Dans les organisations, pour garantir la discipline des employés et augmenter la productivité du travail, il est d'usage de présenter par écrit les faits, suggestions et plaintes liés aux processus de travail.

L'un des documents les plus courants est une note destinée à un employé. Pourquoi et comment écrire ce document, et sera discuté dans notre article.

De quel type de document s'agit-il, le but de sa rédaction et ses types

Une note est un document écrit, rédigé sous une forme prescrite, exposant des faits ou des informations sur une question spécifique. Le but de sa rédaction est d'encourager un manager ou une personne de rang supérieur à prendre une décision sur la question présentée.

Il existe plusieurs types de notes. Selon le contenu, il peut s'agir de :

• informatif;
• nature proactive;
• caractère de reporting.

Caractère informatif s'exprime dans un exposé de faits relatifs, par exemple, à l'achèvement d'une mission, de tâches assignées, de travaux ou à l'avancement de leur mise en œuvre par un employé ou un groupe de travail spécifique.

Caractère d'initiative exprimée dans la présentation par l’auteur de propositions ou de recommandations concernant le salarié et son activité de travail. Fondamentalement, il s'agit d'un message concernant une violation de la discipline par une personne en particulier : comportement grossier, retard, état d'ébriété sur le lieu de travail, etc.

Rapports Le but du rapport est de transmettre au patron des informations sur l'achèvement de la mission par une personne ou un groupe de travail spécifique.

Le mémo peut également être de deux types, en fonction des conséquences attendues de la commission ou de la non-commission d'actions liées à la discipline ou aux devoirs de travail d'une personne en particulier :

• avec une offre d'incitations ;
• en faisant une proposition de sanction (disciplinaire ou matérielle).

Selon à qui il est adressé, il peut s'agir interne(au sein d'une organisation ou d'une unité structurelle) ou externe(en dehors de l'entreprise, vers une structure supérieure). L’initiateur de l’écriture peut être soit les salariés de l’une des structures de l’entreprise, soit son dirigeant.

La particularité du document est qu'il est envoyé strictement dans l'ordre de subordination directe d'un fonctionnaire subordonné à un fonctionnaire supérieur.

Terrains

Les faits suivants peuvent servir de base à l'établissement d'un document :

• détérioration processus de production en raison de la faute d'un employé ou d'un groupe de personnes ;
• amélioration des processus de production grâce au travail particulier et aux réalisations d'un employé ou d'un groupe d'individus ;
• maintenir le contact entre le chef d'entreprise et les personnes chargées de l'exécution d'une mission précise ;
• exprimer un point de vue lorsque des désaccords surviennent entre salariés sur des questions directement liées au processus de travail ;
• expression de désaccord avec une décision prise par une personne supérieure dans une unité structurelle ou directement dans l'organisation.

Forme et structure du document

Un mémorandum est un document officiel présenté sur papier A4 ou sur formulaire, selon son type. DANS version complète il devrait consister en les parties suivantes: raisons et événements de sa rédaction, analyse de la situation, conclusions et propositions pour résoudre le problème. Dans certains cas, la deuxième partie peut manquer : dans ce cas, l'exposé des faits ou de l'événement est immédiatement suivi de propositions précises d'action dans les circonstances.

D'un point de vue juridique, la note doit contenir certains détails. Si c'est interne, c'est :

• le nom de l'unité structurelle dans laquelle travaille l'initiateur du rapport ;
• nom du document ;
• date d'écriture;
• le destinataire indiquant sa fonction et son nom complet ;
• directement du texte avec le titre ;
• signature et transcription complète signatures.

S'il est externe, sont ajoutés aux détails :

• le nom de l'organisme auquel il est envoyé ;
• numéro d'enregistrement sortant;
• ville de compilation et lieu de compilation (organisation et structure).

Le titre du rapport est obligatoire. Il devrait indiquer clairement ce qui sera discuté. Cela pourrait donc être :

• « À propos de l'absence du travail » ;
• « À propos d'être en retard » ;
• « À propos de l'impolitesse sur le lieu de travail » ;
• « Sur l'avancement des travaux » ;
• « Sur l'augmentation de la productivité du travail » ;
• « À propos des bonus », etc.

Une note interne peut être formatée sous une forme plus libre. L'externe doit être établi sur un formulaire type.

Si un document est rédigé par un employé ordinaire d'une unité structurelle, alors avant de le soumettre pour examen directement au chef de l'entreprise, il est visé (signé) par le chef de cette unité structurelle ou de ce département. Si elle est destinée directement au chef d'une unité structurelle ou d'un service, alors la signature est apposée par son auteur.

Le rapport est rédigé, en règle générale, par méthode dactylographiée. Toutefois, une note interne peut être rédigée à la main dans le respect des normes et exigences établies.

S'il ne tient pas sur une seule feuille, chaque feuille suivante est numérotée selon règles existantes numérotation : en haut à droite chiffres arabes. S'il comporte des pièces jointes, elles sont répertoriées selon les règles d'établissement de la documentation commerciale avec copies jointes.

Les types et formes de billets sont les mêmes pour les entreprises et organisations de toute forme de propriété, publique ou privée, et de tout type d'activité. Un document rédigé avec des violations n'a aucune force juridique et ne constitue pas une base permettant au chef d'entreprise ou au chef d'une unité structurelle de prendre des mesures pour résoudre le problème ou la question signalée.

Mémorandum. Texte, compilation. Exemple, modèle, échantillon. En écrivant. Comment composer, écrire ?

Conseils pour rédiger des mémos. Règles, structure, exemples. Comment rédiger correctement un rapport ? (10+)

Mémorandum. Exemple, modèle, échantillon

Le nom « Mémorandum » vient du mot « rapport », c'est-à-dire communiquer des informations. Sa structure et son contenu sont déterminés par cette considération.

Les finalités de l'établissement d'un tel document :

• Corriger la situation. Vous êtes conscient de certains faits qui ne vous concernent pas personnellement, mais qui, selon vous, interfèrent avec votre travail, réduisent votre efficacité et constituent des sources de risques. Vous les signalez à la direction afin qu'elle puisse analyser l'information et prendre des mesures.
• Augmentez votre efficacité au travail. Une mauvaise exécution de leurs tâches par les services ou collègues concernés réduit l'efficacité de votre travail. Vous suggérez de faire des ajustements.
• Protégez-vous. Vous êtes traité injustement. Le mémo est une tentative de résoudre pacifiquement la situation. Vous pouvez alors déposer une plainte auprès des autorités compétentes ou au tribunal, mais vous proposez de régler le problème au sein de l'entreprise sans laver votre linge sale en public.
• Soulager la responsabilité. Vous avez fourni les informations nécessaires aux personnes disposant de l'autorité nécessaire. Vous n’êtes alors plus responsable de corriger la situation. Aucune réclamation ne pourra être formulée contre vous.

Le texte du mémorandum doit être dans un style commercial.

La rédaction d’un mémo a beaucoup en commun avec la rédaction d’une plainte.

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• Technologies pour la prospérité
  • Carrière
  • Conseils au gérant
  • Réussite personnelle et harmonie
• Loisirs actifs

Mémorandum

Destinataire

La personne à qui le rapport est envoyé, sa fonction et son nom complet.

Exemple. Directeur général SARL "Foma et Erema", Foma Evgenievich Somov.

Vous devez envoyer un mémorandum à une personne dont la compétence inclut la résolution du problème que vous soulevez. Par conséquent, avant de rédiger le document, vous devez vous familiariser avec structure organisationnelle société et répartition des pouvoirs.

Les droits, responsabilités et domaines de compétence sont généralement formulés dans le règlement de l'unité.

L'essence du problème

Énoncez brièvement l’essence des informations que vous souhaitez transmettre. À partir de cette section, le destinataire doit comprendre la gravité du problème et être encouragé à lire attentivement le reste du texte.

Exemple 1. Le caissier est régulièrement en retard au travail. Jusqu'à l'ouverture de la caisse, le travail est paralysé. Nous perdons des clients et des revenus.

Exemple 2. Des inconnus apparaissent dans la salle des archives contenant des documents confidentiels.

Exemple 3. Je suis victime de discrimination en raison de mes croyances religieuses. Je suis athée et mon supérieur immédiat est un croyant fanatique. Il me met la pression.

Description détaillée de la situation

Exemple 1. La procédure de service client de notre entreprise comprend le paiement direct au caissier. Nous commençons à travailler à partir de 8h00, car la plupart des clients souhaitent recevoir nos services avant le début de leur journée de travail, afin de pouvoir arriver à temps au travail. Cependant, la billetterie est fermée de 9h00 à 9h30. Les clients sont obligés d'attendre. Ils nous ont contactés dans l'espoir d'être à l'heure au travail, mais à cause de la caisse, ils sont en retard. Ces visiteurs refusent complètement nos services et partent immédiatement, annulant leur commande, ou ne nous contactent plus.

Exemple 2. En raison de mon horaire de travail flexible, j'arrive régulièrement au travail avant le début des heures de travail du reste des employés. J'ai remarqué qu'à ce moment-là, les locaux des archives étaient en train d'être nettoyés. La femme de ménage est là seule. Les classeurs sont verrouillés, mais ce sont des armoires de bureau ordinaires qui n'ont aucune classe de sécurité. Ils sont faciles à ouvrir.

Exemple 3. Mon superviseur me rappelle constamment que je n'assiste pas aux événements religieux et que je n'épouse pas ma femme. Il attire l'attention de ses collègues sur le fait que je n'observe pas les messages et ne note pas jours fériés, et déclare qu'il ne peut y avoir de confiance dans les non-croyants, puisqu'ils manquent de fondement moral. En termes d’évaluation de mon travail et de mes récompenses financières, il fait également preuve de partialité.

Dommages/problèmes potentiels

Exemple 1. Mauvais travail niveau de caisses enregistreuses tous nos avantages concurrentiels, sur la base d'un horaire de travail convenable. Paiement supplémentaire pour les autres salariés pour des frais supplémentaires heures de travail le matin, cela s'avère être une perte d'argent. Nous perdons d’anciens clients fidèles et ne parvenons pas à en attirer de nouveaux.

Exemple 2. La divulgation d'informations provenant de nos archives peut entraîner des pertes, donner lieu à des poursuites de la part des clients et porter atteinte à l'autorité de notre entreprise. Un accès relativement libre aux archives peut poser des problèmes au nettoyeur lui-même. Si quelqu'un se rend compte que le nettoyeur a la possibilité de prendre connaissance de nos documents confidentiels, cela peut entraîner des pressions pénales sur lui.

Exemple 3. L'attitude décrite à mon égard réduit mes performances, provoque un stress constant et entraîne une détérioration de ma santé. La qualité de mon travail diminue, la productivité diminue, ce qui entraîne des pertes directes pour l'entreprise. Une situation nerveuse se crée dans l'équipe, qui n'est pas non plus propice à un travail productif.

Liste des documents réglementaires - motifs

Dans certains cas, la situation décrite ne viole aucun documents réglementaires, mais contient un danger ou cause des dommages. Ensuite, nous omettons cette section.

Exemple 1. Approuvé par l'entreprise horaire de travail, selon lequel la journée de travail commence à 8h00.

Exemple 2. L'entreprise a approuvé une déclaration de confidentialité qui décrit la procédure de stockage et d'utilisation des documents confidentiels. La pratique actuelle contredit cette disposition.

Exemple 3. Notre État est laïc. La liberté de religion est garantie par la Constitution. Il me semble que la discrimination fondée sur la religion est inacceptable.

Offres

Exemple 1. Je vous demande d'obliger le caissier à ouvrir la caisse à temps.

Exemple 2. Je vous demande de donner l'ordre d'installer un système de vidéosurveillance dans les locaux des archives.

Exemple 3. Je vous demande d'effectuer un travail d'explication avec mon supérieur immédiat, de lui signaler que ses actes sont contraires à la loi et nuisent au climat de travail dans l'équipe, à l'efficacité du travail, à l'image de l'entreprise, temporairement (le temps que la situation se stabilise) prendre le contrôle personnel de l'évaluation de mon travail et de mes incitations financières. J'espère votre compréhension.

Conclusion

Liste des documents joints

Informations sur les dates d'envoi du document, s'il est renvoyé.

Fonction, nom, prénom, patronyme du compilateur

Date, signature

Lire aussi :

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Les mémos peuvent être informatifs, d’initiative et de reporting. Il existe également des rapports et des notes explicatives - ces dernières expliquent les raisons des actions et des événements ou expliquent certaines parties du document.

Exemple de mémo

Un exemple classique de mémo peut être un document d'initiative concernant la fourniture du processus de travail avec les éléments nécessaires.

Dans la partie supérieure droite, nous plaçons les informations sur le destinataire :

Directeur de Sfera LLC.
Pavlova N.P.
En haut à gauche se trouve le nom de l'unité structurelle : Service de Gestion Documentaire
Centre : Mémo.
Vient ensuite la date et le numéro du document sur le côté gauche : 05/07/2013 n°1.
A droite, le lieu : Moscou.
Ci-dessous se trouve le titre : À propos du remplacement de la cartouche.

Texte: Je voudrais attirer votre attention sur le fait que la cartouche d'imprimante existante est devenue inutilisable en raison d'un dépassement de sa durée de vie. Cette circonstance ne nous permet pas de mener à bien vos tâches de gestion documentaire.
Je vous demande d'envisager de remplacer la cartouche défaillante par une nouvelle.
Ci-dessous - informations sur le destinataire et sa signature : Chef adjoint du département - signature - Vlasov D.I.

Exemple de mémorandum

L'exemple proposé de rédaction d'un mémo permettra d'informer vos supérieurs sur les résultats - y compris intermédiaires - de la mise en œuvre de toute mission.

Dans le coin supérieur droit :

Au chef de JSC "Stoika".
En dessous du centre : Mémo.
Prochaine date et numéro : 05/07/2013

Résumé: A l'issue de la première étape du concours.
Texte : Dans le cadre du concours de compétences professionnelles des jeunes constructeurs, a eu lieu le premier tour de qualification auquel ont participé 14 spécialistes. 11 personnes ont réussi le test. La deuxième étape du concours aura lieu le 14 mai à 14h00 dans le bâtiment 1A.
De la ligne rouge : Contremaître – signature – Semenov S.A.

Mémo pour un étudiant

Le rapport peut servir de mesure d'influence sur l'étudiant si d'autres techniques pédagogiques ne fonctionnent pas. L'enseignant rédige ensuite une note à l'intention du directeur ou du directeur.

Par exemple: À propos de la nécessité de transférer un étudiant
Je voudrais attirer votre attention sur le fait que malgré les conversations et les rencontres avec les parents, Ivanov V.V., élève de 7b. continue de violer la discipline. Le 7 mai, il a perturbé un cours de littérature et le 8 mai, un cours de biologie.
À la suite des actions d'Ivanov V.V. d'autres étudiants n'ont pas pu acquérir des connaissances. À cet égard, je propose de soutenir la décision du conseil pédagogique et d'examiner la question du transfert de V.V. Ivanov. en 7a.

Mémo sur l'absentéisme scolaire

Un type courant de rapport est une note adressée au responsable concernant l'absentéisme d'un employé sans raison valable.

Par exemple: Violation de la discipline du travail.
Je voudrais attirer votre attention sur le fait que le 07/05/2013, la comptable Nina Dmitrievna Glazkova était absente de son lieu de travail de 9h00 à 13h00.
Documents confirmant la validité du motif d'absence, Glazkova N.D. non fourni. En relation avec ce qui précède, je propose de déclarer Glazkova N.D. réprimander.

Formulaire de rapport

Les rapports sont rédigés sous forme libre : la première partie est un exposé de l'essence de la question, la seconde est constituée de conclusions et de propositions. Le format dépend du destinataire.

Une note externe adressée à une organisation supérieure est envoyée sur papier à en-tête de l'entreprise et contient les mêmes détails qu'une lettre ordinaire.
Une note interne comprend : le nom de l'unité structurelle, le titre du document - note, date, numéro, destinataire, titre du texte, texte et signature.

Vidéo intéressante : Mémo (écrit sur la base d'un vrai mémo)

De nombreuses personnes ont dû rédiger un mémo, mais tout le monde ne comprend pas de quoi il s'agit, pourquoi il est rédigé, où il est soumis et ce qui peut être réalisé avec. Dans cette publication, nous comprendrons.

Après l'avoir lu, vous serez entendu par la direction. Et pour cela, il n’est pas nécessaire de crier aux hautes fonctions.

Qu'est-ce qu'un rapport et pourquoi est-il rédigé ?

Et même si cela s’appelle une note, c’est avant tout un document officiel. Il peut être adressé aux autorités suivantes :

• Au supérieur immédiat.
• Chef du département concerné.
• À la haute direction.
• Le chef de l'entreprise principale.

Comme le montre la liste, les possibilités de ce document sont très grandes. Parmi les objectifs, on peut citer plusieurs principaux :

Un procès-verbal est rédigé, tant à l'initiative du salarié qu'à la demande des autorités. Cela dépend des raisons pour lesquelles on l'écrit.

En fonction des objectifs poursuivis par la note, ils peuvent être divisés en trois catégories :

1. Initiatoire.
2. Informatif.
3. Rapport.

Le premier type a pour objectif d'initier certaines actions et décisions de gestion. Par conséquent, il contient des propositions visant à résoudre la situation ou à améliorer le processus de production et la vie de l'entreprise.

Le deuxième type signale un incident ou explique ses circonstances. En règle générale, les rapports sont rédigés régulièrement et contiennent les résultats et l'état actuel du processus décrit.

Selon l'affiliation du destinataire, les rapports sont divisés en internes (le destinataire est un employé de la même entreprise) et externes (le destinataire est un employé de l'organisation principale).

Règles de rédaction d'un rapport

Dans la forme, les mémos externes et internes sont légèrement différents les uns des autres. Par exemple, l'intérieur est écrit à la main sur une feuille A-4 et l'extérieur est imprimé sur du papier à en-tête. L'interne est signé par l'employé rédacteur et l'externe est signé par le chef de l'organisation d'envoi.

En termes de contenu, tous les rapports ont une conception similaire. Il contient un titre, un texte et une signature. L'en-tête indique le destinataire et l'expéditeur. Le texte se compose de deux parties : la première décrit les raisons et les conditions préalables à la parution du mémo, la seconde décrit les conclusions et propositions de la personne qui compose le mémo.

Le résultat de la soumission d'un mémorandum est la résolution du gestionnaire. Sur la base de sa décision, des pénalités, des incitations et une modernisation du processus de production sont effectuées, des responsabilités sont attribuées et des changements sont apportés à la vie de l'équipe.

Vous trouverez ci-dessous un formulaire standard et un exemple de rapport, dont une version peut être téléchargée gratuitement.

Une note (code 0286041 selon OKUD*) est un document d'information et de référence adressé au responsable, chef de service et autres personnes habilitées. Il expose en détail tout problème lié aux conclusions et propositions du compilateur et vise à inciter la direction à prendre une certaine décision.

Il n’existe pas de définition du « mémorandum » en tant que concept indépendant dans la législation.

Le mémorandum est établi aussi bien sur instruction écrite ou orale du manager, qu'à l'initiative des salariés eux-mêmes (par exemple, dans les cas où, pour résoudre toute production ou question économique il est nécessaire de présenter les informations dans par écrit haute direction). A l'aide d'un tel document, vous pouvez faire une proposition d'amélioration côté technique processus de production, exprimez votre désaccord avec une décision prise par un responsable supérieur et exprimez également votre point de vue en cas de désaccord avec des collègues. Par conséquent, lors de la préparation d'un mémorandum, il est tout d'abord important que l'auteur formule clairement sa position, puis fournisse des arguments convaincants en sa faveur.

Espèces

Types de mémos

Les mémos comportent plusieurs divisions.

Selon le contenu, les rapports sont divisés en informatifs, rapports et initiatives. Un rapport informatif est un document qui comprend des informations sur les détails et les méthodes d'exécution des travaux. Des notes de ce type sont établies périodiquement. Un rapport de reporting informe le patron des résultats du travail effectué et de la mise en œuvre des instructions. Un rapport d'initiative incite un supérieur à prendre une décision. L'auteur peut y présenter ses recommandations et suggestions.

Aussi, les mémos sont répartis en fonction de leur destinataire :

note interne - un document adressé au directeur de l'organisation ;

une note externe est adressée à une personne extérieure à l'entreprise.

Échantillon

Exemple de mémorandum sur les bonus

Département des approvisionnements

Directeur général
SARL "Magnit"
Semenova Irina Grigorievna

RAPPORT

2013-04-10-CN du 10/04/2013

À propos des bonus

Veuillez encourager le directeur commercial Alexander Olegovich Krasnov avec un bonus en espèces de 8 000 roubles pour l'expansion clientèle de 30 à 50 points de vente et une augmentation des ventes totales de produits de 2 fois sur la base des résultats du 3ème trimestre 2013.

Chef du département des approvisionnements Egorov V. A. Egorov

Lorsque vous rédigez une note sur le non-accomplissement ou la mauvaise exécution des tâches du poste, utilisez les détails suivants :

nom de l'unité structurelle ;

nom du document – ​​​​Rapport ;

date de préparation du document, numéro d'origine ;

destinataire - fonction, nom et initiales au datif ;

titre du document - « À propos de... », « Concernant... » ;

texte de la note - d'abord le fait de non-accomplissement ou de mauvaise exécution des tâches de travail est décrit, puis une demande spécifique est formulée ;

signature - la position du compilateur, sa signature et la transcription de la signature : nom et initiales.

Exemple de mémo sur la non-conformité responsabilités professionnelles

Département des transports

Directeur général
SARL "Sverdlovsk"
S. S. Morozov

RAPPORT
04.10.2013 № 6

Manquement à l'exercice de ses fonctions officielles

Je voudrais attirer votre attention sur le fait que le chauffeur de transport Ivan Igorevich Sokolov n'a pas présenté la voiture qui lui était assignée (numéro d'état C 042 MK 83) pour un contrôle technique programmé, violant ainsi les dispositions Description de l'emploi du 06.10.2010

Dans le cadre de la violation, je propose de réprimander I.I. Sokolov.

Chef du département des transports Shubov O. F. Shubov

Violation de la discipline du travail

À propos du comportement grossier d'un employé

Sur le côté droit du formulaire, sont inscrits le nom complet de la personne à qui le rapport est envoyé et sa fonction exacte. Ci-dessous est inscrit le nom complet de l'employé qui rédige le mémo. Ici, en haut, est inscrit le nom de l'unité structurelle où le comportement grossier de l'employé a été détecté et la date de délivrance du document est indiquée.

Le texte doit décrire en détail ce qui s’est passé et indiquer en quoi consistait exactement le comportement grossier de l’employé. Sur la base de ce qui précède, une demande est faite pour examiner la question des mesures disciplinaires à l'encontre de l'employé. Des mesures disciplinaires sont imposées sur ordre du gestionnaire.

Il est important d'identifier la raison de ce comportement du salarié ; il est important d'obtenir une note explicative du coupable, qui doit être jointe au formulaire de signalement.

Interne

Une note est un document adressé au responsable d'une institution donnée ou supérieure et l'informant de la situation actuelle, d'un phénomène ou d'un fait survenu, du travail effectué, ainsi que contenant les conclusions et propositions de l'auteur. La note est établie à la fois à l'initiative du salarié lui-même et sur instruction du manager. Le but de la note d'initiative est d'inciter le manager à accepter solution optimale. Son texte est donc clairement divisé en deux parties. Le premier, énonciatif (descriptif), expose les faits qui se sont produits ou décrit la situation, le second contient des propositions et des demandes. Les rapports informent le gestionnaire de l'avancement des travaux. Ces notes sont soumises régulièrement.

Le texte du mémorandum doit être précédé d'un titre commençant par la préposition « o » (« à propos »). Comme l'exécution des certificats, l'exécution de ce type de document dépend du destinataire. Les mémos (internes) ne sont pas rédigés sur une simple feuille de papier. Les détails du formulaire sont reproduits sous forme dactylographiée : nom de l'unité structurelle, type de document (mémorandum), date. La note interne est signée par l'auteur.

Un exemple de mémorandum interne.

Département général

Mémo au Directeur Général de l'association

05.10.99 N° 36 Ivanov N.K.

Kalouga

À propos du remplacement des machines à écrire.

Je tiens à vous informer que le bureau des machines est actuellement équipé machines à écrire modèle obsolète, dont beaucoup ont des caractéristiques de performance peu fiables.

Je vous demande de réfléchir à la question de l'ajout de six nouvelles machines et d'un ordinateur avec imprimante.

Chef du bureau des machines Signé par G.N. Kolbin.