Vægdekoration på badeværelset / 11.08.2021

Business email regler. Forretningsbrev: prøve

Kommunikation via e-mail er en integreret del af enhver moderne kontorarbejder. Og revisorer er ingen undtagelse. Hvordan foregår korrespondance på en sådan måde, at forretningskommunikation er produktiv, følelsesmæssigt behagelig og ekstremt etisk? Her er nogle praktiske tips til læsere.

TIP 1. Undlad at forsømme i dine breve en personlig appel til adressaten

Således vil du demonstrere din opmærksomhed på personens personlighed. Hvis brevet er skrevet til en bestemt modtager, ser fraværet af en personlig appel i det forkert og uhøfligt ud.

Når du skriver et af de første breve til adressaten, opstår ofte spørgsmålet: hvad er den bedste måde at henvende sig til ham - bare ved navn eller ved navn og patronym? I dette tilfælde skal du se på, hvad der står i underskriften, der ender denne persons brev til dig. Hvis der f.eks. Er et navn (uden et mellemnavn) "Svetlana Kotova", så er du velkommen til at kontakte ved navn. Og hvis signaturen siger "Svetlana Vasilievna Kotova, regnskabschef for Trenzor LLC", så skal du også henvende dig til adressaten i overensstemmelse hermed. Under alle omstændigheder er den anden mulighed ekstremt korrekt, og derfor en win-win.

Jeg anbefaler ikke at fokusere på oplysningerne i feltet "Fra". Faktisk udfyldes det i første omgang ikke af ejeren af e -mail -adressen, men af virksomhedens it -specialist, når du opretter en e -mail -adresse.

I øvrigt råder jeg dig kraftigt til ikke at bruge den korte form af navnet ("Sash" i stedet for "Sasha", "An" i stedet for "Anya"), når du kontakter en forretningspartner eller klient, uanset hvor demokratisk du skriver stil og uanset hvor gammel din korrespondance er. Det, der sædvanligvis høres i mundtlig tale, ser for enkelt ud på skrift.

TIP 2. Vær særlig opmærksom på hilsenens form

Brug ikke udtrykket "God dag!"... Selvom du er styret af gode intentioner om at matche modtagerens tidszone, lyder denne sætning usmagelig, jeg vil endda sige vulgær. Bedre at bruge neutrale muligheder: "Hej...", "God dag..."... Og selvfølgelig tilføj modtagerens navn til hilsenen, hvis du kender det. For mig personligt er det for eksempel meget mere behageligt i stedet for et ansigtsløst "Hej!" blive personlig "Hej Tamara!".

Husk, at på denne måde vil du i høj grad spare modtagerens tid. Han vil trods alt umiddelbart kunne vurdere indholdet af det modtagne brev og hurtigt tage stilling til dets prioritet og betydning.

Emnets ordlyd skal være kort, men samtidig præcist afspejle emnet for korrespondancen. For eksempel, "Aftale, faktura, handling fra Alpha LLC" i stedet for "Dokumenter". Når du ændrer aspekter af det emne, der diskuteres, skal du afklare emnet. For eksempel, "Samarbejde med Perm" → "Samarbejde med Perm. Dato for forhandlinger "→" Samarbejde med Perm. Udkast til aftale ".

Hvis du i processen med korrespondance ser, at feltet "Emne" er udfyldt af din adressat vilkårligt eller slet ikke er udfyldt, skal du tage initiativet i dine egne hænder og prøve et af to scenarier.

SCENARIO 1. Når du svarer, skal du selv udfylde feltet "Emne". Hvis adressaten er opmærksom, er dette måske allerede nok til at bringe din korrespondance i en passende form.

SCENARIO 2. Hvis adressaten fortsat ignorerer at udfylde feltet "Emne", skal du skrive et brev til ham med følgende indhold: "Alla, jeg foreslår at angive emnet for brevet i feltet" Emne ". Jeg tror, at dette vil øge effektiviteten af vores kommunikation betydeligt ".

TIP 4. Vær opmærksom på felterne "Til" og "Cc"

Det er nødvendigt klart at forstå formålet med disse felter, der generelt accepteres i forretningsmiljøet:

<если>kun du er angivet i feltet "Til" - det betyder, at afsenderen af brevet venter på, at du svarer på hans spørgsmål eller anmodning;
<если>der er flere adressater i feltet - afsenderen venter på svar fra hver eller fra modtagerne. I dette tilfælde skal du, når du svarer, beholde listen over adressater, der er angivet af afsenderen ved hjælp af funktionen "Svar alle" (selvfølgelig, forudsat at du bevidst ikke kun vil svare til forfatteren af brevet, og skjule essensen af dit svar fra resten af korrespondancen);
<если>dit navn vises i feltet "Cc" - afsenderen vil have dig til at være opmærksom på spørgsmålet, men han forventer ikke et svar fra dig. Det betyder, at du ikke bør indgå korrespondance om dette spørgsmål. Hvis du beslutter dig for at gøre dette, vil det være et tegn på god form at begynde at skrive en af sætningerne: "Hvis det er muligt, vil jeg gerne deltage i diskussionen om dette spørgsmål ...", "Lad mig give dig min mening ...".

Med hensyn til Bcc -feltet er dette det mest kontroversielle e -mailværktøj med hensyn til forretningsetik. Nogle gange opfattes det som et næsten hemmeligt observations- og informationsværktøj. Adressater placeret i Bcc er jo ikke synlige for andre modtagere. I nogle, som regel, store virksomheder, der er særligt omhyggelige i etiske spørgsmål, er det strengt forbudt at bruge dette felt i virksomhedskorrespondance, undtagen massemails. Men i de fleste virksomheder bruger de det og overholder følgende regler:

at sende et brev med et udfyldt "Bcc" -felt forudsætter, at forfatteren af brevet har underrettet skjulte adressater (eller vil gøre det) om årsagen og formålet med en sådan meddelelsesformular;
den skjulte adressat behøver ikke at indgå korrespondance.

Under træning bliver jeg ofte stillet spørgsmålet: er der nogen generelt accepterede standarder for det tidspunkt, hvor det er nødvendigt at svare på et brev fra en klient eller kollega? Men du vil ikke give et universelt svar på det.

Hvis vi taler om intern korrespondance, bestemmes alt her af virksomhedens hastighed og rytme. Der er virksomheder, hvor en forsinkelse med et svar på mere end halvanden time betragtes som dårlig manerer. Og et eller andet sted er svaret i løbet af dagen i tingenes rækkefølge.

Som hovedregel anses den mest acceptable svartid for at være inden for 2-3 timer. Dette er den såkaldte komfort-ventetid, når afsenderen venter på et svar og ikke føler indre ubehag fra sin adressats stilhed.

Men hvad hvis du efter at have modtaget og læst brevet forstår, at du ikke kan svare fuldt ud på det inden for 24 timer? Underret derefter afsenderen om modtagelsen af dit brev og den omtrentlige tidsramme for et svar på det i henhold til reglerne for god form. For eksempel: “Hej, Sergei Vasilievich! Jeg har modtaget dit brev. Jeg svarer i løbet af de næste par dage "eller" Andrey, jeg modtog et brev. Tak! Jeg har brug for flere oplysninger for at svare. Jeg vil prøve at svare senere ... ".

TIP 6. Følg de grundlæggende regler for præsentation af oplysninger i et brev

Der er ikke så mange af dem:

når du læser et bogstav, passer den mest behagelige lydstyrke til "en skærm", maksimalt - på en A4 -side;
mængden af sendte vedhæftede filer må ikke overstige 3 MB. Større filer kan få mail til at hænge hos adressaten;
Når du "pakker" vedhæftede filer, skal du bruge den universelle kodning zip eller rar. Andre udvidelser kan blokeres eller afbrydes i transit og skabe problemer for modtageren;
start aldrig et svar som et nyt brev (uden at gemme korrespondancehistorikken). Ellers bliver modtageren tvunget til at spilde tid på at lede efter den originale besked;
skrive på et sprog, der er mest forståeligt for adressaten. Mange mennesker spekulerer på, om det er hensigtsmæssigt at bruge professionelt eller internt virksomheders ordforråd, slang, akronymer og anglicismer.

I hvert enkelt tilfælde skal dette behandles separat.

Intern korrespondance i en virksomhed er således næsten altid fyldt med slang og forkortelser: de er velkendte og forståelige for alle deltagere og sparer tid. Men du skal være forsigtig, når du bruger dem i korrespondance med modparter.

I min praksis var der sådan en sag. En kollega forberedte materialer til forlaget, og i det sidste brev skrev de til hende: "Masha, venligst send alt dit materiale hurtigst muligt"... Masha besluttede, at dette var en betegnelse for et ukendt format, som teksten skulle oversættes til. Hun spildte meget tid, ved at krog eller ved skurk at finde ud af, hvordan hun skulle tilfredsstille forlagets anmodning. Imagine Machine bliver irriteret, når hun efter 2 dage finder ud af, at den mystiske "asap" er en forkortelse af "så hurtigt som muligt", som er meget udbredt i det engelsktalende miljø. Men Masha kunne sende materialerne inden for en halv time fra det tidspunkt, hvor hun modtog anmodningen!

TIP 7. Fuldfør hvert bogstav med en blok af signaturer og dine kontakter

Uanset hvor tæt du er fortrolig med adressaten, og hvor længe din korrespondance har foregået, bør hvert brev indeholde en blok bestående af en underskrift og kontaktoplysninger. Det er en integreret del af kulturen i virksomhedskommunikation.

Det er nødvendigt at placere i blokken:

dit for- og efternavn. I dette tilfælde behøver du ikke bruge forkortelser. I stedet for “T.L. Vorotyntsev " i min signatur angiver jeg "Tamara Leonidovna Vorotyntseva" eller "Tamara Vorotyntseva" så adressaten forstår, hvordan han kontakter mig i et svarbrev;
din position. Dette giver adressaten mulighed for at forstå grænserne for din autoritet og din faglige kompetence til at løse spørgsmål;
kontaktoplysninger (telefon, e -mail, firmanavn, websted). Så du vil give adressaten mulighed for yderligere operationel kommunikation, hvis det er nødvendigt.

Til alt det, der er blevet sagt, vil jeg tilføje: dine e -mails er netop det tøj, som folk bliver mødt med. Med andre ord vil du, når du observerer etiketten i virksomhedskorrespondance, gøre det mest behagelige indtryk på din adressat i fravær.

For nylig har e-mail taget en stigende plads i virksomhedskorrespondance. Dens fordele er indlysende: effektivitet, tilgængelighed og brugervenlighed. Det skal huskes, at e-mail har sine egne nuancer.

Modtagelse af breve

tjek din mail mindst 2 gange om dagen - om morgenen og om eftermiddagen. Ellers kan du stoppe andre menneskers arbejde og forsinke løsning af problemer;
hvis du modtog et brev, betyder det, at nogen har sendt det og af en eller anden grund har gjort det. Derfor skal de modtagne breve læses. Selvfølgelig er spam ikke dækket her;
hvis du er leder, skal din arbejdsdag starte med lanceringen af en e -mail -klient, der ikke aflæses hele dagen og automatisk kontrollerer din mail. Opsæt automatisk levering / modtagelse af mail mindst hvert 10. (og gerne 2-3 minutter);
hvis du har meget travlt, og du har modtaget et brev, vurder hvem det er fra, emnet og skum det gennem dine øjne - dette vil hjælpe dig med hurtigt at forstå, om brevet kræver et akut svar eller kan vente lidt;
Den nemmeste og mest effektive måde at flytte din virksomhed og ikke indsamle papirstop på er at besvare e -mails med det samme. Hvis du derfor ikke er involveret i en samtale eller anden aktivitet, der ikke tolererer afbrydelse, skal du svare på brevet med det samme.

Til, Cc, Bcc felter

Du skal forstå, huske og bruge felterne "Til", "Cc" og "Bcc" korrekt. Dine handlinger for at modtage brevet eller modtagerens handlinger afhænger af dette.

"Til hvem". Hvis du sender et spørgsmål, venter du på et svar fra den adressat, der er angivet i feltet "Til". Hvis du er modtager, skal du svare. Det vil sige, at brevet og de oplysninger eller spørgsmål, det indeholder, rettes direkte til modtageren, der er angivet i dette felt.
"Kopi". Modtagere i dette felt modtager et brev til orientering eller bliver "inviteret til at vidne". Modtageren i kopier bør generelt ikke svare på brevet. Desuden anses det for høfligt at starte med sætningen "Undskyld at blande mig", hvis der er et sådant behov.
"Skjult kopi". Hovedmodtageren eller dem, der er i kopierne, kender ikke til, at der sendes et brev til den person, der er angivet i feltet "Bcc". Dette felt bruges også til massemail, så alle modtagere ikke kender din adressebog.

Når du svarer, skal du ikke glemme knappen "Svar til alle" - dette gemmer modtagerne af det første brev i kopier, og dit svar vil ikke passere dem. Du kan altid fjerne uønskede modtagere eller tilføje andre.

Hvis der er mere end to adressater i feltet "Til" i det modtagne brev, betyder det, at begge disse korrespondenter eller nogen af dem skal svare. Beslut, hvem der skal svare. Vær dog forsigtig, når du sender breve, der indeholder mere end to adressater i feltet "Til": for et brev, der sendes til alle, risikerer du ikke at modtage et svar fra nogen.

Emnefelt

Lad ikke dette felt være tomt. De personer, du korresponderer med, kan modtage hundredvis af e -mails om dagen og bruge dette felt til hurtigt at vurdere vigtigheden af e -mailindholdet.

Emnelinjen skal kort afspejle emnelinjen. Overskrifter som "Spørgsmål", "Hej!" eller tomme overskrifter giver dig enten en nybegynder eller mangel på grundlæggende forretningskorrespondancefærdigheder.

"Betydningen af at skrive"

Hvis brevet indeholder oplysninger om hastende ændringer, teksten i en aftale eller andre oplysninger, du først skal være opmærksom på, skal du bruge "høj" betydning, dette vil fremhæve brevet i mappen "Indbakke".

Brug ikke "høj" betydning forgæves!
Marker et personligt brev til en virksomhedskorrespondent eller et brev med et sjovt og ikke forretningsmæssigt billede eller link med vigtigheden af "lav".

Skriv et svar

Start med en hilsen, det er høfligt.
Tal med personen på samme sprog. Dette vedrører ikke kun det russisk / engelske sprog, men også tekstens form. Et uformelt svar på et formelt brev er respektløshed for respondenten og demonstration af ens egen lave kultur.
Brug ikke translitteration, undtagen når du sender breve fra mobile enheder. Hvis din e -mail -klient ikke understøtter russisk eller ødelægger kodninger, skal du vedhæfte svarteksten i applikationen.
Et forretningsbrev skal være præcist, specifikt og kortfattet.
- Nøjagtighed- medtag de nøjagtige detaljer, du refererer til (f.eks. datoen for mødet, punktet på dagsordenen for mødet, datoen og emnet for et andet brev eller filens navn).
- Konkretitet- det skal fremgå tydeligt af brevet, HVAD NØJAGTIGT kræves af modtageren.
- Laconicisme. Den, der tænker klart, udtrykker det klart, og din adressat ser det. Derfor er det ikke værd at angive på tre sider, hvad der kunne skrives i tre sætninger. Lakonisk forretningstekst er ikke tørhed, men tidsbesparelse og tanke præcision.
Hvis din e -mail indeholder flere spørgsmål, emner eller opgaver, skal du strukturere og adskille dem. Den kontinuerlige "sæbe" er svær at læse, og du kan faktisk springe over hovedspørgsmålet i brevet.
Besvar anmodningerne i brevet så præcist som muligt. Svaret på en anmodning eller opgave "Lad os gøre det!" ufuldstændig. "Vi vil gøre det på en sådan og sådan en dato", "om så mange dage", "efter sådan en sådan begivenhed" - dette er et mere bestemt og præcist svar.
Teksten skal være fri for fejl! Stavefejl er ikke skræmmende, men hvis du stave ordene forkert i hvert bogstav, bliver det meget hurtigt mærkbart og efterlader et negativt aftryk på dit billede af en forretningspartner.
Send aldrig et brev uden at læse, hvad du har skrevet! Læs dit svar og sørg for, at alt er kortfattet, præcist, klart, specifikt og fri for grammatiske fejl. Kontroller, om alle de nødvendige modtagere er angivet, om de er placeret korrekt i felterne "Til" og "Cc". Kontroller grammatiske fejl.
Citere teksten i det originale brev.
Med fuld citat (hvis dit svar på hele brevet som helhed), skriv teksten i svaret i begyndelsen af brevet, og ikke i slutningen!
Hvis dine svar er punkt for punkt, skal du adskille citatet med tomme linjer over og under.

Vedhæftede filer

Vedhæft ikke EXE-, PIF-, BAT-, COM-, CMD-, SCR -filer til breve - mange mailklienter eller servere blokerer sådanne vedhæftede filer tæt, og adressaten læser dem aldrig. Pak dem i et arkiv (zip, rar) som i en skal og læg dem i denne form.
Det anses for normalt at sende vedhæftede filer op til 2-3 megabyte uden advarsel. Hvis du vil sende en større vedhæftet fil, skal du kontakte korrespondenten, om en sådan fil vil passere hans server, eller om den vil passe ind i en postkasse.
Afstå fra vedhæftede filer med tvivlsomt indhold: For det første deler din korrespondent muligvis ikke din smag, og for det andet kan du forårsage problemer for en person, der arbejder i en organisation, hvor videresendelse af mail bruges.

Elektronisk signatur

Dens tilstedeværelse er nyttig (dine kontaktoplysninger er tilgængelige), og det er en god tone at demonstrere din professionalisme.
Signaturen må ikke overstige 5-6 linjer. Det skal mindst indeholde dit for- og efternavn. Derudover er det tilrådeligt at angive dit telefonnummer, e-mail-adresse, navn og fysiske adresse på virksomheden samt adressen på dets websted.
Har to muligheder for elektronisk signatur: til initiativ (egne) breve med fuld signatur

Et forretningsbrev bør have en klar struktur, hvis fordele er:

sparer din tid og adressatens tid
garanti for at læse brevet af adressaten og korrekt forståelse af dets essens;
modtager et klart og forståeligt svar.

Forretningsbrevsstruktur

Appel

Det er placeret i "header" i brevet og indeholder adressatens position og navn. For officiel virksomhedskorrespondance betragtes referencen "Dear" som standard, som er skrevet med et stort bogstav og i midten af arket. Og så er der mange muligheder afhængigt af hvad de skriver og til hvem. Så i Rusland er det sædvanligt at anvende ved navn og patronymi, i virksomheder med vestlig virksomhedskultur - bare ved navn. Hvis du kender din partner personligt, kan du kontakte denne måde: "Kære Andrey Petrovich," hvis du ikke ved det - "Kære hr. Smirnov." Forresten, når man henvender sig til en person, kan ordet "mester" ikke forkortes til "Mr.". Og du må under ingen omstændigheder skrive "Kære hr. AP Smirnov." Enten "Andrey Petrovich" eller "Mr. Smirnov".

Hvis du ikke skriver til kongelige, repræsentanter for religiøse trossamfund, præsidenter og parlamentarikere i forskellige lande, skal du betragte dig selv som heldig. For dem er der officielle appelformler, og for hver rang er der særlige. Inden du sender et sådant brev, skal du omhyggeligt kontrollere, om den valgte appel matcher adressatens status. Det er meget lettere at huske, hvordan man skriver til tjenestemænd: "Kære kammerat -oberst", selvom denne oberst er en kvinde. Men adressen "Mine damer og herrer" er sekulær, og det er bedre at bruge den til en invitation til åbningen af en modesalon. Hvis du inviterer til en forretningspræsentation - for eksempel nye borerigge - bruges den almindelige appel "Dear Sirs" ifølge den etablerede praksis. I dette tilfælde er det ligegyldigt, at kvinder også arbejder i denne organisation.

Eksempel:

til administrerende direktør
LLC "Concord"
Dobrovolsky P.I.

Kære Pavel Ilyich!
eller
Kære hr. Dobrovolsky!

Præambel

Kompilerer det første afsnit i brevet, som angiver dets formål, årsagen til at du fik det til at skrive det. Efter at have læst præamblen skal adressaten forstå essensen af brevet. For eksempel: Jeg skriver til dig for at udtrykke min utilfredshed med kvaliteten af råvarer til produktion af møbler, som din virksomhed leverer til os, og jeg ser frem til dine handlinger rettet mod en hurtig ændring i situationen til det bedre og kompensation for de tab, der er forvoldt os.

Eksempel: I løbet af den sidste måned fra den 2. juni i indeværende år er 10-15% af hver batch af dine råvarer affald. Disse fakta blev behørigt dokumenteret af specialisterne i vores virksomhed. Kopier af dokumenter er vedlagt dette brev. Tab af vores virksomhed i forbindelse med modtagelse af defekte råvarer beløber sig til omkring 1 million rubler. Vi har allerede samarbejdet med LLC "Concord" i fem år, og hidtil har vi ikke haft nogen grund til at klage. I denne situation insisterer vi på fuld kompensation for vores tab. Hvis det er nødvendigt, er vi klar til at foretage en fælles undersøgelse af afviste råvarer.

Konklusion

Det er nødvendigt for et kort resumé af al skriftlig og logisk færdiggørelse af brevet.

Eksempel: Jeg er sikker på, at du vil forstå denne situation, og i den nærmeste fremtid vender vores samarbejde tilbage til sin sædvanlige forløb.

Underskrift

Brevet slutter med adressatens underskrift (position + fulde navn), som er forud for den høflige standardform "Med venlig hilsen". Der er også mulige muligheder: "Med venlig hilsen", "Med håb om produktivt samarbejde", "Med taknemmelighed for samarbejde" osv. Når man underskriver et brev, er det vigtigt at tage hensyn til adressatens og adressatens rang. Brevet til den administrerende direktør skal også underskrives af den administrerende direktør eller i det mindste hans stedfortræder. I dette tilfælde skal signaturen svare til dens afkodning: situationen, hvor vicedirektøren sætter et skråstreg ved siden af direktørens efternavn og skilter med sit eget navn, er uacceptabel.

Eksempel: Med venlig hilsen Generaldirektør for Zarya Møbelfabrik AD Kiselev

P.S

Efterskrift (P.S.) - et efterskrift i slutningen af et brev efter underskriften - bruges sjældent i virksomhedskorrespondance. Det tjener til at informere adressaten om en vigtig begivenhed, der skete efter, at brevet blev skrevet, eller til at formidle ham oplysninger, der indirekte er relateret til emnet for brevet.

Eksempel 1: P.S. Jeg vil gerne informere dig om, at procentdelen af afslag i et parti råvarer, der blev modtaget for 3 timer siden, er steget til 17%!

Eksempel 2: P.S. Lederen af vores afdeling for modtagelse af råvarer vil møde dine specialister på dit anlæg i morgen kl. 14:00.

Ansøgninger

Vedhæftede filer er en valgfri tilføjelse til bogstavets hovedtekst og tegnes derfor på separate ark - hver vedhæftet fil på sit eget ark. Der er ingen regler for deres skrivning.

Standard forretningskorrespondance sætninger

Opslag

Vær opmærksom på, at forsinkelsen i forsendelsen ... skyldtes ...
Vi informerer dig om, at ledelsen af anlægget har truffet en beslutning ...
Vi informerer dig om, at dit forslag er blevet accepteret.
Vi meddeler, at vi ...
Vi vil gerne informere dig om, at ...
Vi vil gerne informere dig om, at vi desværre ikke kan ...

Modeller af udtryk, der forklarer motiver (Mest almindelige sætninger i begyndelsen af et standard forretningsbrev)

For at styrke beskyttelsen af ejendomme ...
Som svar på din anmodning ...
Til støtte for vores telefonsamtale ...
Til støtte for vores aftale ...
For at yde teknisk assistance ...
På grund af den vanskelige situation ...
I forbindelse med det fælles arbejde ...
Ifølge kundens brev ...

Hvis forfatteren er en juridisk enhed, overføres handlingerne:

Tredje person ental, for eksempel:
- Zarya -planten har ikke noget imod ...
- Det russisk-britiske joint venture "Soyuz K" tilbyder ...
- Kooperative "Naiv" garanterer ...
I flertredje person for eksempel: Ledelsen og fagforeningsudvalget for Zarya -anlægget spørger overbevisende ...
Første person flertal:
- Vær venlig ...
- Bekræfter ...
- Vi informerer ...

Hvis forfatteren er en fysisk person, overføres handlingerne:

Første person ental, for eksempel:
- Til din information…
- Jeg beder…
- Jeg informerer dig ...
Første person flertal, for eksempel:
- Vi godkender ...
- Vi har modtaget dit telegram ...
- Tillykke ...
- Vi støtter ...

Anmodning

Vi beder dig om at kontrollere arbejdets forløb ...
Handl venligst…
Angiv præstationsdata ...

Afsendelse af dokumenter eller materielle værdigenstande

Vi sender maskintegningstegninger ...
Vi sender de dokumenter, du er interesseret i, med en registreret pakkepost ...
Vi sender kontrakten underskrevet fra vores side ...

Bekræftelse

Vi anerkender taknemmeligt modtagelsen af din ordre og fortsætter med dens implementering ...
Vi bekræfter modtagelse af specifikationer for ...
Zarya -anlæg bekræfter leveringsbetingelserne for udstyr ...

Tilbud

Vi kan tilbyde dig…
Vi tilbyder dig at købe ...
Vi kan anbefale dig ...

Invitation

Vi inviterer dig til at deltage i diskussionen af projektet ...
Vær venlig at deltage i diskussionen af problemet ...
Vi inviterer en repræsentant for din virksomhed til at besøge ...

Afslag og afvisning af forslaget (projekt)

Projektet med titellisten for byggeprojekter for mængden af ... sendt af dig kan ikke godkendes af os af følgende årsager.
Dit forslag (projekt) blev afvist af følgende årsager ...

Påmindelse

Vi minder dig om, at i henhold til planen for fælles arbejde skal du ...
Vi minder dig om, at i overensstemmelse med ... skal du ...
Vi minder dig om, at din udestående betaling er ...
Vi minder dig om, at fristen for indsendelse af manuskriptet udløber ...

Garantier

Vi garanterer betaling.
Vi garanterer deadlines.
Vi garanterer kvaliteten af produkterne.

At tolke din egen position

Vores appeller om dette spørgsmål førte ikke til positive resultater.
Vi har ingen indvendinger mod designet.
Vi kan ikke levere varer til dig ... af følgende årsager: ...

Fortolkning af den anden parts handlinger

Sådan en forsinkelse kan føre til ...
Det er fuldstændig uforklarligt, hvorfor dit anlæg forsinker afsendelse af skimmelsvampe ...
Dine løfter bliver ikke holdt.

Endelige ord

Vi håber, at vores anmodning vil blive opfyldt.
Vi ser frem til yderligere samarbejde.
Med ønsker om succes.
Vi beder dig venligst om ikke at forsinke dit svar.
Vi beder dig om at undskylde os for forsinkelsen i at svare (for en fejl).

Erhvervskorrespondance Etik

Forretningskorrespondance er som enhver anden form for menneskelig interaktion baseret på et sæt etiske regler og normer, hvis hovedformål er "KORREKT OG RESPEKT FOR PARTNEREN." Selvom formålet med brevet er at klage, bør dets tekst ikke indeholde hårde ord og forkerte udtryk, der kan støde din modpart. Ved at sørge for at bevare din adressats værdighed, bevarer du dermed din egen.

start beskeden med en afvisning. Først og fremmest er det nødvendigt at angive motivationen for den trufne beslutning og gøre det klart, at det under visse omstændigheder er muligt at vende tilbage til behandlingen af spørgsmålet;
pålægge adressaten det forventede resultat af spørgsmålet, for eksempel: "Jeg beder dig om at studere og løse problemet positivt" eller "jeg beder dig godkende dette kandidatur"
tilskynde adressaten til at skynde sig, når han træffer en beslutning med ordene "presserende", "straks", "på kortere tid". Det er bedre at bruge etiketteformlerne "Jeg beder dig svare inden en sådan dato", "jeg beder dig inderligt om straks at informere om din beslutning"
tip til adressaten om hans imaginære uopmærksomhed, inkompetence, indtastning af teksten i brevet en formulering som "jeg foreslår omhyggeligt at studere ...".

For modtageren af virksomhedsbreve er de obligatoriske krav ud fra etiske standarder:

afslag fra svarformularen, hvor et anmodningsbrev eller et forslagbrev sendes tilbage til forfatteren med svaroplysningerne indsendt på dem;
hurtig og klar respons fra afsendelsesorganisationen. En forsinkelse eller ingen reaktion kan ses som uvillig til at samarbejde.

At følge de etiske standarder for virksomhedskorrespondance, der er anført ovenfor, kræver ikke, at du udfører en bedrift, og med tiden bliver det let og sædvanligt. Desuden vil det give dig et ry som en taktfuld person og endda lære dig at gøre modstandere til allierede.

Generelle regler for udarbejdelse af virksomhedsbreve

Ud over strukturen er en anden vigtig komponent i et kompetent forretningsbrev dens pæne design.

Informationsmail

Informationsmail- dette er et servicebrev, der informerer adressaten om oplysninger af officiel karakter.

Længden af et nyhedsbrev spænder fra et afsnit til flere sider.

Som regel underskrives nyhedsbreve af chefen for organisationen, og i tilfælde af massemail (f.eks. Til alle virksomhedens kunder) må de slet ikke indeholde en manuel signatur.

En henvendelse- et servicebrev sendt for at indhente officielle oplysninger eller dokumenter.

Generelt er anmodningsbreve sammensat på samme måde som anmodningsbreve. Henvendelsesbreve underskrives normalt af lederen af organisationen eller en officielt autoriseret embedsmand.

Teksten i anmodningsbrevet skal indeholde begrundelsen for behovet for at levere materialer eller oplysninger og den faktiske erklæring om anmodningen.

Henvendelsesbrevet kræver et svarbrev.

Svar brev

Et svarbrev er et servicebrev, der udarbejdes som et svar på et anmodningsbrev eller et anmodningsbrev.

Svaret kan være negativt (afvisningsbrev) eller positivt.

Teksten i brevsvaret skal bruge de samme sprogfraser og ordforråd, som forfatteren brugte i initiativbrevet, forudsat at anmodningsbrevet var sammensat sprogligt korrekt.

Du bør ikke medtage et link til det modtagne brev i svarbrevet ("Til dit brev fra _______ Nej .__ ...").

Oplysninger om initiativbrevet er inkluderet i registreringsnummeret på brevsvaret. Det tilrådes at starte brevafvisningen med begrundelsen for afslaget: "I forbindelse med ...", da et negativt svar skal begrundes, du kan ikke bare afvise anmodningen uden forklaring.

Bekræftelsesbrev

Et bekræftelsesbrev er et servicebrev, hvor adressaten bekræfter tidligere indgåede aftaler, intentioner, modtagelse af oplysninger, dokumenter eller andet materiale osv.

Den centrale sprogformel for denne type breve er: "Vi bekræfter (modtagelse af dokumenter, foreløbig aftale, samtykke til ...)".

Når du bekræfter en foreløbig aftale i teksten i brevet, er det nødvendigt kort at angive dens essens.

Hvis modtagelsen af dokumenter bekræftes, skal du navngive dem osv. Et bekræftelsesbrev kan ende med en anmodning, et ønske, et forslag.

Reklamationsbrev

Et klagebrev er et proaktivt forretningsbrev, hvis formål er at udtrykke en klage eller utilfredshed med adressaten.

I konklusionen bør specifikke ønsker eller forslag til at rette op på situationen komme til udtryk.

Garantibevis

Garantibrev har til formål at give adressaten skriftlige garantier for at bekræfte visse løfter eller betingelser, hensigter eller handlinger fra forfatteren (afsenderorganisationen), på en eller anden måde, der påvirker adressatens interesser.

Garantibrev er rettet til en organisation eller individ. Ordet "garanti" må slet ikke nævnes i teksten i brevet, ikke desto mindre forbliver brevet et dokument, der indeholder garantien.

Betaling for det udførte arbejde, tidspunktet for dets færdiggørelse, arbejdets kvalitet, varernes kvalitet, tidspunktet for dets levering, betaling for de modtagne produkter osv. Kan garanteres. Disse aspekter kan udgøre indholdet af en hele brevet eller inkluderes i teksten i brevet som dets komponent.

Garantibrevene er af eftertrykkelig juridisk karakter, der i status svarer til dokumenter af kontraktmæssig karakter. Oftest udstedes garantibrev for at bekræfte betalingen.

I dette tilfælde er det obligatorisk at angive kontraktnummeret og fakturaen, som betalingen skal foretages efter.

Garantibrev adskiller sig ved klarhed, nøjagtighed og entydighed i formuleringerne - da vi taler om at stille garantier til adressaten på vegne af og på vegne af en organisation eller en embedsmand. Det skal angive, hvilken type operation der skal udføres.

Sådanne breve kan begynde med en erklæring om essensen af de garantier, der stilles til adressaten, for eksempel: "Med dette brev garanterer jeg ...".

I andre tilfælde kan garantibeviset indeholde en redegørelse for årsagerne til, at forfatteren har til hensigt at erklære sig rede til at give adressaten visse garantier. I dette tilfælde er den tilsvarende erklæring formuleret i den sidste sætning, for eksempel: "Vi garanterer betaling" eller "Jeg garanterer rettidig og fuld betaling".

Et træk ved denne type breve er tilstedeværelsen sammen med forfatterens underskrift (f.eks. Direktøren for en organisation) signaturen af en embedsmand, der er direkte ansvarlig for økonomiske eller andre spørgsmål. Hvis et garantibrev sendes som en forpligtelse til at betale for et køb, en ydelse osv., Skal det indeholde betalingsorganisationens bankoplysninger.

Nøglesætningen i garantibrevet kan indeholde ord og udtryk:

Vi garanterer ...
Vi garanterer, at ...
Firma "Partner" garanterer ...
Send venligst til vores adresse kontant ved levering (garantitype) ...
Vi garanterer betaling ...
Vi garanterer hermed ...

Resumé

Et CV er en type forretningsbrev rettet mod den mest komplette og fordelagtige præsentation af en specialist for en arbejdsgiver.

Når du skriver et CV, skal du klart følge en række regler:

Introducer dig selv
Uddannelse
erhvervserfaring
Skal jeg angive det ønskede vederlagsniveau?
Skal jeg give yderligere oplysninger om mig selv?
Har du brug for personlige oplysninger?
Tilpas dit CV til arbejdsgiverens krav
Holdning til forretningsrejser
Tilgængelighed af anbefalinger
Overførselsbrev

Der er ikke og kan ikke være et enkelt CV til alle lejligheder, der kunne sendes til alle virksomheder uden ændringer.

Hver gang skal du først tænke over, hvilke kvaliteter der vil blive værdsat i et nyt job, og ændre cv'et i overensstemmelse med dem. Oplysningerne i cv'et skal være pålidelige. Efterlad ikke tomme pletter på dit CV.

Og vigtigst af alt, skal CV’et være kort: højst en - en og en halv side. Din evne til at formulere, opsummere er en indikator på et højt niveau af generel kultur.

Tilstedeværelsen af et foto på CV'et tilskyndes.

Bekræftelse af fakta og arbejdsbetingelser i organisationen, korte oplysninger om de besatte stillinger og de udførte opgaver (for et anbefalingsbrev fra en privatperson angiver dette afsnit for hvilken tidsperiode og i hvilken egenskab forfatteren af brevet kender den anbefalede). Ansvarslisten skal vise kvalifikationer hos den person, der anbefales. Hvis den anbefalede havde forskellige stillinger, angives dataene om de besatte stillinger og de udførte opgaver for hvert tidsinterval. Eksempel: Vladimir Aleksandrovich Sidorov arbejdede i "Vector" -virksomheden fra den 12. marts 1998 til den 16. marts 2002, herunder fra den 12. marts 1998 til den 16. marts 2002 - som leder af handels- og indkøbsafdelingen fra 17. marts til 25. november, 2002 - som seniorchef i samme afdeling. Hans ansvar som leder bestod i at organisere levering af komponenter, som senior manager - i at organisere interaktion mellem virksomheder -leverandører af komponenter og produktion.
En kort beskrivelse af de faglige, forretningsmæssige og personlige egenskaber ved den anbefalede og opnåede succes under sit arbejde i organisationen. Du bør opgive generelle ord som pålidelige, kompetente, samvittighedsfulde osv. Og fokusere på specifikke fakta, der kendetegner den person, der anbefales i form af hans faglige kvaliteter, evne til at klare visse opgaver. Her kan du fokusere på kategorier som f.eks. som niveau viden og hårdt arbejde i udførelsen af grundlæggende opgaver, evnen til at klare ikke-standardiserede opgaver, opfindsomhed, initiativ, lærbarhed, evnen til at tilpasse sig i forskellige situationer, følelsesmæssig stabilitet, lederegenskaber. Her kan du give en omtrentlig sammenligning af det arbejde, der anbefales med hans kollegers arbejde, angiver de mest betydningsfulde præstationer, projekter udviklet og udført af ham personligt. Eksempel: Jeg mestrede uafhængigt softwaren, gennemførte selvstændigt og med succes forretningsforhandlinger, effektivt overvåget underordnede osv.
Årsager til at ændre arbejdsstedet (forlade organisationen, flytte til et andet sted). Dette kan være en ændring i organisationens profil, lukning af en enhed, personaleforandringer i organisationen, ændring af bopæl osv.
Konklusioner. Kort og specifik vurdering af kompetence, forretningskvaliteter hos den anbefalede person, hans kreative potentiale og karrieremuligheder. Anbefalinger til besættelse af en eller flere bestemte stillinger (i nogle tilfælde er det tilrådeligt at angive i hvilken grad du anbefaler en person til den ønskede stilling: ubetinget, stærkt, med nogle forbehold, anbefaler du ikke). Eksempel: Sidorov Vladimir Aleksandrovich er flydende inden for teknologi ... (har stor erfaring med serversoftware ... eller ... kan selvstændigt arbejde med virksomhedskunder ... osv.). Jeg tror, at Mr. Sidorov effektivt kan varetage opgaverne som chef for en division, der arbejder i stillinger som chef for en afdeling, stedfortrædende leder af computingafdelingen i en mellemniveau virksomhed.
Kontaktoplysninger på den person, der underskriver brevet. Dette punkt er især relevant for anbefalingsbreve skrevet af enkeltpersoner, da det er muligt, at en ny arbejdsgiver efter at have læst et anbefalingsbrev ønsker at præcisere nogle detaljer.

Pressemeddelelse

En pressemeddelelse er en informativ besked til medierne, hvis opgave er at henlede opmærksomheden på en bestemt begivenhed (sket eller kommende) for at maksimere dækningen af denne begivenhed i medierne.

Pressemeddelelser udarbejdes og sendes af pressetjenester fra virksomheder og organisationer og har visse regler for skrivning:

overskriften på dokumentet skal indeholde ordet "Pressemeddelelse" og datoen for distributionen;
pressemeddelelsens titel skal afspejle dens emne så klart som muligt, meddelelsen i informationsmeddelelsen;
mere detaljeret kan essensen af pressemeddelelsens titel oplyses i underoverskriften (dens tilstedeværelse er dog valgfri);
første afsnit i pressemeddelelsen skal indeholde følgende oplysninger: hvad, hvor og hvornår der skete (vil ske);
mængden af pressemeddelelsen må ikke overstige halvanden side med maskinskrevet tekst. I dette tilfælde er det tilrådeligt at begrænse dig selv til en side, herunder underskrift og sidehoveder og sidefødder på organisationens brevpapir;
pressemeddelelsen kan indeholde citater fra nyhedsskabere - ansvarlige foredragsholdere i organisationen;
pressemeddelelsen er udarbejdet på brevpapiret i organisationen;
Underskriften til pressemeddelelsen skal indeholde det fulde navn på den kontaktperson, der kan give yderligere oplysninger om emnet for pressemeddelelsen, og hans kontaktoplysninger: telefon (helst mobil), e-mail, ICQ-nummer.

Tillykke brev

"Tillykke" -formatet tilhører kategorien personlig virksomhedskorrespondance.

Det er tegnet på et lykønskningspapir eller et postkort, og når det er tegnet, kan og bør en kreativ tilgang sejre. Dette gælder både teksten i brevet og dets design.

Tillykke kan være personlige (tillykke med fødselsdagen) eller massive (f.eks. Godt nytår).

I det første tilfælde skal adressen til adressaten være personlig - ved navn og patronym; i det andet tilfælde kan det være generelt, for eksempel "Kære venner!".

Desuden skal afsenderen i begge tilfælde personligt underskrive lykønskningen (ved afsendelse af masse -tillykke bruges fax).

Personligt tillykke

Massetillykke

Invitation brev

"Invitation" -formatet tilhører kategorien personlig virksomhedskorrespondance.

Det er tegnet på et officielt brevpapir eller postkort og har til formål at underrette adressaten om en bestemt festlig begivenhed, som han inviteres til at deltage i.

Invitationen skal nødvendigvis indeholde oplysninger om sted og tidspunkt for begivenheden samt dets navn.

Invitationen skal angive den acceptable dresscode (f.eks. Sort og slips) samt antallet af personer, som denne invitation gælder for.

Som regel er invitationen af personlig karakter, men under massebegivenheder kan den være upersonlig.

Personlig invitation

Masseindbydelse

Brev til taknemmelighed

"Taknemmelighed" -formatet tilhører kategorien personlig virksomhedskorrespondance og har til formål at udtrykke taknemmelighed over for adressaten.

Som regel udtages der taknemmelighed på organisationens officielle brevpapir, men det kan udstedes som et postkort.

Teksten til takkebrevet er skrevet i en lakonisk, venlig-officiel stil med henvisning til begivenheden, der fik afsenderen til at udtrykke sin taknemmelighed over for adressaten. Hvis det ønskes, kan adressatens andre fortjenester også angives. Taknemmeligheden bekræftes af afsenderens personlige underskrift og i nogle tilfælde af organisationens segl.

Eksempel: Besked fra Storbritanniens premierminister til formanden for Council of People's Commissars i Sovjetunionen (25. april 1942) ”Jeg er dig meget taknemmelig for dit budskab den 23. april. Vi vil helt sikkert byde hr. Molotovs besøg velkommen, som jeg er sikker på, at vi vil kunne udføre en masse nyttigt arbejde. Jeg er meget glad for, at du finder det muligt at tillade dette besøg, som jeg er sikker på vil være meget værdifuld. "

Brev om kondolence

"Condolences" -formatet tilhører kategorien personlig virksomhedskorrespondance og har til formål at udtrykke empati og støtte til adressaten om en anden trist begivenhed eller tab.

Når man skriver en kondolence, er det meget vigtigt at vælge de rigtige oprigtige ord, der virkelig kan støtte adressaten i hans sorg.

Samtidig er det vigtigt at udtrykke dine følelser og følelser omkring det, der skete.

Kondoleanser tegnes i en behersket, korrekt stil på et officielt brevpapir eller et særligt postkort og bekræftes af afsenderens personlige underskrift.

Forretningsbrev- et dokument, der bruges til kommunikation, overførsel af oplysninger i en afstand mellem to korrespondenter, der både kan være juridiske personer og enkeltpersoner.

En leder eller en ledelsesspecialist i form af sit arbejde skal skrive mange forretningsbreve.

Forretningsbreve omfatter karakteristika, CV’er, anbefalingsbreve, påmindelses- og taknemmelighedsbreve, breve - invitationer til et interview eller en præsentation, afvisningsbreve, krav, klager osv.

Sådan skriver du et forretningsbrev korrekt

business brevpapir skal være af god kvalitet, absolut rent, pænt klippet;
det er ønskeligt, at forretningsbrevsformularen er med organisationens logo, dets fulde navn, post- og telegrafadresse, telefon, fax, e-mail-adresse og bankoplysninger;
officielle forretningsbreve udskrives på forsiden af arket uden pletter; alle sider undtagen de første er nummereret med arabiske tal;
bredden på margen på venstre side af arket skal være mindst 2 cm, afsnittet begynder med en rød linje med en indrykning på fem intervaller fra linjens venstre kant; teksten udskrives med halvanden til to intervaller; det er tilrådeligt at undgå orddeling;
i det øverste højre hjørne af forretningsbrevet under afsenderorganisationens adresse sættes datoen, helst fuldstændigt (f.eks. 2. januar 2007);
organisationens navn eller efternavn og adresse på den person, som forretningsbrevet sendes til, er anbragt på venstre side af arket
nedenfor, fra kanten af linjen eller i midten af arket, skrives en høflig adresse; for eksempel "Kære Ivan Ivanovich"; efter adressen kræves et komma, men der er ofte sat et udråbstegn for at starte den næste sætning med en rød linje og med et stort bogstav;
forretningsbrevet slutter med taknemmelighed for samarbejdet og udtryk for håb om dets fortsættelse;
underskriften er placeret på højre side af arket, efter den sidste høflighedsfrase, for eksempel "Med venlig hilsen ...", underskriverens efternavn udskrives under hans håndskrevne underskrift;
beslutninger om alle former for indgående korrespondance skal foretages med blyant eller på separate ark; et forretningsbrev foldes med teksten indad, og de vigtigste forretningsbreve foldes ikke, hvortil de sendes i store tykke konvolutter;
en telegrafforespørgsel skal besvares inden for 3 dage, et forretningsbrev - 10; Hvis anmodningen kræver detaljeret behandling, skal du inden for 3 dage informere om, at forretningsbrevet er taget i betragtning og give et endeligt svar inden for 30 dage.

tænkningens nøjagtighed og klarhed - korte ord, korte sætninger, korte afsnit
maksimal tilgængelighed af teksten til forståelse, brug af enkle sætninger, der præcist og utvetydigt udtrykker essensen
læsefærdigheder
rigtighed

Alle de grundlæggende regler, der er beskrevet nedenfor, vedrører primært forretningskorrespondance med dine partnere, kolleger, kunder og kunstnere. Deres brug i personlig korrespondance er en privatsag for alle. Men at følge disse regler i personlig korrespondance vil kun skabe et godt indtryk af dig.

Forretningsmailetik

Hvis du pludselig ikke vil læse videre, skal du begrænse dig til i det mindste følgende grundlæggende regler:

Brug knappen "Svar alle", når du svarer. Dette bevarer kopier af modtagerne af den første e -mail, så dit svar ikke vil gå forbi. Jeg anbefaler stærkt at skjule knappen "Svar" i grænsefladeindstillingerne. Hvis det er nødvendigt, kan du fjerne uønskede modtagere "i hånden".
Efterlad ikke feltet "Emne" tomt. De personer, du korresponderer med, modtager muligvis hundredvis af e -mails om dagen, og de bruger dette felt til hurtigt at vurdere e -mailens betydning og indhold.
Citere breve. Start ikke et svar med et nyt brev, klik på "Svar alle" på det modtagne brev og sluk ikke for citatfunktionen, når du svarer og videresender i indstillingerne for e -mailklienten.
Når det er fuldstændig citeret(hvis dit svar på hele brevet som helhed) skriver svarets tekst i begyndelsen af brevet, og ikke i slutningen, nederst.

VIL FORTSÆTTE?

Modtagelse af breve

Modtagne breve skal læses. Hvis du modtog et brev, betyder det, at nogen har sendt det af en eller anden grund (naturligvis betragtes spam ikke her). Hvis en person har breve markeret som ulæste, og de er ældre end en dag, ved han ikke, hvordan han skal arbejde med post. Det kan dog tilgives, hvis:
- personen døde eller pludselig blev syg;
- arbejde med post er ikke inkluderet i hans officielle opgaver (så har han ikke brug for en forretnings-e-mail).
Hvis du ikke er leder, skal du tjekke din mail mindst 2 gange om dagen: om morgenen og om eftermiddagen. Manglen på et svar fra dig på et produktionsspørgsmål kan standse andre menneskers arbejde og forsinke løsning af spørgsmål.
Hvis du er leder, skal din dag starte med at køre en e -mail -klient, der ikke aflæses hele dagen og automatisk kontrollerer din mail. Indstil automatisk levering / modtagelse af mail mindst hvert 10. minut (gerne 1-3 minutter).
Du har modtaget et brev. Hvis du har meget travlt, skal du straks vurdere, hvem det er fra, emnet og skumme det igennem dine øjne - dette vil hjælpe dig med hurtigt at beslutte, om brevet kræver et akut svar eller kan vente lidt.
Hvis du kan, så svar med det samme. Dette er den nemmeste og mest effektive måde at flytte din virksomhed på og undgå at indsamle poststop.
Hvis du forstår, at du ikke kan svare inden for 24 timer, er det bedre med det samme at skrive "jeg svarer inden for et par dage" eller i det mindste "jeg svarer lidt senere."

Til, Cc, Bcc felter

Husk, at der er "Til", "CC" og "BCC" felter. Dine yderligere handlinger (og handlinger fra korrespondancepartnere) afhænger af dem, når du modtager et brev:
- “Til” - brevet og de oplysninger eller spørgsmål, det indeholder, rettes direkte til modtageren. Hvis du sender et spørgsmål, forventer du et svar fra den adressat, der er angivet i feltet "Til". Hvis du er modtager, skal du svare.
- "CC" ("Kopi") - modtagere, der står i kopier, modtager et "notat" -brev til orientering eller "inviteres til at være vidne". Modtageren i kopier bør generelt ikke svare på brevet; Desuden anses det for høfligt at starte med sætningen "undskyld at blande mig", når der er et sådant behov.
- "BCC" ("blind carbon copy") - et felt for "paladsintriger". Ved at angive en modtager i dette felt, sender du "i hemmelighed" dette brev til ham: hovedmodtageren eller dem, der er i kopier, ved ikke, om det er at sende et brev til denne person. Det bruges også til massemail, så alle modtagere ikke kender din adressebog.
Brug knappen "Svar alle", når du svarer. Dette bevarer kopier af modtagerne af den første e -mail, og dit svar vil ikke passere dem.
Fjern IKKE fra kopier af det brev, folk tilføjede der af din korrespondent. Hvis du vil svare på noget personligt, så andre korrespondenter ikke modtager dit svar, skal du derefter slette alle fra kopierne, undtagen ham, der skrev brevet (ja, vi bruger aldrig knappen Svar).
Hvis der er mere end to adressater i feltet "Til" i det modtagne brev, betyder det, at begge disse korrespondenter eller en af dem skal svare. Overvej, at BÅDE skal svare - hvis brevet er rettet til dig og til en anden, skal du også svare dig (selvom det er et svar som “Dette spørgsmål er bestemt ikke for mig, lad sådan og sådan svare”).
Til gengæld anbefales det stærkt, at du IKKE inkluderer mere end én modtager i feltet "Til". For et brev sendt til to, vil du ikke modtage et svar fra nogen, da hver vil tro, at den anden vil svare. Ikke alle har læst denne artikel.
At videresende privat korrespondance til en mailingliste uden samtykke fra korrespondenterne er uetisk!

Emnefelt

Lad det ikke stå tomt.
Brevets emne skal være kort, men afspejler hovedindholdet, genstand for brevet. Overskrifter som "Spørgsmål", "Hej!" eller tomme overskrifter giver dig en nybegynder, der mangler grundlæggende forretningsskrivningsevner.
Når du besvarer en af flere e -mails med forskellige emnelinjer, skal du besvare de korrekte. Besvar brevet med emnet "Møde tirsdag, 18.04" om mødet og på brevet "Materialer til tryk" om materialer til tryk. Dette skyldes citeringen af tidligere korrespondance (se nedenfor afsnittet "Skrivning af breve").
Hvis du regelmæssigt skal sende e-mail, f.eks. Ugentlige rapporter, skal du prøve at holde overskriften konstant, eller i det mindste skal en del af den være konstant, så modtageren kan oprette automatiske regler for sortering af sådan mail.

Betydningen af at skrive

Hvis brevet indeholder oplysninger om hastende ændringer, aftaleteksten eller andre oplysninger, du først og fremmest skal være opmærksom på - brug den "høje" betydning, dette vil fremhæve brevet i mappen "Indbakke".
Brug ikke "høj" betydning forgæves - "høje" mennesker er irriterende, vær mere beskedne.
Marker et personligt brev til en virksomhedskorrespondent eller et brev med et sjovt billede eller et link med betydningen "lav".

Skrivning af breve (svar)

Start med en hilsen, det er høfligt. "Hej gria!" tyder på, at du er for doven til at skrive personens navn. Selv bare "Andrey!" eller "God eftermiddag!" ganske høfligt og nok.
Tal med personen på samme sprog. Dette gælder ikke kun det russisk / engelske sprog, men også tekstens form. Hvis du modtog et formelt brev, vil et uformelt svar på det være respektløst over for respondenten og en demonstration af din egen lave kultur. Det formelle svar på en uformel appel er enten en opfordring til overholdelse af regler, eller det kræves simpelthen af virksomhedsregler.
Prøv altid at svare på det sidste brev i korrespondancekæden, og ikke på et mellemliggende brev.
Ne ispolzuyte translit bortset fra tilfælde af afsendelse af breve fra forhold, hvor det er svært at skrive tekst på en anden måde (f.eks. fra en mobil eller fra en computer uden et russisk tastaturlayout).
Hvis din mailklient ikke understøtter det russiske sprog eller ødelægger kodningerne, skal du vedhæfte svarteksten med en vedhæftet fil.
Et forretningsbrev skal være præcist, kortfattet og specifikt:
- Nøjagtighed - inkluder de nøjagtige detaljer, du refererer til (dato og emne for et andet brev, mødedato, dagsordenspunkt for mødet, filnavn, link til et dokument på internettet osv.).
- Laconic - nogle angiver på tre sider, hvad der kunne skrives i tre sætninger. Den, der tænker klart, udtrykker det tydeligt, og din korrespondent ser det.
- Specificitet - det skal fremgå tydeligt af brevet, HVAD PRÆCIS der kræves af modtageren, hvilke handlinger de ønsker fra ham.
Forretningskorrespondance er ikke et sted for epistolære øvelser og ikke et sted for at udtrykke følelser. Til dette er der fora, chatrum og andre midler til elektronisk interpersonel kommunikation. Lakonisk forretningstekst er ikke tørhed, men tidsbesparelse og tanke præcision.
Hvis brevet indeholder flere spørgsmål, emner eller opgaver, skal du strukturere dem og adskille dem med afsnit med eller uden nummerering. Den kontinuerlige ”tankestrøm” er svær at læse, og det er let at gå glip af hovedpunktet i brevet. Desuden har nogle mennesker en tendens til straks at sende et dårligt struktureret brev til skraldespanden (selvom dette sandsynligvis er ekstremisme).
Husk på, at svaret på en anmodning eller opgave "Lad os gøre det!" ufuldstændig. “Vi vil gøre det på en sådan og sådan dato”, “om så mange dage”, “efter sådan en sådan begivenhed” - det er mere bestemte og præcise svar.
Hvis brevet er formuleret på en sådan måde, at det simpelthen kan besvares "ok", vil svaret sandsynligvis blive modtaget meget hurtigere. Hvis du f.eks. Har flere muligheder for, hvad du skal gøre, kan du foreslå en standard.
Teksten skal være fri for fejl. Øjenkugler ikke skræmmende, men hvis du skriver og skriver ordet forkert i hvert bogstav, bliver det meget hurtigt mærkbart, og dine "tre" med minus på russisk bliver indlysende (samt spekulative yderligere konklusioner om dit generelle uddannelses- og kulturniveau) .
Prøv ikke at bruge html-formatering af brevet. Desværre er dette format til at skrive bogstaver standard i Outlook, men når du bruger det, især når du citerer (svarer og videresender), opstår der mange spørgsmål.
Hvis du har modtaget en e-mail i html-format, skal du IKKE ændre den til ren tekst, dette bryder afsenderens opfattelse af oplysninger, når du modtager dit svar. Jo vigtigere din korrespondent er for dig, desto vigtigere er det at bevare sin tilstrækkelige opfattelse. Du kan klare at fremhæve dine svar i html -citater med farve, eller du kan bruge knappen "Reducer indrykning" på html -formateringspanelet (selvom der er nogle lunefulde nuancer).
Citere teksten i det originale brev. Hvad tror du det ville betyde? Jeg ved heller ikke: Til: AIST - kreativ fugl Emne: Re: Re: Re: Spørgsmål Ok! Vasya
Rediger aldrig en anden persons tekst, når du citerer! Dette er en slags brevforfalskning.
Med fuld citat (hvis dit svar på hele brevet som helhed), skriv teksten i svaret i begyndelsen af brevet, og ikke i slutningen.
Hvis du besvarer punkttegn ved hjælp af citater, skal du adskille citatet med tomme linjer OVEN OG NED, og bruge store bogstaver i begyndelsen af sætningerne. Prøv at finde svarene her:> vi foreslår, at du udskifter logoet med det vedhæftede,> da denne meget farverige baggrund ikke fandt logoet i vedhæftede filer> rettede indskriften - i stedet for "fisk" skal du skrive "slave"! > ellers vil vi blive misforstået, indskriften blev rettet, undskyld> og den sidste ...
Tamara Vorotyntseva - udviklingsdirektør for uddannelsesfirmaet "BUSINESS PARTNER" (Moskva). Praktiserende erhvervstræner, forfatter til bogen "Building a Personal Training System" og publikationer i erhvervspublikationer i Rusland, Kasakhstan og Ukraine. Skaberen af internet-mailinglisten: "E-mail-korrespondance i erhvervslivet" på serveren subscribe.ru! Bogen er en praktisk guide til forretningsfolk, der er i aktiv korrespondance med kunder og partnere. Det præsenterer værktøjer, der hjælper med at gøre elektronisk kommunikation effektiv, optimal i tid og resultater, så tæt som muligt på de normer og regler, der er vedtaget i det moderne erhvervsliv. Forfatteren giver praktiske råd, illustrerer sine observationer med sager fra livet og giver begrundede konklusioner. Bogens tekst er rig på genkendelige eksempler på ægte forretningskorrespondance. Forfatteren deler sine observationer, teknikker, "tricks", der kan påvirke effektiviteten og effektiviteten af en forretningsmail betydeligt. Hvis du er en forretningsmand, og det er vigtigt for dig at skrive hurtigt, kortfattet og kompetent i overensstemmelse med reglerne for god forretningsstil, bliver denne bog din pålidelige assistent.

Bestil:

Når du arbejder med felterne "Til" ("Til"), "Cc" ("Cc"), "Bcc" ("Bcc"), skal du huske, at dette er en vigtig del af e -mailen, der påvirker deltagernes videre handlinger i korrespondancen.

"Til den"). Dette felt indeholder adressen på den modtager, som brevet er rettet direkte til, og de oplysninger, det indeholder. Brevets forfatter venter på svar fra hovedmodtageren. Hvis der er to adressater i dette felt, venter forfatteren af brevet på et svar fra hver eller en af dem (husk dette, hvis dit navn vises på listen over modtagere). På samme tid (hvis du er afsender) skal du huske på, at det ikke er særlig hensigtsmæssigt at inkludere mere end én adressat i feltet "Til" ("Til"). For et brev sendt til flere adressater modtager du muligvis ikke et eneste svar, da alle vil tro, at den anden vil svare.

Hvis brevet er rettet til dig, men indeholder andre modtagere i kopien, skal du bruge knappen "Svar ALLE", når du svarer! Dette vil gemme den adressatkreds, der er angivet af korrespondentens initiativtager.

"Kopi" ("Ss"). V I dette felt skal du angive adresserne på modtagere, der efter din mening burde være opmærksom på korrespondancen om dette spørgsmål. Disse adressater modtager kun information "til orientering". Modtageren i kopien behøver normalt ikke at svare på brevet, men kan gøre det om nødvendigt.

BEMÆRK. DET ER VIGTIGT!

Hvis dit navn er i feltet "Kopi" ("Cc"), skal du huske, at der er situationer, hvor det er ekstremt vigtigt at være høflig, når du indgår korrespondance. Brug sætninger: "Lad mig deltage i diskussionen" eller "Lad mig deltage i din samtale" eller "Lad mig fortælle dig min mening."

"Bcc" ("Bcc"). Dette felt er forbudt til brug i nogle virksomheder, da det er et værktøj, der er i strid med etiske kommunikationsstandarder. Formålet med dette felt er at invitere adressaten til at blive et "hemmeligt vidne".

Hvis det er sædvanligt i din forretningspraksis at bruge dette felt i dit arbejde, skal du overveje følgende. Modtageren i "blind carbon copy" forbliver usynlig for hovedmodtageren og for modtagerne i carbon copy. Nogle gange er det ikke malplaceret for afsenderen og den "hemmelige modtager" at have en foreløbig aftale (eller efterfølgende information) om årsagen og formålet med denne informationsmetode.

BEMÆRK. DET ER VIGTIGT!

Den "skjulte" modtager bør kategorisk ikke indgå korrespondance fra dette felt.

I løbet af de sidste årtier har virksomhedskorrespondance via e-mail vundet enorm popularitet og er blevet en af de vigtigste metoder til forretningskommunikation. I dag er det svært at finde en sådan person, der ikke ville bruge e-mail i praksis med interpersonel kommunikation. På trods af dette stiller mange i dag spørgsmålet: så alle regler overholdes? Hvordan danner man et godt indtryk af afsenderen ved hjælp af et kompetent brev?
Denne artikel beskriver reglerne for virksomhedskorrespondance via e-mail, og de praktiske tip, der præsenteres i artiklen, hjælper dig med at lære den korrekte forretningskommunikation, når du skriver e-mails.
Mange mennesker starter dagen med at tjekke deres postkasse for nye beskeder. Men desværre, på trods af udbredelsen af denne metode til udveksling af oplysninger, ved mange ikke, hvordan de korrekt bruger sproget i virksomhedskorrespondance, idet de tager fejl af e -mails som en uformel kommunikationsform.
På grund af leveringshastigheden forenkler det udvekslingen af vigtige officielle dokumenter, formularer, erklæringer, men selv her begår folk fejl, når de sender breve. Det sker ofte, at ved udarbejdelse af en e-mail ved udveksling af filer, adressaterne af en eller anden grund ikke tegner ledsagende skitser og ikke indtaster emnet, hvilket kan komplicere modtagernes arbejde. Formålet med denne artikel er at besvare spørgsmålet: hvordan man sender en e -mail og overholder alle reglerne for forretningsmæssig skriftlig kommunikation via e -mail?
Når du skriver e -mails, skal alle de angivne felter udfyldes
Forretnings-e-mail-regler forpligter afsenderen af brevet til at udfylde alle de felter, der er angivet i e-mailen, f.eks. Adresse og navn på modtageren og afsenderen af brevet. Der skal beskrives et emne, der kort beskriver essensen af det brev, der sendes. Meget ofte afhænger skæbnen af det sendte brev og hastigheden for at løse problemet angivet i det af det korrekt beskrevne emne. En virksomheds -e -mail skal starte med en hilsen - denne enkle respektvisning for modtageren er meget vigtig i korrespondance. Hilsenen skal følges af teksten, der kaldes "bogstavets brødtekst", og i slutningen efterlades underskriften, for eksempel "Med venlig hilsen Brisov Petr Ivanovich."
Hilsener i forretningskorrespondance
Det er værd at fokusere yderligere på dette punkt, da gestus af respekt er meget vigtig i ethvert aspekt af virksomhedskommunikation. Den optimale hilsen er "God eftermiddag" eller "Hej". At føre forretningskorrespondance via e-mail begrænser afsenderens brug af sætningerne "God aften" eller "Godmorgen", da modtageren kan læse brevet meget senere, end det blev modtaget. Det er heller ikke korrekt at bruge almindelige udtryk, der bruges i hilsner
Efter ordet eller hilsningsfrasen skal du kontakte modtageren ved navn og patronym, og hvis navnet er ukendt for afsenderen, kan du springe dette øjeblik over. Derefter kan du gå videre til at fastlægge formålet med brevet.
Vedhæftede filer i forretningsmailkorrespondance
Hvis hovedformålet med brevet ikke kun er en skriftlig fortælling og præsentation af problemets essens, men også at sende en fil, er det bedre at vedhæfte det objekt, der skal sendes først. Det sker ofte, at mange afsendere, på grund af uopmærksomhed, efter at have fastlagt essensen af spørgsmålet i brødteksten, glemmer at vedhæfte den nødvendige vedhæftning. En sådan uagtsomhed kan påvirke afsenderen af forretningsbrevet negativt.
E -mailadressen skal være genkendelig og kortfattet
Virksomhedens e-mail-regler forpligter afsenderen til at have et genkendeligt e-mailnavn, som skal indeholde sandfærdige oplysninger om afsenderens navn. Officielle breve og appeller ser meget uforståelige og dumme ud, når uformelle udtryk eller ord er angivet i e-mail-adressen, for eksempel e-mail-adressen "limon_petya". Det ser meget uværdigt ud for en voksen. For virksomhedskorrespondance er det bedst at oprette en separat e -mail og følge forretningsmails etikette.
Brug af funktionen Hurtig svar (svar) til at besvare tidligere modtagne e -mails
Funktionen Svar eller svar (forkortet Re :) hjælper brugeren med at reagere hurtigt på tidligere sendte meddelelser fra afsenderen. Denne funktion har også den universelle evne til at læse den tidligere korrespondance med samtalepartneren om et givet emne. Men reglerne for virksomhedskorrespondance via e-mail forpligter afsenderen til at omdøbe emnet for forretningsbrevet, hvis essensen af diskussionen ændres under korrespondancen.
Korrekturlæsning for stavning og tegnsætning bør foretages, før du sender et forretningsbrev
E-mail forenkler udvekslingen af oplysninger, men i virksomhedskorrespondance bør du ikke tilsidesætte reglerne på det russiske sprog, da en uforsigtigt begået fejl kan påvirke afsenderens troværdighed. Inden du sender et brev, bør du gennemgå teksten flere gange og omhyggeligt kontrollere den for offografiske og tegnsætningsfejl. Mange e-mail-klienter har en stavekontrolfunktion, så du skal være opmærksom på de ord, der er understreget med en rød linje. Hvis du er i tvivl om den korrekte stavemåde, skal du søge hjælp på Internettet eller kontrollere stavemåden ved hjælp af en staveordbog.
Destinationsfeltet skal udfyldes sidst
For at undgå at sende ufærdige eller uredigerede breve skal adressen på modtageren af forretningsbrevet indtastes i sidste øjeblik før afsendelse. Denne regel er også en del af det grundlæggende i forretningsmailkorrespondance. Det sker, at når du udfylder adressatfeltet, kan e-mail tilbyde en liste over tidligere brugte modtagere, her bør du også rette din opmærksomhed for ikke fejlagtigt at sende et kompileret forretningsbrev til en tredjeparts adressat.
Strukturering af et forretningsbrev
Reglerne for strukturering af tekst gælder ikke kun for papirmedier, men også for reglerne for virksomhedskorrespondance via e-mail. Det er ikke altid praktisk for modtageren at læse store mængder af teksten i bogstaverne på skærmen. For at forenkle dette punkt bør du bryde teksten op i logisk formede små afsnit og undgå komplicerede sætninger ved at skrive teksten til forretningsbreve. Den optimale længde på en sætning i et forretningsbrev bør ikke være mere end femten ord.
Essensen af et forretningsbrev bør angives på grundlag af meritterne
Ud over det angivne emne i forretningsbrevet bør modtageren også være interesseret i hovedtekstens klart formulerede første og anden sætning. Afsenderens opgave er at angive i begyndelsen af brevet essensen af det problem eller spørgsmål, som han henvender sig til modtageren på. Den første sætning skal angive det formål, hvortil forretningsbrevet sendes. Prøve: "Vi informerer dig om, at betingelserne i forpligtelsen i henhold til kontrakten nr. 45 af 01/02/2017" Om levering af bulkmaterialer "er ved at være slut. For at forlænge kontrakten skal du indsende en gentagen pakke med dokumenter. " Takket være det udpegede mål har modtageren mulighed for at fordybe sig i forretningsbrevets hovedide. Hvis teksten i brevet er for stor, så er det bedre at bruge funktionen ved at vedhæfte et objekt som en vedhæftet fil i form af et tekstdokument, men samtidig bør du efterlade en ledsagende skitse med tekstfeltet, der lyser forretningsbrevet. Eksempel: “Vi sender dig en elektronisk kopi af brevet fra Mak-Stroy LLC til gennemgang. Vi beder dig om at informere os om din beslutning om forlængelse af kontrakt nr. 45, dateret 02.01.2017 "Om levering af bulkmaterialer" inden den frist, der er angivet i brevet. "
Hver forretningsmail skal besvares
Der er negative eksempler på virksomhedskorrespondance, når modtageren af en eller anden grund ignorerer forretningsbrevet. Nogle gange kan der virkelig være tilfælde, hvor svaret ikke kan gives på grund af visse situationer, for eksempel kan tiden til løsning af problemet tage flere dage, eller modtageren er i tanker og kan ikke umiddelbart besvare det stillede spørgsmål. I dette tilfælde bør der gives en kort kommentar til dette spørgsmål, for eksempel "Hej Petr Ivanovich. Jeg modtog dit brev, men i dag har jeg svært ved at svare, da jeg skal rådføre mig med den højere ledelse. Jeg vil rapportere dit problem til administrerende direktør for vores virksomhed og give et officielt svar inden udgangen af ugen. Respektfuldt din, leder af salgsafdelingen Belov Ivan Gennadievich ".
Det er værd at huske, at hvis svaret ikke blev givet inden for tre arbejdsdage, kan tavshed hos modtageren af forretningsbrevet vurderes til at ignorere og nægte at kommunikere med afsenderen.
Når du skriver svarbreve, skal du besvare alle de stillede spørgsmål
Hvis brevet, der sendes til modtageren, er af forhør, skal du ved sammensætning af brevet give svar på spørgsmålene i den rækkefølge, der er til stede i den modtagne tekst til forretningsbrevet. Hvis der er blevet stillet spørgsmål, håber afsenderen at modtage specifikke svar på dem. Når du skriver et brev, skal svarene ikke nummereres, du skal bare angive tanken i rækkefølge. For at besvare alle de stillede spørgsmål, skal du først genlæse det modtagne forretningsbrev flere gange, og hvis der er for mange spørgsmål, er det bedre at skrive dem separat for ikke at gå glip af. Hvis det er umuligt at give et svar på nogle af de stillede spørgsmål, er det værd at påpege, at svaret i øjeblikket af en eller anden grund ikke kan gives.
Overforbrug ikke forkortelser, emoji og store bogstaver
Der er negative eksempler på forretningskorrespondance, når afsendere fortynder det ved hjælp af uformelle tegn i form af humørikoner. Deres brug er populær ved kommunikation på sociale netværk, men reglerne for forretningskorrespondance glæder sig ikke over sådanne manifestationer af følelser, da modtageren muligvis ikke kender deres sande betydning og tager dem for et sæt tegnsætningsfejl, som han ikke forstår.
Du bør også nægte at skrive teksten med store bogstaver. På Internettet kaldes et sæt ord skrevet med store bogstaver "prangende sætninger", og oftere bærer sådanne sætninger en negativ konnotation. Modtageren kan, når han læser et e -mail -forretningsbrev, betragte en sådan skrifttype negativt, hvilket vil påvirke opfattelsen af mening negativt. Hvis du i et forretningsbrev skal understrege vigtigheden af et øjeblik, er det bedre at bruge indledende sætninger, f.eks. "Bemærk, at du skal levere en pakke med dokumenter til forlængelse af kontrakten senest 02/10/2017 "eller" Bemærk venligst, at dokumenterne til forlængelse af kontrakten skal indsendes senest 10.02.2017 ”.
Det er ikke nødvendigt at overføre følsomme oplysninger via e-mail
For at overføre personlige eller fortrolige oplysninger er det bedre at nægte e-mail-bokse, da der er en trussel om informationsaflytning fra cyberkriminelle til deres egne lejesoldatformål. Sådanne oplysninger kan omfatte: telefonnumre, adgangskoder fra bankkort, personlige bankkonti osv. Det er vigtigt at huske, at oplysninger gemmes på mailagentens server og kan blive stjålet i tilfælde af hacking.
I slutningen af brevet skal underskrives af afsenderen
Som nævnt tidligere skal hvert sendt brev indeholde en specifik signatur. Ofte introducerer postkasseudviklere en signaturblokfunktion, hvor du kan indtaste din titel, navn og telefonnummer. Efterfølgende vil denne blok automatisk blive vist i slutningen af hvert bogstav, hvilket vil forenkle indtastningen. Det er vigtigt at tegne signaturen korrekt, så modtageren har mulighed for korrekt at kontakte afsenderen, når han svarer på brevet. Et eksempel på en underskrift kan se sådan ud: "Med venlig hilsen Nikolay Alexandrovich Petrov, +79810000000".
Ved at drage konklusioner kan det bemærkes, at for at forstå, hvordan man driver forretningskorrespondance via e-mail, behøver du ikke beherske yderligere og komplekse grundlæggende ting. Man behøver kun at overholde de grundlæggende regler for etikette og overholde normerne for det russiske sprog.

Forrige indlæg

Militær sportsdag på lejren

Næste indlæg

Ører og karakterbestemmelse af karakter ud fra ørernes form

Alle rettigheder forbeholdt 2021

Business email regler. Forretningsbrev: prøve