Правильно составить письмо просьбу. Как написать письмо с просьбой или требованием
ПИСЬМО-ПРОСЬБА
Письмо-просьба - это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического либо физического лица, не поддается учету. Это получение информации, образцов продукции, согласование действий, побуждение к какому-либо действию и пр.
Композиция и структура письма-просьбы мало чем отличается от стандартных (см. Деловые письма. Правила оформления. Структура письма). Как правило, текст письма-просьбы состоит из двух частей:
1. Вводная часть , где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины обращения с просьбой. Здесь часто используются следующие стандартные выражения:
- причина обращения
- В связи с неполучением...
- Учитывая социальную значимость...
- Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество)...
- Учитывая (долговременный и плодотворный характер наших деловых связей)...
- Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям...
- Ввиду задержки получения груза...
- Исходя из результатов переговоров по вопросу
о...
и т. п.
- цель обращения
- В целях выполнения распоряжения...
- В целях скорейшего решения вопроса...
- Для согласования вопросов...
- В целях обеспечения безопасности прохождения груза...
- Во избежание конфликтных ситуаций...
и т. п.
- ссылки на основание для обращения
- В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
- В связи с обращением в наш адрес...
- На основании устной договоренности...
- На основании нашего телефонного разговора...
- Согласно постановлению правительства...
- Согласно протоколу о взаимных поставках...
и т. п.
Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.
Почти все стандартные выражения начинаются с производного предлога или с предложного сочетания. Следует обратить внимание на правильность использования этих предлогов с именами существительными, cтоящими в основном в родительном и дательном падежах.
2. Собственно просьба . Здесь в ключевую фразу письма входят слова, образованные от глагола просить . Его использование объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения - человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме требования.
В ряде случаев сама просьба, высказанная описательно, может и не содержать этого глагола, например: Мы надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше предложение в указанный срок .
Просьба может излагаться от первого лица единственного числа ("Прошу... "), от первого лица множественного числа ("Просим... "), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: "Дирекция просит... ", "Администрация просит... ", "Совет трудового коллектива просит... " и т. п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением (Администрация и Совет трудового коллектива просят... ).
Если письмо-просьба является многоаспектным , то композиция второй части такого письма может выглядеть следующим образом (части композиции должны соответствовать абзацному членению текста):
Прошу...
(Просим...
)
...
Одновременно прошу...
(Также
просим...
)
...
А также прошу...
(А
также просим...
)
...
и т. д.
При составлении письма-просьбы следует учесть и такие рекомендации :
1. Излагая просьбу, подчеркните вашу заинтересованность
или заинтересованность вашей организации в ее исполнении.
2.
Ни при каких условиях не начинайте письмо со слова "Прошу...
"
- тактичнее сначала объяснить мотивы вашего обращения (даже в том случае,
когда все детали уже согласованы с адресатом).
3. Не спешите благодарить
адресата заранее
. Этим вы ставите и себя, и адресата в неловкое положение.
Старайтесь поблагодарить, когда узнаете, что ваша просьба удовлетворена.
При формулировке просьбы часто используют следующие стандартные выражения:
- Обращаемся (обращаюсь) к Вам (вам) с просьбой...
...об отправке в наш адрес...
...о направлении в мой адрес...
...о высылке в адрес нашей организации...
...о предоставлении мне... - Просим (прошу) Вас (вас)...
...сообщить (нам)...
...выслать (мне)...
...срочно представить...
...немедленно доложить...
...известить (руководство предприятия) о...
...проинформировать меня о... - Прошу Вашего (вашего) согласия на...
...отправку в адрес...
...предоставление нам...
...ознакомление... с...
...передачу... следующего оборудования... - Просим Вашего (вашего) содействия в...
...получении...
...скорейшей отправке...
...предоставлении дополнительной информации относительно...
...проведении... - Прошу Ваших (ваших) указаний...
...на заключение договора о...
...на выдачу со склада предприятия... представителю...
...на оформление документов о...
...на пересмотр... - Просим Вас не отказать в любезности и... .
Письменное обращение, адресованное представителям организации (обычно отсылается на имя руководителя) или определенному лицу, составленное с целью получения информации, обеспечения доступа к деловым бумагам либо с просьбой о выполнении какой-либо работы, называется письмо-просьба. По правилам делопроизводства, адресат корреспонденции в обязательном порядке должен предоставить ответ на такое письмо.
Образец письма просьбы
Правила для составления письма-просьбы согласуются с общепринятыми канонами деловой переписки. Форма обращения письма, содержащего просьбу, является наиболее распространенной в деловой переписке, поэтому предусматривает разнообразие в вариантах написания. Самые общие рекомендации, которые можно дать в помощь составителю такого письма – придерживаться простого и краткого стиля изложения с обязательной конкретикой тех действий, которые необходимо выполнить, пример: «Прошу оказать содействие…», «Прошу Вас …» (далее указывается конкретное действие), «Надеюсь на Вашу поддержку в получении…» и т.п.Как правило, официальное письмо с просьбой излагается на фирменном бланке отправителя и по своей структуре включает такие разделы:
- реквизиты с указанием номера регистрации исходящей корреспонденции и даты создания письма;
- персональные данные автора корреспонденции (должность и ФИО);
- название письма, характеризующее суть просьбы;
- уважительное обращение к адресату послания, которое чаще всего начинается с «Уважаемый…»;
- суть просьбы с упоминанием действия, которое отправитель хочет инициировать своим обращением;
- в тексте письма в некоторых случаях уместно использование фразы о предположительно успешном решении дела, например «Заранее благодарим за проявленное участие…»;
- подпись автора письма-просьбы с указанием его данных.
В том случае, когда характер корреспонденции допускает обозначение временного промежутка для рассмотрения просьбы и получения результата, в тексте письма необходимо корректно выразить желание о получении ответа в установленный срок.
В обязательном порядке деловое письмо должно содержать контакты отправителя. Эти данные указываются для того, чтобы в случае необходимости у получателя письма была возможность связаться с отправителем просьбы напрямую.
Главная > СправочникТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ ПРИ ПОДГОТОВКЕ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ
Составители деловой документации допускают ошибки следующих типов: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические.Структурные ошибки
Как правило, деловое письмо состоит из трех частей: лаконичного введения, основной части и краткого заключения. В основной части излагается существо проблемы, аргументируется точка зрения автора письма, поэтому ее объем больше, чем объем введения и заключения вместе взятых. Важно, чтобы аргументация осуществлялась последовательно, полно, без повторов и нарушения логической связи.
Структурные ошибки связаны с неверным построением делового письма, несоразмерностью его частей, например: отсутствие введения или заключения, излишне многословное введение, сложная и лишенная логической связи система аргументов.
Синтаксические ошибки
Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в пред-ложении
Порядок слов в русском языке свободный, однако следует избегать порядка слов, становящегося причиной для вариативного понимания написанного.
Так, например, из предложения: Для формирования отчетности в конце года уточняются показатели по регионам непонятно: показатели уточняются в конце года или формирование отчетности происходит в конце года.
По-видимому, это предложение должно иметь следующий вид: Для формирования отчетности показатели по регионам уточняются в конце года.
Нарушение норм употребления деепричастных обо-ротов
Деепричастие называет дей-ствие, происходящее одновременно с действием, названным глаголом-сказуемым, или предшествующее ему.
Например: Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, Департамент считает... – проект был рассмотрен ранее;
Внимательно рассматривая представленный к утверждению проект, Департамент считает... – проект рассматривается сейчас.
Деепричастным оборотом лучше начинать, а не завершать фразу. Например: Учиты- вая..., Считая..., Принимая во внимание..., Руководствуясь... и т.д.
Следует помнить, что в правильно построенном предложении деепричастие и сказуемое должны называть действия, совершаемые одним и тем же деятелем.
Ошибки при употреблении деепричастных оборотов не-трудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с отглагольными существительны-ми.
Неправильно: Изучая проблемы организации службы, были получены интересные результаты.
Правильно: При изучении проблем организации службы были получены интересные результаты.
Или: Изучая проблемы организации службы , проверяющие по- лучили интересные результаты.
Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения
При построении сложных предложений следует учитывать, что чаще всего употребляются следующие союзы и союзные слова что; который; если; чтобы; где; как.
Придаточные предложения могут быть для краткости заменены синони-мичными причастными и деепричастными оборотами.
Например : Направляем Вам для сведения Основные положения Единой государствен- ной системы делопроизводства, одобренные Государственным комитетом... (вместо: которые одобрены ).
Неправильное использование предлогов
Наиболее частая ошибка – неправильное использование предлогов. В деловой письменной и устной речи получили боль-шое распространение словосочетания с предлогом о и зависи-мыми существительными в предложном падеже: вопрос о доверии; решение о кадрах; соглашение о сотрудничестве... и т.д. Однако наблюдаются случаи использования предлога о со словами, которые не управляют предложным падежом или требуют при управлении другого предлога.
Неправильно : Начальник Департамента отме тил о важности поставленной проблемы.
Правильно: Начальник отметил важность поставленной проблемы.
Неправильно : Это показывает о том, что мы терпимо относимся к недостаткам.
Правильно:
Это показывает, что мы терпимо
относимся к недостаткам.
Неправильно
:
Нет сомнений о том, что проводимая отделом работа
большая и важная.
Правильно: Нет сомнений в том, что про водимая отделом работа большая и важная.
Неправильный падеж
Составители деловых писем иногда неправильно употребляют падежные формы. Часто встречается ошибочное использование существительного в родительном падеже вместо дательного или наоборот.
Неправильно : Согласно Вашей просьбы..., Согласно при каза..., Согласно решения ....
Правильно: Согласно Вашей просьбе..., Согласно приказу..., Согласно решению... .
Неправильно : МВД России ходатай-ствует о постоянной регистрации в г. Москве инспектору …
Правильно: МВД России ходатайствует о предоставлении постоянной регистрации инспектору... или МВД России ходатай-ствует о постоянной регистрации в г. Москве инспектора…
Согласование определений
Если определение относится к имени существительному, имеющему при себе приложение, оно согласуется с главным словом сочетания: новый автомобиль-лаборатория, универсальная программа-редактор . Главное слово в таких сочетаниях обычно стоит на первом месте.
Если определение относится к сочетанию личного имени и приложения типа начальник Департамента т. Иванов, определение обычно согласуется с ближайшим именем существительным: наш начальник управления Петров; старший инспектор т. Яковлева; новый начальник Серов.
Отступление от этого правила наблюдается в тех случаях, когда определение выражается причастием: выступившая на оперативном совещании заместитель начальника управления Си-дорова...; принимавшая участие в подготовке проекта приказа стар-ший инспектор Алексеева...
Ошибки при употреблении полной и краткой формы имен прилагательных
Составителям деловых писем следует учитывать, что крат-кие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные формы прилагательных в подобных текстах ока-зываются неуместными.
Неправильно : Выводы комиссии обоснованные и справедливые.Правильно: Выводы комиссии обоснованны и справедливы.
Неправильно : Решение об увольнении В.В. Иванова незаконное.
Правильно: Решение об увольнении В.В. Иванова незаконно.
При употреблении форм кратких имен прилагатель-ных на -енен и кратких причастий на -ен следует учитывать, что в официально-деловой речи предпочтительно использование форм на -енен.
Правильно: Окончательный результат тождественен предварительным расчетам.
Каждый сотрудник отдела ответственен за качество работы.
Лексические и стилистические ошибки
Неправильное использование слов и терминов
Отдельные термины и профессиональные жаргонные слова бывают известны лишь узкому кругу лиц определенной профессии, поэтому требуется обязательная расшифровка их в тек-сте. Использование же разговорных слов и оборотов речи вообще неуместно в официальных документах, например:
Обеспечьте ежедневную строевку отдела.
Принадлежностью канцелярского стиля являются обороты, которые в стилистике имену-ются расщеплением сказуемого. Вместо такого рода оборотов лучше использовать глаголы: не производить премирование , а премировать; не произво-дить контроль, а контролировать.
В деловых письмах встречается много отглагольных существи-тельных, оканчивающихся на -ание, -ение. Увлекаться образованием слов по этой модели не стоит, особенно если речь идет о словах с отрицанием, например: некомандирование, недополучение, недоперевыполнение.
Неуместное или неоправданное употребление иностран- ных слов
Стремлением придать тексту большую значимость, выразившись «покрасивее», объясняется злоупотребление иноязычными словами.
Например: срок выполнения может быть пролон- гирован вместо продлен; презентовать вместо представить.
При использовании иностранного слова необходимо точно знать его смысл. Например, неверно предложение: Эффектив- ность режима экономии во многом зависит от того, насколь- ко лимитируются финансовые расходы.
Слово лимит означает «предельная норма», поэтому лимитируют-ся выделяемые средства, а не расходы.
Употребление нескольких слов с одним и тем же значени-ем (конвенция – условие, экстраординарный – особенный) ча-сто затрудняет работу с документами, особенно при обработке их на машине.
ОФИЦИАЛЬНЫХ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ
Местоимения Вы и Ваш пишутся с прописной буквы:
как форма вежливого обращения к одному лицу;
в анкетах.
При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы.
1. Для писем-просьб
А. Основные формулировки:
Обращаемся (обращаюсь) к Вам (вам) с просьбой …
Об отправке в наш адрес...
О направлении в мой адрес...
О высылке в адрес нашего подразделения...
О скорейшей передаче нашему полномочному представи-телю...
О предоставлении...
Просим (прошу) Вас (вас) ...
Сообщить (нам)...
Выслать (мне)...
Срочно представить (министру) ...
Немедленно доложить (научно-техническому совету) ...
Известить (руководство Департамента) о...
Проинформировать меня о...
Прошу Вашего согласия на …
Отправку в адрес (вверенной мне организации)...
Предоставление нам...
Ознакомление (начальника Н) с...
Просим Вашего содействия в ...
Получении...
Скорейшей отправке...
Предоставлении дополнительной информации относитель-но...
Проведении...
Прошу Ваших указаний ...
... на заключение договора о... с...
На выдачу со склада предприятия... представителю...
На оформление документов о... (на кандидата В)...
На пересмотр (лимитов)...
Б.
В связи с (обращением в наш адрес)...
В соответствии с (ранее достигнутой договоренностью) ...
Исходя из (результатов переговоров по вопросу о)...
Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество)...
Учитывая (долговременный и плодотворный характер на-ших деловых связей)...
Согласно (действующему соглашению о...)...
Убедительно...
Настоятельно...
Пожалуйста...
В виде исключения...
Были бы весьма признательны Вам за...
Ввиду чрезвычайных обстоятельств...
Ссылаясь на Ваше письмо от...
Позвольте сослаться в этой связи на Ваше сообщение по электронной почте от...
Основанием для настоящего обращения является Ваш факс от...
Как Вам, вероятно, известно, в ходе телефонного разговора между... и... (... числа)...
2. Для писем-сообщений
А. Основные формулировки:
Сообщаю (сообщаем) Вам (вам) …
Об имевшем место...
Об изменениях в...
О необходимости...
О фактах...
О предпринятых нами мерах по...
О предварительных результатах...
О достижении окончательной договоренности с...
Представляю ...
Сведения о...
Проект (плана, программы)...
Предложения о...
Перечень...
Материалы...
Отчет о...
Акт о...
Доклад о...
Направляю …
Указания о...
Распоряжение...
Выписку из приказа...
Копию директивы...
Экземпляр соглашения...
Решение...
Протокол...
Резолюцию...
Высылаю …
Формуляр...
… копию…
Описание...
Документацию...
Б. Вспомогательные формулировки:
Доводим до Вашего сведения, что...
Направляем для использования в работе...
Высылаю для руководства в повседневной деятельности …
Представляю во исполнение Ваших указаний...
К сведению Вашего руководства сообщаем о...
Считаем своим долгом сообщить...
Полагаем необходимым направить в Ваш адрес...
3. Для писем-запросов
А. Основные формулировки:
... представляю запрос...
Направляю запрос...
Запросить у Вас следующую информацию...
Обратиться к вам с запросом о...
4. Для писем-заявлений
А. Основные формулировки:
…уполномочен (уполномочены) заявить…
О намерении руководства...
О плане Департамента...
О стремлении нашего управления...
…имею (имеем) честь сделать следующее заявление ...
Относительно...
В связи с...
Касающееся...
По поводу...
Б. Дополнительные формулировки:
В связи с появлением в средствах массовой информации сведений о якобы имеющих место злоупотреблениях...
Учитывая характер сложившихся взаимоотношений меж-ду нашими подразделениями...
5. Для писем-подтверждений
А. Основные формулировки:
Подтверждаем (подтверждаю) …
Факт получения...
Получение...
Участие...
Прибытие...
Отправку...
Настоятельную необходимость в...
Я (мы) получил(и) ...
С благодарностью подтверждаем...
С удовлетворением подтверждаю...
Настоящим письмом подтверждается...
Направляем вам подтверждение...
В подтверждение... направляем в Ваш адрес...
Мы только что получили...
Мною до сих пор не получен...
Получены нами в полном объеме...
Указанные образцы нас полностью удовлетворяют...
Присланные Вами сведения утратили свою актуальность и пригодность для...
Переданные нам в постоянное пользование комплексы полностью отвечают требованиям...
К большому сожалению, принятое в эксплуатацию обору-дование более не соответствует нормам...
6. Для писем-дополнений
А. Основные формулировки:
В дополнение к нашему исх. от … № ...
Сообщаю...
Высылаю...
Представляю...
Направляю...
Прошу дополнить …
Текст переданного Вам на подпись проекта договора...
Раздел... договора о...
Имеющееся в Вашем распоряжении соглашение...
Б. Вспомогательные формулировки:
Считаю необходимым дополнить...
Предлагаю дополнить проект...
Предлагаются следующие дополнения к тексту действую-щего...
Полагаем целесообразным внести в содержание... следую-щие дополнения...
7. Для информационных писем
А. Основные формулировки:
Информируем Вас…
Позвольте проинформировать Вас…
Мы намерены проинформировать Вас…
Нам представляется целесообразным проинформировать Вашу организацию...
Благодарим за интерес к нашему предложению...
Мы были рады получить от Вас ответ на наше предыдущее послание от...
Мы признательны за внимание, проявленное Вами к наше-му письму от...
Спасибо за то, что Вы сочли возможным откликнуться на наше сообщение от...
Настоящее информационное письмо имеет целью...
Решение1.1. Настоящая редакция Устава Открытого акционерного общества «Центральный научно-исследовательский институт по переработке штапельных волокон», именуемого в дальнейшем – «Общество», разработана в соответствии с действующим законодательством
Деловая переписка – неотъемлемая часть жизни практически каждого человека. Именно в такой форме удобнее всего обратиться к начальству, коллегам, различным организациям. Письмо-просьба – один из самых распространенных видов такого рода коммуникации, ведь каждой компании может потребоваться мнение эксперта в какой-либо области, помощь от различных финансовых или административных структур. В данной статье будет рассмотрено, как же именно нужно писать письмо-просьбу, а также пример такого вида обращения.
Структура письма
Конечно же, содержание и структура делового письма зависит от того, кто его пишет и кому оно адресовано. Так, например, начальник организации, обращаясь к своим подчиненным или давним партнерам, может написать более короткое письмо, а вот для того, чтобы заручиться поддержкой вышестоящих организаций или попросить помощи у различных специалистов, чаще требуется написать более пространную просьбу. Необходимо заинтересовать адресата и убедить его оказать вам поддержку. Рассмотрим для начала более длинный вариант.
Вводная часть
В первую очередь необходимо составить «шапку» письма, в которой указать наименование вашей организации и ее реквизиты, а также информацию о том, кому вы направляете письмо. Это может быть как определенный человек (например, глава какой-то компании) или группа (сотрудники отдела вашей фирмы или ваши партнеры). Далее следует приветствие: если вы обращаетесь к конкретному человеку, необходимо обратиться по имени: «Уважаемый Иван Петрович!». Если же вы пишете коллективу, то возможно обращение «Уважаемые коллеги!», «Уважаемые сотрудники отдела!».
Причина и цель обращения
Для начала необходимо обосновать, почему вы обращаетесь именно к этому человеку. Соответственно, можно начать письмо с таких фраз:
- Вы являетесь выдающимся экспертом в области…
- Вы всегда принимали участие в делах нашей организации…
- Ваш отдел является ведущим…
- Вы можете решить сложнейшие вопросы в сфере…
- На протяжении многих лет накоплен положительный опыт взаимодействия между…
- в связи с тем, что…
- в целях разрешения ситуации…
- для развития бизнеса…
- для достижения лучших результатов в…
- для разрешения конфликтных ситуаций…
Изложение просьбы
Наконец, необходимо собственно изложить вашу просьбу. Сам текст должен быть лаконичным, но содержать полное описание того, что же именно вам необходимо, чтобы у адресата не возникло вопросов. Также просьба должна быть конкретизированной, то есть если вы просите о предоставлении услуги, нужно указать точную стоимость или количество, желаемые даты и т. д.
Просьбу желательно начинать со следующих слов:
- Просим Вас оказать поддержку в решении вопроса…
- Обращаюсь к Вам с просьбой…
- Прошу сообщить/прислать/доложить мне…
- Прошу Вашего согласия на…
Затем можно написать, какую выгоду получит адресат при положительном ответе на вашу просьбу или объяснить всю важность и необходимость решения вашего вопроса.
Пример письма:
ООО «Дари добро» Центр помощи многодетным и малоимущим семьям
Генеральному директору
ОАО «Читайна» Иванову А. Г.
Уважаемый Александр Геннадьевич,
Ваша компания всегда принимает участие в делах нашей организации, и уже не первый год оказывает помощь в проведении различных акций. В связи с тем, что 20 августа 2016 г. мы проводим мероприятие, направленное на помощь семьям в подготовке детей к школе, мы надеемся на Вашу помощь. Все дети имеют право на счастливое детство, а малоимущим семьям, как никому, необходимо участие и поддержка.
Просим Вас принять участие в нашей акции «Собери ребенка в школу» и рассмотреть вопрос о выделении школьных принадлежностей для ее проведения. Нам необходимы канцелярские принадлежности для 50 детей из малоимущих семей.
Конечно же, если вы согласитесь оказать нам помощь, мы, в свою очередь, обещаем Вам рекламу продукции Вашей фирмы на нашей акции. Давайте дарить детям радость вместе!
С уважением,
Директор организации Васильева Н. И.
Чтобы написать письмо-просьбу о содействии в решении вопроса лицу, занимающему высокую должность, необходимо знать правила оформления такого письма. Желательно кратко и четко изложить суть обращения. Из данной статьи можно узнать, как написать письмо-просьбу о содействии в решении вопроса губернатору. Можно написать, например, о решении проблем, связанных с городом и областью, будь то недочеты в жилищно-коммунальных услугах или просьба личного характера. Важно отметить, что прошение не должно выходить за рамки возможностей уполномоченного лица.
Общие сведения
Такое письмо о содействии в решении вопроса полезно тогда, когда нужно получить информацию, документы или совершить сделку. Можно написать обращение с просьбой об улучшении качества работы какой-либо государственной организации. Обычно такие письма отправляются на чье-либо имя. В некоторых случаях обращаются напрямую к организации.
Письмо губернатору с просьбой оказать содействие полностью должно соответствовать правилам деловой переписки. Ответственно надо отнестись ко всему: от шрифта текста до содержания письма. Если проблема затрагивает не только одного гражданина, а нескольких, можно собрать подписи и соответствующие документы. Чем убедительнее будут представленные документы, тем с большей вероятностью на просьбу откликнутся в администрации. Такое письмо об оказании содействия в решении вопроса может быть принято или отвергнуто. В любом случае сотрудники госоргана должны прислать ответ с детальной информацией и объяснением причин отказа.
Для написания и отправки письма будут необходимы следующие предметы:
- ПК с доступом в Сеть.
- Бумага.
- Ручка.
- Конверт.
- Принтер.
Форма
Существует специальная форма написания письма губернатору с просьбой оказать содействие, на которой указаны ФИО заявителя, а также ФИО и должность губернатора, краткое содержание письма и другие важные пункты. Желательно распечатать обращение на отдельном листе. Найти бланк формы можно на сайте администрации или в приемной губернатора. В некоторых областях он может отсутствовать, тогда необходимо написать его самому с помощью ПК или вручную. При отправке письма-просьбы о содействии в решении вопроса без такой формы можно не получить ответа.
Заявление
После окончания работы с формой необходимо приступить к написанию самого письма.
- Сначала оформляется шапка. Справа пишутся должность, фамилия, имя и отчество чиновника. Внизу пишутся ФИО и вся контактная информация (адрес проживания, телефон, электронная почта) автора обращения. Все данные государственного служащего указываются в дательном падеже. Личные данные - в родительном падеже.
- Далее, отступив немного, посередине следует начать обращение со слова «уважаемый».
- После можно излагать суть проблемы.
Письмо не должно быть большим. Не стоит писать основную часть на несколько страниц. Для этого хватит одного листа А4. Главное - изложить суть проблемы, чтобы, читая, человек понимал, о чем идет речь. Всю необходимую информацию можно указать в приложении. Его не стоит растягивать на десять страниц, можно написать несколько листов, полностью раскрывая проблему. Не стоит писать в приложении что-то лишнее.
От того, как написана основная часть, зависит, будет ли письмо прочитано губернатором или нет. В завершение письма необходимо сделать надпись «Приложение» и указать листы с дополнительной информацией. В конце письма снова нужно описать просьбу в двух-трех предложениях и поставить подпись. К примеру, можно написать письмо о просьбе в содействии в решении вопроса в сфере города.
Структура заявления
Письмо пишется по стандартному образцу. В нем должны содержаться:
- Причина обращения. Кратко описывается причина: в связи с чем гражданин обращается к данному должностному лицу, а также почему обращается именно к этому должностному лицу.
- Цель. Для чего пишется письмо. Здесь необходимо изложить суть проблемы, а также показать, почему адресату необходимо откликнуться на просьбу.
- Ссылка. Описание итога решения. В случае если губернатор откликнется на проблему, какие изменения произойдут в компании, жизни общества и др. Это самая важная часть. Она убеждает адресата в необходимости оказании помощи, от нее зависит, откликнутся ли на просьбу.
Если просьба не одна, лучше всего сделать несколько абзацев для каждой из проблем. Все детали можно написать, как было сказано выше, в приложении. Структура заявления расписана для основной его части.
Отправка
После того как работа с письмом-просьбой о содействии в решении вопроса закончена, нужно вложить в конверт все свидетельства и официальные обращения, а также само письмо. Все дополнительные вложения только увеличивают вероятность прочтения письма получателем.
Упаковав все в конверт, нужно узнать юридический адрес администрации региона или района и отправить письмо. Перед тем как отправить его, следует сделать копии всех бумаг. Лучше всего отправлять их, так как само письмо с важными документами может быть утеряно на почте или в администрации.
Варианты отправки
Отправить письмо-просьбу в содействии решения вашей проблемы можно не только по обычной почте. Если существует опасение за сохранность бумаг или за то, что письмо не дойдет, можно сделать следующее:
- Заказать доставку представителю канцелярии губернатора. Такой функцией обладает «Почта России» и коммерческие предприятия по доставке писем. Таким образом, письмо будет доставлено намного быстрее и пойдет прямиком к губернатору.
- Электронная почта. На дворе 21-й век. Любое обращение можно отправить по электронной почте. Следует лишь посетить сайт администрации, узнать почту для связи с общественностью и, заполнив все формы и бланки, сделав сканы всех документов, отправить их в виде файлов по почте. На некоторых сайтах существуют электронные приемные, где нет нужды вкладывать файлы, можно заполнить личные данные и оставить обращение там.
Срок ответа, по официальным данным, составляет 30 дней, но обычно ответ приходит в течение двух-трех дней.
Как лучше написать
Можно написать письмо-просьбу о содействии в решении любой проблемы, но окажут ли содействие или же письмо будет отложено в архив, зависит только от адресанта. Чтобы увеличить шанс на успешный исход дела, лучше затронуть положительные личные качества адресата. Необходимо, чтобы человек понял, почему обращаются именно к нему.
Несколько вставок с комплиментами будут уместны. В письме стоит дать понять человеку, что только он сможет помочь с решением изложенного в бумаге вопроса. К примеру, если адресант пишет письмо о содействии в решении вопроса жилищно-коммунальных услуг, можно показать, что такая проблема важна и губернатор, как никто другой, сможет помочь не только конкретному гражданину, написавшему обращение, но и всем горожанам в решении данной проблемы.
Обязательно следует аргументировать свою точку зрения. Желательно выбрать несколько обоснований, почему надо отреагировать на просьбу. Лучше строить эти обоснования по схеме: средней убедительности, слабый, самый убедительный - это стандартный психологический прием убеждения в сфере делового общения.
Нужно заинтересовать адресата в выполнении просьбы. Следует тщательно продумать этот аспект. Возможно, предложение как-то будет связано и с выгодой адресата? Если существует важная проблема, можно показать, каким образом изложенная просьба поможет решить либо данный вопрос полностью, либо его часть.
Если же предложить совсем нечего, не стоит отчаиваться, такое тоже случается. Нужно показать важность просьбы. Так будет оказано давление на эмоции. Суть нужно изложить максимально ясно и понятно, чтобы, читая письмо, человек захотел помочь в решении именно этого конкретного вопроса.
Как лучше изложить просьбу
После подготовки адресата к принятию просьбы необходимо очень лаконично изложить суть. Текст должен быть краток. Длинные предложения совсем не подойдут к такому письму. Необходимо указать все цифры и точные данные.
Если просьба состоит в заказе оборудования для компании, например, то цену, количество и марку нужно отразить в письме. Любые непонятные слова или данные лучше всего пояснять. Излагая мысли, не следует писать предложения с двойным смыслом. Суть должна быть понятна сразу. Это письмо с деловым стилем повествования.
Как написать заключение
В конце необходимо резюмировать все вышесказанное. Стоит написать, какую выгоду получит компания или конкретный гражданин, если просьба будет выполнена. Причем сделать это лучше в форме логической цепочки. Например, при заказе 5 новых станков появится 5 рабочих мест, с каждого в бюджет пойдет столько-то налоговых отчислений или такую-то прибыль получит конкретное предприятие.
В заключение важно повторить просьбу и то, к чему приведет ее исполнение. На протяжении всего письма следует соблюдать деловой стиль повествования. Это показывает отношение адресанта к проблеме и делу в целом.
Образец письма с просьбой оказать содействие в проведении мероприятия
Уважаемый Иван Иванович!
Предприятие *название предприятия* уже несколько лет подряд организует производственную практику для учеников высших учебных заведений. Это помогает не только закрепить полученные знания, но и применить их на практике.
Вы как начальник отдела кадров являетесь лицом, заинтересованным в поиске новых кандидатов: молодых, энергичных и перспективных специалистов. Профессия эта очень востребована. Я, как и большинство студентов, хотел бы узнать обо всех нюансах такой работы.
В связи с этим прошу Вас организовать встречу главного инженера, Петра Петровича Петрова, с абитуриентами 10 мая в 16.00 в учебном корпусе нашего института.
Показав молодым людям перспективы профессии сегодня, Вы помогаете им больше узнать о ней, а также закладываете почву для правильного выбора в будущем. Вероятно, выбрав данную профессию, некоторые из них станут трудиться на Вашем предприятии и помогут выйти ему на новый уровень.
С уважением и благодарностью,
Ректор Института В. В. Астапов.
Какие языковые конструкции лучше всего вставить
При составлении письма следует использовать языковые конструкции, описанные далее:
- Вводная часть. В этой части письма о содействии в каком-либо вопросе необходимо изложить суть дела, указать причину обращения и саму просьбу. Для этого лучше всего использовать фразы, приведенные далее. Для описания причины: в связи с неполучением, принимая во внимание и т.д. Для высказывания цели: исходя из результатов, в целях, для согласования и т.д.
- Просьба. Она может излагаться как от первого, так и от третьего лица. Фраза, используемая при ее описании, вполне стандартна, и начинается она со слова «прошу».
Следует учесть следующие пункты:
- При изложении следует заострить внимание на заинтересованности в выполнении просьбы обеими сторонами.
- Никогда не следует начинать письмо со слова «прошу», лучше всего сначала объяснить мотив обращения, а после излагать суть просьбы.
- Нежелательно сразу же благодарить адресата. Этим можно поставить его в неловкое положение. Лучше всего благодарить человека после того, как он откликнулся на просьбу.
- Следует описывать значимость стоящей проблемы. Необходимо дать понять, что решение вопроса удовлетворяет потребности не только адресанта, но и других людей в целом. При этом никогда не следует отмечать отрицательную сторону просьбы.
- Нельзя включать в текст обращения предложения с угрозами (обратиться в другую инстанцию при отказе в помощи, например). Это однозначно оттолкнет адресата, и письмо отправится в архив.
Заключение
Изучив стиль делового повествования подробнее, а также сделав наброски собственных мыслей, можно легко написать письмо, прочитав которое, адресат откликнется на изложенную в нем просьбу.
Следует всегда помнить, что пишется письмо руководителю о содействии в решении вопроса. Причем данный вопрос в первую очередь интересен адресанту. И только в его силах сделать все, чтобы на письмо откликнулись.
Таким образом, можно по вышеописанному примеру написать свое обращение, соблюдая все выдержки и правила оформления.
- Не нужно забывать, что на форме должна быть поставлена печать администрации. Лучше всего приобрести бланк в областной администрации.
- Также можно использовать возможность подачи онлайн-заявки.
- Нужно собрать все возможные документы и справки, а также подписи, если проблема затрагивает не только конкретного гражданина.
- Чтобы написать о просьбе в содействии в решении вопроса, следует использовать деловой стиль повествования, а также не забывать об уважительном тоне письма.
- Письмо должно с самого начала заинтересовать должностное лицо.
- После написания оригинала нужно сделать копии всех документов, справок и подписей, а также самого письма, отправить копии документов в администрацию, предварительно узнав ее юридический адрес. При этом письмо отправить в оригинале. Лучше всего сделать это с помощью курьера. Тогда рассмотрение документа займет намного меньше времени.
- После отправки следует терпеливо ждать ответа.