 Išvada

Jei norite atsikratyti pinigų spragų, pinigų srautų planavimas turi būti nuolatinis procesas. Kuo didesnė įmonė, tuo sudėtingesnė jos struktūra, kuo daugiau veiklos rūšių, tuo sunkiau valdyti pinigų srautus. Todėl vieninga ERP sistema yra galingas pinigų srautų planavimo ir kontrolės įrankis.

Dokumentas „Prašymas išleisti lėšas“ skirtas fiksuoti sprendimą atlikti atsiskaitymą grynaisiais ar negrynaisiais pinigais (mokėjimų grupę) ar perkelti lėšas. Dokumento rekvizitai ir jų naudojimo tvarka iš esmės yra panašūs į dokumentus „Mokėjimo pavedimas (išeinantis)“ ir „Kasos išlaidų orderis“.

Rezervacijos ir talpinimo parametrai gali būti pildomi automatiškai. Tam tikslui dokumente pateikiamos vėliavėlės ir „Automatinis išdėstymas“.

Jei šios vėliavėlės nustatytos, spustelėjus mygtuką stulpelis „Paskirties vieta“ gali būti užpildytas automatiškai „Užpildykite ir paskelbkite“.

Galima derinti automatinę ir rankinę išdėstymo schemą. Kai iškeltos vėliavos „Automatinis rezervavimas“ Ir „Automatinis išdėstymas“ Daliai paraiškos sumos galite nurodyti paskirties vietos parinktį. Tada, kai paspausite mygtuką „Užpildykite ir paskelbkite“ Bus automatiškai įdėta tik likusi suma.

Kai operacijos tipas nustatytas į " Mokėjimas tiekėjui" arba " Grąžinti pirkėjui“ keičiami operatyviniai atsiskaitymai su sandorio šalimis.

Pagal dokumentą „Prašymas išleisti lėšas“ galima įvesti banko ir grynųjų pinigų mokėjimo dokumentus. Tokie dokumentai suteikia reikalingą „ Paraiška", kuris pagal jį užpildomas įvedant tekstą arba gali būti pildomas rankiniu būdu. Skelbiant mokėjimo dokumentus su nurodyta paraiška išleisti lėšas, tikrinama dokumento sumos atitiktis esamam šios paraiškos neapmokėtų mokėjimų likučiui.

Nustatant papildomas teises, galima uždrausti vartotojui tvarkyti mokėjimo dokumentus nenurodant prašymo išleisti lėšas.

Dokumentas „Prašymas išleisti lėšas“ taip pat gali būti jungtis tarp grynųjų pinigų valdymo posistemio ir biudžeto sudarymo posistemio. Šiuo tikslu programoje pateikiamas detalių blokas, panašus į dokumentą „Biudžeto operacija“ (planavimo scenarijus, apyvartos straipsnis, centrinis finansų rajonas, projektas ir kt.). Nurodytais rekvizitais, teikiant paraišką, yra stebima, ar bendra išlaidoms patvirtinta lėšų suma atitinka anksčiau nustatytas ribines vertes.

Darbo su programomis ypatybės naudojant programų patvirtinimo mechanizmą

Paraiškos patvirtinimo mechanizmas naudojamas pasirinktinai: organizacijų sąrašui.

Naudojant programų atitikimo mechanizmą, atsiranda šios funkcijos:

Jei paraiškoje organizacija nenurodoma, ši paraiška tvirtinant nedalyvauja




Paraiškos patvirtinimo maršrutas nustatomas pagal nustatymus, priklausomai nuo paraiškoje nurodyto Skyriaus.




Jei paraiška nepraėjo patvirtinimo kelio (paraiškos būsena nėra „Patvirtinta“), mokėjimo dokumentas jo pagrindu negali būti išduotas




Jei paraiška pradeda eiti patvirtinimo keliu, paraišką galima pakeisti



• 
  

  Vartotojas, kurio paraiška šiuo metu tvirtinama

  
  

  Vartotojai, patvirtinantys paraišką aukštesniuose patvirtinimo etapuose
  Kiti vartotojai negali pakeisti programos.




Jei užsakymas yra „Patvirtinta“ būsenoje, jo keisti negalima




Jei paraiška pereina į būseną „Atmesta“, paraiška atšaukiama




Dabartinė programų būsena yra programų sąraše



• 
  

  būsena rodoma atskirame stulpelyje

  
  

  Naudojamas grupavimas pagal užsakymo būseną

  
  

  programos yra paryškintos fono spalva

  
  
  
  
  • 
    

    atmetė – rožinė

Norint diegti BDDS finansų kontrolės sistemą rengiant paraiškas išleisti lėšas, būtina ištirti finansų skyriaus sąveiką su kitais padaliniais, taip pat parengti vieningą reguliavimo ir informacinę informaciją. Jei neįmanoma automatizuoti pinigų srautų kontrolės per biudžetą, galite tai automatizuoti per prašymus išleisti lėšas.

Anksčiau vadovavau finansų skyriui UAB NAPO im. V. P. Chkalova“. Tai viena didžiausių orlaivių gamybos įmonių Rusijoje, kurioje dirba apie 7000 žmonių. Tačiau įmonei visiškai trūko planavimo taisyklių leisti pinigus, atsiskaitymo dokumentų surašymo nuostatai, jų tvirtinimo principai. Vienetai teikė prašymus išleisti lėšas ir mėnesio ar ketvirčio biudžetus atmintinėse. Tuo pačiu metu nebuvo vieno patvirtinto biudžeto punktų ir formų sąrašo, taip pat finansinės atsakomybės centrų. Dėl to nuolat kildavo konfliktų tarp finansų skyriaus ir kitų skyrių, darbuotojai skundėsi, kad paraiškos buvo prarastos, laiku neapmokėtos, dėl to neįvykdytas nurodytas biudžetas.

Siekiant efektyvinti mokėjimus ir užtikrinti lėšų panaudojimo kontrolę, „Iždo“ bloką nuspręsta įgyvendinti įgyvendinant biudžeto sudarymo sistemą, pagrįstą esamomis informacinėmis sistemomis „1C: UPP“ ir „SyteLine“. Norint tai pasiekti, buvo išspręstos keturios problemos.

Pinigų srautų struktūrizavimas, siekiant kontroliuoti lėšų panaudojimą

Visų pirma nustatyta pinigų srautų biudžeto sudarymo struktūra: pinigų srautų straipsniai ir jų prioritetas, mokėjimų registro ir mokėjimų kalendoriaus formos, lėšų išlaidų ir gavimo prašymai.

Vartotojų patogumui buvo nuspręsta mokėjimo prioritetą susieti su pinigų srautų straipsniais, o kartu apriboti prekių pasirinkimą priklausomai nuo sutarties ir centrinio finansinio rajono. Siekdama užtikrinti vienodas ir visiems padaliniams aiškias mokėjimo proceso organizavimo taisykles, bendrovė parengė ir įgyvendino reglamentą „Lėšų panaudojimo principai ir tvarka“. Šiame dokumente yra:

• lėšų gavimo ir išlaidų dokumentų rengimo taisyklės;
• dokumentų apmokėjimui tvirtinimo ir tvarkos principai ir tvarka;
• operatyvinio ir einamojo mokėjimo planavimo algoritmas.

Svarbus taisyklių uždavinys – užtikrinti, kad bet kokios piniginės išlaidos būtų ribojamos sumomis, neviršijančiomis atitinkamų daiktų vertės. DDS pagal patvirtintą BDDS (metinį, kas ketvirtį arba kas mėnesį) kiekvienai Centrinei federalinei apygardai.

Lėšų išlaidų prašymų generavimo įvedimas

Kai atsakingas vykdytojas turi būtinybę išleisti lėšas, nepriklausomai nuo mokėjimo formos (grynaisiais ar negrynaisiais), jis privalo sudaryti mokėjimo prašymą. Šis dokumentas sukurtas elektroniniu būdu dviejose sistemose: „1C: UPP“ arba „SyteLine“. Mokėjimo iniciatorius paraiškoje turi užpildyti visus reikiamus duomenis. Toliau dokumentai lėšų išleidimui automatiškai įkeliami į informacinę sistemą „1C: UPP“ būsenoje „Parengta“ ir ten patalpinami.

• Kaip organizuoti biudžeto kontrolės sistemą: projekto patirtis

Teikiant paraiškas, automatiškai stebimas kiekvieno padalinio (CFD-vykdytojas ir CDF-užsakovas), projekto ir sutarties mėnesio (ketvirčio, ​​metų) likutis pagal DDS punktą. Jei viršijamas mokėjimo dokumente nurodytas vienos iš DDS elementų limitas, jis įrašomas į 1C: UPP sistemą, bet neregistruojamas. Kartu išsiunčiamas atitinkamas informacinis pranešimas.

Praktikoje gali susiklostyti tokia situacija: limitas pagal DDS punktą išnaudotas, tačiau paraiška išleisti lėšas turi didelį prioritetą ir tai nebuvo numatyta einamojo laikotarpio biudžete. Tokiu atveju patikrinama, ar dokumentas gali būti koreguojamas naudojant turimas lėšas pagal kitą šios centrinės federalinės apygardos DDS straipsnį arba keičiamas šio padalinio biudžetas.

Jei buvo priimtas sprendimas atšaukti mokėjimą arba sandorio šalis neįvykdė savo apmokėtų įsipareigojimų (nepristatė prekių ir medžiagų, nesuteikė paslaugos) pagal 1C: UPP sistemoje pateiktą paraišką išleisti lėšas, tada atitinkamas dokumentas. turi būti uždarytas 1C: UPP sistemoje.ir būtinai SyteLine sistemoje.

Prašymo išleisti lėšas patvirtinimas vyksta taip. Prašymas yra atspausdintas, prie jo pridedami apmokėjimui reikalingi dokumentai, vizuojama mokėjimo tvirtinimo procese dalyvaujančių pareigūnų. Visos patvirtintos paraiškos pateikiamos finansų skyriui pagal lėšų gavimo ir pervedimo registrą, joms suteikiamas statusas „Priimta“.

Mokėjimų registro ir lėšų panaudojimo paraiškos sudarymo schemos sukūrimas

Atsakingi finansų skyriaus darbuotojai kasdien sistemoje 1C: UPP sukuria preliminarų mokėjimų grynaisiais ir negrynaisiais pinigais registrą, kad planuotų mokėjimą kitai darbo dienai. Į registrą įtraukiami visi prašymai, pateikti finansų skyriui iki einamosios dienos 12 val. Tuo pačiu metu likutis pagal DDS punktą už mėnesį (ketvirtį, metus) stebimas antrą kartą kiekvienam padaliniui (CFD-vykdytojui ir CDF-užsakovui), projektams, sutartims.

Einamąjį mėnesį viršijus planuotą limitą, prašymas išleisti lėšas į mokėjimų registrą neįtraukiamas. Tuo pačiu metu 1C: UPP sistemoje jam priskiriamas statusas „Atmesta“, o per vieną darbo dieną dokumentas su parašu grąžinamas mokėjimo iniciatoriui, kad jis priimtų sprendimą.

Suformavus sistemoje 1C: UPP, preliminarus mokėjimų registras atspausdinamas ir suderinamas su finansų skyriaus vadovu, vyriausiuoju buhalteriu ir generalinio direktoriaus pavaduotoju ekonomikai ir komercijai. Mokėjimo dienos rytą preliminarus registras pateikiamas generaliniam direktoriui pasirašyti. Jei patvirtinus registrą reikia pakeisti kai kuriuos mokėjimus, atsakingi finansų skyriaus darbuotojai sistemoje 1C: UPP paraiškose dėl lėšų išleidimo pakeičia „Išlaidų datą“ ir pašalina juos iš registro. Po to mokėjimų registrui suteikiamas statusas „Patvirtinta“, o visos į registrą įtrauktos paraiškos išleisti lėšas automatiškai gauna panašų statusą.

Mokėjimo dokumentus (kasos orderius ir mokėjimo pavedimus) sistemoje 1C: UPP galima sudaryti ir paskelbti tik pagal generalinio direktoriaus patvirtintas paraiškas išleisti lėšas, išskyrus įtrauktus į operatyvų mokėjimų registrą. .

Informacija apie atliktus mokėjimus (paraiškos išleisti lėšas) atliekama naudojant 1C: UPP sistemą naudojant tokias ataskaitas kaip:

• Prašymų išleisti lėšas registro analizė;
• Mokėjimų paskirstymas pagal DDS elementus, užsakymus ir finansavimo šaltinius;
• Mokėjimų paskirstymas pagal FP elementus.

Ataskaitos sudaromos finansų skyriaus darbuotojams įvedus informaciją apie apmokėjimą ne vėliau kaip per dvi darbo dienas nuo apmokėjimo dienos.

Visus einamojo mėnesio biudžetu patvirtintus, bet šiuo laikotarpiu neapmokėtus prašymus išleisti lėšas inicijuojantys skyriai, susitarę su finansų skyriaus vedėju, įtraukia į kito planuojamo mėnesio biudžetą. Jis savo ruožtu paskutinę einamojo mėnesio darbo dieną visose tokiose programose pakeičia parametrą „Išlaidų data“ į kitą planuojamo mėnesio antrą darbo dieną.

Mokėjimų kalendoriaus sudarymas

Operatyviniam ir dabartiniam pinigų srautų planavimui 1C: UPP sistemoje sugeneruojamas mokėjimų kalendorius, pagrįstas elektroniniais dokumentais, tokiais kaip planuojami kvitai ir prašymai išleisti lėšas.

• Mokėjimų kalendorius: grynųjų pinigų valdymo įrankio kūrimo užduotys

Mokėjimų kalendoriaus koregavimas (balansavimas) atliekamas kasdien, remiantis jo analizės rezultatais, atsižvelgiant į įplaukų ir mokėjimų planų pokyčius. Šio įvykio metu būtina užtikrinti, kad dienos bendras grynųjų pinigų likutis visose sąskaitose ir kasose būtų neneigiamas. Tais atvejais, kai ši reikšmė yra teigiama, tačiau asmeninėse sąskaitose ar kasoje nėra pakankamai lėšų išlaidoms apmokėti, priimamas sprendimas perkelti pinigus iš kitų sąskaitų. Priklausomai nuo likučių dydžio, imamasi priemonių deficitui pašalinti arba įmonės laisvoms lėšoms panaudoti:

• pritrūkus lėšų, tose paraiškose, kurioms dar neatėjo mokėjimo data (kritinė), išlaidų datą būtina pakeisti į vėlesnę;
• susidarius pertekliui, viršijančiam nustatyto rezervo nenumatytoms išlaidoms sumą, prašymuose, kurių mokėjimo data (planuojama) ankstesnė nei nustatytas terminas, susitarus su mokėjimo iniciatoriumi, išlaidų data keičiama į ankstesnę;
• jei grynųjų pinigų pertekliaus suma viršija įmonės poreikius, sprendžiama dėl išleistų sumų panaudojimo galimybių.

Įdiegto sprendimo dėka įmonė realiu laiku galėjo įgyvendinti dvigubą grynųjų pinigų biudžeto kontrolę, nustatyti grįžtamąjį ryšį tarp proceso dalyvių, sumažinti grynųjų pinigų spragų riziką bei organizuoti racionalesnį lėšų panaudojimą.

Larisa Kazakova, PA Polet - federalinės valstybinės vieningos įmonės GKNPTs im. M.V. Chruničevas"

Finansų sektoriuje dirba daugiau nei 13 metų. Ji buvo finansų direktorė tokioms įmonėms kaip MarketService LLC, Komercinės įrangos gamyklos įmonių grupė, finansų skyriaus vadovė UAB NAPO im. V. P. Chkalova“, įmonių grupė „iLogistica“. Nuo 2014 m. gruodžio mėn. jis dirba PA Polet, federalinės valstybinės vieningos įmonės GKNPTs im. M.V. Chruničevas“. Tarp reikšmingų įgyvendintų projektų yra valdymo apskaitos su vėlesniu automatizavimu sukūrimas ir įdiegimas MarketService LLC sistemoje BEST-4, „1C: 7“; biudžeto sudarymo sistemos įdiegimas, valdymo apskaitos ir finansinio stabilumo atkūrimas Prekybos įrangos gamyklos įmonių grupėje; kūrimas ir įgyvendinimas UAB NAPO im. V.P. Chkalov“ gautinų sumų stebėjimo, pinigų srautų biudžeto formavimo ir vykdymo stebėjimo sistemos. Šiuo metu jis įgyvendina projektą, kuriuo siekiama perkelti apskaitą ir mokesčių apskaitą iš memorialinės užsakymų sistemos į 1C: UPP sistemą, paremtą 1C: UPP 1.3 platforma Polet programinėje įrangoje.

Verslo procesas „Prašymų skirti lėšų derinimas ir tvirtinimas“

Esant stabiliai finansinei būklei, įmonė gali pilnai ir laiku įvykdyti savo įsipareigojimus – tokiu atveju įmonei nereikia optimizuoti lėšų išlaidų. Šiuo metu finansų krizės sąlygomis ypač aktualus yra ribotų lėšų paskirstymo pagal įmonės įsipareigojimus mechanizmas.

Procesas susideda iš šešių nuoseklių etapų:

1. Padalinio atstovas (vadovai, inžinieriai ir kt.) užpildo prašymą išleisti lėšas įsipareigojimams - avansams pagal sutartis ir skolos grąžinimui atsiskaitymo dokumentuose.

2. Skyriaus vedėjas, naudodamas patogias priemones, patikrina paraiškų teisingumą ir prireikus pataiso.

3. Atsakingas finansinės tarnybos atstovas (finansų direktorius, finansų direktoriaus pavaduotojas ar organizacijos vadovas) nustato, iš kokių atsiskaitomųjų sąskaitų, kam ir kokia suma turi būti pervedamos lėšos.

4. Skyriaus vedėjas paskirsto pagal konkrečias paraiškas (faktiškai pagal įsipareigojimus - pavedimus, sąskaitas, atsiskaitymo dokumentus) leistinas apmokėti sumas.

5. Įmonės buhalterija pagal patvirtintas ir įsipareigojimams paskirstytas paraiškas sudaro siunčiamus mokėjimo nurodymus.

6. Mokėjimo nurodymai automatiškai įkeliami į klientų banką.

Paraiškų dėl lėšų panaudojimo teikimas

Lėšų išleidimo iš einamųjų sąskaitų operacijų registravimas visada prasideda planuojant lėšų išlaidas - tai yra, visų procese dalyvaujančių įmonės padalinių paraiškos dėl išlaidų apdorojimo.

Kiekviena įmonės tarnyba pildo lėšų išlaidų paraišką, atsižvelgdama į išlaidų paskirtį (kiekviena išlaidų paskirtis atitinka tam tikrą operacijos rūšį dokumente „Praiška lėšų išlaidoms gauti“). Išlaidų paskirtis avansinių mokėjimų atveju gali būti pavedimas tiekėjui, o skolos grąžinimo atveju – atsiskaitymo dokumentas.

Taigi, visos planuojamos lėšų išlaidos visoms paslaugoms turi atsispindėti sistemoje lėšų išlaidų prašymų forma.

Lėšų išlaidų paraiškos formavimas atliekamas naudojant dokumentą „Paraiška lėšų išlaidoms gauti“.

1 pav.

Parengtų paraiškų tikrinimas

Skyriaus vedėjas patikrina pavaldinių pateiktų prašymų išleisti lėšas sąrašą, juos pataiso ir siunčia tvirtinti finansų tarnybai. Lėšų išlaidų paraiškai patvirtinti surašomas dokumentas „Paraiškų tvirtinimas“, kuriame pažymimi nebaigti dokumentai „Paraiška lėšų išlaidoms gauti“.

2 pav.

Dėl to skyriaus vedėjas, patikrinęs ir pakoregavęs, patvirtina, kad užpildytos paraiškos yra patvirtintos ir yra paruoštos svarstyti finansų tarnyboje.

3 pav.

Finansų tarnybos paraiškų tvirtinimas

Kiekvienai paslaugai parengus – sistemoje – paraišką išleisti lėšas, finansų direktorius ar jo paskirtas asmuo tą dieną priima sprendimą dėl jų apmokėjimo (viso ar dalinio). Tokiu atveju sprendimas gali būti priimtas dėl kiekvienos atskiros paraiškos, taip pat dėl ​​jų derinio pagal tam tikrą kriterijų – pavyzdžiui, dėl mokėjimo tam tikrai sandorio šaliai (arba pagal tam tikrą sandorio šalies susitarimą), arba dėl biudžeto, skirto dėl visų paslaugų užklausų susitariama.

4 pav

Priimdami sprendimą dėl pinigų išleidimo, turite nurodyti, iš kurios atsiskaitomosios sąskaitos jie turi būti siunčiami. Finansų direktorius, peržiūrėdamas paraiškas, skirtuke „Sąskaitų likučiai“ mato grynųjų pinigų likučius einamosiose sąskaitose (atsižvelgiant į planuojamus įplaukimus ir anksčiau patvirtintus mokėjimus). Vykdydamas dokumentą, finansų direktorius patvirtina lėšų sumą, kurią galima paskirstyti prašymams išleisti pinigus paslaugai.

5 pav.

Patvirtintų mokėjimų paskirstymas pagal prašymus išleisti lėšas.

Skyriaus vedėjas, naudodamasis dokumentu „Paraiškų paskirstymas“, savo pasirinktoms paraiškoms lėšų išlaidavimui paskirsto bendrai paslaugai arba konkrečiai sandorio šalims patvirtintas sumas.

6 pav

Jeigu patvirtinta paraiškos apimtis mažesnė nei planuota, tuomet likusiai sumai automatiškai sukuriama lėšų išlaidų paraiška, kurią skyriaus vedėjas gali teikti tvirtinti finansų tarnybai kitą dieną.

Naudodami analitinių ataskaitų rinkinį, skyriaus darbuotojai gali analizuoti planuojamas, patvirtintas ir įvykdytas mokėjimų apimtis bei likusius skyriaus įsipareigojimus rangovams.

Sandorių registravimas pagal faktines lėšų išlaidas.

Po to, kai paraiškos dėl lėšų panaudojimo yra derinamos su finansų direktoriumi, apskaitos skyriaus finansų skyrius, remdamasis patvirtintomis paraiškomis, įveda dokumentą „Išeinantis mokėjimo nurodymas“. Tokiu atveju dokumente „Išeinantis mokėjimo nurodymas“ visi reikalingi laukai užpildomi automatiškai, buhalteris nurodo mokėjimo paskirtį (atspausdintai mokėjimo formai) ir patalpina dokumentą „Išeinantis mokėjimo nurodymas“ be „Apmokėta“. " ženklas.

Sukurti ir paskelbti mokėjimo nurodymai iš 1C importuojami į sistemą Klientas-bankas.

Kitą dieną, kai gaunami banko išrašai apie atliktas operacijas, buhalteris kiekviename mokėjimo pavedime nurodo „Apmokėta“, taip pat į sistemą įveda operacijas dėl lėšų, kurias bankas be akcepto nurašė iš einamosios sąskaitos, išleidimo. surašo dokumentus „Mokėjimo nurodymas: lėšų nurašymas“ ir „Mokėjimo prašymas gautas“. Jei lėšos nurašomos be akcepto sandorio šalių naudai, atitinkamos tarnybos turi pasirinkti sandorio šalies atsiskaitymo dokumentą, už kurį buvo atliktas mokėjimas, ir uždaryti paraišką dėl išlaidų, jei ji buvo užpildyta anksčiau.

Atliktas dienos lėšų panaudojimo operacijas galite suderinti su ataskaita, naudodami standartinį „Banko išrašo“ apdorojimą. Standartiniame „Banko išrašo“ tvarkyme specialistas gali kontroliuoti kiekvienos organizacijos banko sąskaitos likutį pradžioje, kvitus, išlaidas ir likutį dienos pabaigoje. Jei spaudinyje matyti, kad dokumentas buvo iš dalies apmokėtas, vartotojas gali atlikti dalinį apmokėjimą tiesiogiai iš apdorojimo.

Tik sistemoje patalpinus dokumentus apie lėšų panaudojimą su ženklu „Sumokėta“, lėšos nurašomos iš sąskaitų ir pasikeičia atsiskaitymų su sandorio šalimis būsena.

Konfigūracijos parinktys

Sprendimas skirtas programiniams produktams „1C: Manufacturing Enterprise Management 8“ ir „1C: Trade Management 8“.

Darbo kaina

Nustatoma individualiai, atsižvelgiant į konkrečią Kliento konfigūraciją.

Antroje straipsnio dalyje apsvarstysime „Prašymų išleisti lėšas“ sudarymo principą, perduodant jį patvirtinimo keliu ir išduodant lėšas pagal sukurtą programą.
Pažiūrėkime į pavyzdį:

1. Pirkimų buhalteris formuoja lėšų išlaidų prašymą, kad būtų atliktas avansinis apmokėjimas IP Dobronravov tiekėjui už medžiagų tiekimą;
2. Finansų direktorius turi peržiūrėti ir patvirtinti paraišką;
3. Pirkimų buhalteris pagal patvirtintą prašymą sugeneruoja kasos pajamų orderį (be žymos „Sumokėta“, bet su „Atspindėti operatyvinėje apskaitoje“);
4. Vyresnysis kasininkas, patikrinęs kasos pajamų orderį, išduoda lėšas (ir pažymi dokumente „Apmokėta“);
5. Kasos operacijų buhalteris patikrina kasos pajamų orderį (pažymi langelį, kad būtų atspindėta buhalterinėje ir mokesčių apskaitos registruose, kad būtų generuojami apskaitos ir mokesčių apskaitos įrašai).

Kad būtų lengviau atspindėti operacijas, perjunkite sąsają į „Pinigų valdymas“.
Prieš pradėdami dirbti su paraiškomis išleisti lėšas, turite įvesti visą pagrindinę informaciją. Pirmas dalykas, kurį reikia užpildyti, yra informacijos registras „Paraiškų dėl lėšų panaudojimo tvirtinimo nustatymai“. Skiltyje „Paraiškų tvirtinimo nustatymas“ nurodomos organizacijos, kurioms šis mechanizmas naudojamas, ir patvirtinimo mechanizmo naudojimo pradžios data. Šis nustatymas reikalingas, kad programa galėtų nustatyti, ar organizacija StroyTorg LLC nuo 2013-01-01 naudos prašymų išleisti lėšas patvirtinimo mechanizmą.

Taip pat būtina sukonfigūruoti koordinavimo maršrutus (2 pav.). Šis nustatymas nurodytas informaciniame registre „Tvirtinimo maršrutų pradžios nustatymai“: nustatomas patvirtinimo maršrutų atitikimas skyriams. Patvirtinimo maršrutas („Patvirtinimo maršrutai“) nurodo etapą ir patvirtinančių asmenų sąrašą šiame etape. Mūsų pavyzdyje sukurta programa pirmiausia turės pereiti vieną finansų direktoriaus patvirtinimo etapą.

Taip pat reikia susikurti informacinį registrą „Prašymų lėšų panaudojimo tvirtinimo nustatymas“ (1 pav.) ir nustatyti paraiškų tvirtinimo etapus (maršrutą) (2 pav.)

Ryžiai. 1

Ryžiai. 2

Koordinavimo maršrutas Paraiška nustatoma pagal nustatymus ir priklausomai nuo paraiškoje nurodyto skyriaus.

pastaba kad vienas skyrius turi atitikti tik vieną koordinavimo maršrutą. Kiekvienam skyriui turi būti nurodytas patvirtinimo maršrutas, kitaip visų šiam skyriui sukurtų paraiškų patvirtinimo procesas neįsigalios.

1. Pirkėjas buhalteris sudaro dokumentą „Prašymas išleisti lėšas“.

Mūsų pasirinktoje sąsajoje „Pinigų valdymas“ eikite į meniu punktą „Planavimas“ - „Prašymai“ - „Prašymas išleisti lėšas“ (3 pav.). Sukurkime „Paraišką lėšų išleidimui“, kurios būsenos tipas „Parengta“ (5 pav.)

Programėlėje yra kelių tipų operacijos, kurios kartoja operacijų tipus „Išeinantis grynųjų pinigų pavedimas“ ir „Išeinantis mokėjimo nurodymas“ (4 pav.)

Skirtuke „Atsiskaitymai su sandorio šalimis“ esančiame „Prašymas išleisti lėšas“ nurodoma pagrindinė informacija: mokėjimo sandorio šalis, kuriai reikia išduoti lėšas, taip pat sutartis, suma, organizacija, padalijimas ir statusas.

Skirtuke „Aprašas“ galite nurodyti papildomos informacijos bet kokia forma.

Skirtuke „Paskirstymas“ yra galimybė rezervuoti ir patalpinti lėšas (6 pav.). Tai reiškia, kad mūsų pavyzdyje perkantis buhalteris gali rezervuoti lėšas, kad galėtų sumokėti avansą tiekėjui, ir nurodyti, iš kurios kasos bus išrašomos lėšos. Rezervacijos ir talpinimo parametrai gali būti pildomi automatiškai. Šiam tikslui dokumente yra vėliavėlės. „Automatinis rezervavimas“ Ir „Automatinis išdėstymas“. Jei šios vėliavėlės nustatytos, spustelėjus mygtuką stulpelis „Paskirties vieta“ gali būti užpildytas automatiškai „Užpildykite ir paskelbkite“. Galima derinti automatinę ir rankinę išdėstymo schemą.

Skirtuke „Biudžetas“ esantys duomenys gali būti naudojami kaip saitas tarp biudžeto sudarymo posistemio ir grynųjų pinigų valdymo posistemio. Šiame skirtuke rodoma informacija skirta kontroliuoti planuojamų išmokėti lėšų sumą pagal planuojamą biudžetą (7 pav.).

Kadangi pirkimų buhalteris turi ribotas prieigos teises, dokumente „Prašymas išleisti lėšas“ jis gali nustatyti tik būseną „Parengta“, o tokie statusai kaip: „Patvirtinta“, „Atidėta“, „Sutarta“, „Atmesta“ nustato vartotojai, atsakingi už programos patvirtinimą.

2. Finansų direktorius peržiūri ir tvirtina paraišką 120 000 rublių lėšų išlaidavimui.

Finansų direktorius gali išanalizuoti svarstytinų paraiškų sąrašą naudodamas „Paraiškos patvirtinimo būsenos“ apdorojimą (8 pav.).

Kai pradedate apdoroti „Paraiškos patvirtinimo būsena“, rodomas visų paraiškų sąrašas, sugrupuotas pagal tam tikras būsenas (būsenas), pvz.: „Parengta“, „Patvirtinta“, „Atidėta“, „Sutarta“, „Atmesta“. Patogumui mygtuku galite pasirinkti „Laikotarpio nustatymas“, pavyzdžiui, dienai, savaitei, mėnesiui, dešimtmečiui, ketvirčiui, pusmečiui, metams ir pan., o tada, iš visų paraiškų liks tik tos, kurios patenka į tam tikrą laikotarpį.

Norėdami pakeisti paraiškų dėl lėšų panaudojimo būseną, pavyzdžiui, iš „Parengta“ į „Patvirtinta“, turite naudoti kitą apdorojimą („Paraiškos būsena“).

Šio apdorojimo metu galite pasirinkti iš bendro paraiškų sąrašo, pavyzdžiui, paraiškas, kurių būsena yra „Laukiama patvirtinimo“, „Atidėta“, „Laukiama patvirtinimo ankstesniuose etapuose“, „Apdorojama“ (9 pav.).

Apdorojimas rodo nesuderintų programų sąrašą ir galite pakeisti programos būseną (10 pav.). Į šį apdorojimą galite pereiti per meniu punktą „Planavimas“ - „Užklausos“ - „Paraiškų derinimas“.

Finansų direktorius Prašymą išleisti lėšas gali „patvirtinti“, „atidėti“ arba „atmesti“. Pasirinkus „Keisti būseną“ – „Sutinku“, žymimieji laukeliai pažymi tas programas, kurias reikia patvirtinti. Likusias eilėje buvusias paraiškas galima peržiūrėti dokumentų žurnale „Paraiškų tvirtinimas“.

Jei paraiška nepraėjo patvirtinimo kelio (paraiškos būsena nėra „Patvirtinta“), tada mokėjimo dokumentas jo pagrindu negali būti išduotas.

Jei paraiška pradeda eiti patvirtinimo keliu, paraišką galima pakeisti:

Vartotojas, kurio paraiška šiuo metu tvirtinama;

Vartotojai, kurie patvirtina paraišką aukštesniuose patvirtinimo etapuose.

Kiti vartotojai negali pakeisti programos.

Jei paraiška yra „Patvirtinta“ būsenoje, tada jos keisti negalima (tampa neaktyvi redaguoti), todėl paraiškos laukai perkančiam buhalteriui tampa pilki ir jų keisti negalima.

3. Pirkimo buhalteris, remdamasis patvirtinta paraiška, surašo kasos kvitą su operacijos rūšimi „Mokėjimas tiekėjui“ be žymos „Sumokėta“ dėl avanso išdavimo IP Dobronravov tiekėjui (11 pav.)

pastaba, kad perkančiojo buhalterio sukurtame kasos pajamų orderyje yra pažymėti tik „Atspindėti valdymo apskaitoje“ ir „Atspindėti operatyvinėje apskaitoje“ varnelės. Varnelę „Sumokėta“ turi pažymėti vyresnioji kasininkė, patikrinusi, ar teisingai suformuotas kasos pajamų orderis. Kasos pajamų orderyje taip pat nurodome, kurios paraiškos pagrindu jį generuojame.

Jei kasos pajamų orderyje yra langeliai tik valdymo apskaitai, tai toks dokumentas negeneruoja sąskaitų (apskaitos įrašų). Bet kaupimo registruose daro įrašus: „Pinigai už nurašymą“ ir „Atsiskaitymai su sandorio šalimis“ (12 pav.). Ši informacija patenka į „Mokėjimų kalendoriaus“ ataskaitą skiltyje „Neapmokėti siunčiami dokumentai“ (13 pav.).

4. Vyresnysis kasininkas patikrina kasos pajamų orderį, pažymi varnelę „Sumokėta“ ir išduoda grynuosius pinigus.

Apmokėjus kasos pajamų orderį, dokumento laukai tampa pilki ir jų negali redaguoti pirkimo buhalteris ir kiti mūsų pavyzdžio dalyviai. Priklausomai nuo to, kokios prieigos teisės sukonfigūruotos konkrečiam vartotojui, gali būti redaguojami tam tikri dokumentai, dokumentų laukai ir pan.

Pastaba: Jei kasos aparatų daug ir kiekviename reikia pažymėti langelį „Mokama“, galite naudoti grupinį katalogų ir dokumentų apdorojimą (meniu punktas „Paslauga“). Į šį apdorojimą galite pereiti nuėję į visą sąsają, meniu punktą „Paslauga“ (14 pav.).

Norėdami pakeisti informaciją, spustelėkite mygtuką „Nustatymai“ ir pasirinkite vėliavėlę „Leisti keisti objekto informaciją“. Kad būtų lengviau analizuoti, nustatykime vėliavėlę „Rodyti visus stulpelius“ (15 pav.).

Naudodami grupinį apdorojimą, kasos pajamų orderyje norime uždėti vėliavėlę „Sumokėta“. Norėdami tai padaryti, grupės apdorojimo skiltyje „Pasirinkimas“ nurodome organizaciją StroyTorg LLC; Atrenkame tik tvarkomus dokumentus laikotarpiui nuo 2013-01-01 iki 2013-01-21 su parinktimi „Sumokėta“ – „Ne“.

Skirtuke „Apdorojama“ paspaudus mygtuką „Pasirinkti“, atsiras dokumentai, kuriuose reikia pažymėti „Sumokėta“ (16 pav.). Eilutėje „Veiksmas“ pasirinkite „Keisti informaciją[Link.Paid] – Įdiegti. Ir „Bėk“.

Pakeitus rekvizitų reikšmę, reikia iš naujo užregistruoti pakeistus dokumentus: laukelyje „Veiksmas“ pasirinkite „Keisti: [Paskelbti dokumentus] – Nustatyti – „Paleisti“ (žr. 17 pav.).

5. Kasos buhalteris patikrina kasos pajamų orderį (pažymi langelį atspindėjimui buhalterinėje ir mokesčių apskaitos registruose, kad būtų generuojami apskaitos ir mokesčių apskaitos įrašai).

Toliau, pavyzdžiui, darbo dienos pabaigoje kasos operacijų buhalteris patikrina visus išeinančius grynųjų pinigų orderius, kurie pažymėti „Apmokėta“ ir pažymi dokumente BU ir NU langelius, kad dokumente būtų sudaryti apskaitos ir mokesčių apskaitos įrašai. (18 pav.)

Pastaba: jei yra daug kasos pajamų orderių, kuriuose reikia pažymėti langelius BU ir NU, tuomet galite pasinaudoti „Žymybių ir dokumentų grupinis apdorojimas“ (19 pav.).

Grupiniame katalogų ir dokumentų tvarkyme pasirenkame dokumentus „Grynųjų pinigų išeinantis pavedimas [TC: Payment Decoding]“, kurių lentelės dalyje reikia pažymėti varnelę „Atspindėti apskaitoje“.

Laukelyje „Pasirinkimas“ nurodome, kuriai organizacijai reikia atrinkti dokumentus, nurodome, kad mus domina tik dokumentai, tvarkomi laikotarpiui nuo 2013-01-01 iki 2013-01-21 (taip pat kasos kvitai, kuriuose žymimasis langelis „Atspindėti apskaitoje“ nepažymėtas) apskaita“). Užpildę visus parametrus spauskite mygtuką „Pasirinkti“: bus atrinkti dokumentai, atitinkantys nurodytas sąlygas. Apatinėje apdorojimo lango dalyje pasirinkite „Keisti informaciją“ - „Atspindėti apskaitoje“ - „Nustatyti“ ir spustelėkite mygtuką „Vykdyti“. Sutvarkius dokumentus, juos reikia iš naujo užregistruoti (16 pav.). Tada reikia pakartoti tą patį, bet pažymėti langelį „Atspindėti mokesčių apskaitoje“

Registruojant dokumentą „Kasos išlaidų orderis“, ne tik judėjimai generuojami buhalterinėse sąskaitose, bet ir registruose (20, 21 pav.)