Organisationens arkivpapirer: GOST, instruktioner, dokumenter, regler. retningslinjer for arkivkontorarbejdet

Reglerne for arkivkontorarbejde indeholder centrale krav til arbejdet med papirer og materialer, der ikke indgår i virksomhedens løbende aktiviteter. De er formuleret i overensstemmelse med den eksisterende regulering af omfanget af behandling, sammenfatning og opbevaring af oplysninger. De nøglebegreber, der anvendes inden for rammerne af aktiviteten, er etableret af GOST om arkivkontorarbejde. Ved kompileringen blev der taget hensyn til moderne resultater i brugen af ​​tekniske midler og avancerede informationsteknologier. Lad os overveje yderligere det grundlæggende i arkivkontorarbejde.

Fordelingsomfang

For arkivkontorarbejde handler de i forhold til statslige institutioner. De er også obligatoriske for kommercielle virksomheder, der udfører visse typer arbejde. Især er reglerne effektive med hensyn til at sikre beskrivelse, regnskab, bevaring og brug af dokumentation fra Den Russiske Føderations arkivfond, klassificeret som statsejendom.

Underafdelinger af virksomheder, der arbejder med film, phono, video, fotografiske materialer, kartografisk, videnskabelig og teknisk, telemetrisk information er styret af de etablerede bestemmelser med hensyn til planlægning og rapportering.

Forpligtelsen og retten til at danne arkiver i organisationer til midlertidig opbevaring af dokumentation for RF AF er fastsat i Grundlæggende for Industrilovgivning (dateret 1993), Forordninger (dateret 1994 og 1998). Den regulatoriske ramme er også dannet af retsakter af regional betydning. De pågældende regler gælder ikke for dokumenter, der er reguleret af føderal lov nr. 5485-1 og præsidentielt dekret nr. 1203 af 30. november 1995.

Erhvervelse

Det er en systematisk genopfyldning af dokumentarbasen for virksomhedsafdelingerne. Plukning omfatter definitionen af:

1. Kilder.
2. Sammensætningen af ​​materialer, der skal accepteres.

Som led i denne aktivitet udføres også den direkte overførsel af dokumenter til arkivet. Kilderne er:

1. Enterprise divisioner.
2. Enkeltpersoner.
3. underordnede strukturer.

Sammensætning af materialer

Instruktionen om arkivkontorarbejde fastslår, at erhvervelse sker med sager om midlertidig (mere end 10 år) og permanent opbevaring. Oplysninger om personale er også opsummeret. Sager med en holdbarhed på under 10 år overføres som udgangspunkt ikke til arkivet. De er placeret i virksomhedens respektive afdelinger. Ved udløbet af opbevaringsperioden er sådanne sager genstand for destruktion. Oplysninger af individuel karakter overføres efter anmodning fra ejeren. Efterfølgende sendes de til statsarkivet til permanent vedligeholdelse. Materialer fra forgængere og likviderede underordnede strukturer er også genstand for overførsel.

Administration af arkivarkiver og nomenklatur

Autoriserede medarbejdere, der arbejder med virksomhedens informationsmateriale, udarbejder en systematisk liste over sager. Det kaldes nomenklatur. Når det er dannet, er materialer angivet. Instruktionen om arkivkontorarbejde pålægger den autoriserede enhed at overvåge og bistå supporttjenesten med at udarbejde nomenklaturen. Den systematiserede liste fungerer som grundlag for dannelsen af ​​opgørelser over informationsmaterialer til permanent og midlertidig (op til 10 år) opbevaring. Nomenklaturen er også det vigtigste regnskabsdokument. Det bruges til at registrere tilfælde af midlertidig opbevaring, herunder tilfælde med en periode på mindre end 10 år. Systematiseringsskemaet etableret af nomenklaturen kan bruges ved udvikling af et arkivskab for udførte handlinger.

Klassifikation

Arkivadministration udføres i henhold til tre typer nomenklatur:

1. Typisk.
2. Omtrentlig.
3. Individuel (for en bestemt virksomhed).

Den første bestemmer sammensætningen af ​​materialer dannet i den samme type institutioner. Standardnomenklaturen betragtes som et normativt dokument. En omtrentlig systematisering bestemmer den omtrentlige sammensætning af informationsmateriale for virksomheder, som den gælder for, med angivelse af indekser. Den har en anbefalende karakter. Disse typer af systematisering bruges i dannelsen af ​​en individuel nomenklatur og overføres til den uden ændringer.

Funktioner af forberedelse

Dokumenter om virksomhedens arkivkontorarbejde systematiseres i den foreskrevne form i overensstemmelse med nomenklaturerne for strukturelle opdelinger. Sidstnævnte skal aftales og underskrives af lederne.

Virksomhedens nomenklatur er udarbejdet på en fælles formular. Det er påtegnet af arkivlederen eller en ansvarlig person, underskrevet af lederen af ​​supporttjenesten eller en medarbejder autoriseret af ham. Nomenklaturen skal godkendes af ekspertkommissionen, hvorefter den godkendes af selskabets direktør. Efter at have udført disse procedurer får lederne af virksomhedens strukturelle afdelinger uddrag fra de relevante sektioner.

Nomenklaturen for det kommende år dannes i sidste kvartal af indeværende periode. Afstemning foretages mindst én gang hvert 5. år. Når virksomhedens struktur og funktioner ændres, dannes en ny nomenklatur.

Procedure for sammenstilling af sager

Dannelse er grupperingen af ​​afsluttede retsakter i overensstemmelse med nomenklaturen. Organisationens arkivkontorarbejde omfatter systematisering af informationsmateriale i overensstemmelse med mappernes navn. Gruppering af dublet- og kladdeforekomster er ikke tilladt. Undtagelserne er særligt værdifulde transportører. Det er forbudt at lægge papirer, der skal returneres, i mapper.

Arkivforvaltningen udføres med centraliseret arbejde med materialer af informationsstøttetjenesten og med decentralt arbejde, både af strukturelle afdelinger og af afdelingen angivet ovenfor. Gruppering udføres under direkte tilsyn af personer, der er ansvarlige for databæreres sikkerhed. Om nødvendigt kan medarbejdere i Statens Arkiver inddrages.

Nøglekrav

Håndtering af arkivarkiver udføres i overensstemmelse med kravene i lovgivningsmæssige love. Når du opretter mapper med, skal følgende krav overholdes:

1. Materialer til midlertidig og permanent opbevaring er grupperet separat.
2. Mappen indeholder et eksemplar af hvert papir.
3. Folderen skal indeholde materialer for et kalenderår. Der er dog undtagelser fra denne regel. Disse omfatter:

• personlige filer, der er dannet i hele den relevante medarbejders arbejdstid;
• materialer af valgfrie strukturer og permanente kommissioner knyttet til dem, stedfortrædergrupper, systematiseret i løbet af deres indkaldelsesperiode;
• papirer fra uddannelsesinstitutioner, udarbejdet og grupperet i løbet af det akademiske år;
• teatralske materialer, der karakteriserer sæsonens aktiviteter;
• sygehistorie mv.

Mappen må højst indeholde 250 sider med en tykkelse på højst 4 cm.

Gruppering af administrative handlinger

Arkivkontorarbejde indebærer systematisering af forskellige typer informationsmedier. De indeholder også regler. De er grupperet efter type og kronologi med applikationer:

1. Forordninger, chartre, godkendt ved administrative retsakter, fungerer som bilag til dem. De grupperer sig. Hvis bestemmelserne, instruktionerne, chartrene blev godkendt som selvstændige handlinger, systematiseres de i separate sager.
2. Ordrer af højere strukturer og beslutninger om deres implementering er grupperet efter virksomhedens arbejdsområder.
3. Bestillinger relateret til personale systematiseres i henhold til opbevaringsperioderne. Med en stor mængde informationsmateriale er det tilrådeligt at gruppere handlinger vedrørende forskellige aspekter af virksomhedens arbejde separat.
4. Ordrer inden for et centralt aktivitetsområde systematiseres adskilt fra personalehandlinger. Eksempelvis indgår en ordre på arkivkontorarbejde i én mappe, og efter beskikkelse af lederen af ​​den ansvarlige afdeling - i en anden.
5. Godkendte grænser, rapporter, estimater, titellister, planer mv. grupperet adskilt fra projekter af dem.
6. Ordningen af ​​dokumenter i personlige filer udføres i rækkefølgen af ​​deres modtagelse.
7. Personlige konti for medarbejdere efter løn er systematiseret i separate mapper. De er arrangeret i alfabetisk rækkefølge.
8. Klager, forslag, erklæringer fra borgere om virksomhedens aktiviteter, dokumentation for deres behandling og gennemførelse er grupperet adskilt fra enkeltpersoners klager om personlige spørgsmål.
9. Korrespondance er normalt systematiseret for en kalenderperiode i kronologisk rækkefølge. Svarene er placeret efter spørgsmålene. I tilfælde af genoptagelse af korrespondance om et særskilt emne, startet i det foregående år, er dokumenterne inkluderet i mappen for den aktuelle periode. I dette tilfælde er indekset for sagen fra det foregående år angivet.

Registrering af informationsbærere accepteret til opbevaring

Arkivkontorarbejde giver en række instruktioner til de strukturelle afdelinger, der arbejder med papirlove. Registrering af transportører kan være delvis eller fuldstændig. Det afhænger af opbevaringsperioden. Fuld registrering udføres i forhold til dokumenter af midlertidigt (mere end 10 år), permanent indhold, samt handlinger om personale. Det indebærer:

1. Indbinding / bindemappe.
2. Arknummerering.
3. Oprettelse af en bekræftelsesside.
4. Dannelse af intern beholdning evt.
5. Afklaring af detaljer De kan vedrøre virksomhedens navn, mappens registreringsnummer, frister og så videre.

Materialer til midlertidig opbevaring, herunder materialer med en periode på mindre end 10 år, forarbejdes delvist. Så det er tilladt ikke at organisere papirerne i mappen, ikke at nummerere arkene, ikke at udarbejde certificeringsinskriptioner.

Nuancer

Arkivkontorarbejde er en type aktivitet, hvor specialister sikrer ikke kun informationsmediernes sikkerhed, men også muligheden for at arbejde med dem, hvis det er nødvendigt. Til dette er de handlinger, der udgør mapperne, indkapslet med fire punkteringer i et papomslag. De har også lov til at blive bundet under hensyntagen til muligheden for at læse tekster, resolutioner, datoer, visa i alle papirer.

Som forberedelse til gruppering fjernes alle metalbefæstelser. Materialer beregnet til permanent opbevaring og bestående af særligt værdifulde eller uformaterede handlinger er indeholdt i lukkede mapper med tre klapper med bindebånd eller i specielle æsker.

Hvis der er uhævede dokumenter af personlig karakter i sagen (arbejdsbøger, certifikater, militærkort osv.), lægges de i en separat kuvert og arkiveres i den sammen med resten af ​​materialerne. I slutningen af ​​mapperne skal der være et tomt vidneark. I begyndelsen af ​​mappen arkiveres en formular til den interne opgørelse. For at sikre papirernes sikkerhed og rækkefølge er hvert ark nummereret med arabiske tal. Denne regel gælder ikke for certificeringssiden og opgørelsesformularen. Nummeret er sat med blyant i øverste højre hjørne.

Verifikationsark

Den er udarbejdet på den foreskrevne måde. Det er angivet med ord og tal:

1. Antallet af ark med nummerering.
2. Antallet af sider i den interne beholdning.

Certificeringsarket specificerer også detaljerne i nummereringen. Især tilstedeværelsen af ​​bogstavindeks, manglende koder, sidetal med indklæbte fotografiske materialer, storformatsider osv. bestemmes. Desuden angiver arket tilstedeværelsen af ​​trykte brochurer i mappen, hvis de ikke var markeret i hovednummereringen. Certificeringsarket er godkendt af compileren. Efterfølgende ændringer i mappens tilstand og sammensætning skal noteres i den med henvisning til de relevante retsakter. Det er ikke tilladt at udtage certificeringsarket på mappens titelside eller på den tomme side af det sidste dokument i den.

Internt inventar

Det er dannet til at opbevare og registrere informationsmateriale af midlertidigt (mere end 10 år) og permanent indhold. Der udarbejdes også en intern opgørelse over sager, der er oprettet på baggrund af typer af dokumenter, i hvis overskrifter deres indhold ikke oplyses. Skemaet skal indeholde oplysninger om løbenumre på akter i mappen, stikordsregister, overskrifter, datoer og sidetal.

En sidste post er knyttet til den interne beholdning. Det angiver i tal og i ord antallet af dokumenter, der er inkluderet i det, samt antallet af ark, der udgør det. Compileren godkender den interne beholdning. Hvis mappen er indbundet eller indbundet uden en formular, så limes det samlede ark på indersiden af ​​forsiden.

Ændringer i sammensætningen af ​​materialer i mappen skal afspejles i feltet "Noter". Dette refererer især til tilbagetrækning, udskiftning af papirer med kopier, medtagelse af yderligere dokumenter i en mappe. Samtidig er der knyttet links til de relevante retsakter. Hvis det er nødvendigt, kan der dannes en ny generaliserende post for det interne inventarark, samt certificeringsinskriptionen af ​​mappen.

Arkivering af dokumenter er en integreret del af en enkelt teknologisk proces med produktionsaktiviteter for virksomheder af enhver art. Den mest rentable og mest bekvemme løsning på dette problem er arkivlagring af dokumenter ved outsourcing. TELOS ARCHIVE Group of Companies leverer det mest pålidelige, bekvemme og omfattende off-site lagringssystem, der opfylder gældende statsstandarder.

Fordele ved arkivering af dokumenter (arkivering) i TELOS ARCHIVE Group of Companies

Ansvarlig opbevaring af dokumenter i arkiverne for TELOS ARCHIVE Group of Companies udføres i overensstemmelse med lovgivningen i Den Russiske Føderation under hensyntagen til alle kunders ønsker og mere end 20 års erfaring i arkivindustrien. Fordelene ved at indsende dokumenter til vores organisations arkiv er som følger:

• Medarbejderne omskoles løbende med en kvalifikationseksamen.
• Opbevaring af arkiver udføres under hensyntagen til de obligatoriske krav til de klimatiske forhold i rummet, de nødvendige parametre for fugtighed og temperaturforhold er tilvejebragt.
• En automatiseret algoritme til at placere dokumenter på hylderne giver dig mulighed for at finde materialer og levere dem til ejeren på op til 4 timer.
• Vores kunder behøver ikke at bekymre sig om leje af lokaler til arkiver og ansættelse af personale.

Specialiseringen af ​​arbejdet i TELOS ARCHIVE Group of Companies er ikke begrænset til regnskab og ude af kontor opbevaring af dokumenter.

Af hensyn til vores kunders bekvemmelighed tilbyder vi også følgende arkivtjenester:

1. Scanning af papirbærere i alle formater, forfaldne papirer, indeksering, dataindtastning.
2. Softwareintegration med nuværende systemer, cloudløsninger, softwareudvikling.
3. Arkivartjenester: udfyldelse af fortegnelser, arkivering af filer.
4. Udvælgelse og samling af informationsbærere til destruktion med udarbejdelse af en retsakt i overensstemmelse med lovgivningsmæssige regler.
5. Kvalitetsindbinding og restaureringsarbejde.

Arkiveringstjenester i TELOS ARCHIVE Group of Companies leveres af højt kvalificerede specialister fra virksomheden. Stadier af arbejdet:

1. Indgåelse af en aftale;
2. Dannelse af etuier eller kasser til overførsel til arkivlager;
3. Emballagekasser i arkivæsker og mærkning med stregkode og RFID-tags;
4. Levering af dokumenter til arkiverne;
5. Upload af dokumenter til arkivet;
6. Dokumentbehandling, indtastning i databasen;
7. Reoler;
8. Arbejde med lagrede dokumenter efter behov.

Egen leveringsservice vil sikre modtagelse af dokumenter inden for 4 timer efter anmodningen. På kundens anmodning vil vi give autoriserede personer adgang til den nødvendige dokumentation via en personlig konto på TELOS ARKIV-webstedet.

Indsendelse af dokumenter til arkivet

Indsendelse af dokumenter til arkivet udføres i overensstemmelse med de godkendte regulatoriske standarder. Proceduren for arkivering af dokumenter kan udføres både af organisationen selv og ved hjælp af højt kvalificerede specialister fra vores virksomhed.

GC "TELOS ARCHIVE" garanterer hurtigt og højkvalitets arkiveringsarbejde med et besøg på stedet. Vores specialister har den nødvendige viden og mange års erfaring med at udarbejde originaler eller kopier af dokumenter til arkivering.

Bogføring og opbevaring af dokumenter

Valget til fordel for TELOS ARCHIVE Group of Companies er det rigtige, ikke kun ud fra et pålidelighedssynspunkt, men også ud fra et økonomisk synspunkt. Arkiv opbevares i specielle kasser i forskellige formater med et vedhæftet identifikationsnummer, som sikrer hurtig søgning efter de ønskede dokumenter på kortest mulig tid. Omkostningerne ved at opbevare en boks på outsourcing er altid lavere. Når du opbevarer arkiver på egen hånd, er der udgifter til lokaler, personale, brandsikringssystem, det er også nødvendigt at overholde de nuværende krav i lovgivningen i Den Russiske Føderation inden for opbevaring af dokumentation. Dette fører til en månedlig stigning i organisationens udgifter til vedligeholdelse af eget arkiv.

Klasse A++ arkiver for TELOS ARCHIVE Group of Companies er placeret i Moskva og andre store industribyer i Rusland, så du hurtigt kan levere dokumentation til en klient eller arbejde med dokumenter i et specielt udstyret auditrum på arkivets område.

Lokaler til opbevaring af arkiver fra TELOS ARCHIVE Group of Companies er udstyret i overensstemmelse med kravene til denne type opbevaring:

• Installeret gas brandslukningsanlæg.
• De temperatur- og fugtforhold, der er nødvendige for dokumenternes sikkerhed, opretholdes.
• Beskyttelse ydes af sikkerhed døgnet rundt, videokameraer og et overvågningssystem er installeret.
• Kun autoriseret personale må komme ind i arkiverne.

Hvad får TELOS ARCHIVE Groups kunder?

Ved at overlade den ansvarlige opbevaring af dine dokumenter til TELOS ARCHIVE Group of Companies, modtager du:

• Spare penge– opbevaring af dokumenter uden for kontoret fritager dig for behovet for at betale for leje af lokaler, tekniske systemer, forbrugsregninger og andre obligatoriske udgifter til vedligeholdelse af dit eget lager;
• Sikkerhed– Dine dokumenter opbevares i særligt udstyrede lagre af klasse A++, adgang til dem er kun mulig for autoriserede personer, dokumenter kan ikke gå tabt, og på grund af særlige forhold i opbevaringen er levetiden for papirinformationsbærere blevet forlænget i mange år;
• Hurtig adgang til information– takket være de særlige funktioner på din personlige konto på webstedet eller hurtig levering af dokumenter, får du hurtig adgang til de nødvendige dokumenter;
• Forøgelse af medarbejdernes effektivitet- takket være outsourcingen af ​​arkivopbevaring frigør du dine medarbejdere fra ikke-kernefunktioner i virksomheden. Udarbejdelse af dokumenter til arkivet, regnskabet og deres opbevaring udføres af kvalificerede medarbejdere i TELOS ARCHIVE Group of Companies
• Kontrol af alle manipulationer med dokumenter- Du får logningen af ​​alle handlinger med dokumenter i arkivet;
• Frigør yderligere plads efter indsendelse af dokumenter til arkivet for virksomhedens kernefunktion - der er et minimum af dokumenter på dit kontor, hvilket giver dig mulighed for at bruge de frigjorte kvadratmeter lokaler mere rentabelt.

Opbevaring af dokumenter i robotiserede arkivdepoter af klasse A++ udstyret med brandalarmanlæg og gasbrandslukningsanlæg, systemer der sikrer opretholdelse af standard temperatur- og fugtforhold.

Vores eksperter er medlemmer af russiske og internationale kommissioner og ekspertgrupper om arkiver: ARMA International, den centrale ekspert- og verifikationskommission ved de føderale arkiver, det offentlige råd ved de føderale arkiver, det akademiske råd i VNIIDAD, arbejdsgruppen på det føderale arkiv at udvikle et koncept for udvikling af arkivbranchen frem til 2020.

Erfaring på det russiske marked for arkivtjenester siden 1997: arbejde blev udført for at flytte midlerne fra Moskvas byarkiv, det centrale arkiv i St. Petersborg, projekter i ministerierne for naturressourcer, økonomi, forsvar, finans; et projekt til at automatisere arbejdet med dokumenter fra Federal Tax Service, projekter med datterselskaber Gazprom, Russian Railways, FGC.

Tilgængelighed af egen flåde for mulighed for eksport/levering af mere end 10.000 arkivkasser dagligt. Alle biler er udstyret med GPS-navigation.

VORES KUNDER

E.V. Kardysh, leder af kontoret for JSC "OPK "OBORONPROM" Vi har arbejdet med TELOS ARCHIVE siden 2015. I løbet af denne tid er flere projekter blevet gennemført, herunder off-site opbevaring af dokumenter og en undersøgelse af dokumentarfonden. Takket være det professionelle arbejde fra teamet af ledere og arkivarer i TELOS ARCHIVE Group of Companies, lykkedes det os at overføre arkivfonden til Federal Archive of Economics så hurtigt som muligt. E.P. Kotelnikova, leder af afdelingen for erhvervelse og opbevaring af arkivdokumenter, GAZPROM GAZENERGOSET LLC Vores virksomhed har samarbejdet med TELOS Group of Companies i mange år. Vi er meget tilfredse med valget af netop denne virksomhed til at betjene vores forretning. Gennem årenes arbejde har der ikke været en eneste fejl - de vil altid præcist og rettidigt udtage dokumenter til outsourcing af opbevaring, hvis du skal rekvirere nogle dokumenter tilbage til operationelt arbejde - tidsfristerne er meget stramme, virksomheden overholder altid halvvejs hvis du skal foretage et valg tidligt. Virksomheden sparer os for en enorm mængde plads, som vi skulle leje til opbevaring af arkivdokumenter. De arbejder klart og glat, lederen Solodyankina er altid i kontakt og altid klar til at hjælpe! Mange tak!

opbevaring af arkivdokumenter- Sikring af rationel placering og sikkerhed af dokumenter. [GOST R 51141 98] Emner kontorarbejde og arkivering Generalisering af vilkår, der sikrer dokumenters sikkerhed ...

opbevaring- 3.17 Opbevaring: En operation udført på virksomheden i den teknologiske proces, som består i at bestemme den reducerede mængde eller masse af olie og olieprodukter til efterfølgende regnskabsmæssige operationer. Kilde …

opbevaring af arkivdokumenter- 3.10 opbevaring af arkivdokumenter: Sikring af rationel placering og opbevaring af dokumenter (GOST R 51141). Kilde … Ordbogsopslagsbog med vilkår for normativ og teknisk dokumentation

OPBEVARING AF ARKIVDOKUMENTER- ifølge GOST R 51141–98 "Kontorarbejde og arkivering. Begreber og definitioner”, – sikring af rationel placering og sikkerhed af dokumenter... Kontorarbejde og arkivering i termer og definitioner

GOST R 51141-98: Kontorarbejde og arkivering. Begreber og definitioner- Terminologi GOST R 51141 98: Kontorarbejde og arkivering. Begreber og definitioner originaldokument: 21 dokumentforfatter: Person eller juridisk enhed, der har oprettet dokumentet Begrebsdefinitioner fra forskellige dokumenter: dokumentforfatter 77 arkiv ... ... Ordbogsopslagsbog med vilkår for normativ og teknisk dokumentation

109 afdelingsopbevaring af arkivdokumenter: Opbevaring af arkivdokumenter i afdelingsarkiver udført af statslige og kommunale organisationer i perioden fastsat af reguleringsdokumenter Kilde: GOST R 51141 ... Ordbogsopslagsbog med vilkår for normativ og teknisk dokumentation

selektiv accept af dokumenter til permanent opbevaring- 97 selektiv accept af dokumenter til permanent opbevaring: Accept til permanent opbevaring af visse typer dokumenter fra organisationer eller alle værdifulde dokumenter fra en række organisationer blandt homogene Kilde: GOST R 51141 98: Kontorarbejde og arkivering ... Ordbogsopslagsbog med vilkår for normativ og teknisk dokumentation

statslig opbevaring af arkivdokumenter- 108 statslig opbevaring af arkivdokumenter: Permanent opbevaring af arkivdokumenter udført af arkiver, manuskriptafdelinger på biblioteker og museer Kilde: GOST R 51141 98: Kontorarbejde og arkivering. Begreber og definitioner…… Ordbogsopslagsbog med vilkår for normativ og teknisk dokumentation

depotopbevaring af dokumenter- 110-depotopbevaring af dokumenter: Opbevaring i et arkiv, museum, bibliotek af arkivdokumenter fra Den Russiske Føderations Arkivfond på de vilkår, der er fastsat i aftalen mellem ejeren af ​​dokumenterne og det tilsvarende arkiv, museum, bibliotek ... Ordbogsopslagsbog med vilkår for normativ og teknisk dokumentation

permanent opbevaring af dokumenter- 111 permanent opbevaring af dokumenter: Ubegrænset opbevaring af dokumenter i en arkivinstitution, statsmuseum, bibliotek Kilde: GOST R 51141 98: Kontorarbejde og arkivering. Begreber og definitioner originalt dokument ... Ordbogsopslagsbog med vilkår for normativ og teknisk dokumentation

afdelingsopbevaring af arkivdokumenter- Opbevaring af arkivdokumenter i afdelingens arkiver, udført af statslige og kommunale organisationer i den periode, der er fastsat ved lovdokumenter. [GOST R 51141 98] Emner kontorarbejde og arkivering ... ... Teknisk oversætterhåndbog

Bøger

• Den sidste digter Anna Akhmatova i 1960'erne. I 2 bind, Timenchik Roman. Serien i to bind er udgivet i serien View from Mount Scopus, som præsenterer værker af israelske forskere tilknyttet det hebraiske universitet i Jerusalem, skrevet på forskellige sprog og dækker...
• Den sidste digter Anna Akhmatova i 1960'erne (antal bind: 2), Timenchik Roman Davidovich. Bogen om den autoritative forsker af Anna Akhmatovas biografi og arbejde er blevet et seriøst bidrag til studiet af Akhmatovas arv og til historien om russisk litteratur i det 20. århundrede som helhed. Poetisk…

En organisation, som en levende organisme, interagerer kontinuerligt med omverdenen og understøtter adskillige interne processer: den indgår kontrakter med modparter, accepterer eller sælger varer og tjenester, foretager forskellige betalinger, koordinerer og godkender lokale regler.

Dannet på samme tid mange dokumenter, hvoraf de fleste før eller siden mister deres nuværende relevans og sendes til arkivet. Hver organisation overholder sin egen dokumenthåndteringspolitik, men ved at følge generelle anbefalinger, der med succes anvendes i praksis og understøttes af juridiske normer, kan du optimere arkiveringen så meget som muligt og undgå mulige problemer i fremtiden.

Hele rækken af ​​dokumentation akkumuleret af organisationen i løbet af dens aktiviteter og underlagt opbevaring er opdelt i flere kategorier:

• stiftende dokumenter- er det juridiske grundlag for organisationens eksistens og bestemmer dens grundlæggende juridiske karakteristika;
• administrative dokumenter- er af tvingende eller informativ karakter, normalt udarbejdet på vegne af topledelsen;
• personaledokumenter- påvirke alle mulige forhold, der måtte opstå mellem medarbejderen og arbejdsgiveren;
• regnskaber- omfatter primære dokumenter, der afspejler organisationens køb og salg af varer og tjenester;
• specialiseret dokumentation- interne regler, der regulerer de vigtigste aspekter af organisationens aktiviteter og sikrer sammenhængen i arbejdet i dens strukturelle afdelinger.

I bredere forstand kan alle dokumenter, som en organisation har, opdeles i to grupper: Dokumentation, der er udfyldt, og papirer, der stadig er involveret i enhver egentlig forretningsproces. En af hovedopgaverne for den embedsmand, der er ansvarlig for at vedligeholde arkivet, er den kompetente distribution af tilgængelige dokumenter i de relevante sager og deres rettidige tilføjelse med nyudarbejdet dokumentation.

Forberedelse til overførsel og opbevaringskrav

For at maksimere struktureringen af ​​de dokumenter, der er til rådighed for en juridisk enhed, anvendes en særlig konsolideret nomenklatur, som afspejler navnene på alle sager med en angivelse af deres opbevaringsperioder. Dokumenter i sager er normalt grupperet efter type og fordelt i separate mapper.

Punkt 3.4. i de grundlæggende regler for arbejdet i organisationers arkiver, godkendt i 2002 og med en anbefalende karakter, foreslås formen for sagsnomenklaturen i form af en tabel, der omfatter følgende felter:

• sagsindeks, som består af den digitale kode for den strukturelle enhed og sagens serienummer;
• sagens titel, indtastet i form af en kort og præcis betegnelse af essensen af ​​processen relateret til den uden brug af komplekse strukturer og indledende ord;
• Mark antal lagerenheder afspejler antallet af bind eller dele i filen og er afsluttet ved årets udgang;
• den sidste kolonne indeholder noter vedrørende operationer udført på sager - etablering, flytning mv.

Sager organiseret i overensstemmelse med den konsoliderede nomenklatur arkiveres i en periode afhængig af typen af ​​dokumentation, der udgør dem. Konstituerende dokumenter bevares således i hele den juridiske enheds eksistensperiode, og i tilfælde af likvidation kan de overføres til statens eller kommunale arkiv.

En del af regnskabet opbevares også på ubestemt tid, mens perioden for primær dokumentation er begrænset. 5 år. Den længste arkiveringsperiode er fastsat for personaledokumenter - fx skal lønopgørelser opbevares 75 år gammel, samme periode er fastsat for ansættelseskontrakter og personlige kort for ansatte.

Forskrifter og ansvar

På føderalt niveau er de generelle principper for organisering af arkivering reguleret af lov nr. 125-FZ af 22. oktober 2004, hvis visse bestemmelser er obligatoriske for alle virksomheder, der har en permanent dokumentstrøm.

Ud over juridiske normer vedrørende vedligeholdelse af arkiver giver loven også bestemmelser om ansvar for embedsmænd og organisationer for krænkelser begået på dette område. I dette tilfælde overstiger straffen ikke 500 gnid dog kan helt eller delvist fravær af obligatorisk dokumentation for opbevaring føre til en meget alvorligere straf - op til 300.000 rubler.

Separate bestemmelser om arkivering af regnskabsdokumenter er angivet i ordre fra USSR's finansministerium, godkendt tilbage i 1983 og stadig ikke mistet relevans. En udtømmende liste over dokumenter, der er udarbejdet gennem hele organisationens eksistens, sammen med betingelserne for deres opbevaring, er præsenteret i ordre fra det russiske kulturministerium dateret 25. august 2010 nr. 558. Sættet med regler for arbejdet i organisationers arkiver, der allerede er nævnt ovenfor, indeholder en detaljeret liste over anbefalinger vedrørende alle aspekter af sådanne aktiviteter.

Adgang til dokumenter og frister for deres indsendelse

Dannede sager overføres normalt til arkivet senest 3 år fra datoen for afslutningen af ​​de forretningsprocesser, der afspejles i dem. Proceduren for opbevaring og udstedelse af dokumenter er fastlagt i overensstemmelse med de godkendte interne forskrifter baseret på myndighedskrav og anbefalinger.

Til internt brug er varigheden af ​​arbejdet med arkivdokumenter begrænset 30 dage, men efter anmodning fra den ansvarlige embedsmand kan den anviste tid af hensyn til sagernes sikkerhed forlænges med yderligere en måned.

Trin-for-trin instruktioner til arkivering og arkivering

Proceduren for behandling og overførsel af sager til opbevaring kan opdeles i flere hovedtrin:

Det skal bemærkes, at dokumenter med en opbevaringsperiode normalt er underlagt arkivering. mindst 10 år. Resten af ​​dokumentationen kan opbevares direkte i afdelingerne og overdrages til destruktion, så snart den ved lov fastsatte frist udløber.

Udrustning af arkiver og undersøgelse af lokalernes egnethed

Fremgangsmåden for at arrangere er detaljeret beskrevet i Grundreglerne. Hovedprincippet ved indretning af et arkiv i en organisation er brug af en separat bygning eller lokaler til dennes behov.

Samtidig er driften af ​​strukturer, der er i en ekstremt forfalden tilstand, såvel som fugtige og uopvarmede, ikke tilladt. Begrænsningen gælder også lokaler beliggende i samme bygninger med catering- og madforsyninger samt beliggende i nærheden af ​​lagre af brandfarlige eller aggressive stoffer.

Den interne indretning af arkivopbevaringen bør udføres på en sådan måde, at der sikres maksimal sikkerhed for den dokumentation, der er indeholdt i den. For dette er det nødvendigt at overholde liste over betingelser:

• arkivrummet skal beskyttes mod oversvømmelse, opfylde brandsikkerhedsstandarder, have et produktivt ventilationssystem;
• alle elektriske ledninger og stikkontakter skal isoleres så meget som muligt;
• udsmykningen af ​​rummet skal være lavet med ikke-brændbare og ikke-aggressive materialer;
• det er ikke tilladt at lægge vand- og kloakrør gennem lageranlægget.

Den endelige beslutning om lokalernes egnethed til arkivets behov træffes af en række specialiserede tjenester på baggrund af en undersøgelse. Dette tager højde for brandsikkerheden i lokalerne, dets sanitære tilstand mv. Baseret på resultaterne af hver undersøgelse, a Handling, der afspejler resultaterne af dens gennemførelse.

Funktioner ved brug af dokumenter og organisering af arbejdet

Grundlaget for arkivets arbejde er den af ​​ledelsen godkendte forskrift eller instruks om vedligeholdelse af organisationens arkiv. På grundlag af et sådant dokument udpeges en medarbejder, der fungerer som arkivar og er ansvarlig for sikkerheden og fuldstændigheden af ​​de til ham betroede papirer.

Et arkiv i en organisation kan eksistere enten som en selvstændig strukturel enhed eller som en del af en administrativ service. Uanset formelt tilhørsforhold er hovedformålet med dets funktion dannelse, regnskabsføring og sikring af integriteten af ​​organisationens arkivdata.

Det opnås gennem arkivarens systematiske aktivitet med at opretholde sagernes nomenklatur, modtage korrekt formaterede bind, systematisere dem osv. Derudover omfatter arkivpersonalets opgaver rettidig og fuldstændig levering af de ønskede dokumenter samt deltagelse i processen med destruktion af dokumenter med en udløbet opbevaringsperiode.

Kontrolprocedure

Arbejdet i arkivet er foruden interne regler reguleret af love, som blandt andet indeholder foranstaltninger til at kontrollere arkivkontorets arbejde i organisationen.

Så ifølge lov nr. 125-FZ udføres kontrol over overholdelse af proceduren for opbevaring af dokumenter af særlige organer på føderalt niveau og niveauet af emner i Den Russiske Føderation. I praksis varetages denne funktion normalt af Skattetilsynet og Pensionskassen som de vigtigste eksterne brugere af organisationens dokumentation. Samme lov giver mulighed for ansvar op til strafansvar for overtrædelser af arkivlovgivningen.

En oversigt over programmet til automatisering af kontorarbejdsgangen i organisationen er præsenteret nedenfor.

Registrering af elektroniske medier

I en verden af ​​omsiggribende højteknologier er den "klassiske" informationsbærer - papir og dets afledte produkter - langsomt, men sikkert ved at vige pladsen for elektroniske medier. I den forbindelse vil arkivmedarbejderen før eller siden have et spørgsmål: hvordan accepterer man sådanne dokumenter til opbevaring? Svaret på det er enkelt: i samme form, som de oprindeligt blev designet.

Modtages f.eks. fakturaer fra en udenlandsk leverandør i form af et elektronisk dokument bekræftet med en digital signatur, så skal de opbevares i computerens hukommelse – intet skal printes og attesteres yderligere. Sådan dokumentation indgår i sagsnomenklaturen på et generelt grundlag under hensyntagen til den fastsatte opbevaringsperiode.

Arkivkontorarbejde i organisationen - kompleks og flertrinsproces hvilket kræver omhyggelig planlægning og overholdelse af talrige krav og anbefalinger fra sine deltagere. Ikke desto mindre vidner et velbygget dokumentlagringssystem ikke kun om afdelingernes velkoordinerede og produktive arbejde, men demonstrerer også organisationens potentiale som en effektiv økonomisk enhed.

Detaljerede instruktioner til overførsel af dokumenter til arkivet er præsenteret i videoen.

Indsendelse af dokumenter til arkivet er et af de vigtigste stadier af kontorarbejde. Dette er organisationens interne arkiv. De sværeste spørgsmål er tidsrummet og reglerne for opbevaring af arkivdokumenter, da kravene og reglerne er spredt på tværs af forskellige retsakter. I enhver organisation er der dokumentation (ledelse, personale, regnskab), som årligt arkiveres i en enkelt fil og er underlagt opbevaring.

En komplet metodologisk liste over standardstyringsdokumentation og opbevaringsperioder for hver af disse arkivmapper er angivet i (som ændret den 16. februar 2016). De siger, hvor længe personalejournaler skal opbevares (alt relateret til undersøgelse af en arbejdsulykke - 45 år) og (med hensyn til personale, enhver sag oprettet før 2003 skal opbevares i 75 år, enhver senere sag - 50 år). Proceduren for at arbejde med regnskabs- og skattebilag bestemmer, og en række vedtægter.

Organisationer har konstant ekspertkommissioner, hvis aktiviteter er vurdering og undersøgelse af virksomhedens produktionsdokumentation i processen med kontorarbejde og overførsel til arkivet samt etablering af opbevaringsperioder. Hvert år beslutter denne tjeneste, hvilke dokumenter der skal opbevares, og hvilke der kan destrueres.

Forberedelse af sager til arkivering

Der kræves en vis forberedelse af filer til overførsel til arkivlager, som består i at kombinere forskellige dokumenter til en enkelt fil. Volumen af ​​mappen, der indeholder arkivfilen, bør ikke overstige 250 sider. Når du designer én mappe, skal sagen være:

• sy (til 4 punkteringer) eller bind alle sider;
• nummerer siderne i øverste højre hjørne;
• udarbejde en intern fortegnelse over dokumenter - en indholdsfortegnelse;
• udarbejde et certificeringsark (marker antallet af sider, match nummereringen osv.; bekræftet af compilerens underskrift);

Prøvefyldning og form for certificeringsark

• udstede et hardboard-omslag til hver sag (med navnet på organisationen, titel, seneste datoer, registreringsnummeret på "Sagen"-mappen);

Skabelon til omslag til sag

Forberedelse af dokumenter til arkivering

Efter at de separate mapper "Sag" er samlet, skal du lave en generel opgørelse over dem.

På den måde opstilles opgørelser over mapperne "Sag" til permanent og midlertidig opbevaring og "Sag" til en personlig fond.

Inventarmapper "Case" er til gengæld underlagt særskilt bogføring. De skal medtages i arkivopbevaring også efter en særskilt fortegnelse.

Du kan downloade eksempler på former for opgørelser over arkivsager via linket

Regler for opbevaring af arkivdokumenter

Arkiver til opbevaring af mapper "Delo" er placeret i separate rum, som garanterer sikkerheden af ​​den lagrede dokumentation. Lokalerne skal være tørre, opvarmede, godt ventilerede, overholde brandsikkerheds- og sanitære standarder. Således garanterer arkivtjenesten beskyttelsen af ​​de lagrede mapper "Case" mod skader.

Derudover skal arkivet være forsvarligt bevogtet (ved hjælp af metalsprosser på vinduerne, tyverialarm mv.), og så bliver Arkivmapperne ikke beskadiget eller stjålet af fremmede.

Alle mapper "Delo" er placeret på specielle nummererede stativer, langtidsopbevaring - i kasser eller sager, mindre værdifulde (op til 10 år) kan placeres i bundter. Det er forbudt at lægge separate mapper "Case" på gulvet eller vindueskarmene.

Hvis mængden af ​​"Case"-mapperne er meget stor, kan arkivpersonalet udarbejde såkaldte topografiske kort, der hjælper dig med at navigere mellem hylder og stativer

Særlig udtalelse

Organisatoriske dokumenter er en værdifuld informationskilde. For at forhindre, at det bliver brugt imod dig, bør du overholde reglerne for opbevaring af dokumentation, som er foreskrevet i loven. Men det lovgivningsmæssige system bestemmer proceduren for oprettelse af et arkiv. Og hvilken metode til opbevaring af dokumenter der skal vælges, og hvordan man arrangerer dokumenter i arkivet, bestemmer hver virksomhed på egen hånd.

Der er to hovedtilgange til opbevaring af dokumenter: dannelse af et arkiv på virksomheden alene og overførsel af dokumenter til opbevaring til arkivfirmaer.

For selv at organisere dit arkiv, skal du bruge:

1. Kompetent personale med viden og erfaring til at udføre arkivbehandling af dokumentation og overførsel af akter til arkivet (opstilling af fortegnelser, udarbejdelse af love om tildeling af dokumenter til destruktion mv.).
2. Et specialiseret rum til langtidsopbevaring af papirmedier, hvor kravene til luftfugtighed, temperatur og lysmængde er opfyldt.

Når virksomhedens dokumentflow er lille, kan alle dokumenter opbevares i samme rum, hvor arbejdsgangen foregår. Hvis der er meget dokumentation, er det nødvendigt at afsætte et separat rum til arkivet.

For at gøre det nemt at finde ethvert dokument i arkivet, som er organiseret af dig, skal du starte en nomenklatur af sager - en klassificering af dokumenter med en angivelse af deres opbevaringsperioder.

For at forenkle søgningen efter de nødvendige dokumenter kan du bruge tipsene:

• tildele en plads til hver strukturel enhed til dokumentation under hensyntagen til årlig genopfyldning;
• fordele sager med en permanent holdbarhed og en midlertidig (mere end 10 år) til forskellige hylder.

Opbevar særskilt dokumenter om personale og dokumentation for likviderede virksomheder (hvis nogen).

Outsourcet opbevaring af dokumenter har visse fordele frem for selvorganisering af opbevaring og er velegnet til dem, der planlægger at:

1. Spar penge ved at reducere omkostningerne ved at leje og vedligeholde kontorlokaler optaget af lager.
2. Øg effektiviteten af ​​medarbejderne og reducer den ikke-kernearbejdsbyrde, som ofte falder på skuldrene af medarbejdere i regnskabs- og personaleafdelingen.
3. Sikre kontinuitet i processer i dokumenthåndtering.
4. Opret et elektronisk arkiv, der giver dig mulighed for at få online adgang til dokumentationsdatabasen til enhver tid og optimere tidspunktet for at søge efter det.

Vælg din opbevaringspartner med omhu.