Archiefpapier van de organisatie: GOST, instructies, documenten, regels. richtlijnen voor archiefkantoorwerk

De regels van archiefkantoorwerk bevatten belangrijke vereisten voor het werken met papieren en materialen die niet betrokken zijn bij de huidige activiteiten van het bedrijf. Ze zijn opgesteld in overeenstemming met de bestaande regeling van de reikwijdte van het verwerken, samenvatten en opslaan van informatie. De belangrijkste concepten die in het kader van de activiteit worden gebruikt, worden door GOST vastgesteld over archiefkantoorwerk. Bij het samenstellen ervan werd rekening gehouden met moderne prestaties in het gebruik van technische middelen en geavanceerde informatietechnologieën. Laten we eens kijken naar de basisprincipes van archiefkantoorwerk.

Omvang van distributie:

Voor archiefwerk treden zij op in relatie tot staatsinstellingen. Ze zijn ook verplicht voor commerciële ondernemingen die bepaalde soorten werk uitvoeren. De voorschriften zijn met name effectief in termen van het waarborgen van de beschrijving, boekhouding, bewaring en gebruik van documentatie van het Archieffonds van de Russische Federatie, geclassificeerd als staatseigendom.

Onderverdelingen van ondernemingen die werken met film, phono, video, fotografisch materiaal, cartografische, wetenschappelijke en technische, telemetrische informatie laten zich leiden door de vastgestelde bepalingen op het gebied van planning en rapportage.

De verplichting en het recht om archieven te vormen in organisaties voor de tijdelijke opslag van documentatie van de RF AF wordt bepaald door de Grondbeginselen van de Industriewetgeving (gedateerd 1993), Verordeningen (gedateerd 1994 en 1998). Het regelgevend kader wordt mede gevormd door rechtshandelingen van regionaal belang. De regels in kwestie zijn niet van toepassing op documenten die worden gereguleerd door federale wet nr. 5485-1 en presidentieel besluit nr. 1203 van 30 november 1995.

Acquisitie

Het is een systematische aanvulling van de documentaire basis van de ondernemingsdivisies. Picking omvat de definitie van:

1. bronnen.
2. De samenstelling van de te accepteren materialen.

Als onderdeel van deze activiteit wordt ook de directe overdracht van documenten naar het archief uitgevoerd. De bronnen zijn:

1. Enterprise divisies.
2. Individuen.
3. ondergeschikte structuren.

Samenstelling van materialen

In de instructie archiefdienst is vastgelegd dat verwerving geschiedt door middel van tijdelijke (langer dan 10 jaar) en permanente opslag. Ook wordt informatie over het personeel samengevat. Zaken met een houdbaarheid van minder dan 10 jaar worden in de regel niet naar het archief overgebracht. Ze bevinden zich in de respectieve afdelingen van de onderneming. Aan het einde van de opslagperiode worden dergelijke gevallen vernietigd. Informatie van individuele aard wordt op verzoek van de eigenaar doorgegeven. Vervolgens worden ze voor permanent onderhoud naar het rijksarchief gestuurd. Materialen van voorgaande ondernemingen en geliquideerde ondergeschikte structuren zijn ook onderhevig aan overdracht.

Archiefbeheer en nomenclatuur

Geautoriseerde medewerkers die met voorlichtingsmateriaal van de onderneming werken, stellen een systematische lijst van zaken op. Dat heet nomenclatuur. Wanneer het wordt gevormd, worden materialen aangegeven. De instructie over archiefwerk geeft de bevoegde eenheid de opdracht om de ondersteunende dienst te controleren en te assisteren bij het opstellen van de nomenclatuur. De gesystematiseerde lijst dient als basis voor de inventarisatie van informatiemateriaal voor permanente en tijdelijke (tot 10 jaar) opslag. De nomenclatuur is ook het belangrijkste boekhoudkundige document. Het wordt gebruikt om gevallen van tijdelijke opslag te registreren, ook die met een periode van minder dan 10 jaar. Het systematiseringsschema dat door de nomenclatuur is opgesteld, kan worden gebruikt bij het ontwikkelen van een archiefkast voor uitgevoerde handelingen.

Classificatie

Archiefbeheer wordt uitgevoerd volgens drie soorten nomenclatuur:

1. Typisch.
2. bij benadering.
3. Individueel (voor een specifieke onderneming).

De eerste bepaalt de samenstelling van materialen gevormd in hetzelfde type instellingen. De standaardnomenclatuur wordt beschouwd als een normatief document. Een benaderende systematisering bepaalt de geschatte samenstelling van informatiemateriaal voor ondernemingen waarop het van toepassing is, met vermelding van indexen. Het heeft een adviserend karakter. Deze soorten systematisering worden gebruikt bij de vorming van een individuele nomenclatuur en worden er zonder wijzigingen op overgedragen.

Kenmerken van voorbereiding

Documenten over archiefkantoorwerk van de onderneming worden gesystematiseerd in de voorgeschreven vorm in overeenstemming met de nomenclatuur van structurele indelingen. Dit laatste moet worden overeengekomen en ondertekend door de leiders.

De nomenclatuur van de onderneming is opgesteld op een gemeenschappelijk formulier. Het wordt bekrachtigd door het hoofd van het archief of een verantwoordelijke, ondertekend door het hoofd van de ondersteunende dienst of een door hem gemachtigde medewerker. De nomenclatuur moet worden goedgekeurd door de commissie van deskundigen, waarna ze wordt goedgekeurd door de directeur van de vennootschap. Na het uitvoeren van deze procedures worden uittreksels van de relevante secties verstrekt aan de hoofden van de structurele afdelingen van de onderneming.

De nomenclatuur voor het komende jaar wordt gevormd in het laatste kwartaal van de huidige periode. De afstemming vindt minimaal eens in de 5 jaar plaats. Wanneer de structuur en functies van de onderneming veranderen, wordt een nieuwe nomenclatuur gevormd.

Procedure voor het samenstellen van zaken

Formatie is de groepering van voltooide handelingen in overeenstemming met de nomenclatuur. Het archiefwerk van de organisatie omvat het systematiseren van voorlichtingsmateriaal in overeenstemming met de naam van de mappen. Het groeperen van doublet- en conceptinstanties is niet toegestaan. De uitzonderingen zijn vooral waardevolle dragers. Het is verboden in te leveren papieren in mappen te plaatsen.

Archiefbeheer wordt uitgevoerd met gecentraliseerd werken met materialen door de informatieondersteuningsdienst, en met gedecentraliseerd werk, zowel door structurele afdelingen als door de hierboven genoemde afdeling. Groepering vindt plaats onder direct toezicht van personen die verantwoordelijk zijn voor de veiligheid van gegevensdragers. Indien nodig kunnen medewerkers van het Rijksarchief worden betrokken.

Belangrijkste vereisten

Het archiefbeheer wordt uitgevoerd in overeenstemming met de vereisten van de regelgeving. Bij het aanmaken van mappen met moeten de volgende vereisten in acht worden genomen:

1. Materialen voor tijdelijke en permanente opslag worden apart gegroepeerd.
2. De map bevat één exemplaar van elk papier.
3. De map moet materialen voor één kalenderjaar bevatten. Er zijn echter uitzonderingen op deze regel. Waaronder:

• persoonlijke bestanden die worden gevormd gedurende de gehele arbeidsduur van de betreffende medewerker;
• materialen van keuzestructuren en vaste commissies die eraan verbonden zijn, plaatsvervangende groepen gesystematiseerd tijdens de periode van hun oproeping;
• werkstukken van onderwijsinstellingen, opgesteld en gegroepeerd tijdens het academiejaar;
• theatraal materiaal dat kenmerkend is voor de activiteiten voor het seizoen;
• medische geschiedenis, enz.

De map mag maximaal 250 pagina's bevatten met een dikte van maximaal 4 cm.

Groepering van administratieve handelingen

Archiefkantoorwerk omvat de systematisering van verschillende soorten informatiemedia. Ze bevatten ook voorschriften. Ze zijn gegroepeerd op type en chronologie met toepassingen:

1. Reglementen, charters, goedgekeurd bij administratieve handelingen, fungeren als bijlagen daarbij. Ze groeperen samen. Als de bepalingen, instructies, charters werden goedgekeurd als onafhankelijke handelingen, worden ze gesystematiseerd in afzonderlijke gevallen.
2. Orders van hogere structuren en resoluties over hun implementatie zijn gegroepeerd volgens de werkgebieden van de onderneming.
3. Bestellingen met betrekking tot personeel worden gesystematiseerd volgens de bewaartermijnen. Bij een grote hoeveelheid informatiemateriaal is het raadzaam om handelingen die betrekking hebben op verschillende aspecten van het werk van het bedrijf afzonderlijk te groeperen.
4. Orders op een belangrijk werkterrein worden apart van handelingen op personeel gesystematiseerd. Een opdracht voor archiefkantoorwerk wordt bijvoorbeeld in de ene map opgenomen en op afspraak van het hoofd van de verantwoordelijke afdeling - in een andere.
5. Goedgekeurde limieten, rapporten, schattingen, titellijsten, plannen, enz. door hen afzonderlijk van projecten gegroepeerd.
6. De rangschikking van documenten in persoonlijke bestanden wordt uitgevoerd in de volgorde van ontvangst.
7. Persoonlijke rekeningen van medewerkers naar salaris zijn gesystematiseerd in aparte mappen. Ze zijn gerangschikt in alfabetische volgorde.
8. Klachten, voorstellen, verklaringen van burgers met betrekking tot de activiteiten van de onderneming, documentatie ter overweging en uitvoering worden apart gegroepeerd van de oproepen van individuen over persoonlijke kwesties.
9. Correspondentie wordt meestal gesystematiseerd voor een kalenderperiode in chronologische volgorde. De antwoorden worden achter de vragen geplaatst. Bij hervatting van correspondentie over een apart onderwerp, gestart in het voorgaande jaar, worden de documenten opgenomen in de map van de lopende periode. In dit geval wordt de index van de zaak van het voorgaande jaar aangegeven.

Registratie van voor opslag geaccepteerde informatiedragers

Archiefbureauwerk geeft een aantal aanwijzingen voor de bouwkundige indelingen die met papieren akten werken. De registratie van vervoerders kan gedeeltelijk of volledig zijn. Het hangt af van de bewaartermijn. Volledige registratie wordt uitgevoerd met betrekking tot documenten van tijdelijke (meer dan 10 jaar), permanente inhoud, evenals handelingen op personeel. Het impliceert:

1. Bindmap / bindmap.
2. Blad nummering.
3. Aanmaken van een verificatiepagina.
4. Opmaken van een interne inventaris, indien nodig.
5. Verduidelijkingen in de details Ze kunnen betrekking hebben op de naam van de onderneming, het registratienummer van de map, deadlines, enzovoort.

Tijdelijke opslagmaterialen, ook die met een looptijd korter dan 10 jaar, worden gedeeltelijk verwerkt. Het is dus toegestaan ​​om de papieren niet in de map te ordenen, de vellen niet te nummeren, geen certificatie-inscripties op te stellen.

nuances

Archiefkantoorwerk is een soort activiteit waarbij specialisten niet alleen zorgen voor de veiligheid van informatiemedia, maar ook voor de mogelijkheid om ermee samen te werken indien nodig. Hiervoor worden de acts waaruit de folders zijn samengesteld met vier gaatjes in een kartonnen omslag geklemd. Ze mogen ook gebonden worden, rekening houdend met de mogelijkheid om teksten, resoluties, data, visa in alle papieren te lezen.

Ter voorbereiding op het groeperen worden alle metalen bevestigingsmiddelen verwijderd. Materialen die bedoeld zijn voor permanente opslag en die bestaan ​​uit bijzonder waardevolle of ongeformatteerde akten, zitten in gesloten mappen met drie kleppen met stropdassen of in speciale dozen.

Als er niet-opgeëiste documenten van persoonlijke aard in de zaak zitten (werkboeken, certificaten, militaire kaarten, enz.), worden deze in een aparte envelop gedaan en daarin gearchiveerd met de rest van het materiaal. Aan het einde van de mappen moet er een blanco getuigenblad zijn. Aan het begin van de map wordt een formulier voor de interne inventarisatie geplaatst. Om de veiligheid en orde van de papieren te garanderen, is elk vel genummerd met Arabische cijfers. Deze regel is niet van toepassing op de certificeringspagina en het inventarisformulier. Het nummer is met potlood in de rechterbovenhoek gezet.

Verificatieblad

Het is op de voorgeschreven manier samengesteld. Het wordt aangegeven in woorden en cijfers:

1. Het aantal vellen met nummering.
2. Het aantal pagina's van de interne inventaris.

Het certificatieblad vermeldt ook de bijzonderheden van de nummering. Met name de aanwezigheid van letterindexen, ontbrekende codes, paginanummers met geplakt fotografisch materiaal, grootformaat pagina's, etc. wordt bepaald. Bovendien geeft het blad de aanwezigheid van gedrukte brochures in de map aan, als ze niet in de hoofdnummering waren gemarkeerd. Het certificatieblad wordt onderschreven door de samensteller. Latere wijzigingen in de staat en samenstelling van de map dienen daarin vermeld te worden onder verwijzing naar de desbetreffende wetten. Het is niet toegestaan ​​het certificatieblad op de titelpagina van de map of op de blanco pagina van het laatste document daarin te plaatsen.

Interne inventaris

Het is opgericht om informatiemateriaal van tijdelijke (meer dan 10 jaar) en permanente inhoud op te slaan en vast te leggen. Er wordt ook een interne inventarisatie gemaakt van dossiers die zijn opgesteld op basis van soorten documenten, waarvan de inhoud niet wordt vermeld. Het formulier moet gegevens bevatten over de volgnummers van de aktes in de map, indexen, kopjes, datums en paginanummers.

Aan de interne inventaris is een definitieve vermelding toegevoegd. Het geeft in cijfers en in woorden het aantal documenten aan dat erin is opgenomen, evenals het aantal vellen waaruit het bestaat. De samensteller onderschrijft de interne inventarisatie. Is de map gebonden of gebonden zonder formulier, dan wordt het samengestelde vel aan de binnenzijde van het voorplat gelijmd.

Wijzigingen in de samenstelling van materialen in de map moeten worden weergegeven in het veld "Opmerkingen". Dit betreft met name het intrekken, vervangen van papieren door kopieën, het opnemen van aanvullende documenten in een map. Tegelijkertijd worden links naar de relevante wetten aangebracht. Indien nodig kan een nieuwe generaliserende vermelding worden gevormd voor het interne inventarisblad, evenals de certificeringsinschrijving van de map.

Het archiveren van documenten is een integraal onderdeel van een enkel technologisch proces van productieactiviteiten van alle soorten ondernemingen. De meest winstgevende en handigste oplossing voor dit probleem is het archiveren van documenten over uitbesteding. TELOS ARCHIVE Group of Companies biedt het meest betrouwbare, handige en uitgebreide off-site opslagsysteem dat voldoet aan de huidige staatsnormen.

Voordelen van archivering van documenten (archivering) in TELOS ARCHIVE Group of Companies

De verantwoorde opslag van documenten in de archieven van de TELOS ARCHIVE Group of Companies wordt uitgevoerd in overeenstemming met de wetgeving van de Russische Federatie, rekening houdend met alle wensen van klanten en meer dan 20 jaar ervaring in de archiefindustrie. De voordelen van het indienen van documenten in het archief van onze organisatie zijn als volgt:

• Medewerkers worden voortdurend bijgeschoold met een kwalificatie-examen.
• De opslag van archieven wordt uitgevoerd rekening houdend met de verplichte vereisten van de klimatologische omstandigheden in de kamer, de noodzakelijke parameters voor vochtigheid en temperatuur worden verstrekt.
• Een geautomatiseerd algoritme voor het plaatsen van documenten op de planken stelt u in staat om materialen te vinden en deze binnen maximaal 4 uur bij de eigenaar af te leveren.
• Over het huren van archiefruimten en het inhuren van personeel hoeven onze opdrachtgevers zich geen zorgen te maken.

De specialisatie van het werk van de TELOS ARCHIVE Group of Companies beperkt zich niet tot boekhouding en out-of-office opslag van documenten.

Voor het gemak van onze klanten bieden wij ook de volgende archiefdiensten aan:

1. Scannen van papieren dragers van elk formaat, vervallen papieren, indexering, gegevensinvoer.
2. Software integratie met huidige systemen, cloud oplossingen, software ontwikkeling.
3. Archivarisdiensten: inventarissen invullen, dossiers archiveren.
4. Selectie en montage van informatiedragers voor vernietiging met het opstellen van een wet conform regelgevende regels.
5. Kwalitatief bind- en restauratiewerk.

Archiefopslagdiensten in de TELOS ARCHIVE Group of Companies worden geleverd door hooggekwalificeerde specialisten van het bedrijf. Stadia van het werk:

1. Totstandkoming van een overeenkomst;
2. Vorming van koffers of dozen voor overdracht naar archiefopslag;
3. Koffers verpakken in archiefdozen en labelen met barcode en RFID-tags;
4. Aanleveren van documenten aan de archieven;
5. Uploaden van documenten naar het archief;
6. Documentverwerking, invoeren in de database;
7. rekken;
8. Op aanvraag werken met opgeslagen documenten.

Eigen bezorgservice zorgt voor ontvangst van documenten binnen 4 uur na aanvraag. Op verzoek van de klant zullen wij bevoegde personen toegang verlenen tot de nodige documentatie via een persoonlijk account op de website van TELOS ARCHIVE.

Indiening van documenten naar het archief

De indiening van documenten aan het archief gebeurt in overeenstemming met de goedgekeurde wettelijke normen. De procedure voor het archiveren van documenten kan zowel door de organisatie zelf als met de hulp van hooggekwalificeerde specialisten van ons bedrijf worden uitgevoerd.

GC "TELOS ARCHIVE" garandeert snel en kwalitatief archiefwerk met een site visit. Onze specialisten beschikken over de nodige kennis en jarenlange ervaring in het archiveren van originelen of kopieën van documenten.

Boekhouding en opslag van documenten

De keuze voor TELOS ARCHIVE Group of Companies is de juiste, niet alleen vanuit het oogpunt van betrouwbaarheid, maar ook vanuit economisch oogpunt. Archieven worden opgeslagen in speciale dozen van verschillende formaten met een bijgevoegd identificatienummer, wat zorgt voor snel zoeken naar de gevraagde documenten in de kortst mogelijke tijd. De kosten van het bewaren van een box bij uitbesteding zijn altijd lager. Bij het zelf opslaan van archieven zijn er kosten voor de gebouwen, personeel, brandbeveiligingssysteem, het is ook noodzakelijk om te voldoen aan de huidige vereisten van de wetgeving van de Russische Federatie op het gebied van documentatieopslag. Dit leidt tot een maandelijkse verhoging van de kosten van de organisatie voor het onderhoud van het eigen archief.

Klasse A++-archieven van de TELOS ARCHIVE Group of Companies bevinden zich in Moskou en andere grote industriële steden van Rusland, zodat u snel documentatie aan een klant kunt leveren of met documenten kunt werken in een speciaal uitgeruste auditruimte op het grondgebied van het archief.

Lokalen voor de opslag van archieven van TELOS ARCHIVE Group of Companies zijn uitgerust in overeenstemming met de vereisten voor dit type opslag:

• Gasbrandblussysteem geïnstalleerd.
• De temperatuur- en vochtigheidscondities die nodig zijn voor de veiligheid van documenten worden gehandhaafd.
• Bescherming wordt geboden door 24-uurs beveiliging, videocamera's en een bewakingssysteem zijn geïnstalleerd.
• Alleen geautoriseerd personeel mag de archieven betreden.

Wat krijgen de klanten van de TELOS ARCHIVE Group?

Door de verantwoorde opslag van uw documenten toe te vertrouwen aan TELOS ARCHIVE Group of Companies, ontvangt u:

• Geld sparen– out-of-office opslag van documenten ontlast u van de noodzaak om te betalen voor de huur van gebouwen, technische systemen, energierekeningen en andere verplichte uitgaven voor het onderhoud van uw eigen opslag;
• Beveiliging– Uw documenten worden opgeslagen in speciaal ingerichte opslagruimten van klasse A++, toegang tot deze documenten is alleen mogelijk voor bevoegde personen, documenten kunnen niet verloren gaan en door bijzondere omstandigheden in de opslag is de levensduur van papieren informatiedragers met vele jaren verlengd;
• Snelle toegang tot informatie– dankzij de speciale functies van uw persoonlijke account op de website of dringende levering van documenten, krijgt u snel toegang tot de nodige documenten;
• De efficiëntie van medewerkers verhogen- dankzij de uitbesteding van archiefopslag bevrijdt u uw medewerkers van niet-kernfuncties in het bedrijf. De voorbereiding van documenten voor het archief, de boekhouding en hun opslag worden uitgevoerd door gekwalificeerde medewerkers van de TELOS ARCHIVE Group of Companies
• Controle over alle manipulaties met documenten- Je krijgt de logging van alle handelingen met documenten in het archief;
• Extra ruimte vrijmaken na het indienen van documenten in het archief voor de kernwerking van het bedrijf - er is een minimum aan documenten in uw kantoor, waardoor u de vrijgekomen vierkante meters pand winstgevender kunt gebruiken.

Opslag van documenten in gerobotiseerde archiefopslagplaatsen van klasse A ++ uitgerust met brandalarmsystemen en gasbrandblussystemen, systemen die zorgen voor het behoud van de standaard temperatuur- en vochtigheidsomstandigheden.

Onze experts zijn lid van Russische en internationale commissies en expertgroepen op het gebied van archieven: ARMA International, de centrale expert- en verificatiecommissie bij het Federaal Archief, de openbare raad bij het Federaal Archief, de Academische Raad van VNIIDAD, de werkgroep bij het Federaal Archief om een ​​concept te ontwikkelen voor de ontwikkeling van de archiefindustrie tot 2020.

Ervaring op de Russische markt van archiefdiensten sinds 1997: er werd gewerkt aan het verplaatsen van de fondsen van het Stadsarchief van Moskou, het centrale archief van St. Petersburg, projecten in de ministeries van natuurlijke hulpbronnen, economie, defensie, financiën; een project om het werk te automatiseren met documenten van de federale belastingdienst, projecten met dochterondernemingen Gazprom, Russian Railways, FGC.

Beschikbaarheid van eigen wagenpark voor de mogelijkheid tot export/levering van meer dan 10.000 archiefdozen per dag. Alle auto's zijn uitgerust met GPS-navigatie.

ONZE KLANTEN

EV Kardysh, hoofd van het kantoor van JSC "OPK "OBORONPROM" Wij werken sinds 2015 samen met TELOS ARCHIVE. Gedurende deze tijd zijn verschillende projecten uitgevoerd, waaronder externe opslag van documenten en een onderzoek van het documentaire fonds. Dankzij het professionele werk van het team van managers en archivarissen van de TELOS ARCHIVE Group of Companies, zijn we erin geslaagd om het archieffonds zo snel mogelijk over te dragen aan het Federaal Archief voor Economie. EP Kotelnikova, hoofd van de afdeling voor verwerving en opslag van archiefdocumenten, GAZPROM GAZENERGOSET LLC Ons bedrijf werkt al vele jaren samen met de TELOS Group of Companies. We zijn erg blij met de keuze van dit specifieke bedrijf om ons bedrijf van dienst te zijn. Door de jaren heen is er geen enkele storing geweest - ze zullen altijd nauwkeurig en tijdig documenten ophalen voor het uitbesteden van opslag, als u wat documenten terug moet vragen voor operationeel werk - de deadlines zijn erg krap, het bedrijf komt altijd halverwege als u vroeg een selectie moet maken. Het bedrijf bespaart ons enorm veel ruimte die we zouden moeten huren voor de opslag van archiefdocumenten. Ze werken duidelijk en soepel, de manager Solodyankina heeft altijd contact en staat altijd klaar om te helpen! Heel erg bedankt!

opslag van archiefdocumenten- Zorgen voor een rationele plaatsing en veiligheid van documenten. [GOST R 51141 98] Onderwerpen kantoorwerk en archivering Algemene termen die de veiligheid van documenten waarborgen ...

opslag- 3.17 opslag: een operatie die in de onderneming wordt uitgevoerd, in het technologische proces, die bestaat uit het bepalen van het verminderde volume of de massa van olie en olieproducten voor latere boekhoudkundige operaties. Bron …

opslag van archiefdocumenten- 3.10 opslag van archiefdocumenten: zorgen voor een rationele plaatsing en bewaring van documenten (GOST R 51141). Bron … Woordenboek-referentieboek met termen van normatieve en technische documentatie

OPSLAG VAN ARCHIEFDOCUMENTEN- volgens GOST R 51141-98 "Kantoorwerk en archivering. Termen en definities”, – zorgen voor een rationele plaatsing en veiligheid van documenten… Kantoorwerk en archivering in termen en definities

GOST R 51141-98: Kantoorwerk en archivering. Termen en definities- Terminologie GOST R 51141 98: Kantoorwerk en archivering. Termen en definities origineel document: 21 document auteur: Individuele of rechtspersoon die het document heeft gemaakt Termdefinities van verschillende documenten: document auteur 77 archief ... ... Woordenboek-referentieboek met termen van normatieve en technische documentatie

109 departementale opslag van archiefdocumenten: Opslag van archiefdocumenten in departementale archieven uitgevoerd door staats- en gemeentelijke organisaties tijdens de periode vastgesteld door regelgevende documenten Bron: GOST R 51141 ... Woordenboek-referentieboek met termen van normatieve en technische documentatie

selectieve acceptatie van documenten voor permanente opslag- 97 selectieve acceptatie van documenten voor permanente opslag: acceptatie voor permanente opslag van bepaalde soorten documenten van organisaties of alle waardevolle documenten van een aantal organisaties uit homogene Bron: GOST R 51141 98: Kantoorwerk en archivering ... Woordenboek-referentieboek met termen van normatieve en technische documentatie

staatsopslag van archiefdocumenten- 108 staatsopslag van archiefdocumenten: permanente opslag van archiefdocumenten uitgevoerd door archieven, manuscriptafdelingen van bibliotheken en musea Bron: GOST R 51141 98: Kantoorwerk en archivering. Termen en definities… … Woordenboek-referentieboek met termen van normatieve en technische documentatie

bewaring van documenten- 110 depotopslag van documenten: opslag in een archief, museum, bibliotheek van archiefdocumenten van het Archieffonds van de Russische Federatie op de voorwaarden bepaald door de overeenkomst tussen de eigenaar van de documenten en het bijbehorende archief, museum, bibliotheek ... Woordenboek-referentieboek met termen van normatieve en technische documentatie

permanente opslag van documenten- 111 Permanente opslag van documenten: Onbepaalde opslag van documenten in een archiefinstelling, staatsmuseum, bibliotheek Bron: GOST R 51141 98: Kantoorwerk en archivering. Termen en definities origineel document ... Woordenboek-referentieboek met termen van normatieve en technische documentatie

departementale opslag van archiefdocumenten- Opslag van archiefdocumenten in departementale archieven, uitgevoerd door staats- en gemeentelijke organisaties gedurende de periode die is vastgesteld door regelgevende documenten. [GOST R 51141 98] Onderwerpen kantoorwerk en archivering ... ... Technisch vertalershandboek

Boeken

• de laatste dichter Anna Achmatova in de jaren zestig. In 2 delen, Timenchik Roman. De tweedelige serie is gepubliceerd in de View from Mount Scopus-serie, die de werken presenteert van Israëlische geleerden die verbonden zijn aan de Hebreeuwse Universiteit van Jeruzalem, geschreven in verschillende talen en beslaat...
• de laatste dichter Anna Akhmatova in de jaren 60 (aantal delen: 2), Timenchik Roman Davidovich. Het boek van de gezaghebbende onderzoeker van de biografie en het werk van Anna Akhmatova is een serieuze bijdrage geworden aan de studie van het erfgoed van Akhmatova en aan de geschiedenis van de Russische literatuur van de 20e eeuw als geheel. Poëtisch…

Een organisatie staat, net als een levend organisme, continu in wisselwerking met de buitenwereld en ondersteunt tal van interne processen: ze sluit contracten met tegenpartijen, aanvaardt of verkoopt goederen en diensten, verricht diverse betalingen, coördineert en keurt lokale regelgeving goed.

Gelijktijdig gevormd veel documenten, waarvan de meeste vroeg of laat hun huidige relevantie verliezen en naar het archief worden gestuurd. Elke organisatie hanteert zijn eigen documentbeheerbeleid, maar door algemene aanbevelingen te volgen die met succes in de praktijk worden toegepast en ondersteund door wettelijke normen, kunt u de archivering zoveel mogelijk optimaliseren en mogelijke problemen in de toekomst voorkomen.

Het hele scala aan documentatie dat door de organisatie is verzameld in de loop van haar activiteiten en onderhevig is aan opslag, is onderverdeeld in verschillende categorieën:

• oprichtingsdocumenten- de juridische basis vormen voor het bestaan ​​van de organisatie en haar juridische basiskenmerken bepalen;
• administratieve documenten- dwingend of informatief van aard zijn, meestal opgesteld in opdracht van het senior management;
• personeelsdocumenten- invloed hebben op alle mogelijke relaties die tussen de werknemer en de werkgever kunnen ontstaan;
• jaarrekening- bevat primaire documenten die de aan- en verkoop van goederen en diensten van de organisatie weergeven;
• gespecialiseerde documentatie- intern reglement dat de belangrijkste aspecten van de activiteiten van de organisatie regelt en de consistentie van het werk van haar structurele afdelingen verzekert.

In bredere zin kunnen alle documenten die een organisatie heeft, worden onderverdeeld in: twee groepen: Documentatie die is voltooid en papieren die nog steeds betrokken zijn bij elk feitelijk bedrijfsproces. Een van de belangrijkste taken van de archieffunctionaris is het vakkundig verspreiden van beschikbare documenten in de betreffende gevallen en het tijdig toevoegen ervan met nieuw opgestelde documentatie.

Voorbereiden op overdrachts- en opslagvereisten

Om de structurering van de documenten die ter beschikking staan ​​van een rechtspersoon te maximaliseren, wordt een speciale geconsolideerde nomenclatuur gebruikt, die de namen van alle gevallen weerspiegelt met een indicatie van hun bewaartermijnen. Documenten in dossiers worden meestal gegroepeerd op type en verdeeld in aparte mappen.

Artikel 3.4. van de basisregels voor het werk van de archieven van organisaties, goedgekeurd in 2002 en met een aanbevelend karakter, wordt de vorm van de nomenclatuur van zaken voorgesteld in de vorm van een tabel die de volgende velden omvat:

• hoofdletters, die bestaat uit de digitale code van de bouweenheid en het serienummer van de kast;
• naam hoofdletter, ingevoerd in de vorm van een korte en nauwkeurige aanduiding van de essentie van het proces dat ermee verband houdt zonder het gebruik van complexe structuren en inleidende woorden;
• veld aantal opslagruimtes geeft het aantal volumes of delen in het dossier weer en wordt aan het einde van het jaar afgerond;
• de laatste kolom bevat notities betreffende verrichtingen die op zaken worden uitgevoerd - vestiging, herplaatsing, enz.

Zaken die volgens de geconsolideerde nomenclatuur zijn georganiseerd, worden gearchiveerd voor een periode die afhangt van het soort documentatie waaruit ze bestaan. Zo worden de samenstellende documenten gedurende de gehele bestaansperiode van een rechtspersoon bewaard en in geval van liquidatie overgedragen aan het rijks- of gemeentearchief.

Een deel van de jaarrekening is ook onderhevig aan onbeperkte opslag, terwijl voor primaire documentatie de periode beperkt is. 5 jaar. De langste archiveringsperiode is voorzien voor personeelsdocumenten - bijvoorbeeld loonstaten moeten worden bewaard 75 jaar oud, wordt dezelfde termijn vastgesteld voor arbeidsovereenkomsten en persoonlijke kaarten van werknemers.

Regelgeving en aansprakelijkheid

Op federaal niveau zijn de algemene principes voor het organiseren van archivering geregeld door wet nr. 125-FZ van 22 oktober 2004, waarvan sommige bepalingen verplicht zijn voor alle ondernemingen met een permanente documentenstroom.

Naast wettelijke normen met betrekking tot het bewaren van archieven, voorziet de wet ook in de verantwoordelijkheid van ambtenaren en organisaties voor overtredingen op dit gebied. In dit geval is de boete niet hoger dan 500 roebel het geheel of gedeeltelijk ontbreken van verplichte documentatie voor opslag kan echter leiden tot een veel zwaardere straf - tot 300.000 roebel.

Afzonderlijke bepalingen over de archivering van boekhoudkundige documenten zijn aangegeven in de volgorde van het Ministerie van Financiën van de USSR, goedgekeurd in 1983 en nog steeds niet aan relevantie verloren. Een uitputtende lijst van documenten die zijn opgesteld gedurende het hele bestaan ​​van de organisatie, samen met de voorwaarden voor hun opslag, wordt gepresenteerd in de Orde van het Ministerie van Cultuur van Rusland van 25 augustus 2010 nr. 558. De hierboven reeds genoemde Regels voor het werk van de archieven van organisaties bevat een gedetailleerde lijst van aanbevelingen met betrekking tot alle aspecten van dergelijke activiteiten.

Toegang tot documenten en deadlines voor indiening

Gevormde zaken worden meestal uiterlijk 3 jaar na de datum van voltooiing van de bedrijfsprocessen die erin worden weergegeven, naar het archief overgebracht. De procedure voor de opslag en afgifte van documenten is opgesteld in overeenstemming met de goedgekeurde interne voorschriften op basis van wettelijke vereisten en aanbevelingen.

Voor intern gebruik is de duur van het werken met archiefdocumenten beperkt 30 dagen, maar op verzoek van de verantwoordelijke ambtenaar kan, onder voorbehoud van de veiligheid van de gevallen, de aangewezen tijd met nog een maand worden verlengd.

Stapsgewijze instructies voor archivering en archivering

De procedure voor het verwerken en overbrengen van gevallen voor opslag kan worden onderverdeeld in: verschillende hoofdstappen:

Opgemerkt moet worden dat documenten met een bewaartermijn meestal worden gearchiveerd. minimaal 10 jaar. De rest van de documentatie kan direct op de afdelingen worden opgeslagen en voor vernietiging worden overgedragen zodra de wettelijk voorgeschreven termijn is verstreken.

Uitrusten van de archieven en onderzoeken van de geschiktheid van het pand

De procedure voor het inrichten van documentatieopslagplaatsen staat uitgebreid beschreven in de Basisregels. Het belangrijkste principe bij het inrichten van een archief binnen een organisatie is: gebruik van een apart gebouw of terrein voor zijn behoeften.

Tegelijkertijd is de werking van constructies die zich in een extreem vervallen staat bevinden, evenals vochtig en onverwarmd, niet toegestaan. De beperking is ook van toepassing op panden die zich in dezelfde gebouwen bevinden met cateringdiensten en voedselvoorziening, evenals in de buurt van magazijnen met ontvlambare of agressieve stoffen.

De interne opstelling van de archiefopslag moet zo worden uitgevoerd dat een maximale veiligheid van de daarin vervatte documentatie wordt gegarandeerd. Hiervoor is het noodzakelijk om te voldoen aan lijst met voorwaarden:

• de archiefruimte moet worden beschermd tegen overstromingen, voldoen aan brandveiligheidsnormen, een productief ventilatiesysteem hebben;
• alle elektrische bedrading en stopcontacten moeten zoveel mogelijk worden geïsoleerd;
• de decoratie van de kamer moet worden gemaakt met onbrandbare en niet-agressieve materialen;
• het is niet toegestaan ​​water- en rioolbuizen door de berging te leggen.

De uiteindelijke beslissing over de geschiktheid van de panden voor de behoeften van het archief wordt door een aantal gespecialiseerde diensten genomen op basis van een onderzoek. Hierbij wordt rekening gehouden met de brandveiligheid van de lokalen, de sanitaire staat, enz. Op basis van de resultaten van elk onderzoek, a Handeling, waarin de resultaten van de uitvoering ervan worden weergegeven.

Kenmerken van het gebruik van documenten en organisatie van het werk

De basis voor de werkzaamheden van het archief is de door de directie goedgekeurde regeling of instructie over het bijhouden van het archief van de organisatie. Op basis van een dergelijk document wordt een medewerker aangesteld die als archivaris optreedt en verantwoordelijk is voor de veiligheid en volledigheid van de hem toevertrouwde papieren.

Een archief in een organisatie kan bestaan ​​als zelfstandige structurele eenheid of als onderdeel van een administratieve dienst. Ongeacht de formele aansluiting, het belangrijkste doel van de werking ervan is de vorming, boekhouding en het waarborgen van de integriteit van de archiefgegevens van de organisatie.

Het wordt bereikt door de systematische activiteit van de archivaris bij het handhaven van de nomenclatuur van zaken, het ontvangen van correct opgemaakte volumes, het systematiseren ervan, enz. Daarnaast omvatten de taken van het archiefpersoneel het tijdig en volledig verstrekken van de gevraagde documenten, evenals deelname aan het proces van vernietiging van documenten met een verlopen bewaartermijn.

Controleprocedure:

Naast interne regelingen worden de werkzaamheden van het archief geregeld door wetgevingsbesluiten, die onder meer voorzien in maatregelen ter beheersing van het archiefwerk in de organisatie.

Dus, volgens wet nr. 125-FZ, wordt de controle op de naleving van de procedure voor het opslaan van documenten uitgevoerd door speciale instanties op federaal niveau en het niveau van onderdanen van de Russische Federatie. In de praktijk wordt deze functie veelal uitgeoefend door de Belastingdienst en het Pensioenfonds als belangrijkste externe gebruikers van de documentatie van de organisatie. Dezelfde wet voorziet in aansprakelijkheid tot strafrechtelijke aansprakelijkheid voor overtredingen van de archiefwetgeving.

Hieronder vindt u een overzicht van het programma voor het automatiseren van de kantoorworkflow in de organisatie.

Registratie van elektronische media

In de wereld van alomtegenwoordige geavanceerde technologieën maakt de 'klassieke' informatiedrager - papier en zijn derivaten - langzaam maar zeker plaats voor elektronische media. De archiefmedewerker zal hierbij vroeg of laat een vraag hebben: hoe dergelijke documenten voor opslag te accepteren? Het antwoord daarop is simpel: in dezelfde vorm waarin ze oorspronkelijk zijn ontworpen.

Als bijvoorbeeld facturen van een buitenlandse leverancier worden ontvangen in de vorm van een elektronisch document dat is gecertificeerd door een digitale handtekening, dan moeten ze worden opgeslagen in het geheugen van de computer - er hoeft niets extra te worden afgedrukt en gecertificeerd. Dergelijke documentatie wordt in algemene zin opgenomen in de nomenclatuur van zaken, rekening houdend met de vastgestelde bewaartermijn.

Archiefkantoor werk in de organisatie - complex en uit meerdere stappen bestaand proces wat een zorgvuldige planning en naleving van tal van vereisten en aanbevelingen van zijn deelnemers vereist. Niettemin getuigt een goed gebouwd documentopslagsysteem niet alleen van het goed gecoördineerde en productieve werk van afdelingen, maar demonstreert het ook het potentieel van de organisatie als een effectieve economische eenheid.

Gedetailleerde instructies voor het overbrengen van documenten naar het archief worden gepresenteerd in de video.

Het indienen van documenten bij het archief is een van de belangrijkste fasen van kantoorwerk. Dit is het interne archief van de organisatie. De moeilijkste kwesties zijn de termijn en regels voor het bewaren van archiefstukken, aangezien de vereisten en voorschriften verspreid zijn over verschillende rechtshandelingen. In elke organisatie is er documentatie (management, personeel, boekhouding), die jaarlijks in één bestand wordt gearchiveerd en wordt bewaard.

Een volledige methodologische lijst van standaard managementdocumentatie en de bewaartermijnen voor elk van deze dossiermappen wordt gegeven in (zoals gewijzigd op 16 februari 2016). Ze zeggen hoe lang personeelsdossiers moeten worden bewaard (alles met betrekking tot het onderzoek naar een arbeidsongeval - 45 jaar) en (in termen van personeel, moet elk geval dat vóór 2003 is gecreëerd 75 jaar worden bewaard, elk later geval - 50 jaar). De procedure voor het werken met boekhoudkundige en fiscale documenten bepaalt, en een aantal statuten.

Organisaties hebben voortdurend deskundige commissies, waarvan de activiteiten de beoordeling en het onderzoek zijn van de productiedocumentatie van de onderneming tijdens het kantoorwerk en de overdracht naar het archief, evenals het vaststellen van bewaartermijnen. Deze dienst beslist jaarlijks welke documenten worden bewaard en welke vernietigd mogen worden.

Cases voorbereiden voor archivering

Een zekere voorbereiding van bestanden voor overdracht naar archiefopslag is vereist, die erin bestaat ongelijksoortige documenten in één enkel bestand te combineren. Het volume van de map met het archiefbestand mag niet groter zijn dan 250 pagina's. Bij het ontwerpen van één map moet de koffer zijn:

• alle pagina's naaien (voor 4 gaatjes) of binden;
• nummer de pagina's in de rechterbovenhoek;
• opmaken van een interne inventaris van documenten - een inhoudsopgave;
• een certificatieblad opstellen (het aantal pagina's markeren, overeenkomen met de nummering, enz.; gewaarmerkt door de handtekening van de samensteller);

Monstervulling en formulier van certificeringsblad

• voor elk geval een hardboard omslag uitgeven (met de naam van de organisatie, titel, uiterste data, registratienummer van de map "Case");

Sjabloon voor hoesjes

Documenten voorbereiden voor archivering

Nadat de afzonderlijke mappen "Case" zijn verzameld, dient u hiervan een algemene inventaris op te maken.

Op deze manier worden inventarissen gemaakt van de mappen "Case" voor permanente en tijdelijke opslag en "Case" voor een persoonlijk fonds.

Voorraadmappen "Case" zijn op hun beurt onderworpen aan een aparte boekhouding. Zij dienen eveneens volgens een aparte inventarisatie in het archief te worden opgenomen.

Via de link kunt u voorbeelden van formulieren voor inventarisaties van archiefzaken downloaden

Regels voor het bewaren van archiefdocumenten

Archieven voor het opbergen van mappen "Delo" bevinden zich in aparte ruimtes, die de veiligheid van de opgeslagen documentatie garanderen. De lokalen moeten droog, verwarmd en goed geventileerd zijn en voldoen aan de brandveiligheids- en sanitaire normen. Zo garandeert de archiefdienst de bescherming van de opgeslagen mappen "Case" tegen beschadiging.

Bovendien moet het archief goed worden bewaakt (met metalen tralies voor de ramen, inbraakalarmen, enz.), en dan worden de dossiermappen niet beschadigd of gestolen door vreemden.

Alle mappen van Delo worden op speciale genummerde rekken geplaatst, langdurige opslag - in dozen of koffers, minder waardevol (tot 10 jaar) kunnen in bundels worden geplaatst. Het is verboden om aparte mappen "Case" op de vloer of vensterbanken te plaatsen.

Als het volume van de mappen "Case" erg groot is, kan het archiefpersoneel zogenaamde topografische kaarten maken die u helpen bij het navigeren tussen de planken en rekken

Speciale mening

Organisatiedocumenten zijn een waardevolle bron van informatie. Om te voorkomen dat het tegen u wordt gebruikt, dient u zich te houden aan de regels voor het bewaren van documentatie, die wettelijk zijn voorgeschreven. Maar het wetgevingssysteem bepaalt de procedure voor het aanleggen van een archief. En welke methode voor het opslaan van documenten wordt gekozen en hoe documenten in het archief worden gerangschikt, bepaalt elk bedrijf voor zichzelf.

Er zijn twee hoofdbenaderingen voor het bewaren van documenten: het zelf aanleggen van een archief bij de onderneming en het overdragen van documenten voor opslag aan archiefbedrijven.

Om je archief zelf te ordenen heb je nodig:

1. Vakbekwaam personeel met kennis en ervaring voor het archiveren van documentatie en het overdragen van dossiers naar het archief (inventariseren, opstellen van handelingen inzake de toewijzing van documenten voor vernietiging, enz.).
2. Een gespecialiseerde ruimte voor langdurige opslag van papieren media, waar wordt voldaan aan de eisen ten aanzien van vochtigheid, temperatuur en hoeveelheid licht.

Wanneer de documentenstroom van het bedrijf klein is, kunnen alle documenten worden opgeslagen in dezelfde ruimte waar de workflow plaatsvindt. Als er veel documentatie is, is het noodzakelijk om een ​​aparte ruimte voor het archief toe te wijzen.

Om het gemakkelijk te maken om elk document in het door u georganiseerde archief terug te vinden, start u een nomenclatuur van zaken - een classificatie van documenten met een indicatie van hun bewaartermijnen.

Om het zoeken naar de benodigde documenten te vereenvoudigen, kunt u de tips gebruiken:

• wijs een plaats toe voor elke structurele eenheid voor documentatie, rekening houdend met jaarlijkse aanvulling;
• kisten met een permanente houdbaarheid en een tijdelijke (meer dan 10 jaar) toewijzen aan verschillende planken.

Bewaar dossiers over personeel en documentatie van geliquideerde vennootschappen (indien aanwezig) apart.

Uitbestede opslag van documenten heeft bepaalde voordelen ten opzichte van zelforganisatie van opslag en is geschikt voor diegenen die van plan zijn om:

1. Bespaar geld door de kosten van het huren en onderhouden van kantoorruimte die wordt ingenomen door opslag te verlagen.
2. Om de efficiëntie van medewerkers te verhogen en de non-core werkdruk, die vaak op de schouders van medewerkers van de boekhoud- en personeelsafdeling komt, te verminderen.
3. Zorgdragen voor continuïteit van processen in documentbeheer.
4. Creëer een elektronisch archief waarmee u op elk moment online toegang hebt tot de documentatiedatabase en de tijd kunt optimaliseren om ernaar te zoeken.

Kies uw opslagpartner zorgvuldig.