Hvordan er referatet fra mødet. Sådan udarbejdes referat af en generalforsamling: almindelige regler for registrering

Møder afholdes i de fleste organisationer uanset ejerform. På dem udveksler medarbejdere og ledere information om aktuelle emner, træffer operationelle beslutninger. For at et sådant arrangement kan afvikles med størst mulig effektivitet, føres der referat fra mødet. Dette dokument har både en informativ og administrativ funktion: det registrerer oplysninger om de rejste spørgsmål og de trufne beslutninger.

Registrering af mødets forløb er sekretæren for organisationens leders ansvar. Denne funktion kan udføres af en anden medarbejder.

Forud for mødets start får sekretæren en liste over inviterede og en vejledende spørgsmålsliste. Deltagerne indsender abstracts. Dette hjælper med at udarbejde en dokumentskabelon for at fremskynde arbejdet med at kompilere den endelige version af protokollen. Er der mange deltagere, så er det tilrådeligt at have et tilmeldingsseddel, hvor det fulde navn vil fremgå. personer, der er dukket op. Efter mødets start fastlægger sekretæren den endelige liste over de fremmødte.

Information registreres af mødesekretæren under arrangementet. For at forbedre nøjagtigheden af ​​logningen anvendes diktafonoptagelser. Alle ord optages på et digitalt medie, og gengives derefter under den endelige udførelse af dokumentet.

Hvis der afholdes et stort møde med et stort antal deltagere, så leder 2 sekretærer punkteringen. Arbejdet fra to specialister på én gang på protokollen vil hjælpe med at fremskynde processen, hvis mødet bliver forsinket.

Separate bemærkninger, bemærkninger, kommentarer, diskussioner af spørgsmål, der ikke er relateret til mødernes emner, afspejles ikke i dokumentet. Protokollen fastlægger den generelle betydning af rapporter, spørgsmål og forslag. De beslutninger og instruktioner, som lederen giver til individuelle kunstnere, registreres nøjagtigt.

Bemærk! Rapporter og spørgsmål behøver ikke at blive skrevet ord for ord.

Hvis lederen har brug for nøjagtige oplysninger, vil han kræve en rapport underskrevet af den ansvarlige medarbejder. På møderne forhandles tingenes tilstand som helhed, så der er ikke behov for en detaljeret journal. Som et resultat heraf opsummerer protokollen mødets forløb: de diskuterede emner, de rejste spørgsmål og de trufne beslutninger.

I nogle tilfælde kræver organisationens ledere nøjagtig den ordrette fiksering af hver sætning. Dette er typisk for møder i moderne virksomheder, hvor en lang række driftsspørgsmål løses ved sådanne arrangementer.

Registrering

Ofte kan man finde henvisninger til, at protokoller skal føres på særlige blanketter. Dette sker, når sådanne møder finder sted i regeringsafdelinger, for eksempel i kommunale regeringer.

I almindelige organisationer indføres der sjældent særlige formularer til logning. Undtagelsen er særlige former for møder, for eksempel arbejdet i bestyrelsen i et aktieselskab.

Referatet fra mødet skal indeholde følgende oplysninger:

1. Obligatoriske detaljer:

• dato og nummer;
• navn på virksomheden;
• type dokument, der angiver begivenheden;
• mødestedet.

Hvert ark er også nummereret, så du nøjagtigt kan spore mødets fremskridt;

1. Liste over deltagere og deres roller. Det er nødvendigt at angive det fulde navn. og positionen for den specialist, der tager referatet, mødelederen, mødelederen og andre deltagere i mødet. I stedet kan benyttes et fremmødeseddel, hvor de ankommende arbejdere skriver under;
2. Hvis der var personer, der repræsenterede andre organisationer ved arrangementet, er de angivet med noten "Inviteret";
3. Hoveddelen af ​​protokollen består af 3 på hinanden følgende blokke:

• Lyttede. Fuldt navn er angivet. og talerens position, talens hovedemne, et resumé af talens detaljer;
• holdt en tale. Det fulde navn er fast. og holdningen til den person, der stillede spørgsmål eller kommenterede indholdet af talen;
• Besluttede. På baggrund af resultatet af rapporten giver lederen instruktioner eller pålægger en beslutning. Beslutningen optages af sekretæren i detaljer, da den er bindende for medarbejderne. Deadlines for færdiggørelse af opgaver er angivet.

Bemærk! Hvis beslutningen stemmes om, skal antallet af stemmer "for", "imod" og undladelser registreres uden angivelse af navne.

1. Sidst i protokollen sættes sekretærens og mødelederens underskrifter. Udskrivning er ikke påkrævet.

Den endelige version af dokumentet udarbejdes et stykke tid efter mødet. Dette kan tage flere timer eller flere dage, afhængigt af mængden af ​​information. Derefter sendes det til underskrift til lederen, der ledede arrangementet.

Derefter sendes protokollen til interesserede parter, eller der laves officielle uddrag af den med instruktioner til specifikke udøvere.

Referat fra driftsmødet

Driftsmødet har flere funktioner:

• En klar frekvens af afholdelse (for eksempel en gang om ugen på et bestemt tidspunkt);
• Stabil sammensætning af deltagere;
• Næsten uændrede emner og spørgsmål;
• Kort varighed.

Disse karakteristika sætter deres præg på udarbejdelsen af ​​referatet fra driftsmødet. Sekretæren kender på forhånd algoritmen for arbejdet, de spørgsmål, der vil blive diskuteret. Dette giver dig mulighed for at fremskynde arbejdet med det endelige dokument, for at danne det meste af det på forhånd.

Mødeprotokollen udarbejdes hurtigt, så dokumentet straks forelægges til underskrift for lederen.

Opbevaring

Når der træffes beslutning om opbevaring af referater, bør sekretæren studere organisationens interne dokumenter.

Referatet fra et bestyrelsesmøde eller en generalforsamling i et aktieselskab skal således varigt føres. Dokumenter er placeret på placeringen af ​​organisationens permanente organ. Denne procedure er fastlagt i beslutningen fra Federal Commission for Securities Market nr. 03-33/ps af 16.07.2003, som indeholder normer for reglerne og betingelserne for opbevaring af visse dokumenter i aktieselskaber.

Normalt opbevares referater fra forskellige møder i 3 eller 5 år, hvorefter de arkiveres og destrueres i henhold til anvisningerne.

Mødereferat er ikke et element af unødvendigt bureaukrati. Det hjælper mødedeltagerne til ikke at glemme dagsordenen og fuldføre lederens instruktioner til tiden. I dag er der elektroniske ressourcer til hurtig udarbejdelse og distribution af sådanne dokumenter. Derfor kan sekretæren hurtigt og bekvemt præsentere den færdige version af protokollen for alle interesserede.

Ved møder, møder, sessioner, konferencer.

Protokollerne dokumenterer aktiviteterne i permanente kollegiale organer, såsom kollegier af udvalg og ministerier, kommunale regeringer samt videnskabelige, tekniske og metodiske råd. Derudover kan møder afholdt af lederne af strukturelle afdelinger, vicegeneraldirektører, direktører også optages.

Det er almindeligt at udarbejde protokoller til dokumentation af midlertidige kollegiale organers aktiviteter (konferencer, møder, seminarer osv.).

Referatet udarbejdes af sekretæren på grundlag af de notater, han førte på mødet. Det kan være korte noter, transskriptioner eller diktafonoptagelser. Til udarbejdelse af referatet indsamler sekretæren referater og taler, udkast til beslutninger inden mødet.

Protokol udstedt på en fælles formular..

Titel, dato og protokolnummer

Protokolhovedet bliver navn på det kollegiale organ eller mødetype. For eksempel protokollen (af hvad?) af mødet i det pædagogiske råd; møder mellem ledere af strukturelle afdelinger mv.

Datoen for referatet er datoen for mødet (referatet udarbejdes normalt efter mødet). Hvis mødet varede flere dage, inkluderer referatdatoen start- og slutdatoerne.

For eksempel: 21 — 24.07.2009 .

Protokollens nummer (indeks) er mødets løbenummer inden for det kollegiale organs kalenderår eller funktionsperiode.

Protokoltekst omfatter følgende dele:

• indledende;
• vigtigste.

Introduktion

I den indledende del af referatet er der efter overskriften angivet navne og initialer på mødeleder og sekretær. Fra en ny linje efter ordet " deltog» anføre i alfabetisk rækkefølge navne og initialer på de tilstedeværende embedsmænd på mødet.

Hvis der var personer fra andre til mødet, så efter ordet "deltog" fra en ny linje, ordet " Inviteret” og en liste over inviterede personer er angivet, i dette tilfælde er organisationens stilling og navn angivet før hvert navn.

I den indledende del af protokollen dagsordenen er sat.

Den består af en liste over emner, der diskuteres på mødet, og fastsætter rækkefølgen af ​​deres diskussion og navnene på talerne (talerne). Hvert punkt på dagsordenen er nummereret med et arabisk tal, det er formuleret ved hjælp af præpositionerne "O" eller "Om". For eksempel: "Ved godkendelse af læseplaner"; "Om at opsummere resultaterne af det akademiske år."

For hvert punkt er der angivet en taler (en embedsmand, der har udarbejdet dette nummer).

Hoveddel

I overensstemmelse med rækkefølgen af ​​emner på dagsordenen udfærdiges teksten til hoveddelen af ​​protokollen - den skal indeholde lige så mange sektioner, som der er punkter på dagsordenen.

Således er header-delen af ​​protokollen altid formateret på samme måde. Men teksten i protokollen kan præsenteres i forskellige former: kort eller komplet.

Kort protokol- fastsætter de emner, der drøftes på mødet, navnene på talerne og de trufne beslutninger. En sådan protokol føres oftest i tilfælde, hvor mødet er af operationel karakter (se fig. 3.3.).

Komplet protokol- indeholder oplysninger ikke kun om de diskuterede emner, de trufne beslutninger og navnene på talerne, men også tilstrækkeligt detaljerede notater, der formidler indholdet af rapporterne og taler fra deltagerne i mødet, alle de udtrykte meninger, spørgsmål og bemærkninger, bemærkninger , stillinger. Fuld referat giver dig mulighed for at dokumentere et detaljeret billede af mødet (se figur 3.4).

Ris. 3.3. Et eksempel på en kort protokol

Ris. 3.4. Et eksempel på en komplet protokol

Ved brug af enhver form for protokol vil dens tekst blive opdelt i lige så mange sektioner, som der er punkter på dagsordenen.

Hvert afsnit har tre dele: “HØRT”, “TALT”, “LØST” (“BESLUTET”), som udskrives fra venstre margen med store bogstaver. Dette design giver dig mulighed for i teksten at fremhæve hovedtalerens tale, deltagerne i diskussionen af ​​spørgsmålet og den operative del, hvori beslutningen er formuleret.

I delen" LYTTEDE» oplyses talens tekst. I begyndelsen af ​​teksten, fra en ny linje i nominativ kasus, er talerens navn angivet. Optagelsen af ​​talen er adskilt fra navnet med en bindestreg. Talen er skrevet i tredje person ental. Det er tilladt at angive i stedet for at optage talen efter efternavnet (“Optegnelse af talen er vedhæftet”, “Tekst til rapporten er vedhæftet”).

I sidstnævnte tilfælde bliver rapporterne et bilag til protokollen.

I delen" UDFØRT» fra en ny linje i nominativ kasus angives talerens navn og efter tankestreg talens tekst eller spørgsmålet (hvis det blev stillet til taleren under talen).

I delen" LØST” (“BESLUTET”) afspejler den beslutning, der er truffet i det spørgsmål, der er under drøftelse. Teksten til den dispositive del er trykt i sin helhed i enhver form af protokollen.

Teksten i hele protokollen er trykt med 1,5 linjeafstand.

Referatet udarbejdes af sekretæren for mødet. Referatet underskrives af sekretæren og sendes til underskrift for formanden senest 3 (tre) hverdage efter mødet.

Signaturer er adskilt fra teksten med 3 linjeafstande. Stillingens navn udskrives fra kanten af ​​venstre felt, det sidste bogstav i efternavnet er begrænset til højre felt.

Den dag protokollen underskrives af formanden, skal den tinglyses.

Uddrag fra protokollen

Et uddrag af referatet er en nøjagtig kopi af den del af teksten i den originale protokol, der vedrører det dagsordenspunkt, hvor ekstrakten er under udarbejdelse. Uddraget gengiver alle detaljerne i formularen, den indledende del af teksten, det dagsordenspunkt, som uddraget er ved at blive udarbejdet på, og den tekst, der afspejler diskussionen af ​​spørgsmålet og den trufne beslutning. Et uddrag af protokollen underskrives kun af sekretæren, som også attesterer det. Certificeringsinskriptionen er skrevet i hånden, består af ordet "True", en angivelse af positionen for den person, der attesterer kopien (ekstrakt), personlig underskrift, efternavn, initialer og dato (se fig. 3.5).

Ris. 3.5. Et eksempel på et uddrag fra protokollen

Uddrag fra protokollerne erstatter nogle gange en sådan administrativ en som en afgørelse. I dette tilfælde tjener ekstrakten som et værktøj til at kommunikere de trufne beslutninger til bobestyrerne. I så fald uddeler sekretæren for eksempelvis bestyrelsen senest 2 (to) dage efter underskrift af mødeprotokollen uddrag af referatet om visse spørgsmål til de ansvarlige bobestyrere. Erklæringerne underskrives af sekretæren.

Uddrag fra protokollerne sendt til en anden organisation er underlagt obligatorisk forsegling.

De originale kopier af referatet udformes af sekretæren i sagerne efter mødetype. Eksempelvis "Protokoller fra generalforsamlinger", "Referater fra bestyrelsesmøder", "Referater af møder med direktøren" mv. Inde i sagen er protokollerne systematiseret efter tal og kronologi. Sager dannes i løbet af kalenderåret.

Referat af mødet - et informations- og administrativt dokument, der registrerer hele processen med at drøfte de rejste spørgsmål, samt beslutninger truffet under dette møde. Vedligeholdelse af dette dokument er en vigtig og obligatorisk del af ethvert møde, som i høj grad bestemmer, hvor effektivt beslutninger om et bestemt emne vil blive implementeret.

Registrering af mødereferater er etableret af Den Russiske Føderations civile lovbog. Artikel 181, stk. 2 definerer de grundlæggende obligatoriske krav og proceduren, hvor protokollerne fra mødet opbevares. Hvordan udarbejder man protokollen korrekt? Hvilke oplysninger skal medtages i referatet fra mødet?

Hvem fører protokollen?

Ansvaret for at registrere mødets forløb og den videre korrekte udførelse af dokumentet påhviler mødesekretæren. Dette kan være den person, der har stillingen som sekretær i organisationen, eller enhver anden medarbejder, der er bemyndiget til at udføre denne opgave. Det er bedst, hvis den af ​​sekretæren udpegede person forstår de spørgsmål, der rejses på mødet. Men hvis sekretæren har travlt med aktiviteter på et andet område, har han ret til at stille opklarende spørgsmål under mødet, så hele mødets forløb kan registreres så nøjagtigt som muligt.

Udover blot at fastlægge mødets forløb, er sekretæren ansvarlig for at forberede mødet. Dette kan være at udarbejde en liste over de tilstedeværende, en plan for den rådgivende proces, arbejde med referater fra tidligere møder. Dette er nødvendigt for at sætte en liste over emner på dagsordenen, som skal drøftes igen.

Formular, obligatoriske afsnit

For at udarbejde en protokol med instruktioner til kontorarbejde anbefales det at bruge en særlig formular. Om denne anbefaling skal bruges, afhænger af beslutningen fra ejeren (lederen) af organisationen. Oftest bruges trykformularer til optagelse i statslige, kommunale, bymyndigheder. De fleste private organisationer bruger en almindelig skabelon udskrevet på en computer og designet på A4-ark.

Uanset formulartypen skal dokumentet indeholde obligatoriske afsnit (for eksempel på referatet fra mødet, se artiklen nedenfor):

• Navnet på den struktur (organisation), hvori kollegiet opererer.
• Titel.
• Dato og registreringsnummer for protokollen.
• Sted (by), hvor mødet afholdes.
• Spørgsmål (dagsorden).
• Hoveddel.
• Underskrifter fra formand, sekretær og mødedeltagere.

Mødereferatet udarbejdes på baggrund af optagelser, herunder lyd eller video, foretaget af sekretæren under drøftelserne. Der er afsat en frist på op til fem arbejdsdage til udførelse af dokumentet, undtagen i nogle tilfælde, hvor andre frister er fastsat efter ordre fra lederen eller lovgivning om visse typer møder.

protokolhoved

Titlen på dokumentet inkluderer navnet, ordet "Protokol" samt navnet på mødet (i dette tilfælde dette møde) og (eller) det kollegiale organ, der afholder mødet. For eksempel: "Referat af produktionsmødet."

Nummer, dato, mødested

Hvert mødereferat skal have et indeks, det vil sige et løbenummer. Det bestemmes af mødets løbenummer fra begyndelsen af ​​kalenderåret (i uddannelsesorganisationer er det muligt at føre optegnelser over nummerering fra begyndelsen af ​​det akademiske år). Registreres referatet af mødet i det midlertidige kollegium, opbevares nummereringen i funktionsperioden.

Datoen for dokumentet vil være mødedagen. Hvis emnerne blev drøftet i mere end én arbejdsdag, bør alle datoer fra begyndelsen til slutningen af ​​diskussionen medtages i referatet af mødet. Eksempel: "22.06.2016 - 24.06.2016" eller "22-24.06.2016"

Sted for udarbejdelse af protokollen - det geografiske navn på den bygd, hvor dette kollegiale organ opererer. Denne sektion må ikke angives i dokumentet, men kun hvis organisationens navn allerede omfatter navnet på bosættelsen. For eksempel: "Samara City Printing House", "Ivanovo Machine-Building Plant" og så videre.

Læg mærke til, hvordan et mødereferat skal begynde (eksempel ovenfor).

Introduktion

For at udarbejde den indledende del af protokollen skal du begynde med mødelederens og sekretærens efternavn og initialer. Den første er en medarbejder i organisationen, der er bemyndiget til at lede mødet. Formandens stilling i organisationen (ifølge personalelisten) er ikke angivet i protokollen. Denne person behøver ikke at være leder af virksomheden. Undtagelsen er referatet fra mødet med direktøren, hvor chefen leder mødet personligt.

I afsnittet "Deltagere" skal du angive alle andre deltagere i mødet. Du kan gøre dette ved at følge disse retningslinjer:

• I afsnittet er i alfabetisk rækkefølge angivet navne og initialer på de medarbejdere, der deltager i behandlingen af ​​de emner, der er sat på dagsordenen, og vedtagelse af beslutninger om dem. Stillinger er ikke angivet.
• Hvis mere end 15 deltagere er til stede på mødet, er deres initialer og efternavn angivet som bilag til protokollen på en særskilt liste.
• Hvis andre medarbejdere i denne organisation eller personer, der er inviteret fra andre organisationer, er til stede på mødet, opføres afsnittet "Inviteret" i protokollen. Efternavne og initialer er angivet her i alfabetisk rækkefølge, og for deltagere fra andre organisationer er deres stilling og navnet på arbejdspladsen yderligere foreskrevet.
• Hver af de fremmødte bekræfter deres deltagelse i mødet med en personlig underskrift.

En tom linje efter sektionen "Deltagere", "Dagsorden" indsættes i mødeprotokollen. Dette afsnit henviser til listen over emner, der er indsendt til mødet. Hvert punkt i protokolsektionen "Agenda" er nummereret med arabiske tal. For at formulere et spørgsmål bruges præpositionerne "Om ..." eller "Om ..." (for eksempel på referatet fra mødet i den del af dagsordenen, se artiklen nedenfor). Hvert punkt skal angive den person, der er autoriseret til at tale om dette emne: "Rapportør: efternavn, initialer."

Hvad er forskellen mellem en fuld protokol og en kort?

Når hoveddelen af ​​dokumentet udarbejdes, er det vigtigt at overveje, om der under mødet føres en kort eller fuld protokol over den deliberative proces. For en kort formular (oftest udarbejdes referatet af operationsmødet på denne måde), skal følgende oplysninger angives i hoveddelen:

• Spørgsmål stillet til mødet.
• Ordfører for dette spørgsmål.
• Beslutningen vedtaget og godkendt af mødet.

Udarbejdelse af en fuldstændig protokol indebærer, at der ikke kun skal fastsættes ovenstående oplysninger, men også detaljerne i talernes taler, information og debatter, der opstod under mødet, tilhørernes meninger, kommentarer og indsigelser samt andre detaljer.

Hoveddel

Hovedparten af ​​protokollen består af sektioner efter antallet af emner på dagsordenen. I dokumentets fulde form indeholder hvert afsnit tre dele, der afspejler processen med at overveje spørgsmålet og træffe en beslutning om det.

Navnene på delene er angivet med store bogstaver fra en ny linje:

• "LYTTEDE". I denne del, under titlen, skal efternavnet på taleren om det emne, der overvejes (i det nominative tilfælde), angives, en redegørelse for rapporten gives med en bindestreg (i tredje person ental). Hvis det af en eller anden grund er umuligt at citere talen i protokollen, er rapportens tekst anført på et særskilt ark som bilag til protokollen, og i afsnittet "HØRT" noten "Rapportens tekst" (taler, taler) er vedlagt” er lavet.
• "TIL STEDE". Denne del registrerer udtalelser fra andre deltagere i mødet om det emne, der behandles, eller spørgsmål stillet under drøftelserne. I dette tilfælde skal talerens efternavn angives (i det nominative tilfælde), og spørgsmålets tekst (talen) angives gennem bindestregen.
• "LØST" eller "LØST". Beslutningen på mødet om dette spørgsmål ligger fast. Afgørelsens tekst skal udskrives i sin helhed, uanset om protokollens fulde eller korte form bevares. Ved afstemningen angives antallet af modtagne stemmer "for", "imod" og "undlod at stemme".

For den korte form af referatet er diskussionen af ​​hvert emne opsummeret i HØRT- og BESLUT-delene. Efter at dokumentet er underskrevet af sekretæren og formanden, får det officiel status og registreres.

Beslutninger truffet under mødet meddeles de udpegede bobestyrere:

• Ved udlevering af kopi af protokollen eller uddrag bekræftet af sekretæren.
• Offentliggørelse af administrative dokumenter (ordrer, beslutninger, instruktioner) for organisationen på grundlag af registrerede beslutninger.

Hvordan gemmer man protokoller?

Til arkivlagring formes referatet til filer med opdeling i mødetyper. Opbevaringsstedet for sådanne dokumenter bestemmes enten af ​​organisationens sekretariat (organisationens strukturelle underafdeling) eller af den gejstlige afdeling. Opbevaringsperioder fastsættes i overensstemmelse med den på virksomheden godkendte nomenklatur over sager.

I moderne ledelsespraksis er mødereferater nødvendige for at dokumentere arbejdet på møder ledet af ledere af forskellige rang. Referater bruges også til at registrere arbejdet med møder, konferencer og seminarer. En prøve og alle de nødvendige regler for udarbejdelse af mødeprotokollen er senere i vores artikel.

I denne artikel vil du læse:

• Hvorfor er mødereferater vigtigt?
• Hvad er den foretrukne form for mødereferater?
• Hvad er nuancerne i referatet fra bestyrelsesmødet
• Hvilke mødereferater skal bruges?
• Hvordan behandles mødereferater?
• Hvor kan jeg finde et eksempel på mødereferat?
• Hvor anbefales det at opbevare mødereferater?

Hvad er mødeprotokollen til?

En protokol, der følger resultaterne af en kollegial ledelseshandling, er nødvendig for at dokumentere den tidligere diskussion af spørgsmål og de trufne beslutninger.

Tjek dine partnere omgående!

Ved du det skattemyndighederne under verifikationen kan hæfte sig ved enhver mistænkelig kendsgerning om modparten? Derfor er det meget vigtigt at tjekke dem, du arbejder sammen med. I dag kan du få information om din partners tidligere checks gratis, og vigtigst af alt, få en liste over opdagede overtrædelser!

Registrering af mødereferater i husligt kontorarbejde har været praktiseret siden begyndelsen af ​​1700-tallet. Så begyndte de for første gang at diskutere spørgsmålet, før de traf en beslutning. Historisk set er protokollen:

– et informationspapir (med dokumentation af diskussionens forløb);

- administrativt dokument (med fastsættelse af beslutningen truffet som følge af diskussionen).

Udarbejdelse af referater i moderne ledelsespraksis er tilvejebragt for at dokumentere aktiviteterne på møder under ledelse af ledere i forskellige rækker. Referater bruges også til at registrere arbejdet med møder, konferencer og seminarer.

Beslutning om behovet for at udarbejde en protokol træffes på møder af den leder, der udpeger dem. Hvis det i løbet af mødet vil blive drøftet at informere medarbejderne om et konkret spørgsmål om afklaring af en tidligere vedtaget beslutning, så er det muligvis ikke nødvendigt at udarbejde referat fra mødet. Dog kan udførelse af protokollen være påkrævet på driftsmødet. I dette tilfælde registreres data om de tilstedeværendes sammensætning, forslag eller udtalelser.

Hvordan opnås implementering af de på mødet vedtagne aftaler

Alexander Shuvalov, Generaldirektør for Thule-Center, Moskva

Selv med det rigtige tilrettelæggelse af mødet Under overholdelse af de etablerede regler, dagsorden og konstruktive overbevisninger sikres det nødvendige resultat ikke altid - virksomheden formår ikke at gennemføre grundlæggende ændringer, som om mødet slet ikke fandt sted. Dette problem er ikke forårsaget af de ansattes dovenskab. Det er nødvendigt at huske det alvorlige problem med ikke at fastsætte aftalen på mødet.

Så som et resultat hænger instruktioner og beslutninger efter mødet simpelthen i luften. Mange er klar til at protestere og hævder, at vi registrerer alle oplysninger i dagbøger. Men situationer er meget almindelige, når en medarbejder "glemte" noget, ikke fiksede det eller blandede det sammen. En person efter mødet glemmer de oplysninger, der blev diskuteret på mødet.

Derfor er udførelsen af ​​mødereferatet for længst blevet en velkendt og obligatorisk regel for mig. For at gøre dette tog sekretæren det passende kursus. Vi fører referater af alle møder i vores arkiv.

Efter mødet skal alle medarbejdere mindes om opgaver - via e-mail eller journal i CRM-systemet og andre programmer, der anvendes i virksomheden.

Skal jeg føre referat af mødet på en særlig formular?

I litteraturen om kontorarbejde er der en redegørelse, hvorefter mødereferater udfærdiges på fælles skema. Den generelle formular til registrering af protokoller og andre dokumenter bruges dog ikke af alle virksomheder. Først og fremmest bruges det af statslige myndigheder og lokale regeringer. I henhold til lovgivningsmæssige retsakter skal disse organer trods alt bruge formularer med billedet af våbenskjoldet (stat, våbenskjold for emnet af Den Russiske Føderation eller kommune), lavet på en typografisk måde. Andre organisationer har ret til selvstændigt at vælge metode til fremstilling af skemaer til referatet af mødet.

Hvis virksomheden ikke arbejder med udskrevne former for mødereferater, træffes valget til fordel for computerskabeloner af formularer - det er mere bekvemt at arbejde med specifikke typer formularskabeloner - breve, ordrer, ordrer, notater, protokoller, andre typer dokumenter.

I dette tilfælde er den generelle formular ikke påkrævet. For at udvikle skabeloner til formularer skal bestemmelserne i standarden 6.30-2003 "Unified Documentation Systems. Ensartet system af organisatorisk og administrativ dokumentation. Krav til papirarbejde” (Afsnit 4 ”Krav til dokumentformularer”).

Sådan skriver du referater fra et møde

1) Protokollens overskriftsdel. Den indeholder følgende detaljer:

- organisationens fulde navn;

- dokumenttype (PROTOKOL);

- nummer og dato;

- det sted, hvor protokollen er udarbejdet;

- overskrift til teksten.

Organisationens navn skal angives sammen med den juridiske form. Det skal svare til organisationens officielle navn (specificeret i organisationens regulativ eller charteret). Det er også nødvendigt at angive den juridiske form fuldt ud og ikke som en forkortelse.

• Salgstræning: hvad du skal vide, før du starter

Hvis virksomheden har et officielt registreret forkortet navn, er det muligt at angive det i linjen under det fulde navn - i parentes. Hvis virksomheden har en moderorganisation, er navnet på sidstnævnte angivet over navnet på den organisation, der udgør dokumentet (anbefales i forkortet form).

For eksempel:

Offentlig virksomhed
Agenturet "Distribution, behandling, indsamling af tryk"
(OJSC Agency "Rospechat")

Lukket aktieselskab "Nye teknologier"

Datoen for referatet er mødedagen. Hvis mødets varighed var flere dage, så er datoerne fra mødets begyndelse til slutningen angivet i protokollens dato (og ikke begrænset til datoen for underskrivelsen af ​​protokollen), som kan udfærdiges nogle få dage efter selve mødet).

Referatet er nummereret inden for et kalenderår, så antallet (indekset) af referatet er repræsenteret ved mødets løbenummer. Det tildeles særskilt for hver gruppe af referater, der udgør virksomheden - referater fra direktoratets møder, referater fra generalforsamlinger for aktionærer, referater fra møder i arbejderkollektivet og referater fra møder i teknisk råd er nummereret separat.

Sammenstillingssted - dets angivelse er vigtig i tilfælde, hvor mødet afholdes i en anden lokalitet, og ikke på virksomhedens placering. Sammenstillingsstedet er angivet under hensyntagen til den administrativ-territoriale opdeling, kun almindeligt accepterede forkortelser er tilladt.

Overskriften til teksten er indeholdt i protokollen, der angiver typen af ​​kollegial aktivitet (møde, møde, session osv.) og navnet på det kollegiale organ i forældresagen. For eksempel møder i arbejdskollektivets møde eller møder mellem lederne af strukturelle afdelinger.

Detaljerne i overskriftsdelen kan placeres på en kantet eller langsgående måde. Retten til at vælge den passende mulighed forbliver hos virksomheden.

2) Den indledende del af teksten. Efter titlen indsættes forbogstaver og efternavne på formanden og sekretæren for mødet. Det skal tages i betragtning, at formanden i referatet er den embedsmand, der leder mødet, hans stilling fremgår ifølge personalelisten ikke i teksten.

Sekretæren er ansvarlig for at tilrettelægge mødet, dokumentere dets aktiviteter, udarbejde og udarbejde referat. Det er ikke nødvendigt, at mødesekretæren er ex officio-sekretær. Når alt kommer til alt, kan denne officielle pligt for en medarbejder være yderligere. Hvis det udføres konstant, er det nødvendigt at regulere det efter jobbeskrivelse. Dette arbejde betros medarbejderen af ​​lederen, hvis det udføres som engangsopgave.

Formand - Pankov Yu.P.

Sekretær - Egorova D.L.

Tilstede: Bespalov A.D., Korneev N.R., Lunkov E.N., Marinina E.M., Ustinov A.K.

Inviterede: administrerende direktør for SMU nr. 15 JSC Shuvalov T.B., finansdirektør for SMU nr. 14 JSC Osmanova M.T.

Efter ordet "Deltager" på en ny linje skriver vi i alfabetisk rækkefølge initialer og efternavne på de i mødet deltagende firmaets embedsmænd. Hvis organisationens embedsmænd inviteres til at deltage i mødet, skal de være opført i sektionen "Inviteret" i alfabetisk rækkefølge (efternavn og initialer) uden at angive stillingen. Når du deltager i mødet med repræsentanter for andre organisationer, er det også nødvendigt at angive stillinger og navne på virksomheder.

En liste over mødedeltagere og inviterede udskrives med en linjeafstand. Derefter efterlades en tom linje, og dagsordenen udskrives efter en linjeafstand. Det er sædvanligt at udskrive hoveddelen af ​​teksten med 1,5 linjeafstand.

• Serviceaftale: prøve, typiske fejl

Udarbejdelse af deltagerlisten er sekretærens ansvar. Listen er dannet på forhånd i retning af hovedet. Denne liste justeres på dagen for begivenheden afhængigt af den faktiske tilgængelighed af embedsmænd.

Hvis der udarbejdes referat af mødet for et udvidet (med deltagelse af mere end 15 personer) eller et fast kollegialt organ, er deltagernes navne ikke anført, men antallet af deres samlede antal er angivet. Dette antal bestemmes i henhold til registreringsdataene - i dette tilfælde indgår registreringslisten i antallet af bilag til protokollen. I dette tilfælde skal referatet af mødet afspejle følgende data:

Tilstede: 19 personer (liste vedhæftet).

Dagsordenen fremgår af den indledende del af protokollen. Indholdet af dagsordenen fastlægges af den leder, der udpeger mødet, som også forestår dets afvikling. Hvis dette dokument blev distribueret før mødet, så skal oplysningerne fra det overføres til protokollen.

• Omsætningsaktiver i en virksomhed: koncept, ledelse og analyse

Dagsordenen indeholder de emner, der vil blive diskuteret ved arrangementet, og fastsætter navnene på talerne og rækkefølgen af ​​diskussion af disse emner.

Protokollen for hvert emne skal indeholde initialer og efternavn på taleren.

Dagsorden:

1) Om godkendelse af informationssikkerhedsregler.
Rapport fra lederen af ​​informationsafdelingen Doronina Yu.R.

2) Om at foretage ændringer i bemandingstabellen.
Tale af I. N. Sergeev, vicegeneraldirektør

3) Hoveddelen af ​​teksten

Referater fra virksomhedens møde, afhængigt af tekstens præsentationsform, kan være fuldstændige og korte. Protokollens former adskiller sig kun i fuldstændigheden af ​​dækningen af ​​mødet. Disse formularer indebærer ikke forskelle i design:

Kort protokol - dette dokument retter:

– emner, der blev drøftet på mødet;

– navne på talere (højttalere);

- trufne beslutninger;

Denne protokol udføres normalt for følgende tilfælde:

- når mødet er transskriberet eller optaget på en diktafon;

- på et driftsmøde er det vigtigt at fastlægge beslutningen uden at uddybe diskussionsforløbet.

Den korte protokol fra organisationens møde tillader ikke at bestemme forløbet af diskussionen af ​​spørgsmålet, de fremsatte kommentarer, udtalelser, processen med at udvikle den administrative del - ledelsesbeslutningen.

Den fulde protokol har til formål at dokumentere et detaljeret billede af, hvad der sker, herunder indholdet af mødedeltagernes rapporter og taler, alle udtrykte meninger, stillede spørgsmål, kommentarer, bemærkninger og holdninger.

Derfor forudsætter den fulde protokol tilstedeværelsen af ​​tre dele for hvert emne under diskussion - "HØRT", "TALT", "LØST" ("BESLUTT"). Og kort sagt kun to: "VI LYTTEDE" og "LØST" ("BESLUTTEDE").

Brødteksten indeholder et antal sektioner svarende til antallet af punkter på dagsordenen. Sektioner er nummereret i overensstemmelse hermed. Hvert afsnit indeholder 3 dele til den fulde protokol - "HØRT", "TALT", "LØST" ("BESLUTT"). Den korte protokol indeholder 2 dele. Indtast disse ord fra venstre margen med store bogstaver.

I teksten til protokollen, efter ordet "HØRT", er det nødvendigt at angive hovedtalerens navne og initiativer i genitiv-tilfældet med en erklæring gennem stregen på optagelsen af ​​hans tale. Som regel gives præsentationen fra 3. person ental i datid. Hvis der udarbejdes en skriftlig rapport med aflevering til sekretæren, kan kun rapportens emne angives i protokollen med tilføjelsen "rapportens tekst er vedlagt". Overvej et eksempel:

1. LYTTET:

Petrova V. Yu. - om resultaterne af implementeringen af ​​salgsafdelingens arbejdsplan for 4. kvartal 2015. Han bemærkede, at planen var 100% opfyldt.

1. LYTTET:

Petrova V.Yu - teksten til rapporten er vedhæftet.

Navne og initialer på deltagerne i diskussionen skal angives i protokollen efter ordet "TALTE". Hvert efternavn og initialer i protokollens tekst udskrives fra en ny linje i nominativ kasus.

Optagelser af talen er angivet efter efternavnet gennem en bindestreg med en præsentation fra tredje person ental. Denne del indeholder også spørgsmål, der blev stillet under rapporten eller efter dens afslutning, med angivelse af svarene på dem.

Hvis der ikke er diskussioner eller spørgsmål på mødet, udelades "TALE"-delen, dette fragment består kun af 2 dele "HØRT" og "LØST" ("BESLUTET"). Måske er dette også for den fulde protokol, når man overvejer nogle af emnerne på dagsordenen.

Ordet "BESLUTET" (eller "BESLUTET") efterfølges af teksten til den operative del af det relevante dagsordenspunkt. Når der træffes flere beslutninger om et emne, vil de blive nummereret med arabiske tal. Det første ciffer viser varens nummer, det andet ciffer viser nummeret på den trufne beslutning.

Især hvis der træffes beslutninger i henhold til første afsnit 3, vil de blive angivet som 1.1, 1.2 og 1.3.

Hvis der kun træffes én beslutning på 2. spørgsmål, angives ikke 2, men 2.1.

1.1. At udarbejde et uddannelsesprogram for sælgere af virksomhedens fuldtidsansatte specialister for 2. kvartal 2009 senest den 03.03.2009. Ansvarlig - lederen af ​​personaleafdelingen Ushakov L.B.

1.1. Til lederen af ​​personaletjenesten Ushakov L.B. at udarbejde et uddannelsesprogram for sælgere af Selskabets fuldtidsansatte specialister for 2. kvartal 2009. Deadline - 03.03.2009.

Ifølge sædvanlig praksis med at udarbejde referat af mødet, er det ikke meningen, at afstemningsresultatet skal fastsættes. Selvom der blev foretaget en afstemning, skulle det afspejles i det operative afsnit. Referater fra generalforsamlinger involverer en masse detaljer - herunder når afspejler stemmedata om beslutninger, fastsættelse af disse beslutninger i tællekommissionens protokoller samt protokollen fra generalforsamlingen af ​​aktionærer. Overvej et eksempel:

1.1. Godkend kandidaturet til Fedorov A.E. til stillingen som finansdirektør i selskabet.

1.1. Godkend årsrapport, balance, resultatopgørelse for 2014; Udviklingsplan og liste over de vigtigste opgaver for 2015.

Afstemningsresultater: "FOR" - 78 stemmer (97,5 % af det samlede antal stemmer, der deltager i mødet); "IMOD" - nej; "UDSTEDT" - 2 stemmer (2,5% af det samlede antal stemmer, der deltager i mødet). Beslutningen blev truffet med 78 stemmer. Protokol nr. 2 til tællekommissionen er vedlagt.

Er referatet fra mødet juridisk bindende?

Referatet udarbejdes på grundlag af ordret, håndskrevne eller lydoptagelser taget på mødet. Efter mødet genskriver sekretæren notaterne, arrangerer dem i overensstemmelse med de oplyste krav og indsender dem til mødelederen til redigering. Protokollen, underlagt denne regel, er underskrevet og får et officielt dokuments kraft.

Protokollens juridiske kraft - dens pålidelighed, officielle, indiskutable - afhænger af reglerne for registrering. Standarddefinitionen antager: "retlig kraft er en ejendom af et officielt dokument, der er meddelt det af den nuværende lovgivning, kompetencen hos det organ, der har udstedt det, og den etablerede procedure for registrering." Hvis de angivne registreringsregler overholdes, er protokollen for organisationens møde tildelt retskraft, når den er underskrevet af 2 personer - formanden og sekretæren.

Referatet fra organisationens møde er et internt dokument, derfor angiver det som regel ikke forseglingen.

Hvis referatet fra organisationens møde er udarbejdet på flere sider, er det nødvendigt at nummerere den anden og efterfølgende sider. Sidetal er sat ned med arabiske tal uden at angive ordet "side" (side), uden brug af anførselstegn, bindestreger og andre tegn.

Hvad er forberedelsestiden for protokollen

Hovedreglen foreslår, at fristen for udarbejdelse af referatet ikke overstiger fem dage. En bestemt dato for klargøring af referatet kan fastsættes af den leder, der ledede mødet, eller formanden for et fast kollegialt organ. Fristen for udførelse af protokollen kan fastsættes i det kollegiale organs vedtægter.

For nogle sorter er der dog fastsat klare frister i henhold til visse dokumenter.

Beslutninger, der er truffet inden for rammerne af mødet, skal meddeles medarbejderne enten ved post eller kopier af hele protokollen eller som uddrag af konklusionen. Bekendtgørelse af ansatte i små virksomheder udføres nogle gange mod underskrift, efter at der er udarbejdet et ark til fortrolighed med protokollen.

Det praktiseres også at forberede sig på baggrund af beslutninger truffet af andre administrative dokumenter - for eksempel en ordre fra virksomhedens leder eller en beslutning fra et kollegialt organ.

Jeg bruger en iPad til at koordinere mødereferaterne

Ilya Alyabushev, produktdirektør hos IDESIDE, forretningskonsulent inden for opbygning af distribuerede teams af ledere, analytikere og udviklere, Moskva

Når jeg koordinerer referatet af mødet med partnere, arbejder jeg ved hjælp af iPad. Jeg bruger PDF Converter og PDF Expert, når jeg kommenterer hvert punkt i dokumentet. Ved hjælp af den første var jeg i stand til at konvertere et dokument til PFD-format via mail, den anden er meget praktisk til at skrive kommentarer. Partnerne blev selvfølgelig overraskede over kommentarerne i PDF-filen - de skulle læse forslagene i et program og lave ændringer i dokumentet i et andet.

Sådan udstedes et uddrag af referatet fra mødet

En almindelig praksis for at dokumentere et møde er at udarbejde uddrag af referatet. Et uddrag af referatet er en nøjagtig kopi af den del af teksten i det originale referat, som vedrører det dagsordenspunkt, som uddraget er lavet for. Samtidig gengives alle detaljer i skemaet, den indledende del af teksten, det dagsordenspunkt, som uddraget er under udarbejdelse af, og den tekst, der diskuterer dets diskussion og beslutning.

Uddraget fra protokollen er kun underskrevet af sekretæren, han er også involveret i udarbejdelsen af ​​certificeringsinskriptionen. Det indeholder ordet "korrekt", hvilket angiver positionen for den person, der attesterer uddraget, hans personlige underskrift, efternavn, dato og initialer. Hvis der udstedes et uddrag af protokollen, skal det for at indsende det til en anden organisation være certificeret med et segl.

Hvor og hvordan opbevares mødereferater

Mødeprotokollen opbevares afhængigt af den form for kontorarbejde, der er vedtaget i en bestemt virksomhed. Med centraliseret journalføring kan mødeprotokollen opbevares hos sekretæren, i journalføringstjenesten. Opbevaringsstedet i den decentrale kontorledelse bestemmes af virksomhedens struktur - normalt bruges sekretariaterne for de embedsmænd, der afholder møder.

Referatet udformes til sager efter sagernes nomenklatur, dog skal det under alle omstændigheder laves i særskilte sager - afhængigt af navnet på det kollegiale organ eller typen af ​​møde, der afholdes.

Ledelsesmøder afholdes af den administrerende direktør. Virksomhedens struktur har et ekspertråd ledet af den administrerende direktør. Mødereferater og sagkyndig råd skal dannes i 2 forskellige sager.

Protokoller af forskellige typer er kendetegnet ved en konstant holdbarhed. Blandt dem er referaterne fra det kollegiale udøvende organ, kontrol, revisionsorganer, ekspertråd, videnskabelige, metodiske råd, møder med organisationens ledere, generalforsamlinger for aktionærer, aktionærer.

Oplysninger om forfatter og virksomhed

Alexander Shuvalov, generaldirektør for Thule-Center, Moskva. I 1993 dimitterede han fra Moscow State Institute of International Relations. Han begyndte sin karriere i Storbritannien hos Boeing. Han modtog en MBA fra University of Cambridge. I 1998, efter at have vendt tilbage til Rusland, ledede han Saratov Fat Plant som anti-kriseleder. Siden 1999 har han været leder af AnhelGmbH-koncernen. Siden 2008 har han været chef for det nationale salg på Novotex tekstilhold. I 2009-2010 var han administrerende direktør for investeringsfonden LloydsBankingGroup (London).

Ilya Alyabushev, Produktdirektør hos IDESIDE, forretningskonsulent inden for opbygning af distribuerede teams af ledere, analytikere og udviklere, Moskva. Uddannet fra South Ural State University. Før han kom til IDeside, overvågede han udviklingen af ​​projekter i Astra System Technologies holding, deltog i skabelsen af ​​integrerede sikkerhedsovervågningssystemer i byer. Modtog et certifikat fra den internationale sammenslutning ScrumAlliance.

Mødeprotokollen er en informations- og administrativ handling, hvor processen med at drøfte økonomiske spørgsmål i virksomheden registreres. Denne form for primær dokumentation indeholder også de beslutninger, som mødedeltagerne har truffet. Vedligeholdelse af sådan dokumentation er en af ​​de nødvendige komponenter i ethvert møde i virksomheden..

Det er denne protokol, der er ansvarlig for effektiviteten af ​​udførelsen af ​​beslutninger om eventuelle spørgsmål.

Den Russiske Føderations civile lovbog i artikel 181, stk. to, overvejer detaljeret proceduren for udstedelse af dette dokument. Der er en række specifikke krav, som journalføreren skal overholde. Nedenfor foreslår vi at overveje, hvordan man udarbejder referater af møder, og hvilke oplysninger der skal angives i det.

For at løse boligspørgsmål kræver lovgiver et obligatorisk årsmøde

Hvem fører optegnelser

Ansvar for at føre protokol over generalforsamlingens forløb indgår i sekretærens arbejde. Denne persons ansvar omfatter den korrekte udførelse af dette dokument. Mødesekretæren kan ikke kun være en person, der har en lignende stilling i virksomhedens personale. Enhver medarbejder, der har den nødvendige myndighedsbeføjelse, kan føre mødereferater.

Ansvaret for at udarbejde den nødvendige dokumentation påhviler oftest embedsmænd, der har viden om løsningen af ​​det pågældende spørgsmål. I tilfælde af, at sekretæren er dårligt bevandret i det emne, der behandles, har denne person lov til at stille yderligere spørgsmål. Referatet fra generalforsamlingen skal dække forhandlingerne så nøjagtigt som muligt.

Ud over at tage notater omfatter sekretærens opgave processen med at forberede mødet. Denne persons ansvar omfatter at sammensætte deltagerlisten, udarbejde en oversigt over selve processen og arbejde med den primære dokumentation fra tidligere møder. Denne tilgang giver os mulighed for at fremhæve en række spørgsmål, der bør overvejes først.

Formstruktur

Til skriftlig fiksering af de drøftede problemstillinger anvendes særlige formularer, der er fastsat af virksomhedens administration. Formen for referatet fra arbejdsmødet har en bestemt struktur og standarder for udfyldelse. Oftest bruges sådanne formularer til at føre optegnelser i kommunale og statslige organer. Individuelle iværksættere og private organisationer foretrækker de sædvanlige skabeloner, der kompileres på en computer.

På trods af ovenstående skal denne lov have følgende nødvendige felter i sin struktur:

• detaljer om den virksomhed, hvor der føres forhandlinger;
• indholdsfortegnelse;
• dato for besiddelse og registreringsnummer på dokumentet;
• den by, hvor mødet afholdes;
• liste over emner under overvejelse;
• nøgle del;
• lytterliste, sekretær og mødeleder.

Et eksempel på kompilering af det pågældende dokument

Dette skema er udarbejdet på baggrund af video- og lydmaterialer, som er lavet af sekretæren under mødet. At udarbejde og udfylde protokollen er en langvarig proces, der kan tage omkring fem dage. I nogle tilfælde, som er foreskrevet ved lov eller af en intern ordre fra virksomhedens administration, kan der fastsættes strenge frister for udarbejdelse af formularen. Nedenfor foreslår vi at overveje et eksempel på referatet fra mødet.

Referater - et dokument, der registrerer forløbet af diskussion af spørgsmål og beslutningstagning på møder, møder, sessioner, konferencer

Dette felt indeholder navnet på handlingen. I en specifik situation skrives ordet "Protokol". Dernæst skal du definere mødet og det kollegiale organ, der er ansvarligt for at afholde mødet. I dette eksempel vil vi overveje "Referatet fra produktionsmødet."

Sted og dato for arrangementet, serienummer

Ved udarbejdelse af protokollen er det nødvendigt at angive registreringsnummeret på dette dokument. I de fleste virksomheder er serienummeret på denne formular identisk med mødenummeret. Nedtællingen er fra begyndelsen af ​​kalenderåret. I uddannelsesinstitutioner, når nummereringen af ​​dokumenter opretholdes, er nedtællingen fra den første dag i begyndelsen af ​​det akademiske år. I tilfælde af, at generalforsamlingsprotokollen registrerer det midlertidige kollegiums beslutninger, tildeles akten et nummer, der er identisk med kollegiets funktionstid.

I datokolonnen - angiv den dag, hvor mødet blev afholdt. I tilfælde af, at et sådant møde tog flere arbejdsdage, bør datoen for starten af ​​forhandlingerne og afslutningen af ​​diskussionen af ​​spørgsmålene angives. På dette tidspunkt skal du være særlig opmærksom, da tilstedeværelsen af ​​manglende felter kan forårsage, at dokumentet bliver ugyldigt. Et eksempel på udfyldning af datofeltet: "04/13/2009 - 04/15/2009" eller "11. november 2015 - 13. november 2015".

Nedenfor er en skabelon til mødereferat:

ZAO Metallurg

Protokol
produktionsmøde

Marketings afdeling
04.11.2017 årg. ___________#5
Moskva by.

Kolonnen "Kompileringssted" skal angives uden fejl. Dette felt angiver navnet på det punkt i området, hvor mødet fandt sted. Det er tilladt at springe over at udfylde denne kolonne i det tilfælde, hvor navnet på virksomheden omfatter byens navn. Som et eksempel kan man nævne sådanne navne som "Ryazan Metallurgist" eller "Omsk Woodworking Plant".

Ovenstående form for udarbejdelse af skemaets indholdsfortegnelse anvendes af både private virksomheder og kommunale institutioner.

Introduktion

I første afsnit af den indledende del af det behandlede dokument er mødelederens efternavn og initialer angivet. Her skal du angive navn og stilling på den ansatte i virksomheden, hvis beføjelse omfatter afholdelse af møder. Det er dog tilladt at angive i dette felt, kun navnet på medarbejderen. Det skal også siges, at dirigenten for mødet ikke altid er selskabets direktør. Dernæst skal du angive det fulde navn på sekretæren, som registrerer mødets forløb. Hvis produktionsmødet afholdes af virksomhedens leder, skal disse data vises i referatet.

Feltet "Deltagere" er udfyldt med en liste over navnene på alle deltagere i mødet. For at udfylde denne kolonne korrekt, skal du huske følgende nuancer:

1. I dette felt er navne og initialer på virksomhedens ansatte, der er til stede under generalforsamlingen, angivet i alfabetisk rækkefølge. Det skal understreges, at de stillinger, de har, ikke er angivet i denne kolonne.
2. Hvis mere end femten personer deltog i mødet, bør der oprettes en separat ansøgning, hvor deres navne og initialer vil blive opført. Dette bilag er efterfølgende knyttet til protokollen.
3. Hvis der er repræsentanter for andre virksomheder og personer inviteret fra andre virksomheder til mødet, er det nødvendigt at tilføje kolonnen "Inviteret" til den udarbejdede formular. Dette felt indeholder oplysninger om de inviterede personer. Den vigtigste nuance forbundet med at udfylde denne kolonne er den obligatoriske angivelse af stillingen og navnet på den organisation, som den inviterede repræsenterer.
4. Hver mødedeltager skal underskrive i en særlig sektion, der bekræfter sin tilstedeværelse.

Protokoller dokumenterer de permanente kollegiale organers aktiviteter

Derefter skal du lave en lille digression, og derefter introducere "Agendaen". Dette afsnit bør angive de emner, der blev behandlet under mødet. Arabiske tal bruges til at nummerere hver vare i dette felt. Det er tilladt at bruge præpositionerne "om" og "om" ved formulering af et spørgsmål. Når du udfylder disse afsnit, skal du angive den person, der har talt med dækningen af ​​dette spørgsmål. Et eksempel er følgende formulering:

"Om resultaterne af arbejdet for 2016-2017
Oplægsholder: Fadeev M.P.

Ovenstående eksempelprotokol fra generalforsamlingen viser tydeligt strukturen af ​​dette dokument.

Forskelle mellem flere og fulde protokoller

Der er to hovedtyper af minutter: fuld og kort form. I denne forbindelse er det meget vigtigt at overveje, hvilken formular der bruges til at optage mødet, når man udarbejder et sådant dokument. Når du udfylder dokumentets korte formular (denne formular bruges ved udarbejdelse af referatet fra det operationelle møde), er følgende oplysninger angivet i hoveddelen af ​​loven:

• spørgsmålet under overvejelse;
• talerens efternavn og initialer;
• beslutning godkendt af deltagerne i diskussionen.

Når du skriver en fuld protokol, angiver dette afsnit ikke kun ovenstående information, men også de hovedpunkter, der tydeligst karakteriserer præsentationen af ​​talerne. Her er også den information og debat, der opstod under mødet. Ved udfyldelse af den fulde protokol skal hovedvægten lægges på bestyrelsesmedlemmernes udtalelser, de eksisterende kommentarer og indsigelser.

Hovedafsnit

I betragtning af spørgsmålet om, hvordan man fører referat af mødeprøven og eksempler, bør der lægges særlig vægt på hoveddelen af ​​referatet. I dette afsnit skal du oprette flere felter, som hver især vil overveje løsninger på de emner, der er angivet på dagsordenen. Ved kompilering af skemaets fulde form oprettes der tre kolonner i hvert felt, som viser processen med at overveje spørgsmålet og de forskellige nuancer, der opstod under beslutningen.

Navnet på hver del skal angives med ord, idet der tildeles et separat felt for hver kolonne. Kolonnen "Lyttet" angiver navnet på den taler, der dækker produktionsproblematikken. Efternavnet skal kun angives i nominativ kasus. Efter at efternavnet er angivet, gives et kort (eller fuldstændigt) resumé af rapporten. I tilfælde af at det er umuligt at angive oplysningerne, skal rapportens fulde tekst vedlægges i et særskilt dokument, som vil fungere som et bilag til selve retsakten. Samtidig er det i afsnittet "lyttet til" nødvendigt at notere sig, at talens tekst er detaljeret beskrevet i bilaget.

Derefter skal du fortsætte med at udfylde kolonnen "Udtalt". Dette felt indeholder udtalelser fra andre mødedeltagere, som behandlede emnet på dagsordenen. Her skal du også angive efternavn og initialer på hvert bestyrelsesmedlem, der holdt en tale. Efter angivelse af initialerne skal selve talens tekst angives.

I kolonnen "Besluttet" skal mødemedlemmernes beslutning vedrørende emnet på dagsordenen noteres. I henhold til de etablerede regler er det i dette felt nødvendigt at angive fuldstændige oplysninger, uanset hvilken form for udfyldning af protokollen der anvendes. Hvis spørgsmålet blev løst ved afstemning, skulle det samlede antal stemmer oplyses, samt hvem af mødedeltagerne, der stemte "imod" eller "for".

Kort protokol - fastlægger de emner, der blev drøftet på mødet, navnene på talerne og de trufne beslutninger

At føre mødereferater og redegøre for essensen af ​​de rejste spørgsmål i et kortfattet skema kræver den korrekte tilgang til at udfylde formularen. I denne situation bør kun den grundlæggende del af informationen angives i kolonnerne "Lyttet" og "Talet". Efter at dokumentet er underskrevet af mødelederen og sekretæren, træder denne lov i kraft. Alle fastlagte beslutninger vedrørende spørgsmål, der rejses på mødet, skal bringes til de personer, der blev udpeget til bobestyrere. Hertil kan den udøvende person både få udleveret en kopi af selve loven og et ekstrakt underskrevet af sekretæren.

Hos virksomheder med en udviklet infrastruktur udstedes særlige administrative dokumenter (påbud, beslutninger eller påbud) for at organisere opfyldelsen af ​​de krav, der er specificeret i afgørelsen.

Opbevaringsmetode

Inden den arkiveres til opbevaring, er denne type dokumenter kategoriseret efter typen af ​​samling. Både sekretariatet og den afdeling, der beskæftiger sig med kontorarbejde, kan fungere som arkiv. Opbevaringsperiodernes varighed fastsættes ud fra de regler, som virksomheden har fastsat. Standardopbevaringsperioden for dokumenter er 3 år, hvorefter dokumenterne kan destrueres.

Mødereferater - en handling, der forenkler vedtagelse af beslutninger vedrørende emner på dagsordenen. Ved hjælp af dette dokument skabes en vis ramme for gennemførelsen af ​​forskellige opgaver i hver virksomheds økonomiske aktiviteter. I moderne virksomheder bruges specielle elektroniske ressourcer til at skabe sådanne papirer. Denne tilgang til kontorarbejde forenkler i høj grad samspillet mellem forskellige afdelinger i virksomheden.