Muassasa, tashkilot va korxonalarda ishlarni shakllantirish va rasmiylashtirish. Zo'r kotib Biz fayllarni doimiy saqlash uchun tayyorlaymiz

Ishni tasdiqlovchi hujjatni rasmiylashtirish

Ishni tasdiqlovchi hujjat ishdagi varaqlar sonini belgilangan shakl bo‘yicha qayd etish maqsadida tuziladi (1-ilova). Ish varag'ining guvohnoma xatida ishning raqamlangan varaqlari soni, ichki inventar varaqlari soni raqamlar va so'zlar bilan, ish varaqlarini raqamlash xususiyatlari va ishning jismoniy holati ko'rsatilgan. ish hujjatlari ko'rsatilgan, ish varaqlarining harf raqamlari, etishmayotgan raqamlar, yopishtirilgan fotosuratlar varaqlari raqamlari (shaxsiy ishlar bundan mustasno), katta formatli varaqlar, qo'shimchalari bo'lgan konvertlar va kiritilgan varaqlar soni. ularda, shuningdek, ishda umumiy yalpi raqamlashda qayd etilmagan bo'lsa, ulardagi varaqlar soni ko'rsatilgan risolalarning bosma nusxalari mavjudligini ko'rsatadi. Alohida raqamlangan va ish boshida joylashtirilgan ichki inventar varaqlarining soni ish varaqlarining umumiy sonidan keyin + (ortiqcha) belgisi orqali ishning sertifikatlash varaqasida ko'rsatiladi. Masalan, "faylda 100 (yuz) varaq berilgan va raqamlangan + 5 varaq ichki inventar mavjud."

Ishning tarkibi va holatidagi keyingi o‘zgarishlar (hujjatlarning shikastlanishi, etishmasligi, asl nusxalarini nusxalari bilan almashtirilishi va boshqalar) tegishli dalolatnomaga havola qilingan holda ishning guvohnoma varaqasida qayd etiladi. Belgilar tashkilotning ish yuritish yoki arxiv xizmati tomonidan sana ko'rsatilgan holda tasdiqlanadi.

Ishni tasdiqlovchi hujjat ishning oxiriga qo'yiladi va shakl yoki shaklda tuziladi toza shifer A4 qog'oz. Qo'shimchalari bo'lgan konvertlari bo'lmagan kadrlar fayllari uchun A5 qog'oz varag'ida sertifikat varaqasini rasmiylashtirishga ruxsat beriladi. Kitoblarda sertifikat yozuvi oxirgi bo'sh varaqning orqa tomonida, kartotekalarda - karta formatidagi alohida bo'sh varaqda ko'rsatilgan. Ishni tasdiqlovchi hujjat tuzuvchi tomonidan imzolanadi. Ishni tasdiqlovchi hujjatdagi sertifikat yozuvi lavozimi, imzo stenogrammasi, shaxsiy imzosi va tayyorlangan sanasi ko'rsatilgan holda tushunarli tarzda yozilishi kerak.

Ishni tasdiqlovchi hujjatni ish muqovasiga yoki oxirgi hujjatning bo'sh orqa tomoniga qo'yish taqiqlanadi. Agar fayl sertifikatning bo'sh varag'isiz yoki A4 formatidagi bo'sh varaqsiz topshirilgan yoki bog'langan bo'lsa, u orqaga yopishtiriladi. yuqori qismi varaq ustida ichida ishning qopqog'i yoki ish oxirida topshirilishi mumkin.

Sertifikatlash varaqasi - arxivga topshirishga tayyor bo'lgan raqamlangan va bog'langan faylning xususiyatlarini aks ettiruvchi hujjat.

Ikkita shakl ishlatiladi

1) Hujjat shaklini “Tashkiliy arxivlar faoliyatining asosiy qoidalari” ilovalaridan birida topish mumkin. Ammo undan faqat byudjet korxonalari foydalanishi shart, chunki yuqoridagi Qoidalar ushbu tashkilotlar arxivlarining ishini tartibga soladi va shuning uchun faqat byudjet korxonalari tomonidan bajarilishi majburiydir.

Eslatma! Ushbu Qoidalar, shuningdek, barcha boshqa ish beruvchilarning hujjat aylanishini tartibga soladi, lekin faqat hujjatlarning xavfsizligi, tavsifi, ro'yxatga olinishi va ulardan foydalanish nuqtai nazaridan. Bu shuni anglatadiki, ro'yxatga olish tartibi tashkilot ma'muriyatining ixtiyorida qoladi.

2) Shuningdek, sertifikatlash varaqasi shakli har qanday shaklda tuzilishi mumkin, ammo uning mohiyati saqlanishi kerak. ushbu hujjatdan, ya'ni u boshqa ma'lumotlarni emas, balki o'zi biriktirilgan ishning xususiyatlarini aniq aks ettirishi kerak.

Sertifikatlash varaqasi qayerda ishlatiladi?

Sertifikatlash varaqasi arxivga saqlash uchun topshirilgan hollarda qo'llaniladi. Bunday holda, barcha hujjatlarni ikki turga bo'lish mumkin:

• Saqlangan holatlar uzoq vaqt yoki doimiy ravishda;
• 10 yilgacha saqlanishi kerak bo'lgan holatlar (vaqtinchalik saqlash deb ataladi).

Vaqtinchalik saqlash fayllari raqamlanmasligi yoki zımbalanmasligi mumkin, ular faqat ular joylashtirilgan papkalarda saqlanishi mumkin. Binobarin, bu holatlarda maxsus xususiyatlar bo'lmaydi va sertifikatlash varag'i kerak emas.

Ammo bu ish beruvchining majburiyati emas, balki faqat huquqdir. Amalda, ularning ko'pchiligi saqlash muddatidan qat'i nazar, barcha hujjatlarni, ayniqsa, buxgalteriya va moliyaviy hujjatlarni shtapellaydi.

Sertifikatlash varaqasi quyidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olishi kerak:

1. Hujjatning nomi - bu holda "sertifikat varag'i" va unga ilova qilingan ishning raqami;
2. Bog'langan fayldagi varaqlar soni va agar faylda harflar (1a, 2a va boshqalar) bo'lgan raqamlar, etishmayotgan raqamlar bo'lsa (masalan, 5-sahifadan keyin darhol 7-raqam mavjud bo'lsa) tushuntirishlar mavjud;
3. Keyinchalik, ish inventaridagi varaqlar soni ko'rsatiladi;
4. Keyin u yoki bu sahifaning xususiyatlarini ko'rsatadigan jadval keladi (masalan, bet No 18 - fotosurat);
5. Sertifikatlash varaqasini tuzgan xodimning imzosi, uning lavozimi, to'liq ismi va sanasi.

Sertifikat varaqasini qayerga topshirishim/joylashtirishim kerak?

Odatda sertifikatlash varaqasi ish oxirida alohida varaqda topshiriladi. Ammo agar biron sababga ko'ra buni qilishning iloji bo'lmasa, unda siz sertifikat varag'ini yuqori qopqoqning orqa tomoniga yopishtirishingiz mumkin va faqat uning yuqori qismi (qirrasi) yopishtirilgan.

Sertifikatlash varaqasini joylashtirish taqiqlangan joylarda:

• Tikilgan sumkaning old qopqog'ida;
• Hujjatning bo'sh orqa tomonida faylda oxirgi keladi.

Biz siz uchun yakka tartibdagi tadbirkorlar va MChJlar uchun joriy hisobvaraq ochish bo'yicha eng yaxshi takliflarni tanladik.

Tinkoff bankida joriy hisob raqamini ochish Yangi yakka tartibdagi tadbirkorlar va kichik biznes (MChJ) uchun 6 oy bepul. 1 kundan keyin ochiladi. Onlayn buxgalteriya hisobi bilan integratsiya (soddalashtirilgan soliq tizimini avtomatik hisoblash, UTII, sug'urta mukofotlari). Hisob balansida 6%.

Tochka bankida joriy hisob raqamini ochish Joriy hisobni bepul ochish. 3 oylik bepul xizmat. Har oy balansda yillik 7%.

"Vostochniy" bankida joriy hisob raqamini ochish 3 oy bepul. Overdraft ochilgandan so'ng darhol. Onlayn ro'yxatdan o'tish hisoblar.

Otkritie bankida joriy hisob raqamini ochish Xizmat 0 rub. oyiga. Onlayn ro'yxatdan o'tish.

VTB bankida joriy hisob raqamini ochish Joriy hisobni bepul ochish. 3 oy davomida bepul xizmat. Onlayn ro'yxatdan o'tish. Pul o'tkazmalari va naqd operatsiyalar 0 rub.

Tegishli xabarlar
• T-10 shaklini to'ldirish namunasi
• Ta'til berish to'g'risidagi buyruq (T-6 va T-6a shakllari)
• Sayohat guvohnomasi (T-10 shakl)

Hujjatlarni arxivga topshirish uchun tayyorlayapsizmi? Ishni tasdiqlash uchun hujjat tuzishni unutmang. Tegishli shaklni varaqlar soni va ularning jismoniy holati haqida ma'lumot bilan to'ldiring. Raqamlashning xususiyatlarini tushuntiring. Maqolada siz quyidagilarni bilib olasiz:

• sertifikatlashtirish varaqasi nima uchun kerak va u majburiymi;
• shaxsiy ishlarning guvohnoma varaqasi qanday tuziladi;
• shaxsiy faylni sertifikatlash varaqasi: namunaviy dizayn;
• sertifikatlashtirish varaqasini to'ldirishda qanday ma'lumotlar ko'rsatilgan;

Buxgalteriya hujjatlari tizimidagi sertifikatlash varag'i Zamonaviy ish yuritish - bu hujjatlashtirish masalalariga, shuningdek hujjatlar bilan ishlashni tashkil etishga bag'ishlangan alohida faoliyat sohasi.

Ish uchun sertifikat varag'i: mazmuni va dizayni

Keyin sertifikatlash varag'i varaqning yuqori qismining orqasiga korpusning ichki qopqog'iga yopishtiriladi. Sertifikatlash varaqasiga o'zgartirishlar kiritish mumkinmi? 2015 yilgi Qoidalar ishning jismoniy holati yoki tarkibidagi barcha o'zgarishlarni sertifikatlash varag'ida qayd etishni talab qiladi. Jismoniy holat hech qanday savol tug'dirmaydi, lekin tikilgan sumkaning tarkibi haqiqatan ham o'zgarishi mumkinmi? Ha, ehtimol.
Yorqin misol - biz bir hafta oldin gaplashgan talab qilinmagan mehnat daftarlari. Ular istalgan vaqtda ular uchun kelishlari mumkinligi sababli, hajmning proshivkalari haqidagi kitoblar teshilmaydi. Ular o'ralgan konvertlar nayzalangan, 1 ta konvert ishning bir varag'iga to'g'ri keladi.
Agar bir necha yillardan keyin biror kishi yoki uning yaqinlari ushbu kitobni talab qilsa, biz uni umumiy tartib asosida chiqaramiz. Shundan so'ng, hujjatni tasdiqlash varag'iga tegishli yozuvni kiritishni unutmang, aks holda biz kitobni to'g'ridan-to'g'ri fayldan yo'qotganimiz ma'lum bo'ladi.

Shaxsiy ish uchun dalillar varaqasini qanday tuzish kerak

Shaxsiy ishdagi hujjatlarning ichki inventarini tuzishning o'ziga xosligi shundaki, u tuzilgandan so'ng darhol faylga kiritiladi va uning yuritilishi bilan to'ldiriladi. Shuning uchun ichki inventarizatsiya shaxsiy ishda yangi hujjatlarni kiritish, shuningdek shaxsiy ishdan hujjatlarni olib tashlash va asl nusxalarni nusxalari bilan almashtirishni ta'minlaydi ("Eslatma" ustunida qayd etilgan). Agar ish allaqachon bog'langan va topshirilgan bo'lsa, kompilyator tomonidan tasdiqlangan hujjatlarning ichki inventarizatsiyasi yuqori qirrasi bilan old qopqoqning ichki qismiga yopishtiriladi.

Shuni esda tutingki, ishni arxivga topshirish uchun tayyorlashda ichki inventar varaqlari shaxsiy ish varaqlaridan alohida raqamlanadi. Xodim ishdan bo'shatilgandan so'ng, uning shaxsiy ishi yopiladi, ya'ni papkadan olib tashlanadi va tikiladi. Shu bilan birga, sertifikatlash varag'ini tuzishni unutmaslik kerak.

Ish uchun sertifikat varaqasi

Sertifikatlash varaqasi faylda alohida varaqda, kitoblarda - oxirgi bo'sh varaqning teskari tomonida, kartotekada - karta formatidagi alohida blankda tuziladi. Ishni sertifikatlash varaqasi belgilangan shaklda tuziladi (9-ilova), unda ishning raqamlangan varaqlari soni, ichki inventar varaqlari soni raqamlar va so'zlar bilan ko'rsatiladi, ish raqamlarini raqamlashning o'ziga xos xususiyatlari ko'rsatiladi. (harf bilan yozilgan ish raqamlari, etishmayotgan raqamlar, yopishtirilgan fotosuratlar varaqlari raqamlari, katta formatli varaqlar, qo'shimchalari bo'lgan konvertlar va ularga kiritilgan varaqlar soni), shuningdek faylda risolalarning bosma nusxalari mavjudligini ko'rsatadi. ulardagi varaqlar soni, agar ular faylda umumiy yalpi raqamlashda qayd etilmagan bo'lsa. Ishni tasdiqlovchi hujjat uni tuzuvchi tomonidan imzolanadi.

Blanker.ru

Madaniyat vazirligi (2015 yil 31 yanvardagi 526-son buyrug'i), attestatsiya varaqasini to'ldirish hujjatlarni rasmiylashtirish, uni raqamlash, ichki inventarni tuzish va muqovani loyihalash bilan birga qog'ozda ishlarni ro'yxatga olish tartibiga kiritilgan. Uning shakli aniqlangan tartibga soluvchi talablar saqlashni tashkil qilish arxiv hujjatlari. Ishlarni tasdiqlash varaqasi namunasi Arxiv qoidalariga 8-ilovada keltirilgan.

Yordam Shaklning standart tafsilotlariga quyidagilar kiradi:

1. Hujjat turining nomi;
2. Kompilyatorning lavozimi;
3. Imzo;
4. Transkript;
5. Tayyorlangan sana;

Shaklga kiriting quyidagi ma'lumotlar: Ish varaqlarining umumiy soni (so'zlar va raqamlar bilan ko'rsatilgan); Harf raqamlari; etishmayotgan raqamlar; Jismoniy holatning xususiyatlari va ishning shakllanishi; Shakl uchun tavsiya etilgan qog'oz o'lchami A4.

Diqqat

Doimiy saqlanadigan fayllarning muqovasida tashkilot fayllari qabul qilinadigan davlat arxivining nomi, davlat arxivi va tashkilotining kodlarini belgilash uchun joy ajratiladi. Ish hujjatlarida nazarda tutilgan muddat davomida tashkilotning (tarkibiy bo'linmaning) nomi o'zgarganda yoki ish boshqa tashkilotga (boshqa tarkibiy bo'linmaga) o'tkazilganda, ushbu tashkilotning yoki huquqiy vorisi tashkilotning yangi nomi ko'rsatiladi. ishning muqovasi va tashkilotning (tarkibiy bo'linmaning) oldingi nomi qavs ichiga olinadi. Ishning muqovasidagi ishning nomi tegishli arxiv muassasasining ekspertiza komissiyasi bilan kelishilgan tashkilot ishlari nomenklaturasidan o'tkaziladi.

Sertifikatlash varaqasi har bir doimiy ish va shaxsiy faylni ro'yxatdan o'tkazishning majburiy elementi hisoblanadi. Ishni tasdiqlovchi hujjat alohida varaqda tuziladi va ishning oxiriga joylashtiriladi. Kitoblarni (jurnallarni) arxivga topshirishda sertifikat yozuvi bo'sh varaqning teskari tomoniga, kartotekada - karta formatidagi alohida varaqda tuziladi.

Varaqda ishning raqamlangan varaqlari soni raqamlar va so'zlar bilan va alohida "+" (ortiqcha) belgisi orqali ichki inventar varaqlari soni (agar mavjud bo'lsa) ko'rsatiladi. Tasdiqlash varaqasi ish hujjatlarini raqamlashning quyidagi xususiyatlarini belgilaydi: ish varaqasi harf raqamlarining mavjudligi; ish varaqlarining etishmayotgan raqamlari mavjudligi; yopishtirilgan fotosuratlar, hujjatlar, gazeta parchalari bilan varaq raqamlarining mavjudligi; katta formatli varaqlar soni; qo'shimchalari bo'lgan konvertlar soni va ularga kiritilgan varaqlar soni.

Biz ishlarni doimiy saqlash uchun ro'yxatdan o'tkazamiz

Ortiqcha shaxsiy emas, chunki byudjet tashkilotlari shaxsiy ish yuritish tartibi tartibga solinmagan bo'lsa, ish beruvchiga shaxsiy ishlarni yuritish, ro'yxatga olish va saqlash masalalarini tartibga soluvchi mahalliy normativ hujjatni qabul qilishni tavsiya qilamiz. Ma'lumotingiz uchun. Ish - bu alohida muqovaga joylashtirilgan bitta masala yoki faoliyat sohasiga tegishli hujjat yoki hujjatlar to'plami. Ishlar birinchi bajarilgan hujjat ularga kiritilgan paytdan boshlab qo'zg'atilgan hisoblanadi.

Xodimlarning shaxsiy ishlarini olib borishda, hatto bunday bo'lmasa ham, qat'iy qoidalarga rioya qilish kerak majburiy talab ish beruvchiga. Shuni esda tutish kerakki, papkalar qanday nomlanishidan qat'i nazar ("shaxsiy ma'lumotlar", "dosye" yoki boshqa narsa), ularda xodimning shaxsiy ma'lumotlari mavjud, shuning uchun bobda nazarda tutilgan barcha talablarga rioya qilish kerak.

Xodimning shaxsiy fayli

Ish birinchi bajarilgan hujjat saqlash papkasiga kiritilganidan keyin ochilgan hisoblanadi. Shu bilan birga, ochilgan ishning qopqog'i tuziladi. Ishning muqovasi belgilangan shaklda tuziladi (3-ilova) ochilgan ishning muqovasiga quyidagi ma'lumotlar kiritiladi: tashkilotning nomi; u tuzilgan tashkilotning tarkibiy bo'linmasining nomi; ishlarning nomenklaturasi bo'yicha ish indeksi; ish nomi; faylning yaroqlilik muddati yoki "Doimiy saqlash" yozuvi (fayllar ro'yxatidan o'tkaziladi).
Doimiy saqlanadigan fayllarning muqovasida tashkilot fayllari qabul qilinadigan davlat arxivining nomi, davlat arxivi va tashkilotining kodlarini belgilash uchun joy ajratiladi.

3.6. arxivga qabul qilingan ishlarni rasmiylashtirish talablari

Aniq sanasi muhim bo'lgan tashkiliy, ma'muriy, ijodiy va boshqa hujjatlarni (bayonnomalar, stenogrammalar, xatlar, hisobotlar va boshqalar) o'z ichiga olgan ishlarning ekstremal sanalari, shuningdek, bir necha jilddan (qismlardan) iborat bo'lgan ishlar ish hujjatlarining ekstremal sanalari, ya'ni. ishga kiritilgan eng dastlabki va oxirgi hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish (tayyorlash) sanalari. Agar ish buyruqlar, ko'rsatmalar va boshqalarni ro'yxatga olish jurnali bo'lsa, u holda ishning sanasi jurnaldagi birinchi va oxirgi yozuvlarning aniq kalendar sanalari bo'ladi. Yig'ilish bayonnomalarini o'z ichiga olgan ishni ko'rish muddati - tasdiqlash sanasi (tasdiqlangan hujjatlar uchun) yoki ishni tashkil etuvchi birinchi va oxirgi bayonnomani tuzish.
Shaxsiy ish yuritish muddatlari ish ochilgan shaxsni ishga qabul qilish va ishdan bo'shatish to'g'risidagi buyruqni imzolash sanalari hisoblanadi.
Gap, masalan, faylda o'qib bo'lmaydigan matnli hujjatlar, yopishtirilgan varaqlar (agar katta diagrammalar va boshqalar bo'lsa), yirtilgan varaqlar, yopishtirilgan fotosuratlar, agar faylda ularga biriktirilgan konvertlar bo'lsa, va boshqalar. Ishning tasdiqlovchi varaqasi uning tuzuvchisi tomonidan imzolanishi kerak, bu holda lavozim va imzoning stenogrammasi tuziladi va sana qo'yiladi. Arxiv hujjatlaridan foydalanish jarayonida, agar kerak bo'lsa, keyinchalik sertifikatlash varaqasiga zarur yozuvlar kiritiladi.
Agar ish sertifikatlash varaqasisiz topshirilgan bo'lsa, u holda uni ishning ichki qopqog'ining yuqori qismiga yopishtirish kerak. Lekin odatda oxirgi hujjatdan keyin joylashtiriladi va bu shaklda ish tikiladi. Maqolaning boshida sertifikat varaqasini to'ldirish misoli keltirilgan. Formatda ham yuklab olishingiz mumkin doc namunasi ishni tasdiqlovchi hujjat. Ishni yakunlash uchun sizga ish hujjatlarining namunaviy ichki inventarizatsiyasi ham kerak bo'lishi mumkin.

Hujjatlarni arxivga topshirish uchun tayyorlayapsizmi? Ishni tasdiqlovchi hujjatni rasmiylashtirishni unutmang. Tegishli shaklni varaqlar soni va ularning jismoniy holati haqida ma'lumot bilan to'ldiring. Raqamlashning xususiyatlarini tushuntiring.

Maqolada siz quyidagilarni bilib olasiz:

Buxgalteriya hujjatlari tizimida sertifikatlash varaqasi

Zamonaviy ish yuritish - bu hujjatlashtirish masalalariga, shuningdek hujjatlar bilan ishlashni tashkil etishga bag'ishlangan alohida faoliyat sohasi. Eng muhim sohalardan biri ish yuritish faoliyati holatlarning shakllanishi ko'rib chiqiladi. "Ish" atamasi ishning bir sohasiga mansublik printsipi asosida to'plamga birlashtirilgan hujjatlarni anglatadi. Ish xuddi shu masala bilan bog'liq hujjatlarni birlashtiradi. Masalan, bu xodimlar, hisobot yoki moliyaviy hujjatlar bo'lishi mumkin.

Eng muhim rasmiy hujjatlarning xavfsizligi, shuningdek, keyingi ish paytida ularni olish tezligi hujjatlarning fayllarga to'g'ri taqsimlanishiga bog'liq. Ajoyib qiymat ishlarni shakllantirishda ish ichidagi hujjatlarni tizimlashtirish va tartibga solish mavjud, ya'ni. uni shakllantirish printsipi.

Inventarizatsiya buxgalteriya hujjatlari toifasiga kiradi va aslida tarkibning bir turi, ro'yxatdir. Ta'rif ularni ko'rsatadi seriya raqamlari, identifikatsiya indekslari, nomlar, ro'yxatga olish sanalari, sahifa raqamlari. Inventarizatsiyani tuzish zarurati va qoidalari ichki tartibda belgilanadi normativ akt: Ofis ishlari uchun ko'rsatmalar, shuningdek, maxsus qoidalar va ko'rsatmalar.

Ishni tasdiqlovchi hujjat ham buxgalteriya hujjati hisoblanishi mumkin. Unda muassasa arxividagi ish mazmunining o‘ziga xos xususiyatlari va uni shakllantirishning o‘ziga xos xususiyatlari to‘g‘risidagi ma’lumotlar mavjud. U ish varaqlarining umumiy sonini hisobga olish uchun ishlatiladi. Bundan tashqari, u ularni raqamlashning o'ziga xos xususiyatlarini qayd etadi.

Sertifikatlash varaqasi shakli

Ishlarni shakllantirish jarayonini tezlashtirish va mavjud buxgalteriya hujjatlarini, masalan, inventar va ishni tasdiqlovchi hujjatni birlashtirish uchun. qonunchilik darajasi o'zlarining maxsus shakllarini ishlab chiqish va tasdiqlash.

Madaniyat vazirligi tomonidan tasdiqlangan Arxiv ishi qoidalariga (2015-yil 31-yanvardagi 526-son buyrug‘i) muvofiq attestatsiya varaqasini to‘ldirish qog‘ozda ish yuritish tartibiga, hujjatlarni topshirish, uning raqamlanishi, ichki inventarni tuzish va qopqoqni loyihalash. Uning shakli arxiv hujjatlarini saqlashni tashkil etish bo'yicha normativ talablar bilan belgilanadi. Ishlarni tasdiqlash varaqasi namunasi Arxiv qoidalariga 8-ilovada keltirilgan.

Standart shakl tafsilotlari quyidagilarni o'z ichiga oladi:

1. Hujjat turining nomi;
2. Kompilyatorning lavozimi;
3. Imzo;
4. Transkript;
5. Tayyorlangan sana;

Shaklga quyidagi ma'lumotlar kiritiladi:

Ish varaqlarining umumiy soni (so'zlar va raqamlar bilan ko'rsatilgan);

Harf raqamlari;

etishmayotgan raqamlar;

Jismoniy holatning xususiyatlari va ishning shakllanishi;

Shakl uchun tavsiya etilgan qog'oz o'lchami A4. Bu oxirgi topshirilgan alohida sahifa bo'lishi kerak. Ish dastlab sertifikat varaqasisiz tuzilgan va bog'langan bo'lsa, unda shaklni to'ldirish uchun hajmni ochishning hojati yo'q. Faqat uni to'ldiring va qopqoqning ichki qismiga tepaga yopishtiring. Natijada, tugallangan ish quyidagicha ko'rinadi:

Shaxsiy fayl uchun sertifikat varaqasi: namunaviy dizayn

Ishlamoqda bu daqiqa Arxiv hujjatlarini saqlashni tashkil etish qoidalari (8-ilova) sertifikat varaqasi uchun quyidagi namunaviy formatni taklif qiladi:

Ushbu namuna doimiy va vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlash muddatining barcha holatlari uchun amal qiladi. Kadrlar masalalari bu qoidadan istisno emas. Kalendar yili tugaganidan keyin muassasa arxiviga topshirishga tayyorlanayotgan barcha holatlar tavsiflanishi va hujjatlashtirilishi kerak. Qoidalar bilan belgilanadi Kelishdikmi. Shunga ko'ra normativ hujjat, har bir ish oxirida qog'ozga asoslangan sertifikatlash varaqasi topshirilishi kerak. Umuman olganda, u A4 formatida bo'lib, u karta formatiga mos keladi. Varaq ishning muqovasiga yoki oxirgi varaqning orqa tomoniga joylashtirilmasligi kerak.

Ilova qilingan hujjatlar:

Sertifikatlash varaqasini to'ldirish

Ishni sertifikatlash varag'ini to'ldirishda siz quyidagi algoritmga rioya qilishingiz kerak:

Ishlar nomenklaturasiga muvofiq tayinlangan ish raqamini ko'rsatish;

To'plamga kiritilgan raqamlangan varaqlarning umumiy sonini raqamlar va so'zlar bilan ko'rsating (ichki inventar hisobga olinmaganligiga e'tibor bering);

Tashqi varaqlarning raqamlarini ko'rsating, masalan: "1-sondan 308-songacha";

Harf raqamlari ro'yxati.

Harf raqami harfli raqamni anglatadi, masalan: 11a, 24b. Bunday raqamlar raqamlash paytida bir yoki bir nechta sahifalar tasodifan o'tkazib yuborilgan holatda paydo bo'ladi. Raqamlashni takrorlamaslik uchun etishmayotgan varaqlarga oldingi raqam harf bilan beriladi, masalan: 33, 34, 34a, 34b, 35.

etishmayotgan raqamlar ro'yxati;

Agar faylda etishmayotgan yoki harfli varaqlar bo'lmasa, tasdiqlovchi varaq shaklining tegishli qatorlariga tire qo'yish kerak.

E'tibor bering, raqamlangan varaqlarning umumiy sonini hisoblashda etishmayotgan va harfli varaqlar sonini hisobga olish kerak. Shunday qilib, masalan, agar oxirgi sahifa Jild 264 raqamlangan, lekin faylda 34a va 34b harf varaqlari mavjud va 647 varaq raqami ham yo'q, varaqlarning umumiy soni quyidagicha hisoblanadi: 264+2-1=265.

Ichki inventar varaqlari sonini ko'rsating;

Jismoniy holatning xususiyatlari va ishning shakllanishi haqida jadvalning ustunlarini to'ldiring. Bunday holda, chap ustunda xususiyatni tasniflash va o'ng ustunda u sodir bo'lgan varaqlarning raqamlarini ko'rsatish kerak.

Bunday xususiyatlarga quyidagilar kiradi:

• yopishtirilgan fotosuratlar;
• Nostandart (katta) format;
• Qo'shimchalari bo'lgan konvertlarning mavjudligi (jadvalda nafaqat konvertning mavjudligi, balki unga kiritilgan varaqlar soni ham ko'rsatilgan);
• Jismoniy shikastlanish (masalan, yirtilgan yoki suv bilan to'ldirilgan sahifalar, o'qish qiyin bo'lgan fotokopiyalar);
• Broshyuralarning bosma nusxalarining mavjudligi (agar sahifalar soni umumiy raqamlashda ko'rsatilmagan bo'lsa, u jadvalda ko'rsatilishi kerak);

Agar hujjatlar tegishli bo'lmasa o'xshash xususiyatlar, jadval Z harfi bilan chizilgan bo'lishi kerak.

Sertifikatlash varaqasini tuzgan shaxsning lavozimi nomini ko'rsating, imzo qo'ying va uni hal qiling.

Ro'yxatdan o'tish sanasini kiriting;

Ba'zi hollarda ish ro'yxatga olinganidan keyin uning tarkibi va holatiga o'zgartirishlar kiritilishi mumkin. Misol uchun, saqlash vaqtida ba'zi hujjatlar buzilgan bo'lishi mumkin. Yoki asl nusxani u yoki buning nusxasi bilan almashtirish zarurati paydo bo'ladi rasmiy qog'oz. Qo'shimcha misol sifatida biz ish kitoblarini keltirishimiz mumkin, ular faylga kiritilmagan, lekin konvertga joylashtirilgan. Bir muncha vaqt o'tgach, sobiq xodim yoki uning qarindoshlari arxivdan mehnat daftarchasini talab qilishlari mumkin, bu esa ish tarkibini o'zgartirishga olib keladi. Bunday holda, kiritilgan barcha o'zgartirishlar tegishli dalolatnomada qayd etilishi va hujjatning sertifikatlash varag'ida ushbu aktga havola qilingan belgi qo'yilishi kerak.

Bu holatda yozuv quyidagicha ko'rinadi:

Yo'l harakati kitobida mehnat daftarchasi berildi (58-varaq). ish yozuvlari 118-sonli tegishli yozuv kiritildi.

Arxiv bo‘limi boshlig‘i Vasilyeva P.K. Kompyuter. Vasilyeva

25.04.2017

Shu esta tutilsinki to'g'ri dizayn holatlar (shu jumladan sertifikat varaqasini to'ldirish) hujjatlarning xavfsizligiga hissa qo'shadi va ularni qidirishni sezilarli darajada tezlashtiradi. keyingi foydalanish. Bundan tashqari, hujjatlarni to'g'ri guruhlash va uni tizimlashtirish qiymat ekspertizasi o'tkazish va hujjatlarni arxivga topshirish uchun tayyorlash kabi jarayonlarni osonlashtirishga imkon beradi.

Ilova qilingan hujjatlar: