Verslo el. Pašto taisyklės. Verslo laiškas: pavyzdys

Bendravimas el. Paštu yra neatsiejama bet kurio šiuolaikinio biuro darbuotojo darbo dalis. Ir buhalteriai nėra išimtis. Kaip susirašinėti taip, kad dalykinis bendravimas būtų produktyvus, emociškai patogus ir itin etiškas? Štai keletas praktinių patarimų skaitytojams.

PATARIMAS 1. Savo laiškuose nepamirškite asmeninio kreipimosi į adresatą

Taigi parodysite savo dėmesį žmogaus asmenybei. Jei laiškas parašytas konkrečiam gavėjui, asmeninio kreipimosi nebuvimas jame atrodo neteisingas ir nemandagus.

Kai adresatui rašote vieną iš pirmųjų raidžių, dažnai kyla klausimas: kaip geriausia į jį kreiptis - tik vardu ar vardu ir pavarde? Tokiu atveju turite pasižiūrėti, kas parašyta paraše, kuriuo baigiamas šio asmens laiškas jums. Pavyzdžiui, jei yra vardas (be vidurinio vardo) "Svetlana Kotova", tada drąsiai kreipkitės vardu. O jei parašas sako „Svetlana Vasilievna Kotova,„ Trenzor LLC “vyriausioji buhalterė“, tada taip pat turite atitinkamai kreiptis į adresatą. Bet kokiu atveju antrasis variantas yra labai teisingas, todėl naudingas.

Nerekomenduoju sutelkti dėmesį į informaciją „Iš“ lauke. Iš tiesų, dažnai jį iš pradžių užpildo ne el. Pašto adreso savininkas, o įmonės IT specialistas, nustatydamas el. Pašto adresą.

Beje, primygtinai patariu nenaudoti trumpos vardo formos („Sash“ vietoj „Sasha“, „An“ vietoj „Anya“), kai kreipiatės į verslo partnerį ar klientą, kad ir koks demokratiškas būtų jūsų rašymas stiliaus ir nesvarbu, kokio amžiaus jūsų korespondencija. Tai, kas įprastai girdima žodinėje kalboje, atrodo pernelyg paprasta raštu.

PATARIMAS 2. Ypatingą dėmesį atkreipkite į sveikinimo formą

Nenaudokite frazės "Gera diena!"... Net jei vadovaujatės geru ketinimu suderinti gavėjo laiko juostą, ši frazė skamba neskoningai, netgi sakyčiau vulgaru. Geriau naudoti neutralias parinktis: "Sveiki...", "Gera diena..."... Ir, žinoma, prie sveikinimo pridėkite gavėjo vardą, jei jį žinote. Pavyzdžiui, man asmeniškai tai daug maloniau, o ne beveidis "Sveiki!" tapti asmenišku - Sveika, Tamara!.

Atminkite, kad taip sutaupysite gavėjo laiką. Juk jis galės iš karto įvertinti gauto laiško turinį ir greitai nuspręsti dėl jo prioriteto bei svarbos.

Temos formuluotė turėtų būti trumpa, tačiau tuo pat metu tiksliai atspindėti susirašinėjimo temą. Pavyzdžiui, „Sutartis, sąskaita faktūra, aktas iš„ Alpha LLC ““ vietoj „Dokumentai“. Keisdami aptariamos problemos aspektus, patikslinkite temą. Pavyzdžiui, "Bendradarbiavimas su Permė" → "Bendradarbiavimas su Permė. Derybų data "→" Bendradarbiavimas su Permė. Sutarties projektas ".

Jei susirašinėjimo metu matote, kad lauką „Tema“ adresatas užpildo savavališkai arba jis nėra užpildytas, imkitės iniciatyvos į savo rankas ir išbandykite vieną iš dviejų scenarijų.

Scenarijus 1. Atsakydami patys užpildykite lauką „Tema“. Jei adresatas yra dėmesingas, galbūt to jau pakaks, kad jūsų korespondencija būtų tinkama.

2 Scenarijus. Jei adresatas ir toliau nekreipia dėmesio į laukelio „Tema“ užpildymą, parašykite jam tokio turinio laišką: „Alla, aš siūlau laiško temą nurodyti lauke„ Tema “. Manau, tai žymiai padidins mūsų bendravimo efektyvumą “.

PATARIMAS 4. Atkreipkite dėmesį į laukus „Kam“ ir „Kopija“

Būtina aiškiai suprasti šių sričių, visuotinai priimtų verslo aplinkoje, paskirtį:

• <если>laukelyje „Kam“ nurodytas tik jūs - tai reiškia, kad laiško siuntėjas laukia, kol atsakysite į jo klausimą ar prašymą;
• <если>lauke yra keli adresatai - siuntėjas laukia kiekvieno ar bet kurio gavėjo atsakymo. Tokiu atveju atsakydami išsaugokite siuntėjo nustatytą adresatų sąrašą, naudodami funkciją „Atsakyti visiems“ (žinoma, su sąlyga, kad sąmoningai nenorite atsakyti tik laiško autoriui, slėpdami savo atsakymo esmę) iš likusios korespondencijos);
• <если>laukelyje „Kopija“ rodomas jūsų vardas - siuntėjas nori, kad žinotumėte klausimą, tačiau jis nesitiki iš jūsų atsakymo. Tai reiškia, kad neturėtumėte pradėti korespondencijos šiuo klausimu. Jei nuspręsite tai padaryti, tai bus geros formos ženklas pradėti rašyti vieną iš frazių: „Jei įmanoma, norėčiau prisijungti prie diskusijos šiuo klausimu ...“, "Leiskite man pasakyti savo nuomonę ...".

Kalbant apie Bcc lauką, tai yra labiausiai prieštaringai vertinamas el. Pašto įrankis verslo etikos požiūriu. Kartais tai suvokiama kaip beveik slapta stebėjimo ir informacijos priemonė. Galų gale adresatai, įrašyti į Bcc, nematomi kitiems gavėjams. Kai kuriose, paprastai didelėse įmonėse, kurios yra ypač jautrios etikos klausimams, griežtai draudžiama naudoti šią sritį įmonių susirašinėjime, išskyrus masinius laiškus. Tačiau daugumoje įmonių jie naudoja, laikydamiesi šių taisyklių:

• siunčiant laišką su užpildytu „Bcc“ lauku, daroma prielaida, kad laiško autorius pranešė paslėptiems adresatams (arba ketina tai padaryti) apie tokios žinutės formos priežastį ir tikslą;
• paslėptam adresatui nereikia pradėti susirašinėti.

Mokymų metu man dažnai užduodamas klausimas: ar yra kokių nors visuotinai priimtų standartų, susijusių su laiku, per kurį reikia atsakyti į kliento ar kolegos laišką? Tačiau universalaus atsakymo į tai nepateiksite.

Jei kalbėsime apie vidinį susirašinėjimą, čia viską lemia pačios įmonės gyvenimo greitis ir ritmas. Yra įmonių, kuriose vėlavimas su atsakymu daugiau nei pusantros valandos laikomas bloga maniera. Ir kai kur atsakymas dienos metu yra dalykų tvarka.

Paprastai priimtiniausias atsakymo laikas yra 2–3 valandos. Tai vadinamasis komforto laukimo laikas, kai siuntėjas laukia atsakymo ir nejaučia vidinio diskomforto dėl savo adresato tylos.

O kas, jei gavęs ir perskaitęs laišką supranti, kad negali į jį atsakyti per 24 valandas? Tada pagal geros formos taisykles praneškite siuntėjui apie laiško gavimą ir apytikslį atsakymo į jį laikotarpį. Pavyzdžiui: „Sveiki, Sergejus Vasiljevičius! Gavau tavo laišką. Aš atsakysiu per artimiausias kelias dienas “arba„ Andrejus, aš gavau laišką. Dėkoju! Man reikia daugiau informacijos, kad galėčiau atsakyti. Pasistengsiu atsakyti ne vėliau ... “.

PATARIMAS 6. Laikykitės pagrindinių informacijos pateikimo laiške taisyklių

Jų nėra tiek daug:

• skaitant laišką patogiausias tūris yra tas, kuris telpa į vieną ekraną, maksimalus - A4 formato puslapyje;
• siunčiamų priedų apimtis neturi viršyti 3 MB. Dėl didesnių failų adresatas gali pakabinti paštą;
• „pakuodami“ priedus, naudokite universalius kodus zip arba rar. Kiti plėtiniai gali būti užblokuoti arba išjungti gabenant ir sukuria problemų gavėjui;
• niekada nepradėkite atsakymo kaip naujo laiško (neišsaugodami susirašinėjimo istorijos). Priešingu atveju gavėjas bus priverstas gaišti laiką ieškant pirminio pranešimo;
• rašykite adresatui suprantamiausia kalba. Daugeliui kyla klausimas, ar tikslinga naudoti profesionalų ar vidinį įmonės žodyną, žargoną, akronimus ir anglicizmus.

Kiekvienu konkrečiu atveju tai turi būti sprendžiama atskirai.

Taigi korporatyvinė korespondencija įmonėje beveik visada yra pilna žargono ir sutrumpinimų: jie yra žinomi ir suprantami visiems dalyviams ir taupo laiką. Bet jūs turite būti atsargūs, kai juos naudojate susirašinėdami su sandorio šalimis.

Mano praktikoje buvo toks atvejis. Kolega rengė medžiagą leidyklai ir paskutiniame laiške jai parašė: "Masha, atsiųsk visą savo medžiagą kuo greičiau"... Masha nusprendė, kad tai yra nežinomo formato pavadinimas, į kurį reikia išversti tekstą. Ji sugaišo daug laiko, užkabindama ar sukčiaudama, kaip patenkinti leidėjo prašymą. „Imagine Machine“ susierzina, kai po 2 dienų ji sužino, kad paslaptingasis „kuo greičiau“ yra santrumpa „kuo greičiau“, plačiai naudojama anglakalbėje aplinkoje. Bet Masha galėjo nusiųsti medžiagą per pusvalandį nuo prašymo gavimo momento!

PATARIMAS 7. Kiekvieną raidę užpildykite parašo bloku ir savo kontaktais

Nepriklausomai nuo to, kaip artimai esate susipažinęs su adresatu ir kiek laiko vyksta jūsų susirašinėjimas, kiekvienoje raidėje turi būti blokas, kurį sudaro parašas ir kontaktinė informacija. Tai neatsiejama verslo bendravimo kultūros dalis.

Į bloką būtina sudėti:

• savo vardą ir pavardę. Tokiu atveju jums nereikia naudoti santrumpų. Vietoj „T.L. Vorotyncevas " savo paraše nurodau „Tamara Leonidovna Vorotyntseva“ arba „Tamara Vorotyntseva“ kad adresatas suprastų, kaip su manimi susisiekti atsakymo laiške;
• savo poziciją. Tai suteikia adresatui galimybę suprasti savo autoriteto ir profesinės kompetencijos ribas sprendžiant klausimus;
• kontaktinė informacija (telefonas, el. paštas, įmonės pavadinimas, svetainė). Taigi jūs suteiksite adresatui galimybę papildomai operatyviai bendrauti, jei reikia.

Prie viso to, kas buvo pasakyta, noriu pridurti: jūsų el. Laiškai yra tie drabužiai, kuriais žmonės sveikinami. Kitaip tariant, laikydamiesi dalykinės korespondencijos etiketo, jūs nedalyvaujant padarysite maloniausią įspūdį savo adresatui.

Pastaruoju metu verslo susirašinėjimuose vis didesnę vietą užima el. Jo privalumai yra akivaizdūs: efektyvumas, prieinamumas ir paprastas naudojimas. Reikėtų prisiminti, kad elektroninis paštas turi savų niuansų.

Laiškų priėmimas

1. tikrinkite savo paštą bent 2 kartus per dieną - ryte ir po pietų. Priešingu atveju galite sustabdyti kitų žmonių darbą ir atidėti problemų sprendimą;
2. jei gavote laišką, tai reiškia, kad kažkas jį atsiuntė ir dėl tam tikrų priežasčių tai padarė. Todėl gautus laiškus būtina perskaityti. Žinoma, šlamštas čia neapima;
3. jei esate vadybininkas, jūsų darbo diena turėtų prasidėti paleidus el. pašto klientą, kuris neišsikrauna visą dieną ir automatiškai tikrina jūsų paštą. Nustatykite automatinį pašto pristatymą / gavimą bent kas 10 (o geriausia - 2) minutes;
4. jei esate labai užsiėmęs ir gavote laišką, įvertinkite, iš ko jis yra, temą ir perbraukite jį per akis - tai padės greitai suprasti, ar laiškas reikalauja skubių atsakymų, ar gali šiek tiek palaukti;
5. Lengviausias ir efektyviausias būdas perkelti savo verslą, o ne rinkti įstrigusius laiškus - iš karto atsakyti į el. Todėl, jei nesate įsitraukęs į pokalbį ar kitą veiklą, kuri netoleruoja pertraukimo, nedelsdami atsakykite į laišką.

Kam, Cc, Bcc laukai

Turėtumėte teisingai suprasti, atsiminti ir naudoti laukus „Kam“, „Cc“ ir „Bcc“. Nuo to priklauso jūsų veiksmai gauti laišką ar gavėjo veiksmai.

1. "Kam". Jei siunčiate klausimą, laukiate atsakymo iš adresato, nurodyto laukelyje „Kam“. Jei esate gavėjas, turite atsakyti. Tai reiškia, kad laiškas ir jame esanti informacija ar klausimai yra adresuojami tiesiogiai šiame lauke nurodytam gavėjui.
2. „Kopijuoti“. Šios srities gavėjai gauna laišką dėl informacijos arba yra „pakviesti liudyti“. Gavėjas kopijose paprastai neturėtų atsakyti į laišką. Be to, manoma, kad mandagiai reikia pradėti nuo frazės „Atsiprašau, kad kišiuosi“, jei yra toks poreikis.
3. „Paslėpta kopija“. Pagrindinis gavėjas arba tie, kurie yra kopijose, nežinos apie faktą, kad buvo išsiųstas laiškas „Bcc“ laukelyje nurodytam asmeniui. Be to, šis laukas naudojamas masiniam pašto siuntimui, kad visi gavėjai nežinotų jūsų adresų knygos.

Atsakydami nepamirškite mygtuko „Atsakyti visiems“ - taip pradinio laiško gavėjai bus išsaugoti kopijose ir jūsų atsakymas jų nepraeis. Visada galite pašalinti nepageidaujamus gavėjus arba pridėti kitų.

Jei gauto laiško laukelyje „Kam“ yra daugiau nei du adresatai, tai reiškia, kad atsakyti turi abu šie korespondentai arba bet kuris iš jų. Nuspręskite, kas turėtų atsakyti. Tačiau būkite atsargūs siųsdami laiškus, kurių laukelyje „Kam“ yra daugiau nei du adresatai: jei laiškas išsiųstas visiems, rizikuojate, kad niekas nesulauks atsakymo.

Temos laukas

Nepalikite šio lauko tuščio. Žmonės, su kuriais susirašinėjate, gali gauti šimtus el. Laiškų per dieną ir naudoti šį lauką, kad greitai įvertintų el. Laiško turinio svarbą.

Temos eilutė turėtų trumpai atspindėti temos eilutę. Tokios antraštės kaip „Klausimas“, „Labas!“ arba tuščios antraštės suteikia jums naujoką arba trūksta pagrindinių verslo susirašinėjimo įgūdžių.

„Rašymo svarba“

Jei laiške yra informacijos apie skubius pakeitimus, bet kokio susitarimo tekstas ar kita informacija, į kurią pirmiausia turite atkreipti dėmesį, naudokite „didelę“ svarbą, tai bus paryškinta laiške aplanke „Gautieji“.

• Nenaudokite „didelės“ svarbos veltui!
• Pažymėkite asmeninį laišką verslo korespondentui arba laišką su juokingu, o ne dalykišku paveikslu ar nuorodą su „žemo“ svarba.

Atsakymo rašymas

1. Pradėkite nuo pasisveikinimo, tai mandagus.
2. Pasikalbėkite su žmogumi ta pačia kalba. Tai susiję ne tik su rusų / anglų kalba, bet ir su teksto forma. Neoficialus atsakymas į oficialų laišką yra nepagarba respondentui ir savo žemos kultūros demonstravimas.
3. Nenaudokite transliteracijos, nebent siunčiate laiškus iš mobiliųjų įrenginių. Jei jūsų el. Pašto klientas nepalaiko rusų kalbos arba gadina koduotę, pridėkite atsakymo tekstą programoje.
4. Verslo laiškas turi būti tikslus, konkretus ir glaustas.
   • Tikslumas- įtraukite tikslią informaciją, į kurią kreipiatės (pvz., susitikimo datą, posėdžio darbotvarkės punktą, kito laiško datą ir temą arba bylos pavadinimą).
   • Konkretumas- iš laiško turėtų būti aišku, KO TIKRAI reikalaujama iš gavėjo.
   • Lakonizmas. Kas aiškiai mąsto, tai aiškiai išreiškia, o jūsų adresatas tai mato. Todėl neverta išdėstyti trijuose puslapiuose to, ką būtų galima parašyti trimis sakiniais. Lakoniškas verslo tekstas - tai ne sausumas, o laiko taupymas ir minties tikslumas.
5. Jei el. Laiške yra keli klausimai, temos ar užduotys, susisteminkite ir atskirkite juos. Nepertraukiamą „muilo srautą“ sunku perskaityti ir jūs galite praleisti, tiesą sakant, pagrindinį laiško klausimą.
6. Į laiške pateiktus prašymus atsakykite kuo tiksliau. Atsakymas į užklausą ar užduotį "Padarykime tai!" Nebaigtas. „Mes tai padarysime iki tokios datos“, „per tiek dienų“, „po tokio ir tokio įvykio“ - tai yra aiškesnis ir tikslesnis atsakymas.
7. Tekste neturi būti klaidų! Rašybos klaidos nėra baisios, tačiau jei neteisingai rašote žodžius kiekvienoje raidėje, tai tampa labai greitai pastebima ir palieka neigiamą įspūdį apie jūsų verslo partnerio įvaizdį.
8. Niekada nesiųskite laiško neskaitydami to, ką parašėte! Perskaitykite savo atsakymą ir įsitikinkite, kad viskas yra glausta, tiksli, aiški, konkreti ir be gramatinių klaidų. Patikrinkite, ar išvardyti visi reikalingi gavėjai, ar jie teisingai įdėti į laukus „Kam“ ir „Kopija“. Patikrinkite, ar nėra gramatinių klaidų.
9. Cituokite laiško originalą.
10. Su visa citata (jei atsakėte į visą laišką), atsakymo tekstą parašykite laiško pradžioje, o ne pabaigoje!
11. Jei jūsų atsakymai yra taškas po taško, atskirkite citatą tuščiomis eilutėmis viršuje ir apačioje.

Priedai

1. Prie laiškų nepridėkite EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR failų - daugelis pašto klientų ar serverių sandariai blokuoja tokius priedus, o adresatas jų niekada neskaitys. Supakuokite juos į archyvą („zip“, „rar“) kaip į apvalkalą ir įdėkite juos į tokią formą.
2. Manoma, kad be įspėjimo siųsti priedus iki 2-3 megabaitų. Jei norite išsiųsti didesnį priedą, pasitarkite su korespondentu, ar toks failas praeis per jo serverį, ar jis tilps į pašto dėžutę.
3. Susilaikykite nuo abejotino turinio priedų: pirma, jūsų korespondentas gali nesidalinti jūsų skoniu, antra, galite sukelti problemų asmeniui, dirbančiam organizacijoje, kuri naudoja pašto persiuntimą.

Elektroninis parašas

1. Jo buvimas yra naudingas (jūsų kontaktinė informacija yra prieinama) ir yra geras tonas, parodantis jūsų profesionalumą.
2. Parašas neturėtų viršyti 5-6 eilučių. Jame turėtų būti bent jūsų vardas ir pavardė. Be to, patartina nurodyti savo telefono numerį, el. Pašto adresą, įmonės pavadinimą ir fizinį adresą, taip pat jos svetainės adresą.
3. Turėkite dvi elektroninio parašo parinktis: iniciatyviniams (savo) laiškams su visu parašu

Verslo laiškas turėtų turėti aiškią struktūrą, kurios privalumai:

• taupydami savo ir adresato laiką;
• garantija, kad adresatas perskaitys laišką ir teisingai supras jo esmę;
• gavęs aiškų, suprantamą atsakymą.

Verslo raidžių struktūra

Apeliacija

Jis yra laiško „antraštėje“ ir jame yra adresato pareigos ir vardas. Oficialioje verslo korespondencijoje nuoroda „Mielas“ laikoma standartine, kuri parašyta didžiąja raide ir lapo centre. Ir tada yra daug variantų, priklausomai nuo to, ką jie rašo ir kam. Taigi, Rusijoje įprasta kreiptis vardu ir pavarde, įmonėse, turinčiose vakarietišką korporacinę kultūrą - tik vardu. Jei asmeniškai pažįstate savo partnerį, galite susisiekti tokiu būdu: „Gerbiamas Andrejus Petrovič“, jei nežinote - „Mielas pone Smirnovai“. Beje, kalbant apie žmogų, žodžio „meistras“ negalima sutrumpinti iki „pono“. Ir jokiu būdu neturėtumėte rašyti „Mielas pone AP Smirnovai“. Arba „Andrejus Petrovičius“, arba „Ponas Smirnovas“.

Jei nerašote autoriui, religinių konfesijų atstovai, įvairių šalių prezidentai ir parlamentarai, laikykite save laimingu. Jiems yra oficialios apeliacijos formulės, o kiekvienam rangui - specialios. Prieš siųsdami tokį laišką, atidžiai patikrinkite, ar pasirinktas kreipimasis atitinka adresato statusą. Daug lengviau prisiminti, kaip kariams parašyti: „Mielas bičiuli pulkininke“, net jei šis pulkininkas yra moteris. Tačiau adresas „Ponios ir ponai“ yra pasaulietinis, ir geriau jį naudoti, tarkime, kvietimui į mados salono atidarymą. Jei pakviečiate į verslo pristatymą - pavyzdžiui, naujas gręžimo platformas -, pagal nusistovėjusią praktiką naudojamas bendras kreipimasis „Gerbiamieji“. Šiuo atveju nesvarbu, kad šioje organizacijoje dirba ir moterys.

Pavyzdys:

generaliniam direktoriui
UAB "Concord"
Dobrovolskis P.I.

Mielas Pavelas Iljičius!
arba
Gerbiamas pone Dobrovolsky!

Preambulė

Sudaro pirmąją laiško pastraipą, kurioje nurodomas jo tikslas, priežastis, paskatinusi jį parašyti. Perskaitęs preambulę, adresatas turėtų suprasti laiško esmę. Pavyzdžiui: rašau jums, norėdamas išreikšti savo nepasitenkinimą baldų gamybos žaliavų kokybe, kurią jūsų įmonė mums tiekia, ir aš žiūriu Kreipkitės į jūsų veiksmus, kuriais siekiama greitai pakeisti situaciją į gerąją pusę ir atlyginti mums padarytus nuostolius.

Pavyzdys: Per paskutinį mėnesį, nuo einamųjų metų birželio 2 d., 10-15% kiekvienos jūsų žaliavos partijos yra atliekos. Šiuos faktus tinkamai dokumentuojo mūsų įmonės specialistai. Prie šio laiško pridedamos dokumentų kopijos. Mūsų įmonės nuostoliai dėl brokuotų žaliavų gavimo siekia apie 1 milijoną rublių. Su LLC „Concord“ bendradarbiaujame jau penkerius metus ir kol kas neturėjome pagrindo skųstis. Esant tokiai situacijai, mes reikalaujame visiškai atlyginti savo nuostolius. Jei reikia, esame pasirengę atlikti bendrą atmestų žaliavų tyrimą.

Išvada

Būtina trumpai apibendrinti visą rašytinį ir logišką laiško užbaigimą.

Pavyzdys: Esu tikras, kad suprasite šią situaciją ir artimiausiu metu mūsų bendradarbiavimas grįš į įprastą kursą.

Parašas

Laiškas baigiasi adresato parašu (pareigomis + pilnu vardu), prieš kurį pateikiama standartinė mandagi forma „Pagarbiai“. Taip pat yra galimų variantų: „Pagarbiai“, „Su viltimi produktyviam bendradarbiavimui“, „Su dėkingumu už bendradarbiavimą“ ir tt Pasirašant laišką svarbu atsižvelgti į adresato ir adresato rangą. Laišką, skirtą generaliniam direktoriui, taip pat turi pasirašyti generalinis direktorius arba bent jo pavaduotojas. Šiuo atveju parašas turi atitikti jo iššifravimą: nepriimtina situacija, kai direktoriaus pavaduotojas šalia direktoriaus pavardės uždeda brūkšnį ir pasirašo savo vardu.

Pavyzdys: Pagarbiai, „Zarya“ baldų gamyklos „AD Kiselev“ generalinis direktorius

P.S

Postscript (P.S.) - postScript laiško pabaigoje po parašu - retai naudojamas verslo korespondencijoje. Jis skirtas informuoti adresatą apie svarbų įvykį, įvykusį po laiško parašymo, arba perduoti jam informaciją, netiesiogiai susijusią su laiško tema.

1 pavyzdys: P.S. Noriu jus informuoti, kad prieš 3 valandas gautų žaliavų partijos atmetimų procentas padidėjo iki 17%!

2 pavyzdys: P.S. Mūsų žaliavų priėmimo skyriaus vadovas rytoj 14:00 susitiks su jūsų įmonės specialistais.

Programos

Priedai yra neprivalomas pagrindinio laiško teksto priedas, todėl jie yra sudaryti atskiruose lapuose - kiekvienas priedas yra atskirame lape. Jų rašymui nėra jokių taisyklių.

Standartinės verslo susirašinėjimo frazės

Pranešimai

• Atminkite, kad siuntimo vėlavimas ... įvyko dėl ...
• Informuojame, kad gamyklos vadovybė priėmė sprendimą ...
• Informuojame, kad jūsų pasiūlymas buvo priimtas.
• Skelbiame, kad mes ...
• Norime jus informuoti, kad ...
• Informuojame, kad, deja, negalime ...

Išraiškos modeliai, paaiškinantys motyvus (dažniausiai pasitaikančios frazės standartinio verslo laiško pradžioje)

Pagal protokolą ...
• Siekiant sustiprinti nuosavybės apsaugą ...
• Atsakydamas į jūsų prašymą ...
• Palaikydami mūsų pokalbį telefonu ...
• Palaikydami mūsų susitarimą ...
• Norėdami suteikti techninę pagalbą ...
• Dėl sunkios situacijos ...
• Dėl bendro darbo ...
• Pagal kliento laišką ...

Jei autorius yra juridinis asmuo, tada veiksmai perkeliami:

1. Vienaskaitos trečiasis asmuo, pavyzdžiui:
   • Zarya augalas neprieštarauja ...
   • Bendra Rusijos ir Didžiosios Britanijos įmonė „Sojuz K“ siūlo ...
   • Kooperatyvas „Naiv“ garantuoja ...
2. Pavyzdžiui, iš trečiojo asmens daugiskaitos: „Zarya“ gamyklos vadovybė ir profesinių sąjungų komitetas įtikinamai klausia ...
3. Pirmasis asmuo daugiskaita:
   • Prašau ...
   • Patvirtinama ...
   • Informuojame ...

Jei autorius yra fizinis asmuo, tada veiksmai perkeliami:

1. Vienaskaitos vienas asmuo, pavyzdžiui:
   • Tavo žiniai…
   • Maldauju…
   • Aš jus informuoju ...
2. Pirmojo asmens daugiskaita, pavyzdžiui:
   • Mes pritariame ...
   • Gavome jūsų telegramą ...
   • Sveikinu ...
   • Mes palaikome ...

Prašymas

• Kviečiame pasitikrinti darbų eigą ...
• Prašome imtis veiksmų…
• Pateikite našumo duomenis ...

Dokumentų ar materialinių vertybių siuntimas

• Siunčiame mašinų surinkimo brėžinius ...
• Jus dominančius dokumentus siunčiame registruotu siuntiniu ...
• Siunčiame pasirašytą sutartį iš mūsų pusės ...

Patvirtinimas

• Dėkojame už jūsų užsakymo gavimą ir tęsiame jo įgyvendinimą ...
• Patvirtiname, kad gavome specifikacijas ...
• Zarya gamykla patvirtina įrangos pristatymo sąlygas ...

Pasiūlymas

• Mes galime Jums pasiūlyti…
• Siūlome įsigyti ...
• Mes galime jums rekomenduoti ...

Kvietimas

• Kviečiame dalyvauti projekto aptarime ...
• Prašome dalyvauti diskusijoje apie problemą ...
• Kviečiame Jūsų įmonės atstovą apsilankyti ...

Pasiūlymo (projekto) atsisakymas ir atmetimas

• Jūsų atsiųstas statybos projektų pavadinimų sąrašo projektas už ... sumą negali būti patvirtintas dėl šių priežasčių.
• Jūsų pasiūlymas (projektas) buvo atmestas dėl šių priežasčių ...

Priminimas

• Primename, kad pagal bendro darbo planą privalote ...
• Primename, kad pagal ... turite ...
• Primename, kad jūsų neapmokėtas mokėjimas yra ...
• Primename, kad baigiasi rankraščio pateikimo terminas ...

Garantijos

• Mes garantuojame mokėjimą.
• Garantuojame terminus.
• Mes garantuojame gaminių kokybę.

Savo pozicijos aiškinimas

• Mūsų apeliacijos šiuo klausimu nedavė teigiamų rezultatų.
• Mes neprieštaraujame dizainui.
• Mes negalime jums pristatyti prekių ... dėl šių priežasčių: ...

Kitos šalies veiksmų aiškinimas

• Toks vėlavimas gali lemti ...
• Visiškai nepaaiškinama, kodėl jūsų augalas vilkina pelėsių išsiuntimą ...
• Jūsų pažadai nesilaikomi.

Baigiamieji žodžiai

• Tikimės, kad mūsų prašymas bus patenkintas.
• Tikimės tolesnio bendradarbiavimo.
• Su sėkmės linkėjimais.
• Maloniai prašome neatidėlioti atsakymo.
• Prašome atsiprašyti, kad vėluojame atsakyti (dėl klaidos).

Verslo susirašinėjimo etika

Verslo susirašinėjimas, kaip ir bet kuri kita žmonių tarpusavio sąveikos forma, grindžiamas etikos taisyklių ir normų rinkiniu, kurių pagrindinė yra „TEISINGUMAS IR PAGARBA PARTNERIUI“. Net jei laiško tikslas yra pateikti skundą, jo tekste neturėtų būti šiurkščių žodžių ir neteisingų posakių, kurie gali įžeisti jūsų sandorio šalį. Rūpindamiesi savo adresato orumo išsaugojimu, jūs išsaugosite savo.

• pradėkite pranešimą nuo atsisakymo. Visų pirma būtina nurodyti priimto sprendimo motyvaciją ir aiškiai pasakyti, kad esant tam tikroms aplinkybėms galima grįžti prie klausimo svarstymo;
• nurodyti adresatui laukiamą klausimo rezultatą, pavyzdžiui: „Aš prašau jūsų išstudijuoti ir teigiamai išspręsti problemą“ arba „prašau patvirtinti šią kandidatūrą“.
• skatinti adresatą skubėti priimant sprendimą žodžiais „skubiai“, „nedelsiant“, „per trumpesnį laiką“. Geriau naudoti etiketo formules „Prašau atsakyti prieš tokią ir tokią datą“, „Nuoširdžiai prašau nedelsiant pranešti apie savo sprendimą“
• užsimena adresatui apie jo įsivaizduojamą neatidumą, nekompetenciją, įvesdamas į laiško tekstą tokią formuluotę kaip „siūlau atidžiai išstudijuoti ...“.

Verslo laiškų gavėjui privalomi etikos standartų reikalavimai yra šie:

• atsisakymas pildyti atsakymo formą, kurioje prašymo laiškas arba pasiūlymo laiškas grąžinamas autoriui kartu su paskelbta atsakymo informacija;
• greitas ir aiškus siunčiančiosios organizacijos atsakymas. Vėlavimas arba atsakymo nebuvimas gali būti vertinamas kaip nenoras bendradarbiauti.

Laikantis aukščiau išvardytų verslo susirašinėjimo etikos standartų, jums nereikės atlikti žygdarbio ir laikui bėgant tai taps lengva ir įprasta. Be to, tai suteiks jums taktiško žmogaus reputaciją ir netgi išmokys jus, kaip oponentus paversti sąjungininkais.

Bendrosios verslo laiškų sudarymo taisyklės

Be struktūros, dar vienas svarbus kompetentingo verslo laiško komponentas yra tvarkingas dizainas.

Informacinis paštas

Informacinis paštas- tai tarnybinis laiškas, informuojantis adresatą apie oficialaus pobūdžio informaciją.

Naujienlaiškio ilgis svyruoja nuo vienos pastraipos iki kelių puslapių.

Paprastai informacinius biuletenius pasirašo organizacijos vadovas, o masinio pašto siuntimo atveju (pavyzdžiui, visiems įmonės klientams) juose iš viso negali būti rankinio parašo.

Užklausa- tarnybinis laiškas, išsiųstas gauti bet kokią oficialią informaciją ar dokumentus.

Paprastai prašymo laiškai sudaromi taip pat, kaip ir prašymo laiškai. Tyrimo raštus paprastai pasirašo organizacijos vadovas arba oficialiai įgaliotas pareigūnas.

Prašymo laiško tekste turi būti nurodytas poreikio pateikti medžiagą ar informaciją pagrindimas ir faktinis prašymo pareiškimas.

Tyrimo laiškas reikalauja atsakymo laiško.

Atsakymo laiškas

Atsakymo laiškas yra tarnybinis laiškas, sudarytas kaip atsakymas į užklausos laišką arba užklausos laišką.

Atsakymas gali būti neigiamas (atsisakymo laiškas) arba teigiamas.

Atsakymo laiške tekste turėtų būti vartojamos tos pačios kalbos frazės ir žodynas, kurį autorius naudojo iniciatyviniame laiške, su sąlyga, kad prašymo laiškas buvo sudarytas lingvistiškai.

Į atsakymo laiško tekstą neturėtumėte įtraukti nuorodos į gautą laišką („Į jūsų laišką nuo _______ Nr .__ ...“).

Informacija apie iniciatyvų laišką yra įtraukta į atsakymo laiško registracijos numerį. Atsisakymą patartina pradėti nuo atsisakymo pagrindimo: „Ryšium su ...“, nes neigiamas atsakymas turi būti pagrįstas, jūs negalite tiesiog atmesti prašymo be paaiškinimo.

Patvirtinimo laiškas

Patvirtinimo laiškas yra tarnybinis laiškas, kuriame adresatas patvirtina anksčiau pasiektus susitarimus, ketinimus, informacijos, dokumentų ar kitos medžiagos gavimą ir kt.

Pagrindinė tokio tipo raidžių kalbos formulė yra: „Patvirtiname (dokumentų gavimas, preliminarus susitarimas, sutikimas ...)“.

Laiško tekste patvirtinant preliminarų susitarimą būtina trumpai išdėstyti jo esmę.

Jei patvirtinamas dokumentų gavimas, turite juos pavadinti ir tt Patvirtinimo laiškas gali baigtis prašymu, pageidavimu, pasiūlymu.

Ieškinio raštas

Skundo laiškas yra iniciatyvus verslo laiškas, kurio tikslas yra išreikšti skundą ar nepasitenkinimą adresatu.

Pabaigoje reikėtų išreikšti konkrečius pageidavimus ar pasiūlymus situacijai ištaisyti.

Garantinis raštas

Garantijos raštais siekiama adresatui suteikti raštiškas garantijas, kad būtų patvirtinti tam tikri autoriaus (siunčiančios organizacijos) pažadai ar sąlygos, ketinimai ar veiksmai, vienaip ar kitaip paveikiantys adresato interesus.

Garantijos laiškai yra skirti organizacijai ar asmeniui. Laiško tekste žodžio „garantija“ išvis negalima paminėti, nepaisant to, laiškas išliks dokumentu, kuriame yra garantija.

Galima garantuoti apmokėjimą už atliktą darbą, jo atlikimo laiką, darbo kokybę, prekių kokybę, pristatymo laiką, apmokėjimą už gautas prekes ir pan. Šie aspektai gali sudaryti visumos turinį laišką arba būti įtrauktas į laiško tekstą kaip jo komponentą.

Garantiniai raštai yra pabrėžtinai teisinio pobūdžio, pagal statusą atitinka sutartinio pobūdžio dokumentus. Dažniausiai mokėjimui patvirtinti išduodami garantiniai laiškai.

Tokiu atveju privaloma nurodyti sutarties numerį ir sąskaitą faktūrą, pagal kurią turėtų būti atliktas mokėjimas.

Garantiniai raštai išsiskiria aiškumu, tikslumu ir vienareikšmiškumu - nes kalbame apie garantijų suteikimą adresatui organizacijos ar pareigūno vardu ir vardu. Jame turi būti nurodyta atliekamos operacijos rūšis.

Tokie laiškai gali prasidėti pareiškimu apie adresatui suteiktų garantijų esmę, pavyzdžiui: „Šiuo laišku garantuoju ...“.

Kitais atvejais garantiniame rašte gali būti nurodytos priežastys, dėl kurių autorius ketino pareikšti apie savo pasirengimą suteikti adresatui tam tikras garantijas. Šiuo atveju atitinkamas teiginys yra suformuluotas paskutiniame sakinyje, pavyzdžiui: „Mes garantuojame mokėjimą“ arba „Aš garantuoju laiku ir visiškai sumokėti“.

Šio tipo laiškų bruožas yra tai, kad kartu su autoriaus (pavyzdžiui, organizacijos direktoriaus) parašu yra pareigūno, tiesiogiai atsakingo už finansinius ar kitus klausimus, parašas. Jei garantijos raštas siunčiamas kaip įpareigojimas sumokėti už pirkinį, suteiktą paslaugą ir pan., Tada jame turi būti nurodyti mokėjimo organizacijos banko duomenys.

Pagrindinė garantijos laiško frazė gali apimti žodžius ir posakius:

• Mes garantuojame ...
• Mes garantuojame, kad ...
• Tvirtos „Partnerio“ garantijos ...
• Prašome atsiųsti į mūsų adresą grynaisiais pinigais (garantijos rūšis) ...
• Mokėjimą garantuojame ...
• Mes garantuojame ...

Santrauka

Gyvenimo aprašymas yra verslo laiško rūšis, skirta kuo išsamiau ir naudingiau pristatyti specialistą darbdaviui.

Rašydami gyvenimo aprašymą turite aiškiai laikytis kelių taisyklių:

1. Prisistatyk
2. Švietimas
3. darbo patirtis
4. Ar man reikia nurodyti norimą atlyginimo lygį?
5. Ar man reikia pateikti papildomos informacijos apie save?
6. Ar jums reikia asmeninės informacijos?
7. Savo gyvenimo aprašymą pritaikykite darbdavio reikalavimams
8. Požiūris į komandiruotes
9. Rekomendacijų prieinamumas
10. Persiuntimo laiškas

Nėra ir negali būti vieno gyvenimo aprašymo visoms progoms, kurias būtų galima išsiųsti visoms įmonėms be pakeitimų.

Kiekvieną kartą pirmiausia turėtumėte pagalvoti, kokios savybės bus įvertintos naujame darbe, ir pagal jas keisti gyvenimo aprašymą. Gyvenimo aprašyme pateikta informacija turi būti patikima. Nepalikite tuščių vietų savo gyvenimo aprašyme.

Ir svarbiausia, kad gyvenimo aprašymas turėtų būti trumpas: ne daugiau kaip pusantro puslapio. Jūsų gebėjimas formuluoti, apibendrinti yra aukšto bendrojo kultūros rodiklis.

Rekomenduojama, kad gyvenimo aprašyme būtų nuotrauka.

1. Darbo organizacijoje fakto ir terminų patvirtinimas, trumpa informacija apie užimamas pareigas ir atliktas pareigas (dėl privataus asmens rekomendacinio laiško šioje pastraipoje nurodoma, kokiam laikotarpiui ir kokiomis pareigomis laiško autorius žino rekomenduojamą). Pareigų sąraše turėtų būti nurodyta rekomenduojamo asmens kvalifikacija. Jei rekomenduojamas užėmė įvairias pareigas, duomenys apie užimamas pareigas ir atliktas pareigas nurodomi kiekvienam laiko intervalui. Pavyzdys: Vladimiras Aleksandrovičius Sidorovas įmonėje „Vector“ dirbo nuo 1998 m. Kovo 12 d. Iki 2002 m. Kovo 16 d., Įskaitant 1998 m. Kovo 12 d. - 2002 m. Kovo 16 d. - prekybos ir pirkimų skyriaus vadovu, kovo 17 d. 2002 - kaip to paties skyriaus vyresnysis vadovas. Jo, kaip vadovo, pareigas sudarė komponentų tiekimo organizavimas, vyresniojo vadovo - įmonių ir komponentų tiekėjų bei gamybos sąveikos organizavimas.
2. Trumpas rekomenduojamo ir pasiekto sėkmės dirbant organizacijoje profesinių, verslo ir asmeninių savybių aprašymas. Turėtumėte atsisakyti tokių bendrinių žodžių kaip patikimas, kompetentingas, sąžiningas ir pan. kaip lygio žinios ir sunkus darbas atliekant pagrindines pareigas, gebėjimas susidoroti su nestandartinėmis užduotimis, išradingumas, iniciatyvumas, mokomumas, prisitaikymas įvairiose situacijose, emocinis stabilumas, vadovavimo savybės. Čia galite apytiksliai palyginti darbą rekomenduojama kartu su kolegų darbu, nurodyti svarbiausius pasiekimus, jo asmeniškai parengtus ir įgyvendintus projektus. Pavyzdys: Savarankiškai įsisavinau programinę įrangą, savarankiškai ir sėkmingai vedžiau verslo derybas, efektyviai prižiūrėjau pavaldinius ir kt.
3. Priežastys, dėl kurių pasikeitė darbo vieta (pasitraukimas iš organizacijos, persikėlimas į kitą vietą). Tai gali būti organizacijos profilio pasikeitimas, padalinio uždarymas, personalo pasikeitimas organizacijoje, gyvenamosios vietos pakeitimas ir kt.
4. Išvados. Trumpas ir konkretus rekomenduojamo asmens kompetencijos, verslo savybių, jo kūrybinio potencialo ir karjeros galimybių įvertinimas. Rekomendacijos užimti konkrečias pareigas ar pareigas (kai kuriais atvejais patartina nurodyti, kokiu laipsniu rekomenduojate žmogui eiti norimas pareigas: besąlygiškai, griežtai, su tam tikromis išlygomis, nerekomenduojate). Pavyzdys: Sidorovas Vladimiras Aleksandrovičius puikiai išmano technologijas ... (turi didelę patirtį su serverio programine įranga ... arba ... gali savarankiškai dirbti su verslo klientais ... ir tt). Manau, kad ponas Sidorovas gali efektyviai atlikti skyriaus vadovo pareigas, dirbdamas skyriaus vadovo, vidutinio lygio įmonės skaičiavimo skyriaus vedėjo pavaduotojo pareigose.
5. Laišką pasirašiusio asmens kontaktiniai duomenys. Šis punktas ypač aktualus asmenų parašytiems rekomendaciniams laiškams, nes gali būti, kad naujasis darbdavys, perskaitęs rekomendacinį laišką, nori paaiškinti kai kurias detales.

Pranešimas spaudai

Pranešimas spaudai yra informacinis pranešimas žiniasklaidai, kurio užduotis yra atkreipti dėmesį į tam tikrą įvykį (įvykusį ar artėjantį), kad šis įvykis būtų kuo labiau įtrauktas į žiniasklaidą.

Pranešimus spaudai renka ir siunčia įmonių ir organizacijų spaudos tarnybos ir juose yra tam tikros rašymo taisyklės:

• dokumento antraštėje turi būti žodis „pranešimas spaudai“ ir jo išplatinimo data;
• pranešimo spaudai pavadinimas turėtų kuo aiškiau atspindėti jo temą, informacinio pranešimo pranešimą;
• išsamiau pranešimo spaudai pavadinimo esmė gali būti atskleista paantraštėje (tačiau jo buvimas neprivalomas);
• pranešimo spaudai pirmoje pastraipoje turi būti tokia informacija: kas, kur ir kada įvyko (įvyks);
• pranešimo spaudai apimtis neturėtų viršyti pusantro puslapio mašinraščio teksto. Tokiu atveju patartina apsiriboti vienu puslapiu, įskaitant organizacijos blanko parašą ir antraštes bei poraštes;
• pranešime spaudai gali būti citatų iš naujienų kūrėjų - atsakingų organizacijos pranešėjų;
• pranešimas spaudai surašomas ant firminio blanko;
• pranešimo spaudai parašu turi būti nurodytas visas kontaktinio asmens, galinčio suteikti papildomos informacijos pranešimo spaudai tema, pavardė ir jo kontaktiniai duomenys: telefonas (pageidautina mobilusis), el. paštas, ICQ numeris.

Sveikinimo laiškas

„Sveikinimų“ formatas priklauso asmeninio verslo susirašinėjimo kategorijai.

Jis surašytas ant sveikinimo blanko ar atviruko, o kai jis surašomas, gali ir turėtų vyrauti kūrybiškas požiūris. Tai taikoma ir laiško tekstui, ir jo dizainui.

Sveikinimai gali būti asmeniniai (su gimtadieniu) arba didžiuliai (pavyzdžiui, laimingi Naujieji metai).

Pirmuoju atveju adresas adresatui turi būti asmeninis - vardu ir pavarde; antruoju atveju jis gali būti bendras, pavyzdžiui, „Mieli draugai!“.

Be to, abiem atvejais siuntėjas turi asmeniškai pasirašyti sveikinimą (siunčiant masinius sveikinimus naudojama faksimilė).

Asmeniniai sveikinimai

Mišių sveikinimai

Pakvietimas

„Kvietimo“ formatas priklauso asmeninio verslo susirašinėjimo kategorijai.

Jis surašytas ant oficialaus firminio blanko arba atviruko ir jo tikslas yra pranešti adresatui apie tam tikrą šventinį renginį, į kurį jis yra pakviestas.

Kvietime būtinai turi būti informacija apie renginio vietą ir laiką, taip pat jo pavadinimas.

Kvietime turi būti nurodytas priimtinas aprangos kodas (pavyzdžiui, juoda ir kaklaraištis), taip pat asmenų, kuriems taikomas šis kvietimas, skaičius.

Paprastai kvietimas yra asmeninio pobūdžio, tačiau masinių renginių metu jis gali būti beasmenis.

Asmeninis kvietimas

Masinis kvietimas

Padėkos raštas

„Dėkingumo“ formatas priklauso asmeninio verslo susirašinėjimo kategorijai ir yra skirtas išreikšti padėką adresatui.

Paprastai padėka užrašoma oficialiame organizacijos blanke, tačiau jis gali būti išduodamas kaip atvirukas.

Padėkos rašto tekstas parašytas lakonišku, draugiškai oficialiu stiliumi, turint omenyje įvykį, kuris paskatino siuntėją išreikšti padėką adresatui. Jei pageidaujama, galima išvardyti ir kitus adresato nuopelnus.Dėkingumas patvirtinamas asmeniniu siuntėjo parašu, o kai kuriais atvejais - organizacijos antspaudu.

Pavyzdys: Didžiosios Britanijos ministro pirmininko pranešimas SSRS Liaudies komisarų tarybos pirmininkui (1942 m. Balandžio 25 d.) „Esu labai dėkingas jums už jūsų balandžio 23 d. Mes tikrai sveikinsime pono Molotovo vizitą, su kuriuo esu tikras, kad galėsime nuveikti daug naudingo darbo. Labai džiaugiuosi, kad manote, kad galite leisti šį vizitą, kuris, esu tikras, bus labai vertingas “.

Užuojautos laiškas

„Užuojautos“ formatas priklauso asmeninio verslo susirašinėjimo kategorijai ir juo siekiama išreikšti užuojautą ir paramą adresatui dėl kito liūdno įvykio ar netekties.

Rašant užuojautą labai svarbu pasirinkti teisingus nuoširdžius žodžius, kurie tikrai gali paremti adresatą jo sielvarte.

Tuo pačiu metu svarbu išreikšti savo jausmus ir jausmus dėl to, kas įvyko.

Užuojauta surašoma diskrečiu, teisingu stiliumi ant oficialaus firminio blanko ar specialaus atviruko ir patvirtinama asmeniniu siuntėjo parašu.

Verslo laiškas- dokumentas, naudojamas komunikacijai, informacijos perdavimui per atstumą tarp dviejų korespondentų, kurie gali būti ir juridiniai, ir fiziniai asmenys.

Vadovas ar vadybos specialistas pagal savo darbo pobūdį turi parašyti daug dalykinių laiškų.

Verslo laiškus sudaro charakteristikos, gyvenimo aprašymai, rekomendaciniai laiškai, priminimo ir padėkos laiškai, laiškai - kvietimai į pokalbį ar pristatymą, atsisakymo laiškai, ieškinio pareiškimai, skundai ir kt.

Kaip teisingai parašyti verslo laišką

• verslo laiškų popierius turi būti geros kokybės, visiškai švarus, dailiai supjaustytas;
• pageidautina, kad verslo laiško forma būtų su organizacijos logotipu, pilnu pavadinimu, pašto ir telegrafo adresu, telefonu, faksu, el. pašto adresu ir banko duomenimis;
• oficialios verslo raidės spausdinamos lapo priekinėje pusėje be dėmių; visi puslapiai, išskyrus pirmąjį, sunumeruoti arabiškais skaitmenimis;
• paraštės plotis kairėje lapo pusėje turi būti ne mažesnis kaip 2 cm, pastraipa prasideda raudona linija su penkių intervalų įlenkimu nuo kairiojo linijos krašto; tekstas spausdinamas nuo pusantro iki dviejų intervalų; patartina vengti žodžių brūkšnelių;
• viršutiniame dešiniajame verslo laiško kampe po siunčiančios organizacijos adresu įrašoma data, pageidautina, visa (pvz., 2007 m. sausio 2 d.);
• organizacijos pavadinimas arba asmens, kuriam siunčiamas verslo laiškas, pavardė ir adresas yra pritvirtinti kairėje lapo pusėje;
• apačioje, nuo linijos krašto arba lapo centre, parašytas mandagus adresas; pavyzdžiui, „Mielas Ivanas Ivanovičius“; po adreso reikia nurodyti kablelį, tačiau, norint pradėti kitą frazę raudona linija ir didžiąja raide, dažnai dedamas šauktukas;
• dalykinis laiškas baigiasi padėkos žodžiais už bendradarbiavimą ir vilties, kad jis tęsis, išraiška;
• parašas dedamas dešinėje lapo pusėje, po paskutinės mandagumo frazės, pavyzdžiui, „Pagarbiai ...“, pasirašiusiojo pavardė spausdinama po jo ranka parašytu parašu;
• visų rūšių gaunamos korespondencijos rezoliucijos turėtų būti atliekamos pieštuku arba ant atskirų lapų; dalykinis laiškas yra sulankstytas su tekstu į vidų, o svarbiausios verslo raidės nėra sulankstytos, už tai jos siunčiamos dideliais storais vokais;
• į telegrafo prašymą turėtų būti atsakyta per 3 dienas, verslo laiškas - 10; jei prašymą reikia išsamiai išnagrinėti, tuomet per 3 dienas turėtumėte pranešti, kad į verslo laišką buvo atsižvelgta, ir pateikti galutinį atsakymą per 30 dienų.

• mąstymo tikslumas ir aiškumas - trumpi žodžiai, trumpos frazės, trumpos pastraipos
• maksimalus teksto prieinamumas supratimui, paprastų frazių, tiksliai ir nedviprasmiškai išreiškiančių esmę, naudojimas
• raštingumą
• teisingumas

Visos žemiau pateiktos pagrindinės taisyklės pirmiausia susijusios su verslo susirašinėjimu su jūsų partneriais, kolegomis, klientais ir atlikėjais. Jų naudojimas asmeninėje korespondencijoje yra kiekvieno asmeninis reikalas. Tačiau šių taisyklių laikymasis asmeniniame susirašinėjime jums sudarys tik gerą įspūdį.

Verslo el. Pašto etika

Jei staiga nenorite skaityti toliau, apsiribokite bent šiomis pagrindinėmis taisyklėmis:

• Atsakydami naudokite mygtuką „Atsakyti visiems“. Taip bus išsaugotos pradinio el. Laiško gavėjų kopijos, todėl jūsų atsakymas nepraeis pro šalį. Labai rekomenduoju sąsajos nustatymuose paslėpti mygtuką „Atsakyti“. Jei reikia, nepageidaujamus gavėjus galite pašalinti „rankomis“.
• Nepalikite laukelio „Tema“ tuščio.Žmonės, su kuriais susirašinėjate, gali gauti šimtus el. Laiškų per dieną, ir jie naudojasi šiuo lauku norėdami greitai įvertinti el. Laiško svarbą ir turinį.
• Citata raidės. Nepradėkite atsakymo nauja raide, gautame laiške spustelėkite „Atsakyti visiems“ ir neišjunkite atsakymų ir persiuntimų citavimo funkcijos pašto kliento nustatymuose.
• Kai visiškai cituojama(jei jūsų atsakymas į visą laišką) parašykite atsakymo tekstą raidės PIRMOJE, o ne pabaigoje, apačioje.

AR TĘSIS?

Laiškų priėmimas

1. Gautus laiškus reikia perskaityti. Jei gavote laišką, tai reiškia, kad kažkas jį atsiuntė dėl tam tikrų priežasčių (žinoma, šlamštas čia nelaikomas). Jei žmogaus raidės pažymėtos kaip neskaitytos ir jos yra senesnės nei viena diena, jis nežino, kaip dirbti su paštu. Tačiau tai atleista, jei:
   • asmuo mirė arba staiga susirgo;
   • darbas su paštu neįeina į jo tarnybines pareigas (tada jam nereikia verslo el. pašto).
2. Jei nesate vadybininkas, patikrinkite savo paštą bent 2 kartus per dieną: ryte ir po pietų. Jei jūsų atsakymas į gamybos klausimą nėra, gali sustoti kitų žmonių darbas ir atidėti problemų sprendimą.
3. Jei esate vadybininkas, jūsų diena turėtų prasidėti paleidus el. Pašto klientą, kuris visą dieną neišsikrauna ir automatiškai tikrina jūsų paštą. Nustatykite automatinį pašto pristatymą / gavimą bent kas 10 minučių (geriausia 1–3 minutes).
4. Gavote laišką. Jei esate labai užsiėmęs, nedelsdami įvertinkite, iš kur jis yra, temą ir peržiūrėkite ją akimis - tai padės greitai nuspręsti, ar laiškas reikalauja skubios reakcijos, ar gali šiek tiek palaukti.
5. Jei galite, atsakykite iškart. Tai lengviausias ir efektyviausias būdas perkelti savo verslą ir išvengti pašto kamščių rinkimo.
6. Jei suprantate, kad negalėsite atsakyti per 24 valandas, geriau iš karto parašyti „aš atsakysiu per porą dienų“ arba bent jau „aš atsakysiu šiek tiek vėliau“.

Kam, Cc, Bcc laukai

1. Atminkite, kad yra laukų „Kam“, „CC“ ir „BCC“. Tolesni veiksmai (ir susirašinėjimo partnerių veiksmai) priklauso nuo jų gavus laišką:
   • „Kam“ - laiškas ir jame pateikta informacija ar klausimai yra adresuojami tiesiogiai gavėjui. Jei siunčiate klausimą, laukiate atsakymo iš adresato, nurodyto lauke „Kam“. Jei esate gavėjas, turite atsakyti.
   • „CC“ („Copy“) - kopijose esantys gavėjai informavimo tikslais gauna „pastabos“ laišką arba yra „pakviesti liudyti“. Gavėjas kopijose paprastai neturėtų atsakyti į laišką; be to, manoma, kad mandagiai reikia pradėti nuo frazės „atsiprašau, kad trukdau“, kai yra toks poreikis.
   • „BCC“ („akloji kopija“) - laukas „rūmų intrigai“. Nurodydami gavėją šiame lauke, jūs „slapta“ siunčiate jam šį laišką: pagrindinis gavėjas arba tie, kurie yra kopijose, nežinos apie laiško siuntimo šiam asmeniui faktą. Jis taip pat naudojamas masiniam pašto siuntimui, kad visi gavėjai nežinotų jūsų adresų knygos.
2. Atsakydami naudokite mygtuką „Atsakyti visiems“. Taip bus išsaugotos pradinio el. Laiško gavėjų kopijos, o jūsų atsakymas jų nepraleis.
3. NENAŠKITE iš laiško kopijų žmonių, kuriuos ten pridėjo jūsų korespondentas. Jei norite ką nors asmeniškai atsakyti, kad kiti korespondentai negautų jūsų atsakymo, ištrinkite visus iš kopijų, išskyrus tą, kuris parašė laišką (taip, mes niekada nenaudojame mygtuko Atsakyti).
4. Jei gauto laiško laukelyje „Kam“ yra daugiau nei du adresatai, tai reiškia, kad abu šie korespondentai arba vienas iš jų turi atsakyti. Pagalvokite, kad abu turėtų atsakyti - jei laiškas skirtas jums ir kam nors kitam, atsakykite ir jūs (net jei tai atsakymas, pvz., „Šis klausimas tikrai ne man, leiskite atsakyti tokį ir tokį“).
5. Savo ruožtu labai rekomenduojama į lauką „Kam“ neįtraukti daugiau nei vieno gavėjo. Į laišką, išsiųstą dviem, atsakymo negausite nei iš vieno, nes kiekvienas manys, kad kitas atsakys. Ne visi perskaitė šį straipsnį.
6. Persiųsti asmeninę korespondenciją į adresatų sąrašą be korespondentų sutikimo yra neetiška!

Temos laukas

1. Nepalikite jo tuščio.
2. Laiško tema turėtų būti trumpa, tačiau atspindinti pagrindinį laiško turinį. Tokios antraštės kaip „Klausimas“, „Labas!“ arba tuščios antraštės suteikia jums naujokui, neturinčiam pagrindinių verslo rašymo įgūdžių.
3. Atsakydami į vieną iš kelių el. Laiškų su skirtingomis temomis, atsakykite į teisingus. Atsakykite į laišką su tema „Susitikimas antradienį, 18.04“ apie susitikimą ir į laišką „Medžiagos spausdinimui“ apie spausdinimo medžiagas. Taip yra dėl ankstesnės korespondencijos citavimo (žr. Žemiau skyrių „Laiškų rašymas“).
4. Jei jums reikia periodiškai siųsti el. Laiškus, pvz., Savaitines ataskaitas, stenkitės, kad antraštė būtų pastovi, arba bent dalis jos turėtų būti pastovi, kad gavėjas galėtų nustatyti automatines tokio pašto rūšiavimo taisykles.

Rašymo svarba

1. Jei laiške yra informacijos apie neatidėliotinus pakeitimus, sutarties tekstą ar kitą informaciją, į kurią pirmiausia turite atkreipti dėmesį - naudokite svarbą „didelis“, laiškas bus paryškintas „gautuosiuose“.
2. Nenaudokite „didelės“ svarbos veltui - „garsūs“ žmonės erzina, būkite kuklesni.
3. Pažymėkite asmeninį laišką verslo korespondentui arba laišką su juokinga nuotrauka ar nuoroda, kurio svarba yra „maža“.

Laiškų rašymas (atsakymai)

1. Pradėkite nuo pasisveikinimo, tai mandagus. - Sveika, Grija! sako, kad esate tingus parašyti asmens vardą. Netgi tik "Andrejus!" arba "Laba diena!" gana mandagus ir pakankamai.
2. Pasikalbėkite su žmogumi ta pačia kalba. Tai taikoma ne tik rusų / anglų kalbai, bet ir teksto formai. Jei gavote oficialų laišką, neformalus atsakymas į jį bus nepagarbus respondentui ir jūsų žemos kultūros demonstravimas. Oficialus atsakymas į neoficialų kreipimąsi yra raginimas laikytis taisyklių, arba to tiesiog reikalauja įmonės taisyklės.
3. Stenkitės visada atsakyti į paskutinę korespondencijos grandinės raidę, o ne į tarpinę.
4. Ne ispolzuyte translit išskyrus atvejus, kai laiškai siunčiami iš sąlygų, kuriomis sunku įvesti tekstą kitaip (pavyzdžiui, iš mobiliojo telefono arba iš kompiuterio be rusų klaviatūros išdėstymo).
5. Jei jūsų pašto klientas nepalaiko rusų kalbos arba sugadina koduotę, pridėkite atsakymo tekstą su priedu.
6. Verslo laiškas turėtų būti tikslus, glaustas ir konkretus:
   • Tikslumas - įtraukite tikslią informaciją, į kurią kreipiatės (kito laiško data ir tema, susitikimo data, susitikimo darbotvarkės punktas, failo pavadinimas, nuoroda į dokumentą internete ir pan.).
   • Lakoniškas - kai kurie iš trijų puslapių išdėstė tai, ką galima parašyti trimis sakiniais. Tas, kuris aiškiai mąsto, tai aiškiai išreiškia, o jūsų korespondentas tai mato.
   • Specifiškumas - iš laiško turėtų būti aišku, KO TIKRAI reikalaujama iš gavėjo, kokių veiksmų jis nori iš jo.
7. Verslo susirašinėjimas nėra vieta epistoliniams pratimams ir ne vieta emocijoms reikšti. Tam yra forumai, pokalbių kambariai ir kitos elektroninio tarpasmeninio bendravimo priemonės. Lakoniškas verslo tekstas - tai ne sausumas, o laiko taupymas ir minties tikslumas.
8. Jei laiške yra keli klausimai, temos ar užduotys, susisteminkite jas ir atskirkite jas pastraipomis su numeracija arba be jos. Nepertraukiamą minčių srautą sunku perskaityti ir lengva praleisti pagrindinį laiško esmę. Be to, kai kurie žmonės linkę nedelsdami išsiųsti į šiukšliadėžę prastai struktūruotą laišką (nors tai tikriausiai yra ekstremizmas).
9. Atminkite, kad atsakymas į užklausą ar užduotį „Padarykime tai!“ Nebaigtas. „Mes tai padarysime iki tokios datos“, „per tiek dienų“, „po tokio ir tokio įvykio“ - tai yra aiškesni ir tikslesni atsakymai.
10. Jei laiškas suformuluotas taip, kad į jį būtų galima atsakyti tiesiog „gerai“, greičiausiai atsakymas bus gautas daug greičiau. Pvz., Jei turite kelias parinktis, ką daryti, pasiūlykite numatytąją.
11. Tekstas turi būti be klaidų. Akių obuoliai nėra baisu, bet jei rašote ir rašote žodį neteisingai kiekvienoje raidėje, jis tampa pastebimas labai greitai, ir jūsų „trys“ su minusu rusų kalba tampa akivaizdūs (taip pat ir spekuliacinės tolesnės išvados apie jūsų bendrą išsilavinimą ir kultūrą) .
12. Stenkitės nenaudoti laiško html formato. Deja, šis raidžių rašymo formatas yra numatytasis „Outlook“, tačiau jį naudojant, ypač cituojant (atsakant ir persiunčiant), kyla daug klausimų.
13. Jei gavote el. Laišką html formatu, NEKEISKITE jo į paprastą tekstą, tai sulaužys siuntėjo suvokimą apie informaciją, kai gausite jūsų atsakymą. Kuo svarbesnis jums korespondentas, tuo svarbiau išlaikyti tinkamą jo suvokimą. Galite susidoroti su savo atsakymų paryškinimu html citatomis su spalva arba taip pat galite naudoti mygtuką „Sumažinti įtrauką“ html formatavimo skydelyje (nors yra keletas kaprizingų niuansų).
14. Cituokite laiško originalą. Kaip manote, ką tai reikštų? Aš irgi nežinau: Kam: AIST - kūrybingas paukštis Tema: Re: Re: Re: Klausimas Gerai! Vasja
15. Cituojant niekada neredaguokite kito asmens teksto! Tai yra tam tikras laiškų klastojimas.
16. Su visa citata (jei atsakėte į visą laišką), atsakymo tekstą parašykite laiško pradžioje, o ne pabaigoje.
17. Jei į taškus atsakote naudodamiesi kabutėmis, atskirkite citatą tuščiomis eilutėmis Virš ir apačioje, o sakinio pradžioje naudokite didžiąsias raides. Pabandykite rasti atsakymus čia:> siūlome logotipą pakeisti pridedamu,> kadangi šis labai spalvingas fonas nerado logotipo priede> pataisykite užrašą - vietoj „žuvies“ turėtumėte rašyti „vergas“! > kitaip būsime nesuprasti, užrašas buvo ištaisytas, atsiprašau> ir paskutinis ...

    Tamara Vorotyntseva - mokymo įmonės „BUSINESS PARTNER“ (Maskva) plėtros direktorė. Praktikuojantis verslo treneris, knygos „Personalo mokymo sistemos kūrimas“ ir publikacijų verslo leidiniuose Rusijoje, Kazachstane ir Ukrainoje autorius. Interneto adresų sąrašo kūrėjas: „E-mail korespondencija versle“ serveryje subscribe.ru! Knyga yra praktinis vadovas verslo žmonėms, aktyviai bendraujantiems su klientais ir partneriais. Jame pateikiamos priemonės, padėsiančios elektroninį bendravimą padaryti veiksmingą, optimalų laiku ir rezultatu, kuo labiau artimą šiuolaikinės verslo bendruomenės priimamoms normoms ir taisyklėms. Autorius duoda praktinių patarimų, iliustruoja savo pastebėjimus gyvenimiškais atvejais ir daro pagrįstas išvadas. Knygos tekste gausu atpažįstamų tikro verslo susirašinėjimo pavyzdžių. Autorius dalijasi savo pastebėjimais, būdais, „gudrybėmis“, kurios gali smarkiai paveikti verslo el. Jei esate verslo žmogus ir jums svarbu rašyti greitai, glaustai, kompetentingai, laikantis gero verslo stiliaus taisyklių, ši knyga taps patikimu jūsų padėjėju.

    Knyga:

    Dirbdami su laukais „Kam“ („Kam“), „Cc“ („Cc“), „Bcc“ („Bcc“), atminkite, kad tai yra svarbi el. Laiško dalis, turinti įtakos tolesniems dalyvių veiksmams susirašinėjime.

    „Į“ („Tai“).Šiame lauke yra gavėjo, kuriam laiškas yra tiesiogiai skirtas, adresas ir jame esanti informacija. Laiško autorius laukia pagrindinio gavėjo atsakymo. Jei šioje srityje yra du adresatai, laiško autorius laukia atsakymo iš kiekvieno ar vieno iš jų (turėkite tai omenyje, jei jūsų vardas yra gavėjų sąraše). Tuo pačiu metu (jei esate siuntėjas) atminkite, kad nėra labai patartina į lauką „Kam“ („Kam“) įtraukti daugiau nei vieną adresatą. Į laišką, išsiųstą keliems adresatams, galite negauti vieno atsakymo, nes visi manys, kad kitas atsakys.

    
    

    Jei laiškas skirtas jums, bet jo kopijoje yra kitų gavėjų, atsakydami būtinai naudokite mygtuką „Atsakyti visiems“! Taip sutaupysite susirašinėjimo iniciatoriaus nurodytą adresatų ratą.

    „Kopijuoti“ („S“). VŠiame laukelyje nurodykite gavėjų adresus, kurie, jūsų nuomone, turėtų žinoti apie susirašinėjimą šiuo klausimu. Šie adresatai informaciją gauna tik „informaciniais tikslais“. Kopijos gavėjas paprastai neturi atsakyti į laišką, tačiau prireikus jis gali tai padaryti.

    
    

    PASTABA. SVARBU!

    Jei jūsų vardas yra lauke „Cc“ („Cc“), tada, pradėdami susirašinėti, atminkite, kad yra situacijų, kai nepaprastai svarbu būti mandagiam. Naudokite frazes: „Leiskite prisijungti prie diskusijos“ arba „Leiskite prisijungti prie jūsų pokalbio“ arba „Leiskite man pasakyti savo nuomonę“.

    „Bcc“ („Bcc“). Kai kuriose įmonėse šį lauką draudžiama naudoti, nes tai yra priemonė, prieštaraujanti etikos komunikacijos standartams. Šios srities tikslas - pakviesti adresatą tapti „slaptu liudytoju“.

    Jei jūsų verslo praktikoje įprasta naudoti šį lauką savo darbe, pagalvokite apie tai. „Aklosios kopijos“ gavėjas lieka nematomas pagrindiniam gavėjui ir kopijos gavėjams. Kartais siuntėjui ir „slaptam gavėjui“ nėra tinkama išankstinė sutartis (arba vėlesnė informacija) dėl šio informacijos metodo priežasties ir tikslo.

    
    

    PASTABA. SVARBU!

    „Paslėptas“ gavėjas neturėtų kategoriškai vesti korespondencijos iš šio lauko.

    Per pastaruosius dešimtmečius verslo susirašinėjimas el. Paštu įgijo didžiulį populiarumą ir tapo vienu iš pagrindinių verslo bendravimo būdų. Šiandien sunku rasti tokį asmenį, kuris nesinaudotų el. Nepaisant to, daugelis šiandien užduoda klausimą: kad būtų laikomasi visų taisyklių? Kaip kompetentingo laiško pagalba susidaryti gerą siuntėjo įspūdį?

    Šiame straipsnyje aprašomos verslo susirašinėjimo el. Paštu taisyklės, o praktiniai patarimai, pateikti straipsnyje, padės jums išmokti teisingo verslo bendravimo rašant el.

    Daugelis žmonių dieną pradeda tikrindami savo pašto dėžutę, ar nėra naujų pranešimų. Tačiau, deja, nepaisant tokio keitimosi informacija metodo paplitimo, daugelis nežino, kaip teisingai vartoti verslo susirašinėjimo kalbą, klaidindami el.

    Dėl pristatymo greičio jis supaprastina keitimąsi svarbiais oficialiais dokumentais, blankais, pareiškimais, tačiau net ir čia žmonės klysta siųsdami laiškus. Dažnai atsitinka taip, kad rašydami el. Laišką, keisdamiesi bet kokiais failais, adresatai dėl kokių nors priežasčių nesudaro pridedamų eskizų ir neįeina į temą, o tai gali apsunkinti gavėjų darbą. Šio straipsnio tikslas yra atsakyti į klausimą: kaip išsiųsti el. Laišką ir laikytis visų verslo rašytinio bendravimo taisyklių el. Paštu?

    Rašydami el. Laiškus, turite užpildyti visus laukus

    Verslo el. Pašto taisyklės įpareigoja laiško siuntėją užpildyti visus el. Laiške pateiktus laukus, pvz., Laiško gavėjo ir siuntėjo adresą ir vardą. Turi būti aprašyta tema, kuri trumpai apibūdina siunčiamo laiško esmę. Labai dažnai išsiųsto laiško likimas ir jame nurodytos problemos sprendimo greitis priklauso nuo teisingai aprašytos temos. Verslo el. Laiškas turėtų prasidėti sveikinimu - šis paprastas pagarbos gavėjui parodymas yra labai svarbus susirašinėjant. Po sveikinimo turėtų būti tekstas, vadinamas „laiško kūnu“, o pabaigoje parašas, pavyzdžiui, „Pagarbiai, Brisovas Petras Ivanovičius“.

    Sveikinimai verslo susirašinėjime

    Verta daugiau dėmesio skirti šiam klausimui, nes pagarbos gestas yra labai svarbus bet kuriame verslo komunikacijos aspekte. Optimali sveikinimo frazė yra „Laba diena“ arba „Labas“. Verslo korespondencijos vedimas el. Paštu riboja siuntėjo frazių „Labas vakaras“ arba „Labas rytas“ naudojimą, nes gavėjas gali perskaityti laišką daug vėliau, nei buvo gautas. Taip pat nėra teisinga vartoti įprastus posakius, naudojamus sveikinimuose

    Po sveikinimo žodžio ar frazės turėtumėte susisiekti su gavėju vardu ir pavarde, o jei vardas siuntėjui nežinomas, galite praleisti šią akimirką. Po to galite pereiti prie laiško tikslo nustatymo.

    Pridedami failai verslo el. Pašto korespondencijoje

    Jei pagrindinis laiško tikslas yra ne tik rašytinis pasakojimas ir problemos esmės pristatymas, bet ir failo siuntimas, tuomet pirmiausia reikia pridėti siunčiamą objektą. Dažnai atsitinka taip, kad daugelis siuntėjų dėl neatsargumo, laiško tekste išdėstę problemos esmę, pamiršta pridėti reikiamą priedą. Toks aplaidumas gali neigiamai paveikti verslo laiško siuntėjo verslo reputaciją.

    

    Pašto adresas turi būti atpažįstamas ir glaustas

    Verslo el. Pašto taisyklės įpareigoja siuntėją turėti atpažįstamą el. Pašto pavadinimą, kuriame turi būti teisinga informacija apie siuntėjo vardą. Oficialūs laiškai ir apeliacijos atrodo labai nesuprantami ir kvailai, kai el. Pašto adrese nurodomi neoficialūs posakiai ar žodžiai, pavyzdžiui, el. Pašto adresas „limon_petya“. Suaugusiam tai atrodo labai negarbinga. Verslo korespondencijai geriausia sukurti atskirą el. Laišką ir laikytis verslo el. Pašto etiketo.

    Greito atsakymo (atsakymo) funkcijos naudojimas atsakant į anksčiau gautus el

    Funkcija Atsakyti arba Atsakymas (sutrumpintai kaip Re :) padeda vartotojui greitai reaguoti į anksčiau išsiųstus siuntėjo pranešimus. Ši funkcija taip pat turi visuotinę galimybę skaityti ankstesnę korespondenciją su pašnekovu tam tikra tema. Tačiau verslo susirašinėjimo elektroniniu paštu taisyklės įpareigoja siuntėją pervardyti dalykinio laiško temą, jei susirašinėjimo metu pasikeičia diskusijos esmė.

    Prieš rašant verslo laišką, reikia atlikti rašybos ir skyrybos korekciją

    El. Paštas supaprastina keitimąsi informacija, tačiau dalykinėje korespondencijoje neturėtumėte pamiršti rusų kalbos taisyklių, nes neatsargiai padaryta klaida gali turėti įtakos siuntėjo patikimumui. Prieš siųsdami laišką, keletą kartų peržiūrėkite tekstą ir atidžiai patikrinkite, ar jame nėra offografinių ir skyrybos klaidų. Daugelis el. Pašto klientų turi rašybos tikrinimo funkciją, todėl turėtumėte atkreipti dėmesį į raudona linija pabrauktus žodžius. Jei turite abejonių dėl teisingos rašybos, turėtumėte ieškoti pagalbos internete arba patikrinti rašybą naudodami rašybos žodyną.

    

    Paskirties laukas turi būti užpildytas paskutinis

    Kad nebūtų siunčiami nebaigti ar neredaguoti laiškai, verslo laiško gavėjo adresas turėtų būti įvestas paskutinę akimirką prieš išsiunčiant. Ši taisyklė taip pat yra verslo el. Pašto korespondencijos pagrindų dalis. Taip atsitinka, kad užpildžius gavėjo lauką el. Laiške gali būti pateiktas anksčiau naudotų gavėjų sąrašas, čia taip pat turėtumėte sutelkti dėmesį, kad klaidingai nesiųstumėte surašyto verslo laiško trečiosios šalies adresatui.

    Verslo laiško struktūrizavimas

    Teksto struktūrizavimo taisyklės taikomos ne tik popierinėms laikmenoms, bet ir verslo susirašinėjimo el. Paštu taisyklėms. Gavėjui ne visada patogu skaityti didelius laiškų teksto kiekius monitoriaus ekrane. Norėdami supaprastinti šį punktą, turėtumėte suskaidyti tekstą į logiškai suformuotas mažas pastraipas ir vengti sudėtingų sakinių rašydami verslo raidžių tekstą. Optimalus vieno sakinio ilgis verslo laiške turėtų būti ne daugiau kaip penkiolika žodžių.

    Verslo laiško esmė turėtų būti išdėstyta iš esmės

    Be nurodytos dalykinio laiško temos, gavėjas taip pat turėtų būti suinteresuotas aiškiai suformuluotais pagrindinio teksto pirmaisiais ir antraisiais sakiniais. Siuntėjo užduotis - laiško pradžioje nurodyti problemos ar klausimo, kuriuo jis kreipiasi į gavėją, esmę. Pirmajame sakinyje turėtų būti nurodytas verslo laiško siuntimo tikslas. Pavyzdys: „Informuojame, kad prievolės sąlygos pagal 2017-02-01 sutartį Nr. 45„ Dėl birių medžiagų tiekimo “baigiasi. Norėdami pratęsti sutartį, turite pateikti pakartotinį dokumentų paketą “. Paskirto tikslo dėka gavėjas turi galimybę įsigilinti į pagrindinę verslo laiško idėją. Jei laiško tekstas yra per didelis, geriau naudoti objekto pridėjimo funkciją kaip priedą teksto dokumento pavidalu, tačiau tuo pačiu metu turėtumėte palikti pridedamą eskizą su šviečiančiu teksto lauku verslo laišką. Pavyzdys: „Siunčiame jums elektroninę„ Mak-Stroy LLC “laiško kopiją peržiūrėti. Prašome jus informuoti mus apie savo sprendimą dėl 2017-01-02 sutarties „Dėl birių medžiagų tiekimo“ pratęsimo iki laiške nurodyto termino “.

    Į kiekvieną verslo el. Laišką reikia atsakyti

    Yra neigiamų verslo susirašinėjimo pavyzdžių, kai gavėjas dėl tam tikrų priežasčių ignoruoja verslo laišką. Kartais tikrai gali būti atvejų, kai atsakymo neįmanoma pateikti dėl tam tikrų situacijų, pavyzdžiui, laikas problemai išspręsti gali užtrukti kelias dienas arba gavėjas susimąstęs ir negali iš karto atsakyti į pateiktą klausimą. Šiuo atveju reikėtų pateikti trumpą komentarą šiuo klausimu, pavyzdžiui: „Sveiki, Petrai Ivanovičiau. Gavau jūsų laišką, tačiau šiandien man sunku atsakyti, nes turiu konsultuotis su aukštesne vadovybe. Pranešiu apie jūsų problemą mūsų įmonės generaliniam direktoriui ir iki savaitės pabaigos pateiksiu oficialų atsakymą. Pagarbiai, pardavimo skyriaus vadovas Belovas Ivanas Gennadijevičius “.

    

    Verta prisiminti, kad jei atsakymas nebuvo pateiktas per tris darbo dienas, tai verslo laiško gavėjo tylos faktas gali būti vertinamas kaip ignoravimas ir atsisakymas bendrauti su siuntėju.

    Kurdami atsakymo laiškus, turėtumėte atsakyti į visus pateiktus klausimus

    Jei gavėjui išsiųstas laiškas yra tardomasis, tada rašydami laišką turėtumėte atsakyti į klausimus tokia tvarka, kokia yra gautame verslo laiško tekste. Jei buvo užduoti klausimai, siuntėjas tikisi gauti konkrečius atsakymus į juos. Kuriant laišką atsakymai neturėtų būti sunumeruoti, tereikia išdėstyti mintį. Norėdami atsakyti į visus pateiktus klausimus, pirmiausia turite keletą kartų iš naujo perskaityti gautą verslo laišką, o jei klausimų yra per daug, geriau juos parašyti atskirai, kad nepraleistumėte. Jei neįmanoma atsakyti į kai kuriuos pateiktus klausimus, verta pažymėti, kad šiuo metu dėl tam tikrų priežasčių atsakymo pateikti negalima.

    

    Nenaudokite sutrumpinimų, jaustukų ir didžiųjų raidžių

    Yra neigiamų verslo korespondencijos pavyzdžių, kai siuntėjai ją atskiedžia neoficialiais šypsenėlių pavidalo ženklais. Jų naudojimas yra populiarus bendraujant socialiniuose tinkluose, tačiau verslo susirašinėjimo taisyklės nepalankiai vertina tokias emocijų apraiškas, nes gavėjas gali nežinoti tikrosios jų prasmės ir imti jas už nesuprantamų skyrybos klaidų.

    

    Taip pat turėtumėte atsisakyti rašyti tekstą didžiosiomis raidėmis. Internete didžiųjų raidžių žodžių rinkinys vadinamas „prašmatniomis frazėmis“ ir dažniau tokios frazės turi neigiamą atspalvį. Gavėjas, skaitydamas el. Pašto verslo laišką, tokį šriftą gali vertinti neigiamai, o tai neigiamai paveiks prasmės suvokimą. Jei verslo laiške turite pabrėžti bet kurio momento svarbą, geriau naudoti įžangines frazes, pavyzdžiui: „Atkreipkite dėmesį, kad turite pateikti dokumentų paketą, skirtą pratęsti sutartį ne vėliau kaip 2017 m. “arba„ Atkreipkite dėmesį, kad sutarties pratęsimo dokumentai turi būti pateikti iki 2017 02 10 “.

    Nebūtina perduoti neskelbtinos informacijos el

    Perduodant asmeninę ar konfidencialią informaciją, geriau atsisakyti el. Pašto dėžučių, nes kyla grėsmė, kad kibernetiniai nusikaltėliai perims informaciją savo pačių samdinių tikslais. Tokia informacija gali būti: telefono numeriai, slaptažodžiai iš banko kortelių, asmeninės banko sąskaitos ir tt Svarbu prisiminti, kad informacija yra saugoma pašto agento serveryje ir gali būti pavogta įsilaužimo atveju.

    Laiško pabaigoje jį turi pasirašyti siuntėjas

    Kaip minėta anksčiau, kiekviename laiške turi būti specialus parašas. Dažnai pašto dėžučių kūrėjai pristato parašų blokavimo funkciją, kurioje galite įvesti savo pavadinimą, vardą ir kontaktinį telefono numerį. Vėliau šis blokas bus automatiškai rodomas kiekvienos raidės pabaigoje, o tai supaprastins spausdinimą. Svarbu parašą parašyti teisingai, kad gavėjas, atsakydamas į laišką, turėtų galimybę teisingai susisiekti su siuntėju. Parašo pavyzdys gali atrodyti taip: „Pagarbiai, Nikolajus Aleksandrovičius Petrovas, +79810000000“.

    

    Padarius išvadas, galima pastebėti, kad norint suprasti, kaip vykdyti verslo susirašinėjimą el. Paštu, nereikia mokėti papildomų ir sudėtingų pagrindų. Belieka tik laikytis elementarių etiketo taisyklių ir laikytis rusų kalbos normų.