Tapausten muodostaminen ja rekisteröinti laitoksissa, järjestöissä ja yrityksissä. Erinomainen sihteeri Valmistelemme tiedostot pysyvään säilytykseen

Asian todistavan asiakirjan laatiminen

Asiaa todistava asiakirja laaditaan tapauksen arkkien lukumäärän kirjaamiseksi vahvistetun lomakkeen mukaisesti (Liite 1). Tapauslomakkeen todistuskirjeessä on merkitty kotelon numeroitujen arkkien lukumäärä, sisäisen inventaarion arkkien lukumäärä numeroin ja sanoin, kotelon arkkien numeroinnin ominaisuudet ja fyysinen tila. tapausasiakirjat on täsmennetty, tapausarkkien kirjainnumerot, puuttuvat numerot, liimattujen valokuvien numerot (lukuun ottamatta henkilökohtaisia ​​tapauksia), suurikokoisten arkkien numerot, kirjekuoret liitteineen ja lisättyjen arkkien lukumäärä niissä ja osoittaa myös esitteiden tulostettujen kopioiden olemassaolon ja niissä olevien arkkien lukumäärän, jos niitä ei ole merkitty tapauksen yleiseen bruttonumerointiin. Erikseen numeroidun ja kotelon alkuun sijoitetun sisäisen inventaarion arkkien lukumäärä ilmoitetaan tapauksen todistuslomakkeessa kotelon kokonaisarkkien lukumäärän jälkeen + (plus) -merkin kautta. Esimerkiksi "tiedosto sisältää 100 (sata) arkkia + 5 arkkia sisäistä inventaariota arkistoituna ja numeroituna."

Myöhemmät muutokset asian kokoonpanossa ja tilassa (vauriot, asiakirjojen puute, alkuperäisten korvaaminen jäljennöksillä jne.) merkitään asian todistavaan asiakirjaan viittaamalla asiaankuuluvaan säädökseen. Merkinnät on varmentanut organisaation toimisto- tai arkistopalvelu ja ilmoittanut päivämäärän.

Asiaa todistava asiakirja asetetaan asian loppuun ja laaditaan lomakkeelle tai puhtaalta pöydältä A4 paperia. Henkilöstötiedostoista, joissa ei ole kirjekuoria liitteineen, on sallittua laatia todistuslomake A5-paperiarkille. Kirjoissa todistusmerkintä on merkitty viimeisen tyhjän arkin kääntöpuolelle, korttitiedostoissa - erilliselle tyhjälle korttimuotoiselle arkille. Asian todistava asiakirja on laatijan allekirjoittama. Asiaa todistavaan asiakirjaan on kirjoitettava selkeästi todistuskirjoitus, josta käy ilmi asema, allekirjoitusote, henkilökohtainen allekirjoitus ja valmistuspäivä.

Asiaa todistavaa asiakirjaa ei saa sijoittaa kotelon kanteen tai viimeisen asiakirjan tyhjälle takapuolelle. Jos tiedosto on jo arkistoitu tai sidottu ilman tyhjää todistuslehteä tai tyhjää A4-kokoista arkkia, se liitetään taakse. yläosa arkki päällä sisällä kanteen tai se voidaan jättää asian loppuun.

Todistuslomake on asiakirja, joka kuvastaa numeroidun ja sidotun tiedoston ominaisuuksia ja on valmis lähetettäväksi arkistoon.

Käytetään kahta muotoa

1) Asiakirjalomake löytyy yhdestä "Organisaatioarkiston toiminnan perussäännöt" liitteistä. Mutta se on pakollinen vain budjettiyritysten käyttöön, koska yllä olevat säännöt säätelevät näiden organisaatioiden arkistojen työtä, ja siksi ne ovat pakollisia vain budjettiyrityksille.

Huomio! Nämä säännöt säätelevät myös kaikkien muiden työnantajien asiakirjavirtaa, mutta vain asiakirjojen turvallisuuden, kuvauksen, kirjaamisen ja käytön osalta. Tämä tarkoittaa, että rekisteröintimenettely jää organisaation hallinnon harkinnan varaan.

2) Myös todistuslomakkeen muoto voidaan laatia mihin tahansa muotoon, mutta olemus on säilytettävä tästä asiakirjasta, eli sen tulee heijastaa tarkasti sen tapauksen piirteitä, johon se on liitetty, eikä muita tietoja.

Missä todistuslomaketta käytetään?

Varmennelomaketta käytetään tapauksissa, jotka siirretään säilytettäväksi arkistoon. Tässä tapauksessa kaikki asiakirjat voidaan jakaa kahteen tyyppiin:

• Säilytetyt tapaukset pitkään aikaan tai jatkuvasti;
• Tapaukset, jotka on säilytettävä enintään 10 vuotta (ns. väliaikainen varastointi).

Väliaikaisia ​​tallennustiedostoja ei saa numeroida tai nitoa, vaan ne yksinkertaisesti tallennetaan kansioihin, joihin ne on tallennettu. Näin ollen näissä tapauksissa ei ole erityisiä ominaisuuksia, eikä sertifiointilomaketta tarvita.

Mutta tämä on vain työnantajien oikeus, ei velvollisuus. Käytännössä monet niistä nidottavat kaikki asiakirjat säilytysajasta riippumatta, erityisesti kirjanpito- ja talousasiakirjat.

Sertifiointilomakkeen tulee sisältää seuraavat tiedot:

1. Asiakirjan nimi - tässä tapauksessa "todistuslomake" ja sen tapauksen numero, johon se on liitetty;
2. Sidotun tiedoston arkkien määrä ja alla ovat selitykset, jos tiedostossa on kirjaimilla varustettuja numeroita (1a, 2a jne.), numeroita puuttuu (esim. sivun 5 jälkeen on heti numero 7);
3. Seuraavaksi ilmoitetaan arkkien lukumäärä tapausluettelossa;
4. Sitten tulee taulukko, joka osoittaa tämän tai tuon sivun ominaisuudet (esimerkiksi sivu nro 18 - valokuva);
5. Todistuslomakkeen laatineen työntekijän allekirjoitus, hänen asemansa, koko nimi ja päivämäärä.

Mihin minun tulee tallentaa/liittää todistuslomake?

Yleensä todistuslomake arkistoidaan erilliselle arkille tapauksen lopussa. Mutta jos jostain syystä tätä ei voitu tehdä, voit liimata sertifiointiarkin yläkannen takapuolelle ja vain sen yläosa (reuna) liimataan.

Kun todistuslomakkeen sijoittaminen on kiellettyä:

• Ommellun kotelon etukannessa;
• Tiedoston viimeisenä olevan asiakirjan tyhjälle takapuolelle.

Olemme valinneet sinulle parhaat tarjoukset yksittäisille yrittäjille ja yhtiöille käyttötilin avaamisesta.

Käyttötilin avaaminen Tinkoff Bankissa 6 kuukautta ilmaiseksi uusille yksityisyrittäjille ja pienyrityksille (LLC). Avataan 1 päivän päästä. Integrointi online-kirjanpitoon (yksinkertaistetun verojärjestelmän automaattinen laskenta, UTII, vakuutusmaksut). 6 % tilin saldosta.

Käyttötilin avaaminen Tochka Bankissa Maksuton käyttötilin avaaminen. 3 kuukautta ilmaista palvelua. 7 % vuodessa saldosta joka kuukausi.

Käyttötilin avaaminen Vostochny Bankissa 3 kuukautta ilmaiseksi. Tilinylitys heti avaamisen jälkeen. Online rekisteröinti tilit.

Käyttötilin avaaminen Otkritie Bankissa Palvelu 0 ruplaa. kuukaudessa. Online rekisteröinti.

Käyttötilin avaaminen VTB Bankissa Maksuton käyttötilin avaaminen. Ilmainen palvelu 3 kuukautta. Online rekisteröinti. Siirrot ja käteismaksut 0 rub.

Aiheeseen liittyvät viestit
• Esimerkki lomakkeen T-10 täyttämisestä
• Määräys vapaan myöntämisestä (lomakkeet T-6 ja T-6a)
• Matkustustodistus (lomake T-10)

Valmisteletko asiakirjoja siirrettäväksi arkistoon? Älä unohda laatia asiakirjaa tapauksen vahvistamiseksi. Täytä sopiva lomake arkkien lukumäärästä ja fyysisestä kunnosta. Selitä numeroinnin ominaisuudet. Artikkelista opit:

• miksi todistuslomake tarvitaan ja onko se pakollinen;
• kuinka henkilökohtaisen tiedoston todistuslomake laaditaan;
• henkilökohtaisen tiedoston sertifiointiarkki: mallin malli;
• mitkä tiedot ilmoitetaan todistuslomaketta täytettäessä;

Todistuslomake kirjanpitoasiakirjajärjestelmässä Nykyaikainen toimistotyö on erillinen toiminta-alue, joka on omistettu dokumentointiasioihin sekä dokumentaatiotyön organisointiin.

Kotelon todistuslomake: sisältö ja muotoilu

Sertifiointiarkki liimataan sitten arkin yläosan taakse kotelon sisäkanteen. Onko todistuslomakkeeseen mahdollista tehdä muutoksia? Vuoden 2015 säännöt edellyttävät, että kaikki tapauksen fyysisessä kunnossa tai koostumuksessa tapahtuneet muutokset kirjataan todistuslomakkeeseen. Fyysinen kunto ei herätä kysymyksiä, mutta voiko ommeltu kotelon koostumus todella muuttua? Kyllä voi.
Silmiinpistävä esimerkki ovat lunastamattomat työkirjat, joista puhuimme viikko sitten. Koska he voivat tulla hakemaan niitä milloin tahansa, levyn laiteohjelmistoa koskevia kirjoja ei puhkaista. Kirjekuoret, joissa ne ovat, on lävistetty, ja yksi kirjekuori vastaa yhtä kotelon arkkia.
Jos henkilö tai hänen omaiset pyytävät tätä kirjaa muutaman vuoden kuluttua, julkaisemme sen yleisen menettelyn mukaisesti. Tämän jälkeen älä unohda tehdä asianmukaista merkintää asiakirjan todistuslomakkeeseen, muuten käy ilmi, että menetimme kirjan suoraan tiedostosta.

Kuinka laatia todistelomake henkilökohtaista tiedostoa varten

Henkilökansioon sisältyvien asiakirjojen sisäisen luettelon laatimisen erityispiirre on, että se sisällytetään tiedostoon välittömästi sen perustamisen jälkeen ja sitä täytetään sitä mukaa kun sitä ylläpidetään. Tästä syystä sisäisessä inventaariossa määrätään uusien asiakirjojen sisällyttämisestä henkilökohtaiseen tiedostoon sekä asiakirjojen poistamisesta henkilökohtaisesta tiedostosta ja alkuperäisten korvaamisesta kopioilla (kirjattu "Huomautus"-sarakkeeseen). Jos asia on jo sidottu ja arkistoitu, kääntäjän varmentaman asiakirjan sisäinen luettelo liimataan yläreunalla etukannen sisäpuolelle.

Huomioithan, että valmisteltaessa asiaa arkistoon toimitettaviksi sisäisen inventaarion arkit numeroidaan henkilökohtaisen asiakirjan arkistoista erikseen. Kun työntekijä on irtisanottu, hänen henkilökohtainen tiedostonsa suljetaan, eli poistetaan kansiosta ja ommellaan. Samalla on tärkeää muistaa laatia todistuslomake.

Tapauksen todistuslomake

Todistuslomake laaditaan tiedostoon erilliselle arkille, kirjoissa - viimeisen tyhjän arkin kääntöpuolelle, korttitiedostoissa - erilliselle korttimuotoiselle tyhjälle arkille. Asian todistuslomake laaditaan määrättyyn muotoon (Liite 9), jossa ilmoitetaan numeroin ja sanoin tapauksen numeroitujen arkkien lukumäärä, sisäisen inventaarion arkkien lukumäärä, täsmennetään tapausnumeroiden numeroinnin yksityiskohdat. (kirjaimellisten tapausnumeroiden läsnäolo, puuttuvat numerot, liimattujen valokuvien arkkien numerot, suurikokoisten arkkien numerot, kirjekuoret liitteineen ja niihin sisältyvien arkkien määrä), ja osoittaa myös, että tiedostossa on painettu kopioita esitteistä, joissa on niissä olevien arkkien lukumäärä, jos niitä ei ole merkitty tiedoston yleiseen bruttonumerointiin. Asian todistavan asiakirjan allekirjoittaa sen laatija.

Blanker.ru

Kulttuuriministeriö (määräys nro 526 31.1.2015), todistuslomakkeen täyttäminen sisältyy asioiden paperille rekisteröintimenettelyyn sekä arkistointiasiakirjat, sen numerointi, sisäisen inventaarion laatiminen ja kannen suunnittelu. Sen muoto on määritelty säännösten vaatimuksia varastoinnin järjestämiseen arkiston asiakirjoja. Tapaustodistuslomakkeen mallilomake on arkistoasiain sääntöjen liitteessä nro 8.

Ohje Lomakkeen vakiotiedot sisältävät:

1. asiakirjatyypin nimi;
2. Kääntäjän ammattinimike;
3. Allekirjoitus;
4. Transkriptio;
5. Kokoamispäivämäärä;

Syötä lomakkeeseen seuraavat tiedot: Tapausarkkien kokonaismäärä (ilmoita sanoilla ja numeroilla); Kirjain numerot; Puuttuvat numerot; Fyysisen kunnon ja kotelon muodostumisen ominaisuudet; Lomakkeen suositeltu paperikoko on A4.

Huomio

Pysyvien säilytystiedostojen kannessa on tilaa sen valtion arkiston nimelle, johon organisaation tiedostot hyväksytään, valtion arkiston ja organisaation koodien nimeämiselle. Kun organisaation (rakenneyksikön) nimi muuttuu asiakirjojen kattaman ajanjakson aikana tai kun asia siirretään toiselle organisaatiolle (toiselle rakenneyksikölle), ilmoitetaan tämän organisaation tai oikeusseuraajan organisaation uusi nimi kotelon kansi ja suluissa organisaation (rakenneyksikön) edellinen nimi. Kannessa olevan asian nimike on siirretty organisaation tapausten nimikkeistöstä, joka on sovittu asianomaisen arkistolaitoksen asiantuntijalautakunnan kanssa.

Todistuslomake on pakollinen osa jokaisen pysyvän tiedoston ja henkilötiedoston rekisteröintiä. Asiaa todistava asiakirja laaditaan erilliselle arkille ja asetetaan asian loppuun. Kun kirjoja (lehtiä) toimitetaan arkistoon, todistuskirjoitus tehdään tyhjän arkin kääntöpuolelle, korttitiedostoissa - erilliselle korttimuotoiselle tyhjälle arkille.

Arkissa ilmoitetaan numeroin ja sanoin kotelon numeroitujen arkkien lukumäärä ja erikseen plusmerkin (+) kautta sisäisen inventaarion arkkien lukumäärä (jos sellainen on). Todistuslomakkeessa määritellään seuraavat asiakirjojen numerointiominaisuudet: tapauslomakkeen kirjainnumeroiden olemassaolo; puuttuvien tapauslehtien numeroiden esiintyminen; arkkinumeroiden saatavuus liimattujen valokuvien, asiakirjojen, sanomalehtileikkeiden kanssa; suurikokoisten arkkien määrä; liitteitä sisältävien kirjekuorien lukumäärä ja niihin lisättyjen arkkien määrä.

Rekisteröimme tapauksia pysyvään varastointiin

Ei tarpeetonta henkilökohtaista Koska varten budjettijärjestöt henkilötiedoston ylläpitomenettelyä ei ole säännelty, suosittelemme, että työnantaja hyväksyy paikallisen säädöksen, joka säätelee henkilötiedostojen ylläpitoa, rekisteröintiä ja säilyttämistä. Tiedoksi. Asia on asiakirja tai asiakirjakokonaisuus, joka liittyy yhteen asiaan tai toiminta-alaan, joka on sijoitettu erilliseen kanteen. Asiat katsotaan aloitetuiksi siitä hetkestä lähtien, kun ensimmäinen toteutettu asiakirja on sisällytetty niihin.

Työntekijöiden henkilökohtaisia ​​asioita hoidettaessa on noudatettava tiukkoja sääntöjä, vaikka näin ei olisi pakollinen vaatimus työnantajalle. On tärkeää muistaa, että riippumatta siitä, millä nimellä kansioita kutsutaan ("henkilötiedot", "aineisto" tai jokin muu), ne sisältävät työntekijän henkilötietoja, joten on noudatettava kaikkia luvun vaatimuksia.

Työntekijän henkilökohtainen tiedosto

Tapaus katsotaan avatuksi sen jälkeen, kun se on sisällytetty ensimmäisen suoritetun asiakirjan tallennuskansioon. Samalla piirretään avatun kotelon kansi. Tapauksen kansi on laadittu määrättyyn muotoon (Liite 3) Avatun kotelon kannessa on seuraavat tiedot: organisaation nimi; sen organisaation rakenneyksikön nimi, jossa se muodostettiin; tapausindeksi tapausten nimikkeistön mukaan; tapauksen otsikko; tiedoston säilyvyysaika tai merkintä "Säilytä pysyvästi" (siirretty tiedostoluettelosta).
Pysyvien säilytystiedostojen kannessa on tilaa sen valtion arkiston nimelle, johon organisaation tiedostot hyväksytään, valtion arkiston ja organisaation koodien nimeämiselle.

3.6. arkistoon hyväksyttyjen asioiden rekisteröintivaatimukset

Organisatorista, hallinnollista, luovaa ja muuta dokumentaatiota (pöytäkirjat, pöytäkirjat, kirjeet, raportit jne.) sisältävien asioiden äärimmäiset päivämäärät, joissa tarkka päivämäärä on tärkeää, sekä useista osioista (osista) koostuvat tapaukset on merkitty Asiakirjojen äärimmäiset päivämäärät, ts. aikaisimpien ja viimeisimpien tapaukseen sisältyvien asiakirjojen rekisteröintipäivämäärät. Jos tapaus on tilausten, ohjeiden jne. rekisteröintipäiväkirja, tapauksen päivämäärä on päiväkirjan ensimmäisen ja viimeisen merkinnän tarkka kalenteripäivämäärä. Kokouspöytäkirjaa sisältävän tapauksen määräajat ovat hyväksymispäivät (hyväksyttyjen asiakirjojen osalta) tai tapauksen muodostavan ensimmäisen ja viimeisen pöytäkirjan laatimispäivät.
Henkilöasiakirjan määräajat ovat sen henkilön palvelukseen ottamista ja irtisanomista koskevan määräyksen allekirjoituspäivät, jolle tiedosto avattiin.
Puhumme esimerkiksi siitä, että tiedostossa on asiakirjoja, joissa on lukukelvotonta tekstiä, liimattuja arkkeja (jos on suuria kaavioita jne.), repeytyneitä arkkeja, liimattuja valokuvia, jos tiedostossa on kirjekuoria ja liitteitä niissä jne. Asian todistuslomakkeen tulee olla sen laatijan allekirjoitus, jolloin kannan ja allekirjoituksen kopio tehdään ja päivämäärä merkitään. Arkistoasiakirjoja käytettäessä tarvittaessa tehdään tarvittavat merkinnät todistuslomakkeeseen.
Jos asia on jätetty ilman todistuslomaketta, se tulee liimata kotelon sisäkannen yläosaan. Mutta yleensä se sijoitetaan viimeisen asiakirjan jälkeen ja tässä muodossa kotelo ommellaan. Artikkelin alussa on esimerkki todistuslomakkeen täyttämisestä. Voit myös ladata muodossa doc näyte asiakirja, joka todistaa tapauksen. Tapauksen viimeistelemiseksi saatat tarvita myös mallin sisäisen luettelon tapauksen asiakirjoista.

Valmisteletko asiakirjoja siirrettäväksi arkistoon? Älä unohda laatia asiakirjaa tapauksen vahvistamiseksi. Täytä sopiva lomake arkkien lukumäärästä ja fyysisestä kunnosta. Selitä numeroinnin ominaisuudet.

Artikkelista opit:

Todistuslomake kirjanpitoasiakirjajärjestelmässä

Nykyaikainen toimistotyö on erillinen toiminta-alue, joka on omistettu dokumentointiasioihin sekä työn organisointiin dokumentaatiolla. Yksi tärkeimmistä alueista toimistotoimintaa tapausten muodostus otetaan huomioon. Käsite "asia" viittaa asiakirjoihin, jotka on yhdistetty yhteen työalueeseen kuulumisen periaatteen mukaisesti. Tapaus kokoaa yhteen samaan asiaan liittyvät asiakirjat. Nämä voivat olla esimerkiksi henkilöstö-, raportointi- tai talousasiakirjoja.

Tärkeimpien virallisten asiakirjojen turvallisuus sekä niiden hakemisen nopeus myöhempien töiden aikana riippuu asiakirjojen oikeasta jakautumisesta tiedostoihin. Valtava arvo tapauksia muodostettaessa tapahtuu asiakirjojen systematisointi ja järjestys asian sisällä, ts. sen muodostumisperiaate.

Varasto kuuluu kirjanpitoasiakirjojen luokkaan ja on itse asiassa eräänlainen sisällysluettelo, luettelo. Kuvaus osoittaa ne sarjanumerot, tunnistehakemistot, nimet, rekisteröintipäivät, sivunumerot. Inventoinnin tarve ja säännöt määritellään sisäisesti normisäädös: Ohjeita toimistotyöskentelyyn, sekä erityissäännökset ja ohjeet.

Asiaa todistavaa asiakirjaa voidaan pitää myös kirjanpitoasiakirjana. Se sisältää tietoa laitoksen arkistossa olevan tapauksen sisällön erityispiirteistä ja sen muodostamisen erityispiirteistä. Sitä käytetään tapausarkkien kokonaismäärän seuraamiseen. Lisäksi se tallentaa niiden numeroinnin erityispiirteet.

Varmennuslomakkeen muoto

Nopeuttaa tapausten muodostamisprosessia ja yhtenäistää olemassa olevaa kirjanpitodokumentaatiota asiakirjoille, kuten inventaario ja tapausta todistava asiakirja, osoitteessa lainsäädännöllinen taso kehittää ja hyväksyä omia erityisiä lomakkeitaan.

Kulttuuriministeriön hyväksymän arkistoasiain sääntöjen (määräys nro 526 31.1.2015) mukaan todistuslomakkeen täyttäminen sisältyy asiakirjojen paperille arkistointimenettelyyn, sekä arkistointiasiakirjat, sen numerointi, sisäisen inventaarion laatiminen ja kannen suunnittelu. Sen muodon määräävät arkistoasiakirjojen säilyttämisen järjestämistä koskevat säännökset. Tapaustodistuslomakkeen mallilomake on arkistoasiain sääntöjen liitteessä nro 8.

Vakiolomakkeen tiedot sisältävät:

1. asiakirjatyypin nimi;
2. Kääntäjän ammattinimike;
3. Allekirjoitus;
4. Transkriptio;
5. Kokoamispäivämäärä;

Lomakkeeseen syötetään seuraavat tiedot:

Tapauksen arkkien kokonaismäärä (ilmoita sanoilla ja numeroilla);

Kirjain numerot;

Puuttuvat numerot;

Fyysisen kunnon ja kotelon muodostumisen ominaisuudet;

Lomakkeen suositeltu paperikoko on A4. Tämän pitäisi olla erillinen sivu, joka arkistoidaan viimeisenä. Tilanteessa, jossa asia on alun perin laadittu ja sidottu ilman todistuslomaketta, nitettä ei tarvitse purkaa lomakkeen arkistointia varten. Täytä se vain ja kiinnitä se kannen yläosaan. Tämän seurauksena valmis tapaus näyttää tältä:

Henkilökohtaisen tiedoston todistuslomake: mallimalli

Toiminnassa tällä hetkellä Arkistoasiakirjojen säilytyksen järjestämistä koskevissa säännöissä (Liite nro 8) on esitetty todistuslomakkeelle seuraava mallimuoto:

Tämä näyte pätee kaikkiin pysyvän ja tilapäisen (yli 10 vuoden) varastointiajan tapauksiin. Henkilöstöasiat eivät ole poikkeus tästä säännöstä. Kaikki tapaukset, joita valmistellaan siirrettäväksi laitoksen arkistoon kalenterivuoden päätyttyä, tulee kuvata ja dokumentoida sääntöjen mukaisesti okei. Tämän mukaan säädösasiakirja, jokaisen tapauksen lopussa päällä paperipohjainen on toimitettava todistuslomake. Yleensä se on A4-muodossa korttitiedostoissa se vastaa korttimuotoa. Arkkia ei saa asettaa kotelon kanteen tai viimeisen sivun takapuolelle.

Liitteenä olevat asiakirjat:

Sertifiointilomakkeen täyttäminen

Kun täytät tapauksen todistuslomaketta, sinun tulee noudattaa seuraavaa algoritmia:

Ilmoitetaan tapausnimikkeistön mukaisesti annettu tapausnumero;

Ilmoita numeroin ja sanoin niteeseen tallennettujen numeroitujen sivujen kokonaismäärä (huomaa, että sisäistä inventaariota ei oteta huomioon);

Ilmoita ulompien arkkien numerot, esimerkiksi: "Nro 1 - 308";

Listaa kirjainnumerot.

Kirjainnumero tarkoittaa numeroa, jossa on kirjain, esimerkiksi: 11a, 24b. Tällaisia ​​numeroita esiintyy tilanteessa, jossa yksi tai useampi sivu on vahingossa ohitettu numeroinnin aikana. Jotta numerointia ei tehdä uudelleen, puuttuville arkeille annetaan edellinen numero kirjaimella, esimerkiksi: 33, 34, 34a, 34b, 35.

Lista puuttuvat numerot;

Jos tiedostossa ei ole puuttuvia tai kirjaimia arkkeja, on todistuslomakelomakkeen vastaaville riveille tehtävä väliviiva.

Huomaa, että puuttuvien ja kirjaimilla varustettujen arkkien määrä on otettava huomioon laskettaessa numeroitujen arkkien kokonaismäärää. Eli esimerkiksi jos viimeinen arkki Teos on numeroitu 264, mutta tiedostossa on kirjearkit 34a ja 34b, sekä arkkinumero 647 puuttuu, arkkien kokonaismäärä lasketaan seuraavasti: 264+2-1=265.

Ilmoita sisäisen inventaarion arkkien lukumäärä;

Täytä taulukon sarakkeet fyysisen kunnon ominaisuuksista ja tapauksen muodostumisesta. Tässä tapauksessa on tarpeen luokitella ominaisuus vasempaan sarakkeeseen ja oikeaan sarakkeeseen ilmoittaa niiden arkkien numerot, joilla se esiintyy.

Tällaisia ​​ominaisuuksia ovat:

• Liimattuja valokuvia;
• Epästandardi (suuri) muoto;
• Kirjekuorten läsnäolo liitteineen (taulukko ilmaisee kirjekuoren lisäksi myös siihen suljettujen arkkien määrän);
• Fyysiset vauriot (esimerkiksi repeytyneet tai kastelevat sivut, vaikealukuiset valokopiot);
• Esitteiden painettujen kopioiden saatavuus (jos sivumäärää ei ole ilmoitettu yleisessä numeroinnissa, se on ilmoitettava taulukossa);

Jos asiakirjat eivät ole merkityksellisiä samanlaisia ​​ominaisuuksia, taulukko on yliviivattava Z-kirjaimella.

Ilmoita todistuslomakkeen laatineen henkilön asema, allekirjoita ja tulkitse se.

Syötä rekisteröintipäivämäärä;

Joissakin tapauksissa tapauksen rekisteröinnin jälkeen sen kokoonpanoon ja tilaan voidaan tehdä muutoksia. Esimerkiksi jotkut asiakirjat voivat vaurioitua säilytyksen aikana. Tai on tarpeen korvata alkuperäinen kopiolla virallinen lehti. Lisäesimerkkinä voidaan mainita työkirjat, joita ei arkistoida tiedostoon, vaan ne laitetaan kirjekuoreen. Jonkin ajan kuluttua entinen työntekijä tai hänen sukulaisensa voivat pyytää arkistosta työkirjan, mikä johtaa muutokseen tapauksen kokoonpanossa. Tällöin kaikki tehdyt muutokset on kirjattava asianmukaiseen asiakirjaan ja asiakirjan todistuslomakkeeseen on tehtävä merkintä tähän lakiin viitaten.

Tässä tapauksessa merkintä näyttää tältä:

Työkirja julkaistiin (arkki 58), Liikennekirjassa työkirjat Vastaava merkintä nro 118 tehtiin.

Arkistoosaston johtaja Vasilyeva P.K. PC. Vasiljeva

25.04.2017

Huomaa se oikea muotoilu tapaukset (mukaan lukien todistuslomakkeen täyttäminen) edistää asiakirjojen turvallisuutta ja nopeuttaa merkittävästi niiden etsintää jatkokäyttöön. Lisäksi dokumentaation oikea ryhmittely ja systematisointi mahdollistavat sellaiset prosessit kuin arvotarkastuksen ja asiakirjojen valmistelun arkistoon siirrettäväksi.

Liitteenä olevat asiakirjat: