Organisaation arkistointipaperit: GOST, ohjeet, asiakirjat, säännöt. ohje arkistotoimistotyölle
Arkistotoimistotyön säännöt sisältävät keskeiset vaatimukset työskentelylle papereiden ja materiaalien kanssa, jotka eivät liity yhtiön nykyiseen toimintaan. Ne on muotoiltu voimassa olevan tiedon käsittelyä, yleistämistä ja säilyttämistä koskevien säännösten mukaisesti. Toiminnan puitteissa käytetyt keskeiset käsitteet ovat GOST:n vahvistamia arkistotoimistotyössä. Niitä laadittaessa otettiin huomioon nykyaikaiset saavutukset teknisten välineiden ja edistyneen tietotekniikan käytössä. Tarkastellaanpa vielä arkistotoimistotyön perusteita.
Jakelualue
Arkistotoimistotyössä he toimivat suhteessa valtion instituutioihin. Ne ovat myös pakollisia tietyntyyppisiä töitä suorittaville kaupallisille yrityksille. Määräykset koskevat erityisesti Venäjän federaation arkistorahaston valtion omaisuuteen luokiteltujen asiakirjojen kuvauksen, kirjanpidon, säilyttämisen ja käytön varmistamista.
Filmien, äänien, videoiden, valokuvamateriaalien, kartografisen, tieteellisen ja teknisen, telemetrisen tiedon parissa työskentelevät yritysten alaosastot ohjaavat suunnittelussa ja raportoinnissa annettuja määräyksiä.
Velvollisuus ja oikeus muodostaa arkistoja organisaatioissa RF AF:n asiakirjojen väliaikaista säilyttämistä varten on säädetty teollisuuden perusteista (päivätty 1993), asetuksista (päivätty 1994 ja 1998). Sääntelykehyksen muodostavat myös alueellisesti merkittävät säädökset. Kyseiset säännöt eivät koske asiakirjoja, joita säännellään liittovaltion lailla nro 5485-1 ja 30. marraskuuta 1995 annetulla presidentin asetuksella nro 1203.
Hankinta
Se on systemaattinen yritysosastojen dokumenttipohjan täydentäminen. Poiminta sisältää määritelmän:
- Lähteet.
- Hyväksyttävien materiaalien koostumus.
Osana tätä toimintaa suoritetaan myös asiakirjojen suora siirto arkistoon. Lähteet ovat:
- Yritysosastot.
- Yksilöt.
- alisteiset rakenteet.
Materiaalien koostumus
Arkistotoimistotyöohjeessa määrätään, että hankinta tapahtuu tilapäisen (yli 10 vuotta) ja pysyvän säilytyksen tapauksin. Myös henkilöstötiedot on tiivistetty. Alle 10 vuoden säilyvyysaikaisia tapauksia ei pääsääntöisesti siirretä arkistoon. Ne sijaitsevat yrityksen vastaavilla osastoilla. Säilytysajan lopussa tällaiset kotelot tuhotaan. Yksilölliset tiedot siirretään omistajan pyynnöstä. Myöhemmin ne lähetetään valtion arkistoon pysyvää ylläpitoa varten. Myös edeltäneiden yritysten ja selvitystyössä olevien alarakenteiden materiaalit ovat luovutuksen kohteena.
Arkiston hallinta ja nimikkeistö
Yrityksen tietomateriaalien parissa työskentelevät valtuutetut työntekijät laativat järjestelmällisen luettelon tapauksista. Sitä kutsutaan nimikkeistöksi. Kun se on muodostettu, materiaalit ilmoitetaan. Arkistotoimistotyön ohje ohjaa valtuutettua yksikköä valvomaan ja avustamaan tukipalvelua nimikkeistön laatimisessa. Systematisoitu luettelo toimii perustana pysyvää ja tilapäistä (enintään 10 vuotta) säilytettävää tietomateriaalia koskevien luetteloiden muodostamiselle. Nimikkeistö on myös tärkein kirjanpitoasiakirja. Sitä käytetään väliaikaisen varastoinnin tapausten rekisteröimiseen, mukaan lukien alle 10 vuotta kestäneet. Nimikkeistön luomaa systematisointimallia voidaan käyttää toteutettujen toimien tiedostokaappia kehitettäessä.
Luokitus
Arkiston hallinta tapahtuu kolmen tyyppisen nimikkeistön mukaan:
- Tyypillinen.
- Lähentää.
- Yksilöllinen (tietylle yritykselle).
Ensimmäinen määrittää samantyyppisissä laitoksissa muodostettujen materiaalien koostumuksen. Vakionimikkeistöä pidetään normatiivisena asiakirjana. Likimääräinen systematisointi määrittää tietomateriaalien likimääräisen koostumuksen niille yrityksille, joita se koskee, ja osoittaa indeksit. Sillä on suositeltava luonne. Tämän tyyppistä systematisointia käytetään yksittäisen nimikkeistön muodostamisessa ja siirretään siihen ilman muutoksia.
Valmistelun ominaisuudet
Yrityksen arkistotoimistotyötä koskevat asiakirjat on systematisoitu määrättyyn muotoon rakennejaosien nimikkeistön mukaisesti. Jälkimmäinen on hyväksyttävä ja allekirjoitettava johtajien kanssa.
Yrityksen nimikkeistö laaditaan yhteiselle lomakkeelle. Sen hyväksyy arkiston johtaja tai vastuuhenkilö ja allekirjoittaa tukipalvelun johtaja tai hänen valtuuttamansa työntekijä. Nimikkeistön tulee hyväksyä asiantuntijalautakunta, jonka jälkeen sen hyväksyy yhtiön johtaja. Näiden toimenpiteiden suorittamisen jälkeen yrityksen rakenneosastojen päälliköille toimitetaan otteet asianomaisista osioista.
Tulevan vuoden nimikkeistö muodostetaan kuluvan jakson viimeisen neljänneksen aikana. Täsmäytys suoritetaan vähintään kerran 5 vuodessa. Kun yrityksen rakenne ja tehtävät muuttuvat, muodostuu uusi nimikkeistö.
Tapausten kokoamismenettely
Muodostelu on valmiiden säädösten ryhmittely nimikkeistön mukaisesti. Organisaation arkistotoimistotyöhön kuuluu tietomateriaalien systematisointi kansioiden nimen mukaisesti. Duplettien ja luonnosten ryhmittely ei ole sallittua. Poikkeuksia ovat erityisen arvokkaat kuljettajat. Palautettavien papereiden sijoittaminen kansioihin on kielletty.
Arkiston hallinta tapahtuu keskitetysti aineistotyöllä tietotukipalvelun toimesta ja hajautetusti sekä rakenteellisten osastojen että edellä mainitun osaston toimesta. Ryhmittely tapahtuu tietovälineiden turvallisuudesta vastaavien henkilöiden välittömässä valvonnassa. Mukaan voidaan tarvittaessa ottaa valtionarkiston työntekijöitä.
Keskeiset vaatimukset
Arkiston hallintaa hoidetaan säädösten vaatimusten mukaisesti. Kun luot kansioita, sinun on noudatettava seuraavia vaatimuksia:
- Väliaikaisen ja pysyvän varastoinnin materiaalit ryhmitellään erikseen.
- Kansiossa on yksi kopio jokaisesta paperista.
- Kansion tulee sisältää materiaalia yhdeltä kalenterivuodelta. Tästä säännöstä on kuitenkin poikkeuksia. Nämä sisältävät:
- henkilökohtaiset tiedostot, jotka muodostuvat kyseisen työntekijän koko työajan ajan;
- valittavien rakenteiden ja niihin liittyvien pysyvien toimikuntien, vararyhmien materiaalit, jotka on systematisoitu niiden koollekutsumisen aikana;
- oppilaitosten paperit, jotka on laadittu ja ryhmitelty lukuvuoden aikana;
- kauden toimintaa kuvaavat teatterimateriaalit;
- sairaushistoria jne.
Kansiossa saa olla enintään 250 sivua, joiden paksuus saa olla enintään 4 cm.
Hallinnollisten toimien ryhmittely
Arkistotoimistotyöhön kuuluu erilaisten tietovälineiden systematisointi. Ne sisältävät myös säädöksiä. Ne on ryhmitelty tyypin ja kronologian mukaan sovellusten mukaan:
- Hallintosäädöksillä hyväksytyt määräykset, peruskirjat toimivat niiden liitteinä. He ryhmittyvät yhteen. Jos määräykset, ohjeet, työjärjestykset on hyväksytty itsenäisinä säädöksinä, ne järjestelmästetään erillisiksi tapauksiksi.
- Korkeampien rakenteiden tilaukset ja päätökset niiden toteuttamisesta ryhmitellään yrityksen toiminta-alueiden mukaan.
- Henkilöstöä koskevat tilaukset systematisoidaan varastointiaikojen mukaan. Suuren tietomateriaalimäärän vuoksi on suositeltavaa ryhmitellä yrityksen työn eri osa-alueisiin liittyvät teot erikseen.
- Keskeisen toiminta-alueen tilaukset systematisoidaan erillään henkilöstöä koskevista laeista. Esimerkiksi arkistotoimistotyön tilaus sisältyy yhteen kansioon ja vastaavan osaston johtajan nimityksellä toiseen.
- Hyväksytyt rajat, raportit, arviot, nimiluettelot, suunnitelmat jne. ryhmitelty erillään heidän hankkeistaan.
- Asiakirjojen järjestäminen henkilökansioihin tapahtuu niiden saapumisjärjestyksessä.
- Palkkakohtaiset työntekijän henkilökohtaiset tilit on systematisoitu erillisiin kansioihin. Ne on järjestetty aakkosjärjestykseen.
- Yrityksen toimintaa koskevat valitukset, ehdotukset, kansalaisten lausunnot, asiakirjat niiden käsittelyä ja täytäntöönpanoa varten on ryhmitelty erillään yksilöiden henkilökohtaisia asioita koskevista vetoomuksista.
- Kirjeenvaihto on yleensä systematisoitu kalenterijaksolle kronologisessa järjestyksessä. Vastaukset laitetaan kysymysten perään. Mikäli edellisenä vuonna aloitettua kirjeenvaihtoa erillisestä aiheesta jatketaan, asiakirjat sisällytetään kuluvan kauden kansioon. Tässä tapauksessa ilmoitetaan edellisen vuoden tapauksen indeksi.
Tallennettavaksi hyväksyttyjen tietovälineiden rekisteröinti
Arkistotoimistotyö antaa ohjeita paperilakeja käsitteleville rakennejaostoille. Liikenteenharjoittajien rekisteröinti voi olla osittainen tai täydellinen. Se riippuu säilytysajasta. Täysi rekisteröinti suoritetaan tilapäisten (yli 10 vuotta), pysyvän sisällön asiakirjoille sekä henkilöstösäädöksille. Se tarkoittaa:
- Sidonta / sidekansio.
- Arkkien numerointi.
- Vahvistussivun luominen.
- Tarvittaessa sisäisen inventaarion muodostaminen.
- Yksityiskohtien selventäminen Ne voivat koskea yrityksen nimeä, kansion rekisterinumeroa, määräaikoja ja niin edelleen.
Väliaikaisvarastointimateriaalit, mukaan lukien alle 10 vuotta kestävät materiaalit, käsitellään osittain. Joten on sallittua olla järjestämättä papereita kansiossa, olla numeroimatta arkkeja, ei tehdä todistuskirjoituksia.
Vivahteita
Arkistotoimistotyö on toimintaa, jossa asiantuntijat varmistavat paitsi tietovälineiden turvallisuuden myös kyvyn tarvittaessa työskennellä niiden kanssa. Tätä varten kansiot muodostavat aktit on päärretty neljällä rei'ityksellä pahvikanteen. Ne ovat myös sallittuja sitoa ottaen huomioon mahdollisuus lukea tekstejä, päätöslauselmia, päivämääriä ja viisumeita kaikista papereista.
Ryhmittelyä varten kaikki metallikiinnikkeet poistetaan. Pysyvästi säilytettävät materiaalit, jotka koostuvat erityisen arvokkaista tai muotoilemattomista teoksista, on suljetuissa kolmiläpällisissä kansioissa tai erikoislaatikoissa.
Jos asiassa on noutamattomia henkilökohtaisia asiakirjoja (työkirjat, todistukset, sotilaskortit jne.), ne laitetaan erilliseen kirjekuoreen ja arkistoidaan siihen muiden materiaalien kanssa. Kansioiden lopussa tulee olla tyhjä todistajalomake. Kansion alkuun arkistoidaan sisäisen inventaarion lomake. Paperien turvallisuuden ja järjestyksen varmistamiseksi jokainen arkki on numeroitu arabialaisilla numeroilla. Tämä sääntö ei koske todistussivua ja inventaariolomaketta. Numero kirjoitetaan lyijykynällä oikeaan yläkulmaan.
Varmistuslomake
Se on koottu määrätyllä tavalla. Se ilmaistaan sanoilla ja numeroilla:
- Arkkien lukumäärä numeroituina.
- Sisäisen inventaarion sivujen määrä.
Sertifikaatissa on myös numeroinnin yksityiskohdat. Erityisesti määritetään kirjainhakemistojen, puuttuvien koodien, liimattujen valokuvamateriaalien sivunumeroiden, suurikokoisten sivujen jne. esiintyminen. Lisäksi arkki osoittaa painettujen esitteiden olemassaolon kansiossa, jos niitä ei ole merkitty päänumerointiin. Sertifiointilomake on laatijan hyväksymä. Kansion tilan ja koostumuksen myöhemmät muutokset tulee merkitä siihen viitaten asiaankuuluviin säädöksiin. Kansion otsikkosivulla tai siinä olevan viimeisen asiakirjan tyhjällä sivulla olevaa todistuslomaketta ei saa ottaa pois.
Sisäinen varasto
Se on muodostettu tilapäisen (yli 10 vuotta) ja pysyvän sisällön tallentamiseen ja tallentamiseen. Sisäinen inventaario laaditaan myös asiakirjojen perusteella laadituista tapauksista, joiden otsikoissa niiden sisältöä ei kerrota. Lomakkeessa tulee olla tiedot kansion säädösten järjestysnumeroista, hakemistoista, otsikoista, päivämääristä ja sivunumeroista.
Lopullinen merkintä on liitetty sisäiseen luetteloon. Se ilmoittaa numeroin ja sanoin siihen sisältyvien asiakirjojen lukumäärän sekä sen muodostavien arkkien lukumäärän. Kääntäjä hyväksyy sisäisen inventaarion. Jos kansio on sidottu tai sidottu ilman lomaketta, niin koottu arkki liimataan etukannen sisäpuolelle.
Muutokset kansion materiaalien koostumuksessa tulee näkyä "Huomautukset"-kentässä. Tämä koskee erityisesti paperien poistamista, korvaamista kopioilla, lisäasiakirjojen sisällyttämistä kansioon. Samalla laitetaan linkit asiaankuuluviin säädöksiin. Sisäiseen inventaarioon voidaan tarvittaessa tehdä uusi yleistysmerkintä sekä kansion varmentamismerkintä.
Asiakirjojen arkistointi on olennainen osa kaikenlaisten yritysten tuotantotoiminnan yhtä teknistä prosessia. Kannattavin ja kätevin ratkaisu tähän ongelmaan on asiakirjojen arkistointi ulkoistamisen yhteydessä. TELOS ARCHIVE Group of Companies tarjoaa luotettavimman, kätevimmän ja kattavimman ulkopuolisen säilytysjärjestelmän, joka täyttää nykyiset valtion standardit.
Asiakirjojen arkistoinnin (arkistoinnin) edut TELOS ARCHIVE -konsernissa
Asiakirjojen vastuullinen säilyttäminen TELOS ARCHIVE -konsernin arkistoissa tapahtuu Venäjän federaation lainsäädännön mukaisesti ottaen huomioon kaikki asiakkaiden toiveet ja yli 20 vuoden kokemus arkistoalalta. Edut asiakirjojen toimittamisesta organisaatiomme arkistoon ovat seuraavat:
- Työntekijöitä koulutetaan jatkuvasti uudelleen pätevyyskokeella.
- Arkiston varastointi suoritetaan ottaen huomioon huoneen ilmasto-olosuhteiden pakolliset vaatimukset, tarvittavat kosteus- ja lämpötilaparametrit tarjotaan.
- Asiakirjojen hyllyille asettamisen automatisoidun algoritmin avulla voit etsiä materiaalit ja toimittaa ne omistajalle jopa 4 tunnissa.
- Asiakkaidemme ei tarvitse huolehtia arkiston tilojen vuokraamisesta ja henkilöstön palkkaamisesta.
TELOS ARCHIVE -konsernin työn erikoistuminen ei rajoitu kirjanpitoon ja asiakirjojen varastoimiseen toimiston ulkopuolella.
Asiakkaidemme mukavuuden vuoksi tarjoamme myös seuraavat arkistointipalvelut:
- Minkä tahansa muotoisten paperialustojen skannaus, huonokuntoiset paperit, indeksointi, tiedonsyöttö.
- Ohjelmistojen integrointi nykyisiin järjestelmiin, pilviratkaisut, ohjelmistokehitys.
- Arkistonhoitajapalvelut: inventaarioiden täyttö, arkistointi.
- Hävittävien tietovälineiden valinta ja kokoaminen lakimääräysten mukaisesti.
- Laadukkaat sidonta- ja entisöintityöt.
TELOS ARCHIVE -konsernin arkistointipalveluita tarjoavat yhtiön korkeasti koulutetut asiantuntijat. Työvaiheet:
- Sopimuksen tekeminen;
- Koteloiden tai laatikoiden muodostaminen siirtämistä varten arkistovarastoon;
- Koteloiden pakkaaminen arkistolaatikoihin ja etiketöinti viivakoodilla ja RFID-tunnisteilla;
- Asiakirjojen toimittaminen arkistoon;
- Asiakirjojen lataaminen arkistoon;
- Asiakirjojen käsittely, tietokantaan syöttäminen;
- Hyllyt;
- Työskentely tallennettujen asiakirjojen kanssa pyynnöstä.
Oma jakelupalvelu varmistaa asiakirjojen vastaanottamisen 4 tunnin sisällä pyynnöstä. Asiakkaan pyynnöstä tarjoamme valtuutetuille henkilöille pääsyn tarvittaviin asiakirjoihin henkilökohtaisen tilin kautta TELOS ARKISTO -verkkosivustolla.
Asiakirjojen toimittaminen arkistoon
Asiakirjojen toimittaminen arkistoon tapahtuu hyväksyttyjen viranomaisstandardien mukaisesti. Asiakirjojen arkistointimenettelyn voi suorittaa sekä organisaatio itse että yrityksemme korkeasti koulutettujen asiantuntijoiden avulla.
GC "TELOS ARCHIVE" takaa nopean ja laadukkaan arkistointityön paikan päällä. Asiantuntijoillamme on tarvittava tietämys ja monen vuoden kokemus asiakirjojen alkuperäisten tai kopioiden valmistelusta arkistointia varten.
Kirjanpito ja asiakirjojen säilytys
Valinta TELOS ARCHIVE -konsernin hyväksi on oikea paitsi luotettavuuden, myös taloudellisuuden kannalta. Arkistot säilytetään erimuotoisissa erikoislaatikoissa, joihin on liitetty tunnistenumero, mikä varmistaa pyydettyjen asiakirjojen nopean haun mahdollisimman lyhyessä ajassa. Laatikon säilytyskustannukset ulkoistamalla ovat aina alhaisemmat. Kun säilytät arkistoja itse, aiheutuu kustannuksia tiloista, henkilökunnasta, palontorjuntajärjestelmästä, ja on myös noudatettava Venäjän federaation lainsäädännön nykyisiä vaatimuksia asiakirjojen säilyttämisen alalla. Tämä johtaa kuukausittaiseen nousuun organisaation oman arkiston ylläpitokuluissa.
TELOS ARCHIVE Group of Companies -ryhmän A++-luokan arkistot sijaitsevat Moskovassa ja muissa Venäjän suurissa teollisuuskaupungeissa, joten voit toimittaa dokumentaation nopeasti asiakkaalle tai käsitellä asiakirjoja erityisesti varustetussa auditointihuoneessa arkiston alueella.
TELOS ARCHIVE Group of Companies -konsernin arkistojen säilytystilat on varustettu tämän tyyppisen säilytyksen vaatimusten mukaisesti:
- Asennettu kaasupalonsammutusjärjestelmä.
- Asiakirjojen turvallisuuden kannalta tarpeelliset lämpötila- ja kosteusolosuhteet säilyvät.
- Suojauksesta huolehtii ympärivuorokautinen vartiointi, videokamerat ja valvontajärjestelmä asennetaan.
- Vain valtuutetut henkilöt voivat päästä arkistoon.
Mitä TELOS ARCHIVE Groupin asiakkaat saavat?
Kun uskot asiakirjojensi vastuullisen säilytyksen TELOS ARCHIVE Group of Companiesille, saat:
- Säästää rahaa– asiakirjojen säilytys toimiston ulkopuolella vapauttaa sinun tarvitse maksaa tilojen vuokrat, suunnittelujärjestelmät, sähkölaskut ja muut pakolliset oman varastosi ylläpitokulut;
- Turvallisuus– Asiakirjojasi säilytetään erityisesti varustetuissa A++-luokan varastoissa, niihin on pääsy vain valtuutetuilla henkilöillä, asiakirjoja ei voida kadota, ja erityisten säilytysolosuhteiden vuoksi paperisten tietovälineiden käyttöikä on pidentynyt vuosia;
- Nopea pääsy tietoihin– verkkosivustolla olevan henkilökohtaisen tilisi erityisominaisuuksien tai asiakirjojen kiireellisen toimituksen ansiosta pääset nopeasti käsiksi tarvittaviin asiakirjoihin;
- Työntekijöiden tehokkuuden lisääminen- arkistovaraston ulkoistamisen ansiosta vapautat työntekijäsi ei-ydintoiminnoista yrityksessä. Asiakirjojen valmistelusta arkiston, kirjanpidon ja niiden säilyttämisen tekevät TELOS ARCHIIVE -konsernin pätevät työntekijät
- Kaikkien asiakirjojen käsittelyjen hallinta- Saat kirjauksen kaikista toiminnoista arkiston asiakirjoilla;
- Lisätilan vapauttaminen asiakirjojen arkistoon lähettämisen jälkeen yrityksen ydintoimintaa varten - toimistossasi on vähimmäismäärä asiakirjoja, joiden avulla voit käyttää vapautuneita neliömetriä kannattavammin.
Asiakirjojen säilytys A++-luokan robottiarkistovarastoissa, joissa on palohälytysjärjestelmät ja kaasupalonsammutusjärjestelmät, jotka varmistavat normaalin lämpötilan ja kosteuden ylläpitämisen.
Asiantuntijamme ovat jäseniä venäläisissä ja kansainvälisissä arkistointikomiteoissa ja asiantuntijaryhmissä: ARMA International, liittovaltion arkiston keskusasiantuntija- ja tarkastuslautakunta, liittovaltion arkiston julkinen neuvosto, VNIIDADin akateeminen neuvosto, liittovaltion arkiston työryhmä. kehittää konsepti arkistoteollisuuden kehittämisestä vuoteen 2020 asti.
Kokemusta Venäjän arkistopalvelumarkkinoilta vuodesta 1997: Moskovan kaupunginarkiston, Pietarin keskusarkiston, varojen siirtotyötä, luonnonvara-, talous-, puolustus- ja finanssiministeriöiden hankkeita; hanke automatisoida työ liittovaltion verohallinnon asiakirjoilla, projektit tytäryhtiöiden Gazpromin, Venäjän rautateiden, FGC:n kanssa.
Oman kaluston saatavuus yli 10 000 arkistolaatikon päivittäiseen vientiin/toimitukseen. Kaikissa autoissa on GPS-navigointi.
ASIAKKAAMME
 |
 |
 |
 |
 |
 |
|---|---|---|---|---|---|
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
E.V. Kardysh, JSC "OPK "OBORONPROM" toimiston päällikkö Olemme työskennelleet TELOS ARCHIVIN kanssa vuodesta 2015. Tänä aikana on toteutettu useita hankkeita, mukaan lukien asiakirjojen ulkopuolinen varastointi ja dokumenttirahaston kartoitus. TELOS ARCHIVE -konsernin johtajien ja arkistonhoitajien ammattitaitoisen työn ansiosta onnistuimme siirtämään arkistorahaston liittovaltion talousarkistoon mahdollisimman pian. E.P. Kotelnikova, arkistoasiakirjojen hankinta- ja säilytysosaston päällikkö, GAZPROM GAZENERGOSET LLC Yrityksemme on tehnyt yhteistyötä TELOS Group of Companies -konsernin kanssa useiden vuosien ajan. Olemme erittäin tyytyväisiä tämän yrityksen valinnasta palvelemaan liiketoimintaamme. Työvuosien aikana ei ole tullut ainuttakaan vikaa - viedään aina tarkasti ja oikea-aikaisesti dokumentit ulkoistettua varastointia varten, jos joutuu pyytämään jotain asiakirjoja takaisin operatiiviseen työhön - määräajat ovat erittäin tiukat, yritys kokoontuu aina puolivälissä jos sinun on tehtävä valinta ajoissa. Yritys säästää meiltä valtavasti tilaa, jonka joutuisimme vuokraamaan arkistoasiakirjojen säilytykseen. He toimivat selkeästi ja sujuvasti, manageri Solodyankina on aina yhteydessä ja aina valmis auttamaan! Kiitos paljon!
arkistoasiakirjojen säilytys- Asiakirjojen järkevän sijoittamisen ja turvallisuuden varmistaminen. [GOST R 51141 98] Aiheet toimistotyön ja arkistoinnin yleistäminen asiakirjojen turvallisuuden takaamiseksi ...
varastointi- 3.17 varastointi: Yrityksessä, teknisessä prosessissa, suoritettava toimenpide, joka koostuu öljyn ja öljytuotteiden pienentyneen tilavuuden tai massan määrittämisestä myöhempiä kirjanpitotoimia varten. Lähde …
arkistoasiakirjojen säilytys- 3.10 arkistoasiakirjojen säilytys: Asiakirjojen järkevän sijoittamisen ja säilytyksen varmistaminen (GOST R 51141). Lähde … Normatiivisen ja teknisen dokumentaation termien sanakirja-viitekirja
ARKISTOASIAKIRJOJEN SÄILYTTÄMINEN- GOST R 51141-98 "Toimistotyö ja arkistointi" mukaan. Termit ja määritelmät”, – asiakirjojen järkevän sijoittamisen ja turvallisuuden varmistaminen… Toimistotyö ja arkistointi termeissä ja määritelmissä
GOST R 51141-98: Toimistotyöt ja arkistointi. Termit ja määritelmät- Terminologia GOST R 51141 98: Toimistotyö ja arkistointi. Termit ja määritelmät alkuperäinen asiakirja: 21 asiakirjan tekijä: Asiakirjan luonut henkilö tai oikeushenkilö Termimääritelmät eri asiakirjoista: asiakirjan tekijä 77 arkisto ... ... Normatiivisen ja teknisen dokumentaation termien sanakirja-viitekirja
109 Arkistoasiakirjojen osastollinen säilytys: Arkistoasiakirjojen säilytys osastojen arkistoissa, joita valtion ja kunnalliset organisaatiot suorittavat säädösten mukaisena aikana Lähde: GOST R 51141 ... Normatiivisen ja teknisen dokumentaation termien sanakirja-viitekirja
asiakirjojen valikoiva hyväksyminen pysyvään säilytykseen- 97 asiakirjojen valikoiva hyväksyminen pysyvään säilytykseen: Tietyntyyppisten organisaatioiden asiakirjojen tai useiden organisaatioiden kaikkien arvokkaiden asiakirjojen hyväksyminen pysyvään säilytykseen homogeenisten joukosta Lähde: GOST R 51141 98: Toimistotyöt ja arkistointi ... Normatiivisen ja teknisen dokumentaation termien sanakirja-viitekirja
arkistoasiakirjojen valtion säilytys- 108 valtion arkistoasiakirjojen varastointi: Arkiston, kirjastojen ja museoiden käsikirjoitusosastojen suorittama arkistoasiakirjojen pysyvä säilytys Lähde: GOST R 51141 98: Toimistotyöt ja arkistointi. Termit ja määritelmät… … Normatiivisen ja teknisen dokumentaation termien sanakirja-viitekirja
asiakirjojen säilytys- 110 asiakirjojen säilytys: Venäjän federaation arkistorahaston arkistoasiakirjojen säilytys arkistossa, museossa, kirjastossa asiakirjojen omistajan ja vastaavan arkiston, museon, kirjaston ... Normatiivisen ja teknisen dokumentaation termien sanakirja-viitekirja
asiakirjojen pysyvä säilytys- 111 Asiakirjojen pysyvä säilytys: Asiakirjojen määräämätön säilytys arkistolaitoksessa, valtionmuseossa, kirjastossa Lähde: GOST R 51141 98: Toimistotyö ja arkistointi. Termit ja määritelmät alkuperäinen asiakirja... Normatiivisen ja teknisen dokumentaation termien sanakirja-viitekirja
arkistoasiakirjojen osastollinen säilytys- Arkistoasiakirjojen säilyttäminen osastojen arkistoissa, valtion ja kunnallisten organisaatioiden suorittamana säädösten mukaisena aikana. [GOST R 51141 98] Aiheet toimistotyö ja arkistointi ... ... Teknisen kääntäjän käsikirja
Kirjat
- Viimeinen runoilija Anna Akhmatova 1960-luvulla. 2 osana, Timenchik Roman. Kaksiosainen sarja julkaistaan View from Mount Scopus -sarjassa, joka esittelee Jerusalemin heprealaiseen yliopistoon liittyvien israelilaisten tutkijoiden eri kielillä kirjoitettuja teoksia, jotka kattavat…
- Viimeinen runoilija Anna Akhmatova 1960-luvulla (nidemäärä: 2), Timenchik Roman Davidovich. Anna Akhmatovan elämäkerran ja työn arvovaltaisen tutkijan kirjasta on tullut vakava panos Akhmatovan perinnön tutkimukseen ja koko 1900-luvun venäläisen kirjallisuuden historiaan. Runollinen…
Organisaatio, kuten elävä organismi, on jatkuvassa vuorovaikutuksessa ulkomaailman kanssa ja tukee lukuisia sisäisiä prosesseja: se tekee sopimuksia vastapuolten kanssa, hyväksyy tai myy tavaroita ja palveluita, suorittaa erilaisia maksuja, koordinoi ja hyväksyy paikalliset säädökset.
Muodostunut samaan aikaan monia asiakirjoja, joista suurin osa ennemmin tai myöhemmin menettää nykyisen merkityksensä ja lähetetään arkistoon. Kukin organisaatio noudattaa omaa, mutta noudattamalla yleisiä, käytännössä onnistuneesti sovellettavia ja lakisääteisten normien tukemia suosituksia voit optimoida arkistoinnin mahdollisimman paljon ja välttää mahdolliset ongelmat tulevaisuudessa.
Koko organisaation toimintansa aikana keräämä ja varastoitava dokumentaatio on jaettu useisiin luokkiin:
- perustamisasiakirjat- ovat organisaation olemassaolon oikeudellinen perusta ja määrittävät sen oikeudelliset perusominaisuudet;
- hallinnollisia asiakirjoja- ovat luonteeltaan pakottavia tai informatiivisia, yleensä ylimmän johdon puolesta laadittuja;
- henkilöstöasiakirjat- vaikuttaa kaikkiin mahdollisiin suhteisiin, joita työntekijän ja työnantajan välillä voi syntyä;
- tilinpäätökset- sisältää ensisijaiset asiakirjat, jotka kuvastavat organisaation tavaroiden ja palveluiden ostoa ja myyntiä;
- erikoistunut dokumentaatio- sisäiset määräykset, jotka ohjaavat organisaation toiminnan pääalueita ja varmistavat sen rakenteellisten osastojen työn johdonmukaisuuden.
Laajemmassa mielessä kaikki organisaatiolla olevat asiakirjat voidaan jakaa kaksi ryhmää: Dokumentaatio, joka on täytetty ja paperit, jotka ovat edelleen mukana varsinaisessa liiketoimintaprosessissa. Yksi arkiston ylläpidosta vastaavan virkailijan päätehtävistä on saatavilla olevien asiakirjojen asianmukainen jakaminen asiaankuuluvissa tapauksissa ja niiden oikea-aikainen lisääminen äskettäin laadituilla asiakirjoilla.
Valmistautuminen siirtoon ja varastointivaatimuksiin
Oikeushenkilön käytettävissä olevien asiakirjojen rakenteen maksimoimiseksi käytetään erityistä konsolidoitua nimikkeistöä, joka heijastaa kaikkien tapausten nimet ja niiden säilytysajat. Asiakirjat ryhmitellään yleensä tyypin mukaan ja jaetaan erillisiin kansioihin.
Kohta 3.4. Vuonna 2002 hyväksytyn järjestöjen arkiston työskentelyn perussäännön, joka on suositeltava, tapausnimikkeistön muotoa ehdotetaan taulukon muodossa, joka sisältää seuraavat kentät:
- tapausindeksi, joka koostuu rakenneyksikön digitaalisesta koodista ja kotelon sarjanumerosta;
- tapauksen otsikko, joka on annettu lyhyen ja tarkan kuvauksen muodossa siihen liittyvän prosessin olemuksesta ilman monimutkaisten rakenteiden ja johdantosanoja;
- ala säilytysyksiköiden määrä kuvastaa tiedostossa olevien niteiden tai osien määrää ja valmistuu vuoden lopussa;
- viimeinen sarake sisältää muistiinpanoja tapauksiin liittyvistä toimista - perustaminen, siirtäminen jne.
Konsolidoidun nimikkeistön mukaisesti järjestetyt tapaukset arkistoidaan ajanjakson, joka riippuu ne muodostavan dokumentaation tyypistä. Siten perustamisasiakirjoja säilytetään koko oikeushenkilön olemassaolon ajan, ja sen purkautuessa ne siirretään valtion tai kunnan arkistoon.
Osa tilinpäätöksestä on myös toistaiseksi säilytettävissä, kun taas perusdokumentaation aika on rajoitettu. 5 vuotta. Pisin arkistointiaika on henkilöstöasiakirjoille - esimerkiksi palkkalaskelmat on säilytettävä 75 vuotta vanha, sama aika on asetettu työsopimuksille ja työntekijöiden henkilökorteille.
Säännöt ja vastuu
Liittovaltion tasolla arkistoinnin järjestämisen yleisiä periaatteita säännellään 22. lokakuuta 2004 annetulla lailla nro 125-FZ, jonka tietyt määräykset ovat pakollisia kaikille yrityksille, joilla on pysyvä asiakirjavirta.
Arkiston ylläpitoa koskevien oikeudellisten normien lisäksi laissa säädetään myös virkamiesten ja järjestöjen vastuusta tällä alueella tehdyistä rikkomuksista. Tässä tapauksessa rangaistus ei ylitä 500 ruplaa kuitenkin varastointia koskevien pakollisten asiakirjojen täydellinen tai osittainen puuttuminen voi johtaa paljon vakavampaan rangaistukseen - jopa 300 000 ruplaa.
Kirjanpitoasiakirjojen arkistointia koskevat erilliset määräykset on ilmoitettu Neuvostoliiton valtiovarainministeriön määräyksessä, joka hyväksyttiin vuonna 1983 ja joka ei ole edelleenkään menettänyt merkitystä. Tyhjentävä luettelo asiakirjoista, jotka on laadittu koko organisaation olemassaolon ajan, sekä niiden säilytysehdot on esitetty Venäjän kulttuuriministeriön 25. elokuuta 2010 päivätyssä määräyksessä nro 558. Edellä mainitut organisaatioiden arkiston työskentelysäännöt sisältävät yksityiskohtaisen luettelon suosituksista, jotka liittyvät tällaisen toiminnan kaikkiin näkökohtiin.
Asiakirjoihin tutustuminen ja niiden toimittamisen määräajat
Muodostetut tapaukset siirretään yleensä arkistoon viimeistään 3 vuoden kuluttua niissä näkyvien liiketoimintaprosessien valmistumisesta. Asiakirjojen säilytys- ja myöntämismenettely määräytyy viranomaisvaatimuksiin ja suosituksiin perustuvien hyväksyttyjen sisäisten määräysten mukaisesti.
Sisäiseen käyttöön arkistoasiakirjojen käsittelyn kesto on rajoitettu 30 päivää, mutta vastuuhenkilön pyynnöstä, tapausten turvallisuuden vuoksi, määräaikaa voidaan pidentää toisella kuukaudella.
Vaiheittaiset ohjeet arkistointiin ja arkistointiin
Tapausten käsittely- ja säilytysmenettely voidaan jakaa useita päävaiheita:
On huomattava, että asiakirjat, joilla on säilytysaika, ovat yleensä arkistoitavia. vähintään 10 vuotta. Loput dokumentaatiosta voidaan säilyttää suoraan osastoilla ja siirtää hävitettäväksi heti laissa säädetyn ajan umpeuduttua.
Arkiston varustaminen ja tilojen sopivuuden selvittäminen
Asiakirjojen säilytyspaikkojen järjestämismenettely on kuvattu yksityiskohtaisesti Perussäännöissä. Pääperiaate arkiston varustamisessa organisaation sisällä on erillisen rakennuksen tai tilan käyttöä sen tarpeisiin.
Samanaikaisesti erittäin rappeutuneiden, samoin kuin kosteiden ja lämmittämättömien rakenteiden käyttö ei ole sallittua. Rajoitus koskee myös tiloja, jotka sijaitsevat samassa rakennuksessa ruokailu- ja ruokatarvikkeiden kanssa sekä lähellä syttyvien tai syövyttäviä aineita sisältäviä varastoja.
Arkistovaraston sisäinen järjestely tulee tehdä siten, että sen sisältämän dokumentaation turvallisuus on mahdollisimman suuri. Tätä varten on noudatettava ehtojen luettelo:
- arkistohuone on suojattava tulvilta, täytettävä paloturvallisuusstandardit, oltava tuottava ilmanvaihtojärjestelmä;
- kaikki sähköjohdot ja pistorasiat on eristettävä mahdollisimman hyvin;
- huoneen sisustus on tehtävä palamattomista ja ei-aggressiivisista materiaaleista;
- vesi- ja viemäriputkia ei saa laskea varastotilan läpi.
Lopullisen päätöksen tilojen soveltuvuudesta arkiston tarpeisiin tekevät useat erikoispalvelut tarkastuksen perusteella. Tämä ottaa huomioon tilojen paloturvallisuuden, sen saniteettitilan jne. Jokaisen tutkimuksen tulosten perusteella a Toimia, joka heijastaa sen täytäntöönpanon tuloksia.
Asiakirjojen käytön ja työn organisoinnin ominaisuudet
Arkiston toiminnan perustana on johdon hyväksymä määräys tai ohje organisaation arkiston ylläpidosta. Tällaisen asiakirjan perusteella nimetään työntekijä, joka toimii arkistonhoitajana ja vastaa hänelle uskottujen asiakirjojen turvallisuudesta ja täydellisyydestä.
Organisaation arkisto voi olla joko itsenäisenä rakenneyksikkönä tai osana hallintopalvelua. Sen toiminnan päätarkoituksena on muodollisesta kuulumisesta riippumatta organisaation arkistotietojen muodostaminen, kirjanpito ja eheyden varmistaminen.
Se saavutetaan arkistonhoitajan systemaattisella toiminnalla tapausten nimikkeistön ylläpidossa, oikein muotoiltujen niteiden vastaanottamisessa, niiden systematisoinnissa jne. Lisäksi arkiston henkilöstön tehtäviin kuuluu pyydettyjen asiakirjojen oikea-aikainen ja täydellinen toimittaminen sekä osallistuminen vanhentuneen säilytysajan omaavien asiakirjojen tuhoamiseen.
Valvontamenettely
Sisäisten määräysten lisäksi arkiston toimintaa säätelevät säädökset, joissa muun muassa säädetään toimenpiteistä organisaation arkistotoimistotyön ohjaamiseksi.
Joten lain nro 125-FZ mukaan asiakirjojen säilytysmenettelyn noudattamista valvovat erityiset elimet liittovaltion tasolla ja Venäjän federaation subjektien tasolla. Käytännössä tätä tehtävää hoitavat yleensä Verovirasto ja Eläkekassa organisaation dokumentaation pääasiallisina ulkopuolisina käyttäjinä. Samassa laissa säädetään arkistolainsäädännön rikkomisesta aina rikosoikeudelliseen vastuuseen.
Alla on yleiskatsaus toimiston työnkulun automatisointiohjelmaan organisaatiossa.
Sähköisen median rekisteröinti
Läpivaltaisen korkean teknologian maailmassa "klassinen" tiedonvälitysväline - paperi ja sen johdannaiset - väistyy hitaasti mutta varmasti sähköiselle medialle. Tältä osin arkiston työntekijällä on ennemmin tai myöhemmin kysymys: miten tällaiset asiakirjat hyväksytään säilytettäväksi? Vastaus siihen on yksinkertainen: samassa muodossa, jossa ne alun perin suunniteltiin.
Jos esimerkiksi ulkomaisen toimittajan laskut vastaanotetaan digitaalisella allekirjoituksella varmennettuna sähköisenä asiakirjana, ne tulee tallentaa tietokoneen muistiin - mitään ei tarvitse tulostaa ja varmentaa lisäksi. Tällaiset asiakirjat sisältyvät tapausten nimikkeistöön yleisesti ottaen huomioon vahvistettu säilytysaika.
Arkistotoimistotyö organisaatiossa - monimutkainen ja monivaiheinen prosessi joka edellyttää huolellista suunnittelua ja lukuisten vaatimusten ja suositusten noudattamista osallistujilta. Hyvin rakennettu asiakirjojen säilytysjärjestelmä ei kuitenkaan ainoastaan todista osastojen koordinoidusta ja tuloksellisesta työstä, vaan osoittaa myös organisaation potentiaalin tehokkaana taloudellisena yksikkönä.
Yksityiskohtaiset ohjeet asiakirjojen siirtämisestä arkistoon esitetään videossa.
Asiakirjojen toimittaminen arkistoon on yksi toimistotyön keskeisistä vaiheista. Tämä on organisaation sisäinen arkisto. Vaikeimpia kysymyksiä ovat arkistoasiakirjojen säilytysaika ja -säännöt, koska vaatimukset ja määräykset ovat hajallaan eri säädösten välillä. Jokaisessa organisaatiossa on dokumentaatio (johto, henkilöstö, kirjanpito), joka arkistoidaan vuosittain yhdeksi tiedostoksi ja on säilytettävä.
Täydellinen metodologinen luettelo standardinmukaisista hallintadokumentaatioista ja kunkin näiden tiedostokansioiden säilytysajat on annettu (muutettu 16. helmikuuta 2016). He sanovat, kuinka kauan henkilöstökirjanpitoa tulee säilyttää (kaikki teollisuusonnettomuuden tutkimiseen liittyvä - 45 vuotta) ja (henkilöstön osalta ennen vuotta 2003 luodut tapaukset tulee säilyttää 75 vuotta, myöhemmät tapaukset - 50 vuotta). Kirjanpito- ja veroasiakirjojen kanssa työskentelymenettely määrittää ja useita sääntöjä.
Organisaatioilla on jatkuvasti asiantuntijatoimikuntia, joiden tehtävänä on yrityksen tuotantodokumentaation arviointi ja tarkastus toimistotyössä ja arkistoon siirtämisessä sekä säilytysaikojen määrittäminen. Tämä palvelu päättää vuosittain, mitkä asiakirjat säilytetään ja mitkä voidaan tuhota.
Tapausten valmistelu arkistointia varten
Arkistovarastoon siirtämistä varten tarvitaan tietty tiedostojen valmistelu, joka koostuu erilaisten asiakirjojen yhdistämisestä yhdeksi tiedostoksi. Arkistotiedoston sisältävän kansion tilavuus ei saa ylittää 250 sivua. Yhtä kansiota suunniteltaessa kotelon tulee olla:
- ompele (4 puhkaisulle) tai sido kaikki sivut;
- numeroida sivut oikeassa yläkulmassa;
- laatia sisäinen luettelo asiakirjoista - sisällysluettelo;
- valmistele todistuslomake (merkitse sivumäärä, vastaa numerointiin jne.; varmentaa kääntäjän allekirjoituksella);
Näyte täyttö ja todistuslomakkeen muoto
- antaa jokaiselle tapaukselle kovalevykansi (jossa on organisaation nimi, arvonimi, viimeisimmät päivämäärät, "Case"-kansion rekisteröintinumero);
Kotelon kansimalli
Asiakirjojen valmistelu arkistointia varten
Kun erilliset kansiot "Case" on kerätty, sinun on laadittava niistä yleinen luettelo.
Tällä tavalla kerätään luetteloita kansioista "Tapaus" pysyvää ja väliaikaista säilytystä varten ja "Tapaus" henkilökohtaiselle rahastolle.
Varastokansiot "Case" puolestaan ovat erillisen kirjanpidon alaisia. Ne tulee sisällyttää arkistovarastoon myös erillisen inventaarion mukaan.
Linkistä voit ladata näytteitä arkistoasiakirjojen luettelolomakkeista
Arkistoasiakirjojen säilytyssäännöt
Delo-kansioiden säilytysarkistot sijaitsevat erillisissä tiloissa, mikä takaa tallennetun dokumentaation turvallisuuden. Tilojen tulee olla kuivia, lämmitettyjä, hyvin ilmastoituja, paloturvallisuus- ja saniteettistandardien mukaisia. Näin ollen arkistopalvelu takaa tallennettujen kansioiden "Case" suojan vaurioilta.
Lisäksi arkisto on suojattava turvallisesti (ikkunoiden metallipalkeilla, murtohälyttimillä jne.), jolloin tiedostokansiot eivät vahingoitu tai varasta tuntemattomien toimesta.
Kaikki Delo-kansiot sijoitetaan erityisiin numeroituihin telineisiin, pitkäaikaiseen varastointiin - laatikoihin tai koteloihin, vähemmän arvokkaita (jopa 10 vuotta) voidaan sijoittaa nippuihin. Erillisten kansioiden "Case" asettaminen lattialle tai ikkunalaudoille on kielletty.
Jos "Case"-kansioiden määrä on erittäin suuri, arkiston henkilökunta voi tehdä niin sanottuja topografisia karttoja, jotka auttavat sinua navigoimaan hyllyjen ja hyllyjen välillä
Erityinen mielipide
Organisaatioasiakirjat ovat arvokas tietolähde. Jotta sitä ei käytetä sinua vastaan, sinun tulee noudattaa asiakirjojen säilytyssääntöjä, jotka ovat laissa säädettyjä. Mutta lainsäädäntöjärjestelmä määrää arkiston luomismenettelyn. Ja mikä asiakirjojen säilytystapa valita ja miten asiakirjat järjestetään arkistossa, jokainen yritys päättää itse.
Asiakirjojen säilyttämiseen on kaksi päätapaa: arkiston muodostaminen yrityksessä omatoimisesti ja asiakirjojen siirtäminen säilytettäväksi arkistoyhtiöille.
Järjestäksesi arkiston itse, tarvitset:
- Pätevä henkilöstö, jolla on tiedot ja kokemus asiakirjojen arkistointikäsittelystä ja tiedostojen siirtämisestä arkistoon (selvitysten laatiminen, asiakirjojen hävittämistä koskevien asiakirjojen laatiminen jne.).
- Erikoistila paperimateriaalin pitkäaikaiseen varastointiin, jossa kosteus-, lämpötila- ja valonmäärän vaatimukset täyttyvät.
Kun yrityksen dokumenttivirta on pieni, kaikki asiakirjat voidaan tallentaa samaan huoneeseen, jossa työnkulku tapahtuu. Jos dokumentaatiota on paljon, on arkistolle varattava erillinen tila.
Jotta voit helposti löytää minkä tahansa asiakirjan järjestämäsi arkistosta, aloita tapausten nimikkeistö - asiakirjojen luokitin, jossa on merkintä niiden säilytysajat.
Tarvittavien asiakirjojen etsimisen yksinkertaistamiseksi voit käyttää vinkkejä:
- varaa jokaiselle rakenneyksikölle paikka dokumentaatiolle, ottaen huomioon vuosittaiset täydennykset;
- kohdistaa eri hyllyille pysyvän säilyvyyden ja väliaikaisen säilytysajan (yli 10 vuotta) laatikot.
Säilytä erikseen tiedot henkilöstöstä ja selvitystilassa olevien yritysten dokumentaatiosta (jos sellaisia on).
Asiakirjojen ulkoistetulla säilytyksellä on tiettyjä etuja säilytyksen itseorganisoitumiseen verrattuna ja se sopii henkilöille, jotka suunnittelevat:
- Säästä rahaa alentamalla varaston käytössä olevien toimistotilojen vuokra- ja ylläpitokustannuksia.
- Työntekijöiden tehokkuuden lisääminen ja ydintyön ulkopuolisen työmäärän vähentäminen, joka usein lankeaa kirjanpito- ja henkilöstöosaston työntekijöiden harteille.
- Varmista dokumenttien hallinnan prosessien jatkuvuus.
- Luo sähköinen arkisto, jonka avulla voit milloin tahansa päästä online-käyttöön dokumentaatiotietokantaan ja optimoida sen etsimisajan.
Valitse varastokumppanisi huolellisesti.