Mga panuntunan sa email ng negosyo. Liham sa negosyo: sample

Ang komunikasyon sa pamamagitan ng e-mail ay isang mahalagang bahagi ng gawain ng anumang modernong manggagawa sa tanggapan. At ang mga accountant ay walang kataliwasan. Paano magsagawa ng sulat sa isang paraan na ang komunikasyon sa negosyo ay produktibo, komportable sa emosyon at labis na etikal? Narito ang ilang mga praktikal na tip para sa mga mambabasa.

TIP 1. Huwag pabayaan sa iyong mga liham ang isang personal na apela sa dumadalo

Sa gayon, ipapakita mo ang iyong pansin sa pagkatao ng tao. Kung ang sulat ay nakasulat sa isang tukoy na tatanggap, kung gayon ang kawalan ng isang personal na apela dito ay mukhang mali at walang kabuluhan.

Kapag nagsulat ka ng isa sa mga unang liham sa dumadalo, madalas na lumitaw ang tanong: ano ang pinakamahusay na paraan upang matugunan siya - sa pamamagitan lamang ng pangalan o sa pangalan at patronymic? Sa kasong ito, kailangan mong tingnan kung ano ang nakasulat sa lagda, na nagtatapos sa sulat ng taong ito sa iyo. Kung mayroong isang pangalan (walang gitnang pangalan), halimbawa "Svetlana Kotova", pagkatapos ay huwag mag-atubiling makipag-ugnay sa pangalan. At kung sinabi ng pirma "Svetlana Vasilievna Kotova, Chief Accountant ng Trenzor LLC", pagkatapos ay kailangan mo ring tugunan ang naaabot nang naaayon. Sa anumang kaso, ang pangalawang pagpipilian ay lubos na tama, at samakatuwid isang win-win.

Hindi ko inirerekumenda ang pagtuon sa impormasyon sa patlang na "Mula". Sa katunayan, madalas na una itong napunan hindi ng may-ari ng email address, ngunit ng dalubhasa sa IT ng kumpanya kapag nagse-set up ng isang email address.

Sa pamamagitan ng paraan, masidhi kong pinapayuhan ka na huwag gamitin ang maikling form ng pangalan ("Sash" sa halip na "Sasha", "An" sa halip na "Anya") kapag nakikipag-ugnay sa isang kasosyo sa negosyo o kliyente, gaano man demokratiko ang iyong pagsusulat istilo at gaano man katanda ang iyong pagsusulatan. Kung ano ang nakagawian na naririnig sa pagsasalita sa pagsasalita ay mukhang napakasimple sa pagsusulat.

TIP 2. Magbayad ng espesyal na pansin sa anyo ng pagbati

Huwag gamitin ang parirala "Magandang araw!"... Kahit na ginagabayan ka ng mabubuting hangarin na itugma ang time zone ng tatanggap, ang pariralang ito ay walang tunog, masasabi kong bulgar. Mas mahusay na gumamit ng mga pagpipilian na walang kinikilingan: "Kamusta...", "Magandang araw..."... At syempre, idagdag ang pangalan ng tatanggap sa pagbati kung alam mo ito. Para sa akin nang personal, halimbawa, ito ay mas kaaya-aya sa halip na isang walang mukha "Kamusta!" kumuha ng personal "Hello Tamara!".

Tandaan na sa ganitong paraan ay makakatipid ka ng oras ng tatanggap. Pagkatapos ng lahat, magagawa niyang agad na masuri ang nilalaman ng liham na natanggap at mabilis na magpasya sa priyoridad at kahalagahan nito.

Ang mga salita ng paksa ay dapat na maikli, ngunit sa parehong oras tumpak na sumasalamin sa paksa ng sulat. Halimbawa, "Kasunduan, invoice, kumilos mula sa Alpha LLC" sa halip na "Mga Dokumento". Habang binabago mo ang mga aspeto ng isyu sa ilalim ng talakayan, linawin ang paksa. Halimbawa, "Pakikipagtulungan sa Perm" → "Pakikipagtulungan kay Perm. Petsa ng negosasyon "→" Pakikipagtulungan kay Perm. Kasunduan sa draft ".

Kung sa proseso ng pagsusulatan nakikita mo na ang patlang na "Paksa" ay pinunan ng iyong addressee nang arbitraryo o hindi napunan, gawin ang pagkusa sa iyong sariling mga kamay at subukan ang isa sa dalawang mga sitwasyon.

SCENARIO 1. Kapag sumasagot, punan mo mismo ang patlang na "Paksa". Kung ang nakakausap ay maingat, marahil ay sapat na ito upang dalhin ang iyong sulat sa isang sapat na form.

SCENARIO 2. Kung patuloy na balewalain ng addressee ang pagpuno sa patlang na "Paksa", sumulat sa kanya ng isang liham na may sumusunod na nilalaman: "Alla, iminumungkahi kong ipahiwatig ang paksa ng liham sa patlang na" Paksa ". Sa palagay ko ito ay makabuluhang taasan ang kahusayan ng aming komunikasyon ".

TIP 4. Bigyang pansin ang mga patlang na "To" at "Cc"

Kinakailangan na malinaw na maunawaan ang layunin ng mga larangang ito na pangkalahatang tinatanggap sa kapaligiran ng negosyo:

• <если>ikaw lamang ang nakalista sa patlang na "To" - nangangahulugan ito na ang nagpadala ng liham ay naghihintay para sa iyo na tumugon sa kanyang katanungan o kahilingan;
• <если>maraming mga addressee sa patlang - ang nagpadala ay naghihintay para sa isang tugon mula sa bawat isa o mula sa alinman sa mga tatanggap. Sa kasong ito, kapag tumutugon, panatilihin ang listahan ng mga addressee na itinakda ng nagpadala gamit ang function na "Tumugon sa Lahat" (syempre, na sinadya mong hindi mo nais na tumugon lamang sa may-akda ng liham, itinatago ang kakanyahan ng iyong tumugon mula sa natitirang sulat);
• <если>lilitaw ang iyong pangalan sa patlang na "Cc" - nais ng nagpadala na magkaroon ka ng kamalayan sa tanong, ngunit hindi niya inaasahan ang isang sagot mula sa iyo. Nangangahulugan ito na hindi ka dapat pumasok sa sulat sa isyung ito. Kung magpasya kang gawin ito, ito ay magiging isang tanda ng mahusay na form upang simulang magsulat ng isa sa mga parirala: "Kung maaari, nais kong sumali sa talakayan ng isyung ito ...", "Hayaan mong bigyan kita ng aking opinyon ...".

Na patungkol sa larangan ng Bcc, ito ang pinaka-kontrobersyal na tool sa email sa mga tuntunin ng etika sa negosyo. Minsan ito ay pinaghihinalaang bilang isang halos lihim na pagmamasid at kasangkapan sa impormasyon. Pagkatapos ng lahat, ang mga addressee na inilagay sa Bcc ay hindi nakikita ng iba pang mga tatanggap. Sa ilan, bilang panuntunan, ang malalaking kumpanya, na kung saan ay lalong sensitibo sa mga usapin sa etika, mahigpit na ipinagbabawal na gamitin ang patlang na ito sa mga pagsusulatan ng korporasyon, maliban sa mga pang-masang mail. Ngunit sa karamihan ng mga kumpanya ay ginagamit nila ito, na sinusunod ang mga sumusunod na panuntunan:

• ang pagpapadala ng isang liham na may napunan na patlang na "Bcc" ay ipinapalagay na ang may-akda ng liham ay naabisuhan ang mga nakatagong addressee (o gagawin ito) tungkol sa dahilan at layunin ng naturang form ng mensahe;
• ang nakatagong addressee ay hindi kailangang pumasok sa sulat.

Sa panahon ng mga pagsasanay, madalas akong tinanong ng tanong: mayroon bang mga karaniwang tinatanggap na pamantayan tungkol sa oras na kinakailangan upang tumugon sa isang liham mula sa isang kliyente o kasamahan? Ngunit hindi ka magbibigay ng isang pangkalahatang sagot dito.

Kung pinag-uusapan natin ang tungkol sa panloob na pagsusulatan, ang lahat ng bagay dito ay natutukoy ng bilis at ritmo ng buhay ng kumpanya mismo. Mayroong mga kumpanya kung saan ang isang pagkaantala na may tugon na higit sa isang oras at kalahati ay itinuturing na masamang asal. At sa kung saan ang sagot sa araw ay nasa pagkakasunud-sunod ng mga bagay.

Bilang isang pangkalahatang tuntunin, ang pinaka-katanggap-tanggap na oras ng pagtugon ay isinasaalang-alang na nasa loob ng 2-3 na oras. Ito ang tinaguriang oras ng paghihintay sa ginhawa, kung ang nagpadala ay naghihintay para sa isang sagot at hindi nararamdaman ang panloob na kakulangan sa ginhawa mula sa katahimikan ng kanyang addressee.

Ngunit paano kung, natanggap at nabasa mo ang liham, naiintindihan mo na hindi mo maibigay ang isang buong sagot dito sa loob ng 24 na oras? Pagkatapos, alinsunod sa mga patakaran ng mabuting porma, abisuhan ang nagpadala ng resibo ng iyong liham at ang tinatayang tagal ng panahon para sa isang tugon dito. Halimbawa: "Kumusta, Sergei Vasilievich! Natanggap ko ang iyong liham. Sasagutin ko sa susunod na ilang araw "o" Andrey, nakatanggap ako ng isang sulat. Salamat! Kailangan ko ng karagdagang impormasyon upang masagot. Susubukan kong sagutin hindi mamaya ... ".

TIP 6. Sundin ang mga pangunahing alituntunin sa paglalahad ng impormasyon sa isang liham

Hindi gaanong marami sa kanila:

• kapag nagbabasa ng isang liham, ang pinaka komportable na dami ay umaangkop sa isang screen, maximum - sa isang pahina ng A4;
• ang dami ng ipinadala na mga kalakip ay hindi dapat lumagpas sa 3 MB. Ang mas malalaking mga file ay maaaring maging sanhi ng pag-hang ng mail sa addressee;
• kapag "naka-pack" na mga attachment, gamitin ang unibersal na mga encodings zip o rar. Ang iba pang mga extension ay maaaring ma-block o maputol sa pagbiyahe at lumikha ng mga problema para sa tatanggap;
• huwag magsimula ng isang tugon bilang isang bagong liham (nang hindi nai-save ang kasaysayan ng pagsusulat). Kung hindi man, mapipilit ang tatanggap na mag-aksaya ng oras sa paghahanap para sa orihinal na mensahe;
• sumulat sa wikang pinaka-naiintindihan ng addressee. Nagtataka ang maraming tao kung angkop na gumamit ng bokabularyo ng propesyonal o panloob na corporate, slang, acronyms at anglicism.

Sa bawat tukoy na kaso, dapat itong harapin nang magkahiwalay.

Samakatuwid, ang pagsasama-sama sa isang kumpanya ay halos palaging puno ng slang at pagpapaikli: pamilyar sila at nauunawaan sa lahat ng mga kalahok at makatipid ng oras. Ngunit kailangan mong mag-ingat kapag ginagamit ang mga ito sa pagsusulatan sa mga counterparties.

Sa aking pagsasanay, mayroong ganoong kaso. Ang isang kasamahan ay naghahanda ng mga materyales para sa publishing house at sa huling liham na isinulat nila sa kanya: "Masha, mangyaring ipadala ang lahat ng iyong asap na materyales"... Napagpasyahan ni Masha na ito ay isang pagtatalaga ng isang hindi kilalang format, kung saan kailangang isalin ang teksto. Nag-aksaya siya ng maraming oras, sa pamamagitan ng hook o sa pamamagitan ng pag-iisip kung paano masiyahan ang kahilingan ng publisher. Isipin ang Machine ay naiinis kapag, pagkatapos ng 2 araw, nalaman niya na ang mahiwagang "asap" ay isang pagpapaikli ng "sa lalong madaling panahon", na malawakang ginagamit sa kapaligiran na nagsasalita ng Ingles. Ngunit maaaring ipadala ni Masha ang mga materyales sa loob ng kalahating oras mula sa sandaling matanggap ang kahilingan!

TIP 7. Kumpletuhin ang bawat titik na may isang bloke ng lagda at iyong mga contact

Hindi alintana kung gaano ka malapit pamilyar sa addressee at kung gaano katagal ang iyong pagsusulat, ang bawat titik ay dapat maglaman ng isang bloke na binubuo ng isang lagda at impormasyon sa pakikipag-ugnay. Ito ay isang mahalagang bahagi ng kultura ng komunikasyon sa negosyo.

Kinakailangan na ilagay sa bloke:

• ang una at apelyido mo. Sa kasong ito, hindi mo kailangang gumamit ng mga pagpapaikli. Sa halip na “Si T.L. Vorotyntsev " sa aking lagda ipinapahiwatig ko "Tamara Leonidovna Vorotyntseva" o "Tamara Vorotyntseva" upang maunawaan ng addressee kung paano makipag-ugnay sa akin sa isang sulat ng pagtugon;
• iyong posisyon. Binibigyan nito ang tagapakinig ng pagkakataon na maunawaan ang mga hangganan ng iyong awtoridad at kakayahan sa propesyonal sa paglutas ng mga isyu;
• impormasyon sa pakikipag-ugnay (telepono, email, pangalan ng kumpanya, website). Sa gayon bibigyan mo ang addressee ng posibilidad ng karagdagang komunikasyon sa pagpapatakbo kung kinakailangan.

Sa lahat ng nasabi, nais kong idagdag: ang iyong mga email ang mismong damit na binati ng mga tao. Sa madaling salita, sa pagmamasid sa pag-uugali ng sulat sa negosyo, gagawin mo ang pinaka kaaya-ayang impression sa iyong addressee sa absentia.

Kamakailan, ang e-mail ay tumatagal ng isang pagtaas ng lugar sa pagsusulatan ng negosyo. Halata ang mga kalamangan nito: kahusayan, kakayahang magamit at kadalian ng paggamit. Gayunpaman, dapat tandaan, na ang e-mail ay may sariling mga nuances.

Tumatanggap ng mga liham

1. suriin ang iyong mail ng hindi bababa sa 2 beses sa isang araw - sa umaga at sa hapon. Kung hindi man, maaari mong ihinto ang gawain ng ibang tao at maantala ang paglutas ng mga isyu;
2. kung nakatanggap ka ng isang sulat, nangangahulugan ito na may nagpadala nito at sa ilang kadahilanan ay ginawa ito. Samakatuwid, ang mga liham na natanggap ay dapat basahin. Siyempre, ang spam ay hindi sakop dito;
3. kung ikaw ay isang manager, ang iyong araw ng pagtatrabaho ay dapat magsimula sa paglulunsad ng isang email client na hindi inaalis sa buong araw at awtomatikong suriin ang iyong mail. I-set up ang awtomatikong paghahatid / resibo ng mail ng hindi bababa sa bawat 10 (at mas mabuti na 2 - 3) minuto;
4. kung ikaw ay napaka-abala at nakatanggap ka ng isang sulat, suriin kung saan ito nagmula, ang paksa at i-skim ito sa pamamagitan ng iyong mga mata - makakatulong ito sa iyo na mabilis na maunawaan kung ang liham ay nangangailangan ng isang kagyat na tugon o maaaring maghintay nang kaunti;
5. Ang pinakamadali at pinakamabisang paraan upang ilipat ang iyong negosyo at hindi mangolekta ng mga tambak ng mail ay upang sagutin kaagad ang mga email. Samakatuwid, kung hindi ka nakikibahagi sa isang pag-uusap o iba pang aktibidad na hindi kinaya ang pagkagambala, agad na tumugon sa liham.

Sa, Cc, Bcc na mga patlang

Dapat mong maunawaan, tandaan at gamitin nang tama ang mga patlang na "To", "Cc" at "Bcc". Ang iyong mga pagkilos upang matanggap ang liham o mga pagkilos ng tatanggap ay nakasalalay dito.

1. "Para kanino". Kung nagpapadala ka ng isang katanungan, naghihintay ka para sa isang sagot mula sa addressee na tinukoy sa patlang na "To". Kung ikaw ang tatanggap, dapat kang sumagot. Iyon ay, ang liham at ang impormasyon o mga katanungan na naglalaman nito ay direktang nakatuon sa tatanggap na tinukoy sa larangan na ito.
2. "Kopya". Ang mga tatanggap sa larangan na ito ay tumatanggap ng isang liham para sa impormasyon o "inanyayahan upang saksihan". Ang tatanggap sa mga kopya ay hindi dapat pangkalahatang tumugon sa liham. Bukod dito, itinuturing na magalang upang magsimula sa pariralang "Humihingi ako ng paumanhin upang makagambala" kung mayroong gayong pangangailangan.
3. "Nakatagong kopya". Ang pangunahing tatanggap o ang mga nasa kopya ay hindi malalaman tungkol sa katotohanan ng pagpapadala ng isang sulat sa taong ipinahiwatig sa patlang na "Bcc". Gayundin, ang patlang na ito ay ginagamit para sa mass mailing upang ang lahat ng mga tatanggap ay hindi alam ang iyong address book.

Kapag sumasagot, huwag kalimutan ang tungkol sa pindutang "Tumugon sa lahat" - mai-save nito ang mga tatanggap ng paunang liham sa mga kopya at ang iyong tugon ay hindi mapasa ang mga ito. Maaari mong palaging alisin ang mga hindi nais na tatanggap o magdagdag ng iba.

Kung mayroong higit sa dalawang mga dumadalo sa patlang na "To" sa natanggap na liham, nangangahulugan ito na kapwa ang mga tagatugma na ito o alinman sa kanila ang dapat sagutin. Magpasya kung sino ang dapat sumagot. Gayunpaman, mag-ingat kapag nagpapadala ng mga liham na naglalaman ng higit sa dalawang mga addressee sa patlang na "To": para sa isang liham na ipinadala sa lahat, peligro kang hindi makatanggap ng tugon mula sa sinuman.

Larangan ng paksa

Huwag iwanang blangko ang patlang na ito. Ang mga taong nakakasama mo ay maaaring makatanggap ng daan-daang mga email sa isang araw at gamitin ang patlang na ito upang mabilis na masuri ang kahalagahan ng nilalaman ng email.

Ang linya ng paksa ay dapat na sumasalamin nang maikli sa linya ng paksa. Mga heading tulad ng "Tanong", "Kumusta!" o walang laman na mga heading ay magbibigay sa iyo ng alinman sa isang newbie, o kakulangan ng pangunahing mga kasanayan sa pagsusulatan ng negosyo.

"Ang kahalagahan ng pagsusulat"

Kung ang sulat ay naglalaman ng impormasyon tungkol sa mga kagyat na pagbabago, ang teksto ng anumang kasunduan, o iba pang impormasyon na kailangan mong bigyang-pansin muna, gamitin ang "mataas" na kahalagahan, i-highlight nito ang liham sa folder na "Inbox".

• Huwag gumamit ng "mataas" na kahalagahan nang walang kabuluhan!
• Markahan ang isang personal na liham sa isang koresponsal sa negosyo o isang liham na may nakakatawa at hindi pang-negosyo na larawan o link na may kahalagahan ng "mababa".

Sumusulat ng isang tugon

1. Magsimula sa isang pagbati, magalang iyan.
2. Kausapin ang tao sa parehong wika. Hindi lamang ito tungkol sa wikang Ruso / Ingles, kundi pati na rin ang anyo ng teksto. Ang isang impormal na pagtugon sa isang pormal na liham ay hindi paggalang sa tumutugon at pagpapakita ng sariling mababang kultura.
3. Huwag gumamit ng transliteration, maliban sa pagpapadala ng mga liham mula sa mga mobile device. Kung ang iyong email client ay hindi sumusuporta sa Russian o nasisira ang mga encode, ilakip ang teksto ng tugon sa application.
4. Ang isang liham sa negosyo ay dapat na tumpak, tiyak, at maikli.
   • Kawastuhan- isama ang eksaktong mga detalye na tinutukoy mo (halimbawa, ang petsa ng pagpupulong, ang item sa agenda ng pagpupulong, ang petsa at paksa ng isa pang liham, o ang pangalan ng file).
   • Konkreto- dapat itong malinaw mula sa liham NA ANO ANG eksaktong kinakailangan sa tatanggap.
   • Laconicism. Ang isa na nag-iisip ng malinaw na nagpapahayag nito ng malinaw, at nakikita ito ng iyong addressee. Samakatuwid, hindi sulit na itakda sa tatlong pahina kung ano ang maaaring nakasulat sa tatlong pangungusap. Ang teksto ng Laconic na negosyo ay hindi pagkatuyo, ngunit makatipid ng oras at katiyakan ng pag-iisip.
5. Kung ang iyong email ay naglalaman ng maraming mga katanungan, paksa, o gawain, istraktura at paghiwalayin ang mga ito. Ang patuloy na "stream ng sabon" ay mahirap basahin at maaari mong laktawan, sa katunayan, ang pangunahing tanong ng liham.
6. Tumugon sa mga kahilingan sa liham nang tumpak hangga't maaari. Ang sagot sa isang kahilingan o gawain na "Gawin natin ito!" hindi kumpleto "Gagawin namin ito sa pamamagitan ng ganoong at ganoong isang petsa", "pagkatapos ng maraming araw", "pagkatapos ng ganoong at ganoong kaganapan" - ito ay isang mas tiyak at tumpak na sagot.
7. Ang teksto ay dapat na walang mga error! Ang mga typo ay hindi nakakatakot, ngunit kung mali ang pagbaybay mo ng mga salita sa bawat liham, napapansin nito nang napakabilis at nag-iiwan ng negatibong marka sa iyong imahe ng kasosyo sa negosyo.
8. Huwag magpadala ng isang liham nang hindi binabasa ang iyong naisulat! Basahin ang iyong sagot at tiyaking ang lahat ay maikli, tumpak, malinaw, tiyak, at walang mga pagkakamali sa gramatika. Suriin kung nakalista ang lahat ng kinakailangang tatanggap, kung tama ang pagkakalagay sa mga patlang na "To" at "Cc". Suriin ang mga error sa gramatika.
9. Sipiin ang teksto ng orihinal na liham.
10. Gamit ang buong sipi (kung ang iyong sagot sa buong titik sa kabuuan), isulat ang teksto ng sagot sa simula ng liham, at hindi sa dulo!
11. Kung ang iyong mga sagot ay ayon sa punto, paghiwalayin ang quote na may mga blangko na linya sa itaas at ibaba.

Mga kalakip

1. Huwag ikabit ang mga file ng EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR sa mga titik - maraming mail client o server ang mahigpit na harangan ang mga naturang kalakip, at hindi ito babasahin ng addressee. I-pack ang mga ito sa isang archive (zip, rar) tulad ng sa isang shell at ilagay ang mga ito sa form na ito.
2. Ito ay itinuturing na normal upang magpadala ng mga kalakip hanggang sa 2-3 megabytes nang walang babala. Kung nais mong magpadala ng isang mas malaking kalakip, suriin sa tagbalita kung ang isang naturang file ay dumaan sa kanyang server o kung ito ay magkakasya sa isang mailbox.
3. Umiwas sa mga kalakip na kaduda-dudang nilalaman: una, maaaring hindi ibahagi ng iyong sulat ang iyong kagustuhan, at pangalawa, maaari kang maging sanhi ng kaguluhan para sa isang taong nagtatrabaho sa isang samahan kung saan ginagamit ang pagpapasa ng mail.

Electronic Signature

1. Ang pagkakaroon nito ay kapaki-pakinabang (magagamit ang iyong impormasyon sa pakikipag-ugnay) at ito ay isang mabuting tono upang maipakita ang iyong pagiging propesyonal.
2. Ang lagda ay hindi dapat lumagpas sa 5-6 na linya. Dapat itong isama kahit papaano ang iyong una at apelyido. Bilang karagdagan, ipinapayong ipahiwatig ang iyong numero ng telepono, e-mail address, pangalan at pisikal na address ng kumpanya, pati na rin ang address ng website nito.
3. Magkaroon ng dalawang pagpipilian para sa elektronikong lagda: para sa inisyatiba (sariling) mga titik na may buong pirma

Ang isang liham sa negosyo ay dapat magkaroon ng isang malinaw na istraktura, ang mga pakinabang nito:

• pag-save ng iyong oras at oras ng addressee;
• garantiya ng pagbabasa ng liham ng addressee at tamang pag-unawa sa kakanyahan nito;
• pagtanggap ng isang naiintindihan, malinaw na sagot.

Ang istraktura ng liham ng negosyo

Apela

Matatagpuan ito sa "header" ng sulat at naglalaman ng posisyon at pangalan ng addressee. Para sa opisyal na pagsusulatan ng negosyo, ang sanggunian na "Mahal" ay itinuturing na pamantayan, na nakasulat sa isang malaking titik at sa gitna ng sheet. At pagkatapos ay maraming mga pagpipilian depende sa kung ano ang kanilang sinusulat at kanino. Kaya, sa Russia kaugalian na mag-aplay ayon sa pangalan at patronymic, sa mga kumpanyang may kulturang Western corporate - sa pangalan lamang. Kung personal mong kilala ang iyong kasosyo, maaari kang makipag-ugnay sa ganitong paraan: "Mahal na Andrey Petrovich", kung hindi mo alam - "Mahal na G. Smirnov". Sa pamamagitan ng paraan, kapag tumutugon sa isang tao, ang salitang "master" ay hindi maaaring maikli sa "Mr." At sa anumang kaso ay hindi mo dapat isulat ang "Mahal na G. AP Smirnov." Alinman kay "Andrey Petrovich" o "G. Smirnov".

Kung hindi ka sumusulat sa pagkahari, mga kinatawan ng mga relihiyosong denominasyon, pangulo at parliamentarians ng iba't ibang mga bansa, isaalang-alang ang iyong sarili na masuwerte. Para sa kanila, may mga opisyal na formula ng apela, at para sa bawat ranggo mayroong mga espesyal. Bago magpadala ng ganoong sulat, maingat na suriin kung ang napiling apela ay tumutugma sa katayuan ng addressee. Mas madaling tandaan kung paano sumulat sa mga sundalo: "Mahal na Kasamang Kolonel", kahit na ang koronel na ito ay isang babae. Ngunit ang address na "Mga Babae at Maginoo" ay sekular, at mas mahusay na gamitin ito, sabihin, para sa isang paanyaya sa pagbubukas ng isang fashion salon. Kung nag-anyaya ka sa isang pagtatanghal sa negosyo - halimbawa, mga bagong drilling rig - kung gayon, ayon sa itinatag na kasanayan, ginagamit ang pangkalahatang apela na "Mga Mahal na Sir." Sa kasong ito, hindi mahalaga na ang mga kababaihan ay nagtatrabaho din sa organisasyong ito.

Halimbawa:

sa CEO
"Concord" ng LLC
Dobrovolsky P.I.

Mahal na Pavel Ilyich!
o
Mahal na G. Dobrovolsky!

Panimula

Pinagsasama-sama ang unang talata ng liham, na nagtatakda ng layunin nito, ang dahilan na nag-udyok sa iyo na isulat ito. Matapos basahin ang paunang salita, dapat na maunawaan ng nag-address ang kakanyahan ng liham. Halimbawa: Sumusulat ako sa iyo upang maipahayag ang aking hindi nasisiyahan sa kalidad ng mga hilaw na materyales para sa paggawa ng mga kasangkapan na ibinibigay sa amin ng iyong kumpanya, at tumingin ako ipasa ang iyong mga aksyon na naglalayong isang mabilis na pagbabago sa sitwasyon para sa mas mahusay at kabayaran para sa mga pagkalugi na dulot sa amin.

Halimbawa: Sa huling buwan, simula sa Hunyo 2 ng kasalukuyang taon, 10-15% ng bawat batch ng iyong mga hilaw na materyales ay basura. Ang mga katotohanang ito ay nararapat na naitala ng mga dalubhasa ng aming kumpanya. Ang mga kopya ng mga dokumento ay nakakabit sa liham na ito. Ang mga pagkalugi ng aming kumpanya na may kaugnayan sa pagtanggap ng mga mahihinang hilaw na materyales ay humigit-kumulang sa 1 milyong rubles. Kami ay nakikipagtulungan sa LLC "Concord" sa loob ng limang taon na, at sa ngayon wala kaming dahilan upang magreklamo. Sa sitwasyong ito, pinipilit namin ang buong kabayaran para sa aming pagkalugi. Kung kinakailangan, handa kaming magsagawa ng magkasamang pagsusuri sa mga tinanggihan na hilaw na materyales.

Konklusyon

Ito ay kinakailangan para sa isang maikling buod ng lahat ng nakasulat at lohikal na pagkumpleto ng liham.

Halimbawa: Sigurado ako na mauunawaan mo ang sitwasyong ito, at sa malapit na hinaharap ang aming kooperasyon ay babalik sa dati nitong kurso.

Lagda

Nagtatapos ang liham sa pirma (posisyon + buong pangalan) ng addressee, na naunahan ng karaniwang magalang na porma na "Taos-pusong". Mayroon ding mga posibleng pagpipilian: "Taos-pusong sa iyo", "Na may pag-asa para sa produktibong kooperasyon", "Sa pasasalamat para sa kooperasyon", atbp. Kapag pumirma sa isang liham, mahalagang isaalang-alang ang ranggo ng addressee at ang addressee. Ang liham na nakatuon sa CEO ay dapat ding pirmahan ng CEO, o kahit papaano ang kanyang representante. Sa kasong ito, ang pirma ay dapat na tumutugma sa pag-decode nito: ang sitwasyon kapag ang representante director ay naglalagay ng isang slash sa tabi ng apelyido ng director at mga palatandaan na may sariling pangalan ay hindi katanggap-tanggap.

Halimbawa: Pinakamahusay na pagbati, Pangkalahatang Direktor ng Zarya Furniture Factory AD Kiselev

P.S

Ang Postcript (P.S.) - isang postcript sa pagtatapos ng isang liham pagkatapos ng lagda - ay bihirang ginagamit sa mga sulat sa negosyo. Naghahatid ito upang maipaalam sa tagahatol ang tungkol sa isang mahalagang pangyayaring naganap pagkatapos maisulat ang liham, o upang ihatid sa kanya ang impormasyon na hindi direktang nauugnay sa paksa ng liham.

Halimbawa 1: P.S. Nais kong ipagbigay-alam sa iyo na ang porsyento ng mga pagtanggi sa isang pangkat ng mga hilaw na materyales na natanggap 3 oras na ang nakakaraan ay tumaas sa 17%!

Halimbawa 2: P.S. Ang pinuno ng aming departamento para sa pagtanggap ng mga hilaw na materyales ay makikipagpulong sa iyong mga dalubhasa sa iyong halaman bukas sa 14:00.

Mga Aplikasyon

Ang mga kalakip ay isang opsyonal na karagdagan sa pangunahing teksto ng liham at samakatuwid ay iginuhit sa magkakahiwalay na mga sheet - bawat attachment sa sarili nitong sheet. Walang mga patakaran para sa kanilang pagsusulat.

Mga karaniwang parirala sa pagsusulatan ng negosyo

Mga Paunawa

• Mangyaring maabisuhan na ang pagkaantala sa pagpapadala ... ay dahil sa ...
• Ipinaalam namin sa iyo na ang pamamahala ng halaman ay gumawa ng desisyon ...
• Ipinaalam namin sa iyo na ang iyong panukala ay tinanggap.
• Inanunsyo namin na ...
• Nais naming ipaalam sa iyo na ...
• Nais naming ipaalam sa iyo na, sa kasamaang palad, hindi namin ...

Mga modelo ng expression na nagpapaliwanag ng mga motibo (Karamihan sa mga karaniwang parirala sa simula ng isang karaniwang liham sa negosyo)

Ayon sa protocol ...
• Upang mapalakas ang proteksyon ng pag-aari ...
• Bilang tugon sa iyong hiling ...
• Bilang suporta sa aming pag-uusap sa telepono ...
• Bilang suporta sa aming kasunduan ...
• Upang makapagbigay ng tulong na panteknikal ...
• Dahil sa mahirap na sitwasyon ...
• Kaugnay sa pinagsamang gawain ...
• Ayon sa liham ng customer ...

Kung ang may-akda ay isang ligal na entity, pagkatapos ay maililipat ang mga pagkilos:

1. Pangatlong taong isahan, halimbawa:
   • Ang Zarya planta ay hindi isip ...
   • Ang Russian-British joint venture na "Soyuz K" ay nag-aalok ng ...
   • Ginagarantiyahan ng kooperatiba na "Naiv" ...
2. Mula sa pangatlong pangmaramihang tao, halimbawa: Ang pamamahala at komite ng unyon ng unyon ng halaman ng Zarya ay nakakumbinsi na nagtatanong ...
3. Plural ng unang tao:
   • Pakiusap ...
   • Kinukumpirma ...
   • Ipinaalam namin ...

Kung ang may-akda ay isang natural na tao, inilipat ang mga pagkilos:

1. Ang unang tao na isahan, halimbawa:
   • Para sa iyong kaalaman…
   • Nagmamakaawa ako…
   • Ipinaaalam ko sa iyo ...
2. Pangmaramihang taong maramihan, halimbawa:
   • Inaaprubahan namin ...
   • Natanggap namin ang iyong telegram ...
   • Binabati kita ...
   • Kami ay sumusuporta ...

Hiling

• Hinihiling namin sa iyo na suriin ang pag-usad ng trabaho ...
• Mangyaring gumawa ng aksyon…
• Mangyaring magbigay ng data ng pagganap ...

Pagpapadala ng mga dokumento o materyal na mahahalagang bagay

• Nagpapadala kami ng mga guhit ng pagpupulong ng makina ...
• Ipinapadala namin ang mga dokumento na interesado ka sa pamamagitan ng nakarehistrong parcel post ...
• Ipinapadala namin ang kontratang pinirmahan mula sa aming panig ...

Pagkumpirma

• Malugod naming kinikilala ang resibo ng iyong order at nagpatuloy sa pagpapatupad nito ...
• Kinukumpirma namin ang pagtanggap ng mga pagtutukoy para sa ...
• Kinumpirma ng halaman ng Zarya ang mga tuntunin ng paghahatid ng kagamitan ...

Alok

• Maaari kaming mag-alok sa iyo ...
• Inaalok ka namin upang bumili ...
• Maaari kaming magrekomenda sa iyo ...

Imbitasyon

• Inaanyayahan ka naming makilahok sa talakayan ng proyekto ...
• Mangyaring makilahok sa talakayan ng problema ...
• Inaanyayahan namin ang isang kinatawan ng iyong kumpanya na bumisita sa ...

Pagtanggi at pagtanggi sa panukala (proyekto)

• Ang proyekto ng listahan ng pamagat para sa mga proyekto sa konstruksyon para sa dami ng ... ipinadala mo ay hindi maaaring maaprubahan namin para sa mga sumusunod na kadahilanan.
• Ang iyong panukala (proyekto) ay tinanggihan dahil sa mga sumusunod na kadahilanan ...

Paalala

• Ipinaaalala namin sa iyo na alinsunod sa plano ng magkasanib na trabaho, kailangan mong ...
• Pinapaalala namin sa iyo na alinsunod sa ... kailangan mong ...
• Pinapaalala namin sa iyo na ang iyong natitirang pagbabayad ay ...
• Ipinaaalala namin sa iyo na ang deadline para sa pagsusumite ng manuskrito ay mag-e-expire ...

Mga garantiya

• Ginagarantiyahan namin ang pagbabayad.
• Ginagarantiyahan namin ang mga deadline.
• Ginagarantiyahan namin ang kalidad ng mga produkto.

Pagbibigay ng kahulugan sa iyong sariling posisyon

• Ang aming mga apela sa isyung ito ay hindi humantong sa positibong mga resulta.
• Wala kaming pagtutol sa disenyo.
• Hindi namin maihahatid ang mga kalakal sa iyo ... para sa mga sumusunod na kadahilanan: ...

Pagbibigay-kahulugan sa mga kilos ng kabilang partido

• Ang nasabing pagkaantala ay maaaring humantong sa ...
• Ito ay ganap na hindi maipaliwanag kung bakit ang iyong halaman ay naantala ang pagpapadala ng mga hulma ...
• Ang iyong mga pangako ay hindi tinutupad.

Pangwakas na Salita

• Inaasahan namin na ang aming kahilingan ay matutupad.
• Inaasahan namin ang karagdagang pakikipagtulungan.
• Sa mga hangarin ng tagumpay.
• Hinihiling namin sa iyo na huwag ipagpaliban ang iyong tugon.
• Hinihiling namin sa iyo na patawarin kami para sa pagkaantala sa pagtugon (para sa isang pagkakamali).

Etika sa Pagsusulat sa Negosyo

Ang pagsusulatan ng negosyo, tulad ng anumang iba pang anyo ng pakikipag-ugnay sa pagitan ng mga tao, ay batay sa isang hanay ng mga patakaran at pamantayan sa etika, na ang pangunahin dito ay "KORBAKTONG AT RESPETO SA KASAMA." Kahit na ang layunin ng liham ay upang gumawa ng isang reklamo, ang teksto nito ay hindi dapat maglaman ng matitigas na salita at hindi tamang ekspresyon na maaaring makasakit sa iyong kaparehas. Sa pamamagitan ng pag-aalaga ng pagpapanatili ng dignidad ng iyong addressee, sa gayon pinapanatili mo ang iyong sarili.

• simulan ang mensahe sa isang pahayag ng pagtanggi. Una sa lahat, kinakailangang sabihin ang motibasyon para sa desisyon na ginawa at linawin na sa ilalim ng ilang mga pangyayari posible na bumalik sa pagsasaalang-alang ng isyu;
• ipataw sa tagapadala ang inaasahang resulta ng tanong, halimbawa: "Hinihiling ko sa iyo na pag-aralan at lutasin nang positibo ang isyu" o "Hinihiling ko sa iyo na aprubahan ang kandidatura na ito"
• hikayatin ang dumadalo na magmadali kapag gumagawa ng desisyon na may salitang "kagyat", "agad", "sa isang mas maikling panahon". Mas mahusay na gamitin ang mga formula sa pag-uugali na "Hinihiling ko sa iyo na sagutin bago ang ganoong at ganoong isang petsa", "taimtim kong hinihiling sa iyo na agad na ipaalam ang tungkol sa iyong pasya"
• pahiwatig sa addressee ng kanyang haka-haka hindi pansin, kawalan ng kakayahan, pagpasok sa teksto ng sulat ng isang formulate tulad ng "Ipinapanukala kong maingat na pag-aralan ...".

Para sa tatanggap ng mga liham sa negosyo, ang mga ipinag-uutos na kinakailangan mula sa pananaw ng mga pamantayang etikal ay:

• pagtanggi mula sa form ng pagtugon, kung saan ang isang liham ng kahilingan o isang sulat ng panukala ay ibinalik sa may-akda na may nai-post na impormasyon sa pagtugon sa kanila;
• mabilis at malinaw na tugon mula sa samahang nagpapadala. Ang isang pagkaantala o walang tugon ay maaaring makita bilang ayaw upang makipagtulungan.

Ang pagsunod sa mga pamantayang etikal ng pagsusulatan sa negosyo na nakalista sa itaas ay hindi mangangailangan sa iyo upang maisagawa ang isang gawa at, sa paglipas ng panahon, ay magiging madali at nakagawian. Bukod dito, bibigyan ka nito ng isang reputasyon bilang isang mataktika na tao at tuturuan ka pa rin kung paano gawing kaalyado ang mga kalaban.

Pangkalahatang mga panuntunan para sa pagbubuo ng mga liham sa negosyo

Bilang karagdagan sa istraktura, isa pang mahalagang sangkap ng isang karampatang liham sa negosyo ay ang maayos na disenyo nito.

Impormasyon mail

Impormasyon mail- ito ay isang liham sa paglilingkod na nagpapaalam sa addressee ng impormasyon ng isang opisyal na kalikasan.

Ang haba ng isang newsletter ay mula sa isang talata hanggang sa maraming mga pahina.

Bilang isang patakaran, ang mga newsletter ay pinirmahan ng pinuno ng samahan, at sa kaso ng pagpapadala ng mail (halimbawa, sa lahat ng mga customer ng kumpanya) maaari silang hindi maglaman ng manu-manong pirma.

Isang pagtatanong- isang liham sa serbisyo na ipinadala upang makakuha ng anumang opisyal na impormasyon o mga dokumento.

Sa pangkalahatan, ang mga sulat ng kahilingan ay binubuo sa parehong paraan tulad ng mga liham na hinihiling. Ang mga liham ng pagtatanong ay karaniwang pinirmahan ng pinuno ng samahan o isang opisyal na may pahintulot na opisyal.

Ang teksto ng liham na humihiling ay dapat maglaman ng pagbibigay-katwiran para sa pangangailangan na magbigay ng mga materyales o impormasyon at ang tunay na pahayag ng kahilingan.

Ang liham ng pagtatanong ay nangangailangan ng isang liham ng pagsagot.

Sulat ng sagot

Ang isang sulat ng pagtugon ay isang liham sa paglilingkod na binubuo bilang isang tugon sa isang liham na hiling o isang liham na hiling.

Ang sagot ay maaaring maging negatibo (sulat ng pagtanggi) o positibo.

Ang teksto ng sulat-tugon ay dapat gumamit ng parehong mga parirala sa wika at bokabularyo na ginamit ng may-akda sa inisyatiba liham, na ibinigay na ang liham ng kahilingan ay nabuo nang wasto sa wika.

Hindi mo dapat isama sa teksto ng sulat ng pagtugon ang isang link sa natanggap na liham ("Sa iyong liham mula sa _______ Hindi .__ ...").

Ang impormasyon tungkol sa inisyatibong liham ay kasama sa numero ng pagpaparehistro ng pagtugon sa liham. Maipapayo na simulan ang pagtanggi ng sulat sa pagbibigay-katwiran sa pagtanggi: "Kaugnay sa ...", dahil ang isang negatibong sagot ay dapat na makatwiran, hindi mo maaaring simpleng tanggihan ang kahilingan nang walang paliwanag.

Liham ng kumpirmasyon

Ang isang sulat sa kumpirmasyon ay isang liham sa serbisyo kung saan kinukumpirma ng addressee ang dati nang nakamit na mga kasunduan, hangarin, pagtanggap ng impormasyon, mga dokumento o iba pang mga materyales, atbp.

Ang pangunahing pormula ng wika para sa ganitong uri ng mga liham ay: "Kinukumpirma namin (pagtanggap ng mga dokumento, paunang kasunduan, pahintulot sa ...)".

Kapag kinukumpirma ang isang paunang kasunduan sa teksto ng liham, kinakailangan na maikling sabihin ang kakanyahan nito.

Kung ang resibo ng mga dokumento ay nakumpirma, dapat mong pangalanan ang mga ito, atbp. Ang liham ng pagkumpirma ay maaaring magtapos sa isang kahilingan, isang hiling, isang panukala.

Liham ng paghahabol

Ang isang sulat sa reklamo ay isang maagap na liham sa negosyo, na ang layunin nito ay upang ipahayag ang isang reklamo o hindi nasisiyahan sa nakarating.

Sa konklusyon, ang mga tukoy na nais o mungkahi para sa pagwawasto ng sitwasyon ay dapat na ipahayag.

Liham ng garantiya

Ang mga liham ng garantiya ay inilaan upang maibigay sa addressee ang mga nakasulat na garantiya upang kumpirmahin ang ilang mga pangako o kundisyon, hangarin o pagkilos ng may-akda (nagpapadala ng samahan), isang paraan o iba pa na nakakaapekto sa mga interes ng addressee.

Ang mga titik ng garantiya ay nakatuon sa isang samahan o indibidwal. Ang salitang "garantiya" ay maaaring hindi nabanggit sa teksto ng liham, ngunit ang sulat ay mananatiling isang dokumento na naglalaman ng garantiya.

Ang pagbabayad para sa gawaing isinagawa, ang tiyempo ng pagkumpleto nito, ang kalidad ng trabaho, ang kalidad ng mga kalakal, ang oras ng paghahatid nito, pagbabayad para sa mga produktong natanggap, atbp. buong letra o isasama sa teksto ng liham bilang bahagi nito.

Ang mga titik ng garantiya ay may isang mabibigat na likas na ligal, na naaayon sa katayuan sa mga dokumento ng isang kontraktwal na kalikasan. Kadalasan, ang mga sulat ng garantiya ay ibinibigay upang kumpirmahin ang pagbabayad.

Sa kasong ito, sapilitan ipahiwatig ang bilang ng kontrata at ang invoice alinsunod sa kung saan dapat bayaran ang pagbabayad.

Ang mga titik ng garantiya ay nakikilala sa pamamagitan ng kalinawan, kawastuhan at hindi siguridad ng mga salita - dahil pinag-uusapan natin ang tungkol sa pagbibigay ng mga garantiya sa tagapamagitan sa ngalan ng at sa ngalan ng isang samahan o isang opisyal. Dapat itong ipahiwatig ang uri ng operasyon na isasagawa.

Ang mga nasabing liham ay maaaring magsimula sa isang pahayag ng kakanyahan ng mga garantiya na ibinigay sa tagapamagitan, halimbawa: "Sa sulat na ito ginagarantiyahan ko ...".

Sa ibang mga kaso, ang liham ng garantiya ay maaaring maglaman ng isang pahayag ng mga kadahilanan na sanhi ng hangarin ng may-akda na ideklara ang kanyang kahandaang ibigay sa tagapangusap ang ilang mga garantiya. Sa kasong ito, ang kaukulang pahayag ay binubuo sa panghuling pangungusap, halimbawa: "Ginagarantiyahan namin ang pagbabayad" o "Ginagarantiyahan ko ang napapanahon at buong pagbabayad".

Ang isang tampok ng ganitong uri ng mga liham ay ang pagkakaroon, kasama ang lagda ng may-akda (halimbawa, ang direktor ng isang samahan), ang lagda ng isang opisyal na direktang namamahala sa pananalapi o iba pang mga isyu. Kung ang isang sulat ng garantiya ay ipinadala bilang isang obligasyon na magbayad para sa isang pagbili, isang serbisyo na ibinigay, atbp., Pagkatapos ay dapat itong naglalaman ng mga detalye ng bangko ng nagbabayad na samahan.

Ang pangunahing parirala ng liham ng garantiya ay maaaring may kasamang mga salita at expression:

• Ginagarantiyahan namin ...
• Ginagarantiyahan namin na ...
• Ginagarantiyahan ng matatag na "Kasosyo" ...
• Mangyaring ipadala sa aming address sa pamamagitan ng cash sa paghahatid (uri ng garantiya) ...
• Ginagarantiyahan namin ang pagbabayad ...
• Sa pamamagitan nito ginagarantiyahan namin ...

Buod

Ang resume ay isang uri ng liham pang-negosyo na naglalayon sa pinaka kumpleto at kapaki-pakinabang na pagtatanghal ng isang dalubhasa sa isang employer.

Kapag sumusulat ng isang resume, dapat mong malinaw na sundin ang isang bilang ng mga patakaran:

1. Ipakilala mo ang iyong sarili
2. Edukasyon
3. karanasan sa trabaho
4. Kailangan ko bang ipahiwatig ang nais na antas ng kabayaran?
5. Kailangan ko bang magbigay ng karagdagang impormasyon tungkol sa aking sarili?
6. Kailangan mo ba ng mga personal na detalye?
7. Iangkop ang iyong resume sa mga kinakailangan ng employer
8. Saloobin patungo sa mga paglalakbay sa negosyo
9. Pagkakaroon ng mga rekomendasyon
10. Liham na nagpapadala

Walang at hindi maaaring maging isang solong resume para sa lahat ng mga okasyon, na maaaring maipadala sa lahat ng mga kumpanya nang walang mga pagbabago.

Sa bawat oras, dapat mo munang isipin kung anong mga katangian ang pahahalagahan sa isang bagong trabaho, at baguhin ang resume alinsunod sa mga ito. Dapat na maaasahan ang impormasyong ibinigay sa resume. Huwag iwanan ang mga blangko na spot sa iyong resume.

At pinakamahalaga, ang resume ay dapat na maikli: hindi hihigit sa isa - isa at kalahating mga pahina. Ang iyong kakayahang magsalita, upang ibuod ay isang tagapagpahiwatig ng isang mataas na antas ng pangkalahatang kultura.

Hinihikayat ang pagkakaroon ng isang larawan sa resume.

1. Ang pagkumpirma ng katotohanan at mga tuntunin ng trabaho sa samahan, maikling impormasyon tungkol sa mga posisyon na hinawakan at mga ginampanan na tungkulin (para sa isang liham ng rekomendasyon mula sa isang pribadong tao, ipinapahiwatig ng talatang ito para sa anong tagal ng oras at sa anong kakayahan ang may-akda ng liham alam ang inirekumenda). Ang listahan ng mga responsibilidad ay dapat ipakita ang mga kwalipikasyon ng taong inirekomenda. Kung ang inirekumendang isa ay nagtataglay ng iba't ibang mga posisyon, pagkatapos ang data sa mga posisyon na hinawakan at ang mga ginampanan na tungkulin ay ipinahiwatig para sa bawat agwat ng oras. Halimbawa: Si Vladimir Aleksandrovich Sidorov ay nagtrabaho sa kumpanya ng "Vector" mula Marso 12, 1998 hanggang Marso 16, 2002, kasama ang mula Marso 12, 1998 hanggang Marso 16, 2002 - bilang isang tagapamahala ng departamento ng kalakalan at pagbili, mula Marso 17 hanggang Nobyembre 25, 2002 - bilang isang senior manager ng parehong kagawaran. Ang kanyang mga responsibilidad bilang isang tagapamahala ay binubuo ng pag-aayos ng supply ng mga bahagi, bilang isang senior manager - sa pag-aayos ng pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga firms-supplier ng mga bahagi at produksyon.
2. Isang maikling paglalarawan ng propesyonal, negosyo at personal na mga katangian ng inirekumenda at nakakamit na tagumpay sa panahon ng kanyang trabaho sa samahan. Dapat mong abandunahin ang mga pangkalahatang salita tulad ng maaasahan, may kakayahan, maingat, atbp, at tumuon sa mga tukoy na katotohanan na naglalarawan sa inirekumendang tao sa mga tuntunin ng kanyang mga propesyonal na katangian, kakayahang makayanan ang pagganap ng ilang mga gawain. Dito maaari kang tumuon sa mga kategorya tulad ng bilang antas ng kaalaman at pagsusumikap sa pagganap ng mga pangunahing tungkulin, ang kakayahang makayanan ang mga hindi pamantayang gawain, talino sa paglikha, pagkukusa, kakayahang matuto, kakayahang umangkop sa iba't ibang mga sitwasyon, katatagan ng emosyonal, mga kalidad ng pamumuno. Dito maaari kang magbigay ng isang tinatayang paghahambing ng gawaing inirekomenda sa gawain ng kanyang mga kasamahan, ipahiwatig ang pinakamahalagang mga nakamit, mga proyekto na binuo at isinagawa niya nang personal. Halimbawa: Malaya kong pinagkadalubhasaan ang software, nang nakapag-iisa at matagumpay na nagsagawa ng negosasyon sa negosyo, mabisang pinangangasiwaan ang mga subordinate, atbp.
3. Mga dahilan para sa pagbabago ng lugar ng trabaho (pag-alis sa samahan, paglipat sa ibang lugar). Ito ay maaaring isang pagbabago sa profile ng samahan, pagsasara ng isang yunit, pagbabago ng tauhan sa samahan, pagbabago ng tirahan, atbp.
4. Konklusyon. Maikling at tiyak na pagtatasa ng kakayahan, mga kalidad ng negosyo ng inirerekumenda ng tao, ang kanyang potensyal na malikhaing at mga pagkakataon sa karera. Mga rekomendasyon para sa trabaho ng isang tukoy na posisyon o posisyon (sa ilang mga kaso, ipinapayong ipahiwatig ang antas kung saan inirerekumenda mo ang isang tao para sa nais na posisyon: walang pasubali, matindi, na may ilang mga pagpapareserba, hindi mo inirerekumenda). Halimbawa: Si Sidorov Vladimir Aleksandrovich ay matatas sa teknolohiya ... (may malawak na karanasan sa server software ... o ... maaaring malayang gumana sa mga corporate client ... atbp.). Naniniwala ako na si G. Sidorov ay maaaring mabisang gampanan ang mga tungkulin ng pinuno ng isang dibisyon, nagtatrabaho sa mga posisyon ng pinuno ng isang kagawaran, representante na pinuno ng departamento ng computing ng isang gitnang antas ng negosyo.
5. Mga detalye sa pakikipag-ugnay ng taong pumirma sa liham. Lalo na nauugnay ang puntong ito para sa mga liham ng rekomendasyon na isinulat ng mga indibidwal, dahil posible na ang isang bagong employer, pagkatapos basahin ang isang liham ng rekomendasyon, ay nais na linawin ang ilang mga detalye.

Press release

Ang isang press release ay isang mensahe na nagbibigay-kaalaman para sa media, na ang gawain nito ay upang magtuon ng pansin sa isang tiyak na kaganapan (nangyari o darating na) upang ma-maximize ang saklaw ng kaganapang ito sa media.

Ang mga press release ay pinagsama-sama at ipinadala ng mga serbisyong pang-press ng mga kumpanya at samahan at mayroong ilang mga patakaran sa pagsulat:

• ang heading ng dokumento ay dapat maglaman ng salitang "Press release" at ang petsa ng pamamahagi nito;
• ang pamagat ng pahayag ay dapat na sumasalamin sa paksa nito nang malinaw hangga't maaari, ang mensahe ng mensahe ng impormasyon;
• nang mas detalyado ang kakanyahan ng pamagat ng press release ay maaaring isiwalat sa subtitle (gayunpaman, ang pagkakaroon nito ay opsyonal);
• ang unang talata ng pahayag ay dapat maglaman ng sumusunod na impormasyon: ano, saan at kailan nangyari (mangyayari);
• ang dami ng press release ay hindi dapat lumagpas sa isa at kalahating mga pahina ng typewritten text. Sa kasong ito, ipinapayong limitahan ang iyong sarili sa isang pahina, kasama ang lagda at mga header at footer ng sulat ng samahan;
• ang press release ay maaaring may kasamang mga quote mula sa mga gumagawa ng balita - mga responsableng tagapagsalita ng samahan;
• ang press release ay iginuhit sa headhead ng samahan;
• ang pirma sa press release ay dapat maglaman ng buong pangalan ng contact person na maaaring magbigay ng karagdagang impormasyon sa paksa ng press release, at ang kanyang mga detalye sa pakikipag-ugnay: telepono (mas mabuti na mobile), e-mail, numero ng ICQ.

Liham ng pagbati

Ang format na "Binabati kita" ay kabilang sa kategorya ng personal na pagsusulatan ng negosyo.

Ito ay iginuhit sa isang congratulatory letterhead o isang postcard, at kapag iginuhit ito, isang malikhaing diskarte ang maaari at dapat mananaig. Nalalapat ito sa parehong teksto ng liham at ang disenyo nito.

Ang pagbati ay maaaring personal (maligayang kaarawan) o napakalaking (halimbawa, Maligayang Bagong Taon).

Sa unang kaso, ang address sa addressee ay dapat na personal - ayon sa pangalan at patronymic; sa pangalawang kaso, maaari itong maging pangkalahatan, halimbawa, "Minamahal na mga kaibigan!"

Bukod dito, sa parehong kaso, dapat na personal na nilagdaan ng nagpadala ang pagbati (kapag nagpapadala ng maraming pagbati, ginagamit ang facsimile).

Personal na pagbati

Binabati kita ng masa

Liham paanyaya

Ang format na "Imbitasyon" ay kabilang sa kategorya ng personal na pagsusulatan ng negosyo.

Ito ay iginuhit sa isang opisyal na headhead o postcard at may layunin itong abisuhan ang addressee tungkol sa isang tiyak na maligaya na kaganapan na inanyayahan siyang dumalo.

Ang paanyaya ay kinakailangang maglaman ng impormasyon tungkol sa lugar at oras ng kaganapan, pati na rin ang pangalan nito.

Dapat na ipahiwatig ng paanyaya ang katanggap-tanggap na code ng damit (halimbawa, itim at kurbata), pati na rin ang bilang ng mga tao kung saan nalalapat ang paanyayang ito.

Bilang isang patakaran, ang paanyaya ay isang personal na kalikasan, ngunit sa panahon ng mga pangyayaring masa maaari itong maging hindi personal.

Personal na paanyaya

Maramihang mag-anyaya

Liham ng pasasalamat

Ang format na "Pasasalamat" ay nabibilang sa kategorya ng personal na pagsusulatan ng negosyo at naglalayong ipahayag ang pasasalamat sa dumadalo.

Bilang isang patakaran, ang pasasalamat ay nakukuha sa opisyal na sulat ng sulat ng samahan, ngunit maaari itong mailabas bilang isang postcard.

Ang teksto ng liham ng pasasalamat ay nakasulat sa isang laconic, friendly-official style na may pagsangguni sa kaganapan na nag-udyok sa nagpadala na ipahayag ang kanyang pasasalamat sa dumadalo. Kung nais, ang iba pang mga merito ng tagatanggap ay maaari ding nakalista. Ang pasasalamat ay napatunayan ng personal na lagda ng nagpadala at, sa ilang mga kaso, sa pamamagitan ng selyo ng samahan.

Halimbawa: Mensahe mula sa Punong Ministro ng Great Britain sa Tagapangulo ng Council of People's Commissars ng USSR (Abril 25, 1942) "Lubos akong nagpapasalamat sa iyo para sa iyong mensahe noong Abril 23. Tiyak na malugod naming tatanggapin ang pagbisita ni G. Molotov, kung saan sigurado akong makakagawa kami ng maraming kapaki-pakinabang na gawain. Tuwang-tuwa ako na nalaman mong posible na payagan ang pagdalaw na ito, na sigurado akong napakahalaga. "

Liham ng pakikiramay

Ang format na "Mga Pakikiramay" ay kabilang sa kategorya ng personal na pagsusulatan ng negosyo at naglalayong ipahayag ang pakikiramay at suporta sa tagapakinig tungkol sa ilang iba pang malungkot na kaganapan o pagkawala.

Kapag nagsusulat ng isang pakikiramay, napakahalagang pumili ng tamang mga taos-pusong salita na maaaring suportahan talaga ang dumadalo sa kanyang kalungkutan.

Sa parehong oras, mahalagang ipahayag ang iyong damdamin at damdamin tungkol sa nangyari.

Ang mga pakikiramay ay iginuhit sa isang mahinahon, wastong istilo sa isang opisyal na liham o isang espesyal na postcard at sertipikado ng personal na lagda ng nagpadala.

Liham sa negosyo- isang dokumento na ginamit para sa komunikasyon, paglipat ng impormasyon sa isang distansya sa pagitan ng dalawang mga koresponsal, na maaaring kapwa mga ligal na entity at indibidwal.

Ang isang manager o isang dalubhasa sa pamamahala ayon sa likas na katangian ng kanyang trabaho ay kailangang magsulat ng maraming mga liham sa negosyo.

Kasama sa mga liham sa negosyo ang mga katangian, resume, sulat ng rekomendasyon, liham ng paalala at pasasalamat, liham - mga paanyaya sa isang pakikipanayam o pagtatanghal, mga sulat ng pagtanggi, pahayag ng paghahabol, reklamo, atbp.

Paano sumulat nang tama ng isang liham sa negosyo

• ang papel ng sulat sa negosyo ay dapat may mahusay na kalidad, ganap na malinis, maayos na gupitin;
• kanais-nais na ang form ng sulat sa negosyo ay kasama ng logo ng samahan, ang buong pangalan, postal at telegraphic address, telepono, fax, e-mail address at mga detalye sa bangko;
• ang mga opisyal na liham sa negosyo ay naka-print sa harap na bahagi ng sheet, nang walang mga blotter; ang lahat ng mga pahina maliban sa una ay bilang sa mga numerong Arabe;
• ang lapad ng margin sa kaliwang bahagi ng sheet ay dapat na hindi bababa sa 2 cm, ang talata ay nagsisimula sa isang pulang linya na may isang indentation ng limang agwat mula sa kaliwang gilid ng linya; ang teksto ay nakalimbag sa isa at kalahating hanggang dalawang agwat; ipinapayong iwasan ang hyphenation ng mga salita;
• sa kanang sulok sa itaas ng liham ng negosyo sa ilalim ng address ng nagpapadala na samahan, ang petsa ay inilalagay, mas mabuti sa buong (halimbawa, Enero 2, 2007);
• ang pangalan ng samahan o ang apelyido at address ng tao kung kanino ipinadala ang liham sa negosyo ay nakakabit sa kaliwang bahagi ng sheet;
• sa ibaba, mula sa gilid ng linya o sa gitna ng sheet, nakasulat ang isang magalang na address; halimbawa, "Mahal na Ivan Ivanovich"; pagkatapos ng address, kinakailangan ng isang kuwit, ngunit ang isang tandang padamdam ay madalas na inilalagay upang masimulan ang susunod na parirala na may isang pulang linya at may malaking titik;
• ang liham sa negosyo ay nagtapos sa mga salita ng pasasalamat para sa kooperasyon at isang pagpapahayag ng mga pag-asa para sa pagpapatuloy nito;
• ang lagda ay inilalagay sa kanang bahagi ng sheet, pagkatapos ng pangwakas na parirala ng pagiging magalang, halimbawa, "Taos-puso ...", ang apelyido ng lumagda ay nakalimbag sa ilalim ng kanyang pirma ng sulat-kamay;
• ang mga resolusyon sa lahat ng uri ng papasok na sulat ay dapat gawin sa lapis o sa magkakahiwalay na sheet; isang liham sa negosyo ay nakatiklop kasama ng teksto papasok, at ang pinakamahalagang mga liham sa negosyo ay hindi nakatiklop, kung saan ipinapadala ang mga ito sa malalaking makapal na mga sobre;
• ang isang kahilingan sa telegrapo ay dapat sagutin sa loob ng 3 araw, isang liham sa negosyo - 10; kung ang kahilingan ay nangangailangan ng detalyadong pagsasaalang-alang, pagkatapos sa loob ng 3 araw dapat mong ipaalam na ang liham sa negosyo ay isinasaalang-alang at magbigay ng isang pangwakas na sagot sa loob ng 30 araw.

• kawastuhan at kalinawan ng pag-iisip - maikling salita, maikling parirala, maikling talata
• maximum na kakayahang mai-access ang teksto para sa pag-unawa, ang paggamit ng mga simpleng parirala na tumpak at hindi malinaw na ipahayag ang kakanyahan
• literasiya
• kawastuhan

Ang lahat ng mga pangunahing patakaran na itinakda sa ibaba ay pangunahing nauugnay sa pagsusulatan ng negosyo sa iyong mga kasosyo, kasamahan, customer at tagaganap. Ang kanilang paggamit sa personal na pagsusulatan ay isang pribadong bagay para sa lahat. Gayunpaman, ang pagsunod sa mga patakarang ito sa personal na pagsusulatan ay lilikha lamang ng magandang impression sa iyo.

Mga Etika sa Email sa Negosyo

Kung bigla mong ayaw na magbasa pa, limitahan ang iyong sarili kahit na sa mga sumusunod na pangunahing panuntunan:

• Gamitin ang pindutang "Tugon Lahat" kapag tumutugon. Mapapanatili nito ang mga kopya ng mga tatanggap ng paunang email, kaya't ang iyong tugon ay hindi daanan. Masidhing inirerekumenda kong itago ang pindutang "Tumugon" sa mga setting ng interface. Kung kinakailangan, maaari mong alisin ang mga hindi nais na tatanggap na "sa pamamagitan ng kamay".
• Huwag iwanang blangko ang patlang na "Paksa". Ang mga taong nakakasama mo ay maaaring makatanggap ng daan-daang mga email sa isang araw, at ginagamit nila ang patlang na ito upang mabilis na masuri ang kahalagahan at nilalaman ng email.
• Sumipi ng mga titik. Huwag magsimula ng isang tugon sa isang bagong liham, i-click ang "Tumugon Lahat" sa natanggap na liham at huwag patayin ang pag-andar ng pag-quote kapag tumutugon at nagpapasa sa mga setting ng client ng mail.
• Kapag buong nabanggit(kung ang iyong sagot sa buong titik sa kabuuan) isulat ang teksto ng sagot sa simula ng liham, at hindi sa dulo, sa ibaba.

ITULOY NATIN?

Tumatanggap ng mga liham

1. Ang mga natanggap na liham ay dapat basahin. Kung nakatanggap ka ng isang sulat, nangangahulugan ito na may nagpadala nito para sa ilang kadahilanan (syempre, ang spam ay hindi isinasaalang-alang dito). Kung ang isang tao ay may mga titik na minarkahan bilang hindi pa nababasa, at ang mga ito ay mas matanda sa isang araw, hindi niya alam kung paano gumana sa koreo. Gayunpaman, mapapatawad kung:
   • ang tao ay namatay o biglang nagkasakit;
   • ang pagtatrabaho sa koreo ay hindi kasama sa kanyang mga opisyal na tungkulin (kung gayon hindi niya kailangan ng isang e-mail sa negosyo).
2. Kung hindi ka isang tagapamahala, suriin ang iyong mail nang hindi bababa sa 2 beses sa isang araw: sa umaga at sa hapon. Ang kakulangan ng isang sagot mula sa iyo sa isang tanong sa produksyon ay maaaring makatakip sa gawain ng ibang mga tao at maantala ang paglutas ng mga isyu.
3. Kung ikaw ay isang manager, ang iyong araw ay dapat magsimula sa pamamagitan ng pagpapatakbo ng isang email client na hindi mag-aalis ng buong araw at awtomatikong suriin ang iyong mail. I-set up ang awtomatikong paghahatid / resibo ng mail ng hindi bababa sa bawat 10 minuto (mas mabuti na 1-3 minuto).
4. Nakatanggap ka ng isang sulat. Kung ikaw ay napaka-abala, agad na masuri kung saan ito nagmula, ang paksa at siksikin ito sa pamamagitan ng iyong mga mata - makakatulong ito sa iyo na mabilis na magpasya kung ang sulat ay nangangailangan ng isang kagyat na tugon o maaaring maghintay nang kaunti.
5. Kung kaya mo, sagutin kaagad. Ito ang pinakamadali at pinakamabisang paraan upang ilipat ang iyong negosyo at maiwasan ang pagkolekta ng mga jam ng mail.
6. Kung naiintindihan mo na hindi ka makakasagot sa loob ng 24 na oras, mas mabuti na agad na isulat ang "Sasagutin ko sa loob ng ilang araw" o hindi bababa sa "Sasagutin ko nang kaunti mamaya".

Sa, Cc, Bcc na mga patlang

1. Tandaan na may mga "To", "CC" at "BCC" na mga patlang. Ang iyong karagdagang mga aksyon (at pagkilos ng mga kasosyo sa pagsusulatan) ay nakasalalay sa kanila kapag tumatanggap ng isang liham:
   • "To" - ang liham at ang impormasyon o mga katanungan na naglalaman nito ay direktang naidirekta sa tatanggap. Kung nagpapadala ka ng isang katanungan, umaasa ka ng isang sagot mula sa addressee na tinukoy sa patlang na "To". Kung ikaw ang tatanggap, dapat mong sagutin.
   • "CC" ("Kopya") - ang mga tatanggap na nakatayo sa mga kopya ay tumatanggap ng isang "tala" na liham, para sa impormasyon, o "inimbitahan upang sumaksi". Ang tatanggap sa mga kopya ay hindi dapat pangkalahatang tumugon sa liham; bukod dito, itinuturing na magalang na magsimula sa pariralang "paumanhin upang makagambala" kapag mayroong gayong pangangailangan.
   • "BCC" ("blind carbon copy") - isang larangan para sa "intriga sa palasyo". Sa pamamagitan ng pagtukoy ng isang tatanggap sa larangan na ito, "lihim" mong ipinapadala sa kanya ang liham na ito: ang pangunahing tatanggap o ang mga nasa kopya ay hindi malalaman tungkol sa katotohanan ng pagpapadala ng isang liham sa taong ito. Ginagamit din ito para sa mass mailing upang ang lahat ng mga tatanggap ay hindi alam ang iyong address book.
2. Gamitin ang pindutang "Tugon Lahat" kapag tumutugon. Mapapanatili nito ang mga kopya ng mga tatanggap ng paunang email at hindi ipapasa ng iyong tugon ang mga ito.
3. HUWAG alisin mula sa mga kopya ng liham na idinagdag ng mga tao roon sa pamamagitan ng iyong sulat. Kung nais mong sagutin ang isang bagay na personal upang ang iba pang mga sulat ay hindi matanggap ang iyong sagot, pagkatapos ay tanggalin ang lahat mula sa mga kopya, maliban sa nagsulat ng liham (oo, hindi namin kailanman ginamit ang pindutang Tumugon).
4. Kung mayroong higit sa dalawang mga dumadalo sa patlang na "To" sa natanggap na liham, nangangahulugan ito na kapwa ang mga tag-sulat na ito o alinman sa kanila ang dapat tumugon. Isaalang-alang na ang DAPAT ay dapat sagutin - kung ang sulat ay nakatuon sa iyo at sa ibang tao, sagutin ka rin (kahit na ito ay isang sagot tulad ng "Ang katanungang ito ay tiyak na hindi para sa akin, hayaan mo ang ganyan at ganoong kasagutan").
5. Kaugnay nito, lubos na inirerekumenda na HUWAG kang magsama ng higit sa isang tatanggap sa patlang na "To". Para sa isang liham na ipinadala sa dalawa, hindi ka makakatanggap ng tugon mula sa alinman, dahil maiisip ng bawat isa na sasagot ang isa pa. Hindi lahat ay nabasa ang artikulong ito.
6. Ang pagpapasa ng pribadong sulat sa isang mailing list nang walang pahintulot ng mga sulat ay hindi etikal!

Larangan ng paksa

1. Huwag iwanang blangko ito.
2. Ang paksa ng liham ay dapat na maikli, ngunit sumasalamin sa pangunahing nilalaman, paksa ng liham. Mga heading tulad ng "Tanong", "Kumusta!" o walang laman ang mga headline ay magbibigay sa iyo ng isang newbie na kulang sa mga pangunahing kasanayan sa pagsusulat ng negosyo.
3. Kapag tumugon ka sa isa sa maraming mga email na may iba't ibang mga linya ng paksa, sagutin ang mga tama. Tumugon sa liham na may paksang "Pagpupulong sa Martes, 18.04" tungkol sa pagpupulong at sa titik na "Mga Materyal para sa pagpi-print" tungkol sa mga materyal para sa pagpi-print. Ito ay dahil sa pagsipi ng dating pagsusulatan (tingnan sa ibaba ang seksyon na "Pagsulat ng mga titik").
4. Kung kailangan mong pana-panahong magpadala ng e-mail tulad ng mga lingguhang ulat, subukang panatilihin ang header na pare-pareho, o hindi bababa sa bahagi nito ay dapat na pare-pareho upang ang tatanggap ay maaaring mag-set up ng mga awtomatikong panuntunan para sa pag-aayos ng naturang mail.

Kahalagahan ng pagsusulat

1. Kung ang sulat ay naglalaman ng impormasyon tungkol sa mga kagyat na pagbabago, ang teksto ng kasunduan o iba pang impormasyon na kailangan mong bigyang-pansin una sa lahat - gamitin ang "mataas" na kahalagahan, ito ay i-highlight ang liham sa folder na "Inbox".
2. Huwag gumamit ng "mataas" na kahalagahan nang walang kabuluhan - "maingay" ang mga tao ay nakakainis, maging mas mahinhin.
3. Markahan ang isang personal na liham sa isang koresponsal sa negosyo o isang liham na may nakakatawang larawan o link na may kahalagahan na "mababa".

Pagsulat ng mga liham (tugon)

1. Magsimula sa isang pagbati, magalang iyan. "Hello gria!" nagmumungkahi na ikaw ay tamad na magsulat ng pangalan ng tao. Kahit na "Andrey!" o "Magandang hapon!" medyo magalang at sapat.
2. Kausapin ang tao sa parehong wika. Nalalapat ito hindi lamang sa wikang Ruso / Ingles, kundi pati na rin sa anyo ng teksto. Kung nakatanggap ka ng isang pormal na liham, ang isang impormal na pagtugon dito ay magiging kawalang galang sa tumutugon at pagpapakita ng iyong sariling mababang kultura. Ang pormal na sagot sa isang impormal na apela ay alinman sa isang tawag para sa pagsunod sa mga regulasyon, o hinihiling lamang ito ng mga patakaran ng korporasyon.
3. Subukan na palaging tumugon sa huling letra sa tanikala ng pagsusulatan, at hindi sa ilang pansamantalang isa.
4. Ne ispolzuyte translit maliban sa mga kaso ng pagpapadala ng mga sulat mula sa mga kundisyon kung saan mahirap i-type ang teksto sa ibang paraan (halimbawa, mula sa isang mobile o mula sa isang computer nang walang layout ng keyboard ng Russia).
5. Kung hindi sinusuportahan ng iyong mail client ang wikang Russian o sinisira ang mga pag-encode, pagkatapos ay ikabit ang teksto ng tugon na may isang kalakip.
6. Ang isang liham sa negosyo ay dapat na tumpak, maikli at tukoy:
   • Katumpakan - isama ang eksaktong impormasyon na iyong tinukoy (petsa at paksa ng isa pang liham, petsa ng pagpupulong, agenda item ng pagpupulong, pangalan ng file, link sa isang dokumento sa web, atbp.).
   • Laconic - ang ilan ay itinakda sa tatlong pahina kung ano ang maaaring isulat sa tatlong pangungusap. Ang isa na nag-iisip ng malinaw na nagpapahayag nito ng malinaw, at nakikita ito ng iyong tagasusulat.
   • Tiyak - dapat itong maging malinaw mula sa liham NA ANO ANG eksaktong kinakailangan mula sa tatanggap, kung anong mga pagkilos ang nais nila mula sa kanya.
7. Ang pagsusulatan ng negosyo ay hindi isang lugar para sa epistolary na ehersisyo at hindi lugar para sa pagpapahayag ng emosyon. Para sa mga ito, may mga forum, chat room at iba pang paraan ng elektronikong pakikipag-usap sa isa't isa. Ang teksto ng Laconic na negosyo ay hindi pagkatuyo, ngunit makatipid ng oras at katiyakan ng pag-iisip.
8. Kung ang liham ay naglalaman ng maraming mga katanungan, paksa o gawain, istraktura ang mga ito at ihiwalay ang mga ito sa mga talata na mayroon o walang bilang. Ang patuloy na "agos ng pag-iisip" ay mahirap basahin, at madaling makaligtaan ang pangunahing punto ng liham. Bukod dito, ang ilang mga tao ay may posibilidad na magpadala kaagad ng isang hindi maayos na istrakturang liham sa basurahan (bagaman marahil ito ay pagiging ekstremista).
9. Tandaan na ang sagot sa isang kahilingan o gawain na "Gawin natin ito!" hindi kumpleto "Gagawin namin ito sa pamamagitan ng ganoong at ganoong isang petsa", "sa maraming araw", "pagkatapos ng ganoong at ganoong kaganapan" - ito ang mas tiyak at tumpak na mga sagot.
10. Kung ang sulat ay binibigkas sa isang paraan na maaari itong masagot nang simpleng "ok", kung gayon ang sagot ay malamang na mas mabilis na matanggap. Halimbawa, kung mayroon kang maraming mga pagpipilian para sa kung ano ang gagawin, magmungkahi ng isang default.
11. Ang teksto ay dapat na walang mga error. Mga eyeballs hindi nakakatakot, ngunit kung hindi wasto ang iyong pagsulat at pagsusulat ng salita sa bawat liham, napapansin nito nang napakabilis, at ang iyong "tatlo" na may isang minus sa Ruso ay magiging halata (pati na rin ang haka-haka na karagdagang konklusyon tungkol sa iyong pangkalahatang antas ng edukasyon at kultura) .
12. Subukang huwag gamitin ang format na html ng liham. Sa kasamaang palad, ang format na ito ng pagsulat ng mga titik ay ang default sa Outlook, ngunit kapag ginagamit ito, lalo na kapag sumipi (pagsagot at pagpapasa), maraming mga katanungan ang lumabas.
13. Kung nakatanggap ka ng isang email sa format na html, HUWAG itong palitan sa simpleng teksto, sinisira nito ang pang-unawa ng nagpadala ng impormasyon kapag natanggap ang iyong tugon. Ang mas mahalaga sa iyo ang iyong sulat, mas mahalaga ito upang mapanatili ang kanyang sapat na pang-unawa. Maaari mong makayanan ang pagha-highlight ng iyong mga sagot sa mga html na quote na may kulay, o maaari mong gamitin ang pindutang "Bawasan ang Indent" sa panel ng pag-format ng html (bagaman mayroong ilang mga nakapangyarihang nuances).
14. Sipiin ang teksto ng orihinal na liham. Ano sa palagay mo ang ibig sabihin nito? Hindi ko rin alam: To: AIST - creative bird Paksa: Re: Re: Re: Tanong Ok! Vasya
15. Huwag kailanman i-edit ang teksto ng ibang tao kapag sumipi! Ito ay isang uri ng pamemeke ng sulat.
16. Sa buong pagsipi (kung ang iyong sagot sa buong titik sa kabuuan), isulat ang teksto ng sagot sa simula ng liham, at hindi sa dulo.
17. Kung sasagutin mo ang mga puntos ng bala gamit ang mga sipi, paghiwalayin ang sipi na may mga blangko na linya sa itaas AT BOTTOM, at gamitin ang Mga titik na Sulat sa simula ng mga pangungusap. Subukang hanapin ang mga sagot dito:> iminumungkahi namin na palitan ang logo ng nakalakip,> dahil ang napaka-makulay na background na ito ay hindi natagpuan ang logo sa kalakip> itama ang inskripsyon - sa halip na "isda" dapat kang magsulat ng "alipin"! > kung hindi man ay maiintindihan tayo, ang inskripsyon ay naitama, paumanhin> at ang huling ...

    Tamara Vorotyntseva - Development Director ng kumpanya ng pagsasanay na "BUSINESS PARTNER" (Moscow). Pagsasanay sa trainer ng negosyo, may-akda ng librong "Pagbubuo ng isang Personnel Training System" at mga pahayagan sa mga publication ng negosyo sa Russia, Kazakhstan at Ukraine. Ang tagalikha ng mailing list sa Internet: "Mga sulat sa email sa negosyo" sa server subscribe.ru! Ang aklat ay isang praktikal na patnubay para sa mga negosyanteng tao na nasa aktibong pakikipag-sulat sa mga kliyente at kasosyo. Nagpapakita ito ng mga tool na makakatulong na gawing epektibo ang elektronikong komunikasyon, pinakamainam sa oras at mga resulta, na malapit sa mga pamantayan at patakaran na pinagtibay sa modernong pamayanan ng negosyo. Nagbibigay ang may-akda ng praktikal na payo, inilalarawan ang kanyang mga obserbasyon sa mga kaso mula sa buhay, at nagbibigay ng mga pangangatwirang konklusyon. Ang teksto ng libro ay mayaman sa makikilalang mga halimbawa ng tunay na pagsusulatan ng negosyo. Ibinahagi ng may-akda ang kanyang mga obserbasyon, diskarte, "trick" na maaaring makaapekto nang malaki sa kahusayan at pagiging epektibo ng isang email sa negosyo. Kung ikaw ay isang negosyante at mahalaga para sa iyo na sumulat nang mabilis, maikli, may kakayahan, alinsunod sa mga patakaran ng mahusay na istilo ng negosyo, ang librong ito ay magiging iyong maaasahang katulong.

    Libro:

    Kapag nagtatrabaho sa mga patlang na "To" ("To"), "Cc" ("Cc"), "Bcc" ("Bcc"), tandaan na ito ay isang mahalagang bahagi ng email na nakakaapekto sa karagdagang mga aksyon ng mga kalahok sa sulat.

    "To" ("Iyon"). Naglalaman ang patlang na ito ng address ng tatanggap kung kanino direktang hinarap ang sulat at ang impormasyong naglalaman nito. Ang may-akda ng liham ay naghihintay para sa isang sagot mula sa pangunahing tatanggap. Kung mayroong dalawang mga dumadalo sa larangang ito, ang may-akda ng liham ay naghihintay para sa isang tugon mula sa bawat isa sa kanila (isaisip ito kung ang iyong pangalan ay lilitaw sa listahan ng mga tatanggap). Sa parehong oras (kung ikaw ang nagpadala) tandaan na hindi masyadong maipapayo na magsama ng higit sa isang addressee sa patlang na "To" ("To"). Para sa isang liham na ipinadala sa maraming mga dumadalo, maaaring hindi ka makakatanggap ng isang solong sagot, dahil maiisip ng lahat na ang iba ay sasagot.

    
    

    Kung ang sulat ay nakatuon sa iyo, ngunit naglalaman ng iba pang mga tatanggap sa kopya, tiyaking gamitin ang pindutang "Tumugon LAHAT" kapag tumutugon! Sine-save nito ang bilog ng mga addressee na ipinahiwatig ng tagapagpasimula ng sulat.

    "Kopyahin" ("Ss"). V Sa larangang ito, ilagay ang mga address ng mga tatanggap na, sa iyong palagay, ay dapat magkaroon ng kamalayan sa pagsusulat sa isyung ito. Ang mga addressee ay tumatanggap lamang ng impormasyon "para sa impormasyon". Ang tatanggap sa kopya ay karaniwang hindi kailangang tumugon sa liham, ngunit maaaring gawin ito kung kinakailangan.

    
    

    TANDAAN ITO AY MAHALAGA!

    Kung ang iyong pangalan ay nasa patlang na "Cc" ("Cc"), kung gayon, kapag pumapasok sa pagsusulatan, tandaan na may mga sitwasyon kung napakahalagang maging magalang. Gumamit ng mga parirala: "Hayaan akong sumali sa talakayan," o "Hayaan akong sumali sa iyong pag-uusap," o "Hayaan mong sabihin ko sa iyo ang aking opinyon."

    "Bcc" ("Bcc"). Ipinagbabawal ang patlang na ito para magamit sa ilang mga kumpanya, dahil ito ay isang tool na salungat sa mga pamantayang etika ng komunikasyon. Ang layunin ng larangang ito ay upang anyayahan ang dumadalo na maging isang "lihim na saksi".

    Kung kaugalian sa kasanayan sa iyong negosyo na gamitin ang larangang ito sa iyong trabaho, isaalang-alang ang sumusunod. Ang tatanggap sa "blind carbon copy" ay mananatiling hindi nakikita ng pangunahing tatanggap at sa mga tatanggap sa carbon copy. Minsan hindi nasa labas ng lugar para sa nagpadala at ang "lihim na tatanggap" na magkaroon ng paunang kasunduan (o kasunod na impormasyon) tungkol sa dahilan at layunin ng pamamaraang ito ng impormasyon.

    
    

    TANDAAN ITO AY MAHALAGA!

    Ang tatanggap na "nakatago" ay dapat na kategorya na hindi pumasok sa mga sulat mula sa patlang na ito.

    Sa nakaraang mga dekada, ang pagsusulatan ng negosyo sa pamamagitan ng e-mail ay nakakuha ng napakalawak na katanyagan at naging isa sa pangunahing pamamaraan ng komunikasyon sa negosyo. Ngayon mahirap hanapin ang gayong tao na hindi gumagamit ng e-mail sa pagsasagawa ng mga pakikipag-ugnay na interpersonal. Sa kabila nito, marami ngayon ang nagtatanong: upang ang lahat ng mga patakaran ay sinusunod? Paano makabuo ng isang mahusay na impression ng nagpadala sa tulong ng isang karampatang sulat?

    Inilalarawan ng artikulong ito ang mga patakaran para sa pagsusulatan ng negosyo sa pamamagitan ng e-mail, at ang mga praktikal na tip na ipinakita sa artikulo ay makakatulong sa iyo na malaman ang tamang komunikasyon sa negosyo kapag bumubuo ng mga email.

    Maraming mga tao ang nagsisimulang kanilang araw sa pamamagitan ng pag-check sa kanilang mailbox para sa mga bagong mensahe. Ngunit, sa kasamaang palad, sa kabila ng paglaganap ng pamamaraang ito ng pagpapalitan ng impormasyon, marami ang hindi alam kung paano tama gamitin ang wika ng pagsusulat sa negosyo, nagkakamali ng mga email para sa isang impormal na paraan ng komunikasyon.

    Dahil sa bilis ng paghahatid, pinapasimple nito ang pagpapalitan ng mahahalagang opisyal na dokumento, mga form, pahayag, ngunit kahit dito nagkakamali ang mga tao kapag nagpapadala ng mga liham. Madalas na nangyayari na kapag bumubuo ng isang e-mail kapag nagpapalitan ng anumang mga file, ang mga dumadalo, sa anumang kadahilanan, ay hindi gumuhit ng mga kasamang sketch at huwag ipasok ang paksa, na maaaring gawing komplikado ang gawain ng mga tatanggap. Ang layunin ng artikulong ito ay upang sagutin ang tanong: kung paano magpadala ng isang email at sumunod sa lahat ng mga patakaran ng nakasulat na komunikasyon sa negosyo sa pamamagitan ng email?

    Kapag bumubuo ng mga email, dapat mapunan ang lahat ng mga patlang na ibinigay

    Ang mga patakaran sa e-mail ng negosyo ay pinipilit ang nagpadala ng liham na punan ang lahat ng mga patlang na ibinigay sa e-mail, tulad ng address at pangalan ng tatanggap at nagpapadala ng liham. Ang isang paksa ay dapat na inilarawan na maikling naglalarawan sa kakanyahan ng liham na naipadala. Kadalasan ang kapalaran ng pinadalang sulat at ang bilis ng paglutas ng problemang nakasaad dito ay nakasalalay sa wastong inilarawan na paksa. Ang isang email sa negosyo ay dapat magsimula sa isang pagbati - ang simpleng pagpapakita ng paggalang sa tatanggap na ito ay napakahalaga sa mga sulat. Ang pagbati ay dapat na sundan ng teksto, na kung tawagin ay "katawan ng liham", at sa huli ang pirma ay naiwan, halimbawa, "Taos-puso, Brisov Petr Ivanovich."

    Pagbati sa sulat ng negosyo

    Ito ay nagkakahalaga ng karagdagang pagtuon sa puntong ito, dahil ang kilos ng paggalang ay napakahalaga sa anumang aspeto ng mga komunikasyon sa negosyo. Ang pinakamainam na parirala ng pagbati ay "Magandang hapon" o "Kamusta". Ang pagsasagawa ng pagsusulat sa negosyo sa pamamagitan ng e-mail ay naglilimita sa paggamit ng nagpadala ng mga pariralang "Magandang gabi" o "Magandang umaga", dahil maaaring basahin ng tatanggap ang liham nang mas huli kaysa sa natanggap. Hindi rin tama na gumamit ng mga karaniwang expression na ginamit sa mga pagbati

    Matapos ang salita o parirala ng pagbati, dapat kang makipag-ugnay sa tatanggap sa pamamagitan ng pangalan at patronymic, at kung ang pangalan ay hindi alam ng nagpadala, maaari mong laktawan ang sandaling ito. Pagkatapos nito, maaari kang magpatuloy sa pagtatakda ng layunin ng liham.

    Nakalakip na mga file sa pagsulat ng email sa negosyo

    Kung ang pangunahing layunin ng liham ay hindi lamang isang nakasulat na pagsasalaysay at pagtatanghal ng kakanyahan ng isyu, ngunit nagpapadala din ng isang file, mas mabuti na ikabit ang bagay na maipadala muna. Madalas na nangyayari na maraming mga nagpadala, dahil sa walang pansin, pagkatapos na maitakda ang kakanyahan ng isyu sa katawan ng liham, kalimutan na ilakip ang kinakailangang pagkakabit. Ang nasabing kapabayaan ay maaaring makaapekto sa negatibong reputasyon ng negosyo ng nagpadala ng liham sa negosyo.

    

    Ang email address ay dapat na makilala at maikli

    Kinakailangan ng mga patakaran sa e-mail ng negosyo ang nagpadala na magkaroon ng isang makikilalang pangalan ng email, na dapat maglaman ng totoong impormasyon tungkol sa pangalan ng nagpadala. Ang mga opisyal na liham at apela ay mukhang hindi maintindihan at bobo kapag ang impormal na mga expression o salita ay ipinahiwatig sa e-mail address, halimbawa, ang e-mail address na "limon_petya". Mukhang napaka-walang dignidad para sa isang may sapat na gulang. Para sa pagsusulatan ng negosyo, pinakamahusay na lumikha ng isang hiwalay na email at sundin ang pag-uugali sa email ng negosyo.

    Gamit ang mabilis na pagpapaandar na Tugon (Tugon) upang tumugon sa dating natanggap na mga email

    Ang function na Tumugon o Tumugon (dinaglat bilang Re :) ay tumutulong sa gumagamit na mabilis na tumugon sa dating naipadala na mga mensahe mula sa nagpadala. Ang pagpapaandar na ito ay mayroon ding unibersal na kakayahang basahin ang nakaraang sulat sa interlocutor sa isang naibigay na paksa. Ngunit ang mga patakaran ng pagsusulat sa negosyo sa pamamagitan ng e-mail ay pinipilit ang nagpadala na palitan ang pangalan ng paksa ng liham sa negosyo kung ang kakanyahan ng talakayan ay nabago sa panahon ng pagsusulatan.

    Bago magpadala ng liham sa negosyo, mga proofread para sa mga error sa pagbaybay at bantas

    Pinadadali ng e-mail ang pagpapalitan ng impormasyon, ngunit sa mga pagsusulatan sa negosyo, hindi mo dapat napapabayaan ang mga patakaran ng wikang Ruso, dahil ang isang pabiling pagkakamali ay maaaring makaapekto sa kredibilidad ng nagpadala. Bago magpadala ng isang liham, dapat mong suriin ang teksto nang maraming beses at maingat na suriin ito para sa mga error sa offographic at bantas. Maraming mga kliyente sa e-mail ang may tampok na spell-check, kaya dapat mong bigyang pansin ang mga salitang may salungguhit na may isang pulang linya. Kung may pag-aalinlangan ka tungkol sa tamang spelling, dapat kang humingi ng tulong sa Internet o suriin ang spelling gamit ang isang diksyunaryo ng spelling.

    

    Ang patlang ng patutunguhan ay dapat na huling nakumpleto

    Upang maiwasan ang pagpapadala ng hindi natapos o hindi na-edit na mga liham, ang address ng tatanggap ng liham sa negosyo ay dapat na ipasok sa huling sandali bago ipadala. Ang panuntunang ito ay bahagi rin ng mga pangunahing kaalaman sa pagsusulat ng email sa negosyo. Ito ay nangyayari na kapag pinupunan ang patlang ng tatanggap, ang e-mail ay maaaring mag-alok ng isang listahan ng dating ginamit na mga tatanggap, narito dapat mo ring ituon ang iyong pansin upang hindi nagkamaling magpadala ng isang naipong sulat sa negosyo sa isang addressee ng third-party.

    Pagbubuo ng isang liham pang-negosyo

    Ang mga patakaran para sa pag-istraktura ng teksto ay nalalapat hindi lamang sa papel media, kundi pati na rin sa mga patakaran para sa pagsusulatan ng negosyo sa pamamagitan ng e-mail. Hindi laging maginhawa para sa tatanggap na basahin ang malaking dami ng teksto ng mga titik sa monitor screen. Upang gawing simple ang puntong ito, dapat mong sirain ang teksto sa lohikal na nabuo na maliliit na mga talata at iwasan ang mga kumplikadong pangungusap sa pagsulat ng teksto ng mga liham sa negosyo. Ang pinakamainam na haba ng isang pangungusap sa isang liham sa negosyo ay dapat na hindi hihigit sa labinlimang mga salita.

    Ang kakanyahan ng isang liham sa negosyo ay dapat na nakasaad sa mga merito

    Bilang karagdagan sa tinukoy na paksa ng liham sa negosyo, ang tatanggap ay dapat ding maging interesado sa malinaw na formulated una at ikalawang pangungusap ng pangunahing teksto. Ang gawain ng nagpadala ay upang sabihin sa simula ng liham ang kakanyahan ng problema o tanong kung saan niya hinarap ang tatanggap. Ang unang pangungusap ay dapat ipahiwatig ang layunin kung saan ipinadala ang liham sa negosyo. Sample: "Ipinaalam namin sa iyo na ang mga tuntunin ng obligasyon sa ilalim ng kontrata Blg. 45 ng 01/02/2017" Sa pagbibigay ng maramihang mga materyales "ay nagtatapos na. Upang mapalawak ang kontrata, dapat kang magsumite ng paulit-ulit na pakete ng mga dokumento. " Salamat sa itinalagang layunin, ang tatanggap ay may pagkakataon na tuklasin ang pangunahing ideya ng liham sa negosyo. Kung ang teksto ng liham ay masyadong malaki, mas mahusay na gamitin ang pagpapaandar ng isang bagay bilang isang kalakip sa anyo ng isang dokumento sa teksto, ngunit sa parehong oras dapat kang mag-iwan ng kasamang sketch sa patlang ng teksto na nag-iilaw ang sulat ng negosyo. Sample: "Padadalhan ka namin ng isang elektronikong kopya ng liham mula sa Mak-Stroy LLC para sa pagsusuri. Hinihiling namin sa iyo na ipaalam sa amin ang iyong pasya sa pagpapalawak ng kontrata Blg 45 na may petsa 02.01.2017 "Sa pagbibigay ng maramihang mga materyales" bago ang takdang panahon na tinukoy sa liham. "

    Ang bawat email sa negosyo ay dapat sagutin

    Mayroong mga negatibong halimbawa ng pagsusulatan sa negosyo kapag hindi pinansin ng tatanggap ang liham sa negosyo para sa ilang kadahilanan. Minsan talagang may mga kaso kung kailan hindi maibigay ang sagot dahil sa ilang mga sitwasyon, halimbawa, ang oras para sa paglutas ng problema ay maaaring tumagal ng maraming araw o ang tatanggap ay nasa isipan at hindi agad masagot ang nailahad na katanungan. Sa kasong ito, dapat magbigay ng isang maikling komentaryo tungkol sa bagay na ito, halimbawa, "Kumusta, Petr Ivanovich. Natanggap ko ang iyong liham, ngunit ngayon nahihirapan akong sagutin, dahil kailangan kong kumunsulta sa mas mataas na pamamahala. Iuulat ko ang iyong problema sa CEO ng aming kumpanya at magbibigay ng isang opisyal na tugon sa pagtatapos ng linggo. Magalang sa iyo, tagapamahala ng departamento ng pagbebenta Belov Ivan Gennadievich ".

    

    Mahalagang alalahanin na kung ang sagot ay hindi ibinigay sa loob ng tatlong araw na nagtatrabaho, kung gayon ang katotohanan ng katahimikan ng tatanggap ng liham sa negosyo ay maaaring tasahin bilang hindi papansin at pagtanggi na makipag-usap sa nagpadala.

    Kapag bumubuo ng mga sulat sa pagtugon, dapat mong sagutin ang lahat ng mga katanungang nailahad

    Kung ang liham na ipinadala sa tatanggap ay likas na interrogative, pagkatapos ay kapag bumubuo ng liham, dapat kang magbigay ng mga sagot sa mga katanungan sa pagkakasunud-sunod na nasa natanggap na teksto ng liham sa negosyo. Kung may mga katanungan na tinanong, umaasa ang nagpadala na makatanggap ng mga tukoy na sagot sa kanila. Kapag bumubuo ng isang liham, ang mga sagot ay hindi dapat bilangin, kailangan mo lamang isulat ang kaisipan nang maayos. Upang masagot ang lahat ng mga katanungang nailahad, kailangan mo munang basahin muli ang natanggap na liham sa negosyo nang maraming beses, at kung maraming tanong, mas mahusay na isulat ito nang hiwalay upang hindi makaligtaan ang mga ito. Kung imposibleng magbigay ng sagot sa ilan sa mga katanungang nailahad, sulit na ipahiwatig na sa kasalukuyan, sa ilang kadahilanan, hindi maibibigay ang sagot.

    

    Huwag labis na gamitin ang mga pagdadaglat, emoji, at malalaking titik

    Mayroong mga negatibong halimbawa ng pagsusulatan sa negosyo kapag pinadiliman ito ng mga nagpadala gamit ang mga impormal na palatandaan sa anyo ng mga emoticon. Ang kanilang paggamit ay popular kapag nakikipag-usap sa mga social network, gayunpaman, ang mga patakaran ng pagsusulatan ng negosyo ay hindi tinatanggap ang mga naturang pagpapakita ng damdamin, dahil maaaring hindi alam ng tatanggap ang kanilang totoong kahulugan at dalhin sila para sa isang hanay ng mga error sa bantas na hindi niya maintindihan.

    

    Dapat mo ring tanggihan na isulat ang teksto sa mga malalaking titik. Sa Internet, ang isang hanay ng mga salitang nakasulat sa malalaking titik ay tinatawag na "marangyang parirala" at mas madalas ang mga nasabing parirala ay nagdadala ng isang negatibong kahulugan. Ang tatanggap, kapag nagbabasa ng isang liham sa negosyo sa email, ay maaaring isaalang-alang ang naturang isang font na negatibo, na makakaapekto sa pang-unawa ng kahulugan. Kung sa isang sulat sa negosyo kailangan mong bigyang-diin ang kahalagahan ng isang sandali, mas mahusay na gumamit ng mga panimulang parirala, halimbawa, "Mangyaring tandaan na kailangan mong magbigay ng isang pakete ng mga dokumento para sa pagpapalawak ng kontrata nang hindi lalampas sa 02/10/2017 "o" Mangyaring tandaan na ang mga dokumento upang mabago ang kontrata ay dapat na isinumite ng 10.02.2017 ".

    Hindi kinakailangan na maglipat ng sensitibong impormasyon sa pamamagitan ng e-mail

    Upang ilipat ang personal o lihim na impormasyon, mas mahusay na tanggihan ang mga e-mail box, dahil may banta ng pagharang ng impormasyon ng mga cybercriminal para sa kanilang sariling mersenaryong layunin. Ang nasabing impormasyon ay maaaring may kasamang: mga numero ng telepono, password mula sa mga bank card, personal na bank account, atbp. Mahalagang tandaan na ang impormasyon ay nakaimbak sa server ng ahente ng mail at maaaring ninakaw kung sakaling ang pag-hack.

    Sa pagtatapos ng sulat ay dapat pirmahan ng nagpadala

    Tulad ng nabanggit kanina, ang bawat liham na naipadala ay dapat maglaman ng isang tiyak na pirma. Kadalasan, ang mga tagabuo ng mailbox ay nagpapakilala ng tampok na pag-block ng lagda, kung saan maaari mong ipasok ang iyong pamagat, pangalan at contact number ng telepono. Kasunod, ang bloke na ito ay awtomatikong ipapakita sa dulo ng bawat titik, na magpapasimple sa pagta-type. Mahalagang iguhit nang tama ang lagda upang ang tatanggap ay may pagkakataon na makipag-ugnay nang tama sa nagpadala kapag tumutugon sa liham. Ang isang halimbawa ng isang lagda ay maaaring ganito ang hitsura: "Pinakamahusay na pagbati, Nikolai Alexandrovich Petrov, +79810000000".

    

    Pagguhit ng mga konklusyon, mapapansin na upang maunawaan kung paano magsagawa ng pagsusulatan ng negosyo sa pamamagitan ng e-mail, hindi mo kailangang makabisado ng mga karagdagang at kumplikadong mga pangunahing kaalaman. Ang isa ay dapat lamang sumunod sa mga pangunahing alituntunin ng pag-uugali at sundin ang mga pamantayan ng wikang Ruso.