Lettre de garantie pour le paiement de l'échantillon de marchandises. Comment rédiger correctement une lettre de garantie (exemple, formulaire)

La lettre de garantie est un document à caractère réglementaire. Ce document constitue une garantie que l'entrepreneur fournit au client. Dans la plupart des cas, des relations de ce type naissent entre personnes morales. Il existe de nombreux types de documents. L'un d'eux est une lettre de garantie pour l'achèvement des travaux ; téléchargez-en un échantillon gratuitement ci-dessous.

Vous devez faire attention à remplir le papier attention particulière parce qu'elle est outil important communication d'entreprise. Dans ce cas, il garantit le respect de certaines obligations contractuelles sous forme d'exécution de travaux.

La lettre de garantie peut être rédigée sous forme libre, car la législation en vigueur de la Fédération de Russie ne prévoit pas de remplir un formulaire unifié. Dans ce cas, il faut respecter style d'affairesécrire et suivre les règles de la langue russe.

Comment rédiger correctement une lettre de garantie pour l'achèvement des travaux

DANS obligatoire La lettre doit contenir les informations suivantes :

• nom de l’organisation d’envoi et de l’organisation d’accueil. Les noms exacts des sociétés et les noms complets des administrateurs ;
• numéro du document sortant ;
• date de compilation;
• partie principale. Il indique conditions spécifiques fourniture d'une garantie, ainsi que les prestations auxquelles elle s'applique. Dans l'exemple considéré, l'auteur de la lettre de garantie s'engage à achever les travaux dans un délai précis conformément à un accord ou un contrat préalablement conclu ;
• Nom complet de l'employé qui a rédigé la lettre, sa signature et son sceau.

L'objectif principal de ce type de document est de confirmer la réalisation de certains travaux. Fondamentalement, le papier est préparé et remis au client avant la conclusion du contrat. Dans ce cas, la convention doit indiquer une liste des prestations nécessaires à la mise en œuvre et la date de réalisation de chacune d'entre elles.

À l'avenir, une note sur la qualité du travail effectué pourra apparaître dans la lettre de garantie. Dans ce cas, la nature des services fournis est régie par la législation de la Fédération de Russie.

Types de formatage d'une lettre de garantie

Une lettre de garantie peut remplacer d’autres documents. Si ce document est établi pour garantir l'achèvement des travaux (obligations contractuelles), il est permis de l'utiliser ensemble contrat de travail. Le plus souvent, un tel besoin survient lorsque la conclusion d'un accord est inappropriée.

Il est important de noter que le contrat comprend 2 parties : l'offre et l'acceptation. Si une lettre de garantie remplace un accord, elle ne peut agir que comme l'un de ses éléments.

• Offre.

Une offre est une proposition adressée à une personne spécifique. Il existe des situations où l'application d'une offre est utilisée pour attirer un groupe de destinataires. Dans le même temps, le journal doit clairement déclarer les intérêts des destinataires.

Dans ce cas, le document de garantie ne peut être rattaché à l'offre que si les actions suivantes y sont constatées :

• proposer le paiement des services après qu'ils ont été fournis ;
• proposition d'exécuter certaines œuvres;
• proposer de commander un service.

Le document révèle tout conditions détaillées coopération. Cela est dû au fait qu'il remplace une certaine partie du contrat. Dès réception de ce type de lettre, le destinataire a le droit d'accepter les conditions qui y sont spécifiées. Une telle action équivaut à la conclusion d'un contrat.

• Acceptation.

Une lettre de garantie de paiement aidera à convaincre un partenaire que le paiement sera reçu à temps après la livraison des produits, l'achèvement des travaux ou la prestation de services. Il s'agit d'un type de correspondance commerciale entre organisations et confirme les intentions de paiement dans le futur, après l'exécution préliminaire des obligations par le partenaire de la transaction. La lettre de garantie sert de base à l'inclusion dans le contrat d'une condition de paiement telle que le paiement différé. Compilation de ce document les négociations précontractuelles pourraient prendre fin.

Avant de rédiger une lettre de garantie de paiement, lisez les règles de rédaction. DANS grandes organisations disponible instructions spéciales sur le travail de bureau, qui contiennent exigences obligatoires pour la correspondance commerciale. Il existe des programmes qui facilitent le travail de bureau dans une organisation et proposent un système de gestion de documents avec des formulaires de documents développés. Si vous avez petite entreprise et non instructions locales pour le travail de bureau, il est recommandé d'appliquer les règles générales de GOST R 6.30-2003 « Exigences relatives à la préparation des documents ».

Prenez le papier à en-tête de l'organisation ou apposez un tampon dans un coin avec les coordonnées de votre entreprise sur la feuille de papier de gauche. En haut à droite, écrivez le destinataire à qui vous envoyez la lettre. Si vous ne savez pas qui s'occupe spécifiquement des questions financières dans une organisation, votre lettre sera adressée à l'entreprise dans son ensemble. Écrivez son nom dans cas nominatif. Si vous indiquez le poste et le nom complet du destinataire, alors cas datif. Le nom de l'organisation est inclus dans le poste. Suivez ensuite les initiales et le nom de famille. S’il est complet, alors dans l’ordre suivant : nom – prénom – patronyme. S'adresser par « Monsieur » (en abrégé « Monsieur ») est facultatif, mais mettra l'accent sur le respect. Sur la gauche, vous indiquez le numéro sortant et la date du document, en dessous se trouve un détail vide pour le numéro entrant et la date de réception. En bas au centre, selon la vieille habitude, beaucoup indiquent le nom du document - une lettre de garantie de paiement. Par règles modernes le nom n'est pas indiqué. Ensuite, énoncez de manière sobre et objective l’essence de la lettre. A la fin, la signature du gérant et chef comptable, le sceau de l'organisation.

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Dans le corps de la lettre, indiquer le montant et les modalités de paiement, l'objet du contrat (quel produit, travail ou service), coordonnées bancaires et adresses légales des parties à la transaction. À la fin du texte, utilisez l’expression « paiement garanti ».

Utiliser style officiel des déclarations, des propositions simples et concrètes. N'utilisez pas de participes et phrases participatives. Évitez les phrases vagues et les longues discussions. Sinon, votre destinataire ne comprendra pas l'essence de votre demande ou doutera de vos garanties. La bonne volonté et la sincérité contribueront à motiver votre partenaire à prendre une décision affirmative en votre faveur. Le jargon, les archaïsmes (mots obsolètes et inutilisés) et les mots ambigus ne sont pas destinés à la correspondance commerciale. Écrivez correctement et sans erreurs. Habituellement l'acceptation décisions importantes

nécessite une livraison rapide des informations. Les lettres mettent beaucoup de temps à arriver par courrier. La lettre est donc d'abord envoyée par fax. Le destinataire utilise la copie du fax jusqu'à ce que le document original arrive par courrier. L'échange de lettres via Internet est très répandu. Le document original avec cachets et signatures est numérisé et envoyé par e-mail. Une lettre de garantie de paiement correctement rédigée et le respect consciencieux des obligations contractées créeront une bonne réputation pour votre entreprise et seront la clé d'une coopération rentable à long terme avec.

partenaires commerciaux Nous parlerons d'un document non commercial souvent utilisé dans correspondance commerciale

. L'essence du document est que l'expéditeur s'engage à effectuer une certaine action. Dans notre cas, transférez de l’argent à l’entrepreneur. Ces fonds sont généralement utilisés pour rembourser des dettes.

Grâce à ce papier, les parties à la transaction peuvent nouer une relation de confiance, reporter la date de paiement sans amendes ni pénalités et éviter les retards dans la livraison des marchandises (prestation de services, exécution de travaux).

Quand ce papier peut-il être nécessaire et comment rédiger une lettre de garantie de paiement ?

En règle générale, il est délivré dans le cas où le client ne peut pas transférer d'argent à temps pour une raison ou une autre.

Et la raison de l'établissement d'un tel document peut être le payeur ou la propre initiative de ce dernier.

Comment postuler

Un échantillon approuvé d'une lettre de paiement garanti pour des services ou des biens n'est pas fourni. législation actuelle. Cependant, il fait partie du flux de documents commerciaux. Par conséquent, lors de sa préparation, il convient de prendre en compte plusieurs règles généralement acceptées.

Considérons les dispositions obligatoires qui devraient également y figurer :

1. Date et numéro d'origine.
2. Détails du destinataire de l’argent (nom de l’entreprise ou nom du citoyen, adresse).
3. Nom et prénom représentant du destinataire (par exemple, le chef de l'organisation).
4. Titre du document (facultatif).
5. Le texte principal, qui garantit le transfert du montant requis dans un délai déterminé.
6. Détails du document sur la base duquel les fonds seront transférés (facture, certificat de réception, etc.).
7. Informations sur l'expéditeur.
8. Nom complet, qualité et signatures des représentants du débiteur.

Typiquement, le papier est rédigé sur une feuille A4 sur papier à en-tête de l'entreprise, signée par les dirigeants (directeur général et chef comptable) et cachetée.

Un tel document doit être signé non seulement par directeur général, mais aussi une personne financièrement responsable (par exemple, chef comptable ou directeur financier).

Dans le texte principal, vous pouvez, entre autres, indiquer brièvement les raisons des retards de paiement. Si le client envisage de rembourser la dette en plusieurs versements, un échéancier doit alors être établi.

Pour plus de persuasion, le payeur peut également prescrire le montant qui lui sera facturé pour chaque jour de retard.

Exemple de lettre de garantie de paiement

Quelles erreurs sont commises lors de la compilation

Puisqu'il s'agit d'un document tel que, par exemple, un exemple de lettre de garantie de paiement, il serait inapproprié d'utiliser ici des mots informels (argot, vernaculaire). Il ne vaut pas non plus la peine de décrire en détail les événements qui ont conduit à l'impossibilité de transférer de l'argent à temps. Vous pouvez indiquer leur essence même ou omettre complètement ce point. Les obligations de garantie doivent être écrites avec précision, indiquant le montant et la date de son transfert.

Toutes les informations contenues dans le texte doivent être claires pour la compréhension (sans phrases ambiguës) afin d'éviter d'éventuels litiges.

Enfin, il est conseillé de recevoir une notification du prêteur indiquant que le document a été reçu. Cela évitera de perdre des documents en cours de route.

Les lettres de garantie sont utilisées comme garanties pour l'exécution d'une action particulière et sont utilisées à la fois dans le domaine de l'économie et du travail. Malgré le fait qu'il n'existe aujourd'hui pas d'exigences uniformes pour la rédaction d'une lettre de garantie, il existe néanmoins quelques détails et astuces pour la rédiger.

Le concept de lettre de garantie

Les lettres de garantie sont non commerciales lettres commerciales, qui confirment ou garantissent l'exécution d'une action particulière, le respect de certaines conditions préalablement convenues. Souvent, il peut servir de réponse à une réclamation reçue ou être rédigé à la demande de l'une des parties.

Un document correctement rédigé enregistre les obligations des parties à la transaction, mais en même temps, il ne constitue pas une garantie légale.

Une telle lettre peut garantir :

• les délais de réalisation des travaux ;
• paiement de la main d'œuvre ou de la commande ;
• emploi;
• qualité du travail.

Conditions d'inscription

Etant donné que la lettre de garantie n’a aucune force juridique, elle peut être conclue soit oralement, soit verbalement. par écrit. Mais en même temps, une garantie écrite aura toujours une valeur légèrement plus élevée qu'une garantie orale.

Lors de la rédaction d'une lettre de garantie, il est nécessaire d'utiliser des livre blanc Format A4. S'il est établi au nom de personne morale, le papier à en-tête de l'entreprise est utilisé. Il est également tamponné et signé par le gérant, dans certains cas le comptable.

En cas d'écriture d'une lettre un individu, une simple signature suffit.

Si la lettre est composée de plusieurs feuilles, celles-ci doivent être numérotées et cousues.

Détails de la lettre

Comme tout autre document, la lettre de garantie contient un certain nombre de détails auxquels il convient de prêter attention :

• Numéro du document marqué "Sortant". Attribué selon les règles de flux documentaire ;
• Date de compilation, avec le mois indiqué en toutes lettres ;
• Destination– indiquez le nom de l'organisation, le nom complet et la fonction du destinataire. Il s'agit souvent du directeur ou du chef d'une entreprise ou d'un département. Dans certains cas, cette ligne contient l'inscription « Pour présentation sur le lieu de demande » ;
• Titre du document– certificat de garantie, lettre de garantie, obligation de paiement, etc. ;
• Texte de l'engagement, qui indique le motif de la relation, les obligations elles-mêmes, les conditions et garanties d'exécution, et éventuellement les sanctions qui peuvent être appliquées en cas de manquement à l'obligation ;
• Signature compilateur et sa transcription.

Le certificat de garantie peut être accompagné de documents supplémentaires– des copies de contrats précédemment conclus ou d'autres documents affectant les conditions d'exécution des obligations.

Exigences relatives au style de présentation

Considérant que la lettre de garantie concerne directement la documentation commerciale, un certain nombre d'exigences lui sont proposées :

1. Style d'affaires . L'utilisation de mots et d'expressions familiers et d'argot est exclue ;
2. Brièveté . Vous ne devez pas décrire en détail les raisons de la situation de retard de paiement ou de livraison des marchandises, ni décrire les conditions dans lesquelles la décision d'établir la lettre a été prise. Il suffit d'indiquer les garanties pour l'exécution de l'obligation ;
3. Déclarations spécifiques . Pour donner de la crédibilité au document, il est nécessaire d'indiquer clairement les modalités et les montants. Par exemple, sur le formulaire de garantie pour la livraison des marchandises, vous ne devez pas écrire « Nous nous engageons à livrer un lot de café dans un avenir proche », UN «Nous nous engageons à livrer un lot de café d'un montant de 10 colis de 5 kg chacun avant le 25.05.16»;
4. Clarté . L'utilisation d'expressions et de phrases sans ambiguïté est exclue. Les informations contenues dans la lettre doivent être interprétées sans ambiguïté.

Méthodes de transfert

La lettre de garantie terminée peut être transmise au destinataire de plusieurs manières :

1. En personne;
2. Par courrier recommandé ;
3. Par email.

Dans les deux derniers cas, il serait utile d'informer le destinataire de l'envoi du courrier et de lui demander de signaler sa réception. Cela renforcera non seulement la confiance de vos partenaires, mais contribuera également à éviter une situation où la lettre n'a pas été reçue pour un certain nombre de raisons et où vous n'en avez pas été informé à temps.

Lettre de garantie d'emploi

L'un des types de lettres de garantie est une lettre de garantie d'emploi. Vous en aurez peut-être besoin :

1. Pour les étudiants . Certaines universités exigent que les diplômés ayant étudié sur une base budgétaire fournissent à l'établissement d'enseignement une lettre de garantie d'emploi. En l’absence d’une telle lettre, l’étudiant peut soit être envoyé travailler dans une autre partie du pays, soit être contraint de payer des frais de scolarité pour obtenir un diplôme.
2. Pour les citoyens étrangers . Le Service fédéral des migrations peut également exiger des étrangers qu'ils fournissent une lettre de garantie d'emploi afin de garantir que la personne a un emploi.

De telles lettres de garantie sont délivrées si le contrat de travail n'a pas encore été conclu ou entrera en vigueur après un certain délai - une semaine, un mois.

Il est compilé de la même manière qu'un fichier ordinaire. Dans la colonne du destinataire, est enregistré le nom de l'organisation qui demande cette lettre, ou la phrase « Présentée au lieu de la demande ».

Le texte de la lettre exprime le consentement du gestionnaire à accepter l’employé pour un poste particulier. La date d'embauche, le salaire et d'autres conditions sont indiqués. La lettre est rédigée sur papier à en-tête de l'organisation et doit être certifiée non seulement par le gestionnaire, mais également par le chef comptable et avec un sceau humide.

En cas de refus de travailler après rédaction et transmission de cette lettre au destinataire, la direction de l’organisme peut encourir des amendes.

Exemples de lettre de garantie

Nous offrons échantillons standards lettres de garantie.

Lettre de garantie pour la livraison des marchandises :

Réf. N° 234577

Directeur de Gorstroy LLC N.V. Lesnoy

Lettre de garantie

Stroymaterial LLC, OGRN 4544578833 en tant que fournisseur principal matériaux de construction conformément à l'accord n°144 du 05.05.2010, cette lettre garantit la fourniture de matériaux de construction : ardoise à hauteur de 1 000 feuilles et ciment à hauteur de 10 tonnes conformément à l'accord de fourniture n°1089 du 09.10.2016. Date limite de réalisation : 24 octobre 2016

En cas de retard de livraison, nous nous engageons à payer une pénalité d'un montant de 5% du coût total matériaux de construction fournis.

Directeur de Stroymaterial LLC(signature P.L. Dynkov)

Lettre de garantie de paiement :

Réf. N° 4555

Au directeur de Terra LLC I. I. Stepova

Lettre de garantie

Linda LLC garantit le paiement des services rendus services de construction selon l'accord conclu n°122 du 05/05/2015. Un montant de 50 000 roubles sera payé jusqu'au 31 novembre 2015.

Directeur de Linda LLC(signature P.P. Ladko)

Lettre de garantie pour l'achèvement des travaux :

Réf. N° 5564

Directeur de Fort LLC I.I. Ivanov

Lettre de garantie

LLC "Karier" garantit l'exécution travaux de finition selon l'accord n°15 du 10.10.2015. Les travaux spécifiés dans le contrat seront achevés au plus tard le 31/05/2016.

Directeur de la SARL "Karier"(signature F.F. Fedko)

Lettre de garantie d'emploi :

Réf. N° 334

du 31/04/2016

Présenté là où requis

Certificat de garantie

Par cette lettre, Terra Lex LLC confirme son consentement à conclure un contrat de travail à durée déterminée avec Bela Olga Andreevna pour une durée de 3 ans et l'emploie dans l'organisation en tant que conseillère juridique à partir du 1er août 2016.

Nous garantissons de lui fournir un fonctionnaire salaires(salaire de 20 000 roubles), enregistrement selon le Code du travail de la Fédération de Russie, ensemble complet d'avantages sociaux, congé payé d'un montant de 24 jours calendaires.

Directeur de Terra Lex SARL(signature I.I. Sorokin)

Chef comptable(signé par L. Yu. Svyatchenko)

Vidéo : Rapport de rapprochement et lettre de garantie

Vous doutez de la nécessité des lettres de garantie ? Regardez une courte vidéo qui explique comment vous pouvez utiliser la lettre de garantie reçue devant le tribunal si les partenaires se soustraient à leurs obligations.

Une lettre de garantie est un document qui garantit le respect d'une condition ou d'une action particulière. Malgré le fait qu'il n'a pas de réelle force juridique, il peut toujours être utilisé devant les tribunaux comme preuve secondaire du non-respect des termes d'un accord préalablement conclu.