Sådan opbevares referater fra mødet. Sådan udarbejdes generalforsamlingens referat: generelle regler for registrering

Møder afholdes i mange organisationer, uanset deres ejerskab. Hos dem udveksler medarbejdere og ledere vigtig information, træffer beslutninger. For at arrangementet skal være effektivt, oprettes et mødeprotokol. Prøven på dette dokument er omtrent det samme i organisationer. Reglerne er beskrevet nedenfor.

Mødetyper

Disse begivenheder kan mislykkes, hvis du ikke forbereder dig på dem. Denne funktion falder på hovedet. Han skal bestemme begivenhedens art. Specialister skelner mellem flere typer møder:

1. Uddannelse (konference), hvis formål er at give medarbejderne viden, forbedre deres kvalifikationer.
2. Informativ. Begivenheden er forpligtet til at opsummere information og studere forskellige synspunkter på de spørgsmål, der er opstået.
3. Forklarende. På sådanne møder overbeviser ledere medarbejderne om, at den implementerede økonomiske politik er korrekt.
4. Problematisk. Arrangementet afholdes for at udvikle en metode til at løse presserende problemer.

Uanset hvilken type møde, det skal dokumenteres. Dette gør det muligt at udføre det kompetent og organiseret.

Forberedelse

For at et møde skal være effektivt, skal ledere være opmærksom på følgende retningslinjer:

1. Det er nødvendigt at definere emnet og det ønskede resultat tydeligt. Dette vil gøre det muligt at arrangere arrangementet på en organiseret måde.
2. Grundig dagsorden. Det er nødvendigt at etablere en række overvejelser af spørgsmål. På samme tid er det bedre at starte med lette spørgsmål og gå videre til mere komplekse spørgsmål.
3. Det er nødvendigt at gøre deltagerne bekendt med de fakta, der vil blive diskuteret. Dette gøres bedst inden mødet.
4. Det er nødvendigt at sende en invitation på forhånd til de personer, der skal være til stede. Hvis nogle ikke kan hjælpe med at løse problemer, men har brug for at kende resultaterne af begivenheden, skal de forsynes med en protokol.
5. Mødestedet bør vælges ud fra dets mål. Overnatningsbetingelser er afgørende for at skabe et forretningsmiljø.

Disse nuancer er de vigtigste i forberedelserne til mødet. Med forbehold af deres overholdelse vil arrangementet blive gennemført effektivt og på en ordnet måde.

Hvorfor er mødereferatet påkrævet?

Hver organisation har regelmæssige møder. Denne type aktiviteter hjælper med at løse mange akutte problemer, til at træffe rettidige beslutninger om komplekse problemer, til at skabe en strategi for virksomhedens udvikling. Ofte registreres møder ikke i minutter, hvilket betragtes som normen. Ledelsen kan uafhængigt bestemme listen over aktiviteter, i hvilke optagelsen opbevares. De fastslår også, hvor det ikke er nødvendigt at gøre dette.

Hovedformålet med protokollen er at skriftligt fastsætte alle de spørgsmål, opgaver og meninger, der høres på mødet, samt fælles beslutningstagning. En detaljeret protokol betragtes som den bedste form. Typisk bruges et sådant dokument til arrangementer, der vil påvirke virksomhedens fremtidige udvikling. Derudover er det nødvendigt at registrere indholdet af møder med virksomheder og embedsmænd. Eksempel på mødereferater for forskellige hændelsesformer er ens, med kun mindre forskelle.

Vedligeholdelse

Mødereferatet føres af virksomhedslederen. Men denne funktion kan også udføres af en anden arbejdstager. Forud for denne begivenhed får sekretæren en liste over inviterede og en eksempleliste med spørgsmål. Deltagerne giver abstrakt af rapporter. Dette vil forberede en dokumentskabelon for at fremskynde dit dokumentudkast. Prøver af referater fra møder ved sådanne arrangementer ligner alle virksomheder.

Når der er mange deltagere, er det bedre at oprette et registreringsark, hvor de fulde navne på dem, der er dukket op, vil blive registreret. I begyndelsen af ​​mødet godkender sekretæren listen over de fremmødte. Optegnelsen over oplysninger registreres af sekretæren under arrangementet. Diktafonoptagelser bruges til at forbedre optagelsens nøjagtighed. Alle ord optages på en digital bærer og reproduceres derefter, når protokollen er færdiggjort.

Hvis der er mange deltagere på mødet, inviteres 2 sekretærer til at føre referatet. Sådan arbejde fremskynder processen, hvis begivenheden er forsinket. Svar, bemærkninger, kommentarer, der ikke er relateret til emnet for mødet, er ikke inkluderet i dokumentets indhold. Protokollen indeholder den generelle betydning af rapporter, spørgsmål og forslag. Beslutninger, instruktioner, der er givet af chefen til de enkelte medarbejdere, registreres præcist.

Hvis lederen har brug for nøjagtige oplysninger, kan han kræve en rapport underskrevet af den ansvarlige person. Møderne diskuterer den generelle tilstand, så det er ikke nødvendigt at lave detaljerede notater. Som et resultat heraf indeholder referatet mødeforløbet: diskuterede emner, spørgsmål, beslutninger. Nogle gange kræver ledere ordret optagelse af alle sætninger. Dette sker på møder i moderne organisationer, hvor mange operationelle spørgsmål løses.

Registrering

Møder? Prøven indeholder de grundlæggende oplysninger, der skal medtages i dokumentet. I offentlige afdelinger opbevares protokoller på grundlag af særlige former. Den sædvanlige form for et prøvemødeprotokol består af:

1. Obligatoriske detaljer (datoer, numre, firmanavn, dokumenttype, der angiver begivenheden, mødested).
2. Liste over de tilstedeværende (fuldt navn, deltagernes positioner). Der kan bruges en vælgerliste, hvor alle der kom undertegnede.
3. Hvis begivenheden blev overværet af personer fra andre institutioner, skal de indtastes i afsnittet "Inviteret".
4. Hoveddelen. Det angiver 3 dele: lyttet (fuldt navn og talernes positioner, taleremner, præsentation af essensen), talte (navn og position på den person, der stillede spørgsmål eller kom med kommentarer), besluttede (hovedet giver instruktioner eller en beslutning er pålagt, fastsættes fristerne for at fuldføre opgaver).
5. I slutningen af ​​underskriften sættes af sekretæren og lederen. Ingen udskrivning nødvendig.

Ved hjælp af denne prøve af protokollen viser det sig at udarbejde et kompetent dokument. Det skal være nummereret for at kontrollere mødets forløb. Det sidste papir udarbejdes et stykke tid efter mødet. Dette kan tage flere timer eller endda dage, det hele afhænger af mængden af ​​information.

Prøveprotokollen fra et møde med direktøren er nøjagtig den samme som den, der blev holdt uden ham. Derefter indsendes dokumentet til underskrift til arrangementets leder. Protokollen sendes til interesserede parter, eller der oprettes officielle uddrag med instruktioner til kunstnere.

Hvis referatet af et teknisk møde udarbejdes, kan en prøve heraf indeholde begivenhedens specifikke nuancer. Men generelt bør det indeholde hovedessensen, problemerne og problemerne, der diskuteres af deltagerne. Prøveværkstedsprotokollerne i denne artikel kan tjene som et eksempel i udarbejdelsen af ​​dette dokument.

Operationelt møde

Denne begivenhed har følgende funktioner:

1. Specifik frekvens, for eksempel hver uge.
2. En vis sammensætning af de fremmødte.
3. Lignende emner og spørgsmål.
4. Kort varighed.

Prøveprotokollerne for et operationelt møde er de samme som for en almindelig begivenhed. Kun sekretæren stifter først bekendtskab med algoritmen for arbejde, spørgsmål til diskussion. Dette fremskynder arbejdet med dokumentet, fordi det meste er dannet på forhånd. Protokollen udarbejdes hurtigt, dokumentet sendes straks til underskrift til ledelsen.

Opbevaring

For at løse spørgsmålet om lagring af referatet skal sekretæren sætte sig ind i organisationens interne dokumenter. Det afhænger af virksomhedens specifikationer. Dokumenter om møder i bestyrelser eller aktionærer i JSC opbevares permanent. Protokollerne efterlades på stedet for organisationens nuværende organ. Indsamlingsdokumenter opbevares normalt i 3 eller 5 år og arkiveres og destrueres derefter baseret på instruktioner.

Produktion

Mødereferater giver deltagerne mulighed for at huske dagsordenen og udføre opgaver til tiden. Nu er der elektroniske ressourcer til operationel forberedelse og distribution af denne dokumentation. Derfor vil det være praktisk for sekretæren at præsentere versionen af ​​protokollen for interesserede parter.

Eksempel på mødereferater. Sådan transskriberer du en diskussion. Hvordan man skriver en protokol - instruktioner og eksempler. Udkast til tip, struktur, skabeloner (10+)

Protokol fra mødet. Eksempel, skabelon, prøve

Struktur, mødeprotokol skabelon

• Dato, tidspunkt og sted for begivenheden
• Initiativtager
• Person, der arrangerer begivenheden (med kontaktoplysninger)
• Liste over deltagere (med stillinger og kontaktoplysninger)
• Sekretariatsansatte / sekretærens fulde navn (med kontaktoplysninger)

Liste over materialer, der blev sendt til mødet

Udskrift af den første talers tale

• Første spørgsmål (kommentar) til den første taler (hvem stillede, udskrift)
• Svar på det første spørgsmål (transskription)
• Andet spørgsmål (kommentar) til den første taler (hvem stillede, udskrift)
• Svar på det andet spørgsmål (transskription)
• Sidste spørgsmål (kommentar) til den første taler (hvem stillede, transskription)
• Svar på det sidste spørgsmål (udskrift)

Udskrift af talen fra den anden højttaler

Beslutninger truffet

• Det første forslag fremsat (ordlyd, hvem der lavede det)
• Afstemningsresultater (generaliseret - med hemmelig, detaljeret - med opkald)

• Andet forslag
• Endelig formulering under hensyntagen til de rettelser og ændringer, der er foretaget og vedtaget
• Afstemningsresultater
• Accepteret / afvist / sendt til revision

Sekretærens underskrift (sekretariatets formand)

Mødemateriale

Inden mødet sendes deltagerne materialer, der er nødvendige for at forberede mødet og træffe en beslutning, f.eks. Orienteringsnotater, foreløbige versioner af dokumenter (planer, kontrakter, budgetter osv.), Der skal godkendes på mødet. Alle mødedeltagere får oplysninger om dato, klokkeslæt og sted for begivenheden, hvem der startede arrangementet og kontaktpersonen, der arrangerer arrangementet. Kontaktpersonen kan blive stillet organisatoriske spørgsmål (hvordan man kommer dertil, hvordan man bestiller et pas, hvor man kan parkere bilen). Spørgsmål i realiteten stilles til kontaktpersoner, som skal angives i materialet. Forskellige kontaktpersoner kan være angivet for forskellige materialer.

Eksempel, prøveprotokol

Dato, tid og sted for mødet: 01.10.2010 12:30 - 13:30 Centralkontor. Mødelokale N34.

Initiativtager: Generaldirektør Olga Svistunova

Person, der organiserer mødet: Assistent for generaldirektøren Erofeev Grigory Anatolyevich ( [e -mail beskyttet], udv. t. 07703)

Liste over deltagere

• Olga Svistunova (generaldirektør)
• Ivanov Sergey Semenovich (leder af sikkerhedstjenesten) ( [e -mail beskyttet], udv. t. 02345)
• Erokhin Andrey Anatolyevich (Head of Information Technology Service) ( [e -mail beskyttet], udv. t. 02455)
• Trifonov Gennady Petrovich (leder af finansafdelingen) ( [e -mail beskyttet], udv. t. 01003)

Mødets sekretær: Assistent for generaldirektøren Erofeev Grigory Anatolyevich

Følgende blev sendt til mødet:

• Notat fra chefen for sikkerhedstjenesten om reglerne for generering af medarbejderes e -mail -adresser
• Forslag fra chefen for informationsteknologitjenesten om foranstaltninger til bekæmpelse af spam

Sikkerhedschefrapport

Virksomheden har vedtaget reglerne for kodning af medarbejdernes e -mail -adresser (initialer og de to første bogstaver i efternavnet), som gør det muligt for tredjeparter let at genkende e -mailadressen til enhver medarbejder. Dette fører til strømme af uautoriserede e -mails med blandede salgstilbud og andre ubrugelige oplysninger.

Der blev ikke stillet spørgsmål til præsentationen.

Chief Information Technology Officer -rapport

Der er ingen mulighed for at opgive de eksisterende adresser, da de er kendt for centrale modparter og tilsynsmyndigheder. Jeg fremsætter et forslag om at oprette endnu en e -mail -boks til alle medarbejdere - til aktiv korrespondance. Udvikl en kodning, så det ikke er muligt at identificere medarbejderens adresse ved navn på medarbejderen. Konfigurer mailfiltre, så mail sendt til gamle adresser udsættes for streng filtrering. Gør filtrering af mail til nye adresser blødere. Underret om muligt modparter om ændringer i adresser. Arbejdet skal udføres af informationsteknologisk afdeling.

Spørgsmål til taleren spurgt af økonomichefens leder: Er omkostningerne ved at organisere det foreslåede system blevet udarbejdet af IT -afdelingen? Er det mere effektivt at outsource dette arbejde?

Svar... Nej, spørgsmålet er ikke blevet behandlet.

En kommentar Leder for finansafdelingen: Jeg foreslår at godkende afgørelsen i følgende udgave: Informationsteknologiafdelingen bør udvikle foranstaltninger til at rette op på situationen med e-mail-adresser og udarbejde spørgsmålet om omkostningerne ved deres implementering på egen hånd og af outsourcers kræfter. Tag den billigste løsning.

Svar... Ingen indvendinger.

Beslutninger truffet

Skift rækkefølge for kodning af e -mail -adresser. Gem e-mail-adresser i den gamle kodning, men filtrer strengt de bogstaver, der kommer til dem.

For at udføre den tildelte opgave, bør informationsteknologiledelsen udvikle en opgave til udførelse af arbejdet inden for fem arbejdsdage. Inden for yderligere fem arbejdsdage skal du bestemme omkostningerne ved at udføre arbejde på egen hånd og omkostningerne ved outsourcing. Bestem, hvordan arbejdet skal udføres baseret på omkostningsberegninger. Udfør arbejdet på egen hånd eller af outsourcere på 15 arbejdsdage. Kontrol med udførelsen af ​​afgørelsen overdrages til chefen for sikkerhedstjenesten.

Desværre opstår der periodisk fejl i artikler, de rettes, artikler suppleres, udvikles, nye forberedes.

Hvad er forskellen mellem virksomhedstekst og taleformat? Formelt ordforråd ...
Forretningstekststil. Karakteristiske træk ved det formelle ordforråd. Den officielle stil ...

Ledelseskompetencer. En god, succesrig leder, chef, ...
Ledelsesevner. Hvad en leder skal være i stand til at få succes, vi respekterer ...

Ordre, beslutning, instruktion, instruktion. Prøve, skabelon, tekst, streng ...
Prøveordre, beslutning, instruktion eller instruktion. Detaljerede kommentarer, po ...

Tidsplan for udførelse af arbejde, levering af tjenester, levering. Makeup. Problem ...
Tidsplan. Prøve, kompileringstip ...

Der afholdes møder i stort set alle organisationer for at behandle operationelle spørgsmål. Meget ofte kaldes sådanne møder "operationelle". De ledes af chefer på forskellige niveauer: fra organisationens leder til lederne af strukturelle divisioner. Driftsmøder afholdes med faste intervaller (normalt en gang om ugen) og optages normalt. Hvis den strukturelle enhed eller lederen af ​​mødet ikke har en sekretær, kan en af ​​medarbejderne i enheden blive betroet at føre protokollen fra det operationelle møde.

Generelle regler for registrering af protokollen

Vores ordbog

Protokol- et dokument, der indeholder en konsekvent oversigt over diskussionen af ​​spørgsmål og beslutningstagning på møder, møder, konferencer og møder i kollegiale organer.

Protokollen udarbejdes på grundlag af lydoptagelser eller grove håndskrevne noter, som sekretæren eller anden medarbejder opbevarer under mødet, samt materialer udarbejdet til mødet (rapporter, tekster, referencer, beslutningsudkast, dagsorden, lister over deltagere osv.).

Hvis der blev foretaget en lydoptagelse på mødet, blev det genoptrykt efter mødet, derefter redigeres den skrevne tekst og medtages i den behandlede formular i referatet. Den tid, der er afsat til udarbejdelse af referatet fra mødet, må ikke overstige tre til fem dage fra mødedagen. Protokollen for operationelle møder udarbejdes og udarbejdes på mødedagen eller inden for en eller to dage efter mødet.

Protokoller er komplette og koncise. Komplet protokol indeholder en oversigt over alle taler på mødet, spørgsmål til taleren, taler fra personer, der deltog i diskussionen, og truffede beslutninger.

Kort protokol indeholder kun navnene på dem, der talte, talens emne, en kort optagelse af talen og de trufne beslutninger.

Forløbet af operationelle møder registreres som regel på korte minutter.

Mødereferatet er udarbejdet på en fælles formular, et standard A4 -ark eller en specielt designet form for referatet.

Obligatoriske oplysninger om protokollen er:

• virksomhedens navn;
• navn på typen af ​​dokument (MINUTER), der angiver mødetype;
• dato for mødet
• protokollens registreringsnummer
• mødets placering;
• underskrifter.

Datoen for protokollen er datoen for begivenheden.

Problemer og løsninger

Det er ofte svært at optage referater fra operationelle møder. Lad os overveje de mest almindelige.

■ Problem: sekretæren eller en af ​​juniorpersonale, der fører referatet, forstår muligvis ikke essensen af ​​det emne, der diskuteres, og har derfor svært ved at registrere diskussionens forløb.

Hvad skal man gøre? I sådanne situationer skal sekretæren kontakte den medarbejder, der talte på mødet, eller en anden medarbejder, der kan give afklaring.

■ Problem: Da operationelle møder ofte afholdes uden strenge tidsfrister, har sekretæren muligvis ikke tid til at registrere alt, hvad der sker under mødet.

Hvad skal man gøre? I dette tilfælde kan det hjælpe at tage en lydoptagelse under mødet og udarbejde en protokol baseret på dens transskript.

■ Problem: Når man diskuterer et emne, kan både væsentlige og ubetydelige eller generelt ubetydelige oplysninger komme til udtryk, og det kan være svært for sekretæren at fremhæve de vigtigste (væsentlige) oplysninger, som skal registreres i referatet.

Hvad skal man gøre? I dette tilfælde, før sekretæren udarbejder protokollen, skal den analysere alle oplysninger, adskille den primære fra den sekundære og kun inkludere de vigtigste oplysninger i protokollen.

Kort protokoltekst

Protokollens tekst består af to dele: indledende og hoveddel.

I indledende del det korte referat angiver navnene på formanden og sekretæren, stillinger og navne på deltagerne (til stede) og inviterede personer, dagsorden. Hvis der er mere end 15 deltagere i mødet, er det tilladt at angive det samlede antal deltagere i referatet, og listen over de tilstedeværende med angivelse af deres positioner og navne er angivet i bilaget til referatet, for eksempel:

Deltaget af: medlemmer af direktoratet i mængden af ​​16 personer. (listen er vedhæftet).

Navnene på de personer, der er inviteret til mødet, skal angives efter ordet "inviteret" med angivelse af personens position og organisationens navn.

Dagsordenen angiver de emner, der er til genstand for behandling, talerens (talerens) position og efternavn kan yderligere angives. Hvis der er flere spørgsmål, er de nummereret med arabiske tal og er arrangeret i diskussionsrækkefølgen. Dagsordenspunkter er formuleret med præpositionen "o" ("om"), for eksempel:

Bemærk

Punkterne på dagsordenen bør formuleres præcist og klart og afspejle essensen af ​​det emne, der diskuteres. Det anbefales ikke at medtage et punkt "Diverse" eller "Diverse spørgsmål" på dagsordenen.

Tekst hoveddelen det korte referat består af separate sektioner i henhold til antallet af dagsordenspunkter. Sektioner er nummereret med arabiske tal i overensstemmelse med dagsordenen. Hver af dem er bygget i henhold til skemaet:

Disse protokolnøgleord bruges med store bogstaver fra venstre margen og kan være fed. Efter ordet LYT i den nominative sag angives talerens efternavn og spørgsmålet på dagsordenen, hvorefter indholdet af talen opsummeres i form af 3. person ental.

I afsnittet "BESLUTTET: (BESLUTTET :)" kort, præcist og præcist, så der ikke er nogen tvetydig fortolkning, registreres beslutningen. Beslutninger er formuleret i en foreskrivende form: "Forbered ...", "Giv ...", "Informer ...". Der kan træffes flere beslutninger om ét spørgsmål. I dette tilfælde er de nummereret med arabiske tal med henvisning til ordinært nummer på spørgsmålet på dagsordenen, for eksempel:

Hvis det er nødvendigt, sammen med afgørelsen, angives stemmeresultaterne: antallet af afgivne stemmer "for", "imod" samt hverken hverken for eller imod.

Fra teori til praksis

Forestil dig, at vi efter at have transskriberet en optagelse foretaget i hånden eller på en diktafon, modtog en tekst, på grundlag af hvilken vi skal udarbejde en kort protokol:

Dagsordenspunkt: 2. Om genopbygningen af ​​færdigvarelager nr. 2

Tale tekst:

Vasiliev P.R. Ifølge genopbygningsplanen skulle vi i slutningen af ​​måneden den 25. begynde at installere stativer og samle løftemekanismer. CJSC Profil, vores leverandør af rackudstyr, overtræder deadlines. Den 20. skulle vi modtage det første parti om 10 dage - det andet. Vi har - levering i to lige store parter, så i kontrakten. Vi betalte fuldt ud, det vil sige 100% forudbetaling, for sidste gang vi renoverede det første lager, havde vi ingen problemer med dem. I dag er den 28., og vi har ikke modtaget den endnu. Der blev sendt faxer til dem, de ringede, i går svarede de, at det første parti blev afsendt, men det vil gå i to eller tre dage, det vil sige, at vi har en forsinkelse på grund af leverandøren. Jeg tror, ​​vi skal klage til dem formelt over for overtrædelse af leveringstiden.

For at foretage en protokolindtastning er det nødvendigt at fremhæve de vigtigste oplysninger. For at gøre dette, lad os prøve at stille en række spørgsmål og få svar på dem. Fra ovenstående tekst kan vi få svar på følgende spørgsmål:

Vi ser, at teksten indeholder oplysninger, der ikke afspejles i svarene: organisationen betalte for varerne fuldt ud, og der blev foretaget en 100% forskudsbetaling, da der er en positiv oplevelse af samarbejde med CJSC Profile. Er disse oplysninger relevante for den aktuelle situation? Naturligvis ikke, derfor behøver denne ikke at blive inkluderet i protokollen. Baseret på svarene på de spørgsmål, vi modtog, kan vi således udarbejde en kort rapport om talen:

2. LYTTEDE:

Vasiliev P.R.

Forsendelsen af ​​det første parti reoludstyr blev foretaget af leverandøren CJSC Profil i strid med fristen, hvilket resulterede i, at fristerne for genopbygning af lager nr. 2. ikke blev overholdt. Det første parti udstyr skulle ankomme den 20. december, den anden - på 10 dage. Installation af reoler og installation af løftemekanismer skulle begynde den 25. december. Ifølge leverandøren kommer det første parti udstyr tidligst 30.-31. December. Han tilbød at sende et krav om overtrædelse af leveringstiden.

Bemærk

Hvis udtrykket "20. dag", "25. dag" osv. I talen blev brugt, skal der angives en bestemt måned i protokollen, f.eks .: "20. december", "25. december" osv.

Antag, at forslaget om at sende et krav ikke blev støttet på et møde under drøftelsen af ​​den aktuelle situation. Det blev besluttet at sende leverandøren et brev med krav om, at det var nødvendigt at overholde den leveringstid, der er fastsat i kontrakten. Afgørelsen i denne sag skal registreres i protokollen som følger:

BESLUTTET:

Forbered og send et kravbrev til Profil CJSC om behovet for at overholde leveringsfristerne for rackudstyr.

Ansvarlig bobestyrer - Vasiliev P.R.

Forfaldsdato - (dato).

Lad os tage et andet eksempel.

Dagsordenspunkt: 5. Om revision af de finansielle og økonomiske aktiviteter i filialen af ​​virksomheden i byen Perm

Tale tekst:

Medvedev V.V. I løbet af dette år har økonomiafdelingen og vores regnskabsafdeling gentagne gange stødt på, at Perm -filialen gav os rapporter med fejl. To gange fandt de selv disse fejl, informerede os om det og sendte derefter de korrigerede rapporter. To gange fandt vores regnskabsafdeling fejl i beregninger, samt i at filialens udgifter blev brugt på de forkerte poster, som det skulle gøres til. Hvis disse fejl ikke blev rettet i tide, kan det føre til problemer med at betale skat. Vores specialister henledte også opmærksomheden på, at fristerne konstant overtrædes præsentation af rapporter om underholdningsudgifter. Filialens regnskabschef var to gange med os på forretningsrejse, vi behandlede de fejl, filialen begik, men situationen har næsten ikke ændret sig. Leder af den administrative afdeling R.A. Polozov klagede også over, at der var nogle problemer med transportomkostninger i Perm. Faktum er, at der i første omgang indsendes rapporter om transportomkostninger til ham, og derefter indsender han en sammenfattende rapport for alle filialer til regnskabsafdelingen. I betragtning af alt dette mener jeg, at det er nødvendigt at organisere og gennemføre en revision af de finansielle og økonomiske aktiviteter i filialen i Perm for ikke at have problemer i fremtiden.

Tilsynsførende: Hvem synes du skal medtages i kommissionen, og hvor lang tid vil det tage at foretage en revision på stedet?

Medvedev V.V. Jeg tror, ​​at der er brug for tre personer: en til regnskabsafdelingen, den anden til finansafdelingen og den tredje til den administrative og økonomiske service og logistikafdelingen. Tidligere diskuterede vi med departementscheferne, hvem der kunne gå, så jeg foreslår tre personer: stedfortræder. regnskabsfører S.S. Somov, revisor A.A. Yastrebov og førende ingeniør Sokolov B.B. Kontrollen kan udføres inden for 3-5 dage.

Lad os analysere teksten i hovedtalen i henhold til det tidligere skema:

	1) Finansafdeling og regnskabsafdeling i moderselskabet 2) Filial i Perm
Hvad gør (gjorde)?	1) (Filial i byen Perm) indsender rapporter med fejl, bruger udgifter til de forkerte poster, som det skal gøres for, overtræder deadlines præsentation af rapporter om underholdningsudgifter. 2) (økonomiafdeling og regnskabsafdeling i moderselskabet) analyserede de fejl, der blev begået med filialchefen. 3) (Finansiel afdeling og regnskabsafdeling i moderselskabet) foreslår at organisere og gennemføre en revision af de finansielle og økonomiske aktiviteter i filialen i Perm og sende tre medarbejdere i organisationen
	I løbet af dette år
	Ingen positive resultater

Og i dette tilfælde ser vi, at teksten indeholder baggrundsinformation. Først og fremmest er dette omtale af chefen for den administrative og økonomiske service R.A. Polozov, der også klagede over, at filialen har nogle problemer med transportomkostninger. Vi betragter disse oplysninger som sekundære oplysninger af den grund, at rapporterne om transportomkostninger først i første omgang blev forelagt chefen for den administrative afdeling for udarbejdelse af den konsoliderede rapport. Da proceduren for indgivelse af rapporter om transportomkostninger på nuværende tidspunkt er anderledes, er disse oplysninger ikke af stor betydning for vurderingen af ​​den aktuelle situation.

Sekundær information bør også omfatte omtale af, at filialen selv fandt fejl to gange, og to gange - regnskabsafdelingen i den overordnede organisation. Du kan ganske enkelt sige, at der er opdaget fejl mange gange.

De korte minutter afspejler ikke spørgsmålene til taleren. Men hvis svaret på spørgsmålet indeholder væsentlige oplysninger, registreres det i taleposten. I eksemplet ovenfor er dette oplysninger om, hvem der foreslås inkluderet i kommissionen.

Baseret på de modtagne svar kan vi sammensætte referatet af talen:

LYTTEDE:

Medvedev V.V.

I løbet af dette år har Perm -filialen gentagne gange indsendt rapporter med fejl, brugt udgifter ikke på de poster, det skal gøres til, og indsendt rapporter om underholdningsudgifter i utide. På trods af fejlanalysen med filialchefen har situationen ikke ændret sig. Anser det for nødvendigt at kontrollere filialens økonomiske og økonomiske aktiviteter, herunder stedfortræderen i kommissionen. regnskabschef S.S. Somov, revisor A.A. Yastrebov og førende ingeniør Sokolov B.B.

Hvis der under diskussionen af ​​spørgsmålet træffes en beslutning om at foretage en inspektion, skal beslutningen formuleres i protokollen som følger:

BESLUTTET:

Forbered et udkast til ordre om nedsættelse af en kommission til revision af Perm -filialens finansielle og økonomiske aktiviteter, aftale datoen for revisionen med direktøren for Perm -filialen.

Ansvarlig person - Medvedev V.V.

Forfaldsdato - (dato)

V.F. Yankova,
Cand. ist. videnskab, stedfortræder. Direktør for VNIIDAD

En af sekretærens hellige pligter er at forberede møder, konferencer og møder, der er initieret af ledere på forskellige niveauer. I de fleste tilfælde fører sekretæren også referat af sådanne begivenheder. Denne artikel viser dig, hvordan du gør disse processer mere effektive.

For at begynde at tale om protokollen skal du først fokusere på forberedelsen af ​​møderne. Inden en sådan begivenhed er det vigtigt at tænke over dagsordenen, bestemme sammensætningen af ​​deltagerne, læse rapporterne fra alle talere og andet materiale. Alt dette vil kræve yderligere indsats, men som følge heraf vil det være meget lettere at vedligeholde protokollen.

HVORDAN SPARER DU TID?

Ifølge forskellige undersøgelser kan møder bruges fra 10 til 50% af arbejdstiden for lederen af ​​organisationen og andre medarbejdere. For at reducere den brugte tid bør møde initiativtagere, værter og deltagere huske følgende retningslinjer:

Diskuter kun på mødet spørgsmål, der ikke kan løses rutinemæssigt.

Begræns antallet af deltagere i møder. Det er direkte proportional med arrangementets varighed. Hvis varigheden af ​​et møde med 5 medarbejdere er 1 time, så hvis antallet af deltagere er 10 eller mere, vil det sandsynligvis vare 2 timer eller mere.

Forbered møde briefings på forhånd. Beregninger, analytiske rapporter, tabeller, grafer, resuméer, foto- og videomaterialer, præsentationer, produktprøver, ekspertudtalelser bør leveres af specialiserede specialister. Men sekretæren for mødet er forpligtet til at kontrollere materialernes parathed. Derfor, en eller to dage før begivenheden, bør du:

a) ved hjælp af ansvarlige personer, der vil lave præsentationer, udarbejde en liste over alt informationsmateriale

b) modtage elektronisk materiale fra ansvarlige personer (f.eks. præsentationer, forklarende bemærkninger osv.)

c) modtage de trykte abstracts og tekster af rapporter fra de ansvarlige personer.

Udpeg en ansvarlig medarbejder for hvert spørgsmål, selv når en gruppe mennesker skal udføre ordren.

Spild ikke tid på at afsløre synderen. Husk, at hvert møde har til opgave at diskutere dagsordenen og træffe beslutninger om den.

DAGSORDEN

Dette er en liste over emner, der skal diskuteres på mødet. De bestemmes af mødelederen. Sekretæren kan dog også deltage i denne proces.

Brug følgende retningslinjer, når du udvikler din dagsorden:

• Opdel mødeemner, der er for brede, i flere underemner. For hvert delemne kan de ansvarlige personer om nødvendigt holde forberedende møder.

For eksempel bør et møde, der er planlagt i slutningen af ​​måneden om emnet "Om opfyldelse af planlagte mål fra de vigtigste produktionsbutikker", forud for en række små møder i butikkerne: "Om planens opfyldelse af støberi "," Om indkøbsforretningens gennemførelse af planen "," Om maskinens værkstedets opfyldelse af planen "," Om montagebutikkens gennemførelse af planen. " Eller et møde om emnet "Om implementering af et ERP -system i en virksomhed" bør være forud for flere møder: "Om problemerne med at indføre et ERP -system i produktionen", "Om at sikre kommunikation mellem ERP -systemet og 1C i regnskab "," Om teknisk support af et ERP -system og dataoverførsel "osv.

• Tag spørgsmål af lige stor betydning på dagsordenen, forenet af et fælles tema... For eksempel levering af transport, ordren med levering til lageret, forsendelse og fjernelse af færdige produkter fra virksomhedens område.

En bredere vifte af indbyrdes forbundne problemer kan også sættes på dagsordenen. De kan f.eks. Omfatte:

Anskaffelse af en ny produktionslinje;

Teknologisk forberedelse af produktionen;

Ændringer i design og teknologisk dokumentation i forbindelse med køb af nyt udstyr;

Modernisering af produktionsbygninger og udvikling af værktøjsbindinger;

Materiel og teknisk support af produktionen.

Samtidig er genopbygningen af ​​fabriksindgangen eller tilrettelæggelsen af ​​elektroniske betalinger for indgangen til fabrikskantinen klart ikke værd at diskutere på dette møde.

Det er klart, at sekretæren ikke altid kan påvirke dagsordens indhold. Mødet indkaldes af lederen, han skitserer også rækkevidden af ​​spørgsmål. Og hvis lederen på dagsordenen for et møde medtager køb af en ny produktionslinje til produktion af støbning og tilrettelæggelse af en forårsoprydning, så er det måske ikke muligt at overbevise ham. Men på den anden side er det muligt at foreslå at bringe diskussionen om at organisere en frivillig oprydning til et andet møde, for eksempel at kombinere det med spørgsmålet om at male facaden på en bygning eller holde festligheder i anledning af organisationens fødselsdag.

• Lav kun en dagsorden ud fra de spørgsmål, der falder inden for kompetence og ansvarsområde for mødedeltagerne. Det ville for eksempel være nytteløst at diskutere forsyningsspørgsmål i mangel af forsyningschef.
• Begræns antallet af emner og spørgsmål på dagsordenen... Der bør være så mange af dem, som effektivt kan diskuteres og løses inden for den tildelte periode. For eksempel kan du i 1 time af et møde diskutere fra 1 til 5 spørgsmål afhængigt af omfanget af de diskuterede emner og kvaliteten af ​​forberedelsen til mødet.
• Medtag på dagsordenen en rapport om opgaver og opgaver givet på det sidste møde hvis møderne har et fælles tema og sammensætning af deltagere. Vær forberedt på, at selvom der ikke er et sådant punkt på dagsordenen, kan formanden indføre det med sin autoritet. Derfor er det bedre at udskrive instruktionslisten på forhånd - det skal være hos formanden, den ansvarlige og sekretæren.

MØDETS DELTAGERE

Generelle krav til begivenhedsdeltagere:

Kompetence og interesse for spørgsmålene på dagsordenen;

En høj nok position til at træffe beslutninger og give instruktioner til underordnede baseret på resultaterne af mødet.

Deltagernes sammensætning under arrangementet kan ændre sig. Hvis der er emner på dagsordenen, der påvirker alle deltagerne i mødet, og spørgsmål, der kun vedrører nogle af dem, skal de generelle spørgsmål først diskuteres. I slutningen af ​​denne del af mødet kan medarbejdere, der ikke er involveret i yderligere diskussion, frigives.

Sådan giver du alle besked

Informer alle mødedeltagere om dato, tidspunkt, sted, begivenhedens emne.

Du kan rapportere et møde ved hjælp af et telefonopkald, sms, e -mail (med levering og læsemeddelelser), personlig bypass.

Hvis en af ​​deltagerne er fraværende fra arbejdspladsen af ​​forskellige årsager (årlig ferie, midlertidigt handicap, forretningsrejse osv.), Er det nødvendigt at finde ud af årsagen til fraværet og minde medarbejderen, der erstatter den fraværende person i henhold til erstatningsordning, at han skal deltage i mødet.

Det vil også være nyttigt at tilføje en pop-up-prompt som "minde stedfortræderen om at deltage i planlægningsmødet" i kalenderen på din computer.

Oplysninger om, hvem der får besked om mødet, og hvornår kan indtastes i et regneark (eksempel 1).

EKSEMPEL 1

Advarende mødedeltagere

Mødet finder sted den 24. juni 2017 kl. 11:00 på indkøbsdirektørens kontor.

Emne: Indgåelse af kontrakter med leverandører i andet halvår af 2017.

Plads til mødedeltagere

Sørg for at udarbejde et siddeoversigt for mødedeltagerne, hvis:

Topembedsmænd (byer, regioner, territorier, republikker, forbund);

Ejere af transnationale selskaber og beholdninger mv.

Repræsentanter for partnerorganisationer.

Hvis det er muligt, skal sekretæren sidde ved et separat bord ved siden af ​​formandens bord (eksempel 2).

Eksempel 2

Siddekort

Navnekort

På bordene overfor de tilsvarende steder er det nødvendigt at placere navnekort med positionen og (eller) fulde navn. hver deltager. Den enkleste mulighed er et foldet ark papir (fig. 1)

Ris. 1. Mødedeltagerens navnekort

Mærker

I særligt kritiske tilfælde er det nødvendigt at udarbejde badges (badges), hvorpå du skal angive:

FULDE NAVN. deltagere;

Deres positioner;

Navnet på den organisation, som hver deltager repræsenterer;

Lokaliteten, hvor den angivne organisation er placeret.

Mærket kan også omfatte:

Organisationens logo repræsenteret af deltageren;

Begivenhedens logo (emblem) (møde, konference osv.).

Du kan bruge mærker med en snor eller tøjklemme. De sælges i papirvarer og kontorartikler.

Du kan selv designe indlæg med tekst og derefter printe dem på en printer, klippe dem med en saks og sætte dem i badges (fig. 2).

Ris. 2. Egen designet badgeindsats

Hvis der er tildelt tilstrækkelige midler til forberedelsen, kan indsættelseskort bestilles fra en organisation, der leverer tryktjenester. Og til regelmæssige interne møder kræves slet ikke badges.

MØDETS VARIGHED

Forskellige typer møder har forskellig tid. For eksempel kan et morgenmøde tage cirka en halv time, og et interregionalt møde om et specifikt spørgsmål kan tage en hel dag.

Mødets længde bør planlægges på forhånd. Alle deltagere skal kende begivenhedens start- og sluttidspunkt. Dette hjælper dig med at arbejde hurtigt og effektivt, så du ikke bliver sent oppe.

Pauser

Hvis mødet er længere end en astronomisk time (60 minutter), skal der holdes pauser hver akademiske time (45 minutter).

Ved særlig lange arrangementer kan der tilbydes pauser, hvor deltagerne tilbydes snacks (sandwich, frugt, slik) og drikkevarer (te, kaffe, juice, mineralvand osv.).

Når niveauet for mødet er lavt, og der er en køler, en kaffemaskine og engangsfade til kontorbesøgende ved siden af ​​mødelokalet, så vil mødedeltagerne kunne skænke sig kaffe, te eller vand.

Flasker vand og glas kan på forhånd lægges på bordene, hvor mødedeltagerne sidder - så kan de slukke tørsten ikke kun i pausen, men når som helst. Det er bedre ikke at lægge mad på bordene. Det vil være pinligt, hvis en af ​​deltagerne smider en sandwich på forretningspapirer eller spilder kaffe.

Det er bedre at dække bordet med snacks og drikkevarer i et separat rum. Dette gøres normalt af sekretæren, men kun hvis han ikke fører referatet. Når sekretæren ikke er i stand til at forlade lokalet under et møde, bør en anden person, der er tildelt dette, arrangere pausen. Eller alternativt forbereder sekretæren alt til kaffepauser, inden mødet begynder. Ved udvidede møder er assistenter normalt uundværlige.

Tidsramme

Arrangementets varighed bør reguleres. Denne regel overvåges af mødelederen.

Når du planlægger din mødedagsorden, skal du tage højde for den tid, det tager for hver taler at tale og diskutere hvert emne.

Kontakt formanden for tidslinjen for hver præsentation.

Planlæg pauser, hvis det er nødvendigt.

Tilføj alle tidsintervaller på lommeregneren, og tilføj det resulterende beløb

Hvor lang tid mødet kan tage skal meddeles formanden. Hvis han er enig i dette tal, skal reglerne gøres opmærksom på alle deltagere, hvis ikke, skal der foretages justeringer og rapporteres tilbage til formanden.

Når den er aftalt, sendes den tidsbegrænsede dagsorden til alle mødedeltagere (eksempel 3).

EKSEMPEL 3

Tidsbegrænset dagsorden

MØDETS MINUTTER: 5 VIGTIGE TRIN

Protokol dokumentere både aktiviteterne i permanente kollegiale organer (kommissioner, udvalg, råd, osv.) og midlertidige kollegiale organer - forskellige møder, konferencer, seminarer og konferencer.

Der er følgende typer protokoller:

. Kort protokol- et dokument, hvor det fulde navn er registreret. og positionerne for deltagerne i mødet, dets emne, hovedspørgsmål, et resumé af rapporterne, truffede beslutninger, en opgaveliste for hver ansvarlig person. Denne protokol opbevares normalt på operationelle møder.

. Komplet protokol, ud over alt det ovenstående, indeholder detaljerede registreringer af alle taler, udtalelser, ændringer og andre nuancer af diskussionen. Dette dokument giver dig mulighed for at rekonstruere et detaljeret billede af mødet.

Formen for at føre referatet vælges af mødelederen eller virksomhedslederen.

Tekster af taler og andet materiale, der er forberedt til mødet, udarbejdes i form af vedhæftede filer. Der skal henvises til dem i protokollens tekst.

Sekretæren er ansvarlig for, hvor korrekt og fuldstændigt mødets forløb registreres. Dette ansvar bør ikke undervurderes, da protokollen er det eneste dokument, der afspejler alle taler, diskussioner, kommentarer og trufne beslutninger, der skal implementeres. Under mødet hører deltagerne muligvis ikke noget, har ikke tid til at skrive det ned. Det vil være let at gendanne ved at henvise til protokollen.

Trin 1: Forberedelse af arbejdspladsen

For at gøre det lettere at føre referat, før mødet starter:

. Vælg et sted for dig selv i gangen hvor arrangementet finder sted. Det skal vise alle deltagerne personligt, tydeligt høre formandens taler, talerne og "bemærkninger fra publikum" (se siddeoversigt i eksempel 2).

. Læg en liste over mødedeltagere på dit skrivebord med deres fulde navne. og positioner, samt et siddekort... Inden mødets start vil det være nyttigt omhyggeligt at studere, hvem der sidder hvor, og derefter kigge ind i diagrammet efter behov.

. Lager på papirvarer... Tag 2-3 kuglepenne, 2 blyanter, 2 viskelæder med dig.

. Kontroller, om kontorudstyr og andre enheder fungerer: ur, stemmeoptager, videokamera (hvis nogen). Glem ikke netledningen og reservebatterier eller genopladelige batterier.

Opdater de centrale meddelelser for alle samtaler før mødet.

Trin 2: fange mødets forløb

Ud over de materialer, der er udarbejdet til mødet (tekster til rapporter, taler, referencer, beslutningsudkast, dagsorden, deltagerlister osv.), Udarbejdes referatet på grundlag af lydoptagelser, videooptagelser, udskrifter eller groft håndskrevet noter, der opbevares under mødet.

Hvordan opbevarer jeg grove noter?

1. Forbered ark til udkast til minutter- deres antal afhænger af dagsordens størrelse. På det første ark skal du skrive datoen for mødet, dets emne, referatnummer, deltagerliste, dagsorden (eksempel 4).

EKSEMPEL 4

Udkast til referat af mødet. Ark nr. 1

Skriv spørgsmålene til diskussion på separate blanke ark, så der er nok plads til noter:

Ark nr. 2: "Om arbejdets tilstand ved indgåelse af kontrakter om levering af ikke-jernholdigt og jernholdigt metal." P.D. Prokhorovs rapport;

Ark nr. 3

Ark nr. 4: "Om levering af forsyninger." Betænkning af V.Yu. Medvedev;

Ark nr. 5:… (Udfyldes under mødet);

Blad nr. 6: "Om status for afregninger under de indgåede og gennemførte kontrakter om køb af råvarer og materialer." Rapport af K.D. Fomina;

Ark nr. 7:… (Udfyldes under mødet);

Blad nr. 8: “Ved indgåelse af kontrakter med LLC Ametist om levering af stål og legeringer til JSC ESPZ. I.I.Teleginas forslag;

Blad nr. 9:… (Udfyldes under mødet).

2. Kontroller, at alle mødedeltagere er til stede. Overstreg dem, der er fraværende i udkastet til protokol med blyant - de kan komme for sent. Find ud af årsagerne til fravær og forsinkelse efter mødet.

Ankomsttidspunktet for dem, der er for sent, registrerer direkte i protokollens tekst i parentes:

I dette tilfælde vil det være nøjagtigt kendt, hvem af de fremmødte, og hvad der helt præcist savnede under mødet.

3. Udfyld punktet "LISTENED"... På det første ark i udkastet og på arkene med de tilsvarende titler på rapporterne skal du konsekvent registrere personens fulde navn. og talertitler, emner og resuméer. Du behøver kun at registrere grundlæggende oplysninger: datoer, tal, fakta... Efterfølgende kontrolleres noterne med de medfølgende taletekster (teser). Hvis du finder en uoverensstemmelse, skal du rapportere det til mødelederen.

4. Indtast punktet "TALET"(Hvis det er nødvendigt). Dette afsnit afsluttes, når talerforløbet afbrydes af kommentarer, spørgsmål og indsigelser fra andre deltagere. I fuld protokol hver sådan bemærkning skal registreres med det samme, især hvis den ledsages af sætningen: "Indtast venligst protokollen." For eksempel:

Faktum er, at enhver erklæring kan ændre mødets forløb, og senere er det nødvendigt at fremhæve det øjeblik, hvor og i forbindelse med hvad dette skete.

I de korte minutter

I løbet af deres aktiviteter træffer juridiske enheder ofte beslutninger om spørgsmål, der forelægges på en generalforsamling, hvor stiftere, aktionærer, divisionschefer samt repræsentanter for de parter, der er forretningspartnere, kan deltage. I en sådan situation udarbejdes de opgaver, der skal løses på mødet, ved hjælp af en formular som generalforsamlingens referat. Dette er et ret specifikt dokument, der kort viser forløbet for hele arrangementet og kan også indeholde et resumé af de præsenterede oplysninger.

Spørgsmål, der skal løses på grundlag af generalforsamlingens referat

Generalforsamlingens referater er nødvendige for at løse forskellige problemer, der er en integreret del af aktiviteterne i en organisation eller virksomhed. Ved hjælp af dette dokument kan ændringer i sammensætningen af ​​stiftere eller aktionærer, udstedelse af aktier, reorganisering eller likvidation af en virksomhed formaliseres.

I sager, hvor der kræves en kollektiv afgørelse, skal generalforsamlingens referat anvendes. Kompileringsskabelonen er den samme for alle sådanne begivenheder inden for grænserne for en organisation. Som et udtryk for virksomhedens økonomiske aktivitet har dette dokument således en vigtig juridisk værdi.

Generalforsamlingsprotokollen, en prøve af dens forberedelse og de normer, der gælder for dens indhold, fastlægges ved forskellige lovgivningsmæssige retsakter fra Den Russiske Føderation. Derfor er det nødvendigt strengt at overholde de fastsatte krav til registrering, da tilsynsmyndighederne under inspektioner har ret til at ugyldige afgørelser truffet af en juridisk enhed på grundlag af eksisterende overtrædelser og manglende overholdelse af de grundlæggende krav til protokollen .

Lovkrav til registrering

Referatet fra generalforsamlingen for medlemmer, der deltager i organisationens økonomiske aktiviteter, skal udfærdiges senest 15 dage efter datoen for dets besiddelse. Dokumentet er udfærdiget i to eksemplarer og skal indeholde et bestemt datasæt:

• Dato og sted for mødet.
• Antallet af stemmer, deltagerne havde.
• Samlet antal stemmer inklusive fraværende deltagere.
• Navn og efternavn på mødelederen.
• Præsidiets sammensætning.
• Dagsorden.

Som regel angiver referatet i form af abstracts de vigtigste emner, der forelægges til diskussion og afstemning, og de resultater, der blev godkendt.

Formålet med at udarbejde protokollen

Generalforsamlingsprotokollen er et dokument, der beskriver forløbet for at træffe eventuelle beslutninger, der samlet set bestemmer retningen for en juridisk enheds aktivitet. Alle former og typer af protokoller er rettet mod at dokumentere kollegiale organers beslutninger. Protokollen udarbejdes også under forretningsmøder, kommissionsmøder, forhandlinger, overvejelsesmøder. Formålet med protokollen er at dokumentere kollegiale beslutninger og indgåede aftaler.

Enhver virksomhed eller organisation bør bruge metoder til kollegial beslutningstagning og kompetent kunne udarbejde referater af deres møder. Betydningen af ​​at registrere kollegialt vedtagne beslutninger er en god hjælp til den korrekte gennemførelse af sine aktiviteter af en juridisk enhed.

Hvis stifteren eller direktøren i virksomheden træffer den eneste beslutning om udførelse af økonomiske aktiviteter, grupperes et diskussionsmøde nødvendigvis for at træffe vigtige beslutninger om virksomhedens aktiviteter. Behandlingen af ​​sådanne beslutninger og de spørgsmål, der er opstået, registreres således i generalforsamlingens referat.

Vigtig procedure

Processen med at udarbejde en protokol består af flere faser:

• Fastlæggelse og udarbejdelse af dagsordenen.
• Udarbejdelse og udarbejdelse af den nødvendige dokumentation.
• Underretter alle deltagere om generalforsamlingens sted.
• Distribution af de nødvendige informationsdata til deltagerne som forberedelse til dagsordenen for mødet med fremhævelse af dets individuelle emner.

Inden forhandlingsprocessen påbegyndes, er det nødvendigt at registrere mødedeltagernes registreringsdata i protokollen. Til dette formål udarbejdes en liste over alle deltagere, hvis antal skal svare til det antal stemmer, der kræves for at træffe en juridisk juridisk afgørelse.

For yderligere at dokumentere oplysninger om de trufne beslutninger og generalforsamlingens forløb anvendes moderne tekniske midler til lyd- eller videooptagelse, der bruges til stenografi og behandling af alle taler og trufne beslutninger. Samtidig med optagelsen er det også nødvendigt at udarbejde grove udkast til referater skriftligt under hele mødet. Listen over dokumenter, der deltog i præsentationen af ​​spørgsmål til afstemning eller diskussion, skal angives. Det er rapporter, projekter, referencer brugt på generalforsamlingen.

Registreringsregler

Referatet fra generalforsamlingen for ejere eller deltagere skal udarbejdes kompetent og fuldt ud overholde lovkravene i lovgivningen i Den Russiske Føderation.

Med hensyn til dets indhold kan dokumentet enten være detaljeret eller et resumé af det afholdte møde. Alle taler, der fandt sted på generalforsamlingen i det rådgivende organ, vises i fuld form. I en kort form er der kun information om talerne, emnet for talen, der er holdt. Den korte form kaldes protokolskemaet. Formen til udarbejdelse af referatet bestemmes af mødelederen eller i løbet af en kollegial beslutning. Et eksempel på en protokol fra generalforsamlingen af ​​deltagere er præsenteret nedenfor.

Dette dokument er udarbejdet i overensstemmelse med alle normer og krav for kontorarbejde til indførelse af detaljer i overensstemmelse med GOST.

Protokollens indhold. Organisationsdata

Generalforsamlingens referat, hvis prøve er under udvikling, skal nødvendigvis indeholde data om organisationens fulde navn samt de accepterede forkortelser vedrørende organisations- og juridisk form (LLC, JSC osv.). I dette tilfælde skal navnet svare til det, der er angivet i virksomhedens charter og indført i Unified State Register, samt have en fuld afkodning uden brug af forkortelser.

Hvis dette er referatet af generalforsamlingen i en LLC, udarbejdes prøven efter de samme regler og forskrifter som for organisationer med en anden organisatorisk og juridisk ejerskabsform. Det fastsætter placeringen af ​​en juridisk enhed, afspejlet i form af en registrering af organisationens juridiske adresse, og skal svare til den, der er angivet i de konstituerende dokumenter, samt registrering i Unified State Register.

Mødedata

I det næste afsnit, efter at have specificeret de juridiske data, der afspejler det faktiske navn på virksomhedens placering, er det nødvendigt at angive oplysninger om tid og form for mødet. Først og fremmest angives typen af ​​generalforsamling, som kan være årlig, ekstraordinær, planlagt osv. I henhold til den nuværende lovgivning fastsættes referatet af generalforsamlingen for LLC -deltagere med en frekvens på mindst en gang om året.

Mødeskemaer

Mødets form kan defineres som:

• Personlig tilstedeværelse af autoriserede repræsentanter eller aktionærdeltagere.
• Korrespondanceformular ved at indsamle den tidligere sendt dokumentation for at søge udtalelser om afstemningsspørgsmål.

Dato og sted for mødet i det rådgivende udvalg noteres også, den faktiske adresse, som deltagerne samlede på, angives.

Hoveddelen af ​​protokollen

Emnet, spørgsmål, hvor mødet blev afholdt, er angivet. Ved årlige møder definerer lovgivningen en række spørgsmål, der skal overvejes. I resten af ​​mødet kan deltagerne frit vælge de emner, de skal løse.

Tidspunktet for begyndelsen og slutningen af ​​registreringen af ​​personer, der har ret til at være til stede og deltage i diskussionen, skal angives. I dette tilfælde gennemfører arrangøren eller sekretæren registreringsproceduren for alle ankomster ved at identificere de tilstedeværende og indtaste disse data i afsnittet "Deltaget" i protokollen. Det fulde navn skal angives. deltager, samt stillingen og antallet af stemmer, der tilhører ham. For aktieselskaber kan der også indtastes data om identitetskort eller udstedte fuldmagter.

Denne del angiver også åbning og lukning af det kollegiale møde, afstemningsresultaterne, som registreres på tidspunktet for stemmetællingen.

Når hvert punkt på dagsordenen behandles, skal følgende angives:

• Antal stemmerettigheder til at deltage i mødet.
• Antallet af stemmer, der deltog.
• Antallet af afgivne stemmer for forskellige valgmuligheder.
• Formulering af de vedtagne beslutninger.

Dette efterfølges af et afsnit, hvor alle hovedpunkterne i de lyttede taler er optaget, samt navnene på de personer, der talte om hvert emne. Information præsenteres i form af abstrakter, der udgør et resumé af talerne.

Sidste del

Efter udarbejdelsen forsegles referatet af generalforsamlingen for stiftere, aktionærer eller andre deltagere med underskrifter fra formanden samt mødets sekretær. Datoen for dens forberedelse er også sat, hvilket ikke må falde sammen med datoen for mødet.

Særlige referater og møder

Et andet interessant eksempel på sådan dokumentation er referatet af generalforsamlingen for ejere af et hus eller et havearbejde. Sådanne møder og deres optagelse kendetegnes ved, at deltagerne har lige rettigheder, og i tilfælde af at et stort antal personer ikke optræder, kan der stadig træffes beslutninger baseret på udtalelsen fra dem, der ankom og deltog i løsning af problemerne bragt til diskussion. På grundlag af en sådan protokol er resten af ​​medlemmerne af boligmassen eller gartneripartnerskabet forpligtet til at overholde de trufne beslutninger, uanset om de har deltaget i dette møde eller ej.

Når et sådant dokument udarbejdes, angiver det normalt sammensætningen af ​​beretningsudvalget. Mødets formand og sekretær kan enten være autoriserede personer eller dem, der vælges ved at stemme blandt de fremmødte deltagere. Metoden til at styre lejlighedsbygninger eller et havearbejde partnerskab vælges af generalforsamlingen mellem ejere af beboelsesejendomme eller grundstykker. De beslutninger, der træffes om de angivne spørgsmål, er bindende for alle ejere.

Udarbejdelse af referatet fra generalforsamlingen kræver særlig opmærksomhed og tilstedeværelsen af ​​visse færdigheder i dokumentararbejde. Forsømmelse af de regler, der er fastsat for udførelsen af ​​dette dokument, bør ikke være tilladt, da det er den eneste dokumentariske afspejling af lovligheden af ​​beslutningerne fra det kollegiale møde, som har et vigtigt formål, og som også har stor juridisk kraft og leveres under revisioner af kontrolorganer.