Paano panatilihin ang mga minuto ng isang pulong. Paano gumuhit ng mga minuto ng isang pangkalahatang pulong: pangkalahatang mga patakaran para sa pag-format

Ang mga pagpupulong ay ginaganap sa maraming organisasyon, anuman ang anyo ng pagmamay-ari nila. Ipinagpapalit sila ng mga empleyado at tagapamahala mahalagang impormasyon, gumawa ng desisyon. Para maging epektibo ang kaganapan, gagawin ang mga minuto ng pulong. Ang sample ng dokumentong ito ay halos pareho sa mga organisasyon. Ang mga patakaran ay inilarawan sa ibaba.

Mga Uri ng Pagpupulong

Maaaring magkamali ang mga kaganapang ito kung hindi ka maghahanda para sa mga ito. Ang function na ito ay nahuhulog sa manager. Dapat niyang matukoy ang kalikasan ng kaganapan. Nakikilala ng mga eksperto ang ilang uri ng mga pagpupulong:

1. Pagsasanay (kumperensya), ang layunin nito ay magbigay ng kaalaman sa mga empleyado at pagbutihin ang kanilang mga kasanayan.
2. Pang-impormasyon. Ang kaganapan ay kinakailangan upang ibuod ang impormasyon at pag-aralan ang iba't ibang pananaw sa mga umuusbong na isyu.
3. Paliwanag. Sa ganitong mga pagpupulong, kinukumbinsi ng mga tagapamahala ang mga empleyado sa kawastuhan ng ipinatutupad na patakarang pang-ekonomiya.
4. Problematiko. Ang kaganapan ay gaganapin upang bumuo ng isang paraan para sa paglutas ng mga kasalukuyang problema.

Anuman ang uri ng pagpupulong, dapat itong idokumento. Ito ay nagpapahintulot na ito ay maisagawa nang may kakayahan at sa isang organisadong paraan.

Paghahanda

Upang maging epektibo ang pulong, kailangang malaman ng mga senior staff ang mga sumusunod na alituntunin:

1. Kailangan mong malinaw na tukuyin ang paksa at nais na mga resulta. Ito ay magbibigay-daan para sa isang organisadong kaganapan.
2. Maingat na bumuo ng agenda. Kinakailangang itatag ang pagkakasunod-sunod ng pagsasaalang-alang ng mga isyu. Kasabay nito, mas mahusay na magsimula sa mga madaling tanong at magpatuloy sa mas kumplikado.
3. Kinakailangang maging pamilyar ang mga kalahok sa mga katotohanang tatalakayin. Pinakamabuting gawin ito bago ang pulong.
4. Ang isang imbitasyon ay dapat ipadala nang maaga sa mga taong dadalo. Kung ang ilan ay hindi makakatulong sa paglutas ng mga isyu, ngunit kailangang malaman ang mga resulta ng kaganapan, kailangan silang bigyan ng isang protocol.
5. Ang lokasyon ng pagpupulong ay dapat piliin batay sa layunin nito. Ang mga kondisyon kung saan ang mga tao ay tinatanggap ay mahalaga sa paglikha ng isang kapaligiran ng negosyo.

Ang mga nuances na ito ay pangunahing sa paghahanda para sa pulong. Kung sila ay masusunod, ang kaganapan ay gaganapin nang mahusay at sa isang organisadong paraan.

Bakit kailangan ang mga minuto ng pagpupulong?

Ang bawat organisasyon ay nagsasagawa ng mga regular na pagpupulong. Ang ganitong uri ng kaganapan ay nakakatulong upang malutas ang maraming matinding problema, gumawa ng mga napapanahong pagpapasya kumplikadong mga gawain, lumikha ng diskarte sa pagpapaunlad ng kumpanya. Kadalasan ang mga pagpupulong ay hindi naitala sa mga minuto, na itinuturing na pamantayan. Malayang matukoy ng pamamahala ang listahan ng mga aktibidad kung saan isinasagawa ang pag-record. Itinatag din nila kung saan ito ay hindi kinakailangan.

Ang pangunahing layunin ng protocol ay upang itala sa pagsulat ang lahat ng mga tanong, gawain at opinyon na binibigkas sa pulong, pati na rin ang magkasanib na paggawa ng desisyon. Pinakamahusay na anyo ang isang detalyadong protocol ay isinasaalang-alang. Karaniwan, ang naturang dokumento ay ginagamit sa mga kaganapan na makakaapekto sa hinaharap na pag-unlad ng kumpanya. Bilang karagdagan, kinakailangang itala ang nilalaman ng mga pagpupulong sa mga negosyo at empleyado ng mga ahensya ng gobyerno. Mga halimbawang minuto ng pagpupulong para sa iba't ibang anyo Ang mga aktibidad ay magkatulad, mayroon lamang maliit na pagkakaiba.

Pagpapanatili

Ang mga minuto ng pulong ay itinatago ng pinuno ng negosyo. Ngunit ang function na ito ay maaari ding gawin ng ibang empleyado. Bago ang kaganapang ito, ang kalihim ay binibigyan ng listahan ng mga imbitado at tinatayang listahan ng mga tanong. Ang mga kalahok ay nagbibigay ng mga abstract ng mga ulat. Papayagan ka nitong maghanda ng template ng dokumento upang mapabilis ang gawain ng pagbalangkas ng dokumento. Ang mga halimbawa ng minuto ng mga pagpupulong para sa mga naturang kaganapan ay magkatulad sa lahat ng mga negosyo.

Kapag maraming kalahok, mas mabuting gumawa ng registration sheet kung saan itatala ang buong pangalan ng mga lalabas. Sa simula ng pulong, inaprubahan ng kalihim ang listahan ng mga dumalo. Ang impormasyon ay naitala ng kalihim sa panahon ng kaganapan. Upang mapabuti ang katumpakan ng pag-record, ginagamit ang mga pag-record ng boses. Ang lahat ng mga salita ay naitala sa digital media at pagkatapos ay muling ginawa kapag natapos na ang protocol.

Kung maraming kalahok sa pulong, 2 kalihim ang iniimbitahan na kumuha ng minuto. Ang ganitong uri ng trabaho ay nagpapabilis sa proseso kung ang kaganapan ay naantala. Ang mga tugon, komento, komento na hindi nauugnay sa paksa ng pulong ay hindi kasama sa nilalaman ng dokumento. Kasama sa protocol ang pangkalahatang kahulugan ulat, tanong at mungkahi. Ang mga desisyon at tagubilin na ibinigay ng manager sa mga indibidwal na empleyado ay tumpak na naitala.

Kung kailangan ng tagapamahala ng tumpak na impormasyon, maaaring kailanganin niya ang isang ulat na pinirmahan ng responsableng tao. Tinatalakay ng mga pagpupulong ang estado ng mga pangyayari sa pangkalahatan, kaya hindi na kailangang kumuha ng mga detalyadong tala. Bilang resulta, kasama sa mga minuto ang pag-usad ng pulong: mga paksang tinalakay, mga isyu, mga desisyon. Minsan ang mga manager ay nangangailangan ng verbatim recording ng lahat ng mga parirala. Nangyayari ito sa mga pagpupulong. modernong organisasyon, kung saan nareresolba ang maraming isyu sa pagpapatakbo.

Dekorasyon

Mga pagpupulong? Kasama sa sample ang pangunahing impormasyon na dapat isama sa dokumento. Sa mga departamento ng gobyerno, ang mga protocol ay pinananatili batay sa mga espesyal na form. Ang karaniwang anyo ng isang sample na minuto ng pagpupulong ay binubuo ng:

1. Mga kinakailangang detalye (mga petsa, numero, pangalan ng kumpanya, uri ng dokumentong nagsasaad ng kaganapan, lokasyon).
2. Listahan ng mga naroroon (buong pangalan, posisyon ng mga kalahok). Maaaring gumamit ng attendance sheet, kung saan pumipirma ang lahat ng dumating.
3. Kung ang mga tao mula sa ibang mga institusyon ay naroroon sa kaganapan, sila ay dapat na nakalista sa seksyong "Inimbitahan".
4. Pangunahing bahagi. Ito ay nagpapahiwatig ng 3 bahagi: nakinig (buong pangalan at posisyon ng mga nagsasalita, mga paksa ng mga talumpati, pagtatanghal ng kakanyahan), nagsalita (buong pangalan at posisyon ng taong nagtatanong o nagbibigay ng mga komento), nagpasya (ang tagapamahala ay nagbibigay ng mga tagubilin o isang resolusyon ay ipinataw, ang mga takdang oras para sa pagkumpleto ng mga gawain ay itinakda).
5. Sa dulo ang mga pirma ay ibinigay ng kalihim at ng tagapamahala. Walang selyo na kailangan.

Gamit ang sample na protocol na ito, maaari kang gumuhit ng karampatang dokumento. Dapat itong may bilang upang masubaybayan ang pag-unlad ng pulong. Ang huling papel ay inihanda ilang oras pagkatapos ng pulong. Maaaring tumagal ito ng ilang oras o kahit na mga araw, depende ang lahat sa dami ng impormasyon.

Ang mga halimbawang minuto ng isang pulong sa direktor ay eksaktong kapareho ng mga idinaos nang wala siya. Pagkatapos ang dokumento ay isinumite para sa lagda sa boss na namamahala sa kaganapan. Ang protocol ay ipinadala sa mga interesadong partido o ang mga opisyal na pahayag ay nilikha na may mga tagubilin para sa mga gumaganap.

Kung ang mga minuto ng isang teknikal na pulong ay iginuhit, ang isang sample nito ay maaaring magsama ng mga partikular na nuances ng kaganapang ito. Ngunit sa pangkalahatan, dapat itong naglalaman ng pangunahing diwa, mga problema at mga isyu na tinalakay ng mga kalahok. Ang mga halimbawang minuto ng workshop na ipinakita sa artikulo ay maaaring magsilbing halimbawa sa paghahanda ng dokumentong ito.

Pagpupulong sa pagpapatakbo

Ang kaganapang ito ay may mga sumusunod na tampok:

1. Ang partikular na dalas, halimbawa, bawat linggo.
2. Isang tiyak na komposisyon ng mga naroroon.
3. Katulad na paksa at tanong.
4. Maiksing panahon.

Ang sample na protocol para sa isang operational meeting ay kapareho ng para sa isang regular na kaganapan. Tanging ang sekretarya lamang ang unang nakakakilala sa algorithm ng trabaho at mga tanong para sa talakayan. Pinapabilis nito ang trabaho sa dokumento, dahil karamihan sa mga ito ay nabuo nang maaga. Ang protocol ay mabilis na inihanda, ang dokumento ay agad na isinumite sa pamamahala para sa lagda.

Imbakan

Upang malutas ang isyu ng pag-iimbak ng mga protocol, kailangan ng kalihim na maging pamilyar sa mga panloob na dokumento ng organisasyon. Depende ito sa mga detalye ng negosyo. Ang mga dokumentong nauugnay sa mga pagpupulong ng mga lupon ng mga direktor o mga shareholder ng JSC ay permanenteng iniimbak. Ang mga protocol ay naiwan sa lokasyon ng kasalukuyang katawan ng organisasyon. Ang mga dokumento ng pagpupulong ay karaniwang pinananatili sa loob ng 3 o 5 taon at pagkatapos ay i-archive at sinisira batay sa mga tagubilin.

Konklusyon

Ang mga minuto ng pagpupulong ay nagbibigay-daan sa mga kalahok na matandaan ang agenda at kumpletuhin ang mga takdang-aralin sa isang napapanahong paraan. takdang petsa. Ngayon ay may mga elektronikong mapagkukunan para sa pagpapatakbo ng paghahanda at pamamahagi ng dokumentasyong ito. Samakatuwid, magiging maginhawa para sa kalihim na magpakita ng isang bersyon ng protocol sa mga interesadong partido.

Halimbawang minuto ng pagpupulong. Paano magsulat ng isang transcript ng isang talakayan. Paano magsulat ng isang protocol - mga tagubilin at mga halimbawa. Mga tip sa pagsulat, istraktura, mga template (10+)

Protocol ng pulong. Halimbawa, template, sample

Istruktura, template ng mga minuto ng pagpupulong

• Petsa, oras at lugar ng kaganapan
• Tagapagsimula
• Taong nag-aayos ng kaganapan (na may impormasyon sa pakikipag-ugnayan)
• Listahan ng mga kalahok (kabilang ang mga posisyon at impormasyon sa pakikipag-ugnayan)
• Komposisyon ng secretariat / buong pangalan ng secretary (may contact information)

Listahan ng mga materyales na ipinadala sa pulong

Transcript ng talumpati ng unang tagapagsalita

• Unang tanong (komento) sa unang tagapagsalita (Sino ang nagtanong, transcript)
• Sagot sa unang tanong (Transcript)
• Pangalawang tanong (komento) sa unang tagapagsalita (Sino ang nagtanong, transcript)
• Sagot sa pangalawang tanong (Transcript)
• Huling tanong (komento) sa unang tagapagsalita (Sino ang nagtanong, transcript)
• Sagot sa huling tanong (Transcript)

Transcript ng talumpati ng pangalawang tagapagsalita

Mga desisyong ginawa

• Ang unang panukala na ginawa (mga salita, kung sino ang nagsumite nito)
• Mga resulta ng pagboto (generalized - sa kaso ng lihim na pagboto, detalyado - sa kaso ng roll call)

• Ikalawang panukala ang ginawa
• Panghuling mga salita na isinasaalang-alang ang mga pagsasaayos at mga pagbabagong ginawa at pinagtibay
• Mga resulta ng pagboto
• Tinanggap / tinanggihan / ipinadala para sa rebisyon

Lagda ng sekretarya (tagapangulo ng sekretariat)

Mga materyales para sa pulong

Bago ang pagpupulong, ang mga kalahok ay pinadalhan ng mga materyales na kinakailangan upang ihanda ang pulong at gumawa ng mga desisyon, halimbawa, mga tala ng impormasyon, mga paunang bersyon ng mga dokumento (mga plano, kontrata, badyet, atbp.) na kailangang maaprubahan sa pulong. Ang lahat ng mga kalahok sa pulong ay pinadalhan ng impormasyon tungkol sa petsa, oras at lokasyon ng pulong, kung sino ang nagpasimula ng pulong, at ang taong nakikipag-ugnayan na nag-aayos ng kaganapan. Maaari mong tanungin ang contact person ng mga tanong na pang-organisasyon (kung paano makarating doon, kung paano mag-order ng pass, kung saan iparada ang kotse). Ang mga mahahalagang katanungan ay hinihiling na makipag-ugnayan sa mga tao, na dapat ipahiwatig sa mga materyales. Sa pamamagitan ng iba't ibang materyales Maaaring magpahiwatig ng iba't ibang contact person.

Halimbawa, sample na protocol

Petsa, oras at lugar ng pagpupulong: 10/01/2010 12:30 - 13:30 Central office. Silid ng pagpupulong N34.

Nagsimula: Pangkalahatang Direktor Svistunova Olga Vasilievna

Taong nag-aayos ng pulong: Assistant pangkalahatang direktor Erofeev Grigory Anatolyevich ( [email protected], ext. t. 07703)

Listahan ng mga kalahok

• Svistunova Olga Vasilievna (Pangkalahatang Direktor)
• Ivanov Sergey Semenovich (pinuno ng serbisyo sa seguridad) ( [email protected], ext. t. 02345)
• Erokhin Andrey Anatolyevich (pinuno ng serbisyo teknolohiya ng impormasyon) ([email protected], ext. t. 02455)
• Trifonov Gennady Petrovich (Head of Financial Department) ( [email protected], ext. t. 01003)

Kalihim ng pulong: Assistant sa General Director Grigory Anatolyevich Erofeev

Ang mga sumusunod ay ipinadala sa pulong:

• Panloob na memo mula sa pinuno ng serbisyo sa seguridad sa mga patakaran para sa pagbuo ng mga email address ng empleyado
• Mga panukala mula sa pinuno ng serbisyo ng teknolohiya ng impormasyon sa mga hakbang upang labanan ang spam

Ulat ng Security Chief

Ang kumpanya ay nagpatibay ng mga panuntunan para sa pag-encode ng mga email address ng empleyado (mga inisyal at ang unang dalawang titik ng apelyido), na nagpapahintulot sa mga third party na madaling malaman ang email address ng sinumang empleyado. Ito ay humahantong sa mga stream ng hindi awtorisadong mga email na may magkakaibang mga komersyal na alok at iba pang walang kwentang impormasyon.

Walang tinanong tungkol sa pagtatanghal.

Ulat ng pinuno ng serbisyo ng teknolohiya ng impormasyon

Walang opsyon na tanggihan ang mga kasalukuyang address, dahil kilala ang mga ito ng mga pangunahing katapat at awtoridad sa regulasyon. Iminumungkahi kong magkaroon ng isa pang kahon para sa lahat ng empleyado Email- para sa aktibong sulat. Buuin ang pag-encode upang hindi matukoy ang address ng empleyado sa pamamagitan ng kanyang buong pangalan. I-configure ang mga filter ng mail upang ang mail sa mga lumang address ay napapailalim sa mahigpit na pag-filter. Ang pag-filter ng mail sa mga bagong address ay dapat gawing mas banayad. Kung maaari, abisuhan ang mga katapat ng mga pagbabago sa mga address. Ang gawain ay isasagawa ng Information Technology Department.

Tanong Ang tagapagsalita ay tinanong ng pinuno ng departamento ng pananalapi: Ang mga gastos ba sa pag-aayos ng iminungkahing sistema ay naisagawa ng departamento ng teknolohiya ng impormasyon? Marahil ay magiging mas mahusay na i-outsource ang gawaing ito?

Sagot. Hindi, ang isyu ay hindi pinag-aralan.

Komento Pinuno ng Departamento ng Pinansyal: Iminumungkahi kong aprubahan ang desisyon sa sumusunod na mga salita: Ang Departamento ng Teknolohiya ng Impormasyon ay dapat bumuo ng mga hakbang upang itama ang sitwasyon gamit ang mga email address at ayusin ang isyu ng mga gastos ng kanilang pagpapatupad sa kanilang sarili at ng mga outsourcer. Kunin ang pinakamurang opsyon.

Sagot. Walang pagtutol.

Mga desisyong ginawa

Baguhin ang pagkakasunud-sunod kung saan naka-encode ang mga email address. Panatilihin ang mga email address sa lumang encoding, ngunit mahigpit na i-filter ang mga email na ipinadala sa kanila.

Upang makumpleto ang gawain, ang departamento ng teknolohiya ng impormasyon ay bubuo ng isang takdang-aralin sa trabaho sa loob ng limang araw ng trabaho. Sa loob ng isa pang limang araw ng trabaho, tukuyin ang mga gastos sa pagsasagawa ng trabaho at ang mga gastos sa outsourcing. Magpasya kung paano isasagawa ang gawain batay sa mga kalkulasyon ng gastos. Isagawa ang trabaho nang mag-isa o ng mga outsourcer sa loob ng 15 araw ng trabaho. Ipagkatiwala ang kontrol sa pagpapatupad ng desisyon sa pinuno ng serbisyo sa seguridad.

Sa kasamaang palad, ang mga error ay pana-panahong matatagpuan sa mga artikulo, ang mga ito ay itinatama, ang mga artikulo ay dinadagdagan, binuo, at ang mga bago ay inihanda.

Ano ang mga pagkakaiba sa pagitan ng teksto ng negosyo at mga format ng pagsasalita? Pormal na bokabularyo...
Estilo ng teksto ng negosyo. Mga katangian ng karakter pormal na bokabularyo. Ang istilo ng opisyal...

Mga kakayahan sa pamamahala. Isang magaling, matagumpay na pinuno, boss,...
Mga kasanayan sa pamumuno. Ano ang dapat gawin ng isang pinuno upang maging matagumpay, igalang...

Utos, desisyon, tagubilin, tagubilin. Sample, template, text, linya...
Halimbawang pagkakasunud-sunod, desisyon, tagubilin o tagubilin. Mga detalyadong komento, nagpapaliwanag...

Iskedyul ng trabaho, pagkakaloob ng mga serbisyo, paghahatid. Mag-compose. Isyu...
Iskedyul. Halimbawa, mga tip para sa pag-draft....

Halos lahat ng organisasyon ay nagdaraos ng mga pagpupulong kung saan tinatalakay ang mga isyu sa pagpapatakbo. Kadalasan ang gayong mga pagpupulong ay tinatawag na pagpapatakbo. Ang mga ito ay isinasagawa ng mga tagapamahala sa iba't ibang antas: mula sa pinuno ng organisasyon hanggang sa mga pinuno ng mga dibisyon ng istruktura. Ang mga pagpupulong sa pagpapatakbo ay ginaganap sa mga regular na pagitan (karaniwan ay isang beses sa isang linggo) at karaniwang naitala. Kung ang structural unit o ang manager na nagdaraos ng pulong ay walang sekretarya, ang isa sa mga empleyado ng unit ay maaaring pagkatiwalaan ng pag-iingat ng mga minuto ng operational meeting.

Pangkalahatang mga patakaran para sa pagbuo ng isang protocol

Ang aming diksyunaryo

Protocol- isang dokumentong naglalaman ng pare-parehong talaan ng pag-unlad ng talakayan ng mga isyu at paggawa ng desisyon sa mga pagpupulong, pagpupulong, kumperensya at sesyon ng mga collegial body.

Ang mga minuto ay iginuhit batay sa mga sound recording o magaspang na sulat-kamay na mga tala na iniingatan ng sekretarya o iba pang empleyado sa pulong, pati na rin ang mga materyales na inihanda para sa pulong (mga teksto ng mga ulat, talumpati, sertipiko, draft na desisyon, agenda, listahan ng mga kalahok, atbp.).

Kung ang isang sound recording ay ginawa sa isang pulong, ito ay muling ipi-print pagkatapos ng pulong, pagkatapos ang nakasulat na teksto ay i-edit at kasama sa naprosesong form sa mga minuto. Ang panahon na inilaan para sa pagbubuo ng mga minuto ng pulong ay hindi dapat lumampas sa tatlo hanggang limang araw mula sa petsa ng pulong. Ang mga minuto ng pagpapatakbo ng mga pulong ay iginuhit at isinasagawa sa araw ng pulong o sa loob ng isa o dalawang araw pagkatapos ng pulong.

Maaaring kumpleto o maikli ang mga protocol. Buong protocol naglalaman ng talaan ng lahat ng talumpati sa pulong, mga tanong sa tagapagsalita, mga talumpati ng mga taong nakibahagi sa talakayan, at mga desisyong ginawa.

Maikling protocol kasama lamang ang mga pangalan ng mga nagsalita, ang paksa ng talumpati, isang buod ng talumpati at ang mga desisyong ginawa.

Ang pag-unlad ng mga pagpupulong sa pagpapatakbo, bilang panuntunan, ay naitala sa maikling minuto.

Ang mga minuto ng pulong ay iginuhit sa isang pangkalahatang porma, karaniwang sheet A4 na papel o isang espesyal na idinisenyong protocol form.

Mga mandatoryong detalye ng protocol ay:

• pangalan ng Kumpanya;
• pangalan ng uri ng dokumento (MINUTES) na nagpapahiwatig ng uri ng pulong;
• petsa ng pagpupulong;
• numero ng pagpaparehistro ng protocol;
• lokasyon ng pulong;
• mga lagda.

Ang petsa ng protocol ay ang petsa ng kaganapan.

Mga problema at solusyon

Ang pagbubuo ng mga minuto ng mga pulong sa pagpapatakbo ay kadalasang mahirap. Tingnan natin ang pinakakaraniwan.

■ Problema: ang sekretarya o isa sa mga junior na empleyado na kumukuha ng minuto ay maaaring hindi maunawaan ang esensya ng isyung tinatalakay, at samakatuwid ay nahihirapang itala ang pag-usad ng talakayan ng isyu.

Anong gagawin? Sa ganitong mga sitwasyon, dapat makipag-ugnayan ang kalihim sa miyembro ng kawani na nagsalita sa pulong o sinumang iba pang miyembro ng kawani na maaaring magbigay ng paglilinaw.

■ Problema: Dahil ang mga pagpupulong sa pagpapatakbo ay madalas na ginaganap nang walang mahigpit na mga patakaran, ang kalihim ay maaaring walang oras upang itala ang lahat ng nangyayari sa panahon ng pulong.

Anong gagawin? Sa kasong ito, makakatulong ang pag-record ng audio sa panahon ng pulong at pag-drawing ng mga minuto batay sa transcript nito.

■ Problema: Kapag tinatalakay ang isang isyu, parehong mahalaga at hindi gaanong mahalaga o kahit na hindi mahalagang impormasyon ay maaaring ipahayag, at maaaring mahirap para sa kalihim na tukuyin ang pangunahing (mahahalagang) impormasyon, na dapat itala sa mga minuto.

Anong gagawin? Sa kasong ito, bago gumuhit ng protocol, dapat suriin ng kalihim ang lahat ng impormasyon, paghiwalayin ang pangunahing mula sa hindi mahalaga at isama lamang ang pinakamahalagang impormasyon sa protocol.

Teksto ng maikling protocol

Ang teksto ng protocol ay binubuo ng dalawang bahagi: panimula at pangunahing.

Sa panimulang bahagi Ang maikling minuto ay nagpapahiwatig ng mga pangalan ng chairman at sekretarya, mga posisyon at pangalan ng mga kalahok (mga naroroon) at mga inimbitahang tao, at ang agenda. Kung mayroong higit sa 15 kalahok sa pulong, ang mga minuto ay maaaring magpahiwatig ng kabuuang bilang ng mga kalahok, at isang listahan ng mga naroroon, na nagpapahiwatig ng kanilang mga posisyon at pangalan, ay ibinigay sa apendiks sa mga minuto, halimbawa:

Kasalukuyan: mga miyembro ng pamamahala sa halagang 16 na tao. (nakalakip ang listahan).

Ang mga pangalan ng mga taong inimbitahan sa pulong ay ipinahiwatig pagkatapos ng salitang "Inimbitahan", na nagpapahiwatig ng posisyon ng tao at ang pangalan ng organisasyon.

Ang agenda ay nagpapahiwatig ng mga isyu na pinag-uusapan ang posisyon at apelyido ng rapporteur (speaker) Kung mayroong ilang mga katanungan, sila ay binibilang Mga numerong Arabe at inayos ayon sa pagkakasunud-sunod ng talakayan. Binubuo ang mga item sa agenda na may pang-ukol na "tungkol sa" ("tungkol sa"), halimbawa:

tala

Ang mga item sa agenda ay dapat na mabalangkas nang tumpak at malinaw, na sumasalamin sa kakanyahan ng isyung tinatalakay. Hindi inirerekomenda na magsama ng item na "Miscellaneous" o "Miscellaneous Issue" sa agenda.

Text pangunahing bahagi Ang maikling protocol ay binubuo ng magkakahiwalay na mga seksyon ayon sa bilang ng mga isyu sa agenda. Ang mga seksyon ay binibilang sa Arabic numeral alinsunod sa agenda. Ang bawat isa sa kanila ay itinayo ayon sa sumusunod na pamamaraan:

Ang mga pangunahing salita para sa protocol ay naka-print sa malaking titik mula sa hangganan ng kaliwang margin at maaaring lumitaw nang naka-bold. Pagkatapos ng salitang NAKINIG sa nominatibong kaso ang pangalan ng tagapagsalita at ang item sa agenda ay ipinahiwatig, pagkatapos nito ang nilalaman ng talumpati ay maikli na nakasaad sa 3rd person na isahan na anyo.

Sa bahaging "NAGDESISYON: (NAGDESISYON:)", ang ginawang desisyon ay isinulat nang maikli, tiyak, laconically, upang walang dobleng interpretasyon. Ang mga desisyon ay binuo sa isang prescriptive form: “Maghanda...”, “Magbigay para sa...”, “Ipaalam...”. Maraming desisyon ang maaaring gawin sa isang isyu. Sa kasong ito, binibilang ang mga ito sa mga numerong Arabe na may sanggunian sa serial number aytem sa agenda, halimbawa:

Kung kinakailangan, kasama ng desisyon, ang mga resulta ng pagboto ay ipinahiwatig: ang bilang ng mga boto para sa, laban, at mga abstention.

Mula sa teorya hanggang sa pagsasanay

Isipin natin na pagkatapos mag-transcribe ng isang pag-record na ginawa sa pamamagitan ng kamay o sa isang tape recorder, nakatanggap kami ng isang teksto batay sa kung saan kailangan naming gumuhit ng isang maikling protocol:

Aytem ng agenda: 2. Sa pag-usad ng muling pagtatayo ng mga natapos na bodega ng produkto No. 2

Teksto ng talumpati:

Vasiliev P.R. Ayon sa plano sa muling pagtatayo, dapat na magsimula kaming mag-install ng mga istante at pag-install sa katapusan ng buwan sa ika-25 mga mekanismo ng pag-aangat. Ang JSC "Profil" - ang aming supplier ng racking equipment - ay lumalabag sa mga deadline. Sa ika-20 dapat naming matanggap ang unang batch, makalipas ang 10 araw - ang pangalawa. Mayroon kaming paghahatid sa dalawang magkaparehong lote, gaya ng nakasaad sa kontrata. Nagbayad kami ng buo, ibig sabihin, 100% prepayment, dahil noong huling beses na na-convert namin ang unang warehouse, wala kaming problema sa kanila. Ngayon ay ika-28 at hindi pa namin ito natatanggap. Pinapadala namin sa kanila ang mga fax, tinawagan, kahapon ay nag-reply sila na ang unang batch ay naipadala, ngunit ito ay aabutin ng dalawa o tatlong araw, iyon ay, mayroon kaming delay dahil sa supplier. Sa tingin ko kailangan nilang pormal na maghain ng claim tungkol sa paglabag sa mga deadline ng paghahatid.

Upang makagawa ng isang protocol entry, ito ay kinakailangan upang piliin ang pinaka mahalagang impormasyon. Para magawa ito, subukan nating mag-pose ng ilang tanong at makakuha ng mga sagot sa kanila. Mula sa teksto sa itaas ay makakakuha tayo ng mga sagot sa mga sumusunod na katanungan:

Nakikita namin na ang teksto ay naglalaman ng impormasyon na hindi makikita sa mga sagot: binayaran ng organisasyon ang mga produkto nang buo, at 100% ang paunang pagbabayad ay ginawa, dahil may positibong karanasan sa pakikipagtulungan sa Profile CJSC. Ginagawa impormasyong ito kahalagahan para sa sitwasyong isinasaalang-alang? Malinaw, hindi, samakatuwid, ang isang ito ay hindi kailangang isama sa protocol. Kaya, batay sa mga sagot sa mga tanong na natanggap namin, maaari kaming gumawa ng isang maikling protocol ng talumpati:

2. NAKINIG SA:

Vasiliev P.R.

Ang pagpapadala ng unang batch ng racking equipment ay isinagawa ng supplier na ZAO Profile na lumalabag sa deadline, bilang isang resulta kung saan ang mga deadline para sa muling pagtatayo ng warehouse No. 2 ay hindi dapat natugunan dumating sa Disyembre 20, ang pangalawa - makalipas ang 10 araw. Ang pag-install ng mga istante at pag-install ng mga mekanismo ng pag-aangat ay nakatakdang magsimula sa Disyembre 25. Ayon sa supplier, ang unang batch ng kagamitan ay darating nang hindi mas maaga sa Disyembre 30-31. Iminungkahi niyang magsampa ng claim para sa paglabag sa mga deadline ng paghahatid.

tala

Kung ang mga expression na "ika-20", "ika-25", atbp. ay ginamit sa pagsasalita, ang partikular na buwan ay dapat ipahiwatig sa protocol, halimbawa: "Disyembre 20", "Disyembre 25", atbp.

Ipagpalagay natin na sa isang pagpupulong sa panahon ng talakayan ng kasalukuyang sitwasyon, ang panukalang maghain ng claim ay hindi suportado. Napagpasyahan na magpadala ng sulat ng demand sa supplier tungkol sa pangangailangang matugunan ang mga deadline ng paghahatid, itinatag ng kasunduan. Ang desisyon sa kasong ito ay dapat na maitala sa protocol tulad ng sumusunod:

NAGPASIYA:

Maghanda at magpadala sa ZAO Profile ng liham ng kahilingan tungkol sa pangangailangang sumunod sa mga deadline ng paghahatid para sa racking equipment.

Responsableng tagapagpatupad - Vasiliev P.R.

Takdang petsa - (petsa).

Tingnan natin ang isa pang halimbawa.

Aytem ng Agenda: 5. Pagsasagawa ng financial audit aktibidad sa ekonomiya sangay ng kumpanya sa lungsod ng Perm

Teksto ng talumpati:

Medvedev V.V. Sa taong ito, ang departamento ng pananalapi at ang aming departamento ng accounting ay paulit-ulit na nakatagpo ng katotohanan na ang sangay sa Perm ay nagbigay sa amin ng mga ulat na may mga pagkakamali. Dalawang beses sila mismo ang nakatuklas ng mga pagkakamaling ito, nagpaalam sa amin tungkol dito at pagkatapos ay nagpadala ng mga naitama na ulat. Dalawang beses na natuklasan ng aming departamento ng accounting ang mga pagkakamali sa mga kalkulasyon, gayundin ang katotohanan na ang mga gastos ng sangay ay hindi kasama sa mga item kung saan dapat ito ginawa. Kung ang mga error na ito ay hindi naitama sa oras, maaari itong humantong sa mga problema sa pagbabayad ng mga buwis. Napansin din ng aming mga eksperto na ang mga deadline ay patuloy na nilalabag. pagsusumite ng mga ulat sa mga gastos sa libangan. Dalawang beses kaming binisita ng punong accountant ng branch sa mga business trip; Pinuno ng serbisyong administratibo at pang-ekonomiya Polozov R.A. nagreklamo din na may ilang mga problema sa mga gastos sa transportasyon sa Perm. Ang katotohanan ay sa una ang mga ulat sa mga gastos sa transportasyon ay ipinakita sa kanya, at pagkatapos ay nagsumite siya ng isang buod na ulat para sa lahat ng mga sangay sa departamento ng accounting. Isinasaalang-alang ang lahat ng ito, naniniwala ako na kinakailangang ayusin at magsagawa ng pag-audit ng mga aktibidad sa pananalapi at pang-ekonomiya ng sangay sa Perm upang maiwasan ang mga problema sa hinaharap.

Superbisor: Sino sa palagay mo ang dapat isama sa komisyon at gaano katagal bago magsagawa ng on-site na inspeksyon?

Medvedev V.V. Sa tingin ko kailangan natin ng tatlong tao: isa para sa departamento ng accounting, isa pa para sa departamento ng pananalapi, isang pangatlo para sa serbisyong administratibo at pang-ekonomiya at ang departamento ng logistik. Napag-usapan namin dati ang mga pinuno ng mga departamento kung sino ang maaaring pumunta, kaya iminumungkahi ko ang tatlong tao: deputy. punong accountant na si Somov S.S., auditor Yastrebov A.A. at nangungunang inhinyero na si Sokolov B.B. Maaaring makumpleto ang pag-verify sa loob ng 3-5 araw.

Suriin natin ang teksto ng pangunahing talumpati ayon sa parehong pamamaraan:

	1) Kagawaran ng pananalapi at departamento ng accounting ng pangunahing kumpanya 2) Sangay sa Perm
Ano ang (ginawa)?	1) (Sangay sa lungsod ng Perm) ay nagsusumite ng mga ulat na may mga pagkakamali, gumastos ng mga gastos hindi sa mga item kung saan ito dapat gawin, lumalabag sa mga deadline pagsusumite ng mga ulat sa mga gastos sa libangan. 2) (Ang departamento ng pananalapi at departamento ng accounting ng pangunahing kumpanya) ay sinuri ang mga pagkakamali na ginawa sa punong accountant ng sangay. 3) (Ang departamento ng pananalapi at departamento ng accounting ng pangunahing kumpanya) ay nagmumungkahi na ayusin at magsagawa ng pag-audit ng mga aktibidad sa pananalapi at pang-ekonomiya ng sangay sa Perm, na magpadala ng tatlong empleyado ng organisasyon
	Sa taong ito
	Walang positibong resulta

At sa kasong ito, nakikita natin na ang pangalawang impormasyon ay nananatili sa teksto. Una sa lahat, ito ay isang pagbanggit ng pinuno ng administratibo at pang-ekonomiyang serbisyo, R.A. Polozov, na nagreklamo din na ang sangay ay may ilang mga problema sa mga gastos sa transportasyon. Inuri namin ang impormasyong ito bilang pangalawa sa kadahilanang ang mga ulat tungkol sa mga gastos sa transportasyon ay naisumite lamang sa una sa pinuno ng serbisyong administratibo at pang-ekonomiya para sa paghahanda ng isang buod na ulat. Dahil ang kasalukuyang proseso ng pag-uulat para sa mga gastos sa transportasyon ay iba, ang impormasyong ito ay upang masuri ang kasalukuyang sitwasyon ng malaking kahalagahan ay wala.

Ang pangalawang impormasyon ay dapat ding isama ang pagbanggit na dalawang beses ang mga pagkakamali ay natuklasan ng sangay mismo, at dalawang beses ng departamento ng accounting ng pangunahing organisasyon. Masasabi lang natin na paulit-ulit na natuklasan ang mga pagkakamali.

Ang mga protocol ng buod ay hindi sumasalamin sa mga tanong na itinanong sa tagapagsalita. Gayunpaman, kung mayroong makabuluhang impormasyon sa sagot sa tanong, ito ay naitala sa mga minuto ng talumpati. Sa halimbawa sa itaas, ito ay impormasyon tungkol sa kung sino ang iminungkahing isama sa komisyon.

Batay sa mga natanggap na tugon, maaari tayong gumuhit ng protocol recording ng talumpati:

NAKINIG SA:

Medvedev V.V.

Sa taong ito, ang sangay sa Perm ay paulit-ulit na nagsumite ng mga ulat na may mga pagkakamali, nag-post ng mga gastos sa mga maling item kung saan dapat itong gawin, at nagsumite ng mga ulat sa mga gastos sa entertainment na lumalabag sa mga deadline. Sa kabila ng pagsusuri ng mga pagkakamali sa punong accountant ng sangay, hindi nagbago ang sitwasyon. Isinasaalang-alang na kinakailangan upang magsagawa ng pag-audit ng mga aktibidad sa pananalapi at pang-ekonomiya ng sangay, kabilang ang kinatawan sa komisyon. punong accountant na si Somov S.S., auditor Yastrebov A.A. at nangungunang inhinyero na si Sokolov B.B.

Kung sa panahon ng talakayan ng isyu ay isang desisyon ang ginawa upang magsagawa ng inspeksyon, ang desisyon ay dapat na buuin sa protocol tulad ng sumusunod:

NAGPASIYA:

Maghanda ng isang draft na order sa paglikha ng isang komisyon upang i-audit ang mga aktibidad sa pananalapi at pang-ekonomiya ng sangay sa Perm, sumang-ayon sa oras ng pag-audit kasama ang direktor ng sangay sa Perm.

Responsableng tagapagpatupad - Medvedev V.V.

Takdang petsa - (petsa)

V.F. Yankovaya,
Ph.D. ist. Sciences, Deputy Direktor ng VNIIDAD

Isa sa mga sagradong tungkulin ng kalihim ay ang paghahanda ng mga pagpupulong, kumperensya at mga sesyon na pinasimulan ng mga tagapamahala. iba't ibang antas. Sa karamihan ng mga kaso, ang kalihim ay nag-iingat din ng mga minuto ng mga naturang kaganapan. Sa artikulong ito sasabihin namin sa iyo kung paano gawing mas mahusay ang mga prosesong ito.

Upang simulan ang pakikipag-usap tungkol sa protocol, ang unang hakbang ay pag-usapan ang tungkol sa paghahanda sa pagpupulong. Bago ang naturang kaganapan, mahalagang pag-isipan ang agenda, tukuyin ang komposisyon ng mga kalahok, at maging pamilyar sa mga ulat ng lahat ng tagapagsalita at iba pang materyales. Ang lahat ng ito ay mangangailangan ng karagdagang pagsisikap, ngunit bilang isang resulta, ang pagpapanatili ng protocol ay magiging mas madali.

PAANO MAGTITIPI NG ORAS?

Ayon sa iba't ibang mga pag-aaral, mula 10 hanggang 50% ng oras ng pagtatrabaho ng pinuno ng organisasyon at iba pang mga empleyado ay maaaring gastusin sa mga pagpupulong. Upang mabawasan ang mga gastos sa oras, kailangang tandaan ng mga nagsisimula, tagapag-ayos at kalahok ng mga pagpupulong ang mga sumusunod na patakaran:

Talakayin sa pulong ang mga isyu lamang na hindi malulutas sa trabaho.

Limitahan ang bilang ng mga kalahok sa mga pulong. Direktang proporsyonal ito sa tagal ng kaganapan. Kung ang tagal ng isang pulong na may 5 empleyado ay 1 oras, kung gayon sa bilang ng mga kalahok na 10 o higit pa, malamang na tatagal ito ng 2 oras o higit pa.

Maghanda ng mga materyales ng impormasyon para sa pulong nang maaga. Ang mga kalkulasyon, analytical na ulat, mga talahanayan, mga graph, mga ulat, mga materyal sa larawan at video, mga presentasyon, mga sample ng produkto, mga opinyon ng eksperto ay dapat ibigay ng mga dalubhasang espesyalista. Ngunit ang kalihim ng pulong ay may pananagutan sa pagsuri sa kahandaan ng mga materyales. Samakatuwid, isang araw o dalawa bago ang kaganapan dapat mong:

a) sa tulong ng mga responsableng tao na gagawa ng mga presentasyon, mag-ipon ng isang listahan ng lahat ng mga materyales ng impormasyon;

b) tumanggap mula sa mga responsableng tao ng mga materyales na ginawa sa sa elektronikong format(halimbawa, mga presentasyon, mga tala ng paliwanag atbp.);

c) makatanggap ng mga nakalimbag na abstract at teksto ng mga ulat mula sa mga responsableng tao.

Para sa bawat isyu, humirang ng isang responsableng empleyado, kahit na ang isang grupo ng mga tao ay dapat magsagawa ng atas.

Huwag mag-aksaya ng oras na ilantad ang mga salarin. Tandaan na ang pangunahing layunin ng bawat pagpupulong ay talakayin ang agenda at gumawa ng mga desisyon tungkol dito.

AGENDA

Ito ay isang listahan ng mga isyu na binalak na talakayin sa pulong. Ang mga ito ay tinutukoy ng tagapangulo ng pulong. Gayunpaman, ang kalihim ay maaari ding lumahok sa prosesong ito.

Gamitin ang sumusunod na mga alituntunin kapag binubuo ang iyong agenda:

• Hatiin ang mga paksa sa pagpupulong na masyadong malawak sa ilang mga subtopic. Kung kinakailangan, ang mga responsableng tao ay maaaring magsagawa ng mga pulong sa paghahanda para sa bawat subtopic.

Halimbawa, ang isang pulong na naka-iskedyul para sa katapusan ng buwan sa paksang "Sa pagpapatupad ng mga nakaplanong tagapagpahiwatig ng mga pangunahing tindahan ng produksyon" ay dapat na unahan ng isang serye ng mga maliliit na pagpupulong sa mga tindahan: "Sa pagpapatupad ng plano ng foundry shop", "Sa pagpapatupad ng plano ng procurement workshop", "Sa pagpapatupad ng plano ng machine shop", "Sa pagpapatupad ng plano ng assembly shop." O isang pagpupulong sa paksang "Sa pagpapatupad ng isang sistema ng ERP sa isang negosyo" ay dapat na unahan ng ilang mga pagpupulong: "Sa mga problema ng pagpapatupad ng isang sistema ng ERP sa produksyon", "Sa pagtiyak ng komunikasyon sa pagitan ng ERP system at 1C sa accounting ", "Sa teknikal na suporta ng ERP system at paglipat ng data", atbp.

• Ilagay sa mga isyu sa agenda na may pantay na kahalagahan, pinagsama ng isang karaniwang tema.. Halimbawa, ang pagkakaloob ng transportasyon, ang pamamaraan para sa paghahatid sa bodega, pagpapadala at pag-alis ng mga natapos na produkto mula sa teritoryo ng negosyo.

Ang isang mas malawak na hanay ng magkakaugnay na mga problema ay maaari ding ilagay sa agenda. Halimbawa, maaaring kabilang dito ang:

Pagbili ng isang bagong linya ng produksyon;

Teknolohikal na paghahanda ng produksyon;

Paggawa ng mga pagbabago sa disenyo at teknolohikal na dokumentasyon na may kaugnayan sa pagkuha ng mga bagong kagamitan;

Modernisasyon ng mga gusali ng produksyon at pag-unlad ng mga koneksyon sa makina;

Suporta sa logistik para sa produksyon.

Kasabay nito, ang muling pagtatayo ng factory checkpoint o ang organisasyon ng mga elektronikong pagbabayad para sa mga pass sa factory canteen ay malinaw na hindi sulit na talakayin sa pulong na ito.

Malinaw na hindi laging maimpluwensyahan ng kalihim ang nilalaman ng agenda. Ang pagpupulong ay pinatawag ng pinuno, na binabalangkas din ang hanay ng mga isyu. At kung ang manager ay kasama sa agenda ng isang pulong ang pagbili ng isang bagong linya ng produksyon para sa paggawa ng cast at ang organisasyon ng isang araw ng paglilinis ng tagsibol upang linisin ang teritoryo, kung gayon ay maaaring hindi posible na kumbinsihin siya. Ngunit para sa iyong bahagi, maaari mong imungkahi na dalhin ang talakayan sa pag-aayos ng paglilinis sa isa pang pulong, halimbawa, pagsamahin ito sa isyu ng pagpipinta sa harapan ng isang gusali o sa pagdaraos ng mga pagdiriwang sa okasyon ng kaarawan ng organisasyon.

• Gumuhit ng isang agenda lamang mula sa mga isyu na nasa loob ng kakayahan at lugar ng responsibilidad ng mga kalahok sa pulong. Halimbawa, magiging walang silbi ang pag-usapan ang mga isyu sa supply kung wala ang pinuno ng serbisyo ng supply.
• Limitahan ang bilang ng mga paksa at item sa agenda. Dapat mayroong kasing dami sa mga ito na mabisang matalakay at malutas sa loob ng inilaang yugto ng panahon. Halimbawa, sa 1 oras ng isang pulong, maaari mong talakayin ang mula 1 hanggang 5 isyu, depende sa laki ng mga paksang tinalakay at ang kalidad ng paghahanda ng pulong.
• Isama sa agenda ang isang ulat sa mga gawain at mga tagubilin na ibinigay sa huling pulong, kung ang mga pagpupulong ay pinag-isa ng isang karaniwang paksa at komposisyon ng mga kalahok. Maging handa sa katotohanan na, kahit na walang ganoong bagay sa agenda, maaaring ipakilala ito ng chairman kasama ang kanyang awtoridad. Samakatuwid, mas mahusay na i-print ang listahan ng mga tagubilin nang maaga - ang chairman, responsableng tao at kalihim ay dapat magkaroon nito.

PAGTATAGPUAN NG MGA SASALO

Pangkalahatang mga kinakailangan para sa mga kalahok sa kaganapan:

Kakayahan at interes sa mga isyu sa agenda;

Isang sapat na mataas na posisyon upang gumawa ng mga desisyon at magbigay ng mga tagubilin sa mga subordinates batay sa mga resulta ng pulong.

Maaaring magbago ang komposisyon ng mga kalahok sa panahon ng kaganapan. Kung kasama sa agenda ang mga paksang nakakaapekto sa lahat ng kalahok sa pagpupulong at mga isyu na nalalapat lamang sa ilan sa kanila, dapat munang talakayin ang mga pangkalahatang isyu. Sa pagtatapos ng bahaging ito ng pulong, ang mga empleyadong hindi kasali sa karagdagang talakayan ay maaaring ilabas.

Paano ipaalam sa lahat

Ipaalam sa lahat ng mga kalahok sa pagpupulong tungkol sa petsa, oras, lokasyon, tema ng kaganapan.

Maaari kang mag-ulat ng isang pulong gamit ang isang tawag sa telepono, mensaheng SMS, email (na may abiso sa paghahatid at pagbasa), o personal na pagbisita.

Kung wala sa trabaho ang isa sa mga kalahok iba't ibang dahilan(taunang bakasyon, pansamantalang kapansanan, paglalakbay sa negosyo, atbp.), kinakailangang alamin ang dahilan ng pagliban at paalalahanan ang empleyado na nagpapalit ng lumiban ayon sa pamamaraan ng pagpapalit na dapat siyang dumalo sa pulong.

Maaaring makatulong din na magsama ng pop-up prompt sa kalendaryo ng iyong computer gaya ng "paalalahanan ang iyong kinatawan na dumalo sa pulong."

Impormasyon tungkol sa kung sino ang naabisuhan tungkol sa pulong at kung kailan maaaring ilagay sa isang talahanayan (Halimbawa 1).

HALIMBAWA 1

Pag-abiso sa mga kalahok sa pagpupulong

Ang pagpupulong ay magaganap sa Hunyo 24, 2017 sa 11:00 sa opisina ng direktor ng pagkuha.

Paksa: Pagtatapos ng mga kontrata sa mga supplier para sa ikalawang kalahati ng 2017.

Pag-aayos ng upuan para sa mga kalahok sa pagpupulong

Tiyaking maghanda ng seating chart para sa mga kalahok sa pagpupulong kung ang mga sumusunod ay naroroon:

Mas mataas na opisyal (lungsod, rehiyon, teritoryo, republika, pederasyon);

Mga may-ari ng mga transnational na korporasyon at mga hawak, atbp.;

Mga kinatawan ng mga kasosyong organisasyon.

Kung maaari, ang sekretarya ay bibigyan ng upuan sa isang hiwalay na mesa sa tabi ng mesa ng chairman (Halimbawa 2).

Halimbawa 2

Seating chart

Mga name card

Sa mga talahanayan sa tapat ng naaangkop na mga lugar, kinakailangang ilagay ang mga name card na may posisyon at (o) buong pangalan. bawat kalahok. Ang pinakasimpleng opsyon ay isang sheet ng papel na nakatiklop sa isang "bahay" (Fig. 1)

kanin. 1. Name card para sa kalahok sa pulong

Mga badge

Sa partikular na mga kritikal na kaso, kinakailangan upang maghanda ng mga badge (mga breast card), kung saan dapat mong ipahiwatig:

BUONG PANGALAN. mga kalahok;

Ang kanilang mga posisyon;

Ang pangalan ng organisasyon na kinakatawan ng bawat kalahok;

Ang lokalidad kung saan matatagpuan ang tinukoy na organisasyon.

Maaaring kabilang din sa badge ang:

Logo ng organisasyon na kinakatawan ng kalahok;

Logo (sagisag) ng kaganapan (mga pulong, kumperensya, atbp.).

Maaari kang gumamit ng mga badge na may pisi o clothespin. Ang mga ito ay ibinebenta sa mga stationery at mga tindahan ng supply ng opisina.

Maaari kang magdisenyo ng mga pagsingit gamit ang teksto sa iyong sarili, pagkatapos ay i-print ang mga ito sa isang printer, gupitin ang mga ito gamit ang gunting at ilagay ang mga ito sa mga badge (Larawan 2).

kanin. 2. In-house na dinisenyong insert ng badge

Kung ang sapat na pondo ay inilaan para sa paghahanda, ang mga insert card ay maaaring mag-order mula sa isang organisasyon na nagbibigay ng mga serbisyo sa pag-print. At para sa mga regular na panloob na pagpupulong, hindi na kakailanganin ang mga badge.

DURATION NG MEETING

Naka-on iba't ibang uri Ang mga pagpupulong ay may iba't ibang dami ng oras. Halimbawa, ang isang pulong sa pagpaplano sa umaga ay maaaring tumagal ng halos kalahating oras, at isang interregional na pulong sa tiyak na problema- buong araw.

Ang tagal ng pagpupulong ay dapat na maplano nang maaga. Dapat alam ng lahat ng kalahok ang oras ng pagsisimula at pagtatapos ng kaganapan. Makakatulong ito sa iyong magtrabaho nang mabilis at mahusay para hindi mo kailangang manatili nang huli.

Mga break

Kung ang tagal ng pulong ay lumampas sa isang astronomical na oras (60 minuto), pagkatapos ay kinakailangan na magpahinga pagkatapos ng bawat akademikong oras (45 minuto).

Sa partikular na mahahabang kaganapan, maaaring magbigay ng mga pause kung saan ang mga kalahok ay nag-aalok ng mga meryenda (sandwich, prutas, matamis) at inumin (tsaa, kape, juice, mineral na tubig atbp.).

Kapag hindi mataas ang antas ng pagpupulong, at sa tabi ng silid kung saan ginaganap ang pagpupulong ay mayroong isang cooler, coffee machine at disposable tableware para sa mga bisita sa opisina, ang mga kalahok sa pagpupulong ay makakapagbuhos ng kanilang sarili ng kape, tsaa o tubig.

Ang mga bote ng tubig at baso ay maaaring ilagay nang maaga sa mga mesa kung saan nakaupo ang mga kalahok sa pagpupulong - pagkatapos ay maaari nilang pawiin ang kanilang uhaw hindi lamang sa panahon ng pahinga, ngunit sa anumang oras. Mas mainam na huwag maglagay ng pagkain sa mga mesa. Magiging awkward kung ang isa sa mga kalahok ay maghulog ng sandwich sa mga papeles ng negosyo o magtapon ng kape.

Mas mainam na itakda ang mesa na may mga meryenda at inumin sa isang hiwalay na silid. Karaniwang ginagawa ito ng sekretarya, ngunit kung hindi siya kukuha ng ilang minuto. Kapag ang sekretarya ay hindi makaalis sa silid sa panahon ng isang pulong, isa pang empleyado na itinalaga bilang responsable para dito ay dapat mag-ayos ng pahinga. O, bilang kahalili, inihahanda ng kalihim ang lahat para sa mga coffee break bago magsimula ang pulong. Bilang isang patakaran, imposibleng gawin nang walang mga katulong sa pinalawig na mga pagpupulong.

Time frame

Ang tagal ng kaganapan ay dapat na regulated. Sinusubaybayan ng chairman ng pulong ang pagsunod sa panuntunang ito.

Kapag nagpaplano ng iyong pulong, siguraduhing isaalang-alang ang oras na kinakailangan para sa bawat tagapagsalita na magsalita at ang bawat isyu na tatalakayin.

Tingnan sa tagapangulo ang mga tuntunin para sa bawat talumpati.

Mag-iskedyul ng mga pahinga kung kinakailangan.

Idagdag ang lahat ng yugto ng panahon sa calculator at idagdag sa resultang halaga

Dapat ipaalam sa chairman kung gaano katagal ang pagpupulong. Kung sumasang-ayon siya sa figure na ito, ang mga regulasyon ay dapat dalhin sa atensyon ng lahat ng mga kalahok, kung hindi, ang mga pagsasaayos ay kailangang gawin at iulat muli sa chairman.

Pagkatapos ng kasunduan, ang agenda na may mga paghihigpit sa oras ay ipapadala sa lahat ng kalahok sa pagpupulong (Halimbawa 3).

HALIMBAWA 3

Agenda na may mga limitasyon sa oras

MGA MINUTO NG MEETING: 5 BATAYANG HAKBANG

Protocol idokumento ang parehong mga aktibidad ng mga permanenteng collegial body (komisyon, komite, konseho, atbp.) at pansamantalang collegial body - iba't ibang pulong, kumperensya, seminar at kumperensya.

Ang mga sumusunod na uri ng mga protocol ay nakikilala:

. Maikling protocol- isang dokumento kung saan nakatala ang buong pangalan. at mga posisyon ng mga kalahok sa pulong, ang paksa nito, mga pangunahing isyu, buod mga ulat, mga desisyong ginawa, isang listahan ng mga gawain para sa bawat responsableng tao. Ang ganitong mga minuto ay karaniwang itinatago sa mga pulong sa pagpapatakbo.

. Buong protocol, bilang karagdagan sa lahat ng nasa itaas, kasama ang mga detalyadong talaan ng lahat ng mga talumpati, opinyon, pagbabago at iba pang mga nuances ng talakayan. Pinapayagan ka ng dokumentong ito na ibalik ang isang detalyadong larawan ng pulong.

Ang paraan ng pagkuha ng mga minuto ay pinili ng chairman ng pulong o ng pinuno ng negosyo.

Ang mga teksto ng talumpati at iba pang materyal na inihanda para sa pulong ay inihanda sa anyo ng mga apendise. Dapat na isinangguni ang mga ito sa teksto ng protocol.

Ang kalihim ang may pananagutan sa kung gaano katumpak at ganap na naitala ang pag-usad ng pulong. Ang responsibilidad na ito ay hindi maaaring maliitin, dahil ang protocol ay ang tanging dokumento na sumasalamin sa lahat ng mga talumpati, talakayan, komento at desisyon na ginawa na dapat isagawa. Sa panahon ng pagpupulong, maaaring walang marinig ang mga kalahok o magkaroon ng oras upang isulat ito. Ito ay magiging madali upang maibalik sa pamamagitan ng pagsangguni sa protocol.

Hakbang 1: paghahanda ng lugar ng trabaho

Upang gawing mas madali ang pagkuha ng mga minuto, bago magsimula ang pulong:

. Piliin ang iyong upuan sa bulwagan kung saan magaganap ang kaganapan. Dapat itong makita nang personal ng lahat ng kalahok, ang mga talumpati ng chairman, mga tagapagsalita at "mga replika mula sa bulwagan" ay dapat na malinaw na naririnig (tingnan ang seating chart sa Halimbawa 2).

. Ilagay sa iyong mesa ang isang listahan ng mga kalahok sa pagpupulong na nagsasaad ng kanilang buong pangalan. at mga posisyon, pati na rin ang seating chart. Bago magsimula ang pulong, magandang ideya na maingat na pag-aralan kung sino ang nakaupo, at pagkatapos ay tingnan ang diagram kung kinakailangan.

. Mag-stock ng mga gamit sa opisina. Magdala ng 2-3 panulat, 2 lapis, 2 pambura.

. Suriin kung gumagana ang kagamitan sa opisina at iba pang device: relo, voice recorder, video camera (kung available). Huwag kalimutan ang power cord at mga ekstrang baterya o mga rechargeable na baterya.

Bago ang pulong, i-refresh ang iyong memorya ng mga pangunahing punto ng lahat ng mga ulat.

Hakbang 2: pagtatala ng progreso ng pulong

Bilang karagdagan sa mga materyales na inihanda para sa pulong (mga teksto ng mga ulat, talumpati, sanggunian, draft na desisyon, agenda, listahan ng mga kalahok, atbp.), ang mga minuto ay pinagsama-sama batay sa mga sound recording, video recording, transcript o magaspang na sulat-kamay na tala na itinatago sa panahon ng pagpupulong.

Paano panatilihin ang mga magaspang na tala?

1. Maghanda ng mga sheet para sa draft na protocol- ang kanilang bilang ay depende sa laki ng agenda. Sa unang sheet isulat ang petsa ng pagpupulong, ang paksa nito, numero ng minuto, listahan ng mga kalahok, agenda (Halimbawa 4).

HALIMBAWA 4

Draft minuto ng pulong. Sheet No. 1

Sumulat ng mga tanong na iniharap para sa talakayan sa hiwalay malinis na kumot, nag-iiwan ng sapat na espasyo para sa mga entry:

Sheet No. 2: "Sa katayuan ng trabaho sa pagtatapos ng mga kontrata para sa supply ng mga non-ferrous at ferrous na metal." Ulat ni Prokhorov P.D.;

Sheet No. 3

Sheet No. 4: "Sa suporta sa transportasyon para sa mga supply." Ulat ni Medvedev V.Yu.;

Sheet No. 5: ... (pupunan sa panahon ng pulong);

Sheet No. 6: "Sa katayuan ng mga pag-aayos sa ilalim ng natapos at naisagawa na mga kontrata para sa pagbili ng mga hilaw na materyales at mga supply." Ulat ni Fomina K.D.;

Sheet No. 7: ... (pupunan sa panahon ng pulong);

Sheet No. 8: "Sa pagtatapos ng mga kasunduan sa Amethyst LLC sa supply ng bakal at mga haluang metal sa ESPZ OJSC." Mga mungkahi mula sa Telegin I.I.;

Sheet No. 9: ... (kukumpleto sa panahon ng pulong).

2. Suriin na ang lahat ng mga kalahok sa pulong ay naroroon. I-cross out ang mga nawawala burador protocol sa lapis - marahil sila ay huli na. Alamin ang mga dahilan ng pagliban at pagkaantala pagkatapos ng pulong.

Itala ang oras ng pagdating ng mga nahuhuli nang direkta sa teksto ng protocol sa mga bracket:

Sa kasong ito, malalaman kung sino sa mga naroroon at kung ano ang eksaktong hindi nila nasagot sa pulong.

3. Punan ang aytem na “NAKINIG”. Sa unang sheet ng draft at sa mga sheet na may kaukulang mga pamagat ng mga ulat, palagiang itala ang iyong buong pangalan. at mga posisyon ng mga tagapagsalita, mga paksa ng mga talumpati at ang kanilang buod. Kailangan mo lang magtala ng pangunahing impormasyon: petsa, numero, katotohanan. Pagkatapos, ihambing ang mga tala sa mga ibinigay na teksto ng mga talumpati (thesis). Kung makakita ka ng anumang mga pagkakaiba, abisuhan ang tagapangulo ng pulong.

4. Ilagay ang item na "GINAWA"(kung kinakailangan). Ang item na ito ay pinupunan kapag ang pag-usad ng mga tagapagsalita ay naantala ng mga komento, tanong at pagtutol mula sa ibang mga kalahok. SA buong protocol Ang bawat ganoong pananalita ay dapat na maitala kaagad, lalo na kung ito ay may kasamang pariralang: "Pakilagay ito sa protocol." Halimbawa:

Ang katotohanan ay ang anumang pahayag ay maaaring magbago sa takbo ng pulong, at pagkatapos ay maaaring kailanganing i-highlight ang sandali kung kailan at bakit ito nangyari.

Sa isang maikling protocol

Sa panahon ng pagpapatupad ng kanilang mga aktibidad, ang mga legal na entity ay madalas na gumagawa ng mga desisyon sa mga isyu na isinumite sa pangkalahatang pagpupulong, kung saan ang mga tagapagtatag, shareholder, pinuno ng mga dibisyon, pati na rin ang mga kinatawan ng mga partido na mga kasosyo sa negosyo. SA katulad na sitwasyon ang mga gawaing dapat lutasin sa pulong ay naidokumento gamit ang isang form tulad ng minuto pangkalahatang pulong. Ito ay isang medyo tiyak na dokumento na maikling sumasalamin sa pag-unlad ng buong kaganapan, at maaari ring maglaman ng isang buod ng impormasyong ipinakita.

Nalutas ang mga isyu batay sa mga minuto ng pangkalahatang pulong

Ang mga minuto ng pangkalahatang pagpupulong ay kinakailangan upang malutas ang iba't ibang mga problema na isang mahalagang bahagi ng mga aktibidad ng isang organisasyon o negosyo. Sa tulong ng dokumentong ito, ang mga pagbabago sa komposisyon ng mga tagapagtatag o shareholder, ang isyu ng mga pagbabahagi, muling pagsasaayos o pagpuksa ng negosyo ay maaaring gawing pormal.

Sa mga bagay na nangangailangan ng kolektibong desisyon, ang mga minuto ng pangkalahatang pulong ay dapat gamitin. Ang template ng pagbalangkas ay pareho para sa lahat ng katulad na kaganapan sa loob ng mga hangganan ng isang organisasyon. Kaya, bilang salamin ng mga aktibidad sa ekonomiya ng negosyo, ang dokumentong ito ay may mahalagang ligal na kahalagahan.

Ang mga minuto ng pangkalahatang pagpupulong, isang sample ng paghahanda nito at ang mga patakaran na naaangkop sa nilalaman nito ay itinatag ng iba't ibang mga pambatasan ng Russian Federation. Samakatuwid, ito ay kinakailangan upang mahigpit na sumunod itinatag na mga kinakailangan sa pagpaparehistro nito, dahil ang mga awtoridad sa regulasyon sa panahon ng mga inspeksyon ay may karapatang magpawalang-bisa ng mga desisyon legal na entidad batay sa mga kasalukuyang paglabag at hindi pagsunod sa mga pangunahing kinakailangan sa protocol.

Mga legal na kinakailangan para sa pagpaparehistro

Ang mga minuto ng pangkalahatang pagpupulong ng mga miyembro na nakikilahok sa mga aktibidad na pang-ekonomiya ng organisasyon ay dapat na iguguhit nang hindi lalampas sa 15 araw mula sa petsa ng paghawak nito. Ang dokumento ay iginuhit sa dalawang kopya at dapat maglaman ng isang tiyak na hanay ng data:

• Petsa at lugar ng pagpupulong.
• Ang bilang ng mga boto na hawak ng mga kalahok.
• Kabuuang bilang ng mga boto kasama ang mga absent na kalahok.
• Apelyido at pangalan ng tagapangulo ng pulong.
• Komposisyon ng Presidium.
• Agenda.

Bilang isang patakaran, ang mga minuto ay nagpapahiwatig sa anyo ng mga abstract ang mga pangunahing isyu na isinumite para sa talakayan at pagboto, at ang mga resulta na naaprubahan.

Layunin ng pagbuo ng protocol

Ang mga minuto ng pangkalahatang pagpupulong ay isang dokumento na nagbabalangkas sa pag-unlad ng paggawa ng anumang mga desisyon na tumutukoy sa direksyon ng mga aktibidad ng isang legal na entity, nang sama-sama. Ang lahat ng mga anyo at uri ng mga protocol ay naglalayong idokumento mga desisyong ginawa mga collegial na katawan. Ang mga minuto ay iginuhit din sa panahon ng mga pagpupulong ng negosyo, mga pagpupulong ng komisyon, mga negosasyon, at mga pulong ng deliberasyon. Ang layunin ng protocol ay pagdodokumento mga collegial na desisyon at kasunduan na naabot.

Anumang negosyo o organisasyon ay dapat gumamit ng mga paraan ng collegial na pagdedesisyon at may kakayahang gumawa ng mga minuto ng mga pagpupulong nito. Ang kahalagahan ng pagtatala ng mga pinagsama-samang desisyon ay isang magandang tulong para sa tamang pagsasagawa ng mga aktibidad nito ng isang legal na entity.

Kung sa isang kumpanya ang tagapagtatag o direktor ay gumawa ng nag-iisang desisyon tungkol sa pagsasagawa ng mga aktibidad sa negosyo, isang deliberative na pagpupulong ang dapat idaos upang makagawa ng desisyon. mahahalagang desisyon tungkol sa mga aktibidad ng kumpanya. Kaya, ang pagsasaalang-alang sa mga naturang desisyon at isyu na lumabas ay naitala sa mga minuto ng pangkalahatang pulong.

Mahalagang pamamaraan

Ang proseso ng pagguhit ng isang protocol ay binubuo ng ilang mga yugto:

• Pagtatakda at paghahanda ng agenda.
• Pag-drawing at paghahanda ng mga kinakailangang dokumentasyon.
• Pag-abiso sa lahat ng kalahok tungkol sa lokasyon ng pangkalahatang pagpupulong.
• Pamamahagi ng kinakailangang impormasyon para sa mga kalahok upang maghanda para sa agenda ng pulong, na sumasaklaw sa mga indibidwal na isyu.

Bago magsimula ang mga proseso ng negosasyon, kinakailangang itala ang data ng pagpaparehistro ng mga kalahok sa pulong sa mga minuto. Para sa layuning ito, ang isang listahan ng lahat ng kalahok ay pinagsama-sama, ang bilang nito ay dapat tumugma sa bilang ng mga boto na kinakailangan upang makagawa ng isang legal na wastong desisyon.

Upang higit pang idokumento ang impormasyon tungkol sa mga desisyong ginawa at ang pag-unlad ng pangkalahatang pulong, moderno teknikal na paraan audio o video recording na ginagamit upang i-transcribe at iproseso ang lahat ng mga talumpati at desisyon na ginawa. Gayundin, kasabay ng pag-record, kinakailangan na gumuhit ng mga magaspang na draft ng protocol sa sa pagsusulat sa buong pulong. Ang isang listahan ng mga dokumento na nakibahagi sa pagsusumite ng mga isyu para sa pagboto o talakayan ay dapat ipahiwatig. Ito ay mga ulat, proyekto, mga sertipiko na ginamit sa pangkalahatang pulong.

Mga panuntunan sa disenyo

Ang mga minuto ng pangkalahatang pagpupulong ng mga may-ari o kalahok ay dapat na wastong iguhit at ganap na sumunod mga kinakailangan sa regulasyon batas ng Russian Federation.

Sa mga tuntunin ng nilalaman, ang dokumento ay maaaring maging detalyado o buod nagdaos ng pagpupulong. SA buong anyo ipinapakita ang lahat ng mga talumpati na naganap sa pangkalahatang pagpupulong ng lupong tagapayo. Ang maikling porma ay naglalaman lamang ng impormasyon tungkol sa mga tagapagsalita at ang paksa ng talumpating binigkas. Maikling porma tinatawag na protocol-scheme. Ang anyo ng pagbubuo ng mga minuto ay tinutukoy ng tagapangulo ng pulong o sa panahon ng paggawa ng isang collegial na desisyon. Ang isang halimbawa ng mga minuto ng pangkalahatang pagpupulong ng mga kalahok ay ipinakita sa ibaba.

Ang dokumentong ito ay iginuhit bilang pagsunod sa lahat ng mga pamantayan at mga kinakailangan sa trabaho sa opisina para sa pagpasok ng mga detalye alinsunod sa GOST.

Mga nilalaman ng protocol. Data ng organisasyon

Ang mga minuto ng pangkalahatang pagpupulong, isang sample na kung saan ay binuo, ay kinakailangang naglalaman ng data sa buong pangalan ng organisasyon, pati na rin ang mga tinatanggap na pagdadaglat tungkol sa legal na form (LLC, JSC, atbp.). Sa kasong ito, ang pangalan ay dapat na tumutugma sa tinukoy sa charter ng enterprise at kasama sa Unified Rehistro ng Estado at mayroon din buong transcript nang hindi gumagamit ng mga pagdadaglat.

Kung ito ang minuto ng pangkalahatang pagpupulong ng isang LLC, ang sample ay iginuhit ayon sa parehong mga patakaran at regulasyon tulad ng para sa mga organisasyong may ibang legal na anyo ng pagmamay-ari. Itinatala nito ang lokasyon ng isang legal na entity, na makikita sa anyo ng isang talaan legal na address organisasyon, at dapat sumunod sa kung ano ang kasama sa mga dokumentong bumubuo, pati na rin ang pagpaparehistro sa Unified State Register.

Mga detalye ng pagpupulong

Sa susunod na seksyon, pagkatapos tukuyin ang legal na data na sumasalamin sa aktwal na pangalan ng lokasyon ng enterprise, kinakailangan upang ipahiwatig ang impormasyon na may kaugnayan sa oras at anyo ng pulong. Una sa lahat, ang uri ng pangkalahatang pagpupulong ay ipinahiwatig, na maaaring taunang, hindi pangkaraniwang, naka-iskedyul, atbp. Mga minuto ng pangkalahatang pagpupulong ng mga kalahok sa LLC kasalukuyang batas natutukoy pana-panahon nang hindi bababa sa isang beses sa isang taon.

Mga anyo ng pagpupulong

Ang anyo ng pagpupulong ay maaaring matukoy bilang:

• Personal na presensya ng mga awtorisadong kinatawan o mga kalahok na shareholder.
• Form ng absent sa pamamagitan ng pagkolekta ng dokumentasyong ipinadala dati upang matukoy ang mga opinyon sa mga isyu sa pagboto.

Ang petsa at lugar ng pagpupulong ng advisory board ay nakasaad din, at ang aktwal na address kung saan nagtipon ang mga kalahok ay ipinahiwatig.

Pangunahing bahagi ng protocol

Ang paksa at mga isyu kung saan ginanap ang pagpupulong ay ipinahiwatig. Sa kaso ng mga taunang pagpupulong, tinutukoy ng batas ang ilang mga isyu na dapat isaalang-alang. Sa natitirang bahagi ng pulong, ang mga kalahok ay malayang pumili ng mga paksang kailangan nilang lutasin.

Ang oras ng pagsisimula at pagtatapos ng pagpaparehistro ng mga taong may karapatang dumalo at lumahok sa talakayan ay dapat ipahiwatig. Sa kasong ito, isinasagawa ng organizer o sekretarya ang pamamaraan para sa pagrehistro ng lahat ng mga dumating sa pamamagitan ng pagtukoy sa mga naroroon at paglalagay ng data na ito sa seksyong "Dulong" ng protocol. Dapat ipahiwatig ang buong pangalan. kalahok, gayundin ang posisyong hawak at ang bilang ng mga boto na pagmamay-ari niya. Sa kaso ng mga pinagsamang kumpanya ng stock, ang data sa mga kard ng pagkakakilanlan o ibinigay na kapangyarihan ng abogado ay maaari ding ilagay.

Isinasaad din ng bahaging ito ang mga oras ng pagbubukas at pagsasara ng collegial meeting, at ang mga resulta ng pagboto, na naitala sa oras ng pagbibilang ng boto.

Kapag isinasaalang-alang ang bawat aytem sa agenda, ang mga sumusunod ay ipinahiwatig:

• Ang bilang ng mga boto na may karapatang lumahok sa pulong.
• Bilang ng mga boto na nakibahagi.
• Bilang ng mga boto para sa iba't ibang variant pagboto.
• Pagbubuo ng mga desisyong ginawa.

Sinusundan ito ng isang seksyon kung saan ang lahat ng pangunahing punto ng mga talumpating narinig ay nakatala, gayundin ang mga pangalan ng mga taong nagsalita sa bawat isyu. Ang impormasyon ay ipinakita sa anyo ng mga abstract na bumubuo ng isang buod ng mga talumpati.

Panghuling bahagi

Pagkatapos ng pagguhit, ang mga minuto ng pangkalahatang pagpupulong ng mga tagapagtatag, shareholder o iba pang mga kalahok ay tinatakan ng mga pirma ng chairman, pati na rin ang kalihim ng pulong. Ang petsa ng pagsasama-sama nito ay ipinahiwatig din, na maaaring hindi tumutugma sa petsa ng pagpupulong.

Mga espesyal na minuto at pagpupulong

Ang isa pang kawili-wiling halimbawa ng naturang dokumentasyon ay ang mga minuto ng pangkalahatang pagpupulong ng mga may-ari ng isang bahay o asosasyon sa paghahardin. Ang ganitong mga pagpupulong at ang kanilang pag-record ay nakikilala sa pamamagitan ng katotohanan na ang mga kalahok ay may pantay na karapatan, at sa kaso ng hindi pagdalo malalaking dami mga tao, maaari pa ring gumawa ng mga desisyon batay sa pagsasaalang-alang sa mga opinyon ng mga dumating at lumahok sa paglutas ng mga isyung iniharap para sa talakayan. Batay sa naturang protocol, ang mga natitirang miyembro ng housing fund o gardening association ay obligadong sumunod sa mga desisyong ginawa, hindi alintana kung sila ay nakibahagi sa pulong na ito o hindi.

Kapag gumuhit ng naturang dokumento, kadalasang ipinapahiwatig nito ang komposisyon ng komisyon ng muling pagbibilang ng boto. Ang tagapangulo at kalihim ng pulong ay maaaring alinman sa mga awtorisadong tao o ang mga napili sa pamamagitan ng pagboto mula sa mga kalahok na dumalo. Ang paraan ng pamamahala ng mga gusali ng apartment o isang pakikipagsosyo sa paghahardin ay pinili ng pangkalahatang pagpupulong ng mga may-ari ng mga lugar ng tirahan o mga plot ng lupa. Ang mga desisyong ginawa sa mga isyung ito ay may bisa sa lahat ng may-ari.

Ang pagbubuo ng mga minuto ng pangkalahatang pulong ay nangangailangan espesyal na atensyon at ang pagkakaroon ng ilang mga kasanayan sa dokumentaryo. Ang pagpapabaya sa mga alituntunin na itinatag para sa pagpapatupad ng dokumentong ito ay hindi maaaring pahintulutan, dahil ito lamang ang dokumentaryo na sumasalamin sa legalidad ng mga desisyon na ginawa ng collegial meeting, na may mahalagang layunin, at mayroon ding malaking legal na puwersa at ibinibigay sa mga awtoridad sa regulasyon sa panahon ng pag-audit.