Biznes elektron pochta qoidalari. Ish xat: namuna

Elektron pochta orqali aloqa har qanday zamonaviy ofis ishchisining ajralmas qismi hisoblanadi. Va buxgalterlar ham bundan mustasno emas. Qanday qilib yozishmalarni ishbilarmonlik aloqalari samarali, hissiy jihatdan qulay va o'ta axloqiy bo'lishi kerak? Bu erda o'quvchilar uchun amaliy maslahatlar mavjud.

Maslahat 1. Xatlaringizda qabul qiluvchiga shaxsiy murojaatni e'tiborsiz qoldirmang

Shunday qilib, siz odamning shaxsiy xususiyatlariga e'tiboringizni qaratasiz. Agar xat ma'lum bir oluvchiga yozilgan bo'lsa, unda shaxsiy murojaatning yo'qligi noto'g'ri va odobsiz ko'rinadi.

Qabul qiluvchiga birinchi harflardan birini yozganingizda, tez -tez savol tug'iladi: unga murojaat qilishning eng yaxshi usuli qanday - faqat ism yoki ism va otasining ismi bilan? Bunday holda, bu odamning sizga yozgan xatini tugatadigan imzoda nima yozilganiga qarash kerak. Agar ism bo'lsa (otasining ismi bo'lmasa), masalan "Svetlana Kotova", keyin ismingiz bilan bog'laning. Va agar imzo aytilgan bo'lsa "Svetlana Vasilevna Kotova," Trenzor "MChJ bosh hisobchisi", keyin siz ham shunga mos ravishda qabul qiluvchiga murojaat qilishingiz kerak. Qanday bo'lmasin, ikkinchi variant juda to'g'ri va shuning uchun g'alaba qozonadi.

Men "Kimdan" maydonidagi ma'lumotlarga e'tibor qaratishni tavsiya etmayman. Darhaqiqat, ko'pincha uni elektron pochta manzili egasi emas, balki elektron pochta manzilini o'rnatishda kompaniyaning IT mutaxassisi to'ldiradi.

Aytgancha, men sizga qanchalik demokratik yozishingizdan qat'i nazar, biznes sherigi yoki mijozi bilan bog'lanishda ismning qisqa shaklini ("Sasha" o'rniga "Sash", "Anya" o'rniga "An") ishlatmaslikni qat'iy tavsiya qilaman. uslubi va sizning yozishmalaringiz necha yoshda bo'lishidan qat'iy nazar. Odatda og'zaki nutqda eshitiladigan narsa yozma ko'rinishda juda oddiy ko'rinadi.

Maslahat 2. Salomlashuv shakliga alohida e'tibor bering

Bu iborani ishlatmang "Xayrli kun!"... Qabul qiluvchining vaqt zonasiga mos keladigan yaxshi niyatlar sizni boshqarsa ham, bu ibora ta'msiz eshitiladi, men hatto qo'pol deb ham aytardim. Neytral variantlardan foydalanish yaxshiroq: "Salom...", "Hayrli kun..."... Va, agar bilsangiz, tabriknomaga qabul qiluvchining ismini qo'shing. Shaxsan men uchun, masalan, yuzsizning o'rniga ancha yoqimli "Salom!" shaxsiy bo'lish - Salom Tamara!.

Shuni yodda tutingki, bu bilan siz qabul qiluvchining vaqtini sezilarli darajada tejaysiz. Axir, u olingan xatning mazmunini darhol baholab, uning ustuvorligi va ahamiyatini tezda hal qila oladi.

Mavzuning matni qisqa bo'lishi kerak, lekin ayni paytda yozishmalar mavzusini to'g'ri aks ettirishi kerak. Masalan, "Alpha MChJdan shartnoma, hisob -faktura, akt""Hujjatlar" o'rniga. Muhokama qilinayotgan masalaning tomonlarini o'zgartirganingizda, mavzuni aniqlang. Masalan, "Perm bilan hamkorlik" → "Perm bilan hamkorlik. Muzokaralar sanasi "→" Perm bilan hamkorlik. Shartnoma loyihasi ".

Agar yozishmalar jarayonida siz "Mavzu" maydonini qabul qiluvchingiz o'zboshimchalik bilan to'ldirganini yoki umuman to'ldirilmaganini ko'rsangiz, tashabbusni o'z qo'lingizga oling va ikkita stsenariydan birini sinab ko'ring.

Ssenariy 1. Javob berayotganda "Mavzu" maydonini o'zingiz to'ldiring. Agar qabul qiluvchi diqqatli bo'lsa, bu sizning yozishmalaringizni kerakli shaklga keltirish uchun etarli bo'lishi mumkin.

Ssenariy 2. Agar qabul qiluvchi "Mavzu" maydonini to'ldirishni e'tiborsiz qoldirishda davom etsa, unga quyidagi mazmundagi xat yozing: "Alla, men" Mavzu "maydonida xatning mavzusini ko'rsatishni taklif qilaman. O'ylaymanki, bu bizning muloqot samaradorligimizni sezilarli darajada oshiradi "..

MASLAHAT 4. "To" va "Cc" maydonlariga e'tibor bering

Ishbilarmonlik muhitida umumiy qabul qilingan sohalarning maqsadini aniq tushunish kerak:

• <если>faqat "Kimga" maydonida ro'yxatga olingansiz - bu shuni anglatadiki, maktub yuboruvchi sizdan uning savoliga yoki so'roviga javob kutadi;
• <если>sohada bir nechta adresatlar bor - jo'natuvchi har bir qabul qiluvchidan yoki har kimdan javob kutadi. Bu holda, javob berayotganda, "Hammaga javob berish" funktsiyasidan foydalanib, jo'natuvchi tomonidan belgilangan manzillar ro'yxatini saqlang (albatta, agar siz ataylab xat muallifiga javob berishni xohlamasangiz, mohiyatingizni yashirib). yozishmalarning qolgan qismidan javob);
• <если>sizning ismingiz "Cc" maydonida paydo bo'ladi - jo'natuvchi sizning savolingizdan xabardor bo'lishingizni xohlaydi, lekin u sizdan javob kutmaydi. Bu shuni anglatadiki, siz bu masala bo'yicha yozishmalarga kirmasligingiz kerak. Agar siz buni qilishga qaror qilsangiz, bu iboralardan birini yozishni boshlash yaxshi shaklning belgisi bo'ladi: "Iloji bo'lsa, men bu masalani muhokama qilishga qo'shilishni istardim ...", "Sizga o'z fikrimni bildirishga ijozat bering ...".

Bcc maydoniga kelsak, bu biznes etikasi nuqtai nazaridan eng ziddiyatli elektron pochta vositasi. Ba'zan u deyarli yashirin kuzatish va axborot vositasi sifatida qabul qilinadi. Axir, Bcc -da joylashtirilgan adresatlar boshqa qabul qiluvchilarga ko'rinmaydi. Ba'zilarida, qoida tariqasida, yirik kompaniyalar, ayniqsa axloqiy masalalarda ehtiyotkorlik bilan, ommaviy jo'natmalardan tashqari, korporativ yozishmalarda bu sohadan foydalanish qat'iyan man etiladi. Ammo ko'pchilik firmalarda ular quyidagi qoidalarga rioya qilgan holda foydalanadilar:

• to'ldirilgan "Bcc" maydoniga xat yuborish, xat muallifi yashirin manzillarni bunday xabar shaklining sababi va maqsadi haqida xabardor qilgan (yoki shunday qilmoqchi);
• yashirin qabul qiluvchiga yozishmalar kiritish shart emas.

Trening paytida menga tez -tez savol tug'iladi: mijoz yoki hamkasbining xatiga javob berish kerak bo'lgan vaqt haqida umumiy qabul qilingan standartlar bormi? Ammo siz bunga universal javob bermaysiz.

Agar ichki yozishmalar haqida gapiradigan bo'lsak, bu erda hamma narsa kompaniyaning hayot tezligi va ritmi bilan belgilanadi. Bir yarim soatdan ko'proq javob beradigan kechikish yomon xulq deb hisoblanadigan kompaniyalar bor. Va qaerdadir kunduzi javob tartibda.

Qoida tariqasida, eng maqbul javob vaqti 2-3 soat ichida hisoblanadi. Bu jo'natuvchi javob kutayotgan va qabul qiluvchining jimligidan ichki noqulaylikni sezmaydigan qulay kutish vaqti.

Agar xatni o'qib, 24 soat ichida unga to'liq javob bera olmasligingizni tushunsangiz nima bo'ladi? Keyin, yaxshi shakldagi qoidalarga ko'ra, maktubingizning qabul qilinganligi va unga javob berishning taxminiy muddati to'g'risida yuboruvchiga xabar bering. Masalan: "Salom, Sergey Vasilevich! Men sizning maktubingizni oldim. Men yaqin ikki kun ichida javob beraman "yoki" Andrey, menga xat keldi. Rahmat! Menga javob berish uchun qo'shimcha ma'lumot kerak. Men keyinroq javob berishga harakat qilaman ... ".

MASLAHAT 6. Maktubda ma'lumotlarni taqdim etishning asosiy qoidalariga amal qiling

Ularning ko'pi yo'q:

• xatni o'qiyotganda, eng qulay hajm bitta ekranga to'g'ri keladi, maksimal - A4 sahifasida;
• yuborilgan qo'shimchalar hajmi 3 MB dan oshmasligi kerak. Kattaroq fayllar pochta qabul qiluvchiga osib qo'yilishiga olib kelishi mumkin;
• qo'shimchalarni "qadoqlash" paytida universal zip yoki rar kodlashlardan foydalaning. Boshqa kengaytmalar blokirovka qilinishi yoki tranzitda uzilishi va qabul qiluvchiga muammo tug'dirishi mumkin;
• hech qachon javobni yangi xat sifatida boshlamang (yozishmalar tarixini saqlamasdan). Aks holda, qabul qiluvchi asl xabarni qidirishga vaqt sarflashga majbur bo'ladi;
• qabul qiluvchiga eng tushunarli tilda yozing. Ko'p odamlar professional yoki ichki korporativ lug'at, jargon, qisqartma va anglikizmdan foydalanish maqsadga muvofiqmi, deb hayron bo'lishadi.

Har bir alohida holatda, bu alohida ko'rib chiqilishi kerak.

Shunday qilib, kompaniyadagi korporativ yozishmalar deyarli har doim jargon va qisqartmalar bilan to'ldiriladi: ular hamma ishtirokchilarga tanish va tushunarli va vaqtni tejaydi. Ammo ularni kontragentlar bilan yozishmalarda ishlatishda ehtiyot bo'lish kerak.

Mening amaliyotimda shunday holat bo'lgan. Hamkasbim nashriyot uchun materiallar tayyorlayotgandi va oxirgi maktubida ular unga yozishdi: "Masha, iltimos, barcha kerakli materiallarni yuboring."... Masha bu matnni tarjima qilish kerak bo'lgan noma'lum formatning belgisi deb qaror qildi. U noshirning iltimosini qanday qondirish kerakligini bilganicha, ko'p vaqtini behuda sarflagan. Imagine Machine 2 kundan so'ng, sirli "asap" inglizzabon muhitda keng qo'llaniladigan "iloji boricha tezroq" qisqartmasi ekanligini bilib, g'azablanadi. Ammo Masha materialni so'rov olingan paytdan boshlab yarim soat ichida yuborishi mumkin edi!

MASLAHAT 7. Har bir harfni imzo bloki va kontaktlaringiz bilan to'ldiring

Qabul qiluvchini qanchalik yaxshi bilishingizdan va sizning yozishmalaringiz qancha davom etishidan qat'i nazar, har bir xat imzo va aloqa ma'lumotlaridan iborat blokni o'z ichiga olishi kerak. Bu ishbilarmonlik madaniyatining ajralmas qismi.

Blokda quyidagilarni joylashtirish kerak:

• sizning ismingiz va familiyangiz. Bunday holda, qisqartmalardan foydalanish shart emas. O'rniga “T.L. Vorotyntsev " imzoimda ko'rsataman "Tamara Leonidovna Vorotyntseva" yoki "Tamara Vorotyntseva" shunday qilib, qabul qiluvchi javob xatida men bilan qanday bog'lanishni tushunadi;
• sizning pozitsiyangiz. Bu qabul qiluvchiga muammolarni hal qilishda sizning vakolatingiz va kasbiy mahoratingiz chegaralarini tushunish imkoniyatini beradi;
• aloqa ma'lumotlari (telefon, elektron pochta, kompaniya nomi, veb -sayt). Shunday qilib, siz qabul qiluvchiga kerak bo'lganda qo'shimcha operatsion aloqa imkoniyatini taqdim etasiz.

Aytilganlarning hammasiga men qo'shmoqchiman: sizning elektron pochtangiz - odamlar kutib oladigan kiyimlar. Boshqacha qilib aytganda, ishbilarmonlik yozishmalarining odob -axloq qoidalariga rioya qilgan holda, siz qabul qiluvchingizga sirtdan eng yoqimli taassurot qoldirasiz.

So'nggi paytlarda elektron pochta biznes yozishmalarida tobora ko'payib bormoqda. Uning afzalliklari aniq: samaradorlik, mavjudligi va foydalanish qulayligi. Shuni esda tutish kerakki, elektron pochtaning o'ziga xos nuanslari bor.

Xatlarni qabul qilish

1. pochtangizni kuniga kamida 2 marta - ertalab va tushdan keyin tekshiring. Aks holda, siz boshqa odamlarning ishini to'xtatib, muammolarni hal qilishni kechiktirishingiz mumkin;
2. agar siz xat olgan bo'lsangiz, demak, kimdir uni yuborgan va negadir shunday qilgan. Shuning uchun, qabul qilingan xatlar o'qilishi kerak. Albatta, bu erda spam qoplamaydi;
3. agar siz menejer bo'lsangiz, sizning ish kuningiz elektron pochta mijozini ishga tushirish bilan boshlanishi kerak, u kun bo'yi yuklamaydi va sizning pochtangizni avtomatik tekshiradi. Kamida har 10 (va tercihen 2 - 3) daqiqada xatlarni avtomatik etkazib berish / qabul qilishni sozlash;
4. agar siz juda band bo'lsangiz va sizga maktub kelgan bo'lsa, u kimdan, qaysi mavzudan ekanligini baholang va uni ko'zingizdan o'tkazib yubormang - bu sizga xatning shoshilinch javob berishini yoki biroz kutib turishini tezda tushunishga yordam beradi;
5. Pochta yig'ilmasligi uchun narsalarni oldinga siljitishning eng oson va eng samarali usuli - elektron pochta xabarlariga darhol javob berish. Shuning uchun, agar siz suhbatda yoki uzilishga toqat qilmaydigan boshqa faoliyat bilan shug'ullanmasangiz, xatga darhol javob bering.

To, Cc, Bcc maydonlari

Siz "To", "Cc" va "Bcc" maydonlarini to'g'ri tushunishingiz, eslab qolishingiz va ulardan foydalanishingiz kerak. Sizning xatni qabul qilish bo'yicha harakatlaringiz yoki qabul qiluvchining harakatlari bunga bog'liq.

1. "Kimga". Agar siz savol yuborsangiz, "Kimga" maydonida ko'rsatilgan qabul qiluvchidan javob kutasiz. Agar siz oluvchi bo'lsangiz, javob berishingiz kerak. Ya'ni, xat va undagi ma'lumotlar yoki savollar to'g'ridan -to'g'ri shu sohada ko'rsatilgan qabul qiluvchiga yuboriladi.
2. "Nusxalash". Bu sohadagi oluvchilar ma'lumot olish uchun xat oladi yoki "guvohlikka taklif qilinadi". Nashr oluvchi odatda xatga javob bermasligi kerak. Bundan tashqari, agar kerak bo'lsa, "aralashganim uchun uzr so'rayman" iborasini boshlash odobli hisoblanadi.
3. "Yashirin nusxa". Asosiy oluvchi yoki nusxalardagilar "Bcc" maydonida ko'rsatilgan shaxsga xat yuborish faktini bilishmaydi. Bundan tashqari, bu maydon ommaviy qabul qilish uchun ishlatiladi, shuning uchun barcha qabul qiluvchilar sizning manzillar kitobini bilishmaydi.

Javob berayotganda "Hammasiga javob berish" tugmachasini unutmang - bu birinchi xatni oluvchilarni nusxada saqlaydi va sizning javobingiz ularni o'tkazib yubormaydi. Siz har doim keraksiz qabul qiluvchilarni olib tashlashingiz yoki boshqalarni qo'shishingiz mumkin.

Agar qabul qilingan maktubda "Kimga" maydonida ikkitadan ortiq adresat bo'lsa, demak, bu muxbirlarning ikkalasi ham, yoki ularning har biri javob berishi kerak. Kim javob berishi kerakligini hal qiling. Biroq, "Kimga" maydonida ikkitadan ortiq manzilni o'z ichiga olgan xatlarni yuborishda ehtiyot bo'ling: har kimga yuborilgan xat uchun siz hech kimdan javob olmasligingiz xavfi bor.

Mavzu maydoni

Bu maydonni bo'sh qoldirmang. Siz yozgan odamlar kuniga yuzlab elektron maktublar olishlari mumkin va elektron pochta mazmunining ahamiyatini tezda baholash uchun bu maydondan foydalanishlari mumkin.

Mavzu chizig'i mavzu chizig'ini qisqacha aks ettirishi kerak. "Savol", "Salom!" Kabi sarlavhalar. yoki bo'sh sarlavhalar sizga yangi boshlovchini yoki biznes yozishmalarining asosiy ko'nikmalarini bermaydi.

"Yozishning ahamiyati"

Agar maktubda shoshilinch o'zgarishlar, har qanday shartnoma matni yoki siz birinchi navbatda e'tibor berishingiz kerak bo'lgan boshqa ma'lumotlar bo'lsa, "yuqori" ahamiyatidan foydalaning, bu xatni "Kirish qutisi" papkasida ajratib ko'rsatadi.

• "Yuqori" ahamiyatni behuda ishlatmang!
• Shaxsiy maktubni ishbilarmon muxbirga yoki kulgili va ishchan bo'lmagan rasm yoki "past" ning ahamiyati bilan bog'langan xatni belgilang.

Javob yozish

1. Salomlashishdan boshlang, bu odobli.
2. Odam bilan bir xil tilda gaplashing. Bu nafaqat rus / ingliz tiliga, balki matn shakliga ham tegishli. Rasmiy maktubga norasmiy javob - bu respondentga nisbatan hurmatsizlik va o'z madaniyatining pastligi.
3. Transliteratsiyani ishlatmang, faqat mobil qurilmalardan xat yuborish. Agar sizning elektron pochta mijozingiz rus tilini qo'llab -quvvatlamasa yoki kodlashni buzsa, javob matnini ilovaga ilova qiling.
4. Ishbilarmonlik xati aniq, aniq va qisqa bo'lishi kerak.
   • Aniqlik- siz aytayotgan aniq ma'lumotlarni kiriting (masalan, uchrashuv sanasi, yig'ilish kun tartibidagi masala, boshqa xatning sanasi va mavzusi yoki fayl nomi).
   • Konkretlik- maktubdan qabul qiluvchidan NIMA aniq talab qilinishi aniq bo'lishi kerak.
   • Lakonizm. Kim aniq o'ylaydi, buni aniq ifodalaydi va sizning qabul qiluvchingiz buni ko'radi. Shuning uchun, uch varaqqa uchta jumlada nima yozish mumkinligini belgilashning hojati yo'q. Lakonik biznes matni quruqlik emas, balki vaqtni tejash va fikrning aniqligi.
5. Agar sizning elektron pochtangizda bir nechta savollar, mavzular yoki vazifalar bo'lsa, ularni tuzing va ajrating. Uzluksiz "sovun oqimi" ni o'qish qiyin va siz xatning asosiy savoliga o'tishingiz mumkin.
6. Maktubdagi so'rovlarga iloji boricha aniq javob bering. "Keling, buni qilaylik!" So'rov yoki topshiriqqa javob. to'liq bo'lmagan "Biz buni falon sanaga qadar qilamiz", "shuncha kundan keyin", "falon voqeadan keyin" - bu aniqroq va aniqroq javob.
7. Matnda xatolar bo'lmasligi kerak! Yozuvlar qo'rqinchli emas, lekin agar siz har bir harfda so'zlarni noto'g'ri yozsangiz, u juda tez seziladi va sizning biznes sherigingiz imidjiga salbiy iz qoldiradi.
8. Hech qachon yozganlaringizni o'qimasdan xat yubormang! Javobingizni o'qing va hamma narsa aniq, aniq, aniq, aniq va grammatik xatolar yo'qligiga ishonch hosil qiling. Barcha kerakli qabul qiluvchilar ro'yxatga olinganligini, agar ular "To" va "Cc" maydonlariga to'g'ri joylashtirilganligini tekshiring. Grammatik xatolarni tekshiring.
9. Maktubning asl nusxasini keltiring.
10. To'liq tirnoq bilan (agar sizning javobingiz butun xatga bo'lsa), javob matnini xatning boshida yozing, oxirigacha emas!
11. Agar sizning javoblaringiz nuqta -nuqta bo'lsa, tirnoqni yuqorida va pastda bo'sh satrlar bilan ajrating.

Qo'shimchalar

1. Harflarga EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR fayllarini biriktirmang - ko'plab pochta mijozlari yoki serverlari bunday qo'shimchalarni qattiq to'sib qo'yishadi va qabul qiluvchi ularni hech qachon o'qimaydi. Ularni qobiqdagi kabi arxivga (zip, rar) joylashtiring va shu shaklga qo'ying.
2. 2-3 megabaytgacha bo'lgan qo'shimchalarni ogohlantirishsiz yuborish odatiy hisoblanadi. Agar siz kattaroq qo'shimchani yubormoqchi bo'lsangiz, bunday fayl uning serveridan o'tadimi yoki pochta qutisiga mos keladimi, muxbir bilan tekshiring.
3. Shubhali tarkib qo'shimchalarini ishlatishdan saqlaning: birinchidan, sizning muxbiringiz sizning didingizni baham ko'rmasligi mumkin, ikkinchidan, siz pochta jo'natishidan foydalanadigan tashkilotda ishlayotgan odamga muammo tug'dirishingiz mumkin.

Elektron imzo

1. Uning mavjudligi yordam beradi (sizning aloqa ma'lumotingiz mavjud) va bu sizning professionalligingizni ko'rsatish uchun yaxshi ohang.
2. Imzo 5-6 qatordan oshmasligi kerak. Unda hech bo'lmaganda ismingiz va familiyangiz bo'lishi kerak. Bundan tashqari, telefon raqamingizni, elektron pochta manzilingizni, kompaniyaning nomi va jismoniy manzilini, shuningdek uning veb-saytining manzilini ko'rsatish maqsadga muvofiqdir.
3. Elektron imzo uchun ikkita variant bor: to'liq imzosi bo'lgan tashabbuskor (o'z) xatlar uchun

Ish xati aniq tuzilishga ega bo'lishi kerak, uning afzalliklari:

• sizning va qabul qiluvchining vaqtini tejash;
• qabul qiluvchining xatni o'qishi va uning mohiyatini to'g'ri tushunishi kafolati;
• tushunarli, aniq javob olish.

Ishbilarmonlik xatining tuzilishi

Shikoyat qilish

U xatning "sarlavhasida" joylashgan va qabul qiluvchining lavozimi va ismini o'z ichiga oladi. Rasmiy yozishmalar uchun "Aziz" ma'lumotnomasi standart hisoblanadi, u katta harf bilan va varaqning o'rtasiga yoziladi. Va keyin nima va kimga yozishlariga qarab variantlar ko'p. Shunday qilib, Rossiyada G'arb korporativ madaniyatiga ega kompaniyalarda ism va otasining ismi bilan murojaat qilish odat tusiga kirgan. Agar siz sherigingizni shaxsan bilsangiz, siz shunday murojaat qilishingiz mumkin: "Aziz Andrey Petrovich", agar bilmasangiz - "Hurmatli janob Smirnov". Aytgancha, odamga murojaat qilganda, "usta" so'zini "janob" deb qisqartirish mumkin emas. Va hech qanday holatda "Hurmatli janob AP Smirnov" deb yozmaslik kerak. Yoki "Andrey Petrovich" yoki "janob Smirnov".

Agar siz royalti, diniy konfessiyalar vakillari, turli mamlakatlarning prezidentlari va deputatlari uchun yozmasangiz, o'zingizni baxtli deb hisoblang. Ular uchun apellyatsiyaning rasmiy formulalari mavjud va har bir daraja uchun alohida. Bunday xatni yuborishdan oldin, tanlangan murojaat qabul qiluvchining maqomiga mos keladimi -yo'qligini diqqat bilan tekshiring. Harbiy xizmatchilarga qanday yozishni eslash ancha osonroq: "Hurmatli o'rtoq polkovnik", hatto bu polkovnik ayol bo'lsa ham. Ammo "Xonimlar va janoblar" manzili dunyoviydir va uni, masalan, moda salonining ochilishiga taklif qilish uchun ishlatish yaxshiroqdir. Agar siz biznes -taqdimotga taklif qilsangiz - masalan, yangi burg'ulash qurilmalari - keyin o'rnatilgan amaliyotga ko'ra, "Hurmatli janoblar" umumiy murojaatidan foydalaniladi. Bunday holda, bu tashkilotda ayollar ham ishlashi muhim emas.

Misol:

bosh direktorga
"Konkord" MChJ
Dobrovolskiy P.I.

Hurmatli Pavel Ilich!
yoki
Hurmatli janob Dobrovolskiy!

Muqaddima

Xatning birinchi xatboshisini tuzadi, unda uning maqsadi, sizni yozishga undagan sabab ko'rsatilgan. Muqaddimani o'qib bo'lgandan so'ng, qabul qiluvchi xatning mohiyatini tushunishi kerak.Masalan: Men sizning kompaniyangiz bizga etkazib beradigan mebel ishlab chiqarish uchun xom ashyo sifatidan noroziligimni bildirish uchun sizga yozyapman va qarayman. vaziyatni yaxshi tomonga tez o'zgartirishga va bizga etkazilgan zararni qoplashga qaratilgan harakatlaringizga.

Misol: Oxirgi oyda, joriy yilning 2-iyunidan boshlab, sizning xom ashyoning har bir partiyasining 10-15% i chiqindilardir. Bu faktlar kompaniyamiz mutaxassislari tomonidan tegishli tartibda hujjatlashtirilgan. Hujjatlarning nusxalari ushbu xatga ilova qilinadi. Kompaniyamizning nuqsonli xom ashyoni qabul qilish bilan bog'liq zarari taxminan 1 mln. Biz "Konkord" MChJ bilan besh yildan beri hamkorlik qilmoqdamiz va shu paytgacha shikoyat qilishga asosimiz yo'q edi. Bunday vaziyatda biz yo'qotishlarimizni to'liq qoplashni talab qilamiz. Agar kerak bo'lsa, biz rad etilgan xom ashyoni birgalikda ekspertizadan o'tkazishga tayyormiz.

Xulosa

Maktubning yozma va mantiqiy yakunlanishining qisqacha mazmuni zarur.

Misol: Ishonchim komilki, siz bu vaziyatni tushunasiz va yaqin kelajakda bizning hamkorligimiz odatiy yo'nalishga qaytadi.

Imzo

Xat qabul qiluvchining imzosi (lavozimi + to'liq ismi) bilan tugaydi, uning oldidan "Hurmat bilan" standart muloyim shakli qo'yiladi. Mumkin bo'lgan variantlar ham bor: "Hurmat bilan", "Ishonchli hamkorlikka umid bilan", "Hamkorlik uchun minnatdorchilik bilan" va hokazo. Maktubga imzo qo'yishda, qabul qiluvchining va qabul qiluvchining maqomini hisobga olish muhim. Bosh direktor nomiga yozilgan xat, shuningdek, bosh direktor yoki hech bo'lmaganda uning o'rinbosari tomonidan imzolanishi kerak. Bunday holda, imzo uning dekodlanishiga mos kelishi kerak: direktor o'rinbosari direktor familiyasi yoniga chiziq qo'yib, o'z ismi bilan imzo qo'ygan holat qabul qilinishi mumkin emas.

Misol: Hurmat bilan, "Zarya" mebel fabrikasi bosh direktori A.D.Kiselev

P.S.

Postscript (P.S.) - imzo qo'yilgandan keyin xat oxirida post -post - ish yozishmalarida kamdan -kam ishlatiladi. Bu qabul qiluvchiga xat yozilgandan keyin sodir bo'lgan muhim voqea haqida xabar berish yoki unga maktub mavzusiga bilvosita aloqador bo'lgan ma'lumotlarni etkazish uchun xizmat qiladi.

Misol 1: P.S. Sizga shuni ma'lum qilmoqchimanki, 3 soat oldin olingan xom ashyo partiyasidagi rad etish foizi 17%gacha oshdi!

2 -misol: P.S. Xom ashyo qabul qilish bo'limimiz boshlig'i ertaga soat 14:00 da sizning korxonangizda sizning mutaxassislaringiz bilan uchrashadi.

Ilovalar

Qo'shimchalar maktubning asosiy matniga ixtiyoriy qo'shimcha bo'lib, shuning uchun alohida varaqlarda - har bir qo'shimchani o'z varag'ida tuziladi. Ularning yozish qoidalari yo'q.

Ishbilarmonlik yozishmalarining standart iboralari

Ogohlantirishlar

• Eslatib o'tamiz, yukni kechiktirish ... sabab bo'lgan.
• Sizga shuni ma'lum qilamizki, zavod rahbariyati qaror qabul qildi ...
• Sizning taklifingiz qabul qilinganligini ma'lum qilamiz.
• Biz e'lon qilamizki, biz ...
• Sizga shuni ma'lum qilmoqchimizki ...
• Sizga shuni ma'lum qilmoqchimizki, afsuski, biz qila olmaymiz ...

Motivlarni tushuntiruvchi iboralar modellari (Oddiy ish xatining boshida eng ko'p uchraydigan iboralar)

Protokolga muvofiq ...
• Mulkni himoya qilishni kuchaytirish maqsadida ...
• Sizning so'rovingizga javoban ...
• Telefon suhbatimizni qo'llab -quvvatlash uchun ...
• Shartnomamizni qo'llab -quvvatlash uchun ...
• Texnik yordam ko'rsatish maqsadida ...
• Qiyin vaziyat tufayli ...
• Birgalikdagi ishlar munosabati bilan ...
• Xaridor maktubiga ko'ra ...

Agar muallif yuridik shaxs bo'lsa, u holda harakatlar o'tkaziladi:

1. Uchinchi shaxs yakka, masalan:
   • Zarya zavodi bunga qarshi emas ...
   • "Soyuz K" Rossiya-Britaniya qo'shma korxonasi taklif qiladi ...
   • "Naiv" kooperativi kafolat beradi ...
2. Uchinchi shaxs ko'pligida, masalan: Zarya zavodi rahbariyati va kasaba uyushma qo'mitasi ishonchli tarzda so'raydi ...
3. Birinchi shaxs ko'plik:
   • Iltimos ...
   • Tasdiqlanmoqda ...
   • Biz xabar beramiz ...

Agar muallif jismoniy shaxs bo'lsa, unda harakatlar o'tkaziladi:

1. Birinchi shaxs yakka, masalan:
   • Ma'lumotingiz uchun…
   • Men yolvoraman…
   • Men sizga xabar beraman ...
2. Birinchi shaxs ko'plik, masalan:
   • Biz tasdiqlaymiz ...
   • Biz sizning telegramingizni oldik ...
   • Tabriklayman ...
   • Biz qo'llab -quvvatlaymiz ...

So'rov

• Ishning borishini tekshirishingizni so'raymiz ...
• Iltimos, chora ko'ring…
• Iltimos, ishlash ma'lumotlarini bering ...

Hujjatlar yoki qimmatbaho narsalarni yuborish

• Biz mashinani yig'ish chizmalarini yubormoqdamiz ...
• Biz sizni qiziqtirgan hujjatlarni ro'yxatdan o'tgan posilka orqali jo'natamiz ...
• Biz tarafimizdan imzolangan shartnomani yuboramiz ...

Tasdiqlash

• Buyurtmani qabul qilganingiz uchun minnatdorchilik bildiramiz va uning bajarilishini davom ettiramiz ...
• Biz spetsifikatsiyalar qabul qilinganligini tasdiqlaymiz ...
• Zarya zavodi uskunalarni etkazib berish shartlarini tasdiqlaydi ...

Taklif

• Biz sizga taklif qila olamiz…
• Sizga sotib olishni taklif qilamiz ...
• Sizga tavsiya qilishimiz mumkin ...

Taklif

• Sizni loyiha muhokamasida ishtirok etishga taklif qilamiz ...
• Iltimos, muammoning muhokamasida ishtirok eting ...
• Sizning kompaniyangiz vakilini tashrif buyurishga taklif qilamiz ...

Taklifni (loyihani) rad etish va rad etish

• Siz yuborgan ... miqdoridagi qurilish loyihalari uchun titul ro'yxatining loyihasini biz quyidagi sabablarga ko'ra tasdiqlay olmaymiz.
• Sizning taklifingiz (loyihangiz) quyidagi sabablarga ko'ra rad etildi ...

Eslatma

• Eslatib o'tamiz, birgalikdagi ish rejasiga ko'ra, siz ...
• Sizga eslatib o'tamiz: ... ga muvofiq ...
• Sizga eslatib o'tamiz, sizning to'lanmagan to'lovingiz ...
• Eslatib o'tamiz, qo'lyozmani topshirish muddati tugaydi ...

Kafolatlar

• Biz to'lovni kafolatlaymiz.
• Biz muddatlarga kafolat beramiz.
• Biz mahsulot sifatiga kafolat beramiz.

O'z pozitsiyangizni talqin qilish

• Bu masala bo'yicha qilgan murojaatlarimiz ijobiy natija bermadi.
• Dizaynga hech qanday e'tirozimiz yo'q.
• Biz sizga tovarlarni quyidagi sabablarga ko'ra etkazib bera olmaymiz: ...

Boshqa tomonning harakatlarini talqin qilish

• Bunday kechikish sabab bo'lishi mumkin ...
• Nima uchun sizning zavodingiz qoliplarni jo'natishni kechiktirayotgani tushunarsiz ...
• Sizning va'dalaringiz bajarilmaydi.

Yakuniy so'zlar

• Umid qilamizki, bizning talabimiz bajariladi.
• Biz kelgusidagi hamkorlikni kutmoqdamiz.
• Muvaffaqiyat tilaklari bilan.
• Javobingizni kechiktirmasligingizni so'raymiz.
• Javobni kechiktirganimiz uchun (xato uchun) uzr so'raymiz.

Biznes yozishmalarining etikasi

Ishbilarmonlik yozishmalari, odamlar o'rtasidagi o'zaro munosabatlarning har qanday boshqa shakli singari, axloqiy qoidalar va me'yorlar to'plamiga asoslanadi, ularning asosiysi "TUSHISH VA HAMKORNI HURMATLASh". Xatning maqsadi shikoyat qilish bo'lsa ham, uning matnida sizning hamkasbingizni xafa qiladigan qattiq so'zlar va noto'g'ri iboralar bo'lmasligi kerak. Qabul qiluvchining obro'sini saqlash haqida g'amxo'rlik qilib, siz o'z qadr -qimmatingizni saqlaysiz.

• xabarni rad etish bayonoti bilan boshlang. Avvalo, qabul qilingan qarorning motivatsiyasini aytib, muayyan vaziyatda masalani ko'rib chiqishga qaytish mumkinligini aniq ko'rsatish kerak;
• qabul qiluvchiga savolning kutilgan natijasini yuklang, masalan: "Sizdan masalani ijobiy o'rganishingizni va hal qilishingizni so'rayman" yoki "Sizdan ushbu nomzodlikni ma'qullashingizni so'rayman"
• qabul qiluvchini "shoshilinch", "darhol", "qisqa vaqt ichida" so'zlari bilan qaror qabul qilishda shoshilishga undash. "Sizdan falon sanadan oldin javob berishingizni so'rayman", "Sizdan o'z qaroringiz haqida darhol xabar berishingizni so'rayman" odob -axloq formulalarini ishlatgan ma'qul.
• maktub matniga "diqqat bilan o'rganishni taklif qilaman ..." kabi formulani kiritgan xayoliy beparvoligi, qobiliyatsizligi to'g'risida qabul qiluvchiga ishora.

Ish xatlarini oluvchi uchun axloqiy me'yorlar nuqtai nazaridan majburiy talablar:

• so'rov xati yoki taklif xati muallifga javob ma'lumotlari joylashtirilgan holda qaytariladigan javob shaklidan voz kechish;
• yuboruvchi tashkilotdan tezkor va aniq javob. Kechikish yoki hech qanday javob bermaslikni hamkorlik qilishni xohlamaslik sifatida ko'rish mumkin.

Yuqorida sanab o'tilgan ishbilarmonlik yozishmalarining axloqiy me'yorlariga rioya qilish sizdan hech qanday yutuqni talab qilmaydi va vaqt o'tishi bilan oson va odatiy holga aylanadi. Bundan tashqari, u sizga xushmuomala odam sifatida obro 'beradi va hatto raqiblarni ittifoqchiga aylantirishni o'rgatadi.

Ish xatlarini tuzishning umumiy qoidalari

Tarkibga qo'shimcha ravishda, vakolatli ish maktubining yana bir muhim tarkibiy qismi - bu uning aniq dizayni.

Axborot pochta

Axborot pochta- bu qabul qiluvchiga rasmiy xarakterdagi ma'lumotni bildiruvchi xizmat xati.

Axborot byulletenining uzunligi bir paragrafdan bir necha sahifagacha.

Qoidaga ko'ra, axborot byulletenlari tashkilot rahbari tomonidan imzolanadi va ommaviy yuborilgan taqdirda (masalan, kompaniyaning barcha mijozlariga) ular qo'lda imzolanishi mumkin emas.

So'rov- har qanday rasmiy ma'lumot yoki hujjatlarni olish uchun yuborilgan xizmat xati.

Umuman olganda, so'rov xati so'rov xatlaridagi kabi tuziladi. So'rov xati odatda tashkilot rahbari yoki rasmiy vakolatli mansabdor shaxs tomonidan imzolanadi.

So'rov xati matni material yoki ma'lumotni taqdim etish zarurligini asoslashi va so'rovning haqiqiy bayonotini o'z ichiga olishi kerak.

So'rov xati javob xatini talab qiladi.

Javob xati

Javob xati - bu so'rov xati yoki so'rov xatiga javob sifatida tuzilgan xizmat xati.

Javob salbiy (rad etish xati) yoki ijobiy bo'lishi mumkin.

Maktub-javob matnida, agar so'rov xati lingvistik jihatdan to'g'ri tuzilgan bo'lsa, muallif tashabbus maktubida ishlatgan bir xil til iboralari va so'z birikmalaridan foydalanish kerak.

Siz javob xati matniga qabul qilingan maktubga havolani kiritmasligingiz kerak ("Sizning xatingizga _______ No .__ ...").

Tashabbus maktubi haqidagi ma'lumotlar xat-javobning ro'yxatga olish raqamiga kiritilgan. Rad javobini "... munosabati bilan" deb asoslab berishdan boshlash maqsadga muvofiq, chunki salbiy javob oqlanishi kerak, Siz tushuntirishsiz so'rovni rad qila olmaysiz.

Tasdiqlash xati

Tasdiqlash xati - bu qabul qiluvchi oldindan erishilgan kelishuvlar, niyatlar, ma'lumot, hujjatlar yoki boshqa materiallarni olish va h.k.ni tasdiqlaydigan xizmat xati.

Bu turdagi harflar uchun asosiy til formulasi: "Biz tasdiqlaymiz (hujjatlarni qabul qilish, dastlabki kelishuv, rozilik ...)".

Maktub matnida dastlabki kelishuvni tasdiqlashda uning mohiyatini qisqacha aytib o'tish kerak.

Agar hujjatlar qabul qilinganligi tasdiqlansa, siz ularni nomini aytishingiz kerak va hokazo. Tasdiq xati so'rov, istak, taklif bilan tugashi mumkin.

Da'vo xati

Shikoyat xati - bu faol tadbirkorlik xati, uning maqsadi qabul qiluvchidan shikoyat yoki norozilik bildirishdir.

Xulosa qilib aytganda, vaziyatni to'g'irlash bo'yicha aniq istaklar yoki takliflar bildirilishi kerak.

Kafolat xati

Kafolat xati, qabul qiluvchining manfaatlariga ta'sir qiladigan muallifning (jo'natuvchi tashkilotning) muayyan va'dalarini yoki shartlarini, niyatlarini yoki harakatlarini tasdiqlash uchun qabul qiluvchiga yozma kafolatlar berishga mo'ljallangan.

Kafolat xati tashkilot yoki shaxsga yuboriladi. Xat matnida "kafolat" so'zi umuman tilga olinmasligi mumkin, shunga qaramay, xat kafolatlangan hujjat bo'lib qoladi.

Bajarilgan ish uchun to'lov, uni bajarish vaqti, ish sifati, tovar sifati, uni etkazib berish muddati, olingan mahsulot uchun to'lov va h.k. kafolatlanishi mumkin.Bu jihatlar a. butun xat yoki uning tarkibiy qismi sifatida xat matniga kiritiladi.

Kafolat xati qat'iy huquqiy xarakterga ega bo'lib, shartnoma xarakteridagi hujjatlarga mos keladi. Ko'pincha kafolat xati to'lovni tasdiqlash uchun beriladi.

Bunday holda, shartnoma raqamini va unga ko'ra to'lov amalga oshirilishi kerak bo'lgan hisob -fakturani ko'rsatish majburiydir.

Kafolat xati so'zlarning aniqligi, aniqligi va aniqligi bilan ajralib turadi - chunki biz tashkilot yoki mansabdor shaxs nomidan va nomidan qabul qiluvchiga kafolat berish haqida gapiramiz. U bajariladigan operatsiya turini ko'rsatishi kerak.

Bunday xatlarni qabul qiluvchiga berilgan kafolatlar mohiyati bayoni bilan boshlash mumkin, masalan: "Bu xat bilan men kafolat beraman ...".

Boshqa hollarda, kafolat maktubida muallifning manzilga ma'lum kafolatlar berishga tayyorligini e'lon qilish niyatiga sabab bo'lgan sabablar ko'rsatilishi mumkin. Bunday holda, tegishli bayonot oxirgi jumlada tuziladi, masalan: "Biz to'lovni kafolatlaymiz" yoki "Men o'z vaqtida va to'liq to'lashni kafolatlayman".

Bu turdagi maktublarning o'ziga xos xususiyati - muallifning imzosi (masalan, tashkilot direktori), moliyaviy yoki boshqa masalalarni bevosita boshqaradigan mansabdor shaxsning imzosi. Agar kafolat xati sotib olish, ko'rsatiladigan xizmat va hokazolarni to'lash majburiyati sifatida yuborilgan bo'lsa, unda to'lov tashkilotining bank rekvizitlari ko'rsatilishi shart.

Kafolat xatining asosiy iborasi quyidagi so'zlar va iboralarni o'z ichiga olishi mumkin:

• Biz kafolat beramiz ...
• Biz kafolat beramiz ...
• "Hamkor" firmasi kafolat beradi ...
• Iltimos, etkazib berish vaqtida naqd pul bilan bizning manzilimizga yuboring (kafolat turi) ...
• To'lovni kafolatlaymiz ...
• Biz kafolat beramiz ...

Xulosa

Rezyume - bu mutaxassisni ish beruvchiga eng to'liq va foydali taqdim etishga qaratilgan ish xatining turi.

Rezyume yozishda siz bir qator qoidalarga aniq amal qilishingiz kerak:

1. O'zingizni tanishtiring
2. Ta'lim
3. Ish tajribasi
4. Ish haqining kerakli darajasini ko'rsatishim kerakmi?
5. Men o'zim haqida qo'shimcha ma'lumot berishim kerakmi?
6. Sizga shaxsiy ma'lumotlar kerakmi?
7. Rezyumeingizni ish beruvchining talablariga moslashtiring
8. Ish safarlariga munosabat
9. Tavsiyalar mavjudligi
10. O'tkazuvchi xat

Barcha firmalarga o'zgarishsiz yuborilishi mumkin bo'lgan barcha holatlar uchun bitta rezyume mavjud emas va bo'lishi ham mumkin emas.

Har safar, birinchi navbatda, yangi ishda qanday fazilatlar qadrlanishi haqida o'ylash va rezyumeni ularga muvofiq o'zgartirish kerak, rezyumedagi ma'lumotlar ishonchli bo'lishi kerak. Rezyumeingizda bo'sh joy qoldirmang.

Va eng muhimi, rezyume qisqa bo'lishi kerak: bittadan ko'p bo'lmagan - bir yarim sahifa. Sizning aniq ifodalash, umumlashtirish qobiliyatingiz umumiy madaniyatning yuqori darajasidan dalolat beradi.

Rezyumeda fotosuratning mavjudligi rag'batlantiriladi.

1. Tashkilotdagi ish faktlari va muddatlarini tasdiqlash, egallab turgan lavozimlari va bajarilgan vazifalari haqida qisqacha ma'lumot (xususiy shaxsning tavsiyanomasi uchun, bu paragraf maktub muallifi qaysi muddatga va qanday vazifada ishlaganligini ko'rsatadi) tavsiya etilganini biladi). Vazifalar ro'yxati tavsiya etilgan shaxsning malakasini ko'rsatishi kerak. Agar tavsiya etilgan kishi turli lavozimlarni egallagan bo'lsa, unda har bir vaqt oralig'ida egallab turgan lavozimlari va bajarilgan vazifalari to'g'risidagi ma'lumotlar ko'rsatiladi. Misol: Vladimir Aleksandrovich Sidorov 1998 yil 12 martdan 2002 yil 16 martgacha "Vektor" kompaniyasida ishlagan, shu jumladan 1998 yil 12 martdan 2002 yil 16 martgacha - 17 martdan 25 noyabrgacha savdo va sotib olish bo'limining menejeri. 2002 yil - shu bo'limda katta menejer sifatida. Uning menejer sifatidagi vazifalari komponentlar etkazib berishni tashkil qilishdan, yuqori menejer sifatida - komponentlar va ishlab chiqaruvchilar etkazib beruvchilar o'rtasida o'zaro hamkorlikni tashkil qilishdan iborat edi.
2. Tavsiya etilgan va tashkilotda ishlagan paytida erishilgan muvaffaqiyatlarning professional, ishbilarmonlik va shaxsiy fazilatlari haqida qisqacha ma'lumot. Ishonchli, malakali, vijdonli va hokazo kabi umumiy so'zlardan voz kechib, tavsiya etilgan shaxsni kasbiy fazilatlari, muayyan vazifalarni bajarishga qodirligi bilan tavsiflovchi aniq faktlarga e'tibor qaratish lozim. Bu erda siz bunday toifalarga e'tibor qaratishingiz mumkin. bilim va asosiy vazifalarni bajarishda tirishqoqlik, nostandart vazifalarni bajara olish qobiliyati, zukkolik, tashabbuskorlik, o'rganuvchanlik, har xil vaziyatlarga moslashish qobiliyati, hissiy barqarorlik, etakchilik fazilatlari. Bu erda taqqoslash mumkin. Hamkasblari ishi bilan tavsiya etilgan ishlarning eng muhim yutuqlari, shaxsan o'zi ishlab chiqqan va amalga oshirgan loyihalarni ko'rsatadi. Misol: Men dasturiy ta'minotni mustaqil o'zlashtirdim, ishbilarmonlik muzokaralarini mustaqil ravishda va muvaffaqiyatli o'tkazdim, bo'ysunuvchilarni samarali nazorat qildim va hokazo.
3. Ish joyini o'zgartirish sabablari (tashkilotni tark etish, boshqa joyga ko'chish). Bu tashkilot profilining o'zgarishi, bo'linmaning yopilishi, tashkilotdagi kadrlar o'zgarishi, yashash joyining o'zgarishi va boshqalar bo'lishi mumkin.
4. Xulosa. Tavsiya etilgan odamning malakasi, ishbilarmonlik fazilatlari, uning ijodiy salohiyati va martaba imkoniyatlariga qisqacha va aniq baho. Muayyan lavozim yoki lavozimlarni egallash bo'yicha tavsiyanomalar (ba'zi hollarda, odamni kerakli lavozimga tavsiya qilish darajasini ko'rsatish maqsadga muvofiqdir: shartsiz, qat'iy, ba'zi rezervasyonlar bilan, siz tavsiya qilmaysiz). Misol: Sidorov Vladimir Aleksandrovich texnologiyani yaxshi biladi ... (server dasturiy ta'minoti bo'yicha katta tajribaga ega ... yoki ... korporativ mijozlar bilan mustaqil ishlashi mumkin ... va hokazo). O'ylaymanki, janob Sidorov bo'lim boshlig'i vazifalarini samarali bajarishi mumkin, bo'lim boshlig'i, o'rta korxonaning hisoblash bo'limi boshlig'i o'rinbosari lavozimlarida ishlaydi.
5. Maktubni imzolagan shaxsning aloqa ma'lumotlari. Bu nuqta, ayniqsa, jismoniy shaxslar tomonidan yozilgan tavsiyanomalar uchun dolzarbdir, chunki yangi ish beruvchi tavsiyanomani o'qib, ba'zi tafsilotlarga oydinlik kiritishni xohlashi mumkin.

Matbuot xabari

Press -reliz - bu ommaviy axborot vositalari uchun axborot xabari bo'lib, uning vazifasi ommaviy axborot vositalarida ushbu hodisaning yoritilishini maksimal darajada oshirish uchun ma'lum bir hodisaga (sodir bo'lgan yoki yaqinlashib kelayotgan) e'tiborni qaratishdir.

Press -relizlar kompaniya va tashkilotlarning matbuot xizmatlari tomonidan tuziladi va yuboriladi va yozish uchun ma'lum qoidalarga ega:

• hujjat sarlavhasida "Press -reliz" so'zi va tarqatish sanasi bo'lishi kerak;
• press -relizning nomi uning mavzusini, axborot xabarining xabarini iloji boricha aniq aks ettirishi kerak;
• batafsilroq press -reliz sarlavhasining mohiyati pastki sarlavhada ochilishi mumkin (ammo, uning mavjudligi ixtiyoriy);
• press -relizning birinchi xatboshisi quyidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olishi kerak: nima, qaerda va qachon sodir bo'lgan (bo'ladi);
• press -reliz hajmi mashinaga yozilgan matnning bir yarim sahifasidan oshmasligi kerak. Bunday holda, o'zingizni tashkilotning firma blankasining imzosi va yuqori va pastki qismlarini o'z ichiga olgan bitta sahifa bilan cheklash maqsadga muvofiq;
• press -relizda tashkilotning mas'ul ma'ruzachilari - yangiliklar yaratuvchilarining so'zlari bo'lishi mumkin;
• press -reliz tashkilotning blankasida rasmiylashtiriladi;
• press-reliz imzosida press-reliz mavzusi bo'yicha qo'shimcha ma'lumot bera oladigan aloqador shaxsning to'liq ismi va uning aloqa ma'lumotlari bo'lishi kerak: telefon (yaxshisi mobil), elektron pochta, ICQ raqami.

Tabrik maktubi

"Tabriklaymiz" formati shaxsiy biznes yozishmalar toifasiga kiradi.

U tabrik varaqasida yoki pochta kartochkasida tuziladi va uni tuzishda ijodiy yondashuv ustun bo'lishi mumkin va kerak. Bu xatning matniga ham, uning dizayniga ham tegishli.

Tabriklar shaxsiy bo'lishi mumkin (tug'ilgan kuningiz bilan) yoki katta (masalan, Yangi yilingiz bilan).

Birinchi holda, qabul qiluvchining manzili shaxsiy bo'lishi kerak - ism va otasining ismi bo'yicha; ikkinchi holda, bu umumiy bo'lishi mumkin, masalan, "Aziz do'stlar!".

Bundan tashqari, har ikkala holatda ham jo'natuvchi tabriknomaga shaxsan imzo qo'yishi kerak (ommaviy tabriklarni yuborishda faksimil ishlatiladi).

Shaxsiy tabriklar

Ommaviy tabriklar

Taklifnoma

"Taklifnoma" formati shaxsiy biznes yozishmalar toifasiga kiradi.

U rasmiy blankada yoki pochta kartochkasida tuzilgan bo'lib, uning maqsadi qabul qiluvchiga taklif qilingan bayram tadbiri to'g'risida xabar berishdir.

Taklifnomada, albatta, tadbirning joyi va vaqti, shuningdek uning nomi haqida ma'lumotlar bo'lishi kerak.

Taklifnomada qabul qilinadigan kiyinish kodi (masalan, qora va galstuk), shuningdek, ushbu taklif qo'llaniladigan shaxslar soni ko'rsatilishi kerak.

Qoida tariqasida, taklifnoma shaxsiy xarakterga ega, lekin ommaviy tadbirlar paytida u shaxssiz bo'lishi mumkin.

Shaxsiy taklifnoma

Ommaviy taklif

Minnatdorchilik xati

"Rahmat" formati shaxsiy biznes yozishmalar toifasiga kiradi va qabul qiluvchiga minnatdorchilik bildirishga qaratilgan.

Qoidaga ko'ra, tashkilotning rasmiy blankasida minnatdorchilik yoziladi, lekin uni pochta kartasi sifatida berish mumkin.

Rahmat maktubining matni jo'natuvchini qabul qiluvchiga o'z minnatdorchiligini bildirishga undagan voqeaga ishora qilib, lakonik, do'stona-rasmiy uslubda yozilgan. Agar xohlasangiz, qabul qiluvchining boshqa xizmatlarini ham sanab o'tish mumkin, minnatdorchilik yuboruvchining shaxsiy imzosi va ba'zi hollarda tashkilot muhri bilan tasdiqlanadi.

Misol: Buyuk Britaniya Bosh vazirining SSSR Xalq Komissarlari Kengashi Raisiga maktubi (1942 yil 25 aprel) “23 apreldagi xabaringiz uchun sizga juda minnatdorman. Biz, albatta, janob Molotovning tashrifini mamnuniyat bilan kutib olamiz, u bilan biz juda ko'p foydali ishlar qila olamiz. Siz ushbu tashrifga ruxsat berishingiz mumkin bo'lganidan juda xursandman, bu juda qimmatli bo'lishiga aminman ".

Hamdardlik maktubi

"Hamdardlik" formati shaxsiy biznes yozishmalar toifasiga kiradi va qabul qiluvchiga boshqa qayg'uli voqea yoki yo'qotishlar haqida hamdardlik va yordam ko'rsatishga qaratilgan.

Hamdardlik yozayotganda, qayg'usida qabul qiluvchini qo'llab -quvvatlaydigan samimiy so'zlarni to'g'ri tanlash juda muhimdir.

Shu bilan birga, sodir bo'lgan voqea haqida o'z his -tuyg'ularingizni va his -tuyg'ularingizni ifoda etish muhimdir.

Ta'ziya rasmiy blankada yoki maxsus otkritkada ehtiyotkorlik bilan va to'g'ri uslubda tuzilgan va jo'natuvchining shaxsiy imzosi bilan tasdiqlangan.

Ishbilarmonlik maktubi- yuridik va jismoniy shaxslar bo'lishi mumkin bo'lgan ikki muxbir o'rtasida ma'lumot uzatish, muloqot qilish uchun ishlatiladigan hujjat.

Menejer yoki menejment mutaxassisi o'z ishining tabiati bo'yicha ko'plab ish xatlar yozishi kerak.

Ishbilarmonlik xatlariga xarakteristikalar, rezyumelar, tavsiyanomalar, eslatma va minnatdorchilik xati, xat - intervyu yoki taqdimotga taklifnoma, rad etish xati, da'vo arizasi, shikoyat va boshqalar kiradi.

Ish xatini qanday to'g'ri yozish kerak

• biznes xat qog'ozi sifatli, mutlaqo toza, chiroyli kesilgan bo'lishi kerak;
• ish xatining shakli tashkilot logotipi, uning to'liq nomi, pochta va telegraf manzili, telefon, faks, elektron pochta manzili va bank rekvizitlari bo'lishi kerak;
• rasmiy ish xatlar varaqning old tomonida, dog'larsiz bosilgan; birinchisidan boshqa barcha sahifalar arab raqamlari bilan raqamlangan;
• varaqning chap tomonidagi chekkaning kengligi kamida 2 sm bo'lishi kerak, paragraf qizil chiziq bilan boshlanadi va chiziqning chap chetidan beshta intervalgacha cho'zilgan; matn bir yarimdan ikki intervalgacha chop etiladi; so'zlarni defisatsiyalashdan saqlanish maqsadga muvofiq;
• ish xatining yuqori o'ng burchagida yuboruvchi tashkilot manzili ostida sana qo'yiladi, tercihen to'liq (masalan, 2007 yil 2 yanvar);
• varaqning chap tomonida tashkilot nomi yoki ish xat yuborilgan shaxsning familiyasi va manzili yozilgan;
• pastda, chiziq chetidan yoki varaqning o'rtasidan muloyim manzil yoziladi; masalan, "Aziz Ivan Ivanovich"; manzildan keyin vergul kerak, lekin keyingi iborani qizil chiziq va bosh harf bilan boshlash uchun ko'pincha undov belgisi qo'yiladi;
• ish maktubi hamkorlik uchun minnatdorchilik so'zlari va uning davom etishiga umid bildirish bilan tugaydi;
• imzo varaqning o'ng tomoniga qo'yiladi, xushmuomalalikning oxirgi iborasidan so'ng, masalan, "Hurmat bilan ...", imzo qo'yuvchining familiyasi uning qo'li bilan yozilgan imzosi ostida bosiladi;
• kiruvchi yozishmalarning barcha turlari bo'yicha qarorlar qalam yoki alohida varaqlarda bajarilishi kerak; ish xati matn bilan ichkariga buriladi va eng muhim ish xatlar katlanmaydi, ular uchun ular katta qalin konvertlarda yuboriladi;
• telegraf so'roviga 3 kun ichida, ish xatiga - 10; agar so'rov batafsil ko'rib chiqishni talab qilsa, 3 kun ichida siz ish xati hisobga olinganligini xabar qilishingiz va 30 kun ichida yakuniy javob berishingiz kerak.

• fikrlashning aniqligi va ravshanligi - qisqa so'zlar, qisqa iboralar, qisqa paragraflar
• tushunish uchun matnning maksimal qulayligi, mohiyatini aniq va aniq ifoda etadigan oddiy iboralardan foydalanish
• savodxonlik
• to'g'riligi

Quyida keltirilgan barcha asosiy qoidalar, birinchi navbatda, sizning sheriklaringiz, hamkasblaringiz, mijozlaringiz va ijrochilaringiz bilan yozishmalar bilan bog'liq. Shaxsiy yozishmalarda ulardan foydalanish hamma uchun shaxsiy masala. Biroq, shaxsiy yozishmalarda ushbu qoidalarga amal qilish sizda faqat yaxshi taassurot qoldiradi.

Biznes elektron pochta etikasi

Agar siz to'satdan o'qishni xohlamasangiz, o'zingizni hech bo'lmaganda quyidagi asosiy qoidalar bilan cheklang:

• Javob berishda "Hammasiga javob berish" tugmasidan foydalaning. Bu sizning javobingizni o'tkazib yubormaslik uchun dastlabki elektron pochta xabarlarini qabul qiluvchilarning nusxalarini saqlaydi. Men interfeys sozlamalarida "Javob berish" tugmachasini yashirishni tavsiya qilaman. Agar kerak bo'lsa, keraksiz qabul qiluvchilarni "qo'lda" olib tashlashingiz mumkin.
• "Mavzu" maydonini bo'sh qoldirmang. Siz yozgan odamlar kuniga yuzlab elektron maktublar olishlari mumkin va ular elektron pochta xabarining ahamiyati va mazmunini tezda baholash uchun foydalanadilar.
• Iqtibos harflari. Javobni yangi harf bilan boshlamang, qabul qilingan maktubdagi "Hammasiga javob berish" tugmasini bosing va pochta mijozi sozlamalarida javoblar va uzatmalar uchun tirnoq funksiyasini o'chirmang.
• To'liq havola qilinganida(agar sizning javobingiz butun maktubga to'liq bo'lsa) javob matnini xatning BOSHIDA yozing, oxirida emas, pastda.

DAVOM ETADIMI?

Xatlarni qabul qilish

1. Qabul qilingan xatlar o'qilishi kerak. Agar siz maktub olgan bo'lsangiz, demak, kimdir uni biron sababga ko'ra yuborgan (albatta, bu erda spam hisoblanmaydi). Agar odamda o'qilmagan deb belgilangan harflar bo'lsa va ular bir kundan katta bo'lsa, u pochta bilan ishlashni bilmaydi. Ammo kechiriladi, agar:
   • odam vafot etdi yoki to'satdan kasal bo'lib qoldi;
   • pochta bilan ishlash uning rasmiy vazifalariga kiritilmagan (keyin unga biznes elektron pochtasi kerak emas).
2. Agar menejer bo'lmasangiz, pochtangizni kuniga kamida 2 marta tekshiring: ertalab va tushdan keyin. Sizdan ishlab chiqarish savoliga javob yo'qligi boshqa odamlarning ishini to'xtatib qo'yishi va muammolarni hal qilishni kechiktirishi mumkin.
3. Agar siz menejer bo'lsangiz, sizning kuningiz kun bo'yi yuklamaydigan va elektron pochtangizni avtomatik ravishda tekshiradigan elektron pochta dasturini ishga tushirish bilan boshlanishi kerak. Hech bo'lmaganda har 10 daqiqada (yaxshisi 1-3 daqiqada) avtomatik ravishda pochta yuborish / qabul qilishni sozlang.
4. Sizga xat keldi. Agar siz juda band bo'lsangiz, darhol uning mavzusini, mavzusini baholang va ko'zingiz bilan ko'rsating - bu sizga xatni shoshilinch javob berish kerakligini yoki biroz kutish kerakligini aniqlashga yordam beradi.
5. Agar iloji bo'lsa, darhol javob bering. Bu sizning biznesingizni ko'chirish va pochta tiqinlarini yig'ishdan saqlanishning eng oson va eng samarali usuli.
6. Agar siz 24 soat ichida javob bera olmasligingizni tushunsangiz, darhol "Men bir necha kun ichida javob beraman" yoki hech bo'lmaganda "biroz keyinroq javob beraman" deb yozgan ma'qul.

To, Cc, Bcc maydonlari

1. "To", "CC" va "BCC" maydonlari mavjudligini unutmang. Sizning keyingi harakatlaringiz (va yozishmalar bo'yicha sheriklarning xatti -harakatlari) xatni qabul qilishda ularga bog'liq:
   • "Kimga" - xat va undagi ma'lumotlar yoki savollar to'g'ridan -to'g'ri qabul qiluvchiga yuboriladi. Agar siz savol yuborsangiz, "Kimga" maydonida ko'rsatilgan qabul qiluvchidan javob kutasiz. Agar siz qabul qiluvchisiz, siz javob berishingiz kerak.
   • "CC" ("Nusxa ko'chirish") - nusxada turgan qabul qiluvchilar ma'lumot uchun "eslatma" maktubini oladilar yoki "guvohlikka taklif qilinadi". Nashr oluvchi xatga umuman javob bermasligi kerak; bundan tashqari, zarurat tug'ilganda "aralashganim uchun uzr" iborasi bilan boshlash odobli hisoblanadi.
   • "BCC" ("ko'r uglerod nusxasi") - "saroy intrigasi" uchun maydon. Qabul qiluvchini bu sohada ko'rsatgan holda, siz unga "yashirincha" xat yuborasiz: asosiy oluvchi yoki nusxada bo'lganlar bu kishiga maktub yuborish faktini bilishmaydi. Bundan tashqari, hamma qabul qiluvchilar sizning manzillar kitobini bilmasligi uchun ommaviy jo'natish uchun ishlatiladi.
2. Javob berishda "Hammasiga javob berish" tugmasidan foydalaning. Bu dastlabki elektron pochta xabarini oluvchilarning nusxalarini saqlaydi va sizning javobingiz ularni o'tkazib yubormaydi.
3. Muxbiringiz qo'shgan odamlarni xat nusxalaridan O'CHIRMANG. Agar siz boshqa muxbirlar sizning javobingizni olmasligi uchun shaxsiy narsaga javob bermoqchi bo'lsangiz, xatni yozganlardan tashqari hamma nusxalardan o'chiring (ha, biz hech qachon javob berish tugmasidan foydalanmaymiz).
4. Agar qabul qilingan maktubda "Kimga" maydonida ikkitadan ortiq adresat bo'lsa, demak, bu muxbirlarning ikkalasi ham, yoki ulardan biri ham javob berishi kerak. Ikkalasi ham javob berishi kerakligini o'ylab ko'ring - agar xat sizga va boshqa birovga yuborilgan bo'lsa, sizga ham javob bering (hatto "Bu savol, albatta, men uchun emas, falonchi javob bersin").
5. O'z navbatida, "Kimga" maydoniga bir nechta qabul qiluvchini kiritmaslik tavsiya etiladi. Ikki kishiga yuborilgan xat uchun siz ham javob olmaysiz, chunki har kim boshqasi javob beradi deb o'ylaydi. Hamma ham bu maqolani o'qimagan.
6. Shaxsiy yozishmalarni muxbirlarning roziligisiz pochta ro'yxatiga yuborish axloqsizdir!

Mavzu maydoni

1. Uni bo'sh qoldirmang.
2. Xatning mavzusi qisqa bo'lishi kerak, lekin xatning asosiy mazmunini, mavzusini aks ettirishi kerak. "Savol", "Salom!" Kabi sarlavhalar. yoki bo'sh sarlavhalar sizga boshlang'ich biznes yozish ko'nikmalariga ega bo'lmagan yangi boshlanuvchilarni beradi.
3. Har xil mavzu satrlari bo'lgan bir nechta elektron pochta xabarlaridan biriga javob berganingizda, to'g'ri javoblarga javob bering. Uchrashuv haqida "18.04 seshanba kuni uchrashuv" mavzusida va matbaa materiallari haqidagi "Matbaa uchun materiallar" xatiga javob bering. Bu oldingi yozishmalarning iqtibosiga bog'liq ("Xatlar yozish" bo'limining pastiga qarang).
4. Agar siz vaqti-vaqti bilan haftalik hisobotlar kabi elektron pochta xabarlarini jo'natishingiz kerak bo'lsa, sarlavhani doimiy saqlashga harakat qiling, yoki hech bo'lmaganda uning bir qismi doimiy bo'lishi kerak, shunda qabul qiluvchi bunday xatlarni saralash uchun avtomatik qoidalarni o'rnatishi mumkin.

Yozishning ahamiyati

1. Agar xatda shoshilinch o'zgarishlar, shartnoma matni yoki birinchi navbatda e'tibor berishingiz kerak bo'lgan boshqa ma'lumotlar bo'lsa - "yuqori" ahamiyatdan foydalaning, bu "Kirish qutisi" jildidagi xatni ajratib ko'rsatadi.
2. "Yuqori" ahamiyatni behuda ishlatmang - "baland ovozli" odamlar bezovta, kamtarroq bo'ling.
3. Shaxsiy maktubni korxona muxbiriga yoki kulgili rasmga yoki havolasi "past" bo'lgan havolaga belgilang.

Xatlar yozish (javoblar)

1. Salomlashishdan boshlang, bu odobli. "Salom griya!" odamning ismini yozishga dangasa ekanligingizni bildiradi. Hatto shunchaki "Andrey!" yoki "Xayrli kun!" juda muloyim va etarli.
2. Odam bilan bir xil tilda gaplashing. Bu nafaqat rus / ingliz tiliga, balki matn shakliga ham tegishli. Agar siz rasmiy maktub olgan bo'lsangiz, unga norasmiy javob respondentga nisbatan hurmatsizlik va o'zingizning past madaniyatingizning namoyishi bo'ladi. Norasmiy murojaatga rasmiy javob - bu qoidalarga rioya qilishga chaqiruv, yoki korporativ qoidalarga muvofiq.
3. Har doim yozishmalar zanjirining oxirgi harfiga javob berishga harakat qiling, ba'zi bir oraliq harflarga emas.
4. Hech qanday tarjima qilinmaydi matnni boshqa usulda yozish qiyin bo'lgan holatlardan xat yuborish hollari bundan mustasno (masalan, mobil telefondan yoki rus klaviaturasi bo'lmagan kompyuterdan).
5. Agar sizning pochta mijozingiz rus tilini qo'llab -quvvatlamasa yoki kodlashni buzsa, javob matnini ilova bilan biriktiring.
6. Ish xati aniq, aniq va aniq bo'lishi kerak:
   • Aniqlik - siz ko'rsatayotgan aniq ma'lumotlarni o'z ichiga oladi (boshqa xatning sanasi va mavzusi, uchrashuv sanasi, yig'ilishning kun tartibi, fayl nomi, Internetdagi hujjatga havola va hk).
   • Lakonik - ba'zilari uch sahifadan iborat bo'lib, ularni uch jumlada yozish mumkin. Aniq o'ylaydigan kishi buni aniq ifodalaydi va sizning muxbiringiz buni ko'radi.
   • Xususiyat - qabul qiluvchidan NIMA talab qilinayotgani, undan qanday harakatlarni xohlashi xatdan aniq bo'lishi kerak.
7. Ishbilarmonlik yozishmalari epistolyar mashqlar uchun joy emas va his -tuyg'ularni ifodalash uchun joy emas. Buning uchun forumlar, suhbat xonalari va elektron shaxslararo muloqotning boshqa vositalari mavjud. Lakonik biznes matni quruqlik emas, balki vaqtni tejash va fikrning aniqligi.
8. Agar xat bir nechta savollar, mavzular yoki topshiriqlarni o'z ichiga olsa, ularni tuzing va ularni raqamlangan yoki bo'lmagan paragraflar bilan ajrating. Uzluksiz "fikr oqimi" ni o'qish qiyin va xatning asosiy nuqtasini sog'inish oson. Bundan tashqari, ba'zi odamlar noto'g'ri tuzilgan xatni darhol axlat qutisiga yuborishadi (garchi bu ekstremizm bo'lsa ham).
9. Shuni yodda tutingki, so'rov yoki topshiriqqa "Keling, buni qilaylik!" to'liq bo'lmagan "Biz buni falon kungacha qilamiz", "shuncha kun ichida", "falon voqeadan keyin" - bu aniqroq va aniqroq javoblar.
10. Agar xat shunday yozilgan bo'lsa, unga "ok" deb javob berish mumkin bo'lsa, unda javob tezroq qabul qilinadi. Misol uchun, agar sizda nima qilish kerakligi haqida bir nechta variant bo'lsa, sukut bo'yicha taklif qiling.
11. Matnda xatolar bo'lmasligi kerak. Ko'zoynak qo'rqinchli emas, lekin agar siz har bir harfda so'zni noto'g'ri yozsangiz va yozsangiz, u tezda seziladi va ruscha minusli "uchligingiz" aniq bo'ladi (shuningdek, sizning umumiy ta'lim va madaniyat darajangiz haqida spekulyativ xulosalar). .
12. Harfni html formatlashdan foydalanmaslikka harakat qiling. Afsuski, Outlook -da xatlarni yozishning bu shakli odatiy hisoblanadi, lekin undan foydalanganda, ayniqsa, iqtibos keltirishda (javob berish va yo'naltirishda) ko'plab savollar tug'iladi.
13. Agar siz html formatida elektron pochta xabarini olgan bo'lsangiz, uni oddiy matnga o'zgartirmang, bu sizning javobingizni qabul qiluvchining ma'lumotni qabul qilishini buzadi. Sizning muxbiringiz siz uchun qanchalik muhim bo'lsa, uning munosib idrokini saqlab qolish shunchalik muhim. Siz javoblarni html tirnoqlarida rang bilan ajratib ko'rsatishingiz mumkin yoki html formatlash panelidagi "Chiziqni kamaytirish" tugmasidan foydalanishingiz mumkin (garchi ba'zi injiq nuanslar bo'lsa ham).
14. Maktubning asl nusxasini keltiring. Sizningcha, bu nimani anglatadi? Men ham bilmayman: Kimga: AIST - ijodiy qush Mavzu: Re: Re: Re: Savol Ok! Vasya
15. Hech qachon boshqa odamning matnini iqtibos qilganda tahrir qilmang! Bu xatni qalbakilashtirishning bir turi.
16. To'liq iqtibos bilan (agar siz butun xatga javobingiz bo'lsa), javob matnini xatning boshida yozing, oxirigacha emas.
17. Agar siz o'q nuqtalariga tirnoq yordamida javob bersangiz, tirnoqni BOShQA VA BOTTOM bo'sh satrlari bilan ajratib oling va jumlalar boshida katta harflardan foydalaning. Javoblarni bu erdan topishga harakat qiling:> biz logotipni biriktirilgan logotip bilan almashtirishni taklif qilamiz, chunki bu juda rang -barang fonda logotip topilmadi> yozuvni to'g'rilang - "baliq" o'rniga "qul" deb yozish kerak! > aks holda bizni noto'g'ri tushunishadi, yozuv tuzatilgan, uzr> va oxirgi ...

    Tamara Vorotyntseva - "BUSINESS PARTNER" o'quv kompaniyasining rivojlanish bo'yicha direktori (Moskva). Amaliy biznes -trener, "Kadrlar tayyorlash tizimini yaratish" kitobining muallifi va Rossiya, Qozog'iston va Ukrainadagi biznes nashrlarida nashrlar. Subscribe.ru serverida Internetdagi elektron pochta ro'yxatini yaratuvchisi: "Biznesda elektron pochta yozishmalari"! Kitob mijozlar va hamkorlar bilan faol yozishmalarda bo'lgan ishbilarmonlar uchun amaliy qo'llanma. U elektron aloqani samarali, vaqt va natijada, zamonaviy ishbilarmon doiralarda qabul qilingan me'yor va qoidalarga iloji boricha yaqinlashtirishga yordam beradigan vositalarni taqdim etadi. Muallif amaliy maslahatlar beradi, o'z kuzatuvlarini hayotiy voqealar bilan tasvirlaydi va asosli xulosalar beradi. Kitob matni haqiqiy biznes yozishmalarining taniqli misollariga boy. Muallif o'z kuzatuvlari, texnikasi, "fokuslari" bilan o'rtoqlashadi, ular biznes -elektron pochtaning samaradorligi va samaradorligiga sezilarli ta'sir ko'rsatishi mumkin. Agar siz ishbilarmon odam bo'lsangiz va yaxshi ish uslubi qoidalariga muvofiq yozishni qisqa, aniq, malakali qilishingiz muhim bo'lsa, bu kitob sizning ishonchli yordamchingizga aylanadi.

    Kitob:

    "To" ("To"), "Cc" ("Cc"), "Bcc" ("Bcc") maydonlari bilan ishlashda, bu yozishmalarning keyingi harakatlariga ta'sir ko'rsatadigan elektron pochtaning muhim qismi ekanligini unutmang. ishtirokchilar.

    "To" ("Bu"). Bu maydonda xat to'g'ridan -to'g'ri yuborilgan qabul qiluvchining manzili va undagi ma'lumotlar mavjud. Maktub muallifi asosiy oluvchidan javob kutmoqda. Agar bu sohada ikkita qabul qiluvchi bo'lsa, u holda xat muallifi ulardan har biridan javob kutadi (agar sizning ismingiz qabul qiluvchilar ro'yxatida bo'lsa, buni yodda saqlang). Shu bilan birga (agar siz jo'natuvchi bo'lsangiz) "Kimga" ("Kimga") maydoniga bir nechta qabul qiluvchini kiritish maqsadga muvofiq emasligini yodda tuting. Bir nechta qabul qiluvchiga yuborilgan xat uchun siz bitta javob olmasligingiz mumkin, chunki hamma boshqasi javob beradi deb o'ylaydi.

    
    

    Agar xat sizga yuborilgan bo'lsa -da, lekin nusxada boshqa qabul qiluvchilar bo'lsa, javob berayotganda "ALLIGA javob berish" tugmasidan foydalanganingizga ishonch hosil qiling! Bu yozishmalar tashabbuskori ko'rsatgan qabul qiluvchilar doirasini saqlaydi.

    "Nusxa olish" ("Ss"). V Bu sohada, sizningcha, bu masala bo'yicha yozishmalardan xabardor bo'lishi kerak bo'lgan qabul qiluvchilarning manzillarini qo'ying. Bu adresatlar ma'lumotni faqat "ma'lumot uchun" oladi. Nusxadagi oluvchi odatda xatga javob berishi shart emas, lekin agar kerak bo'lsa, u buni qila oladi.

    
    

    ESLATMA. BU MUHIM!

    Agar sizning ismingiz "Cc" ("Cc") maydonida bo'lsa, unda yozishmalarga kirishda, odobli bo'lish juda muhim bo'lgan holatlar mavjudligini unutmang. "Menga munozarada ishtirok etishga ruxsat bering" yoki "suhbatingizga qo'shilaman" yoki "sizga o'z fikrimni aytishga ruxsat bering" iboralarini ishlating.

    "Bcc" ("Bcc"). Bu sohani ba'zi kompaniyalarda ishlatish taqiqlangan, chunki bu axloqiy aloqa standartlariga zid bo'lgan vosita. Bu sohaning maqsadi - qabul qiluvchini "maxfiy guvoh" bo'lishga taklif qilish.

    Agar sizning ish amaliyotingizda ushbu sohani ishingizda ishlatish odatiy bo'lsa, quyidagilarni e'tiborga oling. "Ko'r uglerodli nusxadagi" oluvchi asosiy qabul qiluvchiga va uglerod nusxasidagi oluvchilarga ko'rinmas bo'lib qoladi. Ba'zida jo'natuvchi va "maxfiy qabul qiluvchining" bu ma'lumot usulining sababi va maqsadi to'g'risida oldindan kelishuvi (yoki keyingi ma'lumotlari) bo'lishi bejiz emas.

    
    

    ESLATMA. BU MUHIM!

    "Yashirin" oluvchi, albatta, bu maydondan yozishmalarga kirmasligi kerak.

    So'nggi o'n yilliklar mobaynida elektron pochta orqali ishbilarmonlik yozishmalari katta shuhrat qozondi va ishbilarmonlik muloqotining asosiy usullaridan biriga aylandi. Bugungi kunda shaxslararo muloqot amaliyotida elektron pochtadan foydalanmaydigan odamni topish qiyin. Shunga qaramay, bugungi kunda ko'pchilik savol berishadi: shuning uchun barcha qoidalarga rioya qilish kerakmi? Vakolatli xat yordamida yuboruvchining yaxshi taassurotini qanday shakllantirish mumkin?

    Ushbu maqolada elektron pochta orqali ishbilarmonlik yozishmalarining qoidalari tasvirlangan va maqolada keltirilgan amaliy maslahatlar sizga elektron pochta xabarlarini yozishda to'g'ri ishbilarmonlik aloqalarini o'rganishga yordam beradi.

    Ko'p odamlar o'z kunlarini yangi xabarlar uchun pochta qutilarini tekshirish bilan boshlaydilar. Ammo, afsuski, axborot almashishning bu usuli keng tarqalganiga qaramay, ko'pchilik elektron pochta xabarlarini norasmiy muloqot tarzida adashtirib, ish yozishmalarining tilini to'g'ri ishlatishni bilishmaydi.

    Yetkazib berish tezligi tufayli muhim rasmiy hujjatlar, shakllar, bayonotlar almashishni soddalashtiradi, lekin bu erda ham odamlar xat yuborishda xato qilishadi. Ko'pincha, har qanday fayllarni almashish paytida elektron pochta yozish paytida, qabul qiluvchilar, negadir, eskizlar yozmaydilar va mavzuga kirmaydilar, bu esa qabul qiluvchilarning ishini murakkablashtirishi mumkin. Ushbu maqolaning maqsadi savolga javob berishdir: elektron pochtani qanday yuborish va elektron pochta orqali biznes yozma muloqotining barcha qoidalariga rioya qilish?

    Elektron pochta xabarlarini yozishda barcha maydonlarni to'ldirish kerak

    Ishbilarmonlik elektron pochta qoidalari xatni yuboruvchini elektron pochtada ko'rsatilgan barcha maydonlarni to'ldirishga majbur qiladi, masalan, qabul qiluvchining manzili va ismi va maktubni jo'natuvchi. Yuborilayotgan maktubning mohiyatini qisqacha ta'riflaydigan mavzu tasvirlanishi kerak. Ko'pincha yuborilgan xatning taqdiri va unda ko'rsatilgan muammoni hal qilish tezligi to'g'ri tasvirlangan mavzuga bog'liq. Ishbilarmonlik elektron pochtasi salomlashish bilan boshlanishi kerak - yozishmalarda qabul qiluvchini hurmat qilishning bu oddiy namoyishi juda muhim. Tabrikdan keyin "xat tanasi" deb nomlangan matn bo'lishi kerak va oxirida imzo qoldiriladi, masalan, "Hurmat bilan, Brisov Petr Ivanovich".

    Ishbilarmonlik yozishmalarida salom

    Bu masalaga ko'proq e'tibor qaratish lozim, chunki ishbilarmonlik aloqalarining har qanday jihatida hurmat belgisi katta ahamiyatga ega. Eng yaxshi tabriklash iborasi "Xayrli kun" yoki "Salom". Elektron pochta orqali ish yozishmalarini o'tkazish jo'natuvchining "Xayrli oqshom" yoki "Xayrli tong" iboralarini ishlatishini cheklaydi, chunki qabul qiluvchi xatni qabul qilinganidan ancha kech o'qishi mumkin. Salomlashishda ishlatiladigan umumiy iboralarni ishlatish ham to'g'ri emas

    Salomlashish so'zidan yoki iborasidan so'ng siz qabul qiluvchiga ism va otasining ismi bilan murojaat qilishingiz kerak va agar ism yuboruvchiga noma'lum bo'lsa, siz bu daqiqani o'tkazib yuborishingiz mumkin. Keyin siz xatning maqsadini belgilashga o'tishingiz mumkin.

    Ishbilarmonlik elektron pochta yozishmalariga biriktirilgan fayllar

    Agar maktubning asosiy maqsadi faqat masalaning mohiyatini yozma ravishda bayon qilish va taqdim etish emas, balki faylni yuborish bo'lsa, unda avval yuboriladigan ob'ektni biriktirish yaxshiroqdir. Ko'pincha, ko'pchilik jo'natuvchilar, beparvolik tufayli, xatning asosiy qismidagi masalaning mohiyatini bayon qilgandan so'ng, kerakli qo'shimchani qo'shishni unutishadi. Bunday beparvolik ish xatini yuboruvchining ishbilarmon obro'siga salbiy ta'sir ko'rsatishi mumkin.

    

    E -pochta manzili taniqli va aniq bo'lishi kerak

    Ishbilarmonlik elektron pochta qoidalari jo'natuvchidan taniqli elektron pochta nomiga ega bo'lishni talab qiladi, unda jo'natuvchining ismi to'g'risida to'g'ri ma'lumotlar bo'lishi kerak. Elektron pochta manzilida norasmiy ifodalar yoki so'zlar ko'rsatilganda, masalan, "limon_petya" elektron manzili, rasmiy xat va murojaatlar juda tushunarsiz va ahmoqona ko'rinadi. Voyaga etganlar uchun bu juda noaniq ko'rinadi. Ishbilarmonlik yozishmalari uchun alohida elektron pochta yaratish va ishbilarmonlik elektron pochta etiketiga rioya qilish yaxshidir.

    Oldindan olingan elektron pochta xabarlariga javob berish uchun tezkor javob (javob) funksiyasidan foydalanish

    Javob berish yoki javob berish funktsiyasi (Re :) deb qisqartirilgan) foydalanuvchiga yuboruvchidan ilgari yuborilgan xabarlarga tezkor javob berishga yordam beradi. Bu funksiya ham ma'lum bir mavzu bo'yicha suhbatdosh bilan oldingi yozishmalarni o'qish imkoniyatiga ega. Ammo elektron pochta orqali ishbilarmonlik yozishmalari qoidalari, agar yozishmalar paytida munozaraning mohiyati o'zgartirilsa, jo'natuvchini ish maktubining mavzusini o'zgartirishga majbur qiladi.

    Imlo va tinish belgilarini tuzatish ish xatini yuborishdan oldin amalga oshirilishi kerak

    Elektron pochta ma'lumot almashishni soddalashtiradi, lekin ish yozishmalarida siz rus tili qoidalarini e'tiborsiz qoldirmasligingiz kerak, chunki beparvo qilingan xato jo'natuvchining ishonchiga ta'sir qilishi mumkin. Maktubni yuborishdan oldin siz matnni bir necha bor ko'rib chiqishingiz va offografik va tinish belgilaridagi xatolarni diqqat bilan tekshirishingiz kerak. Ko'pgina elektron pochta mijozlarida imlo tekshiruvi mavjud, shuning uchun siz qizil chiziq bilan chizilgan so'zlarga e'tibor berishingiz kerak. Agar siz to'g'ri yozilganligiga shubha qilsangiz, Internetdan yordam so'rashingiz yoki imlo lug'ati yordamida imloni tekshirishingiz kerak.

    

    Belgilangan maydon oxirgi bo'lib to'ldirilishi kerak

    Tugallanmagan yoki tahrir qilinmagan xatlarni yubormaslik uchun, ish xatini oluvchining manzilini yuborishdan oldin oxirgi daqiqada kiritish kerak. Ushbu qoida, shuningdek, elektron pochta orqali yozishmalarning asosiy qismidir. Shunday bo'ladiki, elektron pochta manzili qabul qiluvchisi maydonini to'ldirishda ilgari ishlatilgan qabul qiluvchilar ro'yxatini taklif qilishi mumkin, bu erda siz uchinchi tomon qabul qiluvchisiga xat yozib xat yozib yubormaslik uchun ham e'tiboringizni qaratishingiz kerak.

    Ishbilarmonlik maktubini tuzish

    Matnni tuzish qoidalari nafaqat qog'oz ommaviy axborot vositalariga, balki elektron pochta orqali ishbilarmonlik yozishmalari qoidalariga ham tegishli. Qabul qiluvchining monitor ekranidagi harflar matnining katta hajmlarini o'qishi har doim ham qulay emas. Bu fikrni soddalashtirish uchun siz matnni mantiqiy tuzilgan kichik paragraflarga ajratishingiz va ish maktublari matnini yozishda murakkab jumlalardan qochishingiz kerak. Ish xatida bitta jumlaning optimal uzunligi o'n besh so'zdan oshmasligi kerak.

    Ish xatining mohiyati mohiyatiga ko'ra ko'rsatilishi kerak

    Ish xatining ko'rsatilgan mavzusiga qo'shimcha ravishda, qabul qiluvchining asosiy matnning birinchi va ikkinchi jumlalari aniq tuzilganligi ham qiziqishi kerak. Yuboruvchining vazifasi - xat boshida qabul qiluvchiga murojaat qilayotgan muammo yoki savolning mohiyatini aytib berish. Birinchi jumlada ish xatining qaysi maqsadda yuborilganligi ko'rsatilishi kerak. Namuna: "Sizga" Ommaviy materiallarni etkazib berish to'g'risida "01.02.2017 yildagi 45 -sonli shartnoma bo'yicha majburiyat shartlari tugashini xabar beramiz. Shartnomani uzaytirish uchun siz hujjatlar to'plamini takroran topshirishingiz kerak. " Belgilangan maqsad tufayli, qabul qiluvchi biznes -maktubning asosiy g'oyasini o'rganish imkoniyatiga ega. Agar xatning matni juda katta bo'lsa, ob'ektni biriktirish funktsiyasini matnli hujjat ko'rinishida ishlatgan ma'qul, lekin shu bilan birga matn maydonida siz yorituvchi eskizni qoldirishingiz kerak. biznes xat. Namuna: "Biz sizga" Mak-Stroy "MChJ xatining elektron nusxasini ko'rib chiqish uchun yubormoqdamiz. Xatda ko'rsatilgan muddatdan oldin "Ommaviy materiallarni etkazib berish to'g'risida" 02.01.2017 yildagi 45 -sonli shartnomani uzaytirish to'g'risidagi qaroringiz to'g'risida bizga xabar berishingizni so'raymiz.

    Har bir biznes xatiga javob berish kerak

    Qabul qiluvchining biron sababga ko'ra ish xatini e'tiborsiz qoldirishi, biznes yozishmalarining salbiy misollari bor. Ba'zida haqiqatan ham shunday holatlar bo'lishi mumkinki, ba'zi vaziyatlar tufayli javob berilmasligi mumkin, masalan, masalani hal qilish uchun bir necha kun ketishi mumkin yoki qabul qiluvchi o'ylab, berilgan savolga darhol javob bera olmaydi. Bunday holda, bu masalaga qisqacha izoh berish kerak, masalan: “Salom, Petr Ivanovich. Men sizning maktubingizni oldim, lekin bugun men javob berishga qiynalaman, chunki men yuqori rahbariyat bilan maslahatlashishga majburman. Men sizning muammoingiz haqida kompaniyamiz bosh direktoriga xabar beraman va hafta oxirigacha rasmiy javob beraman. Hurmat bilan, savdo bo'limi menejeri Belov Ivan Gennadievich ".

    

    Shuni esda tutish kerakki, agar javob uch ish kuni ichida berilmagan bo'lsa, ish xatini oluvchining sukut saqlaganligi jo'natuvchi bilan aloqa qilishni rad etish va rad etish sifatida baholanishi mumkin.

    Javob xati tuzishda siz berilgan barcha savollarga javob berishingiz kerak

    Agar qabul qiluvchiga yuborilgan xat so'roq xarakteriga ega bo'lsa, unda xat tuzishda siz savollarga biznes -maktubning matnida keltirilgan tartibda javob berishingiz kerak. Agar savollar berilgan bo'lsa, jo'natuvchi ularga aniq javob olishiga umid qiladi. Maktub tuzayotganda, javoblar raqamlanmasligi kerak, faqat fikrni tartibda bayon qilish kerak. Berilgan barcha savollarga javob berish uchun avval siz qabul qilingan biznes-maktubni bir necha bor qayta o'qib chiqishingiz kerak, va agar savollar juda ko'p bo'lsa, ularni o'tkazib yubormaslik uchun ularni alohida-alohida yozish yaxshiroqdir. Agar berilgan ba'zi savollarga javob berishning iloji bo'lmasa, shuni ta'kidlash joizki, hozircha, negadir, javob berib bo'lmaydi.

    

    Qisqartmalar, kulgichlar va katta harflarni ortiqcha ishlatmang

    Ishbilarmonlik yozishmalarining salbiy misollari bor, agar jo'natuvchilar uni smayllar ko'rinishidagi norasmiy belgilar yordamida suyultirishsa. Ijtimoiy tarmoqlarda muloqot qilishda ulardan foydalanish juda mashhur, ammo ishbilarmonlik yozishmalarining qoidalari hissiyotlarning bunday ko'rinishini ma'qullamaydi, chunki qabul qiluvchi ularning asl ma'nosini bilmasligi va ularni tushunmagan tinish belgilarining xatosi uchun qabul qilishi mumkin.

    

    Matnni katta harflar bilan yozishdan ham bosh tortish kerak. Internetda katta harflar bilan yozilgan so'zlar to'plami "yorqin iboralar" deb nomlanadi va ko'pincha bunday iboralar salbiy ma'noga ega. Qabul qiluvchining elektron pochta xatini o'qiyotganda, bunday shriftga salbiy munosabatda bo'lishi mumkin, bu ma'noni idrok etishga salbiy ta'sir qiladi. Agar ish maktubida siz bir lahzaning ahamiyatini ta'kidlashingiz kerak bo'lsa, kirish so'zlarini ishlatgan ma'qul, masalan: "E'tibor bering, siz shartnomani uzaytirish uchun hujjatlar to'plamini 10.02.2017 yildan kechiktirmay taqdim etishingiz kerak. "yoki" E'tibor bering, shartnomani uzaytirish uchun hujjatlar 10.02.2017 yilgacha topshirilishi kerak ".

    Maxfiy ma'lumotlarni elektron pochta orqali uzatish shart emas

    Shaxsiy yoki maxfiy ma'lumotlarni uzatish uchun elektron pochta qutilaridan voz kechgan ma'qul, chunki kiber jinoyatchilar o'z yollanma maqsadlari uchun ma'lumotni ushlab qolish xavfi bor. Bunday ma'lumotlarga quyidagilar kirishi mumkin: telefon raqamlari, bank kartalaridan parollar, shaxsiy bank hisoblari va h.k. Shuni esda tutish kerakki, ma'lumotlar pochta agenti serverida saqlanadi va xakerlik hujumida o'g'irlanishi mumkin.

    Xatning oxirida yuboruvchining imzosi bo'lishi kerak

    Yuqorida aytib o'tganimizdek, yuborilgan har bir xat o'ziga xos imzoga ega bo'lishi kerak. Ko'pincha pochta qutilarini ishlab chiquvchilar imzolarni blokirovka qilish xususiyatini kiritadilar, unda siz o'z nomingizni, ismingizni va aloqa telefon raqamingizni kiritishingiz mumkin. Keyinchalik, bu blok har bir harf oxirida avtomatik ravishda ko'rsatiladi, bu esa yozishni soddalashtiradi. Qabul qiluvchining xatga javob berishda jo'natuvchi bilan to'g'ri bog'lanish imkoniga ega bo'lishi uchun imzoni to'g'ri tuzish muhim. Imzo namunasi shunday bo'lishi mumkin: "Hurmat bilan, Nikolay Aleksandrovich Petrov, +79810000000".

    

    Xulosa qilib shuni ta'kidlash mumkinki, elektron pochta orqali biznes yozishmalarini qanday olib borishni tushunish uchun qo'shimcha va murakkab asoslarni o'zlashtirish shart emas. Oddiy odob -axloq qoidalariga rioya qilish va rus tili me'yorlariga rioya qilish kifoya.