Description du poste de directeur adjoint : caractéristiques de la rédaction. Pourquoi un manager a-t-il besoin d’un assistant personnel ?

Ils racontent qu'autrefois, avant de donner un jour de congé à une employée, un patron lui disait d'en planter sept rosiers, laver les sols, désherber les lits, moudre le café pendant sept semaines et bien plus encore. Qui sait, peut-être qu'ils mentent. C'était il y a longtemps.

« La compétence est la capacité de découvrir et de satisfaire les goûts personnels des supérieurs » (Laurence Peter).

Mais lorsqu'il s'agit de rosiers, les gens sont encore divisés en deux catégories : les premiers vont docilement au jardin, et les seconds essaient de comprendre ce que le patron voulait vraiment dire.

Interpréter les instructions du patron est un art, mais cela peut et doit s’apprendre. Toute tâche de production doit être abordée consciemment. Et cela vaut aussi pour les directives sacrées du patron : meilleur succès Parfois, c'est celui qui lit entre les lignes et interprète correctement les instructions de ses supérieurs qui réussit.

Utile lorsque la question « Pourquoi ? » avant tout « Comment ? », « Quand ? » » et « Que va-t-il m'arriver pour cela ? », mais il n'est pas nécessaire (et parfois même nuisible) de poser directement cette première question au patron. Idéalement, l'objectif est d'apprendre à travailler de manière proactive, en abandonnant les tâches manifestement inutiles, mais en même temps sans nuire à vous-même ni à votre entreprise.

Je vais le découvrir moi-même

Un jour, je suis sorti en douce pour déjeuner avec Tanya. Nous avons étudié ensemble, puis je me suis tourné vers la voie du journalisme, et elle a traversé la vie avec confiance en tant qu'assistante du directeur général d'une grande agence de voyages. Les plats chauds n'avaient pas encore été apportés et son téléphone portable l'appelait déjà avec insistance depuis son sac à main.

Tanya ouvrit le journal à la vitesse de l'éclair et commença à écrire quelque chose, répétant de temps en temps : « Oui, d'accord, je ferai tout... Oui, définitivement ! Après avoir écrit deux pages, elle mit fin à la conversation et demanda une minute supplémentaire pour mettre de l'ordre dans ses notes.

Elle l'a lu attentivement pendant environ 10 secondes, puis a barré un bon tiers des points et marqué la moitié des points restants avec un plus. J’ai été surpris, mais Tanya a rapidement mis les points sur les i.

Lorsqu'on lui a demandé comment devenir directrice adjointe, elle a répondu qu'elle était guidée par un principe simple : avant de commencer une tâche, il faut se demander pourquoi elle est nécessaire. La réponse transfère automatiquement un certain nombre d'instructions vers la liste des instructions facultatives.

Disons que si le patron demande à faire une analyse de prix auprès de plusieurs entreprises de la région, alors il va probablement rénover les locaux, mais n'est pas encore prêt à lui en parler. Pas prêt - et je n'en ai pas besoin, elle l'a deviné elle-même.

Elle a aussi un ami dans une agence de construction qui trouvera meilleur bureau Par meilleur prix, ce qui signifie qu'une analyse n'est pas nécessaire (l'essentiel est de formuler correctement votre proposition). Le résultat est moins plusieurs heures de travail minutieux.

Comment devenir manager adjoint : portrait psychologique

Assistant personnel du manager - profession sur à l'heure actuelle assez demandé. Cela est principalement dû au développement économie de marché, car dans des conditions de concurrence féroce situation financière Toute entreprise dépend de décisions de gestion correctes et opportunes.

Le succès d'un administrateur dépend en grande partie des compétences, des compétences en gestion d'entreprise et des qualités personnelles du fiduciaire. Un directeur adjoint, dont les responsabilités varient considérablement des questions de bureau insignifiantes aux décisions opérationnelles, deviendra un employé indispensable, le « bras droit » du patron et, surtout, le garant de l'accomplissement des tâches assignées dans les délais.

Lorsqu'il choisit un « bras droit », un chef d'entreprise prête souvent attention non pas à l'éducation, mais aux qualités humaines personnelles. Très probablement, la préférence sera donnée à une personne ayant moins d'expérience, mais avec des opinions similaires, qu'à un spécialiste avec d'excellentes recommandations, mais des convictions de vie différentes.

Un directeur adjoint, dont les responsabilités sont presque impossibles à formuler, doit avoir la capacité de lire dans les pensées et de déterminer l'humeur du patron au premier coup d'œil. Effectuez toutes les tâches, quels que soient les détails - il peut s'agir de missions de nature personnelle. Si vous êtes une personne sentimentale et que vous prenez toujours tout personnellement, alors ce travail n'est pas fait pour vous.

Le directeur adjoint ne doit pas prêter attention au mécontentement et aux pannes du patron. L'assistant doit être dévoué et fidèle à ses supérieurs. Son travail, outre la rémunération monétaire, est motivé par un seul objectif : accroître le bien-être et la compétitivité de l'entreprise dans son ensemble.

Un directeur adjoint, dont les fonctions incluent la négociation et la conclusion des contrats en l'absence du directeur général de l'entreprise, est en quelque sorte le visage de l'entreprise. C'est par cela que les concurrents jugent la situation et que les clients et partenaires prennent des décisions concernant la coopération.

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Ce que tout leader devrait être capable de faire :

Responsabilités d'un assistant personnel :

Comment se déroule l'entretien :

Peut-être qu'aucun directeur, manager ou patron moderne ne peut imaginer sa vie professionnelle sans secrétaire personnel. Premièrement, avoir un assistant est très prestigieux. Deuxièmement, une secrétaire vraiment compétente et responsable devient le « bras droit » du patron, une personne irremplaçable dans l'entreprise et, surtout, la garantie que vous serez toujours à l'heure, que vous n'oublierez rien et que vous aurez toujours le doigt sur vous. sur le pouls. D'accord, c'est très important à un rythme effréné la vie moderne. Et enfin, vous pouvez toujours rediriger un appel téléphonique indésirable vers la secrétaire, demander à l'assistante de communiquer avec un client désagréable ou demander à l'assistante d'organiser une fête personnelle. Très pratique, n'est-ce pas ?

Secrétaire, assistante, chef de bureau, assistante personnelle : points communs et différences

Comme vous l'avez remarqué, un même employé de bureau peut être appelé différemment. L'essence des tâches exercées change-t-elle en fonction de l'apparence du poste ? Voyons cela.
En un mot " secrétaire« désigne le poste d'une personne embauchée par un particulier ou une entreprise pour effectuer des travaux de bureau, aider à la correspondance, organiser des réunions et des événements, exécuter des instructions personnelles d'un cadre, répondre à des appels téléphoniques, etc. En général, secrétaire est un terme très multiforme et général qui inclut de nombreuses responsabilités professionnelles possibles. Par conséquent, dans dernièrement L'utilisation de concepts tels que secrétaire-assistante et chef de bureau est devenue généralement acceptée.
En charge référent comprennent généralement : la conduite de conversations téléphoniques, la correspondance commerciale, l'organisation de voyages d'affaires de cadres, le contrôle de documents, la réception de visiteurs, le classement de dossiers, le travail avec du matériel de bureau. Dans l'ensemble, le secrétaire adjoint est un interprète technique. C'est pourquoi des candidats sans formation supérieure, sans compétences particulières ni même expérience professionnelle sont souvent embauchés pour ce poste.
Mais pour le travail chef de bureau Des connaissances particulières sont requises, par exemple dans le domaine de la gestion de bureau et de la gestion documentaire. Les responsabilités d'un tel secrétaire sont bien plus larges que celles d'un assistant.
Assistant personnel doit avoir des compétences encore plus approfondies, personnelles et qualités professionnelles, après tout, les assistants sont ces personnes qui se souviennent de tout et toujours, dont dépend le succès d'une réunion d'affaires d'un manager ou d'une fête d'anniversaire, et qui accompagnent leur patron presque toujours et partout.
À propos, il convient de noter que dans cahiers de travail(sous réserve d'un emploi officiel, bien sûr) ils enregistrent rarement « directeur adjoint » ou « assistant ». Le plus souvent, un tel poste est écrit comme « secrétaire du directeur ».

Quelles sont les exigences pour les secrétaires potentiels ?

Si vous recherchez un emploi de secrétaire, vous devez connaître au moins les exigences de base que les employeurs imposent aux candidats. Bien entendu, chaque cas individuel présente de nombreuses nuances et chaque manager voit sa secrétaire sous un jour particulier. Pour certains, il n'est pas du tout important d'avoir une formation supérieure, d'autres patrons placent le savoir au premier plan, pour certains, il s'agit seulement du type de café que le secrétaire prépare ou à quoi il (elle) ressemble. D’ailleurs, voici ce qu’il est important de savoir. Un employeur peut vous dire pendant longtemps et avec diligence ce dont il a besoin d'une secrétaire et ce que vous ferez, mais les lecteurs de MirSovetov ne devraient pas prêter attention à ces discours. Croyez-moi, de nombreuses responsabilités seront placées sur vos épaules, bien plus que celles décrites dans Description de l'emploi et ce qu'ils vous ont dit. Ceci est fait pour ne pas effrayer un employé potentiel. Le calcul est fait qu'au cours du travail, il vous sera plus facile de « jeter » une nouvelle responsabilité ou de vous confier des missions spéciales (pas un seul patron ne vous dira lors d'un entretien que vous devrez lui rappeler la naissance dates de sa femme et de ses maîtresses, mais en pratique ce sera le cas).
Donc, les exigences de base. J'ai postulé deux fois pour un poste de secrétaire, et les deux fois étaient très similaires :

• fini enseignement supérieur(enfin, quel genre de manager aimerait que son assistant soit absent de la séance au moment le plus inopportun ?) ;
• expérience professionnelle (facultatif, mais hautement souhaitable);
• bonne apparence;
• capacité à travailler avec du matériel de bureau, connaissances programmes informatiques, Compétences Internet ;
• compétences en communication, discours compétent, capacité d’exprimer ses pensées verbalement et par écrit;
• connaissance d'une ou plusieurs langues étrangères;
• âge de 18 à 35 ans;
• , approche responsable dans l'accomplissement des tâches assignées, désir d'apprendre ;
• la possibilité de travailler sans normes établies (par conséquent, les employeurs sont rarement intéressés par les femmes de la « famille » postulant au poste de secrétaire).

Comme je l'ai déjà dit, il s'agit d'une liste très générale d'exigences pour une référence potentielle et chaque employeur a la sienne. Vous ne devez jamais refuser un entretien si vous voyez un élément de cette liste pour lequel vous n'êtes pas très fort. Croyez-moi, vos autres avantages l’emporteront rapidement sur tous les vôtres. faiblesses.

Mon histoire de carrière

Lorsque j'ai obtenu mon diplôme universitaire, je n'avais ni expérience professionnelle ni confiance dans ma capacité à trouver rapidement un emploi dans n'importe quelle entreprise. Par conséquent, lorsque j'ai appelé la première annonce qui m'est parvenue avec le texte « Requis pour un secrétaire de direction dans une usine de bière et de boissons non alcoolisées » et que j'ai été immédiatement invité à un entretien, j'ai été extrêmement surpris. J'ai été encore plus surpris lorsqu'après l'entretien, on m'a proposé d'aller travailler le jour même. Naturellement, j'ai accepté. Le salaire me convenait, étudiant d’hier, j’aimais le réalisateur et le travail me paraissait sans poussière. Beaucoup de choses étaient nouvelles pour moi, je ne savais pas grand-chose et j’ai dû apprendre de mes propres erreurs, car il n’y avait personne pour m’aider ou me conseiller. J'étais très reconnaissant envers l'équipe et le réalisateur d'avoir traité mes erreurs avec compréhension et de ne pas m'avoir jugé durement pour mes erreurs et mes lacunes. En principe, j'ai assumé « parfaitement » toutes les responsabilités principales : négociations, correspondance commerciale, délivrance des attestations de déplacement, réception des invités, travail avec le matériel de bureau, thé et café pour le directeur et ses invités. En général, je n'ai effectué aucune mission extrême, je n'ai pas traité de problèmes de personnel, j'étais dans les délais et j'avais une heure légale pour déjeuner. Petit à petit, j’ai commencé à découvrir les « coulisses » de la vie des hauts fonctionnaires de l’entreprise. J'ai obtenu le respect uniquement grâce à mes actions, même si je ne cacherai pas qu'il y avait aussi des collègues qui étaient simplement gênés de me dire quelque chose d'inutile ou d'offensant, parce que j'étais le plus proche du patron et que tout le monde avait peur de lui.
J'ai travaillé comme secrétaire du directeur pendant près d'un an, après quoi j'ai été promu et transféré dans un autre département. Quand j'ai quitté le poste de secrétaire, j'en savais beaucoup et j'étais sûr que si je devais tout recommencer, j'avais de l'expérience et une richesse de connaissances. Un CV avec le poste précisé de secrétaire du gérant, envoyé quelques années plus tard sur Internet, a fait son travail et j'ai été invité à travailler comme assistant personnel du directeur dans une grande structure commerciale. Mon expérience professionnelle et ma connaissance des langues étrangères sont devenues le critère principal de ma victoire au concours pour le poste vacant.
Comme je m'y attendais, le poste d'assistant personnel était radicalement différent de celui de secrétaire ordinaire. Je n’avais pas à répondre aux appels généraux, à préparer le thé pour le patron, à photocopier des documents ou à signer des enveloppes pour envoyer de la correspondance, ce que j’avais l’habitude de faire à l’usine. J'ai immédiatement été « plongé » à corps perdu dans la vie personnelle du patron, organisant toutes ses réunions et événements, et réalisant des missions particulières (par exemple, récupérer un cadeau pour l'anniversaire de son ami ou annoncer une mauvaise nouvelle à un collègue). Mon calendrier de vie mesuré a radicalement changé. Je devais travailler 10 heures par jour sans déjeuner ni pause café. Les jours de vacances, rester assis au bureau jusque tard dans la journée pour signer des cartes était considéré comme normal, mais travailler le week-end était considéré comme normal. processus naturel. J'ai accompagné le réalisateur lors d'événements, organisé ses voyages à l'étranger, avec des partenaires, acheté et vendu et traité des centaines de reportages stupides. Le plus important est que je me suis adapté à l’humeur constamment changeante du patron et, afin d’éviter sa colère, j’ai essayé de faire mon travail aussi rapidement, efficacement et parfaitement que possible. J'étais doué pour l'organisation et on me demandait constamment d'organiser les choses. J'étais traducteur lorsque des partenaires étrangers venaient voir le patron. En général, il y a beaucoup de choses que je n’ai pas faites en tant qu’assistant personnel. Maintenant, je me souviens de ce lieu de travail avec gratitude, malgré tous les nerfs, petits ennuis et reproches. C'était une véritable école de vie qui m'a complètement libéré et m'a appris à communiquer avec les gens. différents niveaux et les grades, ont fourni une réserve inestimable de connaissances et de compétences.
En comparant deux lieux de travail, deux postes, je peux le dire avec assurance : être une secrétaire ordinaire est ennuyeux et routinier (même si chacun le sien, bien sûr), être directeur adjoint est intéressant, pédagogique, utile. Après l'école dont j'ai « obtenu mon diplôme », j'ai facilement été promu, ils ont commencé à me proposer des postes intéressants et m'ont invité à des projets merveilleux. Travaillant comme secrétaire ordinaire, je n'ai jamais reçu les émotions positives qui m'ont accompagné tout au long de mon travail d'assistant-réalisateur. Je crois que ce n'est pas en vain que j'ai parcouru ce chemin du début à la fin, peaufinant toutes mes connaissances de base et renforcer de nouvelles compétences. Je me suis retrouvé, je suis devenu une personne irremplaçable, j'ai gagné le respect de l'équipe et de mon patron. Cela en valait vraiment la peine.

Assistant personnel (assistant) - recherché par les managers grandes entreprises, qui disposent déjà d'un personnel administratif développé (accueil, secrétariat).

Ses fonctions incluent le soutien administratif du manager, depuis les négociations jusqu'à la réservation de forfaits de voyage et de billets d'avion pour le patron et sa famille. En outre, mener des conversations téléphoniques, établir un plan quotidien pour le manager et suivre sa mise en œuvre, organiser des réunions, mener la correspondance, préparer le matériel de présentation, organiser des déplacements professionnels et exécuter d'autres ordres du directeur.

Lorsque nous parlons d’un excellent assistant personnel, nous parlons d’un ensemble de compétences, de principes et d’habitudes inhérents. L'une de ces compétences est la capacité de planifier votre propre travail et celui d'un manager. Bonne aide Un manager est une personne irremplaçable qui exerce des fonctions très diverses, de secrétaire à directeur adjoint, confident et parfois deuxième personne de l'entreprise. Par conséquent, les personnes hautement qualifiées et dévouées qui effectuent ce travail sont très appréciées.

Souvent, les secrétaires, les chefs de bureau et les chefs de service proches du chef deviennent des directeurs adjoints. Très souvent, un directeur adjoint combine ses fonctions avec l'exercice d'autres fonctions - par exemple celle d'un traducteur ou d'un avocat.

Il est presque impossible de formuler pleinement les responsabilités professionnelles d'un assistant personnel. Il doit être capable de lire les pensées du manager, de déterminer la mauvaise humeur du patron simplement en l'appelant, et de ne pas prêter attention au mécontentement qui lui est adressé lorsqu'il s'est simplement mis en colère contre vous. Les exigences les plus importantes que les managers imposent à un assistant personnel sont les hautes qualités humaines du futur « bras droit ». Un manager est plus susceptible de privilégier une personne au parcours moins modeste, mais qui est « sur la même longueur d'onde » avec lui, qu'un spécialiste coriace, mais avec des aspérités dès le premier rendez-vous.

Le patron doit avoir absolument confiance en son assistant, car il sait tout de lui et dispose d'une quantité considérable d'informations exclusives qui peuvent être utilisées au détriment de l'entreprise et du patron. Grâce à un assistant personnel, les partenaires et les clients peuvent juger des affaires de l'entreprise.

Le rôle d’un directeur adjoint dans toute organisation est énorme, car la productivité des heures de travail des hauts fonctionnaires de l’entreprise dépend de son travail de haute qualité. Les dirigeants de petites entreprises et directeurs généraux les plus grands avoirs. Le professionnalisme d'un assistant devrait idéalement permettre à l'employeur de lui transférer une partie importante de ses propres responsabilités qui ne nécessitent pas de participation personnelle.

Avantages et inconvénientsdans le travail de directeur adjoint

Le principal avantage de travailler en tant que directeur adjoint est la possibilité d’acquérir une expérience de gestion inestimable et la perspective d’une amélioration illimitée de ses propres qualités et talents. En travaillant aux côtés d'un leader intelligent et performant, vous pouvez apprendre chaque jour la logique et les principes de définition et de résolution de problèmes commerciaux stratégiques et tactiques, en faisant solutions optimales, mener des négociations commerciales, résoudre des conflits, communiquer avec des personnes de différentes couches sociales, financières et niveau d'âge. À l'avenir, les connaissances et les compétences acquises contribueront à progresser dans échelle de carrière ou même démarrer votre propre entreprise.

Parmi les inconvénients figurent:

• horaire de travail chargé - le régime est, comme on dit, 24/7/365, car souvent la journée de travail d'un assistant dure plus longtemps que celle d'un manager ;
• certains managers ont une attitude très négative à l'égard de la volonté de leur assistant d'évoluer vers un autre poste, et parfois les assistants personnels deviennent « les otages de leur métier » ;
• restrictions d'âge : en règle générale, les employeurs considèrent les candidats à ce poste qui n'ont pas moins de 25 ans, et la carrière d'un directeur adjoint dure en moyenne jusqu'à 35-40 ans.

Lors de la constitution d'un personnel, le chef de toute organisation doit informer l'employé embauché de ses responsabilités officielles. Lors de la rédaction d'une instruction, le manager doit maintenir l'ordre de ses sections et la structure spécifique.bLes caractéristiques de la profession sont généralement décrites, la position officielle du salarié dans la structure, les exigences, ses droits et responsabilités sont indiqués. Le directeur adjoint, comme les autres employés de l'organisation, est tenu d'agir et de se conformer à toutes les exigences de ce document.

Le manuel est rédigé par le superviseur normes établies, ne doit pas violer le Code du travail de la Fédération de Russie. Il doit être convenu avec les services concernés (avocat, chef du service du personnel), pris connaissance du candidat au poste et signé par les deux parties. Cependant, certains avocats ne considèrent pas la présence d'un tel document comme obligatoire pour formaliser les relations officielles.

Faisabilité de la description de poste

Objectif principal :

• assister le gestionnaire dans ses activités quotidiennes;
• des informations maximales sur les responsabilités, les fonctions et les exigences des employés ;
• en cas de procès, il sera plus facile de prouver l'inadéquation au poste occupé ;
• manque d'informations détaillées dans le contrat sur les fonctions spécifiques et les responsabilités directes d'un employé particulier ;
• permet à un candidat à un poste de donner un refus motivé en raison du non-respect des exigences du poste ;
• vous permet de délimiter les responsabilités entre les employés de l'organisation ;
• vous permet d'évaluer les activités de chaque employé;

Avoir des instructions est également utile pour l’assistant lui-même. Il connaît clairement ses droits et ses responsabilités. Il n'est pas obligé d'exécuter des fonctions non précisées dans la notice.

Cadre réglementaire et juridique pour l'élaboration des fiches de poste

Cela ressemble essentiellement à ceci :

• législation en vigueur de la Fédération de Russie ;

La législation permet à un employé de se voir confier n'importe quelle fonction s'il est digne de confiance et possède suffisamment de connaissances, d'expérience et de qualifications pour résoudre de tels problèmes. Veuillez noter que le gestionnaire doit formaliser l'autorité par son propre arrêté.

• Description de l'emploi;

La description de poste est établie en tenant compte des spécificités du poste et établit l'éventail des responsabilités. Il doit refléter le travail réellement effectué par le directeur adjoint.

• documents internes :
• charte d'organisation, arrêtés de gestion, règlement intérieur et déontologie.

L'assistant doit s'y retrouver rapidement dans le cadre réglementaire régissant ses activités et le travail des fonctionnaires qui lui sont subordonnés. Il doit étudier la législation fédérale et régionale, documents réglementaires organisations.

Principales parties de la description de poste

La structure est présentée dans les ouvrages de référence de l'État sur les qualifications des salariés. Il contient toutes les exigences de base pour un directeur adjoint et indique sa place dans la structure de l'organisation.

Principaux éléments de la notice :

• ses dispositions générales. Les conditions d'inscription dans le personnel, la procédure de licenciement, la subordination dans l'organisation et les règles de remplacement d'un assistant en son absence sont prescrites. Le niveau de qualification, d'éducation, de compétences, d'expérience est indiqué ;
• ses exigences et ses compétences ;
• fonctions officielles. Les principales fonctions de l'assistant sont clairement indiquées ;
• pouvoirs. Ce paragraphe précise le degré de compétence et les droits de l'assistant ;
• responsabilité. Le niveau général de responsabilité particulière pour les erreurs et violations commises dans les travaux est prescrit, et une liste d'entre elles est indiquée (à la demande du responsable) ;
• connexions pour le poste occupé. La section définit le cercle d'interaction officielle avec les autres membres de l'équipe. Il est indiqué avec qui et sur quelles questions spécifiques une coopération est requise.

Examinons chaque section plus en détail.

Dispositions générales

Points clés :

• assistant - un spécialiste qui l'assiste sur les questions techniques et documentaires ;
• la nomination à un poste et sa révocation sont effectuées par arrêté du chef de l'organisation ;
• en cours de travail, l'assistant suit uniquement les ordres et instructions du responsable ;
• pendant son absence, un remplaçant adéquat est prévu, le poste de son remplaçant est indiqué et un ordre est émis pour que l'organisme le remplace ;
• L'assistant doit être titulaire d'une formation supérieure spécialisée. Minimum de deux années d'expérience pertinente. Une formation supplémentaire peut être requise lors de l'embauche.

Exigences

Le poste d’adjoint de direction peut recouvrir des fonctions très différentes.

La personne occupant ce poste en pratique peut être :

• en fait, son adjoint et rapporte directement au manager et uniquement à lui. Il a souvent d'autres employés sous ses ordres ;
• assistant personnel. Il exerce le travail de secrétaire et est à l'accueil ; il est également un spécialiste. Parallèlement, il rend compte non seulement au manager, mais également au chef du service du personnel en termes de fonctions de secrétariat.

Un tel assistant a beaucoup moins de droits et de pouvoirs qu'un spécialiste dont les fonctions correspondent à celles d'un directeur adjoint. Il peut avoir une formation secondaire ; une expérience dans sa spécialité peut même ne pas être requise.

Il est incorrect d'identifier les positions indiquées. L'un consiste à exercer principalement des fonctions auxiliaires et le directeur adjoint exerce des fonctions organisationnelles et administratives.

Exigences de base pour un assistant ayant des fonctions organisationnelles et administratives :

• se conformer aux exigences contrat de travail, Description de l'emploi;
• connaître les règles de l'étiquette d'entreprise et communication d'entreprise;
• connaître parfaitement le flux de documents, la documentation de reporting et la structure organisationnelle ;
• mener des négociations commerciales avec compétence ;
• être capable de rédiger documents importants;
• informer le gestionnaire dans le domaine du dépôt des rapports importants ;
• travailler sur un PC, utiliser du matériel de bureau (scanner et imprimante) pour exercer ses fonctions directes ;
• connaissance souhaitable langues étrangères(au niveau de la communication) ;
• être capable de rédiger des accords types.

Le chef d'entreprise, compte tenu de l'importance du poste de son assistant, peut compléter la liste précisée, en tenant compte des spécificités de l'organisation et de son travail.

Responsabilités d'un directeur adjoint

Un assistant a de nombreuses responsabilités tout en travaillant directement avec le manager.

Les principales responsabilités sont les suivantes :

• se conformer strictement à toutes les instructions et ordres de la direction ;
• planifier la routine quotidienne du manager pour le lendemain. Élaborer et coordonner le timing des visites et des réceptions. Fournir l'horaire au gestionnaire en temps opportun ;
• accompagner le gérant lors des réceptions et lors des déplacements;
• recevoir des visiteurs, créer des listes de visites de direction, répondre aux appels téléphoniques et présenter diverses attestations conformément à leur autorité ;
• soutenir les activités du manager, résoudre des problèmes techniques (organiser des négociations, des réunions, réserver des billets, réserver des hôtels) ;
• préparer les réunions, les réunions, les réunions de direction, informer tous les participants de l'ordre du jour et de l'heure de la réunion ;
• tenir des procès-verbaux de l'avancement et des résultats des réunions, réunions, négociations, documenter leurs résultats ;
• coordonner le travail des départements et divisions de l'organisation, selon les instructions et ordres du chef ;
• porter les ordres de gestion à la connaissance des chefs de divisions structurelles, contrôler le calendrier de leur mise en œuvre ;
• Recevoir, enregistrer les documents et demandes soumis à la signature du gestionnaire, et les transmettre au gestionnaire ;
• préparer des lettres, des demandes et d'autres documents au nom du gestionnaire ;
• assurer la comptabilité des procurations délivrées par le gérant ;
• communiquer de manière indépendante avec les employés des départements et d'autres organisations, résoudre un certain nombre de problèmes émergents qui peuvent être résolus sans gestionnaire ;
• obtenir les informations nécessaires - recueillir la documentation requise à la demande du gestionnaire ;
• préparer aides visuelles, la documentation nécessaire à la tenue des réunions ;
• organiser le travail de bureau, gérer, contrôler les activités des employés de bureau ;
• recevoir, enregistrer et présenter au gérant la correspondance envoyée au gérant ;
• communiquer avec les visiteurs. Rencontrer les clients, le personnel de l'organisation, tenir des registres et organiser l'accueil personnel des visiteurs auprès du responsable. Répondez également à leurs questions, qu'il pourra résoudre lui-même.

Termes de référence

Pouvoirs et droits fondamentaux de l'assistant :

• s'inscrire, signer des documents dans les limites de leur compétence ;
• accéder à des informations fermées au grand public sur un besoin professionnel ;
• étudier les documents liés à votre activités professionnelles;
• connaître la structure équipe de direction tous les départements de l'organisation ;
• - rédiger les lettres, demandes, autres documents, préparer les réponses aux demandes (au nom du gestionnaire) ;
• demande des représentants des divisions structurelles documents nécessaires, matériels, recevoir des informations dans la mesure nécessaire à l'exercice de leurs fonctions directes ;
• prendre connaissance des décisions prises, des ordres et instructions du gérant ;
• participer aux réunions et réunions des dirigeants de l'organisation;
• soumettre une demande au gestionnaire pour obtenir l'autorisation de fournir des documents importants aux unités structurelles ;
• soumettre des propositions pour améliorer votre travail et les activités de l’entreprise ;
• organiser le lieu de travail du manager, créer les conditions d'un travail réussi et efficace.

Compte tenu des spécificités de l’organisation elle-même et des caractéristiques du travail de l’assistant, la liste des pouvoirs et droits proposée peut être modifiée, considérablement élargie ou, au contraire, réduite.

Habituellement, le dernier paragraphe contient des dispositions sur les mesures de responsabilité imposées à l'employé.

Responsabilités de l'assistant

Les sanctions en cas de violation d'un contrat, d'une description de poste, d'un règlement intérieur ou de lois ne doivent être conformes qu'aux législation actuelle. En règle générale, le degré de responsabilité est régi par le Code du travail de la Fédération de Russie.

Le directeur adjoint est responsable de :

• mauvaise exécution des fonctions officielles, refus d'accomplir ;
• violation des délais d'exécution des travaux requis ;
• violation des ordres, décisions, résolutions du chef ;
• actions ne relevant pas de leur compétence ;
• traitement hostile et grossier des partenaires, des visiteurs, des employés de l'organisation, non-respect de la communication et de l'étiquette commerciales ;
• les dommages matériels causés à l'organisation, à ses contreparties et à ses employés ;
• fournir de fausses informations aux employés ;
• contrôle insuffisant sur les activités des employés subordonnés ;
• divulgation de données personnelles, d'informations confidentielles dont l'accès est limité.

Des sanctions sont prévues pour :

• manquement à l'exercice complet ou insuffisamment consciencieux de ses fonctions officielles (selon Code du travail RF);
• infractions (selon la législation : administratives, civiles, pénales) ;
• causé des dommages matériels (conformément aux Codes du travail et civil de la Fédération de Russie).

La sanction prévue peut prendre la forme d'une privation de rémunération matérielle, voire d'un licenciement. À la fin du texte du document doivent figurer les visas des employés qui l'approuvent et la signature du directeur adjoint.

Le chef de l'organisation élabore des instructions qui sont approuvées par : un avocat, le chef du service du personnel et la protection du travail. Après avoir apporté des modifications et des ajouts, le gestionnaire approuve. Sa fonction, son nom (avec explication), la date d'approbation et sa signature sont indiqués.

Sa signature confirme l'accord avec les changements lorsque des modifications sont apportées et la légalité de ce document.

Conclusion

Le poste de directeur adjoint est un poste très diversifié, à responsabilités et particulier. Il rapporte directement uniquement au manager et doit exécuter impeccablement toutes ses instructions - l'essentiel de son travail. Il a une responsabilité accrue pour une attitude malhonnête envers le travail. Dans ce cas, les conséquences peuvent entraîner un préjudice pour l'employeur lui-même.

L'assistant doit avoir des qualités personnelles particulières : engagement dans l'exercice de ses fonctions, sérieux, sociabilité, être exigeant envers lui-même, pouvoir communiquer avec un grand nombre personnes. Il doit avoir un certain charisme et un certain charme innés.

Nous avons examiné en détail les éléments des instructions, l'éventail des responsabilités, des fonctions et des exigences. Ils peuvent être ajoutés et précisés en fonction des spécificités et de la taille de l'organisation. L'essentiel est que les instructions soient rédigées par le gestionnaire et convenues avec les services concernés. Le candidat à ce poste doit en prendre connaissance sous sa signature personnelle et il est conseillé de le recevoir en main propre.

Chaque manager a besoin d'un assistant commercial qui, lors de la gestion grande entreprise, on peut lui faire confiance pour accomplir bon nombre de ses tâches. Il doit s’agir d’une personne possédant les connaissances, les aptitudes et les compétences nécessaires, à qui vous devez faire confiance en tout. Assistant - " main droite» leader, forcément un assistant intelligent, travailleur, compétent, fiable, qui, en l'absence du leader, peut largement le remplacer. Pas pour rien répertoire des qualifications le classe comme spécialiste - manager.

Une description de poste pour un directeur adjoint est créée pour rationaliser les relations de travail. Le document indique responsabilités fonctionnelles, responsabilité, droits des employés.

Poste de « directeur adjoint » dans différentes organisations peut être appelé différemment : assistant personnel du directeur, directeur adjoint, secrétaire.

Exemple de description de poste type pour un directeur adjoint

JE. Dispositions générales

1. Un directeur adjoint est nommé au poste et révoqué par arrêté du chef de l'organisation.

2. Le directeur adjoint rapporte directement au chef d'entreprise.

3. Pendant l'absence du directeur adjoint, ses droits et responsabilités fonctionnelles sont transférés à un autre fonctionnaire, comme indiqué dans l'arrêté de l'organisation.

4. Une personne possédant une formation supérieure et au moins un an d'expérience dans un travail similaire est nommée au poste de directeur adjoint.

5. Le directeur adjoint est guidé dans ses activités par :

• législation de la Fédération de Russie ;
• Règlement intérieur du travail, Charte et autres règlements les entreprises ;
• ordres et instructions de la direction ;
• cette description de poste.

6. Le directeur adjoint doit savoir :

• ordre établi gérer les documents dans l'organisation;
• règles de communication et d'étiquette professionnelles ;
• procédure de tenue à jour de la documentation de reporting ;
• règles d'utilisation du matériel de bureau et du matériel de communication ;
• bases du travail dans un éditeur de texte, des feuilles de calcul ;
• bases du travail de bureau;
• structure organisationnelle de l'entreprise;
• procédure de conclusion et d'exécution des contrats.

II. Responsabilités professionnelles d'un directeur adjoint

Le directeur adjoint se voit confier les responsabilités fonctionnelles suivantes :

1. Planifier la journée de travail du manager : élaborer et coordonner un planning de réunions, visites, appels, réceptions et autres actions.

2. Accompagnement personnel du manager lors de réunions, réceptions et déplacements.

3. Support technique au travail du gestionnaire : commande de billets, transport ; organisation de négociations et de réunions.

4. Tenir des procès-verbaux et d'autres documents enregistrant les progrès et les résultats des réunions, des réunions et des négociations.

5. Porter à la connaissance des employés des divisions structurelles de l'organisation les instructions, les arrêtés de direction et surveiller leur mise en œuvre.

6. Collecte d'informations, préparation et fourniture de rapports analytiques, informatifs, de référence et autres à la direction.

7. Effectuer le travail de bureau, recevoir la correspondance envoyée au gestionnaire.

8. Inscrire les visiteurs pour un rendez-vous personnel avec le gérant, organiser leur accueil.

9. Réception des documents et demandes de signature par le gérant, leur enregistrement, comptabilité et transfert au gérant.

10. Rédiger des lettres, demandes et autres documents au nom de la direction.

11. Préparation des réunions, réunions, réunions tenues par le gérant. Collection matériel nécessaire, informant les participants de l'heure, du lieu et de l'ordre du jour.

12. Exécution des missions officielles du gérant.

III. Droits

Le directeur adjoint a le droit :

1. Recevoir les informations dans la mesure nécessaire pour accomplir les tâches assignées.

2. Envoyer des propositions à la direction pour améliorer son travail et rationaliser les activités de l’entreprise.

3. Envoyer des demandes aux divisions de l'organisation (au nom du responsable ou à l'initiative personnelle) pour obtenir les documents nécessaires à sa réalisation responsabilités professionnelles.

4. Exiger que la direction de l'institution crée les conditions nécessaires à l'exercice de ses fonctions officielles.

5. Acceptez décisions indépendantes dans les limites de sa compétence.

6. Avoir accès à des informations confidentielles lorsqu'un besoin commercial se fait sentir.

IV. Responsabilité

Le directeur adjoint est responsable de :

1. Fournir de fausses informations aux employés de l'organisation.

2. Mauvaise exécution de ses fonctions officielles.

3. Causer des dommages matériels à l'organisation, à l'État, à ses contreparties et aux employés.

4. Violation des délais d'exécution des tâches assignées.

5. Violation des dispositions documents d'orientation organisation, décisions, réglementations.

6. Divulgation de secrets commerciaux, de données personnelles, d'informations confidentielles.

7. Actions dépassant le cadre de sa compétence.

8. Violation discipline du travail, les précautions de sécurité, le règlement intérieur du travail, protection incendie.

9. Violation de l'étiquette des affaires, traitement grossier partenaires commerciaux, visiteurs, employés de l'organisation.