1c pag-apruba ng aplikasyon at paggasta ng mga pondo. Subsystem "mga elektronikong aplikasyon" para sa paggastos ng mga pondo

"Kailangan mong magsimula ng isang milyong dolyar na negosyo na may kapansin-pansing kakulangan ng mga banknotes."

I. Ilf at E. Petrov

Pagpaplano ng daloy ng salapi sa pagpapatakbo o kung paano bumuo ng isang sistema ng kontrol sa daloy ng salapi

Panimula

Ang artikulong ito ay nakatuon sa pagpaplano ng daloy ng salapi sa pagpapatakbo (pagkatapos dito ay tinutukoy bilang "DC"), at ang mga sumusunod na aspeto ng aktibidad na ito ay ibubunyag:

1. ang papel ng pagpaplano ng pagpapatakbo ng DS sa buhay ng kumpanya;
2. operational planning subsystem DS sa karaniwang configuration na “1C: Manufacturing Enterprise Management rev. 1.3 (release 1.3.32.1)" (mula rito ay tinutukoy bilang UPP);
3. mga tampok at error ng isang tipikal na soft starter subsystem;
4. praktikal na karanasan sa pagpapatupad ng DS operational planning subsystem;
5. Mga posibleng opsyon para sa mga pagpapabuti at pagwawasto ng mga error ng karaniwang subsystem ng SCP.

1 Ang papel ng pagpaplano ng pagpapatakbo ng DS sa buhay ng kumpanya

Ang pangarap ng sinumang CFO (Chief Financial Officer) ay ang kawalan ng “cash gaps” (ang cash gap ay kakulangan ng pondo para matupad ang kasalukuyang mga obligasyon ng kumpanya sa isang tiyak na oras) sa kanyang kumpanya, at ang pangarap na ito ay naging pantay. mas obsessive sa panahon ng krisis. Ang pera ang nagtutulak na puwersa ng isang kumpanya, at ang kawalan nito, kahit sa maikling panahon, ay maaaring humantong sa "malubhang sakit" o kahit na "kamatayan" ng kumpanya. Ang dahilan para sa "mga puwang sa pera" ay isang pagkakaiba sa pagitan ng oras ng pagtanggap ng mga pondo at ang kanilang paggasta, na maaaring sanhi ng maraming layunin, halimbawa: mga pana-panahong katangian ng larangan ng aktibidad ng kumpanya. Ang isang halimbawa ay ang mga kumpanyang pang-agrikultura (crop) na nagkakaroon ng mga pangunahing gastos sa taglamig at tagsibol, at tumatanggap ng bulto ng kanilang kita sa taglagas. Kapag nangyari ang isang "cash gap", ang kumpanya ay kailangang gumawa ng iba't ibang mga hakbang upang maalis ang mga ito, halimbawa: pag-akit ng mga pautang sa bangko, mga pautang, kagyat na pagbebenta ng mga likidong asset, atbp. Sa kabila ng mga hakbang na ginawa, ang sitwasyong ito sa isang paraan o iba ay magkakaroon ng masamang epekto sa kapakanan ng kumpanya. Kaya, ang pagbuo ng isang sistema para sa pagpaplano, pagpapatupad at kontrol ng mga daloy ng pera ay isa sa mga pangunahing gawain ng direktor sa pananalapi ng kumpanya.

2 Operational planning subsystem DS sa karaniwang configuration na “1C: Manufacturing Enterprise Management rev. 1.3" (mula dito ay tinutukoy bilang UPP)

Ang UPP ay may ilang mga dokumento at ulat na nagbibigay-daan sa iyong magpasok ng mga plano para sa pagtanggap at paggasta ng mga pondo, at batay sa mga datos na ito, bumuo ng kalendaryo ng pagbabayad. Tingnan natin ang mga bagay na ito sa pagsasaayos:

1. Dokumento" Nakaplanong daloy ng salapi": ang dokumentong ito ay sumasalamin sa nakaplanong pagtanggap ng DS. Ang dokumento ay nagpapahiwatig ng isang partikular na katapat, kasunduan, item sa daloy ng salapi, atbp. Ang dokumento ay may espesyal na tampok na "Isama sa kalendaryo ng pagbabayad"; kung hindi ito nakatakda, ang data ay hindi isasama sa rehistro ng "Mga Settlement na may mga katapat" at, bilang resulta, sa ulat ng "Kalendaryo ng pagbabayad" at iba pang mga ulat .

Tampok 1: Kung, pagkatapos mai-post ang dokumentong ito, titingnan natin ang ulat ng "Statement of Settlements with Contractors", pagkatapos ay makikita natin ang isang resibo para sa halaga ng dokumento, na kung ano ang dapat na resulta. At sa kasong ito, mahalaga kapag naglalagay ng dokumento sa pagbabayad (p/p o PKO) na i-link ang dokumento sa pagpaplano ng resibo ng DS, kung hindi, makikita natin ang pagdodoble ng mga halaga ng resibo sa ulat. Gayundin, kung hindi naka-link ang mga dokumento, ipapakita ang maling data sa kalendaryo ng pagbabayad. Madaling magkamali, halimbawa, kung ipinapahiwatig mo ang paraan ng pagbabayad na "Cash" sa dokumento ng pagpaplano at gumawa ng pagbabayad sa pamamagitan ng hindi cash, kung gayon sa kasong ito ay hindi posible na ipahiwatig ang koneksyon ng mga dokumento at , bilang resulta, magkakaroon ng duplicate. Kahit na gamitin mo ang mekanismong "Enter based on" upang ipakita ang katotohanan ng pagbabayad, at ang koneksyon sa pagitan ng dalawang dokumento ay makikita sa subordination structure, hindi ito nangangahulugan na ang lahat ay dadaan nang tama sa mga rehistro.

1. Dokumento" Aplikasyon para sa paggastos ng DS": ang dokumentong ito ay kinakailangan upang ipakita ang mga nakaplanong gastos ng DS. Kasabay nito, ang dokumentong ito ay maaaring gamitin upang magreserba ng DS para sa isang partikular na pagbabayad. Ang dokumento ay nagpapahiwatig ng isang partikular na katapat, kasunduan, item sa daloy ng salapi, atbp. Ang dokumento ay may espesyal na tampok na "Isama sa kalendaryo ng pagbabayad"; kung hindi ito nakatakda, ang data ay hindi isasama sa rehistro ng "Mga Settlement na may mga katapat" at, bilang resulta, sa ulat ng "Kalendaryo ng pagbabayad" at iba pang mga ulat. Ang dokumentong ito ay mayroon ding espesyal na tab na "Pagbabadyet", na nagsasaad ng senaryo ng pagpaplano at ang item ng paglilipat ng badyet upang subaybayan ang pagsunod sa naunang inilagay na badyet at ang nakaplanong pagbabayad.

Tampok 2: Kung hindi naaprubahan ang aplikasyon, mapupunta pa rin ito sa ulat ng “Kalendaryo ng pagbabayad” kung pipiliin ang flag na “Isama sa kalendaryo ng pagbabayad.” Iiwan namin ang talakayan sa paksang "Ito ba ay makatwiran o hindi" sa labas ng saklaw ng artikulo. Kapag nagpapasok ng isang pagbabayad, madaling gawin ang mga pagkakamali na inilarawan sa seksyong "Tampok 1".

1. Dokumento" Pagsasara ng mga nakaplanong kita": ang tinukoy na dokumento ay inilaan para sa pagsasara ng mga dokumento "Planned receipt of DS", i.e. ang nakaplanong halaga (bahagi ng halaga) ng resibo ng DS ay "inaalis".

Tampok 3: Sa kasamaang palad, hindi ka pinapayagan ng dokumentong ito na manu-manong ayusin ang halaga ng pagsasara, i.e. tinitingnan ng programa ang balanse ng planong ito at lahat ang natitira ay sakop, na hindi palaging maginhawa. Halimbawa, kung bahagyang inayos namin ang plano sa pagpapatupad, dapat magbago ang plano para sa pagtanggap ng DS. Sa kasong ito, kakailanganin mong gumawa ng mga pagbabago sa dokumentong "Planned receipt of DS", gayunpaman, ang mga "retroactive" na pagsasaayos, tulad ng alam namin, ay hindi nagdudulot ng anumang kabutihan. Bilang karagdagan, kung ang pagsasaayos ng nakaplanong resibo ng DS ay ipinasok sa dokumentong "Pagsasara ng mga nakaplanong resibo", kung gayon posible na masubaybayan ang kasaysayan ng mga pagbabago sa mga plano.

1. Dokumento" Pagsasara ng mga kahilingan para sa paggastos ng mga pondo» ay inilaan para sa pagsasara ng mga dokumento "Application para sa DS expenditure", i.e. ang nakaplanong halaga (bahagi ng halaga) para sa paggastos ng DS ay "inaalis".

Tampok 4: ang mga katulad na nuances ay inilarawan sa "Tampok 3".

1. Iulat " Iskedyul ng pagbabayad": ang ulat na ito ay nagpapakita ng paparating na mga gastos at resibo ng DS, na nagbibigay-daan sa iyong makita ang "cash gaps."

Tampok 4 : Ang karaniwang sertipiko para sa ulat ay nagsasabing: "Ang ulat ay inilaan upang ipakita ang impormasyon tungkol sa mga binalak na pagbabayad, mga resibo at mga balanse para sa napiling yugto ng panahon" Kung may nag-iisip na pinag-uusapan natin ang tungkol sa mga balanse ng DS sa mga kasalukuyang account, sila ay lubos na nagkakamali. Pinag-uusapan natin ang tungkol sa mga balanse sa mga aplikasyon/pinaplanong resibo (titingnan natin ang halimbawang ito sa ibang pagkakataon).

1. Iulat " Pagsusuri ng availability ng DS": ipinapakita ng ulat na ito ang balanse ng DS sa kumpanya, ang DS ay nakalaan ayon sa mga aplikasyon ng DS, pati na rin ang DS para sa write-off at resibo.
2. Iulat " Mga aplikasyon para sa paggastos ng mga pondo" Ayon sa sertipiko ng UPP, ang ulat na ito ay tinatawag "Hindi nabayarang mga papasok na pagbabayad" at "naglalayon na makakuha ng impormasyon sa mga papasok na pagbabayad na nakarehistro sa system, ngunit kung saan wala sa mga kinakailangang aksyon ang naisagawa: pagmuni-muni sa operational accounting o aktwal na daloy ng pera (pagbabayad)." J Nakakatuwa! Para sa "tunay" na tulong, pumunta sa configurator at tingnan ang paglalarawan: "naglalayong suriin ang pagpapatupad ng mga kahilingan para sa paggastos ng mga pondo sa isang tiyak na tagal ng panahon. Ang column na "Papasok" ay nagpapakita ng mga halaga para sa mga nakumpletong aplikasyon, at ang column na "Gastos" ay nagpapakita ng pagpapatupad ng mga aplikasyon para sa panahon (nagbibigay ng mga dokumento sa pagbabayad batay sa mga aplikasyon o pagsasara ng mga ito). Ang mga balanse sa simula at katapusan ng panahon ay nagpapakita ng mga natitirang halaga para sa mga aplikasyon."
3. Iulat " Mga nakaplanong resibo ng DS" Kung naniniwala ka sa sertipiko, ito pa rin ang parehong ulat " Hindi nabayarang mga papasok na bayad"J. Sa configurator: "dinisenyo upang pag-aralan ang pagpapatupad ng mga plano para sa pagtanggap ng mga pondo, na dokumentado ng mga nauugnay na dokumento para sa isang tiyak na tagal ng panahon. Ipinapakita ng column na "Papasok" ang mga halaga ng mga nakaplanong resibo, at ipinapakita ng column na "Gastos" ang pagpapatupad ng mga plano para sa pagtanggap ng mga pondo para sa isang tiyak na panahon (pagpaparehistro ng mga papasok na dokumento ng pagbabayad batay sa mga dokumento para sa pagpaplano ng pagtanggap ng mga pondo). ”
4. Magrehistro ng impormasyon « Mga setting para sa pag-apruba ng mga aplikasyon para sa paggastos ng DS»: Ang rehistro ay inilaan upang "paganahin" ang paggamit ng isang mekanismo para sa pagkakasundo ng mga aplikasyon para sa isang partikular na organisasyon at panahon.
5. Direktoryo « Mga ruta ng koordinasyon mga aplikasyon": inilalarawan ng direktoryong ito ang mga ruta para sa pag-apruba ng mga aplikasyon para sa paggastos ng DS.
6. Magrehistro ng impormasyon " Mga setting ng ruta ng pag-apruba ng order» nagrereseta ng ruta para sa pag-apruba ng aplikasyon, at sa karaniwang paggana ay nakasalalay lamang ito sa departamento (CFD - sentro ng pananagutan sa pananalapi) ng aplikasyon.
7. Paggamot "Koordinasyon ng mga aplikasyon": Sa pagpoproseso na ito, pinag-ugnay ang mga kahilingan.
8. Karagdagang karapatan" Payagan ang pagbabayad nang walang aplikasyon» nagpapahintulot sa pagbabayad na magawa nang walang naaprubahang aplikasyon.

Tampok 5:Limitasyon ng mga karapatan hindi gumagana (madaling ma-bypass) kung:

A) ang dokumento ng pagbabayad ay hindi naproseso kaagad;

B) hindi kasama sa checkbox ang attribute na "Reflect in operational accounting";

C) order ng pagbabayad at cash settlement na may uri ng operasyon na "Pagbabayad ng sahod". Isa itong error sa UPP: sinusuri ng code ang hindi tamang tabular na bahagi ng dokumento.

1. Karagdagang karapatan" Pahintulutan ang paglampas sa mga kinokontrol na halaga ng mga badyet» - nagpapahintulot sa iyo na gumawa ng aplikasyon para sa paggastos ng mga pondo kung sakaling ang mga halaga sa mga aplikasyon ay lumampas sa nakaplanong halaga para sa isang kontroladong item sa badyet.

3 Mga tampok at error ng isang tipikal na soft starter subsystem

Tingnan natin ang mga feature at error ng isang tipikal na subsystem gamit ang isang partikular na halimbawa.

Paunang data (mga kondisyon ng problema):

A) ipinakilala namin ang isang bagong organisasyon na "TRG" sa UPP demo base;

B) ipasok ang mga paunang balanse ng DS ( noong 11/01/2012): 1 milyong manggagawa sa kasalukuyang account at 50 libong rubles. sa rehistro;

C) lumikha kami ng mga bagong user na “Purchasing Manager” ( Hindi namin ini-install ang karagdagang karapatan na "Pahintulutan ang pagbabayad nang walang aplikasyon") at "Sales Manager".

1. Plano ng sales manager na ibenta ang "produkto 1" ngayong buwan (pinlano ang pagbabayad sa pamamagitan ng bank transfer) sa halagang 600,000 rubles at ipasok ang dokumentong "Planned receipt of DS".

Mahalaga: Kung hindi mo itatakda ang attribute na “Isama sa kalendaryo ng pagbabayad,” ang nakaplanong resibo ng DS ay hindi isasama sa ulat na “Payment Calendar” o “Statement of Settlements with Counterparties.” Sa aming halimbawa ay i-install namin ito.

Tingnan natin ang ulat ng "Kalendaryo ng pagbabayad":

Bigyang-pansin ang data na ipapakita ng ulat kung ang panahon ay itinakda mula 01.11.12 (mula sa sandaling ipinasok ang mga balanse):

Mahalagang tandaan ang tampok na ito!

Tandaan din na ang ulat ay hindi nagpapakita (ito ay isang error sa ulat) ng mga balanse ng pera sa isang hiwalay na seksyon:

1. Tulad ng binalak, ang pagbebenta ay dumaan, ngunit ang bumibili Nagbayad ako para sa unang paghahatid sa pamamagitan ng bank transfer, A binayaran para sa pangalawang paghahatid sa cash. Nagpasok kami ng mga dokumento sa pagbebenta sa halagang 400,000 at 200,000 rubles, pagkatapos, sa pamamagitan ng mekanismong "Enter on the basis", ipinasok namin ang isang order ng pagbabayad sa halagang 400,000 at PKO sa halagang 200,000 rubles. Suriin natin ang mga ulat:
   1. Bubuo kami ng ulat na "Kalendaryo ng pagbabayad" mula 02.11.2012 hanggang 31.12.2012, makukuha namin ang sumusunod na resulta:

Nananatili ang nakaplanong halaga na 200,000, bagama't natuloy ang pagbabayad. Nangyari ito dahil sa ang katunayan na pinlano namin ang lahat ng mga pagbabayad sa pamamagitan ng bank transfer, ngunit nakatanggap ng 200,000 sa cash at, nang naaayon, ang aplikasyon ay hindi maaaring "makuha" sa cash na dokumento, at kahit na ang katotohanan na ipinasok namin ang lahat ng mga dokumento " ay hindi tumulong" gamit ang mekanismong "batay sa pagpasok", at sa istruktura ng subordination nakikita natin ang kadena:

Ide-delete namin ang PKO at gagawa kami ng payment order na 200 thousand, pero hindi namin itatakda ang “Paid” sign. Kaya, makikita natin ang sumusunod na larawan sa kalendaryo ng pagbabayad:

1. Plano namin ang paggasta ng DS sa halagang 500,000 para bayaran ang mga supplier. Magpasok tayo ng aplikasyon para sa paggastos ng DS:

Ang kalendaryo ng pagbabayad ay magiging ganito:

Mangyaring tandaan na ang gastos ay naka-iskedyul para sa 12/09/12, kahit na ang petsa ng aplikasyon ay 12/08/12, ito ay tama, dahil sa field na "petsa ng pagkonsumo" ipinahiwatig namin ang ika-09.

1. Aaprubahan namin ang aplikasyon. Nagaganap ang pag-apruba mula sa pagpoproseso ng "Pag-apruba ng Application", at available din ang mekanismo ng pag-apruba sa pamamagitan ng Web interface. Sa pagpoproseso ng pagkakasundo mayroong isang napaka-maginhawa at kapaki-pakinabang na function para sa pag-set up ng mga ulat:

Ang ulat ay unang binuo at nai-save sa seksyong "Mga Custom na Ulat" (Serbisyo->Mga Custom na Ulat), pagkatapos ay ginagamit ito upang ipakita ang kinakailangang impormasyon kapag nag-aapruba ng mga aplikasyon. Gamit ang pag-andar na ito, maaari mong i-configure ang pagpapakita ng mga balanse sa mga kasalukuyang account na isinasaalang-alang ang mga pagbabayad para sa mga naaprubahang aplikasyon, maaari mo ring ipakita ang pagsunod ng aplikasyon sa badyet, atbp. Ang posibilidad ng pag-apruba sa pamamagitan ng Web interface ay nagbibigay-daan sa manager na kontrolin ang mga pagbabayad nang hindi nasa lugar ng trabaho.

1. Ngayon, batay sa naaprubahang aplikasyon, ilalagay namin ang pagbabayad sa pamamagitan ng papalabas na order ng pagbabayad, at susubukan din naming i-bypass ang mekanismo ng pagbabawal sa pagbabayad ng higit sa halaga ng naaprubahang aplikasyon:

Tulad ng nakikita mo, kapag ang order ng pagbabayad ay naproseso kaagad, ang isang mensahe ay lilitaw na nagpapahiwatig na ang pinahihintulutang balanse sa application ay nalampasan, ngunit kapag hindi ito naproseso kaagad, ang kontrol ay hindi gumagana, at ang purchasing manager ay namamahala sa pagbabayad ng supplier nang higit sa inaprubahan ng manager:

Dahil sa error na ito, tulad ng sa ulat ng “Payment Calendar,” lalabas ang “miracles”:

Gayundin hindi nangyayari kontrol sa RKO na tinanggal ang bandila " Magmuni-muni sa operational accounting."

Walang kontrol na nangyayari gayundin sa Payment Order, sa at RKO na may uri ng operasyon na "Payment of wages", na isang error sa karaniwang UPP.

4 Praktikal na karanasan sa pagpapatupad ng isang subsystem para sa pagpaplano ng pagpapatakbo ng trapiko ng sasakyan

Ngayon tingnan natin ang praktikal na karanasan ng pagpapatupad ng subsystem na ito sa isang malaking agricultural holding (tawagin natin itong "Agro"), habang bibigyan lamang natin ng pansin ang bahagi ng gastos ng pagpaplano ng pagpapatakbo, dahil ito ay ang pinaka-kawili-wili at pagpindot, dahil maaari naming maimpluwensyahan ang mga gastos, ngunit ito ay hindi kaya madaling impluwensyahan ang kita.

Nagsimula ang pagpapatupad ng operational planning subsystem para sa paggalaw ng DS sa Agro kasama ng komprehensibong automation ng accounting batay sa UPP 1.3. Noong nakaraan, ang paghawak ay nag-iingat ng mga rekord sa 8 magkakaibang mga pagsasaayos (higit sa 5 malalayong tanggapan sa 4 na rehiyon ng ating bansa), at ang pagpaplano ng pagpapatakbo ng mga daloy ng trapiko ay isinagawa sa Excel. Sa katapusan ng buwan, ang mga subsidiary na ipinadala sa kumpanya ng pamamahala (mula rito ay tinutukoy bilang kumpanya ng pamamahala) parehong nagpaplano para sa paggasta ng DS at mga plano para sa pagtanggap ng DS. Sinuri ng mga empleyado ng management treasury ang mga ipinadalang plano kasama ang badyet, pagkatapos ay ipinadala ito sa mga pinuno ng mga lugar para sa pag-apruba, ang mga pinuno ng mga lugar ay nagtama at sumang-ayon sa mga plano para sa paggalaw ng DS. Pagkatapos ay pinagsama-sama ng management treasury ang mga planong natanggap mula sa mga tagapamahala sa mga lugar at ipinadala ang pinal na plano sa pangkalahatang direktor para sa pag-apruba. Ang naaprubahang plano ay ipinadala pabalik sa mga subsidiary, at sa loob ng isang buwan ay sinuri ng mga empleyado ng management treasury ang paggalaw ng DS gamit ang naaprubahang plano, i.e. kinokontrol ang pagpapatupad nito.

Sa kurso ng paghahanda ng sistema para sa paglulunsad sa komersyal na operasyon, ang isang pagsusuri at pagtatayo ng isang "as is" na modelo ng proseso ng negosyo na "Operational planning of vehicle traffic" ay isinagawa. Pagkatapos ng reengineering sa proseso ng negosyo at pagbuo ng "gaya ng nararapat" na modelo, isang bagong regulasyon para sa proseso ng negosyo na "pagpaplano ng pagpapatakbo para sa paggalaw ng mga sasakyan" ay binuo. Ang mga kinakailangang pagbabago ay ginawa sa SCP demonstration base at isang test case ang ginawa. Ang halimbawa ng pagsubok ay sinubukan ng lahat ng kalahok sa proseso ng negosyo, natukoy ang mga pagkukulang at ang mga karagdagang kahilingan ay ipinahayag para sa pagpapabuti ng paggana ng SCP. Matapos alisin ang mga pagkakamali at gawin ang mga kinakailangang pagsasaayos, ang mga bagong regulasyon para sa proseso ng negosyo na "Pagpapaplano ng pagpapatakbo ng daloy ng trapiko" ay naaprubahan at ipinaalam sa pamamagitan ng utos ng Pangkalahatang Direktor sa mga empleyado ng holding. Sa diagram sa ibaba, magbibigay ako ng halimbawa kung paano iproseso ang isang aplikasyon para sa paggastos ng DS pagkatapos ng pagpapakilala ng mga bagong regulasyon:

Ang resulta na nakuha mula sa pagpapatupad ng subsystem na ito:

1. napalakas ang kontrol sa paggasta ng DS sa mga kumpanyang may hawak;
2. ang bilis ng paghahanda ng mga plano sa trapiko para sa mga sasakyang de-motor ay tumaas;
3. ang pagpapatupad ng plano ng kilusan ng DS ay naging mas "transparent";
4. "cash gaps" ay naiwasan.

Nais kong tandaan na pagkatapos ng pagpapatupad ng UPP sa mga may hawak na kumpanya (higit sa 120 mga gumagamit ay nagtatrabaho online gamit ang isang Web client o remote na koneksyon sa pamamagitan ng RemoteAPP) at ang DS operational planning subsystem, sa partikular, ang paksa ay: " napagkasunduan ba ang aplikasyon para sa paggasta ng DS o hindi?” naging isa sa mga pinaka-pressing na isyu sa kumpanya. Lumabas ang mga katotohanan na kung minsan ay nagbabayad ang mga may hawak na kumpanya sa mga supplier, sa kabila ng pagbabawal mula sa kumpanya ng pamamahala at ang pagkakaiba sa pagitan ng mga gastos at naaprubahang badyet. Naturally, na nakatanggap ng napakalakas na tool sa pagkontrol bilang isang pinag-isang ERP system, agad itong nagbigay ng positibong resulta.

5 Mga pagpapahusay na ginawa sa panahon ng pagpapatupad ng subsystem

Sa talatang ito ay ilalarawan ko lamang ang isang maliit na bahagi ng mga pagpapabuti na ginawa sa panahon ng pagpapatupad ng subsystem sa holding.

1. Ang mga error sa karaniwang configuration ng soft starter 1.3 ay naayos na.
2. Ang mga halagang batay sa mga aplikasyon para sa paggasta ng DS at mga plano sa resibo ng DS ay nagsimulang lumitaw sa kalendaryo ng pagbabayad pagkatapos lamang ng pag-apruba.
3. Ang pamamaraan para sa pagpili ng ruta para sa pag-apruba ng isang aplikasyon para sa paggastos ng DS ay nagbago. Ang ruta para sa pag-apruba ng isang aplikasyon ay nagsimulang umasa sa:
   1. Mga artikulo ng DS;
   2. halaga ng aplikasyon.
   3. Approved lang maaaring i-upload ang mga order sa pagbabayad sa bangko ng kliyente. Sa karaniwang UPP, inaalis din ang mga hindi naaprubahang item.
   4. Ang kakayahang i-bypass ang pagbabawal sa pagbabayad nang walang aplikasyon ay inalis.
   5. Ang kasaysayan ng mga pag-apruba ng aplikasyon ay naimbak. Sa anumang oras, makikita ng user kung sino ang may aplikasyon para sa pag-apruba at kung sino (kapag) inaprubahan ang aplikasyon.
   6. Ang isang mekanismo para sa "pagsusulatan" sa mga aplikasyon ay binuo, na ginagamit kapag ang isang aplikasyon ay dumaan sa ruta ng pag-apruba.
   7. Ang pagproseso ng pag-apruba ng mga aplikasyon ay napabuti. Ang kahilingang ginamit sa dynamic na listahan ay hindi optimal, bilang isang resulta, na may malaking dami ng mga kahilingan, sa oras ng pag-apruba, ang pagproseso ay nagyelo sa loob ng 2-3 minuto. Ang pakikipag-ugnayan sa mga developer tungkol sa error na ito ay hindi nagbunga ng anumang mga resulta, kaya ang error ay naitama nang nakapag-iisa.
   8. Ang pagpoproseso ay binuo upang isama ang aplikasyon sa kalendaryo ng pagbabayad, i.e. pagkatapos maaprubahan ang aplikasyon, ang pamamaraan para sa paggawa ng mga pagbabayad ay karagdagang natukoy, sa madaling salita, ang pamamaraan para sa pagsasama ng aplikasyon sa kalendaryo ng pagbabayad ay natukoy
   9. Ang isang pakete ng mga ulat ay binuo (kalendaryo ng pagbabayad, Daloy ng Cash, katayuan ng pag-apruba ng order, atbp.) na ginamit sa paghawak.

Sa apendiks sa artikulong ito ay mayroong ulat ng SKD para sa pagproseso ng pag-apruba ng mga aplikasyon.

6 Konklusyon

Kung gusto mong alisin ang mga puwang sa pera, kung gayon ang pagpaplano ng daloy ng salapi ay dapat na isang patuloy na proseso. Kung mas malaki ang negosyo, mas kumplikado ang istraktura nito, mas maraming uri ng mga aktibidad, mas mahirap pangasiwaan ang mga daloy ng salapi. Samakatuwid, ang pinag-isang sistema ng ERP ay isang makapangyarihang kasangkapan sa pagpaplano at pagkontrol sa daloy ng salapi.

Ang dokumentong "Paghiling para sa paggastos ng mga pondo" ay inilaan upang itala ang desisyon na gumawa ng cash o non-cash na pagbabayad (grupo ng mga pagbabayad) o ilipat ang mga pondo. Ang mga detalye ng dokumento at ang pamamaraan para sa kanilang paggamit ay karaniwang katulad sa mga dokumentong "Payment order (outgoing)" at "Cash expenditure order".

Maaaring awtomatikong mapunan ang mga parameter ng reserbasyon at placement. Para sa layuning ito, ang dokumento ay nagbibigay ng mga flag at "Awtomatikong paglalagay".

Kung nakatakda ang mga flag na ito, maaaring awtomatikong mapunan ang column na "Placement" kapag na-click mo ang button "Punan at I-post".

Maaaring pagsamahin ang awtomatiko at manu-manong pamamaraan ng paglalagay. Kapag nakatakda na ang mga bandila "Awtomatikong pagpapareserba" At "Awtomatikong paglalagay" Maaari mong manu-manong tukuyin ang opsyon sa paglalagay para sa bahagi ng halaga ng aplikasyon. Pagkatapos ay kapag pinindot mo ang pindutan "Punan at I-post" Magkakaroon lamang ng awtomatikong paglalagay para sa natitirang halaga.

Kapag ang uri ng operasyon ay nakatakda sa " Pagbabayad sa supplier" o" Refund sa bumibili" ginagawa ang mga pagbabago sa mga operational settlement sa mga katapat.

Batay sa dokumentong "Application para sa paggastos ng mga pondo", maaaring ipasok ang mga dokumento sa pagbabayad sa bangko at cash. Ang mga naturang dokumento ay nagbibigay ng kinakailangang " Application", na pinupunan habang nagta-type ka batay dito, o maaaring manu-manong punan. Kapag nagpo-post ng mga dokumento sa pagbabayad na may tinukoy na aplikasyon para sa paggastos ng mga pondo, ang pagsunod sa halaga ng dokumento sa kasalukuyang balanse ng mga natitirang pagbabayad para sa aplikasyong ito ay sinusuri.

Kapag nagse-set up ng mga karagdagang karapatan, posibleng pagbawalan ang user na magproseso ng mga dokumento sa pagbabayad nang hindi nagsasaad ng aplikasyon para sa paggastos ng mga pondo.

Ang dokumentong "Paghiling para sa paggasta ng mga pondo" ay maaari ding magsilbi bilang isang link sa pagitan ng cash management subsystem at ng budgeting subsystem. Para sa layuning ito, ang application ay nagbibigay ng isang bloke ng mga detalye na katulad ng dokumentong "Budget Operation" (scenario sa pagpaplano, item ng turnover, central financial district, proyekto, atbp.). Gamit ang tinukoy na mga detalye, kapag nagsusumite ng isang aplikasyon, ang pagsunod sa kabuuang halaga ng mga pondo na naaprubahan para sa paggasta sa naunang itinatag na mga halaga ng paglilimita ay sinusubaybayan.

Mga tampok ng pagtatrabaho sa mga application kapag ginagamit ang mekanismo ng pag-apruba ng aplikasyon

Ang mekanismo ng pag-apruba ng aplikasyon ay ginagamit bilang opsyonal: para sa isang listahan ng mga organisasyon.

Kapag ginagamit ang mekanismo ng pagtutugma ng application, lumitaw ang mga sumusunod na tampok:

Kung ang aplikasyon ay hindi nagpapahiwatig ng isang organisasyon, ang application na ito ay hindi lumahok sa pag-apruba




Ang ruta para sa pag-apruba ng aplikasyon ay tinutukoy alinsunod sa mga setting depende sa Division na tinukoy sa aplikasyon.




Kung ang aplikasyon ay hindi nakapasa sa ruta ng pag-apruba (ang katayuan ng aplikasyon ay hindi "Naaprubahan"), ang isang dokumento sa pagbabayad ay hindi maaaring maibigay sa batayan nito




Kung ang aplikasyon ay nagsimulang dumaan sa ruta ng pag-apruba, ang aplikasyon ay maaaring baguhin



• 
  

  Ang user na ang aplikasyon ay kasalukuyang inaprubahan

  
  

  Mga user na nag-aapruba ng isang application sa mas matataas na yugto ng pag-apruba
  Hindi mababago ng ibang mga user ang application.




Kung ang order ay nasa "Naaprubahan" na estado, hindi ito mababago




Kung ang application ay pumasok sa "Rejected" state, ang application ay kinansela




Ang kasalukuyang katayuan ng mga aplikasyon ay nasa listahan ng mga aplikasyon



• 
  

  ang katayuan ay ipinapakita sa isang hiwalay na hanay

  
  

  Ginagamit ang pagpapangkat ayon sa katayuan ng order

  
  

  ang mga application ay naka-highlight sa kulay ng background

  
  
  
  
  • 
    

    tinanggihan - pink

Upang maipatupad ang sistema ng kontrol sa pananalapi ng BDDS sa oras ng pagbuo ng mga aplikasyon para sa paggastos ng mga pondo, kinakailangang pag-aralan ang pakikipag-ugnayan ng departamento ng pananalapi sa iba pang mga departamento, gayundin ang pagbuo ng pinag-isang impormasyon sa regulasyon at sanggunian. Kung hindi posible na i-automate ang kontrol ng mga daloy ng pera sa pamamagitan ng badyet, maaari mo itong i-automate sa pamamagitan ng mga kahilingan para sa mga pondo sa paggastos.

Dati, pinamunuan ko ang departamento ng pananalapi sa JSC NAPO im. V. P. Chkalova." Ito ang isa sa pinakamalaking negosyo sa pagmamanupaktura ng sasakyang panghimpapawid sa Russia na may kawani na humigit-kumulang 7,000 katao. Gayunpaman, ang kumpanya ay ganap na kulang sa mga patakaran sa pagpaplano gumagastos ng pera, mga regulasyon para sa pagguhit ng mga dokumento para sa pagbabayad, mga prinsipyo para sa kanilang pag-apruba. Ang mga dibisyon ay nagbigay ng mga kahilingan para sa paggastos ng mga pondo at badyet para sa buwan o quarter sa anyo ng mga memo. Kasabay nito, walang iisang inaprubahang listahan ng mga item at form ng badyet, pati na rin ang mga sentro ng pananagutan sa pananalapi. Bilang isang resulta, ang patuloy na mga salungatan ay lumitaw sa pagitan ng departamento ng pananalapi at iba pang mga departamento; ang mga empleyado ay nagreklamo na ang mga aplikasyon ay nawala, hindi binayaran sa oras, at, bilang isang resulta, ang nakasaad na badyet ay hindi natupad.

Upang i-streamline ang mga pagbabayad at matiyak ang kontrol sa paggasta ng mga pondo, napagpasyahan na ipatupad ang bloke ng "Treasury" bilang bahagi ng isang proyekto upang ipatupad ang isang sistema ng pagbabadyet batay sa umiiral na mga sistema ng impormasyon "1C: UPP" at SyteLine. Upang makamit ito, apat na problema ang nalutas.

Pagbubuo ng mga daloy ng salapi upang makontrol ang paggasta ng mga pondo

Una sa lahat, ang istraktura para sa pagtatayo ng isang badyet ng daloy ng salapi ay natukoy: ang mga item sa daloy ng salapi at ang kanilang priyoridad, mga form para sa isang rehistro ng mga pagbabayad at isang kalendaryo ng pagbabayad, pati na rin ang mga kahilingan para sa paggasta at pagtanggap ng mga pondo ay binuo.

Para sa kaginhawahan ng mga gumagamit, napagpasyahan na itali ang priyoridad ng pagbabayad sa mga item sa daloy ng salapi, at sa parehong oras ay limitahan ang pagpili ng mga item depende sa kasunduan at sa gitnang distrito ng pananalapi. Upang matiyak ang pare-parehong mga patakaran para sa pag-aayos ng proseso ng pagbabayad na malinaw sa lahat ng mga departamento, ang kumpanya ay bumuo at nagpatupad ng isang regulasyon na "Mga Prinsipyo at pamamaraan para sa paggasta ng mga pondo." Ang dokumentong ito ay naglalaman ng:

• mga patakaran para sa paghahanda ng mga dokumento para sa pagtanggap at paggasta ng mga pondo;
• mga prinsipyo at pamamaraan para sa pag-apruba at pagkakasunud-sunod ng mga dokumento para sa pagbabayad;
• algorithm para sa pagpapatakbo at kasalukuyang pagpaplano ng pagbabayad.

Ang isang mahalagang gawain ng mga regulasyon ay upang matiyak na ang anumang mga gastos sa pananalapi ay limitado sa mga halagang hindi lalampas sa halaga ng mga nauugnay na bagay. DDS ayon sa naaprubahang BDDS (taon, quarterly o buwanang) para sa bawat Central Federal District.

Pagpapakilala ng pagbuo ng mga kahilingan para sa paggastos ng mga pondo

Kapag ang responsableng tagapagpatupad ay kailangang gumastos ng mga pondo, anuman ang paraan ng pagbabayad (cash o non-cash), obligado siyang lumikha ng isang kahilingan para sa pagbabayad. Ang dokumentong ito ay ginawa sa elektronikong paraan sa dalawang sistema: “1C: UPP” o SyteLine. Dapat punan ng nagpasimula ng pagbabayad ang lahat ng kinakailangang detalye sa aplikasyon. Susunod, ang mga dokumento para sa paggastos ng mga pondo ay awtomatikong ina-upload sa "1C: UPP" na sistema ng impormasyon sa "Inihanda" na katayuan at nai-post doon.

• Paano ayusin ang isang sistema ng kontrol sa badyet: karanasan sa proyekto

Kapag nagsusumite ng mga aplikasyon, ang balanse sa ilalim ng item ng DDS para sa buwan (quarter, year) ay awtomatikong sinusubaybayan para sa bawat dibisyon (CFD-executor at CDF-customer), proyekto at kontrata. Kung ang limitasyon para sa isa sa mga item ng DDS na tinukoy sa dokumento ng pagbabayad ay lumampas, ito ay naitala sa 1C: UPP system, ngunit hindi nai-post. Kasabay nito, ang isang kaukulang mensahe ng impormasyon ay inilabas.

Sa pagsasagawa, ang sumusunod na sitwasyon ay maaaring lumitaw: ang limitasyon sa ilalim ng item ng DDS ay naubos na, ngunit ang aplikasyon para sa paggastos ng mga pondo ay may mataas na priyoridad at hindi ito ibinigay sa badyet para sa kasalukuyang panahon. Sa kasong ito, sinusuri ang dokumento para sa posibilidad ng pagsasaayos gamit ang mga magagamit na pondo sa ilalim ng isa pang artikulo ng DDS nitong Central Federal District o mga pagbabago sa badyet ng yunit na ito.

Kung ang isang desisyon ay ginawa upang kanselahin ang pagbabayad o ang counterparty ay hindi tumupad sa mga bayad na obligasyon nito (hindi naghatid ng mga kalakal at materyales, hindi nagbigay ng serbisyo) sa isang aplikasyon para sa paggastos ng mga pondo na ginawa sa 1C: UPP system, kung gayon ang kaukulang dokumento dapat sarado sa 1C: UPP system. at kinakailangan sa SyteLine system.

Ang pag-apruba ng isang aplikasyon para sa mga pondo sa paggastos ay nangyayari tulad ng sumusunod. Ang aplikasyon ay nakalimbag, ang mga dokumentong kailangan para sa pagbabayad ay nakalakip dito, at ito ay ineendorso ng mga opisyal na kasangkot sa proseso ng pag-apruba ng pagbabayad. Ang lahat ng naaprubahang aplikasyon ay isinumite sa departamento ng pananalapi ayon sa rehistro ng pagtanggap at paglilipat ng mga pondo, at itinalaga sa kanila ang katayuang "Tinanggap".

Pagbuo ng isang pamamaraan para sa paglikha ng isang rehistro ng mga pagbabayad at isang aplikasyon para sa paggastos ng mga pondo

Ang mga responsableng empleyado ng departamento ng pananalapi araw-araw ay gumagawa sa 1C: UPP system ng isang paunang rehistro ng mga pagbabayad para sa cash at non-cash na mga pagbabayad upang magplano ng pagbabayad para sa susunod na araw ng negosyo. Kasama sa rehistro ang lahat ng aplikasyon na isinumite sa departamento ng pananalapi bago mag-12 ng tanghali ng kasalukuyang araw. Kasabay nito, ang balanse sa ilalim ng item ng DDS para sa buwan (quarter, year) ay sinusubaybayan sa pangalawang pagkakataon para sa bawat dibisyon (CFD-executor at CDF-customer), mga proyekto, mga kontrata.

Kung ang nakaplanong limitasyon ay lumampas sa kasalukuyang buwan, ang aplikasyon para sa mga pondo sa paggastos ay hindi kasama sa rehistro ng pagbabayad. Kasabay nito, sa 1C: UPP system ay itinalaga ang katayuang "Rejected", at sa loob ng isang araw ng negosyo ay ibinalik ang dokumento sa ilalim ng lagda sa initiator ng pagbabayad para sa paggawa ng desisyon.

Pagkatapos ng pagbuo sa 1C: UPP system, ang paunang rehistro ng mga pagbabayad ay inilimbag at napagkasunduan kasama ang pinuno ng departamento ng pananalapi, punong accountant at representante na pangkalahatang direktor para sa ekonomiya at komersyo. Sa umaga ng araw ng pagbabayad, ang paunang rehistro ay isinumite sa pangkalahatang direktor para sa lagda. Kung, pagkatapos ng pag-apruba ng rehistro, may pangangailangan na baguhin ang ilang mga pagbabayad, kung gayon ang mga responsableng empleyado ng departamento ng pananalapi sa 1C: UPP system sa mga aplikasyon para sa paggastos ng mga pondo ay nagbabago sa "Petsa ng Gastos" at ibukod ang mga ito sa rehistro. Pagkatapos nito, ang rehistro ng pagbabayad ay itinalaga ang katayuan na "Naaprubahan", at ang lahat ng mga aplikasyon para sa paggastos ng mga pondo na kasama sa rehistro ay awtomatikong makakatanggap ng katulad na katayuan.

Posibleng lumikha at mag-post ng mga dokumento sa pagbabayad (mga cash order ng gastos at mga order sa pagbabayad) sa 1C: UPP system lamang batay sa mga aplikasyon para sa mga pondo sa paggastos na inaprubahan ng Pangkalahatang Direktor, maliban sa mga kasama sa rehistro ng pagpapatakbo ng mga pagbabayad .

Ang impormasyon tungkol sa mga pagbabayad na ginawa (mga aplikasyon para sa paggastos ng mga pondo) ay isinasagawa gamit ang 1C: UPP system gamit ang mga ulat tulad ng:

• Pagsusuri ng rehistro ng mga aplikasyon para sa paggastos ng mga pondo;
• Pamamahagi ng mga pagbabayad sa pamamagitan ng mga item ng DDS, mga order at pinagmumulan ng financing;
• Pamamahagi ng mga pagbabayad sa pamamagitan ng mga item sa FP.

Ang mga ulat ay nabuo pagkatapos na maipasok ang impormasyon tungkol sa pagbabayad ng mga empleyado ng departamento ng pananalapi, hindi lalampas sa dalawang araw ng trabaho mula sa petsa ng pagbabayad.

Ang lahat ng mga kahilingan para sa mga pondo sa paggastos na inaprubahan ng badyet ng kasalukuyang buwan, ngunit hindi binabayaran sa panahong ito, ay kasama ng mga nagsisimulang departamento sa badyet para sa susunod na nakaplanong buwan sa kasunduan sa pinuno ng departamento ng pananalapi. Siya naman, sa huling araw ng pagtatrabaho ng kasalukuyang buwan sa lahat ng naturang aplikasyon, binago niya ang parameter na "Petsa ng gastos" sa ikalawang araw ng trabaho ng susunod na nakaplanong buwan.

Pag-drawing ng kalendaryo ng pagbabayad

Para sa layunin ng pagpapatakbo at kasalukuyang pagpaplano ng cash flow, isang kalendaryo ng pagbabayad ay nabuo sa 1C: UPP system batay sa mga elektronikong dokumento tulad ng mga nakaplanong resibo at mga kahilingan para sa mga pondo sa paggastos.

• Kalendaryo ng pagbabayad: mga gawain para sa paglikha ng tool sa pamamahala ng pera

Ang pagsasaayos (pagbabalanse) ng kalendaryo ng pagbabayad ay isinasagawa araw-araw batay sa mga resulta ng pagsusuri nito, na isinasaalang-alang ang mga pagbabago sa mga plano para sa mga resibo at pagbabayad. Sa panahon ng kaganapang ito, kinakailangan upang matiyak na ang pang-araw-araw na kabuuang balanse ng cash sa lahat ng mga account at cash register ay hindi negatibo. Sa mga kaso kung saan positibo ang halagang ito, ngunit walang sapat na pondo sa mga indibidwal na account o sa cash register upang magbayad ng mga gastos, isang desisyon ang ginawa upang ilipat ang pera mula sa iba pang mga account. Depende sa laki ng mga balanse, ang mga hakbang ay isinasagawa upang maalis ang kakulangan o gamitin ang mga libreng pondo ng kumpanya:

• sa kaganapan ng isang kakulangan ng mga pondo, ito ay kinakailangan upang baguhin ang petsa ng gastos sa isang mas huling petsa sa mga aplikasyon kung saan ang petsa ng pagbabayad (kritikal) ay hindi pa dumarating;
• kung mayroong labis na lumampas sa halaga ng itinatag na reserba para sa mga hindi inaasahang gastos, sa mga aplikasyon na may petsa ng pagbabayad (nakaplano) nang mas maaga kaysa sa itinatag na deadline, sa pagsang-ayon sa initiator ng pagbabayad, ang petsa ng gastos ay binago sa isang mas maaga;
• kung ang halaga ng cash surplus ay lumampas sa mga pangangailangan ng negosyo, kung gayon ang isang desisyon ay ginawa sa mga opsyon para sa paggamit ng mga inilabas na halaga.

Salamat sa ipinatupad na solusyon, nagawa ng kumpanya na ipatupad ang dalawahang kontrol ng badyet ng pera sa real time, magtatag ng feedback sa pagitan ng mga kalahok sa proseso, bawasan ang panganib ng mga puwang sa pera at ayusin ang isang mas makatwirang paggamit ng mga pondo.

Larisa Kazakova, PA Polet - sangay ng Federal State Unitary Enterprise GKNPTs im. M.V. Khrunichev"

Mahigit 13 taon nang nagtatrabaho sa sektor ng pananalapi. Siya ang direktor sa pananalapi ng mga kumpanyang gaya ng MarketService LLC, ang Commercial Equipment Factory Group of Companies, at ang pinuno ng departamento ng pananalapi sa JSC NAPO im. V. P. Chkalova", iLogistica Group of Companies. Mula noong Disyembre 2014, nagtatrabaho na siya sa PA Polet, isang sangay ng Federal State Unitary Enterprise GKNPTs im. M.V. Khrunichev." Kabilang sa mga makabuluhang proyektong ipinatupad ay ang pagtatatag at pagpapatupad ng management accounting na may kasunod na automation sa BEST-4, “1C: 7” system sa MarketService LLC; pagpapakilala ng isang sistema ng pagbabadyet, pagpapanumbalik ng pamamahala ng accounting at katatagan ng pananalapi sa Trade Equipment Plant Group of Companies; pagbuo at pagpapatupad sa JSC NAPO im. V.P. Chkalov" na mga sistema para sa pagsubaybay sa mga account na natatanggap, pagbuo at pagsubaybay sa pagpapatupad ng badyet ng daloy ng salapi. Sa kasalukuyan, nagpapatupad siya ng proyekto para ilipat ang accounting at tax accounting mula sa memorial order system patungo sa 1C: UPP system batay sa 1C: UPP 1.3 platform sa Polet software.

Proseso ng negosyo "Koordinasyon at pag-apruba ng mga aplikasyon para sa paggastos ng mga pondo"

Sa mga kondisyon ng isang matatag na kondisyon sa pananalapi, ang isang negosyo ay magagawang ganap at sa oras na matupad ang mga obligasyon nito - sa kasong ito, ang negosyo ay hindi kailangang i-optimize ang paggasta ng mga pondo. Sa kasalukuyang panahon, sa konteksto ng krisis sa pananalapi, ang mekanismo para sa pamamahagi ng mga kakaunting pondo laban sa mga obligasyon ng isang negosyo ay partikular na nauugnay.

Ang proseso ay binubuo ng anim na sunud-sunod na yugto:

1. Ang isang kinatawan ng yunit (mga tagapamahala, mga inhinyero, atbp.) ay pinupunan ang isang aplikasyon upang gumastos ng mga pondo sa mga obligasyon - mga advance sa ilalim ng mga kontrata at pagbabayad ng utang sa mga dokumento ng pag-aayos.

2. Ang pinuno ng departamento, gamit ang mga maginhawang tool, ay nagsusuri ng mga aplikasyon para sa kawastuhan at, kung kinakailangan, itinutuwid ang mga ito.

3. Ang responsableng kinatawan ng serbisyo sa pananalapi (pinansyal na direktor, kinatawang direktor ng pananalapi o pinuno ng organisasyon) ay nagpapasiya mula sa kung aling mga kasalukuyang account, kung kanino at sa anong halaga ang mga pondo ay dapat ilipat.

4. Ang pinuno ng departamento ay namamahagi ng mga halagang pinapayagan para sa pagbabayad ayon sa mga partikular na aplikasyon (talagang ayon sa mga obligasyon - mga order, mga invoice, mga dokumento sa pag-aayos).

5. Ang departamento ng accounting ng negosyo, batay sa mga aplikasyon na naaprubahan at inilalaan para sa mga obligasyon, ay lumilikha ng mga papalabas na order sa pagbabayad.

6. Ang mga order ng pagbabayad ay awtomatikong ina-upload sa bangko ng kliyente.

Pagsusumite ng mga aplikasyon para sa paggastos ng mga pondo

Ang pagpaparehistro ng mga transaksyon para sa paggastos ng mga pondo mula sa mga kasalukuyang account ay palaging nagsisimula sa pagpaplano ng paggasta ng mga pondo - iyon ay, pagproseso ng mga aplikasyon para sa paggastos ng lahat ng mga departamento ng negosyo na kasangkot sa proseso.

Ang bawat serbisyo ng negosyo ay pumupuno ng isang aplikasyon para sa paggasta ng mga pondo depende sa layunin ng gastos (bawat layunin ng gastos ay tumutugma sa isang tiyak na uri ng operasyon sa dokumentong "Application para sa paggasta ng mga pondo"). Ang layunin ng gastos, sa kaso ng mga advance payment, ay maaaring isang order sa supplier, at sa kaso ng pagbabayad ng utang, isang settlement document.

Kaya, ang buong nakaplanong paggasta ng mga pondo para sa lahat ng mga serbisyo ay dapat na maipakita sa sistema sa anyo ng mga kahilingan para sa paggasta ng mga pondo.

Ang pagbuo ng isang aplikasyon para sa paggasta ng mga pondo ay isinasagawa gamit ang dokumentong "Application para sa paggasta ng mga pondo".

Fig.1.

Sinusuri ang mga inihandang aplikasyon

Sinusuri ng pinuno ng departamento ang listahan ng mga kahilingan para sa mga pondo sa paggastos na isinumite ng mga subordinates, itinutuwid ang mga ito at ipinadala ang mga ito sa serbisyong pinansyal para sa pag-apruba. Upang aprubahan ang isang aplikasyon para sa paggasta ng mga pondo, ang isang dokumento na "Pag-apruba ng mga Aplikasyon" ay iginuhit, kung saan ang mga natitirang dokumento na "Aplikasyon para sa paggasta ng mga pondo" ay pinili.

Fig.2.

Bilang resulta, pagkatapos suriin at ayusin, kinumpirma ng pinuno ng departamento na ang mga nakumpletong aplikasyon ay naaprubahan at handa na para sa pagsasaalang-alang ng serbisyong pinansyal.

Fig.3.

Pag-apruba ng mga aplikasyon ng serbisyong pinansyal

Matapos maihanda ang bawat serbisyo - napunan sa system - isang aplikasyon para sa paggastos ng mga pondo, ang direktor sa pananalapi o ang taong hinirang niya ay gagawa ng desisyon sa kanilang pagbabayad (buo o bahagyang) sa araw na iyon. Sa kasong ito, ang isang desisyon ay maaaring gawin sa bawat indibidwal na aplikasyon, pati na rin sa isang kumbinasyon ng mga ito ayon sa isang tiyak na pamantayan - halimbawa, sa pagbabayad sa isang partikular na katapat (o sa ilalim ng isang tiyak na kasunduan sa katapat), o ang badyet para sa ang mga kahilingan sa serbisyo sa kabuuan ay napagkasunduan.

Fig.4

Kapag gumagawa ng desisyon sa paggastos ng pera, dapat mong ipahiwatig mula sa kung aling kasalukuyang account ito dapat ipadala. Kapag sinusuri ang mga aplikasyon, nakikita ng direktor sa pananalapi ang mga balanse ng pera sa mga kasalukuyang account (isinasaalang-alang ang mga nakaplanong resibo at naunang naaprubahang mga pagbabayad) sa tab na "Mga Balanse sa Account". Sa pamamagitan ng pagsasagawa ng dokumento, inaprubahan ng financial director ang halaga ng mga pondo na maaaring ipamahagi sa mga aplikasyon para sa paggastos ng pera sa serbisyo.

Fig.5.

Pamamahagi ng mga naaprubahang pagbabayad ayon sa mga aplikasyon para sa mga pondo sa paggastos.

Ang pinuno ng departamento, gamit ang dokumentong "Pamamahagi ng mga Aplikasyon," ay namamahagi ng mga halagang inaprubahan sa pangkalahatan para sa serbisyo o partikular para sa mga katapat sa mga aplikasyon na kanyang pinili para sa paggasta ng mga pondo.

Fig.6

Kung ang naaprubahang dami ng aplikasyon ay mas mababa kaysa sa binalak, ang isang aplikasyon para sa paggasta ng mga pondo ay awtomatikong nilikha para sa natitirang halaga, na maaaring isumite ng pinuno ng departamento para sa pag-apruba ng serbisyo sa pananalapi sa ibang araw.

Gamit ang isang hanay ng mga analytical na ulat, maaaring suriin ng mga empleyado ng departamento ang binalak, naaprubahan at naisakatuparan na dami ng mga pagbabayad at ang natitirang mga obligasyon ng departamento sa mga kontratista.

Pagpaparehistro ng mga transaksyon batay sa aktwal na paggasta ng mga pondo.

Matapos ang mga aplikasyon para sa paggasta ng mga pondo ay dumaan sa proseso ng pag-apruba kasama ang direktor ng pananalapi, ang departamento ng pananalapi ng departamento ng accounting, batay sa mga naaprubahang aplikasyon, ay pumasok sa dokumentong "Palabas na order ng pagbabayad". Sa kasong ito, sa dokumentong "Outgoing Payment Order", ang lahat ng kinakailangang field ay awtomatikong napunan, ipinapahiwatig ng accountant ang layunin ng pagbabayad (para sa isang naka-print na form ng pagbabayad) at nagpo-post ng dokumentong "Outgoing Payment Order" nang walang "Bayaran". " marka.

Ang mga nilikha at nai-post na mga order ng pagbabayad mula sa 1C ay ini-import sa sistema ng Client-Bank.

Sa susunod na araw, habang ang mga pahayag mula sa bangko tungkol sa mga nakumpletong transaksyon ay natanggap, ang accountant ay nagpapahiwatig ng "Bayad" sa bawat order ng pagbabayad, at pumapasok din sa mga transaksyon sa system para sa paggasta ng mga pondo na isinulat ng bangko mula sa kasalukuyang account nang walang pagtanggap - gumuhit ng mga dokumentong "Utos ng pagbabayad: mga pondo sa pag-debit" at "Natanggap ang kahilingan sa pagbabayad". Kung ang mga pondo ay isinara nang walang pagtanggap na pabor sa mga katapat, ang mga nauugnay na serbisyo ay kailangang piliin ang dokumento ng pag-areglo ng katapat kung saan ginawa ang pagbabayad at isara ang aplikasyon para sa paggastos, kung ito ay nakumpleto na.

Maaari mong i-reconcile ang mga nakumpletong transaksyon sa paggasta ng mga pondo para sa araw na may pahayag gamit ang karaniwang pagproseso ng "Bank Statement". Sa karaniwang pagproseso ng "Bank Statement", maaaring kontrolin ng isang espesyalista ang balanse sa simula, mga resibo, gastos, at balanse sa pagtatapos ng araw para sa bawat bank account ng organisasyon sa konteksto ng mga dokumento. Kung ipinapakita ng printout na bahagyang binayaran ang dokumento, maaaring direktang magbayad ang user mula sa pagproseso.

Pagkatapos lamang na mai-post sa system ang mga dokumento sa paggasta ng mga pondo na may sign na "Bayad", ang mga pondo ay tinanggal mula sa mga account at ang katayuan ng mga pag-aayos na may mga pagbabago sa mga katapat.

Mga pagpipilian sa pagsasaayos

Ang solusyon ay inilaan para sa mga produkto ng software na "1C: Manufacturing Enterprise Management 8" at "1C: Trade Management 8".

Gastos sa trabaho

Tinutukoy nang indibidwal batay sa partikular na configuration ng Customer.

Sa ikalawang bahagi ng artikulo, isasaalang-alang namin ang prinsipyo ng paglikha ng "Mga kahilingan para sa paggastos ng mga pondo", na ipinapasa ito sa ruta ng pag-apruba at pag-isyu ng mga pondo ayon sa nilikha na aplikasyon.
Tingnan natin ang isang halimbawa:

1. Ang accountant sa pagkuha ay bumubuo ng isang kahilingan para sa paggasta ng mga pondo upang makagawa ng paunang bayad sa tagapagtustos ng IP Dobronravov para sa pagbibigay ng mga materyales;
2. Dapat suriin at aprubahan ng CFO ang aplikasyon;
3. Batay sa naaprubahang aplikasyon, ang procurement accountant ay bumubuo ng isang cash receipt order (nang walang markang "Bayad", ngunit may markang "Reflect in operational accounting");
4. Ang senior cashier, matapos suriin ang cash receipt order, ay naglalabas ng mga pondo (at minarkahan ang dokumento bilang "Bayad");
5. Sinusuri ng cash transactions accountant ang cash receipt order (suriin ang kahon para sa pagmuni-muni sa accounting at mga talaan ng accounting sa buwis upang mabuo ang accounting at tax accounting entries).

Upang gawing mas madaling ipakita ang mga transaksyon, ilipat natin ang interface sa "Cash Management".
Bago ka magsimulang magtrabaho sa mga aplikasyon para sa paggastos ng mga pondo, dapat mong ilagay ang lahat ng background na impormasyon. Ang unang bagay na kailangan mong punan ay ang rehistro ng impormasyon na "Mga Setting para sa pag-apruba ng mga aplikasyon para sa paggastos ng mga pondo." Sa "Pagse-set up ng pag-apruba ng mga aplikasyon", ang mga organisasyon kung saan ginagamit ang mekanismong ito at ang petsa ng pagsisimula ng paggamit ng mekanismo ng pag-apruba ay ipinahiwatig. Ang setting na ito ay kailangan upang matukoy ng programa na ang organisasyong StroyTorg LLC ay gagamit ng mekanismo para sa pag-apruba ng mga kahilingan para sa paggastos ng mga pondo mula 01/01/2013.

Kinakailangan din na i-configure ang mga ruta ng koordinasyon (Larawan 2). Ang setting na ito ay ipinahiwatig sa rehistro ng impormasyon na "Mga Setting para sa pagsisimula ng mga ruta ng pag-apruba": ang pagsusulatan ng mga ruta ng pag-apruba sa mga departamento ay tinutukoy. Ang ruta ng pag-apruba (ang direktoryo ng "Mga Ruta ng Pag-apruba") ay nagpapahiwatig ng yugto at ang listahan ng mga taong nag-aapruba sa yugtong ito. Sa aming halimbawa, ang nilikhang aplikasyon ay kailangang dumaan muna sa isang yugto ng pag-apruba ng direktor sa pananalapi.

Kailangan mo ring i-set up ang rehistro ng impormasyon na "Pag-set up ng pag-apruba ng mga aplikasyon para sa paggastos ng mga pondo" (Fig. 1) at tukuyin ang mga yugto (ruta) ng pag-apruba ng mga aplikasyon (Fig. 2)

kanin. 1

kanin. 2

Ruta ng koordinasyon Ang aplikasyon ay tinutukoy alinsunod sa mga setting at depende sa departamentong tinukoy sa aplikasyon.

tala na ang isang dibisyon ay dapat tumutugma lamang sa isang ruta ng koordinasyon. Dapat na tukuyin ang ruta ng pag-apruba para sa bawat dibisyon, kung hindi ay hindi magkakabisa ang proseso ng pag-apruba para sa lahat ng aplikasyong ginawa para sa dibisyong ito.

1. Ang pagbili ng accountant ay lumilikha ng dokumentong "Kahilingan para sa paggasta ng mga pondo".

Sa interface na "Cash Management" na napili namin, pumunta sa menu item na "Planning" - "Requests" - "Request for spending funds" (Fig. 3). Gumawa tayo ng "Application para sa paggastos ng mga pondo" na may uri ng status na "Inihanda" (Larawan 5)

Ang Application ay may ilang uri ng mga operasyon na umuulit sa mga uri ng mga operasyon na "Cash outgoing order" at "Outgoing payment order" (Fig. 4)

Sa "Kahilingan para sa paggastos ng mga pondo" sa tab na "Mga Settlement na may mga katapat", ang pangunahing impormasyon ay ipinahiwatig: ang counterparty para sa pagbabayad kung kanino ang mga pondo ay kinakailangang ibigay, pati na rin ang kasunduan, halaga, organisasyon, dibisyon at katayuan.

Sa tab na "Paglalarawan," maaari mong tukuyin ang karagdagang impormasyon sa anumang anyo.

Ang tab na "Allocation" ay nagbibigay ng posibilidad na magreserba at maglagay ng mga pondo (Larawan 6). Nangangahulugan ito na sa aming halimbawa, ang pagbili ng accountant ay maaaring magreserba ng mga pondo upang magbayad ng advance sa supplier, at ipahiwatig kung saan cash desk ibibigay ang mga pondo. Maaaring awtomatikong mapunan ang mga parameter ng reserbasyon at placement. May mga flag para sa layuning ito sa dokumento. "Awtomatikong pagpapareserba" At "Awtomatikong paglalagay". Kung nakatakda ang mga flag na ito, maaaring awtomatikong mapunan ang column na "Placement" kapag na-click mo ang button "Punan at I-post". Maaaring pagsamahin ang awtomatiko at manu-manong pamamaraan ng paglalagay.

Ang data sa tab na "Pagbabadyet" ay maaaring gamitin bilang isang link sa pagitan ng subsystem ng pagbabadyet at subsystem ng pamamahala ng pera. Ang impormasyong ipinapakita sa tab na ito ay nagsisilbing kontrol sa halaga ng mga pondong binalak para sa disbursement alinsunod sa nakaplanong badyet (Larawan 7).

Dahil ang procurement accountant ay may limitadong mga karapatan sa pag-access, maaari lamang niyang itakda ang status na "Prepared" sa dokumentong "Request for expenditure of funds", at ang mga status tulad ng: "Inaprubahan", "Na-postpone", "Agreed", "Rejected" ay itinakda ng mga user, na responsable sa pag-apruba ng application.

2. Sinusuri at inaprubahan ng direktor ng pananalapi ang aplikasyon para sa paggasta ng mga pondo sa halagang 120,000 rubles.

Maaaring suriin ng direktor sa pananalapi ang listahan ng mga aplikasyon na nangangailangan ng pagsasaalang-alang gamit ang pagproseso ng "Katayuan ng Pag-apruba ng Application" (Larawan 8).

Kapag sinimulan mong iproseso ang "Katayuan ng Pag-apruba ng Application", ipinapakita nito ang isang listahan ng lahat ng mga aplikasyon na nakapangkat ayon sa ilang partikular na katayuan (estado), gaya ng: "Inihanda", "Naaprubahan", "Na-postpone", "Sumasang-ayon", "Tinanggihan". Para sa kaginhawahan, maaari kang pumili ng "Pagtatakda ng panahon" gamit ang pindutan, halimbawa, para sa isang araw, isang linggo, isang buwan, isang dekada, isang quarter, isang kalahating taon, isang taon, atbp., at pagkatapos, sa lahat ng mga aplikasyon, tanging ang mga nasa loob ng isang partikular na panahon ang mananatili.

Upang baguhin ang status ng mga aplikasyon para sa paggastos ng mga pondo, halimbawa, mula sa "Inihanda" patungo sa "Naaprubahan," kailangan mong gumamit ng isa pang pagproseso ("Katayuan ng Application").

Sa pagproseso na ito, maaari kang pumili mula sa pangkalahatang listahan ng mga aplikasyon, halimbawa, mga application na may katayuang "Naghihintay ng pag-apruba", "Na-postpone", "Naghihintay ng pag-apruba sa mga nakaraang yugto", "Pagproseso" (Fig. 9).

Ang pagpoproseso ay nagpapakita ng isang listahan ng mga uncoordinated na application at maaari mong baguhin ang status ng application (Fig. 10). Maaari kang pumunta sa pagproseso na ito sa pamamagitan ng menu item na "Pagpaplano" - "Mga Kahilingan" - "Koordinasyon ng mga aplikasyon".

Ang Financial Director ay maaaring "Aprubahan" ang Kahilingan para sa paggastos ng mga pondo, "Ipagpaliban" o "Tanggihan" ito. Kapag pinili mo ang "Baguhin ang katayuan" - "Sumasang-ayon", markahan ng mga checkbox ang mga application na kailangang maaprubahan. Ang natitirang mga application na nasa queue ay maaaring matingnan sa log ng dokumento na "Pag-apruba ng mga aplikasyon".

Kung ang aplikasyon ay hindi nakapasa sa ruta ng pag-apruba (ang katayuan ng aplikasyon ay hindi "Naaprubahan"), kung gayon ang isang dokumento sa pagbabayad ay hindi maaaring maibigay sa batayan nito.

Kung ang aplikasyon ay nagsimulang dumaan sa ruta ng pag-apruba, ang aplikasyon ay maaaring baguhin:

Ang user na ang aplikasyon ay kasalukuyang inaprubahan;

Mga user na nag-apruba sa application sa mas matataas na yugto ng pag-apruba.

Hindi mababago ng ibang mga user ang application.

Kung ang aplikasyon ay nasa "Naaprubahan" na estado, hindi ito magagamit para sa pagbabago (naging hindi aktibo para sa pag-edit), kaya ang mga patlang sa aplikasyon ay naging kulay abo para sa pagbili ng accountant at hindi na mababago.

3. Batay sa naaprubahang aplikasyon, ang pagbili ng accountant ay gumuhit ng isang resibo ng pera na may uri ng transaksyon na "Pagbabayad sa supplier" na walang markang "Bayad" para sa pagpapalabas ng isang advance sa supplier ng IP Dobronravov (Fig. 11)

tala, na sa cash receipt order na ginawa ng pagbili ng accountant, tanging ang mga checkbox na "Reflect in management accounting" at "Reflect in operational accounting" ang nilagyan ng check. Ang checkbox na "Bayad" ay dapat na i-check ng senior cashier pagkatapos suriin ang tamang pagbuo ng cash receipt order. Isinasaad din namin sa cash receipt order batay sa kung aling aplikasyon ang aming binubuo nito.

Kung sa cash receipt order ay may mga checkbox lamang para sa management accounting, kung gayon ang naturang dokumento ay hindi bumubuo ng mga pag-post (mga talaan ng accounting). Ngunit gumawa siya ng mga entry sa mga rehistro ng akumulasyon: "Cash para sa write-off" at "Mga Settlement na may mga katapat" (Fig. 12). Ang impormasyong ito ay mapupunta sa ulat ng "Kalendaryo ng pagbabayad" sa seksyong "Mga papalabas na dokumento" (Larawan 13).

4. Tinitingnan ng senior cashier ang cash receipt order, tinitingnan ang checkbox na "Bayad" at nag-isyu ng cash.

Pagkatapos mabayaran ang cash receipt order, ang mga field sa dokumento ay nagiging kulay abo at hindi maaaring i-edit ng pagbili ng accountant at iba pang kalahok sa aming halimbawa. Depende sa kung anong mga karapatan sa pag-access ang na-configure para sa isang partikular na user, maaaring available para sa pag-edit ang ilang mga dokumento, field sa mga dokumento, atbp.

Tandaan: Kung mayroong maraming mga cash register at kailangan mong suriin ang "Bayad" na kahon sa bawat isa, maaari mong gamitin ang pagpoproseso ng grupo ng mga direktoryo at dokumento (item sa menu na "Serbisyo"). Maaari kang pumunta sa pagproseso na ito sa pamamagitan ng pagpunta sa buong interface, menu item na "Serbisyo" (Larawan 14).

Upang baguhin ang mga detalye, mag-click sa pindutan ng "Mga Setting" at piliin ang flag na "Pahintulutan ang pagbabago ng mga detalye ng bagay". Para sa kadalian ng pagsusuri, itakda natin ang flag na "Ipakita ang lahat ng column" (Larawan 15).

Gamit ang pagpoproseso ng grupo, gusto naming ilagay ang flag na "Bayad" sa cash receipt order. Upang gawin ito, sa seksyong "Pagpili" ng pagpoproseso ng grupo, ipinapahiwatig namin ang organisasyong StroyTorg LLC; Pinipili lamang namin ang mga naprosesong dokumento para sa panahon mula 01/01/2013 hanggang 01/21/2013 na may opsyong "Bayad" - "Hindi".

Kapag na-click mo ang pindutang "Piliin" sa tab na "Pagproseso", lilitaw ang mga dokumento kung saan kailangan mong markahan ang "Bayad" (Larawan 16). Sa linyang “Action,” piliin ang “Change details[Link.Paid] - Install. At "Tumakbo".

Pagkatapos baguhin ang halaga ng mga detalye, kailangan mong muling i-post ang mga binagong dokumento: sa field na "Action", piliin ang "Change: [Post documents] - Set - "Run" (tingnan ang Fig. 17).

5. Sinusuri ng cash accountant ang cash receipt order (suriin ang kahon para sa pagmuni-muni sa mga talaan ng accounting at tax accounting upang mabuo ang accounting at tax accounting entries).

Dagdag pa, halimbawa, sa pagtatapos ng araw ng trabaho, sinusuri ng cash transactions accountant ang lahat ng cash outgoing order na may markang “Bayad” at tiktikan ang mga kahon ng BU at NU sa dokumento upang ang dokumento ay makabuo ng accounting at tax accounting entries. (Larawan 18)

Tandaan: kung mayroong maraming mga order ng mga resibo ng pera kung saan kailangan mong suriin ang mga kahon ng BU at NU, maaari mong gamitin ang "Pagproseso ng grupo ng mga sangguniang libro at mga dokumento" (Larawan 19).

Sa pagpoproseso ng pangkat ng mga direktoryo at dokumento, pipiliin namin ang mga dokumentong "Cash expenditure order [TC: Payment Decoding]", sa tabular na bahagi kung saan kailangan mong suriin ang checkbox na "Reflect in accounting".

Sa field na "Selection" ipinapahiwatig namin kung aling organisasyon ang kailangan naming pumili ng mga dokumento, ipinapahiwatig namin na interesado lamang kami sa mga dokumentong naproseso para sa pagitan mula 01/01/2013 hanggang 01/21/2013 (pati na rin ang mga resibo ng pera kung saan ang checkbox na "Reflect in accounting" ay hindi naka-check) accounting"). Matapos punan ang lahat ng mga parameter, i-click ang pindutang "Piliin": pipiliin ang mga dokumentong nakakatugon sa mga tinukoy na kundisyon. Sa ibabang bahagi ng window ng pagpoproseso, piliin ang "Baguhin ang mga detalye" - "Pagnilayan sa accounting" - "Itakda" at i-click ang pindutang "Run". Pagkatapos maproseso ang mga dokumento, kailangan nilang i-post muli (Fig. 16). Pagkatapos ay kailangan mong ulitin ang parehong bagay, ngunit upang lagyan ng tsek ang kahon na "Sumalamin sa accounting ng buwis"

Kapag nagpo-post ng dokumentong "Cash expenditure order", hindi lamang mga paggalaw ang nabuo sa accounting account, kundi pati na rin sa mga rehistro (Fig. 20, 21)