Entreprise d'organisation d'événements, comment ouvrir sa propre agence événementielle ? L'agence événementielle est une activité rentable.

Une agence événementielle est l’un des types d’entreprise les plus courants en Russie. Dans chaque ville de plus d'un million d'habitants, il existe une douzaine d'entreprises de ce type spécialisées dans l'organisation d'événements et la production de souvenirs et de cadeaux. BIG DAY est une entreprise régionale dans ce secteur. Son propriétaire a donné 9 conseils pour créer et développer agence événementielle.


BIG DAY est une société événementielle régionale créée à Krasnoïarsk il y a 3 ans. Sa directrice, Nadezhda Pinchuk, a partagé ses conseils avec ceux qui viennent d'entrer dans l'industrie et qui ne savent toujours pas quoi faire dans un créneau où il n'y a que des concurrents :

Tout d’abord, concentrez-vous sur l’attraction des entreprises clientes pour qu'ils augmentent de 50%. je paie attention particulièreétablir des contacts dans le milieu des affaires de notre ville et des amitiés personnelles avec des représentants de nombreuses entreprises sont devenues solides relations d'affaires. Les événements d’entreprise constituent le principal revenu dont toute agence a besoin. Le principal problème de notre activité étant la saisonnalité, la question du chargement toute l'année est résolue précisément par grandes entreprises- Les entreprises clientes ont leur propre calendrier de vacances et d'événements, qui n'est en aucun cas lié à la température de l'air à l'extérieur de la fenêtre.

Deuxièmement, vous ne pouvez pas être bloqué dans une seule direction, par exemple le mariage, car le marché des services de mariage est plus que tout autre sujet à la stagnation en termes d'idées. Mais aussi rejeter
Le segment de l'organisation de mariages et d'événements privés est également indésirable, malgré le fait que la concurrence y est la plus élevée et que la bataille pour un client ressemble à une course de chevaux. Par conséquent, vous devez rechercher de nouvelles idées pour célébrer les vacances dans chaque niche. Cela vaut la peine de se concentrer non pas sur les concurrents locaux, mais sur l'expérience des capitaux et des collègues étrangers, où l'industrie événementielle est allée incroyablement loin. Plus précisément, les employés doivent être envoyés à Moscou pour suivre une formation, commander des publications spécialisées aux États-Unis, projeter des films, organiser des séminaires et discuter des nouvelles tendances, discuter de la prochaine destination.

Troisièmement, il est important d'établir des partenariats avec touséquipes possibles qui font de l'événement le meilleur : avec des agences de concerts, des managers, des stylistes, des artistes locaux, des animateurs, des photographes et vidéastes. En même temps, essayez d'être aussi flexible que possible dans vos relations avec vos collègues et proposez-leur des conditions de coopération favorables.

Quatrièmement, il est nécessaire d'attirer l'attention du client et de gagner sa confiance. En ce sens, les relations publiques sont une bouée de sauvetage et l’activité sociale quotidienne est la clé du succès. Embaucher un bon manager SMM n’est pas si difficile et vous n’aurez pas à lui payer des sommes exorbitantes. Dans notre domaine, Internet est adapté pour promouvoir vos services. réseaux sociaux, en particulier. Sur les réseaux sociaux, vous devez créer une attitude positive auprès des clients à l'aide de bons contenus, planifier des publications, préparer des shootings promotionnels, en un mot, créer une ambiance motivante et inspirante autour de votre marque. Et plus belles photos, les idées inspirantes et les master classes que vous générez et envoyez en ligne, plus vous attirerez l'attention. Par exemple, nos principaux clients - les mariées - sont toujours disposés à accepter un tel produit. Ils recherchent constamment. Et plus leur recherche nous parvient souvent, mieux c'est. Il est donc essentiel d'être visible et de créer un beau contenu visuel. Même si nous devenons utiles dans un mois, six mois, un an, nous devrions quand même être les premiers à nous venir à l’esprit. Souvent, les gens viennent d'abord chez nous pour l'organisation et la décoration d'un mariage, puis ils sont envoyés avec toutes les célébrations personnelles et professionnelles possibles en tant que personnes de confiance.

Cinquièmement, vous avez besoin du bon bureau. En organisant le travail d'une telle agence, il est nécessaire de représenter clairement votre client. Qui est-il ? Comment se déplace-t-il : transports personnels ou publics ? À quelle heure viendra-t-il le plus souvent aux réunions ?
Vous pouvez louer un bureau en périphérie et annoncer que vos horaires de travail sont de 9h à 18h, puis vous demander longtemps pourquoi il n'y a pas de clients. L'idée selon laquelle un bureau doit être loué là où il y a un parking et où les arrêts de transports en commun sont proches n'est pas non plus nouvelle : le client n'aura pas à expliquer au chauffeur de taxi quels sont les meilleurs arrêts pour se rendre chez vous, etc. Il est plus pratique d'implanter un bureau en centre-ville, car les clients sont prêts à se rencontrer le soir, et le soir les routes « s'arrêtent » du centre à la périphérie. Doit être au bureau entrée séparée sans points de contrôle, sans concierges et sans gardiens. Il est préférable d'exclure immédiatement les centres de bureaux, car les événements utilisent souvent des éléments décoratifs assez volumineux, y compris ceux créés à la main, et les transporter même du deuxième étage au premier est assez problématique. De plus, le bureau doit avoir une atmosphère de vacances inspirante : pas de papier peint ennuyeux ni de meubles gris standards ! Plus de détails et d'échantillons créatifs de travail, mais il est important de ne pas surcharger l'espace et de le faire ressembler à un entrepôt de ferraille.

Sixièmement, organisez un entrepôt et un atelier. Depuis cette affaire associé à la production constante de décor et à l'utilisation d'éléments de grandes dimensions (arches de mariage, chaises, stands, vaisselle), vous devrez vous occuper d'un atelier spacieux et bien équipé, ainsi que d'un entrepôt sec et propre. Dans notre cas, l'atelier est situé dans la pièce voisine de l'espace client, et nous louons un garage pour le stockage. Les coûts de son entretien doivent également être pris en compte. Lors de l'organisation de la production, vous devez prendre des précautions de sécurité.

Septièmement, dotez le personnel et créez une grille salariale. Le noyau de l'équipe ressemble généralement à ceci : chargé de compte, chef de projet, décorateur, graphiste pour l'imprimerie, ouvrier général. Le plus difficile est de sélectionner des spécialistes fiables qui ne sont pas sensibles aux crises créatives, etc., mais en même temps intéressés par le développement de l'entreprise, qui s'impliquent facilement dans processus créatif. Une sorte de mathématicien-parolier, mais très facile à vivre. Mais le salaire est dicté conditions générales marché du travail dans la ville.

Huitièmement, trouvez des entrepreneurs rentables. Ici comme dans tout autre domaine, il faut trouver un équilibre entre la qualité des prestations fournies et leur prix. Par exemple, sur le marché entreprise de fleurs nous avons plusieurs partenaires. Trouver l'entreprise optimale est assez difficile, même si les filtres sont extrêmement simples : le calendrier de livraison de quelqu'un peut ne pas vous convenir, la qualité de quelqu'un est régulièrement mauvaise, celle de quelqu'un aussi. prix élevé pour les marchandises. S'il existe un fournisseur idéal dans votre ville, vous le découvrirez sans difficulté. Mais vous devrez d’abord travailler avec différentes entreprises. Comme le montre la pratique, il n'y en a pas d'idéal. Nous devons périodiquement commander chez l'un ou l'autre. Y compris, le plus souvent, en raison du calendrier de livraison, qui n'est pas toujours adapté à l'organisation d'événements.

Neuvièmement, déterminez vos priorités lorsque vous travaillez avec des entrepreneurs. Qu'est-ce qui est le plus important : un profit rapide ou une image et des perspectives à long terme de travail sur le marché ? Le plus important pour moi est que le client soit satisfait et puisse potentiellement m'en apporter de nouveaux. Lors de la planification de vacances, nous travaillons selon le principe « faites-le cool et ne faites de mal ni au client ni à vous-même ». Cela s'applique principalement aux entrepreneurs. Peut-être que quelqu'un a le plus prix bas pour les produits dont nous avons besoin, mais la qualité est très mauvaise. Croyez-moi, vous ne devriez pas vous laisser guider par la pensée « le client ne le remarquera pas dans le feu de la fête ». Même s’il ne le remarque pas, les invités le remarqueront et ne se tourneront jamais vers vous en tant que clients. De plus, le bouche à oreille joue un rôle énorme dans notre domaine. Il faut toujours garder un œil sur lui. Habituellement, tous les entrepreneurs sans scrupules, ainsi que les bons, sont bien connus.

Pour ouvrir de toutes pièces une agence d'organisation de vacances (agence événementielle), vous n'avez pas besoin gros investissement. Il y en a assez ici montant minimum en main, une volonté d'aider les gens et la présence d'un business plan en main, qui envisagera des voies de développement et risques possibles une telle activité.

"Vendeurs aériens"

Les gérants d'une agence événementielle sont souvent appelés « vendeurs d'air », car ils ne produisent rien, mais organisent simplement certains événements festifs. Malgré cela, les agences événementielles sont considérées comme l’un des types d’entreprises les plus courants. Dans chaque grande ville avec une population de 500 à 600 000 personnes ou plus, il existe au moins 3 à 4 de ces entreprises qui connaissent une croissance rapide et réalisent de bons bénéfices.

La popularité de la destination s’explique facilement. Les Russes adorent les vacances, mais ils manquent souvent de compétences et de temps pour les organiser. C'est là que les agences événementielles viennent à la rescousse en se chargeant de l'organisation des anniversaires d'enfants, fêtes d'entreprise, mariages et autres événements.

Sur scène moderne agence événementielle à bonne organisation l'entreprise et la présence de professionnels dans l'équipe apportent des bénéfices stables, et la rentabilité de l'entreprise est suffisamment élevée pour être rentabilisée dans les 6 à 8 mois. Les personnes qui travaillent dans une telle entreprise doivent être accusées de résultat financier, garantissant une expérience client positive, créant une bonne réputation et une croissance d'entreprise à l'avenir.

Bien entendu, ouvrir une agence événementielle n’est pas si simple. C'est là que réside le travail minutieux, car il faut faire beaucoup de travail pour enregistrer une entreprise, acheter du matériel et attirer des clients. De plus, les dirigeants d’une telle entreprise sont obligés de faire face à de nombreuses personnes (artistes, musiciens, etc.) rarement ponctuelles.

C'est pourquoi une telle entreprise est plus adaptée aux personnes jeunes, résistantes au stress et énergiques, prêtes à construire leurs activités sur deux « piliers » : la détermination et l'ambition. N'oubliez pas l'importance de la créativité, car chaque fête doit avoir un « zeste » grâce auquel les participants s'en souviendront.

Avant d'ouvrir une agence événementielle, il est important de procéder à une analyse détaillée du travail des entreprises existantes, et après vérification, de déterminer les lacunes existantes dans leurs activités. Grâce à cela, vous pouvez éliminer les erreurs et décider d'une politique tarifaire pour votre entreprise.

Inscription

Si la décision est prise, vous pouvez passer à la première étape du démarrage d'une entreprise : l'enregistrement d'une entreprise. Le choix de la forme juridique appartient à l'homme d'affaires novice, mais la LLC est plus prometteuse (cette option inspire plus de confiance aux clients). Si vous n'avez pas de connaissances particulières en la matière, il vaut mieux se tourner vers des avocats, car chaque forme d'activité a ses propres nuances.

Les avantages de LLC sont la capacité de service personnes morales, qui constituera la part « du lion » des clients. Les maisons de vacances, les jardins d'enfants (écoles), ainsi que les particuliers rêvant de vacances à grande échelle pour eux-mêmes ou pour leurs proches, demanderont de l'aide pour organiser leurs vacances.

Pour enregistrer une SARL en Russie, vous aurez besoin de la liste de documents suivante - la charte de l'entreprise nouvellement créée, le procès-verbal de la réunion des participants, l'accord sur la création de l'entreprise (s'il y a 2 fondateurs ou plus), ainsi qu'une demande d'enregistrement auprès de l'État (établie sous le formulaire P 11001).

Le délai d'enregistrement d'une SARL auprès du Service fédéral des impôts est de cinq jours ouvrables. Si l'on prend en compte les frais de réalisation d'un sceau ou d'ouverture d'un compte courant, le coût total du temps variera de 10 à 30 jours.

Quant aux frais d'enregistrement d'une entreprise, vous devrez dépenser environ 35 000 à 40 000 roubles :

• Obtention légale adresses - 10 000 roubles.
• Services notariaux - 1,5 mille roubles.
• Services juridiques- 5 mille roubles
• Capital autorisé- 10 mille roubles
• Enregistrement d'un compte courant - 3 000 roubles.
• Création d'un sceau - 2 mille roubles.
• Droit d'État - 4 000 roubles.

Suivant point important— choisir un bureau adapté à l'accueil des clients et à la conclusion des contrats. Assez pour une agence événementielle petite pièce d'une superficie de 30 à 50 m². mètres. Il est conseillé que l'entreprise dispose de trois salles : un service commercial, une « back room » et une salle de réunion. Les frais de location s'élèvent à 2 à 3 000 roubles par mètre carré. Le coût final des prestations dépend de la région et de la localisation des locaux.

Le prochain poste de dépense est réparations cosmétiques et la décoration des bureaux, qui, sous une forme, doit transmettre des informations sur les activités de l’entreprise. Il est important que la pièce ait une belle et mobilier moderne. Il est nécessaire de disposer de matériel pour travailler, à savoir une bouilloire, un téléphone, une imprimante, des ordinateurs, un fax et une cafetière. Les frais d'achat sont de 250 000 roubles.

Dans un premier temps, vous pouvez envisager de faire appel à une agence événementielle sans son propre bureau. Mais avec cette approche, il est plus difficile d'attirer des clients et le délai de retour sur investissement sera plus long. La présence de locaux indique la solidité de l'entreprise, sa stabilité et son orientation vers le développement futur.

Campagne publicitaire

Ce n’est un secret pour personne que le succès de toute entreprise dépend d’une promotion marketing appropriée. Au stade initial, vous pouvez imprimer 1 à 2 000 cartes de visite, ainsi que des brochures publicitaires, placer une annonce dans le journal et commander des affiches dans toute la ville. Si vous disposez de fonds disponibles, vous pouvez acheter de la publicité à la radio et à la télévision locale. Cela vaut également la peine d’obtenir un bon numéro pour une agence événementielle avec un ensemble de chiffres faciles à retenir.

Il convient de rappeler l'importance des remises pour les premiers clients et les clients réguliers, qui constituent la base du développement d'une nouvelle entreprise et de l'augmentation du nombre de commandes. Il est particulièrement important de s'implanter lors de l'ouverture et d'offrir aux premiers visiteurs une réduction de 25 à 30 % sur l'organisation de vacances.

Employés

Lors de la rédaction d'un business plan, il est important de prévoir plusieurs collaborateurs qui aideront à l'organisation des vacances. Le succès de l'entreprise dépend déjà au stade initial des activités des directeurs commerciaux, des décorateurs et des responsables créatifs. Ces personnes faisant partie du personnel de l'agence événementielle s'occupent d'attirer des clients et d'organiser des événements passionnants pour eux.

Une attention particulière doit être portée à l'embauche d'un directeur commercial. Si une personne a une réputation positive, elle rejoint une entreprise avec une large clientèle. Une fonction tout aussi importante est jouée par les managers créatifs qui se chargent d'écrire les scénarios de célébration. Quant aux décorateurs, ils sont chargés de décorer les lieux où sont prévues les vacances, en créant l'environnement en tenant compte des souhaits des clients.

La liste des employés répertoriés est basique, mais d'autres « interprètes » seront nécessaires - costumiers, acteurs, décorateurs, chauffeurs et autres. Il n’est pas nécessaire de conserver de tels spécialistes dans le personnel de l’entreprise : ils peuvent être embauchés si nécessaire.

La rémunération des salariés permanents peut être basée sur un salaire majoré d’un pourcentage. Dans le cas des salariés « intérimaires », la question financière est résolue au cas par cas.

Rentabilité

Lors de l'élaboration d'un business plan, il convient de prendre en compte que les activités d'une agence événementielle sont une activité saisonnière. L'entreprise est la plus demandée de juin à septembre, ainsi qu'en décembre. C’est pourquoi il est conseillé d’ouvrir une entreprise au début de la période populaire. Il est préférable de prévoir toutes les modalités d'organisation pour l'inscription, la recherche de locaux et l'achat de matériel pour le printemps.

Le niveau de revenu dépend directement de la gamme de services fournis. Les domaines suivants sont les plus demandés - organisation :

• Événements privés et corporatifs.
• Mariages
• Anniversaires.
• Soirées de loisirs.
• Conférences et séminaires.

Selon le type de vacances, la tâche d'une agence événementielle comprend la création d'un menu, le service d'un chef, l'achat de bouquets, de musique, la disposition des tables, l'achat de nourriture et bien plus encore.

Résultats financiers

L'un des points clés activités - élaboration de la partie financière du business plan. Ainsi, ouvrir une agence événementielle implique les frais suivants :

• Inscription - 30 à 35 000 roubles.
• Loyer du bureau - 200 000 roubles.
• Achat de mobilier et de matériel de bureau - 250 000 roubles.

Les dépenses mentionnées ci-dessus sont nécessaires dès le démarrage d’une entreprise. Le montant total est d'environ 500 000 roubles. Nous ne devons pas oublier frais fixes qui vous accompagnera tout au long de l'activité, à savoir :

• Salaire des employés - 50 000 roubles.
• Cotisations à la Caisse d'assurance sociale - 12 000 roubles.
• Dépenses commerciales - 10 mille roubles.
• Services publics et autres paiements - 5 000 roubles.

Coûts totaux - 77 000 roubles.

En moyenne, une agence de vacances reçoit jusqu'à trois commandes par mois. Cela indique que le bénéfice mensuel sera en moyenne de 50 à 60 000 roubles. Au fil du temps, quand c'est plus grave clientèle, vous pouvez compter sur de gros bénéfices. Dans ce cas, le nombre de commandes par mois peut atteindre 10-12. En conséquence, le revenu mensuel augmente jusqu'à 130 000 à 150 000 roubles. Dans ce contexte, nous pouvons résumer le retour sur investissement, qui est de 4 à 6 mois.

Conclusion

Ouvrir une agence événementielle est une démarche intéressante et entreprise rentable, ce qui est parfait pour les personnes créatives et brillantes. En conclusion, voici quelques conseils utiles :

• L'accent principal devrait être mis sur les entreprises clientes (leur part devrait être de 50 % ou plus).
• Vous ne devriez pas vous limiter à une seule direction, par exemple les mariages. Vous devez rechercher votre niche dans divers domaines.
• Il est conseillé d'établir des partenariats avec tous les spécialistes capables d'améliorer les résultats de performance.
• L’accent doit être mis sur la réputation. La principale difficulté est de gagner la confiance du client.
• Avoir un entrepôt et un atelier est très important, car dans une telle entreprise, vous devez constamment fabriquer quelque chose de vos propres mains.
• Lors de la recherche d'entrepreneurs, vous devez privilégier les plus options rentables, mais sans perte de qualité.

À propos de l'entreprise :

La société Business Event (qui fait partie du groupe FORMIKA) est un opérateur d'événements de congrès et d'expositions, tant en Russie qu'à l'étranger. L'entreprise a été fondée en 2000 et en 16 ans de travail sur le marché, elle a réalisé de nombreux événements importants en Fédération de Russie et à l'étranger, notamment dans les formats suivants : EXPO, expositions internationales, missions commerciales, événements culturels. Parmi eux : des missions commerciales « Dialogue commercial et industriel » : Russie-Japon, Russie-Egypte, Russie-Iran, Forum des régions de Russie et de Biélorussie, Foire de Noël, Infocom, etc.

Depuis janvier 2017, Business Event a rejoint l’International Congress and Convention Association (ICCA).

Notre force réside dans le développement et la mise en œuvre de programmes d’affaires de niveau international et de toute complexité. Nous nous immergeons complètement dans le contenu et créons meilleures conditions mettre en œuvre des événements pour les plus excitants communauté mondiale thèmes mondiaux.

Depuis de nombreuses années, les projets de l'entreprise sont soutenus par les ministères et départements du gouvernement russe, ainsi que par les dirigeants des différentes régions.

Les événements d'affaires sont des congrès et des expositions prestigieux auxquels participent des dirigeants mondiaux, des chefs d'entreprises mondiales et des spécialistes de premier plan de divers secteurs.

L'événement principal du Business Event est la plus grande exposition industrielle internationale INNOPROM, qui se tient chaque année à Ekaterinbourg depuis 2010 avec le soutien du ministère de l'Industrie et du Commerce de la Fédération de Russie. En outre, l'entreprise travaille activement à préparer la Russie à l'exposition internationale spécialisée EXPO 2017. En 2017, la Russie deviendra pour la première fois son partenaire international et co-organisera plus de 100 forums industriels et conférences de vulgarisation scientifique avec la participation de hauts responsables du secteur énergétique mondial.

Services d'événements d'affaires :

développement du concept de l'événement;

développement de programmes commerciaux et culturels;

sélection du site ;

travailler avec les participants : invitation, élaboration des conditions de participation, accompagnement ;

attirer des partenaires et des sponsors ;

soutien dans les médias; reportages photo et vidéo;

construction de stands, création d'infrastructures temporaires ;

support technique (élaboration du design, décoration du site, impression, sélection du personnel, logistique, restauration).

Mission et valeurs :

Changez le monde pour le mieux ! Nos projets nous y aident.

Carrière et recrutement :

Géographie projets terminés Business Event couvre les pays suivants : Russie, Allemagne, Chine, Égypte, Iran, Bahreïn, Japon et bien d’autres pays. Travailler dans notre équipe est une opportunité de toucher à la culture des autres peuples, une chance de participer à la création d'événements qui entreront dans l'histoire.

L'équipe Business Event est composée de professionnels forts et courageux, dotés d'une pensée innovante et dévoués à l'entreprise qu'ils ont choisie.

Si vous souhaitez faire partie de notre équipe, réalisez votre idées non standard, avez une expérience diversifiée liée aux événements internationaux, et en même temps vos yeux s'illuminent à la simple pensée que vous serez impliqué dans des sujets mondiaux, alors n'hésitez pas à nous envoyer votre CV : [email protégé]

Notre entreprise suit tendances modernes. Et nous valorisons tous les membres de notre équipe amicale et créative. Nous offrons une chance d'évoluer au sein de l'entreprise, en passant d'un projet complexe à un autre, en acquérant des compétences pertinentes en interne. Nous offrons des opportunités à tout le monde, il ne vous reste plus qu'à faire vos preuves.

Nous valorisons ceux qui donnent une part importante d'eux-mêmes à notre cause commune, qui se soucient des discussions et des sujets mondiaux, ceux qui sont prêts à apprendre constamment quelque chose de nouveau et à avancer vers leur objectif à pas larges et rapides.

Notre bureau :

Notre bureau est situé dans un centre d'affaires moderne de 8 étages situé dans le quartier central de Moscou à l'adresse : 2e rue Zvenigorodskaya, bâtiment 13, bâtiment 41. Caractéristique de conception le centre de bureau est la présence hauts plafonds, et conception- style moderne façade et intérieur. La station de métro Ulitsa 1905 Goda se trouve à seulement 7 minutes à pied du bâtiment. Le stationnement souterrain et extérieur peut accueillir environ 290 voitures. A proximité du centre d'affaires se trouvent un guichet automatique, des agences bancaires, des salons de beauté, restauration, y compris les cafés, restaurants et cantines, etc.

Quant au bureau Business Event lui-même, il trait caractéristique est une atmosphère agréable créée grâce au style d'entreprise du groupe de sociétés Formika (quels sont nos murs inhabituels avec de l'herbe verte). Il répond à tout le monde exigences modernes et crée un confort zone de travail. Le bureau dispose d'une cuisine séparée où vous pouvez toujours vous servir du thé ou du café fraîchement moulu.