Hoe de notulen van de vergadering worden opgesteld voorbeeld. Hoe de notulen van de algemene vergadering op te stellen: algemene regels voor registratie

Vergaderingen worden in de meeste organisaties gehouden, ongeacht het eigendom. Bij hen wisselen medewerkers en managers informatie uit over actuele thema's, nemen ze operationele beslissingen. Om een ​​dergelijk evenement zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, worden de notulen van de vergadering bijgehouden. Dit document heeft zowel een informatieve als een administratieve functie: het legt informatie vast over de aan de orde gestelde kwesties en de genomen beslissingen.

De notulen van de vergadering zijn onder verantwoordelijkheid van de secretaris van het hoofd van de organisatie. Deze functie kan worden uitgevoerd door een andere medewerker.

Voorafgaand aan de vergadering wordt een lijst van genodigden en een indicatieve lijst van vragen aan de secretaris verstrekt. Deelnemers dienen samenvattingen van rapporten in. Dit helpt bij het voorbereiden van de documentsjabloon om het werk aan de definitieve versie van het protocol te versnellen. Zijn er veel deelnemers, dan is het raadzaam om een ​​inschrijfformulier aan te maken, waarop de volledige naam wordt vermeld. personen die zijn verschenen. Na aanvang van de vergadering maakt de secretaris de definitieve lijst van aanwezigen op.

Informatie wordt tijdens het evenement door de secretaris van de vergadering vastgelegd. Om de nauwkeurigheid van de opname te vergroten, worden dictafoonopnames gebruikt. Alle woorden worden opgenomen op een digitaal medium en vervolgens gereproduceerd wanneer het document is voltooid.

Als er een grote vergadering met een groot aantal deelnemers wordt gehouden, wordt de punctie uitgevoerd door 2 secretaresses. Als twee specialisten tegelijk aan het protocol werken, kan het proces worden versneld als de vergadering wordt uitgesteld.

Individuele opmerkingen, opmerkingen, opmerkingen, discussies van kwesties die geen verband houden met de onderwerpen van de vergaderingen worden niet weergegeven in het document. Het protocol legt de algemene betekenis van rapporten, vragen en voorstellen vast. De beslissingen en instructies die de leider aan individuele artiesten geeft, worden nauwkeurig vastgelegd.

Opmerking! Verslagen en vragen hoeven niet woord voor woord te worden opgeschreven.

Als de manager nauwkeurige informatie nodig heeft, heeft hij een door de verantwoordelijke medewerker ondertekend rapport nodig. Op de vergaderingen wordt de gang van zaken in het algemeen besproken, een gedetailleerde registratie is dus niet nodig. Hierdoor geeft het protocol het verloop van de vergadering weer: de besproken onderwerpen, de aan de orde gestelde onderwerpen en de genomen besluiten.

In sommige gevallen hebben de leiders van de organisatie precies de letterlijke fixatie van elke zin nodig. Dit is typerend voor vergaderingen in moderne bedrijven, waar op dergelijke evenementen een groot aantal operationele problemen wordt opgelost.

Registratie

Op speciale formulieren kom je vaak een melding tegen dat protocollen bewaard moeten worden. Dit gebeurt als dergelijke bijeenkomsten plaatsvinden bij departementen, bijvoorbeeld bij gemeenten.

In gewone organisaties worden zelden speciale formulieren voor logging ingevoerd. Een uitzondering wordt gemaakt voor bijzondere soorten vergaderingen, bijvoorbeeld het werk van de raad van bestuur van een naamloze vennootschap.

De notulen van de vergadering dienen de volgende informatie te bevatten:

1. Vereiste gegevens:

• datum en nummer;
• naam van het bedrijf;
• soort document dat de gebeurtenis aangeeft;
• plaats van de bijeenkomst.

Ook is elk blad genummerd, zodat u de voortgang van de vergadering nauwkeurig kunt volgen;

1. Lijst van de aanwezigen en hun rollen. U dient uw volledige naam op te geven. en de positie van de specialist, het bijhouden van de notulen, de chef, de leider van de vergadering en andere deelnemers aan de vergadering. In plaats daarvan kan een registratieblad worden gebruikt, waarop de medewerkers die kwamen tekenen;
2. Indien er personen aanwezig waren die andere organisaties vertegenwoordigden op het evenement, dan worden deze aangeduid met de opmerking “Uitgenodigd”;
3. Het grootste deel van het protocol bestaat uit 3 opeenvolgende blokken:

• We hebben geluisterd. De volledige naam wordt vermeld. en de positie van de spreker, het hoofdonderwerp van de toespraak, een samenvatting van de details van de toespraak;
• Zij spraken. De volledige naam wordt geregistreerd. en de positie van de persoon die vragen heeft gesteld of opmerkingen heeft gemaakt over de inhoud van de toespraak;
• Besloten. Op basis van het resultaat van de melding geeft het hoofd instructies of legt een resolutie op. De beslissing wordt door de secretaris gedetailleerd vastgelegd, aangezien deze bindend is voor de werknemers. De opdrachtvoorwaarden zijn aangegeven.

Opmerking! Indien over het besluit wordt gestemd, dient het aantal stemmen "voor", "tegen" en onthouding zonder vermelding van de namen te worden geregistreerd.

1. Aan het einde van de notulen worden de handtekeningen van de secretaris en de voorzitter van de vergadering gezet. Afdrukken is niet nodig.

De definitieve versie van het document wordt enige tijd na de vergadering voorbereid. Dit kan enkele uren of meerdere dagen duren, afhankelijk van de hoeveelheid informatie. Daarna wordt het ter ondertekening voorgelegd aan de chef die het evenement heeft geleid.

Daarna wordt het protocol naar geïnteresseerden gestuurd, of worden er officiële uittreksels van gemaakt met instructies voor specifieke uitvoerders.

Notulen van de operationele vergadering

Een snelle vergadering heeft verschillende kenmerken:

• Een duidelijke frequentie van vasthouden (bijvoorbeeld een keer per week op een bepaald tijdstip);
• Stabiele line-up van deelnemers;
• Vrijwel onveranderlijke onderwerpen en vragen;
• Korte duur.

Deze kenmerken drukken een stempel op het opmaken van de notulen van de operationele vergadering. De secretaresse kent van tevoren het algoritme van het werk, de onderwerpen die zullen worden besproken. Hiermee kunt u het werk aan het uiteindelijke document versnellen, om er vooraf een groot deel van uit te maken.

De notulen van de vergadering worden snel opgesteld, zodat het document onmiddellijk ter ondertekening aan het hoofd wordt voorgelegd.

Opslag

Bij de beslissing over de bewaring van notulen dient de secretaris kennis te nemen van de interne documenten van de organisatie.

Zo moeten de notulen van een vergadering van de raad van bestuur of een algemene vergadering van aandeelhouders van een naamloze vennootschap permanent worden bewaard. De documenten bevinden zich op de locatie van het vaste orgaan van de organisatie. Deze procedure is vastgelegd in het decreet van de Federale Commissie voor de Effectenmarkt nr. 03-33 / ps van 16.07.2003, dat de regels bevat voor de regels en voorwaarden voor de opslag van bepaalde documenten in naamloze vennootschappen.

Doorgaans worden de notulen van verschillende vergaderingen 3 of 5 jaar bewaard, waarna ze volgens de instructies worden gearchiveerd en vernietigd.

Vergadernotulen zijn geen element van onnodige bureaucratie. Hij helpt de deelnemers aan de vergadering om de agenda niet te vergeten en om de instructies van de leider op tijd uit te voeren. Tegenwoordig zijn er elektronische middelen voor de operationele voorbereiding en verspreiding van dergelijke documenten. Zo kan de secretaris snel en gemakkelijk de afgewerkte versie van het protocol aan alle geïnteresseerden presenteren.

Op vergaderingen, vergaderingen, sessies, conferenties.

De protocollen documenteren de werkzaamheden van vaste collegiale organen, zoals de collegia van commissies en ministeries, gemeentelijke overheidsorganen, maar ook van wetenschappers, technische, methodologische raden. Daarnaast kunnen ook vergaderingen van hoofden van structurele afdelingen, adjunct-algemeen directeuren, directeuren worden opgenomen.

Het is gebruikelijk om notulen op te stellen voor het documenteren van de activiteiten van tijdelijke collegiale organen (conferenties, vergaderingen, seminars, enz.).

De notulen worden opgemaakt door de secretaris op basis van de aantekeningen die hij ter vergadering heeft bijgehouden. Dit kunnen korte notities, transcripties of dictafoonopnames zijn. Ter voorbereiding van de notulen verzamelt de secretaris vóór de vergadering de uittreksels van verslagen en toespraken, ontwerpbesluiten.

Protocol uitgegeven op een gemeenschappelijke vorm.

Titel, datum en protocolnummer

De titel van het protocol zal zijn: naam collegiaal orgaan of soort bijeenkomst... Bijvoorbeeld de notulen (wat?) van de vergadering van de pedagogische raad; vergaderingen van hoofden van structurele afdelingen, enz.

De datum van de notulen is de datum van de vergadering (notulen worden in de regel na de vergadering opgemaakt). Indien de vergadering meerdere dagen heeft geduurd, bevat de datum van de notulen de begin- en einddatum.

Bijvoorbeeld: 21 — 24.07.2009 .

Het nummer (index) van de notulen is het volgnummer van de vergadering binnen het kalenderjaar of de zittingsduur van het college.

Protocoltekst bevat de volgende onderdelen:

• inleidend;
• de belangrijkste.

Inleidend deel

In het inleidende deel van de notulen worden na het opschrift de namen en initialen van de voorzitter en de secretaris van de vergadering vermeld. Op een nieuwe regel na het woord " bijgewoond»Vermeld in alfabetische volgorde de namen en initialen van de op de vergadering aanwezige functionarissen.

Als er personen van anderen bij de vergadering waren, dan wordt na het woord "Bijgewoond" het woord " Uitgenodigd»En de lijst van uitgenodigde personen wordt vermeld, in dit geval worden de functie en de naam van de organisatie vóór elke achternaam vermeld.

In het inleidende deel van het protocol de agenda is aangegeven.

Het bestaat uit een lijst van de onderwerpen die tijdens de vergadering worden besproken en bepaalt de volgorde van hun discussie en de namen van de sprekers (sprekers). Elke kwestie op de agenda is genummerd in Arabische cijfers en is geformuleerd met de voorzetsels "O" of "Over". Bijvoorbeeld: "Bij goedkeuring van educatieve programma's"; "Over het opsommen van de resultaten van het academiejaar."

Voor elk item wordt een rapporteur (de ambtenaar die dit nummer heeft voorbereid) aangeduid.

Grootste deel

In overeenstemming met de volgorde van de onderwerpen op de agenda, wordt de tekst van het hoofdgedeelte van het protocol opgesteld - het moet evenveel secties bevatten als de punten op de agenda.

Het kopgedeelte van het protocol wordt dus altijd op dezelfde manier opgemaakt. Maar de tekst van het protocol kan in verschillende vormen worden gepresenteerd: kort of volledig.

Kort protocol- stelt de tijdens de vergadering besproken kwesties, de namen van de sprekers en de genomen besluiten vast. Dergelijke notulen worden meestal gemaakt in gevallen waarin de vergadering van operationele aard is (zie Fig. 3.3.).

Volledig protocol- bevat niet alleen informatie over de besproken onderwerpen, de genomen beslissingen en de namen van de sprekers, maar ook voldoende gedetailleerde verslagen die de inhoud van de rapporten en toespraken van de deelnemers aan de vergadering, alle geuite meningen, de vragen en antwoorden weergeven geuit, opmerkingen, standpunten. Met de volledige notulen kan een gedetailleerd beeld van de vergadering worden vastgelegd (zie figuur 3.4).

Rijst. 3.3. Een voorbeeld van een kort protocol

Rijst. 3.4. Een voorbeeld van een compleet protocol

Bij gebruik van enige vorm van de notulen wordt de tekst verdeeld in evenveel secties als de punten op de agenda.

Elke sectie heeft drie delen:: “HEARD”, “SPEAKED”, “DECIDED” (“DECIDED”), die in hoofdletters vanaf de linkermarge worden afgedrukt. Met dit ontwerp kunt u in de tekst de toespraak van de hoofdspreker, de deelnemers aan de discussie over de kwestie en het dictum waarin de beslissing is geformuleerd, benadrukken.

In het deel " GELUIST»De tekst van de toespraak wordt vermeld. Geef aan het begin van de tekst op een nieuwe regel, in nominatief geval, de achternaam van de spreker aan. De opname van het optreden is gescheiden van de achternaam door een streepje. De toespraak wordt gepresenteerd in de derde persoon enkelvoud. Het is toegestaan ​​om in plaats van het verslag van de toespraak achter de achternaam aan te geven ("Verslag van de toespraak is bijgevoegd", "De tekst van het verslag is bijgevoegd").

In het laatste geval worden de rapporten een bijlage bij het protocol.

In het deel " SPRAK»Geef met een nieuwe regel in de nominatief de achternaam van de spreker aan en na een streepje de tekst van de toespraak of de vraag (als deze tijdens de toespraak aan de spreker werd gesteld).

In het deel " HET IS OPGELOST"(" DECIDED ") geeft het besluit weer dat is genomen over de kwestie die wordt besproken. De operatieve tekst wordt in zijn geheel afgedrukt in elke vorm van de notulen.

De tekst van het gehele protocol wordt afgedrukt met 1,5 regelafstand.

De notulen worden opgemaakt door de secretaris van de vergadering. Het protocol wordt ondertekend door de secretaris en binnen 3 (drie) werkdagen na de vergadering ter ondertekening voorgelegd aan de voorzitter.

Handtekeningen worden gescheiden van de tekst door 3 regelafstanden. De naam van de positie wordt afgedrukt vanaf de rand van de linkermarge, de laatste letter in de achternaam is beperkt tot de rechtermarge.

Op de dag dat het protocol door de voorzitter wordt ondertekend, moet het worden geregistreerd.

Uittreksel uit het protocol

Een uittreksel uit de notulen is een exacte kopie van een deel van de tekst van de originele notulen dat betrekking heeft op het agendapunt waarvoor het uittreksel in voorbereiding is. Het uittreksel geeft alle details weer van het formulier, het inleidende deel van de tekst, het agendapunt waarvoor het uittreksel wordt voorbereid, en de tekst die de bespreking van het onderwerp en het genomen besluit weerspiegelt. Een uittreksel uit de notulen wordt alleen ondertekend door de secretaris, hij certificeert het ook. De certificatie-inscriptie is met de hand geschreven, bestaat uit het woord "True", een aanduiding van de positie van de persoon die de kopie (uittreksel) waarmerkt, persoonlijke handtekening, achternaam, voorletters en datum (zie Fig. 3.5).

Rijst. 3.5. Een voorbeeld van het opstellen van een uittreksel uit het protocol

Soms vervangen uittreksels uit de notulen een dergelijke richtlijn als besluit. In dat geval dient het uittreksel als hulpmiddel om de genomen beslissingen aan de executeurs mee te delen. In dat geval stuurt de secretaris van bijvoorbeeld het bestuur uiterlijk 2 (twee) dagen na ondertekening van de notulen van de vergadering over bepaalde onderwerpen uittreksels uit de notulen naar de verantwoordelijke executeurs. De verklaringen worden ondertekend door de secretaris.

Uittreksels uit de protocollen die naar een andere organisatie worden gestuurd, zijn verplicht gecertificeerd met een zegel.

Echte kopieën van de notulen worden gemaakt door de secretaris in het geval volgens het type vergadering. Bijvoorbeeld "Notulen van algemene vergaderingen", "Notulen van vergaderingen van de Raad van Bestuur", "Notulen van vergaderingen met de bestuurder", enz. In de koffer zijn de protocollen gesystematiseerd op nummer en chronologie. Cases worden gevormd tijdens het kalenderjaar.

De notulen van de vergadering zijn een informatief en administratief document, waarin het hele proces van bespreking van de aan de orde gestelde kwesties en de tijdens deze vergadering genomen beslissingen worden vastgelegd. Het bijhouden van dit document is een belangrijk en verplicht onderdeel van elke vergadering, waarvan in grote mate afhangt van hoe effectief beslissingen over een bepaald onderwerp zullen worden uitgevoerd.

De registratie van notulen van vergaderingen is vastgelegd in het burgerlijk wetboek van de Russische Federatie. Artikel 181.2 definieert de verplichte basisvereisten en de volgorde waarin de notulen van de vergadering worden gehouden. Hoe het protocol correct opstellen? Welke informatie moet in de notulen van de vergadering worden opgenomen?

Wie houdt de notulen bij?

De verantwoordelijkheid voor het maken van notulen van de vergadering en de verdere correcte uitvoering van het stuk berust bij de secretaris van de vergadering. Dit kan de persoon zijn die de functie van secretaris in de organisatie vervult, of een andere medewerker die bevoegd is om deze verantwoordelijkheid te vervullen. Het is het beste als de persoon die door de secretaris is voorgedragen, de kwesties die tijdens de vergadering aan de orde worden gesteld, begrijpt. Indien de secretaris zich echter bezighoudt met werkzaamheden op een ander gebied, heeft hij het recht om tijdens de vergadering verhelderende vragen te stellen, zodat het gehele proces van de vergadering zo nauwkeurig mogelijk kan worden vastgelegd.

Naast het eenvoudig vastleggen van de voortgang van de vergadering, is de secretaris verantwoordelijk voor de voorbereiding van de vergadering. Dit kan zijn het opstellen van een deelnemerslijst, een schema van een beraadslaging, werken met de notulen van eerdere vergaderingen. Dit is nodig om een ​​lijst van opnieuw te bespreken onderwerpen op de agenda te krijgen.

Formulier, vereiste secties

Voor het opstellen van een protocol met instructies voor kantoorwerk verdient het aanbeveling om een ​​speciaal formulier te gebruiken. Het al dan niet toepassen van deze aanbeveling hangt af van de beslissing van de eigenaar (hoofd) van de organisatie. Meestal worden gedrukte formulieren gebruikt voor registratie in staats-, gemeentelijke en stadsautoriteiten. De meeste particuliere organisaties gebruiken een standaardsjabloon, afgedrukt op een computer en ontworpen op A4-vel.

Ongeacht het type formulier moet het document verplichte onderdelen bevatten (zie onderstaand artikel voor een voorbeeld van de notulen van een vergadering):

• De naam van de structuur (organisatie) waarin het bestuur opereert.
• Titel.
• Datum en nummer van registratie van het protocol.
• Plaats (plaats) waar de bijeenkomst wordt gehouden.
• Vragen (agenda).
• Grootste deel.
• Handtekeningen van de voorzitter, secretaris en deelnemers aan de vergadering.

De notulen van de vergadering worden opgemaakt op basis van opnamen, inclusief audio of video, gemaakt door de secretaris tijdens de bespreking. Voor de uitvoering van het document wordt een periode van maximaal vijf werkdagen toegekend, behalve in individuele gevallen wanneer andere voorwaarden worden vastgesteld in opdracht van het hoofd of de wetgeving voor bepaalde soorten vergaderingen.

Protocolkoptekst

De titel van het document omvat de naam, het woord "Notulen", evenals de naam van de vergadering (in dit geval de vergadering) en/of het collegiale orgaan dat de vergadering houdt. Bijvoorbeeld: "Minuten van een productievergadering".

Nummer, datum, locatie

Elke vergadernotul moet een index hebben, dat wil zeggen een volgnummer. Het wordt bepaald door het volgnummer van de vergadering die vanaf het begin van het kalenderjaar wordt gehouden (in onderwijsorganisaties is het mogelijk om de nummering vanaf het begin van het schooljaar bij te houden). Indien de notulen van de vergadering van het tijdelijk waarnemend college worden aangetekend, blijft de nummering gedurende de zittingsperiode gehandhaafd.

De datum van het document is de dag van de vergadering. Als de onderwerpen meer dan één werkdag zijn besproken, moeten alle data van het begin tot het einde van de discussie in de notulen van de vergadering worden opgenomen. Voorbeeld: "22-06-2016 - 24-06-2016" of "22-24 juni 2016"

De plaats van opstelling van het protocol is de geografische naam van de vestiging waarin het desbetreffende collegiale orgaan opereert. Dit onderdeel mag niet in het document worden vermeld, maar alleen als de naam van de organisatie al de naam van de nederzetting bevat. Bijvoorbeeld: "Samara City Printing House", "Ivanovo Machine-Building Plant" en anderen.

Merk op hoe eventuele vergadernotulen moeten beginnen (voorbeeld hierboven).

Inleidend deel

Het inleidende gedeelte van de notulen dient te beginnen met de naam en voorletters van de voorzitter van de vergadering en de secretaris. De eerste is een medewerker van de organisatie die bevoegd is de vergadering te leiden. De positie van de voorzitter in de organisatie (volgens de personeelstabel) wordt niet vermeld in de notulen. Deze persoon hoeft niet het hoofd van de onderneming te zijn. Uitzondering zijn de notulen van het gesprek met de directeur, waarbij de baas het gesprek persoonlijk leidt.

Vermeld in het gedeelte Aanwezigheid alle andere deelnemers aan de vergadering. Dit kan aan de hand van de volgende richtlijnen:

• In de rubriek worden, in alfabetische volgorde, de namen en initialen vermeld van de medewerkers die hebben deelgenomen aan de behandeling van de op de agenda geplaatste onderwerpen en aan de besluitvorming daarover. Posities zijn niet gespecificeerd.
• Indien de vergadering door meer dan vijftien deelnemers wordt bijgewoond, worden hun voor- en achternaam als bijlage bij de notulen in een aparte lijst geplaatst.
• Indien de vergadering wordt bijgewoond door andere medewerkers van deze organisatie of uitgenodigde personen van andere organisaties, wordt de rubriek "Uitgenodigd" in de notulen opgenomen. Hier worden achternamen en voorletters in alfabetische volgorde aangegeven en voor deelnemers van andere organisaties wordt bovendien hun functie en naam van de werkplek voorgeschreven.
• Elk van de aanwezigen bevestigt hun deelname aan de vergadering met een persoonlijke handtekening.

Een lege regel na de sectie "Aanwezigheid" wordt opgenomen in de notulen van de vergadering "Agenda". In dit gedeelte wordt verwezen naar de lijst met onderwerpen die voor de vergadering naar voren zijn gebracht. Elk item van de protocolsectie "Agenda" is genummerd in Arabische cijfers. Voor de formulering van de vraag worden de voorzetsels "Over ..." of "Over ..." gebruikt (voor een voorbeeld van de notulen van een vergadering in een deel van de agenda, zie hieronder in het artikel). Op elk item moet de persoon worden vermeld die bevoegd is om over deze kwestie te spreken: "Spreker: achternaam, voorletters".

Wat is het verschil tussen een volledig en een kort protocol?

Bij het opstellen van het hoofdgedeelte van het document is het belangrijk om te overwegen of de vergadering een korte of volledige notulen van het beraadslagingsproces in beslag neemt. Voor een korte vorm (meestal wordt het protocol van een operationele vergadering op deze manier opgesteld), moet de volgende informatie in het hoofdgedeelte worden vermeld:

• Vraag gesteld voor de vergadering.
• Spreker over dit onderwerp.
• Het besluit genomen en goedgekeurd door de vergadering.

Het maken van een volledig protocol houdt in dat niet alleen de bovenstaande informatie wordt vastgelegd, maar ook details van de toespraken, informatie en debatten van de sprekers die tijdens de vergadering zijn ontstaan, de geuite meningen van het publiek, bestaande opmerkingen en bezwaren, evenals andere details.

Grootste deel

Het grootste deel van de notulen bestaat uit secties volgens het aantal onderwerpen dat op de agenda staat. In de volledige vorm van het document omvat elke sectie drie delen, die het proces weergeven van het overwegen van een kwestie en het nemen van een beslissing erover.

Onderdeelnamen worden in hoofdletters weergegeven op een nieuwe regel:

• "GELUIST". In dit deel vermeldt u onder de titel de naam van de spreker over de betreffende kwestie (in nominatief geval), na een streepje wordt de presentatie van het rapport gegeven (in de derde persoon enkelvoud). Als het om de een of andere reden niet mogelijk is om een ​​toespraak in het protocol te citeren, wordt de tekst van het rapport op een apart blad als bijlage bij het protocol gepresenteerd en wordt in de sectie "GELUISTEERD" een aantekening gemaakt "De tekst van het rapport (spraak, toespraak) is bijgevoegd".
• "SPRAK". In dit deel worden verklaringen van andere deelnemers aan de vergadering over het besproken onderwerp of tijdens de discussie gestelde vragen vastgelegd. In dit geval moet de achternaam van de spreker worden vermeld (in het nominatief geval) en wordt de tekst van de vraag (toespraak) na een streepje weergegeven.
• "BESLIST" of "BESLIST". Het ter vergadering genomen besluit over dit onderwerp wordt vastgelegd. De tekst van het besluit moet volledig worden afgedrukt, ongeacht of de volledige of verkorte vorm van het protocol wordt bewaard. Bij de stemming wordt aangegeven hoeveel stemmen “voor”, “tegen” en “onthouden” zijn uitgebracht.

Voor een korte vorm van de notulen wordt de bespreking van elke kwestie in de delen "GELUISTEERD" en "BESLOTEN" samengevat. Nadat het document is ondertekend door de secretaris en voorzitter, krijgt het een officiële status en wordt het geregistreerd.

Beslissingen genomen tijdens de vergadering worden meegedeeld aan de benoemde executeurs:

• Door overhandiging van een afschrift van het protocol of een door de secretaris gewaarmerkt uittreksel.
• Het openbaar maken van bestuursdocumenten (besluiten, besluiten, besluiten) voor de organisatie op basis van vastgelegde besluiten.

Hoe protocollen opslaan?

Voor archiefbewaring worden protocollen gevormd tot dossiers met onderverdeling in soorten bijeenkomsten. De plaats van opslag van dergelijke documenten wordt bepaald door het secretariaat van de organisatie (structurele eenheid van de organisatie), of door de afdeling kantoorbeheer. De bewaartermijnen worden bepaald volgens de bij de onderneming goedgekeurde nomenclatuur van gevallen.

In de moderne managementpraktijk zijn notulen van vergaderingen nodig om het werk van vergaderingen onder leiding van managers van verschillende rangen te documenteren. Notulen worden ook gebruikt om het werk van vergaderingen, conferenties en seminars weer te geven. Een voorbeeld en alle nodige regels voor het opmaken van de notulen van de vergadering staan ​​verder in ons artikel.

In dit artikel leest u:

• Waarom zijn de notulen van de vergadering van een organisatie belangrijk?
• Wat is de meest geprefereerde vorm van de notulen van de vergadering?
• Wat zijn de nuances van de notulen van de vergadering van de raad van bestuur?
• Welke vorm van de notulen van de vergadering moet worden gebruikt?
• Hoe verloopt de uitvoering van de notulen van vergaderingen?
• Waar vindt u een voorbeeld van het invullen van de notulen van de vergadering?
• Waar wordt de opslag van notulen van vergaderingen aanbevolen?

Waar zijn de vergaderstukken voor?

Een protocol over de resultaten van een collegiale managementactie is nodig om de besprekingen in het verleden en de genomen beslissingen te documenteren.

Controleer uw partners dringend!

Weet je dat bij controle kan de belastingdienst zich vastklampen aan elk verdacht feit over de tegenpartij? Daarom is het erg belangrijk om te controleren met wie u werkt. Vandaag kunt u gratis informatie krijgen over eerdere controles van uw partner en, belangrijker nog, een lijst met geopenbaarde overtredingen!

De registratie van de notulen van de vergadering in huishoudelijk kantoorwerk wordt sinds het begin van de 18e eeuw toegepast. Toen begonnen ze voor het eerst de kwestie te bespreken voordat ze een beslissing namen. Historisch gezien is het protocol:

- een informatiedocument (met documentatie van het verloop van de discussie);

- een administratief document (met de vastlegging van de naar aanleiding van de bespreking genomen beslissing).

Het opstellen van notulen in de moderne managementpraktijk is bedoeld om de activiteiten van vergaderingen onder leiding van managers van verschillende rangen te documenteren. Notulen worden ook gebruikt om het werk van vergaderingen, conferenties en seminars weer te geven.

De beslissing over de noodzaak tot het opmaken van de notulen wordt in de vergaderingen genomen door het hoofd dat hen benoemt. Indien tijdens de vergadering het informeren van medewerkers over een bepaald probleem over de toelichting op het eerder genomen besluit aan de orde komt, dan is het registreren van de notulen van de vergadering wellicht niet nodig. De registratie van het protocol kan echter ook vereist zijn tijdens een operationele vergadering. In dit geval worden gegevens over de samenstelling van de aanwezigen, voorstellen of geuite meningen vastgelegd.

Hoe de uitvoering van de tijdens de vergadering gemaakte afspraken te realiseren?

Alexander Sjoevalov, Algemeen directeur van het bedrijf Tule-Center, Moskou

Zelfs met het recht een vergadering organiseren Met inachtneming van de vastgestelde regelgeving, agenda en constructieve overtuigingen, is het vereiste resultaat niet altijd gegarandeerd - het bedrijf voert geen fundamentele veranderingen door, alsof er helemaal geen vergadering is. Dit probleem wordt niet veroorzaakt door de luiheid van de werknemers. Het is noodzakelijk om te onthouden over het ernstige probleem van het niet vastleggen van de overeenkomst tijdens de vergadering.

Daardoor blijven instructies en beslissingen na de vergadering gewoon in de lucht hangen. Velen zijn bereid bezwaar te maken, met het argument dat we alle informatie in de dagboeken opnemen. Maar situaties komen heel vaak voor wanneer een medewerker iets 'vergat', het niet repareerde of in de war bracht. Na de vergadering vergeet de persoon de informatie die tijdens de vergadering is besproken.

Daarom is het maken van de notulen van de vergadering voor mij al lang een bekende en verplichte regel. Hiervoor heeft de secretaris de juiste cursus gevolgd. We bewaren in ons archief de notulen van alle vergaderingen.

Na de vergadering moet u alle medewerkers herinneren aan de instructies - per e-mail of records in het CRM-systeem en andere programma's die in het bedrijf worden gebruikt.

Moet ik notulen van de vergadering bijhouden op een speciaal formulier?

In de literatuur over kantoorwerk is er een bewering dat de registratie van notulen van vergaderingen op een gangbaar formulier wordt gedaan. Niet alle bedrijven gebruiken echter een gemeenschappelijk formulier voor het verwerken van protocollen en andere documenten. Allereerst wordt het gebruikt door openbare autoriteiten en lokale overheden. Volgens regelgevende rechtshandelingen moeten deze instanties inderdaad formulieren gebruiken met het wapen (staat, wapen van een samenstellende entiteit van de Russische Federatie of een gemeentelijke formatie), die op typografische wijze zijn gemaakt. Andere organisaties hebben het recht om zelfstandig de methode te kiezen voor het opstellen van de formulieren voor de notulen van de vergadering.

Als het bedrijf niet werkt met de afgedrukte formulieren van de notulen van de vergadering, wordt de keuze gemaakt voor computersjablonen van formulieren - het blijkt handiger te zijn om met specifieke soorten sjablonen van formulieren te werken - brieven, bestellingen , bestellingen, memo's, notulen en andere soorten documenten.

In dit geval is een gemeenschappelijk formulier niet vereist. Voor de ontwikkeling van sjablonen voor formulieren dient men rekening te houden met de bepalingen van de norm 6.30-2003 “Uniforme documentatiesystemen. Uniform systeem van organisatorische en administratieve documentatie. Vereisten voor papierwerk ”(Sectie 4“ Vereisten voor formulieren van documenten ”).

Hoe de notulen van de vergadering op te stellen?

1) Het kopgedeelte van het protocol. De volgende gegevens worden erin geplaatst:

- volledige naam van de organisatie;

- soort document (PROTOCOL);

- nummer en datum;

- plaats van opstelling van het protocol;

- op weg naar de tekst.

De naam van de organisatie moet samen met de rechtsvorm worden vermeld. Het moet overeenkomen met de officiële naam van de organisatie (aangegeven in het reglement of charter van de organisatie). Het is ook noodzakelijk om de rechtsvorm volledig te vermelden, en niet in de vorm van een afkorting.

• Verkooptrainingen: wat u moet weten voordat u begint

Als het bedrijf een officieel geregistreerde afgekorte naam heeft, is het mogelijk om deze aan te geven in een regel onder de volledige naam - tussen haakjes. Als het bedrijf een hogere organisatie heeft, wordt de naam van deze laatste vermeld boven de naam van de organisatie die het document opstelt (aanbevolen in een verkorte vorm).

Bijvoorbeeld:

overheidsbedrijf
Agentschap "Distributie, verwerking, verzameling van pers"
(JSC-agentschap "Rospechat")

Gesloten Naamloze Vennootschap "Nieuwe Technologieën"

Datum van de notulen - de dag van de vergadering. Indien de vergadering meerdere dagen duurde, dan worden de data van het begin tot het einde van de vergadering vermeld in de datum van de notulen (en niet alleen beperkt tot de datum van ondertekening van de notulen), die kan worden opgesteld een enkele dagen na de vergadering zelf).

Notulen zijn genummerd binnen een kalenderjaar, daarom wordt het nummer (index) van de notulen weergegeven door het volgnummer van de vergadering. Het wordt afzonderlijk toegewezen aan elke groep van notulen die in het bedrijf zijn opgesteld - notulen van directievergaderingen, notulen van algemene vergaderingen van aandeelhouders, notulen van vergaderingen van het arbeidscollectief en notulen van vergaderingen van de technische raad zijn afzonderlijk genummerd.

Plaats van voorbereiding - de vermelding ervan is belangrijk in gevallen waarin de vergadering in een andere plaats wordt gehouden, en niet in de locatie van het bedrijf. De plaats van voorbereiding wordt aangegeven rekening houdend met de administratief-territoriale indeling, alleen algemeen aanvaarde afkortingen zijn toegestaan.

De titel van de tekst is opgenomen in de notulen met vermelding van het soort collegiale activiteit (vergadering, vergadering, vergadering, enz.) en de naam van het collegiale orgaan in ouderlijk geval. Bijvoorbeeld vergaderingen van een arbeidscollectief of een vergadering van hoofden van structurele afdelingen.

De details van het kopgedeelte kunnen hoekig of longitudinaal worden geplaatst. Het recht om de juiste optie te kiezen blijft bij het bedrijf.

2) Inleidend gedeelte van de tekst. Na de titel worden de voor- en achternamen van de voorzitter en de secretaris van de vergadering vermeld. Het is noodzakelijk om rekening te houden met - de voorzitter in de notulen is de ambtenaar die de vergadering leidt, volgens de personeelstabel, zijn positie wordt niet in de tekst aangegeven.

De secretaris is verantwoordelijk voor het organiseren van de vergadering, het documenteren van de werkzaamheden, het opstellen en opmaken van notulen. De secretaris van de vergadering hoeft niet ambtshalve secretaris te zijn. Deze functie voor een werknemer kan immers aanvullend zijn. Als het constant wordt uitgevoerd, is het noodzakelijk om de functiebeschrijving ervan te reguleren. Deze werkzaamheden worden door de leidinggevende aan de medewerker toevertrouwd, indien deze als eenmalige opdracht worden uitgevoerd.

Voorzitter - Pankov Yu.P.

Secretaris - Egorova D.L.

Aanwezig: Bespalov A.D., Korneev N.R., Lunkov EN, Marinina E.M., Ustinov A.K.

Genodigden: uitvoerend directeur van JSC "SMU No. 15" TB Shuvalov, financieel directeur van JSC "SMU No. 14" MT Osmanova

Schrijf na het woord "Bijgewoond" op een nieuwe regel in alfabetische volgorde de initialen en achternamen van de bedrijfsfunctionarissen die aan de vergadering deelnemen. Als functionarissen van de organisatie worden uitgenodigd om aan de vergadering deel te nemen, moeten ze in alfabetische volgorde (naam en voorletters) in de sectie "Uitgenodigd" worden vermeld zonder hun functie te specificeren. Wanneer vertegenwoordigers van andere organisaties aan de vergadering deelnemen, is het ook noodzakelijk om de functies en namen van de bedrijven te vermelden.

Er wordt een lijst met tussenruimten van één regel van deelnemers en genodigden afgedrukt. Dan blijft er een blanco regel over en wordt de agenda met één regelafstand afgedrukt. Het wordt geaccepteerd om het hoofdgedeelte van de tekst af te drukken met een regelafstand van 1,5 regel.

• Servicecontract: voorbeeld, typische fouten

Het is de taak van een secretaris om een ​​deelnemerslijst op te stellen. De lijst wordt vooraf gevormd in de richting van het hoofd. Deze lijst op de dag van het evenement wordt aangepast in functie van de daadwerkelijke beschikbaarheid van officials.

Indien de notulen van een vergadering van een uitgebreid (met deelname van meer dan 15 personen) of een vast collegiaal orgaan worden opgemaakt, worden de namen van de deelnemers niet vermeld, maar het nummer van hun totaal aantal vermeld. Deze hoeveelheid wordt bepaald door de registratiegegevens - in dit geval wordt de registratielijst opgenomen in het aantal bijlagen bij het protocol. In dat geval bevatten de notulen van de vergadering de volgende gegevens:

Aanwezig: 19 personen (lijst bijgevoegd).

In het inleidende deel van de notulen wordt de agenda aangegeven. De inhoud van de agenda wordt bepaald door het hoofd dat de vergadering benoemt, die verantwoordelijk is voor het verloop ervan. Als dit document vóór de vergadering is verzonden, moeten de gegevens daaruit worden overgenomen in de notulen.

• Vlottende activa van de onderneming: concept, beheer en analyse

De agenda bevat de onderwerpen die tijdens het evenement zullen worden besproken, de namen van de sprekers en de volgorde van bespreking van deze kwesties.

Het protocol voor elk item moet de initialen en achternaam van de spreker bevatten.

Agenda:

1) Over de goedkeuring van informatiebeveiligingsregels.
Verslag van het hoofd van de afdeling voorlichting, Doronina Yu.R.

2) Bij het aanbrengen van wijzigingen in de personeelstabel.
Toespraak van plaatsvervangend algemeen directeur Sergeev I.N.

3) Het hoofdgedeelte van de tekst

De notulen van de vergadering van het bedrijf kunnen, afhankelijk van de presentatievorm van de tekst, volledig en kort zijn. De vormen van de notulen verschillen slechts van elkaar in de volledigheid van het verloop van de vergadering. Deze vormen impliceren geen verschillen in ontwerp:

Kort protocol - dit document legt vast:

- onderwerpen die tijdens de vergadering aan de orde zijn geweest;

- namen van sprekers (sprekers);

- genomen besluiten;

Dit protocol wordt meestal gehandhaafd voor de volgende gevallen:

- wanneer de vergadering wordt gestenografeerd of opgenomen op een dictafoon;

- in een operationele vergadering is het belangrijk om de beslissing vast te leggen zonder het verloop van de discussie in detail te beschrijven.

De korte notulen van de vergadering van de organisatie laten niet toe om het verloop van de bespreking van de kwestie, de gemaakte opmerkingen, meningen, het proces van de ontwikkeling van het administratieve deel - de bestuurlijke beslissing, te bepalen.

Het volledige protocol is bedoeld om een ​​gedetailleerd beeld te krijgen van wat er gebeurt, inclusief de inhoud van de rapporten en toespraken van de deelnemers aan de vergadering, alle geuite meningen, geuite vragen, opmerkingen, opmerkingen en standpunten.

Bijgevolg gaat het volledige protocol uit van de aanwezigheid van drie delen voor elk besproken onderwerp - "GEHOORD", "GESPRAAKT", "BESLIST" ("BESLUIT"). En in een korte, slechts twee: "LUISTEREN" en "BESLOTEN" ("BESLOTEN").

Het hoofdgedeelte van de tekst bevat het aantal paragrafen dat overeenkomt met het aantal punten op de agenda. De secties zijn overeenkomstig genummerd. Elke sectie bevat 3 delen voor een compleet protocol - "GEHOORD", "SPEAKED", "DECIDED" ("DECIDED"). Het korte protocol bestaat uit 2 delen. Typ de gegeven woorden uit de linkermarge in hoofdletters.

In de tekst van de notulen is het noodzakelijk om na het woord "GELUISTEERD" de namen en initiatieven van de hoofdspreker in de tweede naamval aan te geven, met de presentatie van zijn toespraak door een streepje. In de regel wordt de presentatie gegeven vanaf de 3e persoon enkelvoud in de verleden tijd. Indien bij de indiening aan de secretaris een schriftelijk verslag is opgemaakt, kan in de notulen alleen het onderwerp van het verslag worden aangewezen, met de aantekening “de tekst van het verslag is bijgevoegd”. Laten we een voorbeeld bekijken:

1. LUISTERT:

V. Yu Petrova - over de resultaten van de implementatie van het werkplan van de verkoopafdeling voor het 4e kwartaal van 2015. Hij merkte op dat het plan voor 100% was vervuld.

1. LUISTERT:

V. Yu Petrova - de tekst van het rapport is bijgevoegd.

Na het woord "SPEAKED" in de notulen is het noodzakelijk om de namen en initialen van de deelnemers aan de discussie te vermelden. Elke achternaam en initialen in de protocoltekst worden in de nominatief op een nieuwe regel gedrukt.

Records van de uitvoering worden aangegeven achter de achternaam, gescheiden door een streepje, met een presentatie in de derde persoon enkelvoud. In dit deel worden ook de vragen gegeven die tijdens of na het einde van het rapport zijn geuit, met vermelding van de antwoorden daarop.

Als er geen discussies of vragen zijn op de vergadering, wordt het deel "GESPREID" weggelaten, dit fragment bestaat uit slechts 2 delen "LUISTEREN" en "BESLOTEN" ("BESLIST"). Misschien geldt dit ook voor het volledige protocol bij de behandeling van enkele van de onderwerpen die op de agenda staan.

Het woord "RESOLVED" (of "DECIDED") wordt gevolgd door de tekst van het dictum van het betreffende agendapunt. Bij het nemen van meerdere beslissingen over één onderwerp zullen ze genummerd moeten worden in Arabische cijfers. Het eerste cijfer toont het nummer van het punt, het tweede cijfer - het nummer van de beslissing.

In het bijzonder, indien besluiten worden genomen over het eerste lid 3, zullen deze worden aangegeven als 1.1, 1.2 en 1.3.

Indien op de 2e vraag slechts één beslissing wordt genomen, wordt niet 2, maar 2.1 aangegeven.

1.1. Voorbereiden van een trainingsprogramma voor verkopers door de stafspecialisten van het bedrijf voor het 2e kwartaal van 2009 tegen 03.03.2009. Verantwoordelijk - het hoofd van de personeelsafdeling Ushakov L.B.

1.1. Het hoofd van de personeelsafdeling Ushakov L.B. voorbereiding van een opleidingsprogramma voor verkopers door de voltijdse specialisten van het bedrijf voor het 2e kwartaal van 2009. Deadline - 03.03.2009.

Volgens de gebruikelijke praktijk van het opmaken van de notulen van de vergadering wordt de vaststelling van de stemresultaten niet verwacht. Hoewel, als de stemming heeft plaatsgevonden, dit moet worden weerspiegeld in de dispositieve paragraaf. De notulen van algemene vergaderingen impliceren veel bijzonderheden - ook bij het weergeven van gegevens over het stemmen over beslissingen, met het vastleggen van deze beslissingen in de notulen van de telcommissie, evenals in de notulen van de algemene vergadering van aandeelhouders. Laten we een voorbeeld bekijken:

1.1. Om de kandidatuur van A.E. Fedorov . goed te keuren tot de functie van financieel directeur van de vennootschap.

1.1. Het goedkeuren van het jaarverslag, de balans, de winst- en verliesrekening over 2014; Ontwikkelingsplan en lijst van de belangrijkste taken voor 2015.

Stemresultaten: “FOR” - 78 stemmen (97,5% van het totaal aantal stemmen dat aan de vergadering deelneemt); "TEGEN" - nee; "ONTHOUDEN" - 2 stemmen (2,5% van het totaal aantal stemmen dat aan de vergadering deelneemt). Het besluit werd met 78 stemmen aangenomen. Notulen nr. 2 van de telcommissie zijn bijgevoegd.

Zijn de notulen van de vergadering juridisch bindend?

De notulen worden opgemaakt op basis van woordelijke, handgeschreven of geluidsopnamen die tijdens de vergadering zijn gemaakt. Na afloop van de vergadering herdrukt de secretaris de aantekeningen, ordent deze volgens de gestelde eisen en legt deze ter bewerking voor aan de voorzitter van de vergadering. Het protocol, rekening houdend met deze regel, wordt ondertekend en krijgt de kracht van een officieel document.

De rechtskracht van het protocol - zijn betrouwbaarheid, formaliteit, onbetwistbaarheid - hangt af van de uitvoeringsregels. De standaarddefinitie gaat ervan uit: "rechtskracht is een eigenschap van een officieel document dat haar is meegedeeld door de huidige wetgeving, de bevoegdheid van de uitgevende autoriteit en de vastgestelde procedure voor registratie." Als de aangegeven registratieregels worden nageleefd, krijgen de notulen van de vergadering van de organisatie rechtskracht wanneer ze worden ondertekend door 2 personen - de voorzitter en de secretaris.

De notulen van de vergadering van de organisatie zijn een intern document, daarom staat er in de regel geen stempel op.

Indien de notulen van de vergadering van de organisatie op meerdere pagina's zijn opgemaakt, is het noodzakelijk om de tweede en volgende pagina's te nummeren. Paginanummers worden aangegeven in Arabische cijfers zonder het woord "pagina" (pagina) te specificeren, zonder aanhalingstekens, koppeltekens en andere tekens.

Hoe lang duurt het om het protocol op te stellen?

De algemene regel gaat ervan uit dat de termijn voor het opmaken van de notulen van de vergadering niet meer dan vijf dagen mag bedragen. Een bepaalde datum voor de gereedheid van de notulen van de vergadering kan worden bepaald door het hoofd dat de vergadering voorzit, of de voorzitter van een vast collegiaal orgaan. De deadline voor registratie van het protocol kan worden vastgelegd in het reglement van het collegiaal orgaan.

Voor sommige rassen worden echter duidelijke deadlines gesteld volgens bepaalde documenten.

De beslissingen die tijdens de vergadering zijn genomen, moeten aan de werknemers worden meegedeeld, hetzij per post of kopieën van het volledige protocol, hetzij als een operatief uittreksel. Kennismaking van werknemers in kleine bedrijven gebeurt soms tegen ondertekening, na het opmaken van een blad ter kennisneming van het protocol.

Voorbereiding wordt ook geoefend op basis van beslissingen genomen door andere administratieve documenten - bijvoorbeeld een beschikking van het hoofd van een bedrijf of een beslissing van een collegiaal orgaan.

Ik gebruik iPad om de notulen van de vergadering af te stemmen

Ilya Alyabusjev, Product Director van het bedrijf "iDeside", bedrijfsadviseur op het gebied van het vormen van gedistribueerde teams van managers, analisten en ontwikkelaars, Moskou

Bij het coördineren van de notulen van de meeting met partners werk ik met de iPad. Ik gebruik de toepassingen PDF Converter en PDF Expert wanneer ik commentaar geef op elk item van het document. Met behulp van de eerste kon ik een document per post naar PFD-formaat converteren, de tweede is erg handig voor het opstellen van opmerkingen. De partners waren natuurlijk verrast door de opmerkingen in het PDF-bestand - ze moesten de voorstellen in het ene programma lezen en het document in een ander programma bewerken.

Hoe maak je een uittreksel uit de notulen van de vergadering?

Een gangbare praktijk bij het documenteren van een vergadering is het maken van uittreksels uit de notulen. Een uittreksel uit de notulen is een exacte kopie van het deel van de tekst van de originele notulen, dat verwijst naar het agendapunt, waarvoor het uittreksel is opgesteld. In dit geval worden alle details van het formulier, het inleidende deel van de tekst, het agendapunt waarvoor het uittreksel wordt voorbereid, en de tekst die de bespreking en beslissing ervan bespreekt, weergegeven.

Een uittreksel uit het protocol wordt alleen ondertekend door de secretaris, hij is ook bezig met het opstellen van een certificatie-inschrijving. Het bevat het woord "True", dat de positie aangeeft van de persoon die het uittreksel waarmerkt, zijn persoonlijke handtekening, achternaam, datum en initialen. Als een uittreksel uit het protocol wordt afgegeven om aan een andere organisatie te worden verstrekt, moet dit worden gewaarmerkt met een zegel.

Waar en hoe de notulen van de vergadering op te slaan

De opslag van de notulen van de vergadering wordt uitgevoerd afhankelijk van de vorm van kantoorwerk die in een bepaald bedrijf wordt aangenomen. Met gecentraliseerd kantoorbeheer is de opslag van notulen van de vergadering mogelijk met de secretaris, in de kantoorbeheerservice. De plaats van opslag binnen het gedecentraliseerde kantoor wordt bepaald door de structuur van het bedrijf - meestal worden de secretariaten gebruikt van de ambtenaren die de vergaderingen houden.

Protocollen worden tot zaken gevormd volgens de naamgeving van zaken, maar moeten in ieder geval in afzonderlijke zaken worden gevormd - afhankelijk van de naam van het collegiale orgaan of het soort vergadering dat wordt gehouden.

Directoraat-generaal Bestuursvergaderingen worden gehouden. In de structuur van de vennootschap is een deskundigenraad opgericht met aan het hoofd een algemeen directeur. De notulen van de vergaderingen en de deskundigenraad moeten in 2 verschillende gevallen worden opgesteld.

Permanente houdbaarheid is typerend voor verschillende soorten protocollen. Hiertoe behoren de notulen van het collegiaal bestuur, controle-, controle-instanties, deskundige, wetenschappelijke, methodologische raden, vergaderingen met de hoofden van de organisatie, algemene vergaderingen van aandeelhouders, aandeelhouders.

Informatie over de auteur en het bedrijf

Alexander Shuvalov, algemeen directeur van het bedrijf Tule-Center, Moskou. Afgestudeerd aan het Moskouse Staatsinstituut voor Internationale Betrekkingen in 1993. Hij begon zijn carrière in het Verenigd Koninkrijk bij Boeing. Heeft een MBA behaald aan de Universiteit van Cambridge. In 1998, toen hij terugkeerde naar Rusland, werd hij hoofd van de Saratov Fat Plant als anti-crisismanager. Sinds 1999 - hoofd van de AnhelGmbH-bedrijvengroep. Sinds 2008 is hij hoofd van de nationale verkoopdirectie van de textielholding Novoteks. 2009–2010 - Uitvoerend directeur van het investeringsfonds LloydsBankingGroup (Londen).

Ilya Alyabusjev, Director for Products van het bedrijf "iDeside", bedrijfsadviseur op het gebied van het vormen van gedistribueerde teams van managers, analisten en ontwikkelaars, Moskou. Afgestudeerd aan de South Ural State University. Voordat hij bij het bedrijf AyDeside kwam, hield hij toezicht op de ontwikkeling van projecten bij de holding Astra - System Technologies en nam hij deel aan de totstandkoming van geïntegreerde beveiligingsmonitoringsystemen in steden. Certificaat ontvangen van de internationale vereniging ScrumAlliance.

De notulen van de vergadering zijn een informatieve en administratieve handeling, waarin het proces van het bespreken van economische kwesties in de onderneming wordt vastgelegd. Ook bevat deze vorm van primaire documentatie de beslissingen die door de deelnemers aan de vergadering zijn genomen. Het bijhouden van dergelijke documentatie is een van de noodzakelijke onderdelen van vergaderingen in de onderneming..

Het is dit protocol dat verantwoordelijk is voor de effectiviteit van de uitvoering van besluiten over eventuele kwesties.

Het Burgerlijk Wetboek van de Russische Federatie in artikel 181 paragraaf twee gaat in detail in op de procedure voor het opstellen van dit document. Er zijn een aantal specifieke eisen waaraan de registrerende persoon moet voldoen. Hieronder stellen we voor om na te gaan hoe de notulen van vergaderingen moeten worden opgesteld en welke informatie daarin moet worden vermeld.

Om huisvestingsproblemen op te lossen, eist de wetgever een verplichte jaarvergadering

Wie houdt de gegevens bij?

Het bijhouden van de voortgang van de algemene vergadering is de verantwoordelijkheid van de secretaris. Tot de taken van deze persoon behoort het correct uitvoeren van dit document. De secretaris van de vergadering kan niet alleen een persoon zijn die een vergelijkbare functie bekleedt in het personeel van de onderneming. Elke medewerker met de nodige officiële bevoegdheden kan de vergaderingen notuleren.

Meestal wordt de verantwoordelijkheid voor het opstellen van de benodigde documentatie toegewezen aan ambtenaren die kennis hebben van de oplossing van het probleem in kwestie. In het geval dat de secretaris slecht thuis is in de betreffende kwestie, mag deze persoon aanvullende vragen stellen. De notulen van de algemene vergadering dienen het beraadslagingsproces zo nauwkeurig mogelijk weer te geven.

Naast het maken van aantekeningen is het de taak van de secretaris om de vergadering voor te bereiden. De verantwoordelijkheid van deze persoon omvat het opstellen van een deelnemerslijst, het ontwikkelen van een diagram van het proces zelf en het werken met de primaire documentatie van eerdere bijeenkomsten. Deze aanpak stelt ons in staat om een ​​aantal zaken te belichten die eerst moeten worden overwogen.

Vormstructuur

Voor de schriftelijke vastlegging van de besproken onderwerpen wordt gebruik gemaakt van speciale formulieren die zijn opgesteld door de administratie van de onderneming. De vorm van de notulen van de werkvergadering heeft een bepaalde structuur en normen voor de voltooiing ervan. Meestal worden deze formulieren gebruikt om gegevens bij te houden bij gemeentelijke en nationale autoriteiten. Individuele ondernemers en particuliere organisaties geven de voorkeur aan reguliere sjablonen die op een computer worden samengesteld.

Ondanks het bovenstaande moet deze wet de volgende noodzakelijke velden in zijn structuur hebben:

• gegevens van het bedrijf waar de onderhandelingen aan de gang zijn;
• inhoudsopgave;
• datum en registratienummer van het document;
• de stad waar de vergadering wordt gehouden;
• opsomming van de onderwerpen die aan de orde zijn;
• Belangrijk deel;
• lijst van luisteraars, secretaris en leider van de vergadering.

Een voorbeeld van het opstellen van het betreffende document

Dit formulier is gebaseerd op video en audio geproduceerd door de secretaris tijdens de vergadering. Het opstellen en invullen van het protocol is een langdurig proces dat ongeveer vijf dagen kan duren. In sommige gevallen, die door de wet of een interne regeling van de administratie van de onderneming worden voorgeschreven, kunnen strikte termijnen worden gesteld voor het opstellen van het formulier. Hieronder stellen we voor om een ​​voorbeeld van een vergadernotulen te beschouwen.

Notulen - een document waarin ze het verloop van de bespreking van kwesties en besluitvorming tijdens vergaderingen, vergaderingen, vergaderingen, conferenties vastleggen

Dit veld geeft de naam van de act aan... In een specifieke situatie wordt het woord "Protocol" geschreven. Vervolgens moet u de vergadering definiëren en het collegiale orgaan dat verantwoordelijk is voor het houden van de vergadering. In dit voorbeeld beschouwen we de "Minuten van de productievergadering".

Plaats en datum van het evenement, serienummer

Bij het opstellen van het protocol is het noodzakelijk het registratienummer van dit document te vermelden. Bij de meeste bedrijven is het volgnummer van dit formulier gelijk aan het vergadernummer. Het aftellen is vanaf het begin van het kalenderjaar. In onderwijsinstellingen wordt bij het bijhouden van de nummering van documenten het aftellen uitgevoerd vanaf de eerste dag van het begin van het schooljaar. Indien in de notulen van de algemene vergadering de besluiten van het tijdelijk optredend college zijn opgenomen, wordt aan de akte een nummer toegekend dat gelijk is aan de duur van de bevoegdheden van het college.

De datumkolom geeft de dag aan waarop de vergadering is gehouden. Indien een dergelijke vergadering meerdere werkdagen duurt, moet de datum van het begin van de onderhandelingen en het einde van de bespreking van de kwesties worden vermeld. Op dit moment moet u speciale aandacht besteden, omdat de aanwezigheid van ontbrekende velden ertoe kan leiden dat het document zijn rechtskracht verliest. Een voorbeeld van het invullen van het datumveld: "13-04-2009 - 15-04-2009" of "11 november 2015 - 13 november 2015".

Hieronder vindt u een sjabloon voor notulen van vergaderingen:

CJSC "Metallurg"

Protocol
productie montage

Afdeling Marketing
04.11.2017 jaar. ____________ Nummer 5
Moskou stad.

De kolom "Plaats van voorbereiding" moet absoluut worden vermeld. Dit veld geeft de naam aan van de locatie waar de vergadering plaatsvond. Het is toegestaan ​​deze kolom over te slaan als de naam van de onderneming ook de naam van de stad bevat. Als voorbeeld kunnen namen als "Ryazan Metallurgist" of "Omsk Woodworking Plant" worden aangehaald.

Bovenstaande vorm voor het opstellen van de inhoudsopgave van het formulier wordt gebruikt door zowel particuliere ondernemingen als gemeentelijke instellingen.

Inleidend deel

In het eerste lid van het inleidende gedeelte van het onderhavige stuk worden de naam en voorletters van de voorzitter van de vergadering vermeld. Hier moet u de naam en functie vermelden van de werknemer van de onderneming, wiens bevoegdheid het houden van vergaderingen omvat. Het is echter toegestaan ​​om in dit veld alleen de achternaam van de werknemer in te vullen. Ook dient te worden opgemerkt dat de voorzitter van de vergadering niet altijd de bestuurder van de vennootschap is. Vervolgens vermeldt u de volledige naam van de secretaris, die de voortgang van de vergadering vastlegt. Als de productievergadering wordt geleid door het hoofd van het bedrijf, moeten deze gegevens in de notulen worden weergegeven.

Het veld “Aanwezigheid” wordt ingevuld door de namen van alle deelnemers aan de vergadering op te sommen. Om deze kolom correct in te vullen, moet u de volgende nuances onthouden:

1. In dit veld worden de namen en voorletters vermeld van de werknemers van de vennootschap die aanwezig zijn op de algemene vergadering in alfabetische volgorde. Benadrukt moet worden dat hun posities niet in deze kolom worden vermeld.
2. Als er meer dan vijftien mensen aan de vergadering hebben deelgenomen, moet u een aparte applicatie maken, waarin hun namen en initialen worden vermeld. Deze aanvraag wordt vervolgens bij het protocol gevoegd.
3. Als er tijdens de vergadering vertegenwoordigers van andere bedrijven en personen van andere bedrijven zijn uitgenodigd, moet u aan het voorbereide formulier de kolom "Uitgenodigd" toevoegen. Dit veld bevat de gegevens van de uitgenodigde personen. De belangrijkste nuance bij het invullen van deze kolom is de verplichte vermelding van de functie en naam van de organisatie die de genodigde vertegenwoordigt.
4. Elke deelnemer aan de vergadering moet zich aanmelden in een speciaal gedeelte om zijn aanwezigheid te bevestigen.

Protocollen documenteren de werkzaamheden van vaste collegiale organen

Daarna moet een kleine uitweiding worden gemaakt en daarna moet de "Agenda" worden geïntroduceerd. In dit gedeelte moeten de onderwerpen worden vermeld die tijdens de vergadering zijn besproken. Arabische cijfers worden gebruikt om elk item in dit veld te nummeren. Het is toegestaan ​​om de voorzetsels "o" en "about" te gebruiken bij het formuleren van een vraag. Bij het invullen van deze punten dient u de persoon aan te geven die met de berichtgeving over deze kwestie heeft gesproken. Een voorbeeld is de volgende formulering:

"Over de resultaten van het werk voor 2016-2017
Spreker: M. Fadeev "

Bovenstaande voorbeeldnotulen van de algemene vergadering geven duidelijk de opbouw van dit document weer.

Verschillen tussen meerdere en volledige protocollen

Er zijn twee hoofdtypen protocolvoorbereiding: volledige en korte vorm. In dit verband is het bij het opstellen van een dergelijk document erg belangrijk om na te denken over welk formulier wordt gebruikt om de vergadering op te nemen. Bij het invullen van de korte vorm van het document (dit formulier wordt gebruikt bij het opstellen van de notulen van een operationele vergadering), wordt de volgende informatie vermeld in het hoofdgedeelte van de wet:

• de kwestie in kwestie;
• achternaam en voorletters van de spreker;
• besluit goedgekeurd door de deelnemers aan de discussie.

Bij het schrijven van een volledig protocol bevat deze sectie niet alleen de bovenstaande informatie, maar ook de belangrijkste punten die de toespraak van de sprekers het duidelijkst kenmerken. Het bevat ook de informatie en het debat dat tijdens de vergadering is ontstaan. Bij het invullen van het volledige protocol dient u zich te concentreren op de meningen van de panelleden, de bestaande opmerkingen en bezwaren.

Hoofdsectie

Bij het overwegen van het bijhouden van notulen van de vergadering, voorbeelden en voorbeelden, moet speciale aandacht worden besteed aan het kerngedeelte van de notulen. In deze sectie moet u verschillende velden maken, waarin de oplossingen voor de problemen die in de agenda zijn aangegeven, worden overwogen. Bij het opstellen van een volledig formulier worden in elk veld drie kolommen gemaakt, die het proces van het overwegen van het probleem en verschillende nuances weergeven die tijdens het nemen van een beslissing zijn ontstaan.

De naam van elk van de onderdelen moet in woorden worden aangegeven, waarbij voor elke kolom een ​​apart veld wordt gemarkeerd. De kolom "Gehoord" geeft de naam aan van de spreker die de productiekwestie behandelt. De achternaam mag alleen in de nominatief worden vermeld. Na opgave van de achternaam volgt een korte (of volledige) presentatie van het rapport. In het geval dat het onmogelijk is om informatie te verstrekken, moet de volledige tekst van het rapport worden bijgevoegd in een afzonderlijk document, dat als bijlage bij de wet zelf zal dienen. Tegelijkertijd moet in het gedeelte "geluisterd" worden opgemerkt dat de tekst van de toespraak in de bijlage in detail wordt beschreven.

Daarna moet u doorgaan met het invullen van de kolom "Spreekt". Dit veld bevat de verklaringen van andere deelnemers aan de vergadering die het onderwerp op de agenda hebben overwogen. Ook de achternaam en voorletters van elk lid van het college dat een toespraak hield, moeten hier worden vermeld. Na het specificeren van de initialen moet de tekst van de toespraak zelf worden vermeld.

In de kolom “Besloten” dient de beslissing van de leden van de vergadering te worden vermeld met betrekking tot het onderwerp op de agenda. Volgens de vastgestelde regelgeving is het in dit veld noodzakelijk om volledige informatie aan te geven, ongeacht welke vorm van invulling van het protocol wordt gebruikt. Als het probleem is opgelost door te stemmen, moet u het totale aantal stemmen opgeven en ook aangeven welke van de deelnemers aan de vergadering "tegen" of "voor" hebben gestemd.

Korte notulen - registreert de onderwerpen die tijdens de vergadering zijn besproken, de namen van de sprekers en de genomen beslissingen

Het notuleren van vergaderingen, waarbij de essentie van de gestelde vragen in een beknopte vorm wordt uiteengezet, vereist de juiste benadering van het invullen van het formulier. In deze situatie moet alleen het basisgedeelte van de informatie worden verstrekt in de kolommen "Geluisterd" en "Gesproken". Na ondertekening van het document door de voorzitter van de vergadering en de secretaris treedt deze wet in werking. Alle vastgestelde besluiten met betrekking tot kwesties die tijdens de vergadering aan de orde zijn gesteld, moeten worden meegedeeld aan de personen die door de executeurs zijn benoemd. Hiervoor kan aan de bestuurder zowel een afschrift van de akte zelf als een door de secretaris ondertekend uittreksel worden overhandigd.

Bij bedrijven met een ontwikkelde infrastructuur worden speciale administratieve documenten (orders, decreten of orders) uitgegeven om de naleving van de in de beslissing gespecificeerde vereisten te organiseren.

Opslag techniek

Alvorens naar het archief te worden gestuurd voor opslag, wordt dit type documenten gecategoriseerd volgens het type collectie. Zowel het secretariaat als de afdeling kantoorwerk kunnen als archief fungeren. De duur van de bewaartermijnen wordt bepaald op basis van de bij de onderneming vastgestelde regels. De standaard bewaartermijn voor documenten is 3 jaar, daarna mogen de documenten vernietigd worden.

Notulen van vergaderingen is een handeling die het nemen van besluiten over onderwerpen op de agenda vereenvoudigt. Met behulp van dit document wordt een bepaald kader gecreëerd voor de uitvoering van verschillende orders in de economische activiteiten van elke onderneming. In moderne bedrijven worden speciale elektronische middelen gebruikt om dergelijke papieren te maken. Deze benadering van papierwerk vereenvoudigt de interactie tussen verschillende afdelingen van het bedrijf aanzienlijk.