1c godkendelse af ansøgning og forbrug af midler. Undersystem "elektroniske applikationer" til at bruge midler
"Du er nødt til at starte en millionforretning med en mærkbar mangel på pengesedler."
I. Ilf og E. Petrov
Operationel pengestrømsplanlægning eller hvordan man opbygger et pengestrømskontrolsystem
Introduktion
Denne artikel er afsat til operationel pengestrømsplanlægning (herefter benævnt "DC"), og følgende aspekter af denne aktivitet vil blive afsløret:
- rollen af operationel planlægning af DS i virksomhedens liv;
- driftsplanlægningsdelsystem DS i standardkonfigurationen "1C: Manufacturing Enterprise Management rev. 1.3 (release 1.3.32.1)" (i det følgende benævnt UPP);
- funktioner og fejl i et typisk softstarter-undersystem;
- praktisk erfaring med implementering af delsystemet DS operationelle planlægning;
- Mulige muligheder for forbedringer og rettelser af fejl i standard SCP-undersystemet.
1 Rollen af operationel planlægning af DS i virksomhedens liv
Drømmen for enhver CFO (Chief Financial Officer) er fraværet af "cash gaps" (et cash gap er mangel på midler til at opfylde virksomhedens nuværende forpligtelser på et bestemt tidspunkt) i hans virksomhed, og denne drøm er blevet jævn. mere besat under krisen. Penge er drivkraften i en virksomhed, og deres fravær, selv i en kort periode, kan føre til "alvorlig sygdom" eller endda "død" for virksomheden. Årsagen til "cash gaps" er en uoverensstemmelse mellem tidspunktet for modtagelse af midler og deres udgifter, hvilket kan være forårsaget af en række objektive årsager, for eksempel: sæsonbestemte karakteristika for virksomhedens aktivitetsområde. Et eksempel er landbrugs(afgrøde)virksomheder, der pådrager sig hovedomkostningerne om vinteren og foråret og modtager størstedelen af deres omsætning om efteråret. Når der opstår et "cash gap", er virksomheden nødt til at gribe til forskellige foranstaltninger for at eliminere dem, for eksempel: at tiltrække banklån, lån, hastesalg af likvide aktiver mv. Trods de foranstaltninger, der er truffet, vil denne situation på den ene eller anden måde have en skadelig indvirkning på virksomhedens trivsel. Udvikling af et system til planlægning, eksekvering og kontrol af pengestrømme er således en af hovedopgaverne for virksomhedens økonomidirektør.
2 Driftsplanlægningsdelsystem DS i standardkonfigurationen “1C: Manufacturing Enterprise Management rev. 1.3" (herefter benævnt UPP)
UPP har en række dokumenter og rapporter, der giver dig mulighed for at indtaste planer for modtagelse og forbrug af midler, og baseret på disse data, opbygge en betalingskalender. Lad os se nærmere på disse konfigurationsobjekter:
- Dokument " Planlagt pengestrøm": dette dokument afspejler den planlagte modtagelse af DS. Dokumentet angiver en specifik modpart, aftale, pengestrømspost mv. Dokumentet har en særlig funktion "Inkluder i betalingskalenderen"; hvis den ikke er indstillet, vil dataene ikke blive inkluderet i registret "Afregninger med modparter" og som følge heraf i rapporten "Betalingskalender" og andre rapporter .
Funktion 1: Hvis vi efter at have bogført dette dokument ser på rapporten "Opgørelse af forlig med entreprenører", så vil vi i den se en kvittering for beløbet på bilaget, hvilket er det, der skal være resultatet. Og i dette tilfælde er det vigtigt ved indtastning af betalingsbilag (p/p eller PKO) at tilknytte DS kvitteringsplanlægningsdokumentet, ellers vil vi se en fordobling af kvitteringsbeløbene i rapporten. Også, hvis dokumenter ikke er linket, vil forkerte data blive præsenteret i betalingskalenderen. Det er let at lave en fejl, for eksempel hvis du angiver betalingsformen "Kontant" i planlægningsdokumentet og foretager betalingen med ikke-kontant, så vil det i dette tilfælde ikke være muligt at angive forbindelsen mellem dokumenter og , som følge heraf vil der opstå en duplikat. Selvom du bruger mekanismen "Enter baseret på" til at afspejle betalingskendsgerningen, og forbindelsen mellem de to dokumenter vil være synlig i underordningsstrukturen, betyder det ikke, at alt vil gå korrekt gennem registrene.
- Dokument " Ansøgning om udgifter DS": dette dokument er nødvendigt for at afspejle de planlagte udgifter for DS. Samtidig kan dette dokument bruges til at reservere en DS til en bestemt betaling. Dokumentet angiver en specifik modpart, aftale, pengestrømspost mv. Dokumentet har en særlig funktion "Medtag i betalingskalender", hvis den ikke er indstillet, vil dataene ikke blive inkluderet i registret "Afregninger med modparter" og som følge heraf i rapporten "Betalingskalender" og andre rapporter. Dette dokument har også en særlig "Budgettering"-fane, som angiver planlægningsscenariet og budgetomsætningsposten for at overvåge overholdelsen af det tidligere indtastede budget og den planlagte betaling.
Funktion 2: Hvis ansøgningen ikke godkendes, så ender den alligevel i rapporten "Betalingskalender", hvis flaget "Medtag i betalingskalender" er valgt. Vi vil efterlade diskussionen om emnet "Er dette berettiget eller ej" uden for artiklens rammer. Når du indtaster en betaling, er det nemt at lave de fejl, der er beskrevet i afsnittet "Funktion 1".
- Dokument " Afslutning af planlagte indtægter": det angivne dokument er beregnet til at lukke dokumenterne "Planlagt modtagelse af DS", dvs. det planlagte beløb (en del af beløbet) på DS-kvitteringen "fjernes".
Funktion 3: Desværre giver dette dokument ikke mulighed for manuelt at justere slutbeløbet, dvs. programmet ser på balancen i denne plan og alle resten er dækket, hvilket ikke altid er praktisk. For eksempel, hvis vi delvist justerede implementeringsplanen, så burde planen for modtagelse af DS ændres. I dette tilfælde skal du foretage ændringer i dokumentet "Planlagt modtagelse af DS", men "tilbagevirkende" justeringer fører som bekendt ikke til noget godt. Derudover, hvis justeringen af den planlagte modtagelse af DS er indtastet i dokumentet "Lukning af planlagte kvitteringer", så vil det være muligt at spore historikken for ændringer i planer.
- Dokument " Afslutning af anmodninger om forbrugsmidler» er beregnet til at afslutte dokumenter “Ansøgning om DS-udgifter”, dvs. det planlagte beløb (en del af beløbet) for at bruge DS "fjernes".
Funktion 4: lignende nuancer er beskrevet i "Funktion 3".
- Rapporter " Betalingsplan": denne rapport viser kommende DS-udgifter og -kvitteringer, som giver dig mulighed for at se "kassehuller."
Funktion 4 : Standardcertifikatet for rapporten siger: “Rapporten er beregnet til at vise information om planlagte betalinger, kvitteringer og saldi for den valgte tidsperiode" Hvis nogen troede, at vi taler om DS-saldi på foliokonti, tager de dybt fejl. Vi taler om saldi på ansøgninger/planlagte kvitteringer (vi vil se på dette eksempel senere).
- Rapporter " Analyse af DS tilgængelighed": denne rapport viser saldoen på DS i virksomheden, DS reserveret i henhold til DS ansøgninger, samt DS til afskrivning og modtagelse.
- Rapporter " Ansøgninger om at bruge midler" Ifølge UPP-certifikatet kaldes denne rapport "Ubetalte indgående betalinger" og "tilsigtet at indhente oplysninger om indgående betalinger, der er registreret i systemet, men som ingen af de nødvendige handlinger er udført for: afspejling i driftsregnskab eller faktisk pengestrøm (betaling)." J Det er sjovt! For den "rigtige" hjælp, gå til konfiguratoren og se beskrivelsen: "beregnet til at analysere udførelsen af anmodninger om at bruge midler over en vis periode. Kolonnen "Indkommende" viser beløbene for afsluttede ansøgninger, og kolonnen "Udgift" viser udførelse af ansøgninger for perioden (udstedelse af betalingsdokumenter baseret på ansøgninger eller lukning af dem). Saldi ved begyndelsen og slutningen af perioden viser de udestående beløb for ansøgninger."
- Rapporter " Planlagte kvitteringer af DS" Hvis du tror på certifikatet, så er dette stadig den samme rapport " Ubetalte indgående betalinger"J. I konfiguratoren: "designet til at analysere implementeringen af planer for modtagelse af midler, dokumenteret af de relevante dokumenter i en vis periode. Kolonnen "Indgående" viser mængderne af planlagte kvitteringer, og kolonnen "Udgift" viser udførelsen af planer for modtagelse af midler i en bestemt periode (registrering af indgående betalingsdokumenter baseret på dokumenterne til planlægning af modtagelse af midler). ”
- Register over oplysninger « Indstillinger for godkendelse af ansøgninger om forbrug af DS»: Registret er beregnet til at "aktivere" brugen af en mekanisme til at afstemme ansøgninger for en bestemt organisation og periode.
- Vejviser « Koordineringsruter applikationer": denne mappe beskriver ruterne for godkendelse af ansøgninger om at bruge DS.
- Register over oplysninger" Bestil godkendelse ruteindstillinger» foreskriver ruten for godkendelse af ansøgningen, og i standardfunktionaliteten afhænger den kun af ansøgningens afdeling (CFD - center for økonomisk ansvar).
- Behandling "Koordinering af ansøgninger": I denne behandling koordineres anmodninger.
- Yderligere ret " Tillad betaling uden ansøgning» muliggør betaling uden godkendt ansøgning.
Funktion 5:Begrænsning af rettigheder virker ikke (let omgås) hvis:
A) betalingsdokumentet behandles ikke omgående;
B) afkrydsningsfeltet inkluderer ikke attributten "Afspejle i operationelt regnskab";
C) betalingsordre og kontant afregning med operationstypen "Udbetaling af løn". Dette er en UPP-fejl: koden tjekker mod den forkerte tabeldel af dokumentet.
- Yderligere ret " Tillad budgetoverskridelse af kontrollerede værdier» - giver dig mulighed for at ansøge om at bruge midler i tilfælde af, at beløbene på ansøgninger overstiger det planlagte beløb for en kontrolleret budgetpost.
3 Funktioner og fejl i et typisk softstarter-undersystem
Lad os se på funktionerne og fejlene i et typisk delsystem ved hjælp af et specifikt eksempel.
Indledende data (problemforhold):
A) vi introducerer en ny organisation "TRG" i UPP-demobasen;
B) indtast startsaldi af DS ( pr. 11/01/2012): 1 million arbejdere på den løbende konto og 50 tusind rubler. ved registret;
C) vi opretter nye brugere "Indkøbschef" ( Vi installerer ikke den ekstra rettighed "Tillad betaling uden ansøgning") og "Salgschef".
- Salgschefen planlægger at sælge "produkt 1" i denne måned (betaling er planlagt ved bankoverførsel) til et beløb på 600.000 rubler og indtaster dokumentet "Planlagt modtagelse af DS".
Vigtig: Hvis du ikke angiver attributten "Inkluder i betalingskalender", vil den planlagte modtagelse af DS ikke blive inkluderet i rapporten "Betalingskalender" eller "Opgørelse over forlig med modparter". I vores eksempel vil vi installere det.
Lad os se på rapporten "Betalingskalender":
Vær opmærksom på de data, som rapporten vil vise, hvis perioden er sat fra 01.11.12 (fra det tidspunkt, hvor saldi er indtastet):
Det er vigtigt at huske denne funktion!
Bemærk også, at rapporten ikke viser (dette er en rapportfejl) kassebeholdninger i et separat afsnit:
- Som planlagt gik salget igennem, men køberen Jeg betalte for den første levering ved bankoverførsel, A betalt for anden levering kontant. Vi indtaster salgsdokumenter i mængden af 400.000 og 200.000 rubler, derefter indtaster vi via mekanismen "Enter on the basis" en betalingsordre på 400.000 og PKO på 200.000 rubler. Lad os analysere rapporterne:
- Vi genererer rapporten "Betalingskalender" fra 02.11.2012 til 31.12.2012, vi får følgende resultat:
Det planlagte beløb på 200.000 blev tilbage, selvom betalingen gik igennem. Dette skete på grund af det faktum, at vi planlagde alle betalinger ved bankoverførsel, men modtog 200 tusind i kontanter, og derfor kunne ansøgningen ikke "trækkes op" til kontantdokumentet, og endda det faktum, at vi indtastede alle dokumenter " hjalp ikke" ved at bruge den "enter-baserede" mekanisme, og i underordningsstrukturen ser vi kæden:
Vi sletter PKO'en og laver en betalingsordre på 200 tusind, men vi vil ikke sætte tegnet "Betalt". Således vil vi se følgende billede i betalingskalenderen:
- Vi vil planlægge udgifterne til DS i et beløb på 500.000 til at betale leverandører. Lad os indtaste en ansøgning om at bruge DS:
Betalingskalenderen ser således ud:
Bemærk venligst, at udgiften er planlagt til 12/09/12, selvom ansøgningsdatoen er 12/08/12, er dette korrekt, fordi i feltet "forbrugsdato" angav vi den 9.
- Vi godkender ansøgningen. Godkendelse sker fra "Application Approval"-behandlingen, og godkendelsesmekanismen er også tilgængelig via webgrænsefladen. Ved afstemningsbehandling er der en meget praktisk og nyttig funktion til opsætning af rapporter:
Rapporten udvikles og gemmes først i sektionen "Custom Reports" (Service->Custom Reports), derefter bruges den til at vise de nødvendige oplysninger ved godkendelse af ansøgninger. Ved hjælp af denne funktionalitet kan du konfigurere visningen af saldi på løbende konti under hensyntagen til betalinger for godkendte ansøgninger, du kan også vise ansøgningens overensstemmelse med budgettet mv. Muligheden for godkendelse via webgrænsefladen giver lederen mulighed for at kontrollere betalinger uden at være på arbejdspladsen.
- Nu, baseret på den godkendte ansøgning, vil vi indtaste betaling ved udgående betalingsordre, og vi vil også forsøge at omgå mekanismen til at forbyde betaling for mere end beløbet for den godkendte ansøgning:
Som du kan se, når betalingsordren behandles prompte, vises en meddelelse, der angiver, at den tilladte saldo på ansøgningen er overskredet, men når den ikke behandles prompte, fungerer kontrollen ikke, og indkøbschefen formår at betale leverandør mere end lederen godkendte:
På grund af denne fejl, som i rapporten "Betalingskalender", vises "mirakler":
Også ikke sker styring i RKO med flaget fjernet " Reflektere i driftsregnskab."
Der sker ingen kontrol også i Betalingsbekendtgørelsen, i og RKO med operationstypen ”Udbetaling af løn”, som er en fejl i standard UPP.
4 Praktisk erfaring med implementering af et delsystem til operationel planlægning af køretøjstrafik
Lad os nu se på den praktiske erfaring med at implementere dette delsystem i en stor landbrugsbedrift (lad os kalde det "Agro"), mens vi kun vil være opmærksomme på udgiftsdelen af driftsplanlægning, fordi det er det mest interessante og presserende, fordi vi kan påvirke udgifterne, men det er ikke så nemt at påvirke indtægterne.
Implementeringen af det operationelle planlægningsundersystem for flytning af DS i Agro begyndte sammen med omfattende automatisering af regnskab baseret på UPP 1.3. Tidligere førte bedriften optegnelser i 8 forskellige konfigurationer (mere end 5 fjernkontorer i 4 regioner i vores land), og operationel planlægning af trafikstrømme blev udført i Excel. Ved udgangen af måneden sendte datterselskaberne til administrationsselskabet (herefter benævnt administrationsselskabet) både planer for udgifterne til DS og planer for modtagelsen af DS. Ledelsens kassemedarbejdere kontrollerede de tilsendte planer med budgettet, sendte dem derefter til områdecheferne til godkendelse, områdecheferne korrigerede og blev enige om planerne for flytning af DS. Derefter konsoliderede ledelseskassen de planer, som var modtaget fra lederne i områderne, og sendte den endelige plan til generaldirektøren til godkendelse. Den godkendte plan blev sendt tilbage til datterselskaberne, og inden for en måned kontrollerede ledelsens kassemedarbejdere DS'ens bevægelse med den godkendte plan, dvs. kontrollerede dens gennemførelse.
I forbindelse med forberedelsen af systemet til igangsætning i kommerciel drift blev der gennemført en analyse og opbygning af en "som den er"-model af forretningsprocessen "Operationel planlægning af køretøjstrafik". Efter omstrukturering af forretningsprocessen og opbygning af "som den burde"-modellen, blev der udviklet en ny regulering for forretningsprocessen "Operationel planlægning for bevægelse af køretøjer". De nødvendige ændringer blev foretaget i SCP-demonstrationsbasen, og en testcase blev udviklet. Testeksemplet blev testet af alle deltagere i forretningsprocessen, mangler blev identificeret, og der blev udtrykt yderligere ønsker til forbedring af funktionaliteten af SCP. Efter at have fjernet fejlene og foretaget de nødvendige justeringer blev de nye regler for forretningsprocessen "Operationel planlægning af trafikafvikling" godkendt og kommunikeret efter ordre fra generaldirektøren til bedriftens medarbejdere. I nedenstående diagram vil jeg give et eksempel på, hvordan man behandler en ansøgning om at bruge DS efter indførelsen af de nye regler:
Resultatet opnået fra implementeringen af dette delsystem:
- kontrollen med DS' udgifter i holdingselskaberne er blevet styrket;
- hastigheden på udarbejdelsen af trafikplaner for motorkøretøjer er steget;
- eksekveringen af DS-bevægelsesplanen er blevet mere "gennemsigtig";
- "cash gaps" blev undgået.
Jeg vil gerne bemærke, at efter implementeringen af UPP i holdingselskaberne (mere end 120 brugere arbejder online ved hjælp af en webklient eller fjernforbindelse via RemoteAPP) og DS driftsplanlægningsundersystemet, var emnet især: " er ansøgningen om DS-udgifter aftalt eller ej?” blev et af de mest presserende spørgsmål i virksomheden. Fakta kom til overfladen, at holdingselskaberne nogle gange foretog betalinger til leverandører på trods af forbuddet fra administrationsselskabet og uoverensstemmelsen mellem udgifterne og det godkendte budget. Efter at have modtaget et så kraftfuldt kontrolværktøj som et samlet ERP-system, gav dette naturligvis straks et positivt resultat.
5 Forbedringer foretaget under implementeringen af delsystemet
I dette afsnit vil jeg kun beskrive en lille del af de forbedringer, der er foretaget under implementeringen af delsystemet i bedriften.
- Fejl i standardkonfigurationen af softstarter 1.3 er blevet rettet.
- Beløb baseret på ansøgninger om DS-udgifter og DS-kvitteringsplaner begyndte først at optræde i betalingskalenderen efter godkendelse.
- Ordningen for valg af vej for godkendelse af en ansøgning om udgift af DS er ændret. Vejen til godkendelse af en ansøgning begyndte at afhænge af:
- DS artikler;
- ansøgningsbeløb.
- Kun godkendt betalingsordrer kan uploades til klientbanken. I standard UPP aflæses ikke-godkendte varer også.
- Muligheden for at omgå forbuddet mod at foretage en betaling uden en ansøgning er fjernet.
- Historien om ansøgningsgodkendelser er blevet gemt. Brugeren kan til enhver tid se, hvem der har en ansøgning om godkendelse, og hvem (hvornår) godkendte ansøgningen.
- Der er udviklet en mekanisme til "korrespondance" på ansøgninger, som bruges, når en ansøgning passerer godkendelsesruten.
- Behandling af godkendelse af ansøgninger er blevet forbedret. Den anmodning, der blev brugt i den dynamiske liste, var ikke optimal, som et resultat, med en stor mængde af anmodninger, på tidspunktet for godkendelsen frøs behandlingen i 2-3 minutter. Korrespondance med udviklerne vedrørende denne fejl gav ingen resultater, så fejlen blev rettet uafhængigt.
- Behandling er udviklet til at inkludere applikationen i betalingskalenderen, dvs. efter at ansøgningen var godkendt, blev proceduren for udbetaling yderligere fastlagt, med andre ord blev proceduren for at inkludere ansøgningen i betalingskalenderen fastlagt
- Der er udviklet en pakke af rapporter (Betalingskalender, Cash Flow, ordregodkendelsesstatus osv.), der anvendes i bedriften.
I bilaget til denne artikel er der en SKD-rapport til behandling af godkendelse af ansøgninger.
6 Konklusion
Hvis du vil slippe af med pengehuller, så skal pengestrømsplanlægning være en løbende proces. Jo større virksomheden er, jo mere kompleks dens struktur, jo flere typer aktiviteter, jo sværere er det at styre pengestrømmene. Derfor er et samlet ERP-system et stærkt værktøj til planlægning og styring af pengestrømme.
Dokumentet "Anmodning om at bruge midler" er beregnet til at registrere beslutningen om at foretage en kontant eller ikke-kontant betaling (gruppe af betalinger) eller flytte midler. Dokumentdetaljerne og proceduren for deres brug ligner grundlæggende dokumenterne "Betalingsordre (udgående)" og "Kontantudgiftsordre".
Reservations- og placeringsparametre kan udfyldes automatisk. Til dette formål giver dokumentet flag og "Automatisk placering".
Hvis disse flag er indstillet, kan kolonnen "Placering" udfyldes automatisk, når du klikker på knappen "Fyld og post".
Den automatiske og manuelle placeringsordning kan kombineres. Når flagene er sat "Automatisk reservation" Og "Automatisk placering" Du kan manuelt angive placeringsmuligheden for en del af ansøgningsbeløbet. Så når du trykker på knappen "Fyld og post" Der vil kun være en automatisk placering for det resterende beløb.
Når operationstypen er indstillet til " Betaling til leverandøren" eller " Tilbagebetaling til køber" Der foretages ændringer i operationelle afregninger med modparter.
Baseret på dokumentet "Ansøgning om forbrugsmidler" kan bank- og kontantbetalingsdokumenter indtastes. Sådanne dokumenter giver de nødvendige " Ansøgning", som udfyldes efterhånden som du skriver ud fra det, eller kan udfyldes manuelt. Ved bogføring af betalingsbilag med en specificeret ansøgning om forbrug af midler, kontrolleres dokumentbeløbets overensstemmelse med den aktuelle saldo af udestående betalinger for denne ansøgning.
Ved oprettelse af yderligere rettigheder er det muligt at forbyde brugeren at behandle betalingsdokumenter uden at angive en ansøgning om at bruge midler.
Dokumentet "Anmodning om forbrug af midler" kan også tjene som bindeled mellem kontantstyringsdelsystemet og budgetundersystemet. Til dette formål giver applikationen en blok af detaljer svarende til dokumentet "Budgetdrift" (planlægningsscenarie, omsætningspost, centralt finansdistrikt, projekt osv.). Ved at bruge de specificerede detaljer, når du indsender en ansøgning, overvåges overholdelsen af det samlede beløb af godkendte midler til udgifter med de tidligere fastsatte grænseværdier.
Funktioner ved at arbejde med applikationer, når du brugeren
Ansøgningsgodkendelsesmekanismen bruges valgfrit: til en liste over organisationer.
Når du bruger, opstår følgende funktioner:
Den bruger, hvis ansøgning i øjeblikket er ved at blive godkendt
Brugere, der godkender en ansøgning på højere stadier af godkendelse
Andre brugere kan ikke ændre applikationen.status vises i en separat kolonne
Gruppering efter ordrestatus anvendes
applikationer er fremhævet med baggrundsfarve
afvist - pink
Hvis ansøgningen ikke angiver en organisation, deltager denne ansøgning ikke i godkendelsen
Ruten for godkendelse af ansøgningen bestemmes i overensstemmelse med indstillingerne afhængigt af den division, der er angivet i ansøgningen.
Hvis ansøgningen ikke har bestået godkendelsesruten (ansøgningsstatus er ikke "Godkendt"), kan der ikke udstedes et betalingsdokument på grundlag heraf
Hvis ansøgningen begynder at gå gennem godkendelsesvejen, kan ansøgningen ændres
Hvis ordren er i tilstanden "Godkendt", kan den ikke ændres
Hvis ansøgningen går i tilstanden "Afvist", annulleres ansøgningen
Den aktuelle status for applikationer er på listen over applikationer
For at implementere BDDS-økonomikontrolsystemet på tidspunktet for generering af ansøgninger om udgiftsmidler er det nødvendigt at studere samspillet mellem finansafdelingen med andre afdelinger samt udvikle ensartet regulerings- og referenceinformation. Hvis det ikke er muligt at automatisere kontrollen af pengestrømme gennem budgettet, så kan du automatisere det gennem anmodninger om forbrugsmidler.
Tidligere ledede jeg finansafdelingen hos JSC NAPO im. V. P. Chkalova." Dette er en af de største flyfremstillingsvirksomheder i Rusland med en stab på omkring 7.000 mennesker. Virksomheden manglede dog fuldstændig planlægningsregler bruge penge, regler for udarbejdelse af dokumenter til betaling, principper for deres godkendelse. Afdelinger fremsendte anmodninger om at bruge midler og budgetter for måneden eller kvartalet i form af notater. Samtidig var der ikke en enkelt godkendt liste over budgetposter og skemaer samt centre for økonomisk ansvar. Som følge heraf opstod der konstante konflikter mellem økonomiafdelingen og andre afdelinger, medarbejderne klagede over, at ansøgninger gik tabt, ikke blev betalt til tiden, og som følge heraf blev det angivne budget ikke opfyldt.
For at strømline betalinger og sikre kontrol over udgifterne til midler, blev det besluttet at implementere "Treasury"-blokken som en del af et projekt for at implementere et budgetteringssystem baseret på de eksisterende informationssystemer "1C: UPP" og SyteLine. For at opnå dette blev fire problemer løst.
Strukturering af pengestrømme for at kontrollere udgifterne til midler
Først og fremmest blev strukturen for opbygning af et pengestrømsbudget bestemt: pengestrømsposter og deres prioritet, formularer til et betalingsregister og en betalingskalender samt anmodninger om udgifter og modtagelse af midler blev udviklet.
For brugernes bekvemmelighed blev det besluttet at knytte betalingsprioriteten til pengestrømsposter og samtidig begrænse valget af varer afhængigt af aftalen og det centrale finansdistrikt. For at sikre ensartede regler for tilrettelæggelse af betalingsprocessen, der er klare for alle afdelinger, udviklede og implementerede virksomheden en forordning "Principper og procedurer for forbrug af midler." Dette dokument indeholder:
- regler for udarbejdelse af dokumenter til modtagelse og forbrug af midler;
- principper og procedure for godkendelse og rækkefølge af dokumenter til betaling;
- algoritme til operationel og løbende betalingsplanlægning.
En vigtig opgave for regulativet er at sikre, at eventuelle pengeudgifter begrænses til beløb, der ikke overstiger værdien af de relevante poster. DDS i henhold til det godkendte BDDS (årligt, kvartalsvis eller månedligt) for hvert centralt føderalt distrikt.
Introduktion af generering af anmodninger om forbrugsmidler
Når den ansvarlige bobestyrer har behov for at bruge midler, uanset betalingsform (kontant eller ikke-kontant), er han forpligtet til at oprette en betalingsanmodning. Dette dokument er oprettet elektronisk i to systemer: "1C: UPP" eller SyteLine. Betalingsinitiatoren skal udfylde alle de nødvendige oplysninger i ansøgningen. Dernæst uploades dokumenter til forbrug af midler automatisk til informationssystemet "1C: UPP" i statussen "Forberedt" og bogføres der.
- Sådan organiseres et budgetkontrolsystem: projekterfaring
Ved indsendelse af ansøgninger overvåges saldoen under DDS-posten for måneden (kvartal, år) automatisk for hver division (CFD-udfører og CDF-kunde), projekt og kontrakt. Hvis grænsen for en af de DDS-poster, der er angivet i betalingsdokumentet, overskrides, registreres den i 1C: UPP-systemet, men bogføres ikke. Samtidig udsendes en tilsvarende informationsmeddelelse.
I praksis kan følgende situation opstå: Grænsen under DDS-posten er opbrugt, men ansøgningen om forbrugsmidler har høj prioritet, og den var ikke afsat i budgettet for den aktuelle periode. I dette tilfælde kontrolleres dokumentet for muligheden for justering ved hjælp af tilgængelige midler under en anden artikel i DDS for dette centrale føderale distrikt eller ændringer i denne enheds budget.
Hvis der blev truffet en beslutning om at annullere betalingen, eller modparten ikke opfyldte sine betalte forpligtelser (ikke leverede varer og materialer, ikke leverede en service) på en ansøgning om at bruge midler foretaget i 1C: UPP-systemet, så det tilsvarende dokument skal være lukket i 1C: UPP-systemet og nødvendigvis i SyteLine-systemet.
Godkendelse af en ansøgning om at bruge midler sker som følger. Ansøgningen udskrives, de dokumenter, der er nødvendige for betalingen, er vedhæftet den, og den er godkendt af embedsmænd, der er involveret i betalingsgodkendelsesprocessen. Alle godkendte ansøgninger indsendes til økonomiafdelingen i henhold til registeret over modtagelse og overførsel af midler, og de tildeles status "Accepteret".
Udvikling af en ordning for oprettelse af et betalingsregister og en ansøgning om forbrugsmidler
Ansvarlige medarbejdere i økonomiafdelingen opretter dagligt i 1C: UPP-systemet et foreløbigt register over betalinger for kontante og ikke-kontante betalinger for at planlægge betaling til næste hverdag. Registeret omfatter alle ansøgninger, der er indsendt til økonomiafdelingen inden den aktuelle dag kl. 12.00. Samtidig overvåges saldoen under DDS-posten for måneden (kvartal, år) for anden gang for hver division (CFD-udfører og CDF-kunde), projekter, kontrakter.
Hvis den planlagte grænse overskrides i indeværende måned, medtages ansøgningen om forbrugsmidler ikke i betalingsregistret. Samtidig tildeles det i 1C: UPP-systemet status "Afvist", og inden for en hverdag returneres dokumentet under signatur til betalingsinitiatoren for at træffe en beslutning.
Efter dannelse i 1C: UPP-systemet udskrives det foreløbige betalingsregister og aftales med chefen for økonomiafdelingen, regnskabschef og vicedirektør for økonomi og handel. Om morgenen på betalingsdagen indsendes det foreløbige register til generaldirektøren til underskrift. Hvis der efter godkendelse af registret er behov for at ændre nogle betalinger, så ændrer de ansvarlige medarbejdere i finansafdelingen i 1C: UPP-systemet i ansøgninger om forbrugsmidler "Udgiftsdatoen" og udelukker dem fra registret. Herefter tildeles betalingsregistret status "Godkendt", og alle ansøgninger om forbrugsmidler, der indgår i registret, får automatisk en tilsvarende status.
Det er kun muligt at oprette og bogføre betalingsdokumenter (udgiftskontantordrer og betalingsordrer) i 1C: UPP-systemet på grundlag af ansøgninger om forbrugsmidler godkendt af generaldirektøren, med undtagelse af dem, der er inkluderet i det operationelle betalingsregister .
Oplysninger om foretagne betalinger (ansøgninger om at bruge midler) udføres ved hjælp af 1C: UPP-systemet ved hjælp af rapporter som:
- Analyse af registret over ansøgninger om udgiftsmidler;
- Fordeling af betalinger efter DDS-poster, ordrer og finansieringskilder;
- Fordeling af betalinger på FP-poster.
Indberetninger genereres, efter at oplysninger om betaling er indtastet af medarbejdere i økonomiafdelingen, senest to hverdage fra betalingsdatoen.
Alle anmodninger om forbrugsmidler godkendt af indeværende måneds budget, men ikke betalt i denne periode, medtages af de igangsættende afdelinger i budgettet for den næste planlagte måned efter aftale med økonomiafdelingens leder. Han ændrer til gengæld på den sidste arbejdsdag i den aktuelle måned i alle sådanne applikationer parameteren "Udgiftsdato" til den anden arbejdsdag i den næste planlagte måned.
Udarbejdelse af betalingskalender
Med henblik på operationel og løbende pengestrømsplanlægning genereres en betalingskalender i 1C: UPP-systemet baseret på elektroniske dokumenter såsom planlagte kvitteringer og anmodninger om pengeudgifter.
- Betalingskalender: opgaver til oprettelse af et kontantstyringsværktøj
Justering (balancering) af betalingskalenderen udføres dagligt baseret på resultaterne af dens analyse under hensyntagen til ændringer i planer for indbetalinger og betalinger. Under dette arrangement er det nødvendigt at sikre, at den daglige samlede kassebeholdning på alle konti og kasseapparater er ikke-negativ. I de tilfælde, hvor denne værdi er positiv, men der ikke er midler nok på individuelle konti eller i kasseapparatet til at betale udgifter, træffes der beslutning om at flytte penge fra andre konti. Afhængig af størrelsen af saldi, træffes foranstaltninger for at eliminere underskuddet eller bruge virksomhedens frie midler:
- i tilfælde af mangel på midler er det nødvendigt at ændre udgiftsdatoen til en senere dato i de ansøgninger, hvor betalingsdatoen (kritisk) endnu ikke er ankommet;
- hvis der er et overskud, der overstiger størrelsen af den etablerede reserve til uforudsete udgifter, i ansøgninger med en (planlagt) betalingsdato tidligere end den fastsatte frist, efter aftale med betalingsinitiatoren, ændres udgiftsdatoen til en tidligere;
- hvis størrelsen af det likvide overskud overstiger virksomhedens behov, tages der stilling til mulighederne for at anvende de frigivne beløb.
Takket være den implementerede løsning var virksomheden i stand til at implementere dobbelt kontrol af kassebudgettet i realtid, etablere feedback mellem deltagere i processen, reducere risikoen for likviditetsgab og organisere en mere rationel anvendelse af midler.
Larisa Kazakova, PA Polet - afdeling af Federal State Unitary Enterprise GKNPTs im. M.V. Khrunichev"
Har arbejdet i den finansielle sektor i mere end 13 år. Hun var finansdirektør for virksomheder som MarketService LLC, Commercial Equipment Factory Group of Companies og leder af finansafdelingen hos JSC NAPO im. V. P. Chkalova", iLogistica Group of Companies. Siden december 2014 har han arbejdet hos PA Polet, en afdeling af Federal State Unitary Enterprise GKNPTs im. M.V. Khrunichev." Blandt de væsentlige gennemførte projekter er etablering og implementering af ledelsesregnskab med efterfølgende automatisering i BEST-4, "1C: 7" systemet i MarketService LLC; indførelse af et budgetteringssystem, genoprettelse af ledelsesregnskab og finansiel stabilitet i Trade Equipment Plant Group of Companies; udvikling og implementering hos JSC NAPO im. V.P. Chkalov" systemer til overvågning af debitorer, dannelse og overvågning af gennemførelsen af pengestrømsbudgettet. I øjeblikket implementerer han et projekt for at overføre regnskab og skatteregnskab fra mindeordresystemet til 1C: UPP-systemet baseret på 1C: UPP 1.3-platformen i Polet-software.
Forretningsproces "Koordinering og godkendelse af ansøgninger om forbrugsmidler"
Under forhold med en stabil økonomisk tilstand er en virksomhed i stand til fuldt ud og til tiden at opfylde sine forpligtelser - i dette tilfælde behøver virksomheden ikke at optimere udgifterne til midler. På nuværende tidspunkt, i forbindelse med finanskrisen, er mekanismen til at fordele knappe midler mod en virksomheds forpligtelser særlig relevant.
Processen består af seks sekventielle faser:
1. En repræsentant for enheden (ledere, ingeniører osv.) udfylder en ansøgning om at bruge midler på forpligtelser - forskud i henhold til kontrakter og tilbagebetaling af gæld på forligsdokumenter.
2. Afdelingslederen kontrollerer ved hjælp af praktiske værktøjer ansøgninger for rigtighed og retter dem om nødvendigt.
3. Den ansvarlige repræsentant for finanstjenesten (økonomidirektør, viceøkonomisk direktør eller organisationens leder) bestemmer fra hvilke løbende konti, til hvem og med hvilket beløb midler skal overføres.
4. Afdelingslederen fordeler de beløb, der er tilladt til betaling efter konkrete ansøgninger (faktisk efter forpligtelser - ordrer, fakturaer, afregningsbilag).
5. Virksomhedens regnskabsafdeling opretter udgående betalingsordrer på grundlag af ansøgninger godkendt og tildelt til forpligtelser.
6. Betalingsordrer uploades automatisk til klientbanken.
Indsendelse af ansøgninger om forbrugsmidler
Registrering af transaktioner for at bruge midler fra løbende konti begynder altid med planlægning af udgifterne til midler - det vil sige behandling af ansøgninger om udgifter fra alle afdelinger i virksomheden, der er involveret i processen.
Hver virksomhedstjeneste udfylder en ansøgning om udgifter til midler afhængigt af formålet med udgiften (hvert formål med udgiften svarer til en bestemt type operation i dokumentet "Ansøgning om udgifter til midler"). Formålet med udgiften kan ved forudbetalinger være en ordre til leverandøren og ved gældsindbetaling et afregningsdokument.
Hele den planlagte udgift af midler til alle tjenester skal således afspejles i systemet i form af anmodninger om anvendelse af midler.
Dannelse af en ansøgning om udgifter til midler udføres ved hjælp af dokumentet "Ansøgning om udgifter til midler".
Fig.1.
Kontrol af forberedte ansøgninger
Afdelingslederen kontrollerer listen over anmodninger om forbrugsmidler indsendt af underordnede, retter dem og sender dem til finanstjenesten til godkendelse. For at godkende en ansøgning om anvendelse af midler udfærdiges et dokument "Godkendelse af ansøgninger", hvori de udestående dokumenter "Ansøgning om forbrug af midler" udvælges.
Fig.2.
Som følge heraf bekræfter afdelingslederen efter kontrol og justering, at de udfyldte ansøgninger er godkendt og klar til behandling i økonomiservicen.
Fig.3.
Godkendelse af ansøgninger fra finanstjenesten
Efter at hver tjeneste har udarbejdet - udfyldt i systemet - en ansøgning om at bruge midler, træffer finansdirektøren eller den af ham udpegede person en beslutning om deres betaling (hel eller delvis) på den dag. I dette tilfælde kan der tages stilling til hver enkelt ansøgning, samt om en kombination af dem efter et bestemt kriterium - for eksempel om betaling til en bestemt modpart (eller under en bestemt modpartsaftale), eller budgettet for serviceanmodninger som helhed aftales.
Fig.4
Når du træffer beslutning om pengeforbrug, skal du angive, fra hvilken foliokonto de skal sendes. Ved gennemgang af ansøgninger ser økonomidirektøren kassebeholdninger på foliokonti (under hensyntagen til planlagte indtægter og tidligere godkendte betalinger) på fanen "Kontosaldi". Ved at udføre dokumentet godkender økonomidirektøren mængden af midler, der kan fordeles til ansøgninger om at bruge penge på tjenesten.
Fig.5.
Fordeling af godkendte betalinger i henhold til ansøgninger om forbrugsmidler.
Afdelingslederen fordeler ved hjælp af dokumentet "Fordeling af ansøgninger" de beløb, der er godkendt generelt for tjenesten eller specifikt for modparter til de ansøgninger, han har udvalgt til udgifterne til midler.
Fig.6
Hvis den godkendte mængde af ansøgningen er mindre end planlagt, oprettes der automatisk en ansøgning om forbrug af midler for det resterende beløb, som kan indsendes af afdelingslederen til godkendelse af finanstjenesten på en anden dag.
Ved hjælp af et sæt analytiske rapporter kan afdelingens medarbejdere analysere den planlagte, godkendte og udførte mængde af betalinger og afdelingens resterende forpligtelser over for entreprenører.
Registrering af transaktioner baseret på de faktiske udgifter til midler.
Efter at ansøgninger om forbrug af midler har gennemgået godkendelsesprocessen hos økonomidirektøren, indtaster økonomiafdelingen i regnskabsafdelingen på baggrund af de godkendte ansøgninger dokumentet "Udgående betalingsordre". I dette tilfælde, i dokumentet "Udgående betalingsordre" udfyldes alle nødvendige felter automatisk, revisor angiver formålet med betalingen (for en udskrevet betalingsformular) og bogfører dokumentet "Udgående betalingsordre" uden "Betalt ” mærke.
Oprettede og bogførte betalingsordrer fra 1C importeres til Kunde-Bank systemet.
Den næste dag, når der modtages erklæringer fra banken om gennemførte transaktioner, angiver revisor "Betalt" i hver betalingsordre og indgår også i systemtransaktioner for udgifterne til midler, som banken afskrev fra den løbende konto uden accept - udarbejder dokumenterne "Betalingsordre: debitering af midler" og "Betalingsanmodning modtaget". Hvis midler afskrives uden accept til fordel for modparter, skal de relevante tjenester vælge modpartens afregningsdokument, som betalingen er foretaget for, og lukke ansøgningen om forbrug, hvis den tidligere var afsluttet.
Du kan afstemme gennemførte transaktioner på dagens midler med erklæringen ved hjælp af standardbehandlingen "Bankkontoudtog". I standardbehandlingen af "Bankkontoudtog" kan en specialist kontrollere saldoen i begyndelsen, kvitteringer, udgifter og saldoen ved slutningen af dagen for hver organisations bankkonto i forbindelse med dokumenter. Hvis udskriften viser, at dokumentet er delvist betalt, så kan brugeren foretage en delbetaling direkte fra behandlingen.
Først efter at dokumenter om forbrug af midler med tegnet "Betalt" er bogført i systemet, afskrives midler fra konti, og status for afviklinger med modparter ændres.
Konfigurationsmuligheder
Løsningen er beregnet til softwareprodukterne "1C: Manufacturing Enterprise Management 8" og "1C: Trade Management 8".
Udgifter til arbejde
Bestemmes individuelt baseret på kundens specifikke konfiguration.
I den anden del af artiklen vil vi overveje princippet om at oprette "Anmodninger om at bruge midler", sende det langs godkendelsesruten og udstede midler i henhold til den oprettede ansøgning.
Lad os se på et eksempel:
- Indkøbsrevisoren fremsætter en anmodning om forbrug af midler for at foretage en forudbetaling til leverandøren af IP Dobronravov for levering af materialer;
- CFO'en skal gennemgå og godkende ansøgningen;
- På baggrund af den godkendte ansøgning genererer indkøbsrevisoren en kassekvitteringsordre (uden "Betalt"-mærket, men med mærket "Afspejle i operationelt regnskab").
- Seniorkassereren, der har kontrolleret kontantkvitteringsordren, udsteder midler (og markerer dokumentet som "Betalt");
- Kontanttransaktionsbogholderen kontrollerer kassekvitteringsordren (afkrydser afkrydsningsfeltet til afspejling i regnskabs- og skatteregnskaber, så der genereres regnskabs- og skatteposteringer).
For at gøre det nemmere at afspejle transaktioner, lad os skifte grænsefladen til "Cash Management".
Før du begynder at arbejde med ansøgninger om forbrugsmidler, skal du indtaste alle baggrundsoplysningerne. Den første ting, du skal udfylde, er informationsregisteret "Indstillinger for godkendelse af ansøgninger om pengeudgifter." I "Opsætning af godkendelse af ansøgninger" er de organisationer, som denne mekanisme bruges til, og startdatoen for brug af godkendelsesmekanismen angivet. Denne indstilling er nødvendig, så programmet kan bestemme, at organisationen StroyTorg LLC vil bruge en mekanisme til at godkende anmodninger om pengeudgifter fra 01/01/2013.
Det er også nødvendigt at konfigurere koordinationsruter (fig. 2). Denne indstilling er angivet i informationsregisteret "Indstillinger for start af godkendelsesruter": korrespondancen af godkendelsesruter til afdelinger bestemmes. Godkendelsesruten (kataloget "Godkendelsesruter") angiver etapen og listen over godkendende personer på dette stadium. I vores eksempel skal den oprettede ansøgning først gennemgå en godkendelsesfase af økonomidirektøren.
Du skal også oprette informationsregisteret "Opsætning af godkendelse af ansøgninger om forbrugsmidler" (fig. 1) og fastlægge stadierne (ruten) for godkendelse af ansøgninger (fig. 2).
Ris. 1
Ris. 2
Koordinationsrute Ansøgningen fastlægges i overensstemmelse med indstillingerne og afhængig af den afdeling, der er angivet i ansøgningen.
Bemærk at én opdeling kun skal svare til én koordinationsvej. Der skal angives en godkendelsesrute for hver afdeling, ellers vil godkendelsesprocessen for alle ansøgninger, der er oprettet for denne afdeling, ikke træde i kraft.
1. Indkøbsrevisoren opretter dokumentet "Anmodning om forbrug af midler".
I den "Cash Management"-grænseflade, vi har valgt, skal du gå til menupunktet "Planlægning" - "Anmodninger" - "Anmodning om forbrugsmidler" (fig. 3). Lad os oprette en "Ansøgning om at bruge midler" med statustypen "Forberedt" (fig. 5)
Applikationen har flere typer operationer, der gentager operationstyperne "Kontant udgående ordre" og "Udgående betalingsordre" (fig. 4)
I "Anmodning om brug af midler" på fanen "Afregninger med modparter" er grundoplysninger angivet: den modpart til betaling, som midler skal udstedes til, samt aftale, beløb, organisation, division og status.
På fanen "Beskrivelse" kan du angive yderligere oplysninger i enhver form.
Fanen "Tildeling" giver mulighed for at reservere og placere midler (fig. 6). Det betyder, at indkøbsrevisoren i vores eksempel kan reservere midler for at udbetale et forskud til leverandøren, og angive fra hvilken kasse midlerne vil blive udstedt. Reservations- og placeringsparametre kan udfyldes automatisk. Der er flag til dette formål i dokumentet. "Automatisk reservation" Og "Automatisk placering". Hvis disse flag er indstillet, kan kolonnen "Placering" udfyldes automatisk, når du klikker på knappen "Fyld og post". Den automatiske og manuelle placeringsordning kan kombineres.
Dataene på fanen "Budgettering" kan bruges som et link mellem budgetundersystemet og kontantstyringsundersystemet. De oplysninger, der vises på denne fane, tjener til at kontrollere mængden af midler, der er planlagt til udbetaling i overensstemmelse med det planlagte budget (fig. 7).
Da indkøbsrevisoren har begrænsede adgangsrettigheder, kan han kun indstille status "Forberedt" i dokumentet "Anmodning om forbrug af midler", og sådanne statusser som: "Godkendt", "Udskudt", "Aftalt", "Afvist" er indstillet af brugere, ansvarlige for at godkende ansøgningen.
2. Den økonomiske direktør gennemgår og godkender ansøgningen om udgifter til midler i mængden af 120.000 rubler.
Økonomidirektøren kan analysere listen over ansøgninger, der kræver overvejelse, ved hjælp af behandlingen af "Ansøgningsgodkendelsesstatus" (fig. 8).
Når du begynder at behandle "Ansøgningsgodkendelsesstatus", viser den en liste over alle ansøgninger grupperet efter bestemte statusser (tilstande), såsom: "Forberedt", "Godkendt", "Udskudt", "Aftalt", "Afvist". For nemheds skyld kan du vælge "Indstilling af periode" ved hjælp af knappen, for eksempel for en dag, en uge, en måned, et årti, et kvartal, et halvt år, et år osv., og derefter, af alle ansøgninger er det kun dem, der falder inden for en given periode, tilbage.
For at ændre status for ansøgninger om at bruge midler, for eksempel fra "Forberedt" til "Godkendt", skal du bruge en anden behandling ("Ansøgningsstatus").
I denne behandling kan du vælge fra den generelle liste over ansøgninger, for eksempel ansøgninger med status "Afventer godkendelse", "Udskudt", "Afventer godkendelse i tidligere faser", "Behandler" (fig. 9).
Behandling viser en liste over ukoordinerede applikationer, og du kan ændre applikationens status (fig. 10). Du kan gå til denne behandling gennem menupunktet "Planlægning" - "Anmodninger" - "Koordinering af ansøgninger".
Økonomidirektøren kan "godkende" anmodningen om at bruge midler, "udsætte" eller "afvise" den. Når du vælger "Skift status" - "Godkend", markerer afkrydsningsfelterne de ansøgninger, der skal godkendes. De resterende ansøgninger, der var i køen, kan ses i dokumentloggen "Godkendelse af ansøgninger".
Hvis ansøgningen ikke har bestået godkendelsesruten (ansøgningsstatus er ikke "Godkendt"), kan der ikke udstedes et betalingsdokument på grundlag heraf.
Hvis ansøgningen begynder at gå gennem godkendelsesruten, kan ansøgningen ændres:
Den bruger, hvis ansøgning i øjeblikket er ved at blive godkendt;
Brugere, der godkender ansøgningen på højere stadier af godkendelse.
Andre brugere kan ikke ændre applikationen.
Hvis applikationen er i tilstanden "Godkendt", så er den ikke tilgængelig for ændring (bliver inaktiv til redigering), så felterne i applikationen bliver grå for indkøbsrevisor og kan ikke ændres.
3. På baggrund af den godkendte ansøgning udfærdiger indkøbsrevisoren en kassebon med transaktionstypen "Betaling til leverandør" uden mærket "Betalt" for udstedelse af forskud til leverandøren af IP Dobronravov (fig. 11).
Bemærk, at der i den af indkøbsbogholder oprettede kassekvitteringsordre kun er afkrydset afkrydsningsfelterne "Afspejle i ledelsesregnskab" og "Afspejle i driftsregnskab". Afkrydsningsfeltet "Betalt" skal afkrydses af den overordnede kasserer efter at have kontrolleret den korrekte udformning af kassekvitteringsordren. Vi angiver også i kassekvitteringsordren på grundlag af hvilken applikation vi genererer den.
Hvis der i kassekvitteringsordren kun er afkrydsningsfelter til ledelsesregnskab, så genererer et sådant bilag ikke posteringer (regnskaber). Men han foretager posteringer i akkumuleringsregistrene: "Kontanter til afskrivning" og "Afregninger med modparter" (fig. 12). Disse oplysninger går ind i rapporten "Betalingskalender" i afsnittet "Ubetalte udgående dokumenter" (fig. 13).
4. Seniorkassereren tjekker kontantkvitteringsordren, tjekker afkrydsningsfeltet "Betalt" og udsteder kontanter.
Efter at kassekvitteringsordren er betalt, bliver felterne i dokumentet grå og kan ikke redigeres af indkøbsrevisoren og andre deltagere i vores eksempel. Afhængigt af hvilke adgangsrettigheder der er konfigureret for en bestemt bruger, kan visse dokumenter, felter i dokumenter osv. være tilgængelige for redigering.
Bemærk: Hvis der er mange kasseapparater, og du skal markere feltet "Betalt" i hver enkelt, kan du bruge gruppebehandling af kataloger og dokumenter (menupunktet "Service"). Du kan gå til denne behandling ved at gå til den fulde grænseflade, menupunktet "Service" (fig. 14).
For at ændre detaljerne skal du klikke på knappen "Indstillinger" og vælge flaget "Tillad ændring af objektdetaljer". For at lette analysen, lad os indstille flaget "Vis alle kolonner" (fig. 15).
Ved hjælp af gruppebehandling ønsker vi at sætte "Betalt"-flaget i kassekvitteringsordren. For at gøre dette, i afsnittet "Udvælgelse" af gruppebehandling, angiver vi organisationen StroyTorg LLC; Vi vælger kun behandlede dokumenter for perioden fra 01/01/2013 til 21/01/2013 med muligheden "Betalt" - "Nej".
Når du klikker på knappen "Vælg" på fanen "Behandler", vises dokumenter, hvor du skal markere "Betalt" (fig. 16). I linjen "Handling" skal du vælge "Skift detaljer [Link.Paid] - Installer. Og "Løb".
Efter at have ændret værdien af detaljerne, skal du genposte de ændrede dokumenter: i feltet "Handling" skal du vælge "Skift: [Post dokumenter] – Indstil - "Kør" (se fig. 17).
5. Kassebogholderen kontrollerer kassekvitteringsordren (krydser afkrydsningsfeltet for afspejling i regnskabs- og skatteregnskaber, så der genereres regnskabs- og skatteposteringer).
Ydermere, f.eks. ved arbejdsdagens afslutning, kontrollerer en kontanttransaktionsbogholder alle kontantudgående ordrer, der er markeret med "Betalt", og afkrydser BU- og NU-boksene i bilaget, så bilaget genererer regnskabs- og skatteposteringer. (Fig. 18)
Bemærk: hvis der er mange kassekvitteringsordrer, hvor du skal tjekke BU- og NU-boksene, så kan du bruge "Gruppebehandling af opslagsbøger og dokumenter" (fig. 19).
I gruppebehandlingen af mapper og dokumenter markerer vi dokumenterne "Kontantudgående ordre [TC: Betalingsafkodning]", i den tabeldel, hvor du skal markere afkrydsningsfeltet "Afspejle i regnskab".
I feltet "Udvalg" angiver vi, for hvilken organisation vi skal udvælge dokumenter, vi angiver, at vi kun er interesserede i dokumenter behandlet i intervallet fra 01/01/2013 til 21/01/2013 (samt kassekvitteringer, hvori afkrydsningsfeltet "Afspejle i regnskab" er ikke markeret) regnskab"). Når du har udfyldt alle parametre, skal du klikke på knappen "Vælg": Dokumenter, der opfylder de angivne betingelser, vil blive valgt. I den nederste del af behandlingsvinduet skal du vælge "Skift detaljer" - "Afspejle i regnskab" - "Indstil" og klikke på knappen "Kør". Efter at dokumenterne er behandlet, skal de bogføres igen (fig. 16). Så skal du gentage det samme, men for at markere feltet "Afspejle i skatteregnskabet"
Ved bogføring af bilaget "Kontantudgiftsordre" genereres ikke kun bevægelser i regnskabskonti, men også i registre (fig. 20, 21).