Correspondance commerciale. Effectuer une correspondance commerciale (exemples)

La communication par courrier électronique fait partie intégrante du travail de tout employé de bureau moderne. Et les comptables ne font pas exception. Comment mener la correspondance de manière à ce que la communication d'entreprise soit productive, émotionnellement confortable et extrêmement éthique ? J'offre aux lecteurs quelques conseils pratiques.

CONSEIL 1. Ne négligez pas l'appel personnel au destinataire dans vos lettres

En faisant cela, vous démontrerez votre attention à la personnalité de la personne. Si une lettre est écrite à un destinataire spécifique, l'absence d'adresse personnelle semble incorrecte et impolie.

Lorsque vous écrivez une de vos premières lettres au destinataire, la question se pose souvent : quelle est la meilleure manière de s'adresser à lui - simplement par son prénom ou par son prénom et patronyme ? Dans ce cas, vous devez regarder ce qui est écrit dans la signature qui termine la lettre que la personne vous adresse. Si le nom y est indiqué (sans patronyme), par exemple "Svetlana Kotova", alors n'hésitez pas à me contacter par mon nom. Et si la signature dit "Svetlana Vasilievna Kotova, comptable en chef de Trenzor LLC", vous devez alors vous adresser au destinataire en conséquence. Dans tous les cas, la deuxième option est extrêmement correcte, et donc gagnant-gagnant.

Je ne recommande pas de se fier aux informations contenues dans le champ « De ». Après tout, il est souvent initialement rempli non pas par le propriétaire de l’adresse e-mail, mais par l’informaticien de l’entreprise lors de la configuration de l’e-mail.

D'ailleurs, je conseille fortement lorsque je contacte partenaire commercial ou le client ne doit pas utiliser la forme abrégée du nom (« Sash » au lieu de « Sasha », « An » au lieu de « Anya »), quel que soit le style d'écriture démocratique et quel que soit l'âge de votre correspondance. Ce qui sonne habituellement dans discours oral, à l’écrit ça paraît trop simple.

CONSEIL 2. Portez une attention particulière à la forme de votre message d'accueil

Vous ne devriez pas utiliser l'expression "Bonne journée!". Même si vous avez la bonne intention de faire correspondre le fuseau horaire du destinataire, cette phrase semble de mauvais goût, je dirais même vulgaire. Il est préférable d'utiliser des options neutres : "Bonjour...", "Bon après-midi...". Et bien sûr, ajoutez le nom du destinataire au message d'accueil si vous le connaissez. Personnellement, par exemple, je trouve ça beaucoup plus agréable qu'un sans visage "Bonjour!" devenir personnel "Bonjour, Tamara!".

N’oubliez pas que vous faites ainsi gagner du temps au destinataire. Après tout, il pourra évaluer immédiatement le contenu de la lettre reçue et décider rapidement de sa priorité et de son importance.

La ligne d'objet doit être brève, mais en même temps refléter fidèlement l'objet de la correspondance. Par exemple, « Accord, facture, acte d'Alpha LLC » au lieu de "Documents". À mesure que les aspects de la question en discussion changent, clarifiez le sujet. Par exemple, « Coopération avec Perm » → « Coopération avec Perm. Date des négociations" → "Coopération avec Perm. Projet de traité".

Si lors de la correspondance vous constatez que le champ « Objet » est rempli au hasard par votre destinataire ou n'est pas renseigné du tout, prenez l'initiative et essayez l'un des deux scénarios suivants.

SCÉNARIO 1. Lorsque vous répondez, remplissez vous-même le champ « Objet ». Si le destinataire est attentif, cela suffira peut-être déjà à donner à votre correspondance une forme adéquate.

SCÉNARIO 2. Si le destinataire continue d'ignorer le remplissage du champ « Objet », écrivez-lui une lettre ressemblant à ce qui suit : « Alla, je vous propose d'indiquer immédiatement le sujet de la lettre dans le champ « Objet ». Je pense que nous augmenterons ainsi considérablement l’efficacité de notre communication..

CONSEIL 4. Faites attention aux champs « À » et « Cc »

Vous devez clairement comprendre l'objectif généralement accepté de ces champs dans un environnement professionnel :

• <если>dans le champ « À » seul vous êtes répertorié - cela signifie que l'expéditeur de la lettre attend une réaction de votre part à sa question ou sa demande ;
• <если>il y a plusieurs destinataires sur le terrain - l'expéditeur attend une réponse de chacun ou de l'un des destinataires. Dans ce cas, lors de votre réponse, enregistrez la liste des destinataires fixée par l'expéditeur à l'aide de la fonction « Répondre à tous » (bien entendu, à condition que vous ne souhaitiez pas intentionnellement répondre uniquement à l'auteur de la lettre, cachant ainsi l'essentiel de votre réponse du reste des participants à la correspondance);
• <если>votre nom apparaît dans le champ « Copie » - l'expéditeur veut que vous soyez au courant de la question, mais il n'attend pas de réponse de votre part. Cela signifie que vous ne devez pas entrer en correspondance sur cette question. Si vous décidez néanmoins de le faire, alors un signe de bonne forme serait de commencer la lettre par l'une des phrases suivantes : « Si possible, j’aimerais participer à la discussion sur cette question… », "Laissez-moi exprimer mon opinion...".

Concernant le terrain " Cci», alors du point de vue de l'éthique des affaires, c'est l'outil de messagerie le plus controversé. Parfois, il est perçu comme un outil d’observation et d’information presque secret. Après tout, les destinataires placés en BCC ne sont pas visibles par les autres destinataires. Dans certains, en règle générale, grandes entreprises, particulièrement scrupuleux en matière d'éthique, il est strictement interdit d'utiliser ce champ dans la correspondance d'entreprise, sauf envois massifs. Mais dans la plupart des entreprises, ils l'utilisent en respectant les règles suivantes :

• l'envoi d'une lettre avec le champ « Cci » rempli suppose que l'auteur de la lettre a informé les destinataires masqués (ou va le faire) de la raison et du but de cette forme de message ;
• le destinataire masqué n'a pas besoin d'entrer en correspondance.

Lors des formations, on me pose souvent la question : existe-t-il des normes généralement acceptées concernant le délai dans lequel il est nécessaire de répondre à une lettre d'un client ou d'un collègue ? Mais on ne peut pas y donner une réponse universelle.

Si l'on parle de correspondance interne, tout ici est déterminé par la rapidité et le rythme de vie de l'entreprise elle-même. Il existe des entreprises dans lesquelles un retard de réponse de plus d'une heure et demie est considéré comme de mauvaises manières. Et quelque part, la réponse au cours de la journée est dans l'ordre des choses.

Par règle générale Le délai de réponse le plus acceptable à une lettre est considéré comme étant de 2 à 3 heures. C'est le temps d'attente dit confortable, lorsque l'expéditeur attend une réponse et ne ressent pas d'inconfort interne dû au silence de son destinataire.

Mais que se passe-t-il si, après avoir reçu et lu la lettre, vous réalisez que vous ne pouvez pas y répondre complètement dans les 24 heures ? Ensuite, selon les règles de savoir-vivre, informez l'expéditeur que vous avez reçu la lettre et dates approximatives y répondre. Par exemple: « Bonjour Sergueï Vassilievitch ! J'ai reçu votre lettre. Je répondrai dans les prochains jours » ou « Andrey, j'ai reçu la lettre. Merci! Pour une réponse dont j'ai besoin Informations Complémentaires. J'essaierai de répondre au plus tard... ».

CONSEIL 6. Suivez les règles de base pour présenter des informations dans une lettre

Il n'y en a pas beaucoup :

• lors de la lecture d'une lettre, le volume le plus confortable tient « sur un seul écran », au maximum - sur une page A4 ;
• Le volume des pièces jointes envoyées ne doit pas dépasser 3 Mo. Des fichiers plus volumineux peuvent provoquer le blocage du courrier chez le destinataire ;
• Lorsque vous « emballez » des pièces jointes, utilisez l’encodage universel zip ou rar. D'autres extensions peuvent être bloquées ou coupées pendant la transmission et créer des problèmes pour le destinataire ;
• ne commencez jamais une réponse par une nouvelle lettre (sans sauvegarder l'historique de la correspondance). Sinon, le destinataire sera obligé de perdre du temps à rechercher le message original ;
• écrire dans une langue aussi compréhensible que possible pour le destinataire. Beaucoup de gens se demandent s’il est approprié d’utiliser du vocabulaire professionnel ou interne à l’entreprise, de l’argot, des abréviations et des anglicismes.

Cela doit être décidé séparément dans chaque cas spécifique.

Ainsi, la correspondance interne d'une entreprise regorge presque toujours d'argot et d'abréviations : elles sont familières et compréhensibles pour tous les participants et leur permettent de gagner du temps. Mais vous devez les utiliser avec précaution dans la correspondance avec les contreparties.

Il y a eu un tel cas dans ma pratique. Une collègue préparait des documents pour une maison d'édition et dans sa dernière lettre, ils lui ont écrit : "Masha, s'il te plaît, envoie tous tes documents dès que possible". Masha a décidé qu'il s'agissait d'une désignation d'un format inconnu d'elle, dans lequel le texte devait être traduit. Elle a perdu beaucoup de temps, par hameçon ou par escroc, à chercher comment satisfaire la demande de l'éditeur. Imaginez l'agacement de la Machine lorsque, 2 jours plus tard, elle apprend que le mystérieux « asap » est l'abréviation du mot anglophone largement utilisé « aussitôt que possible ». Mais Masha pouvait envoyer des documents dans la demi-heure à partir du moment où elle recevait la demande !

CONSEIL 7. Terminez chaque lettre par un bloc de votre signature et de vos contacts

Quelle que soit votre connaissance du destinataire et la durée de votre correspondance, chacune de vos lettres doit contenir un bloc composé d'une signature et de coordonnées. C'est un élément essentiel de la culture communication d'entreprise.

Le bloc doit contenir :

• votre nom et prénom. Il n'est pas nécessaire d'utiliser des abréviations. Au lieu de «T.L. Vorotyntsev" dans ma signature j'indique "Tamara Léonidovna Vorotyntseva" ou "Tamara Vorotyntseva" afin que le destinataire comprenne comment me contacter dans une lettre de réponse ;
• votre position. Cela donne au destinataire la possibilité de comprendre les limites de votre autorité et de votre compétence professionnelle dans la résolution des problèmes ;
• coordonnées (téléphone, email, nom de l'entreprise, site Web). De cette façon, vous offrirez au destinataire la possibilité d'une communication opérationnelle supplémentaire si nécessaire.

À tout ce qui a été dit, je tiens à ajouter : vos emails sont les vêtements mêmes par lesquels vous êtes accueilli. En d’autres termes, respecter l’étiquette correspondance commerciale, vous ferez la plus agréable impression à votre destinataire.

• Quels types de correspondance commerciale distingue-t-on ?
• Quelles règles de correspondance commerciale sont-il important de suivre ?
• Quelles sont les caractéristiques de la correspondance commerciale électronique ?

Maintenir correspondance commerciale selon les règles - l'un des éléments importants du succès dans une carrière et en affaires. La méconnaissance de ces règles, ou leur mauvaise application dans la pratique, peut entraîner la perte de partenaires et de clients. De plus, une correspondance commerciale précise et compétente est un élément important de l'image d'une entreprise.

Quels sont les différents types de correspondance commerciale ?

La correspondance commerciale - avec les partenaires, les clients, les collègues, les organisations - est l'une des activités les plus importantes de toute entreprise. Les managers et employés de divers grades reçoivent et envoient des lettres, offres commerciales etc. Selon la forme, le contenu et l'orientation, toute correspondance est divisée selon les types suivants :

• officiel;
• personnel;
• interne;
• externe.

Pour chacun d’eux, il existe des exigences distinctes en matière de rédaction et de soumission. Les types les plus courants de lettres commerciales formelles sont :

• action de grâces;
• commercial;
• lettres, demandes et requêtes ;
• réfutations;
• Félicitations;
• condoléances, nécrologies.

Considérant qu'aujourd'hui la majeure partie de la correspondance commerciale s'effectue dans formulaire électronique, il existe des modèles et des formulaires prêts à l'emploi pour tout type.

L'art de la rédaction commerciale

Chaque texte est un mécanisme pour influencer le destinataire. Si cela ne fonctionne pas, cela signifie que vous avez violé les règles de montage : vous avez pris les mauvaises pièces et les avez mal disposées. Pour obtenir ce que vous attendez du destinataire, vous devez choisir les bons faits, les présenter correctement et le faire « avec le bon visage » - celui qui donnera envie au destinataire de la lettre d'accepter votre offre. Comment faire cela ?

Faits. Il arrive que des arguments rationnels capables de convaincre le destinataire se perdent dans la présentation chaotique de pensées diverses, parfois étrangères. Mais une fois la structure construite, la lettre devient claire et convaincante, même si rien n’a changé de sens. Idée principale(il s'agit souvent d'une incitation à l'action) est placé au début, il suit immédiatement après la salutation. Ce qui suit est une liste d'arguments (chacun étant indiqué par une ligne rouge et en italique) avec des illustrations colorées (explications). À la fin, l’appel à l’action est répété. Une signature suit. Un simple montage transforme même le message pitoyable et pas très clair « au village au grand-père » de l'histoire « Vanka » de Tchekhov en une offre bien motivée et tentante au grand-père.

Image de l'expéditeur. La réponse dépend de la façon dont l'expéditeur de la lettre apparaît. Dans une lettre, vous pouvez être un fonctionnaire ou une personne. Parfois le premier est bénéfique, parfois le second. Par exemple, si vous félicitez le destinataire, il est préférable d'utiliser un style personnel (écrire en votre propre nom, communiquer votre attitude face aux faits, parler sur un pied d'égalité). Grâce à cela, le destinataire saura non seulement qu'il est génial, mais aussi que vous parlez de lui. bon avis. Au contraire, il est préférable de gronder avec des phrases formelles, en énonçant des faits bruts. Ce conseil, dans une présentation quelque peu exagérée, ressemble à ceci : au lieu de « Vous êtes un imbécile », vous devez écrire « aucun signe d'intelligence n'a été trouvé chez le lecteur ».

Dans la correspondance moderne, nous allons souvent droit au but, en omettant les « discussions sur la météo » entre le message de salutation et la phrase principale. Il semblerait qu'une courte phrase facultative n'ait pas beaucoup de charge sémantique. Mais c’est cela qui apparaît en premier sous les yeux du lecteur, c’est donc lui qui donne le ton de la lettre et détermine avec quels yeux le destinataire regardera le reste du texte. Voici quelques exemples de points de départ pour votre message adressé aux subordonnés et aux partenaires, poursuivant différents objectifs.

1. Pour se donner du poids : « Étant donné que le projet A est sous le contrôle personnel du gouverneur régional, nous le rappelons. »
2. Pour établir relations chaleureuses avec une entreprise inconnue : « Ayant appris que votre entreprise, comme nous, est sponsor du concours KVN de Sibérie, nous avons décidé de vous le proposer en premier.
3. Pour obtenir de l'aide : « Olya, tu as si bien parlé et, surtout, professionnellement lors de la conférence ! Je pense que vous, en tant qu’expert, pouvez m’aider.
4. Pour mobiliser les subordonnés : « Félicitations, c'est déjà vendredi. Il ne reste plus qu'à soumettre des propositions budgétaires et vous pourrez vous reposer.»

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Règles générales pour la correspondance commerciale

La réputation de votre entreprise dépend indirectement de la manière dont la lettre commerciale est conçue et rédigée. On peut dire que pour se forger une image réussie de l'entreprise et bâtir sa réputation, il est nécessaire que les salariés respectent les règles de correspondance commerciale tant en matière de communication externe qu'interne.

Forme de lettre. Il serait correct d'utiliser des formulaires conçus dans un style d'entreprise, qui contiennent les détails. Sous conception de style désigne la présence d'un logo, l'utilisation d'une police de caractère spéciale, l'indication de toutes les coordonnées et nom et prénom organisations.

Mise en page. Lors du formatage d'une lettre de correspondance commerciale, des marges sont utilisées (marge gauche - 2 cm, marge droite - 1 cm, marges supérieure et inférieure - 2 cm chacune). Si la lettre comprend plusieurs feuilles, celles-ci doivent alors être numérotées (inscrites en haut de la feuille au milieu).

Style. Les lettres commerciales sont écrites en style d'affaires formel, ce qui suppose brève description l'essence de la lettre, l'exactitude du libellé et l'utilisation de cachets et de phrases standard. De plus, dans la correspondance commerciale, il existe une règle : un problème - une lettre.

Structure du texte. Une lettre de correspondance commerciale standard comprend trois parties :

1. S'adresser au destinataire.
2. Introduction (buts de la lettre).
3. Partie principale.
4. CV.

Règles de correspondance commerciale en anglais

Préparation de la correspondance commerciale pour Anglais effectué conformément aux exigences générales :

1. Le texte est réparti en paragraphes sans utiliser de ligne rouge.
2. Gauche coin supérieur lors de l'exécution d'une lettre, celle-ci doit contenir les données personnelles de l'expéditeur ( nom et prénom, ou le nom de l'organisation et son adresse).
3. Ci-dessous va le nom l'opposant, ou le nom de la société du destinataire avec l'adresse (dans une nouvelle ligne).
4. La date de rédaction de la lettre est indiquée trois lignes en dessous, ou en haut dans le coin droit.
5. La partie principale de la lettre est placée au centre de la feuille.
6. Il est préférable de commencer l'idée principale en indiquant le motif de la demande : « J'écris... »
7. Une lettre type doit se terminer par l'expression : « Cordialement » si le nom du destinataire est connu ; "Fidèlement vôtre" - sinon.
8. Sautez quatre lignes après le remerciement et indiquez votre nom et votre poste.
9. La signature est placée entre le nom et la formule de salutation ci-dessus.

« Langue » de la correspondance commerciale

Une correspondance commerciale est requise exigences particulières. Tout d'abord, les lettres ne doivent pas contenir coloration émotionnelle. Ils doivent être aussi sobres, concis et précis que possible. La construction logique et cohérente du texte remplace complètement l'émotivité. Interjections, diminutifs, abréviations qui ne figurent pas sur la liste généralement acceptées - tout cela doit être évité dans la correspondance commerciale.

L'un des conditions importantes pour composer une lettre - précision sémantique, qui représente sa valeur pratique.

Suivant critère important est une présentation logique du texte. Les mots ne doivent pas être soumis à une double interprétation - cela peut changer le sens du contenu de la lettre et lui donner un ton indésirable.

L'objectif principal de tout document commercial est d'exprimer de manière convaincante un certain point de vue. Les principales règles de rédaction et de rédaction d'un document, note ou les lettres sont l'alphabétisation, l'argumentation, l'attrait correct, la fiabilité de l'information et quantité suffisante preuve.

Voici quelques règles pour rédiger des lettres commerciales :

Utilisation de pronoms. La correspondance commerciale doit éviter de refléter des émotions et des perceptions personnelles. Les informations commerciales sont traditionnellement transmises via formulaires standards. En règle générale, lors d'une telle correspondance, les intérêts de l'entreprise dans son ensemble sont exprimés, et non ceux d'un individu, de sorte que l'appel vient de pluriel. Et, bien que cela suggère l’utilisation du pronom « nous », vous devriez éviter de l’utiliser en utilisant les formes verbales appropriées.

Formulaires de garantie. Dans la correspondance commerciale, vous devez utiliser la voix passive. De telles demandes ont plus aspect doux. Par exemple, si vous réorganisez la phrase : « Vous n'avez pas terminé les travaux de réparation à temps » avec les mots « Travaux de réparation stipulés par le contrat n'ont pas été exécutés », il est alors possible de constater le fait même de la non-exécution des travaux sans porter d'accusations directes. C'est-à-dire que le fait de la violation est indiqué, mais les coupables spécifiques ne sont pas indiqués, ce qui adoucit le ton de la lettre.

La voix active est utilisée pour définir dans une lettre un objet qui sert d'initiateur à certaines actions. Par exemple, « le service juridique apporte des éclaircissements… ». Il convient de noter que ces phrases utilisent le présent.

L’usage de la voix passive détermine également la nature de la lettre. De tels formulaires permettent de se concentrer sur un événement précis, et non sur les acteurs de l'action (proposition envoyée, rapport reçu). La voix passive est également utilisée si l'objet est évident (la date de la réunion a été déterminée).

Forme verbale. S'il est nécessaire de concentrer l'attention sur une action constamment répétée, des verbes sous une forme incomplète sont utilisés pour la décrire (les spécialistes violent régulièrement les délais). S'il est nécessaire de souligner l'intégralité du processus, la forme parfaite des verbes est utilisée (les patrouilleurs ont commencé leur devoir).

Introduction des accents. Même si, dans la plupart des cas, la correspondance commerciale est teinte neutre, dans certains cas, une attention supplémentaire sur certains points est nécessaire. Pour cela, ils sont utilisés vitesse d'ouverture, adoucissant la phrase. (Si vous réécrivez la phrase « nous vous demandons d'envoyer la documentation qui est en votre possession » avec les mots nous vous demandons d'envoyer la documentation qui, apparemment, est en votre possession », alors le degré de tension y est considérablement réduit , et il est plus adapté aux exigences d'une correspondance commerciale pleine de tact).

Lorsque vous rédigez des lettres commerciales, vous devez également veiller au respect de votre adversaire. Ainsi, si l'expression « votre offre ne nous intéresse pas » est remplacée par « malheureusement, pour le moment, votre offre ne nous intéresse pas », elle est libérée d'une rigidité inutile, qui n'est pas appropriée dans la correspondance commerciale.

Les structures d'introduction sont également un élément important d'une lettre commerciale, car elles la rendent moins sèche. Conformément aux normes de l'étiquette des affaires, la phrase « veuillez, si possible, faire vos commentaires d'expert sur la qualité de nos matériaux » serait appropriée. Structures d'introduction bon outil réduire le caractère catégorique, faire preuve de respect et d'attention et exprimer un ton amical. Leur utilisation permet d’exprimer une pensée sans heurter l’orgueil de votre adversaire.

Étiquette de correspondance commerciale : 5 conseils pour faire bonne impression de loin

1. Le temps de réponse à la lettre démontre votre intérêt pour la communication et la coopération. Vous devez répondre aux lettres commerciales dans les plus brefs délais : minutes, heures, maximum une journée. S'il y a des raisons objectives pour le retard, envoyez une lettre et écrivez que vous avez reçu le message et que vous répondrez bientôt. Afin d'établir correctement les priorités, vous devez prêter attention aux notes correspondantes dans la lettre de votre adversaire - « importance », « sujet », etc. La présence de telles marques indique l'importance de votre réponse.

Un retard de réponse signifie une forte probabilité de perdre un client. Si possible, répondez immédiatement. Ne laissez que les lettres « pour plus tard » auxquelles il faudra du temps pour répondre. La CEO School vous aidera à apprendre à prédire le comportement des gens et à bien négocier.

2. Appel personnel. L'adresse personnelle est préférable, car elle témoigne du respect du destinataire.

L'utilisation de l'adresse personnelle est l'une des règles impératives de la correspondance commerciale. La concentration personnelle est une démonstration de respect pour l’individualité et de bonne volonté. De plus, cela vous aidera à faire ressortir votre lettre de la masse grise des modèles de réponses.

3. Exprimer des mots de gratitude (pour l'appel). La gratitude exprimée dans une lettre est une sorte d'expression de gratitude pour le choix d'un adversaire ou d'un client en faveur de votre entreprise. Une réponse écrite qui commence par « Merci pour votre lettre » démontre à votre adversaire qu'il est précieux à vos yeux. Ce ton de lettre commerciale est correct, car il reflète une position constructive. Par exemple:

Bon après-midi Sincèrement, Anatoly Seosyan.
Réponse échouée	Réponse réussie
Bonjour Anatolie ! Pour émettre une facture, les coordonnées de votre entreprise sont requises. Merci de les envoyer en réponse à cette lettre.	Bonjour Anatolie ! Tout d'abord, nous tenons à vous remercier d'avoir choisi notre centre. Nous souhaitons également exprimer notre confiance que vous serez satisfait de votre coopération avec nous. Pour émettre une facture, nous avons besoin des coordonnées de votre entreprise. Merci de les envoyer en réponse à cette lettre.

Une expression de gratitude pour la confiance accordée à votre entreprise est faite au début de la lettre en utilisant les constructions suivantes :

• Merci de votre intérêt...;
• Merci pour votre lettre...;
• Merci de nous avoir contactés...;
• Merci d'avoir choisi notre entreprise...;
• Nous apprécions votre intérêt...

4. Fin positive. Les constructions finales sont garanties d’attirer l’attention de l’adversaire après avoir lu la lettre. Il est donc conseillé de le corriger sous cette forme attitude positive correspondance commerciale et créer une ambiance positive chez le partenaire de correspondance et un désir de poursuivre la communication. Par exemple;

la dernière chose qui reste à l’attention du destinataire lors de la lecture de votre lettre. Sécurisez l'atmosphère émotionnelle et positive de la communication d'entreprise dans les dernières phrases. Créer au destinataire bonne humeur- pour qu'il veuille à nouveau communiquer avec vous. Par exemple:

Bon après-midi J'ai passé un entretien pour m'inscrire à des formations avancées dans votre centre. Les frais de scolarité seront payés sur le compte de mon entreprise. Veuillez m'envoyer la facture appropriée pour le paiement. Sincèrement, Anatoly Seosyan.
Mauvaise option	Bonne option
Bonjour Anatolie ! Tout d'abord, nous tenons à vous remercier d'avoir choisi notre centre. Nous souhaitons également exprimer notre confiance que vous serez satisfait de votre coopération avec nous. Pour émettre une facture, les coordonnées de votre entreprise sont requises. Merci de les envoyer en réponse à cette lettre.	Bonjour Anatolie ! Tout d'abord, nous tenons à vous remercier d'avoir choisi notre centre. Nous souhaitons également exprimer notre confiance que vous serez satisfait de votre coopération avec nous. Pour émettre une facture, les coordonnées de votre entreprise sont requises. Merci de les envoyer en réponse à cette lettre. Nous sommes toujours heureux de répondre aux questions liées à la formation dans notre centre.

Toujours, lorsque vous terminez une lettre, créez une ambiance positive chez votre adversaire pour poursuivre la communication. À ces fins, vous pouvez utiliser les structures suivantes :

• Nous sommes heureux de coopérer ;
• Prêt à répondre à vos questions ;
• Si vous avez des questions, veuillez nous contacter ;
• Nous espérons mutuelle coopération bénéfique;
• Nous sommes heureux de vous aider ;
• Avec un sincère respect.

5. Signature et bloc de contact. Un employé qui effectue une correspondance commerciale doit avoir une idée de qui est présent « de l'autre côté du moniteur ». En d’autres termes, des informations sont nécessaires sur le nom, la fonction et les coordonnées de l’adversaire :

1. Prénom (nom) – offre la possibilité d'indiquer une adresse personnelle ;
2. Position – permet à l’adversaire de comprendre le niveau de compétence
3. Coordonnées – contribuent à l’émergence de canaux de communication supplémentaires.

Bon après-midi J'ai passé un entretien pour m'inscrire à des formations avancées dans votre centre. Les frais de scolarité seront payés sur le compte de mon entreprise. Veuillez m'envoyer la facture appropriée pour le paiement. Sincèrement, Anatoly Seosyan.
Mauvaise option	Bonne option
	Bonjour Anatolie ! Tout d'abord, nous tenons à vous remercier d'avoir choisi notre centre. Nous souhaitons également exprimer notre confiance que vous serez satisfait de votre coopération avec nous. Pour émettre une facture, les coordonnées de votre entreprise sont requises. Merci de les envoyer en réponse à cette lettre. Nous sommes toujours heureux de répondre à toutes vos questions concernant la formation dans notre centre. Sincèrement, Anton Antonov Spécialiste du Centre d'études avancées Tél. XXXXXXX Mobile Tél.ХХХХХХ

Pour optimiser le travail avec la correspondance commerciale, il est préférable d'ajouter un bloc avec les coordonnées aux paramètres standard. Ce bloc doit être présent dans les lettres aux partenaires, collègues et clients comme symbole d'une attitude professionnelle en la matière.

Règles pour la correspondance commerciale électronique

Grigori Sizonenko, directeur général CJSC "Société de mise en œuvre de l'information", Moscou

1. Utilisez le bouton « Répondre à tous ». Si plusieurs personnes sont impliquées dans la correspondance, tout le monde doit répondre, pas seulement l'expéditeur du dernier message.

2. Indiquez toujours le sujet de la lettre. Dans la plupart des cas, le destinataire ne voit que l'en-tête du nouveau message. Plus tard, les informations du champ Objet vous aident à rechercher et à trier les messages. Vous pouvez utiliser des mots-clés dans l'en-tête - par exemple, "IMPORTANT!" - mais seulement s'ils correspondent vraiment au contenu de la lettre (cependant, il est plus pratique de simplement cliquer sur le bouton "Importance", disponible dans tous les formats populaires. programmes de messagerie, et la balise apparaîtra à côté du champ "Thème") Développez un style de formulation uniforme et respectez-le constamment. Gardez à l’esprit que de nombreuses personnes utilisent aujourd’hui des filtres automatiques pour trier la correspondance. Le titre doit donc être choisi de manière à ce qu’une machine puisse le « lire ».

3. La lettre doit être courte et structurée. Efforcez-vous d'obtenir une transparence maximale du sens et une clarté de présentation, en séparant les détails essentiels et mineurs. Il est dans votre intérêt qu'après avoir lu une fois une lettre commerciale, vous puissiez facilement comprendre à la fois l'essence du problème et l'historique du problème, le sens des phrases et la nature des actions attendues du destinataire. Matériel supplémentaire(documents, tableaux, photographies) sont mieux envoyés en pièces jointes afin de ne pas gonfler le texte du message ; Dans ce cas, la lettre doit indiquer quel type de fichiers vous envoyez.

4. Soyez poli. Dans n'importe quelle lettre, il devrait y avoir une place pour un message d'accueil, une adresse et une signature (vous pouvez activer son ajout automatique à n'importe lequel de vos messages). Vous devez également placer des accents sémantiques et émotionnels – évitez le style télégraphique. Même si la correspondance concerne une question urgente ou un conflit, gardez un ton respectueux. Après tout, en affaires, il est important de ne pas offenser, mais de trouver une solution. Retenue et courtoisie - bons assistants en cela.

5. Il faut répondre aux lettres ! Et vite. Ne pas comprendre cette vérité élémentaire entraîne de nombreux malentendus. L'expéditeur doit savoir que la lettre a été lue et qu'après un certain temps, vous pouvez vous attendre à une réponse significative. Dans le même temps, vous ne devez pas vous fier entièrement aux répondeurs automatiques et aux notifications automatiques - écrivez une courte phrase Pousser. Au contraire, certaines lettres ne nécessitent pas de réponse. Tout d'abord, pour ceux où votre adresse est dans le champ « Cc » : l'expéditeur souhaite que vous soyez au courant de sa correspondance avec une autre personne. Deuxièmement, pour ceux où votre adresse n'est pas du tout présente : cela signifie que l'auteur de la lettre a ajouté vos coordonnées dans le champ « Copie carbone invisible » - c'est-à-dire qu'il a l'intention de vous familiariser en secret avec la correspondance du destinataire direct. du message.

6. Ne supprimez pas le texte de la lettre à laquelle vous répondez. Il est possible que votre réponse soit relue après un certain temps – peut-être même après quelques années. De nombreuses entreprises disposent déjà de systèmes d’archivage des e-mails. D'ailleurs, dans les pays où un e-mail provenant d'un responsable de l'entreprise est reconnu comme un document juridiquement significatif, stockage à long terme la correspondance est une obligation légale. Nous ne l’avons pas encore, mais la pratique est en avance sur les réglementations écrites. Regardez chaque lettre que vous écrivez à travers les yeux du destinataire. C'est la règle de base de la correspondance commerciale. Si vous le suivez, les destinataires commenceront à mettre en évidence vos messages à partir du flux.

7. Écrivez correctement. Des erreurs isolées commises dans une lettre sont offensantes pour le destinataire, car elles sont perçues comme un signe de précipitation ou de négligence. Et de multiples erreurs indiquent un faible niveau culturel de l'expéditeur, et aussi - puisque nous parlons de sur la correspondance commerciale – ils présentent également l’entreprise dans laquelle travaille l’expéditeur sous un jour défavorable.

Nouveau cours à « l’École des Directeurs Généraux »

Il n'y a aucun moyen de faire des affaires sans correspondance commerciale. Peu importe que vous écriviez au nom d'une entreprise ou en votre nom en tant qu'entrepreneur individuel - la correspondance commerciale jouera toujours un rôle rôle important. Ou plutôt, comment suivre ses règles. Vos partenaires commerciaux ou clients potentiels vous jugeront en grande partie sur la manière dont vous communiquez avec eux. Une lettre commerciale est, pourrait-on dire, le « visage » d'un homme d'affaires. Et pour ne pas perdre cette « face », il est important de connaître les règles d'or de la correspondance commerciale.

Règles de correspondance commerciale par courrier électronique

Étant donné que le courrier électronique est désormais utilisé beaucoup plus souvent que le courrier ordinaire, nous avons décidé de prêter attention à la manière de mener correctement la correspondance commerciale en ligne. Voici quelques recommandations qui, si elles sont suivies, vous éviteront de perdre la face devant votre interlocuteur.

Nom de la boîte aux lettres

La première chose qui attire notre attention lorsque nous ouvrons un nouvel e-mail est l’adresse à partir de laquelle il a été envoyé. De nombreuses personnes sous-estiment l’importance de ce point et envoient des lettres commerciales depuis leur compte de messagerie personnel. Il n'y a rien de mal à cela tant que l'adresse e-mail contient uniquement votre nom dans un format lisible par l'homme. Mais s'il existe différents surnoms comme « kissa1988 » ou « pupsik-26 », alors envoyer une lettre commerciale à partir d'un tel compte de messagerie est tout simplement inacceptable. Imaginez quelles émotions une personne éprouvera lorsqu'elle recevra une proposition commerciale d'un « bébé » ou d'un « chéri ».

Pas non plus le bienvenu dans la correspondance commerciale adresses postales, qui commencent par info@, inbox@ et autres. De telles adresses ne sont tout simplement pas prises au sérieux et il est fort probable que la lettre ne soit même pas ouverte. La plupart meilleure option– consiste à effectuer une correspondance commerciale à partir d’une boîte aux lettres [email protégé], où nom est votre nom et prénom, société est le nom de l'entreprise.

Destinataires

Dans la correspondance électronique, il est possible d'envoyer une lettre à un destinataire direct et d'en copier d'autres destinataires. Les destinataires de la copie de la lettre ne sont pas censés y répondre. Ils sont comme des observateurs invités. Par conséquent, avant d'envoyer la lettre, déterminez à l'avance de qui exactement vous souhaitez recevoir une réponse à la lettre et organisez correctement les destinataires. Cependant, si possible, ne répertoriez pas plusieurs personnes comme destinataires directs de votre e-mail. Il peut arriver qu'aucun d'entre eux ne vous réponde si tout le monde décide mentalement de « transférer » cette responsabilité sur un autre destinataire.

Si vous vous retrouvez vous-même dans une copie d'une lettre commerciale, alors, comme vous le comprenez déjà, l'expéditeur n'attend pas votre réponse. Mais s'il est nécessaire de vous répondre spécifiquement, vous pouvez le faire, mais il serait poli de vous excuser au début de la lettre pour « ingérence ».

Formater une lettre

Style commercial officiel. Dans la correspondance commerciale, bien entendu, un style d’écriture formel est utilisé. Ce style se caractérise par l'absence d'adjectifs descriptifs, de qualifications et de détails inutiles. Seulement des détails, de la clarté et de la logique. Après avoir rédigé une lettre commerciale, il est utile de la relire et de supprimer toutes les phrases qui n'ont pas de sens particulier et ne changent pas l'essence de ce qui a été écrit. Ce n'est que lorsque vous êtes sûr que tous ces mots et expressions ont été supprimés que vous pouvez alors dire que cette règle de rédaction d'une lettre commerciale a été suivie.

Alphabétisation. Dire qu’une lettre commerciale doit être rédigée correctement et sans erreurs revient à dire « un bonhomme de neige doit être fait de neige ». Cependant, cette règle ne peut être ignorée. L'alphabétisation est un élément fondamental de toute écriture. Il est peu probable qu’une personne écrivant une lettre commerciale comportant des fautes d’orthographe soit prise au sérieux par qui que ce soit.

Objet de la lettre. Il est indispensable de l'écrire. De plus, essayez de l'écrire brièvement, mais succinctement - de sorte qu'en un seul coup d'œil, le destinataire comprenne immédiatement de quoi parlera la lettre. Le sujet ne doit jamais consister en un seul mot. « Informations », « Question », etc. – sujets de lettres commerciales incorrects. "Proposition de la société X" - bon sujet. Si les informations contenues dans votre lettre sont particulièrement importantes, vous pouvez les marquer avec un indicateur « importance » spécial, disponible dans presque tous les services de messagerie.

Fonte. Le texte de la lettre doit avant tout être lisible. Par conséquent, utilisez la police Arial ou Times New Roman, sélectionnez une taille moyenne (par exemple, dans mail.ru mail taille optimale police – 3). N'expérimentez pas avec les polices ou les couleurs. Ceci est inapproprié dans la correspondance commerciale. N'utilisez pas le verrouillage des majuscules, des points d'exclamation ou tout autre caractère spécial (y compris les émoticônes). La seule chose autorisée est de surligner certaines phrases en italique ou en gras. Mais essayez de ne l’utiliser qu’en cas d’absolue nécessité.

Pour faciliter la lecture et une meilleure communication des idées, vous pouvez utiliser des sous-titres dans tout le texte de la lettre. Mais il ne devrait pas y en avoir trop - pas plus de 3-4.

Un paragraphe de la lettre ne doit pas dépasser 4 lignes de texte. Lorsque nous lisons de très longs paragraphes, le texte se brouille et l’idée principale peut être perdue.

Toute énumération et liste doit être établie à l'aide de marqueurs spéciaux.

Modèle d'entreprise. Ce serait formidable si vous développiez un modèle d’e-mail de marque dans le style de votre entreprise. Et vous enverrez toutes les lettres commerciales uniquement avec ce modèle. Cela vous permettra de vous démarquer des autres, tout en conservant la formalité exigée par une lettre commerciale. Cependant, n'en faites pas trop avec le « branding » - une créativité excessive ne fera que nuire à la lettre. Pourtant, nous parlons de communication d’entreprise et non de divertissement. N'oubliez pas non plus que les destinataires peuvent lire vos lettres non seulement sur un ordinateur, mais aussi sur appareils mobiles. Par conséquent, le modèle doit être optimisé pour différentes résolutions d'écran.

Une lettre ne doit contenir qu’une seule nouvelle. Et par conséquent, une seule action ciblée doit être attendue de la part du destinataire. Il est considéré comme incorrect d'inclure plusieurs questions, suggestions ou demandes au destinataire dans une seule lettre à la fois.

Toute lettre commerciale doit être divisée en parties suivantes :
- introduction;
- partie principale ;
- conclusion.

Dans l’introduction, indiquez brièvement le but de la lettre et les raisons de sa rédaction. L’essentiel est l’essence même de la lettre. En conclusion, vous devez résumer ce qui précède - il peut s'agir de conclusions, de demandes, d'instructions, de suggestions, etc. Il est hautement déconseillé d'utiliser des « post-scriptums » dans la correspondance commerciale. La lettre ne doit pas contenir d'aphorismes, de métaphores, de proverbes, etc.

Si vous devez soumettre une image graphique dans une lettre, ne l'insérez pas dans le texte de la lettre elle-même, mais joignez-la dans un fichier séparé. Les images peuvent ne pas s'afficher correctement sur différents appareils ou être complètement désactivé dans l'interface du programme de messagerie du destinataire. Dans le corps de la lettre, si nécessaire, indiquez simplement « les informations sont dans le fichier joint ». S'il existe plusieurs fichiers de ce type, assurez-vous d'écrire leurs noms.

Si vous utilisez des abréviations et des mots raccourcis, vous devez être sûr à 100 % que le destinataire comprendra ce que vous voulez dire. En général, il est préférable de jouer la sécurité et de ne pas utiliser de telles choses.

Manque d'émotions. Les lettres commerciales ne doivent contenir aucune connotation émotionnelle. Du tout. Même si vous rédigez une plainte et que vous souhaitez vraiment montrer toute votre indignation, ou, au contraire, vous remerciez sincèrement votre partenaire pour la réussite de la transaction. Une lettre commerciale doit être retenue et même, dans une certaine mesure, de sang-froid. Chaque personne valorise son individualité, mais pas la correspondance commerciale meilleure façon le manifester. Lettre officielle une personne heureuse ou triste, un concierge ou un PDG devrait être la même chose.

Utilisation du vocabulaire des affaires. Pour relier des phrases dans une correspondance commerciale, les expressions stables suivantes sont utilisées :

1) pour cette raison ;
2) sur quelle base ;
3) à cause de (quelque chose) ;
4) conformément à :
5) basé sur ;
6) prise en compte ;
7) considérer;
ce qui a servi.

Et ainsi de suite. Également dans les lettres commerciales, il est permis d'utiliser des abréviations et des acronymes généralement acceptés dans le secteur dans lequel la lettre est rédigée. Si vous doutez que le destinataire comprenne une abréviation spécifique, il est préférable d'écrire la phrase entière.

Salutations. S'il vous plaît, n'utilisez jamais le cliché « Bonne journée ». Ceci, pourrait-on dire, est une mauvaise forme non seulement pour la correspondance commerciale, mais aussi pour les courriers électroniques en général. La meilleure option salutations - "Bonjour, Prénom / Nom patronymique." À propos, il est bon de s’adresser au destinataire de la lettre par son nom non seulement dans le message de salutation, mais aussi plus loin dans le texte. Si vous écrivez une lettre à une personne que vous ne connaissez pas personnellement, vous devez indiquer au tout début de la lettre d'où vous avez obtenu l'adresse du destinataire.

Format lettre. Une lettre commerciale n’est pas une œuvre de fiction ou vos réflexions personnelles « sur un sujet ». La lettre doit être aussi courte que possible pour transmettre toutes les informations qu'elle contient. Il est optimal que le texte de la lettre s'inscrive dans un seul « écran ». Lire de longues lettres est fatiguant et beaucoup de gens trouvent cela ennuyeux.

Réponses aux lettres. Lorsque vous répondez à un e-mail que vous recevez, cliquez toujours sur le bouton « Répondre » plutôt que sur le bouton « Écrire un e-mail ». Avec la première option, l’intégralité de votre historique de correspondance sera automatiquement incluse dans votre réponse. C'est correct, car une personne peut ne pas se rappeler immédiatement qui vous êtes et ce que vous attendez d'elle si elle ne voit pas l'arrière-plan. Surtout si plus de 5 jours se sont écoulés depuis la dernière lettre. Vous pouvez en toute sécurité citer votre interlocuteur lorsque vous répondez à sa lettre. Cela lui donnera l’occasion de se souvenir de ce qui a été évoqué dans la lettre précédente.

Remerciez toujours l’autre personne lorsque cela est approprié. Par exemple, vous pouvez écrire « Vladimir, merci pour votre lettre » ou « Irina Alekseevna, merci pour une réponse si rapide ». De telles nuances montreront votre respect pour l'interlocuteur et adouciront l'ambiance de la communication électronique.

Si votre interlocuteur vous a envoyé une lettre dans laquelle il exprime son mécontentement ou même s'est montré ouvertement impoli avec vous, essayez de ne pas lui répondre de la même manière, peu importe à quel point vous le souhaiteriez. Les situations varient, mais réagissez toujours avec politesse et retenue.

Bien entendu, plus tôt vous répondrez à la lettre, mieux ce sera. C'est formidable si vous pouvez répondre dans quelques heures. Cette période est optimale. Mais disons que nous obtenons une réponse dans quelques jours. Les psychologues disent que le temps maximum confortable pour qu'une personne attende une réponse à un e-mail est de 48 heures, soit deux jours. Si vous devez attendre plus longtemps, cela peut déjà être perçu comme un manque de respect ou de l'ignorance. Si la question soulevée dans la lettre nécessite plus de temps pour répondre, assurez-vous d'écrire que vous avez reçu la lettre, que vous l'avez acceptée pour examen et que vous répondrez dans un certain délai. De cette façon, au moins l’expéditeur ne se sentira pas ignoré.

Conclusion de la lettre. Il ne faut pas écrire à la fin de la lettre des phrases qui pourraient être perçues comme une tentative de manipulation : « J'espère vraiment une coopération fructueuse », « Merci d'avance pour votre réponse », etc. Il est préférable de dire au revoir dans la correspondance commerciale électronique avec les phrases « Avec respect », « Mes vœux les plus sincères », etc. Oui, de telles expressions sont clichées, mais elles conviennent parfaitement à la communication professionnelle. Dans la signature, inscrivez votre prénom, votre nom, votre fonction et le nom de votre entreprise. Laissez également les coordonnées où vous pouvez être contacté, autre que l'e-mail.

Il est temps d'envoyer la lettre. Bien entendu, les e-mails ne signifient pas qu’ils doivent être lus immédiatement dès leur réception. Cependant, dans l’éthique du courrier électronique professionnel, il est considéré comme inapproprié d’envoyer des courriers électroniques le week-end et les jours fériés, ou tard dans la soirée ou la nuit. Essayez de respecter les horaires de travail standards.

Et bien sûr, avant de cliquer sur le bouton « envoyer », vérifiez soigneusement l’orthographe du nom et de l’adresse e-mail du destinataire, relisez également l’intégralité du texte de la lettre et vérifiez s’il y a des fautes de frappe ou des phrases incorrectes.

• Quels types de correspondance commerciale distingue-t-on ?
• Quelles règles de correspondance commerciale sont-il important de suivre ?
• Quelles sont les caractéristiques de la correspondance commerciale électronique ?

Maintenir correspondance commerciale selon les règles - l'un des éléments importants du succès dans une carrière et en affaires. La méconnaissance de ces règles, ou leur mauvaise application dans la pratique, peut entraîner la perte de partenaires et de clients. De plus, une correspondance commerciale précise et compétente est un élément important de l'image d'une entreprise.

Quels sont les différents types de correspondance commerciale ?

La correspondance commerciale - avec les partenaires, les clients, les collègues, les organisations - est l'une des activités les plus importantes de toute entreprise. Les managers et employés de différents grades reçoivent et envoient des lettres, des offres commerciales, etc. Selon la forme, le contenu et l'orientation, toute correspondance est divisée selon les types suivants :

• officiel;
• personnel;
• interne;
• externe.

Pour chacun d’eux, il existe des exigences distinctes en matière de rédaction et de soumission. Les types les plus courants de lettres commerciales formelles sont :

• action de grâces;
• commercial;
• lettres, demandes et requêtes ;
• réfutations;
• Félicitations;
• condoléances, nécrologies.

Étant donné qu'aujourd'hui, la plupart des correspondances commerciales s'effectuent par voie électronique, il existe des modèles et des formulaires prêts à l'emploi pour tout type.

L'art de la rédaction commerciale

Chaque texte est un mécanisme pour influencer le destinataire. Si cela ne fonctionne pas, cela signifie que vous avez violé les règles de montage : vous avez pris les mauvaises pièces et les avez mal disposées. Pour obtenir ce que vous attendez du destinataire, vous devez choisir les bons faits, les présenter correctement et le faire « avec le bon visage » - celui qui donnera envie au destinataire de la lettre d'accepter votre offre. Comment faire cela ?

Faits. Il arrive que des arguments rationnels capables de convaincre le destinataire se perdent dans la présentation chaotique de pensées diverses, parfois étrangères. Mais une fois la structure construite, la lettre devient claire et convaincante, même si rien n’a changé de sens. L’idée principale (souvent un appel à l’action) est placée au début, immédiatement après le message d’accueil. Ce qui suit est une liste d'arguments (chacun étant indiqué par une ligne rouge et en italique) avec des illustrations colorées (explications). À la fin, l’appel à l’action est répété. Une signature suit. Un simple montage transforme même le message pitoyable et pas très clair « au village au grand-père » de l'histoire « Vanka » de Tchekhov en une offre bien motivée et tentante au grand-père.

Image de l'expéditeur. La réponse dépend de la façon dont l'expéditeur de la lettre apparaît. Dans une lettre, vous pouvez être un fonctionnaire ou une personne. Parfois le premier est bénéfique, parfois le second. Par exemple, si vous félicitez le destinataire, il est préférable d'utiliser un style personnel (écrire en votre propre nom, communiquer votre attitude face aux faits, parler sur un pied d'égalité). Grâce à cela, le destinataire saura non seulement qu'il est génial, mais aussi que vous avez une bonne opinion de lui. Au contraire, il est préférable de gronder avec des phrases formelles, en énonçant des faits bruts. Ce conseil, dans une présentation quelque peu exagérée, ressemble à ceci : au lieu de « Vous êtes un imbécile », vous devez écrire « aucun signe d'intelligence n'a été trouvé chez le lecteur ».

Dans la correspondance moderne, nous allons souvent droit au but, en omettant les « discussions sur la météo » entre le message de salutation et la phrase principale. Il semblerait qu'une courte phrase facultative n'ait pas beaucoup de charge sémantique. Mais c’est cela qui apparaît en premier sous les yeux du lecteur, c’est donc lui qui donne le ton de la lettre et détermine avec quels yeux le destinataire regardera le reste du texte. Voici quelques exemples de points de départ pour votre message adressé aux subordonnés et aux partenaires, poursuivant différents objectifs.

1. Pour se donner du poids : « Étant donné que le projet A est sous le contrôle personnel du gouverneur régional, nous le rappelons. »
2. Pour établir des relations chaleureuses avec une entreprise inconnue : « Ayant appris que votre entreprise, comme nous, est sponsor du concours KVN de Sibérie, nous avons décidé de vous le proposer en premier. »
3. Pour obtenir de l'aide : « Olya, tu as si bien parlé et, surtout, professionnellement lors de la conférence ! Je pense que vous, en tant qu’expert, pouvez m’aider.
4. Pour mobiliser les subordonnés : « Félicitations, c'est déjà vendredi. Il ne reste plus qu'à soumettre des propositions budgétaires et vous pourrez vous reposer.»

5 premières phrases terribles qui tueront votre écriture

La société américaine HubSpot a découvert quelles premières phrases n'inspirent pas le lecteur, mais l'obligent au contraire à supprimer la lettre. Découvrez quelles sont ces phrases et ne les utilisez jamais au début d’une conversation.

Règles générales pour la correspondance commerciale

La réputation de votre entreprise dépend indirectement de la manière dont la lettre commerciale est conçue et rédigée. On peut dire que pour se forger une image réussie de l'entreprise et bâtir sa réputation, il est nécessaire que les salariés respectent les règles de correspondance commerciale tant en matière de communication externe qu'interne.

Forme de lettre. Il serait correct d'utiliser des formulaires conçus dans un style d'entreprise, qui contiennent les détails. La conception de style signifie la présence d'un logo, l'utilisation d'une police spéciale, l'indication de toutes les informations de contact et le nom complet de l'organisation.

Mise en page. Lors du formatage d'une lettre de correspondance commerciale, des marges sont utilisées (marge gauche - 2 cm, marge droite - 1 cm, marges supérieure et inférieure - 2 cm chacune). Si la lettre comprend plusieurs feuilles, celles-ci doivent alors être numérotées (inscrites en haut de la feuille au milieu).

Style. Les lettres commerciales sont rédigées dans un style commercial officiel, qui implique une brève description de l'essence de la lettre, la précision du libellé et l'utilisation de clichés et d'expressions standard. De plus, dans la correspondance commerciale, il existe une règle : un problème - une lettre.

Structure du texte. Une lettre de correspondance commerciale standard comprend trois parties :

1. S'adresser au destinataire.
2. Introduction (buts de la lettre).
3. Partie principale.
4. CV.

Règles de correspondance commerciale en anglais

La formulation de la correspondance commerciale en anglais s'effectue conformément aux exigences générales :

1. Le texte est réparti en paragraphes sans utiliser de ligne rouge.
2. Lors du formatage d'une lettre, le coin supérieur gauche doit contenir les informations personnelles de l'expéditeur (nom complet, ou nom de l'organisation, et son adresse).
3. Ci-dessous se trouve le nom de l'opposant, ou le nom de l'entreprise du destinataire avec l'adresse (dans une nouvelle ligne).
4. La date de rédaction de la lettre est indiquée trois lignes en dessous, ou en haut dans le coin droit.
5. La partie principale de la lettre est placée au centre de la feuille.
6. Il est préférable de commencer l'idée principale en indiquant le motif de la demande : « J'écris... »
7. Une lettre type doit se terminer par l'expression : « Cordialement » si le nom du destinataire est connu ; "Fidèlement vôtre" - sinon.
8. Sautez quatre lignes après le remerciement et indiquez votre nom et votre poste.
9. La signature est placée entre le nom et la formule de salutation ci-dessus.

« Langue » de la correspondance commerciale

Il existe des exigences particulières pour la correspondance commerciale. Tout d’abord, les lettres ne doivent pas contenir de connotations émotionnelles. Ils doivent être aussi sobres, concis et précis que possible. La construction logique et cohérente du texte remplace complètement l'émotivité. Interjections, diminutifs, abréviations qui ne figurent pas sur la liste généralement acceptées - tout cela doit être évité dans la correspondance commerciale.

L'une des conditions importantes pour rédiger une lettre est l'exactitude sémantique, qui représente sa valeur pratique.

Le prochain critère important est la présentation logique du texte. Les mots ne doivent pas être soumis à une double interprétation - cela peut changer le sens du contenu de la lettre et lui donner un ton indésirable.

L'objectif principal de tout document commercial est d'exprimer de manière convaincante un certain point de vue. Les principales règles de rédaction et de rédaction d'un document, d'une note ou d'une lettre sont l'alphabétisation, l'argumentation, l'exactitude de l'appel, la fiabilité des informations et une quantité suffisante de preuves.

Voici quelques règles pour rédiger des lettres commerciales :

Utilisation de pronoms. La correspondance commerciale doit éviter de refléter des émotions et des perceptions personnelles. Les informations commerciales sont traditionnellement communiquées à l’aide de formulaires standards. En règle générale, lors d'une telle correspondance, les intérêts de toute une entreprise sont exprimés, et non d'un individu, de sorte que l'adresse vient du pluriel. Et, bien que cela suggère l’utilisation du pronom « nous », vous devriez éviter de l’utiliser en utilisant les formes verbales appropriées.

Formulaires de garantie. Dans la correspondance commerciale, vous devez utiliser la voix passive. De tels appels ont une apparence plus douce. Par exemple, si vous réorganisez la phrase : « Vous n'avez pas terminé les travaux de réparation à temps » avec les mots « Les travaux de réparation prévus dans le contrat n'ont pas été terminés », alors vous pourrez constater le fait même de l'échec. d'achever le travail sans porter d'accusations directes. C'est-à-dire que le fait de la violation est indiqué, mais les coupables spécifiques ne sont pas indiqués, ce qui adoucit le ton de la lettre.

La voix active est utilisée pour définir dans une lettre un objet qui sert d'initiateur à certaines actions. Par exemple, « le service juridique apporte des éclaircissements… ». Il convient de noter que ces phrases utilisent le présent.

L’usage de la voix passive détermine également la nature de la lettre. De tels formulaires permettent de se concentrer sur un événement précis, et non sur les acteurs de l'action (proposition envoyée, rapport reçu). La voix passive est également utilisée si l'objet est évident (la date de la réunion a été déterminée).

Forme verbale. S'il est nécessaire de concentrer l'attention sur une action constamment répétée, des verbes sous une forme incomplète sont utilisés pour la décrire (les spécialistes violent régulièrement les délais). S'il est nécessaire de souligner l'intégralité du processus, la forme parfaite des verbes est utilisée (les patrouilleurs ont commencé leur devoir).

Introduction des accents. Bien que la plupart des correspondances commerciales aient un ton neutre, dans certains cas, une attention particulière est nécessaire sur certains points. Pour ce faire, des phrases d'introduction sont utilisées pour adoucir la phrase. (Si vous réécrivez la phrase « nous vous demandons d'envoyer la documentation qui est en votre possession » avec les mots nous vous demandons d'envoyer la documentation qui, apparemment, est en votre possession », alors le degré de tension y est considérablement réduit , et il est plus adapté aux exigences d'une correspondance commerciale pleine de tact).

Lorsque vous rédigez des lettres commerciales, vous devez également veiller au respect de votre adversaire. Ainsi, si l'expression « votre offre ne nous intéresse pas » est remplacée par « malheureusement, pour le moment, votre offre ne nous intéresse pas », elle est libérée d'une rigidité inutile, qui n'est pas appropriée dans la correspondance commerciale.

Les structures d'introduction sont également un élément important d'une lettre commerciale, car elles la rendent moins sèche. Conformément aux normes de l'étiquette des affaires, la phrase « veuillez, si possible, faire vos commentaires d'expert sur la qualité de nos matériaux » serait appropriée. Les constructions d'introduction sont un bon outil pour réduire le caractère catégorique, faire preuve de respect et d'attention, ainsi que pour exprimer un ton amical. Leur utilisation permet d’exprimer une pensée sans heurter l’orgueil de votre adversaire.

Étiquette de correspondance commerciale : 5 conseils pour faire bonne impression de loin

1. Le temps de réponse à la lettre démontre votre intérêt pour la communication et la coopération. Vous devez répondre aux lettres commerciales dans les plus brefs délais : minutes, heures, maximum une journée. S'il y a des raisons objectives pour le retard, envoyez une lettre et écrivez que vous avez reçu le message et que vous répondrez bientôt. Afin d'établir correctement les priorités, vous devez prêter attention aux notes correspondantes dans la lettre de votre adversaire - « importance », « sujet », etc. La présence de telles marques indique l'importance de votre réponse.

Un retard de réponse signifie une forte probabilité de perdre un client. Si possible, répondez immédiatement. Ne laissez que les lettres « pour plus tard » auxquelles il faudra du temps pour répondre. La CEO School vous aidera à apprendre à prédire le comportement des gens et à bien négocier.

2. Appel personnel. L'adresse personnelle est préférable, car elle témoigne du respect du destinataire.

L'utilisation de l'adresse personnelle est l'une des règles impératives de la correspondance commerciale. La concentration personnelle est une démonstration de respect pour l’individualité et de bonne volonté. De plus, cela vous aidera à faire ressortir votre lettre de la masse grise des modèles de réponses.

3. Exprimer des mots de gratitude (pour l'appel). La gratitude exprimée dans une lettre est une sorte d'expression de gratitude pour le choix d'un adversaire ou d'un client en faveur de votre entreprise. Une réponse écrite qui commence par « Merci pour votre lettre » démontre à votre adversaire qu'il est précieux à vos yeux. Ce ton de lettre commerciale est correct, car il reflète une position constructive. Par exemple:

Bon après-midi Sincèrement, Anatoly Seosyan.
Réponse échouée	Réponse réussie
Bonjour Anatolie ! Pour émettre une facture, les coordonnées de votre entreprise sont requises. Merci de les envoyer en réponse à cette lettre.	Bonjour Anatolie ! Tout d'abord, nous tenons à vous remercier d'avoir choisi notre centre. Nous souhaitons également exprimer notre confiance que vous serez satisfait de votre coopération avec nous. Pour émettre une facture, nous avons besoin des coordonnées de votre entreprise. Merci de les envoyer en réponse à cette lettre.

Une expression de gratitude pour la confiance accordée à votre entreprise est faite au début de la lettre en utilisant les constructions suivantes :

• Merci de votre intérêt...;
• Merci pour votre lettre...;
• Merci de nous avoir contactés...;
• Merci d'avoir choisi notre entreprise...;
• Nous apprécions votre intérêt...

4. Fin positive. Les constructions finales sont garanties d’attirer l’attention de l’adversaire après avoir lu la lettre. Par conséquent, il est conseillé de consolider l'ambiance positive de la correspondance commerciale sous cette forme et de créer une ambiance positive et un désir pour le partenaire de correspondance de poursuivre la communication. Par exemple;

la dernière chose qui reste à l’attention du destinataire lors de la lecture de votre lettre. Sécurisez l'atmosphère émotionnelle et positive de la communication d'entreprise dans les dernières phrases. Créez une bonne humeur pour le destinataire - afin qu'il veuille à nouveau communiquer avec vous. Par exemple:

Bon après-midi J'ai passé un entretien pour m'inscrire à des formations avancées dans votre centre. Les frais de scolarité seront payés sur le compte de mon entreprise. Veuillez m'envoyer la facture appropriée pour le paiement. Sincèrement, Anatoly Seosyan.
Mauvaise option	Bonne option
Bonjour Anatolie ! Tout d'abord, nous tenons à vous remercier d'avoir choisi notre centre. Nous souhaitons également exprimer notre confiance que vous serez satisfait de votre coopération avec nous. Pour émettre une facture, les coordonnées de votre entreprise sont requises. Merci de les envoyer en réponse à cette lettre.	Bonjour Anatolie ! Tout d'abord, nous tenons à vous remercier d'avoir choisi notre centre. Nous souhaitons également exprimer notre confiance que vous serez satisfait de votre coopération avec nous. Pour émettre une facture, les coordonnées de votre entreprise sont requises. Merci de les envoyer en réponse à cette lettre. Nous sommes toujours heureux de répondre aux questions liées à la formation dans notre centre.

Toujours, lorsque vous terminez une lettre, créez une ambiance positive chez votre adversaire pour poursuivre la communication. À ces fins, vous pouvez utiliser les structures suivantes :

• Nous sommes heureux de coopérer ;
• Prêt à répondre à vos questions ;
• Si vous avez des questions, veuillez nous contacter ;
• Nous espérons une coopération mutuellement bénéfique ;
• Nous sommes heureux de vous aider ;
• Avec un sincère respect.

5. Signature et bloc de contact. Un employé qui effectue une correspondance commerciale doit avoir une idée de qui est présent « de l'autre côté du moniteur ». En d’autres termes, des informations sont nécessaires sur le nom, la fonction et les coordonnées de l’adversaire :

1. Prénom (nom) – offre la possibilité d'indiquer une adresse personnelle ;
2. Position – permet à l’adversaire de comprendre le niveau de compétence
3. Coordonnées – contribuent à l’émergence de canaux de communication supplémentaires.

Bon après-midi J'ai passé un entretien pour m'inscrire à des formations avancées dans votre centre. Les frais de scolarité seront payés sur le compte de mon entreprise. Veuillez m'envoyer la facture appropriée pour le paiement. Sincèrement, Anatoly Seosyan.
Mauvaise option	Bonne option
	Bonjour Anatolie ! Tout d'abord, nous tenons à vous remercier d'avoir choisi notre centre. Nous souhaitons également exprimer notre confiance que vous serez satisfait de votre coopération avec nous. Pour émettre une facture, les coordonnées de votre entreprise sont requises. Merci de les envoyer en réponse à cette lettre. Nous sommes toujours heureux de répondre à toutes vos questions concernant la formation dans notre centre. Sincèrement, Anton Antonov Spécialiste du Centre d'études avancées Tél. XXXXXXX Mobile Tél.ХХХХХХ

Pour optimiser le travail avec la correspondance commerciale, il est préférable d'ajouter un bloc avec les coordonnées aux paramètres standard. Ce bloc doit être présent dans les lettres aux partenaires, collègues et clients comme symbole d'une attitude professionnelle en la matière.

Règles pour la correspondance commerciale électronique

Grigori Sizonenko, directeur général de CJSC "Information Implementation Company", Moscou

1. Utilisez le bouton « Répondre à tous ». Si plusieurs personnes sont impliquées dans la correspondance, tout le monde doit répondre, pas seulement l'expéditeur du dernier message.

2. Indiquez toujours le sujet de la lettre. Dans la plupart des cas, le destinataire ne voit que l'en-tête du nouveau message. Plus tard, les informations du champ Objet vous aident à rechercher et à trier les messages. Vous pouvez utiliser des mots-clés dans l'en-tête - par exemple, "IMPORTANT!" - mais seulement s'ils correspondent vraiment au contenu de la lettre (cependant, il est plus pratique de simplement cliquer sur le bouton "Importance", disponible dans tous les formats populaires. programmes de messagerie, et la balise apparaîtra à côté du champ "Thème") Développez un style de formulation uniforme et respectez-le constamment. Gardez à l’esprit que de nombreuses personnes utilisent aujourd’hui des filtres automatiques pour trier la correspondance. Le titre doit donc être choisi de manière à ce qu’une machine puisse le « lire ».

3. La lettre doit être courte et structurée. Efforcez-vous d'obtenir une transparence maximale du sens et une clarté de présentation, en séparant les détails essentiels et mineurs. Il est dans votre intérêt qu'après avoir lu une fois une lettre commerciale, vous puissiez facilement comprendre à la fois l'essence du problème et l'historique du problème, le sens des phrases et la nature des actions attendues du destinataire. Il est préférable d'envoyer des supports complémentaires (documents, tableaux, photographies) en pièces jointes afin de ne pas gonfler le texte du message ; Dans ce cas, la lettre doit indiquer quel type de fichiers vous envoyez.

4. Soyez poli. Dans n'importe quelle lettre, il devrait y avoir une place pour un message d'accueil, une adresse et une signature (vous pouvez activer son ajout automatique à n'importe lequel de vos messages). Vous devez également placer des accents sémantiques et émotionnels – évitez le style télégraphique. Même si la correspondance concerne une question urgente ou un conflit, gardez un ton respectueux. Après tout, en affaires, il est important de ne pas offenser, mais de trouver une solution. La retenue et la courtoisie sont de bonnes aides à cet égard.

5. Il faut répondre aux lettres ! Et vite. Ne pas comprendre cette vérité élémentaire entraîne de nombreux malentendus. L'expéditeur doit savoir que la lettre a été lue et qu'après un certain temps, vous pouvez vous attendre à une réponse significative. Dans le même temps, vous ne devez pas vous fier entièrement aux répondeurs automatiques et aux notifications automatiques - écrivez votre propre phrase courte. Au contraire, certaines lettres ne nécessitent pas de réponse. Tout d'abord, pour ceux où votre adresse est dans le champ « Cc » : l'expéditeur souhaite que vous soyez au courant de sa correspondance avec une autre personne. Deuxièmement, pour ceux où votre adresse n'est pas du tout présente : cela signifie que l'auteur de la lettre a ajouté vos coordonnées dans le champ « Copie carbone invisible » - c'est-à-dire qu'il a l'intention de vous familiariser en secret avec la correspondance du destinataire direct. du message.

6. Ne supprimez pas le texte de la lettre à laquelle vous répondez. Il est possible que votre réponse soit relue après un certain temps – peut-être même après quelques années. De nombreuses entreprises disposent déjà de systèmes d’archivage des e-mails. À propos, dans les pays où un e-mail provenant d'un responsable de l'entreprise est reconnu comme un document juridiquement significatif, le stockage à long terme de la correspondance est une obligation légale. Nous ne l’avons pas encore, mais la pratique est en avance sur les réglementations écrites. Regardez chaque lettre que vous écrivez à travers les yeux du destinataire. C'est la règle de base de la correspondance commerciale. Si vous le suivez, les destinataires commenceront à mettre en évidence vos messages à partir du flux.

7. Écrivez correctement. Des erreurs isolées commises dans une lettre sont offensantes pour le destinataire, car elles sont perçues comme un signe de précipitation ou de négligence. Et de multiples erreurs indiquent un faible niveau culturel de l'expéditeur, et aussi - puisqu'il s'agit de correspondance commerciale - présentent l'entreprise dans laquelle travaille l'expéditeur sous un jour défavorable.

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La correspondance commerciale fait partie intégrante de l'image d'une entreprise et d'un homme d'affaires. Établir des contacts, entretenir des liens, discuter de problèmes commerciaux dans par écrit parfois c'est préférable, et souvent simplement nécessaire, c'est pourquoi l'image créée dans la correspondance commerciale doit correspondre pleinement à l'image extérieure formée par la communication en direct. Dans le même temps, dans la correspondance commerciale, le respect des règles et exigences est obligatoire non seulement dans principes généraux, mais aussi dans les petites choses et les détails.

Principes et étiquette de la correspondance commerciale

L'étiquette de la correspondance commerciale n'est généralement pas différente de exigences générales communication d'entreprise. Voici ses grands principes :

• la politesse, le respect,
• clarté de la définition des objectifs,
• orienté résultat et orienté contact,
• attitude responsable envers le temps et les obligations des autres,
• cohérence logique et précision,
• spécificité factuelle,
• l'alphabétisation,
• neutralité du ton, rigueur et formalité du discours,
• respect de la subordination et des traditions.

Ces exigences ne sont pas originales, mais leur mise en œuvre garantit une interaction constructive avec les partenaires et les clients.

Forme de lettre et formules linguistiques

Un papier à en-tête est le visage de l'entreprise, ses attributs obligatoires sont donc l'alphabétisation, la précision des détails, la propreté extérieure et l'originalité modeste du design.

Qu'il s'agisse d'une version angulaire ou longitudinale du formulaire, le nom complet de l'organisation, l'adresse postale, réelle et officielle, les adresses de téléphone, de fax, de courrier électronique et l'adresse de la page électronique officielle doivent être faciles à lire. La liste des détails n'est pas strictement réglementée, mais l'exhaustivité des données semble toujours plus avantageuse.

Pour référence : Des informations sur l'enregistrement de la correspondance sont également souhaitables - sur la date, le numéro dans la liste, sur l'exécuteur testamentaire spécifique qui a préparé le document à envoyer. S'il s'agit d'une lettre de réponse, une référence à la lettre de demande est nécessaire.

Dans une lettre commerciale, il est également possible d'indiquer le genre, ce qui simplifie le formatage de la correspondance : lettre d'information, proposition, demande, pétition, excuses, condoléances, gratitude.

Lettre sur papier à en-tête officiel de l'organisation

La première partie de la lettre est une adresse dont la formule contient le nom et le patronyme du destinataire ou une version plus officielle - le mot « M. » :

• Cher Fedor Fedorovitch !
• Cher M. Smirnov !
• Cher Monsieur le Directeur !

La partie principale de la lettre - informative - contient un message court, compréhensible et succinct et des tâches claires : fournir des informations, clarifier des informations, résoudre un problème d'approvisionnement, etc. Si la lettre contient un refus, il est alors correct de commencer la première moitié par une justification claire et probante. Les formules linguistiques peuvent être différentes, selon le ton choisi :

• L'entreprise demande à réfléchir à la question...
• Le président et le conseil d'administration demandent à être informés de...
• Veuillez considérer l'opportunité...
• Merci de répondre au plus vite...

La dernière partie de la lettre contient de la gratitude, des excuses, l'assurance que le problème sera résolu dans les plus brefs délais et l'espoir d'une coopération ultérieure.

Les lettres commerciales nécessitent le respect des procédures officielles : si la lettre nécessite la signature d'un manager, alors elle doit être signée par le manager (au moins son adjoint).

Étiquette commerciale en ligne et e-mails professionnels

Les e-mails, comme les lettres papier, se composent de plusieurs éléments importants, nécessitant un remplissage compétent non pas du tout à cause de règles spéculatives, mais précisément parce que ces éléments peuvent être informatifs et très pratiques d'un point de vue utilitaire et pratique. Une lettre correcte garantit une réponse correcte et rapide, ainsi que solution constructive question.

Pour référence : les entreprises disposent souvent de leurs propres serveurs et programmes de messagerie, et développent également un style d'entreprise pour la conception des e-mails et règlement intérieur correspondance qui ne contredit généralement pas les normes, mais les complète.

1. Destinataire : Il est d'usage d'indiquer une adresse dans la ligne du destinataire.

Cela indique non seulement une attitude respectueuse envers l'interlocuteur, mais le protégera égalemente— maildu spam, des mailings inutiles et des regards indiscrets.

1. Une copie de la lettre du destinataire est remplie dans un but précis.

En envoyant une lettre au destinataire principal et en en indiquant une autre dans la rubrique « copie », le destinataire informe le deuxième interlocuteur de ce qui se passe, mais ne l'oblige pas à répondre ou à participer directement à la correspondance.

1. Ligne d'objet : spécificité et unicité.

La plus grande spécificité du sujet devrait aider à la fois le destinataire et le destinataire à naviguer dans le sujet de discussion et à distinguer de nombreux problèmes et tâches : pas seulement le « Rapport de Katya », mais le « Rapport de mai 2015. Projet ». Attention : le nom dans ce cas est inutile, puisque le destinataire est déjà clair pour le destinataire à partir du nom de la boîte e-mail.

Les e-mails sont également faciles à lire sur un écran de bureau ou sur une tablette.

1. Le corps de l’e-mail doit contenir 3 éléments clés.

Tout d'abord, une salutation (s'il s'agit de la première lettre de ce jour par exemple) et une adresse (dans chaque lettre). Deuxièmement, un énoncé de la question : une présentation de vous-même (si la lettre est la première), un rappel des tâches à résoudre, une description du problème ou de sa solution. Troisièmement, une demande ou un encouragement à l’action.

1. La fonction de notification de lecture d'e-mail nécessite de la sensibilité.

Il doit être utilisé si la lettre est vraiment importante, mais qu'il n'y a aucun moyen de s'enquérir de sa réception par téléphone, par exemple. Cette fonction impose généralement au destinataire des obligations psychologiques peu claires et vaguement formulées, il ne faut donc pas en abuser. Une option correcte et moins catégorique est une demande polie à la fin de la lettre pour indiquer qu'elle a été lue.

1. La signature requiert à la fois de la concision et de la capacité.

Le libellé peut contenir formule standard« Avec respect » ou limité au nom et au prénom. La signature, comprenant le nom, le poste, le nom de l'organisation et les coordonnées, ne doit pas dépasser 7 lignes. Il est conseillé d'indiquer des coordonnées alternatives, en plus de la boîte mail : téléphone,Skype, ICQ, d'autres messagers populaires.

1. Pièces jointes : l’essentiel est de prévenir et de nommer correctement les fichiers.

La nétiquette requiert des informations sur le document dans le fichier joint à la lettre : sur le format, son volume et son contenu. L'investissement ne doit pas dépasser 3-5Mo. Son titre, tout comme le sujet de la lettre, doit être extrêmement court, précis et unique.

Vue normale e-mail

Le temps de réaction d'une lettre en nétiquette diffère du temps endésactivé— doubler. Deux à trois heures sont un délai confortable pour attendre une réponse à une lettre urgente. En réponse à une situation urgente ou signalée lettres importantes il suffit parfois de prévenir quee— mailreçues et les informations prises en compte. Si le problème nécessite une longue réflexion, le destinataire doit alors informer son interlocuteur du temps qu'il lui faudra pour répondre à la question.

Pour référence : une journée est un moment confortable pour répondre aux e-mails. S'il n'y a pas de réponse dans les 3 jours, les règles de savoir-vivre vous permettent d'envoyer une deuxième lettre ou de contacter le destinataire en utilisant une source de communication alternative - téléphone,Skype, ICQ. Le silence pendant 5 à 7 jours ou en réponse à une demande répétée peut être considéré comme un refus de poursuivre la correspondance commerciale.

La réputation d'un homme d'affaires et d'une entreprise se compose non seulement de l'efficience et de l'efficacité de l'entreprise, mais également des petites choses et des nuances de n'importe quelle étape des négociations commerciales. Le respect des principes de la correspondance commerciale est exigé de la part de chaque représentant de l'entreprise : du petit commis au spécialiste des relations publiques en passant par le chef d'entreprise.

Vidéo : Comment rédiger des lettres commerciales de manière claire, claire et compréhensible