Yrityssähköpostisäännöt. Liikekirje: näyte

Sähköpostiviestintä on olennainen osa jokaisen nykyaikaisen toimistotyöntekijän työtä. Ja kirjanpitäjät eivät ole poikkeus. Kuinka käydä kirjeenvaihtoa niin, että liikeviestintä on tuottavaa, emotionaalisesti mukavaa ja erittäin eettistä? Tässä muutamia käytännön vinkkejä lukijoille.

VINKKI 1. Älä laiminlyö kirjeissäsi henkilökohtaista vetoomusta vastaanottajalle

Näin osoitat huomiosi henkilön persoonallisuutta kohtaan. Jos kirje on kirjoitettu tietylle vastaanottajalle, henkilökohtaisen valituksen puuttuminen näyttää väärältä ja epäkohteliaalta.

Kun kirjoitat yhden ensimmäisistä kirjeistä vastaanottajalle, herää usein kysymys: mikä on paras tapa puhua hänelle - pelkällä nimellä vai nimellä ja isännimellä? Tässä tapauksessa sinun on katsottava, mitä allekirjoituksessa on kirjoitettu, mikä päättää tämän henkilön sinulle lähettämän kirjeen. Jos on nimi (ilman toista nimeä), esimerkiksi "Svetlana Kotova", niin ota rohkeasti yhteyttä nimellä. Ja jos allekirjoitus sanoo "Svetlana Vasilievna Kotova, Trenzor LLC:n pääkirjanpitäjä", sinun on myös puhuttava vastaanottajalle vastaavasti. Joka tapauksessa toinen vaihtoehto on erittäin oikea ja siksi win-win.

En suosittele keskittymistä Lähettäjä-kentän tietoihin. Usein sitä ei todellakaan alun perin täytä sähköpostiosoitteen omistaja, vaan yrityksen IT-asiantuntija määrittäessäsi sähköpostiosoitetta.

Muuten, suosittelen vahvasti, että et käytä nimen lyhyttä muotoa ("Sash" sanan "Sasha" sijaan, "An" sijaan "Anya"), kun otat yhteyttä liikekumppaniin tai asiakkaaseen, olipa kirjoituksesi kuinka demokraattinen tahansa. tyyliin ja riippumatta siitä, kuinka vanha kirjeenvaihtosi on. Se, mitä tavallisesti kuullaan suullisessa puheessa, näyttää liian yksinkertaiselta kirjallisesti.

VINKKI 2. Kiinnitä erityistä huomiota tervehdyksen muotoon

Älä käytä lausetta "Hyvää päivää!"... Vaikka sinua ohjaavat hyvät aikomukset sovittaa yhteen vastaanottajan aikavyöhyke, tämä lause kuulostaa mauttomalta, sanoisin jopa mautonta. Parempi käyttää neutraaleja vaihtoehtoja: "Hei...", "Hyvää päivää..."... Ja tietysti, lisää vastaanottajan nimi tervehdykseen, jos tiedät sen. Esimerkiksi minulle henkilökohtaisesti se on paljon miellyttävämpää kuin kasvottoman "Hei!" tulla henkilökohtaiseksi "Hei Tamara!".

Muista, että tällä tavalla säästät huomattavasti vastaanottajan aikaa. Loppujen lopuksi hän voi välittömästi arvioida vastaanotetun kirjeen sisällön ja päättää nopeasti sen tärkeydestä ja tärkeydestä.

Aiheen sanamuodon tulee olla lyhyt, mutta samalla heijastaa tarkasti kirjeenvaihdon aihetta. Esimerkiksi, "Alpha LLC:n sopimus, lasku, asiakirja""Dokumentit" sijaan. Kun muutat keskusteltavan asian näkökohtia, selvennä aihetta. Esimerkiksi, "Yhteistyö Permin kanssa" → "Yhteistyö Permin kanssa. Neuvottelupäivä "→" Yhteistyö Permin kanssa. sopimusluonnos".

Jos näet kirjeenvaihdossa, että vastaanottajasi on täyttänyt "Aihe"-kentän mielivaltaisesti tai sitä ei täytetty ollenkaan, ota aloite omiin käsiisi ja kokeile jompaakumpaa kahdesta skenaariosta.

SKENARIO 1. Kun vastaat, täytä "Aihe"-kenttä itse. Jos vastaanottaja on tarkkaavainen, ehkä tämä jo riittää saamaan kirjeenvaihtosi sopivaan muotoon.

SKENAARIO 2. Jos vastaanottaja jättää edelleen huomioimatta "Aihe"-kentän täyttämisen, kirjoita hänelle seuraavan sisällön kirje: "Alla, ehdotan, että ilmoitat kirjeen aiheen" Aihe "-kenttään. Uskon, että tämä lisää merkittävästi viestintämme tehokkuutta ".

VINKKI 4. Kiinnitä huomiota "Vastaanottaja"- ja "Cc"-kenttiin

Sinun on ymmärrettävä selkeästi näiden alojen yleinen tarkoitus liiketoimintaympäristössä:

• <если>vain sinä olet lueteltu "Vastaanottaja" -kentässä - tämä tarkoittaa, että kirjeen lähettäjä odottaa sinua vastaamaan hänen kysymykseensä tai pyyntöönsä;
• <если>kentässä on useita vastaanottajia - lähettäjä odottaa vastausta jokaiselta tai miltä tahansa vastaanottajalta. Tässä tapauksessa vastaatessasi säilytä lähettäjän "Vastaa kaikille" -toiminnolla asettama vastaanottajaluettelo (tietysti, jos et tarkoituksella halua vastata vain kirjeen kirjoittajalle piilottaen viestisi olemuksen vastaus muusta kirjeenvaihdosta);
• <если>nimesi näkyy "Cc"-kentässä - lähettäjä haluaa sinun tietävän kysymyksestä, mutta hän ei odota sinulta vastausta. Tämä tarkoittaa, että sinun ei pitäisi käydä kirjeenvaihtoa tästä aiheesta. Jos päätät tehdä tämän, se on merkki hyvästä muodosta aloittaa jonkin lauseen kirjoittaminen: "Jos mahdollista, haluaisin osallistua keskusteluun tästä aiheesta...", "Anna minun kertoa mielipiteeni...".

Piilokopio-kentän suhteen tämä on kiistanalaisin sähköpostityökalu liikeetiikan kannalta. Joskus se nähdään lähes salaisena havainnointi- ja tiedotusvälineenä. Loppujen lopuksi Piilokopio-kansioon sijoitetut vastaanottajat eivät näy muille vastaanottajille. Joissakin pääsääntöisesti suurissa yrityksissä, jotka ovat erityisen tarkkoja eettisissä asioissa, tämän kentän käyttäminen yrityskirjeenvaihdossa on ehdottomasti kiellettyä, lukuun ottamatta joukkopostituksia. Mutta useimmat yritykset käyttävät sitä noudattaen seuraavia sääntöjä:

• Kirjeen lähettäminen täytettynä "Piilokopio"-kentällä olettaa, että kirjeen kirjoittaja on ilmoittanut piiloosoittajille (tai aikoo tehdä niin) tällaisen viestilomakkeen syystä ja tarkoituksesta;
• piilotetun vastaanottajan ei tarvitse käydä kirjeenvaihtoa.

Minulta kysytään usein valmennuksissa: onko olemassa yleisesti hyväksyttyjä standardeja, jotka koskevat aikaa, jolloin asiakkaan tai kollegan kirjeeseen on vastattava? Mutta et anna siihen universaalia vastausta.

Jos puhumme sisäisestä kirjeenvaihdosta, kaiken täällä määrää yrityksen itsensä nopeus ja elämänrytmi. On yrityksiä, joissa yli puolentoista tunnin vastauksen viivästyminen katsotaan huonoksi käytökseksi. Ja jossain vastaus päivän aikana on asioiden järjestyksessä.

Pääsääntöisesti hyväksyttävimpänä vasteaikana pidetään 2–3 tunnin sisällä. Tämä on ns. mukavuusodotusaika, jolloin lähettäjä odottaa vastausta eikä tunne sisäistä epämukavuutta vastaanottajan hiljaisuudesta.

Mutta entä jos vastaanotettuasi ja lukenut kirjeen ymmärrät, että et voi antaa siihen täyttä vastausta 24 tunnin kuluessa? Ilmoita sitten hyvän muodon sääntöjen mukaisesti lähettäjälle kirjeesi vastaanottamisesta ja siihen vastaamisen arvioinnista. Esimerkiksi: "Hei, Sergei Vasilievich! Olen vastaanottanut kirjeesi. Vastaan ​​parin seuraavan päivän sisällä "tai" Andrei, sain kirjeen. Kiitos! Tarvitsen lisätietoja vastatakseni. Yritän vastata viimeistään...".

VINKKI 6. Noudata kirjeessä tiedon esittämisen perussääntöjä

Niitä ei ole niin paljon:

• kun luet kirjettä, mukavin tilavuus sopii "yhdelle näytölle", enintään - A4-sivulle;
• lähetettyjen liitteiden määrä ei saa ylittää 3 Mt. Suuremmat tiedostot voivat saada postin roikkumaan vastaanottajan luo.
• kun "pakkaat" liitteitä, käytä yleisiä koodauksia zip tai rar. Muut laajennukset voidaan estää tai katkaista kuljetuksen aikana ja aiheuttaa ongelmia vastaanottajalle;
• Älä koskaan aloita vastausta uutena kirjeenä (tallentamatta kirjeenvaihtohistoriaa). Muuten vastaanottajan on pakko tuhlata aikaa alkuperäisen viestin etsimiseen;
• kirjoittaa kielellä, jota vastaanottaja ymmärtää parhaiten. Monet ihmiset ihmettelevät, onko tarkoituksenmukaista käyttää ammattimaista tai yrityksen sisäistä sanastoa, slangia, lyhenteitä ja anglismeja.

Jokaisessa erityistapauksessa tämä on käsiteltävä erikseen.

Siten yrityksen sisäinen kirjeenvaihto on lähes aina täynnä slangia ja lyhenteitä: ne ovat tuttuja ja ymmärrettäviä kaikille osallistujille ja säästävät aikaa. Mutta sinun on oltava varovainen, kun käytät niitä kirjeenvaihdossa vastapuolten kanssa.

Käytännössäni oli tällainen tapaus. Kollegani valmisteli materiaalia kustantamolle ja viimeisessä kirjeessä he kirjoittivat hänelle: "Masha, lähetä kaikki materiaalisi mahdollisimman pian"... Masha päätti, että tämä oli tuntemattoman muodon nimitys, johon teksti oli käännettävä. Hän hukkasi paljon aikaa selvittääkseen, kuinka täyttää kustantajan pyyntö koukulla tai huijauksella. Imagine Machine suuttuu, kun hän 2 päivän kuluttua saa selville, että salaperäinen "asap" on lyhenne sanoista "niin pian kuin mahdollista", jota käytetään laajalti englanninkielisessä ympäristössä. Mutta Masha saattoi lähettää materiaalit puolen tunnin sisällä pyynnön vastaanottamisesta!

VINKKI 7. Täydennä jokainen kirjain allekirjoituslohkolla ja yhteystiedoillasi

Riippumatta siitä, kuinka läheltä tunnet vastaanottajan ja kuinka kauan kirjeenvaihtosi on kestänyt, jokaisen kirjeen tulee sisältää lohko, joka koostuu allekirjoituksesta ja yhteystiedoista. Se on olennainen osa yritysviestinnän kulttuuria.

On tarpeen sijoittaa lohkoon:

• etu- ja sukunimesi. Tässä tapauksessa sinun ei tarvitse käyttää lyhenteitä. Sijasta "T.L. Vorotyntsev" allekirjoituksessani ilmoitan "Tamara Leonidovna Vorotyntseva" tai "Tamara Vorotyntseva" jotta vastaanottaja ymmärtää, kuinka minuun voi ottaa yhteyttä vastauskirjeessä;
• sinun asemasi. Tämä antaa vastaanottajalle mahdollisuuden ymmärtää auktoriteettisi ja ammatillisen pätevyyden rajat asioiden ratkaisemisessa;
• yhteystiedot (puhelin, sähköposti, yrityksen nimi, verkkosivusto). Joten annat vastaanottajalle mahdollisuuden operatiiviseen lisäviestintään tarvittaessa.

Kaikkeen, mitä on sanottu, haluan lisätä: sähköpostisi ovat juuri niitä vaatteita, joilla ihmisiä tervehditään. Toisin sanoen liikekirjeen etikettiä noudattamalla teet vastaanottajaan miellyttävimmän vaikutuksen poissaolevana.

Viime aikoina sähköposti on ottanut yhä suuremman paikan yrityskirjeenvaihdossa. Sen edut ovat ilmeiset: tehokkuus, saatavuus ja helppokäyttöisyys. On kuitenkin muistettava, että sähköpostilla on omat vivahteensa.

Kirjeiden vastaanottaminen

1. tarkista postisi vähintään 2 kertaa päivässä - aamulla ja iltapäivällä. Muuten voit pysäyttää muiden ihmisten työn ja viivyttää ongelmien ratkaisemista;
2. jos sait kirjeen, se tarkoittaa, että joku lähetti sen ja jostain syystä teki sen. Siksi vastaanotetut kirjeet on luettava. Roskapostia ei tietenkään käsitellä tässä;
3. jos olet esimies, työpäiväsi tulisi alkaa sähköpostiohjelman käynnistämisellä, joka ei tyhjennä koko päivää ja tarkistaa postin automaattisesti. Aseta automaattinen postin toimitus/vastaanotto vähintään 10 (ja mieluiten 2-3) minuutin välein;
4. jos olet erittäin kiireinen ja sait kirjeen, arvioi keneltä se on, aihe ja lue se silmiesi läpi - tämä auttaa sinua ymmärtämään nopeasti, vaatiiko kirje kiireellisen vastauksen vai voiko se odottaa vähän;
5. Helpoin ja tehokkain tapa siirtää yritystäsi ja olla keräämättä postikasoja on vastata sähköposteihin välittömästi. Siksi, jos et ole mukana keskustelussa tai muussa toiminnassa, jota ei voi keskeyttää, vastaa kirjeeseen välittömästi.

Vastaanottaja-, Kopio- ja Piilokopio-kentät

Muista muistaa ja käyttää Vastaanottaja-, Kopio- ja Piilokopio-kenttiä oikein. Toimisi vastaanottaaksesi kirjeen tai vastaanottajan toimet riippuvat tästä.

1. "Kenelle". Jos lähetät kysymyksen, odotat vastausta Vastaanottaja-kentässä määritellyltä vastaanottajalta. Jos olet vastaanottaja, sinun on vastattava. Toisin sanoen kirje ja sen sisältämät tiedot tai kysymykset osoitetaan suoraan tässä kentässä määritellylle vastaanottajalle.
2. "Kopio". Tämän kentän vastaanottajat saavat tiedotuskirjeen tai heidät "kutsutaan todistajiksi". Kopioiden vastaanottajan ei yleensä tule vastata kirjeeseen. Lisäksi katsotaan kohteliaiseksi aloittaa ilmaisulla "anteeksi puuttua", kun sellainen tarve on.
3. "Piilotettu kopio". Päävastaanottaja tai kopioissa olevat eivät tiedä kirjeen lähettämisestä "Piilokopio"-kentässä mainitulle henkilölle. Tätä kenttää käytetään myös joukkopostituksiin, jotta kaikki vastaanottajat eivät tiedä osoitekirjaasi.

Kun vastaat, älä unohda "Vastaa kaikille" -painiketta - tämä tallentaa alkuperäisen kirjeen vastaanottajat kopioina ja vastauksesi ei ohita heitä. Voit aina poistaa ei-toivottuja vastaanottajia tai lisätä muita.

Jos vastaanotetun kirjeen Vastaanottaja-kentässä on enemmän kuin kaksi vastaanottajaa, tämä tarkoittaa, että molempien tai jommankumman heistä on vastattava. Päätä kenen pitäisi vastata. Ole kuitenkin varovainen lähettäessäsi kirjeitä, joissa on enemmän kuin kaksi vastaanottajaa Vastaanottaja-kentässä: kaikille lähetetyssä kirjeessä on vaara, että et saa vastausta keneltäkään.

Aihekenttä

Älä jätä tätä kenttää tyhjäksi. Ihmiset, joiden kanssa kirjoitat, voivat saada satoja sähköposteja päivässä ja käyttää tätä kenttää arvioidakseen nopeasti sähköpostin sisällön tärkeyden.

Aiherivin tulee heijastaa lyhyesti aiheriviä. Otsikot kuten "Kysymys", "Hei!" tai tyhjät otsikot antavat sinulle joko aloittelijan tai liikekirjeenvaihtotaitojen puutteen.

"Kirjoittamisen tärkeys"

Jos kirje sisältää tietoja kiireellisistä muutoksista, minkä tahansa sopimuksen tekstiä tai muita tietoja, joihin sinun on ensin kiinnitettävä huomiota, käytä merkitystä "korkea", tämä korostaa kirjeen "Saapuneet"-kansiossa.

• Älä käytä "korkeaa" merkitystä turhaan!
• Merkitse henkilökohtainen kirje yrityskirjeenvaihtajalle tai kirje, jossa on hauska ja ei-asianmukainen kuva tai linkki "matalan" tärkeydellä.

Vastauksen kirjoittaminen

1. Aloita tervehdyksellä, se on kohteliasta.
2. Puhu henkilön kanssa samalla kielellä. Tämä ei koske vain venäjän/englannin kieltä, vaan myös tekstin muotoa. Epävirallinen vastaus viralliseen kirjeeseen on epäkunnioitusta vastaajaa kohtaan ja oman alhaisen kulttuurin osoittaminen.
3. Älä käytä translitterointia, paitsi kun lähetät kirjeitä mobiililaitteista. Jos sähköpostiohjelmasi ei tue venäjän kieltä tai pilaa koodaukset, liitä vastausteksti sovellukseen.
4. Liikekirjeen tulee olla tarkka, täsmällinen ja ytimekäs.
   • Tarkkuus- sisällytä tarkat tiedot, joihin viittaat (esimerkiksi kokouksen päivämäärä, kokouksen asialistalla oleva kohta, toisen kirjeen päivämäärä ja aihe tai tiedoston nimi).
   • Konkreettisuus- kirjeestä tulee käydä selväksi MITÄ vastaanottajalta TARKASTAN vaaditaan.
   • Lakonismi. Selkeästi ajatteleva ilmaisee sen selvästi, ja vastaanottajasi näkee sen. Siksi ei kannata esittää kolmelle sivulle sitä, mitä voidaan kirjoittaa kolmella lauseella. Lakoninen bisnesteksti ei ole kuivuutta, vaan ajansäästöä ja ajattelun tarkkuutta.
5. Jos sähköpostisi sisältää useita kysymyksiä, aiheita tai tehtäviä, jäsentele ja erottele ne. Jatkuvaa "saippuavirtaa" on vaikea lukea, ja voit itse asiassa ohittaa kirjeen pääkysymyksen.
6. Vastaa kirjeessä esitettyihin pyyntöihin mahdollisimman tarkasti. Vastaus pyyntöön tai tehtävään "Tehdään se!" epätäydellinen. "Teemme sen sellaiseen päivämäärään mennessä", "niin monen päivän kuluttua", "sellaisen ja sellaisen tapahtuman jälkeen" - tämä on tarkempi ja tarkempi vastaus.
7. Tekstin tulee olla virheetön! Kirjoitusvirheet eivät ole kauheita, mutta jos kirjoitat sanat väärin jokaisessa kirjaimessa, se näkyy hyvin nopeasti ja jättää negatiivisen jäljen liikekumppanin kuvaan.
8. Älä koskaan lähetä kirjettä lukematta kirjoittamaasi! Lue vastauksesi ja varmista, että kaikki on tiivistä, täsmällistä, selkeää, täsmällistä ja vailla kielioppivirheitä. Tarkista, ovatko kaikki vaaditut vastaanottajat luettelossa, ovatko ne oikein sijoitettu Vastaanottaja- ja Kopio-kenttiin. Tarkista kielioppivirheiden varalta.
9. Lainaa alkuperäisen kirjeen tekstiä.
10. Täydellä lainauksella (jos vastauksesi koko kirjeeseen kokonaisuutena) kirjoita vastauksen teksti kirjeen ALKUUN, älä loppuun!
11. Jos vastauksesi ovat kohta kohdalta, erota lainaus tyhjillä riveillä ylä- ja alapuolella.

Liitteet

1. Älä liitä kirjeisiin EXE-, PIF-, BAT-, COM-, CMD-, SCR-tiedostoja - monet sähköpostiohjelmat tai palvelimet estävät tällaiset liitteet tiukasti, eikä vastaanottaja koskaan lue niitä. Pakkaa ne arkistoon (zip, rar) kuin kuoreen ja laita ne tähän muotoon.
2. Normaalina pidetään 2-3 megatavun kokoisten liitteiden lähettämistä ilman varoitusta. Jos haluat lähettää isomman liitteen, tarkista kirjeenvaihtajalta, meneekö tällainen tiedosto hänen palvelimensa läpi vai mahtuuko se postilaatikkoon.
3. Vältä epäilyttävän sisällön liitteitä: ensinnäkin kirjeenvaihtajasi ei välttämättä jaa makuasi, ja toiseksi voit aiheuttaa ongelmia henkilölle, joka työskentelee organisaatiossa, jossa käytetään postin edelleenlähetystä.

Sähköinen allekirjoitus

1. Sen läsnäolo on hyödyllistä (yhteystietosi ovat saatavilla) ja se on hyvä sävy osoittaa ammattitaitosi.
2. Allekirjoitus ei saa ylittää 5-6 riviä. Sen tulee sisältää vähintään etu- ja sukunimesi. Lisäksi on suositeltavaa ilmoittaa puhelinnumerosi, sähköpostiosoitteesi, yrityksen nimi ja fyysinen osoite sekä sen verkkosivujen osoite.
3. Sähköiseen allekirjoitukseen on kaksi vaihtoehtoa: aloitekirjeet (omat) täydellä allekirjoituksella

Liikekirjeellä tulee olla selkeä rakenne, jonka edut:

• säästät aikaasi ja vastaanottajan aikaa;
• takuu siitä, että vastaanottaja lukee kirjeen ja ymmärtää sen oikein;
• saa ymmärrettävän ja selkeän vastauksen.

Liikekirjeen rakenne

Vetoomus

Se sijaitsee kirjeen "otsikossa" ja sisältää vastaanottajan aseman ja nimen. Virallisessa liikekirjeenvaihdossa viittausta "Dear" pidetään vakiona, joka on kirjoitettu isolla kirjaimella ja arkin keskellä. Ja sitten on monia vaihtoehtoja riippuen siitä, mitä he kirjoittavat ja kenelle. Joten Venäjällä on tapana hakea nimellä ja isännimellä, länsimaisen yrityskulttuurin yrityksissä - vain nimellä. Jos tunnet kumppanisi henkilökohtaisesti, voit ottaa yhteyttä seuraavasti: "Rakas Andrei Petrovitš", jos et tiedä - "Hyvä herra Smirnov". Muuten, kun viitataan henkilöön, sanaa "mestari" ei voida lyhentää "herraksi". Älä missään tapauksessa saa kirjoittaa "Hyvä herra AP Smirnov." Joko "Andrey Petrovich" tai "Herra Smirnov".

Jos et kirjoita kuninkaallisille, uskonnollisten kirkkokuntien edustajille, presidenteille ja eri maiden parlamentaarikoille, pidä itseäsi onnekkaana. Heille on olemassa viralliset valituskaavat, ja jokaiselle arvolle on olemassa erityisiä. Ennen kuin lähetät tällaisen kirjeen, tarkista huolellisesti, vastaako valittu valitus vastaanottajan asemaa. On paljon helpompi muistaa, kuinka kirjoittaa sotilasmiehille: "Rakas eversti toveri", vaikka tämä eversti olisi nainen. Mutta osoite "Naiset ja herrat" on maallinen, ja on parempi käyttää sitä esimerkiksi kutsuna muotisalonkiin. Jos kutsut yritysesittelyyn - esimerkiksi uusia porauslaitteita -, käytetään vakiintuneen käytännön mukaan yleistä vetoomusta "Hyvät herrat". Tässä tapauksessa ei ole väliä, että myös naiset työskentelevät tässä organisaatiossa.

Esimerkki:

toimitusjohtajalle
LLC "Concord"
Dobrovolsky P.I.

Rakas Pavel Ilyich!
tai
Arvoisa herra Dobrovolsky!

Johdanto

Kokoaa kirjeen ensimmäisen kappaleen, jossa esitetään sen tarkoitus, syy, joka sai sinut kirjoittamaan sen. Johdanto-osan luettuaan vastaanottajan tulee ymmärtää kirjeen olemus Esimerkki: Kirjoitan sinulle ilmaistakseni tyytymättömyyteni yrityksesi meille toimittamien huonekalutuotannon raaka-aineiden laatuun, ja odotan innolla toimenpiteisiinne tilanteen nopeaan muuttamiseen parempaan suuntaan ja meille aiheutuneiden menetysten korvaamiseen.

Esimerkki: Viimeisen kuukauden aikana, kuluvan vuoden kesäkuun 2. päivästä alkaen, jokaisesta raaka-aineerästäsi 10-15 % on jätettä. Yrityksemme asiantuntijat ovat dokumentoineet nämä tosiasiat asianmukaisesti. Kopiot asiakirjoista ovat tämän kirjeen liitteenä. Yrityksemme tappiot viallisten raaka-aineiden vastaanottamisesta ovat noin miljoona ruplaa. Olemme tehneet yhteistyötä LLC "Concord" kanssa nyt viisi vuotta, eikä meillä ole toistaiseksi ollut syytä valittaa. Tässä tilanteessa vaadimme täyttä korvausta tappioistamme. Tarvittaessa olemme valmiita yhteistarkastukseen hylätyistä raaka-aineista.

Johtopäätös

Se on tarpeen lyhyen yhteenvedon tekemiseksi kaikesta kirjeen kirjallisesta ja loogisesta loppuun saattamisesta.

Esimerkki: Olen varma, että ymmärrätte tämän tilanteen, ja lähitulevaisuudessa yhteistyömme palaa tavanomaiseen rataan.

Allekirjoitus

Kirje päättyy vastaanottajan allekirjoitukseen (asema + koko nimi), jota edeltää tavallinen kohtelias lomake "Ystävällisin terveisin". Mahdollisia vaihtoehtoja on myös: "Ystävällisin terveisin", "Tuottavasti yhteistyön toivossa", "Kiitoksena yhteistyöstä" jne. Kirjettä allekirjoitettaessa on tärkeää ottaa huomioon vastaanottajan ja vastaanottajan asema. Toimitusjohtajalle osoitetun kirjeen tulee olla myös toimitusjohtajan tai ainakin hänen sijaisensa allekirjoittama. Tässä tapauksessa allekirjoituksen on vastattava sen dekoodausta: tilannetta, jossa apulaisjohtaja laittaa kauttaviivan johtajan sukunimen viereen ja allekirjoittaa omalla nimellä, ei voida hyväksyä.

Esimerkki: Ystävällisin terveisin, Zarya Furniture Factory AD Kiselev:n pääjohtaja

P.S

Postscript (P.S.) - jälkikirjoitus kirjeen lopussa allekirjoituksen jälkeen - käytetään harvoin liikekirjeenvaihdossa. Sen tarkoituksena on ilmoittaa vastaanottajalle tärkeästä tapahtumasta, joka on tapahtunut kirjeen kirjoittamisen jälkeen, tai välittää hänelle tietoja, jotka liittyvät epäsuorasti kirjeen aiheeseen.

Esimerkki 1: P.S. Haluan ilmoittaa, että hylkyprosentti 3 tuntia sitten vastaanotetussa raaka-aineerässä on noussut 17 prosenttiin!

Esimerkki 2: P.S. Raaka-aineiden vastaanottoosastomme päällikkö tapaa asiantuntijasi yrityksessänne huomenna klo 14.00.

Sovellukset

Liitteet ovat valinnainen lisäys kirjeen päätekstiin ja siksi ne laaditaan erillisille arkeille - jokainen liite omalle arkilleen. Niiden kirjoittamiselle ei ole sääntöjä.

Tavalliset yrityskirjeenvaihtolausekkeet

Ilmoitukset

• Huomioithan, että toimituksen viivästyminen johtui...
• Ilmoitamme, että tehtaan johto on tehnyt päätöksen...
• Ilmoitamme, että ehdotuksesi on hyväksytty.
• Ilmoitamme, että...
• Haluamme ilmoittaa, että...
• Haluamme ilmoittaa, että valitettavasti emme voi...

Motiiveja selittäviä ilmaisumalleja (Yleisimmät lauseet tavallisen liikekirjeen alussa)

Pöytäkirjan mukaan...
• Omaisuudensuojan vahvistamiseksi...
• Vastauksena pyyntöösi...
• Puhelinkeskustelumme tueksi...
• Sopimuksemme tueksi...
• Teknistä apua varten...
• Vaikean tilanteen vuoksi...
• Yhteisen työn yhteydessä...
• Asiakkaan kirjeen mukaan...

Jos kirjoittaja on oikeushenkilö, toimet siirretään:

1. Kolmannen persoonan yksikkö, esimerkiksi:
   • Zarya-kasvi ei välitä ...
   • Venäläinen ja brittiläinen yhteisyritys "Sojuz K" tarjoaa ...
   • Osuuskunta "Naiv" takaa ...
2. Monikon kolmannessa persoonassa esimerkiksi: Zaryan tehtaan johto ja ammattiyhdistyskomitea kysyvät vakuuttavasti ...
3. Monikon ensimmäinen henkilö:
   • Ole kiltti ...
   • Vahvistetaan...
   • Ilmoitamme...

Jos kirjoittaja on luonnollinen henkilö, teot siirretään:

1. Yksikön ensimmäinen henkilö, esimerkiksi:
   • Tiedoksesi…
   • Pyydän…
   • Ilmoitan sinulle...
2. Monikon ensimmäinen henkilö, esimerkiksi:
   • Hyväksymme...
   • Olemme vastaanottaneet sähkeesi...
   • Onnittelut ...
   • Tuemme...

Pyyntö

• Pyydämme teitä tarkistamaan työn edistymisen...
• Ole hyvä ja toimi…
• Anna suorituskykytiedot...

Asiakirjojen tai arvoesineiden lähettäminen

• Lähetämme koneen kokoonpanopiirustuksia...
• Lähetämme sinua kiinnostavat asiakirjat kirjattuna pakettina...
• Lähetämme puolellamme allekirjoitetun sopimuksen...

Vahvistus

• Kiitämme tilauksesi vastaanottamisesta ja jatkamme sen toteuttamista...
• Vahvistamme eritelmien vastaanottamisen...
• Zaryan tehdas vahvistaa laitteiden toimitusehdot ...

Tuomita

• Voimme tarjota sinulle…
• Tarjoamme sinulle mahdollisuuden ostaa...
• Voimme suositella sinulle...

Kutsu

• Kutsumme sinut osallistumaan keskusteluun projektista...
• Osallistu keskusteluun ongelmasta...
• Kutsumme yrityksesi edustajan käymään...

Ehdotuksen (projektin) hylkääminen ja hylkääminen

• Lähettämäsi rakennusprojektien nimiluettelon projektia summalla ... emme voi hyväksyä seuraavista syistä.
• Ehdotuksesi (projektisi) hylättiin seuraavista syistä...

Muistutus

• Muistutamme, että yhteistyösuunnitelman mukaan sinun tulee ...
• Muistutamme, että ... mukaisesti sinun on ...
• Muistutamme, että erääntynyt maksusi on...
• Muistutamme, että käsikirjoituksen toimittamisen määräaika päättyy ...

Takuut

• Takaamme maksun.
• Takaamme määräajat.
• Takaamme tuotteiden laadun.

Oman kantasi tulkinta

• Tätä asiaa koskevat vetoomuksemme eivät johtaneet myönteisiin tuloksiin.
• Meillä ei ole mitään vastustusta suunnittelua vastaan.
• Emme voi toimittaa tavaroita sinulle ... seuraavista syistä: ...

Toisen osapuolen toiminnan tulkitseminen

• Tällainen viivästys voi johtaa...
• On täysin käsittämätöntä, miksi laitoksesi viivyttää homeiden lähettämistä ...
• Antamiasi lupauksia ei pidetä.

Viimeiset sanat

• Toivomme, että pyyntömme täytetään.
• Odotamme innolla jatkoyhteistyötä.
• Menestystä toivoen.
• Pyydämme ystävällisesti, ettet viivytä vastaustasi.
• Pyydämme teitä pahoittelemaan vastauksen viivästymistä (virheestä).

Yrityskirjeenvaihdon etiikka

Liikekirjeenvaihto, kuten mikä tahansa muukin inhimillinen vuorovaikutus, perustuu joukkoon eettisiä sääntöjä ja normeja, joista tärkein on "OIKEUS JA KUNNIOITUS KUMPPANIA kohtaan". Vaikka kirjeen tarkoituksena onkin tehdä valitus, sen teksti ei saa sisältää raakoja sanoja ja virheellisiä ilmaisuja, jotka voivat loukata vastapuolta. Huolehtimalla vastaanottajasi ihmisarvon säilyttämisestä säilytät näin omasi.

• aloita viesti kieltäytymisilmoituksella. Ensinnäkin on todettava tehdyn päätöksen motiivi ja tehtävä selväksi, että tietyissä olosuhteissa on mahdollista palata asian pohtimiseen;
• pakottaa vastaanottajalle kysymyksen odotettu lopputulos, esimerkiksi: "Pyydän sinua tutkimaan ja ratkaisemaan asia myönteisesti" tai "Pyydän sinua hyväksymään tämän ehdokkuuden"
• rohkaise vastaanottajaa kiirehtimään päätöstä tehdessään sanoilla "kiireellinen", "välittömästi", "lyhyemmässä ajassa". On parempi käyttää etiketin kaavoja "Pyydän sinua vastaamaan ennen sellaista ja sellaista päivämäärää", "Pyydän vilpittömästi sinua ilmoittamaan päätöksestäsi välittömästi"
• vihjaa vastaanottajalle hänen kuvitteellisesta piittaamattomuudestaan, epäpätevyydestään, kirjoittamalla kirjeen tekstiin sanamuoto, kuten "Ehdotan tutkia huolellisesti ...".

Liikekirjeiden vastaanottajalle eettisten standardien kannalta pakollisia vaatimuksia ovat:

• kieltäytyminen vastauslomakkeesta, jossa pyyntökirje tai ehdotuskirje palautetaan kirjoittajalle niihin merkityillä vastaustiedoilla;
• nopea ja selkeä vastaus lähettävältä organisaatiolta. Viivästyminen tai vastauksen puuttuminen voidaan nähdä haluttomuutena tehdä yhteistyötä.

Yllä lueteltujen liikekirjeen eettisten standardien noudattaminen ei edellytä urotekoja, ja siitä tulee lopulta huomaamaton ja tavanomaista. Lisäksi se antaa sinulle maineen taktisena ihmisenä ja jopa opettaa sinulle kuinka tehdä vastustajat liittolaisiksi.

Liikekirjeiden laatimisen yleiset säännöt

Rakenteen lisäksi toinen tärkeä osa hyvää liikekirjettä on sen siisti muotoilu.

Tietoposti

Tietoposti- tämä on tiedoksiantokirje, jossa ilmoitetaan vastaanottajalle virallisia tietoja.

Uutiskirjeen pituus vaihtelee yhdestä kappaleesta useisiin sivuihin.

Uutiskirjeet allekirjoittaa pääsääntöisesti organisaation johtaja, ja joukkopostituksissa (esimerkiksi kaikille yrityksen asiakkaille) ne eivät saa sisältää manuaalista allekirjoitusta ollenkaan.

Tiedustelu- virallisten tietojen tai asiakirjojen saamiseksi lähetetty palvelukirje.

Yleensä pyyntökirjeet laaditaan samalla tavalla kuin pyyntökirjeet. Tiedustelukirjeet allekirjoittaa yleensä organisaation johtaja tai virallisesti valtuutettu virkamies.

Pyyntökirjeen tekstissä tulee sisältää perustelu materiaalin tai tiedon toimittamisen tarpeelle ja pyynnön varsinainen lausunto.

Pyyntökirje vaatii vastauskirjeen.

Vastaa kirjeeseen

Vastauskirje on palvelukirje, joka laaditaan vastauksena tiedustelu- tai pyyntökirjeeseen.

Vastaus voi olla kielteinen (kieltäytymiskirje) tai myönteinen.

Kirjevastaustekstissä tulee käyttää samoja kielilauseita ja sanastoa, joita kirjoittaja käytti aloitekirjeessä, edellyttäen, että pyyntökirje on laadittu kielellisesti oikein.

Sinun ei tule sisällyttää vastauskirjeen tekstiin linkkiä vastaanotettuun kirjeeseen ("Kirjeeseenne _______ nro__ ...").

Aloitekirjeen tiedot sisältyvät kirjevastauksen rekisteröintinumeroon. Kieltäytymiskirje kannattaa aloittaa kieltäytymisperusteella: "... yhteydessä", koska kieltävä vastaus on perusteltava, et voi yksinkertaisesti kieltäytyä pyynnöstä ilman selitystä.

Vahvistuskirje

Vahvistuskirje on palvelukirje, jossa vastaanottaja vahvistaa aiemmin tehdyt sopimukset, aikomukset, tiedon, asiakirjojen tai muun materiaalin vastaanottamisen jne.

Tämäntyyppisten kirjeiden keskeinen kielellinen kaava on: "Vahvistamme (asiakirjojen vastaanotto, esisopimus, suostumus ...)".

Vahvistettaessa esisopimusta kirjeen tekstissä on tarpeen ilmaista lyhyesti sen olemus.

Jos asiakirjojen vastaanottaminen vahvistetaan, sinun tulee nimetä ne jne. Vahvistuskirje voi päättyä pyyntöön, toiveeseen, ehdotukseen.

Vaatimuskirje

Valituskirje on ennakoiva liikekirje, jonka tarkoituksena on ilmaista valitus tai tyytymättömyys vastaanottajalle.

Johtopäätöksessä tulee esittää erityiset toiveet tai ehdotukset tilanteen korjaamiseksi.

Takuukirje

Takuukirjeet on tarkoitettu antamaan vastaanottajalle kirjalliset takuut, joilla vahvistetaan tietyt tekijän (lähettävän organisaation) lupaukset tai ehdot, aikomukset tai toimet, jotka tavalla tai toisella vaikuttavat vastaanottajan etuihin.

Takuukirjeet on osoitettu organisaatiolle tai yksityishenkilölle. Sanaa "takuu" ei saa mainita kirjeen tekstissä ollenkaan, mutta kirje jää kuitenkin takuun sisältäväksi asiakirjaksi.

Voidaan taata suoritetun työn maksu, sen valmistumisen ajoitus, työn laatu, tavaran laatu, toimituksen ajoitus, maksu vastaanotetuista tuotteista jne. Nämä näkökohdat voivat muodostaa työn sisällön. koko kirjain tai sisällytettävä kirjeen tekstiin sen osana.

Takuukirjat ovat luonteeltaan painokkaasti juridisia ja vastaavat luonteeltaan sopimusluonteisia asiakirjoja. Useimmiten takuukirjeet myönnetään maksun vahvistamiseksi.

Tällöin on pakollista ilmoittaa sopimuksen numero ja lasku, jonka mukaan maksu tulee suorittaa.

Takuukirjeet erottuvat sanamuodon selkeydestä, tarkkuudesta ja yksiselitteisyydestä - koska kyseessä on takuun antaminen vastaanottajalle organisaation tai virkamiehen puolesta ja puolesta. Siinä on ilmoitettava suoritettavan toimenpiteen tyyppi.

Tällaiset kirjeet voivat alkaa lausumalla vastaanottajalle annettujen takeiden olemuksesta, esimerkiksi: "Tällä kirjeellä takaan ...".

Muissa tapauksissa takuukirje voi sisältää selvityksen syistä, joiden vuoksi kirjoittaja aikoi ilmoittaa olevansa valmis antamaan vastaanottajalle tietyt takuut. Tässä tapauksessa viimeiseen lauseeseen muotoillaan vastaava lausunto, esimerkiksi: "Takaamme maksun" tai "Takaan oikea-aikaisen ja täyden maksun".

Tämäntyyppisten kirjeiden ominaisuus on, että kirjoittajan (esimerkiksi organisaation johtajan) allekirjoituksen ohella on taloudellisista tai muista asioista suoraan vastuussa olevan virkamiehen allekirjoitus. Jos takuukirje lähetetään maksuvelvoitteena ostosta, suoritetusta palvelusta tms., siinä on mainittava maksavan organisaation pankkitiedot.

Takuukirjeen avainlause voi sisältää sanoja ja ilmaisuja:

• Takaamme...
• Takaamme, että...
• Yritys "Kumppani" takaa...
• Lähetä osoitteeseemme postiennakolla (takuutyyppi) ...
• Takaamme maksun...
• Täten takaamme...

Yhteenveto

Ansioluettelo on eräänlainen liikekirje, jonka tavoitteena on täydellisin ja hyödyllisin asiantuntijan esittely työnantajalle.

Kun kirjoitat ansioluetteloa, sinun tulee selkeästi noudattaa useita sääntöjä:

1. Esittele itsesi
2. koulutus
3. kokea
4. Pitääkö minun ilmoittaa haluttu palkkataso?
5. Pitääkö minun antaa lisätietoja itsestäni?
6. Tarvitsetko henkilötietoja?
7. Mukauta ansioluettelosi työnantajan vaatimusten mukaisesti
8. Suhtautuminen työmatkoihin
9. Suositusten saatavuus
10. Lähetyskirje

Kaikkiin tilanteisiin ei ole eikä voi olla yhtä CV:tä, joka voitaisiin lähettää kaikille yrityksille ilman muutoksia.

Joka kerta kannattaa ensin miettiä, mitä ominaisuuksia uudessa työssä arvostetaan ja muokata ansioluetteloa niiden mukaisesti.Ansioluettelon tietojen tulee olla luotettavia. Älä jätä tyhjiä kohtia ansioluetteloosi.

Ja mikä tärkeintä, ansioluettelon tulee olla lyhyt: enintään yksi - puolitoista sivua. Kykysi artikuloida, tehdä yhteenveto on osoitus yleisen kulttuurin korkeasta tasosta.

Valokuvan läsnäolo ansioluettelossa on suositeltavaa.

1. Vahvistus organisaation työskentelyn tosiasiasta ja ehdoista, lyhyet tiedot tehtävistä ja suoritetuista tehtävistä (yksityisen henkilön suosituskirjeessä tässä kohdassa ilmoitetaan, minkä ajan ja missä ominaisuudessa kirjeen kirjoittaja tietää suositellun). Vastuuluettelosta tulee ilmetä suositeltavan henkilön pätevyys. Jos suositellulla oli useita tehtäviä, tiedot sijoitetuista tehtävistä ja suoritetuista tehtävistä ilmoitetaan kullekin aikavälille. Esimerkki: Vladimir Aleksandrovich Sidorov työskenteli "Vector"-yhtiössä 12. maaliskuuta 1998 - 16. maaliskuuta 2002, mukaan lukien 12. maaliskuuta 1998 - 16. maaliskuuta 2002 - kauppa- ja ostoosaston johtajana 17. maaliskuuta - 25. marraskuuta, 2002 - saman osaston johtajana. Hänen tehtäviinsä johtajana kuului komponenttien hankinnan järjestäminen, ylimmän johtajana - yritysten-komponenttitoimittajien ja tuotannon välisen vuorovaikutuksen järjestämisessä.
2. Lyhyt kuvaus ammatillisista, liiketoiminnallisista ja henkilökohtaisista ominaisuuksista suositelluista ja saavutetuista menestyksestä hänen työssään organisaatiossa. Sinun tulisi hylätä yleiset sanat, kuten luotettava, pätevä, tunnollinen jne., ja keskittyä tiettyihin seikkoihin, jotka luonnehtivat suositeltua henkilöä hänen ammatillisten ominaisuuksiensa, kykynsä selviytyä tiettyjen tehtävien suorittamisesta. Tässä voit keskittyä luokkiin, kuten esim. tasotietona ja ahkera työskentely perustehtävien suorittamisessa, kyky selviytyä epätyypillisistä tehtävistä, kekseliäisyys, oma-aloitteisuus, oppimiskyky, sopeutumiskyky erilaisiin tilanteisiin, tunnevakaus, johtajuusominaisuudet Tässä voit antaa likimääräisen vertailun ilmoittaa kollegoidensa kanssa suositellusta työstä merkittävimmät saavutukset, hänen henkilökohtaisesti kehittämänsä ja toteuttamat projektit. Esimerkki: Hallitsen ohjelmistot itsenäisesti, kävin itsenäisesti ja onnistuneesti liikeneuvottelut, ohjasin tehokkaasti alaisia ​​jne.
3. Syyt työpaikan vaihtamiseen (organisaatiosta lähteminen, muutto toiseen paikkaan). Tämä voi olla organisaation profiilin muutos, yksikön sulkeminen, henkilöstömuutokset organisaatiossa, asuinpaikan muutos jne.
4. Johtopäätökset. Lyhyt ja täsmällinen arvio suositellun henkilön osaamisesta, liiketoiminnallisista ominaisuuksista, hänen luovasta potentiaalistaan ​​ja uramahdollisuuksistaan. Suositukset tietyn viran tai tehtävien hoitamiseen (joissain tapauksissa on suositeltavaa ilmoittaa, missä määrin suosittelet henkilöä haluttuun asentoon: ehdoitta, voimakkaasti, tietyin varauksin et suosittele). Esimerkki: Vladimir Aleksandrovich Sidorov hallitsee sujuvasti tekniikkaa ... (on laaja kokemus palvelinohjelmistoista ... tai ... pystyy itsenäisesti työskentelemään yritysasiakkaiden kanssa ... jne.). Uskon, että Sidorov pystyy hoitamaan tehokkaasti divisioonan päällikön tehtävät toimimalla osastopäällikön, keskitason yrityksen laskentaosaston apulaisjohtajan tehtävissä.
5. Kirjeen allekirjoittajan yhteystiedot. Tämä kohta on erityisen tärkeä yksityishenkilöiden kirjoittamien suosituskirjeiden kohdalla, koska on mahdollista, että uusi työnantaja haluaa suosituskirjeen luettuaan selventää joitain yksityiskohtia.

Lehdistötiedote

Lehdistötiedote on tiedotusviesti medialle, jonka tehtävänä on kiinnittää huomiota tiettyyn tapahtumaan (tapahtuneeseen tai tulevaan), jotta tapahtumasta saadaan mahdollisimman paljon huomiota tiedotusvälineissä.

Lehdistötiedotteet kokoavat ja lähettävät yritysten ja järjestöjen lehdistöpalvelut ja niillä on tietyt kirjoittamissäännöt:

• asiakirjan otsikossa on oltava sana "Lehdistötiedote" ja sen jakelupäivämäärä;
• lehdistötiedotteen otsikon tulee heijastaa mahdollisimman selkeästi sen aihetta, tiedotusviestin sanomaa;
• tarkemmin lehdistötiedotteen otsikon ydin voidaan paljastaa alaotsikossa (sen läsnäolo on kuitenkin valinnainen);
• lehdistötiedotteen ensimmäisessä kappaleessa on oltava seuraavat tiedot: mitä, missä ja milloin tapahtui (tapahtuu);
• lehdistötiedotteen tilavuus ei saa ylittää puolitoista sivua koneella kirjoitettua tekstiä. Tässä tapauksessa on suositeltavaa rajoittaa itsesi yhdelle sivulle, mukaan lukien organisaation kirjelomakkeen allekirjoitus ja ylä- ja alatunnisteet;
• lehdistötiedote voi sisältää lainauksia uutistekijöiltä - organisaation vastuullisilta puhujilta;
• lehdistötiedote laaditaan organisaation kirjelomakkeelle;
• Lehdistötiedotteen allekirjoituksessa tulee olla sen yhteyshenkilön koko nimi, joka voi antaa lisätietoja lehdistötiedotteen aiheesta, sekä yhteystiedot: puhelin (mieluiten matkapuhelin), sähköposti, ICQ-numero.

Onnittelukirje

"Onnittelut" -muoto kuuluu henkilökohtaisen yrityskirjeen luokkaan.

Se on laadittu onnittelukirjelomakkeelle tai postikortille, ja kun se on laadittu, luova lähestymistapa voi ja sen tulee vallita. Tämä koskee sekä kirjeen tekstiä että sen ulkoasua.

Onnittelut voivat olla henkilökohtaisia ​​(hyvää syntymäpäivää) tai massiivisia (esimerkiksi hyvää uutta vuotta).

Ensimmäisessä tapauksessa vastaanottajan osoitteen on oltava henkilökohtainen - nimellä ja isännimellä; toisessa tapauksessa se voi olla yleinen, esimerkiksi "Rakkaat ystävät!".

Lisäksi molemmissa tapauksissa lähettäjän on allekirjoitettava onnittelu henkilökohtaisesti (joukkoonnitteluja lähetettäessä käytetään faksia).

Henkilökohtaiset onnittelut

Massaonnittelut

Kutsukirje

"Kutsu"-muoto kuuluu henkilökohtaisen yrityskirjeen luokkaan.

Se on laadittu viralliselle kirjelomakkeelle tai postikortille, ja sen tarkoituksena on ilmoittaa vastaanottajalle tietystä juhlatilaisuudesta, johon hänet on kutsuttu.

Kutsussa tulee välttämättä olla tiedot tapahtuman paikasta ja ajasta sekä sen nimi.

Kutsussa on mainittava hyväksyttävä pukukoodi (esim. musta ja solmio) sekä henkilöiden lukumäärä, joita tämä kutsu koskee.

Kutsu on pääsääntöisesti henkilökohtainen, mutta joukkotilaisuuksissa se voi olla persoonaton.

Henkilökohtainen kutsu

Joukkokutsu

Kiitollisuuskirje

"Kiitollisuus"-muoto kuuluu henkilökohtaisen yrityskirjeen luokkaan ja sen tarkoituksena on ilmaista kiitollisuus vastaanottajalle.

Kiitollisuus laaditaan pääsääntöisesti organisaation viralliselle kirjelomakkeelle, mutta se voidaan antaa postikorttina.

Kiitoskirjeen teksti on kirjoitettu lakonisesti, ystävällinen-viralliseen tyyliin viitaten tapahtumaan, joka sai lähettäjän kiittämään vastaanottajaa. Haluttaessa voidaan listata myös muita vastaanottajan ansioita.Kiitollisuus on todistettu lähettäjän henkilökohtaisella allekirjoituksella ja joissain tapauksissa organisaation leimalla.

Esimerkki: Ison-Britannian pääministerin viesti Neuvostoliiton kansankomissaarien neuvoston puheenjohtajalle (25. huhtikuuta 1942) "Olen erittäin kiitollinen teille 23. huhtikuuta lähettämästänne viestistä. Toivotamme varmasti tervetulleeksi herra Molotovin vierailun, jonka kanssa voimme varmasti tehdä paljon hyödyllistä työtä. Olen erittäin iloinen, että voit sallia tämän vierailun, joka on varmasti erittäin arvokas."

surunvalittelukirje

"Condolences" -muoto kuuluu henkilökohtaisen liikekirjeen luokkaan ja sen tarkoituksena on ilmaista empatiaa ja tukea vastaanottajalle jostain muusta surullisesta tapahtumasta tai menetyksestä.

Osanottajaa kirjoitettaessa on erittäin tärkeää valita oikeat vilpitön sanat, jotka voivat todella tukea vastaanottajaa hänen surussaan.

Samalla on tärkeää ilmaista tunteesi ja tunteesi tapahtuneesta.

Osanotot laaditaan hillitysti, oikealla tyylillä viralliselle kirjelomakkeelle tai erikoispostikortille ja todistetaan lähettäjän henkilökohtaisella allekirjoituksella.

Liikekirje- asiakirja, jota käytetään viestintään, tietojen välittämiseen kahden kirjeenvaihtajan välillä, jotka voivat olla sekä oikeushenkilöitä että yksityishenkilöitä.

Johtajan tai johtamisasiantuntijan on työnsä luonteen vuoksi kirjoitettava paljon liikekirjeitä.

Liikekirjeet sisältävät ominaisuuksia, ansioluetteloita, suosituskirjeitä, muistutus- ja kiitoskirjeitä, kirjeitä - kutsuja haastatteluun tai esittelyyn, kieltäytymiskirjeitä, kanteita, valituksia jne.

Kuinka kirjoittaa liikekirje oikein

• liikekirjepaperin tulee olla hyvälaatuista, ehdottoman puhdasta, siististi leikattua;
• on toivottavaa, että liikekirjelomakkeessa on organisaation logo, koko nimi, posti- ja sähkeosoite, puhelin, faksi, sähköpostiosoite ja pankkitiedot;
• viralliset liikekirjeet painetaan arkin etupuolelle ilman täpliä; kaikki sivut ensimmäistä lukuun ottamatta on numeroitu arabialaisilla numeroilla;
• arkin vasemman reunan marginaalin leveyden on oltava vähintään 2 cm, kappale alkaa punaisella viivalla, jossa on viiden välin sisennys rivin vasemmasta reunasta; teksti painetaan puolentoista tai kahden välein; on suositeltavaa välttää sanojen tavutusta;
• liikekirjeen oikeaan yläkulmaan lähettävän organisaation osoitteen alle päivämäärä merkitään mieluiten kokonaisuudessaan (esimerkiksi 2.1.2007);
• organisaation nimi tai sen henkilön sukunimi ja osoite, jolle liikekirje lähetetään, on kiinnitetty arkin vasemmalle puolelle;
• alapuolelle rivin reunalta tai arkin keskelle kirjoitetaan kohtelias osoite; esimerkiksi "Rakas Ivan Ivanovich"; osoitteen jälkeen vaaditaan pilkku, mutta usein huutomerkki laitetaan seuraavan lauseen aloittamiseen punaisella rivillä ja isolla kirjaimella;
• liikekirje päättyy kiitollisuuden sanoiin yhteistyöstä ja toiveiden ilmaisuun sen jatkumisesta;
• allekirjoitus sijoitetaan arkin oikealle puolelle viimeisen kohteliaisuuslauseen jälkeen, esimerkiksi "Ystävällisin terveisin ...", allekirjoittajan sukunimi painetaan hänen käsinkirjoitetun allekirjoituksensa alle;
• kaikentyyppisen saapuvan kirjeenvaihdon päätökset olisi tehtävä lyijykynällä tai erillisillä arkeilla; liikekirje taitetaan tekstillä sisäänpäin, eikä tärkeimpiä liikekirjeitä taiteta, minkä vuoksi ne lähetetään suurissa paksuissa kirjekuorissa;
• lennätinpyyntöön tulee vastata 3 päivän kuluessa, liikekirje - 10; Jos pyyntö vaatii perusteellista harkintaa, tulee sinun ilmoittaa 3 päivän kuluessa liikekirjeen huomioimisesta ja antaa lopullinen vastaus 30 päivän kuluessa.

• ajattelun tarkkuus ja selkeys - lyhyet sanat, lyhyet lauseet, lyhyet kappaleet
• tekstin maksimaalinen saavutettavuus ymmärtämistä varten, yksinkertaisten lauseiden käyttö, jotka ilmaisevat olemuksen tarkasti ja yksiselitteisesti
• luku-ja kirjoitustaito
• oikeellisuus

Kaikki alla esitetyt perussäännöt koskevat ensisijaisesti liikekirjeenvaihtoa kumppaneiden, työtovereiden, asiakkaiden ja esiintyjien kanssa. Niiden käyttö henkilökohtaisessa kirjeenvaihdossa on jokaisen yksityinen asia. Näiden sääntöjen noudattaminen henkilökohtaisessa kirjeenvaihdossa luo kuitenkin vain hyvän vaikutelman sinusta.

Yrityssähköpostin etiikka

Jos et yhtäkkiä halua lukea enempää, rajoita itsesi ainakin seuraaviin perussääntöihin:

• Käytä "Vastaa kaikille" -painiketta, kun vastaat. Tämä säilyttää alkuperäiset sähköpostin vastaanottajat kopioina, jotta vastauksesi ei mene ohi. Suosittelen "Vastaa"-painikkeen piilottamista käyttöliittymäasetuksista. Tarvittaessa voit poistaa ei-toivotut vastaanottajat "käsin".
• Älä jätä "Aihe"-kenttää tyhjäksi. Ihmiset, joiden kanssa kirjoitat, voivat saada satoja sähköposteja päivässä, ja he käyttävät tätä kenttää arvioidakseen nopeasti sähköpostin tärkeyden ja sisällön.
• Lainauskirjeitä.Älä aloita vastaamista uudella kirjeellä, klikkaa "Vastaa kaikille" vastaanotetun kirjeen kohdalla äläkä sammuta vastausten ja edelleenlähetysten lainaustoimintoa sähköpostiohjelman asetuksista.
• Kun lainataan kokonaan(jos vastaat koko kirjeeseen) kirjoita vastauksen teksti kirjeen ALKUUN, älä loppuun, alareunaan.

JATKETAAN?

Kirjeiden vastaanottaminen

1. Saadut kirjeet tulee lukea. Jos sait kirjeen, se tarkoittaa, että joku lähetti sen jostain syystä (roskapostia ei tietenkään huomioida tässä). Jos henkilöllä on lukemattomiksi merkittyjä kirjeitä ja ne ovat yhtä päivää vanhempia, hän ei osaa käsitellä postia. Se on kuitenkin anteeksiantavaa, jos:
   • henkilö kuoli tai sairastui äkillisesti;
   • postin parissa työskenteleminen ei kuulu hänen virkatehtäviinsä (silloin hän ei tarvitse yrityssähköpostia).
2. Jos et ole johtaja, tarkista sähköpostisi vähintään 2 kertaa päivässä: aamulla ja iltapäivällä. Se, että sinulta puuttuu vastaus tuotantokysymykseen, voi pysäyttää muiden ihmisten työn ja viivästyttää ongelmien ratkaisemista.
3. Jos olet esimies, päiväsi tulisi aloittaa käyttämällä sähköpostiohjelmaa, joka pysyy lataamattomana koko päivän ja tarkistaa sähköpostisi automaattisesti. Aseta automaattinen postin toimitus/vastaanotto vähintään 10 minuutin välein (mieluiten 1-3 minuutin välein).
4. Olet saanut kirjeen. Jos olet erittäin kiireinen, arvioi heti, keneltä se on, aihe ja lue se silmiesi läpi - tämä auttaa sinua nopeasti päättämään, vaatiiko kirje kiireellisen vastauksen vai voiko se odottaa vähän.
5. Jos voit, vastaa heti. Tämä on helpoin ja tehokkain tapa siirtää yritystäsi ja välttää postitukosten kerääminen.
6. Jos ymmärrät, että et voi vastata 24 tunnin sisällä, on parempi kirjoittaa heti "vastaan ​​muutaman päivän sisällä" tai ainakin "vastaan ​​vähän myöhemmin".

Vastaanottaja-, Kopio- ja Piilokopio-kentät

1. Muista, että siellä on kentät "To", "CC" ja "BCC". Jatkotoimenpiteesi (ja kirjekumppaneidenne) riippuvat niistä, kun saat kirjeen:
   • "Vastaanottaja" - kirje ja sen sisältämät tiedot tai kysymykset osoitetaan suoraan vastaanottajalle. Jos lähetät kysymyksen, odotat vastausta Vastaanottaja-kentässä määritellyltä vastaanottajalta. Jos olet vastaanottaja, sinun on vastattava.
   • "CC" ("Kopio") - kopioina seisovat vastaanottajat saavat "muistiinpano"-kirjeen tiedoksi tai "kutsutaan todistajaksi". Kopioiden vastaanottajan ei yleensä tule vastata kirjeeseen; Lisäksi on kohteliasta aloittaa ilmaisulla "anteeksi puuttua asiaan", kun sellainen tarve on.
   • "BCC" ("sokea hiilikopio") - kenttä "palatsin juonittelulle". Määrittämällä vastaanottajan tähän kenttään lähetät tämän kirjeen "salaisesti" hänelle: päävastaanottaja tai kopiot eivät tiedä kirjeen lähettämisestä tälle henkilölle. Sitä käytetään myös joukkopostituksiin, jotta kaikki vastaanottajat eivät tiedä osoitekirjaasi.
2. Käytä "Vastaa kaikille" -painiketta, kun vastaat. Tämä säilyttää kopiot alkuperäisen sähköpostin vastaanottajista, eikä vastauksesi välitä heille.
3. ÄLÄ poista kirjeen kopioista kirjeenvaihtajasi lisäämiä ihmisiä. Jos haluat vastata jotain henkilökohtaista, jotta muut kirjeenvaihtajat eivät saa vastaustasi, poista kopioista kaikki, paitsi kirjeen kirjoittaja (kyllä, emme koskaan käytä Vastaa-painiketta).
4. Jos vastaanotetun kirjeen Vastaanottaja-kentässä on enemmän kuin kaksi vastaanottajaa, tämä tarkoittaa, että molempien tai jommankumman heistä on vastattava. Ajattele, että MOLEEMIEN tulee vastata - jos kirje on osoitettu sinulle ja jollekin muulle, vastaa myös sinulle (vaikka se olisi vastaus kuten "Tämä kysymys ei todellakaan ole minulle, vastatkoon sellaiset").
5. Toisaalta on erittäin suositeltavaa, että ÄLÄ sisällytä useampaa kuin yhtä vastaanottajaa Vastaanottaja-kenttään. Kahdelle lähetettyyn kirjeeseen et saa vastausta kummaltakaan, koska kumpikin luulee toisen vastaavan. Kaikki eivät ole lukeneet tätä artikkelia.
6. Yksityisen kirjeenvaihdon välittäminen postituslistalle ilman kirjeenvaihtajien suostumusta on epäeettistä!

Aihekenttä

1. Älä jätä sitä tyhjäksi.
2. Kirjeen aiheen tulee olla lyhyt, mutta heijastaa kirjeen pääsisältöä, aihetta. Otsikot kuten "Kysymys", "Hei!" tai tyhjät otsikot antavat sinulle aloittelijan, jolla ei ole perustaidot liiketoiminnan kirjoittamiseen.
3. Kun vastaat yhteen useista sähköpostiviesteistä, joilla on eri aiherivit, vastaa oikeisiin. Vastaa kirjeeseen, jonka aiheena on "Kokous tiistaina 18.04" kokouksesta ja kirjeeseen "Painatusmateriaalit" painomateriaaleja koskevaan kirjeeseen. Tämä johtuu aiemman kirjeenvaihdon lainaamisesta (katso alta kohta "Kirjeiden kirjoittaminen").
4. Jos sinun on lähetettävä säännöllisesti sähköpostiviestejä, kuten viikoittaisia ​​raportteja, yritä pitää otsikko vakiona tai ainakin osan siitä tulee olla vakio, jotta vastaanottaja voi määrittää automaattiset säännöt tällaisen postin lajittelulle.

Kirjoittamisen tärkeys

1. Jos kirje sisältää tietoja kiireellisistä muutoksista, sopimuksen tekstiä tai muita tietoja, joihin sinun on ensinnäkin kiinnitettävä huomiota - käytä merkitystä "korkea", tämä korostaa kirjeen "Saapuneet-kansiossa".
2. Älä käytä "korkeaa" merkitystä turhaan - "äänet" ihmiset ovat ärsyttäviä, ole vaatimattomampia.
3. Merkitse henkilökohtainen kirje yrityskirjeenvaihtajalle tai kirje, jossa on hauska kuva tai linkki, jonka merkitys on "matala".

Kirjeiden kirjoittaminen (vastaukset)

1. Aloita tervehdyksellä, se on kohteliasta. "Hei gria!" viittaa siihen, että olet liian laiska kirjoittamaan henkilön nimeä. Jopa vain "Andrey!" tai "Hyvää iltapäivää!" melko kohtelias ja riittävä.
2. Puhu henkilön kanssa samalla kielellä. Tämä ei koske vain venäjän / englannin kieltä, vaan myös tekstin muotoa. Jos sait virallisen kirjeen, epävirallinen vastaus siihen on epäkunnioittavaa vastaajaa kohtaan ja oman alhaisen kulttuurisi osoitus. Virallinen vastaus epäviralliseen valitukseen on joko kehotus noudattaa määräyksiä tai se on yksinkertaisesti yrityksen sääntöjen edellyttämä.
3. Yritä vastata aina kirjeketjun viimeiseen kirjeeseen, ei johonkin välimuotoon.
4. Ne ispolzuyte translit paitsi lähetettäessä kirjeitä olosuhteissa, joissa tekstiä on vaikea kirjoittaa eri tavalla (esimerkiksi matkapuhelimesta tai tietokoneesta ilman venäläistä näppäimistöasettelua).
5. Jos sähköpostiohjelmasi ei tue venäjän kieltä tai pilaa koodaukset, liitä vastausteksti liitteellä.
6. Liikekirjeen tulee olla tarkka, ytimekäs ja täsmällinen:
   • Tarkkuus - sisällytä tarkat tiedot, joihin viittaat (toisen kirjeen päivämäärä ja aihe, kokouksen päivämäärä, kokouksen asialista, tiedoston nimi, linkki verkossa olevaan asiakirjaan jne.).
   • Lakoninen - jotkut esittävät kolmella sivulla sen, mitä voitaisiin kirjoittaa kolmella lauseella. Selkeästi ajatteleva ilmaisee sen selvästi, ja kirjeenvaihtajasi näkee sen.
   • Spesifisyys - kirjeestä pitäisi käydä selväksi, MITÄ vastaanottajalta TARKKAAN vaaditaan, mitä toimia he haluavat häneltä.
7. Liikekirjeenvaihto ei ole paikka epistolaarisille harjoituksille eikä paikka tunteiden ilmaisemiselle. Tätä varten on olemassa foorumeita, chat-huoneita ja muita sähköisen ihmisten välisen viestinnän välineitä. Lakoninen bisnesteksti ei ole kuivuutta, vaan ajansäästöä ja ajattelun tarkkuutta.
8. Jos kirje sisältää useita kysymyksiä, aiheita tai tehtäviä, jäsentele ne ja erottele kappaleilla numeroidulla tai ilman. Jatkuvaa ajatuksenvirtaa on vaikea lukea, ja kirjeen pääkohta on helppo unohtaa. Lisäksi joillakin ihmisillä on taipumus lähettää huonosti jäsennelty kirje välittömästi roskakoriin (vaikka tämä on luultavasti ääriliikkeitä).
9. Muista, että vastaus pyyntöön tai tehtävään "Tehdään se!" epätäydellinen. "Teemme sen sellaiseen päivämäärään mennessä", "niin monen päivän kuluttua", "sellaisen ja sellaisen tapahtuman jälkeen" - nämä ovat tarkempia ja tarkempia vastauksia.
10. Jos kirje on muotoiltu niin, että siihen voidaan vastata yksinkertaisesti "ok", niin vastaus saadaan todennäköisesti paljon nopeammin. Jos sinulla on esimerkiksi useita vaihtoehtoja, mitä tehdä, ehdota oletusasetusta.
11. Tekstin tulee olla virheetön. Silmämunat ei pelottavaa, mutta jos kirjoitat ja kirjoitat sanan väärin jokaisessa kirjaimessa, se tulee havaittavaksi hyvin nopeasti, ja venäjän "kolme" miinuksella tulee ilmeiseksi (sekä spekulatiiviset lisäpäätelmät yleisestä koulutustasostasi ja kulttuuristasi) .
12. Yritä olla käyttämättä kirjeen html-muotoilua. Valitettavasti tämä kirjainten kirjoitusmuoto on oletusarvo Outlookissa, mutta sitä käytettäessä, varsinkin lainatessa (vastaamisessa ja edelleenlähetyksessä), herää paljon kysymyksiä.
13. Jos sait sähköpostin html-muodossa, ÄLÄ vaihda sitä pelkkäksi tekstiksi, sillä se rikkoo lähettäjän käsityksen tiedoista vastauksesi vastaanottaessa. Mitä tärkeämpi kirjeenvaihtajasi on sinulle, sitä tärkeämpää on säilyttää hänen riittävä havaintokykynsä. Voit selviytyä html-lainauksissa olevien vastausten korostamisesta väreillä tai voit myös käyttää html-muotoilupaneelin "Pienennä sisennystä" -painiketta (tosin oikeita vivahteita on).
14. Lainaa alkuperäisen kirjeen tekstiä. Mitä luulet sen tarkoittavan? En myöskään tiedä: Vastaanottaja: AIST - luova lintu Aihe: Re: Re: Re: Kysymys Ok! Vasja
15. Älä koskaan muokkaa toisen tekstiä lainaaessasi! Tämä on eräänlainen kirjeväärennös.
16. Täydellä lainauksella (jos vastauksesi koko kirjeeseen kokonaisuutena) kirjoita vastauksen teksti kirjeen ALKUUN, älä loppuun.
17. Jos vastaat luettelokohtiin lainauksilla, erota lainaus tyhjillä riveillä YLÄ JA ALALLA ja käytä isoja kirjaimia lauseiden alussa. Yritä löytää vastauksia täältä:> suosittelemme logon korvaamista liitteenä olevalla,> koska tämä erittäin värikäs tausta ei löytänyt logoa liitteestä> korjaa teksti - "kala" sijaan kannattaa kirjoittaa "orja"! > muuten meidät ymmärretään väärin, kirjoitus korjattu, anteeksi> ja viimeinen...

    Tamara Vorotyntseva - koulutusyrityksen "BUSINESS PARTNER" (Moskova) kehitysjohtaja. Harjoitteleva yrityskouluttaja, kirjoittanut kirjan "Henkilöstön koulutusjärjestelmän rakentaminen" ja julkaisut yritysjulkaisuissa Venäjällä, Kazakstanissa ja Ukrainassa. Internet-postituslistan luoja: "Sähköpostin kirjeenvaihto liiketoiminnassa" palvelimella subscribe.ru! Kirja on käytännöllinen opas liikemiehille, jotka ovat aktiivisessa kirjeenvaihdossa asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa. Se esittelee työkaluja, jotka auttavat tekemään sähköisestä viestinnästä tehokasta, optimaalista ajallisesti ja tuloksiltaan mahdollisimman lähellä nykyajan liike-elämän normeja ja sääntöjä. Kirjoittaja antaa käytännön neuvoja, havainnollistaa havaintojaan elämäntapauksilla ja tekee perusteltuja johtopäätöksiä. Kirjan tekstissä on runsaasti tunnistettavia esimerkkejä todellisesta liikekirjeenvaihdosta. Kirjoittaja jakaa havaintojaan, tekniikoitaan, "temppujaan", jotka voivat vaikuttaa merkittävästi yrityssähköpostin tehokkuuteen ja vaikuttavuuteen. Jos olet liikemies ja sinun on tärkeää kirjoittaa nopeasti, ytimekkäästi, pätevästi, hyvän bisnestyylin sääntöjen mukaisesti, tästä kirjasta tulee luotettava avustajasi.

    Kirja:

    Kun käsittelet kenttiä "To" ("To"), "Cc" ("Cc"), "Bcc" ("Bcc"), muista, että tämä on tärkeä osa sähköpostia, joka vaikuttaa osallistujien jatkotoimintoihin. kirjeenvaihdossa.

    "Sille"). Tämä kenttä sisältää sen vastaanottajan osoitteen, jolle kirje on suoraan osoitettu, ja sen sisältämät tiedot. Kirjeen kirjoittaja odottaa vastausta päävastaanottajalta. Jos tässä kentässä on kaksi vastaanottajaa, kirjeen kirjoittaja odottaa vastausta jokaiselta tai toiselta (muista tämä, jos nimesi näkyy vastaanottajaluettelossa). Samanaikaisesti (jos olet lähettäjä) muista, että ei ole kovin suositeltavaa sisällyttää "Vastaanottaja" ("Vastaanottaja") -kenttään useampaa kuin yhtä vastaanottajaa. Et ehkä saa yhtä vastausta usealle vastaanottajalle lähetettyyn kirjeeseen, koska kaikki luulevat toisen vastaavan.

    
    

    Jos kirje on osoitettu sinulle, mutta kopiossa on muita vastaanottajia, muista käyttää "Vastaa KAIKKI" -painiketta vastaamisen yhteydessä! Tämä säästää kirjeenvaihdon aloittajan osoittaman vastaanottajapiirin.

    "Kopioi" ("Ss"). V Kirjoita tähän kenttään niiden vastaanottajien osoitteet, joiden pitäisi mielestäsi olla tietoisia tätä asiaa koskevasta kirjeenvaihdosta. Nämä vastaanottajat saavat tietoja vain "tiedoksi". Kopiossa olevan vastaanottajan ei yleensä tarvitse vastata kirjeeseen, mutta tarvittaessa hän voi tehdä sen.

    
    

    MERKINTÄ. ON TÄRKEÄÄ!

    Jos nimesi on "Cc" ("Cc") -kentässä, muista kirjeenvaihtoa tehdessäsi, että on tilanteita, joissa on erittäin tärkeää olla kohtelias. Käytä lauseita: "Anna minun osallistua keskusteluun" tai "Anna minun osallistua keskusteluun" tai "Anna minun kertoa mielipiteeni".

    "Piilokopio" ("Bcc"). Tämän kentän käyttö on kielletty joissakin yrityksissä, koska se on eettisten viestintästandardien vastainen työkalu. Tämän kentän tarkoituksena on kutsua vastaanottaja "salaiseksi todistajaksi".

    Jos liiketoiminnassasi on tapana käyttää tätä alaa työssäsi, harkitse seuraavaa. "Sokean kopion" vastaanottaja pysyy näkymättömänä päävastaanottajalle ja kopion vastaanottajille. Joskus ei ole mahdotonta, että lähettäjällä ja "salaisella vastaanottajalla" on ennakkosopimus (tai myöhemmät tiedot) tämän tiedonantotavan syystä ja tarkoituksesta.

    
    

    MERKINTÄ. ON TÄRKEÄÄ!

    "Piilotettu" vastaanottaja ei missään nimessä saa ryhtyä kirjeenvaihtoon tästä kentästä.

    Viime vuosikymmeninä sähköpostin välityksellä tapahtuva yrityskirjeenvaihto on saavuttanut valtavan suosion, ja siitä on tullut yksi tärkeimmistä yritysviestinnän menetelmistä. Nykyään on vaikea löytää sellaista henkilöä, joka ei käyttäisi sähköpostia ihmisten välisen viestinnän käytännössä. Tästä huolimatta monet esittävät nykyään kysymyksen: jotta kaikkia sääntöjä noudatetaan? Kuinka muodostaa hyvä kuva lähettäjästä pätevän kirjeen avulla?

    Tässä artikkelissa kerrotaan sähköpostilla tapahtuvan yrityskirjeen säännöistä, ja artikkelissa esitetyt käytännön vinkit auttavat sinua oppimaan oikean liikeviestinnän sähköposteja laadittaessa.

    Monet ihmiset aloittavat päivänsä tarkistamalla postilaatikossaan uusia viestejä. Mutta valitettavasti tämän tiedonvaihtomenetelmän yleisyydestä huolimatta monet eivät osaa käyttää oikein yrityskirjeen kieltä ja erehtyivät pitämään sähköpostit epävirallisella viestintätavalla.

    Toimitusnopeuden ansiosta se yksinkertaistaa tärkeiden virallisten asiakirjojen, lomakkeiden, lausuntojen vaihtoa, mutta täälläkin ihmiset tekevät virheitä kirjeiden lähettämisessä. Usein käy niin, että kun kirjoitat sähköpostia tiedostoja vaihdettaessa, vastaanottajat eivät jostain syystä laadi mukana olevia luonnoksia eivätkä kirjoita aihetta, mikä voi vaikeuttaa vastaanottajien työtä. Tämän artikkelin tarkoituksena on vastata kysymykseen: kuinka lähettää sähköpostia ja noudattaa kaikkia sähköpostin kautta tapahtuvan kirjallisen viestinnän sääntöjä?

    Sähköpostia kirjoitettaessa kaikki annetut kentät on täytettävä

    Yrityssähköpostisäännöt velvoittavat kirjeen lähettäjän täyttämään kaikki sähköpostissa annetut kentät, kuten vastaanottajan ja kirjeen lähettäjän osoitteen ja nimen. On kuvattava aihe, joka kuvaa lyhyesti lähetettävän kirjeen olemusta. Hyvin usein lähetetyn kirjeen kohtalo ja siinä mainitun ongelman ratkaisemisen nopeus riippuu oikein kuvatusta aiheesta. Yrityssähköpostin tulee alkaa tervehdyksellä – tämä yksinkertainen kunnioituksen osoitus vastaanottajaa kohtaan on erittäin tärkeä kirjeenvaihdossa. Tervehdyksen jälkeen tulee olla teksti, jota kutsutaan "kirjeen rungoksi", ja lopussa jätetään allekirjoitus, esimerkiksi "Ystävällisin terveisin, Brisov Petr Ivanovich."

    Terveisiä liikekirjeenvaihdossa

    Tähän asiaan kannattaa keskittyä tarkemmin, sillä kunnioituksen ele on erittäin tärkeä kaikilla yritysviestinnän osa-alueilla. Optimaalinen tervehdyslause on "Hyvää päivää" tai "Hei". Liikekirjeen käyminen sähköpostitse rajoittaa lähettäjän "Hyvää iltaa" tai "Hyvää huomenta" käyttöä, koska vastaanottaja saattaa lukea kirjeen paljon myöhemmin kuin se vastaanotettiin. Ei myöskään ole oikein käyttää tervehdyksessä käytettyjä yleisiä ilmaisuja.

    Tervehdyssanan tai -lauseen jälkeen sinun tulee ottaa yhteyttä vastaanottajaan nimellä ja isännimellä, ja jos nimi on lähettäjälle tuntematon, voit ohittaa tämän hetken. Sitten voit siirtyä määrittelemään kirjeen tarkoituksen.

    Liitetiedostot yrityssähköpostin kirjeenvaihdossa

    Jos kirjeen päätarkoituksena ei ole vain kirjallinen selostus ja asian olemuksen esittely, vaan myös tiedoston lähettäminen, on parempi liittää lähetettävä kohde ensin. Usein tapahtuu, että monet lähettäjät unohtavat huomioimattomuuden vuoksi liittää tarvittavan liitteen sen jälkeen, kun ongelman olemus on kerrottu kirjeen rungossa. Tällainen huolimattomuus voi vaikuttaa negatiivisesti liikekirjeen lähettäjän maineeseen.

    

    Sähköpostiosoitteen tulee olla tunnistettavissa ja ytimekäs

    Yrityssähköpostisäännöt velvoittavat lähettäjän käyttämään tunnistettavaa sähköpostiosoitetta, jonka tulee sisältää totuudenmukaiset tiedot lähettäjän nimestä. Viralliset kirjeet ja vetoomukset näyttävät erittäin käsittämättömiltä ja tyhmiltä, ​​kun sähköpostiosoitteeseen merkitään epävirallisia ilmaisuja tai sanoja, esimerkiksi sähköpostiosoite "limon_petya". Se näyttää aikuisen mielestä erittäin epätasa-arvoiselta. Yrityskirjeenvaihtoa varten on parasta luoda erillinen sähköposti ja noudattaa yrityssähköpostietikettiä.

    Pikavastaus (Response) -toiminnon käyttäminen vastataksesi aiemmin vastaanotettuihin sähköposteihin

    Vastaus- tai vastaustoiminto (lyhennettynä Re :) auttaa käyttäjää vastaamaan nopeasti lähettäjän aiemmin lähettämiin viesteihin. Tällä toiminnolla on myös yleinen kyky lukea aikaisempi kirjeenvaihto keskustelukumppanin kanssa tietystä aiheesta. Mutta sähköpostilla tapahtuvaa liikekirjeenvaihtoa koskevat säännöt velvoittavat lähettäjän nimeämään liikekirjeen aiheen uudelleen, jos keskustelun ydin muuttuu kirjeenvaihdon aikana.

    Ennen kuin lähetät liikekirjeen, tarkista kirjoitus- ja välimerkkivirheet

    Sähköposti yksinkertaistaa tiedonvaihtoa, mutta liikekirjeenvaihdossa ei pidä laiminlyödä venäjän kielen sääntöjä, sillä huolimattomasti tehty virhe voi vaikuttaa lähettäjän uskottavuuteen. Ennen kuin lähetät kirjeen, sinun on tarkistettava teksti useita kertoja ja tarkistettava huolellisesti offografisten ja välimerkkien varalta. Monissa sähköpostiohjelmissa on oikeinkirjoituksen tarkistusominaisuus, joten sinun tulee kiinnittää huomiota punaisella viivalla alleviivattuihin sanoihin. Jos epäilet oikeinkirjoitusta, sinun tulee etsiä apua Internetistä tai tarkistaa oikeinkirjoitus oikeinkirjoitussanakirjasta.

    

    Kohdekenttä tulee täyttää viimeisenä

    Keskeneräisten tai muokkaamattomien kirjeiden lähettämisen välttämiseksi liikekirjeen vastaanottajan osoite tulee syöttää viimeisellä hetkellä ennen lähettämistä. Tämä sääntö on myös osa yrityssähköpostin perusteet. Sattuu niin, että vastaanottajakenttää täytettäessä sähköposti saattaa tarjota listan aiemmin käytetyistä vastaanottajista, tähän kannattaa myös keskittyä, jotta ei vahingossa lähetetä koottua liikekirjettä kolmannelle vastaanottajalle.

    Liikekirjeen jäsentäminen

    Tekstin jäsentämistä koskevat säännöt eivät koske vain paperia, vaan myös sähköpostin kautta tapahtuvaa liikekirjeenvaihtoa koskevia sääntöjä. Vastaanottajan ei aina ole kätevää lukea suuria määriä kirjainten tekstiä näyttöruudulta. Tämän asian yksinkertaistamiseksi sinun tulee jakaa teksti loogisesti muotoiltuihin pieniin kappaleisiin ja välttää monimutkaisia ​​lauseita kirjoittaessasi liikekirjeiden tekstiä. Liikekirjeen yhden virkkeen optimaalinen pituus saa olla enintään viisitoista sanaa.

    Liikekirjeen olemus tulee ilmaista ansioiden perusteella

    Liikekirjeen määritellyn aiheen lisäksi vastaanottajaa tulisi kiinnostaa myös päätekstin selkeästi muotoiltu ensimmäinen ja toinen virke. Lähettäjän tehtävänä on kertoa kirjeen alussa sen ongelman tai kysymyksen ydin, jolla hän kääntyy vastaanottajan puoleen. Ensimmäisessä virkkeessä tulee mainita liikekirjeen lähetystarkoitus. Esimerkki: "Ilmoitamme, että 1.2.2017 tehdyn sopimuksen nro 45" Irtotavaratoimitukset "velvoitteen ehdot ovat päättymässä. Sopimuksen uusimiseksi sinun tulee toimittaa toistuva asiakirjapaketti." Asetetun tavoitteen ansiosta vastaanottajalla on mahdollisuus syventyä liikekirjeen pääideaan. Jos kirjeen teksti on liian suuri, on parempi käyttää toimintoa, jolla objekti liitetään liitteenä tekstidokumentin muodossa, mutta samaan aikaan tekstin kenttään tulee jättää mukana oleva luonnos joka valaisee liikekirjettä. Esimerkki: "Lähetämme sinulle sähköisen kopion Mak-Stroy LLC:n kirjeestä tarkistettavaksi. Pyydämme teitä ilmoittamaan meille päätöksestänne jatkaa sopimusta nro 45, päivätty 02.01.2017 "Irtotavaran toimituksista" ennen kirjeessä mainittua määräaikaa."

    Jokaiseen yrityssähköpostiin on vastattava

    Negatiivisia esimerkkejä on liikekirjeenvaihdosta, kun vastaanottaja jättää liikekirjeen jostain syystä huomiotta. Joskus voi todellakin olla tilanteita, jolloin vastausta ei voida antaa tietyistä tilanteista johtuen, esimerkiksi ongelman ratkaisemiseen kuluu useita päiviä tai vastaanottaja on mietteliässä eikä pysty heti vastaamaan kysymykseen. Tässä tapauksessa tästä asiasta tulisi antaa lyhyt kommentti, esimerkiksi "Hei, Petr Ivanovich. Sain kirjeesi, mutta tänään minun on vaikea vastata, koska minun on neuvoteltava ylemmän johdon kanssa. Ilmoitan ongelmastasi yrityksemme toimitusjohtajalle ja annan virallisen vastauksen viikon loppuun mennessä. Kunnioittavasti, myyntiosaston johtaja Belov Ivan Gennadievich ".

    

    On hyvä muistaa, että jos vastausta ei ole annettu kolmen arkipäivän kuluessa, niin liikekirjeen vastaanottajan vaikeneminen voidaan arvioida huomiotta jättämiseksi ja kieltäytymiseksi kommunikoimasta lähettäjän kanssa.

    Kun kirjoitat vastauskirjeitä, sinun tulee vastata kaikkiin esitettyihin kysymyksiin

    Jos vastaanottajalle lähetetty kirje on luonteeltaan kyselevä, niin kirjettä laadittaessa tulee vastata kysymyksiin siinä järjestyksessä, joka on vastaanotetun liikekirjeen tekstissä. Jos kysymyksiä on kysytty, lähettäjä toivoo saavansa konkreettisia vastauksia. Kirjettä kirjoitettaessa vastauksia ei tule numeroida, sinun on vain ilmaistava ajatus järjestyksessä. Jotta voit vastata kaikkiin esitettyihin kysymyksiin, sinun on ensin luettava vastaanotettu liikekirje uudelleen useita kertoja, ja jos kysymyksiä on liikaa, on parempi kirjoittaa ne erikseen, jotta et menetä niitä. Jos joihinkin esitettyihin kysymyksiin on mahdotonta vastata, on syytä huomauttaa, että tällä hetkellä vastausta ei jostain syystä voida antaa.

    

    Älä käytä liikaa lyhenteitä, hymiöitä ja isoja kirjaimia

    Negatiivisia esimerkkejä on liikekirjeenvaihdosta, kun lähettäjät laimentavat sitä käyttämällä epävirallisia merkkejä hymiöiden muodossa. Niiden käyttö on suosittua sosiaalisissa verkostoissa kommunikoinnissa, mutta liike-elämän kirjeenvaihdon säännöt eivät ole tervetulleita tällaisiin tunteiden ilmenemismuotoihin, koska vastaanottaja ei välttämättä tiedä niiden todellista merkitystä ja pitää niitä välimerkkivirheiden sarjana, jota hän ei ymmärrä.

    

    Sinun tulee myös kieltäytyä kirjoittamasta tekstiä isoilla kirjaimilla. Internetissä isoilla kirjaimilla kirjoitettuja sanoja kutsutaan "räikeäksi lauseiksi", ja useammin tällaisilla lauseilla on negatiivinen konnotaatio. Vastaanottaja voi yrityssähköpostia lukiessaan suhtautua tällaiseen fonttiin negatiivisesti, mikä vaikuttaa haitallisesti merkityksen käsitykseen. Jos haluat korostaa hetken merkitystä liikekirjeessä, on parempi käyttää johdantolauseita, esimerkiksi "Huomaa, että sinun on toimitettava asiakirjapaketti sopimuksen jatkamista varten viimeistään 2.10.2017 " tai "Huomaa, että asiakirjat sopimuksen uusimiseksi tulee toimittaa ennen 10.02.2017."

    Arkaluonteisia tietoja ei tarvitse siirtää sähköpostitse

    Henkilökohtaisten tai luottamuksellisten tietojen siirtoa varten on parempi kieltäytyä sähköpostilaatikoista, koska tietoverkkorikolliset uhkaavat siepata tietoja omiin palkkasoturitarkoituksiinsa. Näitä tietoja voivat olla: puhelinnumerot, pankkikorttien salasanat, henkilökohtaiset pankkitilit jne. On tärkeää muistaa, että tiedot tallennetaan sähköpostin välittäjän palvelimelle ja ne voidaan varastaa hakkeroinnin yhteydessä.

    Kirjeen lopussa on oltava lähettäjän allekirjoitus

    Kuten aiemmin mainittiin, jokaisessa lähetetyssä kirjeessä on oltava erityinen allekirjoitus. Usein postilaatikoiden kehittäjät ottavat käyttöön allekirjoituslohkoominaisuuden, johon voit kirjoittaa otsikon, nimesi ja puhelinnumerosi. Myöhemmin tämä lohko näytetään automaattisesti jokaisen kirjaimen lopussa, mikä yksinkertaistaa kirjoittamista. On tärkeää laatia allekirjoitus oikein, jotta vastaanottajalla on mahdollisuus ottaa oikein yhteyttä lähettäjään vastatessaan kirjeeseen. Esimerkki allekirjoituksesta voisi näyttää tältä: "Ystävällisin terveisin, Nikolai Aleksandrovitš Petrov, +79810000000".

    

    Tehdessään johtopäätöksiä voidaan todeta, että ymmärtääksesi kuinka käydä kirjeenvaihtoa sähköpostitse, sinun ei tarvitse hallita ylimääräisiä ja monimutkaisia ​​perusteita. On vain noudatettava etiketin alkeellisia sääntöjä ja noudatettava venäjän kielen normeja.